Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Bescherming [...] van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer)

Geldend van 18-04-2007 t/m heden

Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Bescherming van Persoonsgegevens 1968- (Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer,

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 28 februari 2007, nr. arc-2007.03507/6);

Besluiten:

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 16 maart 2007

De

Minister

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
namens deze:
de

algemene rijksarchivaris

,

M.W. van Boven

De

Minister

van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer,
namens deze:
de

projectdirecteur Project Wegwerken Archief Achterstanden

,

A. van der Kooij

Vastgesteld

Basisselectiedocument betreffende het beleidsterrein bescherming van persoonsgegevens 1968–

Deze selectielijst geldt voor de volgende zorgdragers:

Minister van Justitie (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1968–)

Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1968–)

Minister van Buitenlandse Zaken (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1989–)

Minister van Defensie (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1968–)

Minister van Economische Zaken (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1971–)

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1989–)

Minister van Verkeer en Waterstaat (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1989–)

Minister van Financiën (Staatssecretaris) (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1966–)

Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (Staatssecretaris) (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1966–)

Minister van Algemene Zaken (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1968–)

Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (vakminister en bestuursorgaan) (1968–)

Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (vakminister en bestuursorgaan) (1968–)

Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (vakminister en bestuursorgaan) (1968–)

Maart 2007 (versie t.b.v. publicatie in de staatscourant)

Minister van Justitie

Nationaal Archief/PIVOT

1 Afkortingen en verklaring van begrippen

1.1 Afkortingen

AmvB: Algemene Maatregel van Bestuur

art.: artikel

B: de selectiebeslissing ‘(blijvend) te bewaren’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van een gewaardeerde handeling

BF: beveiligingsfunctionaris

BSD: basisselectiedocument

CBS: Centraal Bureau voor de Statistiek

Coreper: Comité van Permanente Vertegenwoordigers

EC: Europese Commissie

EG: Europese Gemeenschap

EU: Europese Unie

G: geautomatiseerd gegevensverwerkend geheel

GBA: gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

KB: Koninklijk Besluit

NA: Nationaal Archief

OCW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

OESO: Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling

OM: Openbaar Ministerie

PIVOT: Project invoering verkorting overbrengingstermijn

PV: Permanente vertegenwoordiging (in de Raad van de Europese Unie)

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

TK: Tweede Kamer

V: de selectiebeslissing ‘(op termijn) te vernietigen’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van een gewaardeerde handeling

Vbbo: Verordeningenblad Bedrijfsorganisatie SER

VNG: Vereniging van Nederlandse Gemeenten

WPR: Wet persoonsregistraties

WVC: Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

ZBO: Zelfstandig Bestuursorgaan

1.2 Verklaring van begrippen

G-apparatuur: Onder het begrip G-apparatuur wordt verstaan ‘de verzameling apparatuur nodig voor de geautomatiseerde gegevensverwerking in de meest ruime zin’.

G-geheel: Onder het begrip ‘G-geheel’ wordt het ‘geautomatiseerd gegevensverwerkend geheel’ verstaan.

G-personeel: Onder het begrip ‘G-personeel’ wordt verstaan ‘al het personeel, dat betrokken is bij de geautomatiseerde gegevensverwerking in meest ruime zin’.

2 Verantwoording

2.1 Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als de overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag. Het NA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCW en staat onder leiding van de Algemene Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

  • 1. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

  • 2. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen

  • 3. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed

  • 4. het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek.

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de algemene rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

2.2 Het doel en de werking van het Basis Selectiedocument

2.2.1 Definitie van het BSD

Een Basis Selectiedocument (BSD) is de vorm waarin een of meerdere selectielijst(en), bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb.277), worden vastgesteld. Een selectielijst biedt de grondslag voor het vernietigen dan wel het ter blijvende bewaring overbrengen van de neerslag van handelingen van een zorgdrager en de onder hem ressorterende actoren. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten.

Een BSD is gebaseerd op een vastgesteld Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) en bestrijkt dezelfde periode als dit rapport. Eventuele afwijkingen hiervan worden in het verslag van het driehoeksoverleg verantwoord.

Een BSD bevat in principe dezelfde handelingen als het RIO dat aan het BSD ten grondslag ligt. Eventuele afwijkingen hierop worden in het verslag van het gevoerde driehoeksoverleg verantwoord. Indien het RIO een begin- en eindperiode vermeldt wordt de eindperiode niet overgenomen in het BSD, omdat dit ten onrechte zou suggereren dat alle handelingen afgesloten zijn. Een dergelijke wijziging heeft een praktisch nut en betekent geen nader institutioneel onderzoek.

Het handelingenblok wijkt in zoverre af van dat van het RIO dat een veld voor de waardering wordt toegevoegd (zie leeswijzer onder 3.8).

In het veld ‘waardering’ wordt aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden, en welk bewaarcriterium of vernietigingstermijn gehanteerd wordt. De waardering B (= bewaren) betekent dat de neerslag voor permanente bewaring wordt overgebracht naar de Rijksarchiefbewaarplaatsen. De waardering V (= vernietiging) betekent dat de neerslag wordt vernietigd. Op welke termijn dat gebeurt, wordt bij de waardering vermeld. Bij voorkeur wordt ook het ingangsmoment vastgelegd (bijv. 3 jaar na vaststelling nieuwe regeling). Zonder nadere aanduiding gaat de vernietigingstermijn in direct na afsluiting van de zaak waarop een dossier betrekking heeft.

Anders dan in het RIO worden in het BSD de handelingen per actor geordend. Indien een BSD bestaat uit lijsten voor actoren onder verschillende zorgdragers, worden deze per zorgdrager geordend. Hiermee wordt uitdrukking gegeven aan het uitgangspunt dat een selectielijst een eenheid is, bevattende handelingen van een zorgdrager en de onder hem ressorterende actoren. Anders gezegd: een selectielijst kan opgebouwd zijn uit (deel)lijsten voor verschillende actoren die onder dezelfde zorgdrager ressorteren.

2.2.2 Functies van het BSD

Het BSD heeft de volgende functies:

  • de selectielijsten in het BSD bieden de grondslag voor de vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden waarvoor een zorgdrager verantwoordelijk is (Archiefwet 1995, art. 5, eerste lid);

  • voor de zorgdrager is het BSD bovendien van belang voor de bedrijfsvoering en als mogelijke basis voor archiefordening volgens bedrijfsprocessen;

  • voor de zorgdrager dient het BSD als verantwoording tegenover de recht- en bewijszoekende burger, die de mogelijkheid heeft tijdens de terinzagelegging invloed uit te oefenen op het bewaar- en vernietigingsbeleid (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder d);

  • voor de minister belast met het cultuurbeleid (vertegenwoordigd door de Algemeen Rijksarchivaris) is het BSD de verantwoording inzake het bewaar- en vernietigingsbeleid vanuit cultureel-historisch belang (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder c);

  • voor het Nationaal Archief is het BSD (tezamen met het RIO) het uitgangspunt voor de Institutionele Toegangen.

2.3 Afbakening en doelstelling van de overheid op het beleidsterrein persoonsregistraties/ bescherming van persoonsgegevens

Het PIVOT-rapport Persoonsregistraties. Een institutioneel onderzoek naar het persoonsregistraties 1968–2000 (‘s-Gravenhage, 2000) vormt de grondslag voor dit ontwerp-BSD. Het RIO geeft een historische beschrijving van het beleidsterrein en een overzicht van de handelingen die overheidsorganen hebben verricht.

Het onderzoek naar het beleidsterrein werd uitgevoerd in het kader van de tussen de Algemene Rijksarchivaris en de secretaris–generaal van het ministerie van Justitie gesloten convenant. In dit convenant zijn afspraken vastgelegd inzake de overdracht van de na 1940 gevormde archieven.

Het institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein Persoonsregistraties is verricht in de periode juni 1999 – mei 2000. Het rapport is, na in augustus 2000 te zijn vastgesteld door het ministerie van Justitie, gepubliceerd in de PIVOT–reeks van het Nationaal Archief onder nummer 106.

Voor wat de afbakening in tijd betreft, dient te worden opgemerkt dat de in het kader van PIVOT uitgevoerde onderzoeken formeel beginnen in het jaar 1945. Direct na de Tweede Wereldoorlog was er echter nog geen sprake van een overheidsbeleid inzake persoonsregistraties. In 1968 kwam het vraagstuk aangaande de verhouding tussen privacy en technologie op de agenda van de Raad van Europa te staan. Op nationaal niveau zette de Nederlandse overheid in 1971 feitelijk haar eerste voorzichtige schreden op het beleidsterrein persoonsregistraties. Als aanvangsjaar voor dit onderzoek is gekozen voor 1968, aangezien Nederland als lid van de Raad van Europa vanaf dat moment participeerde in de totstandkoming van een Europees beleid ten aanzien van persoonsregistraties.

In 2006 is aanvullend onderzoek gedaan naar nieuwe handelingen op grond van nieuwe wet- en regelgeving in de periode 2000–2005. Aanleiding daarvoor was de inwerkingtreding van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) in 2000. In hoofdstuk 2.5 zijn de bevindingen uit dit onderzoek weergegeven.

De afbakening van dit onderzoek wordt bepaald door de doelstelling van de overheid op het beleidsterrein persoonregistraties. Deze doelstelling, zoals expliciet uit de door de overheid uitgevaardigde wet- en regelgeving blijkt, ligt in de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Deze beleidsdoelstelling wordt nagestreefd middels een gecombineerd stelsel van wetgeving en controleerbare zelfregulering. De overheid houdt daarbij de mogelijkheid tot het uitvaardigen van nadere regelgeving wanneer zelfregulering uitblijft.

Na vaststelling van deze selectielijst hoeven er geen vernietigings-/ selectielijsten te worden ingetrokken.

2.3.1 Kanttekeningen

De afbakening in tijd en ten opzichte van andere beleidsterreinen is verantwoord in paragraaf 2.3 van het RIO persoonsregistaties. Hier kan dus worden volstaan met deze verwijzing.

In het RIO zijn niet meegenomen:

De Wet van 5 april 2001 tot wijziging van bepalingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Stb. 2001, 180), bevat wijzigingen in wetgeving op andere beleidsterreinen. De daaruit voortvloeiende handelingen worden opgenomen in de selectielijsten voor deze beleidsterreinen.

De Wet op de justitiële documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag (Stb. 1955, 395) en de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Stb. 2002, 552) worden behandeld in het nog op te stellen BSD Justitiële documentatie en de verklaringen omtrent het gedrag.

Namens de ministerraad stelde de minister-president in 1975 de ‘Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid’ (Stcrt.1975, 50) vast. Met uitzondering van art. 17 t/m 24 zijn de aanwijzingen tot op heden formeel nooit ingetrokken, maar in onbruik geraakt.

Interview met mr. P.J. Hustinx.

Het eindjaar van de hierop gebaseerde handelingen is dus niet precies bekend.

2.4 Aanvullend onderzoek op het beleidsterrein bescherming van persoonsgegevens

De aanleiding voor het ontwerpen van de Wbp was Richtlijn 95/46/EG. Deze richtlijn heeft tot doel gegevensuitwisseling binnen de EU mogelijk te maken; vrij verkeer van goederen, mensen en informatie.

De Wbp komt tot stand in een periode waarin de technologische ontwikkelingen sneller gaan dan de vervaardiging van de wet- en regelgeving aangaande de omgang met deze ontwikkelingen. De snelheid van de technologische ontwikkelingen geven ook aanleiding tot kritiek op de Wbp. Op het moment van implementatie was de wet alweer verouderd.

2.4.1 De verhouding tussen Wbp en WPR

Deze paragraaf is ontleend aan: Mr. Drs. T.F.M. Hooghiemstra,Teksten en toelichting op de Wet bescherming Persoonsgegevens, Koninklijke Vermande, Den Haag, 2001.

Samengevat zijn de belangrijkste wijzigingen:

  • Het begrip ‘persoonsregistratie’ waarover in de WPR gesproken wordt, blijkt een technologieafhankelijk begrip te zijn. In de Wbp staat niet langer de ‘persoonsregistratie’ centraal, maar de ‘verwerking van persoonsgegevens’ in al haar stadia. Dit betekent een uitbreiding van de gevallen waarin de wet van toepassing is. De wet krijgt daarmee een groter bereik. Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ wordt verstaan: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige ander vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

    Wbp art. 1b.

  • Tot de inwerkingtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens in 2000, werd in de wet- en regelgeving begrip houder gehanteerd. De houder was degene die de zeggenschap had over de registratie, d.w.z. bevoegd was het doel, de inhoud en het gebruik daarvan te bepalen. Uit deze definitie volgde dat ook een rechtspersoon als houder kan optreden. In de praktijk was dit dikwijls het geval. Bij de overheid moest voor het houderschap van een persoonsregistratie primair worden gedacht aan het bestuursorgaan dat op het betrokken terrein tot optreden bevoegd is. Op rijksniveau handelde het hier dus om een minister voor wat betreft zijn ministerie, met inbegrip van de daaronder ressorterende diensten, instellingen en bedrijven, maar ook om ambtenaren die krachtens wettelijk voorschrift eigen bevoegdheden uitoefenden, en zelfstandige bestuursorganen, die op tal van terreinen actief konden zijn en lang niet altijd rechtspersoonlijkheid bezaten. Op provinciaal niveau ging het om de Commissaris van de Koningin en het college van Gedeputeerde Staten, terwijl het op gemeentelijk niveau handelde om het college van burgemeester en wethouders.

    Nederlandse staatswetten. Editie Schuurman en Jordens nr. 199 (Zwolle, 1993) en 1e aanvulling (Zwolle, 1993) p. 89-90 en G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. 472–473.

    Binnen de overheid heeft het begrip houder(schap) meer dan eens tot verwarring geleid. Onduidelijk was wie er nu precies (op welk niveau) verantwoordelijk was. In de Wet bescherming persoonsgegevens is er daarom voor gekozen om steeds het betrokken bestuursorgaan als verantwoordelijke te beschouwen. Het begrip ‘houder’ is daarom vervangen door ‘verantwoordelijke’ (voor de gegevensverwerking). Bepalend voor wie verantwoordelijke is, is de vraag wie juridisch bevoegd is om doel en middelen van de gegevensverwerking vast te stellen.

  • De Wbp is in beperkte mate van toepassing op pers, radio en televisie. Krachtens de WPR gold voor deze sector een algehele uitzondering. Ook is de Wbp, voor zover de desbetreffende wetten geen bijzondere bepalingen bevatten, van toepassing op openbare registers (bijvoorbeeld het kadaster en het handelsregister) en persoonsgegevens die vallen onder het regime van de Archiefwet.

  • De inhoudelijke eisen waaraan elke vorm van gegegensverwerking moet voldoen, hebben in de Wbp een andere systematiek gekregen. Deels gaat het om aanscherpingen, deels gaat het om versoepelingen. Net als in de WPR gaat het om een abstract normenkader dat door sectorale wetgeving of zelfregulering (met name gedragscodes) zijn verdere invulling heeft gekregen.

  • Het regime inzake ‘gevoelige gegevens’ (WPR) is enigszins aangescherpt. Achtergrond is de algmene eis van de Europese richtlijn bescherming persoonsgegevens dat verwerking van gevoelige gegevens alleen is toegestaan in een aantal concreet omschreven gevallen en voor het overige voorzover noodzakelijk ten behoeve van ‘een zwaarwegend algemeen belang’. In de Wbp wordt in plaats van het begrip ‘gevoelige gegevens’, de term ‘bijzondere gegevens’gehanteerd.

  • In de Wbp wordt in plaats van ‘medische gegevens’ zoals dat in het Besluit gevoelige gegevens wordt gebruikt de term ‘gezondheidsgegevens’ gehanteerd. Dit begrip is veel ruimer.

  • In plaats van ‘houder’ wordt de term ‘verantwoordelijke’ geïntroduceerd.

  • De informatieverplichtingen van de ‘houder’ (WPR) tegenover de betrokkenen (degene over wie de gegevens worden verwerkt) worden uitgebreid, zij het dat belangrijke uitzonderingen mogelijk blijven. Het bestanddeel ‘redelijkerwijs kan weten’ van artikel 28 WPR valt weg. De verantwoordelijke dient de betrokkene ‘op de hoogte te stellen’, behoudens in een limitatief omschreven aantal uitzonderingsgevallen.

  • In aanvulling op de reeds in de WPR bestaande rechten is in de Wbp aan degene van wie de gegevens worden verwerkt, het recht van verzet toegekend, wanneer het gaat om een bijzonder persoonlijke situatie. In geval van verwerkingen in de sector van direct marketing is dit recht absoluut in die zin dat een gerechtvaardigd individueel belang in geval van verzet van rechtswege wordt aangenomen.

  • In de Wbp is, in tegenstelling tot de WPR, sprake van een gedifferentieerd systeem van rechtsbescherming. Tegen een beslissing van een privaatrechtelijke organisatie staat beroep bij de rechtbank open. Tegen een beslissing van een bestuursorgaan op verzoek en aangaande het honoreren van door de wet toegekende rechten, staat op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bezwaar en beroep open.

  • De in de WPR geformuleerde risicoaansprakelijkheid voor onrechtmatige gegevensverwerking is afgezwakt. De verantwoordelijke is niet aansprakelijk indien hij kan aantonen dat de betreffende onrechtmatigheid hem niet te verwijten is.

  • Het onderscheid tussen de publieke en private sector is in de Wbp vervallen, met uitzondering van het gedifferentieerd systeem van rechtsbescherming. De reglementsplicht voor de publieke sector is afgeschaft. De meldingsplicht is verzacht: handmatige verwerkingen hoeven in beginsel niet te worden gemeld, de melding omvat minder gegevens en het aantal vrijstellingen in het Vrijstellingsbesluit is ten opzichte van het bij de WPR behorende Besluit genormeerde vrijstelling meer dan verdubbeld.

  • Voorzover de verantwoordelijke niet wordt vrijgesteld van de verplichting om verwerkingen te melden bij het CBP, is een alternatief voor deze meldingsplicht gecreëerd: per organisatie of per branche kan een interne toezichthouder worden aangesteld die in dat geval in aanvulling op het CBP bepaalde toezichthoudende bevoegdheden kan uitoefenen. Een dergelijke toezichthoudende functie wordt over het algemeen uitgevoerd door de functionaris voor de gegevensbescherming.

