Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Arbeidsverhoudingen 1945 tot heden (Minister van Buitenlandse Zaken)

Geldend van 31-10-2007 t/m heden

Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Arbeidsverhoudingen 1945 tot heden (Minister van Buitenlandse Zaken)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de Minister van Buitenlandse Zaken,

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 25-9-2007 , aca-2007.03991/4);

Besluiten:

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 3 oktober 2007

De

Minister

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
namens deze:
de

algemene rijksarchivaris

,

M.W. van Boven

De

Minister

van Buitenlandse Zaken,
namens deze:
de

project directeur Project Wegwerken Archiefachterstanden PWAA

,

A. van der Kooij

Basisselectiedocument overheidspersoneel

Deelbeleidsterrein Arbeidsverhoudingen bij de overheid 1945–

Instrument voor de selectie – ter vernietiging dan wel blijvende bewaring – van de administratieve neerslag van de zorgdrager

Minister van Buitenlandse Zaken

Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA) Vastgestelde versie, oktober 2007

Lijst van afkortingen

ABP: Algemeen burgerlijk pensioenfonds

AOP: Adviescommissie overheidspersoneel

ARAR: Algemeen Rijksambtenarenreglement

Art: Artikel

ASIO: (werkgroep) Aard, structuur en inhoud van het overleg

Biza: Ministerie van Binnenlandse Zaken

BSD: Basisselectiedocument

CCGOA: Centrale Commissie voor georganiseerd overleg in ambtenarenzaken

COR: Centraal orgaan voor Rijkspersoneelsaangelegenheden

DC: Dienstcommissie

ESH: Europees Sociaal Handvest

ICPR: Interdepartementale Coördinatievergadering Personeelsbeleid Rijksdienst

KB: Koninklijk besluit

OR: Ondernemingsraad

ROP: Raad voor overheidspersoneelsbeleid

RIO: Rapport institutioneel onderzoek

SOR: Sectoroverleg Rijkspersoneel

Stb: Staatsblad

Stcrt: Staatscourant

VSO: Verbond Sectorwerkgevers Overheid

VUT: Vervroegde uittreding

WOR: Wet op de ondernemingsraden

Verantwoording

Doel en Werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt normaliter opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (financieel beleid, bijvoorbeeld) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit BSD is een dergelijk horizontaal selectiedocument.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Definitie van het beleidsterrein

Het deelbeleidsterrein Arbeidsverhoudingen handelt over de relatie werkgever–werknemer bij de overheid. Deze relatie is in grote lijnen gebaseerd op overleg. Dit overleg vindt plaats in verschillende vormen tussen diverse betrokken partijen: enerzijds de overheid als werkgever, anderzijds de vakorganisaties als vertegenwoordiger van de ambtenaren. De overheid heeft er reeds in de negentiende eeuw voor gekozen om het overleg decentraal te doen laten plaatsvinden. Hieruit is een stelsel van diverse overlegvormen gegroeid. Bij de vaststelling van de Ambtenarenwet in 1929 heeft de wetgever het decentrale stelsel onaangetast gelaten. Artikel 125 eerste lid sub m van deze wet legt de overheid de plicht op om overleg te voeren met vakorganisaties over de rechtstoestand van de ambtenaren. Het tweede lid van dit artikel legt het bevoegde gezag van de provincies, gemeenten, waterschappen, veenschappen en veenpolders de verplichting op dezelfde onderwerpen bij verordening te regelen.

Binnen het overleg was een zekere hiërarchische structuur waarneembaar. Bovenaan de overlegladder stond het centraal georganiseerd overleg. Er bestaan meerdere vormen van georganiseerd overleg, afhankelijk van de betrokken overheidswerkgevers, zoals hierboven reeds is aangegeven. In dit BSD gaat het om het centraal georganiseerd overleg. Dit overleg vindt plaats tussen de vakcentrales voor overheidspersoneel en de Minister van Binnenlandse Zaken en betreft de arbeidsvoorwaarden van het burgerlijk rijkspersoneel. Tot 1993 werd het overleg gevoerd in de Centrale Commissie voor Georganiseerd Overleg in Ambtenarenzaken (CCGOA). De aanduiding centraal georganiseerd overleg was enigszins misleidend, omdat er in formele zin geen overlegsituatie was, waarin de rechtstoestand van alle ambtenaren aan de orde kwam. In de praktijk echter waren de hoofdlijnen van het arbeidsvoorwaardenbeleid, waarover met de CCGOA werd overlegd in hoge mate bepalend voor de rechtstoestand van alle ambtenaren bij het Rijk en de lagere overheden. Dit was vooral te danken aan de interne coördinatie tussen de diverse overheidswerkgevers.

