Interne klokkenluidersregeling MIVD

Geraadpleegd op 19-04-2024.
Geldend van 01-10-2018 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

Interne klokkenluidersregeling MIVD

De Minister van Defensie

Gelet op hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en paragraaf 7.2.4. van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2017;

Besluit:

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. MIVD: de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst;

• b. AIVD: de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst;

• c. afdeling klachtbehandeling: afdeling klachtbehandeling van de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten;

• d. CTIVD: Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten;

• e. directeur: de directeur van de MIVD;

• f. gezamenlijke teams: teams die onder de gedeelde verantwoordelijkheid van de MIVD en AIVD vallen, ten behoeve van de uitvoering van een gezamenlijke taak; binnen deze teams zijn zowel MIVD- als AIVD-medewerkers werkzaam;

• g. leidinggevende: de MIVD-medewerker die de hoogste zeggenschap uitoefent binnen een team of afdeling;

• h. interne commissie misstandenbehandeling: een commissie bestaande uit één of twee juristen van de Afdeling Juridische Zaken, een beleidsondersteunend medewerker en een ondersteunend medewerker; zij dragen zorg voor de inhoudelijke behandeling van een melding;

• i. minister: de Minister van Defensie;

• j. misstandencoördinator: een door de directeur van de MIVD aan te wijzen medewerker van de MIVD, welke is belast met de coördinatie van de misstandenbehandeling;

• k. misstanden coördinatiepunt MIVD: centraal punt binnen de MIVD, onder leiding van de misstandencoördinator, waar misstanden binnenkomen; het misstanden coördinatiepunt is telefonisch, per e-mail en per post te bereiken aangaande misstanden;

• l. melder: eenieder die betrokken is of is geweest bij de uitvoering van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2017 of de Wet veiligheidsonderzoeken;

• m. melding: de melding van een vermoeden van een misstand door een melder;

• n. vermoeden van een misstand: het vermoeden dat binnen een dienst of bij de coördinator van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten, waarbij de melder werkt of heeft gewerkt of waarmee hij in het kader van de uitvoering van de Wet op de inlichtingen-en veiligheidsdiensten 2017 of de Wet veiligheidsonderzoeken in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij de desbetreffende dienst heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen in verband met diens betrokkenheid bij de uitvoering van de Wet op de inlichtingen-en veiligheidsdiensten 2017 of de Wet veiligheidsonderzoeken en het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de veiligheid van personen, of een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;

• o. vertrouwenspersoon: de MIVD-medewerker tot wie de melder zich kan wenden voor advies en ondersteuning rondom het melden van een vermoeden van een misstand;

• p. Wiv 2017: Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2017;

• q. Wvo: Wet veiligheidsonderzoeken.

Artikel 2. Zorgplicht

• 1 Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat een melder als gevolg van het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of een vertrouwenspersoon, de leidinggevende, een lid van de interne commissie misstandenbehandeling of de misstandencoördinator vanwege diens functie bij de uitoefening daarvan, geen nadelige gevolgen ondervindt tijdens en na de behandeling van de melding.

• 2 Ten aanzien van een melder die anderszins arbeid verricht of heeft verricht bij de MIVD wordt als gevolg van het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand geen beslissing genomen of handeling verricht met nadelige gevolgen voor zijn of haar rechtspositie tijdens en na de behandeling van deze melding bij het bevoegd gezag en de afdeling klachtbehandeling.

• 3 Ten aanzien van een vertrouwenspersoon, de leidinggevende, een lid van de interne commissie misstandenbehandeling of de misstandencoördinator wordt vanwege de uitoefening van zijn of haar taken op basis van dit besluit geen beslissing genomen of handeling verricht met nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie.

Artikel 3. Bevoegdheid

Namens de minister van Defensie is de secretaris-generaal bevoegd tot de behandeling van meldingen inzake vermoedens van misstanden, tenzij (het vermoeden van) de misstand naar aard of inhoud zodanig gewicht heeft dat de minister deze zelf behoort af te doen.

Artikel 4. Vertrouwenspersoon

• 1 De directeur belast één of meer vertrouwenspersonen binnen de MIVD met de volgende taken:

  • a. een melder op diens verzoek te adviseren over het omgaan met een vermoeden van een misstand;

  • b. de leidinggevende te informeren over een melding;

  • c. de misstandencoördinator te informeren over een melding.

• 2 De vertrouwenspersoon maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder schriftelijke instemming van de melder.