  • De bevoegdheden van het CBP zijn uitgebreider dan die van de Registratiekamer. Het betreft onder meer de bevoegdheid om voorafgaand onderzoek te doen naar verwerkingen met bijzondere risico’s, de bevoegdheid om bestuursdwang toe te passen en de bevoegdheid om bestuurlijke boeten op te leggen. Daar staat tegenover dat de rechtsbescherming tegen handelingen van het CBP wordt uitgebreid.

  • Tot slot zijn er aanvullende bepalingen aangaande het internationale gegevensverkeer opgesteld. Zo mogen persoonsgegevens alleen worden doorgegeven aan landen met een passend beschermingsniveau. Doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EU mag alleen als er passend beschermingsniveau is. Als er geen passend beschermingsniveau geldt voor het land waarin de ontvangende partij is gevestigd, is doorgifte alleen toegestaan in geval ofwel een van de uitzonderingsgronden van toepassing is, dan wel een vergunning is afgegeven door het Ministerie van Justitie.

2.4.2 Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP)

Met de inwerkingtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens in 2001 is de Registratiekamer opgeheven en het College bescherming persoonsgegevens opgericht. Het CBP is op grond van artikel 51, eerste lid van de Wbp ingesteld. Het CBP heeft in grote lijnen dezelfde taken als de Registratiekamer. Daarnaast heeft de Wbp nieuwe taken en bevoegdheden aan het CBP opgedragen, met name in de sfeer van toezicht en handhaving. De wetgever heeft hiermee uitvoering gegeven aan artikel 28 van Richtlijn 95/46/EG waarin in het bestaan van een onafhankelijke toezichthoudende autoriteit uitdrukkelijk is voorzien. Nieuw is bijvoorbeeld dat het CBP met de komst van de Wbp over twee bestuursrechtelijke handhavingsinstrumenten beschikt: bestuursdwang en bestuurlijke boetes. Met deze instrumenten kan het College in een proces van gegevensverwerking ingrijpen indien sprake is van onrechtmatig gedrag (Wbp, art. 65 en art. 66).

Het bestuursreglement van het CBP bevat regels over het financiële beheer en de administratieve organisatie van het CBP. Wijzigingen van het bestuursreglement moeten worden goedgekeurd door de Minister van Justitie. Daarnaast is het CBP verplicht om regels te stellen over werkwijzen en procedures. Zorgvuldige procedures zijn onder meer van belang vanwege de grote maatschappelijke gevolgen die de activiteiten van het CBP kunnen hebben.

De onafhankelijke positie van het CBP verdraagt zich niet met een algemene bevoegdheid van de Minister van Justitie tot het geven van aanwijzingen. Om die reden is een dergelijke bevoegdheid niet in de Wbp opgenomen. Artikel 74 vormt daarop een uitzondering. In dat artikel is een specifieke bepaling opgenomen over het opleggen van bestuurlijke boetes. De Minister van Justitie heeft een bijzondere verantwoordelijkheid met betrekking tot de rechtshandhaving. Dit geldt in het bijzonder als het gaat om sancties zoals de bestuurlijke boete. Daarom mag de Ministerie van Justitie alleen op dit punt aan het CBP algemene aanwijzingen geven. De bevoegdheid tot het opleggen van boeten in concrete gevallen behoort echter tot de exclusieve verantwoordelijkheid van het CBP.

2.4.3 Nieuwe en verwijderde handelingen

Het aanvullend onderzoek heeft geleid tot nieuwe handelingen, en wel met de nummers 126–145.

Handeling: 42, 68, 86 en 87 zijn verwijderd. Het betreft onder meer de handelingen van de instantie belast met het toezicht op een geautomatiseerde registratie. Behalve voorheen de Registratiekamer en het huidige CBP, zijn er geen concrete publiekrechtelijke instanties te noemen. De neerslag van handeling 68 wordt al gedekt door die van algemene handeling 9.

Handelingen 47, 49 en 50 zijn samengevoegd omdat ze inhoudelijk dicht bij elkaar lagen en grondslag, periodisering en waardering met elkaar overeenkwamen.

De formulering van handelingen 105 en 106 zijn aangepast.

Aangezien de Minister van Grote Stedenbeleid en Integratie medeondertekenaar is van de WBP, zijn de algemene handelingen ook in zijn selectielijst opgenomen.

Daar waar handelingen nog actueel zijn is de naam van het beleidsterrein veranderd in bescherming van persoonsgegevens.

2.5 Actoren op het beleidsterrein, voor zover hun selectielijsten in het BSD zijn opgenomen

Achter de actor staat de periode vermeld waarvoor de bijbehorende selectielijst geldt.

  • Minister-President (1975 –);

  • Minister van Justitie (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1968–);

  • Onder de Minister van Justitie ressorterende actor: Staatscommissie-Koopmans (1972–1976);

  • Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties/ Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1971–);

  • Minister van Buitenlandse Zaken (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1989–);

  • Minister van Defensie (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1968–);

  • Minister van Economische Zaken (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1971–);

  • Minister van Onderwijs en Wetenschappen (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1989–);

  • Minister van Verkeer en Waterstaat (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1989–);

  • Minister van Financiën (Staatssecretaris) (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1966–);

  • Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (Staatssecretaris) (ook als vakminister en bestuursorgaan) (1966–);

  • Minister van Algemene Zaken (vakminister en bestuursorgaan) (1968–)

  • Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (vakminister en bestuursorgaan) (1968–)

  • Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (vakminister en bestuursorgaan) (1968–)

  • Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (vakminister en bestuursorgaan) (1968–)

  • Onder het bestuursorgaan ressorterende actor: functionaris voor de gegevensbescherming (2000–)

3 Selectiedoelstelling

De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring.

Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

Deze selectiedoelstelling in dit BSD geoperationaliseerd voor het beleidsterrein bescherming van persoonsgegevens. Bij de hier geformuleerde selectievoorstellen stond steeds de vraag centraal: ten aanzien van welke handelingen is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het overheidshandelen op het beleidsterrein bescherming van persoonsgegevens?

4 Selectiecriteria

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria.

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de algemene selectiecriteria, zoals staan vermeld op de volgende pagina:

Handelingen die worden gewaardeerd met b(ewaren)

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Naast de algemene criteria kunnen door de zorgdrager(s) en het Nationaal Archief, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, gezamenlijk beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt aangesloten bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7).

Conform het Archiefbesluit 1995, art. 5, onder d 1° worden in het BSD de algemene criteria en eventuele beleidsterreinspecifieke criteria opgesomd om verantwoording te geven van de wijze waarop toepassing is gegeven aan het selectiebeleid.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

5 Verslag van de vaststellingsprocedure

In juli 2006 is het ontwerp-BSD door het project Wegwerken Archiefachterstanden namens de minister van Justitie, de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de minister van Buitenlandse Zaken, de minister van Defensie, de minister van Economische Zaken, de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de minister van Verkeer en Waterstaat, de minister van Financiën, de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, de minister van Algemene Zaken, de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, de minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid aan de minister van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 januari 2007 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 28 februari 2007 bracht de RvC advies uit (arc-2007.03507/6), hetwelk [behoudens enkele tekstuele correcties] geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 16 maart 2007 door de algemene rijksarchivaris, namens de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de project directeur Project Wegwerken Archiefstanden namens de minister van Justitie (C/S&A/07/719), de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (C/S&A/07/723), de minister van Buitenlandse Zaken (C/S&A/07/722), de minister van Defensie (C/S&A/07/724), de minister van Economische Zaken (C/S&A/07/725), de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (C/S&A/07/728), de minister van Verkeer en Waterstaat (C/S&A/07/730), de minister van Financiën (C/S&A/07/726), de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (C/S&A/07/731), de minister van Algemene Zaken (C/S&A/07/721), de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (C/S&A/07/720) en de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (C/S&A/07/729), en de directeur IFZ namens de minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (C/S&A/07/727) vastgesteld.

6 Leeswijzer bij de handelingenlijst

In hoofdstuk 7 staan de handelingen van overheidsorganen op het beleidsterrein bescherming van persoonsgegevens beschreven. Deze zijn naar actor geordend. De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals afgebeeld op de volgende bladzijde:

(X)

Dit is het nummer van de handeling. Deze nummering is uit het bijbehorende RIO overgenomen. Een handeling kan echter door verschillende actoren (gelijktijdig of opeenvolgend in tijd) zijn uitgevoerd. In dit geval is de betrokken handeling in het BSD uitgesplitst naar de betreffende actoren. Een handeling kan dus onder hetzelfde unieke nummer onder meerdere actoren zijn opgenomen.

Handeling

Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft de neerslag van een beschikkende handeling niet alleen het originele besluit, maar ook alle voorstukken.

Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer (volledig) is uitgevoerd.

Periode

Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het RIO nog steeds uitgevoerd.

De ‘Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid’ (Stcrt. 1975, 50) zijn, met uitzondering van art. 17 t/m 24 zijn tot op heden formeel nooit ingetrokken, maar in onbruik geraakt.

Grondslag

Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.

Product

Hier achter staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten

resulteren. Opsommingen geven een indicatie van de producten en zijn niet altijd uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven eindproduct Toepassing is afhankelijk

van de zorgdrager.

Opmerking

Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft.

Waardering

De afkorting ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het NA van de documentaire neerslag (ongeacht de gege vensdrager) van de handeling. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.

De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’ oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot de neerslag van de handeling, is afgesloten.

7 Actorenoverzicht

Hieronder staan alle overheidsorganen vermeld die actief zijn (geweest) op het beleidsterrein bescherming van persoonsgegevens. Per overheidsorgaan is een globale aanduiding gegeven van de rol die deze actor speelt of heeft gespeeld op het beleidsterrein.

7.1 Primaire zorgdragers

Minister van Justitie

De Minister van Justitie is de voornaamste actor op het beleidsterrein bescherming van persoonsgegevens.

Bij het KB van 21 februari 1972 (Stcrt. 1972, 43) besloten de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Economische Zaken tot instelling van de Staatscommissie-Koopmans. Mede op basis van de adviezen van deze commissie stelden de Minister van Justitie en staatssecretaris van Binnenlandse Zaken de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1975, nr. 50) en de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) op. De Minister van Justitie is grotendeels verantwoordelijk voor de hieruit voortvloeiende wet- en regelgeving.

De Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Buitenlandse Zaken hebben gezamenlijk de Wet ter ratificatie van het Verdrag van Straatsburg (Stb. 1990, 351) voorbereid.

Het wetvoorstel voor de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2000, 302) is door de Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken gezamenlijk voorbereid.

7.1.1 Onder de Minister van Justitie ressorterende actor: Staatscommissie-Koopmans

Krachtens het KB van 21 februari 1972 (Stcrt. 1972, 43) besloot de overheid (de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Economische Zaken) tot instelling van de Staatscommissie-Koopmans. Deze commissie had de volgende taken:

  • het adviseren van de overheid inzake wettelijke en andere maatregelen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met het gebruik van geautomatiseerde registratiesystemen;

  • het adviseren over de vraag in hoeverre het wenselijk was deze maatregelen (mede) van toepassing te doen zijn op andere persoonsregistraties, met name wanneer daaruit gegevens aan derden werden verstrekt.

Het secretariaat van de commissie werd gevoerd door het Ministerie van Justitie.

De Staatscommissie is in 1976 opgeheven.

Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Na de Minister van Justitie is de Minister van Binnenlandse Zaken de voornaamste actor op het beleidsterrein persoonsregistraties. De Wet persoonsregistraties is mede door deze minister ondertekend.

De Wet bescherming persoonsgegevens is mede ondertekend door de Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid. Deze ministersfunctie heeft bestaan van 1998 tot 2002 op het departement van Binnenlandse Zaken. Daarna is het Grote Stedenbeleid in de portefeuille terechtgekomen van de Minister van Bestuurlijke vernieuwing en Koninkrijksrelaties en is het Integratiebeleid een taak geworden van de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie. De laatstgenoemde ministersfunctie is in 2002 in het leven geroepen en valt onder het Ministerie van Justitie. Die van Bestuurlijke vernieuwing en Koninkrijksrelaties is in 2003 gecreëerd en valt binnen het departement van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Zie voor meer informatie over het optreden van de Minister van Binnenlandse Zaken op het beleidsterrein bescherming van persoonsgegevens de paragraaf hierboven over de Minister van Justitie.

7.2 Secundaire zorgdragers

Minister-President (Minister van Algemene Zaken)

Ingevolge art. 26 van de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt.1975, 50) bepalen de Minister-President, de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en de betrokken minister(s) gezamenlijk op welke geautomatiseerde persoonsregistraties de voornoemde regelgeving niet van toepassing is in verband met de staatsveiligheid.

De Minister van Buitenlandse Zaken

De Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Buitenlandse Zaken hebben gezamenlijk de Wet ter ratificatie van het Verdrag van Straatsburg (Stb. 1990, 351) voorbereid.

De Minister van Economische Zaken

De Minister van Economische Zaken was betrokken bij de voorbereiding van het KB waarbij tot instelling van de Staatscommissie Koopmans besloten werd (zie de paragraaf hierboven over de Minister van Justitie).

De Minister (staatssecretaris) van Economische Zaken is samen met de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken, de Minister van Onderwijs en Wetenschappen en de Minister van Verkeer en Waterstaat verantwoordelijk voor het voorbereiden van een AMvB, waarin wordt vastgesteld op welke wettelijke ingestelde persoonsregistraties de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) niet van toepassing is.

De Minister van Financiën (staatssecretaris)

De Minister van Financiën (staatssecretaris), de Minister van Justitie en de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (staatssecretaris) bepalen gezamenlijk in welke gevallen het is toegestaan om een wettelijk identificatienummer op te nemen in een persoonsregistratie/gegevensverwerking of daaruit te verstrekken.

De Minister van Onderwijs en Wetenschappen

De Minister (staatssecretaris) van Economische Zaken is samen met de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken, de Minister van Onderwijs en Wetenschappen en de Minister van Verkeer en Waterstaat verantwoordelijk voor het voorbereiden van een AMvB, waarin wordt vastgesteld op welke wettelijke ingestelde persoonsregistraties de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) niet van toepassing is.

De Minister van Verkeer en Waterstaat

De Minister (staatssecretaris) van Economische Zaken is samen met de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken, de Minister van Onderwijs en Wetenschappen en de Minister van Verkeer en Waterstaat verantwoordelijk voor het voorbereiden van een AMvB, waarin wordt vastgesteld op welke wettelijke ingestelde persoonsregistraties de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) niet van toepassing is.

De Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (staatssecretaris)

De Minister van Financiën (staatssecretaris), de Minister van Justitie en de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (staatssecretaris) bepalen gezamenlijk in welke gevallen het is toegestaan om een wettelijk identificatienummer op te nemen in een persoonsregistratie/gegevensverwerking of daaruit te verstrekken.

Vakminister

Een minister is ingevolge art. 1, lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Stb. 1994, 1) een bestuursorgaan. De handelingen die de vakminister uitvoert in zijn hoedanigheid als houder van een persoonsregistratie/ verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, zijn daarom ondergebracht onder de actor bestuursorgaan (hieronder).

Naast de algemene handelingen vormen de handelingen nr. 43, 44, 45, 63, 77, 99 en 126 hierop een uitzondering. De actor oefent deze handelingen (eventueel) uit in zijn hoedanigheid van vakminister en niet als houder.

7.2.1 Minister als bestuursorgaan

Conform art. 1, lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Stb. 1994, 1) wordt hier onder bestuursorgaan verstaan:

  • a. een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of

  • b. een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed.

Lid 3 van art. 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Stb. 1994, 1) vermeldt tenslotte: ‘Een ingevolge het tweede lid uitgezonderd orgaan, persoon of college wordt wel als bestuursorgaan aangemerkt voor zover het orgaan, de persoon of het college besluiten neemt of handelingen verricht ten aanzien van een niet voor het leven benoemde ambtenaar als bedoeld in art. 1 van de Ambtenarenwet als zodanig, zijn nagelaten betrekkingen of zijn rechtverkrijgenden.’

In zijn hoedanigheid als houder/verantwoordelijke is de actor bestuursorgaan verantwoordelijk voor:

  • het opstellen van een reglement (voorheen regeling) voor zijn persoonsregistratie;

  • het treffen van voorzieningen ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van de opgenomen persoonsgegevens;

  • het voldoen aan de rechten van de geregistreerde betrokkene op kennisneming en verbetering van zijn/haar persoonsgegevens;

  • een rechtmatige omgang met gevoelige/bijzondere gegevens;

  • het vragen om schriftelijke toestemming aan geregistreerde of zijn wettelijke vertegenwoordiger tot het verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie aan derden;

  • het beslissen op een aanvraag van personen of instanties met een publiekrechtelijke taak om gegevens uit persoonregistraties aan hen te verstrekken;

  • het op verzoek verstrekken van inlichtingen aan de Registratiekamer/het CBP;

  • het treffen van voldoende technische en organisatorische voorzieningen ter beveiliging van een persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

In deze selectielijst zijn alleen de ministers als bestuursorganen opgenomen. Net als bij de actor vakminister gaat het hier om alle ministers.

Publiekrechtelijke ZBO’s dragen ook verantwoordelijkheid als bestuursorgaan in de zin van de Wbp, maar zijn niet in dit BSD niet opgenomen, omdat zij in de regel over eigen selectielijsten beschikken.

7.2.1.1 Onder het bestuursorgaan ressorterende actor: de functionaris voor de gegevensbescherming (FG)

Een verantwoordelijke of een organisatie waarbij verantwoordelijken zijn aangesloten kan een eigen functionaris voor de gegevensbescherming benoemen. De functionaris ziet toe op de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig het bij en krachtens de wet bepaalde. Het toezicht strekt zich uit tot de verwerking van persoonsgegevens door de verantwoordelijke die hem heeft benoemd of door de verantwoordelijken die zijn aangesloten bij de organisatie die hem heeft benoemd.

De functionaris kan aanbevelingen doen aan de verantwoordelijke die strekken tot een betere bescherming van de gegevens die worden verwerkt. In gevallen van twijfel overlegt hij met het College bescherming persoonsgegevens.