Het centraal georganiseerd overleg vormde dus de basis voor de vaststelling van de arbeidsvoorwaarden van de rijksambtenaar. De bepalingen omtrent de vorm van het overleg en de samenstelling van de centrale commissie waren en zijn nog steeds vastgelegd in het Algemeen Rijksambtenarenreglement.

De opvattingen over de inhoud van het overleg liepen nogal eens uiteen. Gedurende het interbellum ging men er nog vanuit dat er alleen over de rechtspositie van de ambtenaar moest worden gesproken. In de loop der jaren is de overlegthematiek geleidelijk aan uitgebreid en werd het gehele personeelsbeleid bij de overheid punt van overleg. Vanaf het einde van de jaren tachtig verkende men de mogelijkheden om het overleg verder te decentraliseren. Men wilde het terugbrengen tot het zogenaamde sectoraal overleg. In 1993 was er uiteindelijk sprake van een volwaardig sectoroverleg en werd de CCGOA ontbonden. Vanaf dat moment wordt er gesproken van de sectorcommissie bestaande voor de sectoren Rijk, Defensie, Onderwijs en Wetenschappen, politie, rechterlijke macht, gemeenten, provincies en waterschappen.

In de tweede plaats is er het overleg in de bijzondere commissie. De bijzondere commissie kan worden ingesteld voor ambtenaren werkzaam bij één of meer diensten, bedrijven of instellingen, met voor deze ambtenaren geldende bijzondere dienstvoorwaarden. Afhankelijk van de situatie kunnen er dus meerdere bijzondere commissies binnen één departement aanwezig zijn. In veel gevallen wordt de bijzondere commissie per dienstonderdeel ingesteld.

De taak van de bijzondere commissie spitst zich toe op de groep van ambtenaren die zij vertegenwoordigd. In eerste instantie brengt de bijzondere commissie adviezen uit aan zowel de Minister als aan de CCGOA en vanaf 1993 met de SOR. Met name naar deze laatste speelde zij een belangrijke ondersteunende rol. Sinds 1956 beperkte de adviesrol zich tot het centraal georganiseerd overleg.

Door de komst van de ondernemingsraden bij de rijksoverheid in 1995 is de bijzondere commissie nogal onder druk komen te staan. Door de uitgebreide bevoegdheden van de ondernemingsraad is er in de praktijk een overlapping van de werkzaamheden opgetreden. De taakverdeling tussen beide organen is dan ook niet meer geheel duidelijk.

Medezeggenschap is de derde overlegvorm. In het Algemeen Rijksambtenarenreglement is in 1929 de mogelijkheid tot instelling van dienstcommissies opgenomen. In eerste instantie had de dienstcommissie de taak om de bijzondere commissie te adviseren. Zij stond dichter bij de werkvloer en kende de problemen en de opvattingen van het personeel. Tot 1982 moesten de leden van de dienstcommissie afkomstig zijn uit één van de tot het centraal georganiseerd overleg toegelaten vakorganisaties. Het overleg van de dienstcommissie werd door velen als te beperkt ervaren. Dit gold zowel voor de nauwe verbondenheid met de vakorganisaties, waardoor er van een ware personeelsafspiegeling geen sprake was, als voor het nagenoeg ontbreken van bevoegdheden in het overleg met het diensthoofd. Met de Wet op de ondernemingsraden als grote voorbeeld, zocht men in de jaren tachtig naar aansluiting bij het medezeggenschapsstelsel in de particuliere sector. Het bestaande stelsel kwam op de helling te staan. Zo ontstond er een dienstcommissie waarvan de leden op basis van passief en actiefkiesrecht gekozen werden.

