Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Reglement raad van toezicht Staatsbosbeheer

Geldend van 01-01-2016 t/m heden

Reglement raad van toezicht Staatsbosbeheer als bedoeld in artikel 8, eerste lid, van de Wet verzelfstandiging Staatsbosbeheer

De raad van toezicht Staatsbosbeheer,

  • overwegende dat Staatsbosbeheer ingevolge artikel 4 van de Wet verzelfstandiging Staatsbosbeheer een raad van toezicht heeft welke toeziet op de werkzaamheden van de directeur en deze met raad en daad terzijde staat;

  • overwegende dat de raad van toezicht zich ingevolge genoemd artikel bij de vervulling van zijn taak richt naar het belang van de behoorlijke vervulling van de taken, bedoeld in artikel 3 van de Wet verzelfstandiging Staatsbosbeheer;

  • overwegende dat ingevolge artikel 8 van de Wet verzelfstandiging Staatsbosbeheer de raad van toezicht een reglement dient vast te stellen betreffende

    • a. zijn werkwijze;

    • b. de werkwijze van de raad van advies;

    • c. de taakverdeling tussen de raad van toezicht en de directeur; in welk reglement tevens dient te worden bepaald welke besluiten van de directeur goedkeuring van de raad van toezicht behoeven en in welke gevallen de directeur in ieder geval advies vraagt aan de raad van advies;

  • overwegende de afspraken tussen Staatsbosbeheer en het ministerie van Economische Zaken, zoals vastgelegd in het ‘Convenant Staatsbosbeheer, een maatschappelijke onderneming’ van 4 december 2014 en in het addendum bij het Convenant van 30 juni 2015;

Besluit onderstaand reglement vast te stellen:

1. Definities

Artikel 1.1. definities

De in dit reglement gehanteerde termen en begrippen hebben dezelfde betekenis als in de Wet verzelfstandiging Staatsbosbeheer van 11 september 1997, Staatsblad 1997, 514, hierna te noemen: de Wet (zie bijlage).

2. Taakverdeling tussen de raad van toezicht en de directeur

Artikel 2.1. Toezicht

  • 1 Conform artikel 4 lid 2 van de Wet ziet de raad van toezicht toe op de werkzaamheden van de directeur. Voor zover de directeur een plaatsvervangend directeur heeft aangewezen richt dit toezicht zich ook op de werkzaamheden van de plaatsvervangend directeur als zodanig.

  • 2 Het toezicht van de raad van toezicht op de werkzaamheden van de directeur omvat ten minste:

    • a. de realisatie van de doelstellingen van Staatsbosbeheer;

    • b. de strategie en de risico’s verbonden aan activiteiten;

    • c. de opzet en de werking van het financieel beheer en de interne risicobeheersings- en controlemechanismen opgezet conform het ‘three lines of defence model’;

    • d. het ondernemingsplan, het jaarverslag en het financiële verslag.

    Van de uitkomsten van het toezicht ter zake doet de raad van toezicht melding in het jaarverslag.

Artikel 2.2. Informatieverstrekking

  • 1 Ingevolge artikel 13 lid 2 van de Wet is de directeur verantwoording schuldig aan de raad van toezicht. De directeur verstrekt de raad van toezicht tijdig de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens. Dit laat onverlet de verantwoordelijkheid van de raad van toezicht en de leden afzonderlijk om van de directeur alle informatie te verlangen die de raad van toezicht nodig heeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitvoeren.

  • 2 Indien de raad van toezicht dit nodig acht kan de raad van toezicht informatie inwinnen bij medewerkers van Staatsbosbeheer en externe adviseurs, die de informatie rechtstreeks aan de raad van toezicht verstrekken.

  • 3 De directeur verstrekt ten minste een keer per kwartaal de raad van toezicht een overzicht van de relevante financiële en niet-financiële informatie.

Artikel 2.3. Managementteam

Wanneer de directeur een managementteam instelt, legt hij voorgenomen benoemingen van leden van het managementteam voor aan de raad van toezicht.

Artikel 2.4. Ondernemingsplan

De directeur stelt het ondernemingsplan, dat ingevolge artikel 19 lid 1 van de Wet door de raad van toezicht wordt vastgesteld, zodanig tijdig op dat het ondernemingsplan uiterlijk op 15 november van het betreffende kalenderjaar naar de minister kan worden gestuurd ten behoeve van de hoorprocedure als bedoeld in genoemde wetsbepaling.

