Inleiding
In 2011 werd de tweede evaluatie van het rijkshuisvestingsstelsel afgerond met de
vaststelling van een kabinetsstandpunt in de Ministerraad. Sindsdien is het rijkshuisvestingsstelsel
op tal van punten nader uitgewerkt. Voor de kantoren is het stelsel volledig in werking
getreden per 1 januari 2016, voor specialties loopt de uitwerking van hoe het stelsel
eruit moet gaan zien, door in 2016.
Alle tot nu toe gemaakte afspraken zijn verspreid over tenminste vijftig documenten.
Alle besluiten zijn in het voor u liggende kader samengevat. Het doel van dit document
is om een totaaloverzicht te geven van alle relevante eerder genomen besluiten van
het Kabinet en in relevante interdepartementale gremia.
Dit kader bevat geen nieuw beleid; met voetnoten wordt verwezen naar brondocumenten.
Definities van begrippen worden in bijlage 1 gegeven.
Scope van het stelsel
De huisvesting van alle ministeries en de daaronder resulterende batenlasten-diensten
vallen onder het nieuwe huisvestingsstelsel. Uitzonderingen hierop zijn:
-
– het merendeel van de gebouwen van Defensie;
-
– de ambassades van Buitenlandse Zaken;
-
– de huisvesting van AZ en de Hoge Colleges van Staat;
-
– de (staats)paleizen;
-
– privaatrechtelijke rechtspersonen en ZBO’s vallen buiten de verplichte winkelnering
van het stelsel.
De inhoud van dit kader heeft uitsluitend betrekking op alle gebouwen die op de 'pandenlijst'
als 'kantoor' zijn opgenomen. De pandenlijst is een overzicht waarin is aangegeven
of de gebouwen die in beheer zijn bij het Rijksvastgoedbedrijf, behoren tot de categorie
‘kantoren’. De pandenlijst is vastgesteld in de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering
Rijk (ICBR).
Doelen van het nieuwe stelsel
Uit de evaluatie van het oude stelsel in 2010 kwamen vier verbeterpunten naar voren:
-
• De keuzevrijheid voor de invulling van huisvestingswensen lag vrijwel volledig bij
departementen. Prikkels tot doelmatigheid op bovendepartementaal niveau waren onvoldoende
belegd.
-
• Er was geen vanzelfsprekende wijze om collectieve belangen zoals leegstandsmanagement
en kostenreductie te behartigen.
-
• Er gold een prijs per pand, dit leverde een variëteit aan prijsstellingen op met een
grote administratieve last. Alle financiële risico’s van huisvesting lagen bovendien
bij de departementen, omdat kosten één op één doorberekend werden.
-
• Het vele overleg tussen opdrachtgevers en Rijksgebouwendienst over specifieke klantwensen
zorgde aan beide zijden voor hoge uitvoeringslasten.
De wijzigingen die op 1 januari 2016 in werking treden, nemen deze nadelen weg. De
doelen van het nieuwe stelsel voor kantoren zijn:
-
• het concernbelang staat voorop,
-
• doelmatigheidsprikkels worden versterkt,
-
• bestuurlijke en administratieve vereenvoudiging;
-
• evenwichtiger risicoverdeling.
De hoofdlijnen van het nieuwe rijkshuisvestingsstelsel voor kantoren zijn:
-
• Departementen sturen op volume en regio van hun huisvesting.
-
• Huisvestingsbudgetten blijven bij de departementen.
-
• Centraal leegstandsbeheer kantoren.
-
• Aanscherpen kaderstelling van de huisvesting.
-
• Eenvoudige beprijzingsmethodiek.
-
• Opdrachtgeverschap voor rijkskantoren.
Datum inwerkingtreding stelsel
De spelregels van het nieuwe rijkshuisvestingsstelsel traden in werking per 1 januari
2013. De instandhoudingplicht voor kantoren is per 1 januari 2013 overgegaan naar
de Rijksgebouwendienst (inmiddels overgegaan in het Rijksvastgoedbedrijf). Deze is
gefinancierd door de gebruiksvergoeding per 31 december 2012 te bevriezen, uitgezonderd
de prijsindexatie, en door de afschrijvingstermijnen voor inbouwpakketten en installaties
van 15 jaar naar 20 jaar te verlengen.
De nieuwe beprijzingssystematiek geldt vanaf 1 januari 2016.
1. Normen, instrumenten en ambities ten aanzien van de kantoorhuisvesting rijksdienst
Naar aanleiding van de tweede evaluatie van het rijkshuisvestingsstelsel heeft het
Kabinet niet gekozen voor centralisatie van budgetten, omdat daarmee de prikkels voor
de departementen verdwijnen om doelmatige huisvestingskeuzes te maken. In plaats daarvan
wordt wel een krachtige centrale sturing op huisvesting ingericht door middel van
normering, als basis voor alle huisvestingsbeslissingen. In dit hoofdstuk worden die
normen beschreven; die normering vormt strikt genomen geen onderdeel van het rijkshuisvestingsstelsel,
maar is daarvoor wel wezenlijk.
1.1. Werkpleknorm
Met het uitvoeringsprogramma compacte rijksdienst heeft het Kabinet een werkpleknorm
van 0,9 werkplek per fulltime equivalent (fte) vastgesteld en een ambitie uitgesproken
van 0,7 werkplek per fte. Het gaat om een gemiddelde per departement in 2020; de norm
geldt dus niet voor ieder individueel gebouw.
Met het ministerraadbesluit over het masterplan Den Haag is tevens besloten om bij
nieuwbouw en ingrijpende renovaties een norm van 0,7 werkplekken per fte als uitgangspunt
te hanteren, tenzij dit om bouwkundige redenen onmogelijk is.
1.2. Ruimtenorm
Naast bovengenoemde werkpleknorm is er een norm voor het ruimtegebruik: 24,5 m2 Bruto Vloer Oppervlak / werkplek als een gemiddelde op voorraadniveau per departement
te bereiken in 2020; de norm geldt dus niet voor ieder individueel gebouw. De norm
heeft betrekking op de totale grootte van gebouwen, dus inclusief bijvoorbeeld restaurants,
overlegplekken, vergadercentra, kolfruimtes, parkeerplekken.
1.3. Bezettingsgraad
Om de beschikbare werkplekken goed te laten benutten, wordt de nieuwe streefwaarde
(ambitie) voor de bezettinggraad (= de mate waarin werkplekken worden benut) geïntroduceerd:
het streven is een bezettingsgraad te realiseren van 75%.
1.4. Fysieke Werkomgeving Rijk
De Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR) is een instrument ten behoeve van een werkomgeving
voor ambtenaren, dat flexibel, tijd- en plaatsonafhankelijk (samen-) werken mogelijk
maakt.
Voor de kantooromgeving van alle departementen is activiteit gerelateerd werken en
de bijhorende activiteit gerelateerde werkomgeving uitgangspunt voor de inrichting
van de fysieke werkomgeving. Dat houdt in dat voor de belangrijkste soorten activiteiten
van het kantoorwerk (bureauwerk, geconcentreerd bureauwerk, telefoneren, overleggen
en vergaderen), specifieke en voldoende werkplekken beschikbaar zijn. Hierbij wordt
de werkplekmix bepaald op basis van gebruikersprofielen van de te huisvesten organisaties
of onderdelen daarvan. Waar mogelijk wordt uitgegaan van het basis gebruikersprofiel
en de bijbehorende basis werkplekmix.
