Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Verordening interdisciplinaire samenwerking 2015

Geldend van 30-05-2016 t/m heden

Verordening interdisciplinaire samenwerking 2015

De ledenraad van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie KNB;

Overwegende dat het gewenst is regels vast te stellen over de wijze waarop

samenwerkingsverbanden kunnen worden aangegaan ter waarborging van de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van het notariaat;

Gelet op artikel 18 lid 2 van de Wet op het notarisambt;

Gezien het door het bestuur voorgestelde ontwerp met bijbehorende toelichting;

Gelet op de adviezen van de ringen;

stelt de navolgende verordening vast:

Algemene toelichting:

Artikel 18 van de Wet op het notarisambt (Wna) bepaalt dat een notaris een samenwerkingsverband kan aangaan met beoefenaren van een ander beroep, mits hierdoor zijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid niet wordt of kan worden beïnvloed. Volgens het tweede lid van artikel 18 worden bij verordening ter waarborging van die onafhankelijkheid en onpartijdigheid regels vastgesteld over de wijze waarop samenwerkingsverbanden kunnen worden aangegaan. Hieraan is destijds uitvoering gegeven met het opstellen van de Verordening interdisciplinaire samenwerking 2003. De verordening regelt samenwerkingsvormen tussen notarissen en beoefenaren van andere vrije beroepen in hun meest vergaande vorm, namelijk samenwerkingsverbanden waarin de deelnemers geheel of gedeeltelijk voor gezamenlijke rekening en risico praktijk uitoefenen of zeggenschap over bedrijfsvoering met elkaar delen.

De nieuwe Verordening interdisciplinaire samenwerking 2015 (IDS-Verordening 2015) betreft een modernisering van de oude IDS-verordening uit 2003. Na ruim tien jaar met deze verordening te hebben gewerkt was het tijd voor een evaluatie. Vanuit de beroepsgroep werden knelpunten gesignaleerd en sommige bepalingen bleken inmiddels achterhaald door de tijd. Bij het opstellen van de nieuwe verordening werd het van groot belang geacht dat de advocatuurlijke en notariële voorschriften met betrekking tot samenwerkingen zoveel mogelijk synchroon lopen. Begin dit jaar is door de Nederlandse Orde van Advocaten de Verordening op de advocatuur in werking getreden, waarin ook de samenwerking met andere beroepsbeoefenaren wordt geregeld. Bij de opstelling van deze verordening is gekeken naar eventuele tegenstrijdigheden en werd het wenselijk geacht om de nieuwe IDS-verordening waar mogelijk synchroon te laten lopen met de Verordening op de advocatuur.

De meest relevante wijzigingen ten opzichte van de oude verordening uit 2003 betreffen:

Artikel 2: Universitair geschoolde leden van het Register Belastingadviseurs en leden van de Orde van Octrooigemachtigden zijn in deze verordening toegevoegd als toegestane partners voor een samenwerkingsverband met de notaris. De samenwerking met deze beroepsgroepen brengt de onafhankelijkheid van de notaris niet in gevaar. Zij zijn academisch gevormd en onderworpen aan een tuchtrecht dat vergelijkbaar is met dat voor notarissen, inclusief een geheimhoudingsplicht.

Artikel 5: Er is een regeling opgenomen over de bestuurssamenstelling. Indien het samenwerkingsverband een bestuur heeft is de meerderheid van het bestuur en de voorzitter ervan notaris of beoefenaar van een toegelaten beroep als bedoeld in artikel 2 van deze verordening.

Aangezien het niet wenselijk is dat een derde (niet zijnde een notaris of toegestane samenwerkingspartner op grond van deze verordening) een deelneming heeft in een samenwerkingsverband is er een artikel opgenomen met betrekking tot aandeelhouderschap en stemrecht (artikel 3). In dit artikel wordt een beperking opgelegd wie aandeelhouder kunnen zijn van een samenwerkingsverband, namelijk notarissen of beoefenaren van een toegestaan beroep als bedoeld in deze verordening. De wijziging betekent dat artikel 16 lid 2 van de Verordening beroeps-en gedragsregels, waarin de mogelijkheid wordt geboden een samenwerkingsverband aan te gaan met een medewerker van een notariskantoor die geen notaris of kandidaat-notaris is, komt te vervallen.

