Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Beheersregeling documentaire informatieverzorging Infrastructuur en Milieu 2012

Geldend van 09-02-2016 t/m heden

Beheersregeling documentaire informatieverzorging Infrastructuur en Milieu 2012

Hoofdstuk 1. : Begrippenkader

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

  • 1. Archief: geheel van records onder de zorg van de Minister van Infrastructuur en Milieu (hierna: IenM).

  • 2. Archiefbeheer: het in opdracht van het hoofd van een archiefvormend orgaan, volgens de geldende regelingen, uitvoeren van het dagelijks beheer over records.

  • 3. Archiveringssysteem: het geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, programmatuur, apparatuur, voorzieningen en andere middelen, bestemd tot het beheer van records.

  • 4. Archiefbestanddeel: geheel van records binnen een archief, bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen, zoals een dossier, een rubriek, een serie, een zaak, een zaaktype.

  • 5. Archiefbewaarplaats: een bij of krachtens de Archiefwet voor blijvende bewaring van records aangewezen bewaarplaats.

  • 6. Archiefvormend orgaan: de onderdelen van het ministerie van IenM genoemd in artikel 2 van het Organisatie- en mandaatbesluit Infrastructuur en Milieu 2012, een ander orgaan (al dan niet van IenM), dat een (deel van een) taak of taken van het ministerie van IenM dan wel opgedragen door de Minister van IenM uitvoert en waarvoor afzonderlijk dient te worden gearchiveerd ingevolge de Archiefwet.

  • 7. Authenticiteit: de mate waarin van een document kan worden aangetoond dat:

    • a) het document is wat het beweert te zijn;

    • b) het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden;

    • c) het is gemaakt en verzonden op de tijdstip(pen) als aangegeven op het document.

  • 8. Beheerder: degene die in opdracht van het hoofd van een archiefvormend orgaan belast is met het informatie- en archiefbeheer.

  • 9. Beheersregeling: onderhavige, door de Minister van IenM, op grond van artikel 14 van het Archiefbesluit 1995, vastgestelde regeling.

  • 10. Beschrijvende inventaris: een opsomming van de archivistische kenmerken van de afzonderlijke bestanddelen van een archief.

  • 11. Betrouwbaarheid: de mate waarin de inhoud van een archief(onderdeel), dossier of record kan worden beschouwd als een volledige en nauwkeurige weergave van transacties, activiteiten of feiten waarvan het getuigt en waarop men zich kan verlaten bij de uitvoering van opvolgende transacties of activiteiten.

  • 12. Conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat.

  • 13. Digitale records: records die uitsluitend met behulp van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur geraadpleegd kunnen worden.

  • 14. Document: geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op een gegevensdrager.

  • 15. Documentaire informatieverzorging: alle activiteiten en voorzieningen binnen de organisatie gericht op het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van records.

  • 16. Dossier: het geheel van records dat betrekking heeft op de behandeling van een zaak.

  • 17. Duurzaamheid: de mate waarin de toegankelijkheid, authenticiteit en betrouwbaarheid van records is gewaarborgd gedurende de levensduur van een record.

  • 18. Emulatie: techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt als één van een oudere generatie.

  • 19. Gegevensdrager: materiaal waarop of waarin gegevens worden vastgelegd.

  • 20. Hoofd van een archiefvormend orgaan: het diensthoofd of de secretaris van een adviesorgaan of overlegorgaan van een onderdeel van het ministerie van IenM, genoemd in artikel 2 van het Organisatie- en mandaatbesluit Infrastructuur en Milieu 2012 en hoofden van andere organen (al dan niet van IenM), onder wiens verantwoordelijkheid een (deel van een) taak of taken van het ministerie van IenM dan wel opgedragen door de Minister van IenM worden uitgevoerd en waarvoor afzonderlijk dient te worden gearchiveerd ingevolge de Archiefwet.