Artikel 2.5. Toezicht op de directeur

  • 1 De raad van toezicht ziet erop toe dat de directeur geen nevenfuncties vervult die, naar het oordeel van de raad van toezicht, ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling van zijn functie als bestuurder van Staatsbosbeheer. De directeur meldt al zijn nevenfuncties, anders dan onbezoldigde functies uit hoofde van zijn functie als directeur van Staatsbosbeheer, aan de raad van toezicht.

  • 2 Besluiten van of namens de directeur waarbij sprake kan zijn van tegenstrijdigheid van de belangen van Staatsbosbeheer en die van de directeur behoeven goedkeuring van de raad van toezicht. Dergelijke besluiten worden gepubliceerd in het jaarverslag, met vermelding van het tegenstrijdig belang.

  • 3 De directeur meldt een situatie als bedoeld in het vorige lid zelf terstond aan de voorzitter van de raad van toezicht en verschaft daarover alle relevante informatie. De raad van toezicht besluit buiten aanwezigheid van de directeur of sprake is van een tegenstrijdig belang.

Artikel 2.6. Klokkenluidersregeling

  • 1 De directeur draagt er zorg voor dat werknemers de mogelijkheid hebben om vermeende onregelmatigheden binnen Staatsbosbeheer van algemene, operationele of financiële aard te melden aan de directeur of aan een door hem aangewezen functionaris.

  • 2 De directeur rapporteert meldingen van schending van integriteit aan de voorzitter van de raad van toezicht.

  • 3 Vermeende onregelmatigheden die het functioneren van de directeur betreft, kunnen worden gemeld aan de voorzitter van de raad van toezicht. Deze treedt in de plaats van de directeur met betrekking tot meldingen van integriteitsschending over de directeur.

Artikel 2.7. Voorafgaande goedkeuring

Ingevolge artikel 8 lid 2 aanhef en sub c van de Wet behoeven investeringen die een door de raad van toezicht vast te stellen bedrag te boven gaan goedkeuring van de raad van toezicht. Investeringen die een bedrag van € 1,5 miljoen te boven gaan worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van toezicht.

Artikel 2.8. Evaluatie

De raad van toezicht bespreekt een keer per jaar in afwezigheid van de directeur het functioneren van de directeur en de mogelijke conclusies die hieraan verbonden moeten worden. In het jaarverslag wordt vermeld op welke wijze de evaluatie van het functioneren van de directeur heeft plaatsgevonden.

Artikel 2.9. Overleg met minister

De raad van toezicht overlegt eenmaal per jaar met de minister, voorafgaand aan de parlementaire behandeling van de begroting, over aangelegenheden met betrekking tot Staatsbosbeheer.

Artikel 2.10. Ondernemingsraad

De raad van toezicht wijst uit zijn midden een lid aan die contactpersoon is voor de Ondernemingsraad. Dit lid is verantwoordelijk voor contact met de ondernemingsraad en zal zo nodig de raad van toezicht vertegenwoordigen in de overlegvergadering indien deze vertegenwoordiging ingevolge de Wet op de ondernemingsraden is vereist of anderszins wenselijk wordt geacht.

3. Taken, ondersteuning

Artikel 3.1. Voorzitter

De voorzitter van de raad van toezicht, op grond van artikel 6 lid 1 van de Wet bij Koninklijk Besluit benoemd, heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden:

  • a. fungeren als aanspreekpunt namens de raad van toezicht voor de directeur Staatsbosbeheer;

  • b. optreden als woordvoerder van de raad van toezicht;

  • c. toezien op het goed functioneren van de raad van toezicht en zijn commissies;

  • d. zorg dragen dat de contacten van de raad van toezicht met de directeur, de minister en ondernemingsraad naar behoren verlopen;

  • e. zorg dragen voor het introductie-, opleidings- en trainingsprogramma voor de leden van de raad van toezicht;

  • f. bepalen van de agenda voor vergaderingen van de raad van toezicht;

  • g. zorg dragen voor een ordelijk en efficiënt verloop van de vergaderingen van de raad van toezicht en het zorgen dat er voldoende tijd bestaat voor de beraadslaging en besluitvorming;

  • h. zorg dragen voor een adequate informatievoorziening aan de leden van de raad van toezicht;

  • i. initiëren van de periodieke evaluatie van het functioneren van de raad van toezicht en van de directeur Staatsbosbeheer;

  • j. zorg dragen dat de directeur en leden van de raad van toezicht jaarlijks worden beoordeeld op hun functioneren;

  • k. zorg dragen dat de raad van toezicht een plaatsvervangend voorzitter kiest;

  • l. erop toezien dat het aantal functies van een lid van de raad van toezicht zodanig in omvang beperkt is dat een goede taakvervulling naar het oordeel van de voorzitter is gewaarborgd.