De regeling met betrekking tot het naar buiten optreden is samengevoegd in één artikel. De strekking, zoals ook in de oude verordening was opgenomen, blijft hetzelfde. De presentatie moet met de werkelijkheid overeenstemmen en er mag niet een onjuiste suggestie worden gewekt.

De bepalingen met betrekking tot de onafhankelijkheid, onpartijdigheid, zorgvuldigheid en geheimhouding zijn samengevoegd in één algemeen artikel. De artikelen uit de oude verordening waren voor een groot deel een herhaling van de algemene regels uit de Wna. Met dit nieuwe artikel wordt beoogd de notaris bij het aangaan van een samenwerkingsverband uitdrukkelijk te wijzen op zijn kernwaarden ‘onafhankelijkheid’, ‘onpartijdigheid’, ‘zorgvuldigheid’ en’ geheimhouding’. De notaris moet hier in de praktijk zelf invulling aan geven.

In de oude verordening werden specifieke regels met betrekking tot het waarborgen van de geheimhouding, dwingend voorgeschreven. Deze regels zijn vervallen, omdat een aantal als achterhaald kan worden beschouwd; zie hiervoor ook de toelichting bij artikel 7. Het is aan de notaris zelf om invulling te geven aan zijn onafhankelijke en onpartijdige positie en het waarborgen van zijn geheimhouding. Uiteraard geldt hetgeen in deze verordening is opgenomen met betrekking tot de geheimhouding ook voor notarissen die niet interdisciplinair samenwerken. Ook wanneer een notaris individueel in een zaak samenwerkt met andere beroepsgroepen zal hij moeten zorgen dat wordt voldaan aan zijn verplichtingen voortvloeiende uit zijn onafhankelijke positie en zijn geheimhoudingsplicht.

Op grond van artikel 110 eerste lid Wna berust het toezicht op de naleving van deze verordening bij het Bureau Financieel Toezicht. Op grond van artikel 18 derde lid Wna moet jaarlijks voor de inlevering van de jaarstukken een verklaring van een onafhankelijke externe deskundige worden overgelegd aan het Bureau Financieel Toezicht.

Definities

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a. samenwerkingsverband: iedere samenwerking met een beoefenaar van een ander beroep dan notaris waaraan een of meer notarissen deelnemen en waarbij de deelnemers geheel of gedeeltelijk voor gezamenlijke rekening en risico praktijk uitoefenen of zeggenschap over bedrijfsvoering met elkaar delen;

  • b. naar buiten optreden: het doen van mededelingen dan wel het zich op andere wijze naar buiten presenteren door of ten behoeve van de notaris of het samenwerkingsverband;

  • c. praktijkuitoefening: al hetgeen de uitoefening van het notarisambt in de meest ruime zin omvat;

  • d. bedrijfsvoering: het geheel van activiteiten dat betrekking heeft op het beheren en het besturen van het bedrijf van het samenwerkingsverband.

  • e. praktijkrechtspersoon: een praktijkvennootschap, praktijkstichting, praktijkcoöperatie, of een vennootschap die is opgericht naar het recht van een ander land dan Nederland en die met een met de naamloze vennootschap of besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid vergelijkbare rechtsvorm heeft, en die is gericht op de uitoefening van de rechtspraktijk door de daartoe bevoegde personen;

  • f. houdster-rechtspersoon: een naamloze vennootschap, besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, een coöperatie, of een stichting of een vennootschap die is opgericht naar het recht van een ander land dan Nederland en die een met de naamloze vennootschap of besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid vergelijkbare rechtsvorm heeft en die de aandelen houdt of lid is van een praktijkrechtspersoon.

De verordening is van toepassing op een samenwerkingsverband van beoefenaren van verschillende beroepen indien daarin de praktijk wordt uitgeoefend voor gezamenlijke rekening en risico van de deelnemers. Voorts is de verordening van toepassing op een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren waarin uitsluitend de zeggenschap over de bedrijfsvoering wordt gedeeld.

