Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen Nationale- en Kinderombudsman

Geldend van 07-02-2015 t/m heden

Besluit van 12 januari 2015, nr. 2015000006, houdende vaststelling van een selectielijst voor de neerslag van het handelen (primaire taken en institutionele aangelegenheden) van de actoren Nationale- en Kinderombudsman (Nationale ombudsman vanaf 1998; Kinderombudsman vanaf 2011)

Wij Willem-Alexander, bij de gratie Gods, Koning der Nederlanden, Prins van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 12 december 2014, kenmerk NA/14/14680, agentschap Nationaal Archief;

Gelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Wassenaar, 12 januari 2015

De

Minister

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

J. Bussemaker

Selectielijst voor de neerslag van het handelen (primaire taken en institutionele aangelegenheden) van de actoren Nationale- en Kinderombudsman (Nationale ombudsman vanaf 1998, Kinderombuds-man vanaf 2011

Een instrument voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van de Nationale- en Kinderombudsman

Doc-Direkt

Edward Nieuwkerk

Vastgesteld bij Koninklijk Besluit van 12 januari 2015, nr. 2015000006.

Lijst met gebruikte afkortingen

  • Awb: Algemene wet bestuursrecht
  • BNo: Bureau Nationale ombudsman

  • BSD: Basisselectiedocument

  • KB: Koninklijk Besluit

  • Kom: Kinderombudsman

  • ISO: Internationale Organisatie voor Standaardisatie

  • NA: Nationaal Archief

  • NEN: Nederlands Normalisatie Instituut

  • No: Nationale ombudsman

  • NORA: Nederlandse Overheid Referentie Architectuur

  • OCW: minister(ie) van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

  • PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

  • PWAA: Project Wegwerken Archiefachterstand

  • RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

  • So: Substituut ombudsman

  • Stb.: Staatsblad

  • Stcrt.: Staatscourant

  • WNo: Wet Nationale ombudsman

1. Inleiding

De voorliggende selectielijst is een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) en bestaat voor het grootste deel uit een lijst van handelingen of ‘werkprocessen’. Onder een handeling wordt verstaan een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.

Deze selectielijst is organisatie specifiek en geldt voor zowel de Nationale ombudsman (No) als de Kinderombudsman (Kom). De Kinderombudsman is een substituut-ombudsman met een eigen takenpakket, zie hoofdstuk 4.5. Door het onderbrengen van de Kinderombudsman bij de Nationale ombudsman kan de Kinderombudsman bij de interne afhandeling van zaken gebruikmaken van de reeds bestaande expertise bij het bureau van de Nationale ombudsman.

De handelingen voor de Kinderombudsman zijn apart opgenomen in hoofdstuk 6. De Kinderombudsman voert zelf geen ondersteunende taken uit.

De lijst sluit aan op het Basisselectiedocument (BSD) Nationale ombudsman dat op 12 november 1999 op voordracht van de minister van OCW bij KB werd vastgesteld.1 Dit BSD blijft gelden voor de archiefbescheiden opgemaakt in de periode (1980) 1982–1997.

Voor de archiefbescheiden gevormd vanaf 1 januari 1998 geldt deze nieuwe selectielijst.

Het archief van (het bureau van) de Nationale ombudsman bestaat uit een omvangrijk onderzoeksarchief en vormt de administratieve neerslag van het primaire proces van het Bureau Nationale ombudsman (BNo).

Met de in deze lijst opgenomen handelingen kan in beginsel het gehele onderzoeksarchief worden geselecteerd, alsook een belangrijk deel van de bestandsdelen die betrekking hebben op de institutionele aangelegenheden.

De administratieve neerslag van de ‘als ondersteunend te beschouwen’ taken (personeel, financiën, huisvesting, kantoorinrichting, automatisering, documentaire informatievoorziening, overige facilitaire voorzieningen en culturele aangelegenheden voor wat betreft het archiefbeheer) kunnen niet aan de hand van deze selectielijst worden bewerkt. Deze handelingen komen aan bod in een aantal ‘horizontale’ selectielijsten die in beginsel van toepassing zijn op alle organen van de rijksoverheid.

Voor de Nationale ombudsman zijn de volgende ‘horizontale’ selectielijsten vastgesteld:

  • Selectielijst voor de handelingen van de Nationale Ombudsman op het beleidsterrein Beheer van de Rijksbegroting over de periode 1945–2000, Stcrt. 19 april 2006, nr. 76

  • Selectielijst voor de Nationale Ombudsman op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier, Stcrt. 20 november 2007, nr. 225

Voor de Nationale ombudsman geldt verder:

  • Selectielijst voor de handelingen van de Nationale Ombudsman op het beleidsterrein Cultuurbeheer over de periode 1945–2000, Stcrt. 18 april 2006, nr.75

Ook hier gaat het om ondersteunende processen.

De Nationale ombudsman is onafhankelijk en onpartijdig. Hij doet zijn werk samen met zo’n 170 medewerkers en drie substituut ombudsmannen. De Nationale ombudsman helpt niet alleen burgers die een probleem hebben met de overheid maar legt overheidsorganisaties ook uit hoe ze moeten handelen. Bij problemen of klachten start de Nationale ombudsman een onderzoek. Alle betrokkenen zijn verplicht om aan een onderzoek mee te werken.

2. Totstandkoming van de selectielijst

Deze nieuwe selectielijst is gemaakt op verzoek van de Nationale ombudsman en heeft – als gezegd – alleen betrekking op de actoren Nationale- en Kinderombudsman en de neerslag van hun handelen.

In 1997 is er bij de Nationale ombudsman een institutioneel onderzoek uitgevoerd dat heeft geleid tot het rapport institutioneel onderzoek (RIO) Behoorlijk Behandeld, een institutioneel onderzoek naar de actoren en handelingen op het terrein van de Nationale Ombudsman in de periode(1964) 1982–1997. Op basis van dit RIO is later het Basisselectiedocument (BSD) Nationale Ombudsman 1982–1997 vastgesteld.

Na verloop van tijd bleek dat dit BSD niet helemaal meer voldeed vanwege aanpassingen in het takenpakket van de Nationale ombudsman. Zo maakt de Kinderombudsman per 1 april 2011 deel uit van het instituut Nationale ombudsman.

Sinds oktober 2012 is de Nationale ombudsman ook bevoegd om klachten over de lokale besturen op de eilanden Bonaire, Sint Eustatius en Saba te behandelen. [N.B. Zie voor verdere veranderingen in het takenpakket van de Nationale ombudsman ook hoofdstuk 3.3 ‘Ontwikkeling’, alinea ‘Veranderingen na 1999’.]

