Algemeen Reglement van de Wereldpostunie, Doha, 11-10-2012

Geraadpleegd op 29-04-2024.
Geldend van 01-01-2014 t/m 01-08-2017

Algemeen Reglement van de Wereldpostunie

Authentiek : EN

General Regulations of the Universal Postal Union

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

(Recast and adopted by the 2012 Doha Congress)

The undersigned plenipotentiaries of the Governments of member countries of the Union, having regard to article 22.2 of the Constitution of the Universal Postal Union, concluded at Vienna on 10 July 1964, have, by common consent, and subject to article 25.4 of the Constitution, drawn up in these General Regulations the following provisions securing the application of the Constitution and the functioning of the Union.

CHAPTER I. ORGANIZATION, FUNCTIONS AND OPERATION OF CONGRESSES, THE COUNCIL OF ADMINISTRATION, THE POSTAL OPERATIONS COUNCIL AND THE CONSULTATIVE COMMITTEE

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

SECTION 1. CONGRESS

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Article 101. Organization and convening of Congresses and Extraordinary Congresses (Const. 14, 15)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The representatives of member countries shall meet in Congress not later than four years after the end of the year during which the preceding Congress took place.

• 2 Each member country shall arrange for its representation at Congress by one or more plenipotentiaries furnished by their Government with the necessary powers. It may, if need be, arrange to be represented by the delegation of another member country. Nevertheless it shall be understood that a delegation may represent only one member country other than its own.

• 3 In principle, each Congress shall designate the country in which the next Congress will be held. If that designation proves inapplicable, the Council of Administration shall be authorized to designate the country where Congress is to meet, after consultation with the latter country.

• 4 After consultation with the International Bureau, the host Government shall fix the definitive date and the precise locality of Congress. In principle one year before that date, the host Government shall send an invitation to the Government of each member country of the Union. This invitation may be sent direct or through the intermediary of another Government or through the Director General of the International Bureau.

• 5 When a Congress has to be convened without a host Government, the International Bureau, with the agreement of the Council of Administration and after consultation with the Government of the Swiss Confederation, shall take the necessary steps to convene and organize the Congress in the country in which the seat of the Union is situated. In this event, the International Bureau shall perform the functions of the host government.

• 6 The meeting place of an Extraordinary Congress shall be fixed, after consultation with the International Bureau, by the member countries which have initiated that Congress.

• 7 Paragraphs 2 to 5 and article 102 shall be applicable by analogy to Extraordinary Congresses.

Article 102. Right to vote at Congress

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Each member country shall be entitled to one vote, subject to the sanctions provided for in article 149.

Article 103. Functions of Congress

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 On the basis of proposals by member countries, the Council of Administration and the Postal Operations Council, Congress shall:

  • 1.1 determine the general principles for achieving the object and purpose of the Union set out in the Preamble and article 1 of the Constitution;

  • 1.2 consider and adopt, where appropriate, proposals for amendments to the Constitution, General Regulations, Convention and Agreements submitted by member countries and the Councils, in accordance with article 29 of the Constitution and article 138 of the General Regulations;

  • 1.3 set the date for the entry into force of the Acts;

  • 1.4 adopt its Rules of Procedure and the amendments to those Rules;

  • 1.5 consider the comprehensive reports on the work of the Council of Administration, the Postal Operations Council and the Consultative Committee, covering the period from the previous Congress, presented by these respective bodies in accordance with articles 111, 117 and 125 of the General Regulations;

  • 1.6 adopt the Union’s strategy;

  • 1.7 fix the maximum amount of the Union’s expenditure, in accordance with article 21 of the Constitution;

  • 1.8 elect the member countries to sit on the Council of Administration and the Postal Operations Council;

  • 1.9 elect the Director General and Deputy Director General;

  • 1.10 set in a Congress resolution the ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian.

• 2 Congress, as the supreme body of the Union, shall deal with such other questions concerning postal services.

Article 104. Rules of Procedure of Congresses (Const. 14)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 For the organization of its work and the conduct of its debates, Congress shall apply its Rules of Procedure.

• 2 Each Congress may amend its Rules of Procedure under the conditions laid down in those Rules of Procedure.

Article 105. Observers to the Union’s bodies

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The following entities shall be invited to participate in the plenary sessions and committee meetings of Congress, the Council of Administration and the Postal Operations Council as observers:

  • 1.1 representatives of the United Nations;

  • 1.2 Restricted Unions;

  • 1.3 members of the Consultative Committee;

  • 1.4 entities authorized to attend Union meetings as observers by virtue of a resolution or decision of Congress.

• 2 The following entities, if duly designated by the Council of Administration in accordance with article 107.1.12 shall be invited to attend specific meetings of Congress as ad hoc observers:

  • 2.1 specialized agencies of the United Nations and other intergovernmental organizations;

  • 2.2 any international body, any association or enterprise, or any qualified person.

• 3 In addition to the observers defined in paragraph 1 of this article, the Council of Administration and the Postal Operations Council may designate ad hoc observers to attend their meetings in accordance with their Rules of Procedure, when this is in the interests of the Union and its bodies.

SECTION 2. COUNCIL OF ADMINISTRATION (CA)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Article 106. Composition and functioning of the CA (Const. 17)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Council of Administration shall consist of forty-one members who shall exercise their functions during the period between two successive Congresses.

• 2 The chairmanship shall devolve by right on the host member country of Congress. If that member country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect to the chairmanship one of the members belonging to the geographical group of the host member country.

• 3 The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership is renewed at each Congress; no member country may be chosen by three successive Congresses.

• 4 Each member of the Council of Administration shall appoint its representative, who shall be competent in postal matters. The members of the Council of Administration shall take an active part in its work.

• 5 The office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.

Article 107. Functions of the CA

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Council of Administration shall have the following functions:

  • 1.1 Supervises all the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition.

  • 1.2 Promotes, coordinates and supervises all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation.

  • 1.3 Examines the draft quadrennial UPU business plan approved by Congress, and finalizes it by bringing the activities set out in the draft plan for the four-year period into line with the actual resources available. The plan should also, if appropriate, be in line with the results of the prioritization process carried out by Congress. The finalized version of the quadrennial business plan, completed and approved by the CA, will then form the basis for the preparation of the annual UPU Programme and Budget as well as for the annual operating plans to be drawn up and implemented by the CA and POC.

  • 1.4 Considers and approves the annual programme and budget and the accounts of the Union, while taking into account the final version of the UPU Business Plan, as described in article 107.1.3.

  • 1.5 Authorizes the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 145.3 to 5.

  • 1.6 Authorizes election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 150.6.

  • 1.7 Authorizes a change of geographical group if it is so requested by a member country, taking into account the views expressed by the member countries which are members of the geographical groups concerned.

  • 1.8 Creates or abolishes International Bureau posts taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed.

  • 1.9 Decides on the contacts to be established with member countries in order to carry out its functions.

  • 1.10 After consulting the Postal Operations Council, decides on the relations to be established with the organizations which are not observers within the meaning of article 105.1.

  • 1.11 Considers and approves the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and takes the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them.

  • 1.12 Designates in due course, after consulting the Postal Operations Council and the Secretary General, the specialized agencies of the United Nations, international organizations, associations, enterprises and qualified persons to be invited as ad hoc observers to specific meetings of Congress and its Committees when this is in the interest of the Union or the work of the Congress and instructs the Director General of the International Bureau to issue the necessary invitations.

  • 1.13 Designates the member country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101.3.

  • 1.14 Determines in due course and after consulting the Postal Operations Council the number of Committees required to carry out the work of Congress, and specifies their functions.

  • 1.15 Designates, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared:

    • 1.15.1 to assume the vice-chairmanships of Congress and the chairmanships and vice-chairmanships of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and

    • 1.15.2 to sit on the Restricted Committees of the Congress.

  • 1.16 Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.

  • 1.17 Considers and approves, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.

  • 1.18 Studies, at the request of Congress, the Postal Operations Council or member countries, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by member countries between Congresses.

  • 1.19 Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140.

  • 1.20 Submits subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 113.1.6.

  • 1.21 Reviews and approves, in consultation with the Postal Operations Council, the draft Strategy for presentation to Congress.

  • 1.22 Receives and discusses reports and recommendations from the Consultative Committee and considers recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.

  • 1.23 Provides control over the activities of the International Bureau.

  • 1.24 Approves the annual report on the work of the Union and the annual Financial Operating Reports prepared by the International Bureau and, where appropriate, furnishes observations on them.

  • 1.25 Establishes principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter-post items), follows closely the study of these questions, and reviews and approves, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions.

  • 1.26 Approves, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.

  • 1.27 Considers the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council.

  • 1.28 Approves the four-yearly report prepared by the International Bureau in consultation with the Postal Operations Council, on the performance of member countries in respect of the execution of the Union Strategy approved by the preceding Congress, for submission to the following Congress.

  • 1.29 Establishes the framework for the organization of the Consultative Committee and concurs in the organization of the Consultative Committee, in accordance with the provisions of article 122.

  • 1.30 Establishes criteria for membership of the Consultative Committee and approves or rejects applications for membership in accordance with those criteria, ensuring that action on the applications is accomplished through an expedited process between meetings of the Council of Administration.

  • 1.31 Lays down the Financial Regulations of the Union.

  • 1.32 Lays down the rules governing the Reserve Fund.

  • 1.33 Lays down the rules governing the Special Fund.

  • 1.34 Lays down the rules governing the Special Activities Fund.

  • 1.35 Lays down the rules governing the Voluntary Fund.

  • 1.36 Lays down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials.

  • 1.37 Lays down the Regulations of the Social Fund.

  • 1.38 Exercises, within the context of article 152, overall supervision of the creation and activities of user-funded subsidiary bodies.

Article 108. Organization of CA sessions

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 At its constituent meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairmen from among its members and draw up its Rules of Procedure.

• 2 On convocation by its Chairman, the Council of Administration shall meet in principle once a year, at Union headquarters.

• 3 The Chairman and Vice-Chairmen and the Committee Chairmen and Vice-Chairmen of the Council of Administration shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration. It shall approve, on behalf of the Council of Administration, the annual report prepared by the International Bureau on the work of the Union and it shall take on any other task which the Council of Administration decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.

• 4 The Chairman of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Postal Operations Council.

• 5 The Chairman of the Consultative Committee shall represent that organization at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.

Article 109. Observers

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Observers

  • 1.1 To ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Postal Operations Council may designate representatives to attend Council of Administration meetings as observers.

  • 1.2 Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration, without the right to vote:.

• 2 Principles

  • 2.1 For logistical reasons, the Council of Administration may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

  • 2.2 Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair Working Parties and Project Teams when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.

  • 2.3 In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.

Article 110. Reimbursement of travel expenses

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The travel expenses of the representative of each of the members of the Council of Administration participating in its meetings shall be borne by his member country. However, the representative of each of the member countries classified as developing or least developed countries according to the lists established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket. The same entitlement shall be granted to each member of its Committees, Working Parties or other bodies when these meet outside Congress and the sessions of the Council.

Article 111. Information on the activities of the CA

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 After each session, the Council of Administration shall inform the member countries and their designated operators, the Restricted Unions and the members of the Consultative Committee about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions.

• 2 The Council of Administration shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries of the Union, their designated operators and the members of the Consultative Committee at least two months before the opening of Congress.

SECTION 3. POSTAL OPERATIONS COUNCIL (POC)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Article 112. Composition and functioning of the POC

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Postal Operations Council shall consist of forty members who shall exercise their functions during the period between successive Congresses.

• 2 The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. Twenty-four seats shall be reserved for developing member countries and sixteen seats for developed member countries. At least one third of the members shall be renewed at each Congress.

• 3 Each member of the Postal Operations Council shall appoint its representative, who shall have responsibilities for delivering services mentioned in the Acts of the Union. The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work.

• 4 The operational expenses of the Postal Operations Council shall be borne by the Union. Its members shall not receive any payment.

Article 113. Functions of the POC

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Postal Operations Council shall have the following functions:

  • 1.1 Coordinates practical measures for the development and improvement of international postal services.

  • 1.2 Takes, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.

  • 1.3 Decides on the contacts to be established with member countries and their designated operators in order to carry out its functions.

  • 1.4 Takes the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain member countries and their designated operators in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to the postal services.

  • 1.5 Takes, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and their designated operators and in particular with the new and developing countries and their designated operators.

  • 1.6 Examines any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any member country or designated operator.

  • 1.7 Receives and discusses reports as well as recommendations from the Consultative Committee and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, to examines and comments on recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.

  • 1.8 Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.

  • 1.9 Conducts the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to all member countries or their designated operators, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel-post rates, and the posting abroad of letter-post items), and prepares information, opinions and recommendations for action on them.

  • 1.10 Provides input to the Council of Administration for the development of the draft Strategy to be submitted to Congress.

  • 1.11 Studies teaching and vocational training problems of interest to member countries and their designated operators, as well as to the new and developing countries.

  • 1.12 Studies the present position and needs of the postal services in the new and developing countries and prepares appropriate recommendations on ways and means of improving the postal services in those countries.

  • 1.13 Revises the Regulations of the Union within six months following the end of the Congress unless the latter decides otherwise; in case of urgent necessity, the Postal Operations Council may also amend the said Regulations at other sessions; in both cases, the Postal Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle.

  • 1.14 Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter’s competence.

  • 1.15 Examines, at the request of a member country, any proposal which that member country forwards to the International Bureau under article 139, prepares observations on it and instructs the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the member countries.

  • 1.16 Recommends, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the member countries, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.

  • 1.17 Prepares and issues, in the form of recommendations to member countries and designated operators, standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set.

  • 1.18 Establishes the framework for the organization of user-funded subsidiary bodies and concurs in the organization of these bodies in accordance with the provisions of article 152.

  • 1.19 Receives and discusses reports from the user-funded subsidiary bodies on an annual basis.

Article 114. Organization of POC sessions

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chairman, a Vice-Chairman, and the Committee Chairmen and draw up its Rules of Procedure.

• 2 In principle, the Postal Operations Council shall meet every year at Union headquarters. The date and place of the meeting shall be fixed by its Chairman in agreement with the Chairman of the Council of Administration and the Director General of the International Bureau.

• 3 The Chairman and Vice-Chairman and the Committee Chairmen and Vice-Chairmen of the Postal Operations Council shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.

• 4 On the basis of the Union Strategy adopted by Congress and, in particular, the part relating to the strategies of the permanent bodies of the Union, the Postal Operations Council shall, at its session following Congress, prepare a basic work programme containing a number of tactics aimed at implementing the strategies. This basic work programme, which shall include a limited number of projects on topical subjects of common interest, shall be revised annually in the light of new realities and priorities.

• 5 The Chairman of the Consultative Committee shall represent that organization at meetings of the Postal Operations Council when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.

Article 115. Observers

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Observers

  • 1.1 In order to ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Council of Administration may designate representatives to attend Postal Operations Council meetings as observers.

  • 1.2 Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Postal Operations Council, without the right to vote:.

• 2 Principles

  • 2.1 For logistical reasons, the Postal Operations Council may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

  • 2.2 Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair Working Parties and Project Teams when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.

  • 2.3 In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.

Article 116. Reimbursement of travel expenses

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Travelling and living expenses incurred by representatives of member countries participating in the Postal Operations Council shall be borne by these member countries. However, the representative of each of the member countries considered to be disadvantaged according to the lists established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket.

Article 117. Information on the activities of the POC

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 After each session, the Postal Operations Council shall inform the member countries and their designated operators, the Restricted Unions and the members of the Consultative Committee about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions.

• 2 The Postal Operations Council shall prepare for the Council of Administration an annual report on its work.

• 3 The Postal Operations Council shall make to Congress a comprehensive report on its work, including reports on user-funded subsidiary bodies as provided for in article 152, and send it to member countries of the Union, their designated operators and members of the Consultative Committee at least two months before the opening of Congress.

SECTION 4. CONSULTATIVE COMMITTEE (CC)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Article 118. Aim of the CC

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The aim of the Consultative Committee is to represent the interests of the wider international postal sector, and to provide a framework for effective dialogue between stakeholders.

Article 119. Composition of the CC

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Consultative Committee shall consist of:

  • 1.1 non-governmental organizations representing customers, delivery service providers, organizations of workers, suppliers of goods and services to the postal services sector and like organizations of individuals and companies which have an interest in supporting the mission and objectives of the Union. Where such organizations are registered, they must be registered in a member country of the Union;

  • 1.2 members designated by the Council of Administration from among its members;

  • 1.3 members designated by the Postal Operations Council from among its members.

• 2 The operational costs of the Consultative Committee shall be shared by the Union and members of the Committee as determined by the Council of Administration.

• 3 The members of the Consultative Committee shall not receive remuneration or any other compensation.

