Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein bedrijfsvoering rechterlijke macht vanaf 2002 (Rechtbanken)

Geldend van 10-01-2008 t/m heden

Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein bedrijfsvoering rechterlijke macht vanaf 2002 (Rechtbanken)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 11 december 2007, nr. aca-2007.04229/2);

Besluit:

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 17 december 2007

De

Minister

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
namens deze:
de

algemene rijksarchivaris

,

M.W. van Boven

Basisselectiedocument zittende magistratuur

Selectielijst voor de neerslag van taken met betrekking tot de bedrijfsvoering, ondersteunende taken en overlegorganen van de rechtspraak (zittende magistratuur) over de periode vanaf 2002

Versie V1.2, 30 juni 2007

Mandaatgroep Archieven Zittende Magistratuur

Dhr. P. Giezen

Lijst van afkortingen

Ab: Archiefbesluit 1995

Aw: Archiefwet 1995

AO: Administratieve Organisatie

ARAR: Algemeen Rijksambtenarenreglement

ARBO: Arbeidsomstandigheden

Awb: Algemene wet bestuursrecht

Berw: Beroepswet

BHV: Bedrijfshulpverlening

BISTRO: Bureau Internet Systemen en Toepassingen Rechterlijke Organisatie

BMC: Bestuurs- en Managementconcept

BSD: Basis Selectiedocument

CAO: Centraal Arbeidsvoorwaarden Overleg

CBb: College van Beroep voor het bedrijfsleven

CRvB: Centrale Raad van Beroep

DIV: Documentaire Informatie Voorziening

EG: Europese Gemeenschap

EU: Europese Unie

GOR: Groepsondernemingsraad voor de rechterlijke organisatie

ICT: Informatie- en Communicatietechnologie

ICTRO: ICT-bedrijf Rechterlijke Organisatie

IND: Immigratie- en Naturalisatiedienst

INK: Integraal Kwaliteitsmanagement

KWO: Klantwaarderingsonderzoek

LAO: Landelijk Archivarissen Overleg

LODPA: Landelijk Overleg van Personeelsadviseurs

LOK: Landelijk Overleg Kantonsectorvoorzitters

LOVB: Landelijk Overleg Voorzitters Bestuursrecht

LOVC: Landelijk Overleg Voorzitters van de Civiele sectoren van de rechtbanken

LOVC-H: Landelijk Overleg Voorzitters van de Civiele sectoren van de

gerechtshoven

LOV-F: Landelijk Overleg Voorzitters Familie- en jeugdrecht van de Rechtbanken

LOV-F H: Landelijk Overleg Voorzitters Familie- en jeugdrecht van de Gerechtshoven

LOVS: Landelijk Overleg Voorzitters Strafsectoren

NBO: Nieuwe Beheerorganisatie

OCW: (Ministerie van) Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

OM: Openbaar Ministerie

Or: Ondernemingsraad

PIOFAH: Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Automatisering, Huisvesting

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijn

RAIO: Rechterlijke Ambtenaren In Opleiding

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

RO: Rechterlijke Organisatie

RvC: Raad voor Cultuur

SORM: Sectoroverleg Rechterlijke Macht

SM: Staande Magistratuur (Openbaar Ministerie)

SR: Studiecentrum Rechtspleging

SSR: Stichting Studiecentrum Rechtspleging

Stb.: Staatsblad

Stcrt. Staatscourant

WAO: Wet op de Arbeidsongeschiktheidsverzekering

Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens

Wro: Wet op de rechterlijke organisatie

ZM: Zittende Magistratuur (rechtsprekende instanties)

Verantwoording

Tot 2002 was het Ministerie van Justitie verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de rechterlijke colleges en gemeenschappelijke landelijke diensten (voortaan: de rechtspraak). In het kader van de vernieuwing van de rechtspraak is de rechterlijke macht (voortaan: de rechtspraak) vanaf 1 januari 2002 zelf verantwoordelijk geworden voor hun bedrijfsvoering, waaronder ook de documentaire informatievoorziening. Daarnaast is ter ondersteuning van de rechtspraak de Raad voor de rechtspraak opgericht.

Als gevolg van de nieuwe verantwoordelijkheden moet de rechtspraak onder meer selectie-instrumenten opstellen voor de vanaf 2002 door hen opgemaakte archiefbescheiden.

Door de rechtspraak is er voor gekozen om afzonderlijke selectielijsten op te stellen voor de primaire (zaaksgebonden) taken met betrekking tot de rechtspleging, en de secundaire (niet-zaaksgebonden) ondersteunende werkzaamheden. De voorliggende lijst heeft alleen betrekking op de niet-zaaksgebonden taken.

Ook is besloten om voor de niet-zaaksgebonden taken geen gebruik te maken van de voor de Minister van Justitie vastgestelde BSD’s voor de PIOFAH-taken, maar eigen handelingen op te stellen die specifiek op de rechtspraak gericht zijn.

Voor de zaaksgebonden taken van de rechtspraak wordt gebruik gemaakt van het voor de Minister van Justitie vastgestelde BSD rechterlijke macht. Dit BSD wordt door de rechtspraak toegepast op de archiefbescheiden die zijn gevormd voor 2002. Voor de neerslag van zaaksgebonden taken vanaf 2002 is thans een bijgewerkt BSD beschikbaar. Dit is gepubliceerd in Staatscourant nr. 5 dd. 8 januari 2007.

In deze lijst zijn geen handelingen opgenomen voor de Hoge Raad, het Openbaar Ministerie, de Minister van Justitie of andere actoren op het beleidsterrein rechtspraak. Deze organen hebben reeds eigen selectiedocumenten vastgesteld voor de archiefneerslag van hun werkzaamheden met betrekking tot de rechtspleging of hebben deze in ontwikkeling.

Selectiedoelstelling

De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan dat deze gegevens beheert) naar het Nationaal Archief of een regionaal historisch centrum / rijksarchief in de provincie, en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd.

De door het Nationaal Archief gehanteerde doelstelling voor de selectie van blijvend te bewaren overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig moeten worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

Selectiecriteria

Selecteren is het aanmerken van de documentaire neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen. Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze archiefbescheiden na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in deze selectielijst staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in de selectielijst vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in deze selectielijst staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en het Nationaal Archief.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Handelingen die worden gewaardeerd met B (Bewaren)

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agenda-vorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per sé consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Behalve deze algemene criteria worden in het voorliggende BSD in verband met het bijzondere karakter van het beleidsterrein een aanvullend bijzondere criterium gebruikt om de selectiedoelstelling te realiseren.

Dit bijzonder criterium is overgenomen uit het BSD Rechterlijke Macht (Stcrt. 2003/36V), en luidt: Handelingen waarvan de neerslag andere informatie met betrekking tot gevoerde gerechtelijke procedures helpt te ontsluiten of nader toegankelijk te maken.

Doel van dit criterium is het toegankelijk (blijven) maken van inhoudelijke- en metagegevens die betrekking hebben op de (te bewaren) neerslag voortkomend uit de gevoerde rechterlijke procedures. Om tot een zo consistent mogelijk beleid ten aanzien van (geautomatiseerd) gegevensbeheer te komen is het criterium ook in dit BSD opgenomen.1

Bijzonder selectiecriterium

Handelingen die worden gewaardeerd met B (Bewaren)

7. Handelingen waarvan de neerslag andere informatie met betrekking tot gevoerde gerechtelijke procedures helpt te ontsluiten of nader toegankelijk te maken

Toelichting: Hieronder vallen geautomatiseerde gegevenssystemen, bijvoorbeeld Compas, Berber, Narcis, NKP.

Verslag vaststellingsprocedure

In juli 2006 is door de mandaatgroep bestaande uit F.W.M. van den Emster, voorzitter; mr. P. Bary, directeur beheer centrale raad van beroep Utrecht, lid; drs. E. Koopmans, directeur beheer rechtbank Assen, lid; dhr. P. Giezen, archivaris rechtbank Rotterdam, secretaris, het Basisselectiedocument (BSD) voor het beleidsterrein bedrijfsvoering rechterlijke macht over de periode vanaf 2002 aan het Nationaal Archief gestuurd, met het verzoek het driehoeksoverleg te openen. De mandaatgroep vertegenwoordigd de zorgdragers bij het voorbereiden en vaststellen van het BSD.

Op 16 oktober 2007 is het ontwerp-BSD door de betrokken zorgdragers aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd.

Vanaf 1 november 2007 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief, op de website van het Nationaal Archief en op de website van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 11 december 2007 bracht de RvC advies uit (kenmerk aca-2007.04229/2), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 17 decemver 2007 door de algemene rijksarchivaris, namens de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, vastgesteld voor de Gerechtshoven te Amsterdam, Arnhem, Leeuwarden, ’s-Gravenhage en ’s-Hertogenbosch (kenmerk beschikking C/S&A/07/3168), de Rechtbanken te Alkmaar, Almelo, Amsterdam, Arnhem, Assen, Breda, Dordrecht, Groningen, Haarlem, Leeuwarden, Maastricht, Middelburg, Roermond, Rotterdam, ’s-Gravenhage, ’s-Hertogenbosch, Utrecht, Zutphen en Zwolle-Lelystad (C/S&A/07/3173), de Centrale Raad van Beroep (C/S&A/07/3169), het College van Beroep voor het Bedrijfsleven (C/S&A/07/3170) en de Raad voor de Rechtspraak (C/S&A/07/3171).

Actorenoverzicht

In dit BSD zijn selectielijsten opgenomen voor de volgende actoren;

Gerechten (zelf zorgverantwoordelijk):

  • Rechtbank Alkmaar

  • Rechtbank Almelo

  • Rechtbank Amsterdam

  • Rechtbank Arnhem

  • Rechtbank Assen

  • Rechtbank Breda

  • Rechtbank Dordrecht

  • Rechtbank Groningen

  • Rechtbank ’s-Gravenhage

  • Rechtbank Haarlem

  • Rechtbank ’s-Hertogenbosch

  • Rechtbank Leeuwarden

  • Rechtbank Maastricht

  • Rechtbank Middelburg

  • Rechtbank Roermond

  • Rechtbank Rotterdam

  • Rechtbank Utrecht

  • Rechtbank Zutphen

  • Rechtbank Zwolle (incl. nevenvestiging Lelystad)

  • Gerechtshof Amsterdam

  • Gerechtshof Arnhem

  • Gerechtshof ’s-Gravenhage

  • Gerechtshof ’s-Hertogenbosch

  • Gerechtshof Leeuwarden

  • Centrale Raad van Beroep (CRvB)

  • College van Beroep voor het bedrijfsleven (CBb)

Gemeenschappelijke landelijke diensten binnen rechtspraak (zorgverantwoordelijkheid berust bij Raad voor de Rechtspraak):

  • ICT-Proeflokaal

  • Landelijk Stafbureau Vreemdelingenkamers (LSVK)

  • Centraal Inschrijfbureau Vreemdelingenzaken (CIV)

  • Bureau Justex

  • Vliegende brigades

  • Landelijk Ondersteuningsteam Hoven (LOTH)

Gemeenschappelijke landelijke diensten samen met Openbaar Ministerie (zorgverantwoordelijkheid berust bij Raad voor de Rechtspraak en Minister van Justitie):

  • Stichting Studiecentrum Rechtspleging (SSR)

  • ICTRO

  • Bureau Internet Systemen en Toepassingen Rechterlijke Organisatie (BISTRO)

  • Prisma

  • Bureau HEXRO (huisvestingsexpertise Rechterlijke Organisatie)

Overige organisaties en commissies binnen de rechtspraak (zorgverantwoordelijkheid berust bij Raad voor de Rechtspraak):

  • Raad voor de rechtspraak

  • Raad van opdrachtgevers

  • Commissie evaluatie modernisering rechterlijke organisatie

  • College van Afgevaardigden

  • Commissie afvaardiging College van Afgevaardigden

  • Commissie selectie Rechterlijke Macht

  • Commissie van Advies m.b.t. productie-, prijs- en werklastmetingen

  • Adviescommissie invulling bestuursfuncties

  • Projectgroep Loopbaanontwikkeling

  • Groepsondernemingsraad

Medezeggenschapsinstelling, onafhankelijk van de rechtspraak

  • Lokale ondernemingsraad

Rechtbanken

De 19 rechtbanken in Nederland verzorgen de rechtspraak in eerste aanleg. Deze ‘zaaksgebonden’ werkzaamheden worden door de rechtbanken ondersteund middels de aan de sectoren verbonden gerechtsambtenaren, en een ‘back-office’ organisatie, die soms als een gemeenschappelijke voorziening apart van de rechtbank en de parketten is gepositioneerd. De ondersteunende organisatie is niet overal uniform ingericht, in enkele plaatsen bestaat ook nog een met het parket gedeelde organisatie.

Daarnaast worden bepaalde taken uitbesteed aan gemeenschappelijke landelijke diensten van de rechtspraak, andere overheidsdiensten en bedrijven. Tenslotte zijn er binnen de rechtspraak een aantal regionale en landelijke overlegorganen.

Bepaalde rechtbanken fungeren als kenniscentrum op een specifiek terrein. Voorbeelden hiervan zijn de rechtbank Rotterdam (kennisuitwisseling, samenwerking en bevordering van rechtseenheid) en ’s-Hertogenbosch (openbare gezondheid en milieu). Een dergelijk kenniscentrum verzorgt bijvoorbeeld het beheer van relevante documentatie en het organiseren van scholing en discussiebijeenkomsten over de ontwikkelingen op het betreffende kennisgebied.

Gerechtshoven

Door de vijf gerechtshoven wordt recht in tweede aanleg gesproken in civiele-, straf- en belastingzaken voor zaken die in hun ressort behandeld zijn. Alle gerechtshoven zijn gevestigd in plaatsen waar ook een rechtbank is.

De gerechtshoven beschikken meestal over eigen ondersteunende diensten, maar delen deze soms ook met de rechtbanken en eventuele andere instellingen in de plaats waar ze zijn gevestigd.

Centrale Raad van Beroep

De Centrale Raad van Beroep (CRvB) is de hoogste bestuursrechter die oordeelt in hoger beroep over geschillen op het terrein van de sociale zekerheid en in ambtenarenzaken. Daarnaast is de Raad onder meer eerste en enige rechter in geschillen betreffende de uitvoering van wetten voor oorlogs- en vervolgingsgetroffenen.

De gerechtelijke werkzaamheden van de Raad zijn verdeeld over drie secties. Elk van deze secties heeft een specifiek werkterrein: sectie I (o.a. ABW), II (o.a. AW/PW) en III (o.a. WAO).

Verder beschikt de CRvB over twee ondersteunende bureaus. Het Bedrijfsbureau verleent ondersteuning aan het bestuur en de organisatie. De medewerkers van het Bureau Kennis en Onderzoek verrichten onderzoekswerk voor, en bieden ondersteuning aan interne commissies van de Raad. Verder verzorgen zij o.a. de interne informatievoorziening en het beheer en onderhoud van een databank (KRIS) waarin de belangrijkste uitspraken van de Raad vanaf 1987 zijn opgenomen.

College van Beroep voor het bedrijfsleven

Het College van Beroep voor het bedrijfsleven (CBb), gevestigd in Den Haag, is een bestuursrechtelijk college dat oordeelt over geschillen op het terrein van het sociaal-economisch bestuursrecht. Daarnaast is het CBb de hoger beroepsinstantie voor uitspraken betreffende een bepaald aantal wetten, zoals bijvoorbeeld de Mededingingswet en de Telecommunicatiewet. Verder fungeert het College in hoger beroep als tuchtrechter.

ICT-Proeflokaal

Het ICT Proeflokaal is het ICT-laboratorium van de rechtspraak. Het zoekt en onderzoekt ICT-oplossingen die bruikbaar kunnen zijn voor de rechtspraak. Het ICT Proeflokaal is hiermee een test- en expertise centrum voor alle gerechten in Nederland en geeft invulling aan het research & developmentbeleid van de Raad voor de rechtspraak.

Het ICT Proeflokaal is onderdeel van de Raad voor de rechtspraak maar is ondergebracht bij de rechtbank Zutphen. Dit biedt de mogelijkheid om nieuwe toepassingen in een realistische omgeving te testen en te demonstreren, waarbij samengewerkt kan worden met de rechtbank Zutphen en de nabije SSR.

Door middel van samenwerking met leveranciers worden nieuwe producten aangepast op de rechtspraak en ook worden er ontwikkeltrajecten georganiseerd voor experimentele nieuwe oplossingen.

ICTRO (gemeenschappelijke dienst OM-ZM)

ICTRO is de eigen ICT-organisatie van de rechtspraak en biedt een breed scala aan ICT-diensten. ICTRO verricht het beheer en onderhoud van netwerken en applicaties voor de rechterlijke organisaties. Hiermee heeft ICTRO een geheel eigen rol binnen het Justitie apparaat. ICTRO ondersteunt zo'n 14.500 werkplekken. Vanuit een landelijk opererende organisatie levert zij professionele dienstverlening op het terrein van het technisch beheer van de infrastructuur en de inrichting en support van werkplekken. Ook draagt ICTRO in projectverband actief bij aan de ontwikkeling van vervangende en nieuwe informatiesystemen. Onderdelen van ICTRO zijn onder meer de afdeling Referentiegegevensbeheer die zich bezig houdt met de distributie en het beheer van tabellen met referentiegegevens, en het standaardenbureau dat sinds 1 januari 2002 o.a. de ICT-standaarden binnen de rechtspraak beheert.

Landelijk Stafbureau Vreemdelingenkamers (LSVK)

Het LSVK, gevestigd te Den Haag, biedt juridische en coördinerende ondersteuning aan de vreemdelingenkamers van de rechtbanken. Taken van het LSVK zijn onder meer: organisatorische coördinatie op uitvoerend en bestuurlijk niveau, bewaken van de rechtseenheid, advisering en kennisbeheer, verzorgen van opleidingen en cursussen en vertegenwoordiging van de vreemdelingenkamers in de zogeheten vreemdelingenketen.

Centraal Inschrijfbureau Vreemdelingenzaken (CIV)

Het CIV registreert en verdeelt alle vreemdelingenzaken. Het doel van het CIV is om de vreemdelingenzaken zo evenwichtig mogelijk te verdelen. Het CIV is organisatorisch onderdeel van de sector bestuursrecht van de rechtbank Haarlem.

Bureau Justex

Bureau Justex, in 1994 opgericht als onderdeel van de SSR, is het jurisprudentie-documentatiebureau van en voor de rechterlijke macht. Bureau Justex werkt op het terrein van het bestuurs(proces)recht. Zij onderhoudt en publiceert jurisprudentie databanken voor intern gebruik binnen de Rechterlijke Macht. Daarnaast wordt elke twee weken de Nieuwsbrief Justex uitgegeven waarin actuele uitspraken op het gebied van het bestuurs(proces)recht zijn opgenomen.

Naast de Nieuwsbrief Justex beheert Bureau Justex een tweetal bestuursrechtelijke databanken; de Awb-databank bevat uitspraken op het gebied van het bestuursprocesrecht, de Materiële databank over het materiële bestuursrecht. Beide staan, via Porta Iuris, exclusief ter beschikking aan de rechtelijke organisatie.

Bureau Justex is per 1 januari 2006 opgeheven.

Projectorganisaties wegwerken achterstanden

Onder PVRO zijn twee tijdelijke landelijke voorzieningen in het leven geroepen voor het wegwerken van de achterstanden in de civiele sectoren. Voor de rechtbanken gebeurt dit door de ‘vliegende brigade’ en voor de gerechtshoven door het ‘landelijk ondersteuningsteam hoven’ (LOTH). Beiden zijn gevestigd in Den Haag.

Stichting Studiecentrum Rechtspleging (SSR)

De SSR is opgericht om de onafhankelijkheid van de rechtspraak te bevorderen en benadrukken, en is een opleidingsinstituut onder de directe hoede van de rechters en officieren zélf; door rechters voor rechters, door officieren voor officieren. In 2002 is het Studiecentrum Rechtspleging een tijdelijk agentschap geworden.

De kernactiviteit van SSR is het ontwikkelen en uitvoeren van opleidingsproducten waarvoor de productgroepen verantwoordelijk zijn. De andere organisatieonderdelen ondersteunen het College van Bestuur van het SSR en de productgroepen. Hierbij dient de servicedesk als frontdesk van SSR.

Daarnaast bestaan er Expertgroepen, waarvan de leden afkomstig zijn uit alle geledingen van de RO en uit wetenschappelijke instituten. Zij dragen actief bij aan de ontwikkeling van het opleidingsprogramma van SSR door te adviseren over de ontwikkeling en inhoud van cursussen en leergangen.

Het eigenaarschap/ opdrachtgeverschap ligt bij de Raad voor de rechtspraak en het College van PG, die samen één vertegenwoordiger hebben benoemd in de zogeheten Raad van opdrachtgevers. Deze Raad ziet toe op de dagelijkse leiding van SSR, het College van Bestuur.

Bureau Internet Systemen en Toepassingen Rechterlijke Organisatie (BISTRO)

Het Bureau Internetsystemen en -Toepassingen Rechterlijke Organisatie ontwikkelt en beheert de internet/intranetvoorzieningen van de rechterlijke organisatie:

  • Rechtspraak.nl, de officiële website van de rechterlijke organisatie

  • Intro, het landelijk intranet

  • Porta Iuris, de juridische databank

Bistro is een project van de Raad voor de Rechtspraak en werkt nauw samen met andere onderdelen van de rechterlijke organisatie om medewerkers te voorzien van vakinhoudelijke informatie met behulp van ICT.

Prisma

Prisma is een gemeenschappelijke landelijke dienst van de rechtspraak en het Openbaar Ministerie, die zich richt op versterking en verbetering van de kwaliteit van gerechten en parketten. Prisma is in 1994 opgericht door het Ministerie van Justitie om de gerechten en parketten te helpen bij het opzetten van een kwaliteitsbeleid. Vanaf 1997 is door Prisma het managementmodel van het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK) geïntroduceerd in de rechtspraak, dat inmiddels organisatiebreed wordt gebruikt als basiskwaliteitssysteem. Ten behoeve van het gebruik van het INK-managementmodel geeft Prisma trainingen, ontwikkelt zij meetinstrumenten zoals een klant- of medewerkerswaarderingsonderzoek en begeleidt zij managementteams bij INK-trajecten als positiebepalingen, zelfevaluaties en audits.

