Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Circulaire legalisatie en verificatie buitenlandse bewijsstukken (staat van personen en toepassing DNA-onderzoek waarin bewijsstukken ontbreken)[Regeling vervallen per 01-01-2016.]

Geldend van 01-01-2011 t/m 31-12-2015

Circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen, alsmede de toepassing van DNA-onderzoek in een aantal gevallen waarin bewijsstukken ontbreken

Mede namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de Minister voor Immigratie en Asiel en de Minister van Buitenlandse Zaken, doe ik u hierbij de nieuwe circulaire toekomen inzake de legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen.

De circulaire van 21 mei 2010 met de bijbehorende bijlagen wordt met ingang van 1 januari 2011 ingetrokken.

De onderhavige circulaire bevat een punt van wijziging ten opzichte van de vervallen circulaire. Deze betreft het mede van toepassing worden van deze circulaire in de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba (Caribisch Nederland) (onderdeel A).

Hieruit voortvloeiend worden de volgende onderdelen eveneens aangepast:

  • de paragrafen 3.3, 3.4, 3.5, 4 en 5 van het onderdeel ‘Legalisatie’ (onderdeel C);

  • paragraaf 1 van het onderdeel ‘Vragenformulier’ (onderdeel D);

  • paragraaf 3 van het onderdeel ‘Verificatie’ (onderdeel E);

  • de paragrafen 2 en 3 van het onderdeel ‘Hoe te handelen als verificatie onvoldoende zekerheid verschaft’ (onderdeel F);

  • het onderdeel ‘Hoe te handelen als de betrokkene met betrekking tot een afstammingsrelatie geen stukken kan overleggen en er geen gegevens over die relatie zijn opgenomen in een Nederlandse overheidsadministratie’ (onderdeel G); en

  • het onderdeel ‘Inlichtingen en onderzoekonderzoek’ (onderdeel H).

Voorts bevat de onderhavige circulaire een tekstuele wijziging in paragraaf 3.4 onder f in het onderdeel ‘Bekendmaking van de minister van Buitenlandse Zaken ten aanzien van bijzondere omstandigheden en alternatieve legalisatieketens’ (onderdeel C).

A. Circulaire Europees Nederland en de openbare lichamen BES [Vervallen per 01-01-2016]

De eilandgebieden Bonaire, Sint Eustatius en Saba zijn in het kader van de staatkundige hervormingen op 10 oktober 2010 openbare lichamen geworden van Nederland. Aanpassing van de circulaire levert een uniforme toepassing op van het legalisatie- en verificatiebeleid in zowel het Europese als het Caribische deel van Nederland.

B. Intrekking aanwijzing probleemlanden [Vervallen per 01-01-2016]

Het probleemlandenbeleid dat ingevoerd werd bij Aanwijzing van de Minister van Buitenlandse Zaken van 7 maart 1996, inhoudende dat in een vijftal door hem aangewezen landen, namelijk Ghana, Nigeria, Pakistan, India en de Dominicaanse Republiek, in alle gevallen legalisatie én verificatie diende plaats te vinden, is mede naar aanleiding van de uitspraken van de Raad van State d.d. 8 september 2004 in de zaken nr. 200304168/1 en 200303005/1 afgeschaft. De voormelde Aanwijzing van de Minister van Buitenlandse Zaken is per 8 september 2004 ingetrokken (Stcrt. 2004, 217)1.

Dit betekent dat voor de voormelde vijf landen het algemene legalisatiebeleid geldt, inhoudende dat voor stukken die aan legalisatie onderworpen zijn, er pas sprake zal kunnen zijn van verificatie wanneer op grond van twijfel in concrete omstandigheden daartoe aanleiding is.

Teneinde de ambtenaar van de burgerlijke stand en de ambtenaar belast met de uitvoering van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, die onder de verantwoordelijkheid vallen van het college van burgemeester en wethouders, te ondersteunen bij de beoordeling van aan hen overgelegde stukken, is een vragenformulier ontwikkeld dat ter gelegenheid van de legalisatie gebruikt kan worden. Dit vragenformulier werd naar aanleiding van een evaluatieonderzoek met de inwerkingtreding van de circulaire van 21 mei 2010 herzien2en hoeft voortaan niet meer gebruikt te worden voor stukken die, op grond van het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten, Den Haag, 5 oktober 1961, Trb. 1963, 28 (hierna: het Apostilleverdrag), voorzien behoren te worden van een apostille (zie onderdeel C).

C. Legalisatie [Vervallen per 01-01-2016]

1. Definitie legalisatie [Vervallen per 01-01-2016]

In de internationale rechtspraktijk wordt onder legalisatie van buitenlandse openbare akten verstaan: de formaliteit waarbij een bevestigende verklaring wordt afgegeven over de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het document heeft gehandeld en, in het voorkomende geval, de identiteit van het zegel of het stempel dat op het document is geplaatst.