Article 120. Membership of the CC

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Apart from members designated by the Council of Administration and the Postal Operations Council, membership of the Consultative Committee shall be determined through a process of application and acceptance established by the Council of Administration, carried out in accordance with article 107.1.30.

• 2 Each member of the Consultative Committee shall appoint its own representative.

Article 121. Functions of the CC

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Consultative Committee shall have the following functions:

  • 1.1 Examines documents and reports of the Council of Administration and the Postal Operations Council. In exceptional circumstances, the right to receive certain texts and documents may be restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chairman. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration, and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council, where appropriate.

  • 1.2 Conducts and contributes to studies of issues of importance to the Consultative Committee’s members.

  • 1.3 Considers issues affecting the postal services sector and issues reports on such issues.

  • 1.4 Provides input to the work of the Council of Administration and the Postal Operations Council, including submitting reports and recommendations and giving opinions at the request of the two Councils.

  • 1.5 Makes recommendations to Congress, subject to the approval of the Council of Administration and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, subject to examination and comment by the Postal Operations Council.

Article 122. Organization of the CC

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Consultative Committee shall reorganize itself after each Congress in accordance with the framework established by the Council of Administration. The Chairman of the Council of Administration shall preside at the organizational meeting of the Consultative Committee, which shall elect its Chairman at that meeting.

• 2 The Consultative Committee shall determine its internal organization and shall draw up its own rules of procedure, taking into account the general principles of the Union and subject to the concurrence of the Council of Administration after having consulted the Postal Operations Council.

• 3 The Consultative Committee shall meet once a year. In principle, the meetings will be held at Union headquarters at the same time as meetings of the Postal Operations Council. The date and location of each meeting shall be fixed by the Chairman of the Consultative Committee, in agreement with the Chairmen of the Council of Administration and the Postal Operations Council and the Director General of the International Bureau.

Article 123. Representatives of the Consultative Committee at the Council of Administration, the Postal Operations Council and Congress

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 In order to ensure effective liaison with the bodies of the Union, the Consultative Committee may designate representatives to attend meetings of Congress, the Council of Administration, and the Postal Operations Council, and their respective Committees, as observers without the right to vote.

• 2 Members of the Consultative Committee are invited to plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council in accordance with article 105. They may also participate in the work of project teams and working groups under terms established in articles 109.2.2 and 115.2.2.

• 3 The Chairman of the Council of Administration and the Chairman of the Postal Operations Council shall represent those bodies at meetings of the Consultative Committee when the agenda of such meetings contains questions of interest to those bodies.

Article 124. CC observers

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Other member countries of the Union and the observers and ad hoc observers referred to in article 105 may participate in the sessions of the Consultative Committee, without the right to vote.

• 2 For logistical reasons, the Consultative Committee may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

• 3 In exceptional circumstances, observers and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.

Article 125. Information on the activities of the CC

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 After each session, the Consultative Committee shall inform the Council of Administration and the Postal Operations Council of its activities by sending to the Chairmen of those bodies, inter alia, a summary record of its meetings and its recommendations and views.

• 2 The Consultative Committee shall make to the Council of Administration an annual activity report, with a copy to the Postal Operations Council. This report shall be included in the documentation of the Council of Administration provided to member countries of the Union, to their designated operators and to the Restricted Unions, in accordance with article 111.

• 3 The Consultative Committee shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries and their designated operators at least two months before the opening of Congress.

CHAPTER II. INTERNATIONAL BUREAU

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

SECTION 1. ELECTION AND DUTIES OF THE DIRECTOR GENERAL AND DEPUTY DIRECTOR GENERAL OF THE INTERNATIONAL BUREAU

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Article 126. Election of the Director General and Deputy Director General of the International Bureau

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Director General and the Deputy Director General of the International Bureau shall be elected by Congress for the period between two successive Congresses, the minimum duration of their term of office being four years. Their term of office shall be renewable once only. Unless Congress decides otherwise, the date on which they take up their duties shall be fixed at 1 January of the year following that in which Congress is held.

• 2 At least seven months before the opening of Congress, the Director General of the International Bureau shall send a memorandum to the Governments of member countries inviting them to submit their applications, if any, for the posts of Director General and Deputy Director General and indicating at the same time whether the Director General and Deputy Director General in office are interested in a renewal of their initial term of office. The applications, accompanied by a curriculum vitae, must reach the International Bureau at least two months before the opening of Congress. The candidates must be nationals of the member countries which put them forward. The International Bureau shall prepare the election documents for Congress. The election of the Director General and that of the Deputy Director General shall take place by secret ballot, the first election being for the post of Director General.

• 3 If the post of Director General falls vacant, the Deputy Director General shall take over the functions of Director General until the expiry of the latter’s term of office; he shall be eligible for election to that post and shall automatically be accepted as a candidate, provided that his initial term of office as Deputy Director General has not already been renewed once by the preceding Congress and that he declares his interest in being considered as a candidate for the post of Director General.

• 4 If the posts of Director General and Deputy Director General fall vacant at the same time, the Council of Administration shall elect, on the basis of the applications received following notification of the vacancies, a Deputy Director General for the period extending up to the next Congress. With regard to the submission of applications, paragraph 2 shall apply by analogy.

• 5 If the post of Deputy Director General falls vacant, the Council of Administration shall, on the proposal of the Director General, instruct one of the grade D 2 Directors at the International Bureau to take over the functions of Deputy Director General until the following Congress.

Article 127. Duties of the Director General

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Director General shall organize, administer and direct the International Bureau, of which he is the legal representative.

• 2 Regarding the classification of posts, appointments and promotions:

  • 2.1 the Director General shall be empowered to classify posts in grades G 1 to D 2 and to appoint and promote officials in those grades.

  • 2.2 for appointments in grades P 1 to D 2, he shall consider the professional qualifications of the candidates recommended by the member countries of which the candidates are nationals or in which they exercise their professional activities, taking into account equitable geographical distribution with respect to continents and languages. D 2 posts shall as far as possible be filled by candidates from different regions and from regions other than those from which the Director General and Deputy Director General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau. In the case of posts requiring special qualifications, the Director General may seek applications from outside;

  • 2.3 he shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D 2, D 1 and P 5 posts must be nationals of different member countries of the Union;

  • 2.4 for the promotion of an official of the International Bureau to grades D 2, D 1 and P 5, he shall not be bound to apply the same principle as under 2.3;

  • 2.5 the requirements of equitable geographical and language distribution shall rank behind merit in the recruitment process;

  • 2.6 the Director General shall inform the Council of Administration once a year of appointments and promotions in grades P 4 to D 2.

• 3 Furthermore, the Director General shall have the following duties:

  • 3.1 acts as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union;

  • 3.2 notifies the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries;

  • 3.3 notifies all member countries and their designated operators of the Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council;

  • 3.4 prepares the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and submits it in due course to the Council of Administration for consideration; communicates the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and executes it;

  • 3.5 executes the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to him by the Acts;

  • 3.6 takes action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available;

  • 3.7 submits suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council;

  • 3.8 following the close of Congress, submits proposals to the Postal Operations Council concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions, in accordance with the Rules of Procedure of the Postal Operations Council;

  • 3.9 prepares, for the Council of Administration and on the basis of directives issued by the Councils, the draft Union Strategy to be submitted to Congress;

  • 3.10 prepares, for approval by the Council of Administration, a four-yearly report on the member countries’ performance in respect of the Union Strategy approved by the preceding Congress, which will be submitted to the following Congress;

  • 3.11 ensures the representation of the Union;

  • 3.12 acts as an intermediary in relations between:

    • 3.12.1 the UPU and the Restricted Unions;

    • 3.12.2 the UPU and the United Nations;

    • 3.12.3 the UPU and the international organizations whose activities are of interest to the Union;

    • 3.12.4 the UPU and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work;

  • 3.13 assumes the duties of Secretary General of the bodies of the Union and supervises in this capacity, taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular:

    • 3.13.1 the preparation and organization of the work of the Union’s bodies;

    • 3.13.2 the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes;

    • 3.13.3 the functioning of the secretariat at meetings of the Union’s bodies;

  • 3.14 attends the meetings of the bodies of the Union and takes part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented.

Article 128. Duties of the Deputy Director General

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Deputy Director General shall assist the Director General and shall be responsible to him.

• 2 If the Director General is absent or prevented from discharging his duties, the Deputy Director General shall exercise his functions. The same shall apply in the case of a vacancy in the post of Director General as mentioned in article 126.3.

SECTION 2. SECRETARIAT OF THE UNION BODIES AND THE CONSULTATIVE COMMITTEE

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Article 129. General remarks

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The secretariat of the Union’s bodies and the Consultative Committee shall be provided by the International Bureau under the responsibility of the Director General.

Article 130. Preparation and distribution of documents of the Union bodies

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The International Bureau shall prepare and make available through the UPU website all the documents published on the occasion of each session. The International Bureau shall also indicate new e-document publications on the UPU website by means of an efficient web-signalling system.

Article 131. List of member countries (Const. 2)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The International Bureau shall prepare and keep up to date the list of member countries of the Union showing therein their contribution class, their geographical group and their position with respect to the Acts of the Union.

Article 132. Information. Opinions. Requests for explanation and amendment of the Acts. Inquiries. Role in the settlement of accounts (Const. 20; Gen. Regs 139, 140, 143)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The International Bureau shall be at all times at the disposal of the Council of Administration, the Postal Operations Council and member countries and their designated operators for the purpose of supplying them with any necessary information on questions relating to the service.

• 2 In particular it shall collect, collate, publish and distribute all kinds of information of interest to the international postal service, give an opinion, at the request of the parties involved, on questions in dispute, act on requests for explanation and amendment of the Acts of the Union and, in general, carry out such studies and editorial or documentary work as are assigned to it by those Acts or as may be referred to it in the interest of the Union.

• 3 It shall also conduct inquiries requested by member countries and their designated operators to obtain the views of other member countries and designated operators on a particular question. The result of an inquiry shall not have the status of a vote and shall not be formally binding.

• 4 It may act as a clearing house in the settlement of accounts of all kinds relating to the postal service.

• 5 The International Bureau shall ensure the confidentiality and security of commercial data provided by member countries and/or their designated operators for the performance of its duties arising from the Acts or decisions of the Union.

Article 133. Technical cooperation (Const. 1)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The International Bureau shall develop postal technical assistance in all its forms within the framework of international technical cooperation.

Article 134. Forms supplied by the International Bureau (Const. 20)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The International Bureau shall be responsible for arranging the manufacture of international reply coupons and for supplying them, at cost, to member countries or their designated operators ordering them.

Article 135. Acts of Restricted Unions and Special Agreements (Const. 8)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Two copies of the Acts of Restricted Unions and of Special Agreements concluded under article 8 of the Constitution shall be sent to the International Bureau by the offices of such Unions, or failing that, by one of the contracting parties.

• 2 The International Bureau shall see that the Acts of Restricted Unions and Special Agreements do not include conditions less favourable to the public than those which are provided for in the Acts of the Union. It shall notify the Council of Administration of any irregularity discovered through applying this provision.

• 3 The International Bureau shall inform member countries and their designated operators of the existence of the Restricted Unions and the Special Agreements mentioned above.

Article 136. Union periodical

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The International Bureau shall publish, with the aid of the documents made available to it, a periodical in Arabic, Chinese, English, French, German, Russian and Spanish.

Article 137. Annual report on the work of the Union (Const. 20; Gen. Regs 107.1.24)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The International Bureau shall make an annual report on the work of the Union, which shall be sent, after approval by the Management Committee of the Council of Administration, to member countries and/or designated operators, the Restricted Unions and the United Nations.

CHAPTER III. SUBMISSION, CONSIDERATION OF PROPOSALS, NOTIFICATION OF DECISIONS ADOPTED AND ENTRY INTO FORCE OF THE REGULATIONS AND OTHER DECISIONS ADOPTED

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Article 138. Procedure for submitting proposals to Congress (Const. 29)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Subject to the exceptions provided for in paragraphs 2 and 5, the following procedure shall govern the submission of proposals of all kinds to Congress by member countries:

  • 1.1 proposals which reach the International Bureau at least six months before the date fixed for Congress shall be accepted;

  • 1.2 no drafting proposal shall be accepted during the period of six months preceding the date fixed for Congress;

  • 1.3 proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between six and four months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least two member countries;

  • 1.4 proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between four and two months preceding the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least eight member countries; proposals which arrive after that time shall no longer be accepted;

  • 1.5 declarations of support must reach the International Bureau within the same period of time as the proposals to which they refer.

• 2 Proposals concerning the Constitution or the General Regulations shall reach the International Bureau not later than six months before the opening of Congress; any received after that date but before the opening of Congress shall not be considered unless Congress so decides by a majority of two thirds of the member countries represented at Congress and unless the conditions laid down in paragraph 1 are fulfilled.

• 3 Every proposal must, as a rule, have only one aim and contain only the changes justified by that aim. Similarly, each proposal liable to lead to significant costs for the Union shall be accompanied by an indication of its financial impact, prepared by the member country submitting the proposal, in consultation with the International Bureau, so that the financial resources needed for its implementation can be determined.

• 4 Drafting proposals shall be headed “Drafting proposal” by the member countries which submit them and shall be published by the International Bureau under a number followed by the letter R. Proposals which do not bear this indication but which, in the opinion of the International Bureau, deal only with drafting points shall be published with an appropriate annotation; the International Bureau shall draw up a list of these proposals for Congress.

• 5 The procedure prescribed in paragraphs 1 and 4 shall not apply either to proposals concerning the Rules of Procedure of Congresses or to amendments to proposals already made.

Article 139. Procedure for submitting proposals amending the Convention or the Agreements between Congresses

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 To be eligible for consideration, every proposal concerning the Convention or the Agreements submitted by a member country between Congresses shall be supported by at least two other member countries. Such proposals shall lapse if the International Bureau does not receive, at the same time, the necessary number of declarations of support.

• 2 These proposals shall be sent to other member countries through the intermediary of the International Bureau.

Article 140. Consideration of proposals amending the Convention or the Agreements between Congresses

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Every proposal concerning the Convention, the Agreements and their Final Protocols shall be subject to the following procedure: where a member country has sent a proposal to the International Bureau, the latter shall forward it to all member countries for examination. They shall be allowed a period of two months in which to examine the proposal and forward any observations to the International Bureau. Amendments shall not be admissible. Once these two months have elapsed, the International Bureau shall forward to member countries all the observations it has received and invite each member country to vote for or against the proposal. Member countries that have not sent in their vote within a period of two months shall be considered to have abstained. The aforementioned periods shall be reckoned from the dates of the International Bureau circulars.

• 2 If the proposal relates to an Agreement or its Final Protocol, only the member countries which are parties to that Agreement may take part in the procedure described in paragraph 1.

Article 141. Procedure for submitting proposals to the Postal Operations Council concerning the preparation of new Regulations in the light of decisions taken by Congress

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Regulations of the Universal Postal Convention and the Postal Payment Services Agreement shall be drawn up by the Postal Operations Council in the light of the decisions taken by Congress.

• 2 Proposals that are consequential on proposed amendments to the Convention or Postal Payment Services Agreement should be submitted to the International Bureau simultaneously with the Congress proposals to which they relate. They may be submitted by a single member country without the support of other member countries. Such proposals shall be distributed to all member countries no later than one month prior to Congress.

• 3 Other proposals concerning the Regulations for consideration by the Postal Operations Council in its preparation of the new Regulations within the six months following Congress shall be submitted to the International Bureau at least two months before Congress.

• 4 Proposals concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions that are submitted by member countries must reach the International Bureau no later than two months before the opening of the Postal Operations Council. Such proposals shall be distributed to all member countries and their designated operators no later than one month prior to the opening of the Postal Operations Council.

Article 142. Amendment of the Regulations by the Postal Operations Council

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Proposals for amending the Regulations shall be dealt with by the Postal Operations Council.

• 2 No support by a member country shall be required for submitting any proposal to amend the Regulations.

• 3 Such a proposal shall not be considered unless the Postal Operations Council agrees to its urgent necessity.

Article 143. Notification of decisions adopted between Congresses (Const. 29; Gen. Regs 139, 140, 142)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Amendments made to the Convention, the Agreements and the Final Protocols to those Acts shall be sanctioned by notification thereof to the Governments of member countries by the Director General of the International Bureau.

• 2 Amendments made to the Regulations and their Final Protocols by the Postal Operations Council shall be communicated to member countries and their designated operators by the International Bureau. The same shall apply to the interpretations referred to in article 38.3.2 of the Convention and in the corresponding provisions of the Agreements.

Article 144. Entry into force of the Regulations and of the other decisions adopted between Congresses

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Regulations shall come into force on the same date and shall have the same duration as the Acts laid down by Congress.

• 2 Subject to the provisions of paragraph 1, decisions on amending the Acts of the Union which are adopted between Congresses shall not take effect until at least three months after their notification.

