Een instrument voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van
de Nationale- en Kinderombudsman
Vastgesteld bij Koninklijk Besluit van 12 januari 2015, nr. 2015000006.
1. Inleiding
De voorliggende selectielijst is een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) en bestaat voor het grootste deel uit een lijst van handelingen of ‘werkprocessen’.
Onder een handeling wordt verstaan een complex van activiteiten die een actor verricht
ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.
Deze selectielijst is organisatie specifiek en geldt voor zowel de Nationale ombudsman
(No) als de Kinderombudsman (Kom). De Kinderombudsman is een substituut-ombudsman
met een eigen takenpakket, zie hoofdstuk 4.5. Door het onderbrengen van de Kinderombudsman
bij de Nationale ombudsman kan de Kinderombudsman bij de interne afhandeling van zaken
gebruikmaken van de reeds bestaande expertise bij het bureau van de Nationale ombudsman.
De handelingen voor de Kinderombudsman zijn apart opgenomen in hoofdstuk 6. De Kinderombudsman
voert zelf geen ondersteunende taken uit.
De lijst sluit aan op het Basisselectiedocument (BSD) Nationale ombudsman dat op 12
november 1999 op voordracht van de minister van OCW bij KB werd vastgesteld. Dit BSD blijft gelden voor de archiefbescheiden opgemaakt in de periode (1980) 1982–1997.
Voor de archiefbescheiden gevormd vanaf 1 januari 1998 geldt deze nieuwe selectielijst.
Het archief van (het bureau van) de Nationale ombudsman bestaat uit een omvangrijk
onderzoeksarchief en vormt de administratieve neerslag van het primaire proces van
het Bureau Nationale ombudsman (BNo).
Met de in deze lijst opgenomen handelingen kan in beginsel het gehele onderzoeksarchief
worden geselecteerd, alsook een belangrijk deel van de bestandsdelen die betrekking
hebben op de institutionele aangelegenheden.
De administratieve neerslag van de ‘als ondersteunend te beschouwen’ taken (personeel,
financiën, huisvesting, kantoorinrichting, automatisering, documentaire informatievoorziening,
overige facilitaire voorzieningen en culturele aangelegenheden voor wat betreft het
archiefbeheer) kunnen niet aan de hand van deze selectielijst worden bewerkt. Deze
handelingen komen aan bod in een aantal ‘horizontale’ selectielijsten die in beginsel
van toepassing zijn op alle organen van de rijksoverheid.
Voor de Nationale ombudsman zijn de volgende ‘horizontale’ selectielijsten vastgesteld:
-
– Selectielijst voor de handelingen van de Nationale Ombudsman op het beleidsterrein
Beheer van de Rijksbegroting over de periode 1945–2000, Stcrt. 19 april 2006, nr.
76
-
– Selectielijst voor de Nationale Ombudsman op het deelbeleidsterrein van personeelszaken,
t.w. het personeelsdossier, Stcrt. 20 november 2007, nr. 225
Voor de Nationale ombudsman geldt verder:
Ook hier gaat het om ondersteunende processen.
De Nationale ombudsman is onafhankelijk en onpartijdig. Hij doet zijn werk samen met
zo’n 170 medewerkers en drie substituut ombudsmannen. De Nationale ombudsman helpt
niet alleen burgers die een probleem hebben met de overheid maar legt overheidsorganisaties
ook uit hoe ze moeten handelen. Bij problemen of klachten start de Nationale ombudsman
een onderzoek. Alle betrokkenen zijn verplicht om aan een onderzoek mee te werken.
2. Totstandkoming van de selectielijst
Deze nieuwe selectielijst is gemaakt op verzoek van de Nationale ombudsman en heeft
– als gezegd – alleen betrekking op de actoren Nationale- en Kinderombudsman en de
neerslag van hun handelen.
In 1997 is er bij de Nationale ombudsman een institutioneel onderzoek uitgevoerd dat
heeft geleid tot het rapport institutioneel onderzoek (RIO) Behoorlijk Behandeld, een institutioneel onderzoek naar de actoren en handelingen
op het terrein van de Nationale Ombudsman in de periode(1964) 1982–1997. Op basis van dit RIO is later het Basisselectiedocument (BSD) Nationale Ombudsman
1982–1997 vastgesteld.