Een legalisatie kan derhalve alleen duidelijkheid verschaffen over de formele echtheid van een stuk.

De procedure strekt er toe om door vergelijking van de op het stuk geplaatste handtekening(en), zegel(s) en stempel(s), met daartoe gedeponeerde specimina, een bevestiging te verkrijgen ten aanzien van de bevoegdheid van degene die het stuk heeft ondertekend en afgegeven dan wel heeft gelegaliseerd. Dit betekent dat legalisatie geen garantie kan bieden ten aanzien van de juistheid van de inhoud van een stuk.

2. Hoofdregel toepassing legalisatie [Vervallen per 01-01-2016]

Als hoofdregel geldt dat de herkomst van een buitenlands stuk betreffende de staat van een persoon dient te worden gecontroleerd door middel van legalisatie. Dat geldt, behoudens de hierna te noemen uitzonderingen, ongeacht het land waar het stuk is opgemaakt. Het geldt zowel voor Nederlanders als voor vreemdelingen.

Het desbetreffende stuk dient in het land van herkomst te worden gelegaliseerd door de daartoe bevoegde autoriteiten die in een zodanige functionele of hiërarchische relatie tot de afgevende instanties staan, dat zij voor de geldigheid van het document kunnen instaan. In de meeste gevallen zal dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken van dat land zijn. Vervolgens dient het stuk te worden gelegaliseerd door de voor dat land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging. Benadrukt zij dat het voor de zorgvuldigheid van de te verrichten controles van belang is dat de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland het stuk als laatste instantie legaliseert.

3. Uitzonderingen op de hoofdregel toepassing legalisatie [Vervallen per 01-01-2016]

3.1. Algemeen [Vervallen per 01-01-2016]

Uiteraard hoeft niet te worden voldaan aan het legalisatievereiste als het gaat om stukken die vallen onder een verdrag dat voorziet in vrijstelling of afschaffing van legalisatie en die afkomstig zijn uit een land dat partij is bij het desbetreffende verdrag. Voor een geactualiseerd overzicht van de legalisatieverdragen, met vermelding van de landen die bij het desbetreffende verdrag zijn aangesloten, een verkort overzicht van de legalisatieverdragen, alsmede een landeninformatielijst zij verwezen naar de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (http://www.minbuza.nl).

3.2. Stukken afkomstig uit Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname [Vervallen per 01-01-2016]

Afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand die zijn opgemaakt en afgegeven in Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname vóórdat deze landen op 27 december 1949, 1 oktober 1962 resp. 25 november 1975 de onafhankelijkheid verkregen zijn vrijgesteld van het legalisatievereiste. De vóór de voormelde data aldaar opgemaakte en afgegeven akten kunnen immers worden beschouwd als akten die gelijkgesteld zijn aan destijds in Nederland opgemaakte akten.

Ten aanzien van de in Nieuw-Guinea opgemaakte akten zij verwezen naar de Officiële Mededeling nr. 2/1997 van de Commissie van advies voor de zaken betreffende de burgerlijke staat en de nationaliteit.

Alle afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand die na de onafhankelijkheid in Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname zijn afgegeven, zijn in principe aan legalisatie onderworpen. Dat geldt dus ook voor afschriften en uittreksels van akten die vóór de onafhankelijkheid zijn opgemaakt.

3.3. Stukken die inhoudelijk overeenstemmen met reeds eerder overgelegde en aanvaarde gelegaliseerde stukken [Vervallen per 01-01-2016]

Stukken die worden overgelegd door personen die in het Europese of Caribische deel van Nederland woonachtig zijn betreffende rechtsfeiten of rechtshandelingen ten aanzien waarvan de betrokkene reeds eerder een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd, behoeven niet te worden gelegaliseerd bij inhoudelijke overeenstemming van de stukken. Hierbij dient vastgesteld te worden dat het eerder overgelegde gelegaliseerde stuk door de ambtenaar van de burgerlijke stand c.q. de ambtenaar van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (hierna: GBA) destijds is aanvaard. In de openbare lichamen geschiedt deze handeling door de ambtenaar van de basisadministratie persoonsgegevens.

De toetsing kan geschieden door vergelijking van het niet-gelegaliseerde stuk met de kopie die door de ambtenaar van het gelegaliseerde stuk is gemaakt. Indien er geen toetsing kan plaatsvinden omdat de kopie van het gelegaliseerde stuk, overeenkomstig de daarvoor geldende regelgeving inmiddels is vernietigd, dient de betrokkene aannemelijk te maken dat hij reeds een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd waarvan de inhoud overeenstemt met die van het niet-gelegaliseerde stuk, bijvoorbeeld door het overleggen van het originele stuk. Wanneer hij daartoe niet in staat is, dient legalisatie alsnog plaats te vinden. Het maakt hierbij niet uit of de desbetreffende persoon de Nederlandse nationaliteit bezit of een andere nationaliteit.