Artikel 5. Misstandencoördinator

De misstandencoördinator is verantwoordelijk voor:

• a. de begeleiding van de uitvoering van de interne misstandenbehandeling;

• b. de interne begeleiding van het onderzoek door de afdeling klachtbehandeling naar misstanden die, na de interne behandeling van een melding inzake een vermoeden van een misstand, bij deze afdeling zijn ingediend;

• c. bijhouden van de registratie en cijfermatige publicatie van de misstanden;

• d. opvolging van hetgeen is bepaald in artikel 131, zevende en achtste lid, van de Wiv 2017.

Artikel 6. Indienen van een melding

• 1 Een melder, werkzaam bij de MIVD, doet een melding bij zijn leidinggevende, bij een vertrouwenspersoon, de misstandencoördinator of het misstanden coördinatiepunt MIVD. Indien dit niet in redelijkheid van hem kan worden gevraagd, kan hij rechtstreeks een melding doen bij de afdeling klachtbehandeling.

• 2 Een melding over de AIVD doet een melder, werkzaam bij de MIVD, bij een leidinggevende of vertrouwenspersoon van de AIVD of, als dit in redelijkheid niet van hem kan worden gevergd, rechtstreeks bij de afdeling klachtbehandeling.

• 3 Voor zover een melder voorheen werkzaam is geweest bij de MIVD, doet de melder een melding bij het misstanden coördinatiepunt MIVD.

• 4 Voor zover een melder niet werkzaam is of is geweest bij de MIVD, maar wel betrokken is of is geweest bij de uitvoering van de Wiv 2017 of de Wvo, doet de melder een melding bij het misstanden coördinatiepunt MIVD. Indien dit in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd, kan melder zich rechtstreeks wenden tot de afdeling klachtbehandeling.

Artikel 7. Meldingsplicht

Degene bij wie een melding is gedaan, stelt de misstandencoördinator onverwijld in kennis van de melding en de datum waarop deze is ontvangen.

Artikel 8. Geheimhouding

Diegenen die betrokken zijn bij de behandeling van de melding gaan vertrouwelijk met de melding en de identiteit van de melder om.

Artikel 9. Behandelen van een misstand

• 1 Het bevoegd gezag stelt onverwijld een onderzoek in naar het vermoeden van een misstand, tenzij:

  • a. de melding niet voldoet aan het bepaalde in artikel 126, derde lid, van de Wiv 2017;

  • b. de melding kennelijk ongegrond is;

  • c. het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van een wettelijk voorschrift gedurende een onderzoek door de interne commissie misstandenbehandeling, dan wel de ernst van de misstand, onvoldoende is;

  • d. een melding, dezelfde misstand betreffende, bij de interne commissie misstandenbehandeling in behandeling is of, behoudens indien een nieuw feit of een nieuwe omstandigheid bekend is geworden en zulks tot een ander oordeel over de bedoelde misstand zou hebben kunnen leiden, door de interne commissie misstandenbehandeling is afgedaan;

  • e. bij onherroepelijke rechterlijke uitspraak reeds over de misstand is geoordeeld;

  • f. de melder naar het oordeel van de interne commissie misstandenbehandeling onvoldoende meewerkt aan een zorgvuldig verloop van het onderzoek en het bewaren van de vertrouwelijkheid van uitkomsten van het onderzoek.

• 2 Het bevoegd gezag meldt het achterwege laten van een onderzoek en van de verdere behandeling van de melding zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd aan de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon of de interne commissie misstandenbehandeling, alsmede aan de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, indien deze op de hoogte zijn gebracht van de melding.

• 3 Bij de kennisgeving, bedoeld in het tweede lid, wordt mededeling gedaan van de mogelijkheid het vermoeden van een misstand te melden bij de afdeling klachtbehandeling.

• 4 Het onderzoek wordt niet verricht door een persoon die mogelijk betrokken is of is geweest bij de vermoedelijke misstand of op onvoldoende afstand staat van de te onderzoeken kwestie of personen.

Artikel 10. Ontvangstbevestiging

• 1 Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de klacht, bevestigt de misstandencoördinator ontvangst van de melding schriftelijk aan de melder. De misstandencoördinator vermeldt daarbij de te volgen procedure van misstandenbehandeling en informeert de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor een onderzoeksbelang of een belang van de melder onnodig of onevenredig kan worden geschaad.

• 2 Indien de misstand niet voldoet aan de vereisten van artikel 9, eerste lid, wordt de melder in de gelegenheid gesteld dit verzuim te herstellen binnen een door de interne commissie misstandenbehandeling gestelde redelijke termijn. Pas na het herstel van het verzuim vangt de termijn van behandeling als bedoeld in artikel 9 aan.

