Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Beheer Rijksbegroting vanaf 1945 (Minister van Justitie)

Geldend van 13-09-2006 t/m heden

Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Beheer Rijksbegroting vanaf 1945 (Minister van Justitie)

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de Minister van Justitie,

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 25 juni 2006, nr. arc-2006.03077/3);

Besluiten:

Artikel 2

De ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Justitie, als vakminister op het beleidsterrein Beheer van de Rijksbegroting over de periode 1945–1993’ (vastgesteld bij beschikking van de Minister van Justitie en de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, nr. R&B/OSA/2001/3030 d.d. 3 september 2001 (gepubliceerd in de Staatscourant 2001, nr. 194)) wordt ingetrokken voor wat betreft de actor vakminister, handelingen 10, 80, 281, 288, 295, 296, 302, 305, 337, 340, 343, 351, 353, 357, 365, 368 en 369.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 16 augustus 2006

De

Staatssecretaris

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
namens deze:
De

Algemene Rijksarchivaris

,

M.W. van Boven

De

Minister

van Justitie,
namens deze:
De

projectdirecteur Project Wegwerken Archiefachterstanden (PWAA)

,

A. van der Kooy

Basisselectiedocument

Beheer van de Rijksbegroting 1945–2000

voor de zorgdragers:

de Minister van Economische Zaken

de Minister van Justitie

Ontwerp/Versie juni 2006

Lijst van afkortingen

Art.: Artikel

BCG: Beschikking Consignatie van Gelden

BSD: Basis Selectiedocument

CAS: Centrale Archief Selectiedienst

CG: Wet op de consignatie van gelden

CK: Wet van den 11den juli 1908, houdende instelling eener Consignatiekas

COBA: Interdepartementale Commissie voor de Ontwikkeling van Beleidsanalyse

COFIV: Coördinatie Financiële Informatievoorziening

CW: Comptabiliteitswet

DAD: Departementale Accountantsdiensten

EG: Europese Gemeenschap

EZ: (ministerie van) Economische Zaken

FEZ: Financieel-economische Zaken

FIN: (ministerie van) Financiën

HAFIR: Handboek Financiële Informatievoorziening en Administratie Rijksoverheid

IODAD: Interdepartementaal Overlegorgaan Departementale Accountantsdiensten

IOFEZ: Interdepartementaal Overlegorgaan Financieel-economische Zaken

IOFIV: Interdepartementaal Overlegorgaan Financiële Informatievoorziening

i.w.: Inwerkingtreding

Jus: (ministerie van) Justitie

KB: Koninklijk Besluit

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

1. Inleiding

Op basis van het PIVOT-Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) nr. 15, Per slot van rijksrekening (Den Haag 1994), is het Basis selectiedocument Beleidsterrein Beheer van de Rijksbegroting 1940–1993 opgesteld. Dit BSD is respectievelijk in 1998 voor de minister van Economische Zaken als vakminister (Stcrt. 1998, 142) en in 2001 voor de minister van Justitie als vakminister (Stcrt. 2001, 194) vastgesteld. Als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving op dit beleidsterrein zijn het oorspronkelijke RIO en BSD in 2001 aangevuld met nieuwe handelingen. Alleen nieuwe handelingen en gewijzigde handelingen uit de in 2001 aangevulde versie van het RIO zijn in dit geactualiseerde BSD opgenomen.

Door middel van deze actualisering worden alle gewijzigde handelingen ingetrokken en opnieuw vastgesteld. Voor de actor vakminister gaat het om de handelingen 10, 80, 281, 288, 295, 296, 302, 305, 337, 340, 343, 351, 353, 357, 365, 368 en 369.

In deze actualisering worden eveneens alle nieuwe handelingen vastgesteld. Voor de actor vakminister gaat het om de handelingen 380, 381, 385, 396, 397, 400, 410–412, 415, 417, 428, 429, 437, 448–450, 452–454, 456–463, 465, 471, 473, 476, 477, 481, 498–501, 503–505, 507, 510–512, 518 en 519. Voor de actor minister van Justitie gaat het om handeling 495.

Een aantal handelingen van het oude RIO en BSD ‘Beheer van de rijksbegroting 1940–1993’ zijn niet gestopt in 1993 maar lopen nog door. Bij deze handelingen is dan ook geen eindjaar vermeld. In de geactualiseerde versie zijn deze handelingen niet meegenomen omdat deze handelingen reeds vastgesteld zijn in het driehoeksoverleg. In de geactualiseerde versie zijn dus alleen die handelingen opgenomen die nieuw of opnieuw geformuleerd zijn. Bij de bewerking van de documentaire neerslag moeten daarom beide BSD’s gebruikt worden.