CHAPTER IV. FINANCE

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Article 145. Fixing of the expenditure of the Union (Const. 21)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Subject to the provisions of paragraphs 2 to 6, the annual expenditure relating to the activities of bodies of the Union may not exceed 37,235,000 Swiss francs for the years 2013 to 2016.

• 2 The expenditure relating to the convening of the next Congress (travelling expenses of the secretariat, transport charges, cost of installing simultaneous interpretation equipment, cost of reproducing documents during the Congress, etc.) shall not exceed the limit of 2,900,000 Swiss francs.

• 3 The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraphs 1 and 2 to take account of increases in salary scales, pension contributions or allowances, including post adjustments, approved by the United Nations for application to its staff working in Geneva.

• 4 The Council of Administration shall also be authorized to adjust, each year, the amount of expenditure other than that relating to staff on the basis of the Swiss consumer price index.

• 5 Notwithstanding paragraph 1, the Council of Administration, or in case of extreme urgency, the Director General, may authorize the prescribed limits to be exceeded to meet the cost of major and unforeseen repairs to the International Bureau building, provided however that the amount of the increase does not exceed 125,000 Swiss francs per annum.

• 6 If the credits authorized in paragraphs 1 and 2 prove inadequate to ensure the smooth running of the Union, these limits may only be exceeded with the approval of the majority of the member countries of the Union. Any consultation shall include a complete description of the facts justifying such a request.

Article 146. Regulation of member countries’ contributions

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Countries which accede to the Union or are admitted to the status of members of the Union as well as those which leave the Union shall pay their contributions for the whole of the year during which their admission or withdrawal becomes effective.

• 2 Member countries shall pay their contributions to the Union’s annual expenditure in advance on the basis of the budget laid down by the Council of Administration. These contributions shall be paid not later than the first day of the financial year to which the budget refers. After that date, the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 6% per annum from the fourth month.

• 3 Where the arrears of mandatory contributions, not including interest, owed to the Union by a member country are equal to or more than the amount of the contributions of that member country for the preceding two financial years, such member country may irrevocably assign to the Union all or part of the credits owed it by other member countries, in accordance with the arrangements laid down by the Council of Administration. The conditions of this assignment of credit shall be determined by agreement reached between the member country, its debtors/creditors and the Union.

• 4 A member country which, for legal or other reasons, cannot make such an assignment must undertake to conclude a schedule for the amortization of its arrears.

• 5 Other than in exceptional circumstances, recovery of arrears of mandatory contributions owed to the Union may not extend over more than ten years.

• 6 In exceptional circumstances, the Council of Administration may release a member country from all or part of the interest owed if that country has paid the full capital amount of its debts in arrears.

• 7 A member country may also be released, within the framework of an amortization schedule approved by the Council of Administration for its accounts in arrears, from all or part of the interest accumulated or to accrue; such release shall, however, be subject to the full and punctual execution of the amortization schedule within an agreed period of ten years at most.

• 8 The provisions under paragraphs 3 to 7 apply by analogy to the translation costs billed by the International Bureau to member countries belonging to the language groups.

Article 147. Shortfalls in financing

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 A Reserve Fund shall be established with the Union to cover shortfalls in financing. Its amount shall be fixed by the Council of Administration. The Fund shall be maintained primarily from budget surpluses, and may also be used to balance the budget or reduce the amount of member countries’ contributions.

• 2 In case of temporary shortfalls in Union financing, the Government of the Swiss Confederation shall make the necessary short-term advances to the Union, on conditions fixed by mutual agreement.

Article 148. Supervision of book-keeping and accounting

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The Government of the Swiss Confederation shall supervise, without charge, the book-keeping and accounting of the International Bureau within the limits of the credits fixed by Congress.

Article 149. Automatic sanctions

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Any member country unable to make the assignment provided for in article 146.3 and which does not agree to submit to an amortization schedule proposed by the International Bureau in accordance with article 146.4, or which does not comply with such a schedule shall automatically lose its right to vote at Congress and at meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council and shall no longer be eligible for membership of these two Councils.

• 2 Automatic sanctions shall be lifted as a matter of course and with immediate effect as soon as the member country concerned has paid its arrears of mandatory contributions owed to the Union, in capital and interest, or has agreed to submit to a schedule for the amortization of the arrears.

Article 150. Contribution classes (Const. 21; Gen. Regs 131, 145, 146, 147 and 148)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Member countries shall contribute to defraying Union expenses according to the contribution class to which they belong. These classes shall be the following:

  • – class of 50 units;

  • – class of 45 units;

  • – class of 40 units;

  • – class of 35 units;

  • – class of 30 units;

  • – class of 25 units;

  • – class of 20 units;

  • – class of 15 units;

  • – class of 10 units;

  • – class of 5 units;

  • – class of 3 units;

  • – class of 1 unit;

  • – class of 0.5 unit, reserved for the least advanced countries as listed by the United Nations and for other countries designated by the Council of Administration.

• 2 Notwithstanding the contribution classes listed in paragraph 1, any member country may elect to contribute a higher number of units than that corresponding to the contribution class to which it belongs, for a minimum term equivalent to the period between Congresses. The announcement of a change shall be made at the latest at Congress. At the end of the period between Congresses, the member country shall return automatically to its original number of contribution units unless it decides to maintain its contribution of a higher number of units. The payment of additional contributions will increase the expenditure accordingly.

• 3 Member countries shall be included in one of the above-mentioned contribution classes upon their admission or accession to the Union, in accordance with the procedure laid down in article 21.4 of the Constitution.

• 4 Member countries may subsequently be placed in a lower contribution class, on condition that the request for this change is sent the International Bureau at least two months before the opening of Congress. Congress shall give a non-binding opinion on these requests for a change in contribution class. The member country shall be free to decide whether to follow the opinion of Congress. The final decision of the member country shall be transmitted to the International Bureau Secretariat before the end of Congress. This change request shall take effect on the date of the entry into force of the financial provisions drawn up by Congress. Member countries that have not made known their wish to change contribution class within the required time shall remain in the class to which they belonged up to that time.

• 5 Member countries may not insist on being lowered more than one class at a time.

• 6 Nevertheless, in exceptional circumstances such as natural disasters necessitating international aid programmes, the Council of Administration may authorize a temporary reduction in contribution class once between two Congresses when so requested by a member country if the said member establishes that it can no longer maintain its contribution at the class originally chosen. In the same circumstances, the Council of Administration may also authorize a temporary reduction for the non-least developed countries already in the class of 1 unit by placing them in the class of 0.5 unit.

• 7 The temporary reduction in contribution class in application of paragraph 6 may be authorized by the Council of Administration for a maximum period of two years or up to the next Congress, whichever is earlier. On expiry of the specified period, the country concerned shall automatically revert to its original contribution class.

• 8 Notwithstanding paragraphs 4 and 5, changes to a higher class shall not be subject to any restriction.

Article 151. Payment for supplies from the International Bureau (Gen. Regs 134)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Supplies provided by the International Bureau to member countries and their designated operators against payment shall be paid for in the shortest possible time and at the latest within six months from the first day of the month following that in which the account is sent by the Bureau. After that period the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 5% per annum reckoned from the date of expiry of that period.

Article 152. Organization of user-funded subsidiary bodies

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Subject to the approval of the Council of Administration, the POC may establish a number of user-funded subsidiary bodies, funded by voluntary means, in order to organize operational, commercial, technical and economic activities which fall within its competence under article 18 of the Constitution, but which may not be financed by the regular budget.

• 2 Upon the creation of such a body under the POC, the POC shall decide on the basic framework of the statutes of the body, taking due consideration of the fundamental rules and principles of the UPU as an intergovernmental organization, and shall submit it to the CA for approval. The basic framework shall include the following elements:

  • 2.1 the mandate;

  • 2.2 the constituency, including the categories of members participating;

  • 2.3 decision-making rules, including its internal structure and its relationship with other UPU bodies;

  • 2.4 voting and representation principles;

  • 2.5 financing (subscription, usage fees, etc.);

  • 2.6 composition of secretariat and management structure.

• 3 Each user-funded subsidiary body shall organize its activities in an autonomous manner within the basic framework decided by the POC and approved by the CA, and shall prepare an annual report on its activities for approval by the POC.

• 4 The Council of Administration shall establish the rules concerning support costs that user-funded subsidiary bodies should contribute to the regular budget, and shall publish them in the UPU Financial Regulations.

• 5 The Director General of the International Bureau shall administer the secretariat of the user-funded subsidiary bodies in accordance with the Staff Rules and Regulations, approved by the CA, applicable to the staff recruited for the user-funded subsidiary bodies. The secretariat of the subsidiary bodies shall be an integral part of the International Bureau.

• 6 Information concerning user-funded subsidiary bodies established in accordance with this article shall be reported to Congress following their establishment.

CHAPTER V. ARBITRATION

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Article 153. Arbitration procedure (Const. 32)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 If a dispute has to be settled by arbitration between member countries, each member country must advise the other party in writing of the subject of the dispute and inform it, by means of a notice to initiate arbitration, that it wishes to initiate arbitration.

• 2 If the dispute concerns questions of an operational or technical nature, each member country may ask its designated operator to act in accordance with the procedure provided for in the following paragraphs and delegate such power to its operator. The member country concerned shall be informed of the progress of the proceedings and of the result. The respective member countries or designated operators shall hereafter be referred to as “parties to the arbitration”.

• 3 The parties to the arbitration shall appoint either one or three arbitrators.

• 4 Where the parties to the arbitration choose to appoint three arbitrators, each party shall, in accordance with paragraph 2, select a member country or designated operator not directly involved in the dispute, to act as an arbitrator. When several member countries and/or designated operators make common cause, they shall count only as a single party for the purposes of these provisions.

• 5 Where the parties agree to the appointment of three arbitrators, the third arbitrator shall be jointly agreed upon by the parties and shall not need to be from a member country or designated operator.

• 6 If the dispute concerns one of the Agreements, the arbitrators may be appointed only from among the member countries that are parties to that Agreement.

• 7 The parties to the arbitration may jointly agree to appoint a single arbitrator, who shall not need to be from a member country or designated operator.

• 8 If one or both parties to the arbitration do not, within a period of three months from the date of the notice to initiate arbitration, appoint an arbitrator or arbitrators the International Bureau shall, if so requested, itself call upon the defaulting member country to appoint an arbitrator, or shall itself appoint one automatically. The International Bureau will not be involved in the deliberations unless otherwise mutually requested by the parties.

• 9 The parties to the arbitration may mutually agree to reconcile the dispute at any time before a ruling is delivered by the arbitrator or arbitrators. Notice of any withdrawal must be submitted in writing to the International Bureau within 10 days of the parties reaching such agreement. Where the parties agree to withdraw from the arbitration process, the arbitrator or arbitrators shall lose their authority to decide the matter.

• 10 The arbitrator or arbitrators shall be required to make a decision on the dispute based on the facts and evidence before them. All information regarding the dispute must be notified to both parties and the arbitrator or arbitrators.

• 11 The decision of the arbitrator or arbitrators shall be taken by a majority of votes, and notified to the International Bureau and the parties within six months of the date of the notice to initiate arbitration.

• 12 The arbitration proceedings shall be confidential, and only a brief description of the dispute and the decision shall be advised in writing to the International Bureau within 10 days of the decision being delivered to the parties.

• 13 The decision of the arbitrator or arbitrators shall be final and binding on the parties and not subject to appeal.

• 14 The parties to the arbitration shall implement the decision of the arbitrator or arbitrators without delay. Where a designated operator is delegated power by its member country to initiate and adhere to the arbitration procedure, the member country shall be responsible for ensuring that the designated operator implements the decision of the arbitrator or arbitrators.

CHAPTER VI. USE OF LANGUAGES WITHIN THE UNION

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Article 154. Working languages of the International Bureau

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The working languages of the International Bureau shall be French and English.

Article 155. Languages used for documentation, for debates and for official correspondence

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 In the documentation published by the Union, the French, English, Arabic and Spanish languages shall be used. The Chinese, German, Portuguese and Russian languages shall also be used, provided that only the most important basic documentation is produced in these languages. Other languages may also be used on condition that the member countries which have made the request bear all of the costs involved.

• 2 The member country or countries which have requested the use of a language other than the official language constitute a language group.

• 3 Documentation shall be published by the International Bureau in the official language and in the languages of the other duly constituted language groups, either directly or through the intermediary of the regional offices of those groups in conformity with the procedures agreed with the International Bureau. Publication in the different languages shall be effected in accordance with a common standard.

• 4 Documentation published directly by the International Bureau shall, as far as possible, be distributed simultaneously in the different languages requested.

• 5 Correspondence between the member countries or their designated operators of member countries and the International Bureau and between the latter and outside entities may be exchanged in any language for which the International Bureau has available a translation service.

• 6 The costs of translation into any language, including those resulting from the application of paragraph 5, shall be borne by the language group which has asked for that language. The member countries using the official language shall pay, in respect of the translation of non-official documents, a lump-sum contribution, the amount of which per contribution unit shall be the same as that borne by the member countries using the other International Bureau working language. All other costs involved in the supply of documents shall be borne by the Union. The ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian shall be fixed by a Congress resolution.

• 7 The costs to be borne by a language group shall be divided among the members of that group in proportion to their contributions to the expenses of the Union. These costs may be divided among the members of the language group according to another system, provided that the member countries concerned agree to it and inform the International Bureau of their decision through the intermediary of the spokesman of the group.

• 8 The International Bureau shall give effect to any change in the choice of language requested by a member country after a period which shall not exceed two years.

• 9 For the discussions at meetings of the Union’s bodies, the French, English, Spanish, Russian and Arabic languages shall be admissible, by means of a system of interpretation – with or without electronic equipment – the choice being left to the judgment of the organizers of the meeting after consultation with the Director General of the International Bureau and the member countries concerned.

• 10 Other languages shall likewise be admissible for the discussions and meetings mentioned in paragraph 9.

• 11 Delegations using other languages shall arrange for simultaneous interpretation into one of the languages mentioned in paragraph 9, either by the system indicated in the same paragraph, when the necessary technical modifications can be made, or by individual interpreters.

• 12 The costs of the interpretation services shall be shared among the member countries using the same language in proportion to their contributions to the expenses of the Union. However, the costs of installing and maintaining the technical equipment shall be borne by the Union.

• 13 Member countries and/or their designated operators may come to an understanding about the language to be used for official correspondence in their relations with one another. In the absence of such an understanding, the language to be used shall be French.

CHAPTER VII. FINAL PROVISIONS

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Article 156. Conditions for approval of proposals concerning the General Regulations

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 To become effective, proposals submitted to Congress relating to these General Regulations shall be approved by a majority of the member countries represented at Congress and having the right to vote. At least two thirds of the member countries of the Union having the right to vote shall be present at the time of voting.

Article 157. Proposals concerning the Agreements with the United Nations (Const 9)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 The conditions of approval referred to in article 156 shall apply equally to proposals designed to amend the Agreements concluded between the Universal Postal Union and the United Nations, in so far as those Agreements do not lay down conditions for the amendment of the provisions they contain.

Article 158. Amendment, entry into force and duration of the General Regulations

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Amendments adopted by a Congress shall form the subject of an additional protocol and, unless that Congress decides otherwise, shall enter into force at the same time as the Acts renewed in the course of the same Congress.

• 2 These General Regulations shall come into force on 1 January 2014 and shall remain in force for an indefinite period.

IN WITNESS WHEREOF the plenipotentiaries of the Governments of the member countries have signed these General Regulations in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each party by the International Bureau of the Universal Postal Union.

DONE at Doha, 11 October 2012

Vertaling : NL

Algemeen Reglement van de Wereldpostunie

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

(Herschikking, aangenomen door het Congres van Doha 2012)

Gelet op artikel 22.2 van de op 10 juli 1964 te Wenen tot stand gekomen Constitutie van de Wereldpostunie, hebben de ondergetekenden, gevolmachtigden van de Regeringen van de lidstaten van de Unie, in gemeenschappelijk overleg en onder voorbehoud van artikel 25.4 van genoemde Constitutie, in dit Algemeen Reglement de volgende bepalingen vastgelegd die borg staan voor de toepassing van de Constitutie en het functioneren van de Unie.

HOOFDSTUK I. ORGANISATIE, TAKEN EN FUNCTIONEREN VAN CONGRESSEN, DE RAAD VAN BESTUUR, DE POSTRAAD EN DE ADVIESCOMMISSIE

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

DEEL 1. CONGRES

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Artikel 101. Organisatie en bijeenroepen van Congressen en buitengewone Congressen (Const. 14, 15)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Uiterlijk vier jaar na het einde van het jaar gedurende welk het voorgaande Congres heeft plaatsgevonden, komen de vertegenwoordigers van de lidstaten in Congres bijeen.