De reden om een nieuwe selectielijst te maken is dat sommige omschrijvingen in de selectielijst te specifiek waren en dat de handelingen voor de actor Kinderombudsman nog beschreven moesten worden.

De onderhavige selectielijst, verder te noemen ‘Selectielijst Nationale- en Kinderombudsman 1998-....’, is tot stand gekomen door het toetsen van het BSD uit 1999 aan de huidige werkwijze van de Nationale ombudsman. Onderzocht is of het mogelijk is om daarin opgenomen handelingen te clusteren door een meer generieke omschrijving te gebruiken, bijvoorbeeld bij de handelingen met betrekking tot het instellen van een onderzoek door de Nationale ombudsman. Aan de hand van het takenpakket van de Kinderombudsman is beoordeeld of er specifieke handelingen voor de Kinderombudsman in de selectielijst dienen te worden opgenomen.

Het rapport institutioneel onderzoek (RIO) ‘Behoorlijk Behandeld’ uit 1997, jaarverslagen van zowel de Nationale – als de Kinderombudsman, recente interviews2 met medewerkers van de Nationale ombudsman en een onderzoek in de dossiers uit het centrale archief hebben als grondslag voor deze nieuwe selectielijst gediend.

Deze selectielijst van de Nationale ombudsman wordt bij Koninklijk Besluit op voordracht van de minister van OCW vastgesteld.

3. Selectiedoelstelling

Het doel van selectie is onderscheid te maken tussen te bewaren (dat wil zeggen naar het Nationaal Archief over te brengen) en (op termijn) te vernietigen archiefbescheiden. In een brief d.d.17 december 2010 met kenmerk (NA) 2010/S&B/6.639 van de Staatssecretaris van OCW aan de Tweede Kamer wordt de formele selectiedoelstelling als volgt geformuleerd:

Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen die archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:

  • a. representatief zijn voor hetgeen in de samenleving is vastgelegd;

  • b. representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving;

  • c. door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen.

Deze selectiedoelstelling wordt voor de Nationale ombudsman geoperationaliseerd in een zestal selectiecriteria (zie daarvoor hoofdstuk 5).

Met archiefbescheiden worden in deze selectielijst zowel papieren- als digitale documenten bedoeld.

Bij de Nationale ombudsman is in 2012 en 2013 veel aandacht en tijd besteed aan de voorbereiding van de digitalisering van de werkprocessen met als resultaat dat de organisatie in 2013 alle klachten op basis van digitale dossiers zal gaan behandelen. Het toekennen van bewaartermijnen aan deze dossiers vindt achteraf plaats. Bij de aanmaak van een nieuw dossier is niet duidelijk hoe een zaak zal verlopen wat van invloed is op de toe te kennen bewaartermijn. Het uiteindelijke streven is om de dossiers zo in te delen dat de toekenning van een vernietigingtermijn zoveel mogelijk vooraf op documentniveau kan plaatsvinden.

De Nationale ombudsman archiveert zijn archiefbescheiden in een document management systeem (DMS). Het systeem voldoet aan de NEN-ISO normen op het gebied van informatiemanagement, metadata en beveiliging. Deze normen zijn:

  • Nen-ISO 15489

  • Nen 2082

  • Nora

4. De Nationale ombudsman

4.1. Definitie

De Nationale ombudsman is een door de Grondwet ingesteld en verder bij wet uitgewerkt ambt, dat een band met het parlement onderhoudt, in onafhankelijkheid en met onpartijdigheid rechtstreeks bij het ambt ingediende klachten van burgers over overheidsoptreden behandelt, de bevoegdheid heeft naar de gegrondheid van deze klachten onderzoek te doen, daarover in openbare rapportage te oordelen en zo nodig aanbevelingen te doen en daarnaast over de bevoegdheid beschikt op eigen initiatief onderzoek naar overheidsoptreden te verrichten.3

4.2. Afbakening

Deze selectielijst is organisatie specifiek en beschrijft naast de primaire- ook enkele institutionele processen voor de actoren Nationale- en Kinderombudsman op het beleidsterrein van de Nationale ombudsman.

Aspecten van de Nationale ombudsman als instituut zijn de ontwikkeling van wet- en regelgeving met betrekking tot het ambt en zijn taak4, benoeming en ontslag van de ambtsdragers, alsmede het beheer van de instelling als Hoog College van Staat.

De belangrijkste actoren die van invloed zijn op de ontwikkelingen van het institutionele kader (instituut Nationale ombudsman) zijn: de Minister van Binnenlandse Zaken, het parlement en (sinds de benoeming van de eerste ambtsdrager in oktober 1981) de Nationale ombudsman zelf.

Naast de beschrijving van het primaire proces Nationale ombudsman staat het taakveld van de Nationale ombudsman. Het taakveld betreft het handelen van de Nationale ombudsman ter vervulling van zijn taak alsmede het handelen van de daarbij betrokken actoren voor zover dat op die taakvervulling betrekking heeft.

Op het taakveld speelt een viertal (categorieën) actoren een belangrijke rol:

  • het instituut zelf;

  • het bestuursorgaan waaraan de Nationale ombudsman een overheidsgedraging toerekent;

  • de verzoeker, degene die een gedraging ter discussie stelt;

  • de Tweede Kamer en verdere actoren behorende tot de Staten-Generaal.

Ten aanzien van een belangrijk deel van de taak van de Nationale- en Kinderombudsman, het uitbrengen van een jaarverslag en jaarbrieven en het anderszins informeren van de Staten-Generaal, is met name de Tweede Kamer een belangrijke actor, hier vooral als controlerende instantie in relatie tot het bij een onderzoek van de Nationale- en Kinderombudsman betrokken bestuursorgaan (i.c. een minister of staatssecretaris).

Op grond van art.16 Wet Nationale ombudsman (WNo) sturen de Nationale- en Kinderombudsman de jaarverslagen niet alleen naar beide Kamers der Staten-Generaal, maar ook naar andere vertegenwoordigende lichamen (bijv. Gemeenteraad, Provinciale Staten) en besturen van gemeenschappelijke regelingen. Een uitdrukkelijk verschil tussen Nationale en Kinderombudsman is dat de laatste daarnaast zelf kan bepalen aan welke bestuursorganen en privaatrechtelijke organisaties hij het jaarverslag toestuurt.