Dit betekent niet dat de werkomgeving er overal hetzelfde uit gaat zien: op basis
van de kaders is een diversiteit van interieur ontwerpen mogelijk.
Naast de werkomgevingen in een kantoor zijn er ook andere omgevingen waar werk verricht
kan worden, zoals werken in de trein, thuis en in vergadercentra.
Bij FWR worden drie niveaus van kaderstelling onderscheiden:
Het kader ‘Fysieke Werkomgeving Rijk Kwaliteit’ bestaat uit 114 functionele kwaliteiten voor de kantooromgeving. Dit kader geeft
de beschrijving van kwaliteiten op het niveau tussen de hoofdlijnen als huisvestingconcept
& ruimtenormen en Het Nieuwe Rijkskantoor en de details van een programma van eisen
of outputspecificaties.
FWTE
Voor het tellen van werkplekken wordt de FWR werkplek tel eenheid (afgekort FWTE)
als instrument voor gebruikers gehanteerd om op een eenduidige manier werkplekken te tellen voor
de werkpleknorm. De FWTE telt voor 1 bureauwerkplek of 2 zitplaatsen in overleg- of
ontmoetingswerkplekken. Het instrument is niet gebruikt bij de masterplannen. De normering is gebaseerd op deze manier van tellen.
Het nieuwe rijkskantoor
Een rijkskantoor is bedoeld om als ambitie plaats te bieden aan werk van en samenwerking tussen rijksambtenaren en met overlegpartners
die niet tot de Rijksoverheid behoren.
Behalve dat rijkskantoren prettige plekken zijn om te werken, zal efficiënt gebruik
van huisvestingsfaciliteiten worden nagestreefd. Groei en krimp in de organisatie
moeten worden opgevangen, wat betekent dat gebouwgebruikers, als daartoe aanleiding
is, relatief snel kunnen wisselen van huisvestingslocatie. Het is daarbij goed mogelijk
dat de gebouwgebruikers onbekend zijn bij aanvang van een huisvestingsproject.
Het beleid is er verder op gericht dat elk kantoor dat in gebruik is bij rijksonderdelen
op termijn als rijkskantoor zal functioneren.
1.5. De drie categorieën gebouwen
De implementatie van de FWR gebeurt op momenten waarin er al forse ingrepen in een
kantoor of nieuwbouw waren gepland. Het aantal van deze ‘natuurlijke’ momenten (bijvoorbeeld
grote renovaties) in de implementatieperiode tot 2020, is echter te beperkt om de
FWR-doelen in alle kantoren van het Rijk te realiseren. Wel is in deze periode sprake
van veel, relatief kleine verbouwingen of aanpassingen. Deze bieden kansen om elementen
van de FWR toe te passen. Elementen die moeten leiden tot een efficiënter ruimtegebruik,
een grotere flexibiliteit en betere ondersteuning van hedendaagse werkpatronen. Hierdoor
ontstaan er een normatieve indeling in 3 categorieën rijkskantoren, die verschillen
in de mate waarin de kantoren, overeenkomstig de FWR, worden aangepast:
-
• Categorie 1 betreft kantoren waarin geen of weinig ingrepen worden gedaan. Voor de
meeste van deze kantoren wordt uitgegaan van een flexfactor van 0,9 werkplekken per
fte;
-
• Categorie 2 kantoren waarin delen van de FWR worden gerealiseerd. Voor deze categorie
geldt in beginsel een flexfactor van 0,7;
-
• Categorie 3 kantoren die volledig op basis van FWR worden ingericht.
De beslissing welk kantoor onder welke categorie valt, is enerzijds gebaseerd op een
lange termijn visie, neergelegd in de Masterplannen Kantoorhuisvesting, en anderzijds
op het beschikbare budget.
Het kan echter voorkomen dat het budget voor een kantoor in categorie 2 toch onvoldoende
blijkt om een adequaat gebruik met een flexfactor van 0.7 en een bezettingsgraad van
75% te realiseren (voor toelichting op de termen flexfactor en bezettingsgraad, zie
FWR-begrippen). In die gevallen zal, in overleg tussen RVB, betreffende CDV en DGOO,
worden besloten of het betreffende pand alsnog als een ‘categorie 1-kantoor’ wordt
aangemerkt of dat er aanvullend budget wordt toegewezen.
1.6. Tijd-, Plaats- en Apparaatonafhankelijk Werken (TPAW)
De Handreiking TPAW is een verzameling van veelgestelde vragen en bijbehorende antwoorden
op het gebied van tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken (TPAW) bij het Rijk.
Het document is geen norm, maar een instrument. Het voorziet in een behoefte aan duidelijke
en actuele informatie op het gebied van TPAW bij het Rijk. De verschillende bedrijfsvoeringdomeinen
komen aan bod: bricks, bytes & behaviour. Het is bedoeld voor een breed publiek: geïnteresseerde
Rijksambtenaren in het algemeen en in het bijzonder projectleiders, beleidsmedewerkers
en bedrijfsvoeringadviseurs met dossiers gerelateerd aan TPAW.
De Handreiking TPAW 2016 is een actualisatie van de voorgaande versie uit 2014 en
is besproken in ICOP, CIO beraad, ICFH en ICBR.
1.7. Normenkader beveiliging rijkskantoren
Als norm voor beveiliging van kantoren wordt het Normenkader Beveiliging Rijkskantoren
2.0 gehanteerd. Het Normenkader Beveiliging Rijkskantoren (NkBR) is een referentiekader
en baseline van de beveiligingsmaatregelen voor rijkskantoren. Het doel van dit normenkader
is de beveiliging voor rijkskantoren kwalitatief en uniform te borgen en te verantwoorden.
Er zijn drie zones en een openbaar gebied gedefinieerd:
-
0. Openbaar gebied.
-
1. Publiekszone.
-
2. Standaard werkgebied.
-
3. Bijzonder werkgebied.
Binnen het NkBR voor rijkskantoren vallen de investeringen voor de beveiliging van
het standaard werkgebied (tot en met zone 2), bewindsliedenvleugels, MER- en SER-ruimtes
en ruimtes voor technische installaties. Alle andere ruimtes in zone 3 zijn in principe
uitgezonderd. Het NkBR is van toepassing op nieuwe of ingrijpend te renoveren rijkskantoren (volgens
masterplannen).
1.8. Overige huisvestingsnormen
Jaarlijks stelt DGOO een geactualiseerd overzicht van de rijksbrede strategische kaders op. De huisvestingskaders maken daar onderdeel
van uit. Dat overzicht vormt een basis van handelen voor SSO’s, en meer specifiek
voor het Rijksvastgoedbedrijf (omdat dit kader gaat over huisvesting).