De functionaris draagt geen eigen zorgplicht in de zin van de Archiefwet. De verantwoordelijke of organisatie die de functionaris hebben aangesteld, draagt die zorgplicht wel.

In dit BSD zijn alleen de handelingen opgenomen van de functionarissen die door ministeries in de hoedanigheid van bestuursorgaan zijn aangesteld. Publiekrechtelijke ZBO’s hebben in de regel eigen selectielijsten opgesteld, waarin de handelingen voor hun eigen functionaris kunnen worden opgenomen.

7.2.2 De Registratiekamer/ het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP)

Krachtens de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) besloot de overheid tot instelling van de Registratiekamer. De Registratiekamer heeft de volgende taken:

  • het toezien op de werking van persoonsregistraties, zowel binnen als buiten de overheid;

  • het adviseren van de regering inzake de wetgeving en beleid op het terrein van de privacybescherming in verband met persoonsregistraties;

  • het behandelen van klachten en verzoeken van geregistreerden en andere belanghebbenden

  • het toetsen van gedragcodes;

  • het uitoefenen van diverse taken die dit orgaan ingevolge de Wet politieregisters (Stb. 1990, 414) en andere bijzondere wetgeving wordt toegekend;

  • het uitoefenen van diverse internationaal-rechtelijke taken die verband houden met het voorgaande.

Met de inwerkingtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens in 2001 is de Registratiekamer opgeheven en het College bescherming persoonsgegevens ingesteld. Het CBP is op grond van artikel 51, eerste lid van de Wbp ingesteld. Het CBP heeft in grote lijnen dezelfde taken als de Registratiekamer. Daarnaast heeft de Wbp nieuwe taken en bevoegdheden aan het CBP opgedragen, met name in de sfeer van toezicht en handhaving.

Sinds 1995 vallen ZBO’s onder de werking van de Archiefwet (Stb. 1995, 276). De voordien afgesloten convenanten tussen de secretarissen-generaal van de departementen en de Algemeen Rijksarchivaris zijn derhalve niet van toepassing op deze publiekrechtelijk ingestelde overheidsorganen. De ZBO’s hebben daarmee de verplichting om zelf selectielijsten op te stellen. De handelingen van deze actoren worden niet opgenomen in een RIO en BSD, tenzij hiertoe met een ZBO een overeenkomst is gesloten. Het CBP heeft een eigen selectielijst laten opstellen (Stcrt. 2006, 99)

7.2.3 Rechterlijke macht

Vanuit de rechterlijke organisatie heeft men er voor gekozen om een eigen organisatiegerichte selectielijst op te stellen. Om overlappingen in de selectie van archieven te voorkomen zijn hier geen handelingen van de rechterlijke macht opgenomen.

7.3 Instantie belast met toezicht op een (geautomatiseerde) persoonsregistratie

Art. 16 van de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1975, nr. 50) schreef voor dat, indien een persoonsregistratie daartoe aanleiding gaf, er een instantie moest worden aangewezen die met het toezicht op de werking van de registratie was belast. Alhoewel in de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) een voorziening voor een dergelijk toezicht ontbrak, voorzagen verschillende reglementen hierin zelf. Op grond van de Wbp werd hierin in de publieke sector voorzien door de aanwijzing van de Functionaris voor de gegevensbescherming.

In dit BSD zijn geen handelingen van deze instantie opgenomen. Behalve voorheen de Registratiekamer en het huidige CBP, zijn er geen concrete publiekrechtelijke instanties te noemen.

7.4 Overige actoren

7.4.1 Comité van Permanente Vertegenwoordigers (Coreper)

Dit orgaan verenigt de permanente vertegenwoordigers (ambassadeurs) die de belangen van hun lidstaten in Brussel bewaken. Deze permanente vertegenwoordigers onderhandelen met de Europese Commissie over nieuwe Europese regelgeving en bereiden de vergaderingen van de Raad van de Europese Unie voor. Coreper is het Franse acroniem voor Comité des Représentants Permanents.

Het Comité is belast met de voorbereidingen van de werkzaamheden van de Raad, ook met betrekking tot nieuwe Europese regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens. De Nederlandse vakministers bereiden de vergaderingen van Coreper voor over dit onderwerp.

Coreper is geen zorgdrager in de zin van de Archiefwet. Van dit comité zijn in dit BSD daarom geen handelingen opgenomen.

7.4.2 Europese Commissie

De Europese Commissie (EC) bereidt nieuwe Europese regelgeving voor, ook met betrekking tot persoonsgegevens. Om bepaalde zaken wat diepgaander uit te zoeken en uit te werken kan de EC High Level groepen instellen.

De EC is geen zorgdrager in de zin van de Archiefwet. Van dit comité zijn in dit BSD daarom geen handelingen opgenomen.

7.4.3 Commissaris van de Koningin

De Commissaris van de Koningin is, naast Gedeputeerde Staten, op provinciaal niveau houder van een persoonsregistratie.

De Commissaris is geen zorgdrager in de zin de Archiefwet. Daarom zijn van deze actor geen handelingen in dit BSD opgenomen.

7.4.4 Gedeputeerde Staten

Gedeputeerde Staten zijn, naast de Commissaris van de Koningin, op provinciaal niveau houder van een persoonsregistratie.

Gedeputeerde Staten zijn geen zorgdrager in de zin de Archiefwet. Daarom zijn van deze actor geen handelingen in dit BSD opgenomen.

7.4.5 College van burgemeester en wethouders

Het college van burgemeester en wethouders is op gemeentelijk niveau houder van een persoonsregistratie.

Het college van burgemeester en wethouders is zorgdrager in de zin de Archiefwet. Daarom zijn van deze actor geen handelingen in dit BSD opgenomen.

8 Selectielijsten

8.1 Selectielijst van de zorgdrager Minister van Justitie

8.1.1 Minister van Justitie

8.1.1.1 Algemene handelingen

(1)

Handeling: Het voorbereiden vaststellen, coördineren en evalueren van het beleid ten aanzien de bescherming van persoonsgegevens.

Periode: 1968–

Product: Beleidsnota’s, beleidsnotities, rapporten, adviezen, evaluaties, etc.

Opmerking: Onder deze handeling valt ook:

Het voeren van overleg met de andere betrokken actoren op het beleidsterrein;

Het voorbereiden van een standpunt ter inbrenging in de Ministerraadvergaderingen voor beraad en besluitvorming betreffende het beleidsterrein;

Het voeren van overleg met/het leveren van bijdragen aan het overleg met het Staatshoofd betreffende het beleidsterrein;

Het voorbereiden van de Memorie van toelichting op de Rijksbegroting betreffende het beleidsterrein; zie ook handelingen 5, 177 en 183 van het BSD ‘Per slot van Rijksrekening’;

Het toetsen van de uitvoering van het beleid (evaluatie).;

Het leveren van commentaar op de recht- en doelmatigheidscontroles van de Algemene Rekenkamer op het beleidsterrein; zie ook ‘Per Slot van Rijksrekening’, handeling 295, 357 en 374;

Het aan externe adviescommissies verzoeken om advies betreffende het beleidsterrein;

Het informeren van het Kabinet van de Koningin over ontwikkelingen op het beleidsterrein;

Het voorbereiden en vaststellen van het voorlichtingsbeleid (als beleidsinstrument).

Waardering: B 1,2

(2)

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van wet- en regelgeving ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Grondslag: o.a. Wet bescherming persoonsgegevens, artt. 22 lid 7, 24 lid 2, 26 lid 1, 28 lid 5, 29 lid 1 en 3, 31 lid 3, 39 lid 1 en 3, 40 lid 3 (Stb. 2000, 302)

Product: Wetten, algemene maatregelen van bestuur, koninklijke besluiten, circulaires;

o.a:

Wet Politieregisters (Stb. 1990, 414)

Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Stb. 2000, 365)

Wet tot wijziging van bepalingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Stb. 2001, 180)

Besluit gebruik sofi-nummer Wbp (Stb. 2001, 383)

Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene Wbp (Stb. 2001, 305)

Meldingsbesluit Wbp (Stb. 2001, 244)

Meldingsregeling Wbp (Stcrt. 2002, 137)

Vrijstellingsbesluit Wbp (Stb. 2001, 250)

Vaststellingsbesluit enkele algemene maatregelen van bestuur in verband met de inwerkingtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2001, 382)

Waardering: B 1

(3)

Handeling: Het opstellen van periodieke verslagen over ontwikkelingen op het beleidsterrein de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Jaarverslagen, kwartaalverslagen, maandverslagen

Waardering: B 3: jaarverslagen; V, 2 jaar: overige verslagen

(4)

Handeling: Het beantwoorden van Kamervragen en het anderszins op verzoek incidenteel informeren van leden of commissies uit de Kamers der Staten-Generaal inzake het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Grondslag: Grondwet

Product: Brieven, notities

Opmerking: Deze handeling vond verschillende malen per jaar plaats (bron: interview met mr. p. J. Hustinx

Waardering: B 2, 3

(5)

Handeling: Het informeren van de Commissies voor Verzoekschriften en andere tot het onderzoeken van klachten bevoegde commissies uit de Kamers der Staten-Generaal en de Nationale Ombudsman naar aanleiding van klachten over de uitvoering of de gevolgen van het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Brieven, notities

Waardering: B 3

(6)

Handeling: Het beslissen op beroepschriften naar aanleiding van beschikkingen betreffende de bescherming van persoonsgegevens en het voeren van verweer in beroepschriftprocedures voor administratief rechterlijke organen

Periode: 1968–

Product: Beschikkingen, verweerschriften

Waardering: B5 jurisprudentie; V, 5 jaar: overige neerslag

(7)

Handeling: Het medevoorbereiden van het vaststellen, wijzigen en intrekken van internationale regelingen inzake de bescherming van persoonsgegevens en het presenteren van Nederlandse standpunten in intergouvernementele organisaties

Periode: 1968–

Product: Internationale regelingen, nota’s, notities en rapporten

Waardering: B 1

(8)

Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen over het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Brieven, notities

Waardering: V, 1 jaar

(9)

Handeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten op het beleidsterrein de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Voorlichtingsmateriaal

Waardering: V, 2 jaar; B 5 één exemplaar

(10)

Handeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van (wetenschappelijk) onderzoek en het vaststellen van onderzoeksrapporten over de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Offerte, brieven en rapport

Waardering: B 1, 2

(11)

Handeling: Het begeleiden van (wetenschappelijk) onderzoek naar de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Notities, notulen en brieven

Waardering: V, 5 jaar

(12)

Handeling: Het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek naar de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Notities, brieven, etc.

Waardering: B 2

(13)

Handeling: Het financieren van (wetenschappelijk) onderzoek naar de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Rekeningen en declaraties

Waardering: V, 7 jaar

(14)

Handeling: Het beslissen op een subsidieaanvraag van een particuliere instelling die actief is op het beleidsterrein de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Ministeriële beschikking

Waardering: V, 7 jaar

(15)

Handeling: Het detacheren/benoemen van ambtenaren bij de Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging bij de EG

Periode: 1968–

Product: Besluit

Waardering: V, 10 jaar na ontslag

Deze handeling heeft uitsluitend betrekking op benoemingen waarbij geen sprake is van een rechtspositionele verhouding. In gevallen waarin wel sprake is van een rechtspositionele verhouding, moet gebruik worden gemaakt van de selectielijst voor personeelsdossiers van de rijksoverheid (P-direkt)

(16)

Handeling: Het voorbereiden van bijdragen aan werkgroepen van de Europese Commissie inzake de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Opmerking: Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen over de geleverde inbreng in de werkgroepen.

Waardering: B 1

(17)

Handeling: Het opstellen van concept-informatiefiches over voorstellen, mededelingen en Groenboeken van de Europese Commissie op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1989–

Product: Conceptfiches

Opmerking: De interdepartementale WBCN stelt de informatiefiches vast. De handeling hiervoor is opgenomen in het concept-RIO ‘Gedane Buitenlandse Zaken’.

Waardering: V, 5 jaar

(18)

Handeling: Het voorbereiden van vergaderingen van Raadswerkgroepen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Opmerking: Met ‘Raad’ wordt hier de Raad van de Europese Unie bedoeld.

Als onderdeel van de departementale standpuntbepaling kan overleg worden gevoerd met maatschappelijke groeperingen, zoals het georganiseerde bedrijfsleven;

De handeling leidt in het eerstverantwoordelijke ministerie met name tot instructies; bij de overige betrokken ministeries tot departementale standpunten;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van vergaderingen van Raadswerkgroepen.

Waardering: B 1

(19)

Handeling: Het voorbereiden van vergaderingen van adhoc groepen Raden/Attachés met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Opmerking: Als onderdeel van de departementale standpuntbepaling kan overleg worden gevoerd met maatschappelijke groeperingen, zoals het georganiseerde bedrijfsleven;

De handeling leidt in het eerstverantwoordelijke ministerie met name tot instructies; bij de overige betrokken ministeries tot departementale standpunten;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van vergaderingen van Raden/Attachés.

Waardering: B 1

(20)

Handeling: Het voorbereiden van vergaderingen van het Coreper met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Opmerking: Als onderdeel van de departementale standpuntbepaling kan overleg worden gevoerd met maatschappelijke groeperingen, zoals het georganiseerde bedrijfsleven;

De instructies voor de Nederlandse vertegenwoordiger in het Coreper (de PV) worden vastgesteld in interdepartementaal overleg onder leiding van Buitenlandse Zaken;

De handeling leidt bij het eerstverantwoordelijke ministerie met name tot conceptinstructies; bij de overige betrokken ministeries tot departementale standpunten;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van de vergaderingen van het Coreper.

Waardering: B 1

(21)

Handeling: Het voorbereiden van vergaderingen van ad hoc High Level groepen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Opmerking: Als onderdeel van de departementale standpuntbepaling kan overleg kan overleg worden gevoerd met maatschappelijke groeperingen, zoals het georganiseerde bedrijfsleven;

De handeling leidt in het eerstverantwoordelijke ministerie met name tot instructies; bij de overige betrokken ministeries tot departementale standpunten.

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van vergaderingen van High Level groepen.

Waardering: B 1

(22)

Handeling: Het opstellen van departementale standpunten inzake agendapunten van Raadsvergaderingen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Opmerking: Nationale standpunten en onderhandelingsposities inzake agendapunten van Raadsvergaderingen komen tot stand in de Coördinatiecommissie voor Europese Integratie- en Associatieproblemen (CoCo);

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van Raadsvergaderingen.

Waardering: B 1

(23)

Handeling: Het opstellen van departementale standpunten inzake algemene en op langere termijn spelende zaken van EU-belang inzake de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1993–

Opmerking: Overleg hierover in de Coördinatiecommissie op Hoog Ambtelijk Niveau (CoCoHan) leidt tot algemene rapporten aan de betrokken ministers.

Waardering: B 1

(24)

Handeling: Het voordragen van personen voor benoeming in een raadgevend comité, beheerscomité of reglementeringscomité

Periode: 1968–

Opmerking: De Raad benoemt de leden van de comités.

Waardering: V, 5 jaar

(25)

Handeling: Het opstellen en wijzigen van standpunten inzake door de Europese Commissie voorgestelde uitvoeringsbepalingen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, die besproken worden in een raadgevend comité, een beheerscomité of een reglementeringscomité

Periode: 1968–

Opmerking: Als onderdeel van de departementale standpuntbepaling kan overleg gevoerd worden met maatschappelijke groeperingen, zoals het georganiseerde bedrijfsleven;

Wanneer meerdere departementen betrokken zijn leidt het eerstverantwoordelijke ministerie het coördinatieoverleg;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van instructies voor de Nederlandse vertegenwoordigers in de comités;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van vergaderingen van deze comités.

Waardering: B 1

(26)

Handeling: Het opstellen en wijzigen van standpunten over de Europese Commissie voorgenomen besluiten, maatregelen en onderhandelingen met derde landen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, voor zover deze niet zijn vastgelegd in Raadsbesluiten en worden besproken in commissies en werkgroepen

Periode: 1968–

Opmerking: Als onderdeel van de departementale standpuntbepaling kan overleg worden gevoerd met maatschappelijke groeperingen, zoals het georganiseerde bedrijfsleven;

Wanneer meerdere departementen betrokken zijn, leidt het eerstverantwoordelijke ministerie het coördinatieoverleg;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van instructies voor de Nederlandse vertegenwoordigers in de comités;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van vergaderingen van deze comités.

Waardering: B 1

8.1.1.2 Geautomatiseerde persoonsregistraties

(27)

Handeling: Het voorbereiden van een KB waarin een Staatscommissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met persoonsregistraties wordt ingesteld (Staatscommissie-Koopmans)

Periode: 1971–1972

Bron: Zie product

Product: KB van 21 februari 1972 (Stcrt. 1972, 43)

Opmerking: Op voordracht van de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Economische Zaken werd besloten tot instelling van de Staatscommissie-Koopmans. De Minister van Justitie werd met de uitvoering van dit besluit belast. De Minister van Economische Zaken was betrokken bij de instelling van deze commissie omdat het CBS onder zijn verantwoordelijkheid viel.

Waardering: B 4

(29)

Handeling: Het instellen van een ambtelijke werkgroep die de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid voorbereidt

Periode: 1974–1975

Bron: Inleiding op de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1975, 50)

Product: Ministeriële beschikking

Opmerking: Deze werkgroep is ingesteld kort nadat de Staatscommissie-Koopmans in 1974 haar interim-rapport had uitgebracht.

De handeling werd verricht door de Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken [staatssecretaris]

Waardering: B 4

(30)

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid

Periode: 1974–

Bron: Inleiding op de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1975, 50)

Product: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1975, 50)

Opmerking: Een ambtelijke werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van de departementen van Justitie en Binnenlandse Zaken, stelde de bovengenoemde regelgeving op. Namens de ministerraad stelde de Minister-President op 7 maart 1975 deze aanwijzingen vast. Met uitzondering van art. 17 t/m 24 zijn de aanwijzingen tot op heden formeel nooit ingetrokken.

Waardering: B 1

(31)

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van de Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid

Periode: 1982–1994

Bron: Zie product

Product: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1982, 156), vervallen 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Opmerking: De handeling werd verricht door de Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken. In de totstandkoming van deze aanwijzingen speelde het departement van Justitie een ondergeschikte rol (bron: interview met mr. P.J. Hustinx).