4.3. Ontwikkeling

Het beleidsterrein Nationale ombudsman

In 1964 wordt het ’ombudsmanvraagstuk’ een afzonderlijke kwestie op de politieke agenda. Daarmee ontstaat (terugkijkend) het beleidsterrein. De hoofdlijn van het beleid in de periode tot eind 1981 is het tot stand brengen van een nationale instantie voor het onderzoeken van overheidsgedragingen jegens burgers (’bestuurden’).

Mijlpalen in de ontwikkeling zijn geweest:

  • 1969: het door de Minister van Binnenlandse Zaken uitbrengen van een beleidsnota over de wenselijkheid van het instellen van een Nationale ombudsman;

  • 1976: het presenteren van het ontwerp van een wettelijke regeling (aanvankelijk Wet commissaris van onderzoek geheten);

  • 1979/80: de parlementaire behandeling en amendering van de voorgestelde wet;

  • 1982: de voorbereiding en uitvoering van de praktische invoering van de voorgestelde wet, die per 1 januari 1982 haar beslag heeft gekregen; die datum is ook de startdatum van het instituut van de Nationale ombudsman (tevens de ingangsdatum van zijn werkzaamheden na de benoeming van de eerste ombudsman in oktober 1981).

Het wordingsproces van de Nationale ombudsman is in feite een enkel langlopend dossier geweest. Een proces dat gestart is met een beleidsmatige agendavorming en dat heeft geleid tot uiteenlopende maar direct op elkaar aansluitende producten als een wet, een (eerste) benoeming en een eigen organisatie (het Bureau Nationale ombudsman).

In 1982 staat de ontwikkeling van het instituut centraal. De WNo had de Nationale ombudsman bewust in een ’groeimodel’ gegoten. De kwestie van de uitbreiding van de bevoegdheid van de Nationale ombudsman tot andere overheden dan ministers en lokale korpsbeheerders is dan ook sinds 1982 bij uitstek een hoofdlijn van het beleid.

De ontwikkeling ter zake, gecoördineerd door de Minister van Binnenlandse Zaken, heeft er inmiddels toe geleid dat behalve de gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen vrijwel alle bestuursorganen (in de zin van de Awb) binnen de competentie van de Nationale ombudsman vallen.

Een andere hoofdlijn op het beleidsterrein is het scheppen van optimale voorwaarden en kaders voor het goed functioneren van het instituut.

Die zorg betrof in de beginjaren vooral een voorspoedige ontwikkeling van de effectiviteit van de nog prille instelling. De toenemende praktijkervaring leidde al snel tot voorstellen voor wetswijziging op bepaalde punten. Daarbij ging het om uiteenlopende zaken als de invoering van het kenbaarheidsvereiste als element van de procesgang en de regeling van de waarneming en vervanging van de ambtsdrager. Gerelateerd aan deze hoofdlijn is, wat de ambtsdragers aangaat, de uitvoering van een zorgvuldige benoemingsprocedure. De Nationale ombudsman wordt – uniek in ons staatsbestel – benoemd door de Tweede Kamer, uit een voordracht opgesteld door een bijzondere benoemingsadviescommissie.

Veranderingen na 1999

Met ingang van 25 maart 1999 staat het instituut van de Nationale ombudsman in de Grondwet. Er is een nieuw artikel ingevoegd, dat de hoofdtaak van de Nationale ombudsman en de hoofdlijn van diens benoemingsprocedure omschrijft. De grondwetswijziging markeert de volwassenheid van het klachtenrecht van de burgers tegen de overheid, en de verankering van het instituut van de Nationale ombudsman in het Nederlandse staatsbestel.

Begin 2005 werd de Wet extern klachtrecht van kracht (Stb.116). Daarmee is wettelijk geregeld dat alle bestuursorganen van een decentrale overheid ingaande 1 januari 2006 van rechtswege binnen de bevoegdheid van de Nationale ombudsman vallen, tenzij het vertegenwoordigd orgaan heeft besloten tot het instellen van (of aansluiting bij) een andere ombudsvoorziening. Er is nu een landelijk dekkend stelsel van onafhankelijke klachtinstanties (de Nationale ombudsman en alle lokale en regionale ombudsmannen en ombudscommissies in de publieke sector) voor de bestuursorganen en van alle gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen.

De Nationale ombudsman is toegankelijker geworden voor de burger door de introductie van een eigen website in december 2010, waar mensen hun klacht digitaal kunnen indienen en er is digitaal informatie beschikbaar gesteld over de Nationale ombudsman.

Sinds 1 april 2011 heeft Nederland een Kinderombudsman. De Kinderombudsman is een landelijk functionerend instituut dat naleving van de rechten van kinderen en jongeren onafhankelijk aan de orde stelt. De Kinderombudsman is ondergebracht bij het Bureau Nationale ombudsman. Formeel is hij een substituut-ombudsman van de Nationale ombudsman, met een eigen werkgebied en een eigen verantwoording naar de Eerste en Tweede Kamer.

Met het instellen van de Kinderombudsman is Nederland het Kinderrechtencomité5 tegemoet gekomen. Het comité adviseerde om een landelijk systeem in te stellen voor het verzamelen en analyseren van gegevens op alle terreinen waarop het Verdrag inzake de Rechten van het Kind (IVRK) betrekking heeft als basis voor het meten van de voortgang bij de realisatie van de rechten van kinderen en het uitwerken van beleid voor implementatie van het Verdrag.

In december 2011 heeft de Eerste Kamer ingestemd met de veteranenwet (Stb. 2012, 133). Dat betekent dat de Ombudsman voor veteranen wordt ondergebracht bij de Nationale ombudsman.

Afgezien van de vraag of de Nationale ombudsman daarmee zijn ’natuurlijke grenzen’ heeft bereikt, zal de werkingssfeer van het instituut (dan wel de afbakening van zijn bevoegdheid ten opzichte van andere instanties) ook in de toekomst een aanhoudende aandacht van wetgever en regering met zich meebrengen.

Vanaf 10 oktober 2012 is de Nationale ombudsman ook bevoegd om klachten over de lokale besturen op de eilanden Bonaire, Sint Eustatius en Saba te behandelen.

4.4. Het taakveld van de Nationale ombudsman

De hoofdtaak van de Nationale ombudsman is om onpartijdig onderzoek te verrichten naar de gegrondheid van bij hem ingediende klachten van ’een ieder’ over overheidsgedragingen. Er zijn diverse methoden van behandeling (interventies, ombudsbemiddeling, etc.). De rapporten die de Nationale ombudsman uitbrengt zijn openbaar, zo nodig voorzien van aanbevelingen.