Indien de gegevens van een later overgelegd stuk niet overeenstemmen met de gegevens die op grond van een eerder overgelegd stuk zijn opgenomen, dient uiteraard legalisatie plaats te vinden.

3.4. Stukken die worden overgelegd door vreemdelingen behorende tot een van de hierna onder a, b, c, d of e genoemde categorieën of door personen op wie de onder f vermelde Bekendmaking van de Minister van Buitenlandse Zaken van toepassing is [Vervallen per 01-01-2016]

Voor deze personen kunnen de feitelijke omstandigheden zodanig zijn, dat het onverantwoord dan wel niet zinvol is om de betrokkene te verplichten contact op te nemen met de autoriteiten van het land van herkomst. Indien er twijfel bestaat over de vraag of de betrokkene behoort tot een van de onder a tot en met e genoemde categorieën, dient er contact opgenomen te worden met de IND.

Voor het Europese deel van Nederland

  • a) Verblijfsvergunning asiel voor onbepaalde tijd.

    De betrokkene is in het bezit van een verblijfsvergunning asiel voor onbepaalde tijd op grond van artikel 33 van de Vreemdelingenwet 2000, hetgeen blijkt uit zijn verblijfsdocument (verblijfsdocument IV). Hierbij zij aangetekend dat in het geval van naturalisatie van de betrokkene tot Nederlander er niet van uitgegaan mag worden dat de betrokkene door het enkele feit van de naturalisatie nadien niets meer te vrezen heeft van de autoriteiten van het land waar hij oorspronkelijk vandaan komt. Per geval zal moeten worden bezien of er nog gronden voor bezwaar tegen legalisatie van stukken aanwezig zijn.

  • b) Verblijfsvergunning asiel voor bepaalde tijd.

    De betrokkene is in het bezit van een verblijfsvergunning asiel voor bepaalde tijd op grond van artikel 28 van de Vreemdelingenwet 2000, hetgeen blijkt uit zijn verblijfsdocument (verblijfsdocument III).

  • c) In procedure.

    De betrokkene heeft een verzoek ingediend tot verlening van een verblijfsvergunning om redenen van asiel, hetgeen blijkt uit het identiteitsbewijs asielzoeker (document W) en op dit verzoek is nog niet tot in hoogste instantie beslist, terwijl vaststaat dat de betrokkene de beslissing inzake zijn verzoek in het Europese deel van Nederland mag afwachten. Of er nog een vreemdelingrechtelijke procedure loopt, blijkt uit gegevens van de IND, dan wel uit de GBA. Indien deze situatie ophoudt te bestaan kan, afhankelijk van de beslissing op het verzoek, de eis van legalisatie wel worden gesteld.

Voor het Caribische deel van Nederland

  • d) Verblijfsvergunning bescherming voor bepaalde tijd.

    De betrokkene is in het bezit van een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd onder een beperking verband houdend met internationale bescherming op grond van artikel 12a van de Wet toelating en uitzetting BES, hetgeen blijkt uit zijn verblijfsdocument (sédula).

  • e) In procedure.

    De betrokkene heeft een aanvraag ingediend tot verlening van een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd onder een beperking verband houdend met internationale bescherming, hetgeen blijkt uit de vreemdelingenadministratie en op deze aanvraag is nog niet tot in hoogste instantie beslist, terwijl vaststaat dat de betrokkene de beslissing inzake zijn aanvraag in de openbare lichamen mag afwachten. Of er nog een vreemdelingrechtelijke procedure loopt, blijkt uit de vreemdelingenadministratie. Indien deze situatie ophoudt te bestaan kan, afhankelijk van de beslissing op de aanvraag, de eis van legalisatie wel worden gesteld.

  • f) Bekendmaking van de minister van Buitenlandse Zaken ten aanzien van bijzondere omstandigheden en alternatieve legalisatieketens.

    Het komt voor dat er gedurende een bepaalde tijd geen centraal gezag is gevestigd in een land of in een regio of dat het centraal gezag door Nederland niet wordt erkend. In die gevallen geldt dat documenten niet geacht kunnen worden bevoegd te zijn afgegeven en dat niet om legalisatie en verificatie van documenten kan worden verzocht. Ook komt het bijvoorbeeld voor dat het stellen van de voorwaarde van legalisatie geen zin heeft omdat de originele registers door oorlogssituaties of natuurrampen geheel verloren zijn gegaan, dan wel niet toegankelijk zijn, of dat de legalisatieketen door omstandigheden niet functioneert. De Minister van Buitenlandse Zaken maakt in dergelijke gevallen op de website van het ministerie van Buitenlandse Zaken bekend waar aan het vereiste van legalisatie niet kan worden voldaan dan wel voor welk land of regio (tijdelijk) een alternatieve legalisatieketen is vastgesteld.