• 2 Elke lidstaat laat zich bij het Congres vertegenwoordigen door een of meerdere gevolmachtigden die door hun Regering met de benodigde bevoegdheden zijn bekleed. Een lidstaat kan zich indien nodig laten vertegenwoordigen door de delegatie van een andere lidstaat. Een delegatie kan naast haar eigen land evenwel slechts één ander land vertegenwoordigen.

• 3 In beginsel wijst elk Congres het land aan waarin het volgende Congres plaatsvindt. Indien deze aanwijzing praktisch onuitvoerbaar blijkt, is de Raad van Bestuur bevoegd een land aan te wijzen waar het Congres zitting houdt, na overleg met dit land.

• 4 Na overleg met het Internationaal Bureau stelt de uitnodigende Regering de definitieve datum en exacte plaats van het Congres vast. In beginsel een jaar voor deze datum zendt de uitnodigende Regering een uitnodiging aan de Regering van elke lidstaat. Deze uitnodiging kan hetzij rechtstreeks aan de Regering worden gericht, hetzij door tussenkomst van een andere Regering of door tussenkomst van de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.

• 5 Wanneer een Congres bijeen moet komen zonder uitnodigende Regering, treft het Internationaal Bureau, met instemming van de Raad van Bestuur en na overleg met de Regering van de Zwitserse Bondsstaat, de nodige maatregelen om het Congres bijeen te roepen en te organiseren in het land waar de Unie zetelt. In dat geval fungeert het Internationaal Bureau als uitnodigende Regering.

• 6 De plaats van bijeenkomst van een buitengewoon Congres wordt, na overleg met het Internationaal Bureau, vastgesteld door de lidstaten die het initiatief voor dat Congres hebben genomen.

• 7 De onder 2 tot en met 5 en artikel 102 voorziene bepalingen zijn van dienovereenkomstige toepassing op buitengewone Congressen.

Artikel 102. Stemrecht tijdens Congressen

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Bij de beraadslagingen beschikt elk land over één stem, onder voorbehoud van de in artikel 149 bedoelde sancties.

Artikel 103. Taken van het Congres

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Op basis van de voorstellen van de lidstaten, de Raad van Bestuur en de Postraad, gaat het Congres over tot:

  • 1.1 vaststelling van het algemeen beleid voor het verwezenlijken van de missie en het doel van de Unie zoals uiteengezet in de preambule van de Constitutie en in artikel 1 ervan;

  • 1.2 bestudering en aanneming, in voorkomend geval, van de door de lidstaten en de Raden overeenkomstig artikel 29 van de Constitutie en artikel 138 van het Algemeen Reglement gedane voorstellen tot wijziging van de Constitutie, van het Algemeen Reglement, van het Verdrag en van de overige verdragen;

  • 1.3 vaststelling van de datum van inwerkingtreding van de Akten;

  • 1.4 aanneming van het Reglement van Orde en van de wijzigingen hiervan;

  • 1.5 bestudering van de volledige verslagen met betrekking tot de werkzaamheden voorgelegd door respectievelijk de Raad van Bestuur, de Postraad en de Adviescommissie binnen het sinds het voorgaande Congres verstreken tijdvak, overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 111, 117 en 125 van het Algemeen Reglement;

  • 1.6 aanneming van de strategie van de Unie;

  • 1.7 vaststelling van het maximumbedrag van de uitgaven van de Unie, overeenkomstig artikel 21 van de Constitutie;

  • 1.8 verkiezing van de lidstaten die in de Raad van Bestuur en de Postraad zitting hebben;

  • 1.9 verkiezing van de Directeur-Generaal en de Plaatsvervangend Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau;

  • 1.10 vaststelling, in een resolutie, van het plafond van de door de Unie voor de levering van stukken in het Duits, Chinees, Portugees en Russisch te dragen kosten.

• 2 Als hoogste orgaan van de Unie houdt het Congres zich tevens bezig met andere aangelegenheden, in het bijzonder op het gebied van postale diensten.

Artikel 104. Reglement van orde van Congressen (Const. 14)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Bij de organisatie van de werkzaamheden en het voeren van overleg hanteert het Congres zijn Reglement van Orde.

• 2 Elk Congres kan zijn Reglement van Orde wijzigen volgens de voorwaarden vastgelegd in het Reglement van Orde.

Artikel 105. Waarnemers bij de organen van de Unie

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De volgende instanties worden uitgenodigd als waarnemer deel te nemen aan de plenaire zittingen en commissievergaderingen van het Congres, de Raad van Bestuur en de Postraad:

  • 1.1 vertegenwoordigers van de Verenigde Naties;

  • 1.2 Beperkte Unies;

  • 1.3 leden van de Adviescommissie;

  • 1.4 instanties die uit hoofde van een resolutie of besluit van het Congres bevoegd zijn vergaderingen van de Unie bij te wonen als waarnemer.

• 2 De volgende instanties, indien naar behoren aangewezen door de Raad van Bestuur in overeenstemming met artikel 107.1.12 worden uitgenodigd specifieke bijeenkomsten van het Congres bij te wonen als ad-hocwaarnemer:

  • 2.1 gespecialiseerde organisaties van de Verenigde Naties en andere intergouvernementele organisaties;

  • 2.2 elk internationaal orgaan, elke vereniging of onderneming, of elke daarvoor in aanmerking komende persoon.

• 3 Behalve de waarnemers omschreven onder 1 van dit artikel, kunnen de Adviescommissie en de Postraad in overeenstemming met hun Reglement van Orde ad-hocwaarnemers aanwijzen om hun vergaderingen bij te wonen, indien zulks in het belang is van de Unie en haar organen.

DEEL 2. RAAD VAN BESTUUR

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Artikel 106. Samenstelling en functioneren van de Raad van Bestuur (Const. 17)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De Raad van Bestuur bestaat uit eenenveertig leden die hun functie gedurende het tijdvak tussen twee opeenvolgende Congressen uitoefenen.

• 2 Het voorzitterschap wordt van rechtswege toegekend aan de gastheerlidstaat van het Congres. Indien deze lidstaat hiervan afziet, wordt hij van rechtswege lid en beschikt de geografische groep waartoe hij behoort derhalve over een extra zetel waarop de onder 3 bedoelde beperkingen niet van toepassing zijn. In dat geval kiest de Raad van Bestuur een van de leden die behoren tot de geografische groep waarvan de gastheerlidstaat deel uitmaakt tot voorzitter.

• 3 De veertig overige leden van de Raad van Bestuur worden door het Congres gekozen op basis van een billijke geografische spreiding. Ten minste de helft van de leden wordt bij elk Congres vervangen; geen enkele lidstaat kan door drie achtereenvolgende Congressen worden gekozen.

• 4 Elk lid van de Raad van Bestuur benoemt zijn vertegenwoordiger, die bevoegd moet zijn op postaal gebied. De leden van de Raad van Bestuur nemen metterdaad deel aan zijn activiteiten.

• 5 Het lidmaatschap van de Raad van Bestuur is onbezoldigd. De operationele kosten van deze Raad komen ten laste van de Unie.

Artikel 107. Taken van de Raad van Bestuur

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De Raad van Bestuur heeft de volgende taken:

  • 1.1 het toezien op alle activiteiten van de Unie tussen Congressen in, rekening houdend met de besluiten van het Congres, door bestudering van de vraagstukken betreffende regeringsbeleid op postaal gebied en rekening houdend met de internationale beleidslijnen inzake regulering, zoals die welke betrekking hebben op de handel in diensten en mededinging;

  • 1.2 het bevorderen, coördineren en toezien op alle vormen van postale technische bijstand in het kader van internationale technische samenwerking;

  • 1.3 het bestuderen van het door het Congres goedgekeurde ontwerp van het vierjarige bedrijfsplan van de UPU en het finaliseren daarvan door de activiteiten vervat in het ontwerp voor de periode van vier jaar af te stemmen op de feitelijk beschikbare middelen. Dit plan moet, indien van toepassing, tevens afgestemd zijn op de uitkomsten van het door het Congres uitgevoerde prioriteringsproces. Het gefinaliseerde vierjarige bedrijfsplan vormt, na completering en goedkeuring door de Raad van Bestuur, de basis voor de opstelling van het jaarprogramma en de jaarbegroting van de UPU, alsmede voor de door de Raad van Bestuur en Postraad op te stellen en uit te voeren operationele jaarplannen.

  • 1.4 het bestuderen en goedkeuren van het jaarprogramma en de jaarbegroting en de rekeningen van de Unie, met inachtneming van de definitieve versie van het bedrijfsplan van de UPU zoals beschreven in 107.1.3.

  • 1.5 het toestaan, indien de omstandigheden zulks vereisen, van de overschrijding van het uitgavenplafond overeenkomstig artikel 145.3 tot en met 145.5.

  • 1.6 het, op verzoek, toestaan van de keuze van een lagere contributieklasse, overeenkomstig de in artikel 150.6 bedoelde voorwaarden;

  • 1.7 het, op verzoek van een lidstaat, toestaan van de verandering van een geografische groep, met inachtneming van de mening van de lidstaten die lid zijn van de betrokken geografische groepen;

  • 1.8 het creëren of schrappen van arbeidsplaatsen bij het Internationaal Bureau, rekening houdend met de beperkingen die samenhangen met het vastgestelde uitgavenplafond;

  • 1.9 het nemen van beslissingen omtrent met lidstaten te leggen contacten voor het vervullen van zijn taken;

  • 1.10 het, na overleg met de Postraad, nemen van beslissingen omtrent het aangaan van betrekkingen met organisaties die geen waarnemer zijn in de zin van 105.1;

  • 1.11 het bestuderen en goedkeuren van de verslagen van het Internationaal Bureau over de betrekkingen van de UPU met de andere internationale instanties en het nemen van de door hem opportuun geachte maatregelen met betrekking tot het beheer van deze betrekkingen en het hieraan te geven gevolg;

  • 1.12 het, op een gelegen moment, na overleg met de Postraad en met de Secretaris-Generaal, aanwijzen van gespecialiseerde organisaties van de Verenigde Naties, internationale organisaties, verenigingen, bedrijven en personen die als ad-hocwaarnemer worden uitgenodigd om specifieke zittingen van het Congres en van de Commissies bij te wonen wanneer dat in het belang van de Unie is of de werkzaamheden van het Congres ten goede kan komen, en het belasten van de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau met de verzending van de vereiste uitnodigingen;

  • 1.13 het aanwijzen van de lidstaat waar het volgende Congres zitting heeft in het in artikel 101.3 bedoelde geval;

  • 1.14 het, te gelegener tijd en na overleg met de Postraad, vaststellen van het aantal Commissies dat benodigd is om de werkzaamheden van het Congres te verrichten en het vaststellen van hun bevoegdheden;

  • 1.15 het, na overleg met de Postraad en onder voorbehoud van de goedkeuring van het Congres, aanwijzen van de lidstaten die mogelijk:

    • 1.15.1 de vicevoorzitterschappen van het Congres en de voorzitterschappen en vicevoorzitterschappen van de Commissies op zich kunnen nemen, zo veel mogelijk rekening houdend met een billijke geografische spreiding van de lidstaten; en

    • 1.15.2 deel kunnen uitmaken van de Besloten Commissies van het Congres;

  • 1.16 het aanwijzen van de leden uit zijn midden die deel van de Adviescommissie zullen uitmaken;

  • 1.17 het in het kader van zijn bevoegdheden in overweging nemen en goedkeuren van elke maatregel die nodig is voor het waarborgen en verhogen van de kwaliteit van de internationale postale dienst en deze moderniseren;

  • 1.18 het, op verzoek van het Congres, van de Postraad of van de lidstaten, bestuderen van problemen van bestuurlijke, wetgevende en juridische aard die de Unie of de internationale postale dienst aangaan; het is de taak van de Raad van Bestuur te besluiten op bovengenoemde gebieden of het al dan niet opportuun is tussen de Congressen in de door de lidstaten verzochte studies te ondernemen;

  • 1.19 het doen van voorstellen die ter goedkeuring worden voorgelegd aan hetzij het Congres, hetzij de lidstaten overeenkomstig artikel 140;

  • 1.20 het ter beoordeling aan de Postraad voorleggen van studieonderwerpen, overeenkomstig artikel 113.1.6;

  • 1.21 het, in overleg met de Postraad, beoordelen en goedkeuren van het strategieontwerp dat aan het Congres moet worden voorgelegd;

  • 1.22 het in ontvangst nemen van de verslagen alsmede de aanbevelingen van de Adviescommissie en hierover beraadslagen, en het bestuderen van de aanbevelingen van de Adviescommissie met het oog op de voorlegging ervan aan het Congres;

  • 1.23 het zorgdragen voor de controle van de activiteiten van het Internationaal Bureau;

  • 1.24 het goedkeuren van de door het Internationaal Bureau opgestelde jaarlijkse verslagen betreffende de activiteiten van de Unie en het financieel beheer en, in voorkomend geval, het leveren van commentaar hierop;

  • 1.25 het vaststellen, wanneer hij zulks nuttig acht, van de beginselen waarmee de Postraad rekening moet houden bij de bestudering van vraagstukken die belangrijke financiële gevolgen hebben (toeslagen, eindkosten, doorvoerkosten, basistarief van luchtvervoer van post en terpostbezorging van brievenpost in het buitenland), het nauwgezet volgen van de bestudering van deze vraagstukken en het beoordelen en goedkeuren van de op dezelfde onderwerpen betrekking hebbende voorstellen van de Postraad, teneinde te waarborgen dat deze overeenkomen met de eerdergenoemde beginselen;

  • 1.26 het goedkeuren, in het kader van zijn bevoegdheden, van de aanbevelingen van de Postraad betreffende de aanneming, indien nodig, van regelgeving of een nieuwe werkwijze in afwachting van een besluit ter zake door het Congres;

  • 1.27 het beoordelen van het door de Postraad opgestelde jaarverslag en, in voorkomend geval, de door deze Raad ingediende voorstellen;

  • 1.28 het goedkeuren van het vierjarig verslag, dat door het Internationaal Bureau in overleg met de Postraad wordt opgesteld, over de resultaten van de lidstaten betreffende de uitvoering van de door het voorgaande Congres goedgekeurde strategie van de Unie met het oog op de voorlegging ervan aan het volgende Congres;

  • 1.29 het vaststellen van het kader voor de organisatie van de Adviescommissie en het goedkeuren van de organisatie van de Adviescommissie, overeenkomstig de bepalingen van artikel 122.

  • 1.30 het vaststellen van de criteria voor toetreding tot de Adviescommissie en het inwilligen of afwijzen van toetredingsverzoeken aan de hand van deze criteria, waarbij er voor wordt gezorgd dat deze door middel van een versnelde procedure, tussen de vergaderingen van de Raad van Bestuur, worden behandeld;

  • 1.31 het vaststellen van het Financieel Reglement van de Unie;

  • 1.32 het vaststellen van de regels van het Reservefonds;

  • 1.33 het vaststellen van de regels van het Bijzondere Fonds;

  • 1.34 het vaststellen van de regels van het Fonds Bijzondere Activiteiten;

  • 1.35 het vaststellen van de regels van het Vrijwillige Fonds;

  • 1.36 het vaststellen van de rechtspositie van het personeel en de arbeidsvoorwaarden van de gekozen functionarissen;

  • 1.37 het vaststellen van het Reglement van het Sociaal Fonds;

  • 1.38 het binnen het kader van artikel 152 uitoefenen van algemeen toezicht op de instelling en activiteiten van door de gebruikers gefinancierde hulporganen.

Artikel 108. Organiseren van vergaderingen van de Raad van Bestuur

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Tijdens zijn oprichtingsvergadering, die bijeen wordt geroepen en geopend door de Voorzitter van het Congres, kiest de Raad van Bestuur, uit zijn leden, vier Vicevoorzitters en stelt hij zijn Reglement van Orde vast.

• 2 Op bijeenroeping door de Voorzitter komt de Raad van Bestuur, in beginsel eenmaal per jaar, bijeen op de zetel van de Unie.

• 3 De Voorzitter en de Vicevoorzitters, en de Voorzitters en de Vicevoorzitters van de Commissies van de Raad van Bestuur vormen de Commissie van Beheer. Deze Commissie bereidt de werkzaamheden van elke zitting van de Raad van Bestuur voor en geeft hieraan leiding. De Commissie keurt namens de Raad van Bestuur het door het Internationaal Bureau opgestelde jaarverslag betreffende de activiteiten van de Unie goed en neemt alle andere taken op zich die de Raad van Bestuur besluit aan haar op te dragen of die aan de hand van het strategische planningsproces noodzakelijk blijken.

• 4 De Voorzitter van de Postraad vertegenwoordigt deze Raad tijdens de zittingen van de Raad van Bestuur wanneer op de agenda punten staan die voor de Postraad van belang zijn.

• 5 De Voorzitter van de Adviescommissie vertegenwoordigt deze Commissie tijdens de zittingen van de Raad van Bestuur wanneer op de agenda punten staan die voor de Adviescommissie van belang zijn.