  • 21. Leesbaarheid: de mate waarin van informatie, de opslagtechniek (drager, formaat) en het schrift bekend zijn, waardoor zij op een voor de mens natuurlijke manier kan worden waargenomen en geïnterpreteerd.

  • 22. Metagegevens: gegevens die de context, inhoud, structuur en gedrag van records en hun beheer door de tijd heen beschrijven.

  • 23. Migratie: de overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform.

  • 24. Opheffing: een organisatiewijziging, waarbij de taken van het ministerie of een van zijn archiefvormende organen worden beëindigd of overgedragen aan een ander overheidsorgaan en de verplichtingen als zorgdrager overgaan op de rechtsopvolger.

  • 25. Overbrenging: het overdragen van de zorg en het beheer van records die voor permanente bewaring in aanmerking komen aan het Nationaal Archief.

  • 26. Overdracht: het in beheer overdragen van records aan een ander onderdeel van het ministerie van IenM.

  • 27. Privatisering: het geheel of gedeeltelijk overdragen van de taken van een archiefvormend orgaan aan een andere rechtspersoon dan een rechtspersoonlijkheid bezittend overheidsorgaan.

  • 28. Record: een archiefwaardig document; een archiefstuk in de zin van artikel 1c, eerste tot en met vierde lid van de Archiefwet 1995.

  • 29. Reorganisatie: het geheel of gedeeltelijk overdragen van de taken van een archiefvormend orgaan aan een ander archiefvormend orgaan binnen hetzelfde ministerie dan wel aan een (archiefvormend orgaan van een) ander ministerie.

  • 30. Selectie: het op grond van een vastgestelde selectielijst bepalen van de bewaar- en vernietigingstermijnen van dossiers en/of records.

  • 31. Selectielijst: een lijst zoals bedoeld in de artikel 5 van de Archiefwet 1995, waarin is opgenomen welke records voor permanente bewaring en welke voor vernietiging na een bepaalde termijn in aanmerking komen.

  • 32. Structuurplan Documentaire Informatieverzorging: een actueel, compleet en logisch overzicht van de bij het overheidsorgaan, onderdeel van het ministerie of orgaan berustende records, geordend overeenkomstig de werkprocessen, taak of taken van de organisatie (hierna: SDI).

  • 33. Taak: het geheel van samenhangende handelingen en werkprocessen van een overheidsorgaan dat zijn grondslag vindt in wet- en regelgeving en algemene bestuursopdrachten.

  • 34. Toegankelijkheid: de mate waarin een archief(onderdeel), dossier of record lokaliseerbaar, terugvindbaar, leesbaar en interpreteerbaar is voor daartoe bevoegde personen of systemen.

  • 35. Toezicht: het verzamelen van informatie over de archiefvorming, het beheer en de staat van een archief(onderdeel) om vast te stellen of het voldoet aan de daaraan gestelde eisen, om daarover een oordeel te vormen en om naar aanleiding daarvan eventueel te interveniëren.

  • 36. Vernietiging: het zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd.

  • 37. Vervanging: het vervangen van records door reproducties, op gelijke of andere informatiedragers, die bij of krachtens de Archiefwet in de plaats kunnen worden gesteld van de originele records, met gelijktijdige vernietiging van het oorspronkelijke record.

  • 38. Vervreemding: het overdragen van zorg en beheer van records aan een andere zorgdrager of civielrechtelijke partij.

  • 39. Vindbaarheid: de mate waarin informatie zodanig wordt bewaard en beheerd, dat zij binnen een redelijke termijn kan worden gevonden.

  • 40. Volledigheid: de mate waarin alle informatie met betrekking tot een werkproces, die aanwezig zou moeten zijn volgens het beheerregime dat voor dat proces is vastgesteld, is vastgelegd, geregistreerd en wordt beheerd.

  • 41. Waarderen: het afwegen van waarden en belangen waarmee rekening moet worden gehouden bij het opstellen en vaststellen van een selectielijst.

