Geldt o.a. voor:
Inhoud
Inleiding
Toelichting op de voorliggende selectielijst
Pivot bij LNV
Toelichting op het nieuwe archiefselectiebeleid van de rijksoverheid
Deel 1. Agrarische handelspolitiek
Handelingen van actoren onder de archiefzorg van LNV
Minister van LNV
Hoofdstuk 1.7: Algemene handelingen
Hoofdstuk 1.8: Nationale agrarische handelspolitiek
Hoofdstuk 1.9: Benelux
Hoofdstuk 1.10: Productovereenkomsten
Hoofdstuk 1.11: Gemeenschappelijke agrarische handelspolitiek van de EG
College van Overleg voor de Voedselvoorziening en Buitenlandse Agrarische Aangelegenheden
Regeringscommissaris voor de Buitenlandse Agrarische Aangelegenheden
Deel 2. Agrarische handelspolitiek
Handelingen van overige actoren
Hoofdproduktschap voor Akkerbouwprodukten (HPA)
Interdepartementale Raad voor de Handelspolitiek (IRHP)
Kamers van Koophandel te Amsterdam en Rotterdam
Minister van Buitenlandse Zaken
Minister van Economische Zaken
Hoofdstuk 1.8: Nationale agrarische handelspolitiek
Hoofdstuk 1.10: Productovereenkomsten
Hoofdstuk 1.11: Gemeenschappelijke agrarische handelspolitiek van de EG
Minister van Financiën
Hoofdstuk 1.10: Productovereen-komsten
Hoofdstuk 1.11: Gemeenschappelijke agrarische handelspolitiek van de EG
Permanente Vertegenwoordiger bij de EU (PV-EU)
Deel 3. Agrarische exportbevordering
Handelingen van actoren onder de archiefzorg van LNV
Minister van LNV
Hoofdstuk 2.6: Agrarische vertegenwoordiging in het buitenland (AVB)
Hoofdstuk 2.7: Beleid en instrumenten in het algemeen
Hoofdstuk 2.8: Activiteitenprogram-ma's en marktonderzoek
Hoofdstuk 2.9: Voorlichting en promotie
Hoofdstuk 2.10: Internationale samenwerking
Landbouwattachés
Platform Know How Export landbouw en cultuurtechniek
Regeringscommissaris voor de Buitenlandse Agrarische Aangelegenheden
Stuurgroep voor agribusinessprojecten
Deel 4. Agrarische exportbevordering
Handelingen van overige actoren
Minister van Buitenlandse Zaken
Minister van Economische Zaken
Publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties (PBO's)
Hoofdstuk 2.7: Beleid en instrumenten in het algemeen
Hoofdstuk 2.8: Activiteitenprogram-ma's en marktonderzoek
Hoofdstuk 2.9: Voorlichting en promotie
Inleiding
De voorliggende selectielijst geldt voor alle actoren onder de archiefzorg van zowel
de minister van LNV als Staatsbosbeheer. Elke actor selecteert de neerslag van zijn
handelen binnen het beleidsterrein Natuur- en landschapsbeheer voortaan met deze lijst.
Voor handelingen op andere beleidsterreinen gelden andere selectielijsten.
Enkele in het oog springende kenmerken van een selectielijst zijn de volgende.
- -
De selectielijst vervangt de tot nu toe gebruikte vernietigingslijsten en blijft
in de huidige vorm maximaal twintig jaar geldig.
- -
De lijst geldt voor alle directies en diensten die bij dit beleidsterrein betrokken
zijn.
- -
De lijst beschrijft geen documenten, maar handelingen.
- -
De lijst geldt voor alle vormen van neerslag die resulteren uit de beschreven handelingen:
papieren documenten, elektronische bestanden, audiovisuele producten enz.
- -
De lijst noemt niet alleen de handelingen waarvan de neerslag vernietigd kan worden,
maar ook de handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven.
Hieronder volgen toelichtingen op respectievelijk de selectielijst, het project Pivot/LNV
en het achterliggende nieuwe selectiebeleid van de rijksoverheid.
