Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit informatievoorziening WVO BES

Geldend van 01-08-2017 t/m heden

Besluit van 3 februari 2011, houdende vaststelling van voorschriften inzake de informatievoorziening WVO BES (Besluit informatievoorziening WVO BES)

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 21 september 2010, nr. WJZ/236449 (3840), directie Wetgeving en Juridische Zaken, gedaan in overeenstemming met Onze Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en mede namens de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

Gelet op de artikelen 176 en 177 van de Wet voortgezet onderwijs BES;

De Afdeling advisering van de Raad van State gehoord (advies van 21 oktober 2010, No. W05.10.0452/I);

Gezien het nader rapport van Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 31 januari 2011, nr. WJZ 256793 (3840), directie Wetgeving en Juridische Zaken, uitgebracht mede namens Onze Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie en Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Hoofdstuk I. Algemeen

Artikel 1. Begripsbepalingen

Dit besluit verstaat onder:

  • a. de wet: de Wet voortgezet onderwijs BES;

  • b. Onze Minister: Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en, voor wat betreft het onderwijs op het gebied van landbouw, natuurlijke omgeving en voedsel, Onze Minister van Economische Zaken;

  • c. school: een school voor voortgezet onderwijs, tenzij het tegendeel blijkt;

  • d. bevoegd gezag: voor wat betreft:

    • 1°. een openbare school in stand gehouden door een openbaar lichaam: het bestuurscollege van het desbetreffende openbaar lichaam, voor zover de eilandsraad niet anders bepaalt, en indien de eilandsraad dit besluit, met inachtneming van door hem te stellen regelen, en

    • 2°. een bijzondere school: het schoolbestuur;

  • e. samenwerkingsverband: een samenwerkingsverband als bedoeld in artikel 1 van de Wet op het voortgezet onderwijs BES.

Hoofdstuk II. De gegevensverzameling

Artikel 2. Beschrijving van de gegevens [Treedt in werking op een nader te bepalen tijdstip]

Dit onderdeel is (nog) niet in werking getreden; zie het overzicht van wijzigingen

Artikel 3. Nadere invulling [Treedt in werking op een nader te bepalen tijdstip]

Dit onderdeel is (nog) niet in werking getreden; zie het overzicht van wijzigingen

Artikel 4. Aanpassing van de gegevensvraag over bekostiging

Bij ministeriële regeling kan in spoedeisende gevallen een aanvullende vragenlijst ten aanzien van bekostiging worden vastgesteld ter beantwoording door het bevoegd gezag.

Hoofdstuk III. Overige bepalingen

Artikel 5. Overgangsbepaling

Tot het tijdstip van inwerkingtreding van de artikelen 2 en 3, worden bij ministeriële regeling de gegevens vastgesteld die het bevoegd gezag ten aanzien van bekostiging en beleid aan Onze Minister levert en op welke wijze deze gegevens worden gedefinieerd en geordend.

Artikel 6. Inwerkingtreding

  • 1 De artikelen 1, 4 en 5 treden in werking met ingang van de dag in Bonaire, Sint Eustatius en Saba na de datum van uitgifte van het Staatsblad waarin dit besluit wordt geplaatst.

  • 2 De artikelen 2 en 3 treden in werking met ingang van een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip.

Artikel 7. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit informatievoorziening WVO BES.

Lasten en bevelen dat dit besluit met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst.

’s-Gravenhage, 3 februari 2011

Beatrix

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

J. M. van Bijsterveldt-Vliegenthart

De Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie,

M. J. M. Verhagen

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

J. P. H. Donner

Uitgegeven de zevende maart 2011

De Minister van Veiligheid en Justitie,

I. W. Opstelten

Bijlage als bedoeld in artikel 2 van het Besluit informatievoorziening WVO BES [Treedt in werking op een nader te bepalen tijdstip]

Dit onderdeel is (nog) niet in werking getreden; zie het overzicht van wijzigingen

Bijlage 2. als bedoeld in artikel 3 van het Besluit informatievoorziening WVO BES

[Red: Deze bijlage treedt niet meer in werking. De bijlage is ingetrokken door Stb. 2017/273.]

