Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Regeling lijst minimaal te bewaren gegevens beleggingsondernemers

Geldend van 13-05-2009 t/m heden

Autoriteit Financiële Markten. Lijst met minimaal te bewaren gegevens zoals bedoeld in artikel 35, vijfde lid van het Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen

Inleiding

In artikel 35, eerste lid, Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen (Bgfo) is bepaald dat een beleggingsonderneming gegevens over alle door haar verleende diensten en verrichte beleggingsactiviteiten dient te bewaren om het toezicht op de naleving van de op grond van de MiFID gestelde eisen mogelijk te maken. Deze gegevens dienen in beginsel vijf jaar te worden

bewaard. In het vijfde lid van artikel 35 Bgfo dat de implementatie betreft van artikel 51, derde lid, Uitvoeringsrichtlijn MiFID (2006/73/EG) is bepaald dat de Autoriteit Financiële Markten (AFM) een lijst op zal stellen van gegevens die een beleggingsonderneming ten minste moet bewaren. Door middel van deze publicatie geeft de AFM invulling aan deze bepaling. De lijst van minimum gegevens is reeds in september 2007 op de AFM website geplaatst. Er zijn in deze publicatie geen wijzigingen aangebracht ten opzichte van de reeds gepubliceerde lijst.

Lijst van minimum gegevens

In februari 2007 heeft The Committee of European Securities Regulators (CESR) een document (CESR/06-552c) uitgebracht dat een lijst met gegevens bevat die in de optiek van CESR ten minste zouden moeten worden bewaard. CESR beveelt de toezichthouders in de verschillende lidstaten aan deze lijst te gebruiken bij de invulling van artikel 51, derde lid, Uitvoeringsrichtlijn MiFID.

De AFM heeft besloten de aanbeveling van CESR te volgen en de betreffende lijst onverkort over te nemen. Daarnaast heeft de AFM besloten de betreffende lijst vooralsnog niet verder uit te breiden. De beleggingsondernemingen zijn namelijk onderling te zeer verschillend in activiteiten en de uitvoering en wijze van vastlegging ervan. Daarbij wordt door het onverkort overnemen van de lijst van CESR invulling gegeven aan de MiFID-doelstelling van ‘maximale harmonisatie’. De AFM benadrukt dat het, ondanks de door haar uitgebrachte lijst, de verantwoordelijkheid van de beleggingsondernemingen blijft al de gegevens te bewaren die naar haar eigen inschatting noodzakelijk zijn om het toezicht mogelijk te maken en dus te voldoen aan het bepaalde in artikel 35, eerste lid, Bgfo. In onderstaande lijst worden eerst de verschillende ‘typen gegevens’ weergegeven gevolgd door een (indicatieve) omschrijving van de inhoud van deze gegevens. Voor het gemak van de beleggingsondernemingen heeft de AFM in de daaropvolgende kolom aangegeven welk(e) artikel(en) in de (voorgenomen) Wft, het Bgfo of in een aantal gevallen de Uitvoeringsverordening MiFID (2006/1287/EG) op het betreffende gegeven betrekking hebben. In de laatste kolom wordt aangegeven op welk moment het betreffende gegeven over het algemeen is gecreëerd en derhalve de bewaartermijn ‘ontstaat’.

 

Type gegeven

Indicatieve inhoud gegeven

Artikelen in wet- en regelgeving die op gegeven betrekking hebben

Indicatieve tijd wanneer gegeven is gecreëerd

1

Identiteit en categorisering van elke cliënt

De identiteit van iedere cliënt en voldoende informatie om de indeling in de categorie niet-professionele belegger, professionele belegger en/of in aanmerking komende tegenpartij te kunnen onderbouwen.

Art. 4:18a t/m 4:18e Wft

Bij begin van de cliëntrelatie of bij opnieuw indelen in categorie, daarbij inbegrepen als resultaat van review

2

Rechten en verplichtingen tussen beleggingsonderneming en cliënt

Documenten waaruit de wederzijdse rechten en verplichtingen blijken tussen de beleggingsonderneming en de cliënt. Hieronder wordt tenminste de cliëntenovereenkomst bedoeld.

Art. 4:89, eerste en tweede lid Wft, art. 168 Bgfo

Vóór aanvang dienstverlening aan nieuwe cliënt

3

Cliëntenprofiel advies en vermogensbeheer

De door de beleggingsonderneming ingewonnen informatie aangaande de kennis en ervaring, de financiële situatie en beleggingsdoelstellingen van de (potentiële) cliënt

Art. 4:23, eerste lid, Wft en 80a en 80c Bgfo

Bij het geven van advies of bij aanstelling als vermogensbeheerder

4

Cliëntenprofiel execution only

De al dan niet door de beleggingsonderneming ingewonnen informatie aangaande de kennis en ervaring van de (potentiële) cliënt alsmede de hierop betrekking hebbende communicatie aan de cliënt.