  • 42. Werkproces: samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak.

  • 43. Zorg: algemeen bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het nakomen van de in de Archiefwet 1995 opgenomen verplichting de onder de zorgdrager berustende records in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren.

Hoofdstuk 2. : Reikwijdte

Artikel 2. Reikwijdte

  • 1 De beheersregeling en de Archiefwet 1995 zijn van toepassing op het beheer van alle records waarvoor de Minister van IenM zorgdrager is.

Hoofdstuk 3. : Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Artikel 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

  • 1 Minister:

    • a) de Minister van IenM is zorgdrager in de zin van artikel 1d van de Archiefwet 1995 voor de records van het ministerie.

    • b) de Minister blijft onverminderd verantwoordelijk voor de zorg voor de archieven, ook indien hij dit gemandateerd of, geheel danwel gedeeltelijk, uitbesteed heeft.

  • 2 Secretaris-Generaal:

    • a) de Secretaris-Generaal van IenM draagt verantwoordelijkheid voor de documentaire informatieverzorging en stelt de op dit terrein nodige beheersregels en aanwijzingen vast.

  • 3 Hoofddirecteur Financiën, Management en Control is belast met:

    • a) de zorg voor governance en de inrichting en kwaliteit van de bedrijfsvoering, waarvan de documentaire informatieverzorging deel uitmaakt;

    • b) het voorbereiden van regelingen op het gebied van de documentaire informatieverzorging;

    • c) het toezicht op de naleving van de geldende regelingen op het gebied van de documentaire informatieverzorging;

    • d) de vaststelling van kwaliteitseisen aan de documentaire informatieverzorging, metagegevensschema, selectielijsten en standaards;

    • e) coördinerende en adviserende activiteiten waarmee de effectiviteit en de efficiëntie van de documentaire informatieverzorging binnen het ministerie van IenM zijn gediend.

  • 4 Hoofd van een archiefvormend orgaan:

    • a) het hoofd van een archiefvormend orgaan beheert zijn records in overeenstemming met de bepalingen van deze beheersregeling en andere van toepassing zijnde regelgeving;

    • b) het hoofd van een archiefvormend orgaan kan desgewenst nadere aanwijzingen opstellen voor het archiefbeheer binnen zijn onderdeel van het ministerie of orgaan;

    • c) het hoofd van een archiefvormend orgaan zorgt voor de beschikbaarheid van een vastgestelde selectielijst voor de records in zijn archief;

    • d) het hoofd van een archiefvormend orgaan stelt een SDI op voor het archief van het archiefvormend orgaan en onderhoudt dit;

    • e) voor het verrichten van de werkzaamheden en het dagelijkse toezicht op het archief stelt het hoofd van een archiefvormend orgaan een beheerder aan met voldoende deskundigheid en aan wie voldoende middelen en deskundig personeel voor de uitoefening van zijn taken beschikbaar worden gesteld.

  • 5 Beheerder: de beheerder verricht of doet verrichten, in opdracht van het hoofd van een archiefvormend orgaan en in overeenstemming met de bepalingen van de beheersregeling en andere van toepassing zijnde regelgeving, de feitelijke werkzaamheden op het terrein van de documentaire informatieverzorging.

  • 6 Ambtenaar of medewerker: de ambtenaar en de in opdracht van het ministerie van IenM medewerkende, zijn verantwoordelijk voor de aanbieding van door hen behandelde archiefwaardige documenten aan het archief, conform de eisen van de beheerder.

Hoofdstuk 4. : De archiefvorming

Artikel 4. Identificatie en registratie van records

  • 1 Het hoofd van een archiefvormend orgaan is er verantwoordelijk voor dat de identificatie van records ten minste plaatsvindt op basis van de bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelangen van dat orgaan.

  • 2 Records worden direct na ontvangst of voor verzending ten minste voorzien van een uniek registratiekenmerk. Dit kenmerk wordt tezamen met de in het derde en vierde lid genoemde kenmerken vastgelegd.