Er is sprake van een samenwerkingsverband in de zin van artikel 1 onafhankelijk van de vraag of de samenwerkingsovereenkomst een substantieel deel van de notariële praktijk dan wel de totale praktijk betreft.

Met de definitie van 'bedrijfsvoering' wordt uitsluitend gedoeld op de bestuurlijke en leidinggevende kant van het samenwerkingsverband en daaronder vallen niet de inhoudelijke of beleidsmatige beslissingen op professioneel gebied ten aanzien van de praktijkuitoefening.

De begrippen praktijkuitoefening en bedrijfsvoering zijn goed te onderscheiden. Het eerste begrip ziet op de feitelijke uitoefening van het notarisambt, zowel op grond van titel III van de Wet op het notarisambt als in meer brede zin, bijvoorbeeld als partijadviseur. Het tweede begrip houdt in het scheppen en in stand houden van alle voorwaarden, zoals een bestuurlijke, organisatorische en logistieke infrastructuur, die het mogelijk maken de praktijk gezamenlijk uit te oefenen.

Concreet gaat het bij de bedrijfsvoering om personeelsbeleid, informatietechnologie en automatisering, organisatie, financiën, administratie en huisvesting, maar dan het discipline- of professiewaardevrije gedeelte daarvan ter facilitering van een rendabele beroepsuitoefening conform de daaraan gestelde regels. Bedrijfsvoering is het complex van voorzieningen ten behoeve van het professionele werk en beleid.

Algemeen

Artikel 2

Het is de notaris niet geoorloofd – direct danwel indirect – een samenwerkingsverband met beoefenaren van een ander beroep te onderhouden, dan met:

  • a. advocaten, lid van de Nederlandse Orde van Advocaten;

  • b. fiscaal juristen of fiscaal economen, lid van de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs;

  • c. universitair geschoolde leden van het Register Belastingadviseurs;

  • d. leden van de Orde van Octrooigemachtigden; en

  • e. in het buitenland werkzame beoefenaren van de hiervoor vermelde danwel daarmee gelijk te stellen beroepen in het buitenland mits zij aan een tuchtrecht zijn onderworpen vergelijkbaar met dat waaraan de hiervoor genoemde personen onderworpen zijn en een adequate beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebben.

De in dit artikel genoemde beroepsbeoefenaren zijn academisch gevormd en lid van de Nederlandse Orde van Advocaten, de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs en de Orde van Octrooigemachtigden en als zodanig herkenbaar als een eigen beroepsgroep. Zij zijn onderworpen aan een tuchtrecht dat vergelijkbaar is met dat voor notarissen, inclusief een geheimhoudingsplicht, met daaraan gekoppeld verschoningsrecht voor wat betreft de advocaten.

Overigens behoren tot de groep belastingadviseurs naast de fiscaal juristen tevens de fiscaal economen, voor zover lid van de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs, nu dezen – zij het met een andere, gelijkwaardige opleidingsachtergrond – op gelijke wijze de belastingadviespraktijk uitoefenen.

Nieuw is de mogelijkheid met octrooigemachtigden samen te werken. Een octrooigemachtigde is onderworpen aan tuchtrecht en heeft een geheimhoudingsplicht met betrekking tot al hetgeen waarvan hij uit hoofde van zijn werkzaamheden als zodanig kennis neemt. De gedragsregels van de octrooigemachtigden sluiten het aangaan van een samenwerkingsverband met een notaris niet uit. Artikel 23h lid 4 sub b van de Rijksoctrooiwet geeft de Orde van Octrooigemachtigden de mogelijkheid om een samenwerkingsverordening uit te vaardigen. Van deze mogelijkheid is tot op heden nog geen gebruik gemaakt.