Na verloop van tijd bleek dat dit BSD niet helemaal meer voldeed vanwege aanpassingen
in het takenpakket van de Nationale ombudsman. Zo maakt de Kinderombudsman per 1 april
2011 deel uit van het instituut Nationale ombudsman.
Sinds oktober 2012 is de Nationale ombudsman ook bevoegd om klachten over de lokale
besturen op de eilanden Bonaire, Sint Eustatius en Saba te behandelen. [N.B. Zie voor
verdere veranderingen in het takenpakket van de Nationale ombudsman ook hoofdstuk
3.3 ‘Ontwikkeling’, alinea ‘Veranderingen na 1999’.]
De reden om een nieuwe selectielijst te maken is dat sommige omschrijvingen in de
selectielijst te specifiek waren en dat de handelingen voor de actor Kinderombudsman
nog beschreven moesten worden.
De onderhavige selectielijst, verder te noemen ‘Selectielijst Nationale- en Kinderombudsman
1998-....’, is tot stand gekomen door het toetsen van het BSD uit 1999 aan de huidige
werkwijze van de Nationale ombudsman. Onderzocht is of het mogelijk is om daarin opgenomen
handelingen te clusteren door een meer generieke omschrijving te gebruiken, bijvoorbeeld
bij de handelingen met betrekking tot het instellen van een onderzoek door de Nationale
ombudsman. Aan de hand van het takenpakket van de Kinderombudsman is beoordeeld of
er specifieke handelingen voor de Kinderombudsman in de selectielijst dienen te worden
opgenomen.
Het rapport institutioneel onderzoek (RIO) ‘Behoorlijk Behandeld’ uit 1997, jaarverslagen
van zowel de Nationale – als de Kinderombudsman, recente interviews met medewerkers van de Nationale ombudsman en een onderzoek in de dossiers uit het
centrale archief hebben als grondslag voor deze nieuwe selectielijst gediend.
Deze selectielijst van de Nationale ombudsman wordt bij Koninklijk Besluit op voordracht
van de minister van OCW vastgesteld.
3. Selectiedoelstelling
Het doel van selectie is onderscheid te maken tussen te bewaren (dat wil zeggen naar
het Nationaal Archief over te brengen) en (op termijn) te vernietigen archiefbescheiden.
In een brief d.d.17 december 2010 met kenmerk (NA) 2010/S&B/6.639 van de Staatssecretaris
van OCW aan de Tweede Kamer wordt de formele selectiedoelstelling als volgt geformuleerd:
Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen
en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke
groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat
en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen die archieven
of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:
-
a. representatief zijn voor hetgeen in de samenleving is vastgelegd;
-
b. representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van
een samenleving;
-
c. door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke,
bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties
in een bepaalde periode weerspiegelen.
Deze selectiedoelstelling wordt voor de Nationale ombudsman geoperationaliseerd in
een zestal selectiecriteria (zie daarvoor hoofdstuk 5).
Met archiefbescheiden worden in deze selectielijst zowel papieren- als digitale documenten
bedoeld.
Bij de Nationale ombudsman is in 2012 en 2013 veel aandacht en tijd besteed aan de
voorbereiding van de digitalisering van de werkprocessen met als resultaat dat de
organisatie in 2013 alle klachten op basis van digitale dossiers zal gaan behandelen.
Het toekennen van bewaartermijnen aan deze dossiers vindt achteraf plaats. Bij de
aanmaak van een nieuw dossier is niet duidelijk hoe een zaak zal verlopen wat van
invloed is op de toe te kennen bewaartermijn. Het uiteindelijke streven is om de dossiers
zo in te delen dat de toekenning van een vernietigingtermijn zoveel mogelijk vooraf
op documentniveau kan plaatsvinden.
De Nationale ombudsman archiveert zijn archiefbescheiden in een document management
systeem (DMS). Het systeem voldoet aan de NEN-ISO normen op het gebied van informatiemanagement,
metadata en beveiliging. Deze normen zijn:
-
– Nen-ISO 15489
-
– Nen 2082
-
– Nora
4. De Nationale ombudsman
4.1. Definitie
De Nationale ombudsman is een door de Grondwet ingesteld en verder bij wet uitgewerkt ambt, dat een band met het parlement onderhoudt,
in onafhankelijkheid en met onpartijdigheid rechtstreeks bij het ambt ingediende klachten
van burgers over overheidsoptreden behandelt, de bevoegdheid heeft naar de gegrondheid
van deze klachten onderzoek te doen, daarover in openbare rapportage te oordelen en
zo nodig aanbevelingen te doen en daarnaast over de bevoegdheid beschikt op eigen
initiatief onderzoek naar overheidsoptreden te verrichten.
