Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Treasurystatuut politie 2017

Geldend van 07-09-2017 t/m heden

Regeling van de Minister van Veiligheid en Justitie van 29 augustus 2017, houdende de vaststelling van een nieuw treasurystatuut voor de politie (Treasurystatuut politie 2017)

De Minister van Veiligheid en Justitie,

Gelet op artikel 14, vijfde lid, van het Besluit financieel beheer politie;

Besluit:

Artikel 1

De politie maakt gebruik van het in de bijlage bij deze regeling behorende treasurystatuut.

Artikel 2

Het Treasurystatuut politie wordt ingetrokken.

Artikel 3

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2017.

Artikel 4

Deze regeling wordt aangehaald als: Treasurystatuut politie 2017.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Veiligheid en Justitie,

S.A. Blok

Bijlage bij artikel 1 van het Treasurystatuut politie 2017

Treasurystatuut

2

   
Hoofdstukken  

1.

Begrippenlijst

2

2.

Doelstellingen Treasuryfunctie

2

3.

Administratieve organisatie en interne beheersing

3

4.

Risicobeheer

4

5.

Uitzettingen

4

6.

Financiering

4

 

6.1

Algemene uitgangspunten

4

 

6.2

Kortlopende financiering (looptijd < 1 jaar)

4

 

6.3

Langlopende financiering (looptijd ≥ 1 jaar)

4

7.

Kasbeheer

5

8.

Informatievoorziening

5

 

8.1

Beleidsmatige informatie

5

 

8.2

Operationele informatie

5

 

8.3

Verantwoordingsinformatie

5

9.

Overzicht plannings- en verantwoordingsdocumenten met betrekking tot de treasury

6

Treasurystatuut

1. Begrippenlijst

In dit treasurystatuut wordt verstaan onder:

  • begroting: de begroting, bedoeld in artikel 34 van de Politiewet 2012;

  • financiering: het aantrekken van benodigde financiële middelen op basis van de begroting waaronder het aantrekken van vreemd vermogen;

  • geldstromenbeheer: al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

  • geïntegreerd middelenbeheer: het aanhouden van gelden in de schatkist door de rijksoverheid en door aan de rijksoverheid gerelateerde rechtspersonen met een wettelijke taak

  • intern liquiditeitsrisico: de risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitsplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

  • jaaraanschrijving: de jaaraanschrijving, bedoeld in artikel 45 van het Besluit beheer politie;

  • jaarrekening: de jaarrekening, bedoeld in artikel 35 van de Politiewet 2012;

  • jaarverslag: het jaarverslag, bedoeld in artikel 37, eerste lid, van de Politiewet 2012;

  • kasbeheer: het doelmatig en doeltreffend beheren van kasgeld, waarbij de treasuryactiviteiten gericht zijn op een viertal vormen van beheer: geldstromenbeheer, saldobeheer, liquiditeitenbeheer en bankrelatiebeheer;

  • kasgeld: geldmiddelen in contant en tegoeden op bankrekeningen;

  • kredietrisico: de risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

  • liquiditeitenbeheer: het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

  • liquiditeitsplanning: een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid;

  • Minister: de Minister van Veiligheid en Justitie;

  • rekening-courant: rekening die de vordering- en schuldpositie met de bank weergeeft;

  • renterisico: het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de politie door rentewijzigingen;

  • saldobeheer: het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

  • transactie: een handeling of samenstel van handelingen van of ten behoeve van de politie in verband met het afnemen of het verlenen van één of meer financiële diensten of producten;

  • treasuryfunctie: alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s, bestaande uit de deelfuncties: risicobeheer, financiering en kasbeheer;

  • uitzetting: het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen, waarbij kortlopende uitzettingen betrekking hebben op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen betrekking hebben op een periode van één jaar of langer.

2. Doelstellingen treasuryfunctie

Voor het realiseren van een doeltreffende en doelmatige treasuryfunctie binnen de wettelijk gestelde kaders zijn de volgende doelstellingen van belang:

  • Het waarborgen van de continuïteit van de organisatie en de daarmee samenhangende beschikbaarheid van financiële middelen door het tijdig en optimaal afstemmen van de beschikbare middelen op de financierings- en liquiditeitsbehoefte.

  • Het beschermen van het vermogen en de resultaten van de organisatie tegen financiële risico’s, zoals: renterisico’s, kredietrisico’s, liquiditeitsrisico’s en eventuele valutarisico’s.

  • Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • Een doelmatig rekeningen- en rekeningen-courantbeheer.

3. Administratieve organisatie en interne beheersing

De korpschef stelt de regels van de administratieve organisatie en de interne beheersing voor de treasuryfunctie vast.

Bij het vaststellen van de administratieve organisatie en de interne beheersing zijn de volgende uitgangspunten van belang:

  • Een mandaat om in naam van de korpschef besluiten te nemen, een volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en een machtiging tot het verrichten van handelingen die een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, zijn schriftelijk vastgelegd.

  • Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

    • de uitvoering en de autorisatie/controle zijn gescheiden door afzonderlijke functionarissen (het vier-ogenprincipe);

    • de uitvoering en de registratie in de financiële administratie zijn gescheiden door afzonderlijke functionarissen;

    • een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten.

  • Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

  • Er is een administratieve organisatie en interne controleschema waarin de taken en bevoegdheden zijn vermeld. In dit schema wordt rekening gehouden met voornoemde functiescheiding, waarbij in ieder geval de volgende treasuryactiviteiten, taken en bevoegdheden worden onderscheiden:

Functiescheidingen

Afkorting

Functieomschrijving

KC

korpschef politie

KL

Korpsleiding

DFC

directeur financiën en control (Directie financiën en control)

DhFPDC

diensthoofd financiën Politiedienstencentrum

FaPDC

financiële administratie Politiedienstencentrum

FboPDC

financiële beleidsondersteuning Politiedienstencentrum

FuoPDC

financiële uitvoeringsondersteuning Politiedienstencentrum

ICF

interne controlfunctie

(Coord)FP&C

(coördinator) financiële planning & control (Directie financiën en control)

   

Voorbereiding

Autorisatie

Uitvoering

Administratie

Controle

  Treasuryactiviteiten          

1.

Vaststellen leningbehoefte

FboPDC

CoordFP&C

FP&C

FP&C

ICF

2.

Het aantrekken van kortlopende financieringsmiddelen (< 1 jaar)

FaPDC

DhFPDC

FboPDC

FaPDC

ICF

3.

Het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen (> 1 jaar)

FboPDC

DFC*1

FboPDC

FaPDC

ICF

4.

Verstrekken van leningen uit hoofde van de politietaak na schriftelijke goedkeuring van de Minister

FboPDC

DFC*1

FboPDC

FaPDC

ICF

5.

Het uitzetten van tijdelijke overtollige middelen bij het Ministerie van Financiën

FboPDC

DhFPDC

FboPDC

FaPDC

ICF

6.

Het openen/wijzigen/sluiten van bankrekeningen

FaPDC

DFC*1

FboPDC

FaPDC

ICF

7.

Het afsluiten van kredietfaciliteiten in de rekening-courant

FboPDC

DFC*1

FboPDC

FaPDC

ICF

8.

Afstorten van contant geld

FuoPDC

FaPDC

FuoPDC*2

FaPDC

ICF

9.

Aanvragen/wijzigen/beëindiging creditcards en soortgelijke zakelijke kaarten

FaPDC

DFC*1

FboPDC

FaPDC

ICF

* 1) Bij afwezigheid van de DFC kan het lid KL verantwoordelijk voor de Bedrijfsvoering dan wel de (plv.) KC na parafering door de plvDFC autorisatie verlenen.

* 2) De kassiersfunctie is een onafhankelijke functie.

4. Risicobeheer

Met betrekking tot het risicobeheer in relatie tot de verwezenlijking van de treasurydoelstelling ‘Het beschermen van het vermogen en de resultaten van de organisatie tegen financiële risico’s, zoals: renterisico’s, kredietrisico’s, liquiditeitsrisico’s en eventuele valutarisico’s’ gelden de volgende uitgangspunten:

  • Het verstrekken van leningen ten behoeve van de uitoefening van de politietaak is niet toegestaan, tenzij met instemming van de Minister geschiedt.

  • Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

  • Het gebruik van het rekening-courantkrediet bij het Ministerie van Financiën conform artikel 14, tweede lid, van het Besluit financieel beheer politie.

  • Bij het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen wordt gezorgd dat de aflossingen en renteherzieningen jaarlijks niet meer dan 20% van het begrotingstotaal in dat jaar bedragen (renterisiconorm).

