Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten, 's-Gravenhage, 05-10-1961

Geldend van 08-10-1965 t/m heden

Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten

Authentiek : EN

Convention abolishing the requirement of legalisation for foreign public documents

The States signatory to the present Convention,

Desiring to abolish the requirement of diplomatic or consular legalisation for foreign public documents,

Have resolved to conclude a Convention to this effect and have agreed upon the following provisions:

Article 1

The present Convention shall apply to public documents which have been executed in the territory of one contracting State and which have to be produced in the territory of another contracting State.

For the purposes of the present Convention, the following are deemed to be public documents:

  • a) documents emanating from an authority or an official connected with the courts or tribunals of the State, including those emanating from a public prosecutor, a clerk of a court or a process server (“huissier de justice”);

  • b) administrative documents;

  • c) notarial acts;

  • d) official certificates which are placed on documents signed by persons in their private capacity, such as official certificates recording the registration of a document or the fact that it was in existence on a certain date and official and notarial authentications of signatures.

However, the present Convention shall not apply:

  • a) to documents executed by diplomatic or consular agents;

  • b) to administrative documents dealing directly with commercial or customs operations.

Article 2

Each contracting State shall exempt from legalisation documents to which the present Convention applies and which have to be produced in its territory. For the purposes of the present Convention, legalisation means only the formality by which the diplomatic or consular agents of the country in which the document has to be produced certify the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or stamp which it bears.

Article 3

The only formality that may be required in order to certify the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or stamp which it bears, is the addition of the certificate described in Article 4, issued by the competent authority of the State from which the document emanates.

However, the formality mentioned in the preceding paragraph cannot be required when either the laws, regulations, or practice in force in the State where the document is produced or an agreement between two or more contracting States have abolished or simplified it, or exempt the document itself from legalisation.

Article 4

The certificate referred to in the first paragraph of Article 3 shall be placed on the document itself or on an “allonge”; it shall be in the form of the model annexed to the present Convention.

It may, however, be drawn up in the official language of the authority which issues it. The standard terms appearing therein may be in a second language also. The title “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” shall be in the French language.

Article 5

The certificate shall be issued at the request of the person who has signed the document or of any bearer.

When properly filled in, it will certify the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or stamp which the document bears.

The signature, seal and stamp on the certificate are exempt from all certification.

Article 6

Each contracting State shall designate by reference to their official function, the authorities who are competent to issue the certificate referred to in the first paragraph of Article 3.

It shall give notice of such designation to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands at the time it deposits its instrument of ratification or of accession or its declaration of extension. It shall also give notice of any change in the designated authorities.

Article 7

Each of the authorities designated in accordance with Article 6 shall keep a register or card index in which it shall record the certificates issued, specifying:

  • a) the number and date of the certificate,

  • b) the name of the person signing the public document and the capacity in which he has acted, or in the case of unsigned documents, the name of the authority which has affixed the seal or stamp.

At the request of any interested person, the authority which has issued the certificate shall verify whether the particulars in the certificate correspond with those in the register or card index.

Article 8

When a treaty, convention or agreement between two or more contracting States contains provisions which subject the certification of a signature, seal or stamp to certain formalities, the present Convention will only override such provisions if those formalities are more rigorous than the formality referred to in Articles 3 and 4.

Article 9

Each contracting State shall take the necessary steps to prevent the performance of legalisations by its diplomatic or consular agents in cases where the present Convention provides for exemption.

Article 10

The present Convention shall be open for signature by the States represented at the Ninth session of the Hague Conference on Private International Law and Iceland, Ireland, Liechtenstein and Turkey.

It shall be ratified, and the instruments of ratification shall be deposited with the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.

Article 11

The present Convention shall enter into force on the sixtieth day after the deposit of the third instrument of ratification referred to in the second paragraph of Article 10.

The Convention shall enter into force for each signatory State which ratifies subsequently on the sixtieth day after the deposit of its instrument of ratification.

Article 12

Any State not referred to in Article 10 may accede to the present Convention after it has entered into force in accordance with the first paragraph of Article 11. The instrument of accession shall be deposited with the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.