Toelichting op de voorliggende selectielijst
Geldigheid van deze selectielijst
Voor het ministerie van LNV is de selectielijst Agrarische handelspolitiek en exportbevordering
van toepassing voor:
-
1. Handelingen van de actor `minister van LNV' (uitgevoerd door met name de directies
Internationale Zaken, Industrie en Handel en Kabinet)
-
2. Handelingen van andere actoren onder de archiefzorg van LNV (zoals de landbouwraden
en -attachés).
Voor het Hoofdproductschap Akkerbouw (HPA) is deze selectielijst van toepassing voor:
-
1. Handelingen van de actor HPA.
-
2. Handelingen van de actor `PBO's' voor zover verricht door het HPA.
-
3. Handelingen van de actor `PBO's' voor zover verricht door het Productschap Aardappelen
(PA), het Productschap Diervoeder (PD), het Productschap Granen, Zaden en Peulvruchten
(PGZP) en het Productschap Wijn (PW)
Deze onder 3 genoemde actoren zijn onlangs omgevormd tot commissies van het HPA, waardoor
hun archief ressorteert onder de zorg van het HPA.
De overige zorgdragers waarvan in dit rapport handelingen zijn opgenomen zijn de ministers
van Economische Zaken, Buitenlandse Zaken en Financiën en de Kamers van Koophandel
te Amsterdam en Rotterdam. De desbetreffende handelingen zijn nog niet vastgesteld
De vastgestelde selectielijst vormt de formele grondslag voor bewerking van archiefbestanden
tot vernietiging dan wel overbrenging naar de Rijksarchiefdienst. Tevens wordt de
lijst toegepast in het informatiebeheer van enerzijds alle LNV-onderdelen die bij
dit beleidsterrein betrokken zijn, en anderzijds van het HPA.
De lijst heeft overigens geen betrekking op het interne functioneren van de genoemde
actoren; daarvoor worden beleidsterreinoverstijgende onderzoeken toegepast naar de
aandachtsgebieden financiën, personeel, organisatie, huisvesting, informatievoorziening
en voorlichting.
De selectielijst treedt in werking twee dagen na publicatie in de Staatscourant en
blijft in de huidige vorm hoogstens 20 jaar geldig.
Intrekking van bestaande vernietigingslijsten
Bij vaststelling van deze selectielijst vervallen de volgende categorieën uit de Algemene
Vernietigingslijst van LNV (laatste wijziging: Stcrt. 1999, 216):
- -
categorie 21 (publicaties en voorlichting)
- -
categorie 79 (rapporten buitenlandse economische aangelegenheden)
- -
categorie 86 (internationale tentoonstellingen)
- -
categorie 92 (buitenlandse prijsvorming)
- -
categorie 114 (congressen en conferenties)
Deze categorieën vervallen voor stukken met betrekking tot de agrarische handelspolitiek
en exportbevordering.
Indeling van deze lijst
De handelingen van de voornaamste actor op dit beleidsterrein, de minister van LNV
(inclusief taakvoorgangers) zijn samengebracht in deel 1 en deel 3 van deze lijst.
Daar zijn ze nader onderverdeeld volgens dezelfde indeling als het gelijknamige rapport
en met dezelfde nummering.
Bij elke handeling van de actor 'minister van LNV' is vermeld welke organisatieonderdelen
daarbij betrokken zijn. Hierbij worden de volgende afkortingen gebruikt:
-
IZ (directie Internationale Zaken), m.n. deel 1
-
I&H (directie Industrie en Handel)
-
Kab. (directie Kabinet), m.n. deel 3
-
DLG (Dienst Landelijk Gebied)
-
HPA (Hoofdproductschap Akkerbouw)
N.B. Dit betreft handelingen die in mandaat worden verricht namens de minister van
LNV.
In deel 1 en 3 staan tevens de handelingen van andere actoren onder de archiefzorg
van LNV.
Het archief van ieder van die actoren valt onder de beheersverantwoordelijkheid van
een directie of dienst van LNV. Daarom is ook hier bij elke handeling een afkorting
opgenomen van een dienstonderdeel.
In deel 2 en deel 4 staan de handelingen van actoren buiten de archiefzorg van LNV.