2. Matchen vastgoedportefeuille op vraag
Vanwege de taakstellingen bij het Rijk en de strakkere kaders voor huisvesting is
een krachtige centrale sturing op leegstand noodzakelijk, waardoor de departementale
huisvestingswensen niet meer leidend zijn.
Voor het matchen van vraag naar huisvesting van de departementen en aanbod van gebouwen
van het RVB worden masterplannen als instrument gebruikt.
2.1. Masterplannen kantoorhuisvesting Rijk
In het nieuwe stelsel moeten de departementen hun huisvestingsbehoefte aangeven per
regio. DGOO bundelt de totale vraag naar kantoorhuisvesting en laat het RVB voorstellen
doen voor een match (de masterplannen). Per regio (Den Haag, Randstad en Nederland
overig) is er een prijs per m2. Met de masterplannen wordt het kantoorgebruik geoptimaliseerd en wordt leegstand
voorkomen. Er wordt primair geconcentreerd in eigendomspanden.
Naar verwachting kan er ruim € 136 miljoen structureel per jaar worden bespaard op
huisvestingskosten door meer centrale sturing op leegstand bij rijkskantoren. Naast besparing op huisvestingskosten geeft een reductie van vierkante meters ook
een besparingspotentieel op de facilitaire kosten. Deze baten komen ten gunsten van
de departementen.
Via 13 regionale masterplannen (één per provincie en één voor Den Haag) wordt de vraag
naar huisvesting gematcht aan het benodigde en beschikbare aanbod van rijkskantoren.
Het concentreren in gebouwen in eigendom is een van de uitgangspunten die gehanteerd
is bij het opstellen van masterplannen. Bij nieuwe huisvestingsvragen wordt altijd
eerst naar leegstand in rijkskantoren gekeken. De masterplannen hebben betrekking op de kantoorhuisvesting van de Rijksoverheid
in de gebouwen van het Rijksvastgoedbedrijf. Daarin zijn de inspecties en voor het
Ministerie van V&J de Raad voor de Kinderbescherming en andere organisaties meegenomen
in de masterplannen kantoorhuisvesting Rijk. Het masterplan DJI 2013–2018, huisvestingsplannen van de Rechtspraak, het Openbaar Ministerie, de Nationale Politie
en het grootste deel van de kantoren van het Ministerie van Defensie maken er geen
deel van uit.
In een masterplan is weergegeven:
-
• welke organisatie(-onderdelen) per jaar waar gehuisvest worden;
-
• welke tijdelijke huisvesting daarvoor eventueel nodig is;
-
• welke financiële consequenties dit heeft voor het concern Rijk.
DGOO neemt het initiatief voor afstemming met de provincies als een concept masterplan
gereed is. Het overleg met medezeggenschap is aan de departementen zelf. De masterplannen zijn
in 2013 vastgesteld en in 2015 geactualiseerd. Ze zijn vanwege hun marktgevoeligheid
(bijvoorbeeld afstootvoornemens) vertrouwelijk. De minister voor Wonen en Rijksdienst
stelt de masterplannen vast. Daardoor valt de specifieke locatiekeuze onder het politieke
primaat.
2.2. Opzegtermijnen gebruiksovereenkomsten kantoren
De gebruiksovereenkomsten met het Rijksvastgoedbedrijf zijn voor onbepaalde tijd met
opzegtermijn van 12 maanden. Na einde contract zijn er geen restkosten voor de departementen
(anders dan kosten voor het leeg en schoon opleveren, het herstellen van gebruikschade
en het verwijderen van afnemerszaken). Het Rijksvastgoedbedrijf draagt het leegstandsrisico.
2.3. Verzoeken tot wijziging kantoren
De aanleiding voor een verzoek tot wijziging op een masterplan kan ontstaan vanuit
de departementen, het Rijksvastgoedbedrijf of DGOO. Vanuit departementen door: krimp
van de vraag, groei van de vraag of verplaatsing van onderdelen van organisaties.
Vanuit het Rijksvastgoedbedrijf door: kansen op de vastgoedmarkt, wijziging in de
planning van de uitvoering, wijziging in de uitvoeringskosten of wijzigingen die door
andere reeds gehonoreerde casuïstiek op gang worden gebracht (domino-effecten) die
het nodig maken de voorraad opnieuw te herschikken (niet limitatief). Vanuit DGOO
door: mutatie als gevolg van afspraken over werkgelegenheid of afspraken met andere
overheden. Het Rijksvastgoedbedrijf bepaalt welke casussen behandeling door DGOO behoeven.
Een belangrijk onderdeel van het verzoek tot wijziging betreft het doorrekenen van
het financiële effect. De businesscase wordt opgesteld met behulp van een rekenmodel
dat ook wordt gebruikt om de masterplannen door te rekenen. Hierdoor kan eenvoudig
het effect van de wijziging worden aangegeven ten opzichte van het vastgestelde masterplan.
DGOO analyseert een verzoek tot wijziging van de besluiten uit een masterplan en weegt,
gehoord hebbend de afnemer(s) en de opdrachtnemer, de belangen van het primair proces,
de politiek bestuurlijke belangen, de vastgoedstrategische belangen en de mogelijke
besparingen voor de Rijksdienst die voortvloeien uit de masterplannen, tegen elkaar
af en stemt het verzoek tot wijziging met de afnemer(s) en de opdrachtnemer af.
DGOO beslist over toekenning van het verzoek tot wijziging en stelt in voorkomende
gevallen een wijziging vast en informeert de afnemer(s), de opdrachtnemer en indien
van toepassing de gemandateerd opdrachtgever over die beslissing.
3. Beprijzing
Om het rijkshuisvestingsstelsel te vereenvoudigen, wordt er voor kantoren vanaf 1
januari 2016 gewerkt met een prijs per m2 bruto vloeroppervlakte per regio; er zijn drie regio’s. Deze wijziging betekent administratieve
lastenverlichting voor het Rijksvastgoedbedrijf en departementen. Ook worden verhuisbewegingen
hiermee vergemakkelijkt. Bovendien kunnen zowel departementen als Rijksvastgoedbedrijf
niet meer (eenzijdig) tot meerkosten besluiten zonder de vaste prijs per m2 aan te tasten.
3.1. Huisvestingsbudgetten
Overwogen is om de huisvestingsbudgetten zoals voorheen weer te centraliseren bij
het Rijksvastgoedbedrijf. Met centralisatie van budgetten zou voor de departementen
als eindgebruiker de prikkel verdwijnen om de huisvestingsbehoefte te minimaliseren;
meer gebruik raakt dan niet de eigen begroting. Daarom is niet gekozen voor centralisatie
van de budgetten.
Met de departementen is de afspraak gemaakt om onderling eenmalig de budgettaire effecten
als gevolg van de stelselherziening te compenseren. Deze effecten zijn structureel van aard.
