Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Regeling informatiebeheer OCW[Regeling vervallen per 10-04-2013.]

Geldend van 01-01-2010 t/m 09-04-2013

Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 16 februari 2009, nr. WJZ/98508 (8222), houdende regels op het gebied van informatiebeheer voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Regeling informatiebeheer OCW)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen [Vervallen per 10-04-2013]

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

  • directeur CO: directeur van de directie Concernondersteuning van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

  • secretaris-generaal: secretaris-generaal van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Artikel 2. Informatiebeheertaken van de hoofden van een organisatieonderdeel [Vervallen per 10-04-2013]

De functionarissen, bedoeld onder A tot en met E in de tabel in de bijlage bij deze regeling, zijn in het kader van het informatiebeheer op hun werkterrein belast met in ieder geval de in die tabel aangeduide beslissingen en werkzaamheden. Zij wijzen onder hen ressorterende functionarissen aan, die belast zijn met de uitvoering van de werkzaamheden.

Artikel 3. Informatiebeheertaken adviesraden en overige overheidsorganen zonder rechtspersoonlijkheid [Vervallen per 10-04-2013]

De adviesraden, genoemd in de bijlage bij het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008, alsmede alle overige overheidsorganen zonder rechtspersoonlijkheid die tot het beleidsterrein van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap behoren, zijn in het kader van het informatiebeheer op hun werkterrein belast met in ieder geval de in de tabel in de bijlage bij deze regeling onder F aangeduide beslissingen en werkzaamheden. Zij wijzen onder hen ressorterende functionarissen aan, die belast zijn met de uitvoering van de werkzaamheden.

Artikel 4. Informatiebeheertaken directie CO [Vervallen per 10-04-2013]

  • 1 De directeur CO is in het kader van het informatiebeheer belast met in ieder geval de in de tabel in de bijlage bij deze regeling onder G aangeduide beslissingen en werkzaamheden. Hij wijst onder hem ressorterende functionarissen aan, die belast zijn met de uitvoering van de werkzaamheden.

  • 2 De functionarissen, bedoeld onder A tot en met E in de tabel in de bijlage bij deze regeling, en de organisaties, bedoeld in artikel 3, kunnen met de directeur CO overeenkomen dat één of meer van de werkzaamheden waarmee zij op grond van deze regeling zijn belast, door zijn directie worden uitgevoerd.

Artikel 5. Jaarlijkse rapportage [Vervallen per 10-04-2013]

De functionarissen, bedoeld onder A tot en met E in de tabel in de bijlage bij deze regeling rapporteren jaarlijks voor 1 april, door tussenkomst van de directeur CO, aan de secretaris-generaal over de kwalitatieve en kwantitatieve stand van zaken en de ontwikkelingen met betrekking tot het informatiebeheer op hun werkterrein in het daaraan voorafgaande jaar.

Artikel 6. Wijziging bijlage en nadere regels [Vervallen per 10-04-2013]

  • 1 Wijziging van de bijlage geschiedt door de secretaris-generaal.

  • 2 De secretaris-generaal kan in aanvulling of in afwijking van deze regeling nadere regels stellen met betrekking tot het informatiebeheer.

Artikel 7. Intrekking andere regeling [Vervallen per 10-04-2013]

Het Beheersreglement Documentaire Informatie Verzorging OCenW wordt ingetrokken.

Artikel 8. Citeertitel [Vervallen per 10-04-2013]

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling informatiebeheer OCW.

Artikel 9. Inwerkingtreding [Vervallen per 10-04-2013]

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij is geplaatst.