Daarnaast is de Nationale ombudsman bevoegd om op eigen initiatief onderzoek te verrichten naar de behoorlijkheid van overheidsoptreden in een bepaalde aangelegenheid.

Wat betreft het klachtenonderzoek moet worden benadrukt dat een ieder directe toegang tot de Nationale ombudsman heeft en dat deze, mits hij in de zaak bevoegd en de verzoeker in zijn verzoekschrift ontvankelijk is, ook verplicht is tot onderzoek van een ter discussie gestelde gedraging.

De uitvoering van bovengenoemde taken vormt het primaire proces van het Bureau Nationale ombudsman. Dat primaire proces bestaat formeel uit drie onderdelen: de ingang van het onderzoek, het onderzoek zelf en de beoordeling. De beide laatste onderdelen zijn feitelijk sterk verweven tot een enkel werkproces. In dat kader wordt ook de rol van het bij een onderzoek betrokken bestuursorgaan belicht. Aan het ambt van Nationale ombudsman zijn diverse functies te onderscheiden. Ten opzichte van de burger is de functie van het instituut als aanvullende voorziening voor de administratieve rechtsbescherming evident.

Het verrichten van onderzoek uit eigen beweging, het doen van aanbevelingen aan bestuursorganen en het rapporteren naar het parlement verwijzen (onder meer) naar een preventieve, dan wel controlerende functie ten opzichte van de overheid in verband met haar uitvoeringspraktijk. Afgeleide functies zijn een informatieve functie ten opzichte van de burger, die onder meer gestalte krijgt in het doorverwijzen van klagende burgers, en een normatieve functie ten aanzien van het bestuur, waarbij het gaat om het stellen en doen accepteren van normen voor ’behoorlijk’ gedrag in de contacten van overheidsorganisaties met burgers.

In de WNo is de bevoegdheid van de No over bestuursorganen beschreven. In titel 9.2. Algemene wet bestuursrecht staan bepalingen over de uitvoering van de onderzoekstaak. In welke mate en op welke wijze de afgeleide functies worden ontwikkeld, hangt af van de taakopvatting van de Nationale ombudsman. Evenzo bepaalt het instituut zijn eigen onderzoeksbeleid, beslist de ombudsman welke toepassing hij geeft aan zijn wettelijke bevoegdheden (bijvoorbeeld tot het doen van onderzoek op eigen initiatief) en hoe hij zijn procesgang inricht. Naar buiten toe geeft de Nationale ombudsman vorm aan zijn primaire proces door middel van procedurele werkafspraken met de bestuursorganen binnen zijn competentie en met een veelheid aan andere klachtbehandelingsinstanties, zoals de Commissies voor de Verzoekschriften uit de Tweede en Eerste Kamer.

Aan deze en andere activiteiten van de Nationale ombudsman die de uitvoering van zijn hoofdtaak conditioneren, wordt in hoofdstuk 3 van het RIO aandacht besteed. Daarbij komen ook de organisatorisch en procedureel gerichte activiteiten van de kant van het bestuursorgaan aan bod. In hoofdstuk 6 van ’Behoorlijk behandeld’ wordt een veelheid aan activiteiten beschreven die in het kader van de daar genoemde secundaire taakvervulling worden verricht. Zo is een belangrijke wettelijke taak van de Nationale ombudsman het jaarlijks uitbrengen van een openbaar verslag van zijn werkzaamheden.

Openbaarheid en bekendheid zijn in het algemeen belangrijke voorwaarden voor een goed functioneren van de Nationale ombudsman. Deze legt dan ook betrekkelijk veel nadruk op een actief informatie- en voorlichtingsbeleid, zowel ten opzichte van het algemene publiek als ten opzichte van bepaalde doelgroepen, waaronder (categorieën) ambtenaren. Daarbij gaat het enerzijds om de bekendmaking van de Nationale ombudsman als voorziening (functie, bevoegdheden, werkwijze), anderzijds om het openbaar maken van wat het primaire proces aan effecten en inzichten heeft opgeleverd. Ook hierbij komen weer de verschillende aspecten van het ambt van de Nationale ombudsman om de hoek kijken: zo is met name de voorlichting aan ambtenaren sterk gericht op preventie van klachten en het uitdragen van gedragsnormen en opinies.

4.5. Het taakveld van de Kinderombudsman

De Kinderombudsman heeft tot taak te bevorderen dat de rechten van jeugdigen worden geëerbiedigd door bestuursorganen en door privaatrechtelijke organisaties.

Hij doet dit in elk geval door:

  • Voorlichting en informatie te geven over de rechten van jeugdigen;

  • Gevraagd en ongevraagd advies te geven aan de regering en de beide Kamers der Staten-Generaal over wetgeving en beleid dat de rechten van jeugdigen raakt;

  • Het instellen van onderzoek naar eerbiediging van de rechten van jeugdigen naar aanleiding van klachten of uit eigen beweging;

  • Het toezicht houden op de wijze waarop klachten van jeugdigen of hun wettelijke vertegenwoordigers door de daartoe bevoegde instanties, niet zijnde de ombudsman, worden behandeld.

Bij de uitvoering van zijn taken houdt de Kinderombudsman zo veel mogelijk rekening met de mening van jeugdigen zelf overeenkomstig artikel 12 van het kinderverdrag, met de belangen van jeugdigen en met hun belevingswereld.

Om inzicht te verkrijgen in welke mate de kinderrechten worden nageleefd is er met betrokkenheid van de Universiteit van Leiden en het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) een Kinderrechtenmonitor ontwikkeld en opgesteld.

De Kinderrechtenmonitor heeft een signaalfunctie. Naast het controleren of de kinderrechten voldoende worden nageleefd, is het ook de bedoeling om te benoemen met welke kinderrechten in Nederland het goed is gesteld. De Kinderrechtenmonitor is een document waarin talrijke Nederlandse onderzoeken op een rij worden gezet waarin de naleving van kinderrechten direct dan wel indirect aan de orde komt.

Net zoals de Nationale ombudsman is de Kinderombudsman verplicht om een jaarlijks verslag van zijn werkzaamheden (WNo) te verzenden aan de beiden Kamers der Staten-Generaal, de ministers, alsmede aan de andere bestuursorganen en privaatrechtelijke organisaties waarvoor hij dat wenselijk acht.