Prisma wordt bestuurd door een Raad van Opdrachtgevers, bestaande uit een lid van de Raad voor de rechtspraak en een lid van het College van Procureurs-generaal. Inhoudelijk fungeert een Raad van Advies, waarin leidinggevenden uit de RO zitting hebben, alsmede een kwaliteitsdeskundige, als klankbord voor Prisma. De dagelijkse leiding over Prisma wordt uitgeoefend door de directeur.

Raad voor de rechtspraak

De Raad voor de rechtspraak bestaat uit vijf leden, die op voordracht van de Minister van Justitie bij Koninklijk Besluit worden benoemd. De leden worden voor zes jaar benoemd, en kunnen éénmalig worden herbenoemd voor een periode van drie jaar.

Van de vijf leden van de Raad zijn drie leden rechterlijke ambtenaren. Zij zijn ofwel met de rechtspraak belast, ofwel met de rechtspraak belaste leden van de Centrale Raad van Beroep. De overige twee leden van de Raad zijn geen rechterlijke ambtenaren die met rechtspraak zijn belast.

De Raad is belast met:

  • de voorbereiding van de begroting voor de Raad en de gerechten

  • de toekenning van budgetten aan de gerechten

  • ondersteuning van de bedrijfsvoering van de gerechten

  • het adviseren over wet- en regelgeving die betrekking heeft op de rechtspraak of gevolgen heeft voor de uitvoering daarvan

Daarnaast biedt de Raad ondersteuning bij het bewaken en bevorderen van de uniforme rechtstoepassing en juridische kwaliteit van de gerechten, met name door deelname in diverse (landelijke) overleggen met betrekking tot de rechtspraak, en het uitbrengen van adviezen.

De Raad voor de rechtspraak beschikt over een ondersteunend bureau. Dit bureau verricht voorbereidende, faciliterende en adviserende werkzaamheden ten behoeve van de uitvoering van de taken van de Raad, en is daarnaast verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de Raad en het bureau zelf. De secretaris van de Raad treedt op als gemandateerd hoofd van het Bureau.

Raad van Opdrachtgevers

De Raad van Opdrachtgevers (RvO) houdt toezicht op het bestuur en beheer van SSR. De RvO staat het College van Bestuur met raad bij. Verder moet het College van Bestuur de belangrijke officiële stukken, zoals jaarrekening, begroting en organisatie- en formatieplannen ter goedkeuring aan de RvO voorleggen. De RvO bestaat uit twee leden: één lid uit de Raad voor de rechtspraak en één lid uit het College van PG.

College van Afgevaardigden

Het College van Afgevaardigden, ingesteld bij Besluit d.d. 10 december 2001, is een onafhankelijk adviesorgaan en heeft tot taak om de Raad voor de rechtspraak gevraagd of ongevraagd te adviseren over de uitvoering van zijn taken. Daarbij wordt onder andere getoetst of de Raad de rechterlijke onafhankelijkheid wel respecteert. Naast die adviestaak fungeert het College als klankbord voor de Raad en brengt het ontwikkelingen bij de gerechten onder de aandacht van de Raad.

Het College bestaat uit vertegenwoordigers van de gerechten, de Centrale Raad van Beroep en het College van Beroep voor het bedrijfsleven.

Commissie afvaardiging College van Afgevaardigden

Commissie evaluatie modernisering rechterlijke organisatie

De Commissie evaluatie modernisering rechterlijke organisatie (meestal Commissie Deetman genoemd) is door de Minister van Justitie voor de duur van het evaluatieprogramma modernisering rechterlijke organisatie ingesteld om de samenhang en kwaliteit van binnen het programma uitgevoerde deelonderzoeken te bewaken, en op basis van de uitkomsten daarvan te adviseren aan de minister.

De commissie evalueert daarnaast zelf de wetten Organisatie Bestuur Gerechten en Raad voor de rechtspraak

Commissie Aantrekken Leden Rechterlijke Macht en RAIO adviescommissie. Thans Selectie Rechterlijke Macht geheten

De Commissie Aantrekken Leden Rechterlijke Macht verzorgt de selectie van kandidaten voor de Raio-opleiding en van kandidaat-rechters die vanuit een andere functie (bijv. advocaten) instromen.

Commissie van Advies m.b.t. productie-, prijs- en werklastmetingen

De commissie adviseert over wijzigingen met betrekking tot productie-, prijs- en werklastmetingen, alsmede de opzet van de vergelijkende en diepteonderzoeken.

Adviescommissie invulling bestuursfuncties

De Commissie invulling bestuursfuncties adviseert de Raad voor de rechtspraak inzake het invullen van vacante bestuursfuncties. Het advies wordt opgesteld in de vorm van een kandidatenlijst van maximaal drie personen in volgorde van voorkeur voor aanbeveling.

Projectgroep Loopbaanontwikkeling

De Projectgroep Loopbaanontwikkeling is door de gerechten ingesteld om (een voorstel voor) landelijke loopbaankaders en -wijzers op te stellen. Eind 2002 is de projectgroep gekomen met een landelijk voorstel voor loopbaankaders en -wijzers, dat verder moet worden uitgewerkt door de gerechten.

1. Contextbeschrijving

Zie hiervoor het RIO Bedrijfsvoering ZM.

2. Handelingen

2.1. Leeswijzer

Handelingenblokken

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

Handeling: een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: dit geeft de jaren weer waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Waardering: dit geeft aan of de neerslag van een handeling bewaard moet worden of dat het op termijn vernietigd kan worden. Waar mogelijk is een (niet uitputtende) lijst van producten van een handeling opgenomen. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weer.

Vernietigingstermijnen

De toepassing van de vernietigingstermijnen is als volgt:

  • a. een dossier wordt afgesloten (bijv. op 30 januari 1999);

  • b. de bijbehorende vernietigingstermijn wordt hierbij opgeteld (bijv. 10 jaar);

  • c. het dossier wordt bewaard tot en met 31 december 2009 (1999 + 10);

  • d. het betrokken gerechtsbestuur wordt in de loop van dat jaar (in dit voorbeeld 2009) op de hoogte gesteld van de voorgenomen vernietiging van dit dossier;

  • e. het dossier wordt vernietigd per 2 januari 2010, tenzij het betrokken gerechtsbestuur zwaarwichtige redenen heeft voor uitstel van vernietiging (administratief of juridisch belang).

2.2. Gerechten

2.2.1 Beleid

Beleidsvorming

1.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van beleid inzake de orde van dienst binnen de gerechten

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 11

Opmerkingen: Mandaatgroep Archiefbeheer 26-10-2005

Waardering: B (1/5)

Opmerking: Incl. het opstellen van beleidsregels met betrekking tot de orde van dienst

3.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van een bestuurs- en managementconcept (BMC)

Periode: 2002–

Grondslag: Bestuursreglementen

Waardering: B (5)

Opmerking: Hierin zijn de uitgangspunten voor de werkwijze van het bestuur van een gerecht vastgelegd

4.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van een organisatie- en formatieplan

Periode: 2002–

Grondslag: Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 7

Waardering: B (4)

Opmerking: Gemeenschappelijke landelijke diensten mogen dergelijke plannen niet zelf vaststellen; dit gebeurt door de raden van opdrachtgevers

8.

Handeling: Het (mede)voorbereiden, vaststellen en wijzigen van beleid inzake de bedrijfsvoering van gerechten

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 28

Waardering: B (1) voor neerslag automatiseringsbeleid, beleid t.a.v. financieel beheer, informatiebeheer, personeelsbeleid en kwaliteitsbeleid; overige neerslag V 10jaar

Opmerking: Betreft (o.a.):

– automatisering

– facilitaire dienstverlening

– financieel beheer

– huisvesting

– informatiebeheer

– inkoop en voorraadbeheer

– personeelszaken

– verbetering doelmatigheid werkprocessen gerechten

– kwaliteitsbeleid bedrijfsvoering

Incl. advisering door bijv. sector- of gerechtsvergaderingen aan het gerechtsbestuur

Beleidsvoorbereiding en -ondersteuning

14.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van productiemetingen

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 2

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Per gerechtscategorie en daarbinnen per afzonderlijk gerecht wordt het aantal behandelde of afgedane zaken gemeten. De productiemetingen bepalen (mede) het aan een gerecht toe te kennen budget

16.

Handeling: Het, met behulp van een systeem van prijsmeting, toerekenen van kosten aan aantallen behandelde of afgedane zaken

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 3

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: De Raad voor de rechtspraak beheert de aan deze indeling ten grondslag liggende definities en modellen

17.

Handeling: Het, door middel van periodiek tijdschrijven, meten van de werklast van het personeel van de gerechten

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 4

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: De meting vindt plaats op het niveau van afzonderlijke zaakscategorieën. De Raad voor de rechtspraak beheert de aan deze indeling ten grondslag liggende methode van periodieke tijdschrijfonderzoeken

Reglementen en procedures

19.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van (bestuurs)reglementen

Periode: 2002–

Grondslag: Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005

Bestuursreglement College van Beroep voor het bedrijfsleven, art. 4.3

Besluit College van Afgevaardigden, art. 9

Waardering: V 5 jaar, m.u.v. eindproducten (reglementen): B (5)

Opmerking: Betreft bijv. reglementen m.b.t. werkwijze, besluitvorming en taakverdeling, organisatiestructuur, machtiging ex art. 18 Wro, vervanging van leden in geval van ziekte of andere verhindering, indeling in kamers, verdeling van zaken over sectoren, verdeling zaken over hoofdplaats en overige vestigingen.

20.

Handeling: Het adviseren over het opstellen van reglementen en procedures voor de presidentenvergadering en landelijk overleg voorzitters sectoren

Periode: 2002–

Grondslag: Rapport van de werkgroep ‘Constitutionele positie van de Raad’ (1998)

Organisatierapport Raad voor de rechtspraak (2001)

Waardering: B (1/5)

Beleidsevaluatie en -controle

24.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken bij gebruikers van de justitiediensten

Periode: 2002–

Bron: Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer 16-11-2005

Waardering: B (2)

33.

Handeling: Het leveren van bijdragen aan het opstellen van een visitatieprotocol door de Raad voor de rechtspraak

Periode: 2002–

Grondslag: Instellingsbesluit Visitatiecommissie gerechten, art. 2

Waardering: V na vervanging protocol

Opmerking: Gebeurt middels Presidentenvergadering

34.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van algemene en bijzondere aanwijzingen aan ambtenaren van een gerecht, niet betreffende het rechterlijk domein

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 24, 1e lid

Waardering: V 5 jaar, m.u.v. de eindproducten: B (5)

35.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van de structuur van de eigen organisatie

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 20, 1e lid

Beroepswet, art. 3, sub g

Waardering: B (4)

36.

Handeling: Het instellen, wijzigen en opheffen van organisatieonderdelen en (gemeenschappelijke) diensten

Periode: 2002–

Grondslag: Mandaatbesluit gemeenschappelijke landelijke diensten R.O. en rechterlijke ambtenaren in opleiding (Stcrt. 2002/101)

Beroepswet, art. 3, sub g

Waardering: B (4)

Opmerking: Een gerecht kan niet een sector opheffen; deze staan expliciet vermeld in de Wro

37.

Handeling: Het vormen van enkelvoudige en meervoudige kamers voor het behandelen en beslissen van bestuurs-, civiel- en strafrechtelijke zaken

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 66 t/m 71

Bestuursreglementen

Waardering: B (4)

Opmerking: Incl. het benoemen van enkel- of meervoudige kamers voor het behandelen en beslissen van specifieke categorieën zaken. Voorbeelden zijn de kamer voor zaken inzake de Wet op de ondernemingsraden, de militaire kamer en de kamer voor het kwekersrecht. De CRvB kan geen kamers benoemen

38.

Handeling: Het verdelen van de behandeling van rechtzaken over hoofd-, nevenvestigings- en nevenzittingsplaatsen

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 41, 4e lid, art. 47, 3e lid, sub c, art. 59, 4e lid

Waardering: V 3 jaar

Opmerking: betreft reguliere werkverdeling binnen een arrondissement

39.

Handeling: Het aan andere gerechten overdragen van de behandeling van rechtzaken waarbij medewerkers van de eigen rechtbank betrokken zijn

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit nevenvestigings- en nevenzittingsplaatsen, art. 8

Waardering: V 3 jaar

Opmerking: Een zaak kan worden overgedragen wanneer er sprake zou kunnen zijn van (schijn van) belangenverstrengeling

40.

Handeling: Het aan hoofd- of nevenvestigingen van andere gerechten toewijzen van de behandeling van megastrafzaken

Periode: 2002–

Grondslag: Aanwijzingsbesluit nevenzittingsplaatsen megastrafzaken, art. 2

Waardering: V 3 jaar

Opmerking: Vooral de gerechten in de Randstad hebben veel te maken met de zgn. megastrafzaken; zaken die naar verwachting 30 of meer uren in beslag nemen. Om hen te ontlasten kan een afwijkende zittingsplaats worden aangewezen. Handeling is niet van toepassing voor CRvB

41.

Handeling: Het adviseren van de Minister van Justitie over het om veiligheidsredenen verplaatsen van rechtszaken naar andere locaties

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 59, 8e lid

Waardering: B (5)

Opmerking: De Minister van Justitie kan, na overleg met het betreffende gerechtsbestuur, besluiten om een rechtszaak op een andere locatie plaats te laten vinden indien dit noodzakelijk is in verband met de veiligheid van personen. Handeling is niet van toepassing op de CRvB.

Taken en bevoegdheden

46.

Handeling: Het tijdelijk laten vervangen van een lid van het bestuur

Periode: 2002–

Grondslag: Bestuursreglementen

Waardering: V 1 jaar

Opmerking: Vervanging vindt plaats wanneer een lid van het bestuur langer dan dertig dagen niet in staat is om zijn werkzaamheden uit te voeren

47.

Handeling: Het (zich laten) vervangen van een lid van een meervoudige kamer door een andere rechterlijke ambtenaar met rechtspraak belast

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit orde van dienst gerechten, art. 6, 2e lid

Waardering: V 5 jaar

Deelname advies- en toezichtorganen

48.

Handeling: Het aanwijzen van de leden van de commissie die rechterlijke ambtenaren en gerechtsambtenaren aanwijst die namens een ressort worden afgevaardigd naar het College van Afgevaardigden

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit College van Afgevaardigden, art. 3, 2e lid

Waardering: V 5 jaar

Kwaliteitsbewaking en -bevordering

53.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van onderzoeken naar de kwaliteit van de rechterlijke organisatie, het rechterlijk functioneren en uniforme rechtstoepassing

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 94

Besluit financiering rechtspraak, art. 7, 1e lid

Waardering: B (2)

Opmerking: Betreft onderzoeken van in- en externe commissies, in het kader van het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de rechtspraak

54.

Handeling: Het adviseren over (verbetering van) de wijze waarop recht wordt toegepast

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 94

Waardering: B (1/5)

Opmerking: Geschiedt o.a. door middel van het landelijke overleg presidenten en LOV. De Raad voor de rechtspraak heeft hierin een leidende rol

55.

Handeling: Het (laten) onderhouden en beheren van gegevensbestanden met betrekking tot het behandelen en beslissen van rechtszaken

Periode: 2002–

Bron: www.rechtspraak.nl

Interview mw. G. Hummel

Waardering: B (7)

Opmerking: Betreft o.a. uitspraken in rechtszaken opgenomen in het e-archief en op de website rechtspraak.nl

56.

Handeling: Het (laten) onderhouden en beheren van gegevensbestanden met betrekking tot bedrijfsvoeringzaken

Periode: 2002–

Bron: www.rechtspraak.nl

Interview mw. G. Hummel

Waardering: B (7)

Opmerking: Betreft bijv. resultaten klantwaarderingsonderzoeken (KWO’s)

57.

Handeling: Het (laten) ontwikkelen, implementeren en beheren van een integraal kwaliteitszorgsysteem (INK)

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 7

Handboek klantwaarderingsonderzoek gerechten

Waardering: V 10 jaar na implementatie nieuw INK

58.

Handeling: Het door externe deskundigen laten toetsen van de opzet van het kwaliteitszorgsysteem

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 7, 2e lid

Waardering: V 7 jaar

59.

Handeling: Het ontwikkelen van een intern auditprogramma

Periode: 2002–

Bron: Jaarverslag van de rechtspraak 2002

Interview mw. G. Hummel

Waardering: V 2 jaar

Opmerking: Het handboek financiële administratie (voorheen GMI) fungeert als referentiekader voor het auditprogramma

60.

Handeling: Het (laten) ontwikkelen van nieuwe methoden en instrumenten ten behoeve van klantwaarderingsonderzoeken

Periode: 2002–

Bron: Handboek klantwaarderingsonderzoek gerechten

Interview mw. G. Hummel

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Gerechten kunnen dit zowel door Prisma als door externe partijen laten doen

61.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van klantwaarderingsonderzoeken

Periode: 2002–

Bron: Handboek klantwaarderingsonderzoek gerechten

Interview mw. G. Hummel

Waardering: V 10 jaar

2.2.2 Planning & Control

Planning & controlcyclus

63.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van een procedure voor de uitvoering en inrichting van de planning- en controlcyclus

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, afdeling 2, hoofdstuk 2, paragraaf 3

Bestuursreglementen

Waardering: B (5)

Opmerking: In deze procedure zijn o.a. regels voor de totstandkoming van het jaarverslag, de wijze van informatieverstrekking door organisatieonderdelen, en de wijze van behandeling en presentatie van stukken met betrekking tot de planning & control, opgenomen

Begroting en budgettoekenning

67.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het jaarplan

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 31, 32

Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 5, 2e lid

Waardering: B (1)

Opmerking: Het jaarplan bevat minimaal een:

– omschrijving van de voorgenomen activiteiten

– begroting voor het komende begrotingsjaar

– een meerjarenraming voor ten minste vier volgende jaren

70.

Handeling: Het doen van uitgaven voordat de Raad voor de rechtspraak heeft ingestemd met de begroting

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 32, 5e lid

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: het gerechtsbestuur kan in gevallen van dringende spoed uitgaven doen voordat de Rvdr heeft ingestemd met de begroting.

71.

Handeling: Het aan de Raad voor de rechtspraak verzoeken om instemming met het doen van uitgaven door het bestuur van een gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 34

Waardering: B (5)

Opmerking: Instemming van de Raad voor de rechtspraak is alleen benodigd indien deze niet heeft ingestemd met de begroting van een gerecht

79.

Handeling: Het voorbereiden en opstellen van een meerjarenraming voor de Raad voor de rechtspraak en de gerechten

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 98

Waardering: V, 10 jaar

Opmerking: De meerjarenplanning beslaat minimaal vier op het begrotingsvoorstel volgende jaren. De meerjarenplanningen worden, in overleg met de gerechten, opgesteld door de Raad voor de rechtspraak. Vervolgens wordt de meerjarenplanning voorgelegd aan de Minister van Justitie

Verantwoording en control

87.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het jaarverslag

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 31, 1e lid, en 35, 1e lid

Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 5, 2e lid

Waardering: B (3)

Opmerking: Het jaarverslag bestaat uit de jaarrekening met bijbehorende begroting, de daarin aangebrachte wijzigingen, het jaarverslag, accountantsverklaring en overige financiële gegevens, en moet bij de Raad voor de rechtspraak worden ingediend

2.2.3 Klachten en bezwaarschriften

98.

Handeling: Het voorbereiden, wijzigen en vaststellen van een klachtenregeling

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 26, 1e lid

Waardering: V 5 jaar, m.u.v. eindproduct: B (5)

Opmerking: De Raad voor de rechtspraak moet instemmen met (wijzigingen van) een klachtenregeling van een gerecht

100.

Handeling: Het behandelen van klachten van burgers tegen hun behandeling tijdens rechtszaken

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Betreft alle klachten die niet rechtstreeks betrekking hebben op een zaak, bijv. klachten tegen bejegening door gerechtsambtenaren, niet tijdig beantwoorden van brieven, etc. Deze klachten worden behandeld door het gerechtsbestuur

2.2.4 Administratieve organisatie

Organisatieontwikkeling

101.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van de administratieve en financiële organisatie

Periode: 2002–

Bron: O.a. Overzicht werkprocessen Raad voor de rechtspraak

Waardering: B (4)

102.

Handeling: Het (laten) voorbereiden, uitvoeren en evalueren van een reorganisatie of wijziging van een dienstonderdeel

Periode: 2002–

Bron: o.a. Overzicht werkprocessen Raad voor de rechtspraak

Waardering: B (4)

Werkprocessen

103.

Handeling: Het beschrijven en onderling afstemmen van de werkprocessen die worden uitgevoerd binnen de rechtspraak

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan rechtspraak 2003

Waardering: B (5)

Reglementen en procedures

104.

Handeling: Het voorbereiden, wijzigen en vaststellen van reglementen voor de dagen en tijdstippen waarop gewone zittingen aanvangen

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit orde van dienst gerechten, art. 2

Waardering: V, 1 jaar

Opmerking: Voor burgerlijke zaken worden tevens de dag en het uur van de rolbehandeling opgenomen

105.

Handeling: Het inplannen van bijzondere zittingen

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit orde van dienst gerechten, art. 3

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Voor de behandeling van een bepaalde zaak kan, in verband met omstandigheden, afgeweken worden van de in het reglement opgenomen dagen, tijdstippen en plaatsen.

106.

Handeling: Het bepalen hoe de voorzitter van een meervoudige kamer moet worden aangewezen

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit orde van dienst gerechten, art. 6, 1e lid

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: De wijze van aanwijzing wordt vastgesteld door het bestuur van een gerecht

107.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van reglementen voor het verlenen van inzage in stukken

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit orde van dienst gerechten, art. 17 en 18

Waardering: V, 10 jaar

Opmerking: Betreft stukken die ter inzage moeten worden gelegd voor verdachten, benadeelde partijen, advocaten en gemachtigden

2.2.5 Personeel

Personeelsformatie

108.

Handeling: Het opstellen, beheren en onderhouden van functiebeschrijvingen en -waarderingen

Periode: 2002–

Bron: BSD Rechtbank Zwolle-Lelystad (intern werkdocument)

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V, 1 jaar

Opmerking: Wordt veelal gebundeld in een Functiehuis of -boek

Arbeidsomstandigheden

109.

Handeling: Het uitvoeren van een risico-inventarisatie en -evaluatie op het gebied van de arbeidsomstandigheden

Periode: 2002–

Bron: o.a. Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V na vervanging rapportage

110.

Handeling: Het uitvoeren van een onderzoek naar de waardering van de organisatie en het eigen werk door medewerkers

Periode: 2002–

Bron: o.a. Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V 5 jaar

111.

