Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief

Geldend van 01-06-2017 t/m heden

Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gedeputeerde staten van de provincie Flevoland,

Het dagelijks bestuur van het waterschap Zuiderzeeland,

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde;

Gelet op hoofdstuk VI en VIII van de Wet gemeenschappelijke regelingen,

Overwegende dat:

  • zij op 1 februari 2004 samen met het bestuur van de stichting Nieuw Land en het bestuur van de stichting voor het Bevolkingsonderzoek in de drooggelegde Zuiderzeepolders de gemeenschappelijke regeling tot de instelling van een openbaar lichaam met rechtspersoonlijkheid dat de collecties en archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Flevoland, de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten Lelystad, Dronten, Urk en Zeewolde, het waterschap Zuiderzeeland, het Nieuw Land Poldermuseum en het Sociaal Historisch Centrum voor Flevoland beheert alsmede taken van het archeologisch depot van de provincie Flevoland uitoefent, hebben getroffen;

  • dat de regeling per 23 maart 2017 technisch is gewijzigd als gevolg van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Stcrt 2017, 15726);

  • het bestuur van de stichting Nieuw Land en het bestuur van de stichting voor het Bevolkingsonderzoek in de drooggelegde Zuiderzeepolders hebben besloten dat zij uit de gemeenschappelijke regeling treden;

  • gedeputeerde staten van de provincie Flevoland alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden en collecties die berusten in de provinciale archiefbewaarplaats wil overdragen aan het openbaar lichaam dat de collecties en archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Flevoland, de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten Lelystad, Dronten, Urk en Zeewolde en de archiefbewaarplaats van het waterschap Zuiderzeeland beheert;

  • de provincie Flevoland alle aangelegenheden betreffende de collecties die berusten in het archeologisch depot van de provincie wil opdragen aan de stichting Batavialand;

  • dat het algemeen bestuur van het waterschap Zuiderzeeland zijn bevoegdheden ex artikel 36 en artikel 37, derde lid, van de Archiefwet 1995 aan het dagelijks bestuur van het waterschap Zuiderzeeland heeft overgedragen;

  • dat als gevolg van de voornoemde overwegingen de gemeenschappelijke regeling moet worden gewijzigd;

Besluiten:

dat de Gemeenschappelijke Regeling Nieuw Land Erfgoedcentrum door deze wijziging als volgt komt te luiden:

Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief

Hoofdstuk I. Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

  • a. de Minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

  • b. de provincie: de provincie Flevoland;

  • c. de gemeenten: de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde;

  • d. het waterschap: het waterschap Zuiderzeeland;

  • e. de deelnemers: de Minister, gedeputeerde staten van de provincie, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten, het dagelijks bestuur van het waterschap;

  • f. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;

  • g. collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom van of beheer bij de deelnemers voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden bij de archiefbewaarplaatsen van de deelnemers.

Hoofdstuk II. Het Flevolands Archief

Artikel 2

  • 1 Er is een openbaar lichaam genaamd Het Flevolands Archief, dat gevestigd is in Lelystad.

  • 2 Het openbaar lichaam heeft rechtspersoonlijkheid.

  • 3 De bestuursorganen van Het Flevolands Archief zijn:

    • a. het algemeen bestuur;

    • b. het dagelijks bestuur;

    • c. de voorzitter.

Hoofdstuk III. Doel en taken

Artikel 3

  • 1 De regeling wordt getroffen met het doel de belangen die de deelnemers hebben bij goed beheer van de archiefbescheiden en collecties, die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de archiefbewaarplaats van de provincie, de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten en de archiefbewaarplaats van het waterschap, en alle daarbij behorende aangelegenheden in gezamenlijkheid te behartigen.

  • 2 Het Flevolands Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de deelnemers mede uit.

Artikel 4

Aan Het Flevolands Archief zijn de volgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de deelnemers overgedragen:

Artikel 5

  • 1 De deelnemers doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 3, eerste lid, voor Het Flevolands Archief van belang zijn.