Artikel 109. Waarnemers

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Waarnemers

  • 1.1 Teneinde een doeltreffende samenhang tussen de werkzaamheden van beide organen te waarborgen kan de Postraad vertegenwoordigers benoemen om de vergaderingen van de Raad van Bestuur in de hoedanigheid van waarnemer bij te wonen.

  • 1.2 Lidstaten van de Unie die geen lid zijn van de Raad, alsmede waarnemers en de ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 kunnen zonder stemrecht aan de plenaire zittingen en aan de vergaderingen van de Commissies van de Raad van Bestuur deelnemen.

• 2 Beginselen

  • 2.1 Vanwege logistieke redenen kan de Raad van Bestuur het aantal deelnemers per waarnemer en ad-hocwaarnemer beperken. Ook kan de Raad hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

  • 2.2 Het kan de waarnemers en ad-hocwaarnemers, op hun verzoek, worden toegestaan medewerking te verlenen aan de ondernomen studies, met inachtneming van de voorwaarden die de Raad kan stellen ter waarborging van het resultaat en de doeltreffendheid van zijn werkzaamheden. Ook kan op hen een beroep worden gedaan voor het voorzitten van Werkgroepen en Projectteams wanneer hun kennis of ervaring zulks rechtvaardigt. De deelname van de waarnemers en ad-hocwaarnemers vindt plaats zonder extra kosten voor de Unie.

  • 2.3 Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen leden van de Adviescommissie en de ad-hocwaarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist. Het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door elk betrokken orgaan of door de Voorzitter ervan worden genomen. De verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan inhouden. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen, indien opportuun in overleg met de Postraad, opnieuw beoordelen.

Artikel 110. Reiskostenvergoeding

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De reiskosten van de vertegenwoordiger van elk van de leden van de Raad van Bestuur die deelneemt aan de zittingen van dit orgaan, komen ten laste van zijn lidstaat. De vertegenwoordiger van elk van de lidstaten die overeenkomstig de door de Organisatie van de Verenigde Naties opgestelde lijsten worden gerangschikt onder de ontwikkelingslanden of minst ontwikkelde landen heeft, behalve voor de vergaderingen die tijdens het Congres plaatsvinden, echter recht op de vergoeding van hetzij de prijs van een economyclass-retourvliegticket of van een eersteklassetreinkaartje, hetzij van de kosten van de reis met elk ander middel, mits het bedrag de prijs van een economyclass-retourvliegticket niet te boven gaat. Hetzelfde recht wordt toegekend aan de vertegenwoordiger van elk lid van de Commissies, Werkgroepen of andere organen van de Raad wanneer deze buiten het Congres en de zittingen van de Raad vergaderen.

Artikel 111. Informatie over de activiteiten van de Raad van Bestuur

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Na elke zitting brengt de Raad van Bestuur de lidstaten, hun aangewezen aanbieders, de Beperkte Unies en de leden van de Adviescommissie op de hoogte van zijn activiteiten, in het bijzonder door hun een beknopt verslag alsmede de resoluties en besluiten van de Raad te doen toekomen.

• 2 De Raad van Bestuur stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over al zijn activiteiten en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan de lidstaten, aan hun aangewezen aanbieders en aan de leden van de Adviescommissie.

DEEL 3. POSTRAAD

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Artikel 112. Samenstelling en functioneren van de Postraad

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De Postraad is samengesteld uit veertig leden die hun taken gedurende het tijdvak tussen twee opeenvolgende Congressen vervullen.

• 2 De leden van de Postraad worden door het Congres gekozen, aan de hand van een duidelijk omschreven geografische spreiding. Vierentwintig zetels zijn gereserveerd voor de ontwikkelingslidstaten en zestien zetels voor de ontwikkelde lidstaten. Bij elk Congres wordt ten minste een derde van het aantal leden vervangen.

• 3 Elk lid van de Postraad wijst zijn vertegenwoordiger aan die de in de Akten van de Unie bedoelde verantwoordelijkheden op het gebied van dienstverlening op zich neemt. De leden van de Postraad nemen metterdaad deel aan de activiteiten van de Raad.

• 4 De operationele kosten van de Postraad komen ten laste van de Unie. De leden van de Raad ontvangen geen enkele vergoeding.

Artikel 113. Taken van de Postraad

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De Postraad heeft de volgende taken:

  • 1.1 het coördineren van de praktische maatregelen voor de ontwikkeling en de verbetering van de internationale postale diensten;

  • 1.2 het, onder voorbehoud van de goedkeuring van de Raad van Bestuur in het kader van diens bevoegdheden, ondernemen van elke actie die nodig wordt geacht voor het behouden en verbeteren van de kwaliteit van de internationale postale dienst en om deze te moderniseren;

  • 1.3 het nemen van beslissingen omtrent te leggen contacten met de lidstaten en hun aangewezen aanbieders voor het vervullen van zijn taken;

  • 1.4 het treffen van de nodige maatregelen met het oog op de bestudering en verspreiding van de door bepaalde lidstaten en hun aangewezen aanbieders opgedane ervaring en geboekte vooruitgang op het gebied van techniek, exploitatie, economie en beroepsopleiding die de postale diensten aangaan;

  • 1.5 het, na overleg met de Raad van Bestuur, nemen van passende maatregelen op het gebied van technische samenwerking met alle lidstaten van de Unie en hun aangewezen aanbieders, in het bijzonder met nieuwe landen en ontwikkelingslanden en hun aangewezen aanbieders;

  • 1.6 het bestuderen van alle overige vraagstukken die door een lid van de Postraad, door de Raad van Bestuur of door een lidstaat of aangewezen aanbieder aan hem worden voorgelegd;

  • 1.7 het in ontvangst nemen en bespreken van verslagen alsmede van de aanbevelingen van de Adviescommissie en, voor de vraagstukken die de Postraad aangaan, het bestuderen en van opmerkingen voorzien van de aanbevelingen van de Adviescommissie met het oog op de voorlegging ervan aan het Congres;

  • 1.8 het aanwijzen van zijn leden die deel van de Adviescommissie zullen uitmaken;

  • 1.9 het leiden van de bestudering van de belangrijkste exploitatie-, handels-, technische en economische problemen en problemen op het gebied van technische samenwerking die van belang zijn voor alle lidstaten van de Unie of hun aangewezen aanbieders, in het bijzonder vraagstukken die aanzienlijke financiële gevolgen hebben (toeslagen, eindkosten, doorvoerkosten, basistarief luchtvervoer, quota postpakketten en terpostbezorging van briefpostzendingen in het buitenland), het samenstellen van informatie en het formuleren van zienswijzen hieromtrent en het aanbevelen van te nemen maatregelen;

  • 1.10 het aan de Raad van Bestuur verstrekken van de nodige gegevens voor het opstellen van het aan het Congres voor te leggen strategieontwerp;

  • 1.11 het bestuderen van de problemen die verband houden met het onderwijs en de beroepsopleiding die de lidstaten en hun aangewezen aanbieders alsmede nieuwe landen en ontwikkelingslanden aangaan;

  • 1.12 het bestuderen van de huidige situatie en de behoefte aan postale diensten in nieuwe landen en ontwikkelingslanden en het opstellen van passende aanbevelingen over de wijze waarop en de middelen waarmee de postale diensten in deze landen kunnen worden verbeterd;

  • 1.13 het herzien van de Regelingen van de Unie binnen zes maanden na de sluiting van het Congres, tenzij het Congres anderszins besluit; bij spoedeisende aangelegenheden kan de Postraad eveneens de genoemde Regelingen wijzigen tijdens andere zittingen; in beide gevallen blijft de Postraad wat betreft het beleid en de fundamentele beginselen onderworpen aan de richtlijnen van de Raad van Bestuur;

  • 1.14 het formuleren van voorstellen die ter goedkeuring worden voorgelegd aan hetzij het Congres, hetzij de lidstaten overeenkomstig artikel 140; de goedkeuring van de Raad van Bestuur is vereist wanneer deze voorstellen betrekking hebben op vraagstukken die onder de bevoegdheid van de Raad vallen;

  • 1.15 het, op verzoek van een lidstaat, bestuderen van elk voorstel dat deze lidstaat overeenkomstig artikel 139, aan het Internationaal Bureau zendt, het opstellen van het commentaar hierop en het Bureau opdragen deze bij het genoemde voorstel te voegen alvorens dit ter goedkeuring voor te leggen aan de lidstaten;

  • 1.16 het, indien nodig, aanbevelen en eventueel aannemen – na goedkeuring door de Raad van Bestuur en overleg met alle lidstaten – van regelgeving of een nieuwe werkwijze in afwachting van het besluit van het Congres ter zake;

  • 1.17 het, in de vorm van aanbevelingen aan de lidstaten en hun aangewezen aanbieders, opstellen en aanreiken van normen op het gebied van techniek en exploitatie en op andere gebieden binnen zijn bevoegdheden waarop een uniforme werkwijze onmisbaar is; de Postraad verstrekt dienovereenkomstig, indien nodig, ook wijzigingen van reeds door hem vastgestelde normen;

  • 1.18 het vaststellen van het kader voor de organisatie van de door de gebruikers gefinancierde hulporganen en het instemmen met de organisatie van deze organen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 152;

  • 1.19 het jaarlijks in ontvangst nemen en bespreken van verslagen van de door de gebruikers gefinancierde hulporganen.

Artikel 114. Organisatie van vergaderingen van de Postraad

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Tijdens zijn eerste vergadering, die bijeen wordt geroepen en wordt geopend door de Voorzitter van het Congres, kiest de Postraad uit zijn leden een Voorzitter, een Vicevoorzitter en de Voorzitters van de Commissies en wordt het Reglement van Orde opgesteld.

• 2 In beginsel vergadert de Postraad jaarlijks op de zetel van de Unie. De datum en plaats van de vergadering worden door de Voorzitter van de Raad vastgesteld, na overeenstemming met de Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.

• 3 De Voorzitter, de Vicevoorzitter en de Voorzitters van de Commissies en Vicevoorzitter van de Commissies van de Postraad vormen de Commissie van Beheer. Deze Commissie bereidt de werkzaamheden van elke zitting van de Postraad voor en geeft hieraan leiding, en neemt alle taken op zich die de Raad besluit aan haar op te dragen of die tijdens het strategische planningsproces noodzakelijk blijken.

• 4 Op basis van de door het Congres aangenomen strategie van de Unie en, in het bijzonder, het gedeelte dat betrekking heeft op de strategieën van de permanente organen van de Unie, stelt de Postraad tijdens zijn zitting na het Congres, een basiswerkprogramma op dat een aantal tactieken bevat ter verwezenlijking van de strategieën. Dit basisprogramma, dat een beperkt aantal werkzaamheden op het gebied van actuele onderwerpen van gemeenschappelijk belang behelst, wordt jaarlijks herzien aan de hand van de nieuwe feiten en prioriteiten.

• 5 De Voorzitter van de Adviescommissie vertegenwoordigt deze Commissie tijdens de zittingen van de Postraad wanneer op de agenda punten voorkomen die voor de Adviescommissie van belang zijn.

Artikel 115. Waarnemers

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Waarnemers

  • 1.1 Teneinde te zorgen voor een doeltreffende samenhang tussen de werkzaamheden van beide organen kan de Raad van Bestuur vertegenwoordigers benoemen om de vergaderingen van de Postraad in de hoedanigheid van waarnemer bij te wonen.

  • 1.2 Lidstaten van de Unie die geen lid zijn van de Raad, alsmede de waarnemers en ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 kunnen zonder stemrecht, aan de plenaire zittingen en aan de vergaderingen van de Commissies van de Postraad deelnemen.

• 2 Beginselen

  • 2.1 Vanwege logistieke redenen kan de Postraad het aantal deelnemers per waarnemer en ad-hocwaarnemer beperken. Ook kan de Raad hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

  • 2.2 Het kan de waarnemers en ad-hocwaarnemers, op hun verzoek, worden toegestaan medewerking te verlenen aan de ondernomen studies, met inachtneming van de voorwaarden die de Raad kan stellen ter waarborging van het resultaat en de doeltreffendheid van zijn werkzaamheden. Ook kan op hen een beroep worden gedaan voor het voorzitten van Werkgroepen en Projectteams wanneer hun kennis of ervaring zulks rechtvaardigt. De deelname van de waarnemers en ad-hocwaarnemers vindt plaats zonder extra kosten voor de Unie.

  • 2.3 Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen leden van de Adviescommissie en ad-hocwaarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist. Het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door elk betrokken orgaan of door de Voorzitter ervan worden genomen. De verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan inhouden. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen, indien opportuun in overleg met de Postraad, opnieuw beoordelen.

Artikel 116. Reiskostenvergoeding

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De reis- en verblijfkosten van de vertegenwoordigers van de aan de Postraad deelnemende lidstaten komen ten laste van deze lidstaten. De vertegenwoordiger van elk van de lidstaten die overeenkomstig de door de Organisatie van de Verenigde Naties opgestelde lijsten worden beschouwd als minstbegunstigde landen heeft, met uitzondering van de vergaderingen die tijdens een Congres plaatsvinden, echter recht op de vergoeding van hetzij de prijs van een economyclass-retourvliegticket of van een eersteklassetreinkaartje, hetzij van de kosten van de reis met elk ander middel, mits het bedrag de prijs van een economyclass-retourvliegticket niet te boven gaat.

Artikel 117. Informatie over de activiteiten van de Postraad

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Na elke zitting brengt de Postraad de lidstaten, hun aangewezen aanbieders, de beperkte Unies en de leden van de Adviescommissie op de hoogte van zijn activiteiten, met name door hun een beknopt verslag alsmede de resoluties en besluiten van de Raad te doen toekomen.

• 2 De Postraad stelt, ten behoeve van de Raad van Bestuur, een jaarverslag van zijn activiteiten op.

• 3 De Postraad stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over al zijn activiteiten, met inbegrip van verslagen over door gebruikers gefinancierde hulporganen zoals voorzien in artikel 152, en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan alle lidstaten van de Unie, aan hun aangewezen aanbieders en aan de leden van de Adviescommissie.

DEEL 4. ADVIESCOMMISSIE

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Artikel 118. Doel van de Adviescommissie

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De Adviescommissie heeft tot doel de belangen van de postale sector in brede zin te behartigen en als kader te dienen voor een doeltreffende dialoog tussen de betrokken partijen.

Artikel 119. Samenstelling van de Adviescommissie

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De Adviescommissie omvat :

  • 1.1 niet-gouvernementele organisaties die cliënten vertegenwoordigen, leveranciers van distributiediensten, werknemersorganisaties, leveranciers van goederen en diensten die voor de postale dienstensector werkzaam zijn en vergelijkbare instanties waarin particulieren verenigd zijn, alsmede ondernemingen die een bijdrage wensen te leveren aan de verwezenlijking van de missie en doelen van de Unie. Indien deze organisaties geregistreerd worden, moet dit geschieden in een lidstaat van de Unie.

  • 1.2 leden uit zijn midden aangewezen door de Raad van Bestuur;

  • 1.3 leden uit zijn midden aangewezen door de Postraad.

• 2 De operationele kosten van de Adviescommissie worden op een door de Raad van Bestuur vast te stellen wijze over de Unie en de leden van de Commissie omgeslagen.

• 3 De leden van de Adviescommissie krijgen geen enkele vergoeding of beloning.

Artikel 120. Lidmaatschap van de Adviescommissie

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Naast de aanwijzing van leden door de Raad van Bestuur en de Postraad wordt de toetreding tot de Adviescommissie vastgesteld aan de hand van een procedure van indiening respectievelijk inwilliging van verzoeken, die door de Raad van Bestuur wordt ingesteld en verloopt overeenkomstig artikel 107.1.30.

• 2 Elk lid van de Adviescommissie wijst zijn eigen vertegenwoordiger aan.

Artikel 121. Taken van de Adviescommissie

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De Adviescommissie heeft de volgende taken:

  • 1.1 het bestuderen van de desbetreffende documenten en verslagen van de Raad van Bestuur en van de Postraad. Onder uitzonderlijke omstandigheden kan het recht bepaalde teksten en documenten te ontvangen worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist. Het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval worden genomen door elk betrokken orgaan of door de Voorzitter ervan. De verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur medegedeeld, en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan vertegenwoordigen. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen opnieuw beoordelen, wanneer opportuun in overleg met de Postraad;

  • 1.2 het uitvoeren van en bijdragen aan studies over vraagstukken die voor de leden van de Adviescommissie van belang zijn;

  • 1.3 het bestuderen van vraagstukken betreffende de postale dienstensector en het uitbrengen van verslagen over deze vraagstukken;

  • 1.4 het leveren van bijdragen aan de werkzaamheden van de Raad van Bestuur en van de Postraad, in het bijzonder door het uitbrengen van verslagen en aanbevelingen, en door het uitbrengen van zienswijzen op verzoek van beide Raden;

  • 1.5 het doen van aanbevelingen aan het Congres, onder voorbehoud van goedkeuring van de Raad van Bestuur en, wat de vraagstukken die voor de Postraad van belang zijn betreft, door middel van beoordeling en commentaar door deze laatste.