Waardering: B1

(32)

Handeling: Het voorbereiden, wijzigen en intrekken van een wetsvoorstel (1981) voor de Wet persoonsregistraties

Periode: 1974–1984

Grondslag: Verdrag van Straatsburg (Trb. 1988, 7), art. 4 en Grondwet 1983 (Stb. 1983, 70) art. 10

Product: Wetsvoorstel

Opmerking: De handeling werd verricht door de Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken.

Waardering: B 1

(33)

Handeling: Het voorbereiden, wijzigen en intrekken van het wetsvoorstel Tijdelijke wet aanmelding geautomatiseerde persoonsregistraties

Periode: 1982–1984

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. 111–113

Product: Wetsvoorstel

Opmerking: De handeling werd verricht door de Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken.

Waardering: B 1

(35)

Handeling: Het adviseren van het bestuursorgaan inzake het opstellen van een regeling voor een geautomatiseerd registratiesysteem met persoonsgegevens

Periode: 1975–

Bron: Inleiding op de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt.1975, 50)

Product: Advies

Opmerking: De Inleiding op de bovengenoemde regelgeving vermeldde dat bij de totstandkoming van regelingen voor registratiesystemen met persoonsgegevens in de eerste plaats de daarvoor in aanmerking komende juridische ambtenaren van het betrokken departement worden ingeschakeld. Wanneer er echter aanleiding toe bestaat, kon overleg worden gepleegd met de Stafafdeling Wetgeving Publieksrecht van het ministerie van Justitie.

Dit adviseren vond regelmatig plaats (bron: interview met mr. P.J. Hustinx).

Waardering: B 5

(37)

Handeling: Het verlenen van uitstel voor het opstellen van een regeling voor een geautomatiseerde registratiesysteem met persoonsgegevens

Periode: 1975–

Bron: Inleiding op de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt.1975, 50)

Product: Ministeriële beschikking

Opmerking: Deze handeling vond niet of nauwelijks plaats (bron: interview met mr. P.J. Hustinx)

Waardering: B 5

(63)

Handeling: Het gezamenlijk met de betrokken minister(s) bepalen op welke geautomatiseerde persoonsregistraties met persoonsgegevens de geldende voorschriften niet van toepassing zijn in verband met de staatsveiligheid

Periode: 1975–

Grondslag: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid, art. 26 (Stcrt.1975, 50)

Product: Beschikkingen

Opmerking: Deze handeling wordt verricht door de Minister-President, de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en (eventueel) de Vakminister. Het gaat hierbij om registraties zoals eventueel in gebruik door inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

Waardering: B 5

8.1.1.3 Systematisch toegankelijke persoonsregistraties

(64)

Handeling: Het voorbereiden van de vaststelling, wijziging en intrekking van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1985–2001

Grondslag: Verdrag van Straatsburg (Trb. 1988, 7) en Grondwet 1983 (Stb. 1983, 70), art. 10

Product: Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665)

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: B 1

(65)

Handeling: Het voorbereiden van de vaststelling, wijziging en intrekking van een wet tot ratificatie van het Verdrag van Straatsburg

Periode: 1989–

Bron: Wet van 20 juni 1990 tot goedkeuring van het op 28 januari 1990 te Straatsburg tot stand gekomen Verdrag tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens (Stb. 1990, 351) en Wet van 27 november 1991, houdende wijziging van de Wet van 20 juni 1990, Stb. 351, tot goedkeuring van het op 28 januari 1990 te Straatsburg tot stand gekomen Verdrag tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens

Product: Zie Bron

Opmerking: De Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Buitenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: B 1

(66)

Handeling: Het voorbereiden van het wetsvoorstel voor de Wet bescherming persoonsgegevens

Periode: 1995–

Grondslag: Europese Richtlijn 95/46/EG (PbEG L 281)

Product: Wetvoorstel voor de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2000, 302)

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken en verrichten deze handeling.

Waardering: B 1

(67)

Handeling: Het instellen en financieel ondersteunen van de Stuurgroep Voorlichting Persoonsregistraties

Periode: 1989–1993

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. 528-529

Product: Instellingsbesluit

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken en verrichten deze handeling.

Waardering: B 4 (archiefbescheiden betreffende het instellen van de Stuurgroep)

V, 7 jaar (archiefbescheiden betreffende het financieel ondersteunen van de Stuurgroep)

(74)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin regels worden gegeven voor de bekendmaking en de terinzagelegging van de reglementen voor de persoonsregistraties van:

het Rijk, provincies, gemeenten en andere openbare lichamen met inbegrip van de daaronder ressorterende diensten, instellingen en bedrijven;

de bij AMvB aangewezen instellingen die met de uitvoering van publiekrechtelijke taken zijn belast;

de bij AMvB aangewezen instellingen en voorzieningen voor onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening.

Periode: 1990–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 19, lid 2 (Stb. 1988, 665)

Product: Besluit van 19 december 1989, houdende regels voor het bekend maken van reglementen en aanmeldingen en het ter inzage leggen reglementen en formulieren van aanmelding als bedoeld in artikelen 19 en 24 van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1989, 568), gewijzigd in 1993 (Stb. 1993, 399)

Opmerking: Over het ontwerp van deze AMvB is de Registratiekamer gehoord.

Waardering: B 5

(140)

Handeling: Het goedkeuren van het model van het formulier voor het melden van de verwerking van persoonsgegevens.

Periode: 2000–

Grondslag: Meldingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens, art. 3 (Stb. 2001, 244)

Product: Ministeriële regeling

Waardering: B 5: 1 exemplaar; V, 10 jaar: rest

(141)

Handeling: Het vaststellen van de eisen voor de informatiedrager voor het melden van de verwerking van persoonsgegevens als alternatief voor het formulier

Periode: 2001–

Grondslag: Meldingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens, art. 3 (Stb. 2001, 244)

Product: Ministeriële regeling

Waardering: V, 10 jaar

(75)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin wordt vastgesteld welke groepen van registraties zijn vrijgesteld van een standaardtype van de reglementsplicht en aan welke eisen zij wel dienen te voldoen

Periode: 1990–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 22, lid 1 (Stb. 1988, 665)

Product: Besluit genormeerde vrijstelling (Stb. 1990, 16), gewijzigd 1993 (Stb. 1993, 399), gewijzigd 1994 (Stb. 1994, 533), gewijzigd 1995 (Stb. 1995, 197)

Opmerking: Over het ontwerp van de AMvB en de tweede wijziging is de Registratiekamer gehoord.

Waardering: B 5

(77)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin voor de persoonsregistraties in bepaalde sectoren nadere regels worden gegeven

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 16, lid 1 en 2 (Stb. 1988, 665)

Product: AMvB

Opmerking: Een dergelijke AMvB kan (drie jaar na de inwerkingtreding van de bovenstaande grondslag) worden ingesteld, wanneer de zelfregulering via gedragscodes in bepaalde sectoren onvoldoende van de grond komt. De Registratiekamer geeft in haar jaarverslag aan in hoeverre zij de totstandkoming van een dergelijke AMvB wenselijk acht.

Overigens schrijft art. 3 van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) voor dat indien een AMvB mede een andere minister dan de Minister van Justitie aangaat, de voordracht door de betrokken ministers gezamenlijk moet worden gedaan.

Een soortgelijke handeling op grond van de Wbp valt onder algemene handeling 2.

Waardering: B 5

(84)

Handeling: Het voorbereiden van het vaststellen, wijzigen en intrekken van een AMvB waarin een maximumbedrag is vastgesteld dat een houder mag vragen voor:

een mededeling aan de desbetreffende persoon omtrent de aanwezigheid van zijn/haar persoonsgegevens in een registratie;

een overzicht aan de verzoeker over zijn/haar opgenomen persoonsgegevens met inlichtingen over de herkomst hiervan;

een mededeling aan de verzoeker welke gegevens uit de registratie van hem/haar aan derden zijn verstrekt.

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 36 (Stb. 1988, 665), gewijzigd (Stb. 1998, 594)

Product: Besluit van 5 juli 1989, houdende vaststelling van de maximale vergoeding van de kosten van een bericht als bedoeld in de artikelen 29 en 32 van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1989, 281)

Waardering: V, 10 jaar

(85)

Handeling: Het bij ministeriële regeling wijzigen van de vastgestelde prijzen die de houder mag vragen voor:

een mededeling aan de desbetreffende persoon omtrent de aanwezigheid van zijn/haar persoonsgegevens in een registratie;

een overzicht aan de verzoeker over zijn/haar opgenomen persoonsgegevens met inlichtingen over de herkomst hiervan;

een mededeling aan de verzoeker welke gegevens uit de registratie van hem/haar aan derden zijn verstrekt.

Periode: 1998–

Grondslag: Besluit van 5 juli 1989, houdende vaststelling van de maximale vergoeding van de kosten van een bericht als bedoeld in de artikelen 29 en 32 van de Wet persoonsregistraties, art. 1a (1989, 281), zoals is ingevoegd bij het Besluit van 8 oktober 1998 tot wijziging van het besluit van 5 juli 1989, houdende vaststelling van de maximale vergoeding van de kosten van een bericht als bedoeld in de artikelen 29 en 32 van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1998, 594)

Product: Ministeriële regeling

Waardering: V, 10 jaar

(90)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin is vastgesteld in welke gevallen het is toegestaan om een wettelijk identificatienummer op te nemen in een persoonsregistratie of daaruit te verstrekken

Periode: 1996–

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 6a (Stb. 1988, 665), zoals ingevoegd bij de Wet op de identificatieplicht (Stb. 1993, 660); Wet bescherming persoonsgegevens, art. 24 lid 2 (Stb. 2000, 302)

Product: Besluit gebruik sofi-nummer (Stb. 1996, 190), gewijzigd 1996 (Stb. 1996, 430), gewijzigd 1998 (Stb. 1998, 118)

Besluit gebruik sofi-nummer Wbp (Stb. 2001, 383)

Opmerking: Het gaat hierbij om nummers die ter identificatie van personen wettelijk zijn voorgeschreven. De voordracht tot het Besluit gebruik sofi-nummer deed de Minister van Justitie mede namens de staatssecretaris van Financiën. De voordracht van het Besluit van 18 juli 1996 tot wijziging van het Besluit gebruik sofi-nummer (aanvulling) deed hij mede namens de staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer. Over het Besluit gebruik sofi-nummer en de wijzigingen werd de Registratiekamer gehoord.

Deze handeling wordt voortgezet op grond van Wbp, art. 24 lid 2. Zie handeling 2.

Waardering: B 1

(91)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin regels worden gesteld voor het opnemen in een persoonsregistratie van gevoelige gegevens

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 7, lid 1 (Stb. 1988, 665, gewijzigd bij Stb. 1996, 531)

Product: Ontwerp-Besluit gevoelige gegevens (Stcrt. 1990, 107) en Besluit gevoelige gegevens (Stb. 1993, 158), gewijzigd 1993 (Stb. 1993, 399), gewijzigd 1996 (Stb. 1996, 424), gewijzigd 1998 (Stb. 1998, 413)

Opmerking: Binnen een jaar na de inwerkingtreding van de bovengenoemde grondslag moesten deze regels zijn gesteld. Deze termijn werd niet gehaald. Over het Besluit gevoelige gegevens is de Registratiekamer gehoord.

Waardering: B 1

(92)

Handeling: Het voorbereiden van de vaststelling, wijziging en intrekking van een wet, waarin regels worden gesteld voor het opnemen van gevoelige gegevens in een persoonsregistratie

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 7, lid 3 (Stb. 1988, 665), gewijzigd 1995 (Stb. 1995, 355), gewijzigd 1996 (Stb. 1996, 531)

Opmerking: Binnen drie jaar nadat de in de vorige handeling beschreven AMvB in werking is getreden, moest het bovenstaande wetsvoorstel aan de Staten-Generaal worden gedaan. Over het ontwerp van het wetsvoorstel moest de Registratiekamer gehoord worden. Met de eerste wijziging verviel de verplichting tot het horen van de Registratiekamer. Met de tweede wijziging werd bepaald dat uiterlijk op 1 juni 1997 het wetsontwerp aan de Staten-Generaal moest worden gedaan. Aan deze verplichting is eveneens niet voldaan.

Waardering: B 1

(93)

Handeling: Het voorbereiden, wijzigen en intrekken van de wet tot wijziging van de in artikel 7 van de Wet persoonsregistraties opgenomen termijn voor het indienen van een voorstel van een wet (Stb. 1996, 531)

Periode: 1993–2001

Bron: Zie product

Product: Wet van 7 oktober 1996 tot wijziging van de in artikel 7 van de Wet persoonsregistraties opgenomen termijn voor het indienen van een voorstel van een wet (Stb. 1996, 531)

Waardering: V, 10 jaar

(98)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin is vastgesteld op welke instellingen uit de (semi-) publieke sector paragraaf 5 van de Wet persoonsregistraties eveneens van toepassing is

Periode: 1990–2000

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 17 (Stb. 1988, 665)

Product: Besluit van 19 december 1989, houdende uitvoering van artikel 17, onder b en c, van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1989, 569)

Opmerking: Het gaat hier om verschillende instellingen die belast zijn met de uitvoering van een publiekrechtelijke taak en diverse instellingen en voorzieningen voor onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Over het ontwerp van de bovenstaande AMvB was het advies van de Registratiekamer gevraagd. Paragraaf 5 is krachtens art. 17 van de Wet persoonsregistraties van toepassing op persoonregistraties van het rijk, provincies, gemeenten en andere openbare lichamen met inbegrip van de daaronder ressorterende diensten, instellingen en bedrijven.

Waardering: B 5

(101)

Handeling: Het vaststellen van het model van het formulier voor de aanmelding bij de Registratiekamer van persoonsregistraties op het gebied van bedrijf, beroep en op overige gebieden

Periode: 1990–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 24, lid 2 (Stb. 1988, 665)

Product: Besluit van 21 december 1989 tot vaststelling van het modelformulier aanmelding persoonsregistratie (Stcrt. 1989, 252)

Waardering: B 5: 1 exemplaar; V, 10 jaar: rest

(102)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin wordt vastgesteld welke gegevens moeten worden verstrekt op het formulier voor de aanmelding bij de Registratiekamer van persoonregistraties op het gebied van bedrijf, beroep en op overige gebieden

Periode: 1990–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 24, lid 3 (Stb. 1988, 665)

Product: Besluit van 22 december 1989, houdende aanwijzing van de gegevens welke moeten worden verstrekt bij het formulier van aanmelding bedoeld in artikel 24, tweede lid, van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1989, 587).

Opmerking: Over het ontwerp van de AMvB is de Registratiekamer gehoord.

Waardering: B 5

(103)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin wordt vastgesteld op welke wijze de aanmelding bij de Registratiekamer van persoonregistraties op het gebied van bedrijf, beroep en op overige gebieden wordt bekendgemaakt

Periode: 1990–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 24, lid 4 (Stb. 1988, 665)

Product: Besluit van 19 december 1989, houdende regels voor het bekend maken van reglementen en aanmeldingen en het ter inzage leggen van reglementen en formulieren van aanmelding als bedoeld in de artikelen 19 en 24 van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1989, 568, gewijzigd in 1993 (Stb. 1993, 399)

Opmerking: In deze AMvB wordt tevens vastgelegd op welke wijze een afschrift van het aanmeldingsformulier ter inzage wordt gelegd. Over het ontwerp van deze AMvB is de Registratiekamer gehoord.

Waardering: V, 10 jaar

(104)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin wordt vastgesteld welk groepen van persoonsregistraties op het gebied van bedrijf , beroep en op overige gebieden zijn vrijgesteld van een standaardtype van de reglementsplicht en aan welke eisen zij wel dienen te voldoen

Periode: 1990–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 27 (Stb. 1988, 665)

Product: Besluit genormeerde vrijstelling (Stb. 1990, 16), gewijzigd 1993 (Stb. 1993, 399), gewijzigd 1995 (Stb. 1995, 197)

Opmerking: Over het ontwerp van het AMvB en de tweede wijziging is de Registratiekamer gehoord.

Waardering: B 5

(105)

Handeling: Het verlenen van een ontheffing van de toepassing van bij of krachtens de Wet persoonregistraties gestelde bepalingen voor:

een zich niet in Nederland bevindende persoonsregistratie van een in Nederland gevestigde houder die persoongegevens bevatten van in Nederland gevestigde personen;

een zich in Nederland bevindende persoonsregistratie van een niet in Nederland gevestigde houder.

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 47, lid 2 en 48 (Stb. 1988, 665)

Product: Ministeriële beschikking

Opmerking: Over het verlenen van deze ontheffingen wordt de Registratiekamer gehoord.

Deze ontheffing wordt verleend indien in het buitenland hetzelfde beschermingsniveau geldt als in Nederland.

Het eerste geval kan beschouwd worden als een soort outsourcing van de registratie naar het buitenland, bij het tweede geval andersom. Bijv. in het geval van servers met data.

Waardering: B 5

(106)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin wordt verklaard dat het verstrekken aan of betrekken van een persoonsregistratie waarop de Nederlandse wet niet van toepassing is vanuit Nederland tot ernstige benadeling van de betrokkene kan leiden.

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 49, lid 2 (Stb. 1988, 665)

Waardering: B 1

(107)

Handeling: Het aanwijzen van ambtenaren van het secretariaat van de Registratiekamer voor het opsporen van het overtreden van de diverse meldingsplichten, zoals gesteld in de Wet persoonsregistraties

Periode: 1990–2000

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 50, lid 4 (Stb. 1988, 665)

Product: Aanwijzing

Waardering: V, 10 jaar na ontslag

Deze handeling heeft uitsluitend betrekking op benoemingen waarbij geen sprake is van een rechtspositionele verhouding. In gevallen waarin wel sprake is van een rechtspositionele verhouding, moet gebruik worden gemaakt van de selectielijst voor personeelsdossiers van de rijksoverheid (P-direkt)

(110)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin wordt vastgesteld op welke wettelijke ingestelde persoonsregistraties de Wet persoonsregistraties niet van toepassing is

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 54, lid 4 (Stb. 1988, 665)

Product: Besluit van 16 juni 1989, houdende aanwijzing van persoonsregistraties waarop de Wet persoonsregistraties niet van toepassing is (Stb. 1989, 238), gewijzigd 1994 (Stb. 1994, 690), gewijzigd 1996 (Stb. 1996, 278)

Opmerking: De Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken, de Minister van Onderwijs en Wetenschappen, de Minister van Verkeer en Waterstaat en de Minister [staatssecretaris] van Economische Zaken verrichten deze handeling.