Macroverschillen per departement tussen de oude en nieuwe prijzen voor huisvesting
zijn tussen departementen vereffend door middel van een budgetherverdeling. Zodoende
is deze omslag op het niveau van het Rijk en per departement kostenneutraal. De verrekening
van de huisvestingsbudgetten is gebaseerd op de vastgestelde masterplannen van 25
november 2013 waarin departementen hun opgave tot en met de taakstelling Rutte I hebben
gedaan. De budgetherverdeling is geëffectueerd bij voorjaarsnota 2015. Bij de herverdeling
van de huisvestingsbudgetten zijn de componenten voor energieverbruik en wijziging
afnemerszaken buiten beschouwing gelaten, omdat dit componenten betreffen die in het
oude stelsel ook geen onderdeel uitmaken van de gebruiksvergoeding voor huisvesting.
3.2. Eenvoudige beprijzing
De nieuwe beprijzingsmethodiek voor alle masterplannen is in een eenmalige actie ingevoerd. Er worden drie regiotarieven per m2 bruto vloeroppervlakte gehanteerd. De drie regio's zijn: Den Haag, Randstad en Nederland
overig. De regio Randstad betreft alle plaatsen in Noord-Holland, Zuid-Holland (behoudens
Den Haag) en Utrecht. De prijsregio Den Haag betreft de gemeente Den Haag. De regiotarieven
zijn van toepassing op alle gebouwen die als kantoor zijn aangemerkt in de 'pandenlijst'.
De tarieven per m2 bruto vloeroppervlakte voor 2016 zijn:
Deze tarieven zijn inclusief energiekosten en inclusief de overheveling van gebruikerszaken
(Regeling Taakverdeling Beheer) naar het RVB. Hieronder vallen de kosten voor: levering en transport elektriciteit,
gas en stadswarmte, afkoop CO2, en energiemanagement. Door de investeringen in energiebesparende maatregelen en de besparing op energieverbruik
bij één partij te beleggen, ontstaat een prikkel om energiebesparende maatregelen
toe te passen en energie te besparen.
Het tarief wordt jaarlijks vastgesteld. Voorafgaand aan de eerste vaststelling, eind
2015, zijn de regiotarieven bijgesteld ten opzichte van de tarieven die eerder voorlopig
waren vastgesteld in de ICBR en SGO.
Het regiotarief komt tot stand op basis van het kostprijsmodel van het Rijksvastgoedbedrijf.
In dit model is een raming gemaakt van alle kosten die met de kantoorhuisvesting worden
voorzien voor het lopende en voor de komende vier jaar. Hierdoor kan een vijfjaars
gemiddelde prijs worden berekend waaruit het jaarlijkse regiotarief voortvloeit. Hierna
is een overzicht opgenomen met welke kosten zijn opgenomen in het regiotarief. Aanpassingen
vanwege onvermijdelijke prijsstijgingen wegens contractuele verplichtingen en de efficiëntieverbeteringen
en nieuwe diensten kunnen ieder jaar leiden tot tariefaanpassing, waarbij het tarief
wordt vastgesteld door de eigenaar (SG BZK) gehoord hebbende het bestuurlijk overleg.
3.3. Wat zit in het tarief?
|
Huisvesting
|
O.a. het casco, (brand)veiligheidsmaatregelen.
|
|
Inbouwpakket
|
O.a. vloerbedekking, wanden, schilderwerk. De implementatie van de FWR gebeurt op
momenten waarin er al forse ingrepen in een kantoor of nieuwbouw waren gepland. Ook
bij kleine verbouwingen kunnen kansen worden benut om elementen van de FWR toe te
passen.
|
|
Beveiligingsmaat-regelen
|
Conform het NkBR versie 2.0 (tot en met zone 2 en specifiek benoemde ruimtes). Het
NkBR is van toepassing op nieuwe of ingrijpend te renoveren rijkskantoren (volgens
masterplannen).
|
|
Voorheen afnemerszaken
|
O.a. telefooncentrales, databekabeling en toegangspoorten, grootkeukenapparatuur en
klimaatinstallaties.
|
|
Primair proces
|
Alle huisvestingszaken die nodig zijn voor het primair proces van de gebruiker en
als zodanig door DGOO zijn erkend
|
|
Parkeren conform gemeentenorm
|
Bij projecten wordt de gemeentelijke parkeernorm aangehouden. Wanneer een gebouw meerdere
huurders heeft, worden de parkeerplaatsen naar rato van het bvo verdeeld.
|
|
Kunst
|
Beeldende kunst conform percentageregeling.
|
|
Zakelijke lasten
|
Alle gemeentelijke heffingen zoals OZB.
|
|
Risico’s
|
O.a. leegstandrisico en projectrisico.
|
|
Energiekosten
|
Alle kosten voor energie (gebruik en transport), hier vallen gas en elektra onder,
maar ook andere manieren van energieopwekking.
|
|
Beheer
|
Alle activiteiten die nodig voor instandhouding van het gebouw.
|
|
BTW
|
|
|
Flexibel opzegbare contracten
|
Contracten worden afgesloten voor onbepaalde tijd met een wederzijdse mogelijkheid
tot opzeggen met een opzegtermijn van 12 maanden.
|
En wat zit niet in het tarief?
-
• Water.
-
• Losse apparatuur: zoals computers, pantry apparatuur.
-
• Facilitaire producten, zoals meubilair.
3.4. Hoe is het tarief opgebouwd?
Het regiotarief is gebaseerd op het kostprijsmodel van het Rijksvastgoedbedrijf. De
volgende kosten zijn meegenomen in het regiotarief:
3.5. DBFMO in het rijkshuisvestingsstelsel
Ook rijkskantoren die een DBFMO-contract hebben, vallen per 1 januari 2016 onder het
nieuwe rijkshuisvestingsstelsel. De Beschikbaarheidsvergoeding die in rekening wordt
gebracht door de consortia, is onder te verdelen in het huisvestingsdeel en het dienstendeel.
De toedeling is op basis van het Financieel Model Opdrachtnemer bepaald. Voor de drie
DBFMO-kantoren die ten tijde van het opstellen van de berekeningen in exploitatie
waren zijn de percentages exact vastgesteld voor het huisvestingsdeel en voor het
dienstendeel. Voor de drie DBFMO-kantoren die ten tijde van berekening in voorbereiding
waren en voor de toekomstige ontwikkeling van DBFMO-kantoren, wordt het gewogen gemiddelde
van de projecten in exploitatie gehanteerd. Dit betreft 65% van de beschikbaarheidsvergoeding. Naast het regiotarief betaalt de gebruiker van DBFMO-kantoren ook het dienstendeel:
35% van de beschikbaarheidsvergoeding. Bij meerdere gebruikers in een DBFMO-kantoor
wordt het dienstendeel onder de gebruikers verdeeld over het totale m2 bruto vloeroppervlakte en de hierover gemaakte afspraken.
3.6. Risicoverdeling
In het nieuwe stelsel voor rijkskantoren vindt een risicoverschuiving plaats van de
gebruikers van kantoorhuisvesting naar het Rijksvastgoedbedrijf. Deze risicoverschuiving
betreft met name de volgende zeven elementen, waarvoor in de beprijzing 2016 geen
risico-opslag is bepaald:
3.7. Boekwaardeverliezen
Het boekwaarderisico (na contractbeëindiging met de gebruiker) is ten opzichte van
het oude stelsel niet verschoven en blijft bij het Rijksvastgoedbedrijf. Echter in
het oude stelsel werden met gebruikers langdurige contracten afgesloten die voor een
groot deel gelijk waren aan de afschrijvingstermijn van (nieuwe) investeringen. In
het nieuwe stelsel geldt een opzegtermijn van 1 jaar (ofwel 12 maanden na dato opzegging).