4.6. Andere actoren

Deze selectielijst behandelt alleen de actor Nationale- en Kinderombudsman. Op het terrein van de Nationale ombudsman is echter een groot aantal andere actoren actief.

Een uitgebreid overzicht daarvan, voorzien van de nodige toelichting, is te vinden in hoofdstuk 1.3 van het RIO.

De belangrijkste actoren zijn:

  • de Tweede Kamer en verdere actoren behorende bij de Staten-Generaal;

  • de Minister van Binnenlandse Zaken;

  • een Bestuursorgaan als bedoeld in art. 1, sinds 1993 art. 1a van de WNo;

  • een ieder, als bedoeld in art, 9:18 van het Awb;

  • overige ministers;

  • de Commissie van aanbevelingen Nationale ombudsman (CANO).

Het archiefbeheer van de Nationale ombudsman en de Kinderombudsman valt archiefwettelijk onder de zorg van de Nationale ombudsman.

5. Selectiecriteria

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in de selectielijst gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG.

Algemene selectiecriteria zijn van toepassing op alle handelingen van de actoren, ongeacht op welk beleidsterrein van de overheid deze handelingen worden verricht. De algemene criteria worden hieronder vermeld. In hoofdstuk 6 worden de handelingen van de Nationale- en Kinderombudsman opgesomd. Na de selectiewaardering is aangegeven op welk criterium deze waardering is gebaseerd. Tevens is vermeld in welke periode de betreffende handeling is verricht, het product van de handeling en welk handelingnummer het krijgt.

Algemene Selectiecriteria

Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren)

Algemeen selectiecriterium

Toelichting

1. Handelingen die betrekking hebben op de voorbereiding en de bepaling van beleid op hoofdlijnen.

Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving

De vernietigingstermijnen in deze selectielijst zijn gebaseerd op de al bestaande selectielijst van het handelen op het beleidsterrein Nationale ombudsman (1980) 1982–1997. De Nationale ombudsman heeft de handelingen getoetst op de juistheid van de toegewezen termijnen.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en /of gebeurtenissen van bijzondere cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

6. Selectielijst

Organisatiespecifieke selectielijst voor de Nationale ombudsman en de Kinderombudsman.

6.1. Leeswijzer

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

  • Handeling: een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

  • Periode: dit geeft de jaren weer waarin de handeling werd verricht. - Grondslag: dit is de (wettelijke) basis op grond waarvan de actor de handeling verricht.

  • Bron: wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.

  • Product: dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

  • Opmerking: deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft of anderszins aanvullende informatie nuttig is.

  • Waardering: De afkorting 'B' staat voor 'bewaren', dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het Nationaal Archief van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast. De afkorting 'V' staat voor 'vernietigen (op termijn)', oftewel 'niet overbrengen'. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot de neerslag van de handeling, is afgesloten.

Handelingen met betrekking tot het instituut Nationale ombudsman

Ambtsbekleding en algemeen functioneren

Actor: Nationale ombudsman

1

 

Handeling

Het (opnieuw) treden in het ambt, alsmede het afleggen van de eed of verklaring en belofte

Periode

1998–

Grondslag

WNo

Opmerking

De ambtsdrager in kwestie kan ook een Substituut Ombudsman (So) zijn

Waardering

B (5)

   

2

 

Handeling

Het voorbereiden van (her)benoeming, verlenging, waarneming of (eventuele) beëindiging van het ambt Nationale (substituut) ombudsman

Periode

1998–

Grondslag

WNo

Waardering

B (5)

   

3

 

Handeling

Het door middel van overleg met de (vaste) Kamercommissie onder de aandacht brengen van een aangelegenheid of standpunt betreffende het functioneren van het instituut of de ambtsuitoefening

Periode

1998–

Bron

Archief BNo

Product

notulen, briefwisseling

Opmerking

sinds 1994 met de vaste Commissie voor Binnenlandse Zaken

Waardering

B (2)

   

4

 

Handeling

Het (bijdragen aan het) beantwoorden van Kamervragen en het anderszins op verzoek informeren van leden van, of commissies uit de Kamer der Staten-Generaal over een aangelegenheid met betrekking tot het (functioneren) van het instituut

Periode

1998–

Bron

Kamerstukken

Waardering

B (2)

   

5

 

Handeling

Het afdoen van een verzoek, aanbod of mededeling bestemd voor de ambtsdrager niet gerelateerd aan de functie van het ambt of de taakvervulling

Periode

1998–

Bron

Archief BNo

Opmerking

Betreft bijvoorbeeld adhesiebetuigingen en verzoeken om (ideële of morele) steun of participatie aan een maatschappelijke actie

Waardering

V 1 jaar

   

6

 

Handeling

Het al dan niet door de (substituut-) ombudsman aanvaarden en uitoefenen van een nevenfunctie

Periode

1998–

Bron

Jaarverslagen No

Opmerking

Bekleding van het ambt voor de functie (substituut-) ombudsman is niet een noodzakelijke voorwaarde

Waardering

B (5)

   

7

 

Handeling

Het adviseren aan de Minister van Binnenlandse Zaken over een voorgenomen wijziging van de WNo alsook ten aanzien van de ontwikkelingen van het instituut

Periode

1998–

Bron

Archief BNo

Waardering

B (3)

   

8

 

Handeling

Het becommentariëren van voorgenomen wet- en regelgeving met betrekking tot de Nationale ombudsman

Periode

1998–

Bron

Archief BNo

Waardering

B (3)

Inrichting en operationalisering van de taak

Algemeen beleid, taak en organisatie

9

 

Handeling

Het ten aanzien van de taakvervulling voorbereiden, onderzoeken of vaststellen van nieuw beleid, dan wel (doen) evalueren of wijzigen van gevoerd beleid

Periode

1998–

Grondslag

[Onafhankelijkheid van het ambt]

Bron

Jaarverslagen No; archief BNo

Product

Interne rapporten, nota’s, beleidsnotities, verslagen,

Waardering

B (1)

   

10

 

Handeling

Het vaststellen of wijzigen van taken van een functionaris van het Bureau Nationale ombudsman

Periode

1998–

Grondslag

WNo

Product

Intern besluit Nationale ombudsman

Waardering

B (4)

   

11

 

Handeling

Het voorbereiden, vaststellen of evalueren van een wijziging van organisatorische aard van het Bureau Nationale ombudsman