4.2. Afbakening
Deze selectielijst is organisatie specifiek en beschrijft naast de primaire- ook enkele
institutionele processen voor de actoren Nationale- en Kinderombudsman op het beleidsterrein
van de Nationale ombudsman.
Aspecten van de Nationale ombudsman als instituut zijn de ontwikkeling van wet- en
regelgeving met betrekking tot het ambt en zijn taak, benoeming en ontslag van de ambtsdragers, alsmede het beheer van de instelling als
Hoog College van Staat.
De belangrijkste actoren die van invloed zijn op de ontwikkelingen van het institutionele
kader (instituut Nationale ombudsman) zijn: de Minister van Binnenlandse Zaken, het
parlement en (sinds de benoeming van de eerste ambtsdrager in oktober 1981) de Nationale
ombudsman zelf.
Naast de beschrijving van het primaire proces Nationale ombudsman staat het taakveld
van de Nationale ombudsman. Het taakveld betreft het handelen van de Nationale ombudsman
ter vervulling van zijn taak alsmede het handelen van de daarbij betrokken actoren
voor zover dat op die taakvervulling betrekking heeft.
Op het taakveld speelt een viertal (categorieën) actoren een belangrijke rol:
-
• het instituut zelf;
-
• het bestuursorgaan waaraan de Nationale ombudsman een overheidsgedraging toerekent;
-
• de verzoeker, degene die een gedraging ter discussie stelt;
-
• de Tweede Kamer en verdere actoren behorende tot de Staten-Generaal.
Ten aanzien van een belangrijk deel van de taak van de Nationale- en Kinderombudsman,
het uitbrengen van een jaarverslag en jaarbrieven en het anderszins informeren van
de Staten-Generaal, is met name de Tweede Kamer een belangrijke actor, hier vooral
als controlerende instantie in relatie tot het bij een onderzoek van de Nationale-
en Kinderombudsman betrokken bestuursorgaan (i.c. een minister of staatssecretaris).
Op grond van art.16 Wet Nationale ombudsman (WNo) sturen de Nationale- en Kinderombudsman de jaarverslagen niet alleen naar beide
Kamers der Staten-Generaal, maar ook naar andere vertegenwoordigende lichamen (bijv.
Gemeenteraad, Provinciale Staten) en besturen van gemeenschappelijke regelingen. Een
uitdrukkelijk verschil tussen Nationale en Kinderombudsman is dat de laatste daarnaast
zelf kan bepalen aan welke bestuursorganen en privaatrechtelijke organisaties hij
het jaarverslag toestuurt.
4.3. Ontwikkeling
Het beleidsterrein Nationale ombudsman
In 1964 wordt het ’ombudsmanvraagstuk’ een afzonderlijke kwestie op de politieke agenda.
Daarmee ontstaat (terugkijkend) het beleidsterrein. De hoofdlijn van het beleid in
de periode tot eind 1981 is het tot stand brengen van een nationale instantie voor
het onderzoeken van overheidsgedragingen jegens burgers (’bestuurden’).
Mijlpalen in de ontwikkeling zijn geweest:
-
• 1969: het door de Minister van Binnenlandse Zaken uitbrengen van een beleidsnota over
de wenselijkheid van het instellen van een Nationale ombudsman;
-
• 1976: het presenteren van het ontwerp van een wettelijke regeling (aanvankelijk Wet
commissaris van onderzoek geheten);
-
• 1979/80: de parlementaire behandeling en amendering van de voorgestelde wet;
-
• 1982: de voorbereiding en uitvoering van de praktische invoering van de voorgestelde
wet, die per 1 januari 1982 haar beslag heeft gekregen; die datum is ook de startdatum
van het instituut van de Nationale ombudsman (tevens de ingangsdatum van zijn werkzaamheden
na de benoeming van de eerste ombudsman in oktober 1981).