Deze regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

De

Minister

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

R.H.A. Plasterk

Bijlage [Vervallen per 10-04-2013]

In deze bijlage wordt verstaan onder:

hoofd agentschap: directeur-generaal van de baten-lastendienst DUO of directeur van het agentschap Rijksarchiefdienst;

directeur bestuursdienst: degene die aan het hoofd staat van een binnen de bestuursdienst geplaatste beleidsdirectie, ondersteunende directie of programmadirectie als bedoeld in de bijlage bij het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008;

directeur buitendienst: degene die aan het hoofd staat van een buiten de bestuursdienst geplaatste beleidsdirectie, ondersteunende directie, programmadirectie of ondersteunend bureau als bedoeld in de bijlage bij het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008;

hoofd inspectie: degene die aan het hoofd staat van een inspectie als bedoeld in de bijlage bij het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008;

commissie: door of op voordracht van de minister ingestelde commissie, niet zijnde een adviescollege in de zin van de Kaderwet adviescolleges;

secretaris commissie: ambtelijk secretaris van een commissie;

dynamisch archief: archieven die direct van belang zijn voor de bedrijfsvoering en als zodanig worden bewaard;

semi-statisch archief: archieven die niet direct van belang zijn voor de bedrijfsvoering en als zodanig in een archiefruimte worden bewaard;

centraal semi-statisch archief: centraal semi-statisch archief van de bestuursdienst;

centraal digitaal archief: centraal beheerde dynamisch en semi-statisch archief in digitale vorm;

Wob: Wet openbaarheid van bestuur.

Tabel Informatiebeheertaken OCW
 

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

Hoofd agentschap

Directeur bestuursdienst

Directeur buitendienst

Hoofd inspectie

Secretaris commissie

Adviesraden en overige A-organen zonder rechtspersoonlijkheid

Directeur CO

1. Selectielijsten

1.1

  Ontwerp en onderhoud

het ontwerpen en onderhouden van selectielijsten die betrekking hebben op het betrokken organisatieonderdeel

1

X

1

1

X

1

2

1.2

  Medewerking bij ontwerp

het op verzoek van de directeur CO verlenen van de noodzakelijke medewerking aan het ontwerpen van selectielijsten

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

1.3

  Vaststelling

het doen vaststellen van selectielijsten

X

X

X

X

X

X

3

1.4

  Medewerking bij onderhoud en vaststelling

het op verzoek van de directeur CO verlenen van de noodzakelijke medewerking aan het onderhouden of doen vaststellen van selectielijsten

n.v.t.

1.5

  Melding relevante ontwikkelingen

het aan de directeur CO melden van ontwikkelingen die aanpassing van de selectielijst noodzakelijk maken

n.v.t.

 
2. Registratie van archiefbescheiden

2.1

a

Beslissen over registratie en opname in dynamisch archief

het beslissen welke bij het betrokken organisatieonderdeel berustende documenten worden geregistreerd en in het dynamisch archief worden opgenomen

n.v.t.4

 

b

Beslissen over registratie en opname incentraal digitaal archief

het beslissen welke documenten worden geregistreerd en in het centraal digitaal archief worden opgenomen

X

5

2.2

  Feitelijke registratie

het registreren van bij het betrokken organisatieonderdeel berustende documenten

X

n.v.t.4

 
3. Ordening en bewaring van archiefbescheiden

3.1

  Ontwerp ordeningsplan

het ontwerpen van een ordeningsplan voor het betrokken organisatieonderdeel

X

X

5,6

3.2

  Medewerking bij ontwerp ordeningsplan

het verlenen van medewerking aan de directeur CO bij het ontwerpen van een ordeningsplan voor het betrokken organisatieonderdeel

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

3.3

  Vaststelling ordeningsplan

het vaststellen van een ordeningsplan voor het betrokken organisatieonderdeel

X

X

5,6

3.4

  Bewaring overeenkomstig ordeningsplan

het overeenkomstig het ordeningsplan voor het betrokken organisatieonderdeel in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van archiefbescheiden die onder het betrokken organisatieonderdeel berusten

3.5

  Melding relevante ontwikkelingen

het aan de directeur CO melden van ontwikkelingen die aanpassing van het ordeningsplan van het betrokken organisatieonderdeel noodzakelijk maken

