Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit beheersregels Productschap Dranken archiefbescheiden 2011[Regeling materieel uitgewerkt per 01-01-2015.]

Geldend van 06-08-2011 t/m heden

Besluit Beheersregels Archiefbescheiden Productschap Dranken 2011

Het dagelijks bestuur van het Productschap Dranken heeft, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995, artikel 92 van de Wet op de bedrijfsorganisatie en artikel 26 van het Instellingsbesluit Productschap Dranken op 5 juli 2011 het volgende besluit vastgesteld.

1. Begripsbepalingen

Artikel 1

Dit besluit neemt over de terminologie van het Instellingsbesluit Productschap Dranken en de Wet op de bedrijfsorganisatie en verstaat voorts onder:

a.

dagelijks bestuur

:

het dagelijks bestuur van het productschap;

b.

voorzitter

:

voorzitter van het productschap;

c.

commissies

:

organen als bedoeld in artikel 88a van de wet;

d.

minister

:

Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

e.

beheer

:

het verrichten of doen verrichten van de feitelijke werkzaamheden die nodig zijn voor een goede bewaring, ordening, selectie, toegankelijkheid, vernietiging en overbrenging naar een archiefbewaarplaats van archiefbescheiden;

f.

zorg

:

de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van archiefbescheiden en voor die zaken die noodzakelijk zijn om efficiƫnt en effectief archiefbeheer mogelijk te maken, zoals huisvesting, deskundig personeel en financiƫle middelen;

g.

archiefbescheiden

:

bescheiden, ongeacht hun vorm, door het productschap ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

h.

selectielijst

:

een lijst waarin de archiefbescheiden zijn omschreven van het productschap of een commissie, waarbij is aangegeven of de bescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen of voor vernietiging na een aangegeven termijn;

i.

archiefbewaarplaats

:

bewaarplaats die is aangewezen voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden;

j.

archiefruimte

:

ruimte die wordt gebruikt voor de bewaring van archiefbescheiden die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen en archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen, in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats;

k.

uitvoeringsregeling

:

een besluit als bedoeld in artikel 10.

2. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Artikel 2

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van het productschap, met inachtneming van de uitvoeringsregeling.

Artikel 3

  • 1 Het secretariaat is belast met het beheer van de archiefbescheiden van het productschap.

  • 2 De secretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het archiefbeheer van het productschap.

Artikel 4

  • 1 De secretaris van het productschap stelt een ontwerp-selectielijst op, waarna de definitieve selectielijst in samenwerking met het Nationaal Archief wordt vastgesteld.

  • 2 Nadat de Afdeling beleid en het secretariaat omtrent de selectielijsten om advies is gevraagd, stelt het dagelijks bestuur de ontwerp-selectielijsten vast en legt deze aan het Nationaal Archief ter vaststelling voor.

3. Uitvoering

Artikel 5

  • 1 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de vernietiging van archiefbescheiden die voor vernietiging in een selectielijst zijn opgenomen, zo spoedig mogelijk nadat de in die lijst opgenomen bewaartermijn is verstreken en er controle heeft plaatsgevonden op mogelijke bijzondere omstandigheden die opschorting van de vernietiging rechtvaardigen.

  • 2 Het onderhoud van de selectielijsten en de controle, bedoeld in het eerste lid, worden door het secretariaat uitgevoerd.

  • 3 Indien ingevolge het tweede lid een selectielijst gewijzigd dient te worden, wordt de procedure van artikel 4 gevolgd.

Artikel 6

  • 1 De te vernietigen archiefbescheiden worden aangeboden aan een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf.

  • 2 Archiefbescheiden die volgens een selectielijst overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats mogen door het dagelijks bestuur slechts vervangen of vervreemd worden na machtiging van de minister.

  • 3 De secretaris ondertekent een verklaring waarin een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden is opgenomen.

Artikel 7

  • 1 Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de bewerking en overbrenging naar een archiefbewaarplaats van archiefbescheiden die daarvoor overeenkomstig de selectielijst in aanmerking komen.

  • 2 De secretaris ondertekent een verklaring waarin een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden en een eventuele beperking van de openbaarheid daarvan is opgenomen.

Artikel 8

Het secretariaat is belast met de inrichting en het beheer van de archiefruimte, overeenkomstig de uitvoeringsregeling.

Artikel 9

Het verstrekken van informatie aan derden omtrent archiefbescheiden dan wel het inzage geven in archiefbescheiden geschiedt uitsluitend na toestemming daartoe van de secretaris.

4. Slotbepalingen

Artikel 10

De voorzitter stelt bij besluit een uitvoeringsregeling vast, waarin nadere voorschriften omtrent de uitvoering van het beheer en de hiervoor benodigde faciliteiten zijn opgenomen.

Artikel 11

Dit besluit treedt in werking daags na publicatie in het Verordeningenblad Bedrijfsorganisatie.

Artikel 12

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit beheersregels Productschap Dranken archiefbescheiden 2011.

Voor het dagelijks bestuur,

C. Snijder

voorzitter

J.W.N.M. Stassen

secretaris