Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit deelneming in de gemeenschappelijke regeling RHC Drents Archief

Geldend van 22-11-2016 t/m heden

Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 25 februari 2016, nr. 888836, houdende deelneming in de gemeenschappelijke regeling RHC Drents Archief

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 97, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluit:

Artikel 1

Het Rijk neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling RHC Drents Archief.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking op een bij besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap te bepalen tijdstip.

De

Minister

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

M. Bussemaker

Regeling RHC Drents Archief

26 februari 2016

kenmerk 902269

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Assen,

Gelet op hoofdstuk I en IX van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

BESLUITEN:

tot het treffen van de navolgende gemeenschappelijke regeling tot de instelling van een openbaar lichaam dat de archiefbescheiden en collecties beheert die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Drenthe en de archiefbewaarplaats van de gemeente Assen.

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

  • a. de minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

  • b. de gemeente: de gemeente Assen;

  • c. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;

  • d. collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom van of beheer bij de minister en de gemeente voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden bij de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente;

  • e. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, en

  • f. provincie: de provincie Drenthe.

Artikel 2

  • 1. De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de minister en het college bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente, in gezamenlijkheid te behartigen.

  • 2. Het RHC Drents Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid en het cultuurbeleid van de minister en de gemeente mede uit.

  • 3. De minister en het college kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het RHC Drents Archief de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

Artikel 2a

  • 1. Er is een openbaar lichaam genaamd RHC Drents Archief.

  • 2. RHC Drents Archief is gevestigd te Assen.

Artikel 2b

Aan het bestuur van RHC Drents Archief zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het college en de minister overgedragen:

Artikel 3

Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 19 Archiefwet 1995, vast bij unanimiteit en volgt daarbij zoveel mogelijk de regels die de minister op grond van artikel 19, van de Archiefwet 1995, heeft vastgesteld voor het Nationaal Archief.

Artikel 4

  • 1. Het algemeen bestuur bestaat uit vier leden.

  • 2. De minister wijst twee leden aan.

  • 3. Het college wijst uit zijn midden twee leden aan.

  • 4. De minister en het college kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor het college uit zijn midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

  • 5. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college van de gemeente afloopt.

  • 6. Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

  • 7. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de minister of het college zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

  • 8. Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

Artikel 5

  • 1. Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

  • 2. Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

  • 3. Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

  • 4. Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

  • 5. Het vierde lid is niet van toepassing:

    • a. ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

    • b. voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

  • 6. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt unanimiteit vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

  • 7. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Artikel 6

  • 1. Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het RHC Drents Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

  • 2. Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie en tot gemeentearchivaris van Assen benoemen.

  • 3. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 18, 18a en 19.

  • 4. Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat raad van de gemeente en de minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

Artikel 7

Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de minister, de raad van de gemeente en het college de door hen gevraagde inlichtingen.

Artikel 8

  • 1. Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door de minister verstrekt aan de minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde inlichtingen.

  • 2. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan het college en aan de raad van de gemeente zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden gevraagde inlichtingen.

  • 3. Het college en de minister kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Artikel 9

De minister en het college kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.

Artikel 10

  • 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur aan te wijzen leden.

  • 2. Het algemeen bestuur wijst uit zijn midden een lid van het dagelijks bestuur aan alsmede een lid van buiten de kring van het algemeen bestuur.

  • 3. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur of de termijn van aanwijzing van het lid van buiten de kring van het algemeen bestuur eindigt.

  • 4. Artikel 4, achtste lid, is van overeenkomstige toepassing.

  • 5. Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling.

  • 6. In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

  • 7. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

Artikel 11

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

Artikel 12

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

Artikel 13

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

  • a. het voeren van het dagelijks bestuur van RHC Drents archief;

  • b. beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren;

  • c. regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van RHC Drents Archief;

  • d. ambtenaren benoemen, schorsen en ontslaan;

  • e. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van RHC Drents Archief, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 6, vierde lid;

  • f. besluiten namens RHC Drents Archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;

  • g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;

  • h. het beheer van de activa en passiva van het RHC Drents Archief, en

  • i. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van het RHC Drents Archief.

Artikel 14

  • 1. De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen uit een van de leden die door de minister is aanwezen.

  • 2. Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 10, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen.

  • 3. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

  • 4. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

  • 5. De voorzitter vertegenwoordigt het RHC Drents Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

Artikel 15

  • 1. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van het RHC Drents Archief.

  • 2. De leden van het algemeen en het dagelijks bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

  • 3. De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemene bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.

Artikel 16

  • 1. De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de gemeente, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. Bij de aanvang van het RHC Drents Archief luiden de bijdragen zoals vastgesteld in de bijlage bij deze regeling.

  • 2. De minister en het college dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het zevende lid.

  • 3. De bijdrage van de minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De gemeente volgt in deze de minister in de aanpassing van zijn bijdrage.

  • 4. Het RHC Drents Archief kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de minister en het college vast te stellen percentage als bedoeld in het derde lid.