Daar tegenover staat dat het Rijksvastgoedbedrijf toekomstige investeringen beter
kan laten aansluiten bij de toekomstige huisvestingsbehoefte voor de Rijksdienst.
Bij afstoot van eigendomspanden moesten in een aantal gevallen eenmalige afstootverliezen
worden genomen. Bij de weging van de masterplannen in de businesscases worden deze
kosten meegenomen. Deze kosten zijn volgens de daarvoor geldende regels ten laste
gebracht van het eigen vermogen van het Rijksvastgoedbedrijf. Wanneer dit boekwaardeverlies
niet door het Rijksvastgoedbedrijf gedragen kan worden, dan wordt dit volgens de normale
spelregels van een baten-lastendienst afgehandeld. Hierover zijn afspraken gemaakt
met het ministerie van Financiën. Afstootverliezen hebben geen effect op het besparingspotentieel
voor de langere termijn dat structureel van aard is.
3.8. Egalisatie
Een egalisatievordering is een uitzondering op artikel 27 lid 3 van de Regeling Agentschappen (Staatscourant 2012 nr. 20 668), waarin wordt bepaald dat agentschappen geen financiële
vaste activa op de balans mogen hebben. Hiermee heeft het Ministerie van Financiën
destijds bij uitzondering ingestemd. In het nieuwe stelsel verandert dit. Er mag geen
egalisatiereserve meer zijn. Door te werken met een integraal kostprijsmodel is dit
niet bezwaarlijk. Alle in het verleden opgebouwde egalisatievorderingen voor kantoren
zijn afgerekend vóór de implementatie van het nieuwe stelsel per 1 januari 2016.
4. Uitwerking governance in werkprocessen
Dit hoofdstuk gaat in op afspraken ten aanzien van de taakverdeling van de meest voorkomende
werkprocessen in het interdepartementale verkeer over de rijkshuisvesting.
4.1. Kaderstelling
DGOO is verantwoordelijk voor de strategische kaders voor de bedrijfsvoering, en daarmee
ook voor de rijkshuisvesting.
Het RVB, een departement of een CDV kan het ontbreken van kaders aankaarten bij DGOO.
Het proces van kaderstelling loopt als volgt:
Stap 1: DGOO signaleert een beleidsbehoefte (in voorkomende gevallen ingegeven door
het RVB, (een) departement(en) of (een) CDV(‘s)).
Stap 2: DGOO stelt een concept-kader hierover op (mede op basis van inhoudelijke informatie
vanuit het RVB, (een) departement(en) of (een) CDV(‘s)).
Stap 3: DGOO stemt het concept-kader af met de relevante partijen. Dit zijn het RVB,
de departementen en in voorkomende gevallen de CDV’s.
Stap 4: Het RVB verricht in relevante gevallen een uitvoeringstoets op het kader en
geeft aan of het kader gevolgen heeft voor het tarief / de kostprijs.
Stap 5: Afhankelijk van de zwaarte van het onderwerp wordt het kader vastgesteld door
de directeur IFHR van DGOO, gehoord hebben het Kaderstellend Overleg (zie bijlage
2), door de DGOO, gehoord hebbend de Interdepartementale Commissie Bedrijfs-voering
Rijk, door het SGO voorportaal, of door de minister van BZK (nu voor W&R) evt. gehoord
hebbende de ministerraad.
Stap 6: DGOO organiseert de implementatie van het kader.
Stap 7: DGOO richt de beleidscontrol op elk kader in.
Stap 8: Het RVB, de departementen en in voorkomende gevallen de CDV’s leveren gevraagde
gegevens aan, zodat de beleidscontrol kan plaatsvinden.
Andere departementen kunnen vanuit hun beleidsinhoudelijke taak ook kaders stellen
die doorwerking hebben in de rijkshuisvesting. Denk aan het bouwbesluit, monumentenbeleid,
PPS-beleid, enz.
In praktijk zien we dat het Rijksvastgoedbedrijf zelf uitvoeringskaders op niet-strategisch
niveau stelt.
4.2. Pand in of uit het stelsel
Stap 1: Een departement ofwel het RVB doet een voorstel aan DGOO om de pandenlijst
aan te passen door een gebouw als kantoor ofwel specialty te kenmerken.
Stap 2: De directeur IFHR van DGOO neemt hierover een besluit op basis van advies
van zijn eigen directie hieromtrent en mede na consultatie van het RVB en departement(en)
die het gebouw in gebruik hebben.
Stap 3: DGOO informeert het RVB en departement(en) die het gebouw in gebruik hebben
over het besluit zoals bedoeld bij stap 2.
Stap 4: Wanneer een pand wordt omgezet van het specialty stelsel naar het kantorenstelsel,
zijn de boekwaarderisico’s (zowel winst als verlies) als gevolg van het verschil tussen
de waarde als specialty en de waarde als kantoor voor rekening van de specialty houdende
dienst. Wanneer een pand wordt omgezet van het kantorenstelsel naar het specialty
stelsel, vindt de omzetting plaats tegen boekwaarde. De kosten van verbouwing tot
specialty en de leegstandskosten tijdens verbouwing, komen voor rekening van de specialty
houdende dienst.
4.3. Actualisatie masterplannen
De vraag naar rijkshuisvesting is constant in beweging. Daarom is het nodig om periodiek
de masterplannen te actualiseren. Dat gebeurt eens per twee jaar. Daarnaast verwerkt
het RVB jaarlijks alle vastgestelde verzoeken tot wijziging.
De actualisatie van de masterplannen gaat als volgt:
Stap 1: DGOO schrijft de departementen, waaronder de Belastingdienst en Rijkswaterstaat
aan om hun meerjarige huisvestingsbehoefte aan kantoorruimte (uitgedrukt in fte’s
per masterplan) aan DGOO kenbaar te maken.
Stap 2: De departementen (waaronder ook de Belastingdienst en Rijkswaterstaat) leveren
de gevraagde gegevens tijdig aan, ondertekend door hun eigen directeur huisvesting.
Stap 3: DGOO consolideert deze informatie en agendeert deze ter vaststelling in de
ICBR. Daarna levert DGOO de definitieve informatie aan bij het RVB.
Stap 4: Het RVB doet voorstellen om vraag en aanbod te matchen.
Stap 5: DGOO organiseert interdepartementale sessies, waar de voorgestelde match tussen
vraag en aanbod integraal (vanuit de belangen primair proces, politiek bestuurlijk,
vastgoedstrategisch en besparingspotentieel concern Rijk) plaatsvindt. DGOO, RVB en
departementen nemen hieraan deel.
Stap 6: DGOO organiseert besluitvorming over de actualisatie van masterplannen via
het kaderstellend overleg rijkshuisvesting, de interdepartementale commissie bedrijfsvoering
Rijk, door de minister van BZK, daarbij gemandateerd door de ministerraad.