Het wordingsproces van de Nationale ombudsman is in feite een enkel langlopend dossier
geweest. Een proces dat gestart is met een beleidsmatige agendavorming en dat heeft
geleid tot uiteenlopende maar direct op elkaar aansluitende producten als een wet,
een (eerste) benoeming en een eigen organisatie (het Bureau Nationale ombudsman).
In 1982 staat de ontwikkeling van het instituut centraal. De WNo had de Nationale ombudsman bewust in een ’groeimodel’ gegoten. De kwestie van de
uitbreiding van de bevoegdheid van de Nationale ombudsman tot andere overheden dan
ministers en lokale korpsbeheerders is dan ook sinds 1982 bij uitstek een hoofdlijn
van het beleid.
De ontwikkeling ter zake, gecoördineerd door de Minister van Binnenlandse Zaken, heeft
er inmiddels toe geleid dat behalve de gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen
vrijwel alle bestuursorganen (in de zin van de Awb) binnen de competentie van de Nationale ombudsman vallen.
Een andere hoofdlijn op het beleidsterrein is het scheppen van optimale voorwaarden
en kaders voor het goed functioneren van het instituut.
Die zorg betrof in de beginjaren vooral een voorspoedige ontwikkeling van de effectiviteit
van de nog prille instelling. De toenemende praktijkervaring leidde al snel tot voorstellen
voor wetswijziging op bepaalde punten. Daarbij ging het om uiteenlopende zaken als
de invoering van het kenbaarheidsvereiste als element van de procesgang en de regeling
van de waarneming en vervanging van de ambtsdrager. Gerelateerd aan deze hoofdlijn
is, wat de ambtsdragers aangaat, de uitvoering van een zorgvuldige benoemingsprocedure.
De Nationale ombudsman wordt – uniek in ons staatsbestel – benoemd door de Tweede
Kamer, uit een voordracht opgesteld door een bijzondere benoemingsadviescommissie.
Veranderingen na 1999
Met ingang van 25 maart 1999 staat het instituut van de Nationale ombudsman in de
Grondwet. Er is een nieuw artikel ingevoegd, dat de hoofdtaak van de Nationale ombudsman en
de hoofdlijn van diens benoemingsprocedure omschrijft. De grondwetswijziging markeert
de volwassenheid van het klachtenrecht van de burgers tegen de overheid, en de verankering
van het instituut van de Nationale ombudsman in het Nederlandse staatsbestel.
Begin 2005 werd de Wet extern klachtrecht van kracht (Stb.116). Daarmee is wettelijk geregeld dat alle bestuursorganen van
een decentrale overheid ingaande 1 januari 2006 van rechtswege binnen de bevoegdheid
van de Nationale ombudsman vallen, tenzij het vertegenwoordigd orgaan heeft besloten
tot het instellen van (of aansluiting bij) een andere ombudsvoorziening. Er is nu
een landelijk dekkend stelsel van onafhankelijke klachtinstanties (de Nationale ombudsman
en alle lokale en regionale ombudsmannen en ombudscommissies in de publieke sector)
voor de bestuursorganen en van alle gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke
regelingen.
De Nationale ombudsman is toegankelijker geworden voor de burger door de introductie
van een eigen website in december 2010, waar mensen hun klacht digitaal kunnen indienen
en er is digitaal informatie beschikbaar gesteld over de Nationale ombudsman.
Sinds 1 april 2011 heeft Nederland een Kinderombudsman. De Kinderombudsman is een
landelijk functionerend instituut dat naleving van de rechten van kinderen en jongeren
onafhankelijk aan de orde stelt. De Kinderombudsman is ondergebracht bij het Bureau
Nationale ombudsman. Formeel is hij een substituut-ombudsman van de Nationale ombudsman,
met een eigen werkgebied en een eigen verantwoording naar de Eerste en Tweede Kamer.
Met het instellen van de Kinderombudsman is Nederland het Kinderrechtencomité tegemoet gekomen. Het comité adviseerde om een landelijk systeem in te stellen voor
het verzamelen en analyseren van gegevens op alle terreinen waarop het Verdrag inzake
de Rechten van het Kind (IVRK) betrekking heeft als basis voor het meten van de voortgang
bij de realisatie van de rechten van kinderen en het uitwerken van beleid voor implementatie
van het Verdrag.