Handeling: Het (laten) geven van voorlichting en training met betrekking tot inrichting en gebruik van de werkplek

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V na vervallen belang, m.u.v. financiële stukken: V 7 jaar

Opmerking: Bijv. instructies voor (duurzaam) pc-gebruik, afstellen bureaustoel conform Arbo-richtlijnen

Arbeidsvoorwaarden

112.

Handeling: Het beheren van (wettelijke) wijzigingen met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden voor de sector rechtspraak

Periode: 2002–

Grondslag: O.a.:

– Regeling inzake individuele keuzen in het arbeidsvoorwaardenpakket voor de sector rechterlijke macht

– Circulaire Wijziging spaarloonregeling rechterlijke ambtenaren

– Wijzigingsbesluit Besluit eindejaarsuitkering rechterlijke ambtenaren

– Wijzigingswet Wet rechtspositie rechterlijke ambtenaren in verband met onder meer de formalisering van de Arbeidsvoorwaardenovereenkomsten 2000–2001, 2001–2002 en 2002–2003 sector Rechterlijke Macht

– Beroepswet, art. 4, 1e lid, sub f

Waardering: V na vervallen belang

Opmerking: Betreft bijv. aanpassingen n.a.v. het wijzigen van de IKAP- of Spaarloonregeling

113.

Handeling: Het vaststellen van de hoogte van toe te kennen vergoedingen voortkomend uit verleende secundaire arbeidsvoorwaarden

Periode: 2002–

Grondslag: o.a. Besluit onkostenvergoeding, art. 1 t/m 6, 7b

Waardering: V 1 jaar na vervanging

Opmerking: Betreft o.a. vergoeding rechterlijke ambtenaren voor onkosten voortkomend uit de vervulling van hun functie, reiskosten, etc.

Werving en selectie

117.

Handeling: Het beheren en verwerken van ontvangen open sollicitaties

Periode 2002–

Grondslag: –

Waardering: V na afdoening

118.

Handeling: Het behandelen van stageverzoeken

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V na afhandeling / einde stage

119.

Handeling: Het werven van medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Vrijstellingsbesluit Wbp, artikel 5, 6e lid (verlengde bewaartermijn stukken)

Wet op de rechterlijke organisatie, art. 89, 2e lid

Waardering: V 4 weken, uitzondering: met toestemming van sollicitant: 1 jaar.

Opmerking: Betreft o.a. het voeren van sollicitatie- en arbeidsvoorwaardengesprekken met juridisch personeel.

120.

Handeling: Het beoordelen of een sollicitant voldoet aan eisen van geschiktheid voor de vacante functie in het bestuur van een gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: Aanbevelingsprocedure bij vacature leden gerechtsbestuur, art. 3

Beroepswet, art. 4, 1e lid, sub c

Waardering: V 1 jaar na invulling functie

Opmerking: Op basis van de beoordeling valt de kandidaat af, of wordt deze aanbevolen bij het betreffende gerecht. Het bestuur daarvan, of een daardoor ingestelde benoemingscommissie, verzorgt de verdere selectieprocedure

121.

Handeling: Het instellen van een benoemingsadviescommissie voor het opstellen van een profielschets ten behoeve van de invulling van een vacature in het bestuur van een gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: Aanbevelingsprocedure bij vacature leden gerechtsbestuur, art. 6

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 1 jaar na opheffen commissie

Opmerking: Een benoemingsadviescommissie kan worden ingesteld voor het invullen van vacatures voor gerechtsambtenaren, bijv. bestuursfuncties. Het bestuur van een gerecht bepaald voor welke vacatures een commissie wordt ingesteld en kan de taken van deze commissie ook zelf uitvoeren

122.

Handeling: Het opstellen van een profielschets ten behoeve van de invulling van een vacante bestuursfunctie

Periode: 2002–

Grondslag: Aanbevelingsprocedure bij vacature leden gerechtsbestuur, art.1 , 2e en 3e lid

Waardering: V 1 jaar na invulling vacature

Opmerking: Het opstellen van een profielschets kan worden gedaan door een benoemingsadviescommissie of door het gerechtsbestuur

124.

Handeling: Het verzoeken van de Raad voor de Rechtspraak om een vacature voor een bestuursfunctie open te stellen

Periode: 2002–

Grondslag: Aanbevelingsprocedure bij vacature leden gerechtsbestuur, art. 1 en 2

Waardering: V 1 jaar na invulling functie

Opmerking: bij het verzoek is een profielschets gevoegd

Opleiding en training

130.

Handeling: Het onderzoeken en inventariseren van de opleidingsbehoeften collectief per gerecht.

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V na vervanging

131.

Handeling: Het jaarlijks voorbereiden en vaststellen van een opleidingsplan

Periode: 2002–

Bron: o.a. Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V na vervanging

132.

Handeling: Het beheren van het opleidingsbudget

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

134.

Handeling: Het (laten) voorbereiden van opleidingen

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Inclusief opleidingen voor BHV-ers en EHBO-ers

135.

Handeling: Het (laten) verzorgen van opleidingen en trainingen

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Wordt vooral verzorgd door Stichting Studiecentrum Rechtspleging

Onderzoek misdragingen

144.

Handeling: Het instellen van onderzoeken naar (vermeende) misdragingen door medewerkers

Periode: 2002–

Bron: Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V na beslissing

Opmerking: Betreft onderzoek naar bijv. (vermeende) diefstal of fraude op de werkplek, ongewenste intimiteiten, of gedrag buiten de werkomgeving die verder functioneren in een functie onmogelijk maken

Personeelsdossier

145.

Handeling: Het aanstellen van medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 75 jaar na geboorte

Opmerking: Betreft o.a. sollicitatiebrief, cv, diploma’s, werkgevers- en loonbelastingverklaring, besluit / beschikking (04.01 in Indeling standaard P-dossier) van ondersteunend personeel

146.

Handeling: Het aanwijzen of benoemen van rechterlijk ambtenaren (in opleiding) tot gerechtsauditeur, rechter-commissaris belast met de behandeling van strafzaken, of een soortgelijke rechterlijke functie

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 46

Besluit opleiding rechterlijke ambtenaren, art. 29

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

147.

Handeling: Het wijzigen van de functieaanduiding van een rechterlijk ambtenaar

Periode: 2002–

Grondslag: Wet organisatie en bestuur gerechten, art. IX t/m XI

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Betreft bijv. het wijzigen van de functieaanduiding van kantonrechters vanwege de integratie van de kantongerechten in de rechtbanken

148.

Handeling: Het (tijdelijk) benoemen of aanwijzen van medewerkers in een bijzondere functie

Periode: 2002–

Grondslag: Bestuursreglementen

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Betreft bijv. aanwijzing als BHV-er, vertrouwenspersoon of (buiten)griffier

149.

Handeling: Het opstellen van persoonlijke ontwikkelplannen

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan voor de rechtspraak 2003

Indeling standaard P-dossier

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Incl. individueel werkplan, geschiktheidadviezen, visiedocument e.d. (is 06.02 in Indeling standaard P-dossier)

150.

Handeling: Het beheren van medische- en persoonsgegevens van medewerkers.

Periode: 2002–

Grondslag: Ambtenarenwet, art. 125, ARAR (alleen voor gerechtsambtenaren)

Wet bescherming persoonsgegevens

Indeling standaard P-dossier

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Hieronder vallen (o.a.): identiteitsbewijs, NAW-gegevens, verklaringen omtrent gedrag en psychologische rapporten (04.02 t/m .06 in Indeling standaard P-dossier).

151.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van (wijzigingen in) de primaire arbeidsvoorwaarden van medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Beroepswet, art. 3, sub b

Indeling standaard P-dossier

Waardering: Beloning en salaris: V 10 jaar na einde dienstverband,

Overige stukken: V 10 jaar

Opmerking: Betreft stukken m.b.t. salaris en andere financiële prestatiegebonden beloningen, uitbetaling verlof, gratificaties, toelagen op het salaris voor bestuursleden, etc. (is 07.01 t/m .05 in Indeling standaard P-dossier)

152.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en beheren van (wijzigingen in) de secundaire arbeidsvoorwaarden van individuele medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Indeling standaard P-dossier

IKAP-regeling voor de Rechterlijke Macht

Waardering: V 10 jaar, m.u.v. bijzonder verlof, FPU e.d.: V 75 na geboorte

Opmerking: Betreft bijv. het verwerken en uitvoeren van afspraken in het kader van de IKAP-regeling, (buitengewoon) verlof, aanpassing werktijd, zwangerschapsverklaringen. (is 05.07 in Indeling standaard P-dossier)

153.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en beheren van (wijzigingen in) aan individuele medewerkers in bruikleen gegeven goederen

Periode: 2002–

Grondslag: Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Betreft bijv. het in bruikleen geven van laptops, mobiele telefoons, PDA’s en lease-auto’s (is 05.08 in Indeling standaard P-dossier)

154.

Handeling: Het toekennen van vergoedingen voortkomend uit secundaire arbeidsvoorwaarden

Periode: 2002–

Grondslag: o.a.:

– Besluit onkostenvergoeding, art. 1 t/m 7

– Besluit College van Afgevaardigden, art. 10

– Beroepswet, art. 3, sub c

– Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Betreft bijv. reis- en verblijfskostenvergoeding, tegemoetkoming kosten kinderopvang, vacatiegelden voor commissieleden, etc. (zie ook Indeling standaard P-dossier)

155.

Handeling: Het beoordelen van het functioneren van een medewerker

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair bedrijf Rotterdam 2004

Indeling standaard P-dossier

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 1 jaar na het volgende functioneringsgesprek

V 10 voor Beoordelingsgesprek

Opmerking: Door middel van periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken (is 06.01 in Indeling standaard P-dossier)

156.

Handeling: Het begeleiden en coachen van medewerkers

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair bedrijf Rotterdam 2004

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: o.a. (overzichten) gevolgde cursussen en diploma’s, begeleiding en coaching-trajecten (is 06.03 in Indeling standaard P-dossier)

157.

Handeling: Het disciplinair straffen van medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 25 en 89, 2e lid

Beroepswet, art. 3, sub d, art. 4, 1e lid, sub g

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Hieronder vallen alle disciplinaire straffen met uitzondering van ontslag. Zie daarvoor handeling 160

158.

Handeling: Het behandelen van bezwaren en beroepen ingesteld door medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Algemene wet bestuursrecht

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Bijv. bezwaar tegen beoordeling, overplaatsing of ontslag (is 05.09 in Indeling standaard P-dossier)

159.

Handeling: Het begeleiden van medewerkers bij (langdurig) ziekteverzuim

Periode: 2002–

Grondslag: Wet verbetering poortwachter

Ambtenarenwet

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Betreft alle stukken – incl. medische gegevens – met betrekking tot (langdurig) ziekteverzuim, begeleiding reïntegratie en WAO van individuele werknemers (is 05.11 in Indeling standaard P-dossier)

160.

Handeling: Het verlenen van ontslag

Periode: 2002–

Grondslag: Wet organisatie en bestuur gerechten, art. XII

Wet op de rechterlijke organisatie, art, 25

Beroepswet, art. 3

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 75 jaar na geboorte

Opmerking: Betreft eervol ontslag wegens het bereiken van de leeftijdsgrens of op verzoek van een rechterlijk ambtenaar, en oneervol ontslag a.g.v. een disciplinaire straf (is 08.01 t/m .04 in Indeling standaard P-dossier)

2.2.6 Communicatie en voorlichting

Algemeen

162.

Handeling: Het opstellen van wettelijk vereiste bekendmakingen

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 1 jaar

Opmerkingen Dit zijn oproepingen in de landelijke dagbladen

Interne communicatie

163.

Handeling: Het samenstellen en uitgeven van personeelsbladen en -berichten

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 1 jaar (m.u.v. 1 exemplaar, eindproduct)

Opmerking: Bijv. voorlichting over personeelsbeleid en de uitvoering daarvan

164.

Handeling: Het (laten) beheren van de content van intranetsites van de rechterlijke organisatie

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 2 jaar

Opmerking: Bistro is primair verantwoordelijk voor de uitvoering van deze handeling, de overige actoren leveren vooral content aan

Voorlichting en relatiebeheer

166.

Handeling: Het geven van voorlichting over de rechtspleging en de rechterlijke organisatie

Periode: 2002–

Bron: Overzicht werkprocessen Raad voor de rechtspraak

BSD Rechtbank Zwolle-Lelystad

Interview mw. J.D.E. van den Broek

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Betreft het ontvangen van scholen, groepsvoorlichting, organiseren van open dagen en evenementen

167.

Handeling: Het beantwoorden van vragen van burgers, bedrijven en andere instanties over rechterlijke aangelegenheden

Periode: 2002–

Grondslag: Overzicht werkprocessen Raad voor de rechtspraak

Waardering: V 2 jaar

168.

Handeling: Het geven van voorlichting aan de pers

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview mw. J.D.E. van den Broek

Waardering: V 2 jaar, m.u.v. 1 exemplaar eindprodukten

Opmerking: Er zijn specifieke richtlijnen voor het geven van voorlichting aan de pers.

169.

Handeling: Het voorbereiden en houden van speeches en lezingen

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview mw. J.D.E. van den Broek

Waardering: V, 1jaar

170.

Handeling: Het ontvangen van (buitenlandse) relaties

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V, 1 jaar

171.

Handeling: Het samenstellen en uitgeven van voorlichtingsbrochures en andere publicaties

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview mw. J.D.E. van den Broek

Waardering: V 5 jaar, m.u.v. een exemplaar van het eindproduct

2.2.7 Informatievoorziening

Informatiearchitectuur

173.

Handeling: Het (laten) ontwikkelen van de informatie-, applicatie- en technische architectuur ten behoeve van de informatievoorziening.

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: B (7)

Opmerking: De gerechten zijn opdrachtgever(s), Rvdr voert de regie, ICTRO is de uitvoeringsorganisatie

Systeemontwikkeling

175.

Handeling: Het opstarten, budget beschikbaar stellen, initiëren, coördineren, (laten) uitvoeren en monitoren van projecten voor de ontwikkeling, aanschaf en implementatie van informatiesystemen

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 10 jaar na vervallen belang / vervanging

Opmerking: Inclusief kwaliteitsmanagement

Beheer informatiesystemen

178.

Handeling: Het verzorgen van het gegevens- en functioneel applicatiebeheer van informatiesystemen

Periode: 2002–

Bron: Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Interview dhr. P. Bordewijk

Waardering: B (7)

179.

Handeling: Het toestaan van raadpleging van informatiesystemen

Periode: 2002–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens

Waardering: V 6 maanden na vertrek uit organisatie

Opmerking: Betreft het verstrekken van autorisaties voor toegang tot informatiesystemen aan medewerkers en derden (externe inhuur)

Documentaire Informatievoorziening (DIV)

182.

Handeling: Het opstellen van rappellijsten en managementrapportages over niet tijdig afgedane poststukken

Periode: 2002–

Bron: –

Waardering: V 5 jaar

184.

Handeling: Het ontwikkelen, beheren en onderhouden van toegangen, inventarislijsten, ordeningsstructuren etc. voor het aanwezige en te vormen archieven het (laten) voorbereiden, opstellen en vaststellen van een selectielijst voor archiefbescheiden

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 3 en 5

Archiefbesluit 1995, artikel 2 t/m 5

Waardering: V 7 jaar, m.u.v. 1 exemplaar eindproduct B/5

Opmerking: Selectielijsten worden door / namens de Mandaatgroep archiefbeheer opgesteld en vastgesteld voor de gehele rechtspraak. Vaststelling vindt plaats door de Algemene Rijksarchivaris (Nationaal Archief) namens de staatssecretaris voor Cultuur

186.

Handeling: Het materieel verzorgen van het aanwezige archief

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 3

Archiefbesluit 1995, artikel 11

Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, artikel 5

Regeling geordende en toegankelijke staat, artikel 2 t/m 9

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Betreft o.a. het verwijderen en/of vervangen van metalen, zuren en overige schadelijke stoffen in archiefdozen, mappen en andere archiefmaterialen, en het tijdig overzetten van digitale informatie

187.

Handeling: Het zorgdragen voor archiefruimten en -bewaarplaatsen die een duurzame bewaring van de daar berustende archiefbescheiden mogelijk maken

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefbesluit 1995, artikel 13

Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Betreft het (ver)bouwen en (her)inrichten van archiefruimten conform de eisen gesteld in de Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

188.

Handeling: Het ontvangen, registreren en archiveren van dossiers en documenten, alsmede het verzorgen van interne en externe poststromen

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 3

Regeling geordende en toegankelijke staat, art. 2

Intranet gerechten

Waardering: V 2 jaar

190.

Handeling: Het overdragen van archiefbescheiden aan een archiefbewaarplaats

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 12

Archiefbesluit 1995, artikel 9

Wijziging Besluit wijziging beperking openbaarheid rechterlijke archiefbescheiden

Waardering: Verklaring van overbrenging, inventaris: B (5)

Overige stukken: V 7 jaar

Opmerking: Betreft overdracht van blijvend te bewaren archiefmateriaal aan een archiefbewaarplaats (Nationaal Archief, Rijksarchief in de provincie of Regionaal Historisch Centrum).

Vanwege de privacygevoeligheid gelden voor bepaalde archiefbescheiden na de overdracht openbaarheidsbeperkingen

191.

Handeling: Het vervreemden, vervangen of vernietigen van archiefbescheiden.

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 7 en 8

Archiefbesluit 1995, artikel 6-8

Waardering: V 7 jaar, m.u.v. de machtiging door de Minister van OCW: B (5)

Opmerking: Voor vervreemding, vervanging of vernietiging archiefbescheiden is in bepaalde gevallen een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.

192.

Handeling: Het beheren van de bibliotheekcollectie, het adviseren over de aanschaf van nieuwe literatuur en publicaties en het attenderen op nieuwe uitgiften of publicaties

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Waardering: V 2 jaar

195.

Handeling: Het verstrekken van (digitale) informatie

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Waardering: V 2 jaar

2.2.8 Inkoop en voorraadbeheer

Inkoop en aanbesteding

197.

Handeling: Het onderzoeken en specificeren van de behoeften aan activa, goederen en diensten.

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

198.

Handeling: Het bestellen of aanbesteden, het in ontvangst nemen, registreren en het bewaken van activa, goederen en diensten

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 32, 1e lid

Wet op de rechterlijke organisatie, art. 104a

Inkoopprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

Waardering: V 7 jaar na financiële afwikkeling aankoop / project

Opmerking: Producten zijn o.a.: voortgangsrapportage, af-/opleveringsdocument.

Incl. drukwerk en ICT-materialen. Alleen activa worden bij ontvangst geregistreerd.

201.

Handeling: Het beheren van leveranciersgegevens

Periode: 2002–

Bron: Interview dhr. R. Kort

Waardering: V 2 jaar na vervallen belang

Opmerking: Betreft gegevens van leveranciers van goederen en/of diensten die niet (direct) gerelateerd zijn aan de financiële afwikkeling van leveringen; bijv. brochures en orderoverzichten

Voorraadbeheer

202.

Handeling: Het, middels een registratiesysteem, beheren van (mutaties van) de aanwezige activa en het uitvoeren van controles

Periode: 2002–

Bron: Activaprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

Inkoopprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

Waardering: V 7 jaar

204.

Handeling: Het afvoeren van aanwezige activa en goederen

Periode: 2002–

Bron: Activaprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

Interview dhr. R. Kort

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: D.m.v. verkoop of afvoeren voor sloop.

2.2.9 Financieel beheer

Financiële administratie

205.

Handeling: Het voeren van het interne en externe financiële beheer

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 26

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Incl. administratieve afhandeling

208.

Handeling: Het voorbereiden, opstellen en vaststellen van grootboeken en andere financiële registers

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 26

Waardering: B (3)

Financiële verantwoording

210.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van controles van kas, boeken en overige financiële administratie

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 26

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Bijvoorbeeld accountantscontroles

211.

Handeling: Het opstellen van interne financiële rapportages

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 26

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Bijvoorbeeld budgetverloop- of uitputtingsoverzichten

2.2.10 Huisvesting

Algemeen

212.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van onderzoek naar de bestaande en benodigde kwaliteit en kwantiteit van de huisvesting van de rechtspraak

Periode: 2002–

Grondslag: Jaarplan rechtspraak 2003

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Onderzoeken kunnen ook in samenwerking met het Parket-Generaal worden uitgevoerd

213.

Handeling: Het (laten) vaststellen van investeringplannen voor onderhoud en vernieuwing van de huisvesting

Periode: 2002–

Bron: Interview mw. K.J. Zeeuw en dhr. J.W.M Kant

Waardering: V na vervanging plan

Opmerking: Is primair een taak van de verhuurder van de huisvesting.

Beheren onroerend goed

214.

Handeling: Het huren van terreinen, gebouwen en/of bedrijfsruimten

Periode: 2002–

Bron: Interviews dhr. J. Peerenboom, dhr. B. Middel en dhr. R. Kort

Waardering: V 10 jaar na afhandeling / beëindiging overeenkomst

Opmerking: RGD fungeert (op basis van 5-jarige mantelovereenkomst) als intermediair bij huur van andere eigenaar

215.

Handeling: Het (laten) beheren en onderhouden van de gebouwen en installaties

Periode: 2002–

Bron: Intranet rechtbanken

Interviews dhr. J. Peerenboom, dhr. B. Middel en dhr. R. Kort

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Incl. het (laten) beheren van de parkeergarage en fietsenstalling. Beheer en onderhoud is primair een taak van de RGD of andere eigenaar

216.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van verbouwingen

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Wordt uitgevoerd door of namens gerechten (kleine projecten) of RGD / andere eigenaar (grote projecten)

2.2.11 Beveiliging en veiligheid

Toegang en beveiliging

217.

Handeling: Het uitgeven en beheren van toegangspassen voor medewerkers

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Interview mw. K.J. Zeeuw en dhr. J.W.M Kant

Waardering: V 2 jaar na uitdiensttreding

218.

Handeling: Het uitgeven en beheren van toegangspassen voor bezoekers

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Interview mw. K.J. Zeeuw en dhr. J.W.M Kant

Waardering: V 2 jaar

219.

Handeling: Het (laten) bewaken van gebouwen en bijbehorende terreinen

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Interview mw. K.J. Zeeuw en dhr. J.W.M Kant

Waardering: V 10 jaar, B (1) voor incidentenregister

Opmerking: betreft het opstellen van dagrapporten en het beheren van een incidentenregistratie

Bedrijfshulpverlening (BHV)

221.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van calamiteitenplannen

Periode: 2002–

Bron: BSD rechtbank Zwolle-Lelystad

Waardering: V 10 jaar na vervanging

222.

