Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Beheersregeling archiefbeheer BZ 2013

Geldend van 30-01-2015 t/m heden

Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 16 december 2013, nr. MINBUZA-2013.341554 tot vaststelling van beheersregels voor het archiefbeheer van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Beheersregeling archiefbeheer BZ 2013)

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

  • a. archief: geheel van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, ontvangen of opgemaakt door het ministerie.

  • b. archiefbeheer: het geheel van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te behouden.

  • c. archiefbeheerder: degene die in opdracht van de minister is belast met het archiefbeheer van het ministerie of een onderdeel daarvan.

  • d. archiefbescheiden:

    • 1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

    • 2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan;

    • 3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

    • 4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°., 2°. of 3°. bedoelde bescheiden of welke op grond van een machtiging tot substitutie zijn vervaardigd.

  • e. archiefcommissie: de archiefcommissie is onafhankelijk adviseur van de minister inzake het archiefbeheer van het ministerie.

  • f. chef de poste: hoofd van een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland als bedoeld in artikel 7 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken.

  • g. chief information officer: de functionaris die verantwoordelijk is voor de departementale strategie en het strategisch beleid voor informatievoorziening en ICT en de toepassing van rijksbrede kaders op dit terrein bewaakt.

  • h. directeur: persoon bedoeld in artikel 1 lid f en g van de Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004.

  • i. directeur Bedrijfsvoering: de functionaris die belast is met de uitvoering van het archiefbeheer voor het ministerie.

  • j. hoofd regionale service organisatie: hoofd van de regionale service organisatie, die de posten ondersteunt bij de bedrijfsvoering en consulaire zaken.

  • k. minister: de Minister van Buitenlandse Zaken.

  • l. ministerie: het Ministerie van Buitenlandse Zaken, bestaande uit het departement, de posten, honorair consuls en het agentschap Centrum tot Bevordering van de Import uit Ontwikkelingslanden (CBI).

  • m. overbrenging: het overbrengen van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.

  • n. overdracht: het overdragen van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel van het ministerie.

  • o. selectielijst: het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.

  • p. verklaring: een door de directeur of chef de poste ondertekende verklaring van overbrenging, vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden.

  • q. vervanging: de routinematige vervanging van archiefbescheiden door reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden.

  • r. vervreemding: het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of aan derden.

Hoofdstuk 2. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Artikel 2. minister

  • 2 Indien een ander rechtspersoon namens de minister openbaar gezag uitoefent, berust de zorg voor de archiefbescheiden die in dit kader worden gevormd bij de minister.

  • 3 Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle archiefbescheiden waarvoor de minister zorgdrager is.

  • 4 De zorg van de minister eindigt door overbrenging, vervreemding of vernietiging van de archiefbescheiden.

  • 5 De minister mandateert de verantwoordelijkheden als zorgdrager aan de chief information officer.

Artikel 3. chief information officer

  • 1 De chief information officer is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het ministerie, ook indien hij dit heeft gemandateerd of uitbesteed.

  • 2 De chief information officer:

    • a. stelt strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het document- en archiefbeheer vast;

    • b. stelt procedures en algemene voorschriften vast ten aanzien van het archiefbeheer;

    • c. vertegenwoordigt het ministerie in (inter)departementale en internationale gremia op het gebied van archiefbeheer;

    • d. coördineert, adviseert en informeert over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer binnen het ministerie zijn gediend;

    • e. houdt het toezicht op de naleving van de bepalingen van deze regeling;

    • f. verstrekt op aanvraag van de Erfgoedinspectie, Algemene Rekenkamer of andere toezichthouders informatie over de staat van archiefbescheiden en over de wijze waarop aan de zorg vorm wordt gegeven door het ministerie.

  • 3 De chief information officer kan alle bevoegdheden die de directeuren of chefs de poste op grond van deze regeling verkrijgen, bij verwaarlozing van die bevoegdheden, uitoefenen.

Artikel 4. directeur Bedrijfsvoering

  • 1 De directeur Bedrijfsvoering:

    • a. voert het archiefbeheer van het ministerie.

    • b. bereidt de procedures en algemene voorschriften ten aanzien van het archiefbeheer voor;

    • c. stelt een generiek normenkader op voor de toetsing op de volledigheid van dossiers;

    • d. stelt de selectielijsten voor het ministerie op;

    • e. stelt het noodvernietigingsplan voor het departement op;

    • f. is eigenaar van de hulpmiddelen die worden gebruikt voor het archiefbeheer;

    • g. monitort namens de chief information officer de kwaliteit van het archiefbeheer en rapporteert hierover aan of op verzoek van de chief information officer en in- en externe toezichthouders;

    • h. verstrekt op verzoek van de chief information officer informatie over de staat van archiefbescheiden en over de wijze waarop aan de zorg vorm wordt gegeven.