Omdat er sprake is van deling van winst en verlies kan geen samenwerkingsverband in de zin van deze verordening worden aangegaan met beroepsbeoefenaren die in loondienst zijn. Met anderen dan in artikel 2 vermelde beroepsbeoefenaren mag direct noch indirect een samenwerkingsverband worden aangegaan. Het is de notaris daarom niet toegestaan een samenwerkingsverband aan te gaan of te continueren met een beoefenaar van een ander beroep, die naast het (beoogde) samenwerkingsverband tevens een samenwerkingsverband heeft met een in artikel 2 van deze verordening niet genoemde beroepsbeoefenaar.

In Nederland werkzame buitenlandse beroepsbeoefenaren moeten getoetst worden aan de Nederlandse criteria.

Het staat de notaris vrij andere samenwerkingsvormen aan te gaan met beroepsbeoefenaren van een ander beroep, mits met waarborging van de zelfstandigheid en onafhankelijkheid van de notaris, en mits geen samenwerkingsverband in de zin van de verordening wordt gesuggereerd (zie ook het hiernavolgende artikel 4).Bij dit soort samenwerkingsvormen moet worden gedacht aan een incidentele gezamenlijke activiteit, strategische allianties of kantoorcombinaties waarbij bepaalde voorzieningen worden gedeeld.

Aandeelhouderschap stemrecht en zeggenschap

Artikel 3

  • 1 Alle aandelen van een praktijkrechtspersoon en een houdster-rechtspersoon met een in aandelen verdeeld kapitaal en de daarmee verbonden stemrechten of certificaten ervan zijn in handen van:

    • a. notarissen en van beoefenaren van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2, die de praktijk binnen de praktijkrechtspersoon uitoefenen of binnen een praktijkrechtspersoon waarvan de aandelen direct of indirect worden gehouden; of

    • b. houdster-rechtspersonen, waarvan de aandelen uitsluitend worden gehouden door notarissen en van beoefenaren van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2, die de praktijk binnen de praktijkrechtspersoon uitoefenen of binnen een praktijkrechtspersoon waarvan de aandelen direct of indirect worden gehouden.

      Het is niet toegestaan om stemrecht op de hiervoor bedoelde aandelen te doen uitoefenen door een ander dan een notaris of een beoefenaar van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2 waarmee een samenwerkingsverband bestaat krachtens volmacht, opdracht of een andere overeenkomst.

      Bedoelde aandelen kunnen niet met een vruchtgebruik worden bezwaard.

      Inkoop van eigen aandelen is toegestaan.

  • 2 Tot zes maanden na het defungeren of overlijden van een aandeelhouder is de eerste zin van het eerste lid niet van toepassing met betrekking tot die aandelen.

  • 3 Indien de praktijkrechtspersoon of houdster-rechtspersoon een coöperatie is zijn de leden notarissen en beoefenaren van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2.

  • 4 Indien de praktijkrechtspersoon of houdster-rechtspersoon een stichting is, bestaat het bestuur van die stichting uitsluitend uit notarissen en beoefenaren van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2.

  • 5 Het in de leden 1 tot en met 4 bepaalde is overeenkomstig van toepassing indien de notaris niet een samenwerkingsverband onderhoudt met een beoefenaar van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2. In dat geval dient het bestuur in de praktijkrechtspersoon en de houdster-rechtspersoon te worden gevoerd door de notaris.

    Aangezien aandeelhouders over het algemeen zeggenschap hebben, is in dit artikel een beperking opgelegd wie aandeelhouder kunnen zijn. Ter financiering van de praktijk is het onder omstandigheden toegestaan om pandrecht op de aandelen te vestigen, zolang deze niet het stemrecht omvatten. Het effect van een overdracht van stemrecht aan een daartoe niet op grond van deze verordening gerechtigde is dat de praktijk niet langer mag worden uitgeoefend binnen deze praktijkrechtspersoon. Dit is bijvoorbeeld het geval indien de aandelen aan een financier zijn verpand en het pandrecht wordt uitgeoefend.