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

 
4. Beveiliging
    Toegang

het beveiligen van de toegang tot de archiefbescheiden die berusten bij het betrokken organisatieonderdeel

 
5. Apparatuur/programmatuur
    Beschikbaarheid

het beschikbaar hebben van apparatuur en programmatuur voor het leesbaar maken en houden van (digitale) archiefbescheiden

X

X

7

 
6. Routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden

6.1

  Beslissen over routinematige, digitale vervanging

het beslissen omtrent het routinematig, digitaal vervangen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel

X

X

7

6.2

  Aanvraag machtiging routinematige, digitale vervanging

het aanvragen van een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, die ziet op routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel

X

X

7

6.3

  Zorgdragen voor routinematige, digitale vervanging

het zorgdragen voor de routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel die daarvoor met inachtneming van artikel 7 van de Archiefwet 1995 in aanmerking komen

X

X

7

6.4

  Zorgdragen voor routinematige, digitale vervanging

het zorgdragen voor de routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel die daarvoor met inachtneming van artikel 7 van de Archiefwet 1995 in aanmerking komen

X

X

7

6.5

  Opstellen verklaring routinematige, digitale vervanging

het opstellen van een verklaring inzake de routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995

X

X

7

 
7. Incidentele vervanging van archiefbescheiden

7.1

a

Beslissen over incidenteel vervangen in centraal semi-statisch archief van v-bescheiden

het beslissen omtrent het incidenteel vervangen van bepaalde archiefbescheiden in het centraal semi-statische archief die ingevolge een selectielijst niet voor bewaring in aanmerking komen

n.v.t.

X

n.v.t.

n.v.t.

X

n.v.t.

8

 

b

Beslissen over incidenteel vervangen in semi-statisch archief van v-bescheiden

het beslissen omtrent het incidenteel vervangen van bepaalde archiefbescheiden in het semi-statische archief die ingevolge een selectielijst niet voor bewaring in aanmerking komen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

 

c

Beslissen over incidenteel vervangen in dynamisch archief van v-bescheiden

het beslissen omtrent het incidenteel vervangen van bepaalde archiefbescheiden in het dynamische archief die ingevolge een selectielijst niet voor bewaring in aanmerking komen

n.v.t.4

7.2

a

Beslissen over incidenteel vervangen in centraal semi-statisch archief van b-bescheiden

het beslissen omtrent het incidenteel vervangen van bepaalde archiefbescheiden in het centraal semi-statisch archief die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

8

 

b

Beslissen over incidenteel vervangen in semi-statisch archief van b-bescheiden

het beslissen omtrent het incidenteel vervangen van bepaalde archiefbescheiden in het semi-statisch archief die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

 

c

Beslissen over incidenteel vervangen in dynamisch archief van b-bescheiden

het beslissen omtrent het incidenteel vervangen van bepaalde archiefbescheiden in het dynamische archief die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen

1

1

n.v.t.4

7.3

  Melden noodzaak vervanging

het aan de directeur CO melden van gevallen waarin incidentele vervanging van bepaalde archiefbescheiden noodzakelijk is

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

7.4

  Aanvraag machtiging

het aanvragen van een incidentele machtiging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995

X

X

9,6

7.5

a

Zorgdragen voor incidentele vervanging in centraal semi-statisch archief

het zorgdragen voor de incidentele vervanging van archiefbescheiden in het centraal semi-statisch archief die daarvoor met inachtneming van artikel 7 van de Archiefwet 1995 in aanmerking komen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

 

b

Zorgdragen voor incidentele vervanging in semi-statisch archief

het zorgdragen voor de incidentele vervanging van archiefbescheiden in het semi-statisch archief die daarvoor met inachtneming van artikel 7 van de Archiefwet 1995 in aanmerking komen

n.v.t.

n.v.t.