Gedurende de jaren negentig onderzocht men of een verdere koppeling van de medezeggenschapsstructuur aan de Wet op de ondernemingsraden (WOR) mogelijk was. In 1995 werd tenslotte de WOR van toepassing verklaard voor de (rijks)overheid.

Tenslotte is er het werkoverleg, staande op de onderste sport van de overlegladder, maar zeker niet onbelangrijk. In de loop der jaren is men bij de overheid de waarde van het werkoverleg steeds meer gaan inzien. In het werkoverleg krijgt de individuele werknemer/ambtenaar de gelegenheid om mee te praten over zaken, die hem direct aangaan. Het houdt hem betrokken. Voor het werkoverleg bestaan slechts richtlijnen. Het is niet wettelijk vastgelegd.

Misschien ten overvloede moet hier nog eens benadrukt worden dat dit BSD zich uitsluitend richt op de overlegstructuren van de (Rijks)overheid. De resultaten voortkomend uit het overleg komen hier niet aan de orde.

Afbakening van het beleidsterrein

Het deelbeleidsterrein Arbeidsverhoudingen handelt over de relatie werkgever–werknemer bij de overheid. Dit BSD gaat hoofdzakelijk in op de arbeidsverhoudingen van het burgerlijk rijksoverheidspersoneel. Daar buiten vallen de politie, het onderwijzend personeel, de rechterlijke macht en het militair personeel. Voor deze laatste groepen worden afzonderlijke regelingen getroffen. De arbeidsvoorwaarden van deze groepen zijn vastgesteld in een sector-eigen arbeidsreglement. De arbeidsverhoudingen van deze ambtenarengroepen zijn dan ook niet in dit BSD opgenomen. Dit is ook het geval voor de lagere overheden, dat zijn de gemeenten, de provincies en de waterschappen. Alleen de rol van de centrale overheid ten opzichte van de arbeidsvoorwaardenvorming bij de lagere overheden komt aan de orde.

Bepaalde aspecten van het beleid voor de arbeidsverhoudingen zijn echter geldig voor alle groepen van overheidspersoneel, te denken valt aan het stakingsrecht of de medezeggenschap. Deze algemene aspecten zijn in principe voor alle groepen in dit BSD meegenomen.

Totstandkoming BSD

Het onderliggende BSD is gebaseerd op het RIO Overheidspersoneel: Arbeidsverhoudingen. Een rapport institutioneel onderzoek op het deelbeleidsterrein Arbeidsverhoudingen bij het overheidspersoneel in de periode 1945–1995 (1997).

In juli–augustus 2000 is het ontwerp-BSD door de Ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Defensie, Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, Verkeer en Waterstaat, Financiën, Justitie, Algemene Zaken, Economische Zaken en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het ontwerp-BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 13 september 2000 lag het ontwerp-BSD gedurende acht weken ter publieke inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de universiteiten, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant nr. 177 van 13 september 2000.

Tijdens het driehoeksoverleg was, op voordracht van de Archiefcommissie van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, ook een deskundige op het beleidsterrein aanwezig. Van andere (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

In de vergadering van de Bijzondere Commissie Archieven van de RvC van 21 november 2000 is het ontwerp-BSD behandeld, waarbij ook het verslag van het driehoeksoverleg bij de voorbereiding van het advies is meegenomen.

Op 8 februari 2001 bracht de RvC advies uit (kenmerk arc-2000.2116/2), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijzigingen in het BSD.

Daarop is het BSD vastgesteld in de Staatscourant nr. 200 van 16 oktober 2001.

De Minister van Buitenlandse Zaken heeft echter, ondanks deelname aan het driehoeksoverleg, het BSD Arbeidsverhoudingen in 2001 niet vastgesteld. Daarom wordt deze selectielijst voor de actoren de Minister van Buitenlandse Zaken, (de Minister van Buitenlandse Zaken als) vakMinister, de Bijzondere Commissie, de Dienstcommissie en de Ondernemingsraad alsnog voorgelegd ter vaststelling.