  • 3 Bij de registratie van records worden ten minste de verplichte kenmerken van het geldende metagegevensschema opgenomen.

  • 4 Ingekomen stukken waarvoor afdoeningstermijnen gelden, worden bij de registratie voorzien van de termijngegevens voor de afhandeling.

  • 5 Het ontsluiten van de inhoud van de records wordt zodanig verricht, dat het gebruik van deze gegevens in combinatie met andere informatiebronnen van het ministerie mogelijk is.

Artikel 5. Context en authenticiteit van records

  • 1 Het hoofd van een archiefvormend orgaan zorgt ervoor dat van elk van de te bewaren records te allen tijde kan worden vastgesteld:

    • a) de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het onderdeel van het ministerie of orgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het werkproces;

    • b) wanneer, en door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het onderdeel van het ministerie of orgaan werd ontvangen of opgemaakt;

    • c) de samenhang met andere door het onderdeel van het ministerie of orgaan ontvangen en opgemaakte records;

    • d) de met betrekking tot de records uitgevoerde beheersactiviteiten;

    • e) de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de records worden bewaard of beheerd.

  • 2 De beheerder koppelt aan records metagegevens volgens het geldende metagegevenschema, aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in het eerste lid, kunnen worden herleid.

Artikel 6. Afdoening van records

  • 2 Het hoofd van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het afdoen van de records binnen de geldende termijnen.

  • 3 De afdoeningstermijn wordt vastgelegd, bewaakt en bewaard in een registratiesysteem.

  • 4 De beheerder van het afhandelingsproces signaleert tijdig een naderende afdoeningstermijn aan de procesverantwoordelijke.

  • 5 Als een ingekomen stuk niet binnen de ingevolge het tweede lid vastgestelde afdoeningstermijn kan worden beantwoord, wordt door de procesverantwoordelijke aan de afzender een behandelingsbericht gezonden.

Artikel 7. Dossiervorming en archiefordening

  • 1 Alle ingekomen archiefwaardige documenten worden voor, tijdens of direct na behandeling of afdoening ter archivering aangeboden aan de beheerder van het archief.

  • 2 Van elk archiefwaardig uitgaand stuk wordt voor verzending een gewaarmerkt getrouwe kopie vervaardigd, die ter archivering wordt aangeboden aan de beheerder van het archief.

  • 3 Van de records en de dossiers waarin deze worden bewaard wordt een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht aangelegd en bijgehouden. Het overzicht wordt ingericht volgens het betreffende SDI.

  • 4 Alle versies van een SDI worden bewaard bij het archief waarop ze van toepassing zijn.

  • 5 Dossiervorming geschiedt zodanig,

    • a) dat het conform het vastgestelde SDI is;

    • b) dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met de vastgestelde selectielijst;

    • c) dat alle records, die op een zaak betrekking hebben, worden samengevoegd in één dossier, tenzij dat niet doelmatig is;

    • d) dat gebruik wordt gemaakt van de vastgestelde dossieromschrijvingen.

Artikel 8. Toegankelijkheid

  • 1 Het archiveringssysteem waarborgt de toegankelijkheid van de records zodanig dat elk van de records binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is.

  • 2 Van een, voor permanente bewaring in aanmerking komend, afgesloten archief wordt een beschrijvende inventaris opgesteld en onderhouden.

  • 3 De hoofden archiefvormend orgaan verstrekken de inventaris op diens verzoek aan de Hoofddirecteur Financiën Management en Control ten behoeve van de uitvoering van de in artikel 3, vierde lid, van deze regeling bedoelde taken.

Hoofdstuk 5. : Het beheer van records

Artikel 9. Materieel beheer

  • 1 Het hoofd van een archiefvormend orgaan treft zodanige voorzieningen ten aanzien van door dat orgaan opgemaakte records, die voor permanente bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van deze records na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

  • 3 Het hoofd van een archiefvormend orgaan draagt zorg dat vernietigbare records gedurende hun bewaartermijn in goede materiële staat worden gehouden.