Handeling: Het beheren van hulpmiddelen ten behoeve van de bedrijfshulpverlening.

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Betreft o.a. BHV-kasten en brandbestrijdingsmiddelen. Incl. periodiek controleren van aanwezig materiaal

223.

Handeling: Het houden van calamiteitenoefeningen

Periode: 2002–

Grondslag: Arbeidsomstandighedenbesluit 1997, artikel 2.42 g en h

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Betreft training van hulpverleners en andere medewerkers door het houden van diverse (periodieke) oefeningen (bijv. brand en ontruiming) voor het gehele personeel.

2.2.12 Facilitaire dienstverlening

Algemeen

224.

Handeling: Het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V na vervanging

Opmerking: De overeenkomsten worden afgesloten met de interne afnemers van de organisatieonderdelen; de ‘kostendragers’

225.

Handeling: Het ontwikkelen en implementeren van een meet- en rapportagesysteem m.b.t. dienstverlening

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V na vervanging

226.

Handeling: Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V 1 jaar na vervanging

Opmerking: Betreft evaluatie van de gerealiseerde dienstverlening en het opstellen van rapportages (bijv. prestatie-indicatoren)

Servicemanagement

227.

Handeling: Het verzorgen van logistieke ondersteuning

Periode: 2002–

Bron: Intranet Facilitair Bedrijf Rotterdam

Waardering: V 2 jaar

Opmerking: Betreft onder meer:

– reserveren en ter beschikking stellen van vergaderruimten, catering en apparatuur(bijv. beamers)

– verzorgen van technische ondersteuning in zittingzalen

– afhandelen van storingen en klachten (m.u.v. ICT-storingen)

– inrichten van werkplekken

– afhandelen van (meldingen van) kleine verhuizingen

– verzorgen van grotere of meer complexe kopieer- en printopdrachten

– beheren en onderhouden van de telefonievoorzieningen

– faciliteren van (internationale) dienstreizen

2.2.13 Overlegstructuren

Intern overleg

231.

Handeling: Het voeren van intern overleg over beleidsvorming en -uitvoering op hoofdlijnen

Periode: 2002–

Bron: O.a. Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005,

BSD Rechtbank Zwolle-Lelystad

Waardering: B (1/5)

Opmerking: Betreft overleg binnen een gerecht, gemeenschappelijke landelijke dienst of de Raad voor de rechtspraak. Voorbeelden van betreffende gremia zijn:

Bestuursoverleg / bestuursvergadering

Sector(en)overleg

Strafmaatoverleg

232.

Handeling: Het voeren van intern overleg over beleidsuitvoering

Periode: 2002–

Bron: o.a. Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005,

BSD Rechtbank Zwolle-Lelystad

Waardering: V 2 jaar

Opmerking: Betreft overleg (bijv. afdelingsoverleg, werkoverleg) binnen een gerecht, gemeenschappelijke landelijke dienst of de Raad voor de rechtspraak waarin de ‘dagelijks gang van zaken’ wordt besproken

233.

Handeling: Het voeren van regionaal of landelijk overleg binnen de rechtspraak

Periode: 2002–

Bron: o.a. Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005, diverse interviews

Waardering: B (1/5) wanneer het secretariaat bij het gerecht berust; V, 10 jaar voor overige neerslag

Opmerking: Betreft overleg met (onderdelen van) een ander gerecht, gemeenschappelijke landelijke dienst of de Raad voor de rechtspraak. Gremia zijn onder meer:

– (plenaire) Presidentenvergadering (hoven en rechtbanken)

– Vergadering van presidenten van appèlcolleges

– College van Afgevaardigden

– Landelijk Overleg Voorzitters Bestuursrecht (LOVB)

– Landelijk Overleg Voorzitters Strafsectoren (LOVS)

– Landelijk Overleg Kantonsectorvoorzitters (LOK)

– Landelijk Overleg Voorzitters Familie- en jeugdrecht van de rechtbanken (LOV-F)

– Landelijk Overleg Voorzitters van de Civiele sectoren van de rechtbanken (LOVC)

– Landelijk Overleg Voorzitters van de Civiele sectoren van de gerechtshoven (LOVC-H)

– Landelijk Overleg Voorzitters Familie- en jeugdrecht van de Gerechtshoven (LOV-F H)

– Directeurenberaad

– Mandaatgroep Archiefbeheer

– Landelijke werkgroep procesregeling algemeen bestuursrecht

– Landelijk Overleg Hoofden Facilitaire Diensten

– Landelijk Overleg van Personeelsadviseurs (LODPA)

– Landelijk Archivarissen Overleg (LAO)

– Landelijk Overleg Bibliothecarissen Gerechtsbibliotheken

– Landelijke adviesgroep kennisbeleid en kennismanagement

– Landelijke werkgroep huisvesting

– Landelijk ICT Overleg

– ICT Beleidsoverleg

– Klantenraad ICTRO

– Regieraad ICT

– Beveiliging en Informatiebeveiliging Overleg

– Communicatie Platform

– Inkoop Platform

– Balie Overleg

– Commissie Rechtspositie

– Commissie van Advies

– LOTH en de Vliegende brigade

– Landelijk Coördinatiecentrum Mega Zaken

– Algemene Commissie Werklastmeting

– Maatrechtbanken

– Commissie Aantrekken leden Rechterlijke Macht

– RAI adviescommissie

– Commissie van Overleg Rechterlijke Macht

– Commissie nevenfuncties

– Commissies LOVB, LOVS, LOK, LOV-F, etc.

– Raad van Opdrachtgevers

Het secretariaat van genoemde gremia berust deels bij de Raad voor de rechtspraak (afdeling Kabinet), deels ook bij de gerechten of extern

Extern overleg

234.

Handeling: Het voeren van extern overleg

Periode: 2002–

Bron: Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005

Interview mw. W. Simons-Elzakkers, Rvdr

Waardering: B (1/5)

Opmerking: Betreft lokaal, regionaal of landelijk overleg met (onder meer):

– Minister van Justitie

– Openbaar Ministerie

– College van Procureurs-Generaal

– Nederlandse Vereniging voor de Rechtspraak (NVvR)

– Parket Generaal

– Notariaatcommissies

– Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)

Overig overleg

Medezeggenschap

237.

Handeling: Het instellen van een (groeps)ondernemingsraad

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, art. 2 t/m 5a

Waardering: B (4)

2.3. Gemeenschappelijke landelijke diensten

2.3.1 Beleid en bestuur

Algemeen

19.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van (bestuurs)reglementen

Periode: 2002–

Grondslag: Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005

Bestuursreglement College van Beroep voor het bedrijfsleven, art. 4.3

Besluit College van Afgevaardigden, art. 9

Waardering: V 5 jaar, m.u.v. eindproducten (reglementen): B (5)

Opmerking: Betreft bijv. reglementen m.b.t. werkwijze, besluitvorming en taakverdeling, organisatiestructuur, machtiging ex art. 18 Wro, vervanging van leden in geval van ziekte of andere verhindering, indeling in kamers, verdeling van zaken over sectoren, verdeling zaken over hoofdplaats en overige vestigingen.

Kwaliteitsbewaking en -bevordering

55.

Handeling: Het (laten) onderhouden en beheren van gegevensbestanden met betrekking tot het behandelen en beslissen van rechtszaken

Periode: 2002–

Bron: www.rechtspraak.nl

Interview mw. G. Hummel

Waardering: B (7)

Opmerking: Betreft o.a. uitspraken in rechtszaken opgenomen in het e-archief en op de website rechtspraak.nl

56.

Handeling: Het (laten) onderhouden en beheren van gegevensbestanden met betrekking tot bedrijfsvoeringzaken

Periode: 2002–

Bron: www.rechtspraak.nl

Interview mw. G. Hummel

Waardering: B (7)

Opmerking: Betreft bijv. resultaten klantwaarderingsonderzoeken (KWO’s)

57.

Handeling: Het (laten) ontwikkelen, implementeren en beheren van een integraal kwaliteitszorgsysteem (INK)

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 7

Handboek klantwaarderingsonderzoek gerechten

Waardering: V 10 jaar na implementatie nieuw INK

58.

Handeling: Het door externe deskundigen laten toetsen van de opzet van het kwaliteitszorgsysteem

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 7, 2e lid

Waardering: V 7 jaar

59.

Handeling: Het ontwikkelen van een intern auditprogramma

Periode: 2002–

Bron: Jaarverslag van de rechtspraak 2002

Interview mw. G. Hummel

Waardering: V 2 jaar

Opmerking: Het handboek financiële administratie (voorheen GMI) fungeert als referentiekader voor het auditprogramma

60.

Handeling: Het (laten) ontwikkelen van nieuwe methoden en instrumenten ten behoeve van klantwaarderingsonderzoeken

Periode: 2002–

Bron: Handboek klantwaarderingsonderzoek gerechten

Interview mw. G. Hummel

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Gerechten kunnen dit zowel door Prisma als door externe partijen laten doen

61.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van klantwaarderingsonderzoeken

Periode: 2002–

Bron: Handboek klantwaarderingsonderzoek gerechten

Interview mw. G. Hummel

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: De resultaten en rapportage worden bewaard onder handeling 62

62.

Handeling: Het (op verzoek) adviseren over de uitvoering en resultaten van klantwaarderingsonderzoeken

Periode: 2002–

Bron: Handboek klantwaarderingsonderzoek gerechten

Waardering: B (2)

Opmerking: Incl. het begeleiden en adviseren bij het vaststellen en prioriteren van verbeterpunten op basis van de uitkomsten van een KWO

2.3.2 Planning & Control

Begroting en budgettoekenning

67.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het jaarplan

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 31, 32

Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 5, 2e lid

Waardering: B (1)

Opmerking: Het jaarplan bevat minimaal een:

– omschrijving van de voorgenomen activiteiten

– begroting voor het komende begrotingsjaar

– een meerjarenraming voor ten minste vier volgende jaren

Verantwoording en control

87.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het jaarverslag

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 31, 1e lid, en 35, 1e lid

Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 5, 2e lid

Waardering: B (3)

Opmerking: Het jaarverslag bestaat uit de jaarrekening met bijbehorende begroting, de daarin aangebrachte wijzigingen, het jaarverslag, accountantsverklaring en overige financiële gegevens, en moet bij de Raad voor de rechtspraak worden ingediend

2.2.3 Personeel

Personeelsformatie

108.

Handeling: Het opstellen, beheren en onderhouden van functiebeschrijvingen en -waarderingen

Periode: 2002–

Bron: BSD Rechtbank Zwolle-Lelystad (intern werkdocument)

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V na vervanging

Opmerking: Wordt veelal gebundeld in een Functiehuis of -boek

Arbeidsomstandigheden

109.

Handeling: Het uitvoeren van een risico-inventarisatie en -evaluatie op het gebied van de arbeidsomstandigheden

Periode: 2002–

Bron: o.a. Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V na vervanging rapportage

110.

Handeling: Het uitvoeren van een onderzoek naar de waardering van de organisatie en het eigen werk door medewerkers

Periode: 2002–

Bron: o.a. Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V 5 jaar

111.

Handeling: Het (laten) geven van voorlichting en training met betrekking tot inrichting en gebruik van de werkplek

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V na vervallen belang, m.u.v. financiële stukken: V 7 jaar

Opmerking: Bijv. instructies voor (duurzaam) pc-gebruik, afstellen bureaustoel conform Arbo-richtlijnen

Arbeidsvoorwaarden

112.

Handeling: Het beheren van (wettelijke) wijzigingen met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden voor de sector rechtspraak

Periode: 2002–

Grondslag: O.a.:

– Regeling inzake individuele keuzen in het arbeidsvoorwaardenpakket voor de sector rechterlijke macht

– Circulaire Wijziging spaarloonregeling rechterlijke ambtenaren

– Wijzigingsbesluit Besluit eindejaarsuitkering rechterlijke ambtenaren

– Wijzigingswet Wet rechtspositie rechterlijke ambtenaren in verband met onder meer de formalisering van de Arbeidsvoorwaardenovereenkomsten 2000–2001, 2001–2002 en 2002–2003 sector Rechterlijke Macht

– Beroepswet, art. 4, 1e lid, sub f

Waardering: V na vervallen belang

Opmerking: Betreft bijv. aanpassingen n.a.v. het wijzigen van de IKAP- of Spaarloonregeling

113.

Handeling: Het vaststellen van de hoogte van toe te kennen vergoedingen voortkomend uit verleende secundaire arbeidsvoorwaarden

Periode: 2002–

Grondslag: o.a. Besluit onkostenvergoeding, art. 1 t/m 6, 7b

Waardering: V 1 jaar na vervanging

Opmerking: Betreft o.a. vergoeding rechterlijke ambtenaren voor onkosten voortkomend uit de vervulling van hun functie, reiskosten, etc.

Werving en selectie

117.

Handeling: Het beheren en verwerken van ontvangen open sollicitaties

Periode 2002–

Grondslag: –

Waardering: V na afdoening

118.

Handeling: Het behandelen van stageverzoeken

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V na afhandeling / einde stage

119.

Handeling: Het werven van medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Vrijstellingsbesluit Wbp, artikel 5, 6e lid (verlengde bewaartermijn stukken)

Wet op de rechterlijke organisatie, art. 89, 2e lid

Waardering: V 4 weken, uitzondering: met toestemming van sollicitant: 1 jaar.

Opmerking: Betreft o.a. het voeren van sollicitatie- en arbeidsvoorwaardengesprekken met juridisch personeel.

Opleiding en training

130.

Handeling: Het onderzoeken en inventariseren van de opleidingsbehoeften collectief per gerecht.

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V na vervanging

131.

Handeling: Het jaarlijks voorbereiden en vaststellen van een opleidingsplan

Periode: 2002–

Bron: o.a. Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V, 3 jaar

132.

Handeling: Het beheren van het opleidingsbudget

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

133.

Handeling: Het ontwikkelen van leerprogramma’s

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 1 jaar na vervanging

134.

Handeling: Het (laten) voorbereiden van opleidingen

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Inclusief opleidingen voor BHV-ers en EHBO-ers

246.

Handeling: Het voorbereiden van opleidingen

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Inclusief opleidingen voor BHV-ers en EHBO-ers

135.

Handeling: Het (laten) verzorgen van opleidingen en trainingen

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Wordt vooral verzorgd door Stichting Studiecentrum Rechtspleging

247.

Handeling: Het verzorgen van opleidingen en trainingen

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

137.

Handeling: Het opstellen, wijzigen en vaststellen van het opleidingsreglement

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit opleiding rechterlijke ambtenaren, art. 12, 1e lid

Waardering: V, 3 jaar, m.u.v. eindproducten

Opmerking: Een algemene wijziging van het reglement wordt pas van kracht na instemming door de Raad voor de rechtspraak en het College van procureurs-generaal

140.

Handeling: Het (laten) verzorgen van de Raio-opleiding

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit opleiding rechterlijke ambtenaren, art. 3 t/m 6

Wet op de rechterlijke organisatie, art. 91, 1e lid, sub f en 2e lid

www.rechtspraak.nl

Waardering: V 5 jaar

248.

Handeling: Het verzorgen van de Raio-opleiding

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit opleiding rechterlijke ambtenaren, art. 3 t/m 6

Wet op de rechterlijke organisatie, art. 91, 1e lid, sub f en 2e lid

www.rechtspraak.nl

Waardering: V 5 jaar

141.

Handeling: Het beheren van het opleidingsbudget voor de raio-opleiding

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit opleiding rechterlijke ambtenaren, art. 13

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Het opleidingsbudget wordt beschikbaar gesteld door de Raad voor de rechtspraak en het College van procureurs-generaal

Onderzoek misdragingen

144.

Handeling: Het instellen van onderzoeken naar (vermeende) misdragingen door medewerkers

Periode: 2002–

Bron: Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V na beslissing

Opmerking: Betreft onderzoek naar bijv. (vermeende) diefstal of fraude op de werkplek, ongewenste intimiteiten, of gedrag buiten de werkomgeving die verder functioneren in een functie onmogelijk maken

Personeelsdossier

Termijnen zijn overgenomen van Shared Service Centrum richtlijnen

145.

Handeling: Het aanstellen van medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 75 jaar na geboorte

Opmerking: Betreft o.a. sollicitatiebrief, cv, diploma’s, werkgevers- en loonbelastingverklaring, besluit / beschikking (04.01 in Indeling standaard P-dossier) van ondersteunend personeel.

148.

Handeling: Het (tijdelijk) benoemen of aanwijzen van medewerkers in een bijzondere functie

Periode: 2002–

Grondslag: Bestuursreglementen

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Betreft bijv. aanwijzing als BHV-er, vertrouwenspersoon of (buiten)griffier.

149.

Handeling: Het opstellen van persoonlijke ontwikkelplannen

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan voor de rechtspraak 2003

Indeling standaard P-dossier

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Incl. individueel werkplan, geschiktheidadviezen, visiedocument e.d. (is 06.02 in Indeling standaard P-dossier).

150.

Handeling: Het beheren van medische- en persoonsgegevens van medewerkers.

Periode: 2002–

Grondslag: Ambtenarenwet, art. 125, ARAR (alleen voor gerechtsambtenaren)

Wet bescherming persoonsgegevens

Indeling standaard P-dossier

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Hieronder vallen (o.a.): identiteitsbewijs, NAW-gegevens, verklaringen omtrent gedrag en psychologische rapporten (04.02 t/m .06 in Indeling standaard P-dossier).

151.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van (wijzigingen in) de primaire arbeidsvoorwaarden van medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Beroepswet, art. 3, sub b

Indeling standaard P-dossier

Waardering: Beloning en salaris: V 10 jaar na einde dienstverband,

Overige stukken: V 10 jaar

Opmerking: Betreft stukken m.b.t. salaris en andere financiële prestatiegebonden beloningen, uitbetaling verlof, gratificaties, toelagen op het salaris voor bestuursleden, etc. (is 07.01 t/m .05 in Indeling standaard P-dossier).

152.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en beheren van (wijzigingen in) de secundaire arbeidsvoorwaarden van individuele medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Indeling standaard P-dossier

IKAP-regeling voor de Rechterlijke Macht

Waardering: V 10 jaar, m.u.v. bijzonder verlof, FPU e.d.: V 75 na geboorte

Opmerking: Betreft bijv. het verwerken en uitvoeren van afspraken in het kader van de IKAP-regeling, (buitengewoon) verlof, aanpassing werktijd, zwangerschapsverklaringen. (is 05.07 in Indeling standaard P-dossier).

153.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en beheren van (wijzigingen in) aan individuele medewerkers in bruikleen gegeven goederen

Periode: 2002–

Grondslag: Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Betreft bijv. het in bruikleen geven van laptops, mobiele telefoons, PDA’s en lease-auto’s (is 05.08 in Indeling standaard P-dossier).

154.

Handeling: Het toekennen van vergoedingen voortkomend uit secundaire arbeidsvoorwaarden

Periode: 2002–

Grondslag: o.a.:

– Besluit onkostenvergoeding, art. 1 t/m 7

– Besluit College van Afgevaardigden, art. 10

– Beroepswet, art. 3, sub c

– Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Betreft bijv. reis- en verblijfskostenvergoeding, tegemoetkoming kosten kinderopvang, vacatiegelden voor commissieleden, etc. (zie ook Indeling standaard P-dossier

155.

Handeling: Het beoordelen van het functioneren van een medewerker

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair bedrijf Rotterdam 2004

Indeling standaard P-dossier

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 1 jaar na het volgende functioneringsgesprek

V 10 voor Beoordelingsgesprek

Opmerking: Door middel van periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken (is 06.01 in Indeling standaard P-dossier)

156.

Handeling: Het begeleiden en coachen van medewerkers

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair bedrijf Rotterdam 2004

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: o.a. (overzichten) gevolgde cursussen en diploma’s, begeleiding en coaching-trajecten (is 06.03 in Indeling standaard P-dossier)

157.

Handeling: Het disciplinair straffen van medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 25 en 89, 2e lid

Beroepswet, art. 3, sub d, art. 4, 1e lid, sub g

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Hieronder vallen alle disciplinaire straffen met uitzondering van ontslag. Zie daarvoor handeling 160

158.

Handeling: Het behandelen van bezwaren en beroepen ingesteld door medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Algemene wet bestuursrecht

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Bijv. bezwaar tegen beoordeling, overplaatsing of ontslag (is 05.09 in Indeling standaard P-dossier)

159.

Handeling: Het begeleiden van medewerkers bij (langdurig) ziekteverzuim

Periode: 2002–

Grondslag: Wet verbetering poortwachter

Ambtenarenwet

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Betreft alle stukken – incl. medische gegevens – met betrekking tot (langdurig) ziekteverzuim, begeleiding reïntegratie en WAO van individuele werknemers (is 05.11 in Indeling standaard P-dossier)

160.

Handeling: Het verlenen van ontslag

Periode: 2002–

Grondslag: Wet organisatie en bestuur gerechten, art. XII

Wet op de rechterlijke organisatie, art, 25

Beroepswet, art. 3

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 75 jaar na geboorte

Opmerking: Betreft eervol ontslag wegens het bereiken van de leeftijdsgrens of op verzoek van een rechterlijk ambtenaar, en oneervol ontslag a.g.v. een disciplinaire straf (is 08.01 t/m .04 in Indeling standaard P-dossier

2.3.4 Communicatie en voorlichting

163.

Handeling: Het samenstellen en uitgeven van personeelsbladen en -berichten

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 1 jaar (m.u.v. 1 exemplaar, eindproduct)

Opmerking: Bijv. voorlichting over personeelsbeleid en de uitvoering daarvan

164.

Handeling: Het (laten) beheren van de content van intranetsites en websites van de rechterlijke organisatie

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 2 jaar

Opmerking: Bistro is primair verantwoordelijk voor de uitvoering van deze handeling, de overige actoren leveren vooral content aan

167.

Handeling: Het beantwoorden van vragen van burgers, bedrijven en andere instanties over rechterlijke aangelegenheden

Periode: 2002–

Grondslag: Overzicht werkprocessen Raad voor de rechtspraak

Waardering: V 2 jaar

168.

Handeling: Het geven van voorlichting aan de pers

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview mw. J.D.E. van den Broek

Waardering: V 2 jaar, m.u.v. 1 exemplaar eindprodukten

Opmerking: Er zijn specifieke richtlijnen voor het geven van voorlichting aan de pers.

169.