Het nieuwe BSD begint in het jaar 1945. De neerslag uit de periode 1940–1945, de Tweede Wereldoorlog, wordt niet meer in aanmerking genomen. Dit conform de opzet die tegenwoordig voor alle BSD’s wordt toegepast. De handelingen die beginnen in 1940 zijn aangepast. Dergelijke handelingen beginnen nu in 1945.

De handelingen zoals deze zijn opgenomen in deze actualisering zijn handelingen die door de verschillende actoren werden verricht in de periode 1 januari 1945 tot 1 januari 2001.

2. Verantwoording

2.1. Doel en werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt normaliter opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

2.2. Taken van het beleidsterrein

De taken van de rijksoverheid op het beleidsterrein rijksbegroting zijn:

  • 1. Het tot stand brengen van de infrastructuur van het beheer van de rijksbegroting 1;

  • 2. Het periodiek tot stand brengen van de rijksbegrotingswetten 2, de uitvoering ervan, het toezicht op de uitvoering, de controle op de uitvoering en de coördinatie van het rijksbegrotingsproces als geheel. Deze taak is weer te verdelen in tweeën:

    • het stellen van beleidskaders voor één begrotingsjaar, zoals de technische begrotingsaanschrijving, de Kaderbrief, de Hangpuntenbrief, de Totalenbrief en de Augustusbrief. Dit in tegenstelling tot de eerste taak die het algemene kader schept van het begrotingsgebeuren;

    • de feitelijke opstelling van de begrotingswetten en de uitvoering daarvan, het toezicht en de controle op de uitvoering.

2.3. Hoofdlijnen van het beleidsterrein

Het beleidsterrein rijksbegroting is dat terrein van rijksoverheidsbemoeienis waar het begrotingsproces vorm wordt gegeven en waar de jaarlijks terugkerende begrotingsvoorbereiding, -vaststelling, -uitvoering en controle plaatsvinden.

Onder hoofdlijnen wordt verstaan:

  • algemene beleidskeuzes voor een begrotingsjaar en de jaren daarop volgend (b.v. het opstellen van de Kaderbrief, de Augustusbrief en de Voorjaarsnota);

  • feitelijke totstandkoming van de begrotingswetten;

  • financiële verantwoording voor de uitvoering van de rijksbegroting;

  • controle op de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer en de verantwoording daarover;

  • controle op de doelmatigheid van het beheer, de organisatie en functioneren van het rijk.

2.4. Context

In onze democratische samenleving dient de volksvertegenwoordiging in het voorgenomen beleid met betrekking tot de overheidsfinanciën te worden gekend en kan dit beleid pas ten uitvoer worden gebracht nadat zij daaraan haar goedkeuring heeft gegeven. Dit budgetrecht is historisch gezien de weerslag van de gedachte dat degenen die belastingen betalen het recht hebben te beslissen wat er met de door hen opgebrachte middelen gebeurt. Om dit recht te effectueren stelt de uitvoerende macht jaarlijks een begroting op waarin de financiële consequenties van het voorgenomen beleid worden aangegeven, waarna deze begroting aan de volksvertegenwoordiging wordt voorgelegd. De kern van de begroting bestaat uit een opsomming van de noodzakelijk geachte uitgaven en een raming van de te verwachten inkomsten. Doordat de volksvertegenwoordiging de begroting vaststelt, krijgt deze een bindend karakter. De uitvoerende macht wordt in beginsel gemachtigd (geautoriseerd) om uitgaven te doen voor de in de begroting omschreven activiteiten en wel tot het in de begroting omschreven maximum. De begroting heeft dan ook in eerste instantie een autorisatie- of staatsrechtelijke functie: zij biedt een formeel-juridisch kader waarbinnen respectievelijk de Staten-Generaal, de provinciale staten en de gemeenteraad de desbetreffende uitvoerende macht (regering, gedeputeerde staten en het college van burgemeester en wethouders) machtiging verlenen om bepaalde uitgaven te doen.

De grondbeginselen die in acht dienen te worden genomen bij de begrotingsprocedure en de opzet en inrichting zijn vastgelegd in een geheel van regels en voorschriften aangeduid als de comptabiliteitswetgeving. Voor de begrotingsprocedure gelden als grondbeginselen de openbaarheid en de voorafgaande toestemming. Voor de opzet en inrichting van de begroting vormen eenheid en universaliteit, periodiciteit en een overzichtelijke en doelmatige indeling de belangrijkste uitgangspunten.

