Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Gewasbescherming [...] 1953 (College voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen )

Geldend van 26-07-2007 t/m heden

Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Gewasbescherming vanaf 1953 (College voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 28 juni 2007, nr. arc-2007.03942/1;

Besluit:

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 4 juli 2007

De

Minister

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
namens deze:
de

Algemene Rijksarchivaris

,

M.W. van Boven

Basisselectiedocument (bsd)

instrument voor de selectie – ter vernietiging dan wel blijvende bewaring – van de administratieve neerslag van COLLEGE VOOR DE TOELATING VAN BESTRIJDINGSMIDDELEN (CTB) vanaf 1953

Versie: concept 4

Wageningen, 9 juli 2007

Ed van der Wal (CTB)

Inleiding

Algemeen

Het College voor de toelating van bestrijdingsmiddelen (CTB), gevestigd in Wageningen, is een publiekrechtelijk Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) met eigen rechtspersoonlijkheid. Dit betekent dat het CTB zelf zorgdrager is en krachtens de Archiefwet 1995 zelf een selectielijst moet opstellen, die niet alleen de documenten en dossiers voortkomend uit de primaire processen bestrijkt maar ook het archief dat de bedrijfsvoeringstaken documenteert.

Het voorliggende document vormt een Basisselectiedocument (BSD), gebaseerd op basis van het Documentair Structuurplan (DSP) opgenomen gegevens. Deze gegevens betreffen het handelen van de archiefvormende organisatie in heden en verleden voorzover gedocumenteerd in de bij de organisatie aanwezige neerslag. Anders dan bij de Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijn (PIVOT)-benadering wordt niet eerst een (tijdrovend en soms theoretisch en nauwelijks bij de archiefpraktijk aansluitend) Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) opgesteld, maar wordt het uitgangspunt genomen in de organisatie zelf en de daar aanwezige archieven. Het BSD neemt zowel de actuele als de niet meer actuele handelingen op en periodiseert deze, voorzover er neerslag van aanwezig is in de archieven van de organisatie, zodat er voor alle zich in de organisatie bevindende archiefbescheiden een wettelijke grondslag is voor vernietiging dan wel blijvende bewaring.

Om het handelen van de organisatie in een bredere context te kunnen plaatsen, bevat het BSD een omschrijving van de archiefvormende organisatie en de Documentaire informatie voorziening (DIV)-structuur daarvan, en op hoofdlijnen de belangrijkste (institutionele) ontwikkelingen.

Indeling

Dit BSD begint met een toelichting op het BSD als selectie-instrument. Daarna volgt een paragraaf die de voor het BSD toegepaste selectiecriteria duidt en uitlegt. Na deze instrumentele uitleg wordt een contextbeschrijving gegeven, zoals in de vorige paragraaf aangegeven. De eigenlijke selectielijst van de organisatie sluit dit BSD af; hiervoor is gebruikgemaakt van het in de PIVOT-methodiek ontwikkelde handelingsblok-format.

1. Verantwoording

1.1 Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet slechts papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht de drager – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief in Den Haag. Het Nationaal Archief is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van Onderwijs, cultuur en wetenschappen (OCW) en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

  • de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

  • de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

  • de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

  • het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek.

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn:

  • een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan;

  • een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan; en

  • (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Vaststellingsprocedure

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de Minister van OCW) en de betrokken zorgdrager(s).

Geldigheidsduur

Wat betreft de geldigheidsduur van de selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst. Elke selectielijst wordt na advies van de Raad voor Cultuur vastgesteld door de Minister van OCW en de minister wie het mede aangaat. De vastgestelde lijsten worden in de Staatscourant gepubliceerd.

1.2 Opzet en werking van het Basisselectiedocument

BSD – oorspronkelijke opzet

Een BSD is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten, namelijk een selectielijst voor elk van de actoren op het desbetreffende beleidsterrein. Er worden geen handelingen van particuliere actoren in opgenomen.

Een BSD wordt in de oorspronkelijke opzet opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In een RIO wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken actoren op dat beleidsterrein. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag ervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen, dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s.

BSD – ontwikkelingen

In de loop van de tijd heeft het instrument BSD echter ook steeds meer een organisatiespecifieke toepassing gekregen. De voor de ‘beleidsterreinbenadering’ benodigde coördinatie en middelen waren niet altijd aanwezig. Met name veel ZBO’s, die zelf zorgdrager zijn, hebben hun eigen BSD’s opgesteld (ook al vallen hun werkzaamheden onder reeds beschreven beleidsterrein-RIO’s).

In een aantal gevallen is daarbij meteen een ‘institutioneel deel’ opgenomen, maar dan dus niet als afzonderlijk rapport, maar als integraal onderdeel van het BSD. Het blijft immers noodzakelijk om de belangrijkste (institutionele) ontwikkelingen te vermelden.

Dit BSD sluit aan op deze trend en is door de verbinding met het DSP nog meer toegespitst op de praktijk en de werkelijk aanwezige archiefbescheiden.

Daar waar een organisatie een eigen selectielijst heeft opgesteld, zijn in veel gevallen (zoals bij de publiekrechtelijke ZBO’s) ook de belangrijkste zgn. bedrijfsvoeringshandelingen opgenomen.

Selectieniveau

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

1.3 Functies van het BSD

Het BSD heeft de volgende functies:

  • de selectielijsten in het BSD bieden de grondslag voor de vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden waarvoor een zorgdrager verantwoordelijk is (Archiefwet 1995, art. 5, lid 1);

  • voor de zorgdrager is het BSD van belang voor de bedrijfsvoering als mogelijke basis voor archiefordening volgens bedrijfsprocessen;

  • voor de zorgdrager dient het BSD als verantwoording tegenover de recht- en bewijszoekende burger, die de mogelijkheid heeft tijdens de ter inzage legging invloed uit te oefenen op het bewaar- en vernietigingsbeleid (Archiefbesluit 1995, art. 2, lid 1, onder d).

  • voor de Minister belast met het cultuurbeleid (vertegenwoordigd door de Algemeen Rijksarchivaris) is het BSD de verantwoording inzake het bewaar- en vernietigingsbeleid vanuit cultureel-historisch belang (Archiefbesluit 1995, art. 2, lid 1, onder c).

  • voor de Nationaal Archief is het BSD (tezamen met het RIO) het uitgangspunt voor de Institutionele Toegangen.

1.4 Selectiedoelstelling en -criteria

1.4.1 Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Tijdens de behandeling van de ontwerp-Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer verwoordde de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC) op 13 april 1994 deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voorzover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven’.

1.4.2 Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek of een andere contextbeschrijving in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

Overigens verlangt artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 276) dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd:

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Om de selectiedoelstelling te bereiken, worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de algemene selectiecriteria, zoals deze op de volgende pagina staan vermeld.

Algemeen selectiecriterium

Toelichting

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoordingvan beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd. Daar de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in dit BSD de mogelijkheid om specifieke selectiecriteria te formuleren niet benut.

De archiefbescheiden die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen, worden gewaardeerd met een V (= op termijn te vernietigen). In het algemeen geldt dat deze bewaartermijn ingaat op het moment dat het desbetreffende dossier is gesloten. In de meeste gevallen wordt dit in de selectielijst niet nog eens aangegeven. In bepaalde gevallen is het echter noodzakelijk om wel een expliciete nadere aanduiding te geven.

1.5 Afbakening en actoren

1.5.1 Tijd

Toelatingswerkzaamheden werden al vanaf begin jaren ’50 uitgevoerd. Dit gebeurde eerst door ambtelijke commissies, eerst de Bestrijdingsmiddelencommissie / Werkgroep voor Fytofarmacie, vanaf 1964 de Commissie voor Fytofarmacie, sinds 1982 opererend onder de naam Commissie voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen (CTB).

Het CTB als College bestaat sinds 1993. In 2000 werd het verzelfstandigd.

Bij de verzelfstandiging is bepaald dat alle archiefmateriaal dat nog niet was overgebracht naar een archiefbewaarplaats, mee zou gaan met de verzelfstandigde organisatie. Feitelijk is het archief in zijn geheel meegenomen. Met name van de toelatingshandelingen is de documentaire neerslag overgegaan. Van de bedrijfsvoeringsprocessen is slechts een deel bij het CTB terug te vinden.