Aangezien het BSD Arbeidsverhoudingen al eerder uitvoerig is besproken voor zowel de primaire zorgdrager (BZK) als de secundaire zorgdragers (handelingen vakMinister), is in samenspraak met het NA besloten tot een versnelde vaststellingsprocedure. Voor meer informatie over de doelstellingen van de overheid of de actoren op dit beleidsterrein kan het bovengenoemde RIO worden geraadpleegd.

De vaststelling van het BSD P-Direct heeft geen aanleiding gegeven tot het intrekken van handelingen in dit BSD.

Selectiedoelstelling

In de productbeschrijving BSD van maart 2004 is de selectiedoelstelling van het Nationaal Archief als volgt verwoord. ‘De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

Selectiecriteria

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en het Nationaal Archief.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Algemene selectiecriteria

HANDELINGEN DIE WORDEN GEWAARDEERD MET B (Bewaren)

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de Ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, in overleg met het NA, beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt aangesloten bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7). In dit BSD is geen aanvullend selectiecriterium toegekend.

Actoren

Actoren onder de zorg van de Minister van Buitenlandse Zaken

– Minister van Buitenlandse Zaken als vakMinister

– Bijzondere Commissie

– Dienstcommissie

– Ondernemingsraad

Minister van Buitenlandse Zaken als vakMinister

Elke Minister treedt op zijn eigen Ministerie op als de directe werkgever van het aldaar werkzame personeel. In die hoedanigheid wordt hij in dit BSD ‘vakMinister’ genoemd. De vakMinister is verantwoordelijk voor de uitvoering van de regelingen ten aanzien van de arbeidsvoorwaarden, de medezeggenschap en het werkoverleg binnen zijn/haar Ministerie of daaraan gelieerde diensten.

Bijzondere Commissie

Ingesteld bij Koninklijk Besluit van 20 december 1919 (Stb. 1919/819). De taken zijn vastgelegd in het Algemeen Rijksambtenarenreglement. Bijzondere Commissies kunnen worden ingesteld voor ambtenaren werkzaam bij één of meer diensten, bedrijven of instellingen, met voor deze ambtenaren geldende bijzondere dienstvoorwaarden. De Minister moet oordelen of het aantal ambtenaren voldoende is om de oprichting van een bijzondere commissie te wettigen. De bijzondere commissie houdt zich bezig met onderwerpen die buiten het centraal georganiseerd overleg en later het sectoroverleg rijkspersoneel vallen en specifiek betrekking hebben op het personeel van het desbetreffende Ministerie. In afzonderlijke gevallen, wanneer de bijzondere dienstvoorwaarden van groepen ambtenaren dermate afwijken, kunnen er nog andere bijzondere commissies door de Minister worden ingesteld. Zo kunnen er binnen één Ministerie meerdere bijzondere commissies actief zijn. De bijzondere commissie adviseert aan de CCGOA/SOR.

Dienstcommissies (1931–1995)

Op grond van artikel 122 van het ARAR kon de Minister per diensteenheid een dienstcommissie instellen. De dienstcommissie behandelde aangelegenheden die haar door de voorzitter ter bespreking worden voorgelegd. Tot de jaren tachtig bestond de dienstcommissie uitsluitend uit leden van de vakcentrales die tot het centraal georganiseerd overleg waren toegelaten. De rol van de dienstcommissie beperkte zich in die jaren hoofdzakelijk tot advisering van een bijzondere commissie. Van daadwerkelijke medezeggenschap was geen sprake.

In 1982 werd de dienstcommissie gemodelleerd naar de Wet op de ondernemingsraden: de instelling van de dienstcommissie werd verplicht gesteld; de samenstelling van de commissie vond voortaan plaats op basis van actief en passief kiesrecht; de dienstcommissie verkreeg het adviesrecht, het informatierecht alsmede een aantal andere bevoegdheden welke waren overgenomen van de Wet op de ondernemingsraden.

In 1995 werden de dienstcommissies vervangen door ondernemingsraden.

Ondernemingsraad (1995–)

Sinds 1995 is de medezeggenschap van het overheidspersoneel geregeld in de Wet op de ondernemingsraden (Stb. 1995, 231). De ondernemingsraad heeft een tweeledige taak: het voeren van overleg met de ondernemingsleiding en het vertegenwoordigen van het personeel. De OR bestaat uit leden die door de in de onderneming werkzame personen rechtstreeks uit hun midden wordt gekozen.