In december 2011 heeft de Eerste Kamer ingestemd met de veteranenwet (Stb. 2012, 133). Dat betekent dat de Ombudsman voor veteranen wordt ondergebracht
bij de Nationale ombudsman.
Afgezien van de vraag of de Nationale ombudsman daarmee zijn ’natuurlijke grenzen’
heeft bereikt, zal de werkingssfeer van het instituut (dan wel de afbakening van zijn
bevoegdheid ten opzichte van andere instanties) ook in de toekomst een aanhoudende
aandacht van wetgever en regering met zich meebrengen.
Vanaf 10 oktober 2012 is de Nationale ombudsman ook bevoegd om klachten over de lokale
besturen op de eilanden Bonaire, Sint Eustatius en Saba te behandelen.
4.4. Het taakveld van de Nationale ombudsman
De hoofdtaak van de Nationale ombudsman is om onpartijdig onderzoek te verrichten
naar de gegrondheid van bij hem ingediende klachten van ’een ieder’ over overheidsgedragingen.
Er zijn diverse methoden van behandeling (interventies, ombudsbemiddeling, etc.).
De rapporten die de Nationale ombudsman uitbrengt zijn openbaar, zo nodig voorzien
van aanbevelingen.
Daarnaast is de Nationale ombudsman bevoegd om op eigen initiatief onderzoek te verrichten
naar de behoorlijkheid van overheidsoptreden in een bepaalde aangelegenheid.
Wat betreft het klachtenonderzoek moet worden benadrukt dat een ieder directe toegang
tot de Nationale ombudsman heeft en dat deze, mits hij in de zaak bevoegd en de verzoeker
in zijn verzoekschrift ontvankelijk is, ook verplicht is tot onderzoek van een ter
discussie gestelde gedraging.
De uitvoering van bovengenoemde taken vormt het primaire proces van het Bureau Nationale
ombudsman. Dat primaire proces bestaat formeel uit drie onderdelen: de ingang van
het onderzoek, het onderzoek zelf en de beoordeling. De beide laatste onderdelen zijn
feitelijk sterk verweven tot een enkel werkproces. In dat kader wordt ook de rol van
het bij een onderzoek betrokken bestuursorgaan belicht. Aan het ambt van Nationale
ombudsman zijn diverse functies te onderscheiden. Ten opzichte van de burger is de
functie van het instituut als aanvullende voorziening voor de administratieve rechtsbescherming
evident.
Het verrichten van onderzoek uit eigen beweging, het doen van aanbevelingen aan bestuursorganen
en het rapporteren naar het parlement verwijzen (onder meer) naar een preventieve,
dan wel controlerende functie ten opzichte van de overheid in verband met haar uitvoeringspraktijk.
Afgeleide functies zijn een informatieve functie ten opzichte van de burger, die onder
meer gestalte krijgt in het doorverwijzen van klagende burgers, en een normatieve
functie ten aanzien van het bestuur, waarbij het gaat om het stellen en doen accepteren
van normen voor ’behoorlijk’ gedrag in de contacten van overheidsorganisaties met
burgers.
In de WNo is de bevoegdheid van de No over bestuursorganen beschreven. In titel 9.2. Algemene wet bestuursrecht staan bepalingen over de uitvoering van de onderzoekstaak. In welke mate en op welke
wijze de afgeleide functies worden ontwikkeld, hangt af van de taakopvatting van de
Nationale ombudsman. Evenzo bepaalt het instituut zijn eigen onderzoeksbeleid, beslist
de ombudsman welke toepassing hij geeft aan zijn wettelijke bevoegdheden (bijvoorbeeld
tot het doen van onderzoek op eigen initiatief) en hoe hij zijn procesgang inricht.
Naar buiten toe geeft de Nationale ombudsman vorm aan zijn primaire proces door middel
van procedurele werkafspraken met de bestuursorganen binnen zijn competentie en met
een veelheid aan andere klachtbehandelingsinstanties, zoals de Commissies voor de
Verzoekschriften uit de Tweede en Eerste Kamer.
