Bijlage
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
1. Introductie
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
In het kader van het Programma Bilaterale Samenwerking Indonesië (PBSI) kan de Staatssecretaris
voor Ontwikkelingssamenwerking subsidies verlenen voor projecten in Indonesië die
gericht zijn op ondersteuning van het proces van maatschappelijke transformatie.
Het programma valt onder de Kaderwet Subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken (Stb.
1998, 739) en de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken (Stcrt. 1998,
239). Het Nederlands beleid ten aanzien van Indonesië is meest recentelijk neergelegd
in de Indonesië notitie die op 17 juli 2000 de Tweede Kamer der Staten Generaal is
toegegaan (kamerstuk 26 049, Nr 28).
Deze handleiding geeft uitleg over het programma, de subsidievoorschriften en de procedure.
Tevens zijn richtlijnen bijgevoegd die gevolgd dienen te worden bij het opstellen
van een projectvoorstel en de begroting.
2. Inlichtingen
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Indien u na het lezen van deze subsidiehandleiding nadere inlichtingen wenst over
het PBSI kunt u zich wenden tot:
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Afdeling Zuidoost-Azië en Oceanië (DAO/ZO)
Postbus 20061
2500 EB Den Haag
tel: 070-3486008
fax: 070-3485323
e-mail: dao@minbuza.nl
3. Achtergrond
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Met het aantreden van een democratisch gekozen regering in 1999 is voor Indonesië
een nieuw tijdperk aangebroken. Na een periode onder Soekarno waarin de nationale
eenheid gestalte kreeg en een lange periode onder Soeharto waarin economische groei
en nationale ontwikkeling in een autoritair stelsel centraal stonden, bevindt Indonesië
zich thans in een ingrijpend transitieproces dat met vallen en opstaan verloopt. De
overgang naar een pluralistische, democratische rechtsstaat met een transparante,
marktgeoriënteerde economie vereist vergaande stappen van politieke, maatschappelijke
en economische aard.
De Nederlandse ontwikkelingssamenwerkingsrelatie met Indonesië, waarvoor de middelen
via de multilaterale kanalen worden ingezet, is afgestemd op ondersteuning van deze
`reformasi', hoe moeizaam deze ook verloopt, en op behoud van het maatschappelijke
draagvlak voor het transitieproces onder vooral het arme deel van de bevolking. In
de Nederlandse visie zijn interne stabiliteit en economisch herstel alleen door voortzetting
van dit proces mogelijk.
Wil de `reformasi' succesvol zijn, dan is naast politieke, maatschappelijke en economische
stappen een - per definitie tijdrovende - mentaliteitsverandering en/of cultuuromslag
nodig. Hierin dient de Indonesische samenleving primair zelf de verantwoordelijkheid
te nemen. Andere landen, waaronder Nederland kunnen daaraan zinvolle ondersteuning
bieden, met name waar het gaat om het creëren van de noodzakelijke randvoorwaarden
voor een succesvol hervormingsbeleid. Met het PBSI wordt beoogd hieraan, in samenhang
met het Nederlandse ontwikkelingsprogramma via multilaterale kanalen, een bijdrage
te leveren.
4. Doelstellingen
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Het PBSI richt zich op de ondersteuning van de overgang van Indonesië naar een pluriforme,
democratische rechtsstaat. Het ondersteunt activiteiten die het proces van verandering
stimuleren van de staat, haar instituties, organisaties van burgers en hun onderlinge
verbanden.
De te steunen activiteiten in dit programma worden geselecteerd op hun duurzame bijdragen
aan de opbouw en de transformatie van de Indonesische samenleving, inclusief de bijbehorende
capaciteitsopbouw. De te subsidiëren activiteiten dienen aan te sluiten bij de prioriteiten
van de Indonesische overheid in de samenwerkingsrelatie met Nederland en nadrukkelijk
complementair te zijn aan activiteiten die Nederland via multilaterale kanalen in
Indonesië uitvoert.
Het PBSI beoogt bilaterale samenwerking tussen Nederlandse niet-gouvernementele organisaties,
onderwijsinstellingen, decentrale en semi-overheden en hun Indonesische tegenvoeters
te ondersteunen, voorzover deze organisaties geen beroep kunnen doen op andere subsidiebronnen
(zoals medefinancieringsorganisaties, vakbondsprogramma's e.d.). Er dient een samenwerkingsverband
van Nederlandse organisaties met Indonesische partners te zijn.