Artikel 5. directeur

De directeur:

  • a. bepaalt welke informatie van het dienstonderdeel archiefwaardig is;

  • b. draagt verantwoordelijkheid voor het aanbieden van alle archiefwaardige stukken van het dienstonderdeel;

  • c. bepaalt, in overleg met de directeur Bedrijfsvoering, het normenkader voor de toetsing op de volledigheid van dossiers van het dienstonderdeel;

  • d. verleent op verzoek van de directeur Bedrijfsvoering medewerking aan het opstellen van procedures, voorschriften en selectielijsten door het beschikbaar stellen van deskundigen op het gebied van de taken en werkprocessen van het organisatieonderdeel.

Artikel 6. chef de poste of hoofd rso

De chef de poste of hoofd rso:

  • a. bepaalt welke informatie van het dienstonderdeel archiefwaardig is;

  • b. verantwoordelijk voor het aanbieden van alle archiefwaardige stukken van het dienstonderdeel;

  • c. draagt verantwoordelijkheid voor het doen archiveren van alle archiefwaardige stukken die door de honorair consuls die onder de post ressorteren worden aangeboden.

  • d. bepaalt, in overleg met de directeur Bedrijfsvoering, het normenkader voor de toetsing op de volledigheid van dossiers van het dienstonderdeel;

  • e. stelt, in overleg met de directeur Bedrijfsvoering, voor de papieren archieven op de post een noodvernietigingsplan vast.

  • f. verleent op verzoek van de directeur Bedrijfsvoering medewerking aan het opstellen van procedures, voorschriften en selectielijsten door het beschikbaar stellen van deskundigen op het gebied van de taken en werkprocessen van het organisatieonderdeel.

Artikel 7. Medewerkers

De medewerker doet de door hem behandelde bescheiden ter archivering toekomen aan de archiefbeheerder.

Artikel 8. Archiefcommissie

De Archiefcommissie adviseert, gevraagd en ongevraagd, de departementsleiding, de chief information officer en/of de directeur Bedrijfsvoering over de inrichting van de informatiehuishouding van het ministerie.

Hoofdstuk 3. Beheer van archiefbescheiden

§ 1. Materiële verzorging

Artikel 9. Materiële verzorging

  • 1 De directeur Bedrijfsvoering beheert de archiefbescheiden zodanig dat bij het raadplegen van deze archiefbescheiden geen noemenswaardige achteruitgang van de archiefbescheiden is te constateren.

  • 2 Voor zover instabiele, minder goed houdbare materialen zijn gebruikt, conserveert of vervangt de directeur Bedrijfsvoering de betreffende archiefbescheiden.

  • 3 De materialen die het ministerie gebruikt bij het opmaken van archiefbescheiden voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2009.

  • 4 Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.

§ 2. Registratie

Artikel 9. Registratie

  • 1 Registratie van bij het ministerie inkomende en uitgaande documenten vindt plaats door het desbetreffende organisatieonderdeel.

  • 2 Bij de documentregistratie worden ten minste de verplichte metagegevens uit het Toepassingsprofiel metagegevens Buitenlandse Zaken vastgelegd.

§ 3. Ordening en selectie

Artikel 10. Dossiervorming

  • 1 Archiefbescheiden worden op logisch samenhangende wijze geordend, zodanig dat:

    • a. de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kunnen worden gevonden,

    • b. de archiefbescheiden binnen redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken zijn,

    • c. de selectie, bedoeld in artikel 14, op eenvoudige wijze kan plaatsvinden.

  • 2 Bij de dossierregistratie worden ten minste de verplichte metagegevens uit het toepassingsprofiel metagegevens Buitenlandse Zaken vastgelegd.

Artikel 11. Selectie

  • 1 De directeur Buitenlandse Zaken houdt bij het ontwerpen van een selectielijst, bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder c, rekening met:

    • a. de taak van het ministerie,

    • b. de verhouding van het ministerie tot andere overheidsorganen,

    • c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed,

    • d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

  • 2 Selectielijsten worden opgesteld voor de duur van ten hoogste twintig jaar.

§ 4. Beschikbaar stellen van archiefbescheiden

Artikel 12. Interne beschikbaarstelling

  • 1 Archiefbescheiden zijn beschikbaar ter raadpleging voor de medewerkers van het ministerie, tenzij deze zijn aangemerkt als gerubriceerde informatie of privacygevoelige informatie bevatten.

  • 2 Van de beschikbaarstelling van papieren dossiers wordt een administratie bijgehouden door de archiefbeheerder.

  • 3 Het verwijderen van archiefbescheiden uit dossiers is niet toegestaan.

Artikel 13. Externe beschikbaarstelling

  • 1 Archiefbescheiden worden door de directeur of chef de poste op verzoek ter beschikking gesteld aan derden met inachtneming van de wet- en regelgeving, in het bijzonder de Wet openbaarheid van bestuur.

  • 2 Verzoeken tot beschikbaarstelling van archiefbescheiden stemt de directeur of chef de poste af met de directeur Juridische Zaken.

  • 3 Indien het verzoek tot beschikbaarstelling wordt ingewilligd worden de betreffende archiefbescheiden digitaal ter beschikking gesteld aan de aanvrager.