Handeling: Het voorbereiden en houden van speeches en lezingen

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview mw. J.D.E. van den Broek

Waardering: V, 1jaar

171.

Handeling: Het samenstellen en uitgeven van voorlichtingsbrochures en andere publicaties

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview mw. J.D.E. van den Broek

Waardering: V 5 jaar, m.u.v. een exemplaar van het eindproduct

2.3.5 Informatievoorziening

Informatiearchitectuur

173.

Handeling: Het (laten) ontwikkelen van de informatie-, applicatie- en technische architectuur ten behoeve van de informatievoorziening.

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: B (7)

Opmerking: De gerechten zijn opdrachtgever(s), Rvdr voert de regie, ICTRO is de uitvoeringsorganisatie

Systeemontwikkeling

175.

Handeling: Het opstarten, budget beschikbaar stellen, initiëren, coördineren, (laten) uitvoeren en monitoren van projecten voor de ontwikkeling, aanschaf en implementatie van informatiesystemen

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 25 jaar na vervallen belang / vervanging

Opmerking: Inclusief kwaliteitsmanagement

176.

Handeling: Het instandhouden van de beheerorganisatie voor een informatiesysteem

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 25 jaar na vervallen belang / vervanging

Beheer informatiesystemen

177.

Handeling: Het verzorgen van het technisch beheer van informatiesystemen

Periode: 2002–

Bron: Interview dhr. P. Bordewijk

Waardering: V 25 jaar na vervallen belang / vervanging

178.

Handeling: Het verzorgen van het gegevens- en functioneel applicatiebeheer van informatiesystemen

Periode: 2002–

Bron: Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Interview dhr. P. Bordewijk

Waardering: B (7)

179.

Handeling: Het toestaan van raadpleging van informatiesystemen

Periode: 2002–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens

Waardering: V 6 maanden na vertrek uit organisatie

Opmerking: Betreft het verstrekken van autorisaties voor toegang tot informatiesystemen aan medewerkers en derden (externe inhuur)

Documentaire Informatievoorziening (DIV)

182.

Handeling: Het opstellen van rappellijsten en managementrapportages over niet tijdig afgedane poststukken

Periode: 2002–

Bron: –

Waardering: V 5 jaar

184.

Handeling: Het ontwikkelen, beheren en onderhouden van toegangen, inventarislijsten, ordeningsstructuren etc. voor het aanwezige en te vormen archieven het (laten) voorbereiden, opstellen en vaststellen van een selectielijst voor archiefbescheiden

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 3 en 5

Archiefbesluit 1995, artikel 2 t/m 5

Waardering: V 7 jaar, m.u.v. 1 exemplaar eindproduct B/5

Opmerking: Selectielijsten worden door / namens de Mandaatgroep archiefbeheer opgesteld en vastgesteld voor de gehele rechtspraak. Vaststelling vindt plaats door de Algemene Rijksarchivaris (Nationaal Archief) namens de staatssecretaris voor Cultuur

186.

Handeling: Het materieel verzorgen van het aanwezige archief

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 3

Archiefbesluit 1995, artikel 11

Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, artikel 5

Regeling geordende en toegankelijke staat, artikel 2 t/m 9

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Betreft o.a. het verwijderen en/of vervangen van metalen, zuren en overige schadelijke stoffen in archiefdozen, mappen en andere archiefmaterialen, en het tijdig overzetten van digitale informatie

187.

Handeling: Het zorgdragen voor archiefruimten en -bewaarplaatsen die een duurzame bewaring van de daar berustende archiefbescheiden mogelijk maken

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefbesluit 1995, artikel 13

Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Betreft het (ver)bouwen en (her)inrichten van archiefruimten conform de eisen gesteld in de Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

188.

Handeling: Het ontvangen, registreren en archiveren van dossiers en documenten, alsmede het verzorgen van interne en externe poststromen

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 3

Regeling geordende en toegankelijke staat, art. 2

Intranet gerechten

Waardering: V 2 jaar

190.

Handeling: Het overdragen van archiefbescheiden aan een archiefbewaarplaats

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 12

Archiefbesluit 1995, artikel 9

Wijziging Besluit wijziging beperking openbaarheid rechterlijke archiefbescheiden

Waardering: Verklaring van overbrenging, inventaris: B (5)

Overige stukken: V 7 jaar

Opmerking: Betreft overdracht van blijvend te bewaren archiefmateriaal aan een archiefbewaarplaats (Nationaal Archief, Rijksarchief in de provincie of Regionaal Historisch Centrum).

Vanwege de privacygevoeligheid gelden voor bepaalde archiefbescheiden na de overdracht openbaarheidsbeperkingen

191.

Handeling: Het vervreemden, vervangen of vernietigen van archiefbescheiden.

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 7 en 8

Archiefbesluit 1995, artikel 6-8

Waardering: V 7 jaar, m.u.v. de machtiging door de Minister van OCW: B (5)

Opmerking: Voor vervreemding, vervanging of vernietiging archiefbescheiden is in bepaalde gevallen een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.

192.

Handeling: Het beheren van de bibliotheekcollectie, het adviseren over de aanschaf van nieuwe literatuur en publicaties en het attenderen op nieuwe uitgiften of publicaties

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Waardering: V 2 jaar

195.

Handeling: Het verstrekken van (digitale) informatie

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Waardering: V 2 jaar

196.

Handeling: Het attenderen op nieuwe uitgiften of publicaties

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Waardering: V 2 jaar

2.3.6 Inkoop en voorraadbeheer

Inkoop en aanbesteding

197.

Handeling: Het onderzoeken en specificeren van de behoeften aan activa, goederen en diensten.

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

198.

Handeling: Het bestellen of aanbesteden, het in ontvangst nemen, registreren en het bewaken van activa, goederen en diensten

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 32, 1e lid

Wet op de rechterlijke organisatie, art. 104a

Inkoopprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

Waardering: V 7 jaar na financiële afwikkeling aankoop / project

201.

Handeling: Het beheren van leveranciersgegevens

Periode: 2002–

Bron: Interview dhr. R. Kort

Waardering: V 2 jaar na vervallen belang

Opmerking: Betreft gegevens van leveranciers van goederen en/of diensten die niet (direct) gerelateerd zijn aan de financiële afwikkeling van leveringen; bijv. brochures en orderoverzichten

Voorraadbeheer

202.

Handeling: Het, middels een registratiesysteem, beheren van (mutaties van) de aanwezige activa en het uitvoeren van controles

Periode: 2002–

Bron: Activaprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

Inkoopprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

Waardering: V 7 jaar

2.3.7 Financieel beheer

Financiële administratie

205.

Handeling: Het voeren van het interne en externe financiële beheer

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 26

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Incl. administratieve afhandeling

208.

Handeling: Het voorbereiden, opstellen en vaststellen van grootboeken en andere financiële registers

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 26

Waardering: B (3)

Financiële verantwoording

210.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van controles van kas, boeken en overige financiële administratie

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 26

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Bijvoorbeeld accountantscontroles

211.

Handeling: Het opstellen van interne financiële rapportages

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 26

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Bijvoorbeeld budgetverloop- of uitputtingsoverzichten

2.3.8 Huisvesting

Algemeen

212.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van onderzoek naar de bestaande en benodigde kwaliteit en kwantiteit van de huisvesting van de rechtspraak

Periode: 2002–

Grondslag: Jaarplan rechtspraak 2003

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Onderzoeken kunnen ook in samenwerking met het Parket-Generaal worden uitgevoerd

213.

Handeling: Het (laten) vaststellen van investeringplannen voor onderhoud en vernieuwing van de huisvesting

Periode: 2002–

Bron: Interview mw. K.J. Zeeuw en dhr. J.W.M Kant

Waardering: V na vervanging plan

Opmerking: Is primair een taak van de verhuurder van de huisvesting.

Beheren onroerend goed

214.

Handeling: Het huren van terreinen, gebouwen en/of bedrijfsruimten

Periode: 2002–

Bron: Interviews dhr. J. Peerenboom, dhr. B. Middel en dhr. R. Kort

Waardering: V 10 jaar na afhandeling / beëindiging overeenkomst

Opmerking: RGD fungeert (op basis van 5-jarige mantelovereenkomst) als intermediair bij huur van andere eigenaar

215.

Handeling: Het (laten) beheren en onderhouden van de gebouwen en installaties

Periode: 2002–

Bron: Intranet rechtbanken

Interviews dhr. J. Peerenboom, dhr. B. Middel en dhr. R. Kort

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Incl. het (laten) beheren van de parkeergarage en fietsenstalling. Beheer en onderhoud is primair een taak van de RGD of andere eigenaar

216.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van verbouwingen

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Wordt uitgevoerd door of namens gerechten (kleine projecten) of RGD / andere eigenaar (grote projecten)

2.3.9 Beveiliging en veiligheid

Toegang en beveiliging

217.

Handeling: Het uitgeven en beheren van toegangspassen voor medewerkers

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Interview mw. K.J. Zeeuw en dhr. J.W.M Kant

Waardering: V 2 jaar na uitdiensttreding

218.

Handeling: Het uitgeven en beheren van toegangspassen voor bezoekers

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Interview mw. K.J. Zeeuw en dhr. J.W.M Kant

Waardering: V 2 jaar

219.

Handeling: Het (laten) bewaken van gebouwen en bijbehorende terreinen

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Interview mw. K.J. Zeeuw en dhr. J.W.M Kant

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: betreft het opstellen van dagrapporten en het beheren van een incidentenregistratie

Bedrijfshulpverlening (BHV)

221.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van calamiteitenplannen

Periode: 2002–

Bron: BSD rechtbank Zwolle-Lelystad

Waardering: V 10 jaar na vervanging

222.

Handeling: Het beheren van hulpmiddelen ten behoeve van de bedrijfshulpverlening.

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Betreft o.a. BHV-kasten en brandbestrijdingsmiddelen. Incl. periodiek controleren van aanwezig materiaal

223.

Handeling: Het houden van calamiteitenoefeningen

Periode: 2002–

Grondslag: Arbeidsomstandighedenbesluit 1997, artikel 2.42 g en h

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Betreft training van hulpverleners en andere medewerkers door het houden van diverse (periodieke) oefeningen (bijv. brand en ontruiming) voor het gehele personeel.

2.3.10 Facilitaire dienstverlening

Algemeen

224.

Handeling: Het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V na vervanging

Opmerking: De overeenkomsten worden afgesloten met de interne afnemers van de organisatieonderdelen; de ‘kostendragers’

225.

Handeling: Het ontwikkelen en implementeren van een meet- en rapportagesysteem m.b.t. dienstverlening

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V na vervanging

226.

Handeling: Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V 1 jaar na vervanging

Opmerking: Betreft evaluatie van de gerealiseerde dienstverlening en het opstellen van rapportages (bijv. prestatie-indicatoren)

Servicemanagement

227.

Handeling: Het verzorgen van logistieke ondersteuning

Periode: 2002–

Bron: Intranet Facilitair Bedrijf Rotterdam

Waardering: V 2 jaar

Opmerking: Betreft onder meer:

– reserveren en ter beschikking stellen van vergaderruimten, catering en apparatuur(bijv. beamers)

– verzorgen van technische ondersteuning in zittingzalen

– afhandelen van storingen en klachten (m.u.v. ICT-storingen)

– inrichten van werkplekken

– afhandelen van (meldingen van) kleine verhuizingen

– verzorgen van grotere of meer complexe kopieer- en printopdrachten

– beheren en onderhouden van de telefonievoorzieningen

– faciliteren van (internationale) dienstreizen

2.3.11 Overlegstructuren

Intern overleg

231.

Handeling: Het voeren van intern overleg over beleidsvorming en -uitvoering op hoofdlijnen

Periode: 2002–

Bron: O.a. Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005,

BSD Rechtbank Zwolle-Lelystad

Waardering: B (1/5)

Opmerking: Betreft overleg binnen een gemeenschappelijke landelijke dienst. Voorbeelden van betreffende gremia zijn:

– Bestuursoverleg / bestuursvergadering

232.

Handeling: Het voeren van intern overleg over beleidsuitvoering

Periode: 2002–

Bron: o.a. Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005,

BSD Rechtbank Zwolle-Lelystad

Waardering: V 2 jaar

Opmerking: Betreft overleg (bijv. afdelingsoverleg, werkoverleg) binnen een gemeenschappelijke landelijke dienst waarin de ‘dagelijks gang van zaken’ wordt besproken

233.

Handeling: Het voeren van regionaal of landelijk overleg binnen de rechtspraak

Periode: 2002–

Bron: o.a. Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005,

diverse interviews

Waardering: B (1/5) wanneer het secretariaat bij de gemeenschappelijke landelijke dienst berust; V, 10 jaar voor overige neerslag

Opmerking: Betreft overleg met (onderdelen van) een ander gerecht, gemeenschappelijke landelijke dienst of de Raad voor de rechtspraak. Gremia zijn onder meer:

– (plenaire) Presidentenvergadering (hoven en rechtbanken)

– Vergadering van presidenten van appèlcolleges

– College van Afgevaardigden

– Landelijk Overleg Voorzitters Bestuursrecht (LOVB)

– Landelijk Overleg Voorzitters Strafsectoren (LOVS)

– Landelijk Overleg Kantonsectorvoorzitters (LOK)

– Landelijk Overleg Voorzitters Familie- en jeugdrecht van de Rechtbanken (LOV-F)

– Landelijk Overleg Voorzitters van de Civiele sectoren van de rechtbanken (LOVC)

– Landelijk Overleg Voorzitters van de Civiele sectoren van de gerechtshoven (LOVC-H)

– Landelijk Overleg Voorzitters Familie- en jeugdrecht van de Gerechtshoven (LOV-F H)

– Directeurenberaad

– Mandaatgroep Archiefbeheer

– Landelijke werkgroep procesregeling algemeen bestuursrecht

– Landelijk Overleg Hoofden Facilitaire Diensten

– Landelijk Overleg van Personeelsadviseurs (LODPA)

– Landelijk Archivarissen Overleg (LAO)

– Landelijk Overleg Bibliothecarissen Gerechtsbibliotheken

– Landelijke adviesgroep kennisbeleid en kennismanagement

– Landelijke werkgroep huisvesting

– Landelijk ICT Overleg

– ICT Beleidsoverleg

– Klantenraad ICTRO

– Regieraad ICT

– Beveiliging en Informatiebeveiliging Overleg

– Communicatie Platform

– Inkoop Platform

– Balie Overleg

– Commissie Rechtspositie

– Commissie van Advies

– LOTH en de Vliegende brigade

– Landelijk Coördinatiecentrum Mega Zaken

– Algemene Commissie Werklastmeting

– Maatrechtbanken

– Commissie Aantrekken leden Rechterlijke Macht

– RAI adviescommissie

– Commissie van Overleg Rechterlijke Macht

– Commissie nevenfuncties

– Commissies LOVB, LOVS, LOK, LOV-F, etc.

– Raad van Opdrachtgevers

Het secretariaat van genoemde gremia berust deels bij de Raad voor de rechtspraak (afdeling Kabinet), deels ook bij de gerechten of extern

Extern overleg

234.

Handeling: Het voeren van extern overleg

Periode: 2002–

Bron: Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005

Interview mw. W. Simons-Elzakkers, Rvdr

Waardering: B (1/5)

Opmerking: Betreft lokaal, regionaal of landelijk overleg met (onder meer):

– Minister van Justitie

– Openbaar Ministerie

– College van Procureurs-Generaal

– Nederlandse Vereniging voor de Rechtspraak (NVvR)

– Parket Generaal

– Notariaatcommissies

Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)

Medezeggenschap

237.

Handeling: Het instellen van een (groeps)ondernemingsraad

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, art. 2 t/m 5a

Waardering: B (4)

2.4. Raad voor de rechtspraak

2.4.1 Beleid en bestuur

Algemeen

2.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van een gemeenschappelijk normenstelsel voor de meest risicovolle en relevante bedrijfsprocessen

Periode: 2002–

Grondslag: Jaarverslag van de rechtspraak 2002

Waardering: B (1/5)

Opmerkingen Het normenstelsel is vastgelegd in het handboek Gewaarmerkte Managementinformatie (GMI)

5.

Handeling: Het (mede)voorbereiden, vaststellen en wijzigen van beleid inzake de rechtspleging door de gerechten, niet betreffende het rechterlijk domein

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 91, 1e lid, sub c

Waardering: B (1)

Opmerking: Deze taak is krachtens de Wro bij de Raad voor de rechtspraak belegd.

6.

Handeling: Het adviseren van de regering en/of de Staten-Generaal inzake het beleidsterrein rechtspleging

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 95

Waardering: B (1)

Opmerking: Betreft adviezen over:

– het te voeren beleid, vnl. met betrekking tot strategische vraagstukken en toekomstvisies

– nieuwe of te wijzigen wet- en regelgeving inzake de rechtspraak

– wet- en regelgeving die niet direct aan de rechtspraak gerelateerd is, maar waarvan de uitvoering wel gevolgen heeft voor de rechtspraak

7.

Handeling: Het adviseren van (vertegenwoordigers van) de rechtspraak in de overzeese gebiedsdelen, Suriname en andere landen inzake de organisatie en uitvoering van (onderdelen van) de rechtspleging

Periode: 2002–

Grondslag: Interview mw. W. Simons-Elzakkers, Rvdr

Waardering: B (1/5)

Opmerking: Betreft naast de landen waarmee Nederland historische banden heeft ook het –bijvoorbeeld op verzoek van de EU- adviseren van andere landen. Een voorbeeld hiervan is het verlenen van medewerking aan het ontwikkelen van een gerecht in tweede aanleg in Turkije

8.

Handeling: Het (mede)voorbereiden, vaststellen en wijzigen van beleid inzake de bedrijfsvoering van gerechten

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 28

Waardering: B (1) voor neerslag automatiseringsbeleid, beleid t.a.v. financieel beheer, informatiebeheer, personeelsbeleid en kwaliteitsbeleid; overige neerslag V 10 jaar

Opmerking: Betreft (o.a.):

– automatisering

– facilitaire dienstverlening

– financieel beheer

– huisvesting

– informatiebeheer

– inkoop en voorraadbeheer

– personeelszaken

– verbetering doelmatigheid werkprocessen gerechten

– kwaliteitsbeleid bedrijfsvoering

Incl. advisering door bijv. sector- of gerechtsvergaderingen aan het gerechtsbestuur

9.

Handeling: Het aan de Minister van Justitie kenbaar maken van een zienswijze inzake algemene aanwijzingen van de minister betreffende de bedrijfsvoering van de gerechten

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 93

Waardering: B (3)

Opmerking: Betreft een uitzonderlijke situatie: de minister zal alleen dergelijke aanwijzingen geven wanneer in zijn ogen sprake is van wanbeheer door de Raad

Beleidsvoorbereiding en -ondersteuning

10.

Handeling: Het ondersteunen van de gerechten bij de implementatie van beleid inzake de bedrijfsvoering

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 91, 1e lid, sub c

Organisatierapport Raad voor de rechtspraak

Waardering: V 10 jaar, m.u.v. eindproducten B (1)

Opmerking: Betreft coördinatie, afstemming en advisering inzake het bewaken en verbeteren van de kwaliteit, uniformiteit en het doelmatig functioneren van de rechterlijke macht als geheel en van gerechten afzonderlijk

11.

Handeling: Het (laten) ontwikkelen en beheren van definities, methoden en modellen inzake productie-, prijs- en werklastmeting

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 2, 3e lid, art. 4

Waardering: V na vervanging definitie, model of methode, m.u.v. financiële stukken: V 7 jaar

Opmerking: Betreft o.a.:

– definities en modellen voor het meten van het aantal behandelde of afgedane zaken per gerechtscategorie en daarbinnen per afzonderlijk gerecht (productiemeting)

– methode periodieke tijdschrijfonderzoeken

Incl. advisering en toetsing door externe deskundigen van de opzet en wijze van toepassing van de definities, methoden en modellen

12.

Handeling: Het instellen van een commissie die de Raad adviseert over wijzigingen in de productie-, prijs- en werklastmetingen, alsmede de opzet van de vergelijkende en diepteonderzoeken

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 6

Waardering: B (4)

Opmerking: de commissie bestaat uit vertegenwoordigers van de gerechten. Een vertegenwoordiger van de Minister van justitie neemt als waarnemer deel aan de overleggen van de commissie

15.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van tijdschrijfonderzoeken en vergelijkende onderzoeken naar gerealiseerde prijsverschillen tussen de gerechten

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 5

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Incl. het uitvoeren van gerichte diepteonderzoeken naar specifieke aspecten van de gerealiseerde prijsverschillen tussen de gerechten

18.

Handeling: Het leveren van bijdragen aan het ontwikkelen en beheren van een prognosemodel door de Minister van Justitie

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 8

Waardering: V 10 jaar

Reglementen en procedures

20.

Handeling: Het adviseren over het opstellen van reglementen en procedures voor de presidentenvergadering en landelijk overleg voorzitters sectoren

Periode: 2002–

Grondslag: Rapport van de werkgroep ‘Constitutionele positie van de Raad’ (1998)

Organisatierapport Raad voor de rechtspraak (2001)

Waardering: B (1/5)

21.

Handeling: Het instemmen met reglementen opgesteld door het bestuur van een gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 19, 2e lid

Waardering: V na vervallen reglement

Opmerking: Betreft bijv. reglementen m.b.t. werkwijze, besluitvorming en taakverdeling, organisatiestructuur, machtiging ex art. 18 Wro, vervanging van leden in geval van ziekte of andere verhindering, indeling in kamers, verdeling van zaken over sectoren, verdeling zaken over hoofdplaats en overige vestigingen.

22.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van een bestuursreglement voor een gemeenschappelijke landelijke dienst

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 19, 1e lid

Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 7

Waardering: B (5)

Opmerking: Gemeenschappelijke landelijke diensten mogen dergelijke reglementen niet zelf vaststellen; dit gebeurt door de raden van opdrachtgevers

23.

Handeling: Het vaststellen van nadere regels met betrekking tot de werkwijze en besluitvorming van de Raad

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 87, 4e lid

Waardering: B (4)

Beleidsevaluatie en -controle

30.

Handeling: Het, gevraagd of ongevraagd, adviseren van de Raad voor de rechtspraak omtrent de uitvoering van zijn taken

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 90, 3e lid

Waardering: B (1/5)

Opmerking: Het CvA bestaat uit vertegenwoordigers van de gerechten, de Centrale Raad van Beroep en het College van Beroep voor het bedrijfsleven

31.