 

c

Zorgdragen voor incidentele vervanging in dynamisch archief

het zorgdragen voor de incidentele vervanging van archiefbescheiden in het dynamisch archief die daarvoor met inachtneming van artikel 7 van de Archiefwet 1995 in aanmerking komen

n.v.t.4

7.6

  Opstellen verklaring incidentele vervanging

het opstellen van een verklaring inzake de incidentele vervanging van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995

10

7.7

  Medewerking bij opstellen verklaring incidentele vervanging

het verlenen van medewerking bij het opstellen van een verklaring inzake de incidentele vervanging van archiefbescheiden

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

11

 
8. Ter beschikking stellen van archiefbescheiden (algemeen)

8.1

a

Beslissen over terbeschikkingstelling uit centraal semi-statisch archief aan derden

het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels beslissen over het aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal semi-statisch archief

n.v.t.

12

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.4

 

b

Feitelijke terbeschikkingstelling uit centraal semi-statisch archief aan derden

het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal semi-statisch archief

n.v.t.

X

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

3

8.2

a

Beslissen over terbeschikkingstelling uit semi-statisch archief aan derden

het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels beslissen over het aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief van het betrokken organisatieonderdeel

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

 

b

Feitelijke terbeschikkingstelling uit semi-statisch archief aan derden

het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief van het betrokken organisatieonderdeel

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

8.3

a

Beslissen over terbeschikkingstelling uit dynamisch archief aan derden

het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels beslissen over het aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel

n.v.t.4

 

b

Feitelijke terbeschikkingstelling uit dynamisch archief aan derden

het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel

n.v.t.4

8.4

a

Beslissen over terbeschikkingstelling uit centraal digitaal archief aan derden

het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels beslissen over het aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal digitaal archief

n.v.t.4

 

b

Feitelijke terbeschikkingstelling uit centraal digitaal archief aan derden

het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal digitaal archief

n.v.t.4

8.5

a

Beslissen over terbeschikkingstelling uit semi-statisch archief aan eigen medewerkers

het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van dat organisatieonderdeel

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

 

b

Feitelijke terbeschikkingstelling uit semi-statisch archief aan eigen medewerkers

het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van dat organisatieonderdeel

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

8.6

a

Beslissen over terbeschikkingstelling uit dynamisch archief aan eigen medewerkers

het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van dat organisatieonderdeel

n.v.t.4

 

b

Feitelijke terbeschikkingstelling uit dynamisch archief aan eigen medewerkers

het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van dat organisatieonderdeel

X

n.v.t.4

8.7

a

Beslissen over terbeschikkingstelling uit centraal digitaal archief aan eigen medewerkers

het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal digitaal archief aan medewerkers van dat organisatieonderdeel

n.v.t.4

 

b

Feitelijke terbeschikkingstelling uit centraal digitaal archief aan eigen medewerkers

het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal digitaal archief aan medewerkers van dat organisatieonderdeel

X

n.v.t.4

8.8

a

Beslissen over terbeschikkingstelling uit centraal semi-statisch archief aan andere medewerkers

het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal semi-statisch archief aan medewerkers van het ministerie

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.4

 

b

Feitelijke terbeschikkingstelling uit centraal semi-statisch archief aan andere medewerkers

het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het centraal semi-statisch archief aan medewerkers van het ministerie

n.v.t.

X

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

3

8.9

a

Beslissen over terbeschikkingstelling uit semi-statisch archief aan andere medewerkers

het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van andere organisatieonderdelen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

 

b

Feitelijke terbeschikkingstelling uit semi-statisch archief aan andere medewerkers

het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van andere organisatieonderdelen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

8.10

a

Beslissen over terbeschikkingstelling uit dynamisch archief aan andere medewerkers

het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van andere organisatieonderdelen

13

n.v.t.4

 

b

Feitelijke terbeschikkingstelling uit dynamisch archief aan andere medewerkers

het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van andere organisatieonderdelen