Hoewel in Nederland zowel bij het rijk als bij de lagere overheid de begroting betrekking heeft op één jaar, beslaat de totale begrotingscyclus – het tijdsverloop waarbinnen alle handelingen met betrekking tot een bepaalde begroting zich afspelen – een veel langere periode. Tussen het moment waarop met de opstelling wordt begonnen en het moment waarop de rekening wordt goedgekeurd, ligt normaal gesproken een periode van drie à vier jaar. Dit betekent dat er op elk willekeurig gekozen moment drie à vier cycli tegelijk lopen, zij het in een verschillend stadium van realisatie.

Bij elke begrotingscyclus kunnen vijf fasen worden onderscheiden:

1. de voorbereiding van de begroting; 2. het vaststellen van de begroting; 3. de begrotingsuitvoering; 4. het opstellen van de rekening en de controle op de begroting; en 5. de verantwoording over het gevoerde beleid en beheer.

Consignatiekas

Consignatie houdt in dat gelden bij de staat in bewaring worden gegeven waarbij de rechthebbende onbekend is maar zich later wel kan melden of waarbij rechthebbende wel bekend is maar niet duidelijk is of deze tot opname overgaat. In de praktijk hebben consignaties bijvoorbeeld betrekking op de tegenwaarde van niet opgeëiste waardepapieren, gelden uit onteigeningprocedures, gelden uit de afwikkeling van faillissementen en gelden uit nalatenschappen. Bij wet is bepaald wanneer gelden in de Consignatiekas gestort dienen te worden. Vanaf het begin is de minister van Financiën met het beheer van de Consignatiekas belast. Tot 1993 waren de kantoren van de ’s Rijksbelastingen bevoegd tot het innemen en uitbetalen, in samenwerking met de afdeling FEZ, voorheen Comptabiliteit, van geconsigneerde gelden. Op het ministerie wordt een complete administratie van de geconsigneerde gelden bijgehouden. Tot 1993 stuurde de Belastingdienst verklaringen van consignatie in naar de afdeling FEZ. Na 1993 verricht de directie FEZ het gehele innemings- en uitbetalingsproces.

2.5. Doelstelling van de selectie

In de productbeschrijving BSD van maart 2004 is de selectiedoelstelling van het Nationaal Archief als volgt verwoord. ‘De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

2.6. Criteria voor de selectie

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst. Bij het in 1996 vastgestelde BSD is gebruik gemaakt van andere (lees oudere) selectiecriteria dan bij de aanvulling op het BSD. In dit geïntegreerde BSD zijn die selectiecriteria gehandhaafd die voor de afzonderlijke BSD’s Rijksbegroting zijn gebruikt. Concreet betekent dit dat voor de handelingen uit het in 1996 vastgestelde BSD (handelingnummers 1–414) gebruik is gemaakt van de oude criteria. Voor de handelingen uit de aanvulling en actualisatie (handelingnummers 415–495) is gebruik gemaakt van de selectiecriteria uit 1994.

Beide eerder geformuleerde taken van de rijksoverheid op het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting – ‘het tot stand brengen van de infrastructuur van het beheer van de rijksbegroting’ en ‘het periodiek tot stand brengen van de rijksbegrotingswetten, de uitvoering ervan, het toezicht op de uitvoering, de controle op de uitvoering en de coördinatie van het begrotingsproces als geheel’ – zijn kaderstellend voor alle verdere beleidsprocessen bij de rijksoverheid en de infrastructuur van de rijksoverheid zelf (personeel; organisatie; gebouwen; e.d.).

De neerslag van de handelingen ter vervulling van beide taken komt – in principe – voor bewaring in aanmerking. Hiervan zijn echter enkele categorieën van handelingen uitgesloten: deze komen voor vernietiging in aanmerking.

De concretisering van de taak ‘het vormgeven en uitvoeren van het beleid inzake het beheer van de rijksbegroting’ is neergelegd in beleidsnota’s en in wet- en regelgeving (Comptabiliteitswet en Bedrijvenwet en de krachtens deze wetten tot stand gekomen algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen). Ministeriële regelingen die geen processen beschrijven of niet-conditionerend voor de omgeving zijn, komen niet voor bewaring in aanmerking. Voor deze taak is de actor minister van Financiën verantwoordelijk. De actoren Rijkscommissaris voor het bezette Nederlandsche gebied, Interdepartementale werkgroep herziening Comptabiliteitswet 1976 en de Commissie tot voorbereiding van een herziening van de Comptabiliteitswet 1927 leverden hieraan ook een bijdrage.