Ter uitvoering van haar werkzaamheden beschikt de OR over de volgende rechten en bevoegdheden:

– adviesrecht;

– instemmingsrecht;

– recht op informatie;

– recht van initiatief;

– advies bij benoeming en ontslag van bestuurder.

Vaststellingsprocedure

Op 19 juni 2007 is het ontwerp-BSD door het Project Wegwerken Archiefachterstanden namens de Minister van Buitenlandse Zaken aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 augustus 2007 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief evenals op de website van het Ministerie van OCW, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 25 september 2007 bracht de RvC advies uit [aca-2007.03991/4], hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 3 oktober 2007 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Buitenlandse Zaken vastgesteld [C/S&S/07/2471].

Leeswijzer

De selectielijst is primair ingedeeld naar actoren. De secundaire indeling is de volgorde van de handelingen.

Handelingenblokken

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

(nummer): Het nummer van het handelingenblok.

Handeling: Een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: Hier worden de jaren weergegeven waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: Dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Product: Dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: Hier worden eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weergegeven.

Waardering: Hier wordt aangegeven of de neerslag van een handeling bewaard moet worden of dat deze op termijn vernietigd kan worden.

De ‘B’ staat voor bewaren, ofwel: het na afloop van de overbrengingstermijn krachtens de Archiefwet 1995 overdragen aan het Nationaal Archief. De ‘V’ staat voor vernietigen na afloop van de aangegeven termijn. Achter de ‘B’ of ‘V’ is aangegeven welk selectiecriterium, zoals geformuleerd in de inleiding, is toegepast.

Selectielijsten

Actoren onder de zorg van de Minister van Buitenlandse Zaken

Actor: VakMinister

1 Bijzondere Commissie

(102.)

Handeling: Het instellen van een bijzondere commissie

Periode: 1945–

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 113

Waardering: B (4)

(106.)

Handeling: Het aanwijzen van de voorzitter, de onder-voorzitter, de secretaris, de adjunct-secretaris, de leden en de plaatsvervangende leden van de bijzondere commissie

Periode: 1945–

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248; art. 115.1, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 114a2 en 114b, gewijzigd bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 118a.1

Waardering: V 5 jaar na beëindiging lidmaatschap

(107.)

Handeling: Het aanwijzen van vertegenwoordigers in een bijzondere commissie

Periode: 1956–

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 114.1

Waardering: V 5 jaar na afloop aanwijzing

(109.)

Handeling: Het (kunnen) wraken van leden van de bijzondere commissie voor georganiseerd overleg

Periode: 1945–

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 116.2, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 115.2

Waardering: V 5 jaar

(112.)

Handeling: Het voeren van overleg met de bijzondere commissie

Periode: (1945) 1956–

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, aart. 116 en 122, gewijzigd bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 113 en 121

Waardering: B (1)

2 Medezeggenschap

(138.)

Handeling: Het inrichten van de medezeggenschapsstructuur van het Ministerie en de daaronder ressorterende diensten

Periode: 1945–

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb.1931/248, art. 122, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331 art. 124 en bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 123

Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 2-5a en 33

Waardering: B (4)

(140.)

Handeling: Het stellen van regels ten aanzien van de samenstelling en werkwijze van de dienstcommissie

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art. 129b.2 en 3

Waardering: V 5 jaar na vervanging

(141.)

Handeling: Het instellen van dienstcommissies / ondernemingsraden voor bepaalde dienstvakken of dienstonderdelen

Periode: 1945–

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb.1931/248, art. 113.1, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 124 en bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 123

Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 2-5a en 33

Waardering: V 5 jaar na vervallen van het besluit

(143.)

Handeling: Het machtigen van organisaties, welke bevoegd zijn om leden of plaatsvervangende leden voor te dragen voor de dienstcommissie

Periode: 1945–1956

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 122

Opmerking: De organisaties hier bedoeld, zijn de vakcentrales voor overheidspersoneel.

De voor te dragen leden moeten behoren tot de ambtenaren waarvoor de commissie is ingesteld.

Waardering: B (4)

(145.)