  • 2 De deelnemers kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de deelnemers kenbaar maken.

Hoofdstuk IV. Het algemeen bestuur

Artikel 6

  • 1 Het algemeen bestuur bestaat uit zeven leden, de voorzitter, bedoeld in artikel 16, inbegrepen.

  • 2 De Minister wijst één lid aan.

  • 3 Gedeputeerde staten van de provincie wijzen uit hun midden één lid aan.

  • 4 De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten wijzen uit hun midden ieder één lid aan.

  • 5 Het dagelijks bestuur van het waterschap wijst uit zijn midden één lid aan.

  • 6 De deelnemers kunnen voor ieder door hen benoemd lid tevens één plaatsvervangend lid aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Het aanwijzen van een plaatsvervangend lid geschiedt overeenkomstig het gestelde in het tweede tot en met het vijfde lid. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

  • 7 Het lidmaatschap van het lid, aangewezen door de Minister, eindigt op het moment dat de termijn waarvoor het lid is benoemd, afloopt.

  • 8 Het lidmaatschap van de leden, aangewezen door gedeputeerde staten van de provincie, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten en het dagelijks bestuur van het waterschap, eindigt op het moment dat de zittingsperiode van gedeputeerde staten van de provincie, van het college van burgemeester en wethouders van een van de gemeenten of van het dagelijks bestuur van het waterschap afloopt.

  • 9 Het lidmaatschap van de leden, aangewezen door gedeputeerde staten van de provincie, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten, het dagelijks bestuur van het waterschap, eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van die leden van gedeputeerde staten van de provincie, van het college van burgemeester en wethouders van de betreffende gemeente of van het dagelijks bestuur van het waterschap.

  • 10 Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het zevende, achtste en negende lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

  • 11 Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wordt overeenkomstig het tweede tot en met het vijfde lid zo spoedig mogelijk een nieuw lid aangewezen.

  • 12 Een lid van het algemeen bestuur kan te allen tijde zijn lidmaatschap ter beschikking stellen.

  • 13 Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

  • 14 Een lid van het algemeen bestuur kan door de deelnemer die hem heeft aangewezen worden ontslagen, indien dit lid het vertrouwen van de deelnemer niet meer bezit.

Artikel 7

  • 1 Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

  • 2 Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenverstrengeling speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

  • 3 Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

  • 4 Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

  • 5 Het vierde lid is niet van toepassing:

    • a. ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

    • b. voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

  • 6 Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, tenzij in de regeling anders is bepaald.

  • 7 Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Hoofdstuk V. De taken en bevoegdheden van het algemeen bestuur

Artikel 8

  • 1 Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan Het Flevolands Archief toegekende taken alle bevoegdheden toe die niet bij wet of deze regeling aan een ander orgaan binnen de gemeenschappelijke regeling zijn opgedragen.

  • 3 De benoeming van de in het tweede lid, onder a, c, e en g, bedoelde rijksarchivaris, provinciearchivaris, gemeentearchivaris en waterschapsarchivaris geschiedt op voordracht van het dagelijks bestuur.

  • 4 Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 31, tot rijksarchivaris in de provincie, tot provinciearchivaris van de provincie, tot gemeentearchivaris van de gemeente(n) en tot waterschapsarchivaris van het waterschap benoemen.

  • 5 Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 77 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van de artikelen 21, 22 en 23.

  • 6 Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het dagelijks bestuur van het waterschap in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

Artikel 9

Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 19 Archiefwet 1995, vast bij unanimiteit en volgt daarbij zoveel mogelijk de regels die de Minister op grond van artikel 19 van de Archiefwet 1995 heeft vastgesteld voor het Nationaal Archief.

Artikel 10

  • 1 Het algemeen bestuur verstrekt gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen aan de Minister, provinciale en gedeputeerde staten van de provincie, de raden en colleges van de gemeenten en het algemeen en dagelijks bestuur van het waterschap, die voor een juiste beoordeling van het door hen gevoerde en te voeren beleid nodig is.