  • 4 Indien records door de aard van de oorspronkelijk gebruikte materialen of programmatuur niet (langer) voldoen aan het in het eerste en derde lid bepaalde, wordt overgegaan tot vervanging van de records door reproducties op de wijze als in artikel 12 van de beheersregeling wordt omschreven of in geval van programmatuur tot conversie, migratie en emulatie volgens artikel 19.

Artikel 10. Archiefruimten

  • 1 Afgesloten archiefbestanddelen worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten.

  • 2 Het diensthoofd zorgt voor archiefruimten die zodanig zijn gesitueerd, gebouwd en ingericht dat de zich daarin bevindende records zo min mogelijk gevaar lopen ingeval van een calamiteit.

  • 3 Archiefruimten waarin permanent te bewaren records berusten in afwachting van hun overbrenging naar het Nationaal Archief voldoen aan de normen die zijn opgenomen in Hoofdstuk 5 van de Archiefregeling 2010.

Artikel 11. Selectie

  • 1 Het hoofd van een archiefvormend orgaan is er verantwoordelijk voor dat ten behoeve van de onder hem ressorterende archiefvormende organen relevante, toepasbare en vastgestelde selectielijsten beschikbaar zijn.

Artikel 12. Vervanging

  • 1 Het hoofd van een archiefvormend orgaan kan alleen besluiten over te gaan tot vervanging van records door reproducties, indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen records voorkomende gegevens.

  • 2 Voor vervanging van permanent te bewaren records is een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.

  • 4 Een machtiging tot vervanging behelst tevens een machtiging tot vernietiging van de originele records.

  • 5 Bij het nemen van een besluit tot vervanging houdt het hoofd van een archiefvormend orgaan rekening met:

    • a) de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

    • b) de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

    • c) de waarde van de records als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

    • d) het belang van de in de records voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

    Zowel in de aanvraag van de machtiging tot vervanging als in de bekendmaking van het besluit geeft het hoofd van een archiefvormend orgaan aan op welke wijze met a tot en met d rekening is gehouden.

  • 6 Van de vervanging van records wordt een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring opgesteld, die ten minste een specificatie van de vervangen records bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd.

  • 7 In de in artikel 8, tweede lid, van de beheersregeling genoemde inventaris wordt de datum van de vervanging van de betreffende records vermeld.

Artikel 13. Organisatiewijzigingen

  • 1 Bij een organisatiewijziging, zoals reorganisatie, opheffing of privatisering, waarbij overheidsorganen worden samengevoegd, gesplitst, ingesteld of opgeheven, dan wel waarbij een of meerdere taken worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, wordt door het hoofd van een archiefvormend orgaan, in overleg met de betrokken beheerder(s), in de regeling tot wijziging van de organisatie een voorziening opgenomen voor het desbetreffende archief(onderdeel).

  • 3 Ten aanzien van de overbrenging, overdracht, vervreemding of terbeschikkingstelling zoals die voortvloeit uit een organisatieverandering als in het eerste lid bedoeld, wordt een verklaring opgesteld, getekend en gearchiveerd overeenkomstig de bepalingen in de voorgaande artikelen.

  • 4 Bij een organisatiewijziging wordt het deelarchief van het desbetreffende organisatieonderdeel afgesloten. Het nieuwe organisatieonderdeel of de geprivatiseerde organisatie begint een nieuw (deel)archief.

  • 5 Bij de instelling van tijdelijke organisatieonderdelen, zoals commissies en projecten, wordt, in overleg met de beheerder, in de regeling van de instelling een voorziening opgenomen voor het archiefbeheer.