  • Leningen worden slechts aangegaan voor investeringen in vaste activa conform de voorwaarden, bedoeld in artikel 14, derde en vierde lid, van het Besluit financieel beheer politie.

  • De politie beschikt over adequate incassoprocedures ten behoeve van de beheersing van het debiteurensaldo en het daarmee samenhangende kredietrisico.

  • De politie beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (het komende jaar op maandbasis) alsmede een lange termijn liquiditeitenplanning (de komende vijf jaar op jaarbasis).

  • Valutarisico’s worden bij de politie uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken of aan te gaan in euro’s.

5. Uitzettingen

Voor uitzettingen gelden de volgende specifieke uitgangspunten en richtlijnen:

  • Het verstrekken van leningen wordt uitsluitend gedaan ten behoeve van de uitoefening van de politietaak op grond van wat ten aanzien van risicobeheer bij de eerste bullet onder 4 van dit statuut is bepaald.

  • Uitzettingen van tijdelijke overtollige financiële middelen vinden in het kader van het geïntegreerd middelenbeheer uitsluitend plaats bij het Ministerie van Financiën in de vorm van het aanhouden van middelen in rekening-courant en deposito’s.

6. Financiering

6.1. Algemene uitgangspunten

  • Voor financiering wordt alleen gebruik gemaakt van de producten die het Ministerie van Financiën daarvoor in het kader van het geïntegreerd middelenbeheer aanbiedt. Deze producten zijn: leningen en krediet in de rekening-courant;

  • Financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken als bedoeld in artikel 14 van het Besluit financieel beheer politie.

  • Het aantrekken van financiering wordt afgestemd op de actuele financiële positie en de liquiditeitsplanning.

6.2. Kortlopende financiering (looptijd < 1 jaar)

  • De enige mogelijke vorm van kortlopende financiering is een krediet in de rekening-courant bij het Ministerie van Financiën;

  • De politie mag op grond van artikel 14, tweede lid, van het Besluit financieel beheer politie voor maximaal € 250 miljoen een rekening-courantkrediet aanhouden bij het Ministerie van Financiën.

6.3. Langlopende financiering (looptijd ≥ 1 jaar)

  • Het aantrekken van langlopende financiering vindt uitsluitend plaats bij het Ministerie van Financiën. De Minister moet instemmen met de leenaanvraag.

  • Leningen worden op grond van artikel 14, tweede en derde lid, van het Besluit financieel beheer politie slechts aangegaan voor investeringen in vaste activa, voor zover deze deel uitmaken van een investeringsplan dat in de financieringsparagraaf van de begroting is opgenomen.

7. Kasbeheer

  • De inbeslaggenomen gelden maken als zodanig geen onderdeel uit van het kasbeheer.

  • Voor het kasbeheer gelden de volgende specifieke uitgangspunten en richtlijnen:

    • Het liquiditeitsgebruik wordt beperkt door de geldstromen op de liquiditeitsbehoefte af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen, waarbij gebruik wordt gemaakt van een model voor een meerjarige liquiditeitsplanning.

    • Dagelijks wordt door middel van saldoregulatie aan het einde van iedere werkdag het saldo op de betaalrekening teruggebracht tot nul (geïntegreerd middelenbeheer bij het Ministerie van Financiën). Voor overschotten of tekorten op de rekening-courant worden door het Ministerie van Financiën marktconforme rentetarieven (EONIA) gehanteerd.

    • Tijdelijke financieringstekorten en overschotten kunnen worden ingevuld conform de regels, bedoeld onder 5 en 6.

    • Er wordt een drietal soorten kassen onderscheiden, dat zowel fysiek als administratief van elkaar gescheiden is:

      • bedrijfsvoeringskas – maximum van € 5.000 per kas en een maximumlimiet van totaal € 500.000 (inclusief saldo reguliere debitcards en waardebonnen).

      • operationele of derden kas – met een maximum van € 100.000 per kas en een maximumlimiet van totaal € 1.000.000.

      • calamiteitenkas – met een maximumlimiet van totaal € 100.000 (inclusief saldo debitcards in geval van een (N)SGBO).

  • Het gebruik van creditcards is toegestaan met een maximumlimiet van totaal € 1.000.000 en per creditcard € 10.000 waarbij de standaardlimiet op € 2.500 zal worden gesteld.