3.5. Uitzonderingen op de vrijstellingen ingevolge 3.4 [Vervallen per 01-01-2016]

In een aantal omstandigheden kan er aanleiding zijn om af te zien van een vrijstelling van legalisatie op grond van het bepaalde in 3.4 en toch de legalisatie-eis te stellen. Het betreft de hieronder omschreven omstandigheden:

  • a) de betrokkene beschikt over een document (bijvoorbeeld een identiteitsbewijs) dat na de datum van het te legaliseren document aan hem in persoon is afgegeven door de autoriteiten van het land van herkomst, in een periode dat de betrokkene zich reeds in de onder 3.4., onder a, b, c, d of e genoemde situatie bevond;

  • b) het document waarvan legalisatie wordt verlangd, is afgegeven door andere autoriteiten dan de autoriteiten van het land van herkomst (bijvoorbeeld een huwelijksakte die in een ander land is opgemaakt);

  • c) met betrekking tot de betrokkene heeft een rechtsfeit of rechtshandeling plaatsgevonden waarbij de autoriteiten van het land van herkomst betrokken waren, terwijl de betrokkene zich al in een van de onder 3.4., onder a, b, c, d of e genoemde situaties bevond (bijvoorbeeld de voltrekking van een huwelijk in het land van herkomst); of

  • d) de betrokkene reist vrijwillig naar het land van herkomst, terwijl hij zich nog bevindt in een van de onder 3.4., onder a, b, c, d of e genoemde situaties (bijvoorbeeld voor vakantie).

4. Tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken [Vervallen per 01-01-2016]

De eis van legalisatie dient rechtstreeks aan de betrokken vreemdeling te worden opgelegd. Deze moet zich persoonlijk, schriftelijk of via familie of kennissen tot de autoriteiten van het land van herkomst, alsmede tot de Nederlandse vertegenwoordiging wenden.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken verleent in beginsel geen tussenkomst bij legalisatieaanvragen ten behoeve van vreemdelingen.

Ten aanzien van Nederlanders geldt dat de tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken slechts bij uitzondering en onder door de Minister van Buitenlandse Zaken vastgestelde voorwaarden kan worden ingeroepen. Deze tussenkomst kan noodzakelijk zijn wanneer rechtstreekse contacten met de autoriteiten van het land van herkomst niet kunnen worden gelegd.

Ter vergemakkelijking van het doorvoeren van deze richtlijnen, heeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken een landeninformatielijst opgesteld die een beschrijving bevat van de te volgen procedure. Deze is te vinden op de eerder genoemde website. Voor inlichtingen over procedures die niet in de voormelde lijst beschreven staan, kan men zich wenden tot het aan het slot van deze circulaire genoemde centrale informatiepunt van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Het is denkbaar dat in specifieke omstandigheden de betrokkene om andere redenen dan hiervoor aangegeven, in de onmogelijkheid verkeert om de toepasselijke legalisatieprocedure te volgen. In dat geval dient in overleg met het informatiepunt te worden bezien of onder de gegeven omstandigheden een andere legalisatieprocedure acceptabel is.

Het is niet de bedoeling dat ambtenaren van de burgerlijke stand of ambtenaren van de GBA in het Europese deel zelfstandig overgaan tot het doen van verzoeken om legalisatie aan de autoriteiten van het land van herkomst van de betrokkene. Het vorengaande is eveneens van toepassing op ambtenaren van de basisadministratie persoonsgegevens in het Caribische deel.

5. Controle van de legalisaties [Vervallen per 01-01-2016]

  • a) Op verschillende plaatsen in Nederland wordt nog steeds melding gedaan van vervalsingen van legalisaties van Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. In verband daarmee is het raadzaam ook de legalisaties zelf nauwlettend te controleren. Bij twijfel dient het Ministerie van Buitenlandse Zaken te worden verzocht een onderzoek in te stellen.

  • b) Indien de huwelijksaangifte of de aangifte van de registratie van een partnerschap in een andere gemeente plaatsvindt dan de huwelijksvoltrekking of de registratie van het partnerschap, dienen de overlegging en de controle van de voor de huwelijksvoltrekking of registratie van het partnerschap benodigde bescheiden plaats te vinden in de gemeente waar aangifte wordt gedaan. Overigens doet dat geenszins af aan de eigen verantwoordelijkheid van de ambtenaar van de burgerlijke stand die het huwelijk voltrekt, dan wel de akte van registratie van een partnerschap opmaakt. Voor de openbare lichamen geldt dat de huwelijkaangifte moet worden gedaan in het openbaar lichaam waar het huwelijk zal worden voltrokken.