De taak ‘het periodiek tot stand brengen van de rijksbegrotingswetten, de uitvoering van die wetten, het toezicht op de uitvoering, de controle op de uitvoering en de coördinatie van het begrotingsproces als geheel’ is – vanuit handelingenperspectief èn actorenperspectief – een ondeelbaar proces, waarvan de hoofdlijnen dienen te worden bewaard. Onder hoofdlijnen wordt verstaan:

  • algemene beleidskeuzes voor een begrotingsjaar en de jaren daarop volgend (b.v. het opstellen van de Kaderbrief, de Augustusbrief en de Voorjaarsnota);

  • feitelijke totstandkoming van de begrotingswetten;

  • financiële verantwoording voor de uitvoering van de rijksbegroting;

  • controle op de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer en de verantwoording daarover;

  • controle op de doelmatigheid van het beheer, de organisatie en functioneren van het rijk.

Handeling:en die geen algemeen geldend karakter hebben en geen redelijke mate van beleidsvrijheid voor de actor inhouden, komen voor vernietiging in aanmerking.

Deze taak kent als belangrijkste actoren: de minister van Financiën die het begrotingsproces coördineert en toezicht houdt op de uitvoering van de begrotingswetten, de vakministers die hun begrotingen opstellen en uitvoeren en de (buitengewone) Algemene Rekenkamer die de begrotingsuitvoering controleert.

De actoren Interdepartementaal overlegorgaan financieel-economische zaken (IOFEZ) en het Interdepartementaal overlegorgaan departementale accountantsdienst (IODAD) verrichten handelingen die beide taken betreffen.

De archieven van organen waarvan de handelingen niet in dit document zijn opgenomen, maar die wel actor zijn in het begrotingsproces, worden – vrijwel – integraal bewaard: Ministerraad, Eerste Kamer, Tweede Kamer en Raad van State 3 .

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

ALGEMENE SELECTIECRITERIA

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

In het voorkomende geval dat er ten aanzien van enige neerslag van handelingen met een V-termijn waaraan nog in enig opzicht bepaalde rechten zijn gebonden dan wel administratieve belangen op berusten, heeft de zorgdrager de vrijheid om de vermelde V-termijn op te schorten.

Nota bene bewaartermijn 7 versus 10 jaar Bij het waarderen van de handelingen is rekening gehouden met de wetswijzigingen. Daarbij is de bewaartermijn voor bescheiden met een fiscaal en boekhoudkundig verantwoordingsbelang teruggebracht van 10 jaar naar 7 jaar (Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 52 lid 4 en Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 10 lid 3) en voor bescheiden met een ander financieel verantwoordingsbelang naar 5 jaar (Burgerlijk Wetboek Boek 3, artikel 307–311).

Op 18 november 2004 bracht de Raad voor Cultuur advies uit (kenmerk arc-2004.1462/5), over de actualisatie van de selectielijst Rijksbegroting 1945–2000. Dit advies heeft naast enkele tekstuele correcties geleid tot de volgende wijziging in de ontwerpselectielijst zoals deze thans door het Ministerie van Justitie ingediend wordt: de waardering van handeling 476 is gewijzigd van ‘V10 jaar’ in ‘B (1)’.

2.7. Actorenoverzicht

De minister van Justitie stelt in overeenstemming met de minister van Financiën regels op met betrekking tot de voorwaarden waarop tot uitkering van de geconsigneerde gelden wordt overgegaan.

De vakministers beheren ieder een begrotingshoofdstuk. Ze zijn volgens de Comptabiliteitswet primair verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding en het beheer van dat hoofdstuk.

Sinds 1998 heeft de vakminister een grotere uitvoerende taak ten aanzien van het kasbeheer. Het kasbeheer voor de vakminister is niet meer beperkt tot het beheer voor zover het voortvloeit uit het begrotingsbeheer dat hij voert, maar bevat ook het beheer van de rekeningen buiten het begrotingsverband die onder zijn verantwoordelijkheden wordt bijgehouden. Ook de verantwoordelijkheid voor een goede administratieve organisatie met betrekking tot het kasbeheer is bij de vakministers gelegd. De wijze waarop dit wordt vormgegeven is aan de vakministers zelf overgelaten. Wel dient er sprake te zijn van een functiescheiding tussen de bij het kasbeheer betrokken functionarissen. Dit leidt ertoe dat de vakminister personen aanwijst die bevoegd zijn over de verplichtingsbudgetten te beschikken (de zogenaamde budgethouders), andere personen die intern de opdracht geven aan de kasbeheerder om tot betaling over te gaan (de zogenaamde betalingsordonnateurs) en daarnaast personen die de betalingen verrichten nadat de ordonnateur hiertoe opdracht heeft gegeven (de kasbeheerders).