Daarvan zijn vooralsnog alleen de handelingen van het Hoofdproductschap Akkerbouw
(HPA) vastgesteld.
Handelingen met een * worden momenteel nog verricht.
Informatie over de actoren en de context van de beschreven handelingen
De actoren waarvan in deze lijst handelingen zijn opgenomen, worden nader beschreven
in het bijbehorende onderzoeksrapport. Daarin is tevens een beschrijving opgenomen
van de context van het beleidsterrein.
Het formeel doorlopen traject van vaststelling
Op 16 september 1999 heeft de directeur Facilitaire Dienst van het ministerie van
LNV, mede namens de voorzitter van de Akkerbouwproductschappen, de ontwerp-selectielijst
aangeboden aan de staatssecretaris van OC&W, die er vervolgens advies over heeft gevraagd
aan de Raad voor Cultuur. De Raad heeft tegelijk een verslag gekregen van het gevoerde
driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen. Vanaf 28 september 1999
lag de ontwerp-selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie
van het Algemeen Rijksarchief en in de bibliotheken van het ministerie van LNV, het
Hoofdproductschap Akkerbouw, het ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie.
De terinzagelegging was aangekondigd in Staatscourant 185 van 27 september 1999.
Tijdens het bovengenoemde driehoeksoverleg was, op verzoek van de Archiefcommissie
van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, een op het beleidsterrein deskundige
historicus aanwezig. Van andere organisaties of individuele burgers werd gedurende
de terinzagelegging geen reactie ontvangen.
De Bijzondere Commissie Archieven van de Raad voor Cultuur heeft de ontwerp-selectielijst
besproken tijdens de vergadering van 7 december 1999. Bij de voorbereiding van het
advies is het verslag van het driehoeksoverleg mede in beschouwing genomen. Op 25
februari bracht de Raad advies uit aan de Staatssecretaris van OC&W (kenmerk arc-99.1669/2)
dat behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging
van de ontwerp-selectielijst.
Pivot bij LNV
De voorliggende selectielijst en het bijbehorende onderzoeksrapport zijn producten
van het projectteam Pivot/LNV.
Het project
Vooruitlopend op de nieuwe Archief-wet stelde de Rijksarchiefdienst in 1991 Pivot
in: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn. Het project is gericht op de
selectie van overheidsarchieven vanaf 1945, en gaat uit van institutioneel onderzoek
op alle beleidsterreinen waarbij het rijk betrokken is. Pivot is een interdepartementaal
project op basis van convenanten tussen de Rijksarchiefdienst en alle ministeries
en Hoge Colleges van Staat. Het convenant voor LNV werd op 9 december 1992 gesloten
tussen de secretaris-generaal van LNV en de Algemene Rijksarchivaris.
Hoofdpunten van de gehanteerde methodiek van institutioneel onderzoek:
-
Een onderzoek richt zich niet op een organisatie, maar op de volle breedte van een
beleidsterrein.
-
De wet- en regelgeving die samenhangt met het beleidsterrein staat in principe centraal
als bron, aangevuld met literatuur en interviews met beleidsambtenaren.
-
De zelfstandig handelende partijen worden aangeduid als 'actoren'.
-
Daden die gebaseerd zijn op een zelfstandige bevoegdheid van een actor worden aangeduid
als 'handelingen'.
-
De periode van onderzoek strekt zich in principe uit van 1945 tot heden, hoewel ook
relevante ontwikkelingen of wetgeving van voor 1945 beschreven worden.
De beleidsterreinen
De LNV-beleidsterreinen zijn in het Pivot-project als volgt gedefinieerd:
- -
Landbouw: Agrarisch markt- en prijsbeleid en voedselvoorziening, Gewasbescherming,
Gezondheid en welzijn van dieren, Grondprijsbeleid, Landbouwkwaliteitsbeleid, Land-bouwstructuurbeleid,
Landinrichting, Meststoffenbeleid, Pachtbeleid
- -
Natuurbeheer: Flora en fauna, Natuur- en landschapsbeheer, Relatienotabeleid
- -
Visserij: Binnenvisserij, Zee- en kustvisserij
- -
Overige LNV-beleidsterreinen: Agrarische handelspolitiek en exportbevordering, Agrarisch
onderwijs, Algemeen LNV-beleid, Bosbouw-beleid, Openluchtrecreatie
Voor deze beleidsterreinen is LNV primair verantwoordelijk, en daarom is afgesproken
dat LNV de desbetreffende selectielijsten opstelt (en dan ook voor de actoren buiten
de eigen archiefzorg). De meeste van deze selectielijsten zijn inmiddels afgerond
(al dan niet formeel vastgesteld).