  • 5. Bij de start van het RHC Drents Archief en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

  • 6. De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

  • 7. Indien de minister of de gemeente een bijzondere taak opdraagt als bedoeld in artikel 2b, onder d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de minister of de gemeente opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

Artikel 17

  • 1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

  • 2. Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

  • 3. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de minister en de raad van de gemeente.

  • 4. De minister en het college maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het RHC Drents Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

Artikel 18

  • 1. Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raad van de gemeente en de minister.

  • 2. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 18a, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raad van de gemeente en de minister een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van RHC Drents Archief en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

  • 3. Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het dagelijks bestuur het archiefbeleid en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid, in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.

  • 4. In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het RHC Drents Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

  • 5. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van het college en de minister voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.

  • 6. De raad van de gemeente en de minister kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

Artikel 18a

  • 1. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt bij unanimiteit vastgesteld.

  • 2. Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan de raad van de gemeente en de minister, die ter zake bij gedeputeerde staten van de provincie hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

  • 3. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 19

  • 1. Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

  • 2. De artikelen 18 en 18a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen, waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 16, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 20

  • 1. De minister en de gemeente voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

  • 2. In afwijking van het eerste lid kunnen de minister en de gemeente de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

Artikel 21

  • 1. Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de minister en de raad van de gemeente. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

  • 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de minister en de gemeente in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

  • 3. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de minister en de raad van de gemeente voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

  • 4. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten van de provincie, raad van de gemeente en de minister.

  • 5. Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

Artikel 22

  • 1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister en de raad van de gemeente. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de minister en de gemeente.

  • 2. De reserve in enig jaar, bedraagt niet meer dan 10 procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeente van dat jaar.

Artikel 23

Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de minister en de gemeente vast.

Artikel 24

  • 1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het RHC Drents Archief. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het RHC Drents Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

  • 2. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

Artikel 25

De minister en de gemeente kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.

Artikel 26

  • 1. Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het RHC Drents Archief.

  • 2. De archiefbescheiden van het RHC Drents Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

Artikel 27

  • 1. Het college, de minister en het RHC Drents Archief verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak. De minister en het college kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

  • 2. Het RHC Drents Archief stelt de minister en het college te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeente.

Artikel 28

  • 1. Het college en de minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het RHC Drents Archief van belang zijn.

  • 2. Het college en de minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeente of minister kenbaar maken.

Artikel 29

Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het RHC Drents Archief.

Artikel 30

  • 1. Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

  • 2. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

Artikel 31

  • 1. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

  • 2. Met inachtneming van artikel 14, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Artikel 32

Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur.

Artikel 33

  • 1. Het dagelijks bestuur stelt de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vast.

  • 2. Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van de regelingen, bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk het Algemeen Rijksambtenrarenreglement en het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

  • 3. Een regeling die afwijkt van de in het tweede lid bedoelde rijksregelingen, behoeft de instemming van de regionale vakbondsbestuurders.

Artikel 34

Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit van de minister, het college, na verkregen toestemming van de raad van de gemeente, alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.

Artikel 35

  • 1. Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend besluit van de minister en het college. Het college overlegt daarbij ook het besluit tot toestemming van de raad van de gemeente.

  • 2. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

  • 3. De kosten van uittreding komen voor rekening van het uittredend college van burgemeester van wethouders van een gemeente of, in geval van uittreding van de minister, voor rekening van de minister.

Artikel 36

  • 1. Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de minister en het college.

  • 2. Het college heeft voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming van de raad van zijn gemeente nodig.

Artikel 37

Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de minister en het college. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de minister en van de gemeente om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de minister en de gemeente te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

Artikel 38

  • 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op de bekendmaking in de Staatscourant door de minister.

  • 2. Het college zendt de regeling in aan gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 39

Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling RHC Drents Archief.

Artikel 40

  • 1. De gemeenschappelijke regeling ‘Regeling RHC Drents Archief’, gepubliceerd als bijlage bij het Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 2 maart 2005, nr. DCE/05/2011 (Stcrt. 2005, 175), wordt ingetrokken.

  • 2. De rechten en verplichtingen van het RHC Drents Archief zoals die bestonden op het moment vóór de inwerkingtreding van deze regeling blijven in stand na de inwerkingtreding van deze regeling.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Burgemeester en wethouders van de gemeente Assen, De burgemeester De secretaris

Financiële bijlage bij de regeling RHC Drents Archief

Algemeen

In deze bijlage zijn de afspraken rond de structurele en incidentele bijdragen van partners aan het RHC Drents Archief nader gespecificeerd (art. 16, lid 1).

Er is afgesproken dat de beschikbare exploitatiebudgetten van de afzonderlijke instellingen waaruit het RHC Drents Archief ontstaat, zullen worden samengevoegd. Uit deze exploitatiebudgetten zullen de exploitatiekosten worden bestreden van het RHC Drents Archief, waarbij de behaalde efficiencyvoordelen zullen worden aangewend voor nieuw beleid ten behoeve van de publieksfunctie.