In overleg met het CTB is besloten om zowel voor de primaire processen als voor de bedrijfsvoeringsprocessen in principe een ruime periodisering aan te houden. In veel gevallen zal dat zijn vanaf 1953 (oudste aanwezige werkgroepverslagen), 1964 (startjaar Commissie Fytofarmacie) of 1993 (startjaar College). Daar waar evident sprake is van een latere aanvang van de handeling, wordt een recenter jaar opgevoerd. Bij het vaststellen van het aanvangsjaar is ook gekeken naar wat – voorzover bekend – aan materiaal in de archieven van het CTB aanwezig is.

Mede gelet op de gebrekkige inventarisatie en ontsluiting is een ‘zekere’ periodisering aangehouden, zodat voor alle materiaal dat nog wordt aangetroffen straks een vernietigings- danwel bewaargrondslag aanwezig is. Dit geldt met name voor de bedrijfsvoeringsdocumenten. Van de primaire processen is in ieder geval materiaal vanaf 1953 in de organisatie aanwezig.

Het bovenstaande betekent dat als actor in de handelingenlijst niet alleen het CTB in zijn huidige vorm, maar ook de voorgangers daarvan zijn inbegrepen.

1.5.2 Andere BSD’s

Als publiekrechtelijk ZBO met eigen rechtspersoonlijkheid, dient het CTB zelf een selectielijst op te stellen, voor de neerslag van al het handelen. Bij het bepalen van termijnen is mede gekeken naar enkele ‘horizontale’ BSD’s voor de bedrijfsvoeringshandelingen. Ten aanzien van het primaire handelen van het CTB is er in het verleden door het ministerie van Landbouw, natuur en voedselkwaliteit (LNV) een aantal handelingen opgenomen in het RIO Gewasbescherming. Deze zijn wel geraadpleegd, maar niet rechtstreeks overgenomen in de voorliggende selectielijst. (De voorliggende selectielijst vervangt de eventuele in een ander BSD vastgestelde CTB-handelingen.)

1.6 Gebruikte afkortingen

ABS: Aanvraag en Behandelingssysteem

ARAR: Algemeen ambtenarenreglement

Awb: Algemene wet bestuursrecht

B: Bewaren

BHV: Bedrijfshulpverlening

BJZ: Bestuurlijke en juridische zaken

BSD: Basis selectie document

CTB: College voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen

DG: directeur-generaal

DIV: Documentaire informatie voorziening

DSP: Documentair structuurplan

EEG: Europese Economische gemeenschap

EU: Europese Unie

HTB: Handboek Toelating Bestrijdingsmiddelen

I&A: Informatisering en Automatisering

IT: Informatie technologie

LNS: Landbouw nieuwe stoffen

LNV: (ministerie van) Landbouw, natuur en voedselkwaliteit

NL: Nederland(s)

OCW: (ministerie van) Onderwijs, cultuur en wetenschappen

PD: Plantenziektenkundige Dienst

PIOFAH: personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering, huisvesting en overige facilitaire zaken

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijn

RAD: Rijksarchiefdienst

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

RUB: Regeling uitzondering bestrijdingsmiddelen

SZW: (ministerie van) Sociale zaken en werkgelegenheid

V: Vernietigen

VIR: Voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst

VROM: (ministerie van) Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer

VWS: (ministerie van) Volksgezondheid, Welzijn en Sport

WOB: Wet openbaarheid van bestuur

WVC: (ministerie van) Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

ZBO: Zelfstandig bestuursorgaan

2. De archiefvormende organisatie: het CTB

Aangezien een Documentair Structuurplan de informatiehuishouding van een organisatie beschrijft, en dit DSP is gebruikt voor het opstellen van het BSD, is het verstandig om in grote lijnen te weten hoe de organisatie is opgebouwd en wat haar taken zijn. Hierdoor is het in de toekomst mogelijk de context van de archiefbescheiden te achterhalen. Daarnaast, maar met dezelfde reden, is een organisatiebeschrijving een van verplichtingen die in de regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden ex art 12 van het Archiefbesluit 1995 worden genoemd. In dit hoofdstuk wordt een beschrijving gegeven van de organisatie op het moment van opstellen van het DSP.

2.1 Missie en doel

Sinds 1 januari 2000 is het CTB een ZBO, verantwoordelijk voor de uitvoering van de Bestrijdingsmiddelenwet 1962.

De belangrijkste taak van het CTB is het beslissen op aanvragen tot toelating van bestrijdingsmiddelen en het wijzigen/beëindigen van toelatingen. Bij het uitvoeren van bovengenoemde taak wordt aandacht besteed aan de volgende zaken:

  • voorkoming van ongewenste nevenwerkingen van bestrijdingsmiddelen in het milieu;

  • verificatie van de werkzaamheid van de de middelen;

  • bescherming van de toepassers van bestrijdingsmiddelen;

  • bescherming van de bevolking tegen ongewenste residuen van bestrijdingsmiddelen m.n. in het voedsel.

2.2 Aanduiding en taken organisatieonderdelen

Het CTB is medio 2006 als volgt georganiseerd.

College

Het College bestaat uit een aantal deskundigen die de feitelijke besluiten nemen. Zij oefenen hun functie uit zonder last of ruggespraak. De belangrijkste taken van het College zijn:

  • het nemen van besluiten over toelating van bestrijdingsmiddelen;

  • het (on)gevraagd adviseren van de betrokken bewindslieden;

  • het goedkeuren van werkplan en begroting;

  • het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening.

De secretaris van het College is tevens directeur van het secretariaat.

Directie

De directeur is verantwoordelijk voor de dagelijkse bedrijfsvoering van het secretariaat.

Stafbureau

Het Stafbureau gaat over beleid, communicatie en strategische projecten. Beleidsafstemming met de beleidsverantwoordelijke ministeries, de coördinatie van de beleidsadvisering en deelname aan overleggremia is belegd bij de afdeling Beleid. Communicatie zorgt voor de interne en externe informatievoorziening.

Planning

Bij Planning berusten de taken op het gebied van planning & control.

Bestuurlijke en Juridische Zaken (BJZ)

BJZ heeft als hoofdtaak de afhandeling van zaken van bezwaar, beroep en voorlopige voorzieningen. Daarnaast adviseert zij intern en kan zij interne regelingen opstellen (zoals het Klachtenreglement).

Informatisering en Automatisering (I&A)

I&A is verantwoordelijk voor beheer en exploitatie van de IT-infrastructuur binnen de organisatie. Ook informatiebeveiliging valt onder het takenpakket.

Helpdesk

De Helpdesk Toelatingen is in 2001 ingesteld en heeft als doel te adviseren en informeren over procedurele zaken die zijn gelieerd aan mogelijk toekomstige aanvragen.

Algemene Zaken

Dit organisatieonderdeel is belast met beleid en uitvoering van de bedrijfsvoeringsprocessen, met uitzondering van de automatisering. Het takenpakket omvat Personeel, Informatievoorziening (post & archief), Organisatie, Financiën en Huisvesting.

Taakgroepen & Kenniseenheid

De besluiten over de toelatingen worden voorbereid door wat bij de verzelfstandiging de Eenheid Toelatingen was. Momenteel zijn dit de Taakgroepen (gewasbeschermingsmiddelen en biociden) en de Kenniseenheid. Binnen deze onderdelen zijn beoordelaars, wetenschappelijk beoordelaars, Handboek Toelating Bestrijdingsmiddelen (HTB)-beleidsmedewerkers en een documentatiemedewerker werkzaam. Deze medewerkers dragen ertoe bij dat het College zijn besluiten onderbouwd kan nemen.

Binnen de taakgroepen worden nog verschillende coördinatoren voor deeltaken onderscheiden, bijv. de Europese Unie (EU)-coördinatoren, en vinden er diverse vormen van overleg plaats. Medewerkers nemen ook deel aan projecten en overleggen op het werkgebied van het CTB.

3. Contextomschrijving, belangrijkste ontwikkelingen

3.1 De archiefvormende organisatie (en voorgangers)

De actor College voor de toelating van bestrijdingmiddelen (CTB), waarvoor dit BSD is opgesteld, is ingesteld bij mandaatregeling CTB van 24 december 1992 en de Regeling samenstelling CTB van 27 oktober 1993. De mandaatperiode liep van 1993 tot 2000. Met ingang van 1 januari 2000 is het College verzelfstandigd.