Staftaken zijn onderdeel van rijksbrede beleidsterreinen. Hiervoor worden selectielijsten
opgesteld door het ministerie dat het desbetreffende rijksbeleid coördineert.
- -
Rijksbrede beleidsterreinen: Financiën, Huisvesting, Informatie-voorziening, Overheidspersoneel,
Organisatie, Voorlichting
Relevant zijn ook nog bepaalde selectielijsten voor beleidsterreinen buiten de primaire
verantwoordelijkheid van LNV. Het gaat om terreinen waarop een of meer LNV-actoren
een inbreng leveren. Voor de neerslag van die inbreng geldt de desbetreffende selectielijst.
Voorbeelden:
- -
Overige relevante beleidsterreinen: Buitenlands beleid, Sociale voorzieningen, Staatsdeelnemingen,
Politie-beleid, Waterstaat, Invoerrechten en accijnzen, Arbeidsomstandigheden
Inbreng van LNV-directies en diensten bij de totstandkoming van de lijsten
Het team van Pivot/LNV onderzoekt alle LNV-beleidsterreinen in nauwe samenwerking
met de betrokken directies en diensten. De inbreng van de organisatieonderdelen bestaat
uit het geven van interviews, het toetsen van concepten en het deelnemen aan overleg
met de Rijksarchiefdienst. Deze inbreng wordt geleverd door deskundigen inzake het
beleidsterrein en inzake de archiefvorming.
Producten van Pivot
-
1. Rapport van institutioneel onderzoek (RIO)
Dit rapport bevat alle handelingen van de overheidsactoren binnen het beschreven beleidsterrein,
binnen de grenzen van de onderzochte periode. Daarnaast bevat het relevante context-informatie
over deze handelingen, zoals een schets van de historische ontwikkelingen, een karakterisering
van de opgevoerde actoren, een aanduiding van de organisatorische ontwikkelingen binnen
het voornaamste betrokken ministerie en een opsomming van de geraadpleegde wet- en
regelgeving die geldt binnen het beleidsterrein. Na vaststelling wordt het rapport
gedrukt.
-
2. Basisselectiedocument (BSD)
Een basisselectiedocument (BSD) bevat dezelfde handelingen van dezelfde actoren als
het bijbehorende rapport, maar dan gegroepeerd per actor. 'BSD' is overigens een informele
term, in tegenstelling tot het officiële begrip 'selectielijst' uit het Archiefbesluit.
-
3. Selectielijst
Een selectielijst is het formeel vastgestelde gedeelte van een BSD. De lijst geeft
aan iedere handeling een `waardering': een keuze voor al dan niet bewaren van de neerslag,
met bij de V-handelingen een vernietigingstermijn. Selectielijsten van LNV noemen
bij iedere handeling tevens de directies die daarbij betrokken zijn. De reikwijdte
van een selectielijst hangt samen met de zorgdragers die hem indienen. Wanneer alle
zorgdragers die voorkomen in een BSD tegelijk de selectielijst zouden indienen, dan
vallen BSD en selectielijst dus samen.
Toepassing van de selectielijsten
-
1. Bewerking en overbrenging van de archieven tot 1985
Met de vastgestelde selectielijst vindt de selectie en bewerking van de archiefbestanden
plaats. De bestanden met cultuurhistorische waarde worden overgebracht naar de Rijksarchiefdienst
en de rest is vernietigbaar. Het ministerie van LNV heeft met de Centrale Archief
Selectiedienst (CAS) een raamconvenant afgesloten, op basis waarvan LNV archieven
aan kan bieden ter selectie en bewerking. Bij de bewerking en overbrenging voert de
Facilitaire Dienst de coördinatie namens LNV, maar de desbetreffende directies en
diensten zijn opdrachtgever voor de bewerkingen, vanwege hun archiefverantwoordelijkheid.