Periode

1998–

Grondslag

WNo

Product

Intern besluit Nationale ombudsman

Opmerking

Bijvoorbeeld een (organisatiebesluit waarbij een onderdeel van de BNo zoals een afdeling, sectie of specifieke (staf)functie (bijvoorbeeld voorlichter wordt ingesteld dan wel opgeheven of het takenpakket daarvan wezenlijk wordt gewijzigd

Waardering

B (4)

Taakinrichting

12

 

Handeling

Het opstellen van interne beleidsregels, uitvoeringsrichtlijnen en voorschriften

Periode

1998–

Grondslag

[Onafhankelijkheid van het ambt]

Bron

Jaarverslagen No; archief BNo

Product

Bijvoorbeeld beleidsnotities en (werkgroep)verslagen over; procedure hoor en wederhoor; uitgangspunten voor waarheidsvinding; vertaling inquisitoire bevoegdheden in onderzoeksinstrumenten;

 

wijzen van interventie; behoorlijkheidsnormen; (openbare) rapporten. Uitvoeringsvoorschriften: bijvoorbeeld lijst van afdoeningsgronden verzoekschriften, lijst beoordelingscriteria, handboek BNo, (sub)procedures, zoals voor correspondentie met ambassades, behandeling (interne) klachten.

Waardering

B (5)

Operationalisering van de taak

13

 

Handeling

Het verzamelen van gegevens ten behoeve van de taakvervulling

Periode

1998–

Bron

Archief BNo; vraaggesprekken BNo

Product

Stukken betreffende vakbibliotheek BNo, interne verslagen

Opmerking

Te denken valt aan praktische informatie over overheidsorganen en andere organisaties, maar ook aan verslagen van bijeenkomsten, stages, etc.

Waardering

V 5 jaar

   

14

 

Handeling

Het ontwikkelen, vervaardigen en onderhouden van een (registratie) systeem voor het vastleggen van gegevens ten behoeve van de taakvervulling

Periode

1998–

Bron

Jaarverslagen No; archief BNo, vraaggesprekken BNo

Product

registratiesysteem (applicatie) met toebehoren (criteria voor invoer, gebruiksinstructie, etc.)

Waardering

B (5): Eindproducten

 

V 5 jaar: Overige stukken (Voorbereidend, concepten, correspondentie)

   

15

 

Handeling

Het maken van (werk)afspraken of adviseren van een bestuursorgaan, instituut of derden op het (beleids) terrein van de Nationale ombudsman

Periode

1998–

Grondslag

WNo

Bron

Jaarverslagen No; archief BNo, vraaggesprekken BNo

Waardering

B(5): Voor afspraken op het hoogst ambtelijk of bestuurlijke beslissingsniveau, adviezen

 

V 5 jaar: Overige (werk)afspraken

Ingang van het onderzoek

Activering en afdoening in eerste lijn

16

 

Handeling

Het afdoen van een buitenwettelijk verzoekschrift

Periode

1998–

Grondslag

WNo

Bron

Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo

Product

Gemotiveerde afschrijfbrief, zo mogelijk met een verwijzing, nadere inlichtingen of een (algemeen) advies

Opmerking

Een verzoekschrift is buitenwettelijk als het in geen enkel opzicht betrekking heeft op een bestuursorgaan of een gedraging binnen de competentie van de Nationale ombudsman

Waardering

V 5 jaar

 

B (5): product met precedentwerking of normatieve betekenis voor de verdere taakvervulling.

   

17

 

Handeling

Het besluiten tot het niet instellen of niet voortzetten van een onderzoek op verzoek

Periode

1998–

Grondslag

WNo

Product

Gemotiveerde afschrijfbrief, antwoordbrief, mededeling of telefoonnotitie, zo nodig met, verwijzing, nadere inlichtingen, (algemeen) advies aan verzoeker en doorzendbrief aan administratiefrechtelijke instantie;

 

Herhaald rappel met gemotiveerde afwijzing op gestelde termijn

Waardering

V 5 jaar

 

B (5): product met precedentwerking of normatieve betekenis voor de verdere taakvervulling.

   

18

 

Handeling

Het besluiten tot het niet instellen of niet voortzetten van een onderzoek uit eigen beweging

Periode

1998–

Grondslag

WNo

Product

Gemotiveerde afschrijfbrief, antwoordbrief, mededeling of telefoonnotitie, zo nodig met, verwijzing, nadere inlichtingen, (algemeen) advies aan verzoeker en doorzendbrief aan administratiefrechtelijke instantie;

 

Herhaald rappel met gemotiveerde afwijzing op gestelde termijn

Waardering

V 5 jaar

 

B (5): product met precedentwerking of normatieve betekenis voor de verdere taakvervulling.

Onderzoek en beoordeling

Afdoening met een rapport

19

 

Handeling

Het besluiten tot het instellen en uitvoeren van een onderzoek op verzoek

Periode

1998–

Grondslag

WNo

Product

Rapport (met instemmingformule), aanbeveling(en), brieven, gespreksverslag

Waardering

B (5)

   

20

 

Handeling

Het besluiten tot het instellen en uitvoeren van een onderzoek uit eigen beweging

Periode

1998–

Grondslag

WNo

Product

Rapport (met instemmingformule), aanbeveling(en), brieven, gespreksverslag

Waardering

B (5)

Interne aangelegenheden

Publiek domein

21

 

Handeling

Het voeren van verweer of afdoen van een klacht over een gedraging van (een medewerker van het Bureau van) de Nationale ombudsman

Periode

1998–

Bron

Vraaggesprekken BNo

Waardering

B (2)

Preventie, voorlichting en externe contacten

Bestuurlijk domein

22

 

Handeling

Het door middel van overleg met een of meer (vertegenwoordigers van) bestuursorganen bevorderen van:

 

– opheffing van gesignaleerde structurele tekortkomingen, knelpunten of problemen;

 

– overname van het eigen normenpatroon en preventie van klachten.

Periode

1998–

Product

Verslagen overleg, correspondentie

Bron

Jaarverslagen No; archief BNo

Waardering

B (5)

 

V 5 jaar: Overige stukken (Voorbereidend, concepten, correspondentie)

   

23

 

Handeling

Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten

Periode

1998–

Grondslag

WNo

Bron

Jaarverslagen No; archief BNo

Product

Voorlichtingsmateriaal en publicaties

Opmerking

Onder deze handeling valt ook:

 

– de neerslag van activiteiten zoals deelname aan of het uitvoeren van een cursus, bijeenkomst of campagne;

 

– beschikbaarstelling van informatie (ook via de website).