De belangrijkste taak van het CTB is het beslissen op aanvragen tot toelating van bestrijdingsmiddelen en het wijzigen/beëindigen van toelatingen en het bijhouden van een register van toegelaten bestrijdingsmiddelen.

Alle aanvragen tot toelating van bestrijdingsmiddelen gaan met het resultaat van het onderzoek en een verklaring naar het CTB. Het College beslist inzake een aanvraag, van 1993 tot 2000 namens de betrokken ministers (mandaatregeling CTB, 24 december 1992), daarna zelfstandig, op grond van een gedelegeerde bevoegdheid.

De voorloper van het College had alleen een adviserende bevoegdheid; in de periode vóór 1993 was het de minister die formeel de beslissingsbevoegdheid had.

3.2 Belangrijkste ontwikkelingen op het werkterrein van het CTB

3.2.1 Wetgeving

Het in het verkeer brengen van bestrijdingsmiddelen is in Nederland sinds 1947 aan regels gebonden. De eerste wetgeving op dit gebied was de Wet bestrijdingsmiddelen en meststoffen 1947, uitgevoerd door de Plantenziektenkundige Dienst (PD). Deze wet had vooral tot doel om bedrog in de handel te voorkomen, maar door deze beperkte doelstelling konden de aan de giftigheid van bepaalde middelen verbonden risico’s niet afdoende worden beteugeld. Mede wegens de onoverzichtelijkheid van de diverse regelingen werd het noodzakelijk geacht om te komen tot een meer overkoepelende wetgeving.

Deze kwam er in 1962: de Bestrijdingsmiddelenwet 1962, die in september 1964 in werking trad. Hoofduitgangspunt van deze wet is dat het verboden is om een bestrijdingsmiddel te verkopen, voorhanden of in voorraad te hebben of te gebruiken waarvan niet blijkt dat het ingevolge de Bestrijdingsmiddelenwet 1962 is toegelaten (artikel 2).

In 1975 werd deze wet gewijzigd. Er kwam meer aandacht voor schadelijke nevenwerkingen voor het milieu en toelatingen konden worden gebonden aan bepaalde categorieën personen. Bovendien moest de beoordeling voortaan plaatshebben op grond van voorafgaande onderzoekingen, en niet alleen op het middel zelf maar ook op zijn omzettingsproducten.

De vorming van de Europese Economische gemeenschap (EEG) heeft gezorgd voor veel Europese regelgeving, zowel richtlijnen (om te zetten in Nederlands recht) als verordeningen (directe werking in de lidstaten). Ook op het gebied van de bestrijdingsmiddelen zijn Europese voorschriften opgesteld. Zo zijn de Gewasbeschermingsrichtlijn (91/414/EEG) en de Biocidenrichtlijn (98/8/EEG) in de Bestrijdingsmiddelenwet 1962 geïmplementeerd. Het CTB heeft hiermee rechtstreeks te maken. Ook richtlijnen op het gebied van residuen van bestrijdingsmiddelen en inzake verpakking en etikettering (Preparatenrichtlijn 1999/45/EEG), zoals ook omgezet in Nederlands recht, en verordeningen betreffende bijvoorbeeld ‘essential uses’ vormen bindende kaders voor de beoordelingswerkzaamheden van het CTB.

3.2.2 Organisatie van de toelatingen tot 1993

Vanaf circa 1953 tot 1966 hield de Bestrijdingsmiddelencommissie / Werkgroep voor Fytofarmacie zich bezig met beoordelingszaken.

In de Bestrijdingsmiddelenbeschikking van 1964 werd de Commissie voor Fytofarmacie (als onderdeel van het ministerie van Landbouw en Visserij) aangewezen voor het adviseren van de betrokken ministers over de toelating van bestrijdingsmiddelen. Deze naam wekte tezeer de indruk dat de commissie zich alleen bezig zou houden met ziekten en plagen op planten, reden waarom de naam ervan later (1982) werd veranderd in Commissie voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen (CTB).

In de Beschikking Toelating Bestrijdingsmiddelen van 1980 werd vastgelegd dat de CTB tot taak heeft beslissingen voor te bereiden betreffende de toelating, de wijziging of intrekking van toelatingen en zaken die daarmee verband houden.

Besluitvorming

De commissie vergaderde hiertoe regelmatig. De eerste vergadering vond plaats op 10 december 1964.

De beoordeling van de toelatingsaanvragen zelf was door de commissie gedelegeerd aan de technische werkgroepen. Enkele subgroepen werden ondersteund door sub- en steungroepen. In onderstaand overzicht worden de werkgroepen met hun subgroepen weergegeven, zoals deze tot circa 1993 hebben gefunctioneerd.

Werkgroepen en subgroepen

Werkgroep: L (landbouw)

Subgroepen: LM (landbouw en milieu)

RP (residuen)

VL (vooroverleg landbouw)

Werkgroep: V (veterinair)

Subgroep: VD (veterinaire desinfectie)

Werkgroep: D (desinfectie)

Subgroepen: ZW (zwemwaterontsmetting)

IB (industriële biociden)

Z (ziekenhuisdesinfectie)

Werkgroep: H (huishoudbestrijdingsmiddelen)

Subgroep: HR (huishoudbestrijdingsmiddelen residuen)

Werkgroep: HC (houtverduurzaming)

In 1993 werd nog een werkgroep opgericht voor (versnelde) beoordeling van nieuwe stoffen: LNS (landbouw nieuwe stoffen). Verder is er ook nog een werkgroep geweest die overlegde over gassen.

Feitelijk werden de uiteindelijke adviezen door de werkgroepen opgesteld en namens de Commissie voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen naar buiten gebracht, en wel na goedkeuring door of namens de voorzitter van de commissie. Formeel namen de betrokken ministers (de minister van Landbouw nam de feitelijke beslissing, in afstemming met de overige betrokken ministers) de beslissingen, maar het was de commissie die min of meer beleidsbepalend en met een hoge mate van verantwoordelijkheid optrad op het gebied van de toelating van bestrijdingsmiddelen.

De verslagen van de werkgroepen vormden de onderbouwing van de besluiten zoals genomen namens de commissie. Die besluiten (‘kale’ besluiten, zonder onderbouwing) werden in de middelendossiers opgeborgen alsook in het triplicaten-archief. Na 1993 gingen dit soort besluiten verder als Besluiten van het College voor de toelating van bestrijdingsmiddelen.

Ondersteuning

Ten behoeve van de commissie werden de coördinatie en de administratieve behandeling van de toelatingsaanvragen verricht en het secretariaat gevoerd door het Bureau Bestrijdingsmiddelen te Wageningen, gehuisvest bij de PD. Het hoofd van het bureau was tevens secretaris van de commissie.

Dit bureau kon vanwege het gebrek aan overeenstemming over de instelling ervan pas op 1 januari 1966 met zijn werkzaamheden beginnen. De hoofdtaken van het bureau waren omschreven als:

  • a. het uitvoeren van de wettelijk voorgeschreven behandelingsprocedure van aanvragen tot toelating;

  • b. het fungeren als secretariaatsbureau van de commissie en de werkgroepen;

  • c. het opstellen van ontwerp-toelatingsbeschikkingen en de wijzigingen daarvan;

  • d. het bijhouden van een register van toegelaten middelen.

Deskundigen van het bureau werden al meteen aangewezen als leden van de Nederlandse delegatie inzake het overleg in Benelux- en EEG-verband over het harmoniseren van toelatingseisen en voorwaarden. Na 1976 kwam aan deze specifieke taak geleidelijk een einde.

3.2.3 Organisatie van de toelatingen vanaf 1993

Met ingang van 1 januari 1993 werd het College voor de toelating van bestrijdingsmiddelen (CTB) ingesteld. Daarmee werden de ambtelijke commissie (Commissie Toelating Bestrijdingsmiddelen) en het Bureau Bestrijdingsmiddelen opgeheven. Het college kreeg de taak om zelfstandig beslissingen over toelating van bestrijdingsmiddelen te nemen aan de hand van het door de betrokken bewindslieden vastgestelde toelatingsbeleid. Dit gebeurde vooralsnog op basis van gemandateerde bevoegdheid. Met de instelling van het college werd al vooruitgelopen op de wettelijke verzelfstandiging ervan.