    Het toekennen van economisch voordeel op grond van vruchtgebruik op aandelen is niet toegestaan. Het economische voordeel (of het risico) dat aan aandelen is verbonden, is van belang voor de onafhankelijkheid van de praktijkuitoefening. De aandeelhouder of vruchtgebruiker deelt in rekening en risico van de praktijkuitoefening. Hij moet dus de hoedanigheid hebben van een van de partijen met wie een samenwerkingsverband mag worden aangegaan.

    Aandelen zonder stemrecht kunnen niet worden uitgegeven aan anderen dan notarissen of een beoefenaar van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2.

    In het eerste lid wordt gesproken over de praktijkrechtspersoon, dit betekent dat de bepalingen uit dit artikel van overeenkomstige toepassing zijn op notarissen die alleen of samen met andere notarissen, zoals bedoeld in artikel 16 van de Verordening beroeps-en gedragsregels, in een praktijkrechtspersoon hun praktijk uitoefenen.

Presentatie

Artikel 4

  • 1 Het is de notaris niet geoorloofd om met andere dan de in artikel 2 genoemde beroepsbeoefenaren onder een gemeenschappelijke naam naar buiten op te treden.

  • 2 De naam waaronder het samenwerkingsverband wordt gevoerd en de naam waaronder een onderdeel waartoe de notaris behoort, wordt gevoerd, mogen geen verwarring wekken.

  • 3 De notaris maakt duidelijk dat aan het samenwerkingsverband ook anderen dan notarissen deelnemen.

  • 4 Bij het naar buiten optreden blijkt wie als notaris en wie als beoefenaar van een ander beroep aan het samenwerkingsverband deelnemen.

  • 5 Indien het naar buiten optreden en de praktijkuitoefening van het, al dan niet over verschillende vestigingen verdeeld, samenwerkingsverband niet geschieden onder één gemeenschappelijke naam, maakt de notaris ondubbelzinnig duidelijk dat hij deelnemer is van een samenwerkingsverband.

  • 6 Indien in het samenwerkingsverband notarissen samenwerken die in verschillende plaatsen gevestigd zijn, wordt dit bij het naar buiten optreden kenbaar gemaakt. Ten aanzien van plaatsen waar zich een kantoor van het samenwerkingsverband bevindt doch waar geen daartoe behorend notaris is gevestigd, wordt voorkomen dat ten onrechte de suggestie wordt gewekt dat zulks wel het geval is.

  • 7 De notaris voorkomt dat ten onrechte de suggestie wordt gewekt dat hij van een samenwerkingsverband deel uitmaakt.

  • 8 Indien en voor zolang een notaris de praktijkuitoefening presenteert onder de naam waaronder ook beoefenaren van een ander beroep dan notaris de uitoefening van hun praktijk presenteren of op andere wijze suggereert van een samenwerkingsverband deel uit te maken, is deze verordening op hem van toepassing alsof er sprake is van een samenwerkingsverband in de zin van deze verordening.

    Door het naar buiten optreden onder één gemeenschappelijke naam wordt de suggestie gewekt dat er een samenwerkingsverband is. Zie ook artikel 19 van de Verordening beroeps- en gedragsregels: De presentatie van een kantoor moet in overeenstemming zijn met de werkelijkheid.

    Het onder een gemeenschappelijke naam naar buiten optreden kan er bovendien toe leiden dat daardoor een stille maatschap verandert in een openbare maatschap. De maten in die maatschap kunnen daardoor dus aansprakelijk worden voor elkaars handelen.

    Er kan wel met andere beroepsbeoefenaren dan genoemd in artikel 2 worden samengewerkt zolang er niet wordt opgetreden onder gemeenschappelijke naam en de praktijk niet voor gezamenlijke rekening en risico wordt uitgeoefend of de zeggenschap dan wel de eindverantwoordelijkheid daarin wordt gedeeld en waarbij evenmin de onafhankelijke beroepsuitoefening door de notaris in het geding is.

    Te denken valt aan de samenwerking in een knowhow uitwisselingsverband, het aangaan van een strategische alliantie of de aansluiting bij een franchiseorganisatie. Deze samenwerkingsvormen dienen derhalve zodanig duidelijk en apart vermeld te worden dat niet het misverstand gecreëerd wordt dat er van een echt samenwerkingsverband (in de zin van de verordening) sprake is.