Artikel 122. Organisatie van de Adviesraad

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Na elk Congres wordt de Adviescommissie opnieuw georganiseerd, volgens het door de Raad van Bestuur opgezette kader. De Voorzitter van de Raad van Bestuur zit de organisatievergadering van de Adviescommissie voor, gedurende welke wordt overgegaan tot de verkiezing van de Voorzitter van deze Commissie.

• 2 De Adviescommissie stelt haar interne organisatie vast en stelt haar eigen Reglement van Orde op, rekening houdend met de algemene beginselen van de Unie en onder voorbehoud van de goedkeuring van de Raad van Bestuur, na overleg met de Postraad.

• 3 De Adviescommissie vergadert eenmaal per jaar. In beginsel vinden de vergaderingen plaats op de zetel van de Unie op het tijdstip van de zittingen van de Raad van Bestuur en van de Postraad. De datum en plaats van elke vergadering worden door de Voorzitter van de Adviescommissie vastgesteld, na overeenstemming met de Voorzitters van de Raad van Bestuur en de Postraad en met de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.

Artikel 123. Vertegenwoordigers van de Adviescommissie bij de Raad van Bestuur, de Postraad en het Congres

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Ter waarborging van een doeltreffend contact met de organen van de Unie kan de Adviescommissie vertegenwoordigers aanwijzen om aan de vergaderingen van het Congres, van de Raad van Bestuur en van de Postraad alsmede van hun respectieve Commissies deel te nemen in de hoedanigheid van waarnemer zonder stemrecht.

• 2 De leden van de Adviescommissie worden uitgenodigd voor de plenaire zittingen en de vergaderingen van de Commissies van de Raad van Bestuur en van de Postraad, overeenkomstig artikel 105. Ook kunnen zij deelnemen aan de werkzaamheden van de Projectteams en de Werkgroepen overeenkomstig de artikelen 109.2.2 en 115.2.2.

• 3 De Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Voorzitter van de Postraad vertegenwoordigen deze organen bij de vergaderingen van de Adviescommissie wanneer op de agenda van deze vergaderingen punten staan die voor deze organen van belang zijn.

Artikel 124. Waarnemers bij de Adviescommissie

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Andere lidstaten van de Unie, waarnemers en de ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 kunnen zonder stemrecht deelnemen aan de zittingen van de Adviescommissie.

• 2 Vanwege logistieke redenen kan de Adviescommissie het aantal deelnemers per waarnemer en ad-hocwaarnemers beperken. Ook kan de Raad hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

• 3 Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen de waarnemers en ad-hocwaarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist. Het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door elk betrokken orgaan of door de Voorzitter ervan worden genomen. De verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan inhouden. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen, indien opportuun in overleg met de Postraad, opnieuw beoordelen.

Artikel 125. Informatie over de activiteiten van de Adviescommissie

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Na elke zitting brengt de Adviescommissie de Raad van Bestuur en de Postraad op de hoogte van haar activiteiten door de Voorzitters van deze organen, onder andere, een beknopt verslag te zenden van haar vergaderingen alsmede aanbevelingen en zienswijzen.

• 2 De Adviescommissie brengt bij de Raad van Bestuur een jaarlijks activiteitenverslag uit en zendt een exemplaar hiervan naar de Postraad. Dit verslag is inbegrepen in de stukken van de Raad van Bestuur die aan de lidstaten van de Unie, aan hun aangewezen aanbieders en aan de beperkte Unies wordt verstrekt overeenkomstig artikel 111.

• 3 De Adviescommissie stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over al haar activiteiten en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan de lidstaten en aan hun aangewezen aanbieders.

HOOFDSTUK II. INTERNATIONAAL BUREAU

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

DEEL 1. VERKIEZING EN TAKEN VAN DE DIRECTEUR-GENERAAL EN DE PLAATSVERVANGEND DIRECTEUR-GENERAAL VAN HET INTERNATIONAAL BUREAU

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Artikel 126. Verkiezing van de Directeur-Generaal en de Plaatsvervangend Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De Directeur-Generaal en de Plaatsvervangend Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau worden door het Congres gekozen voor het tijdvak tussen twee opeenvolgende Congressen; de minimumduur van hun mandaat is vier jaar. Hun mandaat kan eenmaal worden verlengd. Behoudens tegenbesluit van het Congres wordt de datum waarop zij hun functie aanvaarden vastgesteld op 1 januari van het jaar volgend op het Congres.

• 2 Ten minste zeven maanden voor de opening van het Congres zendt de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau een mededeling aan de Regeringen van de lidstaten, waarin deze worden verzocht eventuele kandidaten voor te dragen voor de functies van Directeur-Generaal en Plaatsvervangend Directeur-Generaal en waarin tegelijkertijd wordt vermeld of de zittende Directeur-Generaal of Plaatsvervangend Directeur-Generaal geïnteresseerd zijn in de eventuele verlenging van hun initiële mandaat. De kandidaatstellingen, voorzien van een curriculum vitae, moeten het Internationaal Bureau ten minste twee maanden voor de opening van het Congres bereiken. De kandidaten moeten ingezetene zijn van de lidstaten die hen voordragen. Het Internationaal Bureau stelt de voor het Congres benodigde stukken op. De verkiezing van de Directeur-Generaal en van de Plaatsvervangend Directeur-Generaal vindt plaats door middel van geheime stemming, waarbij de eerste verkiezing die van de functie van Directeur-Generaal betreft.

• 3 Indien de functie van Directeur-Generaal vacant wordt, vervult de Plaatsvervangend Directeur-Generaal de taken van de Directeur-Generaal tot aan het einde van het geplande mandaat van de Directeur-Generaal; hij is voor deze functie verkiesbaar en wordt ambtshalve als kandidaat toegelaten, onder het voorbehoud dat zijn initiële mandaat als Plaatsvervangend Directeur-Generaal niet reeds eenmaal door het voorgaande Congres is verlengd en dat hij verklaart er belang aan te hechten als kandidaat voor de functie van Directeur-Generaal te worden aangemerkt.

• 4 In geval van een gelijktijdige vacature voor de functies van Directeur-Generaal en Plaatsvervangend Directeur-Generaal kiest de Raad van Bestuur, op basis van de na een vergelijkend examen ontvangen kandidaatstellingen, een Plaatsvervangend Directeur-Generaal voor het tijdvak tot het volgende Congres. Voor de kandidaatstellingen zijn de onder 2 bedoelde bepalingen mutatis mutandis van toepassing.

• 5 Indien de functie van Plaatsvervangend Directeur-Generaal vacant wordt, draagt de Raad van Bestuur, op voorstel van de Directeur-Generaal, een van de Directeuren in de rang D 2 bij het Internationaal Bureau op de taken van de Plaatsvervangend Directeur-Generaal tot aan het volgende Congres te vervullen.

Artikel 127. Taken van de Directeur-Generaal

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De Directeur-Generaal organiseert, bestuurt en leidt het Internationaal Bureau, en is de wettelijk vertegenwoordiger ervan.

• 2 Wat betreft de indeling van functies, benoemingen en bevordering is hij bevoegd tot:

  • 2.1 het indelen van de functies in de rangen G 1 tot en met D 2, en tot het bevorderen van de functionarissen in deze rangen.

  • 2.2 Voor benoemingen in de rangen P 1 tot en met D 2 moet hij de beroepsbekwaamheid in acht nemen van de kandidaten die zijn aanbevolen door de lidstaten waarvan zij de nationaliteit hebben, of waar zij hun beroep uitoefenen, rekening houdend met een billijke geografische spreiding over de continenten en taalspreiding. De functies in de graad D 2 moeten, met inachtneming van het doorslaggevende criterium van de doeltreffendheid van het Internationaal Bureau, zoveel mogelijk worden vervuld door kandidaten uit andere regio’s dan die waaruit de Directeur-Generaal en de Plaatsvervangend Directeur-Generaal afkomstig zijn. Indien voor bepaalde functies bijzondere bekwaamheden vereist zijn, kan de Directeur-Generaal extern werven.

  • 2.3 Bij de benoeming van een nieuwe functionaris houdt de Directeur-Generaal er tevens rekening mee dat de personen in de functies van de rangen D 2, D 1 en P 5 ingezetenen van verschillende lidstaten van de Unie moeten zijn.

  • 2.4 Bij de bevordering van een functionaris van het Internationaal Bureau in de rangen D 2, D 1 en P 5 is de Directeur-Generaal niet verplicht hetzelfde beginsel toe te passen.

  • 2.5 De bekwaamheid die tijdens het wervingsproces wordt vastgesteld heeft prioriteit boven de eis van een billijke geografische spreiding en taalspreiding.

  • 2.6 De Directeur-Generaal brengt de Raad van Bestuur eenmaal per jaar op de hoogte van de benoemingen en bevorderingen in de rangen P 4 tot en met D 2.

• 3 De Directeur-Generaal heeft voorts de volgende bevoegdheden:

  • 3.1 het vervullen van de taken van depositaris van de Akten van de Unie en van tussenpersoon bij de procedure voor toetreding en toelating tot de Unie alsmede bij de procedure voor het verlaten ervan;

  • 3.2 het aan alle regeringen van de lidstaten kennisgeven van de besluiten van het Congres;

  • 3.3 het aan alle lidstaten en hun aangewezen aanbieders kennisgeven van de door de Postraad vastgestelde of herziene Regelingen;

  • 3.4 het opstellen van de jaarlijkse ontwerpbegroting van de Unie op het laagst mogelijke niveau dat nog verenigbaar is met de behoeften van de Unie en deze op een gelegen tijdstip ter beoordeling voorleggen aan de Raad van Bestuur; het, na goedkeuring door de Raad van Bestuur, aan de lidstaten mededelen van de begroting en deze ten uitvoer leggen;

  • 3.5 het uitvoeren van de specifieke door de organen van de Unie verzochte activiteiten alsmede die welke hem uit hoofde van de Akten worden toegewezen;

  • 3.6 het nemen van initiatieven voor het verwezenlijken van de door de organen van de Unie gestelde doelen, in het kader van het vastgestelde beleid en de beschikbare financiële middelen;

  • 3.7 het aan de Raad van Bestuur of aan de Postraad voorleggen van suggesties en voorstellen;

  • 3.8 het, na de afsluiting van het Congres, aan de Postraad voorleggen van voorstellen betreffende de wijzigingen die op de Regelingen moeten worden aangebracht naar aanleiding van de besluiten van het Congres, overeenkomstig het Reglement van Orde van de Postraad;

  • 3.9 het opstellen, ten behoeve van de Raad van Bestuur en op basis van de door de Raden gegeven richtlijnen, van het strategieontwerp dat aan het Congres moet worden voorgelegd;

  • 3.10 het, ter goedkeuring door de Raad van Bestuur, opstellen van een vierjarig verslag over de resultaten van de lidstaten betreffende de uitvoering van de door het voorgaande Congres goedgekeurde strategie, dat aan het volgende Congres wordt voorgelegd;

  • 3.11 het vertegenwoordigen van de Unie;

  • 3.12 het optreden als tussenpersoon in de betrekkingen tussen:

    • 3.12.1 de UPU en de beperkte Unies;

    • 3.12.2 de UPU en de Organisatie van de Verenigde Naties;

    • 3.12.3 de UPU en de internationale organisaties wier activiteiten voor de Unie van belang zijn;

    • 3.12.4 de UPU en de internationale instanties, verenigingen of ondernemingen waarmee de organen van de Unie overleg wensen te plegen of die zij bij hun werkzaamheden wensen te betrekken;

  • 3.13 het vervullen van de taak van Secretaris-Generaal van de organen van de Unie en het in die hoedanigheid, met inachtneming van de bijzondere bepalingen van dit Algemeen Reglement toezien op:

    • 3.13.1 de voorbereiding en de organisatie van de werkzaamheden van de organen van de Unie;

    • 3.13.2 de opstelling, vervaardiging en verspreiding van stukken, rapporten en verslagen;

    • 3.13.3 het functioneren van het secretariaat gedurende de vergaderingen van de organen van de Unie;

  • 3.14 het bijwonen van zittingen van de organen van de Unie en het zonder stemrecht deelnemen aan de beraadslagingen, met de mogelijkheid zich te laten vertegenwoordigen.

Artikel 128. Taken van de Plaatsvervangend Directeur-Generaal

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De Plaatsvervangend Directeur-Generaal staat de Directeur-Generaal bij en is verantwoording aan hem verschuldigd.

• 2 In geval van afwezigheid of verhindering van de Directeur-Generaal oefent de Plaatsvervangend Directeur-Generaal zijn bevoegdheden uit. Hetzelfde geldt indien de in artikel 126.3 bedoelde functie van Directeur-Generaal vacant is.

DEEL 2. SECRETARIAAT VAN DE ORGANEN VAN DE UNIE EN DE ADVIESRAAD

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Artikel 129. Algemeen

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Het secretariaat van de organen van de Unie en de Adviesraad wordt verzorgd door het Internationaal Bureau onder de verantwoordelijkheid van de Directeur-Generaal.

Artikel 130. Opstellen en verspreiden van stukken van de organen van de Unie

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Het Internationaal Bureau stelt alle stukken op die naar aanleiding van elke zitting worden gepubliceerd en stelt deze beschikbaar via de website van de UPU. Het Internationaal Bureau wijst door middel van een efficiënt online signaleringssysteem tevens op nieuwe elektronische publicaties op de website van de UPU.

Artikel 131. Lijst van lidstaten (Const. 2)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Het Internationaal Bureau stelt een lijst van lidstaten van de Unie op en houdt deze bij; hierin wordt hun contributieklasse vermeld, hun geografische groep en hun positie ten aanzien van de Akten van de Unie.

Artikel 132. Informatie. Zienswijzen. Verzoeken om uitlegging en wijziging van de Akten. Inlichtingen. Rol bij de vereffening (Const. 20, Alg. Regl. 139, 140, 143) Regl. 139, 140, 143)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Het Internationaal Bureau houdt zich te allen tijde ter beschikking van de Raad van Bestuur, van de Postraad, van de lidstaten en van hun aangewezen aanbieders voor het verstrekken van alle nuttige inlichtingen inzake vraagstukken die met de dienst verband houden.

• 2 Het Internationaal Bureau is in het bijzonder belast met het bijeenbrengen, coördineren, publiceren en verspreiden van inlichtingen van uiteenlopende aard die van belang zijn voor de internationale postale dienst; het op verzoek van de betrokken partijen uitbrengen van een zienswijze over geschillen; het behandelen van verzoeken om uitleg en wijziging van de Akten van de Unie en, in het algemeen, het verrichten van studies en redactionele of documentaire werkzaamheden die de genoemde Akten aan hem toekennen of die hem in het belang van de Unie worden opgedragen.

• 3 Het Internationaal Bureau verricht eveneens de onderzoeken waarom door de lidstaten en door de door hun aangewezen aanbieders wordt verzocht teneinde de zienswijze van de andere lidstaten en van hun aangewezen aanbieders met betrekking tot een bepaald vraagstuk te vernemen. De uitkomst van een onderzoek heeft niet het karakter van een stemming en is niet formeel bindend.

• 4 Het Internationaal Bureau kan in de hoedanigheid van clearing office optreden bij de vereffening van rekeningen van uiteenlopende aard die betrekking hebben op de postale dienst.

• 5 Het Internationaal Bureau waarborgt de vertrouwelijkheid en veiligheid van de commerciële gegevens die lidstaten en/of hun aangewezen aanbieders verstrekken voor het uitvoeren van zijn taken die voortvloeien uit de Akten of besluiten van de Unie.

Artikel 133. Technische samenwerking (Const. 1)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Het Internationaal Bureau is in het kader van de internationale technische samenwerking belast met de ontwikkeling van de postale technische bijstand in al zijn vormen.

Artikel 134. Door het Internationaal Bureau verstrekte formulieren (Const. 20)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Het Internationaal Bureau is belast met het doen vervaardigen van internationale antwoordcoupons en met de verstrekking tegen kostprijs hiervan aan de lidstaten of hun aangewezen aanbieders die daarom verzoeken.

Artikel 135. Akten van de beperkte Unies en bijzondere verdragen (Const. 8)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Twee exemplaren van de Akten van de beperkte Unies en van de ingevolge artikel 8 van de Constitutie gesloten bijzondere verdragen moeten door de Bureaus van deze Unies of, bij gebreke daarvan, door een van de verdragsluitende partijen aan het Internationaal Bureau worden gezonden.

• 2 Het Internationaal Bureau ziet erop toe dat de Akten van de beperkte Unies en de bijzondere verdragen niet voorzien in minder gunstige voorwaarden voor het publiek dan die welke in de Akten van de Unie zijn voorzien.