Wijze van beschikbaarstelling

In deze bijlage worden voorschriften gegeven omtrent de wijze van beschikbaarstelling van de gegevens die bevoegde gezagsorganen, krachtens artikel 176 en artikel 177 van de WVO BES, verplicht zijn om aan de overheid te leveren.

Toelichting

Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn gespecificeerd in bijlage 1. De gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige enkele malen per jaar, andere vaker.

De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw. Als gevolg hiervan is het van groot belang dat aan alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. De overheid maakt bij de gegevensverzameling zo veel mogelijk gebruik van het principe van éénmaal bevragen, meer keren gebruiken.

Een groot deel van de gegevens (zoals organisatiegegevens) zijn reeds geregistreerd in systemen. Deze gegevens hoeven alleen aangepast te worden wanneer zich mutaties voordoen. Daarvoor kan men terecht op de site van DUO.

Andere gegevens worden zoveel mogelijk onttrokken aan registraties bij salarisverwerkers of onttrokken aan de schooladministratie, zodat scholen hiervan zo gering mogelijke last ondervinden. Wanneer dat niet mogelijk is, worden scholen met formulieren bevraagd.

De wijze van beschikbaarstelling van gegevens is verdeeld over de volgende onderdelen:

1. Aanlevering van organisatiegegevens

BRIN kent een papieren en een elektronische wijzigingsprocedure voor die gegevens die in BRIN opgenomen organisaties zelf kunnen laten muteren. De papieren wijzigingsprocedure verloopt via het BRIN-mutatieformulier dat elke organisatie in bezit heeft. Wijzigingen in de communicatiegegevens, genoemd in bijlage 1, worden door het bevoegd gezag van scholen elektronisch aangeleverd.

Voor scholen gaat het wijzigen van de naam van de school of vestiging, vastleggen van de datum opheffing, het vastleggen van fusiepartners via het BRIN-mutatieformulier. Voor alle andere gegegevens zoals denominatie of vestigingsadres geldt een aanvraagprocedure. De gegevens worden alleen gemuteerd na goedkeuring.

Voor het bevoegd gezag gaat het om de naam, de datum opheffing, het centraal rekeningnummer, de salarisverwerkende instelling, het administratiekantoornummer en fusie met een ander bevoegd gezag. Bij dit soort mutaties wordt de mutatie alleen verwerkt, indien bepaalde (wettelijke) bescheiden zijn meegeleverd en indien daarover op grond van een wettelijk voorschrift door de minister een positief besluit is genomen.

2. Aanlevering van personeelsgegevens

Achtereenvolgens zal worden ingegaan op de termijn voor aanlevering van de personeelsgegevens, de wijze van aanlevering daarvan en de periodieke bijstellingen.

2.1. Termijn voor aanlevering van gegevens

De gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.3 van bijlage 1:

  • onderdeel persoon

  • onderdeel arbeidsrelatie

  • onderdeel loon, toelagen en korting

  • ienen vier maal per jaar aan DUO te worden aangeleverd:

    • uiterlijk 15 juli de gegevens over februari, maart en april

    • uiterlijk 15 oktober de gegevens over mei, juni en juli

    • uiterlijk 15 januari de gegevens over augustus, september en oktober

    • uiterlijk 15 april de gegevens over november, december en januari.

In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie op de peilmaand en die gedurende twee kalendermaanden na de laatste kalenderdag van de peilmaand administratief zijn verwerkt. Gegevens die na die twee kalendermaanden administratief zijn verwerkt, moeten niet in de gegevenslevering worden verwerkt.

Het jaarbestand/de jaarbestanden met per kalenderjaar samengevatte gegevens uit de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.4 van bijlage 1

  • onderdeel persoon;

  • onderdeel arbeidsrelatie;

  • onderdeel loon, toelagen en korting;

  • onderdeel verlofgegevens;

dienen één keer per jaar geleverd te worden en wel uiterlijk op 15 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben).

2.2. Wijze van aanlevering

De aanlevering van de gegevens in de genoemde onderdelen geschiedt elektronisch.

De beleidsgegevens, vermeld in de tabellen 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3 en 2.1.4 uit bijlage 1, worden op een van de volgende twee manieren bij DUO aangeleverd:

  • op CD-rom. De gegevens worden gecomprimeerd (gezipt) en voorzien van een wachtwoord naar CD-rom weggeschreven. De CD-rom wordt per koerier afgeleverd bij DUO.