Such accession shall have effect only as regards the relations between the acceding State and those contracting States which have not raised an objection to its accession in the six months after the receipt of the notification referred to in sub-paragraph d) of Article 15. Any such objection shall be notified to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.

The Convention shall enter into force as between the acceding State and the States which have raised no objection to its accession on the sixtieth day after the expiry of the period of six months mentioned in the preceding paragraph.

Article 13

Any State may, at the time of signature, ratification or accession, declare that the present Convention shall extend to all the territories for the international relations of which it is responsible, or to one or more of them. Such a declaration shall take effect on the date of entry into force of the Convention for the State concerned.

At any time thereafter, such extensions shall be notified to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.

When the declaration of extension is made by a State which has signed and ratified, the Convention shall enter into force for the territories concerned in accordance with Article 11. When the declaration of extension is made by a State which has acceded, the Convention shall enter into force for the territories concerned in accordance with Article 12.

Article 14

The present Convention shall remain in force for five years from the date of its entry into force in accordance with the first paragraph of Article 11, even for States which have ratified it or acceded to it subsequently.

If there has been no denunciation, the Convention shall be renewed tacitly every five years.

Any denunciation shall be notified to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands at least six months before the end of the five year period.

It may be limited to certain of the territories to which the Convention applies.

The denunciation will only have effect as regards the State which has notified it. The Convention shall remain in force for the other contracting States.

Article 15

The Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands shall give notice to the States referred to in Article 10, and to the States which have acceded in accordance with Article 12, of the following:

  • a) the notifications referred to in the second paragraph of Article 6;

  • b) the signatures and ratifications referred to in Article 10;

  • c) the date on which the present Convention enters into force in accordance with the first paragraph of Article 11;

  • d) the accessions and objections referred to in Article 12 and the date on which such accessions take effect;

  • e) the extensions referred to in Article 13 and the date on which they take effect;

  • f) the denunciations referred to in the third paragraph of Article 14.

In witness whereof the undersigned, being duly authorised thereto, have signed the present Convention.

Done at The Hague the 5th October 1961, in French and in English, the French text prevailing in case of divergence between the two texts, in a single copy which shall be deposited in the archives of the Government of the Netherlands, and of which a certified copy shall be sent, through the diplomatic channel, to each of the States represented at the Ninth session of the Hague Conference on Private International Law and also to Iceland, Ireland, Liechtenstein and Turkey.

Vertaling : NL

Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten

De Staten die dit Verdrag hebben ondertekend,

Verlangende om het vereiste van diplomatieke of consulaire legalisatie van buitenlandse openbare akten af te schaffen,

Hebben besloten te dien einde een Verdrag te sluiten en zijn overeengekomen als volgt:

Artikel 1

Dit Verdrag is van toepassing op openbare akten die zijn opgemaakt op het grondgebied van een Verdragsluitende Staat en moeten worden overgelegd op het grondgebied van een andere Verdragsluitende Staat.

In dit Verdrag wordt onder openbare akten verstaan:

  • a) stukken, afgegeven door een autoriteit of functionaris behorende tot enig rechterlijk orgaan van de staat, hieronder begrepen stukken, afgegeven door het openbaar ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder;

  • b) administratieve stukken;

  • c) notariële akten;

  • d) op onderhandse stukken geplaatste officiële verklaringen zoals verklaringen omtrent registratie, het bestaan van een stuk op een bepaalde datum en de echtheid van een handtekening.

Nochtans is dit Verdrag niet van toepassing:

  • a) op stukken opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren;

  • b) op administratieve stukken die rechtstreeks betrekking hebben op handelstransacties of douaneformaliteiten.

Artikel 2

Iedere Verdragsluitende Staat stelt de stukken waarop dit Verdrag van toepassing is en die op zijn grondgebied moeten worden overgelegd, vrij van legalisatie. In dit Verdrag wordt onder legalisatie uitsluitend verstaan de formaliteit waarbij de diplomatieke of consulaire ambtenaren van het land op welks grondgebied de akte moet worden overgelegd, een bevestigende verklaring afgeven omtrent de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of het stempel op het stuk.