D. Vragenformulier [Vervallen per 01-01-2016]

1. Algemeen [Vervallen per 01-01-2016]

In juni 2008 is het legalisatie- en verificatiebeleid geëvalueerd en is, naar aanleiding daarvan, het nieuwe vragenformulier drastisch ingekort. Het formulier hoeft alleen in geval van twijfel ingevuld te worden door de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. Op deze wijze wordt specifieke informatie verkregen over het gelegaliseerde document wanneer er omstandigheden van toepassing zijn die twijfel met zich meebrengen. Hiervan kan sprake zijn als:

  • a) het document geen rechtskracht heeft in het land van herkomst, maar louter wordt opgemaakt ten behoeve van gebruik in het buitenland;

  • b) de houder van het document eerder een document ter legalisatie heeft aangeboden en legalisatie destijds is geweigerd;

  • c) eerder een document met betrekking tot hetzelfde rechtsfeit is overgelegd dat niet gelegaliseerd werd;

  • d) de post aanleiding heeft om te twijfelen aan het document of als er andere informatie bij de post bekend is die voor de beslissende instantie behulpzaam kan zijn bij de beoordeling van het document.

Het vragenformulier hoeft niet meer aan de betrokkene te worden meegegeven. In plaats daarvan slaat de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland het vragenformulier digitaal op. De Nederlandse vertegenwoordiging brengt in alle gevallen een unieke codering aan in het legalisatiestempel, ook als geen twijfel bestaat en daarom geen vragenformulier is ingevuld. Zo wordt het risico op fraude geminimaliseerd. De codering wordt beheerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken en wordt periodiek gewijzigd.

De beslissende instantie in het Europese of Caribische deel van Nederland kan door de codering zien of er een vragenformulier is opgeslagen door de betreffende vertegenwoordiging en via e-mail contact opnemen om de betrokken gegevens op te vragen. Op basis hiervan wordt de instantie waarvoor het stuk bestemd is, beter in staat gesteld om te beoordelen of het gelegaliseerde stuk kan worden geaccepteerd.

Voor nadere informatie omtrent de procedure met betrekking tot het invullen van het vragenformulier bij de vertegenwoordigingen in het buitenland, wordt verwezen naar het Besluit van 3 april 2006, nr. DJZ/BR/0251-2006, van de Minister van Buitenlandse Zaken, tot vaststelling van een gedragslijn voor de beoordeling van buitenlandse documenten door legalisatie en verificatie (Stcrt. 2006, 91) en het Besluit nr. DJZ/BR/0079-10, van de Minister van Buitenlandse Zaken, tot wijziging van het voornoemde besluit. Dit besluit is te vinden op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

2. Apostillelanden [Vervallen per 01-01-2016]

Voor stukken afkomstig uit landen die onder het Apostilleverdrag vallen wordt geen gebruik gemaakt van het vragenformulier.

3. Uitzondering op de hoofdregel toepassing van het vragenformulier [Vervallen per 01-01-2016]

De Ministeries van Veiligheid en Justitie, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Buitenlandse Zaken kunnen in onderling overleg besluiten bijzondere afspraken te maken voor gebruik van het vragenformulier, bijvoorbeeld als blijkt dat documenten van nader te specificeren landen structurele afwijkingen vertonen.

E. Verificatie [Vervallen per 01-01-2016]

1. Definitie verificatie [Vervallen per 01-01-2016]

In de internationale rechtspraktijk wordt onder verificatie van buitenlandse openbare akten verstaan: de inhoudelijke controle van een document op de juistheid van de daarin opgenomen gegevens.

Verificatie wordt in principe uitgevoerd door de autoriteiten van het land waaruit een stuk afkomstig is. Onder omstandigheden kan op verzoek van een bestuursorgaan verificatie geschieden door tussenkomst van de diplomatieke vertegenwoordiging van Nederland in het desbetreffende land. Verificatie kan zowel registeronderzoek als veldonderzoek zijn, of beide.

2. Gevolgen van het nieuwe beleid [Vervallen per 01-01-2016]

Zoals hiervoor werd aangegeven is het probleemlandenbeleid inhoudende dat stukken afkomstig uit de landen Ghana, Nigeria, India, Pakistan en de Dominicaanse Republiek zowel gelegaliseerd als geverifieerd dienen te worden, afgeschaft.

Dat betekent dat er ten aanzien van een verificatie geen onderscheid meer wordt gemaakt tussen landen waaruit stukken afkomstig zijn. Voor alle stukken geldt, ongeacht het land van herkomst, dat een verificatieonderzoek kan worden verzocht indien er sprake is van twijfel aan de juistheid van de inhoud van een stuk.