De administratieve ondersteuning en wetenschappelijke voorbereiding werden vanaf 1993 uitgevoerd door het CTB-secretariaat, dat de taken van het voormalige Bureau Bestrijdingsmiddelen overnam. Medio 1994 betrok het CTB het pand aan de Stadsbrink te Wageningen.

Per 1 januari 2000 is het CTB verzelfstandigd en is het werkzaam als publiekrechtelijk Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) met een eigen rechtspersoonlijkheid. College en secretariaat treden naar buiten als eenheid op.

De leden van het college hebben op persoonlijke titel zitting en oefenen hun functie uit ‘zonder last of ruggespraak’. De benoeming geschiedt op basis van deskundigheid.

Op 31 mei van dat jaar vond de startbijeenkomst plaats, in aanwezigheid van de staatssecretaris van het Ministerie van LNV. Tegelijk met de verzelfstandiging werd ook een bezwaarschriftencommissie ingesteld, die het CTB adviseert over te nemen beslissingen. Ook een eigen klachtenreglement maakte vanaf 2000 deel uit van de aan het CTB ter beschikking staande instrumentarium.

De minister van LNV is, samen met de ministers van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM), Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Sociale zaken en werkgelegenheid (SZW), verantwoordelijk voor de toelating van bestrijdingsmiddelen. Sinds de verzelfstandiging van het CTB in 2000 vervult het ministerie van LNV een coördinerende rol in het overleg tussen de ministeries over het beleid en de aansturing van het CTB. Er zijn hiervoor in de praktijk vier overlegstructuren:

  • bewindsliedenoverleg;

  • 4DG-overleg: overleg tussen directeuren-generaal van de betrokken ministeries;

  • interdepartementale Stuurgroep Bestrijdingsmiddelenbeleid, met daarin de hoofden van de vier departementsafdelingen die zich bezighouden met het toelatingsbeleid; ook de secretaris van het CTB maakt als adviseur deel uit van deze stuurgroep, terwijl het ministerie van VenW ook wordt uitgenodigd; aan de stuurgroep is mandaat gegeven om namens de bewindslieden het CTB aan te sturen;

  • het ‘voorportaal’: bedoeld om de werkorganisatie van de stuurgroep te stroomlijnen en meer voorbereidende werkzaamheden voor de stuurgroep te laten verrichten; ook hierbij is het CTB adviserend betrokken en ook hiervoor wordt VenW uitgenodigd.

De Algemene Rekenkamer concludeerde in 2002 dat de overlegstructuren voor de aansturing van het CTB niet duidelijk zijn.

Toezicht wordt uitgeoefend door een interdepartementale Commissie van Toezicht, die pas twee jaar na de verzelfstandiging van het CTB werd ingesteld. Deze commissie heeft de volgende taken

  • het toezien op de uitvoering van de bestrijdingsmiddelenwetgeving en van algemene aanwijzingen van de ministers;

  • het bewaken van een juiste en doelmatige besteding door het CTB van zijn inkomsten;

  • het bewaken van de kwaliteit van, het vertrouwen in en de stabiliteit van de taakuitvoering door het CTB;

  • het toezien op de naleving door het CTB van tussen de ministers enerzijds en het CTB anderzijds gemaakte afspraken over aangelegenheden als hierboven genoemd.

De toezichthouder moet jaarlijks een verslag van de bevindingen aanbieden aan de betrokken bewindslieden, met een afschrift aan het CTB.

Met het oog op de aansturing, de verantwoording en het toezicht dient het CTB de volgende informatie aan de ministers te leveren:

  • werkplan;

  • begroting;

  • jaarrekening;

  • jaarverslag;

  • specifieke inlichtingen i.v.m. uitvoering van de Bestrijdingsmiddelenwet 1962;

  • informatie nodig voor de doelmatigheidscontrole;

  • kwartaalrapportages.

3.2.4 Ontwikkelingen

Behandeling en beoordeling

De behandeling en beoordeling van aanvragen leverde aanvankelijk, in de jaren ’60, veel problemen op. Dit had met name te maken met het weinig gedetailleerde aanvraagformulier, nog onduidelijke normen, onvoldoende deskundigheid van ondersteunende werkgroepen en het ontbreken van onderzoeksmogelijkheden op een aantal gebruiksgebieden. Gedurende de eerste tien jaren hebben de toxicologische eisen een zwaar stempel gedrukt op de toelatingsprocedure. Vanaf circa 1975 (met aanpassing van de Bestrijdingsmiddelenwet 1962) kwam er meer aandacht voor de nevenwerking van bestrijdingsmiddelen voor het milieu. Medio 1980 trad, ter uitvoering van EEG-richtlijn nr. 78/631, de Beschikking samenstelling, indeling, verpakking en etikettering bestrijdingsmiddelen in werking, hetgeen de commissie en het bureau veel werk opleverde. De veranderde indelingscriteria gingen namelijk gepaard met wijzigingen van de waarschuwingen voor het gevaar en de bij het gebruik in acht te nemen veiligheidswenken.

Eveneens in 1980 werd een nieuw en sterk verbeterd aanvraagformulier met uitvoerige toelichting geïntroduceerd (gepubliceerd als bijlage bij de Beschikking toelating bestrijdingsmiddelen van 28 november 1980). Vanaf dat moment werd de aanvraagprocedure ook gekoppeld aan termijnen.

Om aanvragers behulpzaam te zijn bij de voorbereiding van de indiening van een aanvraag om (uitbreiding van) toelating van bestrijdingsmiddelen, maakte het CTB in januari 2001 een begin met de ondersteuning door oprichting van een Helpdesk Toelatingen. De Helpdesk geeft informatie over onder meer dossiervereisten, aanvraagprocedure, kosteninschatting en volledigheidsbeoordeling van het in te dienen dossier. De ondersteuning geldt ook voor aanvragen op basis van Europese nieuwe stoffen, waarvoor Nederland als rapporteur optreedt.

Open en gesloten dossierstelsel

Bij het indienen van een aanvraag tot toelating dient een dossier te worden verschaft over onderzoekingen betreffende de samenstelling, de eigenschappen, de werking en de nevenwerkingen van de stof of het middel. Het maken van dergelijke rapporten vergt veel tijd en inspanning en brengt hoge kosten met zich mee. De industrie beschouwt de door haar geleverde informatie als haar eigendom, die vertrouwelijk moet worden behandeld.

Al in 1968 werd de commissie geconfronteerd met de vraag in hoeverre de kennis verkregen uit de informatie van een eerste aanvrager mag of moet worden gebruikt ten behoeve van volgende aanvragers voor middelen van dezelfde aard, maar afkomstig uit een andere productiebron.

In 1969 kreeg de commissie van de ministers van Landbouw en Visserij en van Sociale Zaken en Volksgezondheid de opdracht om kennis verkregen uit de door een fabrikant verstrekte gegevens te gebruiken bij de beoordeling van daarvoor in aanmerking komende latere aanvragen voor soortgelijke middelen van andere fabrikanten. Dit betekende de toepassing van het zogenoemde ‘open’ dossierbeginsel, waarbij een tweede aanvrager van een reeds bekend middel kan verwijzen naar het dossier van de eerste aanvrager.

Naarmate meer patenten voor werkzame stoffen vervielen, nam het aanbod van loco-producten toe, waarvan er in de loop der jaren verschillende werden toegelaten. Dit leidde tot toenemend verzet van de eerste aanvragers tegen het hun inziens onrechtmatig gebruik van hun gegevens ten behoeve van tweede aanvragers. Uiteindelijk wilden zij niet meer de verlangde onderzoeksrapporten leveren als niet van overheidswege de toezegging zou worden gedaan dat deze rapporten niet zouden worden gebruikt voor de beoordeling van andere aanvragen.

Als gevolg van de toenemende protesten werd in 1982 het zogenoemde ‘gesloten’ dossierbeginsel ingevoerd. Als argument gold ook dat verdere research door de industrie zou worden ontmoedigd als de toelatingsautoriteiten de resultaten van kostbaar en tijdrovend onderzoek door een eerste aanvrager al te gemakkelijk zouden gebruiken ten behoeve van een tweede aanvrager.