    Bij het naar buiten optreden moet duidelijk zijn wie er aan het samenwerkingsverband deelnemen en in welke hoedanigheid.

    De notaris zal duidelijk moeten maken dat hij een samenwerkingsverband heeft met anderen. Hij dient te voorkomen dat in strijd met de werkelijkheid de suggestie van een samenwerkingsverband wordt gewekt. Zo kan door het gevestigd zijn in één pand en de wijze van presentatie daar omheen ten onrechte de indruk gevestigd worden dat er een samenwerkingsverband is. Het wekken van deze indruk zal de toepasselijkheid van deze verordening tot gevolg hebben. Dit kan – indien sprake is van een suggestie van een samenwerkingsverband in de zin van deze verordening met anderen dan de beroepsbeoefenaren met wie een samenwerkingsverband kan worden aangegaan op grond van artikel 2 van deze verordening – ertoe leiden dat sprake is van een niet toegestaan samenwerkingsverband.

    Ook het gebruik van een deel van de naam van een ander kantoor kan de suggestie van een samenwerkingsverband wekken.

Staaksgewijze opbouw

Artikel 5

  • 1 De notarissen vormen gezamenlijk een staak waaraan binnen het samenwerkingsverband doorslaggevende zeggenschap ten aanzien van de praktijkuitoefening toekomt.

  • 2 De verplichting tot het vormen van een staak en de uitvoering daarvan wordt door de notaris vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst.

    Teneinde de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de notaris zo goed mogelijk te waarborgen, wordt voorzien in een staaksgewijze organisatorische opbouw van het samenwerkingsverband voor de deelnemende notarissen. In deze structuur wordt de gewenste scheiding zichtbaar gemaakt tussen enerzijds zeggenschap over professionele praktijkuitoefening binnen de eenheid bestaande uit beoefenaren van het eigen beroep en anderzijds zeggenschap inzake de overkoepelende bedrijfsvoering betreffende het samenwerkingsverband als geheel.

    Zoals blijkt uit de toelichting bij het gedefinieerde begrip "praktijkuitoefening" in artikel 1, is uitgangspunt van de verordening dat de beoefenaren van een en hetzelfde beroep binnen het samenwerkingsverband doorslaggevende zeggenschap hebben over hun praktijkuitoefening. Indien slechts één beoefenaar van een beroep aan het samenwerkingsverband deelneemt, komt hem die beslissingsbevoegdheid toe. Aan dit uitgangspunt wordt uitvoering gegeven in dit artikel. De gezamenlijke notarissen die deelnemer zijn van een samenwerkingsverband vormen als zodanig een "verband van notarissen" ofwel "staak".

    Het ligt in de rede dat beslissingen omtrent de eigen praktijkuitoefening binnen de staak worden genomen. Noodzakelijk is dit niet. Essentieel is echter dat de doorslaggevende zeggenschap ten aanzien van de praktijkuitoefening binnen het samenwerkingsverband aan de gezamenlijke notarissen of de enige notaris toekomt.

Bestuur

Artikel 6

  • 1 Indien de praktijkrechtspersoon een bestuur heeft is de meerderheid van het bestuur en de voorzitter ervan notaris of beoefenaar van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2.

  • 2 Een bestuurder, niet zijnde een notaris of beoefenaar van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2:

    • a. verkeert niet of heeft niet verkeerd in staat van faillissement of surseance van betaling en op hem is of was de schuldsanering natuurlijke personen niet van toepassing;

    • b. is niet tuchtrechtelijk veroordeeld, waarbij:

      • voor voormalig notarissen: schorsing of ontzetting uit het ambt is uitgesproken;

      • voor voormalig advocaten: schorsing of schrapping van het tableau is uitgesproken of een schorsing of maatregel op grond van artikel 60b van de Advocatenwet is opgelegd;

      • voor voormalig belastingadviseurs: schorsing of royement van het lidmaatschap van het Register Belastingadviseurs is opgelegd of een schorsing van of ontzetting uit het lidmaatschap van de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs is uitgesproken;

      • voor voormalig octrooigemachtigden: schorsing van of ontzetting uit het recht om als octrooigemachtigde op te treden is uitgesproken; en

    • c. kan een verklaring omtrent het gedrag overleggen als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens of een daarmee vergelijkbare verklaring naar buitenlands recht.