Artikel 14. Uitbesteding

  • 1 Een regeling waarbij taken en bevoegdheden namens de Minister worden uitgevoerd door derden, bevat een voorziening omtrent het archiefbeheer bij deze taken, overeenkomstig het gestelde in de beheersregeling.

  • 2 Bij de uitbesteding van diensten en werken legt de opdrachtgever de verplichting op aan de opdrachtnemer alle gegevens (schriftelijke stukken, computerbestanden, etc.) die hij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst onder zich heeft, binnen 10 werkdagen na beëindiging van de desbetreffende werkzaamheden aan opdrachtgever ter beschikking te stellen.

Artikel 15. Kwaliteitszorg

Het hoofd van een archiefvormend orgaan zorgt ervoor dat het beheer van zijn records voldoet aan de eisen, gebaseerd op het geldende standaard kwaliteitssysteem.

Hoofdstuk 6. : Het beheer van digitale records

Artikel 16. Beheer van digitale records

De artikelen 17 tot en met 21 van de beheersregeling bevatten bepalingen die uitsluitend gelden voor digitale records. De overige artikelen van de beheersregeling hebben betrekking op álle records, ongeacht hun vorm, en zijn derhalve eveneens van toepassing op digitale records.

Artikel 17. Metagegevens bij digitale records

Het hoofd van een archiefvormend orgaan is er verantwoordelijk voor dat van digitale records, naast de in artikel 4 en 5 genoemde registratiekenmerken ten minste de volgende kenmerken worden vastgelegd en bewaard:

  • 1. de oorspronkelijke technische aard van de digitale records, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;

  • 2. de actuele technische aard van de digitale records, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;

  • 3. voor zover gebruik is gemaakt van de digitale handtekening:

    • a) de houder van de digitale handtekening;

    • b) het moment van validiteit van de digitale handtekening;

    • c) de voor validatie verantwoordelijke functionaris;

    • d) voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.

  • 4. Het hoofd van een archiefvormend orgaan legt de functionele eisen vast ten aanzien van:

    • a) de inhoud, vorm en structuur van digitale records, zoals bedoeld in artikel 5 van de beheersregeling;

    • b) het gedrag, voor zover dit noodzakelijk is voor het waarborgen van de authenticiteit van de digitale records.

Artikel 18. Duurzaamheid van digitale records

Het hoofd van een archiefvormend orgaan treft zodanig passende maatregelen, dat de risico’s van verlies van toegankelijkheid, betrouwbaarheid en authenticiteit van de digitale records voor de geldende bewaartermijn worden beperkt.

Artikel 19. Conversie, migratie of emulatie

  • 1 Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijkheid en geordende staat van digitale records, gaat het hoofd van een archiefvormend orgaan over tot conversie of migratie van de digitale records, dan wel dat die digitale records door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.

  • 2 Iedere conversie of migratie van digitale records die niet geschiedt met inachtneming van de gestelde eisen in de Archiefregeling 2010 ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.

  • 3 Van de conversie of migratie wordt een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde records bevat, alsmede aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie, aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat wordt voldaan.

Artikel 20. Opslagformaten voor digitale records

  • 1 Digitale records worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van het Nationaal Archief overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.

  • 2 Voor zover op het tijdstip van overbrenging gebruik wordt gemaakt van encryptietechniek, wordt aan de beheerder van het Nationaal Archief de bijbehorende encryptiesleutel verstrekt.

  • 3 Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de gestelde eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale records kan worden voldaan.

Artikel 21. Vernietigbare digitale records

Onverminderd de verplichting alle records in goede, geordende en toegankelijke staat te houden, kunnen artikel 17 tot en met 20 van de beheersregeling buiten toepassing blijven voor vernietigbare digitale records, indien dit de doelmatigheid van het archiefbeheer ten goede komt.

Hoofdstuk 7. : De verwijdering en verplaatsing van records

Artikel 22. Vernietiging

  • 1 Records worden uitsluitend vernietigd op grond van een vastgestelde selectielijst, op grond van noodvernietiging of, met inachtneming van de voorschriften uit artikel 12 van de beheersregeling, na vervanging van de betreffende records door reproducties.