Aan deze en andere activiteiten van de Nationale ombudsman die de uitvoering van zijn
hoofdtaak conditioneren, wordt in hoofdstuk 3 van het RIO aandacht besteed. Daarbij
komen ook de organisatorisch en procedureel gerichte activiteiten van de kant van
het bestuursorgaan aan bod. In hoofdstuk 6 van ’Behoorlijk behandeld’ wordt een veelheid
aan activiteiten beschreven die in het kader van de daar genoemde secundaire taakvervulling
worden verricht. Zo is een belangrijke wettelijke taak van de Nationale ombudsman
het jaarlijks uitbrengen van een openbaar verslag van zijn werkzaamheden.
Openbaarheid en bekendheid zijn in het algemeen belangrijke voorwaarden voor een goed
functioneren van de Nationale ombudsman. Deze legt dan ook betrekkelijk veel nadruk
op een actief informatie- en voorlichtingsbeleid, zowel ten opzichte van het algemene
publiek als ten opzichte van bepaalde doelgroepen, waaronder (categorieën) ambtenaren.
Daarbij gaat het enerzijds om de bekendmaking van de Nationale ombudsman als voorziening
(functie, bevoegdheden, werkwijze), anderzijds om het openbaar maken van wat het primaire
proces aan effecten en inzichten heeft opgeleverd. Ook hierbij komen weer de verschillende
aspecten van het ambt van de Nationale ombudsman om de hoek kijken: zo is met name
de voorlichting aan ambtenaren sterk gericht op preventie van klachten en het uitdragen
van gedragsnormen en opinies.
4.5. Het taakveld van de Kinderombudsman
De Kinderombudsman heeft tot taak te bevorderen dat de rechten van jeugdigen worden
geëerbiedigd door bestuursorganen en door privaatrechtelijke organisaties.
Hij doet dit in elk geval door:
-
• Voorlichting en informatie te geven over de rechten van jeugdigen;
-
• Gevraagd en ongevraagd advies te geven aan de regering en de beide Kamers der Staten-Generaal
over wetgeving en beleid dat de rechten van jeugdigen raakt;
-
• Het instellen van onderzoek naar eerbiediging van de rechten van jeugdigen naar aanleiding
van klachten of uit eigen beweging;
-
• Het toezicht houden op de wijze waarop klachten van jeugdigen of hun wettelijke vertegenwoordigers
door de daartoe bevoegde instanties, niet zijnde de ombudsman, worden behandeld.
Bij de uitvoering van zijn taken houdt de Kinderombudsman zo veel mogelijk rekening
met de mening van jeugdigen zelf overeenkomstig artikel 12 van het kinderverdrag,
met de belangen van jeugdigen en met hun belevingswereld.
Om inzicht te verkrijgen in welke mate de kinderrechten worden nageleefd is er met
betrokkenheid van de Universiteit van Leiden en het Sociaal en Cultureel Planbureau
(SCP) een Kinderrechtenmonitor ontwikkeld en opgesteld.
De Kinderrechtenmonitor heeft een signaalfunctie. Naast het controleren of de kinderrechten
voldoende worden nageleefd, is het ook de bedoeling om te benoemen met welke kinderrechten
in Nederland het goed is gesteld. De Kinderrechtenmonitor is een document waarin talrijke
Nederlandse onderzoeken op een rij worden gezet waarin de naleving van kinderrechten
direct dan wel indirect aan de orde komt.
Net zoals de Nationale ombudsman is de Kinderombudsman verplicht om een jaarlijks
verslag van zijn werkzaamheden (WNo) te verzenden aan de beiden Kamers der Staten-Generaal, de ministers, alsmede aan
de andere bestuursorganen en privaatrechtelijke organisaties waarvoor hij dat wenselijk
acht.
4.6. Andere actoren
Deze selectielijst behandelt alleen de actor Nationale- en Kinderombudsman. Op het
terrein van de Nationale ombudsman is echter een groot aantal andere actoren actief.
Een uitgebreid overzicht daarvan, voorzien van de nodige toelichting, is te vinden
in hoofdstuk 1.3 van het RIO.
De belangrijkste actoren zijn:
-
• de Tweede Kamer en verdere actoren behorende bij de Staten-Generaal;
-
• de Minister van Binnenlandse Zaken;
-
• een Bestuursorgaan als bedoeld in art. 1, sinds 1993 art. 1a van de WNo;
-
• een ieder, als bedoeld in art, 9:18 van het Awb;
-
• overige ministers;
-
• de Commissie van aanbevelingen Nationale ombudsman (CANO).
