Bijlage
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
A. Aanwijzing probleemlanden
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
1. Legalisatie en verificatie
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
Onder legalisatie van een buitenlands document wordt verstaan het door de Minister
van Buitenlandse Zaken (hierna: de Minister) voor echt verklaren van het desbetreffende
document, opdat dat document kan worden toegelaten tot de Nederlandse rechtsorde.
De beslissing wordt tot uitdrukking gebracht door middel van het plaatsen van een
verklaring (stempel) op het document. De beslissing tot legalisatie wordt genomen
op grond van een onderzoek naar de handtekening en/of stempels van de plaatselijke
autoriteiten op het desbetreffende stuk.
In een aantal gevallen wordt ook de inhoud van het document geverifieerd. Een dergelijke
wijze van verificatie is voor documenten uit de landen Ghana, Nigeria, India, Pakistan
en Dominicaanse Republiek door de Minister voorgeschreven. De voorgenoemde landen
zijn in maart 1996 door de Minister aangewezen als probleemland op het gebied van
schriftelijk bewijs. Dit houdt in dat alle uit de probleemlanden afkomstige documenten,
die vanaf 1 april 1996 bij de Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging
in deze landen ter legalisatie worden aangeboden, verplicht inhoudelijk worden geverifieerd.
2. Publicaties
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
- -
Aanwijzing probleemlanden i.v.m. valse documenten, Staatscourant 8 maart 1996, nr.
49
- -
Circulaire van de Staatssecretaris van Justitie betreffende legalisatie en verificatie
buitenlandse bewijsstukken d.d. 12 januari 2000 (vervangt de circulaire d.d. 8 mei
1996, in werking getreden op 28 mei 1996)
- -
Instructie legalisatie- en verificatieprocedure Nederlandse vertegenwoordigingen
in Ghana, Nigeria, India, Pakistan en de Dominicaanse Republiek, Staatscourant 30
augustus 2000, nr. 167
- -
Besluit identiteitsvaststelling bij afgifte van een machtiging tot voorlopig verblijf
door Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordigen in probleemlanden, Staatscourant
15 juni 2001, nr. 113
B. Invulling van de Aanwijzing probleemlanden
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
1. Twijfelcriterium
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
De negatieve ervaringen met betrekking tot documenten uit de probleemlanden rechtvaardigen
een benadering die uitgaat van twijfel aan de juistheid van het ter legalisatie aangeboden
document. Dit wordt het twijfelcriterium genoemd. De twijfel bestaat zowel ten aanzien
van de rechtsgeldigheid als ten aanzien van de inhoudelijke juistheid van het document.
De op voorhand aanwezige twijfel kan worden weggenomen door middel van verificatie,
die onder de verantwoordelijkheid van de Minister plaatsvindt.
Legalisatie van een uit een probleemland afkomstig document is alleen mogelijk, indien
is vastgesteld dat het een rechtsgeldig document is én indien de inhoud van het document
na verificatie in orde is bevonden.
1.1. Rechtsgeldigheid
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
Het document dient te zijn afgegeven door de bevoegde autoriteit én te zijn opgemaakt
overeenkomstig de ter plaatse geldende wetgeving, regelgeving en voorschriften.
In sommige probleemlanden is een onjuiste vermelding van de aangever van de geboorte
(informant) of registratiedatum van invloed op de rechtsgeldigheid van het geboortebewijs.
Het overgelegde geboortebewijs dient altijd rechtsgeldig naar lokaal recht te zijn
om in aanmerking te kunnen komen voor vaststelling van de identiteit.
Het ter legalisatie aangeboden document kan vals, vervalst danwel niet rechtsgeldig
naar lokaal recht zijn. Een document is vals, wanneer het desbetreffende document
in zijn totaliteit is nagemaakt of volledig is verzonnen. Een document is vervalst,
wanneer een gegeven in het desbetreffende document onbevoegd is veranderd, weggelakt
of geradeerd nadat het document door de bevoegde autoriteit is afgegeven. Een document
is niet rechtsgeldig naar lokaal recht, wanneer het desbetreffende document onbevoegdelijk
is afgegeven, dan wel niet overeenkomstig de ter plaatse geldende wetgeving, regelgeving
en voorschriften is opgemaakt.
1.2. Inhoudelijke juistheid
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
Verificatie van de inhoud vindt plaats aan de hand van de informatie, die bij de aanvraag
door de legalisatieaanvrager is verstrekt. De legalisatieaanvrager verstrekt op het
aanvraagformulier een opgave van onafhankelijke, objectieve bronnen.
Onder `onafhankelijke, objectieve bronnen' wordt verstaan: door instanties in het
probleemland - zoals ziekenhuizen, scholen en kerken - bijgehouden registers. Van
belang is dat de (persoons)gegevens van de legalisatieaanvrager in de bron zijn opgenomen,
geheel onafhankelijk van de registratie waarop het ter legalisatie aangeboden document
is gebaseerd. De bron dient ook objectief te zijn.