De minister beschikt over een ambtelijk apparaat dat o.a. bestaat uit een directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) en een Departementale Accountantsdienst (DAD).

Een directie FEZ heeft de navolgende taken:

  • het geven van een oordeel over beleids- en wetsvoorstellen die op het betreffende departement tot stand komen en geldelijke gevolgen kunnen hebben;

  • het opstellen van de ontwerp-begroting en meerjarenramingen alsmede van aanvullende begrotingsontwerpen (suppletoire begrotingen), zowel voor uitgaven als ontvangsten;

  • het uitoefenen van toezicht op de uitvoering van de begroting, waarbij het met name gaat om het toezicht op de rechtmatige en doelmatige besteding van de toegestane begrotingsbedragen;

  • het inrichten en bijhouden van de financiële administraties van het departement;

  • het opstellen van de jaarlijkse financiële verantwoording;

  • het betaalbaar stellen en het innen van vorderingen;

  • het toezicht houden op de naleving van comptabele regelgeving.

De hoofden van de directies FEZ ontmoeten elkaar, onder voorzitterschap de directeur-generaal van de Rijksbegroting van het ministerie van Financiën, in vergaderingen van het Interdepartementaal Overlegorgaan FEZ (IOFEZ).

De DAD heeft het toezicht op de rechtmatigheid van uitgaven en ontvangsten en adviseert over te treffen maatregelen op dit gebied. De algemene controle-taak houdt in:

  • het controleren van de administraties die op het ministerie worden gevoerd ter ondersteuning van het beheer en ten behoeve van de verantwoording die over het beheer moet worden afgelegd;

  • het controleren van het beheer van de middelen zoals dat blijkt uit de administraties van het ministerie;

  • het controleren van het stelsel van interne controle-maatregelen dat is opgenomen in de administratieve organisatie van het ministerie;

  • het controleren van de jaarlijkse financiële verantwoording van het ministerie die aan het einde en ter afsluiting van het dienstjaar wordt opgesteld aan de hand van de administratie, gevoerd door de directies FEZ.

Regelmatig vergaderen de hoofden DAD onder leiding van de directeur van de Centrale Accountantsdienst van het ministerie van Financiën over zaken van gemeenschappelijk belang in het Interdepartementale Overlegorgaan DAD (IODAD). Daarbij is ook altijd een vertegenwoordiger van de Algemene Rekenkamer aanwezig. Het secretariaat voor beide organen wordt gevoerd door het ministerie van Financiën.

Het Departementaal Audit-Committee staat o.l.v. de secretaris-generaal en is in 1995 ingesteld bij besluit DAD. In deze commissie hebben minimaal zitting de directeur DAD en de directeur CD-FEZ. De commissie is belast met het voeren van overleg, mede aan de hand van de rapporten van de DAD, over de controle-aangelegenheden van het ministerie.

Het BSD wordt ingediend voor:

  • de Minister van Economische Zaken als Vakminister;

  • het departementaal Audit-Committee van het ministerie van Economische Zaken;

  • de Minister van Justitie;

  • de Minister van Justitie als Vakminister;

  • het departementaal Audit-Committee van het ministerie van Justitie.

Vaststelling BSD

Op 9 februari 2006 is het ontwerp-BSD door het Project Wegwerken Archiefachterstanden (PWAA) namens de Ministers van Economische Zaken en van Justitie aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 juli 2006 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant.

Op 10 augustus 2006 bracht de RvC advies uit (arc-2006.03077/3), hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 16 augustus 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de projectdirecteur PWAA, namens de Ministers van Economische Zaken en van Justitie, vastgesteld (C/S&A/06/1946 en C/S&A/06/1947).

3. Selectielijst

In deze selectielijst zijn zowel de handelingen uit het in 1999 vastgestelde BSD Rijksbegroting als de handelingen uit de aanvulling op het RIO Per slot van Rijksrekening opgenomen die bij de actualisatie nieuw of opnieuw zijn geformuleerd.