  • 3 Een bestuurder meldt een voorgenomen benoeming tot bestuurder van iemand die geen notaris is noch een beoefenaar van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2 aan het bestuur van de KNB, waarbij wordt meegezonden een door de beoogde bestuurder ondertekende verklaring dat voldaan is aan de vereisten, bedoeld in het tweede lid, onderdelen a en b, en de verklaring omtrent het gedrag, bedoeld in het tweede lid, onderdeel c.

    Dit artikel bepaalt dat notarissen of de in artikel 2 van deze verordening genoemde beroepsbeoefenaren de meerderheid dienen te hebben in het bestuur, en daarmee doorslaggevende zeggenschap.

    Derden zijn niet gebonden aan de regelgeving voor notarissen en vallen evenmin onder ander tuchtrecht, vergelijkbaar met dat van notarissen of van de beroepsbeoefenaren zoals bedoeld in artikel 2. Er is dus geen sanctionering of tuchtrechtelijke handhaving mogelijk op deze groep bestuurders. Om die reden moeten deze personen aan strengere eisen voldoen. Een oud-notaris of voormalig beoefenaar van een toegestaan beroep op grond van deze verordening kan geen bestuurder van een praktijkrechtspersoon worden als aan hen als maatregel het tijdelijk of permanent niet meer uitoefenen van het beroep is opgelegd.

    Het derde lid bepaalt dat elke voorgenomen benoeming van iemand die geen notaris is noch een beoefenaar van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2 gemeld moet worden bij het bestuur van de KNB

Onafhankelijkheid onpartijdigheid zorgvuldigheid en geheimhouding

Artikel 7

  • 1 Het is de notaris niet toegestaan zijn praktijk op zodanige wijze uit te oefenen, dat de onafhankelijkheid in de praktijkuitoefening – met inbegrip van het op onpartijdige wijze en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behartigen van de belangen van alle bij de rechtshandeling betrokken partijen – in gevaar wordt of kan worden gebracht of afbreuk wordt gedaan aan de zorg die hij als notaris behoort te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve hij optreedt.

  • 2 De notaris treft maatregelen die er voor zorgen dat er door kantoorgenoten geen inbreuk kan worden gemaakt op zijn geheimhoudingsplicht.

  • 3 De notaris houdt ook binnen het samenwerkingsverband de volle verantwoordelijkheid voor de eigen praktijkuitoefening.

    In artikel 17 eerste lid Wet op het notarisambt (Wna) staat: ‘De notaris oefent zijn ambt in onafhankelijkheid uit en behartigt de belangen van alle bij de rechtshandeling betrokken partijen op onpartijdige wijze en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid.’ Artikel 18, eerste lid Wna voegt daaraan toe, dat de notaris een samenwerkingsverband kan aangaan met beoefenaren van een ander beroep, mits hierdoor zijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid niet wordt of kan worden beïnvloed. In de Verordening interdisciplinaire samenwerking 2003 was dit vrij gedetailleerd uitgewerkt in meerdere artikelen, zoals artikel 4: onafhankelijkheid en onpartijdigheid notaris, artikel 5: verplichtingen voor beoefenaren van ander beroep, artikel 6: Chinese walls en artikel 7: Eigen praktijk. Een deel van deze regels wordt als achterhaald en niet meer passend in deze tijd beschouwd. Denk aan het delen van secretariële ondersteuning, het delen van werkruimte bij de nieuwe huisvestingsconcepten, het “Nieuwe Werken”, het benutten van cliëntenlijsten voor mailingen of seminars, gezamenlijk declareren en dergelijke. Uiteraard kan voor de praktische invulling van dit artikel aansluiting worden gezocht bij hetgeen was bepaald in de oude regels, mede met het oog op de verklaring die moet worden overgelegd aan het Bureau Financieel Toezicht. Denk daarbij aan een gescheiden administratie, automatisering, gescheiden huisvesting en dergelijke.