Indien voor de inhoudelijke juistheid van het ter legalisatie aangeboden document
geen bevestiging in onafhankelijke, objectieve bronnen wordt gevonden, vindt legalisatie
van het desbetreffende document niet plaats. Nadrukkelijk dient erop te worden gewezen
dat de door de legalisatieaanvrager overgelegde ondersteunende documenten - zoals
een schooldocument of een doopbewijs - niet zonder meer voor betrouwbaar kunnen worden
gehouden. Van belang is dat de persoonsgegevens van de legalisatieaanvrager ook daadwerkelijk
in de bron - dat wil zeggen in het register van de desbetreffende instantie - zijn
terug te vinden.
Naast een opgave van onafhankelijke, objectieve bronnen verstrekt de legalisatieaanvrager
op het aanvraagformulier ook gegevens met betrekking tot zijn familieleden (subjectieve
bronnen). Aan uitsluitend verklaringen, afgelegd door personen uit de directe omgeving
van de legalisatieaanvrager, wordt in een legalisatieprocedure geen doorslaggevende
betekenis gehecht.
N.B.: onder `legalisatieaanvrager' dient te worden verstaan: de persoon, op wie het
ter legalisatie aangeboden document betrekking heeft.
C. Documenten
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
1. Uittreksel uit het geboorteregister
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
Een uittreksel uit het geboorteregister (hierna: geboortebewijs) wordt in het rechtsverkeer
gebruikt om de identiteit van de betrokken persoon aan te tonen. Bij een legalisatieaanvraag
voor een geboortebewijs zal de Minister in staat moeten worden gesteld om de gegevens
te verifiëren die tezamen de kern van de identiteit van de persoon uitmaken, te weten:
de naam, de geboortedatum, de afstammingsgegevens en de geboorteplaats (zie ook artikel
43 Besluit Burgerlijke Stand, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 19 december 1997,
Stb. 747, met ingang van 1 januari 1998).
1.1. Naam en geboortedatum
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
Voor de beoordeling van iedere legalisatieaanvraag geldt: voor de juistheid van de
volledige geboortedatum - dat wil zeggen de geboortedag, de geboortemaand en het geboortejaar
- dient in combinatie met de naam van de legalisatieaanvrager bevestiging te zijn
gevonden in onafhankelijke, objectieve bronnen.
1.1.1. Waarderingsgrondslag onafhankelijke, objectieve bronnen
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
De juistheid van de geboortedatum is bevestigd indien:
-
i de in de bron aangetroffen naam en geboortedatum van de legalisatieaanvrager overeenstemmen
met de naam en de geboortedatum, zoals vermeld in het ter legalisatie aangeboden document;
-
ii de gegevens met betrekking tot de legalisatieaanvrager geruime tijd geleden én onafhankelijk
van de legalisatieprocedure in de bron zijn opgenomen;
-
iii er geen grond bestaat om aan de betrouwbaarheid van de bron te twijfelen;
-
iv uit de verificatie verder geen feiten en/of omstandigheden naar voren zijn gekomen
die aanleiding geven om nog langer aan de juistheid van de naam en de geboortedatum
te twijfelen.
1.2. Afstammingsgegevens, geboorteplaats en informant
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
Voor de juistheid van de afstammingsgegevens en de geboorteplaats dient in combinatie
met de tenaamstelling van de legalisatieaanvrager ook bevestiging te zijn gevonden
in onafhankelijke, objectieve bronnen. De juistheid van de afstammingsgegevens en
geboorteplaats is bevestigd wanneer is voldaan aan de voorwaarden, zoals vermeld onder
paragraaf 1.1.1 `waarderingsgrondslag onafhankelijke, objectieve bronnen'. In dit
verband dient voor de term `geboortedatum' in paragraaf 1.1.1 te worden gelezen: `afstammingsgegevens
en geboorteplaats'.
In het geval de verificatie uitwijst dat de onafhankelijke, objectieve bronnen geen
gegevens met betrekking tot de afstammingsgegevens en geboorteplaats bevatten, bestaat
de mogelijkheid dat de juistheid van deze persoonsgegevens wordt bevestigd aan de
hand van de verklaringen die tijdens het onderzoek door personen uit de directe omgeving
van de legalisatieaanvrager zijn afgelegd.
De juistheid van de aangever van de geboorte (informant) kan worden bevestigd aan
de hand van de verklaringen die tijdens het onderzoek door personen uit de directe
omgeving van de legalisatieaanvrager zijn afgelegd.
1.2.1. Waarderingsgrondslag subjectieve bronnen
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
Aan de verklaringen, die tijdens het onderzoek door personen uit de directe omgeving
van de legalisatieaanvrager zijn afgelegd, komt waarde toe indien in de onafhankelijke,
objectieve bronnen geen gegevens met betrekking tot de afstammingsgegevens en/of geboorteplaats
zijn opgenomen.