-
2. Voorkoming van het ontstaan van nieuwe achterstanden in overbrenging
De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de directies en diensten. Een essentieel
element bij het voorkomen van nieuwe achterstanden is de invoering van de selectielijsten
in het informatiebeheer, zowel voor de papieren documenten als voor elektronische
bestanden en audiovisuele materialen. De inbreng van de FD bestaat uit de ontwikkeling
van een methodiek voor invoering en de advisering over toepassing daarvan.
Toepassing van de onderzoeksrapporten
-
1. Achtergrondinformatie voor beter beheer en selectie van archief
De selectiebeslissingen worden gebaseerd op de contextbeschrijving in het bijbehorende
rapport. Die beschrijving kan verder dienen als input voor een archiefstructuur die
aansluit op de beleidsprocessen.
-
2. Informatiebron voor beleidsmedewerkers
Voor beleidsmedewerkers kunnen de rapporten dienen als naslagwerk. Per beleidsterrein
geven ze een compact overzicht van de geldende wet- en regelgeving, de organisatie,
de maatschappelijke context en de actoren binnen en buiten LNV, en dat over een periode
van ongeveer vijftig jaar. Uniek is de specifieke combinatie van een brede invalshoek,
een grote hoeveelheid feitelijke gegevens en een objectieve analyse vanuit het perspectief
van de overheid. De nauwe samenwerking met materiedeskundigen van binnen en buiten
het ministerie verzekert de betrouwbaarheid van de rapporten.
Toelichting op het nieuwe archiefselectiebeleid van de rijksoverheid
Het selectiebeleid van de rijksoverheid en dus ook van LNV is enkele jaren geleden
drastisch veranderd. Voorheen vond selectie plaats op documentniveau aan de hand van
vernietigingslijsten, en daarnaast kon toestemming gevraagd worden voor incidentele
vernietiging. Cultuur-historisch waardevolle gedeelten van archieven moesten binnen
50 jaar overgebracht worden naar de Rijksarchiefdienst. Na invoering van de nieuwe
Archiefwet (1996) is de selectiepraktijk als volgt veranderd:
-
De termijn van overbrenging is verkort tot 20 jaar.
-
Ieder overheidsorgaan moet selectielijsten opstellen.
-
Een selectielijst beschrijft geen documenten, maar handelingen.
-
Een selectielijst geldt voor alle vormen van neerslag die resulteren uit de beschreven
handelingen: papieren documenten, elektronische bestanden en audiovisuele materialen.
-
·Een selectielijst beperkt zich niet langer tot wat vernietigd moet worden, maar noemt
eveneens wat bewaard moet worden.
-
Een selectielijst beschrijft het complete overheidshandelen binnen een heel beleidsterrein.
-
Incidentele vernietiging is niet meer mogelijk.
Handelingen en hun cultuurhistorische waarde
Tot voor kort bestonden er voor de archiefselectie alleen negatieve criteria, want
vernietigingslijsten gaven per overheidsinstelling slechts aan welke bestanden niet
in aanmerking kwamen voor overbrenging naar een Rijksarchief. Deze criteria werden
toegepast op documentniveau. Afgezien van de bewerkelijkheid van deze microselectie
bestonden de voornaamste nadelen van deze werkwijze uit de onoverzichtelijkheid van
datgene dat wel overgebracht zou moeten worden, het gebrek aan inzicht in de grondslagen
van het handelen waaruit die bestanden resulteren, en het gebrek aan inzicht in de
samenhang tussen de taken van actoren die op eenzelfde beleidsterrein actief zijn.
Om deze bezwaren te ondervangen werd de methode institutioneel onderzoek ontwikkeld,
waarmee de beleidsontwikkelingen en het handelen van alle relevante actoren over de
hele bandbreedte van een beleidsterrein beschreven worden. Op deze basis kan een effectievere
(macro)selectie plaatsvinden aan de hand van positieve criteria.
Een selectielijst beschrijft het handelen van overheidsactoren op een bepaald beleidsterrein.