 

– de informatie op de website; van iedere digitale folder of document wordt ook een papierenexemplaar bewaard.

Waardering

B (3, 5) Eigen publicaties

 

V 5 jaar: Overige neerslag

   

24

 

Handeling

Het onderhouden van contacten met verwante instellingen en met buitenlandse professionele relatie(s)

Periode

1998–

Bron

Jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo.

Waardering

B (5): Verslagen en programma’s

 

V 5 jaar: Documentatie

Politiek domein

25

 

Handeling

Het opstellen van periodieke verslagen

Periode

1998–

Grondslag

WNo

Bron

Jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo

Product

Openbaar jaarverslag, met aanbiedingsbrief, jaarbrieven

Waardering

B (3)

Actor: Kinderombudsman

Handelingen met betrekking tot het instituut Kinderombudsman

Ambtsbekleding en algemeen functioneren

26

 

Handeling

Het (opnieuw) treden in het ambt, alsmede het afleggen van de eed of verklaring en belofte

Periode

2011–

Grondslag

WNo

Waardering

B (5)

   

27

 

Handeling

Het doormiddel van overleg met de (vaste) Kamercommissie onder de aandacht brengen van een aangelegenheid of standpunt betreffende het functioneren van het instituut of de ambtsuitoefening

Periode

2011–

Bron

Archief BNo

Product

notulen, briefwisseling

Opmerking

sinds 1994 met de vaste Commissie voor Binnenlandse Zaken

Waardering

B (2)

   

28

 

Handeling

Het (bijdragen aan het) beantwoorden van Kamervragen en het anderszins op verzoek informeren van leden van, of commissies uit de Kamer der Staten-Generaal over een aangelegenheid met betrekking tot het (functioneren) van het instituut

Periode

2011–

Bron

Kamerstukken

Waardering

B (2)

   

29

 

Handeling

Het afdoen van een verzoek, aanbod of mededeling bestemd voor de ambtsdrager niet gerelateerd aan de functie van het ambt of de taakvervulling

Periode

2011–

Bron

Archief BNo

Opmerking

Betreft bijvoorbeeld adhesiebetuigingen en verzoeken om (ideële of morele) steun of participatie aan een maatschappelijke actie

Waardering

V 1 jaar

   

30

 

Handeling

Het al dan niet door de Kinderombudsman aanvaarden en uitoefenen van een nevenfunctie

Periode

2011–

Bron

Archief BNo

Opmerking

Bekleding van het ambt voor de functie Kinderombudsman is niet een noodzakelijke voorwaarde

Waardering

B (5)

   

31

 

Handeling

Het adviseren aan de Minister van Binnenlandse Zaken over een voorgenomen wijziging van de Wet Kinderombudsman alsook ten aanzien van de ontwikkelingen van het instituut

Periode

2011–

Grondslag

Wet Kinderombudsman

Waardering

B (3)

   

32

 

Handeling

Het becommentariëren van voorgenomen wet- en regelgeving met betrekking tot de Kinderombudsman

Periode

2011–

Bron

Archief BNo

Waardering

B (3)

Inrichting en operationalisering van de taak

Taakinrichting

33

 

Handeling

Het opstellen van interne beleidsregels, uitvoeringsrichtlijnen en voorschriften

Periode

2011–

Grondslag

[Onafhankelijkheid van het ambt]

Bron

Vraaggesprekken BNo

Product

Bijvoorbeeld beleidsnotities en (werkgroep)verslagen over; procedure hoor en wederhoor; uitgangspunten voor waarheidsvinding; vertaling inquisitoire bevoegdheden in onderzoeksinstrumenten;

 

wijzen van interventie; behoorlijkheidsnormen; (openbare) rapporten. Uitvoeringsvoorschriften: bijvoorbeeld lijst van afdoeningsgronden verzoekschriften, lijst beoordelingscriteria, handboek BNo, (sub)procedures, zoals voor correspondentie met ambassades, behandeling (interne) klachten.

Waardering

B (5)

Operationalisering van de taak

34

 

Handeling

Het verzamelen van gegevens ten behoeve van de taakvervulling

Periode

2011–

Bron

Archief BNo; vraaggesprekken BNo

Product

Stukken betreffende vakbibliotheek BNo, interne verslagen

Opmerking

Te denken valt aan praktische informatie over overheidsorganen en andere organisaties, maar ook aan verslagen van bijeenkomsten, stages, etc.

Waardering

V 5 jaar

   

35

 

Handeling

Het ontwikkelen, vervaardigen en onderhouden van een (registratie) systeem voor het vastleggen van gegevens ten behoeve van de taakvervulling

Periode

2011–

Bron

Archief BNo, vraaggesprekken BNo

Product

registratiesysteem (applicatie) met toebehoren (criteria voor invoer, gebruiksinstructie, etc.)

Waardering

B (5): Eindproducten

 

V 5 jaar: Overige stukken (Voorbereidend, concepten, correspondentie)

   

36

 

Handeling

Het maken van (werk)afspraken of adviseren van een bestuursorgaan, instituut of derden op het (beleids) terrein van de Kinderombudsman

Periode

2011–

Grondslag

WNo

Bron

Jaarverslagen No; archief BNo, vraaggesprekken BNo

Waardering

B (5): Voor afspraken op het hoogst ambtelijk of bestuurlijke beslissingsniveau, adviezen

 

V 5 jaar: Overige (werk)afspraken

Ingang van het onderzoek

Activering en afdoening in eerste lijn

37

 

Handeling

Het afdoen van een buitenwettelijk verzoekschrift

Periode

2011–

Grondslag

WNo

Bron

Handboek BNo; vraaggesprekken BNo

Product

Gemotiveerde afschrijfbrief, zo mogelijk met een verwijzing, nadere inlichtingen of een (algemeen) advies

Opmerking

Een verzoekschrift is buitenwettelijk als het in geen enkel opzicht betrekking heeft op een bestuursorgaan of een gedraging binnen de competentie van de Kinderombudsman

Waardering

V 5 jaar

 

B (5): product met precedentwerking of normatieve betekenis voor de verdere taakvervulling.

