Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Treasurystatuut politie

Geldend van 01-07-2015 t/m heden

Regeling van de Minister van Veiligheid en Justitie van 1 november 2013, houdende de vaststelling van het treasurystatuut voor de politie

De Minister van Veiligheid en Justitie,

Gelet op artikel 19, vijfde lid, van de Regeling financieel beheer politie;

Besluit:

Artikel 1

De politie maakt gebruik van de in de bijlagen bij deze regeling vastgesteld treasurystatuut.

Artikel 2

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2013.

Artikel 3

Deze regeling wordt aangehaald als: Treasurystatuut politie.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De

Minister

van Veiligheid en Justitie,

I.W. Opstelten

Bijlage 1. bij het Treasurystatuut politie

Treasurystatuut

1.1. Inleiding

Directe aanleiding voor het opstellen van dit nieuwe statuut is de vorming van één landelijk politie per 1 januari 2013. De politie bestaat uit 10 regionale eenheden, een landelijke eenheid en ondersteunende diensten conform artikel 25, eerste lid, van de Politiewet 2012. De politie neemt, op grond van artikel 45, eerste lid van de Comptabiliteitswet 2001, deel aan het geïntegreerd middelenbeheer (GMB) bij het Ministerie van Financiën. In de Regeling financieel beheer politie1 is vastgelegd dat de politie gebruik maakt van een treasurystatuut.

Het treasurystatuut bevat de (beleids)richtlijnen voor de uitvoering van de treasuryfunctie binnen de politie. Het betreft de beleidsmatige vaststelling van de uitgangspunten, doeleinden, de organisatorische en financiële kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie c.q. interne beheersing. De invulling ervan bepaalt de kaders waarbinnen de treasuryfunctie dient te opereren.

De inhoud van het nu voorliggende treasurystatuut moet in het licht worden gezien van de eerste stap in de transitie naar een centrale treasuryfunctie met decentrale kassen en zal in de komende tijd van toepassing zijn in het kader van de transitiefase waarin de politie zich nu bevindt. De nog te ontwikkelen punten zullen in een nieuwe versie nader uitgewerkt worden. Deze nieuwe versie zal beschikbaar komen op het moment dat de organisatie van de politie zich verder bevindt in het veranderproces.

Op dit moment beperken de te ontwikkelen punten zich tot de behoefte van de termijn van liquiditeitsprognose, het aflossen van de oude leningen en de Europese aanbesteding van de keuze voor een bankrelatie. Omdat de politie, zoals verderop in dit treasurystatuut aangegeven, volledig meedoet met het GMB bij het Ministerie van Financiën, en daardoor al de treasurytransacties van de politie met het Ministerie van Financiën plaatsvinden, zijn de risico’s op treasuryterrein voor de politie uiterst beperkt.

1.2. Doelstellingen Treasuryfunctie

Een belangrijk resultaat is het realiseren van een doelmatige treasuryfunctie binnen wettelijk gestelde kaders. Hiertoe worden in ieder geval de volgende doelstellingen nagestreefd:

  • Het in de tijd optimaal afstemmen van de beschikbare middelen aan de financierings- en liquiditeitsbehoefte.

  • Het beschermen van de politie tegen financiële risico’s, zoals renterisico, valutarisico, koersrisico en liquiditeitsrisico;

  • Het minimaliseren van de in- en externe verwerkingskosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities;

  • Een doelmatig rekeningen en rekeningen-courantbeheer.

1.3. Uitzettingen

Voor uitzettingen gelden de volgende specifieke uitgangspunten en richtlijnen:

  • Het verstrekken van leningen en/of garanties aan derden worden uitsluitend gedaan ten behoeve van de uitoefening van de politietaak. De minister stelt hiervoor criteria op.