Handeling: Het controleren van voorwaarden waaraan de organisaties die bevoegd zijn om leden voor de dienstcommissies aan te wijzen moeten voldoen

Periode: 1945–1982

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 125, en zoals gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 129

Opmerking: Tot de te controleren voorwaarden behoort o.a. een jaarlijkse opgave van het aantal leden behorende tot de bij de dienstcommissie betrokken ambtenaren.

Waardering: V 5 jaar

(146.)

Handeling: Het aanwijzen van ambtenaren die gerechtigd zijn aan de vergaderingen van de dienstcommissie deel te nemen

Periode: 1945–1982

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 123.3, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 125 en bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 126.1

Waardering: V 5 jaar na afloop aanwijzing

(147.)

Handeling: Het (kunnen) wraken of uitsluiten van leden van de dienstcommissie / ondernemingsraad welke behoren tot de vertegenwoordiging van het personeel

Periode: 1956–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 128.3, gewijzigd bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 124.3 en bij besluit van 13 september 1982, Stb. 1982/526, art. 124f

Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 13

Opmerking: Sinds de inwerkingtreding van de Wet op de ondernemingsraden in 1995 kan alleen via de rechter een lid van deelname worden uitgesloten en alleen wanneer hij aantoonbaar het overleg tussen bestuurder en OR belemmert.

Waardering: V 5 jaar

(148.)

Handeling: Het aanwijzen van de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de dienstcommissie

Periode: 1945–1982

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 123.1, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 126 en bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526

Opmerking: Vanaf 1982 kiest de dienstcommissie zelf zijn voorzitter

Waardering: V 5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap

(150.)

Handeling: Het aanwijzen of benoemen van de secretaris en de adjunct-secretaris van de dienstcommissie

Periode: 1956–1982

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 127, gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526

Waardering: V 5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap

(151.)

Handeling: Het (in overleg) vastellen van de procedure voor overleg met de dienstcommissie / ondernemingsraad

Periode: 1945–

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 126 en 127, gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb. 1982/ 526, art. 127a

Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 23a

Opmerking: Het betreft hier het overleg tussen de bestuurder of de door deze bevoegd verklaarde functionaris met de dienstcommissie / ondernemingsraad.

In 1982 zijn deze bepalingen verder uitgebouwd. De bepalingen gelden onder meer voor:

– Het voorzitterschap van overlegvergaderingen;

– Het uitnodigen van deskundigen voor de overlegvergaderingen door het diensthoofd;

– Het maken van afspraken over de vergaderfrequentie, de agenda, de verslaglegging, de wijze van schorsing van de vergadering ten behoeve van afzonderlijk beraad

Waardering: V 5 jaar na vervanging

(152.)

Handeling: Het beslissen in geschillen tussen het diensthoofd en de dienstcommissie inzake de wijze van overleg

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art. 127a.3

Opmerking: De Minister beslist niet dan nadat hij het College van Advies heeft gehoord.

Waardering: V 5 jaar

(153.)

Handeling: Het organiseren van verkiezingen voor de dienstcommissie

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art. 124a-124c

Waardering: V 3 jaar

(155.)

Handeling: Het goedkeuren van het reglement van een dienstcommissie

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb. 1982/526, art. 125.3

Waardering: V 5 jaar na vervanging

(158.)

Handeling: Het vaststellen van regels voor vergaderfaciliteiten en andere voorzieningen voor leden van de dienstcommissie / ondernemingsraad

Periode: 1982–

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art.126b-126d

Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 17, 18 en 22

Opmerking: De faciliteiten bestaan onder meer uit regelingen voor reis- en verblijfskosten, vrijstelling van werkzaamheden, vergaderen binnen de normale werktijd, het verlenen van buitengewoon verlof voor scholing en vorming.

Waardering: V 5 jaar na vervanging

(159.)

Handeling: Het beslissen op bezwaren van diensthoofden inzake de faciliteiten enz. voor leden van de dienstcommissie / ondernemingsraad

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art. 136.4, 126b.5 en 6, art. 126.c, 126e en 126f

Opmerking: De Minister beslist niet dan nadat hij het College van Advies heeft geraadpleegd.

Waardering: V 5 jaar

(163.)