De invoering van het ‘gesloten’ dossierbeginsel betekende onder meer dat ten aanzien van bestrijdingsmiddelen die op 22 oktober 1982 tien jaar of langer zijn toegelaten, het dossier open blijft, behalve ten aanzien van eventueel aanvullend verstrekte gegevens die minder dan vijf jaar geleden het beoogde effect hebben gesorteerd (d.w.z. hebben geleid tot toelating, verlenging van de toelating of uitbreiding van het toepassingsgebied). Deze laatste bijkomende bepaling heeft de commissie en het bureau een aanzienlijk zwaardere werkbelasting opgeleverd.

In oktober 1993 werden alle toelatinghouders en aanvragers door het CTB geïnformeerd over het niet meer toepassen van het ‘gesloten’ dossierstelsel, waardoor bij de beantwoording van bepaalde vragen op het aanvraagformulier kon worden verwezen naar openbare gegevens of reeds door een eerdere aanvrager of toelatinghouder geleverde data.

Op 5 februari 1994 werd het ‘gesloten’ dossierstelsel echter heringevoerd (wijziging Beschikking (werd: Regeling) Toelating Bestrijdingsmiddelen – Stcrt. 1994, 24). Dit had tot gevolg dat elke aanvrager of toelatinghouder in principe zelf de benodigde gegevens aan het CTB diende over te leggen en dat niet kon worden volstaan met een verwijzing naar gegevens die door anderen zijn overgelegd.

Op dit uitgangspunt bestaan enkele uitzonderingen (zoals geformuleerd in artikel 24d van de Regeling toelating bestrijdingsmiddelen 1995).

Volgens het informatiebulletin Toelichting (1994, 5) zijn/blijven gegevens ingediend vóór 5 februari 1994 open (uitgangspunt: ‘eens open blijft altijd open’).

Het weer ingevoerde ‘gesloten’ dossierstelsel zou kunnen leiden tot het herhalen van dierproeven. Om dit te voorkomen werd een voorziening getroffen, bestaande uit twee delen: a.) het verplicht inwinnen van inlichtingen door iedereen die dierproeven wil gaan uitvoeren in het kader van de toelating van een bestrijdingsmiddel; b.) het verwijzen naar gegevens waaraan dierproeven ten grondslag liggen.

Periode/Open of gesloten dossierstelsel

1969–1982 open

1982–1992 gesloten

1992–1994 open

1994–gesloten

Europese harmonisatie

Sinds begin jaren ’90 van de vorige eeuw was de Europese Unie bezig met het opstellen van een zogenoemde ‘positieve lijst’ van werkzame stoffen (Bijlage/Annex I bij Gewasbeschermingsrichtlijn 91/414/EEG). Alle stoffen op basis waarvan in de EU gewasbeschermingsmiddelen zijn toegelaten vóór 25 juli 1993 moeten worden beoordeeld om op deze lijst geplaatst te kunnen worden. Voor nieuwe stoffen geldt dat slechts toelatingen mogen worden verleend na plaatsing op Bijlage I (in bepaalde gevallen kan een tijdelijke toelating van drie jaar worden verleend). Voor bepaalde stoffen werd Nederland aangewezen als rapporteur.

Ook ten aanzien van biociden is een richtlijn opgesteld (98/8/EEG) die regels geeft voor de toelating en beoordeling van werkzame stoffen op Europees niveau en de toelating en beoordeling van biociden op nationaal niveau. Ook hierbij geldt dat biociden slechts kunnen worden toegelaten in een lidstaat indien de werkzame stof van het biocide is opgenomen in een Bijlage I van deze richtlijn. Voor bestaande stoffen die voor 14 mei 2000 op de markt waren en nog niet in de bijlage zijn opgenomen, kan een lidstaat toestaan dat een middel is toegelaten conform de nationale procedure, normen en beginselen; deze overgangsregeling geldt tot 31 december 2008. Ook bij dit onderwerp kan Nederland optreden als EU-rapporteur voor een bepaalde stof.

De herbeoordeling van stoffen liep in de gehele EU vertraging op. Hoewel Nederland al in 1995 voor alle gewasbeschermingsmiddelen nationale toelatingscriteria, vergelijkbaar met de EU-criteria, in de wetgeving had opgenomen. Vanaf dat moment moesten alle eerder toegelaten middelen opnieuw door het CTB worden beoordeeld. Voor een deel van deze middelen werd in 1993 middels een bestuursovereenkomst tussen Rijksoverheid en het landbouwbedrijfsleven een speciale procedure vastgesteld, de zogeheten ‘kanalisatie’. Deze hield in dat een aantal landbouwkundig belangrijk geachte bestrijdingsmiddelen tijdelijk beschikbaar zouden blijven tot het jaar 2000. In 1999 heeft het CTB de betreffende middelen beoordeeld. De meeste werden niet toegelaten.

Het CTB bleek niet in staat om het afgesproken herbeoordelingsprogramma van bestaande stoffen integraal uit te voeren. Daarom is in 2000 besloten om dit programma te wijzigen en prioriteiten vast te stellen. Bij deze zogenoemde ‘herprioritering’ is afgesproken dat het CTB voorrang geeft aan de beoordeling van nieuwe stoffen en aan nieuwe middelen op basis van oude stoffen. (Bron: Rapport Algemene Rekenkamer).

Toetsingskader

In 1996 werd een begin gemaakt met een (nieuwe) Handleiding Toelating Bestrijdingsmiddelen, de HTB, die de opvolger werd van het Handboek Normen en Criteria Toelating Bestrijdingsmiddelen. Het HTB werd onder meer toegespitst op de toen actuele EU-regelgeving (bijv. Richtlijn EG 91/414/EEG en de daarop gebaseerde Uniforme Beginselen). Het HTB beoogt tevens een uitwerking te zijn van het nationaal vastgestelde toetsingskader. Per september 2006 is het HTB versie 1.0 voor gewasbescherming gepubliceerd in de staatscourant.

CTB

De meest recente ontwikkelingen bij het CTB zijn beschreven in het zojuist verschenen ‘Werkplan 2007’ van het CTB.

4. Geraadpleegde bronnen

4.1 Wet- en regelgeving

Bestrijdingsmiddelenwet 1962 (Stb. 1964, 288)

Bestrijdingsmiddelenbesluit (Stb. 1964, 328)

Bestrijdingsmiddelenbeschikking 1964

Beschikking uitzonderingen Bestrijdingsmiddelenwet 1962 (1964–1978)

Beschikking uitzondering bestrijdingsmiddelen 1978

Beschikking (per 7 februari 1994: Regeling) toelating bestrijdingsmiddelen (1980–2004)

Mandaatbesluit College voor de toelating van bestrijdingsmiddelen (Stcrt. 1992, 252)

Besluit andere taken College voor de toelating van bestrijdingsmiddelen (Stb. 1999, 503)

Regeling toelating bestrijdingmiddelen 1995 (Stcrt. 1995, 41)

4.2 Bronnen

Schriftelijke bronnen

Algemene Rekenkamer: Rapport Toelating bestrijdingsmiddelen voor de landbouw (TK, 2002–2003, 28 615, nr. 1–2)

Flipse, ir. L.P., Verslag van de werkzaamheden gedurende 1964–1984 van de Commissie Toelating Bestrijdingsmiddelen (voorheen Commissie voor Fytofarmacie)

Internetsite CTB: http://www.ctb-wageningen.nl/

Toelichting: Informatiebulletin van het CTB (vanaf 1993)

Overige bronnen

Medewerkers CTB

5. Leeswijzer bij het Basisselectiedocument

Het Basisselectiedocument (BSD) dat op de volgende pagina’s staat uitgeschreven, is een opsomming van handelingen van het archiefvormende orgaan. Deze handelingen (werkprocessen) zijn uitgesplitst naar categorie; de categorie-indeling is gebaseerd op die welke in het Documentair Structuurplan is gehanteerd.

