Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit Vervanging Archiefbescheiden (IND)

Geldend van 25-12-2015 t/m heden

Besluit Vervanging Archiefbescheiden

Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) te RijswijkDe Minister van Veiligheid en Justitie,

Gelet op:

Besluit:

Onder verwijzing naar de artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 over te gaan tot vervanging van de inkomende stukken van 4x5 werkdagen geleden, gerekend vanaf 6 weken na publicatie van het Besluit in de Staatscourant en daarna steeds van 4x5 werkdagen geleden, zolang de uitvoering van dit proces op de vastgestelde wijze geschiedt en dit wordt bevestigd door de controle ter zake.

De vervanging vindt plaats door middel van een digitale reproductie.

Voor wat betreft de in de hiervoor genoemde voorschriften neergelegde eisen aan dit besluit en het feitelijke scanproces, wordt verwezen naar het Handboek Centraal Scanproces (vervanging door digitalisering).

De vervanging betreft

  • de centraal en decentraal op papier inkomende post, geregistreerd in INDiGO

    • voor alle lopende en nieuwe vreemdelingendossiers, die vallen onder de Vw 2000

    • voor alle lopende en nieuwe naturalisatiedossiers die vallen onder de RWN

  • de faxen als inkomende post inzake het hierboven genoemde

  • de centraal inkomende post voor het proces van Bureau Medische Advisering (BMA)

  • toestemmingsverklaringen van BMA

  • kopieën van persoonlijke geschriften, zoals geboortebewijzen, diploma’s, etc.

  • inkomende foto’s en vingerslips

Niet onder dit Besluit vallen:

  • bescheiden die digitaal zijn opgesteld en waarvan is vastgesteld dat ze archiefbescheiden zijn, zoals:

    • mail,

    • IND-producties etc.

  • niet-scanbare objecten zoals röntgenfoto’s op een usb-stick

  • archiefbescheiden:

    • a. waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;

    • b. die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard

De digitaal opgeslagen archiefbescheiden zullen in het Centraal Digitaal Depot (CDD) van de Justitiële Informatiedienst gedurende de vastgestelde bewaartermijnen in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard volgens de eisen, zoals gesteld in de Archiefregeling.

Hierbij geldt, dat indien door voortschrijding van de technologie, dan wel vervanging van de gebruikte technologie, dan wel door achteruitgang van de gegevensdrager, dan wel vermindering van de kwaliteit van de digitaal opgeslagen archiefbescheiden, conversie naar een nieuw bestandsformaat of migratie zal plaatsvinden.

Bij de overweging om tot vervanging over te gaan, is rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed c.q. gegevensbron voor overheidsorganen en recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek, zoals bepaald in artikel 2 aanhef en onder c en d van het Archiefbesluit.

Dit Besluit zal in de Staatscourant worden geplaatst.

Rijswijk, 20 oktober 2014

De

Minister

van Veiligheid en Justitie,
namens deze,

het hoofd van de Immigratie- en Naturalisatiedienst,

R.J.T. van Lint,

Bijlage 1. Handboek vervanging door digitalisering (Centraal Scanproces)

[Red: Opvraagbaar bij de IND.]

Bijlage 2. Handboek Decentraal Scanproces

[Red: Opvraagbaar bij de IND.]