Artikel 3.2. Plaatsvervangend voorzitter

De raad van toezicht heeft een plaatsvervangend voorzitter die conform artikel 5 lid 2 van de Wet door de leden van de raad van toezicht uit hun midden wordt aangewezen. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.

Artikel 3.3. Ambtelijk secretaris

  • 1 De directeur Staatsbosbeheer draagt zorg voor voldoende ondersteuning van de raad van toezicht, waaronder de vervulling van het ambtelijk secretariaat van de raad van toezicht.

  • 2 De ambtelijk secretaris wordt, al dan niet op initiatief van de raad van toezicht, in zijn zodanige functie aangesteld of daaruit ontheven door de directeur, na verkregen goedkeuring door de raad van toezicht.

  • 3 De ambtelijk secretaris ondersteunt de voorzitter van de raad van toezicht in de organisatie van de raad van toezicht.

  • 4 De ambtelijk secretaris ziet erop toe dat de juiste procedures worden gevolgd en dat wordt gehandeld in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen. Dit laat onverlet de verantwoordelijkheid van de leden van de raad van toezicht ter zake.

Artikel 3.4. Externe adviseurs

De raad van toezicht kan externe adviseurs inschakelen om de raad van toezicht bij te staan. De kosten van externe adviseurs komen ten laste van Staatsbosbeheer.

Artikel 3.5. Commissies

  • 1 De raad van toezicht stelt uit zijn midden commissies in die de raad van toezicht nodig acht. De raad van toezicht stelt voor iedere ingestelde commissie een reglement op. Dit reglement geeft aan wat de rol en de verantwoordelijkheid van de betreffende commissie is, haar samenstelling en op welke wijze zij haar taken uitoefent. De onderdelen van het voorliggende reglement met betrekking tot de auditcommissie gelden als reglement voor de auditcommissie.

  • 2 De raad van toezicht ontvangt van elk van de commissies een verslag van beraadslagingen en bevindingen.

  • 3 De raad van toezicht draagt er zorg voor dat in het jaarverslag wordt vermeld wat de samenstelling is van de diverse commissies, het aantal vergaderingen van de commissies, alsmede de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen.

4. Auditcommissie

Artikel 4.1. Auditcommissie

  • 1 Er is een auditcommissie welke de raad van toezicht ondersteunt.

  • 2 De raad van toezicht benoemt uit zijn midden twee leden als lid van de auditcommissie, waaronder in ieder geval de financieel expert in de raad van toezicht. Naast deze twee leden kan de raad van toezicht een externe deskundige als lid benoemen. Een eventuele externe deskundige beschikt over relevante expertise die aanvullend is ten opzichte van de deskundigheid van de beide andere leden.

  • 3 De raad van toezicht benoemt de voorzitter van de auditcommissie. Het voorzitterschap van de auditcommissie wordt niet vervuld door de voorzitter van de raad van toezicht.

Artikel 4.2. Ondersteuning

De directeur Staatsbosbeheer draagt zorg voor voldoende ondersteuning van de auditcommissie, waaronder de vervulling van het ambtelijk secretariaat van de auditcommissie.

Artikel 4.3. Taken auditcommissie

  • 1 De auditcommissie ondersteunt de raad van toezicht bij het toezicht op de interne beheersing van de organisatie en op de door de directeur gerapporteerde voortgang en afgelegde financiële verantwoording.

  • 2 De auditcommissie richt zich in ieder geval op het toezicht op het bestuur van Staatsbosbeheer ten aanzien van:

    • a. de werking van de interne risicobeheersing en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving;

    • b. de financiële informatieverschaffing;

    • c. de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de externe accountant;

    • d. de rol en het functioneren van de interne audit;

    • e. fiscale zaken, financiering en treasury;

    • f. de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid, de bezoldiging en eventuele niet-controlewerkzaamheden voor Staatsbosbeheer;

    • g. kwaliteit bedrijfsprocessen;

    • h. de toepassingen van de informatie- en communicatietechnologie (ICT).

Artikel 4.4. Werkwijze auditcommissie

  • 1 De auditcommissie overlegt zo vaak als zij dit noodzakelijk acht. Ten minste eenmaal per jaar overlegt de auditcommissie buiten aanwezigheid van de directeur met de externe accountant.