  • 2 Het hoofd van een archiefvormend orgaan draagt verantwoordelijkheid voor vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen en bijbehorende metagegevens, zodra de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn is verstreken.

  • 3 Van de vernietiging van archiefbestanddelen wordt een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vernietigde records bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging heeft plaatsgevonden. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd.

  • 4 In het in artikel 7, vierde lid, van de beheersregeling genoemde overzicht wordt vermeld op welke datum de betreffende records vernietigd zijn.

Artikel 23. Overbrenging

  • 1 Het hoofd van een archiefvormend orgaan draagt er verantwoordelijkheid voor dat de voor permanente bewaring in aanmerking komende records twintig jaar na afsluiting, in goede, geordende en toegankelijke staat, binnen een termijn van tien jaar, worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

  • 2 De over te brengen archiefbestanden zijn voorzien van een toegang en een beschrijvende inventaris die voldoen aan de eisen van de archiefbewaarplaats.

  • 3 Afgesloten archiefbestanddelen die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en die door de administratie niet meer veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd, kunnen in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats eerder worden overgebracht.

  • 4 De overbrenging van nog veelvuldig geraadpleegde records kan worden opgeschort, echter alleen indien hiertoe een machtiging is verkregen van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

  • 5 Bij de overbrenging van records kan het hoofd van een archiefvormend orgaan, in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats, voor een periode beperkingen stellen aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte records.

  • 6 De overbrenging wordt vastgelegd in een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring die ten minste bevat een specificatie van de records en de eventuele beperkingen aan de openbaarheid. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd.

Artikel 24. Vervreemding

  • 1 Het hoofd van een archiefvormend orgaan kan records die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht in overleg met de beheerder vervreemden.

  • 2 Voor vervreemding is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.

  • 4 Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervreemde records, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze en wanneer vervreemding is geschied. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd door het hoofd van een archiefvormend orgaan waaronder de records zouden berusten indien zij niet waren vervreemd.

Artikel 25. Overdracht

  • 1 Van een overdracht van records wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie van de overgedragen records bevat onder vermelding van de reden tot overdracht. Deze verklaring wordt ondertekend door de hoofden van de archiefvormende organen die betrokken zijn bij de overdracht en gearchiveerd.

  • 2 Voorafgaand aan de overdracht van archiefbestanddelen van het dynamisch naar het semi-statisch archief maken de betrokken archiefbeheerders nadere afspraken over de toegankelijkheid, de ordening en de materiële staat van het over te dragen archief.

  • 3 In het in artikel 7, vierde lid, van de beheersregeling genoemde overzicht wordt vermeld op welke datum en aan welk organisatieonderdeel de records zijn overgedragen.

Artikel 26. Verhuizingen

Indien een archiefvormend orgaan of een deel daarvan verhuist, stelt het hoofd van een archiefvormend orgaan een procedure op voor de verhuizing van de betreffende archief(onderdelen), zodanig dat de documentaire informatieverzorging aansluitend op de verhuizing kan worden voortgezet.

Hoofdstuk 8. : Het toezicht en de beveiliging

Artikel 27. Toezicht

  • 1 De Hoofddirecteur Financiën, Management en Control oefent toezicht uit op de naleving van de geldende regelingen op het gebied van de documentaire informatieverzorging.

  • 2 Het hoofd van een archiefvormend orgaan verstrekt, op verzoek, aan de Hoofddirecteur Financiën, Management en Control en aan de Erfgoedinspectie, juiste en volledige gegevens met betrekking tot de staat van de door hem beheerde records en omtrent de wijze waarop aan de zorg voor deze records vorm wordt gegeven.

