Instelling Directie Communicatie, Documentatie en Bibliotheek

[Regeling vervallen per 01-02-2005.]
Geraadpleegd op 20-04-2024.
Geldend van 01-01-1993 t/m 31-01-2005

Origineel opschrift en aanhef

Instelling Directie Communicatie, Documentatie en Bibliotheek

De Minister van Binnenlandse Zaken,

Besluit:

I.

[Regeling vervallen per 01-02-2005]

Er is een Directie Communicatie, Documentatie en Bibliotheek. De directeur ressorteert rechtstreeks onder de secretaris-generaal.

II.

[Regeling vervallen per 01-02-2005]

De Directie Communicatie, Documentatie en Bibliotheek bestaat uit:

• 1. de directeur

• 2. het stafbureau

• 3. de afdeling Communicatiemanagement en Persvoorlichting

• 4. de afdeling Toepassing Communicatiemiddelen

• 5. het bureau coördinatie externe contacten

• 6. de hoofdafdeling Documentatie en Bibliotheek, bestaande uit:

  • 6.1 de chef van de hoofdafdeling

  • 6.2 de afdeling Bibliotheek

  • 6.3 de afdeling Documentatie

  • 6.4 de afdeling Literatuuronderzoek

III.

[Regeling vervallen per 01-02-2005]

De onder II, punt 2 tot en met 6, genoemde organisatie-eenheden zijn belast met de volgende taken.

• III.2 Het Stafbureau

  • a. Het geven van ondersteuning aan de Directie op het gebied van algemene beleidsmatige aangelegenheden, voorzover niet communicatie-inhoudelijk;

  • b. Het coördineren van de kwaliteitsbeheersing m.b.t. de communicatie, i.h.b. de communicatie-plannen en -onderzoek;

  • c. Het coördineren van het beheer van de Directie;

  • d. Het geven van de administratieve ondersteuning aan de gehele Directie.

• III.3 De afdeling Communicatie-management en Persvoorlichting

  • a. Het ontwikkelen en bewaken van een communicatiebeleid voor het ministerie als geheel en de sectoren afzonderlijk;

  • b. het adviseren van departementale instanties omtrent gebruik en strategische inzet van communicatie als onderdeel van het departementale beleid;

  • c. het adviseren van de ambtelijke en politieke leiding van het departement over een doeltreffend en doelmatig gebruik van pers- en publieksvoorlichting op basis van het BiZa-communicatiebeleid;

  • d. de coördinatie van de uitvoering van de communicatieprogramma's, waarbij de inhoudelijke verantwoordelijkheid bij de communicatiemanagers/voorlichters ligt;

  • e. het afstemmen van intersectorale en interdepartementale communicatietrajecten;

  • f. het bevorderen van een juiste, duidelijke en zo volledig mogelijke weergave in de media van het BiZa-beleid en van de argumenten die aan dat beleid ten grondslag liggen;

  • g. het begeleiden en adviseren van bewindspersonen en beleidsfunctionarissen bij hun optreden naar buiten en in contacten met de pers;

  • h. het bevorderen van goede contacten van het ministerie met de pers en maatschappelijke organisaties.

• III.4 De afdeling Toepassing Communicatiemiddelen

  • a. Het leveren van een bijdrage aan de opstelling en uitvoering van communicatieplannen;

  • b. het adviseren van de communicatiemanagers – en via hen de sectoren – over gebruik en vervaardiging van communicatiemiddelen, ook in onderlinge samenhang en werking;

  • c. het begeleiden van de produktie van communicatiemiddelen, waaronder in- en externe periodieken, voorlichtingsdrukwerk, audiovisuele produkties e.d.;

  • d. het in overleg met de Rijksvoorlichtingsdienst en communicatiemanagers selecteren van externe uitvoerders;

  • e. het verzorgen van de distributie en beheer van communicatiemiddelen;

  • f. het bewaken van de huisstijl;

  • g. het sturen van de Desktop-Publishing-activiteiten binnen het departement.