  • 4 Indien de aard of mate van beschikbaarstelling of gebruik van de opgevraagde archiefbescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is het mogelijk dat in plaats van de originele archiefbescheiden reproducties ter beschikking worden gesteld.

  • 5 Van de beschikbaarstelling als bedoeld in het eerste lid wordt een administratie bijgehouden.

§ 5. Vernietiging, vervanging, vervreemding, overdracht en overbrenging

Artikel 14. Vernietiging

  • 1 Archiefbescheiden worden uitsluitend vernietigd indien:

    • a. de archiefbescheiden voorkomen op een vastgestelde selectielijst,

    • b. noodvernietiging, als bedoeld in artikel 20, moet worden toegepast,

    • c. de archiefbescheiden ingevolge artikel 16 zijn vervangen.

  • 2 Voordat vernietiging plaatsvindt, dient de directeur Bedrijfsvoering daartoe schriftelijk toestemming te verlenen.

  • 3 Vernietiging geschiedt zodanig dat het niet mogelijk is op enige wijze nog informatie uit de archiefbescheiden te herleiden.

  • 4 Van de vernietiging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vernietigde archiefbescheiden.

Artikel 15. Vervanging

  • 1 De chief information officer kan besluiten tot de vervanging van archiefbescheiden.

  • 2 Vervanging van archiefbescheiden geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

  • 3 Van de vervanging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervangen archiefbescheiden.

Artikel 16. Vervreemding

  • 1 De directeur Bedrijfsvoering kan in overleg met directeuren en chefs de poste archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar het Nationaal Archief vervreemden.

  • 2 Voor vervreemding is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een wettelijke voorschrift.

  • 4 Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervreemde archiefbescheiden.

Artikel 17. Overdragen

  • 1 De directeur Bedrijfsvoering is belast met het archiefbeheer van alle semi-statische papieren archiefbescheiden.

  • 2 De directeur of chef de poste draagt semi-statische papieren archiefbescheiden over aan de directeur Bedrijfsvoering.

  • 3 Overdracht van semi-statische archiefbescheiden geschiedt op basis van door de directeur Bedrijfsvoering vastgestelde procedures en voorschriften.

  • 4 Van de overdracht wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de overgedragen semi-statische archiefbescheiden.

Artikel 18. Overbrengen

  • 1 De semi-statische archiefbescheiden worden indien zij de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt binnen een periode van 10 jaar door directeur Bedrijfsvoering in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht naar het Nationaal Archief.

  • 2 De over te brengen semi-statische archiefbescheiden zijn voorzien van een document waarin is vermeld op welke wijze de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van deze archiefbescheiden zijn geregeld.

  • 3 Met de over te brengen semi-statische archiefbescheiden, wordt voor zover onmisbaar voor raadpleging, ook de toepassingsprogrammatuur en bijbehorende documentatie om de programmatuur te beheren overgedragen.

  • 4 Van de overbrenging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de overgebrachte semi-statische archiefbescheiden.

  • 5 In de verklaring kunnen beperkingen aan de openbaarheid van de over te brengen semi-statische archiefbescheiden worden gesteld.

Hoofdstuk 4. Bijzondere bepalingen inzake het archiefbeheer

Artikel 19. Noodvernietiging

  • 1 Noodvernietiging of overbrenging wordt uitgevoerd in overleg met of in ieder geval na kennisgeving aan de minister en de directeur Bedrijfsvoering.

  • 2 De directeur Bedrijfsvoering stelt de Erfgoedinspectie op de hoogte van een noodvernietiging.

Artikel 20. Reorganisatie

  • 1 Bij een organisatiewijziging, zoals reorganisatie, opheffing of privatisering, waarbij overheidsorganen worden samengevoegd, gesplitst, ingesteld of opgeheven, dan wel waarbij een of meerdere taken worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, wordt door de directeur Bedrijfsvoering, in overleg met de desbetreffende directeur of chef de poste, een voorziening getroffen voor de desbetreffende archiefbescheiden.

  • 2 Bij een organisatiewijziging wordt het deelarchief van het desbetreffende organisatieonderdeel afgesloten. Het nieuwe organisatieonderdeel of de geprivatiseerde organisatie begint een nieuw archief.

  • 4 Bij de instelling van tijdelijke organisatieonderdelen wordt, in overleg met directeur Bedrijfsvoering, een voorziening getroffen voor het archiefbeheer van de archiefbescheiden na opheffing van het organisatieonderdeel.

Artikel 21. Uitbesteding

Een regeling waarbij taken en bevoegdheden namens de minister worden uitgevoerd door een andere rechtspersoon bevatten een voorziening over het archiefbeheer overeenkomstig het gestelde in deze regeling.

Hoofdstuk 5. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 23. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 24. Citeertitel

De regeling kan worden aangehaald als ‘Beheersregeling archiefbeheer BZ 2013’.

Deze regeling zal met de toelichting worden geplaatst in de Staatscourant.

De

Minister

van Buitenlandse Zaken,
namens deze,

de chief information officer,

Plaatsvervangend Secretaris-Generaal

R.J. van Roeden