Art. 4:24, eerste, tweede en derde lid, Wft en 80b en 80c Bgfo

Bij verlening van de relevante dienst

5

Gegevens over uitgevoerde transacties

Alle relevante gegevens over de door de beleggingsonderneming verrichte transacties in financiële instrumenten.

Art. 4:90e, eerste en tweede lid, Wft en art. 8 Uitvoeringsverordening MiFID

Zodra de transactie is verricht

6

Verzamelorders

De identiteit van elke cliënt; of de transactie geheel of ten dele voor discretionair beheerde beleggingsportefeuille bestemd is en de beoogde basis van toewijzing.

Art. 164, 164a en 164b Bgfo

Bij de uitvoering van een verzamelorder en wanneer de beoogde wijze van toewijzing is bepaald.

7

Toedeling van een uitgevoerde verzamelorder.

De datum en tijd van toewijzing, relevant financieel instrument, identiteit van elke cliënt en de hoeveelheid toegewezen aan elke cliënt.

Art. 164, 164a en 164b Bgfo

Op de dag waarop de transactie is toegewezen

8

Opnieuw toedelen van een uitgevoerde verzamelorder (herallocatie)

De grondslag en reden voor elke herallocatie

Art. 164, 164a en 164b Bgfo

Op het moment van de herallocatie

9

Gegevens over orders of beslissingen op te gaan handelen

De gegevens waarop gedoeld wordt in artikel 7 Uitvoeringsverordening. Dit betreft o.a. naam cliënt, aard van de order, voorwaarden en instructies, datum en tijdstip.

Art. 7 Uitvoeringsverordening MiFID

Direct na ontvangst van de order of na het nemen van de beslissing.

10

Uitgevoerde orders voor of namens cliënten

De gegevens waarop gedoeld wordt in artikel 8 (1) Uitvoeringsverordening. Dit betreft o.a. naam cliënt, identificatie / naam financieel instrument, aard van transactie, hoeveelheid, prijs, plaats van uitvoering, datum en tijd

Art. 8 (1) Uitvoeringsverordening MiFID

Op het moment van uitvoering van de order.

11

Transacties voor eigen rekening

De gegevens waarop gedoeld wordt in artikel 8 (1) Uitvoeringsverordening. Dit betreft o.a. identificatie / naam financieel instrument, aard van transactie, hoeveelheid, prijs, plaats van uitvoering, datum en tijd

Art. 8 (1) Uitvoeringsverordening MiFID

Onmiddellijk na uitvoering van de transactie

12

Doorgifte door een beleggingsonderneming van een ontvangen order.

De gegevens waarop gedoeld wordt in artikel 8 (2) Uitvoeringsverordening.

NB: de gegevens als bedoeld in artikel 7 Uitvoeringsverordening dienen uiteraard ook voor deze categorie orders te zijn vastgelegd.

Art. 8 (2) Uitvoeringsverordening MiFID

Direct na doorgifte van de order en direct na ontvangst van de bevestiging dat de order is uitgevoerd

13

Periodiek aan de cliënt verstrekte overzichten ten aanzien van de verleende beleggingsdiensten.

De inhoud van de verstrekte overzichten (bijvoorbeeld in kopievorm) alsmede informatie waarmee de beleggingsonderneming kan aantonen dat deze overzichten aan de cliënt zijn verstrekt.

Dit betreft o.a. artikel 70, 71, 71a Bgfo

Op de datum van versturing

14

De door de beleggingsonderneming voor de cliënt aangehouden financiële instrumenten.

Gegevens waaruit per cliënt blijkt welke financiële instrumenten door de beleggingsonderneming worden aangehouden alsmede andere op grond van artikel 4:87 Wft en artikel 165 Bgfo vast te leggen informatie.

Art. 4:87 Wft en art. 165 Bgfo

Bij aanvang van het aanhouden

15

Financiële instrumenten van de cliënt beschikbaar voor uitlenen.

De identiteit van financiële instrumenten van cliënten die beschikbaar zijn voor uitlening, de financiële instrumenten die uitgeleend zijn met daarbij informatie die de toestemming van de cliënt aantoont en andere op grond van artikel 165c Bgfo vast te leggen informatie.

Art. 4:87 Wft en art. 165c Bgfo

Bij financiële instrumenten die ter uitlening beschikbaar worden gesteld en bij financiële instrumenten die zijn uitgeleend

16

Gelden van cliënten

Gegevens waaruit per cliënt blijkt dat is voldaan aan het bepaalde in artikel 4:87 Wft, artikel 165 Bgfo en 165b Bgfo.

NB: de gegevens als bedoeld in artikel 8 Uitvoeringsverordening dienen uiteraard, voorzover in dit kader relevant, ook te zijn vastgelegd en te worden bewaard.