Stap 7: DGOO stemt af met de provincies.
Stap 8: De minister van BZK informeert de Kamer over de actualisatie van masterplannen
en bijbehorende politiek relevante issues.
Stap 9: DGOO actualiseert de opdracht tot uitvoering van de masterplannen per beleidsbrief
aan het RVB.
Het proces van de jaarlijkse update verloopt als volgt:
Stap 1: De opdrachtnemer levert jaarlijks een overzicht van de vastgestelde wijzigingen
van de reeds vastgestelde masterplannen.
Stap 2: Er wordt onderscheid gemaakt naar twee procedures van update masterplannen:
(a) jaarlijkse update die klein is naar aard en inhoud (genoemd jaarlijkse update)
en (b) grootschalig onderhoud die naar aard en inhoud fundamenteler is (genoemd groot
onderhoud).
Stap 3: De kadersteller bepaald ieder kalenderjaar of een jaarlijkse update dient
plaats te vinden of dat grootschalig onderhoud dient plaats te vinden.
Ten behoeve van de procedures ‘grootschalig onderhoud’ en ‘jaarlijks update’ wordt
een nadere regeling opgesteld met inachtneming van het bovenstaande.
4.4. Jaarlijkse beleidsbrief
DGOO stelt jaarlijks een beleidsbrief op en brengt deze uit aan de opdrachtnemer,
het Rijksvastgoedbedrijf. Daarin geeft DGOO aan of er aanpassingen gewenst zijn in
de diensten die worden afgenomen met een meerjarige doorkijk van 5 jaar voor zover
dat mogelijk is.
De vastgestelde masterplannen zijn richtinggevend voor en worden verondersteld onderdeel
te zijn van de beleidsbrief die jaarlijks door de opdrachtgever wordt verstrekt en
voor door de opdrachtnemer te vervullen opdracht en voor de te verrichte diensten
en werkzaamheden.
4.5. Casuïstiek (verzoeken tot wijziging)
Stap 1: Het RVB analyseert en besluit binnen de kaders van het stelsel en de masterplannen.
Stap 2. Het RVB, een departement of DGOO signaleert een verzoek tot wijziging van
de besluiten uit een masterplan.
Stap 3: DGOO analyseert de afwijking en weegt de belangen primair proces, politiek
bestuurlijk, vastgoedstrategisch en besparingspotentieel concern Rijk tegen elkaar
af, gehoord hebbend de afnemer(s) en het RVB en stelt op basis van dat alles een verzoek
tot wijziging op.
Stap 4: DGOO stemt het concept verzoek tot wijziging met de afnemer(s) en het RVB
af.
Stap 5: De minister van BZK, en namens hem de directeur IFHR van DGOO, stelt een verzoek
tot wijziging vast.
Stap 6: DGOO informeert de afnemer(s), het RVB en indien van toepassing de gemandateerd
opdrachtgever over het besluit.
4.6. Gemandateerd opdrachtgeverschap
DGOO is in het nieuwe stelsel kadersteller voor de ontwikkeling van nieuwe rijksverzamelkantoren.
DGOO stelt een gemandateerd opdrachtgever aan om de projecten uit te voeren. DGOO
standaardiseert bij de ontwikkeling van rijkskantoren de generieke voorzieningen en
werkplekfaciliteiten zoveel als mogelijk is.
Aanwijzen gemandateerd opdrachtgevers
Het proces om tot een verdeling te komen van de gemandateerd opdrachtgevers over de
projecten, gaat als volgt:
Stap 1: Het RVB brengt in kaart welke projecten voortkomen uit de vastgestelde masterplannen.
Stap 2: DGOO vraagt de grote uitvoeringsorganisaties om per project een gemandateerd
opdrachtgever voor te dragen.
Stap 3: DGOO stelt vanuit haar rol als opdrachtgever voor rijkskantoren gemandateerd
opdrachtgever voor elk project vast.
Stap 4: DGOO verstrekt mandaat aan de gemandateerd opdrachtgever voor uitvoering van
elk project via een formele opdrachtbrief.
Gemandateerde opdracht
De kadersteller DGOO stelt door middel van een gespecificeerde projectbrief een gemandateerd
opdrachtgever aan voor het realiseren van een project in het kader van de masterplannen.
In de projectbrief zijn de kaders (kwaliteit, tijd, geld) weergegeven die van toepassing
zijn op de opdracht. Vijf organisaties met expertise van huisvestingsprojecten zijn
aangewezen om een gemandateerd opdrachtgever voor masterplanprojecten te leveren.
Dit zijn: De Projectdirectie Ontwikkeling Rijnstraat 8 van DGOO, de Directie Huisvesting
van Veiligheid en Justitie, de Belastingdienst-CFD, de Corporate Dienst Rijkswaterstaat
en UBR. De gemandateerd opdrachtgever treedt op namens de kadersteller DGOO.
Diagnosefase
Om de projectopdracht van een masterplan van de benodigde informatie te voorzien,
is een diagnosefase ontwikkeld. Dit is een deelprojectfase van een masterplanproject,
waarin feitenonderzoek plaatsvindt. In deze fase onderzoeken deskundigen de aspecten
die nodig zijn om een scherpe projectopdracht te kunnen definiëren.
Projectteam en stuurgroep
In een projectteam zitten de projectmanagers vanuit het Rijksvastgoedbedrijf, de Concern
Dienstverlener en shared service organisatie-ICT. De rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen masterplanprojecten zijn vastgelegd
in het document 'Rollen, verantwoordelijkheden en eindproducten in een GO-project'.
Voor ieder project is een stuurgroep geformeerd, doorgaans voorgezeten door de gemandateerd
opdrachtgever. De stuurgroep bestaat tevens uit een vertegenwoordiging van de concern
dienstverlener, het Rijksvastgoedbedrijf en de ICT-dienstverlener. Alle stuurgroepleden
hebben het mandaat om vanuit de eigen organisatie binnen de kaders besluiten over
het project te kunnen nemen en alle leden kunnen een stuurgroepbijeenkomst initiëren.
De gebruiker kan als agendalid voor de stuurgroep worden uitgenodigd.
Escalatie
Departementen kunnen zich tot de gemandateerd opdrachtgever wenden over de uitvoering
van de projecten voortvloeiend uit de masterplannen. Indien betrokkenen geen overeenstemming
bereiken, is DGOO procesverantwoordelijk voor escalatie besluitvorming.
4.7. Vaststellen tarieven
Stap 1: Het RVB stelt jaarlijks een voorstel op voor de aanpassing van haar tarief
met een meerjarige doorkijk van 5 jaar.
Stap 2: DGOO draagt zorgt voor behandeling hiervan in de ICBR en voorziet dat van
een eigen advies voor zover het tarief betrekking heeft op kantoren (vanuit haar stelselverantwoordelijkheid).
Over de bespreking in de ICBR informeert DGOO de eigenaar SG BZK via FEZ.
Stap 3: RVB zorgt voor behandeling van het voorstel voor de aanpassing van haar tarief
in het bestuurlijk overleg via FEZ (vanuit de rol van eigenaarsondersteuning).