  • 2 Een verzoek tot het verstrekken van inlichtingen wordt gericht aan het algemeen bestuur en ingediend bij de voorzitter.

  • 3 De gevraagde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen verstrekt.

Artikel 11

  • 2 Een lid of plaatsvervangend lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door het college van gedeputeerde staten verstrekt aan gedeputeerde staten en aan provinciale staten van de provincie met inachtneming van artikel 16, vijfde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen de door een of meer leden van het college en de staten gevraagde inlichtingen.

  • 3 Een lid of plaatsvervangend lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders van een gemeente verstrekt aan dat college en aan de raad van de betreffende gemeente met inachtneming van artikel 16, vijfde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen de door een of meer leden van het college en de raad van die gemeente gevraagde inlichtingen.

  • 4 Een lid of plaatsvervangend lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door het dagelijks bestuur van het waterschap verstrekt aan het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur van het waterschap met inachtneming van artikel 16, vijfde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen de door een of meer leden van het dagelijks bestuur of algemeen bestuur gevraagde inlichtingen.

  • 5 De inlichtingen zoals bedoeld in het eerste tot en met het vierde lid worden zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen verstrekt.

  • 6 Over al hetgeen Het Flevolands Archief betreft dient het algemeen bestuur de deelnemers desgevraagd van bericht en raad.

  • 7 Het algemeen bestuur stelt de deelnemers te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de archiefbewaarplaats van de provincie, de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten en de archiefbewaarplaats van het waterschap.

  • 8 De Minister, gedeputeerde staten van de provincie, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten en het dagelijks bestuur van het waterschap kunnen een door hem aangewezen lid of plaatsvervangend lid van het algemeen bestuur mondeling of schriftelijk ter verantwoording roepen voor het door hem in dat bestuur gevoerd beleid.

Hoofdstuk VI. Het dagelijks bestuur

Artikel 12

  • 1 Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, bedoeld in artikel 16, en twee door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen leden.

  • 2 Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

  • 4 Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling.

  • 5 In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

  • 6 Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

Artikel 13

  • 1 Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

  • 2 Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

Artikel 14

  • 1 Het dagelijks bestuur en één of meer leden daarvan geven gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen aan het algemeen bestuur, die voor een juiste beoordeling van het door het dagelijks bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig is.

  • 2 Zij geven het algemeen bestuur alle inlichtingen die het algemeen bestuur voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.

  • 3 Het dagelijks bestuur verstrekt gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen aan de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap, die voor een juiste beoordeling van het door hen gevoerde en te voeren beleid nodig is.

  • 4 Een verzoek tot het verstrekken van inlichtingen wordt gericht aan het dagelijks bestuur en ingediend bij de voorzitter.

  • 5 De gevraagde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen verstrekt.

  • 6 De leden van het dagelijks bestuur zijn, tezamen en ieder afzonderlijk, aan het algemeen bestuur verantwoording schuldig over het door hen gevoerde bestuur.

  • 7 Eén of meer leden van het algemeen bestuur kunnen het dagelijks bestuur, of één of meer leden van het dagelijks bestuur, mondeling of schriftelijk, ter verantwoording roepen voor het door hem in dat bestuur onderscheidenlijk dat orgaan gevoerde beleid.

Hoofdstuk VII. De taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur

Artikel 15

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

  • a. het voeren van het dagelijks bestuur van Het Flevolands Archief, voor zover niet bij of krachtens de wet of de regeling het algemeen bestuur hiermee is belast;

  • b. het voorbereiden en uitvoeren van beslissingen van het algemeen bestuur;

  • c. het vaststellen van regels over de ambtelijke organisatie van Het Flevolands Archief;

  • d. het benoemen, schorsen en ontslaan van ambtenaren;

  • e. het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van Het Flevolands Archief, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 8, zesde lid;

  • f. het besluiten namens Het Flevolands Archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;

  • g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte, ook alvorens is besloten tot het voeren van een rechtsgeding, en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;

  • h. het beheer van de activa en passiva van Het Flevolands Archief, en

  • i. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van Het Flevolands Archief.