Bij de invoering van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) bestond reeds een aantal wettelijk ingestelde registraties. Bij diverse van deze registraties was het geldende wettelijke regime strijdig met de Wet persoonregistraties. Een voorbeeld hiervan waren de registers ingesteld bij of krachtens de Wet op de justitiële documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag (Stb. 1955, 395).

Waardering: B 5

(111)

Handeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van het juridische evaluatieonderzoek van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1993–1995

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. V. + 5

Product: Offerte, brieven en rapport

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: B 2

(112)

Handeling: Het begeleiden van het juridische evaluatieonderzoek van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1993–1995

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. V. + 5

Product: Notities, notulen en brieven

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: V, 5 jaar

(113)

Handeling: Het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van het juridische evaluatieonderzoek van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1993–1995

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. V. + 5

Product: Notities, notulen en brieven

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: B 2

(114)

Handeling: Het financieren van het juridische evaluatieonderzoek van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1993–1995

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. V. + 5

Product: Rekeningen en declaraties

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: V, 7 jaar

(115)

Handeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van het sociaal-wetenschappelijke evaluatieonderzoek van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1994–1995

Bron: J.E.J. Prins e.a., In het licht van de Wet persoonsregistraties: Zon, maan of ster? (Alphen aan de Rijn/Diegem, 1995) p. III en 1

Product: Offerte, brieven en rapport

Waardering: B 2

(116)

Handeling: Het begeleiden van het sociaal-wetenschappelijke evaluatieonderzoek van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1994–1995

Bron: J.E.J. Prins e.a., In het licht van de Wet persoonsregistraties: Zon, maan of ster? (Alphen aan de Rijn/Diegem, 1995) p. III en

Product: Notities, notulen en brieven

Waardering: V, 5 jaar

(117)

Handeling: Het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van het sociaal-wetenschappelijke evaluatieonderzoek van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1994–1995

Bron: J.E.J. Prins e.a., In het licht van de Wet persoonsregistraties: Zon, maan of ster? (Alphen aan de Rijn/Diegem, 1995) p. III en 1

Product: Notities, notulen en brieven

Waardering: B 2

(118)

Handeling: Het financieren van het sociaal-wetenschappelijke evaluatieonderzoek van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1994–1995

Bron: J.E.J. Prins e.a., In het licht van de Wet persoonsregistraties: Zon, maan of ster? (Alphen aan de Rijn/Diegem, 1995) p. III en 1

Product: Rekeningen en declaraties

Waardering: V, 7 jaar

(119)

Handeling: Het voorbereiden van een KB waarin vastgesteld is hoeveel plaatsvervangende leden en buitengewone leden deel uitmaken van de Registratiekamer

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 38, lid 1 (Stb. 1988, 665)

Product: KB

Waardering: V, 10 jaar

(120)

Handeling: Het voorbereiden van een KB waarin de benoeming en het ontslag van de voorzitter, de plaatsvervangende voorzitters, de leden, de plaatsvervangende leden en de buitengewone leden van de Registratiekamer worden geregeld

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 38, lid 2, 39, lid 1 en 42, lid 2 (Stb. 1988, 665), gewijzigd in 1995 (Stb. 1995, 227) en Rechtspositiebesluit leden Registratiekamer, art. 10 (Stb. 1998, 10)

Waardering: V, 10 jaar

(121)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin voor de Registratiekamer regels worden gegeven omtrent:

de bezoldiging van de voorzitter;

de vergoeding voor de leden;

het zittingsgeld voor de plaatsvervangende en de buitengewonde leden.

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 40, lid 1 (Stb. 1988, 665), gewijzigd in 1995 (Stb. 1993, 227)

Product: Besluit van 5 augustus 1989, houdende uitvoering van artikel 40, eerste lid van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1989, 335)en Rechtspositiebesluit leden Registratiekamer (Stb. 1998, 10)

Waardering: V, 10 jaar

(122)

Handeling: Het nemen van een beslissing op het verzoek van de voorzitter van de Registratiekamer om andere werkzaamheden te verrichten, waarvoor een beloning wordt genoten

Periode: 1989–2000

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 40, lid 3 (Stb. 1988, 665)

Product: Ministeriële beschikking

Waardering: B 5

(123)

Handeling: Het bepalen dat de voorzitter of een lid verplicht is om te gaan of blijven wonen in of nabij de gemeente waar de Registratiekamer is gevestigd

Periode: 1998–2000

Grondslag: Rechtspositiebesluit leden Registratiekamer, art. 7, lid 1 (Stb. 1998, 10)

Product: Ministeriële beschikking

Opmerking: De Minister van Justitie kan een dergelijke beslissing nemen wanneer hij van mening is dat dit noodzakelijk is voor een goede plichtsvervulling.

Waardering: V, 10 jaar na beëindiging van het voorzitterschap dan wel lidmaatschap

(124)

Handeling: Het nemen van een beslissing inzake de aanstelling van ambtenaren op het secretariaat van de Registratiekamer op voordracht van haar voorzitter

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 41 (Stb. 1988, 665)

Product: Ministeriële beschikking

Waardering: V, 10 jaar na ontslag

Deze handeling heeft uitsluitend betrekking op benoemingen waarbij geen sprake is van een rechtspositionele verhouding. In gevallen waarin wel sprake is van een rechtspositionele verhouding, moet gebruik worden gemaakt van de selectielijst voor personeelsdossiers van de rijksoverheid (P-direkt)

(127)

Handeling: Het voorbereiden van een KB waarin de benoeming en het ontslag van de voorzitter, de leden en de buitengewone leden van het College Bescherming Persoonsgegevens worden geregeld

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 53 lid 3 (Stb. 2000, 302)

Product: Besluit rechtspositie leden College bescherming persoonsgegevens (Stb. 2001, 382)

Waardering: B 4

(128)

Handeling: Het voorbereiden van een KB waarin de benoeming en het ontslag van leden van de Raad van Advies van het College Bescherming Persoonsgegevens worden geregeld

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 53 lid 4, art. 54 lid 1 (Stb. 2000, 302)

Waardering: B 5

(129)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin voor het College Bescherming Persoonsgegevens regels worden gegeven omtrent:

de bezoldiging van de voorzitter;

de vergoeding voor de leden;

het zittingsgeld voor de plaatsvervangende en de buitengewonde leden.

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 53 lid 3, art. 55 lid 1 en 2 (Stb. 2000, 302)

Product: Besluit van 5 augustus 1989, houdende uitvoering van artikel 40, eerste lid van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1989, 335) en Rechtspositiebesluit leden Registratiekamer (Stb. 1998, 10)

Waardering: V, 10 jaar

(130)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin voor de Raad van Advies van het College bescherming persoonsgegevens regels worden gegeven omtrent de vergoeding voor de leden

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 53 lid 4 (Stb. 2000, 302)

Product: Besluit van 5 augustus 1989, houdende uitvoering van artikel 40, eerste lid van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1989, 335) en Rechtspositiebesluit leden Registratiekamer (Stb. 1998, 10)

Waardering: V, 10 jaar

(131)

Handeling: Het benoemen, schorsen en ontslaan van de ambtenaren van het secretariaat van het College Bescherming Persoonsgegevens, op voordracht van de voorzitter

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 56 lid 1 (Stb. 2000, 302)

Product: Ministeriële beschikking

Waardering: V, 10 jaar na ontslag

Deze handeling heeft uitsluitend betrekking op benoemingen waarbij geen sprake is van een rechtspositionele verhouding. In gevallen waarin wel sprake is van een rechtspositionele verhouding, moet gebruik worden gemaakt van de selectielijst voor personeelsdossiers van de rijksoverheid (P-direkt)

(132)

Handeling: Het goedkeuren van het bestuursreglement van het College Bescherming Persoonsgegevens

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 56 lid 4 (Stb. 2000, 302)

Product: Ministeriële beschikking

Waardering: B 4

(133)

Handeling: Het vaststellen van beleidsregels over de uitoefening van de bevoegdheid van het College Bescherming Persoonsgegevens tot de oplegging van boeten

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 74 (Stb. 2000, 302)

Product: Ministeriële regeling

Waardering: B 5

(134)

Handeling: Het aanwijzen van ambtenaren van het secretariaat van het College Bescherming Persoonsgegevens die belast zijn met de opsporing van belastbare feiten

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 75 lid 4 (Stb. 2000, 302)

Product: Ministeriële regeling

Waardering: V, 7 jaar na einde dienstverband

(135)

Handeling: Het afgeven van een vergunning voor een doorgifte of een categorie doorgiften van persoonsgegevens naar een derde land dat geen waarborgen voor een passend beschermingsniveau biedt.

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 77 lid 2 (Stb. 2000, 302)

Product: vergunning

Opmerking: Wanneer een land buiten de Europese Unie onvoldoende bescherming van persoonsgegevens biedt, is verkeer van persoonsgegevens niet uitgesloten, maar onderworpen aan aanvullende regels. De bepaling bevat een aantal alternatieve criteria. Indien aan één daarvan is voldaan, kan de doorgifte aan dat land plaatsvinden.

Aan de vergunning worden de nadere voorschriften verbonden die nodig zijn om de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de fundamentele rechten en vrijheden van personen, alsmede de uitoefening van de daarmee verband houdende rechten te waarborgen.

Waardering: B 5

(136)

Handeling: Het in kennis stellen van de Commissie van de Europese Gemeenschappen van de gevallen waarin, naar zijn oordeel, een derde land geen waarborgen voor een passend beschermingsniveau biedt voor de te verwerken persoonsgegevens, en een vergunning voor een doorgifte of een categorie doorgiften van persoonsgegevens naar een derde land dat geen waarborgen voor een passend beschermingsniveau biedt

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 78 lid 1 (Stb. 2000, 302)

Product: melding

Waardering: B 5

(137)

Handeling: Het bepalen dat:

de doorgifte naar een land buiten de Europese Unie is verboden;

een land buiten de unie geacht wordt een passend beschermingsniveau te waarborgen; of een verleende vergunning wordt ingetrokken of gewijzigd

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 78 lid 2 (Stb. 2000, 302)

Product: Ministeriële regeling

Waardering: B 5

(138)

Handeling: Het aan de Staten-Generaal zenden van een verslag over de doeltreffendheid en de effecten van de Wet Bescherming Persoonsgegevens in de praktijk binnen vijf jaren na de inwerkingtreding van deze wet

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 80 (Stb. 2000, 302)

Product: Evaluatieverslag

Waardering: B 2

8.1.2 Staatscommissie Koopmans

(28)

Handeling: Het adviseren van de overheid inzake wettelijke en andere maatregelen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met het gebruik van persoonsregistraties

Periode: 1972–1976

Grondslag: KB van 21 februari 1972 (Stcrt. 1972, 43)

Product: Nota’s, rapporten, notulen van de commissievergaderingen

Waardering: B 1

8.2 Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

8.2.1 Algemene handelingen

(1)

Handeling: Het voorbereiden vaststellen, coördineren en evalueren van het beleid ten aanzien de bescherming van persoonsgegevens.

Periode: 1968–

Product: Beleidsnota’s, beleidsnotities, rapporten, adviezen, evaluaties, etc.Opmerking Onder deze handeling valt ook:

Het voeren van overleg met de andere betrokken actoren op het beleidsterrein;

Het voorbereiden van een standpunt ter inbrenging in de Ministerraadvergaderingen voor beraad en besluitvorming betreffende het beleidsterrein;

Het voeren van overleg met/het leveren van bijdragen aan het overleg met het Staatshoofd betreffende het beleidsterrein;

Het voorbereiden van de Memorie van toelichting op de Rijksbegroting betreffende het beleidsterrein; zie ook handelingen 5, 177 en 183 van het BSD ‘Per slot van Rijksrekening’;

Het toetsen van de uitvoering van het beleid (evaluatie).;

Het leveren van commentaar op de recht- en doelmatigheidscontroles van de Algemene Rekenkamer op het beleidsterrein; zie ook ‘Per Slot van Rijksrekening’, handeling 295, 357 en 374;

Het aan externe adviescommissies verzoeken om advies betreffende het beleidsterrein;

Het informeren van het Kabinet van de Koningin over ontwikkelingen op het beleidsterrein;

Het voorbereiden en vaststellen van het voorlichtingsbeleid (als beleidsinstrument).

Waardering: B 1,2

(2)

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van wet- en regelgeving ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Grondslag: o.a. Wet bescherming persoonsgegevens, artt. 22 lid 7, 24 lid 2, 26 lid 1, 28 lid 5, 29 lid 1 en 3, 31 lid 3, 39 lid 1 en 3, 40 lid 3 (Stb. 2000, 302)

Product: Wetten, algemene maatregelen van bestuur, koninklijke besluiten, circulaires;

o.a.:

Wet Politieregisters (Stb. 1990, 414)

Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Stb. 2000, 365)

Wet tot wijziging van bepalingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Stb. 2001, 180)

Besluit gebruik sofi-nummer Wbp (Stb. 2001, 383)

Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene Wbp (Stb. 2001, 305)

Meldingsbesluit Wbp (Stb. 2001, 244)

Meldingsregeling Wbp (Stcrt. 2002, 137)

Vrijstellingsbesluit Wbp (Stb. 2001, 250)

Vaststellingsbesluit enkele algemene maatregelen van bestuur in verband met de inwerkingtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2001, 382)

Waardering: B 1

(3)

Handeling: Het opstellen van periodieke verslagen over ontwikkelingen op het beleidsterrein de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Jaarverslagen, kwartaalverslagen, maandverslagen

Waardering: B 3: jaarverslagen; V, 2 jaar: overige verslagen

(4)

Handeling: Het beantwoorden van Kamervragen en het anderszins op verzoek incidenteel informeren van leden of commissies uit de Kamers der Staten-Generaal inzake het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Grondslag: Grondwet

Product: Brieven, notities

Opmerking: Deze handeling vond verschillende malen per jaar plaats (bron: interview met mr. p. J. Hustinx

Waardering: B 2, 3

(5)

Handeling: Het informeren van de Commissies voor Verzoekschriften en andere tot het onderzoeken van klachten bevoegde commissies uit de Kamers der Staten-Generaal en de Nationale Ombudsman naar aanleiding van klachten over de uitvoering of de gevolgen van het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Brieven, notities

Waardering: B 3

(6)

Handeling: Het beslissen op beroepschriften naar aanleiding van beschikkingen betreffende de bescherming van persoonsgegevens en het voeren van verweer in beroepschriftprocedures voor administratief rechterlijke organen

Periode: 1968–

Product: Beschikkingen, verweerschriften

Waardering: V, 5 jaar na uitspraak

(7)

Handeling: Het medevoorbereiden van het vaststellen, wijzigen en intrekken van internationale regelingen inzake de bescherming van persoonsgegevens en het presenteren van Nederlandse standpunten in intergouvernementele organisaties

Periode: 1968–

Product: Internationale regelingen, nota’s, notities en rapporten

Waardering: B 1

(8)

Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen over het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Brieven, notities

Waardering: V, 1 jaar

(9)

Handeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten op het beleidsterrein de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Voorlichtingsmateriaal

Waardering: V, 2 jaar; B 5 één exemplaar

(10)

Handeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van (wetenschappelijk) onderzoek en het vaststellen van onderzoeksrapporten over de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Offerte, brieven en rapport

Waardering: B 1, 2

(11)

Handeling: Het begeleiden van (wetenschappelijk) onderzoek naar de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Notities, notulen en brieven

Waardering: V, 5 jaar

(12)

Handeling: Het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek naar de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Notities, brieven, etc.

Waardering: B 2

(13)

Handeling: Het financieren van (wetenschappelijk) onderzoek naar de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Rekeningen en declaraties

Waardering: V, 7 jaar

(14)

Handeling: Het beslissen op een subsidieaanvraag van een particuliere instelling die actief is op het beleidsterrein de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Ministeriële beschikking

Waardering: V, 7 jaar

(15)

Handeling: Het detacheren/benoemen van ambtenaren bij de Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging bij de EG

Periode: 1968–

Product: Besluit

Waardering: V, 10 jaar na ontslag

Deze handeling heeft uitsluitend betrekking op benoemingen waarbij geen sprake is van een rechtspositionele verhouding. In gevallen waarin wel sprake is van een rechtspositionele verhouding, moet gebruik worden gemaakt van de selectielijst voor personeelsdossiers van de rijksoverheid (P-direkt)

(16)

Handeling: Het voorbereiden van bijdragen aan werkgroepen van de Europese Commissie inzake de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Opmerking: Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen over de geleverde inbreng in de werkgroepen.

Waardering: B 1

(17)

Handeling: Het opstellen van concept-informatiefiches over voorstellen, mededelingen en Groenboeken van de Europese Commissie op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1989–

Product: Conceptfiches

Opmerking: De interdepartementale WBCN stelt de informatiefiches vast. De handeling hiervoor is opgenomen in het concept-RIO ‘Gedane Buitenlandse Zaken’.

Waardering: V, 5 jaar

(18)

Handeling: Het voorbereiden van vergaderingen van Raadswerkgroepen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Opmerking: Met ‘Raad’ wordt hier de Raad van de Europese Unie bedoeld.

Als onderdeel van de departementale standpuntbepaling kan overleg worden gevoerd met maatschappelijke groeperingen, zoals het georganiseerde bedrijfsleven;

De handeling leidt in het eerstverantwoordelijke ministerie met name tot instructies; bij de overige betrokken ministeries tot departementale standpunten;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van vergaderingen van Raadswerkgroepen.

Waardering: B 1

(19)

Handeling: Het voorbereiden van vergaderingen van ad hoc groepen Raden/Attachés met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Opmerking: Als onderdeel van de departementale standpuntbepaling kan overleg worden gevoerd met maatschappelijke groeperingen, zoals het georganiseerde bedrijfsleven;

De handeling leidt in het eerstverantwoordelijke ministerie met name tot instructies; bij de overige betrokken ministeries tot departementale standpunten;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van vergaderingen van Raden/Attachés.