Handeling: Het aan de Raad voor de rechtspraak kenbaar maken van een zienswijze inzake aanwijzingen aan de gerechten betreffende de bedrijfsvoering

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 92, 2e lid

Waardering: V 5 jaar

32.

Handeling: Het houden van toezicht op de uitoefening van werkzaamheden door een gemeenschappelijke landelijke dienst

Periode: 2002–

Grondslag: Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 4, 2e lid

Waardering: V 10 jaar, m.u.v. toezichtsrapportages / evaluatierapporten

2.4.2 Organisatie en bestuur

36.

Handeling: Het instellen, wijzigen en opheffen van organisatieonderdelen en (gemeenschappelijke) diensten

Periode: 2002–

Grondslag: Mandaatbesluit gemeenschappelijke landelijke diensten R.O. en rechterlijke ambtenaren in opleiding (Stcrt. 2002/101)

Beroepswet, art. 3, sub g

Waardering: B (4)

Opmerking: Een gerecht kan niet een sector opheffen; deze staan expliciet vermeld in de Wro

Taken en bevoegdheden

45.

Handeling: Het overdragen van bevoegdheden aan de leiding van een gemeenschappelijke landelijke dienst

Periode: 2002–

Grondslag: Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 6, 2e lid

Waardering: V 5 jaar na einde overdracht bevoegdheid

Opmerking: Overdracht vindt plaats door mandatering, volmacht of machtiging

52.

Handeling: Het zitting nemen in de Raad van Opdrachtgevers van een gemeenschappelijke landelijke dienst

Periode: 2002–

Grondslag: Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 4, 1e lid

Waardering: V 5 jaar, m.u.v. overzicht afgevaardigden

Opmerking: De Raad van opdrachtgevers van elke dienst bestaat uit één vertegenwoordiger van de Rvdr en één van het OM.

Kwaliteitsbewaking en -bevordering

53.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van onderzoeken naar de kwaliteit van de rechterlijke organisatie, het rechterlijk functioneren en uniforme rechtstoepassing

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 94

Besluit financiering rechtspraak, art. 7, 1e lid

Waardering: B (2)

Opmerking: Betreft onderzoeken van in- en externe commissies, in het kader van het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de rechtspraak

54.

Handeling: Het adviseren over (verbetering van) de wijze waarop recht wordt toegepast

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 94

Waardering: B (1/5)

Opmerking: Geschiedt o.a. door middel van het landelijke overleg presidenten en LOV. De Raad voor de rechtspraak heeft hierin een leidende rol

57.

Handeling: Het (laten) ontwikkelen, implementeren en beheren van een integraal kwaliteitszorgsysteem (INK)

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 7

Handboek klantwaarderingsonderzoek gerechten

Waardering: V 10 jaar na implementatie nieuw INK

58.

Handeling: Het door externe deskundigen laten toetsen van de opzet van het kwaliteitszorgsysteem

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 7, 2e lid

Waardering: V 7 jaar

Taken en bevoegdheden

92.

Handeling: Het verzoeken om voor de uitvoering van de taken van de Raad benodigde inlichtingen aan het bestuur van een gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 36, 1e lid

Waardering: V 5 jaar

93.

Handeling: Het geven van aanwijzingen aan het bestuur van een gerecht inzake de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 92

Waardering: B (5)

Opmerking: Betreft taken genoemd in artikel 91 Wro:

– automatisering en bestuurlijke informatievoorziening (2e lid, sub a)

– huisvesting en beveiliging (2e lid, sub b)

– kwaliteit van de bestuurlijke en organisatorische werkwijze van de gerechten (2e lid, sub c)

– personeelsaangelegenheden (2e lid, sub d)

– overige materiële voorzieningen (2e lid, sub e)

Het College van Afgevaardigden kan door de Raad gevraagd worden om zijn zienswijze op een aanwijzing kenbaar te maken. De aanwijzingen worden gepubliceerd in de Staatscourant

94.

Handeling: Het vernietigen van een beslissing of een aanwijzing geven aan een het bestuur van een gerecht van de in artikel 23, 1e lid van de Wro genoemde taken

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 37

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Betreft de volgende taken:

– planning en begroting

– automatisering en bestuurlijke informatievoorziening

– huisvesting en beveiliging

– kwaliteit van de bestuurlijke en organisatorische werkwijze van de gerechten

– personeelsaangelegenheden

– overige materiële voorzieningen

De Raad kan een beslissing alleen vernietigen wegens strijd met het recht of het belang van goede bedrijfsvoering van een gerecht

95.

Handeling: Het doen van voorstellen aan de Minister van Justitie tot het schorsen of ontslaan van een lid van het bestuur van een gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 38, 1e lid

Waardering: B (5)

Opmerking: De schorsing of het ontslag gebeurt bij Koninklijk Besluit op voordracht van de Minister van Justitie

96.

Handeling: Het aanstellen van één of meer tijdelijke bewindvoerders indien alle leden van het bestuur van een gerecht zijn geschorst of ontslagen

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke macht, art. 38, 3e lid

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Bij aanstelling wordt een termijn bepaald voor de bewindvoering

97.

Handeling: Het, op verzoek, verstrekken van inlichtingen aan het College van Afgevaardigden

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 90, 4e lid

Waardering: V 5 jaar

Planning & controlcyclus

65.

Handeling: Het geven van algemene aanwijzingen aan het bestuur van een gerecht inzake het verstrekken van informatie

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 36, 2e lid

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Betreft het voorbereiden en vaststellen van formats waarin (schriftelijke) informatie verstrekt dient te worden door de gerechten. De Raad kan alleen aanwijzingen geven voor zover de gevraagde inlichtingen betrekking hebben op beslissingen en handelingen ter uitvoering van de taken ex artikel 23, 1e lid van de Wro

66.

Handeling: Het, op verzoek, verstrekken van voor de uitoefening van zijn taak benodigde inlichtingen aan de Minister van Justitie

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 105

Waardering: V 1 jaar

Opmerking: Het betreft financiële informatie

Begroting en budgettoekenning

67.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het jaarplan

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 31, 32

Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 5, 2e lid

Waardering: B (1)

Opmerking: Het jaarplan bevat minimaal een:

– omschrijving van de voorgenomen activiteiten

– begroting voor het komende begrotingsjaar

– een meerjarenraming voor ten minste vier volgende jaren

68.

Handeling: Het geven van aanwijzingen aan het bestuur van een gerecht inzake het vaststellen en de inrichting van een jaarplan

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 31, 3e lid

Waardering: V 10 jaar

69.

Handeling: Het instemmen met de begroting van een gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 32

Waardering: B (5)

Opmerking: De Raad beslist binnen 6 weken of hij instemt met een begroting. Instemming kan alleen worden onthouden wegens strijd met het recht of het belang van goede bedrijfsvoering.

72.

Handeling: Het instemmen met het doen van uitgaven door het bestuur van een gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 34

Waardering: B (5)

Opmerking: Instemming van de Raad is alleen benodigd indien deze niet heeft ingestemd met de begroting van een gerecht. De Raad kan voorschriften verbinden aan zijn instemming

74.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van een jaarplan voor de Raad voor de Rechtspraak

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 102, 1e lid

Waardering: B (1)

Opmerking: Het jaarplan bevat (minimaal) de volgende onderdelen:

– een omschrijving van de voorgenomen activiteiten

– een begroting van het komende begrotingsjaar

75.

Handeling: Het voorbereiden, wijzigen en vaststellen van de begroting van de Raad

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 102, 2e lid, art. 103

Waardering: B (1)

Opmerking: De begroting wordt, in overleg met de Minister van Justitie, vastgesteld in overeenstemming met het geraamde budget

76.

Handeling: Het voeren van overleg met de Minister van Justitie, indien deze niet akkoord gaat met het begrotingsvoorstel van de Raad of een onderdeel daarvan.

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 99

Waardering: V 10 jaar

77.

Handeling: Het voorbereiden en opstellen van de gezamenlijke begroting van de Raad en de gerechten

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 91, 1e lid, sub a

Waardering: V 10 jaar

78.

Handeling: Het doen van een voorstel aan de Minister van Justitie voor de begroting en de meerjarenplanning van de Raad en de gerechten gezamenlijk

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 98

Waardering: B (1)

79.

Handeling: Het voorbereiden en opstellen van een meerjarenraming voor de Raad voor de rechtspraak en de gerechten

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 98

Waardering: V, 10 jaar

Opmerking: De meerjarenplanning beslaat minimaal vier op het begrotingsvoorstel volgende jaren. De meerjarenplanningen worden, in overleg met de gerechten, opgesteld door de Raad voor de rechtspraak. Vervolgens wordt de meerjarenplanning voorgelegd aan de Minister van Justitie

80.

Handeling: Het aan de Minister van Justitie kenbaar maken van een zienswijze inzake voorstellen voor Algemene Maatregelen van Bestuur van de minister betreffende de meting van de werklast en financiering van de gerechten

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 97, 2e lid

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Betreft AMvB’s met betrekking tot:

– objectieve meting van de werklast bij de gerechten

– vergoeding van de gerechtskosten

– de voorschriften die aan de financiering van activiteiten van de gerechten kunnen worden verbonden

– het door de Raad en de gerechten toe te passen begrotingsstelsel

Toekennen budgetten

81.

Handeling: Het jaarlijks, ten laste van de rijksbegroting, aan een gerecht toekennen van een budget en het bepalen van de uitgavenposten en het maximumbedrag waarvoor een gerechtsbestuur geen toestemming hoeft te vragen

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 29, 1e lid, en art. 91, 1e lid, sub b

Waardering: B (5)

Opmerking: De Raad kan aan de toekenning van het budget voorschriften verbinden.

82.

Handeling: Het, in aanvulling van het algemene budget, aan een gerecht toekennen van financiële middelen voor specifiek omschreven activiteiten gericht op verbetering van de organisatie of werkwijze

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 29, 2e lid, art. 30

Waardering: B (5)

Opmerking: Betreft het verstrekken van aanvullend budget voor projecten, bijv. de invoering van geautomatiseerde systemen of uitvoeren achterstallige archiefbewerking. De Raad kan voorschriften verbinden aan het toekennen van deze financiële middelen.

Het bericht van de toekenning bevat een verantwoording van de wijze waarop het budget berekend is, en een motivatie van de evt. aan een budget verbonden voorschriften

Verrekening resultaten

83.

Handeling: Het aan de Minister van Justitie uitkeren van positieve exploitatieresultaten

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 17, 5e lid

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Uitkering van het positieve exploitatieresultaat vindt alleen plaats wanneer de reserves van de rechtspraak het vastgestelde maximum overschrijden

84.

Handeling: Het beheren van een egalisatierekening voor de rechtspraak

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 19

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Via de egalisatierekening worden verschillen tussen de overeengekomen en gerealiseerde productie verrekend

Verantwoording en control

85.

Handeling: Het geven van algemene aanwijzingen aan het bestuur van een gerecht inzake het inrichten van een jaarverslag en in te dienen verantwoordingsrapportages

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 35, 1e lid, art. 91, 1e lid, sub d

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Betreft o.a. het opstellen en toezenden van een kalender met daarop de data waarop planningen, viermaandelijkse en jaarrapportages (jaarverslagen) moeten worden ingediend bij de Raad volgens modellen cq. formats.

Incl. het toezien op de naleving van de aanwijzingen door de gerechten

87.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het jaarverslag

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 31, 1e lid, en 35, 1e lid

Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 5, 2e lid

Waardering: B (3)

Opmerking: Het jaarverslag bestaat uit de jaarrekening met bijbehorende begroting, de daarin aangebrachte wijzigingen, het jaarverslag, accountantsverklaring en overige financiële gegevens, en moet bij de Raad voor de rechtspraak worden ingediend

88.

Handeling: Het vaststellen van aanwijzingen inzake de reikwijdte en de intensiteit van de accountantscontrole

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 35, 7e lid

Waardering: V 5 jaar

89.

Handeling: Het instemmen met de jaarrekening van een gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 35, 4e lid

Waardering: B (5)

Opmerking: Instemming kan alleen worden onthouden wegens strijd met het recht

90.

Handeling: Het verzoeken tot inzage in de controlerapporten van de accountant van een gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke macht, art. 35, 6e lid

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: De Raad kan verzoeken om inzage van de rapporten die door de accountant van een gerecht zijn opgesteld t.b.v. het jaarverslag van dat gerecht. De gerechten zijn verplicht aan dit verzoek te voldoen

91.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het jaarverslag

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 104

Waardering: B (3)

Opmerking: het jaarverslag bevat (minimaal) de volgende onderdelen:

– jaarrekening met bijbehorende begroting

– jaarverslag

– overige financiële gegevens

– verantwoording wijze waarop werkzaamheden in begrotingsjaar zijn uitgevoerd

2.4.3 Klachten en bezwaarschriften

99.

Handeling: Het instemmen met (het wijzigen van) een regeling voor de behandeling van klachten door het bestuur van een gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 26, 2e lid

Waardering: V na vervallen regeling

2.4.4 Administratieve organisatie

Organisatieontwikkeling

101.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van de administratieve en financiële organisatie

Periode: 2002–

Bron: O.a. Overzicht werkprocessen Raad voor de rechtspraak

Waardering: B (4)

102.

Handeling: Het (laten) voorbereiden, uitvoeren en evalueren van een reorganisatie of wijziging van een dienstonderdeel

Periode: 2002–

Bron: o.a. Overzicht werkprocessen Raad voor de rechtspraak

Waardering: B (4)

Werkprocessen

103.

Handeling: Het beschrijven en onderling afstemmen van de werkprocessen die worden uitgevoerd binnen de rechtspraak

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan rechtspraak 2003

Waardering: B (5)

2.4.5 Personeel

Arbeidsomstandigheden

111.

Handeling: Het (laten) geven van voorlichting en training met betrekking tot inrichting en gebruik van de werkplek

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V na vervallen belang, m.u.v. financiële stukken: V 7 jaar

Opmerking: Bijv. instructies voor (duurzaam) pc-gebruik, afstellen bureaustoel conform Arbo-richtlijnen

Arbeidsvoorwaarden

112.

Handeling: Het beheren van (wettelijke) wijzigingen met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden voor de sector rechtspraak

Periode: 2002–

Grondslag: O.a.:

– Regeling inzake individuele keuzen in het arbeidsvoorwaardenpakket voor de sector rechterlijke macht

– Circulaire Wijziging spaarloonregeling rechterlijke ambtenaren

– Wijzigingsbesluit Besluit eindejaarsuitkering rechterlijke ambtenaren

– Wijzigingswet Wet rechtspositie rechterlijke ambtenaren in verband met onder meer de formalisering van de Arbeidsvoorwaardenovereenkomsten 2000–2001, 2001–2002 en 2002–2003 sector Rechterlijke Macht

– Beroepswet, art. 4, 1e lid, sub f

Waardering: V na vervallen belang

Opmerking: Betreft bijv. aanpassingen n.a.v. het wijzigen van de IKAP- of Spaarloonregeling

Werving en selectie

114.

Handeling: Het, door middel van het voorlichten over en promoten van de functie en werkzaamheden, bevorderen van de werving en selectie van rechtelijke ambtenaren en gerechtsambtenaren

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 91, 1e lid, sub f en 2e lid

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: O.a. door middel van deelname aan beurzen en manifestaties

115.

Handeling: Het faciliteren van de werving, selectie, aanstelling, benoeming en opleiding van gerechtelijke ambtenaren

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 91, 1e lid, sub f en 2e lid

Waardering: V 75 jaar na geboorte

Opmerking: Gerechtelijke ambtenaren zijn: rechters en rechters in opleiding

117.

Handeling: Het beheren en verwerken van ontvangen open sollicitaties

Periode 2002–

Grondslag: –

Waardering: V na afdoening

118.

Handeling: Het behandelen van stageverzoeken

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V na afhandeling / einde stage

119.

Handeling: Het werven van medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Vrijstellingsbesluit Wbp, artikel 5, 6e lid (verlengde bewaartermijn stukken)

Wet op de rechterlijke organisatie, art. 89, 2e lid

Waardering: V 4 weken, uitzondering: met toestemming van sollicitant: 1 jaar.

Opmerking: Betreft o.a. het voeren van sollicitatie- en arbeidsvoorwaardengesprekken met juridisch personeel.

120.

Handeling: Het beoordelen of een sollicitant voldoet aan eisen van geschiktheid voor de vacante functie in het bestuur van een gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: Aanbevelingsprocedure bij vacature leden gerechtsbestuur, art. 3

Beroepswet, art. 4, 1e lid, sub c

Waardering: V 1 jaar na invulling functie

Opmerking: Op basis van de beoordeling valt de kandidaat af, of wordt deze aanbevolen bij het betreffende gerecht. Het bestuur daarvan, of een daardoor ingestelde benoemingscommissie, verzorgt de verdere selectieprocedure

123.

Handeling: Het benoemen van een adviescommissie voor de invulling van een vacante bestuursfunctie

Periode: 2002–

Grondslag: Aanbevelingsprocedure bij vacature leden gerechtsbestuur, art. 5, 1e t/m 4e lid

Waardering: V 1 jaar na invulling functie

Opmerking: De adviescommissie bestaat uit een lid van de Raad als voorzitter en twee leden van wie in elk geval één voorzitter van een bestuur van een ander gerecht is.

127.

Handeling: Het adviseren van de Minister van Justitie inzake het vaststellen van een lijst van personen die in aanmerking komen voor lidmaatschap van de Raad

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 85, 1e lid

Waardering: V 1 jaar

128.

Handeling: Het aan de Minister van Justitie verzoeken tot het voordragen voor ontslag van rechtsgeleerd personeel

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 86, 4e lid

Waardering: V 1 jaar

Opmerking: Ontslag van leden van de Raad vindt plaats bij Koninklijk Besluit, op voordracht van de minister

Opleiding en training

130.

Handeling: Het onderzoeken en inventariseren van de opleidingsbehoeften collectief per gerecht

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V na vervanging

131.

Handeling: Het jaarlijks voorbereiden en vaststellen van een opleidingsplan

Periode: 2002–

Bron: o.a. Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V na vervanging

132.

Handeling: Het beheren van het opleidingsbudget

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

135.

Handeling: Het (laten) verzorgen van opleidingen en trainingen

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Wordt vooral verzorgd door Stichting Studiecentrum Rechtspleging

136.

Handeling: Het, met het College van procureurs-generaal, geven van algemene en bijzondere aanwijzingen aan het Studiecentrum Rechtspleging over de raio-opleiding

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit opleiding rechterlijke ambtenaren, art. 10

Waardering: B (5)

Opmerking:

138.

Handeling: Het, met het College van procureurs-generaal, instemmen met een voorstel van het Studiecentrum Rechtspleging voor (wijziging van) het opleidingsreglement

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit opleiding rechterlijke ambtenaren, art. 12, 2e lid

Waardering: V 5 jaar

139.

Handeling: Het, met het College van procureurs-generaal, aanwijzen van een rector en conrector van de raio-opleiding

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit opleiding rechterlijke ambtenaren, art. 11, 1e lid

Waardering: V 5 jaar

Onderzoek misdragingen

144.

Handeling: Het instellen van onderzoeken naar (vermeende) misdragingen door medewerkers

Periode: 2002–

Bron: Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V na beslissing

Opmerking: Betreft onderzoek naar bijv. (vermeende) diefstal of fraude op de werkplek, ongewenste intimiteiten, of gedrag buiten de werkomgeving die verder functioneren in een functie onmogelijk maken

Personeelsdossier

145.

Handeling: Het aanstellen van medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 75 jaar na geboorte

Opmerking: Betreft o.a. sollicitatiebrief, cv, diploma’s, werkgevers- en loonbelastingverklaring van niet rechtsgeleerd personeel, besluit / beschikking (04.01 in Indeling standaard P-dossier) van ondersteunend personeel

148.

Handeling: Het (tijdelijk) benoemen of aanwijzen van medewerkers in een bijzondere functie

Periode: 2002–

Grondslag: Bestuursreglementen

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Betreft bijv. aanwijzing als BHV-er, vertrouwenspersoon of (buiten)griffier

149.

Handeling: Het opstellen van persoonlijke ontwikkelplannen

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan voor de rechtspraak 2003

Indeling standaard P-dossier

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Incl. individueel werkplan, geschiktheidadviezen, visiedocument e.d. (is 06.02 in Indeling standaard P-dossier)

150.

Handeling: Het beheren van medische- en persoonsgegevens van medewerkers.

Periode: 2002–

Grondslag: Ambtenarenwet, art. 125, ARAR (alleen voor gerechtsambtenaren)

Wet bescherming persoonsgegevens

Indeling standaard P-dossier

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Hieronder vallen (o.a.): identiteitsbewijs, NAW-gegevens, verklaringen omtrent gedrag en psychologische rapporten (04.02 t/m .06 in Indeling standaard P-dossier).

151.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van (wijzigingen in) de primaire arbeidsvoorwaarden van medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Beroepswet, art. 3, sub b

Indeling standaard P-dossier

Waardering: Beloning en salaris: V 10 jaar na einde dienstverband,

Overige stukken: V 10 jaar

Opmerking: Betreft stukken m.b.t. salaris en andere financiële prestatiegebonden beloningen, uitbetaling verlof, gratificaties, toelagen op het salaris voor bestuursleden, etc. (is 07.01 t/m .05 in Indeling standaard P-dossier)

152.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en beheren van (wijzigingen in) de secundaire arbeidsvoorwaarden van individuele medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Indeling standaard P-dossier

IKAP-regeling voor de Rechterlijke Macht

Waardering: V 10 jaar, m.u.v. bijzonder verlof, FPU e.d.: V 75 na geboorte

Opmerking: Betreft bijv. het verwerken en uitvoeren van afspraken in het kader van de IKAP-regeling, (buitengewoon) verlof, aanpassing werktijd, zwangerschapsverklaringen. (is 05.07 in Indeling standaard P-dossier)

153.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en beheren van (wijzigingen in) aan individuele medewerkers in bruikleen gegeven goederen

Periode: 2002–

Grondslag: Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Betreft bijv. het in bruikleen geven van laptops, mobiele telefoons, PDA’s en lease-auto’s (is 05.08 in Indeling standaard P-dossier)

154.

Handeling: Het toekennen van vergoedingen voortkomend uit secundaire arbeidsvoorwaarden

Periode: 2002–

Grondslag: o.a.:

– Besluit onkostenvergoeding, art. 1 t/m 7

– Besluit College van Afgevaardigden, art. 10

– Beroepswet, art. 3, sub c

– Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Betreft bijv. reis- en verblijfskostenvergoeding, tegemoetkoming kosten kinderopvang, vacatiegelden voor commissieleden, etc. (zie ook Indeling standaard P-dossier)

155.

