Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Kwaliteitsnormen bewindvoerderorganisaties Wsnp II[Regeling vervallen per 01-01-2016.]

Geldend van 01-12-2013 t/m 31-12-2015

Kwaliteitsnormen bewindvoerderorganisaties Wsnp II

1. Voorwaarden organisatie algemeen [Vervallen per 01-01-2016]

1.1. Aantal bewindvoerders (A) [Vervallen per 01-01-2016]

Een organisatie bestaat bij voorkeur uit minimaal twee bewindvoerders, die elk minimaal voor 0,5 fte beschikbaar zijn. Zij moeten toegang hebben tot elkaars dossiers en duidelijke afspraken hebben gemaakt over waarneming van werkzaamheden gedurende kort- en langdurige afwezigheid.

Indien een organisatie uit één bewindvoerder bestaat, is er een samenwerkingsverband met een ander(e) erkende bewindvoerderorganisatie of advocatenkantoor, waarbij in ieder geval schriftelijk vastgelegde afspraken zijn gemaakt over:

  • Vervanging bij kortdurende afwezigheid;

  • Vervanging bij langdurige afwezigheid;

  • Uitwisseling van deskundigheid;

  • Verzorgen van dossiergerelateerde diensten;

  • Vergoeding voor verleende diensten;

  • Privacybescherming van dossiergegevens.

1.2. Register Wsnp (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De binnen de organisatie werkzame bewindvoerders Wsnp zijn ingeschreven in het register bewindvoerders Wsnp van de Raad voor Rechtsbijstand, bureau Wsnp. (Niet van toepassing voor erkenningsaudits).

1.3. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie heeft voor de bewindvoerders een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten conform artikel 1.4 van het Reglement register bewindvoerders Wsnp II (Voor erkenningsaudits dient een offerte te worden getoond).

1.4. Administratie en automatisering (B) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie maakt, waar mogelijk, gebruik van automatisering om de effectiviteit en de efficiency van de werkzaamheden te waarborgen.

1.5. Software (B) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie maakt gebruik van legale software.

1.6. Functiescheiding (A) [Vervallen per 01-01-2016]

Indien de organisatie andere activiteiten ontplooit, is er een risicoafweging gemaakt en op basis daarvan een scheiding aangebracht tussen taken, functies en verantwoordelijkheden van personen en bedrijfsonderdelen. De administratie en bankrekeningen zijn per activiteit gescheiden.

1.7. Strijdige werkzaamheden (A) [Vervallen per 01-01-2016]

Het is de organisatie niet toegestaan als kernactiviteiten werkzaamheden uit te voeren, die worden verricht door deurwaarderskantoren en incassobureaus.

2. Kantoororganisatie [Vervallen per 01-01-2016]

2.1. Postblokkade (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Voor wat betreft de postblokkade voldoet de organisatie aantoonbaar aan de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen.

2.2. Communicatie met rechter-commissaris of rechtbank (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Wat betreft de communicatie tussen bewindvoerder en rechter-commissaris of rechtbank voldoet de organisatie aantoonbaar aan de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen.

2.3. Communicatie met schuldenaar (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Wat betreft de communicatie met de schuldenaar is de bewindvoerder verplicht zich te houden aan de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen.

2.4. Systeem van termijnbewaking (B) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie hanteert een systeem voor de bewaking van termijnen, zodanig dat aan de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa – richtlijnen wordt voldaan.

2.5. Maximumbeleid (B) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie leeft aantoonbaar de bepalingen in de notitie Maximumbeleid II na. Als dit aantal overschreden wordt, moet hiervan schriftelijk melding worden gedaan bij alle rechtbanken waarvoor deze organisatie werkt en bij de Raad voor Rechtsbijstand, Bureau Wsnp. In voorkomende gevallen moet de schriftelijke melding tijdens de audit worden aangetoond alsmede een reactie van de rechtbank(en).

2.6. Vertrouwelijkheid (B) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie heeft de vertrouwelijkheid van zaakgegevens gewaarborgd.

2.7. Beveiliging informatie (B) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie heeft de veiligheid van elektronische en papieren dossiers gewaarborgd.

2.8. Huisvesting (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Organisaties (uitgezonderd zzp-ers) beschikken over een actuele Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RIE) en een plan van aanpak waaruit blijkt dat er aantoonbare maatregelen genomen zijn of worden om de gebleken gezondheidsrisico’s te ondervangen.