3.1. Leeswijzer

De selectielijst is primair ingedeeld naar actor. De secundaire indeling is de volgorde van de handelingen zoals beschreven in het de aanvulling op het RIO Per slot van rijksrekening. Tussen de handelingen treft u de titels van de hoofdstukken uit de aanvulling op het RIO. Dit is gedaan om het opzoeken van de handelingen in de aanvulling op het RIO te vergemakkelijken.

Bij de actualisatie en aanvulling van het PIVOT-rapport nr. 15, versie 1994, zijn een aantal handelingen geherformuleerd, omdat tijdens de bewerking van het archief op basis van het oude BSD bleek, dat de handelingen zoals destijds geformuleerd niet geheel bruikbaar waren. Daarnaast zijn nieuwe handelingen geformuleerd op basis van nieuwe wet- en regelgeving of om lacunes in het oude RIO en BSD op te heffen.

Nieuw in de aanvulling op het RIO en in dit BSD zijn de handelingen die betrekking hebben op de consignatiekas.

Voor een overzicht van de nummers van de geherformuleerde handelingen en de nieuwe handelingen zie de inleiding. De geherformuleerde handelingen en de nieuwe handelingen staan niet in numerieke volgorde in het Addendum. De plaats in het Addendum werd bepaald door de plaats in het RIO. Gekozen is voor een logische volgorde.

Handelingenblokken

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

(nummer):Het nummer van het handelingenblok correspondeert met de nummering in het rapport ‘Per slot van rijksrekening’.

Handeling:: Een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: Hier worden de jaren weergegeven waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: De grondslag is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Product: Dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: Hier worden eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weergegeven.

Waardering: Hier wordt aangegeven of de neerslag van een handeling bewaard moet worden of dat deze op termijn vernietigd kan worden.

De handelingenblokken uit het rapport zijn ten opzichte van het onderhavige BSD ontdaan van het items ‘actor’. Het item ‘waardering’ is daarentegen toegevoegd.

De afkorting ‘CW’ staat voor Comptabiliteitswet (1976).

De afkorting ‘DAD’ staat voor Departementale Auditdienst.

De afkorting ‘FEZ’ staat voor Financieel-Economische Zaken.

De ‘B’ staat voor bewaren, ofwel: het na afloop van de overbrengingstermijn krachtens de Archiefwet 1995 overdragen aan de Rijksarchiefdienst.

De ‘V’ staat voor vernietigen na afloop van de aangegeven termijn.

Achter de ‘B’ of ‘V’ is aangegeven welk selectiecriterium, zoals geformuleerd in de inleiding, is toegepast.

Medio 1993 is een selectielijst 4 voor de Algemene Rekenkamer tot stand gekomen. De Raad voor het Cultuurbeheer en voor deze de Rijkscommissie voor de archieven heeft deze lijst van een positief advies 5 voorzien. Deze lijst is geen direct resultaat van de werkzaamheden van PIVOT.

In de handelingenblokken van de actor Algemene Rekenkamer, periode 1991 (1992)–1993, is het item ‘sel.lijst’ opgenomen dat verwijst naar de overeenkomstige handeling uit eerdergenoemde selectielijst. Toekomstige wijzigingen in taken en handelingen van Algemene Rekenkamer in het begrotingsproces zullen niet via de selectielijst, maar via het onderhavige BSD ‘verlopen’.

Actor minister van justitie

(495)

Handeling: Het, in overeenstemming met de minister van Financiën, stellen van regels met betrekking tot de voorwaarden waarop tot uitkering van geconsigneerde gelden wordt overgegaan.

Periode: 1981–

Grondslag: CG 1980, art. 9, lid 7

Product: Beschikking Consignatie van Gelden (Stcrt. 1981/16)

Opmerking: inclusief zogenaamde gevallen van derdenbeslag

Waardering: B (5)

Actor vakminister

6.2. Periode 1940–1977

6.2.1. Comptabiliteitswet 1927 en andere regelingen

Hoofdstuk I. Van de Rijksbegroting.

§ 2. Van de vaststelling der Rijksbegroting en de uitvoering der begrotingswetten

(415)

Handeling: Het adviseren van de minister van Financiën inzake vaststelling van beleid ten aanzien van comptabiliteits- en begrotingsaangelegenheden.

Periode: 1945–

Grondslag: –

Product: advies

Waardering: B (1)

(428)

Handeling: Het af- en overschrijven van bedragen van het ene begrotingsartikel naar het andere begrotingsartikel binnen hetzelfde hoofdstuk.

Periode: 1945–1977

Grondslag: CW, art 13

Product: overboekingen, nota’s

Waardering: V 6 jaar

(10)

Handeling: Het beschikken over geldsommen, toegestaan bij begrotingswet.