38

 

Handeling

Het besluiten tot het niet instellen of niet voortzetten van een onderzoek op verzoek

Periode

2011–

Grondslag

WNo

Product

Gemotiveerde afschrijfbrief, antwoordbrief, mededeling of telefoonnotitie, zo nodig met, verwijzing, nadere inlichtingen, (algemeen) advies aan verzoeker en doorzendbrief aan administratiefrechtelijke instantie;

 

Herhaald rappel met gemotiveerde afwijzing op gestelde termijn

Waardering

V 5 jaar

 

B (5): product met precedentwerking of normatieve betekenis voor de verdere taakvervulling.

   

39

 

Handeling

Het besluiten tot het niet instellen of niet voortzetten van een onderzoek uit eigen beweging

Periode

2011–

Grondslag

WNo

Product

Gemotiveerde afschrijfbrief, antwoordbrief, mededeling of telefoonnotitie, zo nodig met, verwijzing, nadere inlichtingen, (algemeen) advies aan verzoeker en doorzendbrief aan administratiefrechtelijke instantie;

 

Herhaald rappel met gemotiveerde afwijzing op gestelde termijn

Waardering

V 5 jaar

 

B (5): product met precedentwerking of normatieve betekenis voor de verdere taakvervulling.

Onderzoek en beoordeling

Afdoening met een rapport

40

 

Handeling

Het besluiten tot het instellen en uitvoeren van een onderzoek op verzoek

Periode

2011–

Grondslag

WNo

Product

Rapport (met instemmingformule), aanbeveling(en), brieven, gespreksverslag, Kinderrechtenmonitor

Waardering

B (5)

   

41

 

Handeling

Het besluiten tot het instellen en uitvoeren van een onderzoek uit eigen beweging

Periode

2011–

Grondslag

WNo

Product

Rapport (met instemmingformule), aanbeveling(en), brieven, gespreksverslag, Kinderrechtenmonitor

Waardering

B (5)

Preventie, voorlichting en externe contacten

Bestuurlijk domein

42

 

Handeling

Het door middel van overleg met een of meer (vertegenwoordigers van) bestuursorganen bevorderen van:

 

– opheffing van gesignaleerde structurele tekortkomingen, knelpunten of problemen;

 

– overname van het eigen normenpatroon en preventie van klachten.

Periode

2011–

Product

Verslagen overleg, correspondentie

Bron

Jaarverslagen Kom; archief BNo

Waardering

B (5)

 

V 5 jaar: Overige stukken (Voorbereidend, concepten, correspondentie)

   

43

 

Handeling

Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten

Periode

2011–

Grondslag

WNo

Bron

Jaarverslagen Kom; archief BNo

Product

Voorlichtingsmateriaal en publicaties

Opmerking

Onder deze handeling valt ook:

 

– de neerslag van activiteiten zoals deelname aan of het uitvoeren van een cursus, bijeenkomst of campagne;

 

– beschikbaarstelling van informatie (ook via eigen website).

 

– de informatie op de website; van iedere digitale folder of document wordt ook een papierenexemplaar bewaard.

Waardering

B (3, 5) Eigen publicaties

 

V 5 jaar: Overige neerslag

   

44

 

Handeling

Het onderhouden van contacten met verwante instellingen en met buitenlandse professionele relatie(s)

Periode

2011–

Bron

Jaarverslagen Kom; vraaggesprekken BNo.

Waardering

B (5): Verslagen en programma’s

 

V 5 jaar: Documentatie

Politiek domein

45

 

Handeling

Het opstellen van periodieke verslagen

Periode

2011–

Grondslag

WNo

Bron

Jaarverslagen Kom; vraaggesprekken BNo

Product

Openbaar jaarverslag, met aanbiedingsbrief, jaarbrieven

Waardering

B (3)

7. Totstandkoming en vaststelling van de lijst

De ‘Selectielijst voor de neerslag van het handelen (primaire taken en institutionele aangelegenheden) van de actoren Nationale en Kinderombudsman (Nationale ombudsman vanaf 1998 en Kinderombudsman vanaf 2011) is per brief van 11 oktober 2013, kenmerk 20121064U door de Nationale ombudsman aan de algemene rijksarchivaris aangeboden. De selectielijst is vastgesteld onder de zogenaamde overgangsregeling. Die overgangsregeling houdt in dat niet wordt getoetst of de categorieën archiefbescheiden waaruit de selectielijst bestaat in overeenstemming zijn met de ordeningsstructuur die de zorgdragers – Nationale ombudsman en Kinderombudsman – op de informatie toepassen of hebben toegepast.

Het voorgeschreven (driehoeks)overleg over de lijst werd gevoerd in de periode juli 2013 – februari 2014.

De selectielijst en het (voorlopige) verslag van het driehoeksoverleg d.d. 17 april 2014 zijn op diezelfde dag toegestuurd aan de heer drs. P.R. te Slaa, historicus en publicist te Amsterdam, met het verzoek om als extern deskundige als bedoeld in art. 3, eerste lid, onder d, van het Archiefbesluit 1995 daarover van advies te dienen. De heer Te Slaa zond zijn advies op de 20ste april daaraanvolgend naar het Nationaal Archief. Op diezelfde dag werd het advies doorgestuurd naar de Nationale ombudsman en de Kinderombudsman met een verzoek om een reactie. Die reactie kwam bij het Nationaal Archief binnen op 18 juli 2014.

De externe deskundige had een aantal opmerkingen bij de lijst die geleid hebben tot verschillende kleinere wijzigingen en aanpassingen in zowel de lijst als de toelichting daarop. Een meer fundamentele wijziging betrof het toevoegen van een aantal handelingen van de Kinderombudsman (pas in een later stadium is deze als een afzonderlijke actor aangemerkt).

Vanaf 1 september 2014 lagen de selectielijst en het verslag van het gevoerde (driehoeks)overleg gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief (hiernaar werd verwezen vanuit de website van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap), hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant. Van (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar op de selectielijst ontvangen.

De selectielijst is vastgesteld bij Koninklijk Besluit van 12 januari 2015, nr. 201500000.

  • ^ [1]

    Stcrt. 1999, nr. 238, pag. 12.

  • ^ [2]

    Interview met Mirjan Winkel, Directiesecretaresse/Programmamanager en Emile Alberto, unithoofd Documentaire Informatievoorziening en Archief.

  • ^ [3]

    Zie RIO, hoofdstuk 1

  • ^ [4]

    Een taak is een bepaalde opdracht ten einde een of meer functies te verrichten

  • ^ [5]

    Comité van internationale deskundigen op het gebied van kinderrechten. Dit Kinderrechtencomité controleert of de landen die beloofd hebben het Kinderrechtenverdrag na te leven, dit ook daadwerkelijk doen.