Artikel 11. Termijn van behandeling

• 1 Het bevoegd gezag stelt de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon of de interne commissie misstandenbehandeling, binnen twaalf weken na de melding schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, het oordeel daarover en de eventuele consequenties die daaraan worden verbonden.

• 2 Als niet binnen twaalf weken toepassing kan worden gegeven aan het eerste lid, wordt de melder door het bevoegd gezag, al dan niet via de vertrouwenspersoon of de interne commissie misstandenbehandeling, voordat deze termijn verlopen is daarvan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen de melder van het bevoegd gezag, al dan niet via de vertrouwenspersoon, de interne commissie misstandenbehandeling of de misstandencoördinator, een kennisgeving als bedoeld in het eerste lid ontvangt.

• 3 Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, tenzij daardoor een onderzoeksbelang kan worden geschaad.

• 4 Bij de kennisgeving, bedoeld in het eerste lid, wordt mededeling gedaan van de mogelijkheid het vermoeden van een misstand te melden bij de afdeling klachtbehandeling.

Artikel 12. Melding gezamenlijk team

• 1 Indien de melder een melding wil doen die betrekking heeft op één of meerdere gezamenlijke teams en/of units van de MIVD en de AIVD, kan de melder zich zowel tot de MIVD als de AIVD richten.

• 2 Indien de melding betrekking heeft op één of meerdere gezamenlijke teams en/of units van de MIVD en AIVD, dienen de diensten elkaar onverwijld in kennis te stellen van een dergelijke melding en de datum waarop deze is ontvangen.

• 3 Indien de melding wordt gericht aan de MIVD bevestigt de secretaris-generaal, in overeenstemming met de secretaris-generaal van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de ontvangst van de melding schriftelijk aan de melder, al dan niet door tussenkomst van de vertrouwenspersoon of de misstandencoördinator, en informeert de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor een onderzoeksbelang of een belang van de melder onnodig of onevenredig kan worden geschaad.

• 4 De secretarissen-generaal van beide diensten stellen onverwijld een onderzoek in naar het vermoeden van een misstand indien de melding betrekking heeft op een gezamenlijk team en/of unit van de MIVD en AIVD.

• 5 Het in het eerste lid bedoelde onderzoek wordt, namens de secretarissen-generaal van beide diensten, verricht door een gezamenlijke commissie.

• 6 Indien gedurende het onderzoek blijkt dat de melding voornamelijk betrekking heeft op één van de diensten, kan, met wederzijdse instemming, besloten worden dat het onderzoek zal worden voortgezet door de dienst op wie de melding voornamelijk betrekking heeft.

• 7 De gezamenlijke commissie rapporteert haar bevindingen, door tussenkomst van de directeur en de directeur-generaal van de AIVD, aan het bevoegd gezag.

• 8 Het bevoegd gezag stelt de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon, binnen twaalf weken na de melding schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, het oordeel daarover en de eventuele consequenties die daaraan worden verbonden.

• 9 De artikelen 10 en 11 zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 13. Rapport van de afdeling klachtbehandeling

• 1 Het bevoegd gezag stelt de afdeling klachtbehandeling binnen twee weken na ontvangst van het oordeel schriftelijk op de hoogte van de wijze waarop deze aan het oordeel van de afdeling klachtbehandeling gevolg zal geven en binnen welke termijn.

• 2 Het bevoegd gezag zendt het oordeel van de afdeling klachtbehandeling alsmede diens reactie als bedoeld in het eerste lid, zo spoedig mogelijk aan een of beide kamers der Staten-Generaal. Vermelding van in ieder geval de gegevens, als bedoeld in artikel 12, derde lid, van de Wiv 2017, blijft daarbij achterwege. De gegevens, bedoeld in de tweede volzin, kunnen ter vertrouwelijke kennisneming aan een of beide kamers der Staten-Generaal worden medegedeeld.

• 3 Het bevoegd gezag stelt de melder en de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, al dan niet via de vertrouwenspersoon of de interne commissie misstandenbehandeling, uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van het rapport van de afdeling klachtbehandeling schriftelijk in kennis van het standpunt van het bevoegd gezag dienaangaande en de eventuele consequenties die het daaraan verbindt.

Artikel 14. Recht op financiële tegemoetkoming

• 1 De melder, de vertrouwenspersoon, de leidinggevende, een lid van de interne commissie misstandenbehandeling of de misstandencoördinator die bezwaar maakt of een gerechtelijke procedure instelt, kan aanspraak maken op een tegemoetkoming in de kosten van die procedure, op voorwaarde dat:

  • a. de procedure is gericht tegen een gestelde benadeling als gevolg van een melding dan wel de procedure is gericht tegen een gestelde benadeling van de vertrouwenspersoon als gevolg van de uitoefening van zijn functie als vertrouwenspersoon;

  • b. de benadeling, bedoeld in onderdeel a, heeft plaatsgevonden binnen vijf jaar nadat de melding is afgehandeld.