Artikel 3

Ter bevestiging van de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of het stempel op het stuk, mag geen andere formaliteit worden verlangd dan toevoeging van de in artikel 4 beschreven apostille, afgegeven door de bevoegde autoriteit van de staat waaruit het stuk afkomstig is.

De formaliteit genoemd in het vorige lid kan echter niet worden verlangd, indien hetzij de wetten, reglementen of gewoonten, geldende in de staat waar de akte wordt overgelegd, hetzij een overeenkomst tussen twee of meer Verdragsluitende Staten deze formaliteit ter zijde stellen of vereenvoudigen, dan wel het stuk van legalisatie vrijstellen.

Artikel 4

De apostille bedoeld in artikel 3, eerste lid, wordt op het stuk zelf of op een verlengstuk gesteld; zij moet overeenstemmen met het model dat als bijlage aan dit Verdrag is toegevoegd.

Zij kan echter worden gesteld in de officiële taal van de autoriteit die haar afgeeft. De in het model voorgeschreven tekst kan ook in een tweede taal worden gesteld. Het opschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” moet in de Franse taal zijn gesteld.

Artikel 5

De apostille wordt afgegeven op verzoek van de ondertekenaar of de houder van het stuk.

Behoorlijk ingevuld bevestigt zij de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of het stempel op het stuk.

De handtekening, het zegel of het stempel op de apostille behoeven niet voor echt te worden verklaard.

Artikel 6

Iedere Verdragsluitende Staat wijst, de officiële functie vermeldende, de autoriteiten aan, bevoegd om apostilles als bedoeld in artikel 3, eerste lid, af te geven.

Hij geeft van deze aanwijzing kennis aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland op het tijdstip van de nederlegging van zijn akte van bekrachtiging of toetreding of van verklaringen nopens de toepasselijkheid van dit Verdrag. Hij geeft dat Ministerie eveneens kennis van elke verandering met betrekking tot de aangewezen autoriteiten.

Artikel 7

Elke overeenkomstig artikel 6 aangewezen autoriteit houdt een register of een kaartsysteem aan, waarin van de afgegeven apostilles aantekening wordt gehouden onder vermelding van:

  • a) het volgnummer en de datum van de apostille,

  • b) de naam van de ondertekenaar van de openbare akte en de hoedanigheid waarin hij heeft gehandeld of, indien de akte niet is ondertekend, de naam van de autoriteit die het stuk heeft gezegeld of gestempeld.

Op verzoek van iedere belanghebbende dient de autoriteit die de apostille heeft afgegeven, na te gaan of de gegevens in de apostille overeenstemmen met die van het register of het kaartsysteem.

Artikel 8

Wanneer er tussen twee of meer Verdragsluitende Staten verdragen, overeenkomsten of regelingen bestaan, die bepalingen bevatten, welke het voor echt verklaren van de handtekening, het zegel of het stempel aan zekere formaliteiten onderwerpen, stelt het onderhavige Verdrag deze bepalingen slechts ter zijde, indien die formaliteiten stringenter zijn dan die bedoeld in de artikelen 3 en 4.

Artikel 9

Iedere Verdragsluitende Staat neemt de nodige maatregelen om te voorkomen, dat zijn diplomatieke of consulaire ambtenaren tot legalisatie overgaan in de gevallen waarin dit Verdrag voorziet in vrijstelling van legalisatie.

Artikel 10

Dit Verdrag staat ter ondertekening open voor de staten vertegenwoordigd op de Negende Zitting van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht, alsmede voor Ierland, Liechtenstein, Turkije en IJsland.

Het dient te worden bekrachtigd en de akten van bekrachtiging worden nedergelegd bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland.

Artikel 11

Dit Verdrag treedt in werking op de zestigste dag na de nederlegging van de derde akte van bekrachtiging bedoeld in artikel 10, tweede lid.