Handeling: Het betalen van een heffing voor de scholing en vorming van ondernemingsraadsleden

Periode: 1996–

Grondslag: Besluit heffing scholing en vorming OR-leden bij de overheid 1996–1997, Stb. 1996/160, art. 2 en 6

Besluit heffing scholing en vorming ondernemingsraadsleden bij de overheid, Stb. 1997/319, art. 2 en 4

Waardering: V 5 jaar

(166.)

Handeling: Het toekennen van bijzondere bevoegdheden aan de ondernemingsraad

Periode: 1995–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, zoals gewijzigd 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 32

Waardering: B (1)

(167.)

Handeling: Het voeren van overleg met de dienstcommissie / ondernemingsraad

Periode: 1945–

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 123, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 126, gewijzigd bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475 art. 123, 126 en 128 en bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art. 127 en 127c

Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, zoals gewijzigd 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 23 en 24

Waardering: V 5 jaar

(168.)

Handeling: Het vaststellen van de onderwerpen die door de dienstcommissie / ondernemingsraad mogen worden behandeld

Periode: 1945–

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248 art. 126, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 129a, bij besluit van 26 september 1968, Stb 1968/475, art. 123, en bij besluit van 13 septemebr 1982, Stb. 1982/526, art. 129a

Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, zoals gewijzigd 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 23a.4

Opmerking: In eerste instantie werden de onderwerpen door de voorzitter aangedragen.

In 1956 is er sprake van onderwerpen die in algemene zin van belang zijn voor de uitvoering van de rechtspositieregelingen ten aanzien van de ambtenaren voor wie de dienstcommissie is ingesteld, alsmede onderwerpen betreffende de technische en economische dienstuitvoering.

Voor zover de behandeling van onderwerpen niet aan de centrale commissie of – indien aanwezig – aan de bijzondere commissie van overleg voor het betreffende onderdeel is voorbehouden mag de dienstcommissie ook onderwerpen die nauw verband houden met de algemene sociale omstandigheden van het personeel in behandeling nemen. Daartoe behoren:

– de invoering en het gebruik in de burgerlijke Rijksdienst van systemen van functiebeschrijving, werkclassificatie en personeelsbeoordeling;

– de grondslagen van de rangsbevordering binnen de vastgestelde formaties;

– de vakopleiding en de ambtelijke vorming van het burgerlijk Rijkspersoneel;

– de medische en sociale zorg voor het burgerlijk Rijkspersoneel.

Voorts is elk lid bevoegd om bepaalde tot de taak van de commissie behorende onderwerpen ter plaatsing op de agenda op te geven.

Waardering: B (1)

(172.)

Handeling: Het beslissen in adviesplichtige zaken waarin het diensthoofd en de dienstcommissie niet tot overeenstemming zijn gekomen

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art. 127f.4-6

Opmerking: De kwestie wordt pas aan de Minister voorgelegd nadat hernieuwd overleg heeft plaatsgevonden over het desbetreffende onderwerp. De Minister beslist niet eerder dan nadat hij het College van Advies heeft gehoord.

Waardering: V 5 jaar

(173.)

Handeling: Het instellen van een groepsondernemingsraad

Periode: 1995–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, zoals gewijzigd 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 33

Opmerking: De regeling van een overkoepelende ondernemingsraad vloeit voort uit de WOR, waarin voor het bedrijfsleven gesproken wordt van een centrale ondernemingsraad.

In de overheidssector spreekt men van centrale groepsondernemingsraad of departementale ondernemingsraad.

Waardering: B (4)

(174.)

Handeling: Het stellen van regels inzake de samenstelling en werkwijze van de groepsondernemingsraad

Periode: 1995–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, zoals gewijzigd 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 34

Opmerking: De regeling van een overkoepelende ondernemingsraad vloeit voort uit de WOR, waarin voor het bedrijfsleven gesproken wordt van een centrale ondernemingsraad.

In de overheidssector spreekt men van centrale groepsondernemingsraad of departementale ondernemingsraad.

Waardering: V 5 jaar na vervanging

(175.)

Handeling: Het voeren van overleg met de groepsondernemingsraad

Periode: 1995–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, zoals gewijzigd 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 35

Waardering: B (5)

3 Werkoverleg

(190.)