Waardering: B 1

(20)

Handeling: Het voorbereiden van vergaderingen van het Coreper met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Opmerking: Als onderdeel van de departementale standpuntbepaling kan overleg worden gevoerd met maatschappelijke groeperingen, zoals het georganiseerde bedrijfsleven;

De instructies voor de Nederlandse vertegenwoordiger in het Coreper (de PV) worden vastgesteld in interdepartementaal overleg onder leiding van Buitenlandse Zaken;

De handeling leidt bij het eerstverantwoordelijke ministerie met name tot conceptinstructies; bij de overige betrokken ministeries tot departementale standpunten;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van de vergaderingen van het Coreper.

Waardering: B 1

(21)

Handeling: Het voorbereiden van vergaderingen van ad hoc High Level groepen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Opmerking: Als onderdeel van de departementale standpuntbepaling kan overleg worden gevoerd met maatschappelijke groeperingen, zoals het georganiseerde bedrijfsleven;

De handeling leidt in het eerstverantwoordelijke ministerie met name tot instructies; bij de overige betrokken ministeries tot departementale standpunten.

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van vergaderingen van High Level groepen.

Waardering: B 1

(22)

Handeling: Het opstellen van departementale standpunten inzake agendapunten van Raadsvergaderingen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Opmerking: Nationale standpunten en onderhandelingsposities inzake agendapunten van Raadsvergaderingen komen tot stand in de Coördinatiecommissie voor Europese Integratie- en Associatieproblemen (CoCo);

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van Raadsvergaderingen.

Waardering: B 1

(23)

Handeling: Het opstellen van departementale standpunten inzake algemene en op langere termijn spelende zaken van EU-belang inzake de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1993–

Opmerking: Overleg hierover in de Coördinatiecommissie op Hoog Ambtelijk Niveau (CoCoHan) leidt tot algemene rapporten aan de betrokken ministers.

Waardering: B 1

(24)

Handeling: Het voordragen van personen voor benoeming in een raadgevend comité, beheerscomité of reglementeringscomité

Periode: 1968–

Opmerking: De Raad benoemt de leden van de comités.

Waardering: V, 5 jaar

(25)

Handeling: Het opstellen en wijzigen van standpunten inzake door de Europese Commissie voorgestelde uitvoeringsbepalingen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, die besproken worden in een raadgevend comité, een beheerscomité of een reglementeringscomité

Periode: 1968–

Opmerking: Als onderdeel van de departementale standpuntbepaling kan overleg gevoerd worden met maatschappelijke groeperingen, zoals het georganiseerde bedrijfsleven;

Wanneer meerdere departementen betrokken zijn leidt het eerstverantwoordelijke ministerie het coördinatieoverleg;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van instructies voor de Nederlandse vertegenwoordigers in de comités;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van vergaderingen van deze comités.

Waardering: B 1

(26)

Handeling: Het opstellen en wijzigen van standpunten over de Europese Commissie voorgenomen besluiten, maatregelen en onderhandelingen met derde landen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, voor zover deze niet zijn vastgelegd in Raadsbesluiten en worden besproken in commissies en werkgroepen

Periode: 1968–

Opmerking: Als onderdeel van de departementale standpuntbepaling kan overleg worden gevoerd met maatschappelijke groeperingen, zoals het georganiseerde bedrijfsleven;

Wanneer meerdere departementen betrokken zijn, leidt het eerstverantwoordelijke ministerie het coördinatieoverleg;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van instructies voor de Nederlandse vertegenwoordigers in de comités;

Onder deze handeling valt ook het opstellen van verslagen van vergaderingen van deze comités.

Waardering: B 1

8.2.2 Handelingen op het beleidsterrein

(27)

Handeling: Het voorbereiden van een KB waarin een Staatscommissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met persoonsregistraties wordt ingesteld (Staatscommissie-Koopmans)

Periode: 1971–1972

Bron: Zie product

Product: KB van 21 februari 1972 (Stcrt. 1972, 43)

Opmerking: Op voordracht van de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Economische Zaken werd besloten tot instelling van de Staatscommissie-Koopmans. De Minister van Justitie werd met de uitvoering van dit besluit belast. De Minister van Economische Zaken was betrokken bij de instelling van deze commissie omdat het CBS onder zijn verantwoordelijkheid viel.

Waardering: B 4

(29)

Handeling: Het instellen van een ambtelijke werkgroep die de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid voorbereidt

Periode: 1974–1975

Bron: Inleiding op de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1975, 50)

Product: Ministeriële beschikking

Opmerking: Deze werkgroep is ingesteld kort nadat de Staatscommissie-Koopmans in 1974 haar interim-rapport had uitgebracht.

De handeling werd verricht door de Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken [staatssecretaris]

Waardering: B 4

(30)

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid

Periode: 1974–

Bron: Inleiding op de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer inverband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1975, 50)

Product: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1975, 50)

Opmerking: Een ambtelijke werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van de departementen van Justitie en Binnenlandse Zaken, stelde de bovengenoemde regelgeving op. Namens de ministerraad stelde de Minister-President op 7 maart 1975 deze aanwijzingen vast. Met uitzondering van art. 17 t/m 24 zijn de aanwijzingen tot op heden formeel nooit ingetrokken.

Waardering: B 1

(31)

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van de Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid

Periode: 1982–1994

Bron: Zie product

Product: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1982, 156), vervallen 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Opmerking: De handeling werd verricht door de Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken. In de totstandkoming van deze aanwijzingen speelde het departement van Justitie een ondergeschikte rol (bron: interview met mr. P.J. Hustinx).

Waardering: B 1

(32)

Handeling: Het voorbereiden, wijzigen en intrekken van een wetsvoorstel (1981) voor een Wet persoonsregistraties

Periode: 1974–1984

Grondslag: Verdrag van Straatsburg (Trb. 1988, 7), art. 4 en Grondwet 1983 (Stb. 1983, 70) art. 10

Product: Wetsvoorstel

Opmerking: De handeling werd verricht door de Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken.

Opmerking: B 1

(33)

Handeling: Het voorbereiden, wijzigen en intrekken van het wetsvoorstel Tijdelijke wet aanmelding geautomatiseerde persoonsregistraties

Periode: 1982–1984

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. 111–113

Product: Wetsvoorstel

Opmerking: De handeling werd verricht door de Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken.

Waardering: B 1

(36)

Handeling: Het adviseren van het bestuursorgaan inzake het opstellen van een regeling voor een geautomatiseerde registratiesysteem met persoonsgegevens

Periode: 1975–*

Bron: Inleiding op de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1975, 50)

Product: Advies

Opmerking: Voor onderwerpen die de organisatie en beveiliging van geautomatiseerde registraties raken kon zonodig worden overlegd met de Directie Overheidsorganisatie en -automatisering van het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Dit adviseren vond nauwelijks plaats (bron: interview met mr. P.J.Hustinx).

Waardering: B 5

(48)

Handeling: Het adviseren inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid

Periode: 1982–1994

Bron: Inleiding op de Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1993, 173)

Product: Advies

Waardering: B 5

(63)

Handeling: Het gezamenlijk met de betrokken minister(s) bepalen op welke geautomatiseerde persoonsregistraties met persoonsgegevens de geldende voorschriften niet van toepassing zijn in verband met de staatsveiligheid

Periode: 1975–

Grondslag: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid, art. 26 (Stcrt. 1975, 50)

Product: Beschikkingen

Opmerking: Deze handeling wordt verricht door de Minister-President, de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en (eventueel) de Vakminister. Het gaat hierbij om registraties zoals eventueel in gebruik door inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

Waardering: B 5

(64)

Handeling: Het voorbereiden van de vaststelling, wijziging en intrekking van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1985–2000

Grondslag: Verdrag van Straatsburg (Trb. 1988, 7) en Grondwet 1983 (Stb. 1983, 70), art. 10

Product: Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665)

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: B 1

(65)

Handeling: Het voorbereiden van de vaststelling, wijziging en intrekking van een wet tot ratificatie van het Verdrag van Straatsburg

Periode: 1989–

Bron: Wet van 20 juni 1990 tot goedkeuring van het op 28 januari 1990 te Straatsburg tot stand gekomen Verdrag tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens (Stb. 1990. 351) en Wet van 27 november 1991, houdende wijziging van de Wet van 20 juni 1990, Stb. 351, tot goedkeuring van het op 28 januari 1990 te Straatsburg tot stand gekomen Verdrag tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens

Product: Zie Bron

Opmerking: De Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Buitenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: B 1

(66)

Handeling: Het voorbereiden van het wetsvoorstel voor de Wet bescherming persoonsgegevens

Periode: 1995–2000

Grondslag: Europese Richtlijn 95/46/EG (PbEG L 281)

Product: Wetvoorstel voor de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2000, 302)

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken en verrichten deze handeling.

Waardering: B 1

(67)

Handeling: Het instellen en financieel ondersteunen van de Stuurgroep Voorlichting Persoonsregistraties

Periode: 1989–1993

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. 528-529

Product: Instellingsbesluit

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken en verrichten deze handeling.

Waardering: B 4 (archiefbescheiden betreffende het instellen van de Stuurgroep)

V, 7 jaar (archiefbescheiden betreffende het financieel ondersteunen van de Stuurgroep)

(69)

Handeling: Het vaststellen van opdracht en eindproduct van de evaluatiecampagne Voorlichting Persoonsregistraties

Periode: 1992–1993

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. 528, noot 31.

Product: Offerte, brieven en rapport

Waardering: B 2

(70)

Handeling: Het begeleiden van de evaluatiecampagne Voorlichting Persoonsregistraties

Periode: 1992–1993

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. 528, noot 31.

Product: Notities, notulen en brieven

Waardering: V, 5 jaar

(71)

Handeling: Het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van de evaluatiecampagne Voorlichting Persoonsregistraties

Periode: 1992–1993

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. 528, noot 31.

Product: Notities, brieven, etc.

Waardering: B 2

(72)

Handeling: Het financieren van de evaluatiecampagne Voorlichting Persoonsregistraties

Periode: 1992–1993

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. 528, noot 31.

Product: Rekeningen en declaraties

Waardering: V, 7 jaar

(110)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin wordt vastgesteld op welke wettelijke ingestelde persoonsregistraties de Wet persoonsregistraties niet van toepassing is

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 54, lid 4 (Stb. 1988, 665)

Product: Besluit van 16 juni 1989, houdende aanwijzing van persoonsregistraties waarop de Wet persoonsregistraties niet van toepassing is (Stb. 1989, 238), gewijzigd 1994 (Stb. 1994, 690), gewijzigd 1996 (Stb. 1996, 278)

Opmerking: De Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken, de Minister van Onderwijs en Wetenschappen, de Minister van Verkeer en Waterstaat en de Minister [staatssecretaris] van Economische Zaken verrichten deze handeling.

Bij de invoering van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) bestond reeds een aantal wettelijk ingestelde registraties. Bij diverse van deze registraties was het geldende wettelijke regime strijdig met de Wet persoonregistraties. Een voorbeeld hiervan waren de registers ingesteld bij of krachtens de Wet op de justitiële documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag (Stb. 1955, 395).

Waardering: B 5

(111)

Handeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van het juridische evaluatieonderzoek van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1993–1995

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. V. + 5

Product: Offerte, brieven en rapport

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: B 2

(112)

Handeling: Het begeleiden van het juridische evaluatieonderzoek van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1993–1995

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. V. + 5

Product: Notities, notulen en brieven

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: V, 5 jaar

(113)

Handeling: Het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van het juridische evaluatieonderzoek van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1993–1995

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. V. + 5

Product: Notities, notulen en brieven

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: B 2

(114)

Handeling: Het financieren van het juridische evaluatieonderzoek van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1993–1995

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. V. + 5

Product: Rekeningen en declaraties

Opmerking: De Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: V, 7 jaar

(138)

Handeling: Het aan de Staten-Generaal zenden van een verslag over de doeltreffendheid en de effecten van de Wet Bescherming Persoonsgegevens in de praktijk binnen vijf jaren na de inwerkingtreding van deze wet

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 80 (Stb. 2000, 302)

Product: Evaluatieverslag

Waardering: B 2

8.3 Minister van Buitenlandse Zaken

(65)

Handeling: Het voorbereiden van de vaststelling, wijziging en intrekking van een wet tot ratificatie van het Verdrag van Straatsburg

Periode: 1989–

Bron: Wet van 20 juni 1990 tot goedkeuring van het op 28 januari 1990 te Straatsburg tot stand gekomen Verdrag tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens (Stb. 1990. 351) en Wet van 27 november 1991, houdende wijziging van de Wet van 20 juni 1990, Stb. 351, tot goedkeuring van het op 28 januari 1990 te Straatsburg tot stand gekomen Verdrag tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens

Product: Zie Bron

Opmerking: De Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Buitenlandse Zaken verrichten deze handeling.

Waardering: B 1

8.4 Minister van Defensie

(2)

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van wet- en regelgeving ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 2000–

Grondslag: o.a. Wet bescherming persoonsgegevens, artt. 22 lid 7, 24 lid 2, 26 lid 1, 28 lid 5, 29 lid 1 en 3, 31 lid 3, 39 lid 1 en 3, 40 lid 3 (Stb. 2000, 302)

Product: Wetten, algemene maatregelen van bestuur, koninklijke besluiten, circulaires;

o.a.:

Wet Politieregisters (Stb. 1990, 414)

Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Stb. 2000, 365)

Wet tot wijziging van bepalingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Stb. 2001, 180)

Besluit gebruik sofi-nummer Wbp (Stb. 2001, 383)

Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene Wbp (Stb. 2001, 305)

Meldingsbesluit Wbp (Stb. 2001, 244)

Meldingsregeling Wbp (Stcrt. 2002, 137)

Vrijstellingsbesluit Wbp (Stb. 2001, 250)

Vaststellingsbesluit enkele algemene maatregelen van bestuur in verband met de inwerkingtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2001, 382)

Waardering: B 1

(145)

Handeling: Het beslissen of de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens met het oog op de inzet of het ter beschikking stellen van de krijgsmacht ter handhaving of bevordering van de internationale rechtsorde.

Periode: 2000–

Bron: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 2 lid 3 (Stb. 2000, 302)

Product: Beslissing

Opmerking: Van de beslissing wordt mededeling gedaan aan het CBP.

Waardering: B 1

8.5 Minister van Economische Zaken

(27)

Handeling: Het voorbereiden van een KB waarin een Staatscommissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met persoonsregistraties wordt ingesteld (Staatscommissie-Koopmans)

Periode: 1971–1972

Bron: Zie product

Product: KB van 21 februari 1972 (Stcrt. 1972, 43)

Opmerking: Op voordracht van de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Economische Zaken werd besloten tot instelling van de Staatscommissie-Koopmans. De Minister van Justitie werd met de uitvoering van dit besluit belast. De Minister van Economische Zaken was betrokken bij de instelling van deze commissie omdat het CBS onder zijn verantwoordelijkheid viel.

Waardering: B 4

(110)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin wordt vastgesteld op welke wettelijke ingestelde persoonsregistraties de Wet persoonsregistraties niet van toepassing is

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 54, lid 4 (Stb. 1988, 665)

Product: Besluit van 16 juni 1989, houdende aanwijzing van persoonsregistraties waarop de Wet persoonsregistraties niet van toepassing is (Stb. 1989, 238), gewijzigd 1994 (Stb. 1994, 690), gewijzigd 1996 (Stb. 1996, 278)

Opmerking: De Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken, de Minister van Onderwijs en Wetenschappen, de Minister van Verkeer en Waterstaat en de Minister [staatssecretaris] van Economische Zaken verrichten deze handeling.

Bij de invoering van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) bestond reeds een aantal wettelijk ingestelde registraties. Bij diverse van deze registraties was het geldende wettelijke regime strijdig met de Wet persoonregistraties. Een voorbeeld hiervan waren de registers ingesteld bij of krachtens de Wet op de justitiële documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag (Stb. 1955, 395).

Waardering: B 5

8.6 Minister van Financiën (staatssecretaris)

(90)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin is vastgesteld in welke gevallen het is toegestaan om een wettelijk identificatienummer op te nemen in een persoonsregistratie of daaruit te verstrekken

Periode: 1966–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 6a (Stb. 1988, 665), zoals ingevoegd bij de Wet op de identificatieplicht (Stb. 1993, 660)

Product: Besluit gebruik sofi-nummer (Stb. 1996, 190), gewijzigd 1996 (Stb. 1996, 430), gewijzigd 1998 (Stb. 1998, 118)

Opmerking: Het gaat hierbij om nummers die ter identificatie van personen wettelijk zijn voorgeschreven. De voordracht tot het Besluit gebruik sofi-nummer deed de Minister van Justitie mede namens de staatssecretaris van Financiën. De voordracht van het Besluit van 18 juli 1996 tot wijziging van het Besluit gebruik sofi-nummer (aanvulling) deed hij mede namens de staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer. Over het Besluit gebruik sofi- nummer en de wijzigingen werd de Registratiekamer gehoord.

Waardering: B 1

8.7 Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (staatssecretaris)

(90)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin is vastgesteld in welke gevallen het is toegestaan om een wettelijk identificatienummer op te nemen in een persoonsregistratie of daaruit te verstrekken

Periode: 1966–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 6a (Stb. 1988, 665), zoals ingevoegd bij de Wet op de identificatieplicht (Stb. 1993, 660)

Product: Besluit gebruik sofi-nummer (Stb. 1996, 190), gewijzigd 1996 (Stb. 1996, 430), gewijzigd 1998 (Stb. 1998, 118)

Opmerking: Het gaat hierbij om nummers die ter identificatie van personen wettelijk zijn voorgeschreven. De voordracht tot het Besluit gebruik sofi-nummer deed de Minister van Justitie mede namens de staatssecretaris van Financiën. De voordracht van het Besluit van 18 juli 1996 tot wijziging van het Besluit gebruik sofi-nummer (aanvulling) deed hij mede namens de staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer. Over het Besluit gebruik sofi-nummer en de wijzigingen werd de Registratiekamer gehoord.