Voor iedere ondertekenende staat die het Verdrag later bekrachtigt, treedt het in werking op de zestigste dag na de datum van nederlegging van zijn akte van bekrachtiging.

Artikel 12

Iedere niet in artikel 10 genoemde staat kan tot dit Verdrag toetreden, nadat het krachtens artikel 11, eerste lid, in werking is getreden. De akte van toetreding wordt nedergelegd bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland.

De toetreding heeft slechts gevolg ten aanzien van de betrekkingen tussen de toetredende staat en die Verdragsluitende Staten die tegen die toetreding geen bezwaar hebben gemaakt binnen zes maanden na de ontvangst van de mededeling bedoeld in artikel 15, onder d. Zodanig bezwaar wordt ter kennis gebracht van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland.

Het Verdrag treedt tussen de toetredende staat en de staten die daartegen geen bezwaar hebben gemaakt in werking op de zestigste dag na het verstrijken van de in het vorige lid genoemde termijn van zes maanden.

Artikel 13

Iedere staat kan op het ogenblik van ondertekening, bekrachtiging of toetreding verklaren, dat dit Verdrag mede van toepassing zal zijn op alle gebieden voor welker internationale betrekkingen hij verantwoordelijk is, of op een of meer van die gebieden. Deze verklaring wordt van kracht op het tijdstip waarop het Verdrag voor die staat in werking treedt.

Daarna zal van iedere zodanige toepasselijkverklaring mededeling worden gedaan aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland.

Indien de toepasselijkverklaring wordt gedaan door een staat die het Verdrag heeft ondertekend en bekrachtigd, treedt het Verdrag voor de betrokken gebieden in werking overeenkomstig het bepaalde in artikel 11. Wordt die verklaring gedaan door een staat die tot het Verdrag is toegetreden, dan treedt het Verdrag voor de betrokken gebieden in werking overeenkomstig het bepaalde in artikel 12.

Artikel 14

Dit Verdrag blijft gedurende vijf jaar van kracht, te rekenen van de datum van zijn inwerkingtreding overeenkomstig artikel 11, eerste lid, af, zelfs voor de staten die het later hebben bekrachtigd of ertoe zijn toegetreden.

Het Verdrag wordt, behoudens opzegging, stilzwijgend verlengd, telkens voor vijf jaar.

De opzegging moet ten minste zes maanden voor het einde van de termijn van vijf jaren ter kennis worden gebracht van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland.

Zij kan zich beperken tot een of meer van de gebieden waarop het Verdrag van toepassing is.

De opzegging wordt slechts van kracht ten opzichte van de staat die haar heeft medegedeeld. Het Verdrag blijft van kracht voor de andere Verdragsluitende Staten.

Artikel 15

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland deelt de staten bedoeld in artikel 10, alsmede de staten die zijn toegetreden overeenkomstig het in artikel 12 bepaalde, het volgende mede:

  • a) de kennisgevingen bedoeld in artikel 6, tweede lid;

  • b) de ondertekeningen en bekrachtigingen bedoeld in artikel 10;

  • c) de datum waarop dit Verdrag krachtens de bepalingen van artikel 11, eerste lid, in werking treedt;

  • d) de toetredingen en bezwaren bedoeld in artikel 12 en de datum waarop de toetredingen van kracht worden;

  • e) de toepasselijkverklaringen bedoeld in artikel 13 en de datum waarop zij van kracht worden;

  • f) de opzeggingen bedoeld in artikel 14, derde lid.

Ten blijke waarvan de ondergetekenden, daartoe behoorlijk gemachtigd, dit Verdrag hebben ondertekend.

Gedaan te 's-Gravenhage, de 5e oktober 1961, in de Franse en de Engelse taal, zijnde, in geval van afwijking tussen de twee teksten, de Franse tekst doorslaggevend, in een enkel exemplaar, dat zal worden nedergelegd in het archief der Nederlandse Regering en waarvan een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift langs diplomatieke weg zal worden toegezonden aan elk der staten die vertegenwoordigd zijn geweest op de Negende Zitting van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht, alsmede aan Ierland, Liechtenstein, Turkije en IJsland.