Handeling: Het beoordelen van het functioneren van een medewerker

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair bedrijf Rotterdam 2004

Indeling standaard P-dossier

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 1 jaar na het volgende functioneringsgesprek

V 10 voor Beoordelingsgesprek

Opmerking: Door middel van periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken (is 06.01 in Indeling standaard P-dossier)

156.

Handeling: Het begeleiden en coachen van medewerkers

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair bedrijf Rotterdam 2004

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: o.a. (overzichten) gevolgde cursussen en diploma’s, begeleiding en coaching-trajecten (is 06.03 in Indeling standaard P-dossier)

157.

Handeling: Het disciplinair straffen van medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 25 en 89, 2e lid

Beroepswet, art. 3, sub d, art. 4, 1e lid, sub g

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Hieronder vallen alle disciplinaire straffen met uitzondering van ontslag. Zie daarvoor handeling 160

158.

Handeling: Het behandelen van bezwaren en beroepen ingesteld door medewerkers

Periode: 2002–

Grondslag: Algemene wet bestuursrecht

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Bijv. bezwaar tegen beoordeling, overplaatsing of ontslag (is 05.09 in Indeling standaard P-dossier)

159.

Handeling: Het begeleiden van medewerkers bij (langdurig) ziekteverzuim

Periode: 2002–

Grondslag: Wet verbetering poortwachter

Ambtenarenwet

Waardering: V 10 jaar na einde dienstverband

Opmerking: Betreft alle stukken – incl. medische gegevens – met betrekking tot (langdurig) ziekteverzuim, begeleiding reïntegratie en WAO van individuele werknemers (is 05.11 in Indeling standaard P-dossier)

160.

Handeling: Het verlenen van ontslag

Periode: 2002–

Grondslag: Wet organisatie en bestuur gerechten, art. XII

Wet op de rechterlijke organisatie, art, 25

Beroepswet, art. 3

Indeling standaard P-dossier

Waardering: V 75 jaar na geboorte

Opmerking: Betreft eervol ontslag wegens het bereiken van de leeftijdsgrens of op verzoek van een rechterlijk ambtenaar, en oneervol ontslag a.g.v. een disciplinaire straf (is 08.01 t/m .04 in Indeling standaard P-dossier

249.

Handeling: Het verlenen van goedkeuring aan een gerecht om een vacature voor een bestuursfunctie open te stellen

Periode: 2002–

Grondslag: Aanbevelingsprocedure bij vacature leden gerechtsbestuur, art. 1 en 2

Waardering: V 1 jaar na invulling functie

Opmerking: bij het verzoek is een profielschets gevoegd

2.4.6 Communicatie en voorlichting

Algemeen

161.

Handeling: Het voorbereiden, opstellen en vaststellen van publiciteitsplannen

Periode: 2002–

Grondslag: Overzicht werkprocessen Raad voor de rechtspraak

Waardering: B (1) voor eindproducten. V, 1 jaar overig

Interne communicatie

163.

Handeling: Het samenstellen en uitgeven van personeelsbladen en -berichten

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 1 jaar (m.u.v. 1 exemplaar, eindproduct)

Opmerking: Bijv. voorlichting over personeelsbeleid en de uitvoering daarvan

Huisstijl en representatie

165.

Handeling: Het (laten) ontwerpen en aanpassen van de huisstijl

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview mw. J.D.E. van den Broek

Waardering: V 1 jaar

Opmerking: Betreft bijv. restyling en vervanging briefpapier, visitekaartjes en (web)formulieren

Voorlichting en relatiebeheer

166.

Handeling: Het geven van voorlichting over de rechtspleging en de rechterlijke organisatie

Periode: 2002–

Bron: Overzicht werkprocessen Raad voor de rechtspraak

BSD Rechtbank Zwolle-Lelystad

Interview mw. J.D.E. van den Broek

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Betreft het ontvangen van scholen, groepsvoorlichting, organiseren van open dagen en evenementen

167.

Handeling: Het beantwoorden van vragen van burgers, bedrijven en andere instanties over rechterlijke aangelegenheden

Periode: 2002–

Grondslag: Overzicht werkprocessen Raad voor de rechtspraak

Waardering: V 2 jaar

168.

Handeling: Het geven van voorlichting aan de pers

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview mw. J.D.E. van den Broek

Waardering: V 2 jaar, m.u.v. 1 exemplaar eindprodukten

Opmerking: Er zijn specifieke richtlijnen voor het geven van voorlichting aan de pers.

169.

Handeling: Het voorbereiden en houden van speeches en lezingen

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview mw. J.D.E. van den Broek

Waardering: V, 1jaar

170.

Handeling: Het ontvangen van (buitenlandse) relaties

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V, 1 jaar

171.

Handeling: Het samenstellen en uitgeven van voorlichtingsbrochures en andere publicaties

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview mw. J.D.E. van den Broek

Waardering: V 5 jaar, m.u.v. een exemplaar van het eindproduct

2.4.7 Informatievoorziening

Informatiearchitectuur

173.

Handeling: Het (laten) ontwikkelen van de informatie-, applicatie- en technische architectuur ten behoeve van de informatievoorziening.

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: B (7)

Opmerking: De gerechten zijn opdrachtgever(s), Rvdr voert de regie, ICTRO is de uitvoeringsorganisatie

Systeemontwikkeling

175.

Handeling: Het opstarten, budget beschikbaar stellen, initiëren, coördineren, (laten) uitvoeren en monitoren van projecten voor de ontwikkeling, aanschaf en implementatie van informatiesystemen

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 10 jaar na vervallen belang / vervanging

Opmerking: Inclusief kwaliteitsmanagement

Beheer informatiesystemen

178.

Handeling: Het verzorgen van het gegevens- en functioneel applicatiebeheer van informatiesystemen

Periode: 2002–

Bron: Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Interview dhr. P. Bordewijk

Waardering: B (7)

179.

Handeling: Het toestaan van raadpleging van informatiesystemen

Periode: 2002–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens

Waardering: V 6 maanden na vertrek uit organisatie

Opmerking: Betreft het verstrekken van autorisaties voor toegang tot informatiesystemen aan medewerkers en derden (externe inhuur)

Documentaire Informatievoorziening (DIV)

182.

Handeling: Het opstellen van rappellijsten en managementrapportages over niet tijdig afgedane poststukken

Periode: 2002–

Bron: –

Waardering: V 5 jaar

184.

Handeling: Het ontwikkelen, beheren en onderhouden van toegangen, inventarislijsten, ordeningsstructuren etc. voor het aanwezige en te vormen archief en het (laten) voorbereiden, opstellen en vaststellen van een selectielijst voor archiefbescheiden

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 3 en 5

Archiefbesluit 1995, artikel 2 t/m 5

Waardering: V 7 jaar, m.u.v. 1 exemplaar eindproduct B/5

Opmerking: Selectielijsten worden door / namens de Mandaatgroep archiefbeheer opgesteld en vastgesteld voor de gehele rechtspraak. Vaststelling vindt plaats door de Algemene Rijksarchivaris (Nationaal Archief) namens de staatssecretaris voor Cultuur

186.

Handeling: Het materieel verzorgen van het aanwezige archief

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 3

Archiefbesluit 1995, artikel 11

Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, artikel 5

Regeling geordende en toegankelijke staat, artikel 2 t/m 9

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Betreft o.a. het verwijderen en/of vervangen van metalen, zuren en overige schadelijke stoffen in archiefdozen, mappen en andere archiefmaterialen, en het tijdig overzetten van digitale informatie

187.

Handeling: Het zorgdragen voor archiefruimten en –bewaarplaatsen die een duurzame bewaring van de daar berustende archiefbescheiden mogelijk maken

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefbesluit 1995, artikel 13

Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Betreft het (ver)bouwen en (her)inrichten van archiefruimten conform de eisen gesteld in de Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

188.

Handeling: Het ontvangen, registreren en archiveren van dossiers en documenten, alsmede het verzorgen van interne en externe poststromen

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 3

Regeling geordende en toegankelijke staat, art. 2

Intranet gerechten

Waardering: V 2 jaar

190.

Handeling: Het overdragen van archiefbescheiden aan een archiefbewaarplaats

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 12

Archiefbesluit 1995, artikel 9

Wijziging Besluit wijziging beperking openbaarheid rechterlijke archiefbescheiden

Waardering: Verklaring van overbrenging, inventaris: B (5)

Overige stukken: V 7 jaar

Opmerking: Betreft overdracht van blijvend te bewaren archiefmateriaal aan een archiefbewaarplaats (Nationaal Archief, Rijksarchief in de provincie of Regionaal Historisch Centrum).

Vanwege de privacygevoeligheid gelden voor bepaalde archiefbescheiden na de overdracht openbaarheidsbeperkingen

191.

Handeling: Het vervreemden, vervangen of vernietigen van archiefbescheiden.

Periode: 2002–

Grondslag: Archiefwet 1995, artikel 7 en 8

Archiefbesluit 1995, artikel 6–8

Waardering: V 7 jaar, m.u.v. de machtiging door de Minister van OCW: B (5)

Opmerking: Voor vervreemding, vervanging of vernietiging archiefbescheiden is in bepaalde gevallen een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.

192.

Handeling: Het beheren van de bibliotheekcollectie, het adviseren over de aanschaf van nieuwe literatuur en publicaties en het attenderen op nieuwe uitgiften of publicaties

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Waardering: V 2 jaar

195.

Handeling: Het verstrekken van (digitale) informatie

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Waardering: V 2 jaar

196.

Handeling: Het attenderen op nieuwe uitgiften of publicaties

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Waardering: V 2 jaar

2.4.8 Inkoop en voorraadbeheer

Inkoop en aanbesteding

197.

Handeling: Het onderzoeken en specificeren van de behoeften aan activa, goederen en diensten.

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 7 jaar

198.

Handeling: Het bestellen of aanbesteden, het in ontvangst nemen, registreren en het bewaken van activa, goederen en diensten

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 32, 1e lid

Wet op de rechterlijke organisatie, art. 104a

Inkoopprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

Waardering: V 7 jaar na financiële afwikkeling aankoop / project

201.

Handeling: Het beheren van leveranciersgegevens

Periode: 2002–

Bron: Interview dhr. R. Kort

Waardering: V 2 jaar na vervallen belang

Opmerking: Betreft gegevens van leveranciers van goederen en/of diensten die niet (direct) gerelateerd zijn aan de financiële afwikkeling van leveringen; bijv. brochures en orderoverzichten

Voorraadbeheer

202.

Handeling: Het, middels een registratiesysteem, beheren van (mutaties van) de aanwezige activa en het uitvoeren van controles

Periode: 2002–

Bron: Activaprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

Inkoopprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

Waardering: V 7 jaar

204.

Handeling: Het afvoeren van aanwezige activa en goederen

Periode: 2002–

Bron: Activaprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

Interview dhr. R. Kort

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: D.m.v. verkoop of afvoeren voor sloop.

2.4.9 Financieel beheer

Financiële administratie

205.

Handeling: Het voeren van het interne en externe financiële beheer

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 26

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Incl. administratieve afhandeling

208.

Handeling: Het voorbereiden, opstellen en vaststellen van grootboeken en andere financiële registers

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 26

Waardering: B (3)

Financiële verantwoording

210.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van controles van kas, boeken en overige financiële administratie

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 26

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Bijvoorbeeld accountantscontroles

211.

Handeling: Het opstellen van interne financiële rapportages

Periode: 2002–

Grondslag: Comptabiliteitswet, art. 26

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Bijvoorbeeld budgetverloop- of uitputtingsoverzichten

2.4.10 Huisvesting

Algemeen

212.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van onderzoek naar de bestaande en benodigde kwaliteit en kwantiteit van de huisvesting van de rechtspraak

Periode: 2002–

Grondslag: Jaarplan rechtspraak 2003

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Onderzoeken kunnen ook in samenwerking met het Parket-Generaal worden uitgevoerd

213.

Handeling: Het (laten) vaststellen van investeringplannen voor onderhoud en vernieuwing van de huisvesting

Periode: 2002–

Bron: Interview mw. K.J. Zeeuw en dhr. J.W.M. Kant

Waardering: V na vervanging plan

Opmerking: Is primair een taak van de verhuurder van de huisvesting.

Beheren onroerend goed

214.

Handeling: Het huren van terreinen, gebouwen en/of bedrijfsruimten

Periode: 2002–

Bron: Interviews dhr. J. Peerenboom, dhr. B. Middel en dhr. R. Kort

Waardering: V 10 jaar na afhandeling / beëindiging overeenkomst

Opmerking: RGD fungeert (op basis van 5-jarige mantelovereenkomst) als intermediair bij huur van andere eigenaar

215.

Handeling: Het (laten) beheren en onderhouden van de gebouwen en installaties

Periode: 2002–

Bron: Intranet rechtbanken

Interviews dhr. J. Peerenboom, dhr. B. Middel en dhr. R. Kort

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Incl. het (laten) beheren van de parkeergarage en fietsenstalling. Beheer en onderhoud is primair een taak van de RGD of andere eigenaar

216.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van verbouwingen

Periode: 2002–

Bron: o.a. interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Wordt uitgevoerd door of namens gerechten (kleine projecten) of RGD / andere eigenaar (grote projecten)

2.4.11 Beveiliging en veiligheid

Toegang en beveiliging

217.

Handeling: Het uitgeven en beheren van toegangspassen voor medewerkers

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Interview mw. K.J. Zeeuw en dhr. J.W.M Kant

Waardering: V 2 jaar na uitdiensttreding

218.

Handeling: Het uitgeven en beheren van toegangspassen voor bezoekers

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Interview mw. K.J. Zeeuw en dhr. J.W.M Kant

Waardering: V 2 jaar

219.

Handeling: Het (laten) bewaken van gebouwen en bijbehorende terreinen

Periode: 2002–

Bron: Intranet gerechten

Interview mw. K.J. Zeeuw en dhr. J.W.M Kant

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: betreft het opstellen van dagrapporten en het beheren van een incidentenregistratie

Bedrijfshulpverlening (BHV)

221.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van calamiteitenplannen

Periode: 2002–

Bron: BSD rechtbank Zwolle-Lelystad

Waardering: V 10 jaar na vervanging

222.

Handeling: Het beheren van hulpmiddelen ten behoeve van de bedrijfshulpverlening.

Periode: 2002–

Grondslag: –

Waardering: V 10 jaar

Opmerking: Betreft o.a. BHV-kasten en brandbestrijdingsmiddelen. Incl. periodiek controleren van aanwezig materiaal

223.

Handeling: Het houden van calamiteitenoefeningen

Periode: 2002–

Grondslag: Arbeidsomstandighedenbesluit 1997, artikel 2.42 g en h

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Betreft training van hulpverleners en andere medewerkers door het houden van diverse (periodieke) oefeningen (bijv. brand en ontruiming) voor het gehele personeel.

2.4.12 Facilitaire dienstverlening

Algemeen

224.

Handeling: Het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V na vervanging

Opmerking: De overeenkomsten worden afgesloten met de interne afnemers van de organisatieonderdelen; de ‘kostendragers’

225.

Handeling: Het ontwikkelen en implementeren van een meet- en rapportagesysteem m.b.t. dienstverlening

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V na vervanging

226.

Handeling: Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken

Periode: 2002–

Bron: Jaarplan Facilitair Bedrijf Rotterdam 2004

Waardering: V 1 jaar na vervanging

Opmerking: Betreft evaluatie van de gerealiseerde dienstverlening en het opstellen van rapportages (bijv. prestatie-indicatoren)

Servicemanagement

227.

Handeling: Het verzorgen van logistieke ondersteuning

Periode: 2002–

Bron: Intranet Facilitair Bedrijf Rotterdam

Waardering: V 2 jaar

Opmerking: Betreft onder meer:

– reserveren en ter beschikking stellen van vergaderruimten, catering en apparatuur(bijv. beamers)

– verzorgen van technische ondersteuning in zittingzalen

– afhandelen van storingen en klachten (m.u.v. ICT-storingen)

– inrichten van werkplekken

– afhandelen van (meldingen van) kleine verhuizingen

– verzorgen van grotere of meer complexe kopieer- en printopdrachten

– beheren en onderhouden van de telefonievoorzieningen

– faciliteren van (internationale) dienstreizen

2.4.13 Overlegstructuren

Intern overleg

231.

Handeling: Het voeren van intern overleg over beleidsvorming en -uitvoering op hoofdlijnen

Periode: 2002–

Bron: O.a. Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005,

BSD Rechtbank Zwolle-Lelystad

Waardering: B (1/5)

Opmerking: Betreft overleg binnen de Raad voor de rechtspraak. Voorbeelden van betreffende gremia zijn:

– Bestuursoverleg / bestuursvergadering

232.

Handeling: Het voeren van intern overleg over beleidsuitvoering

Periode: 2002–

Bron: o.a. Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005,

BSD Rechtbank Zwolle-Lelystad

Waardering: V 2 jaar

Opmerking: Betreft overleg (bijv. afdelingsoverleg, werkoverleg) binnen de Raad voor de rechtspraak waarin de ‘dagelijks gang van zaken’ wordt besproken

233.

Handeling: Het voeren van regionaal of landelijk overleg binnen de rechtspraak

Periode: 2002–

Bron: o.a. Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005,

diverse interviews

Waardering: B (1/5) wanneer het secretariaat bij de Raad voor de Rechtspraak berust; V, 10 jaar voor overige neerslag

Opmerking: Betreft overleg met (onderdelen van) een ander gerecht, gemeenschappelijke landelijke dienst of de Raad voor de rechtspraak. Gremia zijn onder meer:

– (plenaire) Presidentenvergadering (hoven en rechtbanken)

– Vergadering van presidenten van appèlcolleges

– College van Afgevaardigden

– Landelijk Overleg Voorzitters Bestuursrecht (LOVB)

– Landelijk Overleg Voorzitters Strafsectoren (LOVS)

– Landelijk Overleg Kantonsectorvoorzitters (LOK)

– Landelijk Overleg Voorzitters Familie- en jeugdrecht van de Rechtbanken (LOV-F)

– Landelijk Overleg Voorzitters van de Civiele sectoren van de rechtbanken (LOVC)

– Landelijk Overleg Voorzitters van de Civiele sectoren van de gerechtshoven (LOVC-H)

– Landelijk Overleg Voorzitters Familie- en jeugdrecht van de Gerechtshoven (LOV-F H)

– Directeurenberaad

– Mandaatgroep Archiefbeheer

– Landelijke werkgroep procesregeling algemeen bestuursrecht

– Landelijk Overleg Hoofden Facilitaire Diensten

– Landelijk Overleg van Personeelsadviseurs (LODPA)

– Landelijk Archivarissen Overleg (LAO)

– Landelijk Overleg Bibliothecarissen Gerechtsbibliotheken

– Landelijke adviesgroep kennisbeleid en kennismanagement

– Landelijke werkgroep huisvesting

– Landelijk ICT Overleg

– ICT Beleidsoverleg

– Klantenraad ICTRO

– Regieraad ICT

– Beveiliging en Informatiebeveiliging Overleg

– Communicatie Platform

– Inkoop Platform

– Balie Overleg

– Commissie Rechtspositie

– Commissie van Advies

– LOTH en de Vliegende brigade

– Landelijk Coördinatiecentrum Mega Zaken

– Algemene Commissie Werklastmeting

– Maatrechtbanken

– Commissie Aantrekken leden Rechterlijke Macht

– RAI adviescommissie

– Commissie van Overleg Rechterlijke Macht

– Commissie nevenfuncties

– Commissies LOVB, LOVS, LOK, LOV-F, etc.

– Raad van Opdrachtgevers

Het secretariaat van genoemde gremia berust deels bij de Raad voor de rechtspraak (afdeling Kabinet), deels ook bij de gerechten of extern

Extern overleg

234.

Handeling: Het voeren van extern overleg

Periode: 2002–

Bron: Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005

Interview mw. W. Simons-Elzakkers, Rvdr

Waardering: B (1/5)

Opmerking: Betreft lokaal, regionaal of landelijk overleg met (onder meer):

Minister van Justitie

Openbaar Ministerie

College van Procureurs-Generaal

Nederlandse Vereniging voor de Rechtspraak (NVvR)

Parket Generaal

Notariaatcommissies

Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)

Overig overleg

235.

Handeling: Het voeren van overleg met de Adviesraad herziening rechterlijke organisatie

Periode: 2002–2004

Grondslag: Instellingsbeschikking Adviesraad herziening rechterlijke organisatie

Waardering: B (1/5)

Opmerking: De Adviesraad herziening rechterlijke organisatie is per 6-12-2004 opgeheven (Stcrt. 2004/254)

236.

Handeling: Het voeren van overleg in de Europese Raad voor de rechtspraak

Periode: 2002–

Grondslag: Interview mw. W. Simons-Elzakkers

Waardering: B (5)

Opmerking: Het secretariaat wordt gevoerd door de Raad voor de rechtspraak

Medezeggenschap

237.

Handeling: Het instellen van een (groeps)ondernemingsraad

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, art. 2 t/m 5a

Waardering: B (4)

244.

Handeling: Het, middels een secretariaat, faciliteren van de (groeps)ondernemingsraad

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, art. 14, 2e lid, sub e, art. 17

Reglement Groepsondernemingsraad Rechtspraak

Waardering: V 7 jaar

2.5. Raad van opdrachtgevers

4.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van een organisatie- en formatieplan

Periode: 2002–

Grondslag: Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 7

Waardering: B (4)

Opmerking: Gemeenschappelijke landelijke diensten mogen dergelijke plannen niet zelf vaststellen; dit gebeurt door de raden van opdrachtgevers

22.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van een bestuursreglement voor een gemeenschappelijke landelijke dienst

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 19, 1e lid

Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 7

Waardering: B (5)

Opmerking: Gemeenschappelijke landelijke diensten mogen dergelijke reglementen niet zelf vaststellen; dit gebeurt door de raden van opdrachtgevers

32.

Handeling: Het houden van toezicht op de uitoefening van werkzaamheden door een gemeenschappelijke landelijke dienst

Periode: 2002–

Grondslag: Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 4, 2e lid

Waardering: V 10 jaar, m.u.v. toezichtsrapportages / evaluatierapporten

45.