    Er is in deze nieuwe verordening voor gekozen om een meer principle based regel te maken. Met name omdat de voornoemde artikelen uit de oude verordening voor een groot deel een herhaling betroffen van de algemene regels uit de Wna. Met dit nieuwe artikel wordt beoogd de notaris nogmaals te wijzen op zijn kernwaarden ‘onafhankelijkheid’, ‘onpartijdigheid’, ‘zorgvuldigheid’ en’ geheimhouding’, zodat hij zich het belang hiervan ook bij het aangaan van een dergelijk samenwerkingsverband ten volste zal realiseren. Uitgebreide en gedetailleerde regels zijn daarvoor in deze verordening niet nodig. De notaris moet hier in de praktijk zelf invulling aan geven.

Notaris en kandidaat-notaris

Artikel 8

Onder notaris in deze verordening wordt ook verstaan de kandidaat-notaris, tenzij uit de aard van de bepaling anders voortvloeit.

Ook een kandidaat-notaris kan toetreden tot een samenwerkingsverband. Hij werkt dan wel nog steeds onder verantwoordelijkheid van de notaris, ook al is hij niet meer in loondienst. In dat geval zijn de bepalingen van deze verordening ook op hem van toepassing.

Een toegevoegd notaris kan niet toetreden tot een samenwerkingsverband. Dit vloeit voor uit de rechtsverhouding tussen een notaris en een toegevoegd notaris. De wet veronderstelt het bestaan van een arbeidsovereenkomst tussen de toegevoegd notaris en de notaris. Zie artikel 30b tweede lid Wna, dat bepaalt dat de notaris over een exclusieve instructiebevoegdheid ten aanzien van de notariële werkzaamheden van de toegevoegd notaris beschikt.

Bevoegdheid nadere regelgeving bestuur KNB

Artikel 9

Het bestuur van de KNB is bevoegd om met betrekking tot de in deze verordening behandelde onderwerpen nadere regels te geven. Over het ontwerp daarvan wordt de ledenraad geraadpleegd. De regels worden zo spoedig mogelijk na vaststelling ter kennis van het ministerie van Veiligheid en Justitie gebracht.

Het bestuur van de KNB is op grond van artikel 89, lid 5 WNA bevoegd nadere regels vast te stellen.

Overgangsbepaling

Artikel 10

  • 2 Met invoering van het nieuwe artikel 3 kunnen anderen dan notarissen of beoefenaren van een toegestaan beroep zoals bedoeld in artikel 2 van deze verordening niet meer deelnemen in een praktijkrechtspersoon of houdster-rechtspersoon. Dat betekent dat artikel 16 lid 2 van de Verordening beroeps-en gedragsregels, waarin de mogelijkheid werd geboden een samenwerkingsverband aan te gaan met een medewerker van een notariskantoor die geen notaris of kandidaat-notaris is, komt te vervallen. Aangezien bij deze vorm van samenwerking de notaris altijd de volledige zeggenschap moest behouden betrof een dergelijke samenwerking als het ware een deelneming. De reeds bestaande samenwerkingen van notarissen op grond van artikel 16 tweede lid VBG worden gerespecteerd. Andere samenwerkingen met derden, waarbij sprake is van een deelneming door die derden, worden niet meer toegestaan en zullen moeten worden beëindigd.

    De reeds bestaande samenwerkingen met medewerkers op grond van artikel 16 tweede lid VBG worden gerespecteerd.

Slotbepalingen

Artikel 11

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening interdisciplinaire samenwerking 2015.

Artikel 12

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 mei 2016 of zoveel later als de termijn van tien dagen na publicatie in de Staatscourant is verstreken als bedoeld in artikel 91, tweede lid, van de Wet op het notarisambt en vervangt de Verordening Interdisciplinaire samenwerking 2003, die hierbij wordt ingetrokken.