• 2 De melder, de vertrouwenspersoon, de leidinggevende of een lid van de interne commissie misstandenbehandeling die zijn zienswijze naar voren brengt met betrekking tot een voorgenomen beslissing of handeling die naar zijn of haar oordeel een benadeling inhoudt als gevolg van een melding of van de uitoefening van zijn of haar functie als vertrouwenspersoon, leidinggevende, lid van de interne commissie misstandenbehandeling of misstandencoördinator, kan aanspraak maken op een tegemoetkoming in de kosten, indien:

  • a. het voornemen kenbaar is gemaakt binnen de in het eerste lid, onder b, genoemde termijn; en

  • b. in de zienswijze naar voren wordt gebracht dat de voorgenomen beslissing of handeling het gevolg is van de melding of van de uitoefening van zijn of haar functie als vertrouwenspersoon dan wel lid van de interne commissie misstandenbehandeling.

• 3 De melder, de vertrouwenspersoon, de leidinggevende, een lid van de interne commissie misstandenbehandeling of de misstandencoördinator richt een verzoek om een tegemoetkoming aan het bevoegd gezag.

• 4 Aanspraak op een tegemoetkoming bestaat alleen voor zover in verband met de in het eerste en tweede lid bedoelde procedures daadwerkelijk kosten worden of zijn gemaakt met betrekking tot door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand.

Artikel 15. Bedrag financiële tegemoetkoming

• 1 De tegemoetkoming voor iedere afzonderlijke procedure, bedoeld in artikel 14, eerste en tweede lid, is gelijk aan tweemaal het bedrag, genoemd in onderdeel B1 van de bijlage bij het Besluit proceskosten bestuursrecht.

• 2 Artikel 3 van het Besluit proceskosten bestuursrecht is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 16. Termijn beslissing financiële tegemoetkoming

• 1 Het bevoegd gezag beslist binnen zes weken op het verzoek.

• 2 Het bevoegd gezag kan de beslissing voor ten hoogste vier weken verdagen. De verdaging wordt schriftelijk medegedeeld.

Artikel 17. Terugbetaling financiële tegemoetkoming

Degene aan wie een tegemoetkoming is toegekend, kan worden verplicht tot terugbetaling, indien hij de procedure waarop de tegemoetkoming betrekking heeft voortijdig staakt. Deze verplichting geldt niet, indien het staken van de procedure direct voortvloeit uit de intrekking door de minister van de beslissing of het herzien van de handeling, waartegen de procedure is gericht.

Artikel 18. Vergoeding

Als een beslissing of handeling of een voorgenomen beslissing of handeling waarvoor op grond van artikel 14 aanspraak bestaat op een tegemoetkoming in de kosten van de procedures, in de bezwaarprocedure of zienswijzeprocedure wordt herroepen wegens een aan het bevoegd gezag te wijten onrechtmatigheid of de bestreden beslissing of handeling als gevolg van een uitspraak van de rechter die onherroepelijk is geworden wordt vernietigd, waarbij de rechtsgevolgen niet in stand worden gelaten, vergoedt het bevoegd gezag voor iedere afzonderlijke procedure aan de melder, de vertrouwenspersoon, de leidinggevende, het lid van de interne commissie misstandenbehandeling of de misstandencoördinator alle daadwerkelijk en in redelijkheid door hem gemaakte kosten als bedoeld in artikel 1 van het Besluit proceskosten bestuursrecht, met dien verstande dat:

• a. de vergoeding wordt toegekend zonder toepassing van het tariefsysteem in voornoemd besluit;

• b. de kosten van door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand worden vergoed voor een bedrag van ten hoogste € 250 per uur tot een bedrag van ten hoogste € 6.000, beide bedragen exclusief BTW en kantoorkosten;

• c. aan de betrokkene toegekende bedragen waarop hij op grond van een ander wettelijk voorschrift of een uitspraak van een gerechtelijke instantie aanspraak heeft in verband met de vergoeding van kosten als bedoeld in dit artikel, in aftrek worden gebracht op de vergoeding.

Artikel 19. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 mei 2018.

Artikel 20. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Interne klokkenluidersregeling MIVD.

Origineel slotformulier en ondertekening

’s-Gravenhage, 9 mei 2018

De Minister van Defensie,

A.Th.B. Bijleveld-Schouten