  • 3 De beheerder verstrekt desgewenst volledige en juiste informatie met betrekking tot de staat van de records en omtrent de wijze waarop aan de zorg voor deze records vorm wordt gegeven en verleent toegang tot de ruimten en systemen waarin zich records bevinden, ten behoeve van archiefonderzoek door de Hoofddirecteur Financiën, Management en Control of door de Erfgoedinspectie.

Artikel 28. Beveiliging van informatie en bescherming persoonsgegevens

  • 1 De beheerder ziet er op toe dat voor de beveiliging van records en voor de bescherming van daarin opgenomen persoonsgegevens een passend beveiligingsniveau in acht wordt genomen. Deze beveiliging is gebaseerd op de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en het departementale beveiligingsbeleid.

  • 3 In de calamiteitenplannen van het ministerie van IenM worden bepalingen opgenomen voor de omgang met records in geval van een calamiteit. Daarin wordt ten minste vastgelegd een uitwijkvoorziening voor de digitale registraties en records en hoe de niet-digitale records bij calamiteiten naar een veilige locatie worden overgebracht. Een uitwijkvoorziening wordt periodiek getest.

  • 4 Indien noodvernietiging van gerubriceerde records plaatsvindt, wordt dit te allen tijde gemeld aan de Hoofddirecteur Financiën, Management en Control en aan de Erfgoedinspectie.

Hoofdstuk 9. : De informatieverstrekking

Artikel 29. Interne beschikbaarstelling van records

  • 1 De interne openbaarheid van records is geregeld in het openbaarheidsbeleid van het ministerie van IenM.

  • 2 De archiefbeheerder stelt de daartoe bevoegde medewerker in staat om digitale records te raadplegen of leent desgewenst de dossiers voor een bepaalde tijd uit.

  • 3 De beheerder houdt een (geautomatiseerde) administratie bij van de in het tweede lid, bedoelde uitleningen en ziet erop toe dat uitgeleende dossiers tijdig en in oorspronkelijke staat worden terugbezorgd.

Artikel 30. Informatieverstrekking aan derden

  • 3 Een (gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om informatieverstrekking of een toewijzing die belangrijke politieke, bestuurlijke of maatschappelijke gevolgen kan hebben, wordt na raadpleging van de directeur Communicatie en de Wob-contactfunctionaris van de Hoofddirectie Bestuurlijke en Juridische Zaken, in concept langs het betreffende diensthoofd geleid. Deze besluiten worden altijd door de Secretaris-Generaal namens de Minister ondertekend.

  • 4 Het hoofd van een archiefvormend orgaan geeft richtlijnen voor het toezicht bij de inzage van records door derden.

  • 5 Indien records aan derden worden uitgeleend of ter inzage gegeven, ondertekent de lener of de raadpleger van de records een verklaring waarin hij zich verplicht stelt de aan hem uitgeleende of ter inzage gegeven records in hun oorspronkelijke staat te retourneren.

  • 6 De beheerder houdt een (geautomatiseerde) administratie bij van aan derden uitgeleende records en ziet erop toe dat uitgeleende dossiers tijdig worden terugbezorgd.

Hoofdstuk 10. : Slotbepalingen

Artikel 31

Deze regeling zal worden toegezonden aan alle diensthoofden en zal worden bekend gemaakt aan de Erfgoedinspectie.

Artikel 32. Intrekking vorige regeling

  • 1 De Beheersregeling Documentaire Informatieverzorging Verkeer en Waterstaat, 8 juni 2005 wordt ingetrokken.

  • 2 Het Statuut Documentaire Informatievoorziening, inrichting van het archiefbeheer bij het ministerie van VROM, 28 oktober 2005 wordt ingetrokken.

Artikel 33. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na dagtekening van de Staatscourant waarin deze wordt geplaatst.

Artikel 34. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Beheersregeling documentaire informatieverzorging Infrastructuur en Milieu 2012.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De

Minister

van Infrastructuur en Milieu,
namens deze,

de Hoofddirecteur Financiën Management en Control,

J.W. Lintsen