Hoofdstuk VIII. De voorzitter

Artikel 16

  • 1 De voorzitter van het algemeen bestuur en zijn plaatsvervanger worden door en uit het algemeen bestuur aangewezen. Tot plaatsvervangend voorzitter kan alleen een ander lid van het dagelijks bestuur worden aangewezen.

  • 2 De voorzitter van het algemeen bestuur is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur. De plaatsvervangend voorzitter van het algemeen bestuur is tevens plaatsvervangend voorzitter van het dagelijks bestuur.

Artikel 17

  • 1 De voorzitter belegt de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

  • 2 De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

  • 3 De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.

  • 4 De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen en dagelijks bestuur uitgaan, met inachtneming van artikel 33, derde lid, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

  • 5 De voorzitter vertegenwoordigt Het Flevolands Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem schriftelijk aan te wijzen gemachtigde.

Hoofdstuk IX. Tegemoetkoming en vergoeding

Artikel 18

  • 1 Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen bestuur of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van lid van gedeputeerde staten van de provincie, lid van het college van burgemeester en wethouders van een van de gemeenten, lid van het dagelijks bestuur van het waterschap of als ambtenaar in dienst van een deelnemer werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Het Flevolands Archief.

  • 2 De leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

  • 3 De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.

Hoofdstuk X. Financiële bepalingen

Artikel 19

  • 1 De Minister, de provincie, de gemeenten en het waterschap dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het zesde lid.

  • 2 De middelen, bedoeld in het eerste lid, worden verschaft door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van een vastgestelde begroting. De jaarlijkse bijdrage is gebaseerd op het bepaalde in de financiële bijlage bij deze regeling.

  • 3 De bijdrage van de Minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de Minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De bijdrage van de provincie wordt jaarlijks aangepast met het door de provincie voor dit doel jaarlijks vastgestelde percentage voor loon- en prijsstijgingen. De gemeenten en het waterschap volgen in deze de provincie in de aanpassing van hun bijdragen.

  • 4 Het Flevolands Archief kan bij de vaststelling van de begroting een voorlopige raming opnemen van de vast te stellen percentages bedoeld in het derde lid.

  • 5 Voor zover de bijdrage wordt verleend ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld of goedgekeurd, kan zij worden verleend onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.

  • 6 Indien een van de deelnemers een andere taak opdraagt als bedoeld in artikel 4, onder f, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door die deelnemer in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

Artikel 20

  • 1 Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan op.

  • 2 Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan ter vaststelling aan het algemeen bestuur. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan betrekking heeft, wordt dit toegezonden aan de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap.

  • 3 De deelnemers maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met Het Flevolands Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

Artikel 21

  • 1 Het dagelijks bestuur zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap.

  • 2 Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting met toelichting en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren acht weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden toe aan de in het eerste lid genoemde bestuursorganen.

  • 3 Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid, bedoeld in artikel 3, tweede lid, en de afspraken, bedoeld in artikel 20, derde lid, in acht.

  • 4 In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten Het Flevolands Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

  • 5 De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.

  • 6 De Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten, het algemeen bestuur van het waterschap kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

Artikel 22

  • 1 Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. Het besluit tot vaststelling wordt genomen bij twee derde meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

  • 2 Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap, die ter zake bij de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

  • 3 Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 23

  • 1 Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

  • 3 Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 24

De Minister, de provincie, de gemeenten en het waterschap voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in door hen nader te bepalen termijnen.

Artikel 25

  • 1 Het dagelijks bestuur zendt de voorlopige jaarrekening vóór 15 april van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

  • 2 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de deelnemers in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

  • 3 Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap vóór 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

  • 4 Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap.

  • 5 Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste, derde en vierde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

Artikel 26

  • 1 Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdragen uitgekeerd aan de deelnemers.

  • 2 De algemene reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de deelnemers van dat jaar.

Artikel 27

Bij de jaarrekening stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de deelnemers vast.