X

14

n.v.t.4

8.11

a

Beslissen over terbeschikkingstelling uit centraal digitaal archief aan andere medewerkers

het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal digitaal archief aan medewerkers van andere organisatieonderdelen

14

n.v.t.4

 

b

Feitelijke terbeschikkingstelling uit centraal digitaal archief aan andere medewerkers

het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal digitaal archief aan medewerkers van andere organisatieonderdelen

X

14

n.v.t.4

 
9. Ter beschikking stellen van archiefbescheiden (bijzonder: privatisering)
 

a

Beslissen over terbeschikkingstelling bij privatisering

in geval van privatisering van een taak van een organisatieonderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel in aanmerking komen voor terbeschikkingstelling als bedoeld in artikel 4, derde lid, van de Archiefwet 1995

1

1

n.v.t.4

 

b

Zorgdragen voor terbeschikkingstelling bij privatisering

het zorgdragen voor de terbeschikkingstelling van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 4, derde lid, van de Archiefwet 1995

X

14

 
10. Vervreemding van archiefbescheiden

10.1

a

Beslissen over vervreemding uit centraal semi-statisch archief

het beslissen omtrent het vervreemden van bepaalde archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel in het centraal semi-statisch archief

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

15

 

b

Beslissen over vervreemding uit semi-statisch archief

het beslissen omtrent het vervreemden van bepaalde archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel in het semi-statisch archief

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

 

c

Beslissen over vervreemding uit dynamisch archief

het beslissen omtrent het vervreemden van bepaalde archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel in het dynamisch archief

1

1

n.v.t.4

 

d

Beslissen over vervreemding uit centraal digitaal archief

het beslissen omtrent het vervreemden van bepaalde archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel in het centraal digitaal archief

1

1

n.v.t.4

10.2

  Aanvraag machtiging vervreemding

het aanvragen van een machtiging als bedoeld in artikel 8, onderdeel b, van de Archiefwet 1995

X

X

7

10.3

  Zorgdragen voor vervreemding

na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervreemding

10

 
11. Vernietiging van archiefbescheiden

11.1

a

Opstellen overzicht vernietiging uit centraal semi-statisch archief

het opstellen van een overzicht van te vernietigen archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel in het centraal semi-statisch archief

n.v.t.

1

n.v.t.

n.v.t.

1

n.v.t.

n.v.t.4

 

b

Opstellen overzicht vernietiging uit semi-statisch archief

het opstellen van een overzicht van te vernietigen archiefbescheiden in het semi-statisch archief

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

11.2

  Zorgdragen voor vernietiging

het zorgdragen voor de vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen

11.3

  Opstellen verklaring van vernietiging

het opstellen van een verklaring inzake de vernietiging van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995

n.v.t.4

11.4

  Medewerking bij opstellen verklaring van vernietiging

het verlenen van medewerking bij het opstellen van een verklaring inzake de vernietiging van archiefbescheiden

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

5

 
12. Interne overdracht van archiefbescheiden

12.1

a

Opstellen overzicht overdracht naar centraal semi-statisch archief

opstellen van een overzicht van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel die in aanmerking komen voor overdracht naar het centraal semi-statisch archief

n.v.t.

1

n.v.t.

n.v.t.

1

n.v.t.

n.v.t.4

 

b

Opstellen overzicht overdracht naar semi-statisch archief

opstellen van een overzicht van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel die in aanmerking komen voor overdracht naar het semi-statisch archief

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

12.2

  Medewerking bij opstellen overzicht

het verlenen van medewerking bij de opstelling van een overzicht van archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overdracht naar het centraal semi-statisch archief

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

12.3

a

Beslissen overdracht naar centraal semi-statisch archief bij opheffing

in geval van opheffing van het betrokken organisatieonderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden van dat organisatieonderdeel in aanmerking komen voor overdracht naar het centraal semi-statisch archief

1

1

1

1

1

1

n.v.t.5

 

b

Beslissen overdracht naar centraal semi-statisch archief bij reorganisatie

in geval van reorganisatie van het betrokken organisatieonderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden van dat organisatieonderdeel in aanmerking komen voor overdracht naar het centraal semi-statisch archief

n.v.t.