• III.5 Het bureau coördinatie externe contacten

  • a. Het coördineren van externe optredens van bewindspersonen;

  • b. het coördineren van de representatie van het ministerie;

  • c. het leidinggeven aan de medewerkers van de receptie van Binnenlandse Zaken, die als taak hebben:

    • -

      het ontvangen van bezoekers;

    • -

      het uitvoeren van lichte administratieve werkzaamheden ten behoeve van de Directie.

• III.6.1 De hoofdafdeling heeft naast de in III.6.2. genoemde taken een coördinerende taak voor het departement met inbegrip van de daaronder ressorterende diensten met betrekking tot:

  • -

    het aanschaffen, toegankelijk maken en houden van publicaties in meer verschijningsvormen;

  • -

    het functioneel beheer en gebruik van geautomatiseerde literatuurinformatiebestanden.

• III.6.2 De onder III.6.2. tot en met II.6.4. genoemde organisatie-eenheden zijn belast met de volgende taken:

  • afdeling Bibliotheek

    • -

      het verwerven, beschrijven en beheren van publikaties in overeenstemming met het aanschafbeleid;

    • -

      het verstrekken van informatie over en uit de aangeschafte publikaties;

    • -

      het attenderen op de aangeschafte publikaties;

    • -

      het verzorgen van de (post)leenverkeer;

    • -

      het ter inzage leggen van en verstrekken van informatie over publikaties mede ter uitvoering van de Wet openbaarheid van bestuur;

    • -

      het beheren van de openbare leeszaal;

    • -

      het onderhouden van in- en externe contacten t.a.v. genoemde werksoorten en diensten;

    • -

      het verzorgen van de eerstelijns Publieksvoorlichting;

    • -

      het verzorgen van de voorlichting aan ambtenaren t.a.v. BiZa-publicaties.

  • afdeling Documentatie

    • -

      het selecteren en ontsluiten van publikaties;

    • -

      het invoeren van beschrijvingen van de geselecteerde publicaties in het geautomatiseerde literatuurinformatiesysteem;

    • -

      het op daartoe gepaste wijze verstrekken van informatie uit en over de vastgelegde publikaties;

    • -

      het beheren en onderhouden van het trefwoordensysteem;

    • -

      het beheren en onderhouden van het geautomatiseerde literatuursysteem;

    • -

      het verzorgen van regelmatig verschijnende publikaties ter attendering van belanghebbenden;

    • -

      het geven van adviezen op het gebied van de collectievorming aan de afdeling Bibliotheek;

    • -

      het onderhouden van in- en externe contacten m.b.t. documentaire informatievoorziening.

  • afdeling Literatuuronderzoek

    • -

      het verrichten van literatuuronderzoek;

    • -

      het verzorgen van publikaties ter attendering en ondersteuning van belanghebbenden zowel op verzoek als op eigen initiatief;

    • -

      het participeren in (departementale) overlegsituaties;

    • -

      het begeleiden en coördineren van aan derden uit te besteden literatuuronderzoek;

    • -

      het geven van adviezen op de gebieden van collectievorming, thesaurusbeheer en de selectie van publikaties ten behoeve van het literatuurinformatiesysteem;

    • -

      het verrichten van taken op het terrein van de ontwikkeling van de documentaire dienstverlening.

IV.

[Regeling vervallen per 01-02-2005]

Ingetrokken worden de beschikkingen van 1 november 1983, Kabinet nr. U 434CF8300535 en van 31 mei 1990 nr. V90/80.

V.

[Regeling vervallen per 01-02-2005]

Deze beschikking treedt in werking op 1 januari 1993.

VI.

[Regeling vervallen per 01-02-2005]

Afschrift van deze beschikking zal worden gezonden aan de Algemene Rekenkamer en aan

• -

  de directeur-generaal;

• -

  chefs van de directie, (staf- en hoofd)afdelingen, diensten, inspecties en rechtstreeks onder de secretaris-generaal ressorterende bureaus;

• -

  de Inspectie der Rijksfinanciën;

• -

  de Centrale Accountantsdienst van het ministerie van Financiën;

• -

  de beveiligingsambtenaar.

Origineel slotformulier en ondertekening

's-Gravenhage, 3 december 1992

De

Minister

van Binnenlandse Zaken,

C. I. Dales