Voor elke handeling is er een zgn. handelingenblok. Dit is een tabel met de belangrijkste gegevens met betrekking tot de handeling, waarmee het mogelijk is de handeling en de daar bijhorende documentaire neerslag te plaatsen en te waarderen. De handelingenblokken beschrijven in hun meest uitgebreide vorm de volgende items:

Handelingnr.

Dit is het unieke volgnummer van de handeling. Dit nummer is overgenomen uit het RIO of DSP.

Handeling

Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

Periode

Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld, wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.

Grondslag

Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.

Product

Hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. Opsommingen geven een indicatie van de producten en zijn niet altijd uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven eindproduct.

Opmerking

Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft.

Waardering

Waardering van de handeling als B (bewaren) of V (vernietigen).

Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn.

Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium.

Eventueel een nadere toelichting op de waardering.

N.B.: De bewaartermijn begint normaliter te lopen ‘na sluiting dossier/bestand’. Bij bepaalde archiefbescheiden is het echter noodzakelijk gebleken het moment van ingaan van de bewaartermijn nader te specificeren. Dit is met name het geval bij de dossiers die samenhangen met de Nederlandse en Europese toelatingen (middeldossiers, stofdossiers, rapporten).

Vaststelling BSD

In september 2006 is het ontwerp-BSD door het College voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen aan de minister van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 mei 2007 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief evenals op de website van het ministerie van OCW, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 28 juni 2007 bracht de RvC advies uit [arc-2007.03942/1], hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 4 juli 2007 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en het College voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen [C/S&A/07/1340] vastgesteld.

6. Basisselectiedocument CTB (en taakvoorgangers)

6.1 Toelatingen

1.

Handeling: Het beslissen op Nederlandse aanvragen om toelating van bestrijdingsmiddelen

Periode: 1953–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Bestrijdingsmiddelenbesluit, Regeling toelating bestrijdingsmiddelen 1995, Mandaatbesluit CTB

Product: Middeldossiers, NL-rapporten, NL-stofdossiers, Besluitendossiers

Opmerking: Onder deze handeling vallen ook de volgende activiteiten die samenhangen met het toelaten van bestrijdingsmiddelen:

– uitbreiding toepassing bestrijdingsmiddelen;

– wijziging samenstelling bestrijdingsmiddelen;

– verlenging toelating bestrijdingsmiddelen;

– herregistratie bestrijdingsmiddelen (sinds 1999);

– verwerking van nieuwe gegevens over mogelijke gevaarlijke gevolgen van bestrijdingsmiddelen voor mens, dier en milieu.

Waardering: – Toelatingsbesluiten: B (5)

– Middeldossiers: V 10 jaar (na besluit vervallen toelating of besluit niet-toelating aanvraag). Vóór vernietiging worden de besluiten uit deze dossiers gehaald en naar het Toelatingsbesluiten dossier overgebracht.

– NL-rapporten: V 10 jaar (na eerste gebruik bij toelatingsbesluit of afwijzing aanvraag)

– NL-stofdossiers: V 10 jaar (na vervallen laatste middel met desbetreffende stof terwijl er ook geen aanvragen lopende zijn)

2.

Handeling: Het beheren van een register van toegelaten en geregistreerde bestrijdingsmiddelen

Periode: 1964–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962

Product: Digitaal register (Aanvraag en Behandelingssysteem (ABS))

Waardering: B (5)

3.

Handeling: Het verwerken van mededelingen over bereiding of invoer van ambtshalve toegelaten bestrijdingsmiddelen

Periode: 1964–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Bestrijdingsmiddelenbesluit

Product: Middeldossiers

Waardering: V 10 jaar (na besluit vervallen toelating)

4.

Handeling: Het verlenen van proefontheffingen voor bestrijdingsmiddelen

Periode: 1994–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Bestrijdingsmiddelenbesluit, Mandaatbesluit CTB

Product: Aanvraag, beoordeling, ontheffing, rapporten

Waardering: V 5 jaar (na afloop van de proefontheffing)

5.

Handeling: Het verlenen van ontheffingen op het verbod tot gebruik van ‘doodshoofdmiddelen’

Periode: 1986–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Bestrijdingsmiddelenbesluit

Product: Aanvraag, beoordeling, ontheffing

Waardering: V 5 jaar

6.

Handeling: Het verstrekken van exportverklaringen voor stof of middel geproduceerd in Nederland

Periode: 1993–

Bron: CTB-beleid

Product: Aanvraag, exportverklaringdossier

Opmerking: afgegeven aan toelatinghouders, zodat het middel/de stof naar andere landen (binnen en buiten Europa) kan worden geëxporteerd

Waardering: V 5 jaar

7.

Handeling: Het behandelen van aanvragen voor de Helpdesk Toelatingen

Periode: 2001–

Bron: CTB-beleid

Product: Aanvraag, rapporten, advies, correspondentie

Opmerking: Het betreft niet de toelatingsbeoordeling, maar procedurele en administratieve adviezen.

Waardering: V 5 jaar

8.

Handeling: Het behandelen van Verzoeken om Inlichtingen in verband met te voorkomen dierproeven

Periode: 1994–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Regeling toelating bestrijdingsmiddelen 1995

Product: Aanvraag, correspondentie

Opmerking: Ingesteld na herinvoering van het ‘gesloten’ dossierstelsel in 1994.

Waardering: V 5 jaar

9.

Handeling: Het verlenen van specifieke ontheffingen voor bestrijdingsmiddelen

Periode: 1993–2000

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962

Product: Aanvraag, beoordeling, ontheffing, rapportage

Opmerking: – Vanaf 1993 namens de minister (gearchiveerd bij CTB).

Vanaf 2000 door minister zelf, met voorbereidend werk van het CTB (valt later onder beleidsadvisering; zie desbetreffende handeling).

– Onder meer ontheffingen uit hoofde van art. 16a Bestrijdingsmiddelenwet.

– Waardering: Besluit tot ontheffing: B (5)

– Onderliggend materiaal: V 5 jaar (na aflopen ontheffing)

6.2 Europese beoordelingen

10.

Handeling: Het als EU-rapporteur inbrengen van het Nederlandse standpunt in het Europese stoffenbeoordelingsproces

Periode: 1991–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Besluit andere taken CTB, Richtlijn 91/414/EEG, Richtlijn 98/8/EEG

Product: EU-stofdossiers (incl. monografie), rapporten, overlegverslagen, correspondentie

Opmerking: I.v.m. de plaatsing van stoffen op Annex I van de Gewasbeschermingsrichtlijn (91/414/EEG) en de Biocidenrichtlijn (98/8/EEG) .

Stemadvies CTB aan departementen tbv EU-besluit: B(1)zie handeling 24.

Waardering: – EU-rapporten: V 15 jaar (na EU-besluit tot plaatsing of niet-plaatsing)

– EU-stofdossiers: V 10 jaar na niet-plaatsingsbesluit EU

11.

Handeling: Het als niet-EU-rapporteur inbrengen van het Nederlandse standpunt in het Europese stoffenbeoordelingsproces

Periode: 1991–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Besluit andere taken CTB, Richtlijn 91/414/EEG, Richtlijn 98/8/EEG

Product: EU-stofdossiers (incl. monografie), rapporten, overlegverslagen, correspondentie

Opmerking: I.v.m. de plaatsing van stoffen op Annex I van de Gewasbeschermingsrichtlijn (91/414/EEG) en de Biocidenrichtlijn

Stemadvies CTB aan departementen tbv EU-besluit: B(1) zie handeling 24.

Waardering: – EU-rapporten: V 1 jaar (na EU-besluit tot plaatsing of niet-plaatsing, indien stof níet in NL is toegelaten);

– EU-rapporten: V 10 jaar (na EU-besluit tot plaatsing of niet-plaatsing, indien stof in NL is toegelaten en is gebruikt bij NL-toelatingsbesluit: behandelen als NL-rapport (V 10 jaar na eerste gebruik bij toelatingsbesluit of afwijzing aanvraag));

– EU-stofdossiers: V 10 jaar (na niet-plaatsingsbesluit EU)

6.3 Toelatingen (algemeen)

12.

Handeling: Het deelnemen aan advies- en overlegcommissies op het werkterrein van het CTB waarvan het secretariaat bij het CTB berust

Periode: 1964–

Product: Agenda, notulen, vergaderstukken

Waardering: B (5)

13.

