Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit vervanging archiefbescheiden Stichting Schadefonds Geweldsmisdrijven 4 december 2015

Geldend van 04-12-2015 t/m heden

Besluit vervanging archiefbescheiden Stichting Schadefonds Geweldsmisdrijven 4 december 2015

  • 1. Nemen van besluit tot vervanging van archiefbescheiden.

  • 2. Vaststellen Handboek en bijlagen.

Inleiding

Het Schadefonds Geweldsmisdrijven heeft besloten over te gaan tot vervanging (substitutie) van analoge archiefbescheiden door middel van het maken van digitale reproducties van deze archiefbescheiden.

Inzicht in het vervangingsproces

De vervanging is van toepassing op analoge archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst voor het Schadefonds geweldsmisdrijven 1976- (actualisatie 2014) opgemaakt of ontvangen zijn en die voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen.

  • Voor de zaaksgebonden archiefbescheiden (primair proces) vanaf 2 maart 2015

  • Voor de niet-zaaksgebonden archiefbescheiden (secundair proces) vanaf 1 december 2015

De documenten voor de ondersteunende processen HRM (voor zover het personeelsgerelateerde stukken betreft) en Financiën (voor over het facturen betreft) worden van vervanging uitgezonderd omdat die reeds in bestaande systemen worden gedigitaliseerd. Van deze systemen is het eigenaarschap/zordragerschap op een hoger niveau belegd. Verdere uitzonderingen staan vermeld in paragraaf 2.1 van het Handboek Vervanging van het Schadefonds Geweldsmisdrijven

De analoge archiefbescheiden worden 6 maanden na reproductie vernietigd.

Retrospectieve vervanging van afgesloten archiefbestanden wordt niet toegepast.

De vervanging geschiedt met een objectief juiste en volledige weergave van de archiefbescheiden. Voor de beschrijving van het vervangingsproces is als bijlage het Handboek Vervanging van het Schadefonds Geweldsmisdrijven toegevoegd. Deze bijlage maakt integraal onderdeel uit van dit besluit.

Advies van de archivaris

Door de archiefdienstverlener Doxis is een audit op het vervangingsproces uitgevoerd. Op basis van de uitkomsten van de audit zijn onderdelen van het vervangingsproces aangepast en/of heringericht. De aanpassingen zijn doorgevoerd in het Handboek Vervanging.

Financiën

Het proces van vervanging vindt plaatst binnen de bestaande financiële middelen.

Juridisch

Op dit besluit zijn van toepassing:

  • de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10 265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

  • artikel 7 van de Archiefwet 1995

Communicatie

Dit besluit treedt in werking met ingang 4 december 2015, maar met terugwerkende kracht tot 2 maart 2015 voor de zaaksgebonden archiefbescheiden en met terugwerkende kracht tot 1 december 2015 voor de niet-zaaksgebonden archiefbescheiden.

Rijswijk, 4 december 2015

De voorzitter van de Commissie Schadefonds Geweldsmisdrijven,

L.C.M. Goossens

De secretaris van de Commissie Schadefonds Geweldsmisdrijven/ Directeur van het Bureau Schadefonds Geweldsmisdrijven,

M.F.M. de Groot

Bijlage

[Red: Niet opgenomen.]