3. Primair proces [Vervallen per 01-01-2016]

3.1. Boedelrekening (A) [Vervallen per 01-01-2016]

Voor wat betreft de boedelrekening volgt de organisatie aantoonbaar de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen en de aanwijzingen van de rechtbanken. De organisatie waarborgt dat betalingen vanaf de boedelrekening uitsluitend door geautoriseerde personen worden uitgevoerd en ziet er op toe dat dit wordt nageleefd.

3.2. Verantwoordelijke bewindvoerder (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Indien de organisatie tot bewindvoerder wordt benoemd, waarborgt deze dat direct na ontvangst van het toelatingsvonnis een geregistreerde bewindvoerder wordt aangewezen, die verantwoordelijk is voor de zaak. De organisatie kan in de administratie aantonen welke bewindvoerder verantwoordelijk is voor welke zaak.

3.3. Huisbezoek (A) [Vervallen per 01-01-2016]

Voor wat betreft het huisbezoek volgt de organisatie aantoonbaar de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen.

3.4. Akkoord (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Voor wat betreft het akkoord en een onderzoek naar de mogelijkheden daarvan volgt de organisatie aantoonbaar de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen.

3.5. Aanmaken en beheren dossier (B) [Vervallen per 01-01-2016]

  • De organisatie waarborgt dat direct na ontvangst van het toelatingsvonnis een dossier (fysiek en/of elektronisch) wordt aangemaakt.

  • Alle dossiers zijn actueel en bevatten alle relevante gegevens, zodanig dat elk dossier op ieder moment een getrouw beeld geeft van de stand van zaken.

  • Alle dossiers hebben een vaste indeling.

  • De organisatie heeft een archiveringssysteem dat het terugvinden van dossiers vergemakkelijkt, ook gedurende de bewaartermijn als een zaak beëindigd is.

3.6. Eerste maatregelen (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De bewindvoerder voert de eerste noodzakelijke maatregelen in een dossier uit binnen 1 maand na toepassing van de Wsnp.

3.7. Berekening Vrij te laten bedrag (Vtlb) (A) [Vervallen per 01-01-2016]

Wat betreft de verslaglegging en de berekening Vtlb volgt de organisatie aantoonbaar de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen, waaronder het Vtlb-rapport en verplicht hij de in de organisatie werkzame bewindvoerders dat zij de berekening van het vrij te laten bedrag opstellen aan de hand van de toepasselijke versie van de Vtlb-calculator.

3.8. Frequentie van de verslagen (A) [Vervallen per 01-01-2016]

Wat betreft de frequentie van de verslagen, wijze van indiening en aantal in te dienen exemplaren volgt de organisatie aantoonbaar de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen.

3.9. Vorm van de verslagen (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Wat betreft de vorm van de verslagen volgt de organisatie aantoonbaar de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen en -modelformulieren.

3.10. Inhoud van de verslagen (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Wat betreft de inhoud van de verslagen en bijvoeging van bijlagen volgt de organisatie aantoonbaar de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen en – modelformulieren.

3.11. Uitvoeren checks / controles (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De bewindvoerder voert regelmatig controles uit op het naleven van wettelijke verplichtingen door de schuldenaren en voert ook noodzakelijke maatregelen uit naar aanleiding van deze controles (zowel tijdens als na beëindiging van de postblokkade).

3.12. Verificatievergadering (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Voor wat betreft de verificatievergadering volgt de organisatie aantoonbaar de desbetreffende bepalingen van de Faillissementswet en de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen.

3.13. Eindverslag (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De bewindvoerder stelt na de slotuitdeling en opheffing van de boedelrekening in voorkomende gevallen een eindverslag op met daarin de definitieve Rekening & Verantwoording en het laatste bankafschrift met nulstand. Voor wat betreft het eindverslag volgt de organisatie aantoonbaar de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen en de -modelformulieren.

3.14. Beëindiging (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Voor wat betreft de beëindiging van de schuldsaneringsregeling volgt de organisatie aantoonbaar de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen.

3.15. Slotuitdeling (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De bewindvoerder stelt conform artikel 356 Fw en de desbetreffende bepalingen van de op dat moment geldende Recofa-richtlijnen, de slotuitdelingslijst op en gaat over tot uitbetaling zodra de slotuitdelingslijst verbindend is verklaard.

3.16. Afsluiting (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Na de financiële afwikkeling van de zaak sluit de bewindvoerder het dossier op overzichtelijke wijze af.

3.17. Bewaartermijn (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie neemt na de beëindiging van een Wsnp-dossier de wettelijke bewaartermijn van minimaal zeven jaar in acht conform artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en artikel 8 van de Douanewet voor zowel het papieren als het digitale dossier.