  • op een beveiligde en afgeschermde locatie op de server van de leverancier. De gegevens worden door de leverancier gecomprimeerd en voorzien van een wachtwoord op deze locatie geplaatst. Hierna ontvangt DUO per email bericht dat de gegevens beschikbaar zijn waarna DUO deze gegevens gedurende minimaal 2 en maximaal 4 weken via een beveiligde internetverbinding kan ophalen. DUO meldt aan de leveranciers aan wie de e-mail gericht moet worden en welke medewerkers geautoriseerd dienen te worden om de gegevens van de server op te halen. DUO meldt aan de leverancier de ontvangst van de e-mail en meldt terug wanneer de gegevens zijn opgehaald.

De bovenstaande procedures gelden zowel voor de bestanden over een peilmaand als voor de bestanden over een peiljaar.

Elke levering over een peilmaand respectievelijk peiljaar dient per school de volledige set van gegevens te omvatten:

de bestanden over een peilmaand bevatten de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van bijlage 1. Deze gegevens worden per onderdeel in afzonderlijke bestanden geleverd of de gegevens in de tabellen 2.1.1 en 2.1.2 van bijlage 1 worden geïntegreerd in één bestand en daarnaast een apart bestand met de gegevens uit tabel 2.1.3 van bijlage 1 of alle onderdelen worden geïntegreerd in één bestand;

de bestanden over een peiljaar bevatten naast de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 ook de gegevens genoemd in tabel 2.1.4 uit bijlage 1.

Indien bij de levering gegevens uit verschillende onderdelen in één bestand worden geleverd, dan worden de koppelvelden (de velden die in elk van de samengevoegde onderdelen worden genoemd) maar één keer opgenomen.

De verantwoordelijkheid voor volledigheid, juistheid en tijdigheid van de leveringen berust bij het bevoegd gezag.

Het bestandsformaat is CSV, waarbij de velden worden gescheiden door een puntkomma.

Tekstvelden worden voorafgegaan en afgesloten door een enkele quote (').

In de gegevensleveringen mogen geen datumvelden voorkomen; data worden geleverd als numerieke velden van het formaat N8 (JJJJMMDD), N6 (JJJJMM) of N4 (JJJJ).

Het aantal posities van numerieke velden is opgegeven exclusief de positie van het decimaalteken. Als decimaalteken dient de komma gebruikt te worden.

Een veld met de specificatie N5 is een geheel getal met 5 posities (12345); een veld met de specificatie N8,2 is een veld met 9 posities: 6 cijfers voor het decimaalteken, 2 achter het decimaal teken en de komma (bijvoorbeeld 123456,78).

Er mag geen scheidingsteken tussen duizendtallen worden gebruikt.

Waarden van alfanumerieke velden dienen exact te worden overgenomen (hoofdletters als hoofdletters, kleine letters als kleine letters). Indien het veld meer posities heeft dan de waarde, dan moet links worden uitgelijnd (wel «LA» of «LA», niet «LA»).

De eerste regel van elk bestand bevat de veldnamen.

2.3. Periodieke bijstellingen

De bevoegde gezagsorganen dragen zorg voor de aanlevering van de genoemde personeelgegevens. In het kader van eenmalig bevragen en meervoudig gebruik van gegevens zal de minister zoveel mogelijk gebruik maken van reeds bestaande databestanden. Zodoende worden schoolbesturen administratief ontlast. Daarnaast hebben de besturen de mogelijkheid om gegevensleveringen via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren plaats te laten vinden. Geautomatiseerde elektronische aanlevering van gegevens via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren is gebruikelijk en scheelt aanzienlijk in de administratieve lasten voor schoolbesturen.

Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoeften en informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden kunnen wijzigingen gaan voorkomen in de gegevensvraag of in de wijze van aanlevering.

Een toename van administratieve lasten zal worden meegenomen in de overweging om gegevensleveringen aan te passen. Het onderhavige Besluit zal daarom periodiek, in het overleg met de sector, worden geëvalueerd en geactualiseerd.