  • 2 De directeur, dan wel namens hem de financieel directeur, woont in principe de vergaderingen van de auditcommissie bij. De directeur kan zich laten bijstaan door medewerkers. De auditcommissie kan besluiten om te vergaderen buiten aanwezigheid van genoemde functionarissen.

  • 3 De auditcommissie kan informatie en advies inwinnen bij externen voor zover de kosten daarvan het door de raad van toezicht vastgestelde bedrag niet te boven gaan.

  • 4 De auditcommissie heeft het recht bij functionarissen van Staatsbosbeheer alle relevante informatie in te winnen die nodig is voor de uitoefening van haar (toezichthoudende) taken. De betrokken functionarissen van Staatsbosbeheer zijn gehouden de gevraagde informatie te verschaffen voor zover zij in het kader van hun functie geacht mogen worden daarover te kunnen beschikken.

Artikel 4.5. Verslagen

  • 1 De raad van toezicht ontvangt een verslag van beraadslagingen en bevindingen van de auditcommissie.

  • 2 De raad van toezicht draagt er zorg voor dat in het jaarverslag wordt vermeld wat de samenstelling is van de auditcommissie, het aantal vergaderingen, alsmede de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen.

5. Werkwijze

Artikel 5.1. Vergadering

  • 1 De raad van toezicht vergadert op een door de raad van toezicht zelf te bepalen plaats in Nederland.

  • 2 De raad van toezicht vergadert zo dikwijls een meerderheid van de raad van toezicht dit verlangt, maar ten minste vier maal per jaar.

  • 3 De oproep voor de vergaderingen geschiedt schriftelijk of per e-mail door de secretaris namens de voorzitter. De oproep gaat vergezeld van een opgave van de in de vergadering te behandelen onderwerpen en van de stukken die voor de behandeling van die onderwerpen van belang zijn. De agenda wordt voorbereid door de secretaris en vastgesteld door de voorzitter. De vergaderstukken worden ten minste één week voor de vergadering verzonden. Met instemming van de voorzitter van de raad van toezicht kan hiervan worden afgeweken.

  • 4 De raad van toezicht nodigt als regel de directeur uit om zijn vergaderingen bij te wonen.

  • 5 De vergaderingen van de raad van toezicht zijn niet openbaar.

  • 6 De voorzitter leidt de vergaderingen. Bij afwezigheid van de voorzitter in een vergadering treedt de plaatsvervangend voorzitter als voorzitter op.

  • 7 Van het verhandelde in de vergadering van de raad van toezicht worden notulen gehouden door de ambtelijk secretaris.

  • 8 Indien leden frequent afwezig zijn bij vergaderingen van de raad van toezicht, worden zij daarop aangesproken door de voorzitter. Het jaarverslag vermeldt welke leden frequent afwezig zijn geweest bij de vergaderingen van de raad van toezicht.

Artikel 5.2. Besluitvorming

  • 1 De raad van toezicht neemt zijn besluiten in een vergadering waarbij ten minste de helft van het aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Een lid van de raad van toezicht kan zich door een ander lid van de raad van toezicht bij schriftelijke of elektronische volmacht doen vertegenwoordigen.

  • 2 Ten aanzien van de besluitvorming wordt unanimiteit nagestreefd. Wanneer dit niet mogelijk blijkt, wordt bij meerderheid van stemmen besloten.

  • 3 Ieder lid van de raad van toezicht heeft één stem.

  • 4 Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

  • 5 Stemming geschiedt mondeling, tenzij bij een stemming over personen een of meerdere leden anonieme stemming verlangen. In dat geval wordt gestemd met gesloten briefjes.

  • 6 De leden van de raad van toezicht beraadslagen en stemmen zonder last of ruggenspraak.

  • 7 De raad van toezicht kan ook buiten de vergadering besluiten nemen, mits dit schriftelijk of via de e-mail geschiedt en alle leden van de raad van toezicht instemmen met deze procedure. Van een dergelijk besluit worden notulen opgesteld en vastgesteld in de eerstvolgende vergadering.

6. Functioneren en integriteit

Artikel 6.1. Introductieprogramma

Een lid van de raad van toezicht volgt, na zijn benoeming bij Koninklijk Besluit, een introductieprogramma, waarin in ieder geval aandacht wordt besteed aan algemene financiële en juridische zaken, de politiek-bestuurlijke omgeving, de specifieke aspecten die eigen zijn aan Staatsbosbeheer en de taken van het lid van de raad van toezicht. Jaarlijks beoordeelt de raad van toezicht op welke onderdelen zijn leden behoefte hebben aan nadere training of opleiding. Staatsbosbeheer speelt hierin een faciliterende rol en draagt hiervan de kosten.