Handeling: Het deelnemen aan advies- en overlegcommissies op het werkterrein van het CTB waarvan het secretariaat niet bij het CTB berust

Periode: 1964–

Product: Agenda, notulen, vergaderstukken

Waardering: V 5 jaar

14.

Handeling: Het voeren van (incidenteel) overleg en het onderhouden van contacten met betrokken partijen en relaties op het werkterrein van het CTB

Periode: 1964–

Product: Overlegverslagen, correspondentie

Waardering: Gestructureerd overleg met belangenorganisaties zoals Nefyto en Platform Biociden en andere vergelijkbare organisaties: B(2)

Overleg overig: V 5 jaar

15.

Handeling: Het aansturen en leiden van interne en externe projecten op het werkgebied van het CTB

Periode: 1964–

Product: Evaluatieverslagen, projectrapportages, projectuitvoeringsdocumenten

Waardering: Beleidsstukken en projectrapportages: B (5)

Overige stukken: V 5 jaar

16.

Handeling: Het deelnemen aan externe projecten op het werkgebied van het CTB

Periode: 1964–

Product: Projectrapportages, overlegverslagen

Waardering: V 5 jaar

17.

Handeling: Het voeren van College-overleg

Periode: ca. 1953–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962

Product: Agenda, notulen, vergaderstukken, presentielijsten

Opmerking: – Besluiten inzake toelatingen worden wel door het College ondertekend, maar in het toelatingentraject afzonderlijk opgesteld en gearchiveerd. Onderliggend materiaal kan wel bij de neerslag van het College-overleg zijn bewaard.

Ook niet-toelatingsgerelateerde besluiten en andere stukken.

Waardering: B (1)

18.

Handeling: Het deelnemen aan en (mede) organiseren van cursussen, conferenties en andere instructieve bijeenkomsten op het werkgebied van het CTB

Periode: 1964–

Product: Verslag, programma, uitnodiging, deelnemerslijst, presentaties

Waardering: Eindproducten zelf georganiseerde activiteiten: B (5)

Overige neerslag: V 5 jaar

19.

Handeling: Het voorbereiden en begeleiden van extern (wetenschappelijk) onderzoek betreffende de toelating van bestrijdingsmiddelen

Periode: 1964–

Opmerking: Onderzoek wat is uitgevoerd bij de keuringsdienst van waren en de plantenziektekundige dienst voor het vaststellen van de MRL, vooral in kleine teelten.

Product: Rapporten, correspondentie, overlegverslagen

Waardering: Onderzoeksopdracht en eindrapportage: B(2)

Overige neerslag: V 10 jaar

6.4 Beleid & advisering

20.

Handeling: Het adviseren van beleidsverantwoordelijke departementen over het toelatingsbeleid van bestrijdingsmiddelen in Nederland en Europa

Periode: 1993–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Regeling uitzondering bestrijdingsmiddelen (RUB)

Product: Adviezen, overlegverslagen, projectuitvoeringsdocumenten (bijv. opdrachtverstrekking, rapportages)

Het betreft onder meer uitvoeringstoetsen, RUB-advisering, knelpuntadvisering, advisering over invoertoleranties en commentaar op EU Guidance-documenten.

Veelal uitgevoerd in projectvorm.

Waardering: Eindproducten: B (1)

Projectuitvoeringsdocumenten: V 10 jaar (na sluiting dossier)

21.

Handeling: Het ontwikkelen, afstemmen en vaststellen van het (strategische) beleid van de eigen organisatie

Periode: 1993–

Product: Notities, overlegverslagen, correspondentie, memo’s

Opmerking: Hieronder valt ook de aansturing door de beleidsbetrokken ministeries (bijv. 4DG-overleg, ‘voorportaal’.

Waardering: B (1)

22.

Handeling: Het vaststellen van tarievenbesluiten

Periode: 2000–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962

Product: Nota, overlegverslagen, correspondentie

Opmerking: Het CTB geeft toelatingen af voor middelen die in Nederland worden verkocht en tevens stelt Nederland samenvattingen op van stoffen voor de Europese beoordeling. Voor beide geldt dat dit tegen een bepaald tarief wordt uitgevoerd sinds het CTB een ZBO is geworden. Deze tarieven worden jaarlijks in de staatscourant gepubliceerd.

Waardering: Eindproduct: B (1)

Onderliggend materiaal: V 5 jaar (na publiceren tarievenbesluit in staatscourant)

23.

Handeling: Het maken van begrotingsafspraken met opdrachtgevende beleidsverantwoordelijke ministeries

Periode: 2000–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962

Product: Correspondentie, overlegverslagen, nota, notitie

Waardering: V 5 jaar na vaststellen jaarbegroting

24.

Handeling: Het bijdragen aan de inbreng van het Nederlandse standpunt aan EU-werkgroepen op het gebied van de toelating van bestrijdingsmiddelen

Periode: 1975–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962

Product: Advies, verslagen, standpuntbepaling, correspondentie, rapporten

Waardering: Advies, standpuntbepaling: B (1)

Overig: V 10 jaar (na sluiting dossier)

6.5 Kennismanagement

25.

Handeling: Het coördineren van het kennismanagement betreffende de toelating van bestrijdingsmiddelen

Periode: 1964–

Product: Overlegverslagen, notitie, rapporten

Opmerking: Om de wetenschappelijke kennis van de wetenschappelijk beoordelaars binnen het CTB op peil te houden is besloten een kenniseenheid op te stellen. Deze zorgt er voor, coördineert, dit proces. Het gaat dan bijvoorbeeld over het volgen van cursussen of symposia, etc.

Waardering: V 3 jaar

26.

Handeling: Het beheren van het Handboek Toelating Bestrijdingsmiddelen

Periode: 1964–

Product: Handboek, rapporten, overlegverslagen

Opmerking: En voorgangers, zoals Handboek Normen en Criteria.

Waardering: Eindproduct: B (5)

Onderliggend materiaal: V 5 jaar (na implemetatie)

6.6 Juridische zaken

27.

Handeling: Het behandelen van bezwaarschriften

Periode: 1993–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Algemene wet bestuursrecht

Product: Bezwaarschrift, overlegverslag, correspondentie, verweerschrift, beslissing op bezwaar, advies bezwaarschriftencommissie

Waardering: Beslissing op bezwaar en advies: B (5) (N.B.: de beslissing op bezwaar is tegelijk ook een besluit over toelating)

Overig: V 10 jaar (na dagtekening van de uitspraak of beslissing op bezwaar)

28.

Handeling: Het voeren van beroepsprocedures

Periode: 1993–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Algemene wet bestuursrecht

Product: Correspondentie, overlegverslagen, uitspraak

Waardering: V 10 jaar (na dagtekening van de uitspraak of beslissing op bezwaar)

29.

Handeling: Het voeren van voorlopige-voorzieningsprocedures

Periode: 1993–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Algemene wet bestuursrecht

Product: Overlegverslagen, correspondentie, verweerschrift, verzoekschrift, uitspraak

Waardering: V 10 jaar (na dagtekening van de uitspraak)

30.

Handeling: Het vaststellen van regels omtrent de werkwijze van het College Toelating Bestrijdingsmiddelen

Periode: 1964–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Beschikking toelating bestrijdingsmiddelen

Product: Klachtenreglement, Beleidsregels, Bestuursreglement

Waardering: B (4)

6.7 Verantwoording

31.

Handeling: Het afhandelen van WOB-verzoeken

Periode: 1993–

Bron: Wet openbaarheid van bestuur (WOB)

Product: Aanvraag, correspondentie, beoordeling

Waardering: V 5 jaar

32.

Handeling: Het bijdragen aan de beantwoording van Kamervragen betreffende de toelating van bestrijdingsmiddelen

Periode: 1993–

Bron: Grondwet

Product: Correspondentie, overlegverslagen

Waardering: V 5 jaar

33.

Handeling: Het informeren van de Nationale Ombudsman en parlementaire onderzoekscommissies naar aanleiding van klachten over de gevolgen of de uitvoering van het beleid betreffende de toelating van bestrijdingsmiddelen

Periode: 1993–

Bron: Wet Nationale ombudsman

Product: Correspondentie, rapport, overlegverslag

Waardering: V 5 jaar

34.