Structurele bijdragen

De jaarlijkse structurele bijdragen van de partners zijn, inclusief huurlasten als volgt:

Het Rijk (RAD)

€ 1.381.000,–

(prijspeil 2004)

     

Gemeente Assen

€ 108.000,–

(prijspeil 2004)

     

TOTAAL

€ 1.489.000,–

(prijspeil 2004)

De bijdragen van het Rijk en de gemeente Assen kunnen jaarlijks worden aangepast met een nog nader vast te stellen percentage voor loon- en prijscompensatie, conform de methodiek vermeld in artikel 16, lid 2 van deze regeling.

Huisvesting

  • De huurcomponent is in de structurele bijdrage van het Rijk (DCE/RAD) bepaald op € 258.100,– (prijspeil 2004). Met betrekking tot deze component geldt de voorwaarde dat deze specifiek is bestemd om te kunnen voldoen aan de verplichtingen voortvloeiende uit de gebruikersovereenkomst die is afgesloten met de Rijksgebouwendienst.

  • De huurcomponent voor de archiefbewaarplaats op de eerste etage gevestigd aan de Noordersingel 33 te Assen, is in de structurele bijdrage van de gemeente Assen bepaald op € 30.000. Met betrekking tot deze component geldt het volgende:

    • De archiefbewaarplaats wordt blijvend van de gemeente afgenomen.

    • De gemeente stelt de gehele archiefbewaarplaats op de eerste etage op termijn ter beschikking van de nieuwe organisatie. Een en ander is gekoppeld aan het tempo waarin de gemeente de geconstateerde achterstanden in de bewerking van haar archief wegwerkt.

    • Het bedrag wordt met gesloten beurs afgerekend en wordt feitelijk in mindering gebracht op de hierboven genoemde bijdrage van de gemeente Assen.

    • Alle exploitatiekosten (energie, luchtzuivering, onderhoud, monitoring installaties enzovoorts) met betrekking tot deze archiefbewaarplaats komen voor rekening van de gemeente Assen.

Aanvang van de bijdragen

De bijdragen van de partners vangen aan op het moment dat de Regeling RHC Drents Archief in werking treedt. Als dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar zal de bijdrage naar evenredigheid worden toegerekend met ingang van de eerste dag van de maand, waarin de regeling in werking treedt. De partners zullen er voor zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen in hun respectievelijke begrotingen worden opgenomen.

Incidentele bijdragen

Het Rijk (DCE / RAD) stelt in de periode 2005 tot en met 2008 voor de uitvoer van een behoudsplan conservering projectgelden beschikbaar, zijnde € 23.000,– per jaar.

Daarnaast brengt het fusieproces eenmalige extra kosten met zich mee, die door de fusiepartners gefinancierd worden. Het betreft:

  • Eenmalige kosten voor PR, accountant en projectorganisatie ad € 51.500,–

  • Eenmalige kosten voor functiewaardering, opleiding en arbo ad € 15.000,–

  • Kosten voor de verhuizing van de meest gevraagde gemeente archieven naar depot rijksarchiefgebouw ad € 7.500,–

De financiering is als volgt:

  • € 65.000,– Rijk;

  • € 9.000,– Gemeente Assen.

Met betrekking tot de geconstateerde achterstanden in de collectie van het gemeentearchief Assen geldt het volgende:

  • Toegankelijk maken statische archieven: de output moet voldoen aan gestelde kwaliteitsnormen. Het plan wordt in overleg nader uitgewerkt.

  • Overdracht van semi-statische archieven: deze achterstand blijft de verantwoordelijkheid van de gemeente Assen en zal aan de gestelde kwaliteitsnormen moeten voldoen.

Met betrekking tot de inspectietaak geldt het volgende:

  • Op basis van een nulmeting is de omvang van het werk in overleg met de provinciaal archiefinspecteur bepaald op 600 uren. De gemeente stelt daartoe een eenmalig budget van € 34.200 beschikbaar aan de nieuwe organisatie.

Inbreng van vermogensbestanddelen

Door de partners worden de volgende vermogensbestanddelen ingebracht:

Door het Rijk:

  • Aan vaste activa: alle aanwezige activa voor de waarde waarop deze op de eindbalans 2003 van het Drents Archief voorkomen.

  • Alle vlottende activa, zoals deze op de eindbalans 2003 van het Drents Archief voorkomen.

  • De rekening courant met de Rijksarchiefdienst, de openstaande leningen en het eigen vermogen, zoals aanwezig op de eindbalans 2003, worden afgerekend met de Rijksarchiefdienst.

Door de gemeente Assen:

  • De inventaris aanwezig in de archiefbewaarplaats van de gemeente Assen blijft eigendom van de gemeente.

  • Er worden geen andere inventarisgoederen, openstaande schulden en/of vorderingen van de gemeente overgedragen aan de nieuwe organisatie.

  • Er vindt geen afrekening plaats van openstaande posten.

BTW aspecten

Het RHC Drents Archief neemt contact op met de belastinginspecteur ter verkrijging van een nieuwe BTW beschikking voor het hele instituut. Over de inhoud van die beschikking en de mogelijke consequenties voor de begroting is nog geen 100% zekerheid.