5. Kwalificerende thema's
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Er is een aantal thema's vastgesteld, waarbinnen projectvoorstellen dienen te vallen
om in overweging te kunnen worden genomen. De thema's vertegenwoordigen aspecten van
het maatschappelijk leven die in het kader van deze subsidieregeling van belang worden
geacht voor het proces van transformatie. Om versnippering te voorkomen is aansluiting
gezocht bij de sectoren die zijn gekozen voor de Nederlandse steun aan Indonesië via
multilaterale kanalen. Projectvoorstellen mogen echter niet overlappen met de activiteiten
die in multilateraal verband worden uitgevoerd.
De thema's kunnen jaarlijks worden aangepast. De voor 2003 kwalificerende thema's
zijn:
• Goed Bestuur
• Onderwijs
• Milieu
6. Subsidiabele en non-subsidiabele activiteiten
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
De te subsidiëren projecten dienen voornamelijk op overdracht van kennis en ervaring
te zijn gericht, bijvoorbeeld door technische assistentie, advisering, training en
opleiding. Het zwaartepunt van de activiteiten dient bij de Indonesische counterpart(s)
te berusten. Tevens dient voldoende inzicht in de duurzaamheid van het project te
worden gegeven.
Alleen projecten met een maximale duur van 2 jaar kunnen voor subsidie in aanmerking
komen. Voorstellen voor projecten met een langere looptijd worden niet in behandeling
genomen.
Een PBSI-subsidie bedraagt per jaar maximaal EUR 227.000. De maximale PBSI-subsidie
voor een project bedraagt derhalve EUR 454.000. De minimum subsidie voor een project
is EUR 45.000.
Omdat de te subsidiëren activiteiten een duurzaam effect op het transitieproces beogen,
komen de volgende soorten activiteiten niet voor subsidiëring in aanmerking:
• de leverantie van uitsluitend materialen of goederen;
• infrastructurele of bouwactiviteiten;
• éénmalige uitwisselingen, evenementen en conferenties;
• studiebeurzen;
• humanitaire hulpacties;
• op zichzelf staande seminars of bijeenkomsten die fondsenwerving voor een vervolgactiviteit
beogen;
• haalbaarheidsstudies;
• `open ended' activiteiten.
7. Subsidieplafond
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Tot en met 31 december 2003 geldt voor deze subsidieregeling een subsidieplafond van
EUR 1.134.500. Dit plafond is een verplichtingenplafond en houdt in dat het beslag
van de subsidieverlening ten laste van het PBSI in 2003 ten hoogste EUR 1.134.500
bedraagt. Aangezien de uitvoering van de projecten zich over de jaargrens kan uitstrekken,
zal de uitbetaling van de verleende bedragen ook deels na afloop van het subsidietijdvak
waarop het plafond betrekking heeft, plaatsvinden. Het plafond voor het eerstvolgende
tijdvak zal tijdig in de Staatscourant worden bekendgemaakt.
8. Organisaties die een PBSI-subsidie kunnen aanvragen
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Subsidies kunnen worden aangevraagd door in Nederland gevestigde:
• niet-gouvernementele organisaties (NGO's);
• decentrale en semi-overheden;
• onderwijsinstellingen.
Een subsidie kan slechts worden aangevraagd door rechtspersonen.
De aanvragers en de Indonesische organisaties die het project uitvoeren dienen een
effectieve en efficiënte uitvoering van het project te kunnen waarborgen en tot adequaat
financieel beheer van de subsidiefondsen in staat te zijn.
9. Algemene eisen voor een projectvoorstel
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Een projectvoorstel moet bij indiening aan de volgende algemene vormvereisten voldoen:
• in het Engels zijn opgesteld;
• schriftelijk in viervoud en éénmaal per e-mail (dao<\@>minbuza.nl) worden aangeboden;
• van de naam van de aanvrager(s), ondertekening en datum zijn voorzien;
• alle inhoudelijke gegevens bevatten conform de richtlijnen in Annex 1 bij deze subsidiehandleiding;
• voorzien zijn van een Logical Framework Matrix, conform de richtlijnen in Annex
2 bij deze subsidiehandleiding.