De handelingen worden vervolgens beoordeeld op de mate waarin ze cultuurhistorische
waarden weerspiegelen. Zodoende kan de Rijksarchiefdienst de gegevensbestanden overnemen
die een reconstructie mogelijk maken van het overheidshandelen op hoofdlijnen in relatie
tot haar omgeving.
De cultuurhistorische waarde van een handeling wordt bepaald aan de hand van zes algemene
criteria, die in het volgende schema genoemd worden. Een handeling die voldoet aan
een van de criteria wordt aangemerkt met B (bewaren). De neerslag van die handeling
wordt dan volgens de archiefwettelijke normen van goede, geordende en toegankelijke
staat overgebracht naar de Rijksarchiefdienst. Daar blijven de archieven onder klimatologisch
verantwoorde condities voor onbepaalde tijd bewaard als onderdeel van het nationale
culturele erfgoed, openbaar voor raadpleging en historisch onderzoek.
De handelingen die niet voldoen aan een van de selectiecriteria worden aangemerkt
met V, wat staat voor vernietigen. De neerslag van ieder van deze handelingen krijgt
een vernietigingstermijn. De archiefvormende organisatie bepaalt daarvan zelf de duur,
die afhankelijk van de belangen van verantwoording en bedrijfsvoering doorgaans uiteenloopt
van 1 tot 20 jaar.
Wanneer een handeling geselecteerd wordt voor overbrenging naar de Rijksarchiefdienst,
dan wordt in principe de complete neerslag van die handeling bewaard. Een reconstructie
van het overheidshandelen zou immers niet lukken wanneer alleen de eindproducten bewaard
werden. Zo is van bv. regelingen en beleidsnota's juist de totstandkomingsfase interessant,
vanwege de aanvankelijke bedoelingen, de discussies en de afgekeurde versies.
Algemene selectiecriteria
De cultuurhistorische waarde van handelingen wordt getoetst aan de onderstaande algemene
selectiecriteria. Wanneer een handeling aan een van de onderstaande criteria voldoet,
dan komt de neerslag ervan in aanmerking voor overbrenging naar de Rijksarchiefdienst
(B).
|
Algemene selectiecriteria
|
Toelichting
|
|
1. Handelingen die betrekking hebben op de voorbereiding en bepaling van het beleid
op hoofdlijnen
|
Agendavorming, analyse van informatie, beleidsadvisering, beleidsvoorbereiding of
-planning, besluitvorming over de inhoud van beleid, terugkoppeling van beleid. Zowel
de keuze als despecificatie van de doeleinden en instrumenten
|
|
2. Handelingen die betrekking hebben op de evaluatie van het beleid op hoofdlijnen
|
Beschrijving en beoordeling van de inhoud, het proces of de effecten van beleid, toetsing
van en toezicht op beleid.Niet perse leidend tot consequenties zoals bij terugkoppeling
van beleid
|
|
3. Handelingen die betrekking hebben op de verantwoording aan andere actoren van de
hoofdlijnen van het beleid
|
Ook verslaglegging ten aanzien van de beleidsmatige hoofdlijnen
|
|
4. Handelingen die betrekking hebben op de (her)inrichting van organisaties belast
met het beleid op hoofdlijnen
|
Instelling, wijziging, opheffing en werkwijze van organen, organisaties of on derdelen
daarvan
|
|
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen
plaatsvindt
|
Onder beleidsuitvoering wordt de toepassing verstaan van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken
|
|
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen, voor zover
die in direct verband staan met voor Nederland bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten
|
Zoals wanneer de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of innoodsituaties
|
Uitzondering op de algemene selectiecriteria
De neerslag van handelingen die als vernietigbaar zijn aangemerkt kan soms worden
uitgezonderd van vernietiging. Deze mogelijkheid gaat terug op artikel 5, onder e,
van het Archiefbesluit 1995. Het gaat om bestanden die samenhangen met personen en/of
gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang. De toepassing van
dit uitzonderingscriterium vindt plaats gedurende de bewerking voor overbrenging en
in overleg tussen de zorgdrager, het Algemeen Rijksarchief en de bewerkers.