Artikel 6.2. Andere functies

Het aantal functies van een lid van de raad van toezicht is zodanig dat een goede taakvervulling ten behoeve van Staatsbosbeheer gewaarborgd blijft, zulks ter beoordeling van de voorzitter van de raad van toezicht.

Artikel 6.3. Integriteit

  • 1 De leden van de raad van toezicht zijn gebonden aan de integriteitsregels zoals vastgesteld voor de organisatie van Staatsbosbeheer.

  • 2 Een lid van de raad van toezicht meldt aan de voorzitter van de raad van toezicht wanneer, in relatie tot een onderwerp dat aan de orde komt in de raad van toezicht, sprake is van mogelijk tegenstrijdige belangen van enerzijds Staatsbosbeheer en anderzijds van hemzelf of personen of organisaties met wie hij in een nauwe persoonlijke, familie of zakelijke betrekking staat. De voorzitter van de raad van toezicht doet een melding als hier bedoeld in voorkomend geval bij de plaatsvervangend voorzitter van de raad van toezicht. Bij een melding wordt alle relevante informatie overgelegd. Wanneer de voorzitter respectievelijk de plaatsvervangend voorzitter van de raad van toezicht, zo nodig na overleg met de overige leden van de raad van toezicht, van oordeel is dat inderdaad sprake is van tegenstrijdige belangen, neemt het desbetreffende lid van de raad van toezicht niet deel aan de beraadslagingen en stemmingen over het aan de orde zijnde onderwerp.

Artikel 6.4. Evaluatie

De raad van toezicht bespreekt één keer per jaar buiten aanwezigheid van de directeur, desgewenst met een extern adviseur, over zijn eigen functioneren, het functioneren van de afzonderlijke commissies en dat van de individuele leden, en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. In het jaarverslag wordt vermeld op welke wijze de evaluatie van de raad van toezicht, de afzonderlijke commissies, en de individuele leden heeft plaatsgevonden.

7. De werkwijze van de raad van advies

Artikel 7.1. Advies

De raad van advies adviseert de directeur inzake voornemens waardoor in de taakuitvoering door Staatsbosbeheer voor de gebruikers substantiële wijzigingen ontstaan.

Artikel 7.2. Verslag

De voorzitter van de raad van advies brengt jaarlijks verslag uit van de werkzaamheden aan de raad van toezicht.

8. Verslag

Artikel 8.1. Jaarverslag

Conform artikel 21 lid 1 van de Wet stelt de raad van toezicht het jaarverslag en het financieel verslag vast. De raad van toezicht ziet er hierbij op toe dat het jaarverslag in ieder geval de volgende onderdelen bevat:

  • a. een verslag van de raad van toezicht waarin de raad van toezicht verslag doet van zijn werkzaamheden in het boekjaar;

  • b. een opgave ter zake van elk lid van de raad van toezicht van;

    • 1. leeftijd;

    • 2. nationaliteit;

    • 3. hoofdfunctie en nevenfuncties voor zover deze relevant zijn voor de vervulling van de taak als lid van de raad van toezicht;

    • 4. datum eerste benoeming;

    • 5. de lopende termijn waarvoor hij is benoemd;

    • 6. de hoogte van de vergoedingen van de leden van de raad van toezicht;

  • c. een opgave ter zake van de directeur van:

    • 1. geslacht;

    • 2. leeftijd;

    • 3. nevenfuncties;

    • 4. datum benoeming;

    • 5. salariëring en vergoedingen conform de wettelijk eisen.

9. Slotbepalingen

9.1. Slotbepalingen

  • 1 In geval van onduidelijkheid over de uitleg van enige bepaling uit dit reglement is het oordeel van de voorzitter van de raad van toezicht daaromtrent beslissend.

  • 2 Dit reglement is vastgesteld bij besluit van de raad van toezicht d.d. 10 november 2015 en treedt in werking met ingang van 1 januari 2016.

  • 3 Dit reglement kan worden gewijzigd bij besluit van de raad van toezicht.

  • 4 Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement raad van toezicht Staatsbosbeheer.

  • 5 Dit reglement wordt bekendgemaakt in de Staatscourant en gepubliceerd op de website van Staatsbosbeheer.

Baarn, 10 november 2015

I. Brakman

Voorzitter raad van toezicht Staatsbosbeheer