Periode: 1945–1977

Grondslag: CW art.14/tweede lid

Product: Voordracht tot beschikking (klein kb)

Waardering: Neerslag met fiscaal verantwoordingsbelang V 7 jaar, mits de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer

Neerslag met financieel verantwoordingsbelang, V 6 jaar, mits de Rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer

Hoofdstuk III. Van het beheer der Rijksgeldmiddelen.

§ 1. Algemene bepalingen

(499)

Handeling: Het doen van onderzoek naar het departementaal financieel beheer

Periode: 1945–1977

Product: Ondermeer onderzoek naar budgetoverheveling, effinciency operaties, onderzoek subsidieregelingen

Opmerking: Betreft geen doelmatigheids- en rechtmatigheidsonderzoek, maar ondermeer onderzoek naar budgetoverheveling, efficiency-operaties en onderzoek subsidieregelingen.

Waardering: V 10 jaar

Hoofdstuk IV. Van de samenstelling en taak van de Algemene Rekenkamer. § 2 Verplichtingen en bevoegdheden

(417)

Handeling: Het geven van commentaar op nota’s, rapporten en verslagen van de Algemene Rekenkamer.

Periode: 1945–

Grondslag: –

Product: zie handeling

Waardering: B (5)

Hoofdstuk VI. Van de afzonderlijke onderdelen en takken van Rijksdienst

(380)

Handeling: Het aanwijzen van diensttakken waarvoor een afzonderlijk beheer zal worden ingesteld.

Periode: 1945–1977

Grondslag: CW art.88/eerste lid

Product: beschikking

Waardering: B (4)

(80)

Handeling: Het uitvoeren van de begrotingen van de takken van rijksdienst die voor een afzonderlijk beheer zijn aangewezen (aangaan van verplichtingen; verrichten van betalingen; ontvangen van betalingen; en de administratieve verwerking daarvan).

Periode: 1945–1977

Grondslag: Bedrijvenwet (Stb. 1928, 249) art.13/tweede lid

Product: voordracht tot beschikking (klein kb)

Waardering: neerslag met fiscaal verantwoordingsbelang V 7 jaar, mits de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer

neerslag met financieel verantwoordingsbelang V 5 jaar, mits de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer

(448)

Handeling: Het af- en overschrijven van bedragen van het ene begrotingsartikel naar het andere begrotingsartikel van een begroting van een staatsbedrijf.

Periode: 1945–1993

Grondslag: Bedrijvenwet (Stb. 1928, 249)

Product: overboekingen, nota’s

Waardering: V 5 jaar

(381)

Handeling: Het opstellen van wettelijke regelingen inzake de geldelijke aansprakelijkheid van het rijk voor het beheer van instellingen met rechtspersoonlijkheid.

Periode: 1945–1977

Grondslag: CW art.89a

Product: wettelijke regelingen

Waardering: B (1)

Regelingen

(385)

Handeling: Het deelnemen aan het overleg van de hoofden van de afdelingen Comptabiliteit van de vakministeries met het ministerie van Financiën.

Periode: 1945–1977

Grondslag: Resolutie van de Ministerraad, 1 mei 1928, art. III/

Regeling Comptabiliteit 1959 (Stcrt. 1959, 56 [i.w. 1 april 1959]) art.8

Waardering: V 10 jaar

6.2.4 Overige

(471)

Handeling: Het, in overeenstemming met de minister van Financiën, afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid aan de Staten-Generaal.

Periode: 1945–

Grondslag: –

Product: zie handeling

Waardering: B (3)

(500)

Handeling: Het controleren van het beheer van niet-geldelijke zaken die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd

Periode: 1945–1977

Grondslag: Besluit Taak DAD (Stb. 1995, 426) art. 3a

Product: Inlichtingen, rapporten

Waardering: V 5 jaar na goedkeuring rijksrekening

6.3. Periode 1977–1990 (1991)

6.3.1. Comptabiliteitswet 1976

(429)

Handeling: Het af- en overschrijven van bedragen van het ene begrotingsartikel naar het andere begrotingsartikel binnen hetzelfde hoofdstuk.

Periode: 1977–1990

Grondslag: CW, art 11

Product: overboekingen, nota’s

Waardering: V 5 jaar

Hoofdstuk II. Het beheer.

§ 1. Het beheer van de begroting

(396)

Handeling: Het deelnemen aan het overleg van de hoofden van de centrale afdelingen financieel-economische zaken van de vakministeries met het ministerie van Financiën.