• alle financiële gegevens bevatten conform de richtlijnen in Annex 3 bij deze subsidiehandleiding,
evenals cv's van de in te zetten personen.
De hiervoor genoemde annexen met daarin de inhoudelijke en financiële richtlijnen
zijn zowel op papier als in elektronische vorm opvraagbaar bij het Ministerie van
Buitenlandse Zaken (zie paragraaf 2).
Een voorstel dient een goede beschrijving te geven van de probleemstelling, de doelstellingen,
projectactiviteiten en -resultaten. Daarnaast dient te worden aangegeven hoe de inzet
van middelen leidt tot het behalen van de doelen en resultaten. Deze beschrijving
dient een goede basis te vormen voor de monitoring van de voortgang van het project
en de evaluatie van de resultaten. Voorts dient het voorstel inzicht te geven in de
uitvoeringscapaciteit van de Indonesische projectpartner(s) (is het team in omvang
en kwaliteit toereikend voor de beoogde activiteiten, etc.) en moeten de verantwoordelijkheden
van de diverse betrokken partijen goed zijn gedefinieerd.
Ook dient een omgevingsanalyse te worden gegeven. In deze analyse wordt ingegaan op
het beleid van de centrale en/of lokale overheid op het betreffende terrein. Tenzij
er van een dusdanige politieke of bestuurlijke situatie sprake is dat geen steunbrieven
van relevante overheden mogen worden verwacht, dienen de bij de aanvraag te voegen
steunbrieven zicht te geven op de mate van politieke/bestuurlijke steun voor het voorstel.
Bondigheid en helderheid van het voorstel strekken tot aanbeveling. Voor het opstellen
van een projectdocument zijn bij deze brochure richtlijnen gevoegd. Toepassing van
de zogenoemde Logical Framework Analysis is hierbij een verhelderend hulpmiddel. Een
voorbeeld hiervan is toegevoegd als Annex 2.
Een voorstel gaat tevens vergezeld van een inzichtelijke begroting in Euro's op basis
van de uit te voeren activiteiten. De begroting dient te worden opgesteld conform
het model dat als Annex 3 bij deze brochure is opgenomen. Een substantiële eigen bijdrage
van de lokale partner(s), de Nederlandse partij(en) en/of de Indonesische centrale
of lokale overheden is onontbeerlijk. Dit is een belangrijke graadmeter voor het commitment
aan het project. Deze bijdrage kan overigens ook bestaan uit ondersteuning `in natura'.
Bij de aanvraag dient daarnaast het meest recente inhoudelijke en financiële jaarverslag
van de indienende organisatie te worden gevoegd.
NB: Projectvoorstellen die op één of meer van de bovengenoemde punten niet volledig
zijn, worden niet in behandeling genomen.
10. Beoordelingscriteria
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Naast de hiervoor al aangegeven toetsstenen worden projectvoorstellen beoordeeld aan
de hand van de volgende criteria.
10.1. Mate van concrete uitwerking (wie, wat, waar, waarom en hoe?)
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Hierbij wordt gelet op de volgende elementen:
• duidelijke probleemstelling (welke problemen zijn geïdentificeerd, waar en door
wie?)
• duidelijke doelen (lange termijn en korte termijn);
• duidelijke resultaten (deze dienen zo concreet, tastbaar en meetbaar mogelijk te
zijn en, waar mogelijk, in prestatie-indicatoren te zijn uitgedrukt);
• concreet uitgewerkte activiteiten en de mate waarin deze toereikend zijn voor het
bereiken van de beoogde doelen en resultaten;
• goed uitgewerkte projectorganisatie, inclusief afspraken over taken en verantwoordelijkheden
tussen partners;
• concreet uitgewerkt financieringsplan, opgesteld conform de daarvoor geldende richtlijnen
en met deelbegrotingen per partner.
• goede kosten/baten verhouding, d.w.z. dat de gevraagde subsidie in evenredige verhouding
staat tot aard, omvang en beoogde resultaten van de activiteiten.