Handeling: Het opstellen van jaarverslagen

Periode: 1964–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962

Product: Jaarverslag, correspondentie, overlegverslagen

Waardering: Eindproduct: B (3)

Onderliggend materiaal: V 5 jaar

35.

Handeling: Het behandelen van klachten van burgers, bedrijven en andere partijen tegen de handelwijze van of bejegening door het CTB

Periode: 1993–

Bron: Algemene wet bestuursrecht (Awb)

Product: Klachten, beoordeling, uitspraak, correspondentie

Opmerking: Volgens eigen klachtenreglement (2000), maar ook daarvóór al voorkomend.

Waardering: B (5)

36.

Handeling: Het vaststellen van de jaarrekening

Periode: 1993–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962

Product: Jaarrekening, correspondentie

Waardering: Eindproduct: B (3)

Onderliggend materiaal: V 5 jaar

37.

Handeling: Het bijdragen aan het toezicht op de eigen organisatie door de beleidsbepalende ministeries en andere toezichthoudende instanties

Periode: 2000–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962

Product: Correspondentie, overlegverslagen, rapporten

Opmerking: Sinds het CTB een ZBO is wordt het gecontroleerd door de commissie van toezicht. Hiervoor worden stuken opgesteld. Wij reageren schriftelijk op hun jaarlijkse bevindingen, rapporten. Deze informatie wordt door CTB bewaard

Waardering: B (3)

6.8 Voorlichting & communicatie

38.

Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen over de toelating van bestrijdingsmiddelen

Periode: 1964–

Product: Correspondentie

Waardering: V 5 jaar

39.

Handeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten betreffende toelatingen en (de werkzaamheden van) het CTB

Periode: 1964–

Product: Persberichten, brochures, gespreksnotities, presentaties, nieuwsbrieven, publicaties voor Staatscourant

Waardering: Eindproducten: B (5)

Onderliggend materiaal: V 2 jaar

6.9 Bedrijfsvoering

6.9.1 Algemeen

40.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en evalueren van het CTB-bedrijfsvoeringsbeleid

Periode: 1964–

Product: Nota, notitie, correspondentie, overlegverslagen, rapporten

Opmerking: Dit betreft alle beleidsstukken op het gebied van personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering, huisvesting en overige facilitaire zaken (PIOFAH).

Waardering: B (5)

6.9.2 Personeel

41.

Handeling: Het zorgdragen voor de vastlegging van gegevens betreffende werving, selectie, indiensttreding en dienstbetrekking van personeel

Periode: 1993–

Bron: Algemeen ambtenarenreglement (ARAR)

Product: o.a.: aanstellings- en pensioenbescheiden, functionerings- en beoordelingsverslagen, vacatureteksten

Waardering: Personeels-dossiers: V 75 jaar na geboorte of 10 jaar na einde dienstverband

Overig (bijv. werving, uitvoering secundaire arbeidsvoorwaarden, functioneringsverslagen): V 3 jaar

42.

Handeling: Het voeren van de salarisadministratie

Periode: 2000–

Bron: Algemeen ambtenarenreglement (ARAR)

Product: Overzichtslijsten, verslagen, formulieren

Waardering: V 10 jaar

43.

Handeling: Het coördineren van personeelsopleidingen

Periode: 2000–

Product: Opleidingsplannen, inschrijfformulieren

Waardering: V 10 jaar

44.

Handeling: Het uitvoeren van het arbobeleid

Periode: 2000–

Bron: Arbowet 1998

Product: Arbodocumenten, werkgroepverslagen, correspondentie

Waardering: V 5 jaar

45.

Handeling: Het registreren van het ziekteverzuim

Periode: 2000–

Bron: Arbowet 1998, Algemeen ambtenarenreglement (ARAR)

Product: Ziekmeldingsformulieren

Waardering: V 10 jaar

46.

Handeling: Het voeren van de tijdadministratie

Periode: 2000–

Product: Overzichtslijsten

Waardering: V 7 jaar

47.

Handeling: Het voeren van overleg met de Ondernemingsraad

Periode: 2000–

Bron: Wet op de ondernemingsraden

Product: Agenda, notulen, overlegverslagen, actiepuntenlijst

Waardering: V 5 jaar

48.

Handeling: Het coördineren van de bedrijfshulpverleningsactiviteiten

Periode: 2000–

Bron: Arbowet 1998

Product: Draaiboek, overlegverslagen, rapporten, bedrijfshulpverlening (BHV)-plannen

Waardering: V 5 jaar

6.9.3 Informatievoorziening, DIV

49.

Handeling: Het coördineren en uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden op het gebied van informatievoorziening en archiefbeheer

Periode: 1964–

Bron: Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden

Product: Overzichtslijsten, correspondentie, rapporten, memo’s

Waardering: V 5 jaar

50.

Handeling: Het opstellen van archiefwettelijke verklaringen en archiefbeheersinstrumenten

Periode: 1964–

Bron: Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden

Product: Inventaris, basisselectiedocument, documentair structuurplan

Waardering: B (5)

6.9.4 Organisatie

51.

Handeling: Het inrichten van de organisatie

Periode: 1989–

Product: Nota, notitie, correspondentie, overlegverslagen

Waardering: B (4)

52.

Handeling: Het voeren van directie- en managementoverleg

Periode: 1964–

Product: Agenda, notulen, actiepuntenlijst, vergaderstukken

Waardering: B (1)

53.

Handeling: Het voeren van werkoverleg

Periode: 1964–

Product: Agenda, notulen, vergaderstukken, actiepuntenlijst

Waardering: V 3 jaar

55.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van de administratieve en financiële organisatie

Periode: 1964–

Product: Handboek, werkprocesbeschrijvingen, overzichten mandateringsbevoegdheid

Waardering: V 5 jaar

6.9.5 Financiën, Planning & Control

56.

Handeling: Het opstellen van werkplannen en begrotingen

Periode: 1964–

Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962

Product: Werkplan, begroting, correspondentie, overlegverslagen

Waardering: Eindproduct: B (3)

Onderliggend materiaal: V 5 jaar

57.

Handeling: Het opstellen van kwartaalrapportages

Periode: 2000–

Product: Kwartaalrapportages, correspondentie

Waardering: V 5 jaar

58.

Handeling: Het voeren en beheren van de financiële administratie

Periode: 1964–

Bron: Comptabiliteitswet 2001

Product: Bank- en giroafschriften, facturen, kasverslagen, reisdeclaraties

Waardering: V 7 jaar

59.

Handeling: Het voeren van het contract- en aanbestedingenbeheer

Periode: 1964–

Bron: Comptabiliteitswet 2001

Product: Contracten, offertes, aanbestedingsdocumenten

Waardering: V 7 jaar

60.

Handeling: Het voeren van het verzekeringenbeheer

Periode: 1964–

Product: Polissen, correspondentie

Waardering: V 10 jaar

61.

Handeling: Het zorgdragen voor inkoop en beheer van materialen en voorraden

Periode: 1964–

Product: Bestelbonnen, orderbonnen, pakbonnen

Waardering: V 7 jaar

6.9.6 Automatisering

62.

Handeling: Het opstellen van informatiebeveiligingsplannen

Periode: 1993–

Bron: Voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR)

Product: Informatiebeveiligingsplan, correspondentie, overlegverslagen, overzichtslijsten

Waardering: V 5 jaar

63.

Handeling: Het toetsen, beheren en exploiteren van de IT-infrastructuur

Periode: 1993–

Product: o.a.: overzichtslijsten, licenties, acceptatietests, softwareconfiguratie-overzichten

Opmerking: Alles wat te maken heeft met de IT-infrastructuur: van projecten tot helpdeskverzoeken.

De broncodes moeten de toegankelijkheid van de digitale gegevens waarborgen. Het CTB zorgt voor tijdige conversie van de gebruikte software cq. bestanden en dan blijft de toegankelijkheid gewaarborgd.

Waardering: V 5 jaar,

m.u.v. broncodes van door CTB ontwikkelde software: V 50 jaar

6.9.7 Huisvesting

64.

Handeling: Het uitvoeren van het gebouwenbeheer

Periode: 1964–

Product: Correspondentie, huurcontract, tekeningen

Waardering: V 5 jaar