Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit HPA beheersregels archiefbescheiden akkerbouwproductschappen 2001[Regeling materieel uitgewerkt per 01-01-2015.]

Geldend van 01-04-2007 t/m heden

Besluit HPA beheersregels archiefbescheiden akkerbouwproductschappen 2001

Het dagelijks bestuur van het Hoofdproductschap Akkerbouw,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995, artikel 92 van de Wet op de bedrijfsorganisatie en artikel 25 van de Instellingsverordening akkerbouwproductschappen 1997;

Gehoord de dagelijkse besturen van het Productschap Granen, Zaden en Peulvruchten, van het Productschap Diervoeder en van het Productschap Wijn,

Heeft op 12 april 2001 het volgende besluit vastgesteld:

1. Begripsbepalingen

Artikel 1

Dit besluit neemt over de terminologie van het Instellingsbesluit akkerbouwproductschappen en verstaat voorts onder:

a.

dagelijks bestuur:

het dagelijks bestuur van het hoofdproductschap;

b.

voorzitter:

voorzitter van het hoofdproductschap;

c.

directie:

de directie als bedoeld in artikel 6 van Verordening HPA bevoegdheden 2006;

d.

commissie:

een bij het Instellingsbesluit akkerbouwproductschappen ingestelde publiekrechtelijke commissie;

e.

minister:

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

f.

beheer:

het verrichten of doen verrichten van de feitelijke werkzaamheden die nodig zijn voor een goede bewaring, ordening, selectie, toegankelijkheid, vernietiging en overbrenging naar een archiefbewaarplaats van archiefbescheiden;

g.

zorg:

de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van archiefbescheiden en voor die zaken die noodzakelijk zijn om efficiƫnt en effectief archiefbeheer mogelijk te maken, zoals huisvesting, deskundig personeel en financiƫle middelen;

h.

archiefbescheiden:

bescheiden, ongeacht hun vorm, door de akkerbouw-productschappen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

i.

selectielijst:

een lijst waarin de archiefbescheiden zijn omschreven van een akkerbouwproductschap of een commissie, waarbij is aangegeven of de bescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen of voor vernietiging na een aangegeven termijn;

j.

archiefbewaarplaats:

bewaarplaats die is aangewezen voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden;

k.

archiefruimte:

ruimte die wordt gebruikt voor de bewaring van archiefbescheiden die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen en archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen, in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats;

l.

uitvoeringsregeling:

een besluit als bedoeld in artikel 10.

2. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Artikel 2

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van alle akkerbouwproductschappen, met inachtneming van de uitvoeringsregeling.

Artikel 3

  • 1 De Afdeling Logistiek is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de akkerbouwproductschappen.

  • 2 De directie is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het archiefbeheer van de akkerbouwproductschappen.

Artikel 4

  • 1 De secretarissen van de akkerbouwproductschappen stellen ontwerp-selectielijsten op.

  • 2 Nadat de Afdeling Logistiek omtrent de selectielijsten om advies is gevraagd, stelt het dagelijks bestuur de ontwerp-selectielijsten vast en legt deze aan de minister ter vaststelling voor.

3. Uitvoering

Artikel 5

  • 1 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de vernietiging van archiefbescheiden die voor vernietiging in een selectielijst zijn opgenomen, zo spoedig mogelijk nadat de in die lijst opgenomen bewaartermijn is verstreken en er controle heeft plaatsgevonden op mogelijke bijzondere omstandigheden die opschorting van de vernietiging rechtvaardigen.

  • 2 Het onderhoud van de selectielijsten en de controle, bedoeld in het eerste lid, worden door de Afdeling Logistiek uitgevoerd.

  • 3 Indien ingevolge het tweede lid een selectielijst gewijzigd dient te worden, wordt de procedure van artikel 4 gevolgd.

Artikel 6

  • 1 De te vernietigen archiefbescheiden worden aangeboden aan een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf.

  • 2 Archiefbescheiden die volgens een selectielijst overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats mogen door het dagelijks bestuur slechts vervangen of vervreemd worden na machtiging van de minister.

  • 3 Het verantwoordelijke directielid ondertekent een verklaring waarin een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden is opgenomen.

Artikel 7

  • 1 Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de bewerking en overbrenging naar een archiefbewaarplaats van archiefbescheiden die daarvoor overeenkomstig de selectielijst in aanmerking komen.

  • 2 Het verantwoordelijke directielid ondertekent een verklaring waarin een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden en een eventuele beperking van de openbaarheid daarvan is opgenomen.

Artikel 8

De Afdeling Logistiek is belast met de inrichting en het beheer van de archiefruimte, overeenkomstig de uitvoeringsregeling.

Artikel 9

Het verstrekken van informatie aan derden omtrent archiefbescheiden dan wel het inzage geven in archiefbescheiden geschiedt uitsluitend na toestemming daartoe van de secretaris van het betreffende akkerbouwproductschap.

4. Slotbepalingen

Artikel 10

De voorzitter stelt bij besluit een uitvoeringsregeling vast, waarin nadere voorschriften omtrent de uitvoering van het beheer en de hiervoor benodigde faciliteiten zijn opgenomen.

Artikel 11

Dit besluit treedt in werking daags na publicatie in het Verordeningenblad Bedrijfsorganisatie.

Artikel 12

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit HPA beheersregels archiefbescheiden akkerbouwproductschappen 2001.

Voor het dagelijks bestuur,

J.H.M. Kienhuis

voorzitter

R.J.M. ten Berge

secretaris