Het archiefbeheer van de Nationale ombudsman en de Kinderombudsman valt archiefwettelijk
onder de zorg van de Nationale ombudsman.
5. Selectiecriteria
Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in de selectielijst gewaardeerd
aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen
vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG.
Algemene selectiecriteria zijn van toepassing op alle handelingen van de actoren,
ongeacht op welk beleidsterrein van de overheid deze handelingen worden verricht.
De algemene criteria worden hieronder vermeld. In hoofdstuk 6 worden de handelingen
van de Nationale- en Kinderombudsman opgesomd. Na de selectiewaardering is aangegeven
op welk criterium deze waardering is gebaseerd. Tevens is vermeld in welke periode
de betreffende handeling is verricht, het product van de handeling en welk handelingnummer
het krijgt.
|
Algemene Selectiecriteria
|
|
Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren)
|
|
Algemeen selectiecriterium
|
Toelichting
|
|
1. Handelingen die betrekking hebben op de voorbereiding en de bepaling van beleid op
hoofdlijnen.
|
Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten
|
|
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen
|
Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of
de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij
terugkoppeling van beleid
|
|
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan
andere actoren
|
Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie
|
|
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid
op hoofdlijnen
|
Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan
|
|
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen
plaatsvindt
|
Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken
|
|
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn
gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere
tijdsomstandigheden en incidenten
|
Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving
|
De vernietigingstermijnen in deze selectielijst zijn gebaseerd op de al bestaande
selectielijst van het handelen op het beleidsterrein Nationale ombudsman (1980) 1982–1997.
De Nationale ombudsman heeft de handelingen getoetst op de juistheid van de toegewezen
termijnen.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende
personen en /of gebeurtenissen van bijzondere cultureel of maatschappelijk belang,
van vernietiging worden uitgezonderd.
7. Totstandkoming en vaststelling van de lijst
De ‘Selectielijst voor de neerslag van het handelen (primaire taken en institutionele
aangelegenheden) van de actoren Nationale en Kinderombudsman (Nationale ombudsman
vanaf 1998 en Kinderombudsman vanaf 2011) is per brief van 11 oktober 2013, kenmerk 20121064U door de Nationale ombudsman aan
de algemene rijksarchivaris aangeboden. De selectielijst is vastgesteld onder de zogenaamde
overgangsregeling. Die overgangsregeling houdt in dat niet wordt getoetst of de categorieën
archiefbescheiden waaruit de selectielijst bestaat in overeenstemming zijn met de
ordeningsstructuur die de zorgdragers – Nationale ombudsman en Kinderombudsman – op
de informatie toepassen of hebben toegepast.
Het voorgeschreven (driehoeks)overleg over de lijst werd gevoerd in de periode juli
2013 – februari 2014.
De selectielijst en het (voorlopige) verslag van het driehoeksoverleg d.d. 17 april
2014 zijn op diezelfde dag toegestuurd aan de heer drs. P.R. te Slaa, historicus en
publicist te Amsterdam, met het verzoek om als extern deskundige als bedoeld in art. 3, eerste lid, onder d, van het Archiefbesluit 1995 daarover van advies te dienen. De heer Te Slaa zond zijn advies op de 20ste april daaraanvolgend naar het Nationaal Archief. Op diezelfde dag werd het advies
doorgestuurd naar de Nationale ombudsman en de Kinderombudsman met een verzoek om
een reactie. Die reactie kwam bij het Nationaal Archief binnen op 18 juli 2014.
De externe deskundige had een aantal opmerkingen bij de lijst die geleid hebben tot
verschillende kleinere wijzigingen en aanpassingen in zowel de lijst als de toelichting
daarop. Een meer fundamentele wijziging betrof het toevoegen van een aantal handelingen
van de Kinderombudsman (pas in een later stadium is deze als een afzonderlijke actor
aangemerkt).
Vanaf 1 september 2014 lagen de selectielijst en het verslag van het gevoerde (driehoeks)overleg
gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van de studiezaal
en op de website van het Nationaal Archief (hiernaar werd verwezen vanuit de website
van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap), hetgeen was aangekondigd
in de Staatscourant. Van (historische) organisaties of individuele burgers is geen
commentaar op de selectielijst ontvangen.
De selectielijst is vastgesteld bij Koninklijk Besluit van 12 januari 2015, nr. 201500000.