10.2. Relevantie, toegevoegde waarde
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Het bereiken van inhoudelijk bevredigende resultaten op een bepaald terrein betekent
nog niet automatisch dat daarmee ook een bijdrage wordt geleverd aan de algemene doelstelling
van het PBSI. Bij de uitvoering van het PBSI wordt getoetst of een voorgestelde activiteit
aantoonbare toegevoegde waarde levert (voor het scheppen van voorwaarden) voor het
maatschappelijke transformatieproces in Indonesië. Daarbij wordt gelet op:
• de maatschappelijke doelen die worden nagestreefd;
• de lokale context;
• de meerwaarde van de inbreng vanuit Nederland en van de betrokken Nederlandse en
lokale organisaties en hun samenwerking;
• de voorgestelde activiteiten dienen niet al via bestaande kanalen (zoals de medefinancieringsorganisaties)
te worden bediend;
• complementariteit aan activiteiten die Nederland via multilaterale kanalen in Indonesië
ondersteunt;
• de mate waarin de subsidieaanvragers ervaring in de regio hebben.
10.3. Draagvlak en haalbaarheid
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Het PBSI is een vraaggericht programma. Het beoogt in het bijzonder de samenwerking
te bevorderen tussen organisaties in Indonesië en in Nederland. Dit vereist dat:
• een project een gezamenlijk initiatief van de indienende organisatie in Nederland
en de Indonesische projectpartner(s) is;
• in de betrokken plaats en regio in Indonesië voldoende draagvlak voor het project
bestaat. Dit blijkt onder meer uit:
- het expliciete verzoek van betrokkenen (counterpart respectievelijk doelgroep) om
de voorgestelde activiteit uit te voeren;
- een voldoende eigen bijdrage van de aanvragende partij en/of doelgroep;
- bij voorkeur ook ondersteuning door relevante overheden.
Draagvlak en lokale context bepalen mede of een project haalbaar wordt geacht.
10.4. Duurzaamheid en voorbeeldfunctie
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Elk voorstel dient duidelijk aan te geven:
• op welke wijze de resultaten zullen worden verankerd
• hoe de verkregen kennis wordt `geïnstitutionaliseerd';
• op welke wijze de projectresultaten worden verspreid.
Voor projecten met perspectief op zelfstandig opereren na afloop van het project strekt
het meezenden van een `businessplan' of vergelijkbare inschatting van de termijn waarbinnen
en de manier waarop dit zelfstandig opereren wordt nagestreefd tot aanbeveling. Projecten
moeten een voorbeeld zijn voor het eigen initiatief van de doelgroep en/of anderen
in de omgeving.
10.5. Buitenlands-politieke overwegingen
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Een projectvoorstel kan te allen tijde worden afgewezen op grond van onverenigbaarheid
daarvan met de politieke beleidsdoelstellingen van de Minister van Buitenlandse Zaken
en de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking, zoals kenbaar gemaakt in de toelichting
bij de begroting van het ministerie, in het mondeling of schriftelijk overleg met
de Staten-Generaal of in andere bronnen.
11. Subsidiabele kosten
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Subsidie wordt verleend voor de noodzakelijke, werkelijk gemaakte kosten voor de voorgenomen
activiteiten in het licht van de beoogde doelstellingen en resultaten (doelmatigheid).
Voor de inzet van personen vindt een genormeerde vergoeding plaats op basis van de
werkelijke salariskosten (conform de lijst die onderdeel uitmaakt van de inhoudelijke
en financiële richtlijnen voor het opstellen van een projectvoorstel) waarbij over
het totaal van de begroting kan worden opgenomen:
• maximaal 7,5% voor `overhead'; en
• 7,5% voor `voorbereidingskosten' tot een maximum van EUR 27.230
Eventuele eerder gemaakte tariefafspraken met het Ministerie van Buitenlandse Zaken
zijn voor dit programma niet van kracht.
Een subsidie wordt niet verleend ter dekking van tekorten na afloop van een project.
12. Beoordelingsprocedure
12.1. Indiening
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Subsidieaanvragen kunnen vanaf het moment van inwerkingtreding van dit besluit, vier
weken na publicatie, worden ingediend op het in paragraaf 2 genoemde adres en onder
vermelding van PBSI.
Bij indiening geldt het volgende:
• Onvolledige aanvragen worden niet in behandeling genomen;
• Subsidies worden verstrekt ten behoeve van goedgekeurde projectvoorstellen op volgorde
van binnenkomst;
• Als datum van ontvangst van aanvragen die voor inwerkingtreding van dit besluit
worden ingediend geldt de datum van inwerkingtreding van dit besluit.