1

n.v.t.

n.v.t.

1

n.v.t.

n.v.t.5

 

c

Beslissen overdracht naar semi-statisch archief ingeval van reorganisatie

in geval van reorganisatie van het organisatieonderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden in aanmerking komen voor overdracht naar het semi-statisch archief

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

 

d

Beslissen overdracht naar ander dynamisch archief ingeval van reorganisatie of opheffing

in geval van reorganisatie of opheffing van het organisatieonderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden in aanmerking komen voor overdracht naar het dynamisch archief van een ander of nieuw organisatieonderdeel

1

1

n.v.t.4

12.4

  Zorgdrager voor overdracht

het zorgdragen voor een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld onder 6.3a tot en met d

n.v.t.4

 
13. Overbrenging van archiefbescheiden naar een rijksarchiefbewaarplaats

13.1

  Overbrenging naar rijksarchiefbewaarplaats

overbrenging als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995

X

n.v.t.

14, 16

13.2

  Medewerking bij overbrenging naar rijksarchiefbewaarplaats

het op verzoek van de directeur CO verlenen van de noodzakelijke medewerking aan overbrenging als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

 
14. Advies
    Algemene advisering

het adviseren van organisatieonderdelen inzake archiefaangelegenheden

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

17

 
15. Overig
    Overige taken

alle overige taken die nodig zijn voor een goed beheer van archiefbescheiden van de organisatie

18

18

18

18

18

18

1 in overeenstemming met de directeur CO

2 voor zover het selectielijsten betreft die betrekking hebben op een onderdeel bij de bestuursdienst of een commissie

3 in overeenstemming met het betrokken organisatieonderdeel

4 onverminderd de desbetreffende taak uit hoofde van de functie van directeur bij de bestuursdienst.

5 voor zover het archiefbescheiden betreft van een:

1°. onderdeel van de bestuursdienst; of

2°. Commissie

6 in overeenstemming met de directeur van het betrokken onderdeel onderscheidenlijk de secretaris van de betrokken commissie

7 voor zover het archiefbescheiden betreft in het:

1°. dynamisch archief van een onderdeel bij de bestuursdienst of van een commissie; of

2°. centraal semi-statisch archief

8 in overeenstemming met de directeur van het betrokken onderdeel van de bestuursdienst

9 voor zover het archiefbescheiden betreft in:

1°. de dynamische archieven van de bestuursdienst of van een commissie; of

2°. het centraal semi-statisch archief

10 voor zover het archiefbescheiden betreft in het centraal semi-statisch archief, onverminderd de desbetreffende taak uit hoofde van de functie van directeur bij de bestuursdienst

11 voor zover het archiefbescheiden betreft in de dynamische archieven van de bestuursdienst of van een commissie

12 na overleg met de directeur CO

13 in overeenstemming met de voorzitter

14 voor zover het archiefbescheiden betreft van een onderdeel van de bestuursdienst

15 in overeenstemming met de betrokken directeur bij de bestuursdienst

16 in overeenstemming met de directeur van het betrokken onderdeel

17 met uitzondering van de navolgende organisatieonderdelen:

1°. een adviesraad als bedoeld in de bijlage bij het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008;

2°. een ander overheidsorgaan zonder rechtspersoonlijkheid die wettelijke taken op het beleidsterrein van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap uitvoert en dat uit diens begroting wordt bekostigd

18 voor zover het archiefbescheiden betreft die berusten bij het betrokken organisatieonderdeel

Betekenis van de gebruikte symbolen:

• Betrokken functionaris is belast met deze taak

X Taak heeft betrekking op het betrokken organisatieonderdeel, maar is belegd bij de directeur CO