  • De directeur financiën en control (Directie financiën en control) is bevoegd voorwaarden te stellen waaronder het gebruik van zakelijke kaarten die vergelijkbaar zijn met een creditcard is toegestaan.

8. Informatievoorziening

Om de treasuryactiviteiten controleerbaar en beheersbaar te maken is een goed functionerende interne en externe informatievoorziening noodzakelijk. Drie typen informatie worden hierbij onderscheiden:

  • beleidsmatige informatie;

  • operationele informatie

  • verantwoordingsinformatie (performance rapportages, interne controles, etc.).

8.1. Beleidsmatige informatie

De politie stelt jaarlijks een treasuryparagraaf bij de begroting op. Hierin wordt ingegaan op de wijze waarop op hoofdlijnen invulling wordt gegeven aan het treasurybeleid. In de jaaraanschrijving kunnen hiervoor nadere regels worden vastgesteld.

8.2. Operationele informatie

Het opstellen en hanteren van operationele informatie is de verantwoordelijkheid van de functionarissen die bij de uitvoering betrokken zijn.

De belangrijkste operationele informatie die te allen tijde beschikbaar moet zijn:

  • actuele liquiditeitsplanning;

  • afgesloten transacties;

  • bancaire afspraken.

In het jaarlijkse beheersplan van de politie worden de treasuryactiviteiten in een aparte paragraaf vermeld.

De interne auditfunctionaris rapporteert aan de korpschef en de directeur financiën en control over zijn bevindingen met betrekking tot de uitvoering van de treasuryfunctie conform mandatering, volmacht en machtiging en dit treasurystatuut. De korpschef rapporteert over materiële afwijkingen in de bedrijfsvoeringsparagraaf en daarnaast rapporteert de externe accountant, voor zover nodig, in haar rapportages over de naleving van de regelgeving op treasuryterrein.

8.3. Verantwoordingsinformatie

De verantwoording over de uitvoering van het treasurybeleid vindt plaats in de jaarrekening en het jaarverslag van de politie.

In de treasuryparagraaf bij de jaarrekening wordt over de uitvoering gerapporteerd en het uitgevoerde beleid geëvalueerd. In de evaluatie wordt weergegeven in hoeverre de beleidsvoornemens uit de treasuryparagraaf bij de begroting zijn gerealiseerd, oorzaken van eventuele afwijkingen zijn en wat de voorstellen zijn voor aanpassing van het treasurybeleid. Om een goede vergelijkbaarheid mogelijk te maken dienen de indeling en de onderwerpen van de evaluatie aan te sluiten bij de treasuryparagraaf bij de begroting van het betreffende begrotingsjaar.

In de managementrapportages aan de Minister wordt aandacht besteed aan de uitvoering van de treasuryparagraaf bij de begroting.

9. Overzicht plannings- en verantwoordingsdocumenten met betrekking tot de treasury

Treasurystatuut

Treasuryparagraaf (o.a. financieringsparagraaf) bij de begroting en de jaarrekening

Managementrapportages als bedoeld in artikel 6 van het Besluit financieel beheer politie

Liquiditeitsplanning

Treasurybeleid is onderdeel van het beheersplan.

Afkorting

Functieomschrijving

V&J

Ministerie Veiligheid en Justitie

DGPol

Directoraat-Generaal Politie van het Ministerie van Veiligheid en Justitie

   

Opstellen

Advies

Vaststellen / goedkeuren

Frequentie

  Plannings- en verantwoordingsdocumenten        

1.

Treasurystatuut

DGPol*

V&J *

Minister

Jaarlijks toetsen

2.

Treasuryparagraaf

FP&C

V&J*

Minister

Jaarlijks (bij de begroting en jaarrekening)

3.

Managementrapportages

FP&C

V&J*

KL/KC

Periodiciteit conform artikel 6 Besluit financieel beheer politie

4.

Liquiditeitsplanning (voortschrijdend 12 maands prognose als onderdeel van de managementrapportage)

FBO/FP&C

V&J*

DFC/ V&J

Periodiciteit conform artikel 6 Besluit financieel beheer politie

5.

Treasurybeleid

Concern control

V&J*

Minister

Jaarlijks (als onderdeel van het beheersplan)

* Onder voorbehoud van de rechtspositionele aspecten bij het vervallen of wijzigen van functies als gevolg van organisatieveranderingen.