Stap 4: De eigenaar stelt de tarieven vast, gehoord hebbend het bestuurlijk overleg.
4.8. Leenfaciliteit
Het RVB doet jaarlijks een beroep op de leenfaciliteit voor de door haar uit te voeren
projecten, waaronder de projecten die worden uitgevoerd binnen de kaders van het rijkshuisvestingsstelsel.
Het RVB geeft inzicht in het benodigde leenplafond bij FEZ BZK. Na beoordeling door
FEZ zal de minister van BZK het voorstel voor het leenplafond indienen bij de minister
van Financiën. De minister van Financiën stelt jaarlijks het meerjarig leenplafond
voor de leenfaciliteit rijkshuisvesting vast.
In de situatie dat het leenplafond niet toereikend is voor de uitvoering van alle
projecten die door opdrachtnemer RVB moeten worden uitgevoerd, zal de opdrachtnemer
de kadersteller DGOO daarover tijdig informeren en van de benodigde informatie voorzien,
zodat de kadersteller in de gelegenheid wordt gesteld dit te bespreken in de ICBR.
Het advies van de ICBR wordt besproken in de ICRV.
Daarna zal de opdrachtnemer dit inbrengen ter prioriteitstelling door de eigenaar
in het Bestuurlijk Overleg Rijksvastgoedbedrijf.
4.9. Taakverdeling beheer
De verantwoordelijkheidsverdeling voor het beheer en onderhoud van rijksgebouwen wordt
vereenvoudigd als onderdeel van de nieuwe eenvoudige kostprijsmethodiek. Vanaf 1 januari 2016 geldt een nieuwe taakverdeling voor beheer waarin de exacte
verantwoordelijkheidverdeling tussen het Rijksvastgoedbedrijf en de gebruiker en concern
dienstverleners is vastgelegd. Een flink aantal zaken die voorheen afnemerzaken waren,
komen vanaf 1 januari 2016 onder verantwoordelijkheid van het Rijksvastgoedbedrijf
en vallen binnen het regiotarief. Daarbij is als globaal uitgangspunt gebruikt: alles
in de muur en alle zaken die na een verhuizing achterblijven en herbruikbaar zijn,
gaan over naar het Rijksvastgoedbedrijf. Enkele voorbeelden hiervan zijn: bedrijfsinstallaties,
databekabeling, grootkeukenapparatuur, toegangspoortjes, vloerbedekking, en binnenzonwering.
4.10. Monitoring en verantwoording
Jaarrapportage Bedrijfsvoering
De Minister voor Wonen en Rijksdienst publiceert jaarlijks een verslag over de organisatie
en de bedrijfsvoering van de ministeries. Dat verslag bevat ook een onderdeel ‘rijkshuisvesting’.
DGOO stelt dit op.
Voortgangsrapportage masterplannen
Het RVB stelt ten minste één maal per jaar, telkens in de maand februari ten behoeve
van de kadersteller een voortgangsrapportage op over de voortgang die wordt geboekt
in de masterplannen en de gerealiseerde afstoot en besparing per departement en per
masterplan, mede in relatie tot de planning daarvan.
In overleg tussen RVB en DGOO kan vaker dan één keer per jaar worden overgegaan tot
het opstellen van een voortgangsrapportage door de opdrachtnemer.
De voortgangsrapportage wordt besproken in het Kaderstellend Overleg Rijkshuisvesting.
Rapportages GO-project
Een gemandateerd opdrachtgever stelt conform de aan hem verstrekte opdrachtbrief en
op verzoek van de kadersteller een voortgangs- en een eindrapportage op. DGOO analyseert
en beoordeelt de voortgangsrapportage en stuurt in voorkomende gevallen bij.
4.11. Stelselevaluatie
DGOO is verantwoordelijk voor het eens per vijf jaar evalueren van het Rijkshuisvestingsstelsel.
4.12. Geschillen
Indien over de uitvoering en nakoming van afspraken tussen partijen enig geschil mocht
rijzen, wordt getracht in goed overleg tot een oplossing van het geschil te komen.
Indien het geschil niet kan worden opgelost, kan het aan de SG vanuit zijn rol als
voorzitter van het Bestuurlijk Overleg, of indien beleidsmatig bij de DGOO en zo nodig
aan de minister voor Wonen en Rijksdienst worden voorgelegd. In de afgesloten convenanten
wordt de route bij een geschil beschreven. Een aparte commissie en ministeriële regeling is hiervoor niet nodig en kan dus
geschrapt worden.
Bijlage 2: Mandaat- en overlegstructuur
In dit hoofdstuk worden de afspraken toegelicht over wie wat mag besluiten.
Mandaat van de Minister voor Wonen en Rijksdienst
Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (lees: W&R) kan na overleg
met Onze Ministers kaders vaststellen ter bevordering van de eenheid, de kwaliteit
of de efficiëntie van de bedrijfsvoering door de ministeries.
In de bedrijfsvoering van de ministeries kan meer eenheid, kwaliteit of efficiëntie
worden behaald door een verdergaande standaardisering en samenwerking. Om dit te bevorderen
krijgt de minister voor Wonen en Rijksdienst de bevoegdheid kaders vast te stellen.
Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan ICT- en inkoopstandaarden, de huisvestingsstrategie
en normen voor externe inhuur of bijzonder belonen.
De kaderstellende bevoegdheid van de minister voor Wonen en Rijksdienst omvat ook
de bevoegdheid om werkzaamheden aan te wijzen die ten behoeve van alle ministeries
(of een deel daarvan) worden uitgevoerd door een organisatieonderdeel van één der
ministeries. Deze bevoegdheid geeft uitwerking aan het beginsel dat alle ministeries zullen deelnemen aan de rijksbrede voorzieningen op het gebied van de bedrijfsvoering
(ook wel aangeduid als shared services).
De uitvoering door één organisatieonderdeel van een ondersteunende taak voor meerdere
ministeries dient vanzelfsprekend te geschieden met de instemming van de minister
waaronder dit organisatieonderdeel ressorteert. De kaders worden voorts vastgesteld
na overleg met de ministers die de leiding hebben over een ministerie. De ministerraad
is het aangewezen gremium om over deze kaders te beraadslagen en te besluiten.
Bij de voorbereiding van deze kaders zal de gebruikelijke weg van ambtelijke voorbereiding
worden gevolgd. Dat betekent dat besluiten worden voorbereid door de Interdepartementale
Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst, die als ambtelijk voorportaal van de betrokken
onderraad van de ministerraad functioneert.
Elk van de ministers beheert zijn ministerie binnen de vastgestelde kaders. De minister
waaronder het organisatieonderdeel ressorteert dat de rijksbrede voorziening uitvoert
is verantwoordelijk voor de inrichting en het functioneren ervan. De overige ministers
zijn opdrachtgever voor zover het de ondersteuning van hun eigen ministerie betreft.
Mandaat van de Secretaris-Generaal BZK
De Secretaris Generaal BZK is aangesteld als eigenaar van het Rijksvastgoedbedrijf,
inclusief het daarbij behorend mandaat.