• Nadat het voorgenomen subsidieplafond is bereikt, zullen in het desbetreffende subsidietijdvak
geen subsidieverplichtingen meer worden aangegaan.
12.2. Behandelingstermijnen
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Binnen dertien weken zal de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking beslissen over
de subsidieaanvraag. Het is mogelijk deze termijn éénmaal met maximaal dertien weken
te verlengen. Indien aanvullende informatie van de aanvrager is vereist alvorens een
besluit te kunnen nemen, kan de afwikkeling van een subsidieaanvraag meer tijd vergen.
12.3. Beoordeling
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Een projectvoorstel wordt voor advies voorgelegd aan relevante vakministeries, de
Nederlandse ambassade te Jakarta, de regiodirectie Azië en Oceanië en eventuele themadirecties
van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Met inachtneming van deze adviezen en de
inhoudelijke en financiële beoordeling van het projectvoorstel neemt de directeur
Azië en Oceanië, namens de minister van Ontwikkelingssamenwerking, op basis van de
hierboven omschreven vereisten en criteria een besluit.
13. Uitvoeringsaspecten
13.1. Subsidieverlening
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
In geval van goedkeuring van een projectvoorstel zal het Ministerie van Buitenlandse
Zaken de aanvrager een subsidiebeschikking toesturen waarin de verplichtingen staan
vermeld die aan de subsidieverlening zijn verbonden. Een model beschikking kan op
verzoek worden toegezonden.
13.2. Betalingen
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Betaling van de subsidie geschiedt in termijnen bij wijze van voorschot. Bij subsidieverlening
wordt een werkvoorschot verstrekt. Iedere volgende betaling is afhankelijk van de
ontvangst en goedkeuring van rapportages en de liquiditeitspositie van de subsidieontvanger.
Gedurende de looptijd van het project wordt maximaal 90% van de subsidie als voorschot
verstrekt, de resterende 10% wordt achteraf bij de subsidievaststelling, aan de hand
van de eindrapportage(s) en de accountantscontrole, uitgekeerd.
13.3. Voortgangsrapportages
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Periodiek (meestal zesmaandelijks) dient de subsidieontvanger inhoudelijk en financieel
te rapporteren over de voortgang van de projectuitvoering. Deze rapportages dienen
in het Engels te worden opgesteld en een prognose te bevatten van de te verwachten
kosten in de volgende rapportageperiode. Tevens dienen alle in de rapportageperiode
gedane uitgaven te worden vermeld. Bij co-financiering dienen ook de uitgaven die
door andere donoren worden gefinancierd, te worden vermeld. Belangrijke financiële
en inhoudelijke wijzigingen in de uitvoering van het project dienen niet alleen tussentijds
separaat te worden toegelicht en voor akkoord te zijn voorgelegd, maar ook expliciet
te worden vermeld in de aanbiedingsbrief bij de rapportages.
13.4. Eindrapportage/accountantsverklaring
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Na afronding van de projectactiviteiten dient de subsidieontvanger een aanvraag in
voor subsidievaststelling, vergezeld van een inhoudelijk eindrapport alsook een financiële
eindverantwoording die voorzien is van een goedkeurende accountantsverklaring van
een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent. Deze verklaring dient
betrekking te hebben op alle uitgaven ten laste van PBSI. Zo nodig dient voor controle
op de lokale uitgaven een ter plaatse gevestigde accountant te worden ingeschakeld.
In het inhoudelijk eindrapport dient, indien van toepassing, de overdracht van hardware
aan de lokale partner eveneens te worden verantwoord.
13.5. Finale subsidievaststelling
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Na goedkeuring van de inhoudelijke en financiële eindrapportage zal de Minister voor
Ontwikkelingssamenwerking binnen dertien weken beslissen over subsidievaststelling.
De eindafrekening geschiedt op basis van de werkelijk gemaakte kosten tot een maximum
van de toegekende subsidie.
13.6. Eigendom hardware
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Tijdens de looptijd van het project is de Nederlandse organisatie eigenaar van eventueel
gesubsidieerde hardware. Na bovengenoemde subsidievaststelling dient eigendomsoverdracht
aan de lokale partner plaats te vinden.