4. Ondersteunende processen [Vervallen per 01-01-2016]

Kwaliteitsmanagement

4.1. Procesbeschrijving (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie beschikt over een actuele beschrijving van de verschillende onderdelen van het primaire proces zoals beschreven in hoofdstuk 3 van deze criteria.

4.2. QuickScan (B) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie voert jaarlijks een Wsnp-QuickScan uit ter toetsing van de operationaliteit van het kwaliteitssysteem. De organisatie stuurt jaarlijks een kopie van de uitgevoerde QuickScan naar bureau Wsnp en geeft aan welke acties tot kwaliteitsverbetering zijn genomen naar aanleiding van de uitkomsten.

4.3. Meldingsplicht (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie meldt significante wijzigingen in de organisatie tussentijds aan de bureau Wsnp en aan de betreffende rechtbanken waarvan benoemingen zijn ontvangen.

4.4. Klachtenbehandeling (B) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie beschikt over een klachtenprocedure en maakt die bekend aan belanghebbenden. Schriftelijke klachten worden apart geregistreerd en zo spoedig mogelijk op correcte wijze afgehandeld.

4.5. Kwaliteitsbewaking (B) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie heeft beleid met betrekking tot kwaliteitsbewaking/-verbetering en stelt doelstellingen vast ten aanzien van dit beleid.

4.6. Verbetermaatregelen (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Indien nodig worden er verbetermaatregelen genomen. De uitkomsten van de QuickScan, het beleid met betrekking tot de kwaliteitsbewaking en de klachtenevaluatie kunnen daartoe aanleiding geven, maar de verbetermaatregelen kunnen ook op andere wijze tot stand komen.

4.7. Aanwezigheid van vakliteratuur en ander naslagwerk (B) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie beschikt voor alle werkzame bewindvoerders over de benodigde wetgeving en aanpalende regelgeving, alsmede over voor de praktijk relevante jurisprudentie.

Personeelsmanagement

4.8. Functiebeschrijvingen (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Voor alle functies binnen de organisatie zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd.

4.9. Kwalificatie medewerkers (B) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie waarborgt dat de aanwezige medewerkers zijn gekwalificeerd voor de aan hen toebedeelde taken.

4.10. Beoordelingsgesprekken (B) [Vervallen per 01-01-2016]

Periodiek vinden met elke medewerker aantoonbaar beoordelingsgesprekken plaats om te waarborgen dat de competenties en prestaties van de medewerkers overeenstemmen met de eisen van de functie.

4.11. Opleidingen (B) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie heeft een opleidingsplan voor de aldaar werkzame bewindvoerders en beoordeelt regelmatig welke opleidingen noodzakelijk zijn om de werkzaamheden adequaat uit te kunnen voeren. Werknemers volgen de opleidingen zoals in het beoordelingsgesprek afgesproken en die nodig zijn om het gewenste functieniveau te bereiken of behouden.

4.12. Permanente Educatie (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie waarborgt dat alle bewindvoerders jaarlijks minimaal de benodigde permanente educatie punten behalen en toont dit tijdens de audit aan.

Financieel management

4.13. Inkomsten-en -kostenbegroting (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie heeft een raming van te verwachten inkomsten Wsnp en te verwachten uitgaven Wsnp opgesteld, inclusief een toelichting met gehanteerde uitgangspunten, voor een periode van tenminste drie jaar. Voert de organisatie naast de Wsnp-werkzaamheden ook andere activiteiten uit, dan moeten ook deze inkomsten en bijbehorende uitgaven opgenomen zijn in de begroting.

4.14. Financiële continuïteit (A) [Vervallen per 01-01-2016]

Uit de totale begroting moet blijken dat de organisatie kostendekkend kan werken. Jaarlijks wordt door een accountant (RA of AA), administratiekantoor of boekhouder een jaarrekening opgesteld. Hieruit blijkt dat de organisatie voldoende solvabel is om de continuïteit van de dienstverlening zeker te stellen, in ieder geval voor een periode van ten minste twaalf maanden.

4.15. Financiële administratie (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie voert een deugdelijke administratie, zodat steeds een actueel beeld kan worden verkregen van het verloop van de inkomsten en de kosten, zowel per zaak als in totaliteit.

4.16. Managementinformatie (A) [Vervallen per 01-01-2016]

De organisatie hanteert een systeem van managementinformatie als stuurmiddel om de doelstellingen te realiseren en neemt, indien nodig, tijdig passende maatregelen.

Utrecht, 8 oktober 2013

De

Minister

van Veiligheid en Justitie,
voor deze,

de Raad voor Rechtsbijstand,

P.J.M. van den Biggelaar,

Directeur Stelsel.

J. Wijkstra,

Directeur Bedrijfsvoering.