Een verificatieonderzoek kan plaatsvinden in de volgende gevallen:

  • a). bij overlegging van een gelegaliseerd stuk dat aanleiding geeft tot twijfel aan de inhoud van het stuk;

  • b). bij overlegging van een stuk dat voorzien is van een apostille, waarbij twijfel bestaat aan de inhoud van het stuk; en

  • c). bij overlegging van een stuk dat vrijgesteld is van legalisatie en dat aanleiding geeft tot twijfel aan de inhoud. In deze situatie kan de ambtenaar van de burgerlijke stand of de ambtenaar van de GBA zelf een oordeel vormen over de noodzaak van verificatie.

Het verzoek tot verificatie dient zo specifiek mogelijk geformuleerd te worden, waarbij duidelijk wordt aangegeven ten aanzien van welke gegevens twijfel bestaat, alsmede de reden waardoor de twijfel is ingegeven. Het verzoek behoort te worden gericht aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken, dat het zal doorgeleiden naar de desbetreffende diplomatieke post.

3. Uitzondering [Vervallen per 01-01-2016]

In het geval dat de betrokkene in omstandigheden verkeert waarin het redelijkerwijze niet verantwoord is om verificatie in het land van herkomst te laten plaatsvinden, kan van verificatie worden afgezien indien hij behoort dan wel behoord heeft tot een van de hiervoor onder C, punt 3.4. a tot en met e genoemde categorieën vreemdelingen, dan wel de onder C, punt 3.4., onder f vermelde Bekendmaking op hem van toepassing is en het vermelde onder punt 3.5. niet van toepassing is.

F. Hoe te handelen als verificatie onvoldoende zekerheid verschaft? [Vervallen per 01-01-2016]

1. Hoofdregel [Vervallen per 01-01-2016]

Het is mogelijk dat er ondanks verificatie van een stuk onvoldoende zekerheid bestaat over de inhoud ervan. In dat geval zijn de betrokken instanties niet gehouden de inhoud van een overgelegd stuk als juist te accepteren.

In dit kader zijn de hiervoor vermelde uitspraken van de Raad van State van 8 september 2004 van belang. Daarin werd vastgesteld dat zowel legalisatie als verificatie geen besluiten zijn waartegen ingevolge de Algemene wet bestuursrecht bezwaar c.q. beroep openstaat. Dat houdt in dat het indienen van een bezwaarschrift of het aantekenen van een beroep alleen mogelijk is tegen een beslissing die mede gebaseerd is op de beoordeling van overgelegde stukken en waarbij de gevraagde voorziening of dienst wordt geweigerd. De Algemene wet bestuursrecht is niet van toepassing in de openbare lichamen. In de openbare lichamen kan een beroep worden gedaan op de Wet administratieve rechtspraak Bonaire, Sint Eustatius en Saba (War-BES).

2. Burgerlijke stand [Vervallen per 01-01-2016]

Bij de burgerlijke stand kan dit spelen bij het opmaken van een akte van de burgerlijke stand, dan wel bij een verzoek tot toevoeging van een latere vermelding op grond van een buitenlands stuk.

Indien de ambtenaar van de burgerlijke stand de overgelegde stukken ongenoegzaam acht, dient hij te weigeren een akte op te maken c.q. een latere vermelding toe te voegen. In dat geval kan de betrokkene zich op grond van artikel 27 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek tot de rechter wenden. In de openbare lichamen kan betrokkene zich op grond van de War-BES wenden tot het Gerecht in Eerste Aanleg.

3. GBA/bevolkingsadministratie [Vervallen per 01-01-2016]

Voor de GBA/bevolkingsadministratie zal van een dergelijke situatie sprake zijn bij een verzoek tot opname van gegevens in de GBA/bevolkingsadministratie of tot wijziging van gegevens in de GBA/bevolkingsadministratie op grond van een buitenlands stuk.

Tegen een besluit tot weigering om een gegeven te registreren of te wijzigen in de GBA, zoals bedoeld in art. 83 van de Wet Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, kan de betrokkene op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht bezwaar aantekenen en zonodig vervolgens in beroep gaan. In de openbare lichamen is de War-BES van toepassing en kan op grond van deze wet een rechtsmiddel worden ingesteld indien een ambtenaar van de basisadministratie persoonsgegevens weigert een gegeven te registreren of te wijzigen.

In alle gevallen van een besluit tot weigering of een voornemen daartoe, dient de betrokkene te worden gewezen op de bestaande bezwaar- c.q. beroepsmogelijkheden.

