Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Vervangingsbesluit BZ 2015

Geldend van 08-05-2015 t/m heden

Regeling van de Minister van Buitenlandse Zaken van 11 februari 2015, nr. MinBuZa.2015.44528 met betrekking tot vervanging van archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen (Vervangingsbesluit BZ 2015)

Artikel 1

De digitale vervanging van archiefbescheiden heeft betrekking op:

  • a. alle te vernietigen papieren archiefbescheiden van het ministerie van vóór 2011;

  • b. alle te bewaren en te vernietigen papieren archiefbescheiden van het ministerie vanaf 2011 tot en met tien jaar na inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 2

De archiefbescheiden worden na vervanging opgenomen in een recordmanagementsysteem, met inachtneming van de door de directeur van de directie Bedrijfsvoering vastgestelde procedures met betrekking tot archivering en vervanging.

Artikel 3

  • 1 De vervangen archiefbescheiden zullen na een periode van 60 dagen daadwerkelijk worden vernietigd.

  • 2 Het eerste lid is niet van toepassing op de in de bijlage bij deze regeling beschreven categorieën van archiefbescheiden, die

    • a. alleen in papieren vorm bestaan, omdat die bescheiden technisch niet te digitaliseren zijn; of

    • b. wel gedigitaliseerd zijn, maar waarvan het papieren exemplaar wordt aangehouden vanwege bewijslast of het belang van de bedrijfsvoering.

  • 3 Als de noodzaak tot het aanhouden van papieren exemplaren vanwege bewijslast of bedrijfsvoering vervalt, zullen van deze papieren archiefbescheiden slechts de digitale versies worden aangehouden en wordt de papieren versie voorafgaand aan overdracht naar een archiefbewaarplaats alsnog vernietigd.

Artikel 3a

Deze regeling wordt aangehaald als: Vervangingsbesluit BZ 2015.

Artikel 4

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting en de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.

De

Minister

van Buitenlandse Zaken,
Namens deze

Plaatsvervangend Secretaris-Generaal

R. van Roeden

Bijlage als bedoeld in artikel 3

Documenten die in papieren vorm worden aangehouden zijn:

  • 1. Documenten die niet of nauwelijks kunnen worden gescand vanwege bijvoorbeeld de omvang (denk hierbij aan bouwtekeningen op A1 of A2 formaat).

  • 2. Documenten met bijzondere uiterlijke verschijningsvorm of symbolische waarde waaronder documenten met lakzegels, zoals verdragen, geloofsbrieven en door bewindspersonen ondertekende of anderszins unieke condoleancekaarten met een grotere waarde dan een gescand evenbeeld daarvan.

  • 3. Bepaalde documenten die in het internationale rechtsverkeer in digitale vorm geen algemeen geaccepteerde rechtsgeldige status hebben, waaronder:

    • verdragen, volmachten en akten van bekrachtiging, goedkeuring, aanvaarding en toetreding;

    • processen-verbaal behorend bij de depositaire verdragen, alle gewaarmerkte afschriften van multilaterale verdragen en zeekaarten die behoren bij verdragen;

    • documenten die een rechtsverhouding vestigen, wijzigen of een bewijsfunctie hebben en/of als zodanig door de Directie Juridische Zaken aangemerkte documenten.

Documenten die tijdelijk1 in papieren vorm worden aangehouden zijn:

  • 4. Documenten waarin het ministerie namens de Staat in het civielrecht optreedt als contractspartij bij privaatrechtelijke rechtsverhoudingen, namelijk:

    • koop- en huurcontracten van onroerende zaken;

    • gerechtelijke uitspraken;

    • notariële akten.

  • 5. Processtukken waarbij in geval van meningsverschillen terug wordt gegrepen op papieren documenten:

    • binnen het internationaal recht: alle processtukken van zaken bij het Europees Hof voor de Rechten van de Mens of bij de verschillende VN-mensenrechtentribunalen;

    • binnen het Europees recht: alle processtukken van zaken bij het Hof van Justitie van de Europese Unie (Hof, Gerecht en Ambtenarengerecht) en het EVA-Hof.

  • 6. Hoger dan departementaal vertrouwelijk gerubriceerde stukken die op grond van regelgeving over informatiebeveiliging niet in het record-management-systeem mogen worden opgeslagen.

  • 7. Documenten op posten die conform lokaal recht alleen in papieren vorm rechtsgeldig zijn, zoals loonstroken, stukken m.b.t. sociale verzekeringen en stukken relevant voor pensioenclaims.

  • ^ [1]

    Bij te bewaren documenten wordt vastgesteld of de bewijslast op het moment van overdracht aan het Nationaal Archief nog van belang is. Als dat het geval is, worden deze in papieren vorm overgedragen.