Waardering: B 1

8.8 Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

(110)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin wordt vastgesteld op welke wettelijke ingestelde persoonsregistraties de Wet persoonsregistraties niet van toepassing is

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 54, lid 4 (Stb. 1988, 665)

Product: Besluit van 16 juni 1989, houdende aanwijzing van persoonsregistraties waarop de Wet persoonsregistraties niet van toepassing is (Stb. 1989, 238), gewijzigd 1994 (Stb. 1994, 690), gewijzigd 1996 (Stb. 1996, 278)

Opmerking: De Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken, de Minister van Onderwijs en Wetenschappen, de Minister van Verkeer en Waterstaat en de Minister [staatssecretaris] van Economische Zaken verrichten deze handeling.

Bij de invoering van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) bestond reeds een aantal wettelijk ingestelde registraties. Bij diverse van deze registraties was het geldende wettelijke regime strijdig met de Wet persoonregistraties. Een voorbeeld hiervan waren de registers ingesteld bij of krachtens de Wet op de justitiële documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag (Stb. 1955, 395).

Waardering: B 5

8.9 Minister van Verkeer en Waterstaat

(110)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin wordt vastgesteld op welke wettelijke ingestelde persoonsregistraties de Wet persoonsregistraties niet van toepassing is

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 54, lid 4 (Stb. 1988, 665)

Product: Besluit van 16 juni 1989, houdende aanwijzing van persoonsregistraties waarop de Wet persoonsregistraties niet van toepassing is (Stb. 1989, 238), gewijzigd 1994 (Stb. 1994, 690), gewijzigd 1996 (Stb. 1996, 278)

Opmerking: De Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken, de Minister van Onderwijs en Wetenschappen, de Minister van Verkeer en Waterstaat en de Minister [staatssecretaris] van Economische Zaken verrichten deze handeling.

Bij de invoering van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) bestond reeds een aantal wettelijk ingestelde registraties. Bij diverse van deze registraties was het geldende wettelijke regime strijdig met de Wet persoonregistraties. Een voorbeeld hiervan waren de registers ingesteld bij of krachtens de Wet op de justitiële documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag (Stb. 1955, 395).

Waardering: B 5

8.10 Minister-President

(63)

Handeling: Het gezamenlijk met de betrokken minister(s) bepalen op welke geautomatiseerde persoonsregistraties met persoonsgegevens de geldende voorschriften niet van toepassing zijn in verband met de staatsveiligheid

Periode: 1975–

Grondslag: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid, art. 26 (Stcrt. 1975, 50)

Product: Beschikkingen

Opmerking: Deze handeling wordt verricht door de Minister-President, de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en (eventueel) de Vakminister. Het gaat hierbij om registraties zoals eventueel in gebruik door inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

Waardering: B 5

8.11 Vakminister

(1)

Handeling: Het voorbereiden, mede-vaststellen, coördineren en evalueren van het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens.

Periode: 1968–

Product: Beleidsnota’s, beleidsnotities, rapporten, adviezen, evaluaties, etc.

o.a.: Beleidsregels Protocollaire Basisadministratie (BuZa) (Stcrt. 2002, 214)

Opmerking: Onder deze handeling valt ook:

Het voeren van overleg met de andere betrokken actoren op het beleidsterrein;

Het voorbereiden van een standpunt ter inbrenging in de Ministerraadvergaderingen voor beraad en besluitvorming betreffende het beleidsterrein;

Het voeren van overleg met/het leveren van bijdragen aan het overleg met het Staatshoofd betreffende het beleidsterrein;

Het voorbereiden van de Memorie van toelichting op de Rijksbegroting betreffende het beleidsterrein; zie ook handelingen 5, 177 en 183 van het BSD ‘Per slot van Rijksrekening’;

Het toetsen van de uitvoering van het beleid (evaluatie).;

Het leveren van commentaar op de recht- en doelmatigheidscontroles van de Algemene Rekenkamer op het beleidsterrein; zie ook ‘Per Slot van Rijksrekening’, handeling 295, 357 en 374;

Het aan externe adviescommissies verzoeken om advies betreffende het beleidsterrein;

Het informeren van het Kabinet van de Koningin over ontwikkelingen op het beleidsterrein;

Het voorbereiden en vaststellen van het voorlichtingsbeleid (als beleidsinstrument).

Waardering: B 1, 2

(2)

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van wet- en regelgeving ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Wetten, algemene maatregelen van bestuur, koninklijke besluiten, circulaires

o.a.:

Regeling Wet bescherming persoonsgegevens Ministerie van Financiën (Stcrt. 2002, 163)

Regeling Wet bescherming persoonsgegevens Ministerie van VROM (Stcrt. 2001, 198)

Regeling bescherming persoonsgegevens V&W (Stcrt. 2002, 226)

Regeling bescherming persoonsgegevens in personeelsdossiers en Emplaza BZK (Stcrt. 2003, 237)

Regeling taken en bevoegdheden functionaris gegevensbescherming OCW (Stcrt. 2004, 150)

Regeling toezichtbevoegdheden privacyfunctionaris V&W (Stcrt. 2002, 226)

Tijdelijk besluit gebruik sofi-nummer experimenten informatietechnologie zorg (VWS) (Stb. 2005, 566)

Tijdelijk besluit nummergebruik overheidstoegangsvoorziening (Stb. 2004, 584)

Wijzigingsbesluit Algemeen Rijksambtenarenreglement (VWS) (Stb. 2005, 435)

Wijzigingsbesluit Uitvoeringsbesluit Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen, enz. (Fin.) (Stb. 2005, 692)

Waardering: B 1

(3)

Handeling: Het opstellen van periodieke verslagen over ontwikkelingen op het beleidsterrein bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Jaarverslagen, kwartaalverslagen, maandverslagen

Waardering: B 3; V, 2 jaar: overige verslagen

(4)

Handeling: Het beantwoorden van Kamervragen en het anderszins op verzoek incidenteel informeren van leden of commissies uit de Kamers der Staten-Generaal inzake het beleid ten aanzien van bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Grondslag: Grondwet

Product: Brieven, notities

Opmerking: Deze handeling vond verschillende malen per jaar plaats (bron: interview met mr. P. J. Hustinx

Waardering: B 2, 3

(5)

Handeling: Het informeren van de Commissies voor Verzoekschriften en andere tot het onderzoeken van klachten bevoegde commissies uit de Kamers der Staten-Generaal en de Nationale Ombudsman naar aanleiding van klachten over de uitvoering of de gevolgen van het beleid ten aanzien van bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Brieven, notities

Waardering: B 3

(6)

Handeling: Het beslissen op beroepschriften naar aanleiding van beschikkingen betreffende bescherming van persoonsgegevens en het voeren van verweer in beroepschriftprocedures voor administratief rechterlijke organen

Periode: 1968–

Product: Beschikkingen, verweerschriften

Waardering: V, 5 jaar na uitspraak

(7)

Handeling: Het medevoorbereiden van het vaststellen, wijzigen en intrekken van internationale regelingen inzake bescherming van persoonsgegevens en het presenteren van Nederlandse standpunten in intergouvernementele organisaties

Periode: 1968–

Product: Internationale regelingen, nota’s, notities en rapporten

Waardering: B 1

(8)

Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen over het beleid ten aanzien van bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Brieven, notities

Waardering: V, 1 jaar

(9)

Handeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten op het beleidsterrein bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Voorlichtingsmateriaal

Waardering: V, 2 jaar; B 5 één exemplaar

(10)

Handeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van (wetenschappelijk) onderzoek en het vaststellen van onderzoeksrapporten over bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Offerte, brieven en rapport

Waardering: B 1, 2

(11)

Handeling: Het begeleiden van (wetenschappelijk) onderzoek naar bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Notities, notulen en brieven

Waardering: V, 5 jaar

(12)

Handeling: Het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek naar bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Notities, brieven, etc.

Waardering: B 2

(13)

Handeling: Het financieren van (wetenschappelijk) onderzoek naar bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1968–

Product: Rekeningen en declaraties

Waardering: V, 7 jaar

(43)

Handeling: Het vaststellen van algemene richtlijnen waaraan de beveiliging van geautomatiseerde systemen dienen te voldoen

Periode: 1982–1994

Grondslag: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 5, lid 1 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Richtlijnen

Opmerking: De vakminister kan in dit geval ook de secretaris-generaal zijn.

Waardering: B 5

(44)

Handeling: Het aanwijzen van een beveiligingsambtenaar (BVA) die met de beveiliging van de persoonsgegevens is belast

Periode: 1982–1994

Grondslag: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 1, lid1 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Aanwijzing

Opmerking: Bij elk departement was de secretaris-generaal belast met de algemene zorg voor de beveiliging van persoonsgegevens berustend bij het ministerie en de daaronder ressorterende diensten, bedrijven en instellingen. Het feitelijke toezicht werd echter uitgeoefend door de bovengenoemde ambtenaar.

Waardering: V, 10 jaar na ontslag

Deze handeling heeft uitsluitend betrekking op benoemingen waarbij geen sprake is van een rechtspositionele verhouding. In gevallen waarin wel sprake is van een rechtspositionele verhouding, moet gebruik worden gemaakt van de selectielijst voor personeelsdossiers van de rijksoverheid (P-direkt)

(45)

Handeling: Het aanwijzen van een G-beveiligingsfunctionaris (GBF) die met de beveiliging van de persoonsgegevens is belast

Periode: 1982–1994

Grondslag: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 1, lid 2 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Aanwijzing

Opmerking: Het hoofd van het G-geheel was verantwoordelijk voor de uitvoering van en voor de controle op de beveiligingsmaatregelen binnen dat G-geheel. Hij werd in de uitoefening van zijn beveiligingstaak terzijde gestaan door een G-beveiligingsfunctionaris.

De vakminister kan in dit geval ook de secretaris-generaal zijn.

Waardering: V, 10 jaar na ontslag

Deze handeling heeft uitsluitend betrekking op benoemingen waarbij geen sprake is van een rechtspositionele verhouding. In gevallen waarin wel sprake is van een rechtspositionele verhouding, moet gebruik worden gemaakt van de selectielijst voor personeelsdossiers van de rijksoverheid (P-direkt)

(63)

Handeling: Het gezamenlijk met de betrokken minister(s) bepalen op welke geautomatiseerde persoonsregistraties met persoonsgegevens de geldende voorschriften niet van toepassing zijn in verband met de staatsveiligheid

Periode: 1975–

Grondslag: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid, art. 26 (Stcrt.1975, 50)

Product: Beschikkingen

Opmerking: Deze handeling wordt verricht door de Minister-President, de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken en (eventueel) de Vakminister. Het gaat hierbij om registraties zoals eventueel in gebruik door inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

Waardering: B 5

(77)

Handeling: Het voorbereiden van een AMvB waarin voor de persoonsregistraties in bepaalde sectoren nadere regels worden gegeven

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 16, lid 1 en 2 (Stb. 1988, 665)

Product: AMvB

Opmerking: Een dergelijk AMvB kan (drie jaar na de inwerkingtreding van de bovenstaande grondslag) worden ingesteld, wanneer de zelfregulering via gedragscodes in bepaalde sectoren onvoldoende van de grond komt. De Registratiekamer geeft in haar jaarverslag aan in hoeverre zij de totstandkoming van een dergelijke AMvB wenselijk acht.

Overigens schrijft art. 3 van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) voor dat indien een AMvB mede een andere minister dan de Minister van Justitie aangaat, de voordracht door de betrokken ministers gezamenlijk moet worden gedaan.

Een soortgelijke handeling op grond van de Wbp valt onder algemene handeling 2.

Waardering: B 5

(99)

Handeling: Het adviseren van de Minister van Justitie inzake de vaststelling van instellingen uit de (semi-) publieke sector op wie paragraaf 5 van de Wet persoonsregistraties van toepassing moet zijn

Periode: 1990–

Bron: Nota van Toelichting op het Besluit van 19 december 1989, houdende uitvoering van artikel 17, onder b en c, van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1989, 569)

Product: Advies

Opmerking: Ter uitvoering van het bovengenoemde besluit is desgevraagd door alle ministeries een opgave verstrekt, terwijl ook van elders nuttige suggesties werden ontvangen. Het opstellen van het besluit en in het bijzonder de keuze van de instellingen en voorzieningen welke uiteindelijk daarin zijn aangewezen, geschiedde in nauwe samenwerking met de ministeries.

Waardering: B 1

(126)

Handeling: Het verrichten van meldingen bij de Europese Commissie van afwijkingen van het verbod om gevoelige persoonsgegevens te verwerken, in het geval de afwijking is gebaseerd op de Wbp.

Periode: 2000–

Grondslag: Wet Bescherming Persoonsgegevens, art. 23 lid 3 (Stb. 2000, 302)

Europese richtlijn, art. 8 (PbEG L 281)

Product: melding

Opmerking: De meldingen worden door het Ministerie van Justitie verzameld en van daaruit naar de EC doorgestuurd.

Waardering: B 5

8.12 Minister als bestuursorgaan

(34)

Handeling: Het opstellen van een regeling/ reglement voor het geautomatiseerde registratiesysteem met persoonsgegevens

Periode: 1975–

Grondslag: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid, art. 1 (Stcrt. 1975, 50)

Product: Regeling

Waardering: B 5

(139)

Handeling: Het opstellen van een regeling voor het geautomatiseerde registratiesysteem met persoonsgegevens

Periode: 2005–

Grondslag: Registratieverordening HBD 2005, art. 18 (Vbbo. 2005, 41)

Product: Verordening registratie en inzage van boeken en bescheiden Hoofdbedrijfschap Afbouw en Onderhoud (Vbbo. 2003, 37)

Waardering: V, 5 jaar na vervallen belang

(38)

Handeling: Het geven van opdrachten tot het treffen van voorzieningen zodat op verzoek van een geregistreerde:

wordt medegedeeld welke gegevens over hem/haar zijn opgenomen;

gegevens die onjuist zijn of ten onrechte in de registratie zijn opgenomen worden verbeterd of verwijderd;

ontbrekende gegevens in de registratie worden aangevuld;

wordt medegedeeld welke gegevens uit de registratie aan andere instanties zijn verstrekt.

Periode: 1975–

Grondslag: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid, art. 4, 5 en 6 (Stcrt. 1975, 50)

Product: Opdracht

Waardering: V, 5 jaar

(39)

Handeling: Het beslissen op een verzoek van een registreerde tot:

het verstrekken van gegevens welke over de geregistreerde zijn opgenomen;

verbeteren of verwijderen van gegevens die onjuist zijn of ten onrechte in de registratie zijn opgenomen;

het aanvullen van ontbrekende gegevens in de registratie;

mededelen welke gegevens uit de registratie aan andere instanties zijn verstrekt.

Periode: 1975–

Grondslag: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid art. 4, 5 en 6 (Stcrt. 1975, 50)

Product: Beschikking

Opmerking: Deze handeling vond niet of nauwelijks plaats (bron: interview met mr. P.J. Hustinx)

Waardering: V, 3 jaar

(40)

Handeling: Het beslissen op een beroep inzake een correctieprocedure

Periode: 1975–

Bron: Inleiding op de Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1975, 50)

Product: Beschikking

Opmerking: Deze handeling vond niet of nauwelijks plaats (bron: interview met mr. P.J. Hustinx)

Waardering: B 5: zaken leidend tot jurisprudentie; V, 5 jaar na definitieve afdoening: rest

(41)

Handeling: Het aanwijzen van een instantie die belast is met het houden van intern toezicht op een geautomatiseerde registraties met persoonsgegevens

Periode: 1975–

Bron: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid, art. 16 (Stcrt. 1975, 50)

Product: Instellingsbeschikking

Waardering: B 3

(144)

Handeling: Het benoemen van een eigen functionaris voor de gegevensbescherming.

Periode: 2000–

Bron: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 62 (Stb. 2000, 302)

Product: Benoemingsbesluit

Waardering: V, 10 jaar na ontslag

Deze handeling heeft uitsluitend betrekking op benoemingen waarbij geen sprake is van een rechtspositionele verhouding. In gevallen waarin wel sprake is van een rechtspositionele verhouding, moet gebruik worden gemaakt van de selectielijst voor personeelsdossiers van de rijksoverheid (P-direkt)

(146)

Handeling: Het vooraf melden van het verstrekken van gegevens bij de functionaris voor de gegevensbescherming of het CBP

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 27 (Stb. 2000, 302)

Product: Meldingenregister

Waardering: B 3

(46)

Handeling: Het vaststellen van de eisen waaraan de beveiliging van het geautomatiseerde systeem dient te voldoen

Periode: 1982–1994

Grondslag: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 5, lid 1 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Eisen

Opmerking: In zijn hoedanigheid als houder stelde het bestuursorgaan vast aan welke eisen zijn geautomatiseerde systeem moest voldoen. Uiteraard deed hij dit met inachtneming van de richtlijnen die de secretaris-generaal in het kader van zijn algemene zorg voor de beveiliging had uitgevaardigd.

Waardering: V, 10 jaar

(47)

Handeling: Het geven van opdrachten tot het treffen van voorzieningen ten aanzien van de organisatie ter

– bescherming en

– beveiliging van geautomatiseerde registraties met persoonsgegevens bij de rijksoverheid, en

– waarborging dat bij verlies of beschadiging van gegevens herstel kan plaatsvinden.

Periode: 1975 –1994

Grondslag: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid, art. 8 en 17 t/m 24 (Stcrt. 1975, 50) en Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid 1, lid 1 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Opdrachten

Opmerking: Het ging hierbij om voorzieningen die de persoonlijke levenssfeer van de personen over wie gegevens in die registratie zijn opgenomen, in voldoende mate moesten verzekeren.

De gegevens werden beschermd tegen:

verlies of beschadiging door brand, water, straling of luchtverontreiniging en andere calamiteiten;

kwaadaardigheid, onachtzaamheid, verkeerd gebruik door het personeel en verlies of beschadiging door derden.