4. Mogelijke valsheid c.q. vervalsing van stukken [Vervallen per 01-01-2016]

In het geval dat ten aanzien van een overgelegd stuk het vermoeden bestaat, dan wel is komen vast te staan (door legalisatie en verificatie) dat het een vals of vervalst stuk betreft, dient hiervan aangifte te worden gedaan bij de politie of bij de officier van justitie. Daartoe kunnen wellicht vooraf afspraken worden gemaakt met de korpsbeheerder in uw regio/van de openbare lichamen. In het Europese deel van Nederland kan de aanpak van deze vorm van documentenfraude ter bespreking worden ingebracht in het overleg van de lokale driehoek, waarin politie, justitie en gemeente zijn vertegenwoordigd.

G. Hoe te handelen als de betrokkene met betrekking tot een afstammingsrelatie geen stukken kan overleggen en er geen gegevens over die relatie zijn opgenomen in een Nederlandse overheidsadministratie? [Vervallen per 01-01-2016]

De situatie kan zich voordoen dat een persoon een beroep doet op het bestaan van een biologische afstammingsrelatie, maar niet in staat is om deze relatie door middel van documenten aan te tonen. Hieraan valt vooral te denken bij verzoeken tot gezinshereniging, bij het doen van afstand ten behoeve van adoptie en bij verzoeken tot vaststelling van de nationaliteit. Een dergelijke situatie,waarin er voor de betrokkene sprake is van bewijsnood, zal zich met name voordoen in het geval dat de registers van de burgerlijke stand in het land waar de documenten vandaan moeten komen niet bestaan dan wel onvolledig zijn, alsmede wanneer er in het land in kwestie geen stukken kunnen worden verkregen vanwege de op dat moment bestaande politieke situatie. In zo’n geval zal de autoriteit bij wie het verzoek is gedaan, desgewenst na consultatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, constateren dat de betrokkene in bewijsnood verkeert. Die bewijsnood kan worden opgeheven door het van de zijde van de overheid aanbieden van een DNA-onderzoek. Voor alle duidelijkheid wordt benadrukt dat DNA-onderzoek uitsluitend kan plaatsvinden indien genoegzaam gebleken is dat het niet mogelijk is om het bestaan van de gestelde biologische afstammingsrelatie door middel van documenten aan te tonen.

Alleen in dat geval dient de betrokkene gewezen te worden op de mogelijkheid om DNA-onderzoek te laten verrichten. De resultaten van dat onderzoek kunnen dan in plaats van documenten worden overgelegd en worden als bewijs aanvaard indien het bestaan van de gestelde afstammingsrelatie met voldoende zekerheid is vastgesteld.

Voor de GBA/bevolkingsadministratie geldt dat DNA-onderzoek op zichzelf niet als brondocument kan dienen voor het opnemen van gegevens omtrent de juridische afstammingsrelatie van een persoon, die immers als enige afstammingsrelatie in de GBA/bevolkingsadministratie van belang is.

Bij het ontbreken van over te leggen documenten zal door de betrokkene hier een verklaring onder ede of belofte moeten worden afgelegd. Daarbij kunnen in voorkomende gevallen, ter ondersteuning van de afgelegde verklaring, de resultaten van een DNA-onderzoek als bijlage worden gevoegd.

Er zij hier met nadruk op gewezen dat de medewerking aan DNA-onderzoek uitsluitend op vrijwillige basis kan geschieden. Hiervan dient te blijken uit een door de betrokkene ondertekende verklaring. Indien DNA-onderzoek de enige manier is om een afstammingsrelatie aan te tonen, zal de betreffende beslissende instantie u berichten tot welk laboratorium u zich kunt wenden om dit onderzoek uit te laten voeren.

Deze laboratoria zijn op grond van hun expertise internationaal erkend. Zij bepalen op welke wijze en onder welke voorwaarden de afname van DNA-materiaal geschiedt. Tevens wordt bij afname van DNA-materiaal in het buitenland door de laboratoria bepaald aan welke voorwaarden de verzending van het materiaal dient te voldoen.

De hierbij te volgen procedure luidt als volgt:

In het Europese deel van Nederland verblijvende personen dienen zich voor DNA-onderzoek te wenden tot een van de voornoemde laboratoria.

In het Caribische deel van Nederland verblijvende personen kunnen zich wenden tot het Landslaboratorium in Curaçao of Aruba voor het afnemen van DNA-materiaal, maar het DNA-onderzoek zelf moet bij één van de eerder bedoelde laboratoria worden verricht.

In het buitenland verblijvende personen dienen zich te wenden tot de bevoegde Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging. De laatstgenoemde zal ervoor zorgdragen dat het te onderzoeken DNA-materiaal wordt afgenomen door een daartoe gekwalificeerde persoon. Bij de afname zal de identiteit van de betrokkene worden vastgelegd. Het DNA-specimen zal vervolgens door tussenkomst van de desbetreffende diplomatieke vertegenwoordiging worden toegezonden aan het laboratorium dat het onderzoek zal uitvoeren.