De juistheid van de afstammingsgegevens en/of geboorteplaats is bevestigd indien:
-
i de juistheid van de afstammingsgegevens en/of geboorteplaats is bevestigd door meerdere
personen uit de directe omgeving van de legalisatieaanvrager;
-
ii de geïnterviewde personen in staat moeten worden geacht om een verklaring met betrekking
tot de afstammingsgegevens en/of geboorteplaats af te leggen: de geïnterviewde personen
staan in nauwe relatie met de legalisatieaanvrager en zij zijn redelijkerwijs op de
hoogte van de afstammingsgegevens en/of geboorteplaats van de legalisatieaanvrager;
-
iii uit de verificatie verder geen feiten en/of omstandigheden naar voren zijn gekomen
die aanleiding geven om nog langer aan de juistheid van de afstammingsgegevens en/of
de geboorteplaats te twijfelen.
2. Akten en verklaringen met betrekking tot de burgerlijke staat
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
De burgerlijke staat van de legalisatieaanvrager dient ook aan de hand van onafhankelijke,
objectieve bronnen te worden bevestigd. Voor de goede orde wordt er (nogmaals) op
gewezen dat van belang is dat de burgerlijke staat van de legalisatieaanvrager in
de onafhankelijke, objectieve bron dient te zijn opgenomen, geheel onafhankelijk van
de registratie van de akte / verklaring met betrekking tot de burgerlijke staat. De
juistheid van de burgerlijke staat is bevestigd wanneer is voldaan aan de voorwaarden,
zoals opgenomen onder paragraaf 1.1.1 `waarderingsgrondslag onafhankelijke, objectieve
bronnen'. In dit verband dient voor de term `geboortedatum' in paragraaf 1.1.1 te
worden gelezen: `burgerlijke staat'.
In het geval verificatie uitwijst dat de onafhankelijke, objectieve bronnen geen gegevens
met betrekking tot de burgerlijke staat bevatten, bestaat de mogelijkheid dat de juistheid
van de burgerlijke staat wordt bevestigd aan de hand van de verklaringen die tijdens
het onderzoek door personen uit de directe omgeving van de legalisatieaanvrager zijn
afgelegd. Aan de verklaringen, die tijdens het onderzoek door personen uit de directe
omgeving van de legalisatieaanvrager zijn afgelegd, komt waarde toe indien in de onafhankelijke,
objectieve bronnen geen gegevens met betrekking tot de burgerlijke staat zijn opgenomen.
De juistheid van de burgerlijke staat is bevestigd wanneer is voldaan aan de voorwaarden,
zoals opgenomen onder paragraaf 1.2.1 `waarderingsgrondslag subjectieve bronnen'.
In dit verband dient voor `afstammingsgegevens en/of geboorteplaats' in paragraaf
1.2.1 te worden gelezen: `burgerlijke staat'.
2.1. Koppelingsbeleid
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
Voordat een akte met betrekking tot de burgerlijke staat voor legalisatie in aanmerking
kan komen, dienen eerst de persoonsgegevens van de legalisatieaanvrager te zijn bevestigd.
Voor de vaststelling van de persoonsgegevens geldt het geboortebewijs als brondocument.
De twijfel aan de juistheid van (één van) de persoonsgegevens, zoals vermeld in het
geboortebewijs, treft ook de overgelegde akte betreffende de burgerlijke staat: de
akte betreffende de burgerlijke staat is immers identiteitsgebonden. Wanneer de legalisatieaanvrager
om legalisatie van een akte betreffende de burgerlijke staat verzoekt, dient de legalisatieaanvrager
dan ook altijd een rechtsgeldig geboortebewijs (zie paragraaf 1.1 `rechtsgeldigheid'
onder B.) over te leggen. Het geboortebewijs kan worden aangeboden ter legalisatie,
maar ook ter ondersteuning van de akte betreffende de burgerlijke staat.
N.B.: onder `akte betreffende de burgerlijke staat' wordt mede verstaan: een ongehuwdverklaring.
D. Inherente afwijkingsbevoegdheid
[Regeling vervallen per 12-11-2004 met terugwerkende kracht tot en met 08-09-2004]
Gezien de aard en de strekking van de legalisatieprocedure zijn de marges tot afwijking
van het ter zake gevoerde beleid uiterst beperkt.
Het feit dat de legalisatieaanvrager niet in staat is om de juistheid van het ter
legalisatie aangeboden document te onderbouwen met behulp van onafhankelijke, objectieve
bronnen vormt geen bijzondere omstandigheid in de zin van artikel 4:84 van de Algemene
wet bestuursrecht en is voor de Minister geen reden om van het beleid af te wijken.
Ook speelt het doel, waarvoor legalisatie van de documenten wordt gevraagd, bij de
beoordeling van het legalisatieverzoek geen rol. Iedere legalisatieaanvrager heeft
de desbetreffende documenten nodig ten behoeve van een andere, achterliggende procedure.
Afwijking van het terzake van de legalisatie gevoerde beleid omwille van belangen
in achterliggende, doch van legalisatie losstaande procedure, is dan ook niet opportuun.
In het geval de legalisatieaanvrager onmogelijk kan voldoen aan de bewijslast die
hem/haar is opgelegd en zo ja, welke consequenties moeten worden verbonden aan de
legalisatieweigering dient de legalisatieaanvrager aan de orde te stellen in de achterliggende
procedure, waarin om de (gelegaliseerde) documenten wordt gevraagd.