  • Uitzettingen van tijdelijke overtollige financiële middelen uit hoofde van treasury vinden in het kader van het Geïntegreerd middelenbeheer (GMB) uitsluitend plaats bij het Ministerie van Financiën;

  • De politie hanteert bij haar tijdelijke uitzettingen uit hoofde van treasury de instrumenten die het ministerie van Financiën aanbiedt. Deze instrumenten zijn: het aanhouden van middelen in de rekening-courant en het aanhouden van middelen in deposito’s;

  • Uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning.

1.4. Financiering

1.4.1. Algemene uitgangspunten

  • Voor financiering wordt alleen gebruik gemaakt van de producten die het ministerie van Financiën daarvoor in het kader van het geïntegreerd middelenbeheer aanbiedt. Deze producten zijn: leningen en krediet in de rekening-courant;

  • Financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken voor de uitoefening van de politietaak;

  • Het aantrekken van externe financiering wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken;

  • Het aantrekken van externe financiering wordt afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning;

  • Het financierings- en uitzettingenbeleid, waaronder de keuze voor uitzettingen met langere en kortere looptijd, is afhankelijk van de actuele rentestand en de toekomstverwachting over de renteontwikkeling. Deze komt in samenspraak met de huisbankier tot stand.

1.4.2. Kortlopende financiering (looptijd < 1 jaar)

  • De enige mogelijke vorm van kortlopende financiering is een krediet in de rekening-courant bij het ministerie van Financiën;

  • De politie mag conform artikel 19 tweede lid van de regeling financieel beheer politie voor maximaal € 250 miljoen een rekening-courantkrediet aanhouden bij het ministerie van Financiën, hierna te noemen de kasgeldlimiet.

1.4.3. Langlopende financiering (looptijd ≥ 1 jaar)

  • Het aantrekken van langlopende financiering vindt uitsluitend plaats bij het Ministerie van Financiën. 2 Het ministerie van Veiligheid en Justitie moet instemmen met de leenaanvraag;

  • De onderbouwing van de aanvraag voor leningen vindt plaats in de begroting. Leningen worden slechts aangegaan voor investeringen in vaste activa, voor zover deze onderdeel zijn van het investeringsplan.

1.5. Kasbeheer

Voor het kasbeheer gelden de volgende specifieke uitgangspunten en richtlijnen:

  • Het liquiditeitsgebruik wordt beperkt door de geldstromen op de liquiditeitsbehoefte af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een model voor een meerjarige liquiditeitsplanning;

  • Dagelijks wordt door middel van saldoregulatie aan het einde van iedere werkdag het saldo op de betaalrekening teruggebracht tot nul (Geïntegreerd middelenbeheer bij het Ministerie van Financiën). Voor overschotten of tekorten op de rekening-courant worden door het Ministerie marktconforme rentetarieven (EONIA) gehanteerd;

  • Tijdelijke financieringstekorten en overschotten kunnen conform de richtlijnen onder 1.3 en 1.4 worden ingevuld;

  • Er wordt per bedrijfsonderdeel, zijnde de eenheden, het Politie Diensten Centrum (PDC) en de staven maximaal € 5.000 contant geld in kas gehouden;

  • Het gebruik van creditcards is toegestaan met een maximumlimiet van totaal € 1.000.000 en per creditcard € 10.000 waarbij de standaardlimiet op € 2.500 zal worden gesteld.

1.6. Renterisico beheersende richtlijnen

  • De politie maakt geen gebruik van derivaten;

  • De regel is dat er leningen aangegaan kunnen worden ter financiering van vaste activa;

  • Bij het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen wordt gezorgd dat de aflossingen en renteherzieningen jaarlijks niet meer dan 20% van het begrotingstotaal in dat jaar bedragen.

1.7. Administratieve organisatie/ Interne controle

1.7.1. Algemene uitgangspunten

  • Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat schriftelijk nader vastgelegd;

  • Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

    • de uitvoering en de autorisatie/controle geschieden door afzonderlijke functionarissen;

    • de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschieden door afzonderlijke functionarissen;

    • een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten.

  • Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

  • Er is een AO/IC-schema waarin de taken en bevoegdheden zijn vermeld. In dit AO/IC schema wordt rekening gehouden met functiescheiding.

1.7.2. Taken en Bevoegdheden

De Minister stelt het treasurystatuut vast waarin de korpschef mede taken en bevoegdheden heeft vastgelegd. In bijlage 3 is het schema functiescheidingen opgenomen met daarin de belangrijkste treasuryactiviteiten, taken en bevoegdheden.

1.8. Informatievoorziening

Om de treasuryactiviteiten controleerbaar en beheersbaar te maken is een goed functionerende interne en externe informatievoorziening noodzakelijk. Drie typen informatie kunnen hierbij worden onderscheiden:

  • Beleidsmatige informatie;

  • Operationele informatie

  • Verantwoordingsinformatie (performance rapportages, interne controles, etc.).

Naast interne informatie heeft de treasuryafdeling ook externe informatie nodig zoals informatie met betrekking tot de geld- en kapitaalmarkt en met betrekking tot met de bank afgesloten transacties.

In bijlage 4 is een overzicht opgenomen van de plannings- en verantwoordingsdocumenten die de treasuryfunctie oplevert.

1.8.1. Beleidsmatige informatie

Het treasurystatuut geeft de procedurele en inhoudelijke kaders weer, waarbinnen de treasuryactiviteiten dienen te worden uitgevoerd. De politie stelt daarnaast jaarlijks een treasuryparagraaf bij de begroting op. Hierin wordt ingegaan op de wijze waarop concreet invulling wordt gegeven aan het treasurybeleid.

1.8.2. Operationele informatie

Het opstellen en hanteren van operationele informatie is de verantwoordelijkheid van de functionarissen die bij de uitvoering betrokken zijn.

De belangrijkste operationele informatie die te allen tijde beschikbaar moet zijn:

  • Actuele liquiditeitsplanning

  • Afgesloten transacties

  • Bancaire afspraken

In het jaarlijkse beheerplan worden de treasury activiteiten in een aparte paragraaf vermeld.

De afdeling FIB rapporteert aan de directeur Financiën en de Korpschef over zijn bevindingen m.b.t. de uitvoering van de treasuryfunctie conform mandatering en treasurystatuut. De Korpschef rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf en daarnaast rapporteert de accountant voor zover nodig in haar rapportages over de naleving van de regelgeving op treasuryterrein.

1.8.3. Verantwoordingsinformatie

De verantwoording over het uit te voeren treasurybeleid vindt plaats binnen de reguliere Planning & Control cyclus.

In de treasuryparagraaf bij de jaarrekening wordt over de uitvoering gerapporteerd en het uitgevoerde beleid geëvalueerd. In de evaluatie wordt weergegeven in hoeverre de beleidsvoornemens uit de treasuryparagraaf bij de begroting zijn gerealiseerd, oorzaken van eventuele afwijkingen zijn en wat de voorstellen zijn voor aanpassing van het treasurybeleid. Om een goede vergelijkbaarheid mogelijk te maken dienen de indeling en de onderwerpen van de evaluatie aan te sluiten bij de treasuryparagraaf van de begroting van het betreffende jaar.

In de managementrapportages aan de minister wordt aandacht besteed aan de uitvoering van de treasuryparagraaf in de begroting.

Bijlage 2. bij het Treasurystatuut politie

Begrippenlijst

In dit statuut wordt verstaan onder:

  • Administratieve Organisatie Het complex van organisatorische maatregelen dat gericht is op het tot stand brengen en in stand houden van de informatieverzorging in en over de organisatie;

  • Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn;

  • Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

  • Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

  • GMB Geïntegreerd middelenbeheer (in het verdere vervolg van dit statuut aangeduid als GMB) is het aanhouden van gelden in de schatkist door de rijksoverheid en door aan de rijksoverheid gerelateerde rechtspersonen met een wettelijke taak. De wettelijke basis voor het schatkistbankieren is artikel 45 van de Comptabiliteitswet. Hiertoe is een rekening-courantrekening geopend bij het Ministerie van Financiën.

  • Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitsplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

  • Kasgeld Geldmiddelen in contant;

  • Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

  • Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

  • Limiet een limiet is een type richtlijn die de (uiterste) grens aangeeft van een bepaalde handeling, verantwoordelijkheid en/of bevoegdheid;

  • Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

  • Liquiditeitsplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid;

  • Rekening-courant Rekening die de vordering- en schuldpositie met de bank weergeeft;

  • Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de politie door rentewijzigingen;

  • Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

  • Richtlijn een richtlijn geeft een richting aan van een bepaalde handeling, verantwoordelijkheid en/of bevoegdheid;

  • Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

  • Rentevisie Toekomstverwachting over de renteontwikkeling;

  • Transactie een handeling of samenstel van handelingen van of ten behoeve van de politie in verband met het afnemen of het verlenen van één of meer financiële diensten of producten;

  • Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, financiering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;

  • Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

  • Valutarisicobeheer het beheersen van risico’s die voortvloeien uit de mogelijkheid dat op een bepaald moment de waarde van vreemde valutastromen, uitgedrukt in de eigen valuta, afwijkt van wat verwacht werd op het beslissingsmoment.

Bijlage 3. bij het Treasurystatuut politie

Functiescheidingen

Afkorting

Functieomschrijving

KC

Korpschef Politie

KL

Korpsleiding

DF

Directeur Financiën

DhFPDC

Diensthoofd Financiën PDC

FaPDC

Financiële Administratie PDC

FboPDC

Financiële Beleidsondersteuning PDC

FuoPDC

Financiële Uitvoeringsondersteuning PDC

FIB

Financiële Interne Beheersing

FA&T

Financieel advies en Toezicht

   

Voorbereiding

Autorisatie

Uitvoering

Administratie

Controle

  Treasuryactiviteiten          

1.

Het aantrekken van kortlopende financieringsmiddelen (< 1 jaar)

FaPDC

DhFPDC

FaPDC

FaPDC

FIB

2.

Het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen (> 1 jaar)

FboPDC

DF*1

FboPDC

FaPDC

FIB

3.

Verstrekken van leningen uit hoofde van de politietaak

FboPDC

DF*1

FboPDC

FaPDC

FIB

4.

Het uitzetten van tijdelijke overtollige middelen bij het ministerie van Financiën

FaPDC

DhFPDC

FaPDC

FaPDC

FIB

5.

Het openen/wijzigen/sluiten van bankrekeningen

FboPDC

DF*1

FboPDC

FaPDC

FIB

6.

Het afsluiten van kredietfaciliteiten in de rekening-courant

FboPDC

DF*1

FboPDC

FaPDC

FIB

7.

Afstorten van contant geld

FuoPDC

FaPDC

FuoPDC*2

FaPDC

FIB

8.

Aanvragen creditcards

FboPDC

DF*1

FboPDC

FaPDC

FIB

* 1) Bij afwezigheid van de DF kan de KC na parafering door de de plvDF autorisatie verlenen.

* 2) De kassiersfunctie is gescheiden van de Financiële Administratie.

Bijlage 4 . bij het Treasurystatuut politie

Overzicht plannings- en verantwoordingsdocumenten met betrekking tot de treasury

Treasurystatuut

Treasuryparagraaf (o.a. financieringsparagraaf) begroting en jaarrekening

Managementrapportages conform de voorgeschreven cyclus in de Regeling financieel beheer politie met de periodiciteit zoals in de regeling is opgenomen.

Rentevisie

Liquiditeitsplanning

Treasuryjaarplan zal onderdeel zijn van het beheersplan.

  • ^ [1]

    De Regeling financieel beheer politie zal op korte termijn worden vervangen door het Besluit financieel beheer politie.

  • ^ [2]

    Op dit moment zijn nog 10 lopende leningen niet aangetrokken bij het Ministerie van Financiën.