De kosten die verbonden zijn aan het uitvoeren van DNA-onderzoek dienen in principe door de betrokkene gedragen te worden. Indien de uitslag van het onderzoek het bestaan van de gestelde afstammingsrelatie bevestigt, kunnen de kosten onder bepaalde voorwaarden vergoed worden door de Staat. Als de betrokkene niet akkoord gaat met de uitslag van een DNA-onderzoek, kan hij deze betwisten op grond van de voorzieningen van bezwaar en/of beroep die gelden voor de procedure in het kader waarvan de resultaten van het DNA-onderzoek worden ingebracht.

H. Inlichtingen en onderzoek [Vervallen per 01-01-2016]

Voor inlichtingen over de toepassing van onderdeel C. 3.4., a tot en met e en over de procedure met betrekking tot DNA-onderzoek bij verblijfsrechtelijke procedures in Europees Nederland kunt u zich wenden tot de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, afdeling Voorlichting, Postbus 3211, 2280 GE Rijswijk, Telefoon: 0900-1234561 of +31 20-8893045 (dit nummer is niet bereikbaar vanuit Nederland). Voor vragen over DNA-onderzoek bij verblijfsrechtelijke procedures in Caribisch Nederland kunt u zich wenden tot de Immigratie- en Naturalisatiedienst Caribisch Nederland, Telefoon +599-7158330, Emailadres IND@rijksdienstCN.com.

Voor inlichtingen over de legalisatie van stukken kunt u zich wenden tot de Directie Consulaire Zaken en Migratiebeleid, afdeling Strategie en Ondersteuning, Consulair Dienstencentrum (DCM/SO/CDC), van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB Den Haag, telefoon: +31 70-3484844, fax: +31 70-3486675.

Voor informatie over de verificatie van stukken, alsmede voor verzoeken om verificatie van stukken, kunt u zich wenden tot de Directie Consulaire Zaken en Migratiebeleid, afdeling Reisdocumenten, Legalisatie en Fraudebestrijding (DCM/RL) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB Den Haag, telefoon: +31 70-3485306, fax: +31 70-3484339.

Voor inlichtingen dan wel onderzoek inzake de formele echtheid van een stuk kunt u zich wenden tot het Bureau Documenten van de IND, Postbus 7025, 8007 HA Zwolle, telefoon: +31 38-8886758, fax: +31 38-8886140.

Ik moge u wijzen op het belang van een zorgvuldige toepassing van deze circulaire teneinde de juistheid van de gegevens in de registers van de burgerlijke stand en in de GBA/bevolkingsadministratie te waarborgen.

De

Staatssecretaris

van Veiligheid en Justitie,

F. Teeven

Bijlage [Vervallen per 01-01-2016]

Vragenformulier buitenlandse openbare akten [Vervallen per 01-01-2016]

Op verzoek van gebruikende overheidsinstanties in Nederland vult de post dit formulier in wanneer één of meerdere van de onderstaande omstandigheden van toepassing is/zijn op het gelegaliseerde document.

Soort akte

Nummer akte

Vertegenwoordiging en mailadres

Keuzemenu

 

@minbuza.nl

Kenmerk

Datum

Code legalisatiestempel

Postafkorting-datum-keuze uit een letter alfabet dmv macro

   

Documentvragen (aankruisen indien van toepassing en voorzien van een toelichting)

1

Het document heeft geen rechtskracht in het land van herkomst, maar is louter opgemaakt ten behoeve van gebruik in het buitenland.

Toelichting:

2

De houder van het document heeft eerder een document ter legalisatie aangeboden en legalisatie is destijds geweigerd.

Toelichting:

3

Er is eerder een document met betrekking tot hetzelfde rechtsfeit overgelegd dat niet gelegaliseerd kon worden.

Toelichting:

4

De post heeft aanleiding om te twijfelen aan het document of er is andere informatie bij de post bekend die voor de beslissende instantie behulpzaam kan zijn bij de beoordeling van het document.

Toelichting:

Zie www.DISCS.nl en www.minbuza.nl voor meer informatie betreffende registers, akten en burgerlijke stand.

  • ^ [1]

    Zie ook de brief van de Ministers van Buitenlandse Zaken, Justitie, Vreemdelingenzaken en Integratie en Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties d.d. 22 december 2005 (Kamerstukken II 2005/06, 29 831, nr. 2).

  • ^ [2]

    Evaluatieonderzoek legalisatie- en verificatiebeleid (R. van Leer, E. Tromp en B. van Waveren), Regioplan Beleidsonderzoek, publi-catienr. 1699A, juni 2008 (Kamerstukken II 2008/09, 29 831, nr. 6).