  Het Internationaal Bureau meldt elke uit hoofde van deze bepaling vastgestelde onregelmatigheid aan de Raad van Bestuur.

• 3 Het Internationaal Bureau brengt de lidstaten en hun aangewezen aanbieders op de hoogte van het bestaan van bovengenoemde Unies en verdragen.

Artikel 136. Periodiek van de Unie

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Het Internationaal Bureau publiceert met behulp van de hem ter beschikking gestelde stukken een periodiek in de Duitse, Engelse, Arabische, Chinese, Spaanse, Franse en Russische taal.

Artikel 137. Jaarlijks verslag van de activiteiten van de Unie (Const. 20, Alg. Regl.107.1; 24)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Het Internationaal Bureau stelt een jaarlijks verslag op van de activiteiten van de Unie en doet dit, na goedkeuring door de Commissie van Beheer van de Raad van Bestuur, toekomen aan de lidstaten en/of hun aangewezen aanbieders, aan de beperkte Unies en aan de Organisatie van de Verenigde Naties.

HOOFDSTUK III. INDIENING, BEHANDELING VAN VOORSTELLEN, KENNISGEVING VAN BESLUITEN EN INWERKINGTREDING VAN DE REGELINGEN EN ANDERE BESLUITEN

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Artikel 138. Procedure voor de indiening van voorstellen bij het Congres (Const. 29)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Onder voorbehoud van de uitzonderingen bedoeld onder 2 en 5 wordt de indiening bij het Congres van voorstellen van ongeacht welke aard door de lidstaten geregeld door de volgende procedure:

  • 1.1 geaccepteerd worden voorstellen die ten minste zes maanden vóór de voor het Congres vastgestelde datum door het Internationaal Bureau worden ontvangen;

  • 1.2 gedurende het tijdvak van zes maanden voorafgaand aan de voor het Congres vastgestelde datum mogen geen voorstellen van redactionele aard worden ingediend;

  • 1.3 inhoudelijke voorstellen die door het Internationaal Bureau worden ontvangen in de periode tussen zes en vier maanden vóór de voor het Congres vastgestelde datum worden uitsluitend geaccepteerd indien deze worden ondersteund door ten minste twee lidstaten;

  • 1.4 inhoudelijke voorstellen die door het Internationaal Bureau worden ontvangen in de periode tussen vier en twee maanden voorafgaand aan de voor het Congres vastgestelde datum worden uitsluitend geaccepteerd indien deze worden ondersteund door ten minste acht lidstaten; de voorstellen die daarna worden ontvangen, worden niet meer geaccepteerd;

  • 1.5 de adhesiebetuigingen moeten door het Internationaal Bureau binnen dezelfde termijn worden ontvangen als de voorstellen waarop deze betrekking hebben.

• 2 Voorstellen betreffende de Constitutie of het Algemeen Reglement moeten ten minste zes maanden vóór de opening van het Congres door het Internationaal Bureau worden ontvangen; voorstellen die na die datum maar vóór de opening worden ontvangen, kunnen slechts in aanmerking worden genomen indien het Congres daartoe met een meerderheid van twee derde van de bij het Congres vertegenwoordigde landen beslist en indien aan de onder 1 bedoelde voorwaarden wordt voldaan.

• 3 Elk voorstel mag in beginsel slechts één doel hebben en uitsluitend wijzigingen bevatten die door dat doel worden gerechtvaardigd. Elk voorstel dat aanzienlijke uitgaven voor de Unie met zich meebrengt moet vergezeld zijn van een door de desbetreffende lidstaat, in overleg met het Internationaal Bureau, opgestelde staat van de financiële consequenties, teneinde vast te stellen welke financiële middelen benodigd zijn voor de uitvoering ervan.

• 4 De voorstellen van redactionele aard worden door de lidstaten die deze indienen bovenaan voorzien van de vermelding „Voorstel van redactionele aard” en door het Internationaal Bureau gepubliceerd onder een nummer, gevolgd door de letter R. De voorstellen die niet van deze vermelding zijn voorzien, maar die naar het oordeel van het Internationaal Bureau van louter redactionele aard zijn, worden gepubliceerd met een passende annotatie; het Internationaal Bureau stelt ten behoeve van het Congres een lijst van deze voorstellen op.

• 5 De onder 1 en 4 voorgeschreven procedure is noch van toepassing op voorstellen betreffende het Reglement van Orde van de Congressen, noch op wijzigingen van reeds gedane voorstellen.

Artikel 139. Procedure voor de indiening van voorstellen tot wijziging van het Verdrag of de overeenkomsten tussen twee Congressen

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Om in aanmerking te worden genomen moet elk voorstel betreffende het Verdrag of de overige verdragen dat door een lidstaat tussen twee Congressen in wordt ingediend, worden gesteund door ten minste twee andere lidstaten. Aan deze voorstellen wordt geen gevolg gegeven indien het Internationaal Bureau niet tegelijkertijd de benodigde adhesiebetuigingen ontvangt.

• 2 Deze voorstellen worden door tussenkomst van het Internationaal Bureau aan de andere lidstaten gericht.

Artikel 140. Bestudering van voorstellen tot wijziging van het Verdrag of de overeenkomsten tussen twee Congressen

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Elk voorstel betreffende het Verdrag, de overige verdragen en hun Slotprotocollen is onderworpen aan de volgende procedure: wanneer een lidstaat een voorstel aan het Internationaal Bureau heeft gezonden, zendt dit Bureau het voorstel aan alle lidstaten ter beoordeling toe. De lidstaten beschikken over een termijn van twee maanden om het voorstel te beoordelen en, in voorkomend geval, hun opmerkingen aan het Internationaal Bureau te doen toekomen.

  Wijzigingen zijn niet toegestaan. Aan het einde van deze termijn van twee maanden zendt het Internationaal Bureau de lidstaten alle opmerkingen toe die het heeft ontvangen en verzoekt het elke lidstaat die stemrecht heeft voor of tegen het voorstel te stemmen. De lidstaten die hun stem niet binnen een termijn van twee maanden hebben verzonden, worden geacht zich van stemming te hebben onthouden. De eerder genoemde termijn gaat in op de datum van de circulaires van het Internationaal Bureau.

• 2 Indien een voorstel betrekking heeft op een verdrag of het Slotprotocol ervan kunnen alleen de lidstaten die partij bij dat verdrag zijn deelnemen aan de onder 1 bedoelde handelingen.

Artikel 141. Procedure voor de indiening bij de Postraad van voorstellen betreffende de opstelling van nieuwe Regelingen, met inachtneming van de door het Congres genomen besluiten

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De Regelingen van het Algemeen Postverdrag en van het Verdrag inzake postale financiële diensten worden vastgesteld door de Postraad, met inachtneming van de door het Congres genomen besluiten.

• 2 De voorstellen voor de voorgestelde wijzigingen van het Postverdrag of het Verdrag inzake postale financiële diensten moeten gelijktijdig met de voorstellen aan het Congres waarop deze betrekking hebben aan het Internationaal Bureau worden voorgelegd. De voorstellen kunnen door een enkele lidstaat worden ingediend, zonder steun van de andere lidstaten. Deze voorstellen moeten uiterlijk een maand voor het Congres aan alle lidstaten worden toegezonden.

• 3 De overige voorstellen betreffende de Regelingen, die dienen te worden bestudeerd door de Postraad met het oog op de opstelling van nieuwe Regelingen binnen zes maanden na het Congres, moeten ten minste twee maanden voor het Congres aan het Internationaal Bureau worden voorgelegd.

• 4 De voorstellen betreffende de wijzigingen die in de Regelingen moeten worden aangebracht vanwege de besluiten van het Congres, die door de lidstaten worden ingediend, moeten uiterlijk twee maanden voor de opening van de Postraad door het Internationaal Bureau worden ontvangen. Deze voorstellen moeten uiterlijk een maand voor de opening van de Postraad aan alle lidstaten en aan hun aangewezen aanbieders worden toegezonden.

Artikel 142. Wijziging van de Regelingen door de Postraad

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De voorstellen tot wijziging van de Regelingen worden behandeld door de Postraad.

• 2 Voor het indienen van een voorstel tot wijziging van de Regelingen is geen steun van een lidstaat vereist.

• 3 Een dergelijk voorstel wordt uitsluitend behandeld indien de Postraad instemt met de urgentie ervan.

Artikel 143. Kennisgeving van tussen twee Congressen genomen besluiten (Const. 29, Alg. Regl. 139, 140, 142)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De in het Verdrag, de overige verdragen en de Slotprotocollen bij deze Akten aangebrachte wijzigingen worden bevestigd door middel van een kennisgeving van de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau aan de regeringen van de lidstaten.

• 2 Van de door de Postraad in de Regelingen en de Slotprotocollen daarvan aangebrachte wijzigingen geeft het Internationaal Bureau kennis aan de lidstaten en aan hun aangewezen aanbieders. Hetzelfde geldt voor de in artikel 36.3.2 van het Verdrag en in de overeenkomstige bepalingen van de overige verdragen bedoelde uitleggingen.

Artikel 144. Inwerkingtreding van de Regelingen en van andere tussen twee Congressen genomen besluiten

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De Regelingen treden in werking op dezelfde datum en hebben dezelfde duur als de uit het Congres voortkomende Akten.

• 2 Onder voorbehoud van het bepaalde onder 1 zijn de tussen twee Congressen aangenomen besluiten tot wijziging van de Akten van de Unie eerst uitvoerbaar na ten minste drie maanden na kennisgeving hiervan.

HOOFDSTUK IV. FINANCIËN

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Artikel 145. Vaststelling en regeling van de uitgaven van de Unie (Const. 21)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Onder voorbehoud van de bepalingen onder 2 tot en met 6 mogen de jaarlijkse uitgaven die verband houden met de activiteiten van de organen van de Unie de limiet van 37.235.000 Zwitserse frank voor de jaren 2013 tot en met 2016 niet te boven gaan.

• 2 De uitgaven die verband houden met de vergadering van het volgende Congres (verplaatsing van het secretariaat, vervoerskosten, kosten voor de technische installatie voor simultaan tolken, kosten voor het kopiëren van stukken gedurende het Congres, enzovoort) mogen de limiet van 2.900.000 Zwitserse frank niet te boven gaan.

• 3 De Raad van Bestuur is bevoegd de onder 1 en 2 bedoelde limieten te overschrijden bij de verrekening van de verhoging van salarisschalen, contributies voor pensioenen of vergoedingen, met inbegrip van de functievergoedingen, die door de Verenigde Naties worden toegestaan voor toepassing op hun personeel dat in Genève werkzaam is.

• 4 De Raad van Bestuur is tevens bevoegd jaarlijks het bedrag van de uitgaven anders dan die welke betrekking hebben op het in dienst zijnde personeel aan te passen aan de hand van het Zwitserse prijsindexcijfer voor consumptiegoederen.

• 5 In afwijking van de bepalingen onder 1 kan de Raad van Bestuur of, in geval van zeer spoedeisende aangelegenheden, de Directeur-Generaal een overschrijding van de vastgestelde limieten toestaan voor belangrijke en onvoorziene reparaties aan het gebouw van het Internationaal Bureau, waarbij de overschrijding evenwel niet meer kan bedragen dan 125.000 Zwitserse frank per jaar.

• 6 Indien de onder 1 en 2 bedoelde kredieten ontoereikend blijken om het goed functioneren van de Unie te waarborgen, kunnen deze limieten slechts worden overschreden met de goedkeuring van de meerderheid van de lidstaten van de Unie. Elk overleg moet een volledige uiteenzetting bevatten van de feiten die een dergelijk verzoek rechtvaardigen.

Artikel 146. Regeling van de bijdragen van de lidstaten

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De landen die tot de Unie toetreden of die worden toegelaten als lid van de Unie, alsmede die welke de Unie verlaten, moeten hun bijdrage betalen voor het gehele jaar waarin hun toelating of vertrek daadwerkelijk plaatsvindt.

• 2 De lidstaten betalen vooraf hun contributie aan de jaarlijkse uitgaven van de Unie, op basis van de door de Raad van Bestuur vastgestelde begroting. Deze contributies moeten uiterlijk worden betaald op de eerste dag van het financiële jaar waarop de begroting betrekking heeft. Na deze termijn dragen de verschuldigde bedragen rente ten behoeve van de Unie, ten belope van 6% per jaar, te rekenen vanaf de vierde maand.

• 3 Wanneer de achterstallige contributie van een lidstaat aan de Unie exclusief rente gelijk is aan of hoger dan de som van de contributies van die lidstaat over de twee voorgaande financiële jaren, kan deze lidstaat zijn vorderingen op andere lidstaten op de door de Raad van Bestuur vastgestelde wijze geheel of ten dele onherroepelijk aan de Unie overdragen. De voorwaarden voor de overdracht van vorderingen worden vastgesteld in een overeenkomst tussen de lidstaat, zijn debiteuren/schuldeisers en de Unie.

• 4 De lidstaten die vanwege juridische of andere redenen niet in staat zijn tot een dergelijke overdracht, verplichten zich ertoe een afbetalingsregeling te treffen voor hun achterstallige betalingen.

• 5 Behoudens uitzonderlijke omstandigheden kan de termijn voor het verhaal van aan de Unie verschuldigde achterstallige verplichte contributies niet langer zijn dan tien jaar.

• 6 In uitzonderlijke gevallen kan de Raad van Bestuur een lidstaat geheel of ten dele van de betaling van de verschuldigde rente ontheffen indien deze zich, over de hoofdsom, volledig heeft gekweten van zijn achterstallige schulden.

• 7 Een lidstaat kan, in het kader van een door de Raad van Bestuur goedgekeurde aflossingsregeling voor zijn achterstallige contributie, eveneens worden ontheven van het geheel of een gedeelte van de geaccumuleerde of nog te ontvangen renten; deze ontheffing wordt evenwel afhankelijk gesteld van de volledige en punctuele uitvoering van de aflossingsregeling binnen een overeengekomen termijn van ten hoogste tien jaar.

• 8 Het bepaalde onder 3 tot en met 7 is van overeenkomstige toepassing op de vertaalkosten die door het Internationaal Bureau in rekening worden gebracht bij de lidstaten die bij de taalgroepen zijn aangesloten.

Artikel 147. Financiële tekorten

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Teneinde de tekorten in de middelen van de Unie op te vangen, wordt een Reservefonds in het leven geroepen. Het bedrag ervan wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur. Dit Fonds wordt in eerste instantie gecreëerd uit begrotingsoverschotten. Het Fonds kan eveneens dienen voor het sluitend maken van de begroting of het verlagen van de contributie van de lidstaten.

• 2 Ten aanzien van tijdelijke financiële tekorten verstrekt de Regering van de Zwitserse Bondsstaat, onder de in onderlinge overeenstemming vast te stellen voorwaarden, op korte termijn de benodigde voorschotten.

Artikel 148. Toezicht op de boekhouding en verslaglegging

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De regering van de Zwitserse Bondsstaat houdt kosteloos toezicht op het beheer van de financiële rekeningen alsmede op de boekhouding van het Internationaal Bureau, binnen de door het Congres vastgestelde kredietlimieten.

Artikel 149. Automatische sancties

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Elke lidstaat die de in artikel 146.3 bedoelde overdracht niet kan verrichten en weigert zich te onderwerpen aan een overeenkomstig artikel 146.4 door het Internationaal Bureau voorgestelde afbetalingsregeling, of deze regeling niet naleeft, verliest automatisch zijn stemrecht bij het Congres en bij de vergaderingen van de Raad van Bestuur en bij de Postraad, en is niet meer in deze twee Raden verkiesbaar.

• 2 De automatische sancties worden ambtshalve en met onmiddellijke ingang opgeheven zodra de desbetreffende lidstaat zich, ten aanzien van de hoofdsom en de renten, volledig heeft gekweten van zijn aan de Unie achterstallige contributie, of wanneer hij besluit zich te onderwerpen aan een aflossingsregeling voor zijn schulden.

Artikel 150. Contributieklassen (Const. 21Alg. Regl. 131, 145, 146, 147 en 148)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De lidstaten dragen bij aan de dekking van de uitgaven van de Unie volgens de contributieklasse waartoe zij behoren. Deze klassen zijn:

  • – klasse van 50 eenheden;

  • – klasse van 45 eenheden;

  • – klasse van 40 eenheden;

  • – klasse van 35 eenheden;

  • – klasse van 30 eenheden;

  • – klasse van 25 eenheden;

  • – klasse van 20 eenheden;

  • – klasse van 15 eenheden;

  • – klasse van 10 eenheden;

  • – klasse van 5 eenheden;

  • – klasse van 3 eenheden;

  • – klasse van 1 eenheid;

  • – klasse van 0,5 eenheid, voorbehouden aan de door de Organisatie van de Verenigde Naties vermelde minstontwikkelde landen en aan andere door de Raad van Bestuur aangewezen landen.