Handeling: Het voeren van werkoverleg

Periode: 1945–

Waardering: V 5 jaar

Actor: Bijzondere commissie

(103.)

Handeling: Het op aanvraag of uit eigen beweging adviseren van de Minister ten aanzien van onderwerpen, welke de bijzondere arbeids- en dienstvoorwaarden van de betrokken ambtenaren raken

Periode: 1945–1956

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931, 248, art. 114.1, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 119

Waardering: B (1)

(104.)

Handeling: Het adviseren van de Centrale Commissie voor Georganiseerd Overleg in Ambtenarenzaken over alle onderwerpen die deze de bijzondere commissie voorlegt

Periode: 1945–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 115, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 117 en 119; gewijzigd bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 118a

Waardering: B (1)

(108.)

Handeling: Het bij de behandeling van bepaalde aangelegenheden (kunnen) uitnodigen van andere personen.

Periode: 1945–1956

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 115.3

Waardering: V 5 jaar

(144.)

Handeling: Het vaststellen van het aantal leden en plaatsvervangende leden van een dienstcommissie dat door een vakorganisatie kan worden aangewezen

Periode: 1956–1982

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 125.2, gewijzigd bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 124.2

Waardering: V 5 jaar

Actor: Dienstcommissie

(149.)

Handeling: Het kiezen van een voorzitter, vice-voorzitter en secretaris

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art. 124d

Waardering: V 5 jaar na nieuwe verkiezingen

(154.)

Handeling: Het vaststellen van een reglement waarin de werkwijze van de dienstcommissie wordt geregeld

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb. 1982/526, art. 125

Opmerking: Dit reglement bevat in ieder geval voorschriften omtrent:

– de gevallen waarin de dienstcommissie ten behoeve van de uitvoering van zijn taak bijeenkomt;

– de wijze van bijeenroeping van de dienstcommissie;

– het aantal leden dat aanwezig moet zijn om een vergadering te kunnen houden;

– de uitoefening van het stemrecht in de vergaderingen;

– de voorziening in het secretariaat;

– het opmaken en het bekend maken van de agenda;

– het opmaken en bekend maken van de verslagen van de vergaderingen.

Waardering: V 5 jaar na vervanging

(156.)

Handeling: Het (kunnen) uitnodigen van deskundigen tot het verstrekken van adviezen inzake bepaalde te behandelen thema’s

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248 art. 123.4, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 125.5, bij besluit van26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 126

Waardering: V 3 jaar

(157.)

Handeling: Het opstellen van een jaarverslag van de werkzaamheden van de dienstcommissie

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, zoals gewijzigd bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art. 126a

Waardering: B (3)

(169.)

Handeling: Het adviseren van de bijzondere commissie of de centrale commissie voor georganiseerd overleg in ambtenarenzaken

Periode: 1956–1982

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248 zoals gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/ 331, art. 129b, bij besluit van 26 september 1968, Stb 1968/475, art. 128a en bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526

Opmerking: De voorzitter van de dienstcommissie brengt schriftelijk advies uit aan de bijzondere commissie, dan wel aan de Centrale Commissie voor Georganiseerd Overleg in Ambtenarenzaken.

Waardering: B (1)

(170.)

Handeling: Het adviseren van de bestuurder (diensthoofd)

Periode: 1982–1995

Grondslag: ARAR, 12 juni 1931, Stb. 1931/248, art. 126, gewijzigd bij besluit van 4 juni 1956, Stb. 1956/331, art. 129a en 129c, bij besluit van 26 september 1968, Stb. 1968/475, art. 123.2 en .3, 129a en 129c en bij besluit van 13 september 1982, Stb 1982/526, art. 127d en 128a

Product adviezen, verslagen van (overleg)vergaderingen

Waardering: V 5 jaar

Actor: Ondernemingsraad

(170.)

Handeling: Het adviseren van de bestuurder (diensthoofd)

Periode: 1995–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 23-25, 30

Product adviezen, verslagen van (overleg)vergaderingen

Waardering: V 5 jaar

(171.)

Handeling: Het uitoefenen van het instemmingsrecht

Periode: 1995–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 27

Waardering: V 5 jaar.