Mandaten DGOO en directeur IFHR
In het mandaatbesluit BZK 2012 staat dat het mandaat van de minister van BZK (lees: W&R) is doorgemandateerd naar
dg en directeur voor zover dit specifiek betrekking heeft op diens taakvelden.
Mandaat Gemandateerd Opdrachtgever
DGOO mandateert per project een opdrachtgever voor de ontwikkeling van een rijksverzamelkantoor
zoals bijvoorbeeld de Rijnstraat 8. Daartoe krijgt de gemandateerd opdrachtgever (GO)
het mandaat over een, door de toekomstige klanten opgebracht, vooraf vastgesteld budget.
Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk
De Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) is het interdepartementale
ambtelijke gremium voor de besluitvorming over de rijksbrede bedrijfsvoering.
Het kabinet acht voor de bedrijfsvoering een kaderstellend beleid nodig dat op centraal
niveau wordt ondergebracht. Dat moet betrekking hebben op het gebied van Personeel
& Organisatie, Informatievoorziening en Informatie- en Communicatietechnologie, Inkoop,
Huisvesting en Facility management. In het verlengde hiervan worden ook de ambtelijke gremia over de bedrijfsvoering
van de rijksdienst heringericht naar taken, verantwoordelijkheden en mandaat.
De vertegenwoordigers kunnen daarom in het departementale beraad en in de interdepartementale
ambtelijke besluitvorming:
-
– de verbinding leggen tussen de bedrijfsvoering en de primaire processen op het eigen
ministerie en daarmee zorgen dat de bedrijfsvoering bijdraagt aan de gewenste verbetering
van de primaire processen;
-
– de integrale verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering vormgeven en daarmee zorgen
voor de domeinoverstijgende visie en aanpak;
-
– over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden beschikken om namens hun ministerie
op te treden en daarmee bijdragen aan het doorzettingsvermogen van het beraad.
Raad voor Bestuur en Justitie en SGO voorportaal
De onderwerpen van de onderraad van de ministerraad, de Raad voor Bestuur en Justitie
(RBJ) worden eerst behandeld in het ambtelijk voorportaal. Bespreking in het ambtelijk
voorportaal is de finale ambtelijke afstemming en behoort dus te worden voorafgegaan
door de gebruikelijke interdepartementale afstemming.
De RBJ kent twee ambtelijke voorportalen:
Als slot van de bespreking in het ambtelijk voorportaal trekt de voorzitter een conclusie.
Veelal is die conclusie dat het stuk met inachtneming van de gemaakte opmerkingen
kan worden aangeboden aan de onderraad. Doorloop daarvoor de stappen zoals hier aangegeven.
Ook komt het voor dat de voorzitter concludeert dat het voorstel rechtstreeks kan
worden aangeboden aan de Ministerraad. Dat kan gebeuren in gevallen waarin er geen
geschilpunten zijn en er wordt geen politieke discussie over het onderwerp verwacht.
Bestuurlijk Overleg Rijksvastgoedbedrijf (BOR)
Het BOR is het gremium waar opdrachtgevers, kaderstellers en opdrachtnemer elkaar
treffen over het functioneren van het Rijksvastgoedbedrijf.
In het Bestuurlijk Overleg Rijkshuisvesting wordt een P&C cyclus op concernniveau
doorlopen waarbij jaarplan en totaalrapportages worden besproken vanuit het perspectief
van het bedrijf (ontwikkeling baten-lasten en werkvoorraad), het perspectief van de
opdrachtgever (kwaliteit en planning) en ook het perspectief van de gebruiker (klanttevredenheid).
Deelnemers zijn: SG BZK (voorzitter / eigenaar), dgRVB (opdrachtnemer), DGOO (kadersteller
rijkshuisvestingsstelsel), CFO Belastingdienst (centraal opdrachtgever kantoren),
SG Defensie (grote opdrachtgever), dg Ruimte en Water (vz ICRV / beleidsbepaler),
pSG V&J (grote opdrachtgever specialties) en dFEZ BZK (financieel deskundige).
Interdepartementale Commissie Rijks Vastgoed
De Interdepartementale Commissie Rijksvastgoed is bedoeld om de beleidsmatige afstemming
tussen de beleidsopdrachtgevers van vastgoedhoudende diensten te versterken.
Het overleg wordt bemensd met de verantwoordelijke beleidsDG’s, waaronder DGWB, DGOO,
EZ, IenM, OCW, Financiën, Defensie en VenJ.
Kaderstellend Overleg Rijkshuisvesting (KOR)
Het KOR was van januari tot en met mei 2016 het besluitvoorbereidend overleg rijkshuisvesting.
Het werd opgericht als opvolger van respectievelijk de stuurgroep ProMIS (2012–2014)
en het Tijdelijk Bestuurlijk Overleg Rijkshuisvesting (TBOR, 2015). Het had onder
meer de volgende onderwerpen op de agenda:
-
• Beleidsontwikkeling en kaderstelling
-
• Masterplannen jaarlijkse update
-
• Masterplannen groot onderhoud
-
• Verantwoording en rapportage (voortgang masterplannen overall; kwaliteit voorraad)
Dit overleg werd voorgezeten door dFHIR (DGOBR), na 1 april 2016 de dIFHR (DGOO) en
de leden waren Belastingdienst, V&J, Defensie, RVB, FEZ BZK en IRF. De ICBR heeft
op 16 februari 2016 besloten om het KOR op te heffen en de taken te doen opgaan in
een ICFH nieuwe stijl, de Interdepartementale Commissie Huisvesting en Faciliteiten
(ICHF). Dit besluit is met ingang van juni 2016 geëffectueerd door oprichting van de ICHF.
Interdepartementale Commissie Faciliteiten & Huisvesting (ICFH)
Op 30 september 2008 heeft de ICBR besloten om de ICBR verbonden commissies te regelen
op basis van de bevoegdheid tot het regelen van de eigen werkzaamheden. Per 1 juni
2016 is de ICFH omgevormd tot een ICFH nieuwe stijl, de Interdepartementale Commissie
Huisvesting en Faciliteiten.
Interdepartementale Commissie Huisvesting en Faciliteiten (ICHF)
De Interdepartementale Commissie Huisvesting en Faciliteiten (ICHF) is een voorportaal
voor de ICBR om besluitvorming voor te bereiden inzake rijksbrede kaders voor huisvesting
en faciliteiten.
Bij besluit van de ICBR van 16 februari 2016 is besloten het Kaderstellend Overleg
Rijkshuisvesting (KOR) te integreren in de Interdepartementale Commissie Faciliteiten
en Huisvesting (ICFH), tot een nieuw overleggremium ICHF. Dit besluit werd per 1 juni
2016 geïmplementeerd. De ICHF bestaat uit gemandateerde vertegenwoordigers (op directeursniveau)
van alle departementen, aangevuld met de directeur Facilitair en Financiën RWS, directeur
CFD Belastingdienst en directeur Portefeuillestrategie RVB. De ICHF wordt voorgezeten
door de directeur Inkoop-, Facilitair- en Huisvestingbeleid Rijk (dIFHR) van BZK/DGOO.