Waardering: V, 5 jaar

(51)

Handeling: Het goedkeuren van de getroffen beveiligingsmaatregelen in het G-geheel waar de bestuursorgaan in zijn hoedanigheid van houder gegevens laat verwerken

Periode: 1982–1994

Grondslag: Inleiding op de Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Beschikking

Waardering: V, 5 jaar

(52)

Handeling: Het rapporteren in het kader van de periodieke controle van beveiligingsvoorzieningen voor geautomatiseerde registraties met persoonsgegevens

Periode: 1975–1994

Grondslag: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid, art. 24 (Stcrt. 1975, 50), Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art.1, lid 5 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Rapport

Waardering: V, 3 jaar

(53)

Handeling: Het stellen van voorwaarden voor de beveiliging van elektronische verbindingen voor geautomatiseerde registraties met persoonsgegevens

Periode: 1982–1994

Bron: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 9, lid 1 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Voorwaarden

Opmerking: In de bovengenoemde regelgeving waren geen bepalingen opgenomen inzake de beveiliging van verbindingen of apparatuur tegen compromitterende straling. Ook was er geen verplichting opgenomen tot vercijfering van over externe verbindingslijnen te versturen gegevens. De wetgever achtte maatregelen op dit gebied ten aanzien van persoonsgegevens nog te zwaar. Natuurlijk bestond de mogelijkheid dat de houder van zeer privacygevoelige gegevens, of het hoofd van het G-geheel, ook in dit opzicht maatregelen nodig achtte. Voor de realisering van de bestaande wensen moest men zich dan wenden tot de beveiligingsambtenaar van het departement, die vervolgens de noodzakelijk contacten legde.

Waardering: V, 10 jaar

(54)

Handeling: Het opstellen van een rampenplan voor een geautomatiseerde registratie met persoonsgegevens

Periode: 1982–1994

Grondslag: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 10, lid 1 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Rampenplan

Waardering: V, 3 jaar na vervanging

(55)

Handeling: Het opstellen van een noodvernietigingsplan voor een geautomatiseerde registratie met persoonsgegevens

Periode: 1982–1994

Grondslag: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 10, lid 3 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Noodvernietigingsplan

Waardering: V, 3 jaar na vervanging

(56)

Handeling: Het opstellen van een taak- en werkbeschrijving voor het personeel dat betrokken is bij een geautomatiseerde registratie met persoonsgegevens

Periode: 1975–1994

Grondslag: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid, art. 20 (Stcrt. 1975, 50), Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 2, lid 1 sub 4. (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Taak- en werkbeschrijving

Waardering: V, 10 jaar na vervanging

(57)

Handeling: Het registreren wie de volgende werkzaamheden heeft verricht bij een geautomatiseerde -registratie met persoonsgegevens:

– het ontwerpen van toepassingen;

– het programmeren van toepassingen en het onderhoud van programma’s;

– het uitvoeren van acceptatietests;

– de bediening van G-apparatuur;

– het vervaardigen, onderhouden en aanpassen van bedrijfs- en steunprogrammatuur;

– het ontvangen en afleveren van gegevens;

– het beheren van bestanden;

– controle.

Periode: 1975–1994

Bron: Aanwijzingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomatiseerde systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen bij de rijksoverheid, art. 20 (Stcrt. 1975, 50), Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 2, lid 1 sub 4 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Registratie

Waardering: V, 3 jaar na beëindiging werkzaamheden

(58)

Handeling: Het aanstellen of in dienst nemen van G-personeel bij een geautomatiseerde registratie met persoonsgegevens

Periode: 1982–1994

Grondslag: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 2, lid 1 sub 1 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Aanstelling

Opmerking: De aanstelling of indienstneming van G-personeel kan slechts geschieden na een antecedentenonderzoek.

Waardering: V, 10 jaar na ontslag

Deze handeling heeft uitsluitend betrekking op benoemingen waarbij geen sprake is van een rechtspositionele verhouding. In gevallen waarin wel sprake is van een rechtspositionele verhouding, moet gebruik worden gemaakt van de selectielijst voor personeelsdossiers van de rijksoverheid (P-direkt)

(59)

Handeling: Het voorlichten van het eigen G-personeel over het belang van de geldende beveiligingsmaatregelen en -bepalingen binnen het G-geheel

Periode: 1982–1994

Bron: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 2, lid 1 sub 6 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Voorlichtingsmateriaal

Waardering: V, 2 jaar; B: één exemplaar. De voorbereidende stukken worden vernietigd.

(60)

Handeling: Het onderzoeken of door G-personeel inbreuk is gemaakt op binnen het G-geheel geldende beveiligingsmaatregelen en -bepalingen en het eventueel nemen van disciplinaire maatregelen

Periode: 1982–1994

Bron: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 2, lid 1 sub 7 en.8 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Rapporten

Waardering: V, 5 jaar

(61)

Handeling: Het geven van schriftelijk toestemming voor de betrokkenheid van niet-ambtelijke instellingen, bedrijven of personen bij de verwerking of opslag van persoonsgegevens

Periode: 1982–1994

Grondslag: Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, art. 8, lid 2 sub1 (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Beschikking

Waardering: V, 5 jaar

(62)

Handeling: Het geven van een schriftelijke opdracht aan het hoofd van het G-geheel om bij de verwerking af te wijken van de in het reglement genoemde bepalingen

Periode: 1982–1994

Grondslag: Inleiding op Aanwijzingen inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid (Stcrt. 1982, 156), vervallen in 1994 (Stcrt. 1994, 173)

Product: Beschikking

Waardering: V, 5 jaar

(73)

Handeling: Het opstellen van een reglement voor de persoonsregistratie

Periode: 1990–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 19, lid 1 (Stb. 1988, 665)

Product: Reglement

Waardering: B 5

(76)

Handeling: Het vaststellen van een deelvoorziening

Periode: 1989–

Bron: G. Overkleeft-Verburg, De Wet persoonsregistraties. Norm, toepassing en evaluatie (z.p., 1995) p. 674.

Product: Deelvoorziening

Opmerking: De op de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) gebaseerde gedragcodes zijn, zoals beoogd, in het bedrijfsleven gerealiseerd. In de overheidssector zijn geen gedragcodes gerealiseerd. Wel zijn vergelijkbare (deel-)voorzieningen vastgesteld op basis van verordeningen en ministeriële regelingen.

Waardering: B 5

(78)

Handeling: Het informeren van een geregistreerde/ betrokkene omtrent het verwerken van zijn/haar persoonsgegevens.

Periode: 1989–

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 28, lid 1 (Stb. 1988, 665); Wet bescherming persoonsgegevens, artt. 33 en 34 lid 1 (Stb. 2000, 302)

Product: Mededeling

Opmerking: De houder/verantwoordelijke deelt een ieder over wie voor de eerste keer persoonsgegevens in de registratie worden opgenomen mede dat dit geval is. Deze mededeling geschiedt schriftelijk en binnen een tijdsbestek van drie maanden.

Op grond van de Wbp verstrekt de verantwoordelijke nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.

De voornoemde verplichting geldt niet wanneer de geregistreerde weet, c.q. redelijkerwijs kan weten dat een dergelijke opname heeft plaatsgevonden of wanneer een gewichtig belang van de geregistreerde zich verzet tegen het doen van een dergelijke mededeling.

Ingevolge art. 30 van de Wpr en art. 43 van de Wbp kan de houder/verantwoordelijke een dergelijke mededeling ook achterwege laten in belang van:

– de veiligheid van de staat;

– de opsporing en vervolging van strafbare feiten;

– economische en financiële belangen van de staat en andere organen met een publiekrechtelijke taak;

– inspectie, controle en toezicht door of vanwege overheidsorganen of andere organen met een publiekrechtelijke taak;

– gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder inbegrepen.

Ingevolge art. 34 lid 3 van de Wbp hoeft de verantwoordelijke niets mee te delen indien mededeling van de informatie aan de betrokkene onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast.

Waardering: V, 3 jaar na vernietiging van de gegevens

(79)

Handeling: Het beslissen op een verzoek van de geregistreerde tot het verstrekken van:

een mededeling omtrent de aanwezigheid van zijn/haar persoonsgegevens in de betreffende registratie;

een overzicht van de opgenomen persoonsgegevens met inlichtingen over de herkomst hiervan.

Periode: 1989–

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 29, lid 1 en 2 (Stb. 1988, 665); Wet bescherming persoonsgegevens, art. 35 (Stb. 2000, 302)

Product: Mededelingen en overzichten

Opmerking: Ingevolge art. 30 van de Wpr en art. 43 van de Wbp kan de houder/verantwoordelijke een dergelijke mededeling ook achterwege laten in belang van:

– de veiligheid van de staat;

– de opsporing en vervolging van strafbare feiten;

– economische en financiële belangen van de staat en andere organen met een publiekrechtelijke taak;

– inspectie, controle en toezicht door of vanwege overheidsorganen of andere organen met een publiekrechtelijke taak;

– gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder inbegrepen.

De houder/verantwoordelijke is verplicht om zorg te dragen voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Waardering: V, 3 jaar

(80)

Handeling: Het beslissen op het verzoek van een geregistreerde tot het verbeteren, aanvullen of verwijderen van zijn/haar gegevens in de registratie

Periode: 1989–

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 31 (Stb. 1988, 665); Wet bescherming persoonsgegevens, art. 36 lid 2 (Stb. 2000, 302)

Product: Beslissing

Waardering: V, 3 jaar

(81)

Handeling: Het registreren welke gegevens uit een persoonsregistratie aan derden zijn verstrekt (protocolplicht)

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 32 (Stb. 1988, 665)

Product: Register

Waardering: V, 5 jaar

(82)

Handeling: Het beslissen op het verzoek van een geregistreerde tot het mededelen welke gegevens van hem/haar uit de registratie aan derden zijn verstrekt

Periode: 1989–

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 32 (Stb. 1988, 665); Wet bescherming persoonsgegevens, art. 38 lid 2 (Stb. 2000, 302)

Product: Beslissing

Opmerking: Ingevolge art. 30 van de Wpr en art. 43 van de Wbp kan de houder/ verantwoordelijke een dergelijke mededeling ook achterwege laten in belang van:

– de veiligheid van de staat;

– de opsporing en vervolging van strafbare feiten;

– economische en financiële belangen van de staat en andere organen met een publiekrechtelijke taak;

– inspectie, controle en toezicht door of vanwege overheidsorganen of andere organen met een publiekrechtelijke taak;

– gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder inbegrepen.

Waardering: V, 3 jaar

(83)

Handeling: Het op verzoek van de Registratiekamer/ het CBP of op bevel van de rechtbank, Raad van State of de Centrale Raad voor Beroep alsnog:

verstrekken van een mededeling aan een geregistreerde omtrent de aanwezigheid van zijn/haar persoonsgegevens in de betreffende registratie, dan wel een overzicht van deze gegevens met inlichtingen over de herkomst hiervan;

verbeteren, aanvullen of verwijderen van de persoonsgegevens van de geregistreerde in de registratie;

mededelen aan een geregistreerde welke gegevens van hem/haar uit de registratie aan derden zijn verstrekt.

Periode: 1989–

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 34 lid 3 (Stb. 1988, 665); Wet bescherming persoonsgegevens, artt. 45, 46 en 47

Product: Mededeling

Waardering: V, 3 jaar na afdoening

(88)

Handeling: Het geven van opdracht tot het treffen van technische en organisatorische voorzieningen ter beveiliging van een persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan

Periode: 1989–

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 8 (Stb. 1988, 665); Wet bescherming persoonsgegevens, art. 13 en 14 (Stb. 2000, 302)

Product: Opdracht, bewerkersovereenkomst

Waardering: V, 5 jaar na vervanging/ na vervallen van de overeenkomst

(89)

Handeling: Het opdracht geven tot het treffen van voorzieningen ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van de opgenomen persoonsgegevens

Periode: 1989–

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 5, lid 2 (Stb. 1988, 665); Wet bescherming persoonsgegevens, art. 11 lid 2 (Stb. 2000, 302)

Product: Opdracht, werkprocedure

Waardering: V, 3 jaar na vervanging

(94)

Handeling: Het vragen om toestemming voor de opname van gevoelige/ bijzondere gegevens in een persoonsregistratie

Periode: 1993–

Grondslag: Besluit gevoelige gegevens, art. 8, lid 1sub c en 2 (Stb. 1993, 158); Wet bescherming persoonsgegevens, art. 23 lid 2 (Stb. 2000, 302)

Product: Verzoek

Waardering: V, 3 jaar na vernietiging van de gegevens

(95)

Handeling: Het beslissen inzake een ingediend bezwaar tegen de opname van gevoelige gegevens in een persoonsregistratie

Periode: 1993–2001

Grondslag: Besluit gevoelige gegevens, art. 8, lid 1 sub d (Stb. 1993, 158)

Product: Beslissing

Waardering: B 5: zaken leidend tot jurisprudentie; V, 10 jaar: rest

(147)

Handeling: Het beslissen inzake verzet van een betrokkene tegen verwerking van zijn gegevens.

Periode: 2000–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 40 (Stb. 2000, 302)

Product: Beslissing

Waardering: V, 5 jaar na definitieve afdoening

(96)

Handeling: Het opdracht geven tot het verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie aan derden omdat dit:

voortvloeit uit het doel van de registratie;

wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;

geschiedt met toestemming van de geregistreerde;

geschiedt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek dan wel op grond. van dringende redenen.

Periode: 1989–

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 11 lid 1 en 2, artt. 12 t/m 14 (Stb. 1988, 665); Wet bescherming persoonsgegevens, art. 7 t/m 11 (Stb. 2000, 302)

Product: Opdracht

Opmerking: De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding verplicht is. Indien de geregistreerde de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt of onder curatele is gesteld, is in plaats van zijn toestemming die van zijn wettelijke vertegenwoordiger nodig.

Waardering: V, 5 jaar na verstrekking

(97)

Handeling: Het vragen om schriftelijke toestemming aan de geregistreerde of zijn wettelijke vertegenwoordiger tot het verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie aan derden

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 11, lid 1 en 12 (Stb. 1988, 665)

Product: Verzoek

Opmerking: Wanneer voor de verstrekking van gegevens uit een persoonsregistratie toestemming van de geregistreerde of zijn wettelijke vertegenwoordiger nodig is, kan deze slechts schriftelijk worden gegeven. Deze toestemming kan betrekking hebben op één geval of op een beperkte categorie en moet in de aanvraag nauwkeurig omschreven zijn. De gegeven toestemming kan altijd schriftelijk worden ingetrokken.

Waardering: V, 5 jaar na verstrekking

(100)

Handeling: Het beslissen op een aanvraag van personen of instanties met een publiekrechtelijke taak om gegevens uit persoonregistraties aan hen te verstrekken

Periode: 1990–2000

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 18 lid 3 (Stb. 1988, 665)

Product: Beslissing

Opmerking: Dergelijke gegevens worden alleen verstrekt voor zover de betreffende personen en instanties deze nodig hebben voor de uitoefening van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden niet onevenredig wordt geschaad. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding verplicht is.

Waardering: B 5: zaken leidend tot jurisprudentie; V, 3 jaar na beslissing: rest

(108)

Handeling: Het opdracht geven tot het voeren van verweer in een rechtszaak tegen de aanklacht van een geregistreerde dat de Wet persoonsregistraties is overtreden

Periode: 1989–

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 9 (Stb. 1988, 665); Wet bescherming persoonsgegevens, artt. 49 en 50 (Stb. 2000, 302)

Product: Opdracht

Waardering: B 5: zaken leidend tot jurisprudentie; V, 10 jaar

(109)

Handeling: Het op bevel van de rechter opdracht geven tot het:

uitbetalen van een schadeloosstelling;

het treffen van maatregelen tot staken van onrechtmatig gedrag;

het treffen van maatregelen tot herstel van de gevolgen van onrechtmatig gedrag.

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 9 en 10 (Stb. 1988, 665); Wet bescherming persoonsgegevens, artt. 49 en 50 (Stb. 2000, 302)

Product: Opdracht

Waardering: V, 10 jaar

(125)

Handeling: Het opdracht geven tot het verstrekken van inlichtingen aan de Registratiekamer/het CBP

Periode: 1989–

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 45, lid 1 en 2 (Stb. 1988, 665); Wet bescherming persoonsgegevens, art. 60 lid 1 (Stb. 2000, 302)

Product: Opdracht

Opmerking: De houder/verantwoordelijke van een persoonsregistratie en de personen die bij de werking daarvan zijn betrokken, zijn verplicht om aan de ambtenaren van het secretariaat van de Registratiekamer/ het CBP en andere door deze aangewezen personen alle gevraagde inlichtingen te verstrekken en aan hen de medewerking te verlenen die zij voor de uitoefening van hun taak nodig hebben.

Onder deze handeling wordt ook verstaan het opstellen van een reactie op een onderzoeksrapport van het CBP.

Waardering: V, 15 jaar na oplevering van het rapport

8.13 Functionaris voor de gegevensbescherming

(142)

Handeling: Het opstellen van een jaarverslag van zijn werkzaamheden en bevindingen.

Periode: 2000–

Bron: Wet Bescherming Persoonsgegevens, art. 63 lid 5 (Stb. 2000, 302)

Product: Jaarverslag

Opmerking: Dit jaarverslag wordt door de functionaris aan zijn verantwoordelijke gestuurd. In de meeste gevallen is dat de vakminister.

Waardering: V, 5 jaar

(143)

Handeling: Het bijhouden van een register van de bij hen aangemelde gegevensverwerkingen.

Periode: 2000–

Bron: Wet Bescherming Persoonsgegevens, art. 30 lid 1 (Stb. 2000, 302)

Product: Register

Opmerking: Het komt er in de praktijk op neer dat elk ministerie beschikt over een register, dat door de functionaris voor de gegevensbescherming wordt beheerd.

Waardering: V, 5 jaar na intrekking wet

9 Aanvulling op gebruikte wet- en regelgeving op het beleidsterrein bescherming van persoonsgegevens

Wet Bescherming Persoonsgegevens (Stb. 2000, 302)

Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Stb. 2000, 365)

Wet tot wijziging van bepalingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Stb. 2001, 180)

Besluit gebruik sofi-nummer Wbp (Stb. 2001, 383)

Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene Wbp (Stb. 2001, 305)

Meldingsbesluit Wbp (Stb. 2001, 244)

Meldingsregeling Wbp (Stcrt. 2002, 137)

Vaststellingsbesluit enkele algemene maatregelen van bestuur in verband met de inwerkingtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2001, 382)

Vrijstellingsbesluit Wbp (Stb. 2001, 250).