Art. 4:87 Wft en art. 165 en 165b Bgfo. Eventueel ook art. 8 Uitvoeringsverordening MiFID.

Direct na ontvangen en storten gelden

17

Reclame-uitingen (uitgezonderd in mondelinge vorm)

Voorbeeld van iedere aan cliënten of potentiële cliënten, die een niet-professionele belegger zijn, gerichte vorm van informatieverstrekking die dient ter aanprijzing of een wervend karakter kent ter zake van beleggingsdiensten.

Art. 4:19 Wft en art. 51a Bgfo.

Op het moment dat de beleggingsonderneming voor het eerst de reclame-uiting uitbrengt

18

Onderzoek op beleggingsgebied

Elk onderzoek op beleggingsgebied, waaronder beleggingsaanbevelingen, dat op schrift is uitgebracht door de beleggingsonderneming

Artikel 1 onderdeel w.2 alsmede artikel 27e en 27f Bgfo.

Op het moment dat de beleggingsonderneming voor de eerste keer het betreffende onderzoek op beleggingsgebied uitbrengt

19

De bedrijfsvoering en interne organisatie van de onderneming

O.a. gegevens over besluitvormingsprocedures, de organisatiestructuur, de verdeling van taken en bevoegdheden, het systeem van informatievoorziening en communicatie.

Art. 4:14 Wft en art. 31 Bgfo

Bij oprichting of aanpassing van de activiteiten en organisatie

20

Compliance procedures

De compliance procedures van de beleggingsonderneming die voor de naleving van artikel 31c Bgfo essentieel zijn.

Artikel 31c Bgfo

Bij het opstellen of het aanpassen van de procedures

21

Diensten of activiteiten die kunnen leiden tot belangenconflicten

Gegevens die betrekking hebben op de soorten door of in naam van de beleggingsonderneming verrichte beleggingsdiensten, beleggingsactiviteiten of nevendiensten waarbij een belangenconflict is ontstaan of kan ontstaan dat een wezenlijk risico met zich meebrengt dat de belangen van één of meerdere cliënten worden geschaad.

Art 35b Bgfo

Op het moment dat het (potentiële) belangenconflict is geïdentificeerd

22

Compliance rapporten

Elk compliance rapport aan het senior management als bedoeld in art. 31c Bgfo en art. 31a, 31c en 24b besluit prudentiële regels Wft (Bpr)

Art. 31c Bgfo en art. 31a, 31c en 24b Bpr.

Ten tijde van het desbetreffende rapport

23

Risk-management rapporten

Elk risk management rapport aan senior management als bedoeld in artikel 23 en 24b Bpr en 31a, 31c en 24b Bpr

Artikel 23 en 24b Bpr en 31a, 31c en 24b Bpr

Ten tijde van het desbetreffende rapport

24

Interne audit rapporten

Elk intern audit rapport aan het senior management als bedoeld in artikel 31a Bgfo en 31a, 31c en 24b Bpr,

Art. 31a Bgfo en 31a, 31c en 24b Bpr

Ten tijde van het desbetreffende rapport

25

Klachtengegevens

Relevante gegevens over elke ontvangen klacht.

Art. 39 t/m 41 Bgfo

Bij ontvangst van de klacht

26

Klachtenafhandeling

De maatregelen die zijn genomen voor het oplossen van elke klacht.

Art. 39 t/m 41 Bgfo

Op het moment dat maatregelen worden genomen

27

Gegevens van afgegeven prijzen (quotes) door systematisch internalisers

Gegevens over de vanuit de functie van systematisch internaliseerder afgegeven prijzen

NB: afgegeven prijzen hoeven volgens art. 24 Uitvoeringsverordening slechts twaalf maanden te worden bewaard, uitgevoerde transacties 5 jaar.

Art. 24 onder b Uitvoeringsverordening MiFID.

Zodra de prijzen zijn afgegeven.

28

Gegevens over persoonlijke transacties

Gegevens van aan de beleggingsonderneming gemelde of door haar onderkende persoonlijke transacties waaronder of deze zijn goedgekeurd of verboden.

Art. 27c Bgfo

Zodra de beleggingsonderneming over persoonlijke transacties is geïnformeerd of deze heeft onderkend.

29

Aan cliënten ontsloten mededeling over van een derde ontvangen vergoedingen.

De aan cliënten verstrekte mededeling over het bestaan, de aard en het bedrag (dan wel de wijze van berekening) van de betreffende door of aan een derde verschafte vergoedingen.

Art. 168a Bgfo

Op het moment dat de mededeling aan de cliënten wordt verstrekt.

30

Beleggingsadvies aan niet-professionele cliënten

Gegevens waaruit blijkt i) het feit dat beleggingsadvies is gegeven en ii) het financiële instrument dat is aanbevolen

Art. 80a Bgfo

Bij het geven van beleggingsadvies