Artikel 28

  • 1 Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van Het Flevolands Archief. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van Het Flevolands Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

  • 2 Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

Artikel 29

Het algemeen bestuur kan nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting en het jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole geven.

Hoofdstuk XI. Het Archief

Artikel 30

  • 1 Overeenkomstig door het algemeen bestuur met inachtneming van de Archiefwet 1995 vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie Flevoland worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van Het Flevolands Archief.

  • 2 De directeur, bedoeld in artikel 31, is belast met het beheer van de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, overeenkomstig de door het dagelijks bestuur vast te stellen nadere regeling.

  • 3 De archiefbescheiden van Het Flevolands Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Flevoland.

  • 4 De gemeentearchivaris van de gemeente Lelystad is belast met het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden van Het Flevolands Archief.

Hoofdstuk XII. De directeur en het overige personeel

Artikel 31

Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van Het Flevolands Archief.

Artikel 32

  • 1 Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

  • 2 Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

Artikel 33

  • 1 De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden van Het Flevolands Archief die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 3, eerste lid, voor zover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de voorzitter.

  • 2 De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

  • 3 Met inachtneming van artikel 17, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Artikel 34

  • 1 Het dagelijks bestuur stelt de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vast.

  • 2 Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van de regeling, bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk de rechtspositieregeling van het Rijk.

  • 3 Een regeling die afwijkt van de rechtspositieregeling van het Rijk, behoeft de instemming van de regionale vakbondsbestuurders.

Hoofdstuk XIII. Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

Artikel 35

  • 1 Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend besluit van de deelnemers, na verkregen toestemming van provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap, alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.

  • 2 Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de toetreding.

Artikel 36

  • 1 Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend besluit van de uittredende deelnemer.

  • 2 Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op het jaar waarin door de zorg van gedeputeerde staten van de provincie de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

  • 3 De kosten van uittreding worden gesteld op de werkelijke kosten en schade ten gevolge van de uittreding en komen voor rekening van de uittredende deelnemer. De kosten worden volgens een door het algemeen bestuur vast te stellen aflopend percentage gedurende een periode van 4 jaar betaald.

  • 4 Het algemeen bestuur stelt nadere regels ten aanzien van de bestuurlijke en financiële gevolgen van uittreding.

Artikel 37

  • 1 De regeling kan worden gewijzigd bij unaniem besluit van de deelnemers.

  • 2 Het algemeen bestuur, op voorstel van het dagelijks bestuur, en de deelnemers kunnen voorstellen doen tot wijziging van de regeling.

Artikel 38

  • 1 Deze regeling kan worden opgeheven bij unaniem besluit van de deelnemers.

  • 2 In geval van opheffing stelt het algemeen bestuur, de deelnemers gehoord, een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichtingen van de deelnemers om alle rechten en plichten van Het Flevolands Archief over de deelnemers te verdelen.

  • 3 Het liquidatieplan voorziet in ieder geval in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel en stelt regels voor de wijze waarop de deelnemers, voor zover het saldo ontoereikend is, zorgdragen voor de nakoming van de verplichtingen van Het Flevolands Archief.

  • 4 In geval van een batig saldo wordt dit naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de deelnemers.

  • 5 Het dagelijks bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie, tenzij het algemeen bestuur anders besluit.

  • 6 De bestuursorganen van Het Flevolands Archief blijven na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid.

Hoofdstuk XIV. Slotbepalingen

Artikel 39

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op de bekendmaking in de Staatscourant door de Minister.

Artikel 40

  • 2 De rechten en verplichtingen van het openbaar lichaam Nieuw Land Erfgoedcentrum zoals die bestonden op het moment vóór de inwerkingtreding van deze regeling gaan over op het openbaar lichaam Het Flevolands Archief.

Artikel 41

Deze regeling kan worden aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief.