• 2 Niettegenstaande de onder 1 bedoelde contributieklassen kan elke lidstaat ervoor kiezen meer contributie-eenheden te betalen dan de contributieklasse waartoe hij behoort, zulks gedurende een tijdvak dat ten minste gelijk is aan het tijdvak tussen twee Congressen. Deze wijziging wordt uiterlijk tijdens het Congres aangekondigd. Aan het einde van het tijdvak tussen twee Congressen valt de lidstaat automatisch terug op het oorspronkelijke aantal contributie-eenheden, behalve wanneer hij besluit een groter aantal contributie-eenheden te blijven betalen. Door de betaling van aanvullende contributies nemen de uitgaven navenant toe

• 3 Op het moment van hun toelating of toetreding tot de Unie worden de lidstaten, overeenkomstig de in artikel 21.4 van de Constitutie bedoelde procedure, ingedeeld in een van de eerdergenoemde contributieklassen.

• 4 De lidstaten kunnen later in een lagere contributieklasse worden geplaatst, mits het verzoek om verandering ten minste twee maanden voor de opening van het Congres aan het Internationaal Bureau wordt verzonden.

  Het Congres brengt een niet-bindend standpunt uit met betrekking tot deze verzoeken om wijziging van contributieklasse. De lidstaat is vrij om het standpunt van het Congres al dan niet te volgen. Het definitieve besluit van de lidstaat moet voor het einde van het Congres aan het Secretariaat van het Internationaal Bureau worden gezonden. Dit verzoek om wijziging wordt van kracht op de datum van inwerkingtreding van de door het Congres vastgestelde financiële bepalingen.

  De lidstaten die niet binnen de gestelde termijn te kennen hebben gegeven dat zij van contributieklasse wensen te veranderen, blijven in de contributieklasse waartoe zij tot op dat moment behoorden.

• 5 De lidstaten kunnen niet verlangen dat zij met meer dan één klasse tegelijk lager worden geplaatst.

• 6 In uitzonderlijke gevallen zoals natuurrampen waarvoor internationale hulpprogramma’s nodig zijn, kan de Raad van Bestuur evenwel, eenmaal tussen twee Congressen in, op verzoek van een lidstaat, indien deze aantoont dat hij zijn contributie in de oorspronkelijk gekozen klasse niet kan handhaven, een tijdelijke verlaging van klasse toestaan. Onder dezelfde omstandigheden kan de Raad van Bestuur eveneens een tijdelijke verlaging toestaan voor lidstaten die niet tot de minstontwikkelde landen behoren die reeds in de klasse van 1 eenheid zijn gerangschikt, door deze in de klasse van 0,5 eenheid te plaatsen.

• 7 Bij de toepassing van het bepaalde onder 6 kan de tijdelijke verlaging door de Raad van Bestuur worden toegestaan voor een maximumtermijn van twee jaar of tot het volgende Congres, indien dit eerder plaatsvindt. Na het verstrijken van de vastgestelde termijn wordt het betrokken land automatisch in zijn oorspronkelijke klasse teruggeplaatst.

• 8 In afwijking van het bepaalde onder 4 en 5 zijn de verplaatsingen naar een hogere klasse niet aan beperkingen onderworpen.

Artikel 151. Betaling van benodigdheden die door het Internationaal Bureau worden geleverd (Alg. Regl. 134)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De benodigdheden die tegen betaling door het Internationaal Bureau aan de lidstaten en aan hun aangewezen aanbieders worden geleverd, moeten zo snel mogelijk worden betaald, doch uiterlijk binnen zes maanden, te rekenen vanaf de eerste dag van de maand volgend op die waarin het Internationaal Bureau de rekening heeft verzonden. Na deze termijn dragen de verschuldigde bedragen rente ten behoeve van de Unie, ten belope van 5% per jaar, te rekenen vanaf het verstrijken van de genoemde termijn.

Artikel 152. Organisatie van door de gebruikers gefinancierde hulporganen

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Onder voorbehoud van goedkeuring door de Raad van Bestuur kan de Postraad een aantal door de gebruikers gefinancierde hulporganen instellen die op vrijwillige basis worden gefinancierd, teneinde operationele, commerciële, technische en economische activiteiten te organiseren die op grond van artikel 18 van de Constitutie tot zijn bevoegdheden behoren, maar die niet mogen worden gefinancierd uit de reguliere begroting.

• 2 Bij de instelling van een dergelijk orgaan van de Postraad neemt de Postraad besluiten conform het basiskader van de statuten van het orgaan, waarbij naar behoren rekening wordt gehouden met de elementaire regels en beginselen van de UPU als intergouvernementele organisatie en legt deze ter goedkeuring voor aan de Raad van Bestuur. Het basiskader omvat de volgende onderdelen:

  • 2.1 het mandaat;

  • 2.2 de samenstelling met inbegrip van de categorieën van leden die deelnemen;

  • 2.3 reglement omtrent de besluitvorming, met inbegrip van de interne structuur en de relatie tot overige organen van de UPU;

  • 2.4 beginselen voor stemmen en vertegenwoordiging;

  • 2.5 financiering (inschrijving, tarieven voor gebruik, etc.);

  • 2.6 samenstelling van het secretariaat en structuur van de leiding.

• 3 Elk door de gebruikers gefinancierd hulporgaan organiseert zijn activiteiten zelfstandig binnen het door de Postraad vastgestelde en door de Raad van Bestuur goedgekeurde elementaire kader en stelt jaarlijks een verslag op van zijn activiteiten dat dient te worden goedgekeurd door de Postraad.

• 4 De Raad van Bestuur stelt de regels vast voor de kosten van de ondersteuning die de door de gebruikers gefinancierde hulporganen moeten bijdragen aan de reguliere begroting en publiceert deze in het Financieel Reglement van de UPU.

• 5 De Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau leidt het secretariaat voor de door de gebruikers gefinancierde hulporganen in overeenstemming met het door de Raad van Bestuur goedgekeurde personeelsreglement dat van toepassing is op het personeel dat is aangesteld voor de door de gebruikers gefinancierde hulporganen. Het secretariaat van de hulporganen maakt deel uit van het Internationaal Bureau.

• 6 Informatie over in overeenstemming met dit artikel ingestelde door de gebruikers gefinancierde hulporganen wordt na hun instelling verstrekt aan het Congres.

HOOFDSTUK V. ARBITRAGE

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Artikel 153. Arbitrageprocedure (Const. 32)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Bij geschillen tussen lidstaten die dienen te worden geregeld door middel van arbitrage, stelt de ene lidstaat de andere schriftelijk in kennis van het voorwerp van het geschil en bericht zijn wens om een arbitrageprocedure in te stellen middels een kennisgeving inzake het instellen van de arbitrage.

• 2 Indien het geschil kwesties van operationele of technische aard betreft, kan elke lidstaat zijn aangewezen aanbieder verzoeken overeenkomstig de hieronder beschreven procedure te handelen en de desbetreffende bevoegdheden delegeren aan zijn aanbieder. De betrokken lidstaat wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure en van de uitkomst. De desbetreffende lidstaten of aangewezen aanbieders worden hierna aangeduid als „partijen bij de arbitrage”.

• 3 De partijen bij de arbitrage benoemen hetzij een hetzij drie scheidsrechters.

• 4 Indien de partijen bij de arbitrage besluiten drie scheidsrechters te benoemen, kiest elke partij in overeenstemming met 2 een lidstaat of een aangewezen aanbieder die niet rechtstreeks betrokken is bij het geschil om op te treden als scheidsrechter. Wanneer verschillende lidstaten en/of aangewezen aanbieders gezamenlijk een partij bij een geschil vormen, tellen zij ten behoeve van de toepassing van deze bepalingen als één partij.

• 5 Indien de partijen overeenkomen drie scheidsrechters te benoemen, benoemen de partijen gezamenlijk de derde scheidsrechter die niet van een lidstaat of aangewezen aanbieder afkomstig behoeft te zijn.

• 6 Indien het een geschil over een van de verdragen betreft, kunnen de scheidsrechters alleen worden benoemd uit de lidstaten die partij zijn bij dat verdrag.

• 7 De partijen bij de arbitrage kunnen gezamenlijk overeenkomen een scheidsrechter te benoemen die niet van een lidstaat of aangewezen aanbieder afkomstig behoeft te zijn.

• 8 Indien een of beide partijen bij de arbitrage verzuimen binnen een termijn van drie maanden vanaf de datum van de kennisgeving inzake het instellen van de arbitrage een of meer scheidsrechters te benoemen, verzoekt het Internationaal Bureau desgevraagd het in gebreke blijvende land een scheidsrechter te benoemen of benoemt het ambtshalve zelf een scheidsrechter. Het Internationaal Bureau wordt niet betrokken bij de beraadslagingen, tenzij beide partijen daarom verzoeken.

• 9 De partijen bij de arbitrage kunnen te allen tijde voordat door de scheidsrechter of scheidsrechters uitspraak is gedaan onderling overeenkomen het geschil in der minne te schikken. De kennisgeving inzake intrekking van de arbitrage dient binnen tien dagen nadat de partijen daar overeenstemming over hebben bereikt schriftelijk te worden ingediend bij het Internationaal Bureau. Indien de partijen besluiten de arbitrageprocedure in te trekken, zijn de scheidsrechters niet langer bevoegd tot uitspraak over de aangelegenheid.

• 10 De scheidsrechter of scheidsrechters dienen uitspraak te doen op grond van de aangevoerde feiten en bewijzen. Beide partijen en de scheidsrechter of scheidsrechters dienen in kennis te worden gesteld van alle informatie over het geschil.

• 11 De scheidsrechter of scheidsrechters beslissen bij meerderheid van stemmen en het Internationaal Bureau en de partijen worden binnen zes maanden na de datum van de kennisgeving inzake het instellen van arbitrage in kennis gesteld van de uitspraak.

• 12 Arbitrageprocedures zijn vertrouwelijk en binnen tien dagen na de kennisgeving van de uitspraak aan de partijen wordt het Internationaal Bureau schriftelijk in kennis gesteld van slechts een korte beschrijving van het geschil en de uitspraak.

• 13 De uitspraak van de scheidsrechter of scheidsrechters is onherroepelijk en bindend voor de partijen. Er is geen beroep mogelijk.

• 14 De partijen bij de arbitrage gaan onverwijld over tot tenuitvoerlegging van de uitspraak van de scheidsrechter of scheidsrechters. Indien een aangewezen aanbieder door zijn lidstaat gemachtigd is een arbitrageprocedure in te stellen en zich eraan te conformeren, is de lidstaat verantwoordelijk om te verzekeren dat de aangewezen aanbieder de uitspraak van de scheidsrechter of scheidsrechters ten uitvoer legt.

HOOFDSTUK VI. WERKTALEN BINNEN DE UNIE

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Artikel 154. Werktalen van het Internationaal Bureau

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De werktalen van het Internationaal Bureau zijn het Frans en het Engels.

Artikel 155. Talen die worden gebruikt voor verslaglegging, beraadslagingen en dienstcorrespondentie

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Voor de stukken van de Unie worden de Franse, Engelse, Arabische en Spaanse taal gebruikt. Tevens worden de Duitse, Chinese, Portugese en Russische taal gebruikt, mits de productie in deze talen zich beperkt tot de belangrijkste basisstukken. Ook worden andere talen gebruikt, mits de lidstaten die daarom verzoeken alle kosten ervan dragen.

• 2 De lidstaat of -staten die om een andere taal dan de officiële taal hebben verzocht, vormen een taalgroep.

• 3 De stukken worden door het Internationaal Bureau gepubliceerd in de officiële taal en in de talen van de samengestelde taalgroepen, hetzij rechtstreeks, hetzij door tussenkomst van de regionale bureaus van deze groepen, overeenkomstig de met het Internationaal Bureau overeengekomen modaliteiten. De publicatie in de verschillende talen vindt volgens hetzelfde model plaats.

• 4 De rechtstreeks door het Internationaal Bureau gepubliceerde stukken worden, voor zover mogelijk, gelijktijdig verspreid in de verschillende talen waarom is verzocht.

• 5 De correspondentie tussen de lidstaten of hun aangewezen aanbieders en het Internationaal Bureau en tussen dit Bureau en derden kan worden uitgewisseld in elke taal waarvoor het Internationaal Bureau een vertaaldienst heeft.

• 6 De vertaalkosten in ongeacht welke taal, met inbegrip van die welke voortvloeien uit de toepassing van het bepaalde onder5, worden gedragen door de taalgroep die om die taal heeft verzocht. De lidstaten die de officiële taal gebruiken, storten voor de vertaling van niet-officiële stukken een forfaitaire contributie waarvan het bedrag per contributie-eenheid gelijk is aan het bedrag dat wordt betaald door de landen die gebruik maken van de andere werktaal van het Internationaal Bureau. Alle overige kosten die verband houden met de verstrekking van stukken worden door de Unie gedragen. Het plafond van de door de Unie voor de levering van stukken in het Duits, Chinees, Portugees en Russisch te dragen kosten wordt vastgesteld in een resolutie van het Congres.

• 7 De door een taalgroep te dragen kosten worden verdeeld over de leden van deze groep, in verhouding tot hun bijdrage aan de uitgaven van de Unie. De kosten kunnen volgens een andere verdeelsleutel over de leden van de taalgroep worden verdeeld, mits de betrokken lidstaten het hierover eens worden en het Internationaal Bureau via de woordvoerder van de groep van hun besluit in kennis stellen.

• 8 Het Internationaal Bureau geeft na een termijn die ten hoogste twee jaar mag bedragen gevolg aan elke wijziging van de taalkeuze waarom door een lidstaat wordt verzocht.

• 9 Voor de beraadslagingen van de organen van de Unie worden de Franse, de Engelse, de Spaanse, de Russische en de Arabische taal toegelaten, door middel van een tolksysteem – met of zonder elektronische apparatuur – waarvan de keuze wordt overgelaten aan het oordeel van de organisatoren van de vergadering, na overleg met de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau en met de betrokken lidstaten.

• 10 Voor de onder 9 bedoelde beraadslagingen en vergaderingen worden tevens andere talen toegestaan.

• 11 De delegaties die andere talen gebruiken, dragen zorg voor de simultane vertolking in een van de onder 9 bedoelde talen, hetzij door middel van het in dat lid bedoelde systeem, wanneer de benodigde technische aanpassingen kunnen worden gerealiseerd, hetzij door middel van persoonlijke tolken.

• 12 De kosten van de tolkdiensten worden verdeeld over de lidstaten die dezelfde taal gebruiken, in verhouding tot hun bijdrage aan de uitgaven van de Unie. De installatie- en onderhoudskosten van de technische apparatuur worden evenwel door de Unie gedragen.

• 13 De lidstaten en/of hun aangewezen aanbieders kunnen afspraken maken met betrekking tot de in hun wederzijdse betrekkingen voor dienstcorrespondentie te gebruiken taal. Bij gebreke van dergelijke afspraken wordt de Franse taal gebruikt.

HOOFDSTUK VII. SLOTBEPALINGEN

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

Artikel 156. Voorwaarden voor de goedkeuring van voorstellen betreffende het Algemeen Reglement

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 Om uitvoerbaar te worden, moeten de bij het Congres ingediende voorstellen met betrekking tot dit Algemeen Reglement worden goedgekeurd door de meerderheid van de bij het Congres vertegenwoordigde lidstaten die stemrecht hebben. Ten tijde van de stemming moet ten minste twee derde van de lidstaten van de Unie die stemrecht hebben, aanwezig zijn.

Artikel 157. Voorstellen betreffende de Akkoorden met de Organisatie van de Verenigde Naties (Const 9)

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De in artikel 156 bedoelde voorwaarden voor goedkeuring zijn eveneens van toepassing op voorstellen tot wijziging van de tussen de Wereldpostunie en de Organisatie van de Verenigde Naties gesloten Akkoorden, voor zover deze Akkoorden niet voorzien in voorwaarden voor wijziging van de daarin vervatte bepalingen.

Artikel 158. Wijziging, inwerkingtreding en duur van het Algemeen Reglement

[Wordt voorlopig toegepast per 01-01-2014]

• 1 De door een Congres aangenomen wijzigingen worden vervat in een aanvullend protocol en treden, behoudens andersluidend besluit van dit Congres, op hetzelfde tijdstip in werking als de Akten die tijdens hetzelfde Congres worden herzien.

• 2 Dit Algemeen Reglement treedt in werking op 1 januari 2014 en blijft voor onbepaalde tijd van kracht.

Ten blijke waarvan de gevolmachtigden van de Regeringen van de lidstaten dit Algemeen Reglement hebben ondertekend in één exemplaar dat wordt nedergelegd bij de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau. Het Internationaal Bureau van de Wereldpostunie doet elke partij een afschrift ervan toekomen.

GEDAAN te Doha, op 11 oktober 2012