Handeling: Het overdragen van bevoegdheden aan de leiding van een gemeenschappelijke landelijke dienst

Periode: 2002–

Grondslag: Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 6, 2e lid

Waardering: V 5 jaar na einde overdracht bevoegdheid

Opmerking: Overdracht vindt plaats door mandatering, volmacht of machtiging

67.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het jaarplan

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 31, 32

Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 5, 2e lid

Waardering: B (1)

Opmerking: Het jaarplan bevat minimaal een:

– omschrijving van de voorgenomen activiteiten

– begroting voor het komende begrotingsjaar

– een meerjarenraming voor ten minste vier volgende jaren

De Raad voor de rechtspraak moet instemmen met de begroting en kan aanwijzingen geven over de inrichting van het jaarplan

87.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het jaarverslag

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 31, 1e lid, en 35, 1e lid

Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 5, 2e lid

Waardering: B (3)

Opmerking: Het jaarverslag bestaat uit de jaarrekening met bijbehorende begroting, de daarin aangebrachte wijzigingen, het jaarverslag, accountantsverklaring en overige financiële gegevens, en moet bij de Raad voor de rechtspraak worden ingediend

126.

Handeling: Het aanstellen van functionarissen ten behoeve van de leiding van een gemeenschappelijke landelijke dienst

Periode: 2002–

Grondslag: Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O., art. 5, 1e lid

Waardering: V 5 jaar, m.u.v. overzicht functionarissen

2.6. Commissie van Advies m.b.t. productie-, prijs- en werklastmetingen

13.

Handeling: Het adviseren over wijzigingen in de productie-, prijs- en werklastmetingen, alsmede de opzet van de vergelijkende en diepteonderzoeken

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit financiering rechtspraak, art. 6

Waardering: V 10 jaar, m.u.v. eindproducten B (1)

2.7. College van Afgevaardigden

19.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van (bestuurs)reglementen

Periode: 2002–

Grondslag: Opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer ZM 26-10-2005

Bestuursreglement College van Beroep voor het bedrijfsleven, art. 4.3

Besluit College van Afgevaardigden, art. 9

Waardering: V 5 jaar, m.u.v. eindproducten (reglementen): B (5)

Opmerking: Betreft bijv. reglementen m.b.t. werkwijze, besluitvorming en taakverdeling, organisatiestructuur, machtiging ex art. 18 Wro, vervanging van leden in geval van ziekte of andere verhindering, indeling in kamers, verdeling van zaken over sectoren, verdeling zaken over hoofdplaats en overige vestigingen.

30.

Handeling: Het, gevraagd of ongevraagd, adviseren van de Raad voor de rechtspraak omtrent de uitvoering van zijn taken

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 90, 3e lid

Waardering: B (1/5)

Opmerking: Het CvA bestaat uit vertegenwoordigers van de gerechten, de Centrale Raad van Beroep en het College van Beroep voor het bedrijfsleven

31.

Handeling: Het aan de Raad voor de rechtspraak kenbaar maken van een zienswijze inzake aanwijzingen aan de gerechten betreffende de bedrijfsvoering

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 92, 2e lid

Waardering: V 5 jaar

50.

Handeling: Het uit zijn midden kiezen van een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter, een secretaris en een dagelijks bestuur

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit College van Afgevaardigden, art. 6

Huishoudelijk reglement College van Afgevaardigden voor de Raad voor de rechtspraak, art. 3

Waardering: V 5 jaar

51.

Handeling: Het schorsen of beëindigen van het lidmaatschap van het College van Afgevaardigden

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit College van Afgevaardigden, art. 5

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: betreft schorsing of beëindiging van het lidmaatschap op eigen verzoek of op grond van het gestelde in artikel 5, 1e lid

245.

Handeling: Het op verzoek van de Raad voor de Rechtspraak kenbaar maken van een zienswijze m.b.t. aanwijzingen inzake de uitvoering van de bedrijfsvoeringswerkzaamheden

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de rechterlijke organisatie, art. 92

Waardering: B (5)

Opmerking: Betreft taken genoemd in artikel 91 Wro:

– automatisering en bestuurlijke informatievoorziening (2e lid, sub a)

– huisvesting en beveiliging (2e lid, sub b)

– kwaliteit van de bestuurlijke en organisatorische werkwijze van de gerechten (2e lid, sub c)

– personeelsaangelegenheden (2e lid, sub d)

– overige materiële voorzieningen (2e lid, sub e)

Het College van Afgevaardigden kan door de Raad gevraagd worden om zijn zienswijze op een aanwijzing kenbaar te maken. De aanwijzingen worden gepubliceerd in de Staatscourant

2.8. Commissie afvaardiging College van Afgevaardigden

49.

Handeling: Het aanwijzen van rechterlijke ambtenaren en gerechtsambtenaren die namens een ressort worden afgevaardigd naar het College van Afgevaardigden

Periode: 2002–

Grondslag: Besluit College van Afgevaardigden, art. 3, 1e lid

Waardering: V 5 jaar

2.9. Commissie evaluatie modernisering rechterlijke organisatie

25.

Handeling: Het bewaken van de samenhang en kwaliteit van de deelonderzoeken van het evaluatieprogramma modernisering rechterlijke organisatie

Periode: 2004–

Grondslag: Besluit Instelling Commissie evaluatie modernisering rechterlijke organisatie, art. 2, 1e lid

Waardering: V, 10 jaar

26.

Handeling: Het doen van voorstellen aan de minister van Justitie tot aanvulling van het evaluatieprogramma modernisering rechterlijke organisatie

Periode: 2004–

Grondslag: Besluit Instelling Commissie evaluatie modernisering rechterlijke organisatie, art. 2, 2e lid

Waardering: B (2)

27.

Handeling: Het aan de Minister van Justitie rapporteren over de voortgang van de werkzaamheden die in het kader van het evaluatieprogramma worden verricht

Periode: 2004–

Grondslag: Besluit Instelling Commissie evaluatie modernisering rechterlijke organisatie, art. 2, 3e lid

Waardering: V, 5 jaar m.u.v. eindproducten B (2)

28.

Handeling: Het desgevraagd afvaardigen van leden dan wel aanwijzen daarvan voor deelname in de begeleidingscommissies van de deelonderzoeken

Periode: 2004–

Grondslag: Besluit Instelling Commissie evaluatie modernisering rechterlijke organisatie, art. 2, 4e lid

Waardering: V, 5 jaar

29.

Handeling: Het opstellen van een integraal eindrapport op basis van de resultaten van de deelonderzoeken die in het kader van het evaluatieprogramma worden uitgevoerd

Periode: 2004–

Grondslag: Besluit Instelling Commissie evaluatie modernisering rechterlijke organisatie, art. 2, 5e lid

Waardering: B (2)

2.10. Commissie Selectie Rechterlijke Macht

116.

Handeling: Het selecteren van kandidaat-rechters

Periode: 2002–

Bron: www.rechtspraak.nl

Interview dhr. J. Peerenboom en dhr. B. Middel

Waardering: Bij afwijzing: V 4 weken, uitzondering: met toestemming van sollicitant: 1 jaar.

Bij selectie: V na einde dienstverband

Opmerking: betreft selectie van kandidaten voor de Raio-opleiding en van kandidaat-rechters die vanuit een andere functie (bijv. advocaten) instromen

2.11. Adviescommissie invulling bestuursfuncties

125.

Handeling: Het, ten behoeve van de Raad, adviseren over kandidaten voor een vacante bestuursfunctie

Periode: 2002–

Grondslag: Aanbevelingsprocedure bij vacature leden gerechtsbestuur, art. 5, 5e t/m 9e lid

Waardering: V 1 jaar na invulling functie

Opmerking: Het advies wordt opgesteld in de vorm van een kandidatenlijst van maximaal drie personen in volgorde van voorkeur voor aanbeveling

2.12. Projectgroep Loopbaanontwikkeling

129.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van (een voorstel voor) landelijke loopbaankaders en -wijzers

Periode: 2002–2003

Bron: Jaarplan voor de rechtspraak 2003

Waardering: V na vervanging

2.13. (Groeps)ondernemingsraad

Organisatie

238.

Handeling: Het instellen van commissies ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering van taken van de (groeps)ondernemingsraad

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, art. 15

Waardering: B (4)

Opmerking: Een (voorbereidings)commissie wordt ingesteld voor het voorbereiden en uitvoeren van specifieke taken, indien deze voor de uitvoering van deze taken redelijkerwijs nodig is. Een commissie kan bestaan uit leden van de ondernemingsraad en/of uit externe leden

239.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van reglementen met betrekking tot de werkwijze en organisatie van de (groeps)ondernemingsraad

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, art. 14

Reglement Groepsondernemingsraad Rechtspraak

Waardering: V na vervanging reglement

Opmerking: Incl. bepalingen m.b.t. uitoefening van stemrecht

Verkiezingen

240.

Handeling: Het organiseren van verkiezingen voor de (groeps)ondernemingsraad

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, art. 9 t/m 11

Waardering: Kandidatenlijst, stemoproep en -biljet: V 3 jaar

Verkiezingsuitslag, samenstelling: B (4)

Bestuurlijk overleg en advisering

241.

Handeling: Het voeren van overleg met de bestuurder

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, art. 23 en 24

Waardering: V 5 jaar

242.

Handeling: Het adviseren over, of instemmen met, beleidsvoornemens van de bestuurder

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, art. 25, 27 en 30

Waardering: B (1/5)

243.

Handeling: Het instellen van een beroep tegen een besluit van de bestuurder, indien dit besluit niet in overeenstemming is met het advies of de instemming van de (groeps)ondernemingsraad.

Periode: 2002–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, art. 26

Waardering: B (1/5)

Geraadpleegde bronnen

Literatuur

  • Activaprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

  • Directiereglement Facilitair Bedrijf Rotterdam

  • Handboek klantwaarderingsonderzoek gerechten (Prisma, 2001)

  • Inkoopprocedure Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

  • Jaarplan Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam 2004

  • Jaarplan voor de Rechtspraak 2003; ‘Begrensde ambitie’

  • Jaarplan voor de Rechtspraak 2004

  • Jaarplan voor de Rechtspraak 2005

  • Jaarverslag van de rechtspraak 2002

  • Jaarverslag 2003 Rechtbank Den Haag

  • Meerjarenplan Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

  • Organisatierapport Raad voor de rechtspraak (2001)

  • Producten- en dienstengids Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

  • Rapport van de Werkgroep ‘Constitutionele positie van de Raad’ (1998)

  • Reglement Raad van Toezicht Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam

  • Moelands, M.A. en J. Th. De Smidt (red.), Weegschaal en zwaard. De verbeelding van recht en gerechtigheid in Nederland (Den Haag 1999)

  • Handboek Gewaarmerkte Managementinformatie (GMI), versie 2.1, december 2002

Interviews en (schriftelijke) opmerkingen

  • Mw. W. Simons-Elzakkers; Clustercoördinator processen, Raad voor de rechtspraak (16 en 28 juni 2005) NB: betreft interviews t.b.v. BSD Raad voor de rechtspraak

  • opmerkingen Mandaatgroep Archiefbeheer Rechterlijke Macht (oktober - december 2005)

  • opmerkingen leden LAO (2 november 2005)

  • opmerkingen archivarissen gerechten; mw. R. van Liempd en dhr. D. de Best (november 2005)

  • opmerkingen dhr. H.M. Vos, directeur, Prisma (e-mail 8 december 2005)

  • dhr. E. Linckens, Raad voor de rechtspraak (e-mail 7 november 2005)

  • dhr. R.E. Kort, medewerker inkoop en beheer, Rechtbank Haarlem (23 november 2005)

  • dhr. J. Peerenboom, hoofd Facilitaire Dienstverlening, Rechtbank Alkmaar (23 november 2005)

  • dhr. B. Middel, hoofd P&O, Financiën en I&A, Rechtbank Alkmaar (23 november 2005)

  • dhr. B.C. Rog, bestuurssecretaris Centrale raad van Beroep (28 november 2005)

  • dhr. T. van de Veer, controller, Stafdienst Den Haag (28 november 2005)

  • dhr. R. Hijdra, plv. hoofd FEZ, Stafdienst Den Haag (28 november 2005)

  • mw. K.J. Zeeuw, coördinator facilitaire zaken, Rechtbank Dordrecht (29 november 2005)

  • dhr. J.W.M Kant, hoofd bedrijfsbureau, Rechtbank Dordrecht (29 november 2005)

  • mw. J.D.E. van den Broek, communicatieadviseur, Rechtbank Breda (29 november 2005)

  • dhr. A.F.G.M. van der Kemp, beleidsmedewerker/bestuurssecretaris, Gerechtshof Den Bosch (29 november 2005)

  • mw. G. Hummel, secretaresse, Prisma (6 december 2005)

  • P.G. Bordewijk, hoofd ICT bedrijfsbureau /Cluster ICT, Rechtbank Den Haag (6 december 2005)

Overige bronnen

  • website Raad voor de rechtspraak (juni 2005)

  • website rechtspraak.nl (september–oktober 2005)

  • website rechtbank ’s-Gravenhage (september 2005)

  • website Arrondissement Rotterdam (september 2005)

  • website Commissie evaluatie modernisering rechterlijke organisatie (november 2005)

  • intranet Facilitair Bedrijf Arrondissement Rotterdam (september 2005)

  • intranet landelijke rechterlijke organisatie ‘Intro’ (september 2005)

  • Overzicht werkprocessen Raad voor de rechtspraak (Excel bestand, z.d.)

  • Overzicht standaardindeling personeelsdossier, versie 25 februari 2005

Overzicht wet- en regelgeving

  • Aanbevelingsprocedure bij vacature leden gerechtsbestuur

  • Aanpassingswet modernisering rechterlijke organisatie (Stb. 2001/584)

  • Aanwijzingen voor de regelgeving (Stcrt. 1992/230, laatst gewijzigd Stcrt. 2005/87)

  • Aanwijzingsbesluit huisvestingszorg rechtspraak (Stcrt. 2004/101)

  • Aanwijzingsbesluit nevenzittingsplaatsen megastrafzaken (Stcrt. 2004/123)

  • Algemeen Rijksambtenarenreglement (Stb. 1931/248, laatst gewijzigd Stb. 2005/591)

  • Algemene wet bestuursrecht (Stb. 1992/315, laatst gewijzigd: Stb. 2004/678)

  • Ambtenarenwet (Stb. 1930/6, laatst gewijzigd: Stb. 2004/493)

  • Arbeidsomstandighedenwet (Stb. 1999/184)

  • Arbeidsomstandighedenbesluit 1997 (Stb. 1997/60)

  • Arbeidstijdenwet (Stb. 1995/598, laatst gewijzigd: Stb. 2004/678

  • Arbowet (Stb. 1980/664, laatst gewijzigd: Stb. 1993/757)

  • Archiefwet 1995 (Stb. 1995/671)

  • Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671)

  • Basis Selectiedocument Rechterlijke macht (Stcrt. 2003/36V)

  • Basis Selectiedocument niet-zaaksgebonden archieven Rechtbank Zwolle-Lelystad (concept, opgesteld i.h.k.v. een afstudeeropdracht) (2005)

  • Beleidsregel ex artikel 6.7 Arbeidsomstandighedenbesluit (januari 2002)

  • Beleidsregel ex artikel 2.21 Arbeidsomstandighedenbesluit (januari 2002)

  • Beroepswet (Stb. 1993/650)

  • Besluit College van Afgevaardigden (Stb. 2001/615)

  • Besluit financiering rechtspraak 2002 (Stb. 2002/390; vervallen Stb. 2005/55)

  • Besluit financiering rechtspraak 2005 (Stb. 2005/55)

  • Besluit Instelling Commissie evaluatie modernisering rechterlijke organisatie (Stcrt. 2004/166)

  • Besluit opleiding rechterlijke ambtenaren (Stb. 1985/555)

  • Besluit onkostenvergoeding rechterlijke ambtenaren (Stb. 1993/148, laatst gewijzigd: Stb. 2005/349)

  • Besluit orde van dienst gerechten (Stb. 2001/619, laatst gewijzigd: Stb. 2004/650)

  • Besluit tot wijziging van het Mandaatbesluit gemeenschappelijke landelijke diensten en rechterlijke ambtenaren in opleiding (Stcrt. 2005/28)

  • Besluit nevenvestigings- en nevenzittingsplaatsen (Stb. 2004/288)

  • Besluit tijdelijke volmacht leden Raad voor de rechtspraak en gerechtsbesturen (Stcrt. 2002/117)

  • Besluit wijziging mandaatbesluit gemeenschappelijke landelijke diensten en raio’s (Stcrt. 2005/28)

  • Bestuursreglement van het College van Beroep voor het Bedrijfsleven ( Stcrt. 2002/122)

  • Bestuursreglement Rechtbank Alkmaar (Stcrt. 2002/78)

  • Bestuursreglement Rechtbank Almelo (Stcrt. 2002/63)

  • Bestuursreglement Rechtbank Amsterdam (Stcrt. 2002/86)

  • Bestuursreglement Rechtbank Arnhem (Stcrt. 2002/132)

  • Bestuursreglement Rechtbank Assen (Stcrt. 2002/177)

  • Bestuursreglement Rechtbank Breda (Stcrt. 2002/61)

  • Bestuursreglement Rechtbank Dordrecht (Stcrt. 2002/200)

  • Bestuursreglement Rechtbank Groningen (Stcrt. 2002/194)

  • Bestuursreglement Rechtbank Haarlem (Stcrt. 2002/92)

  • Bestuursreglement Rechtbank Leeuwarden (Stcrt. 2002/240)

  • Bestuursreglement Rechtbank Maastricht (Stcrt. 2002/93)

  • Bestuursreglement Rechtbank Middelburg (Stcrt. 2002/200)

  • Bestuursreglement Rechtbank Roermond (Stcrt. 2002/50)

  • Bestuursreglement Rechtbank Rotterdam (Stcrt. 2002/100)

  • Bestuursreglement Rechtbank Utrecht (Stcrt. 2002/85)

  • Bestuursreglement Rechtbank Zwolle-Lelystad (Stcrt. 2005/101)

  • Bestuursreglement Rechtbank Zwolle (Stcrt. 2002/96)

  • Bestuursreglement Rechtbank Zutphen (Stcrt. 2002/98)

  • Bestuursreglement Rechtbank ’s-Gravenhage (Stcrt. 2002/122)

  • Bestuursreglement Rechtbank ’s-Hertogenbosch (versie 2; Stcrt. 2003/11)

  • Circulaire Wijziging spaarloonregeling rechterlijke ambtenaren (Stcrt. 2005/174)

  • Comptabiliteitswet 2001 (Stb. 2002/413, laatst gewijzigd: Stb. 2004/596)

  • Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten rechterlijke organisatie (Stcrt. 2002/57)

  • Convenant Programma Versterking Rechterlijke Organisatie ( Stcrt. 1999/171)

  • Documentair Structuurplan Rechtbank en Parket Zwolle-Lelystad (2005)

  • Huishoudelijk reglement College van Afgevaardigden voor de Raad voor de rechtspraak (Stcrt. 20 03/ 244)

  • IKAP-regeling rechterlijke macht (Stcrt. 2004/141)

  • Instellingsbeschikking Adviesraad herziening rechterlijke organisatie (Stcrt. 1991/139, vervallen: Stcrt. 2004/254)

  • Instellingsbesluit Visitatiecommissie gerechten ( Stcrt. 2005/174)

  • Instellingsbesluit Tijdelijk Agentschap Studiecentrum Rechtspleging (Stcrt. 2002/52)

  • Interimbesluit volmacht leden gerechtsbesturen (Stcrt. 2002/117)

  • Mandaatbesluit gemeenschappelijke landelijke diensten en rechterlijke ambtenaren in opleiding (Stcrt. 2002/101)

  • Organisatieregeling beheer gerechten en landelijke diensten (Stcrt. 1997/248)

  • Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stcrt. 2001/180)

  • Regeling geordende en toegankelijke staat (Stcrt.2002/43)

  • Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Stcrt. 2001/180)

  • Regeling invoeren verlofsparen rechterlijke ambtenaren (Stcrt. 2004/60)

  • Regeling inzake individuele keuzen in het arbeidsvoorwaardenpakket voor de sector rechterlijke macht ( Stcrt 2004/141)

  • Regeling inzake de procedure bij reorganisaties in de sector Rechterlijke Macht (Stcrt. 2004/250)

  • Regeling overeenkomstige toepassing rechtspositionele regelingen (Stcrt. 2002/213)

  • Regeling werkgeversbijdrage kinderopvang voor de sector rechterlijke macht (Stcrt. 2005/109)

  • Reglement Raad van Toezicht Facilitair Bedrijf 2003 (versie 2)

  • Reglement Groepsondernemingsraad Rechtspraak (2005)

  • Tijdelijke regeling bevoegdheden directie ICTRO (Stcrt. 2004/165)

  • Tijdelijke regeling bevoegdheden raio’s (Stcrt. 2003/162)

  • Vrijstellingsbesluit Wbp (Stb. 2001/250)

  • Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2001/337, laatst gewijzigd Stb. 2005/320)

  • Wet op de rechterlijke organisatie (Stb.1827/20, laatst gewijzigd: Stb. 2005/116)

  • Wet op de ondernemingsraden (Stb. 1971/132, laatst gewijzigd: Stb. 2004/652)

  • Wet organisatie en bestuur gerechten (Stb. 2001/582, laatst gewijzigd: Stb. 2005/71)

  • Wijziging convenant gemeenschappelijke landelijke diensten rechterlijke organisatie (Stcrt. 2005/28)

  • Wet Raad voor de rechtspraak (Stb. 2001/621)

  • Wijzigingsbesluit Besluit rechtspositie rechterlijke ambtenaren (Stb. 2004/360)

  • Wijziging Besluit wijziging beperking openbaarheid rechterlijke archiefbescheiden ( Stcrt. 1995/61)

  • Wijzigingsbesluit Besluit eindejaarsuitkering rechterlijke ambtenaren (Stb. 1999/540)

  • Wijzigingswet Wetrechtspositie rechterlijke ambtenaren in verband met onder meer de formalisering van de Arbeidsvoorwaardenovereenkomsten 2000–2001, 2001–2002 en 2002–2003 sector Rechterlijke Macht (Stb. 2003/381)

  • 1e Wijziging van het Bestuursreglement Rechtbank Leeuwarden (Stcrt. 2005/181)

NB: wijzigingen en aanvullingen van bestuursreglementen zijn wel bestudeerd maar – vanwege het grote aantal – niet in dit overzicht opgenomen, tenzij ze hebben geleid tot het opstellen, aanvullen of wijzigen van handelingen.
  • ^ [1]

    Betreft criterium 8 in het BSD Rechterlijke Macht. Zie dat BSD voor nadere informatie over formulering en achtergrond van dit criterium.