De

Minister

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
Gedeputeerde staten van de provincie Flevoland

De voorzitter

De secretaris

Burgemeester en wethouders va de gemeente Dronten,

de burgemeester

de secretaris

Burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad,

de burgemeester

de secretaris

Burgemeester en wethouders van de gemeente Urk,

de burgemeester

de secretaris

Burgemeester en wethouders van degemeente Zeewolde,

de burgemeester

de secretaris

Het dagelijks bestuur van het waterschap Zuiderzeeland

de dijkgraaf

de secretaris-directeur

Financiële bijlage bij de Gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief

Algemeen

In deze bijlage zijn de afspraken over de structurele bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief nader gespecificeerd (art. 19, tweede lid). Per 1 januari 2017 treden de stichting Nieuw Land en de stichting voor het Bevolkingsonderzoek in de drooggelegde Zuiderzeepolders uit de gemeenschappelijke regeling en veranderen de belangen die de provincie Flevoland in deze gemeenschappelijke regeling inbrengt. Door deze veranderingen wijzigt de financiële situatie van Het Flevolands Archief.

De structurele jaarlijkse bijdrage van het Rijk is in 2016 € 415.746. Deze bijdrage wordt ook vanaf 2017 verstrekt.

De structurele bijdrage van de provincie is gebaseerd op de bijdrage ad € 49.570 die de provincie met het openbaar lichaam in 2013 in de dienstverleningsovereenkomst voor het beheer van de provinciale archiefbescheiden is overeengekomen. Deze bijdrage is verhoogd met € 16.140 voor de kosten van de provinciearchivaris.

De structurele bijdragen van de gemeenten zijn berekend door het aantal inwoners per 1 januari 2016 te vermenigvuldigen met € 2,182 (prijspeil 2016). De structurele bijdrage van het waterschap is gebaseerd op de bijdrage die in 2016 werd verstrekt.

Dit leidt tot de volgende structurele bijdragen1:

Het Rijk (OCW/M&C) € 416.000

Provincie Flevoland € 66.765

Gemeente Lelystad € 167.560

Gemeente Dronten € 88.571

Gemeente Zeewolde € 48.251

Gemeente Urk € 43.612

Waterschap Zuiderzeeland € 15.000

Conform artikel 19, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling worden de bijdragen jaarlijks aangepast aan de correctie voor loon- en prijsstijgingen. Dit kan vanwege de formele bevoegdheden van de wetgever niet bindend aan het Rijk worden opgelegd. Daarom staat in de regeling dat de bijdrage van de Minister jaarlijks ‘kan’ worden aangepast. De afspraak is dat deze aanpassing als regel (voor zover de wetgever daarvoor de nodige middelen ter beschikking stelt) jaarlijks plaatsvindt.

Voor de bijdragen van de provincie, de gemeenten en het waterschap geldt dat deze jaarlijks worden aangepast met het door provinciale staten voor dit doel jaarlijks vastgestelde percentage voor loon- en prijsstijgingen die geldt voor goederen/diensten.

Overige bijdragen

Het Rijk verstrekt in 2017, 2018 en 2019 een extra jaarlijkse bijdrage van € 111.000. Deze extra bijdrage is bedoeld voor de ontwikkeling van activiteiten in het kader van het e-Depot. Eind 2019 wordt deze bijdrage geëvalueerd en worden nieuwe afspraken gemaakt voor de periode vanaf 2020.

Financiële risico's

Er kunnen zich calamiteiten of andere onvoorziene omstandigheden voordoen, die niet binnen de eigen begroting van Het Flevolands Archief kunnen worden opgevangen en waarvoor de deelnemers dienen te voorzien in de kosten die hieruit voortvloeien. Gelet op de hierboven genoemde structurele bijdragen, worden de kosten alsdan in beginsel volgens de volgende percentages verdeeld:

Het Rijk (OCW/M&C) 49%

De Provincie Flevoland 8%

Gemeente Lelystad 20%

Gemeente Dronten 10,5%

Gemeente Urk 5%

Gemeente Zeewolde 5,5%

Waterschap Zuiderzeeland 2%

  • ^ [1]

    Prijspeil 1 januari 2017