Periode: 1977–1983

Grondslag: Besluit taak Centrale afdeling financieel-economische zaken (Stb. 1977, 426) art.17 (i.w. 21 juli 1977)

Waardering: V 10 jaar

(397)

Handeling: Het beschikken over gelden toegestaan bij begrotingswet.

Periode: 1977–1990

Grondslag: CW art. 19/eerste lid

Product: zie handeling

Waardering: V 7 jaar indien fiscaal belang

V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rijksrekening

(501)

Handeling: Het doen van onderzoek naar het departementaal financieel beheer

Periode: 1977–1990

Product: Ondermeer onderzoek naar budgetoverheveling, efficiencyoperaties, onderzoek subsidieregelingen

Opmerking: Betreft geen doelmatigheids- en rechtmatigheidsonderzoek, maar ondermeer onderzoek naar budgetoverheveling, efficiency-operaties en onderzoek subsidieregelingen.

Waardering: V 10 jaar

Hoofdstuk II. Het beheer.

§ 3. De administratie

(512)

Handeling: Het controleren van het beheer van niet-geldelijke zaken die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd.

Periode: 1977–1990

Grondslag: Besluit Taak DAD (Stb. 1995, 426) art. 3a

Product: Inlichtingen, rapporten

Waardering: V 5 jaar na goedkeuring rijksrekening

Hoofdstuk II. Het beheer.

§ 5. De boeking van uitgaven en ontvangsten

(400)

Handeling: Het doen van schenkingen van aan de staat toebehorende zaken.

Periode: 1977–1990

Grondslag: CW art.38/tweede lid

Product: zie handeling

Waardering: V 6 jaar

Hoofdstuk V. De begrotingsfondsen en de staatsbedrijven

(437)

Handeling: Het aanwijzen van onderdelen van de Rijksdienst als Staatsbedrijf

Periode: 1977–1990

Grondslag: CW 1976, art. 88 lid 1

Product: Aanwijzingswet

Waardering: B (4)

6.3.4. Overige

(518)

Handeling: Het, in overeenstemming met de Minister van Financiën, afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid aan de Staten-Generaal

Periode: 1977–1990

Grondslag: –

Product: zie handeling

Waardering: B (3)

6.4. Periode 1991–

6.4.1. Comptabiliteitswet

Hoofdstuk I. De begroting van het Rijk.

§ 2. Het begrotingsjaar, de ramingen, de inrichting, de opstelling, het tijdschema en de wijziging van de begrotingen

(281)

Handeling: Het opstellen van wetsontwerpen (of een wijziging daarin) tot vaststelling van de begroting, waarover deze het beheer voert, alsmede de ramingen met betrekking tot de vier op het betrokken jaar volgende jaren.

Periode: 1991–

Grondslag: CW art.8/eerste lid en art.10/eerste lid

Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1), art. 3/eerste en derde lid

Product: 1. wetsontwerp tot vaststelling begrotingshoofdstuk of een wet tot wijziging van de begroting;

2. meerjarenraming.

Opmerking: De vakministers zonden het ontwerp en de raming tot 1995 vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar aan de minister van Financiën. Vanaf 1995 wordt de datum waarop het ontwerp en de raming van de begroting aan de minister van Financiën gezonden moet worden bepaald door deze minister.

Waardering: B (1)

Te bewaren neerslag (subproducten) 6:

1. interne begrotingsaanschrijving;

2. begrotingsvoorstellen (beleids- en begrotingsplannen);

3. geannoteerde agenda’s FEZ, geannoteerde agenda’s diensthoofden en de door FEZ opgestelde verslagen (inzake overleg FEZ-budgethouders);

4. begrotingsrapport;

5. geannoteerde agenda’s SG/vakminister (opgesteld door FEZ) en geannoteerde agenda’s diensthoofden en de door FEZ opgestelde verslagen (inzake overleg SG/vakminister-diensthoofden);

6. geannoteerde agenda FEZ ministerraadoverleg; 1e primitieve begroting en meerjarenramingen;

7. zie onder 9;

8. geannoteerde agenda en verslag SG/DG-overleg (opgesteld door FEZ);

9. gewijzigde begroting (‘voorlopige cijfers’);

10. geannoteerde agenda’s en verslagen vakminister (opgesteld door FEZ) inzake bilateraal overleg vakminister-minister van Financiën) en ministerraadoverleg t.b.v. Hangpuntenbrief;

11. geannoteerde agenda ministerraadoverleg Totalenbrief en bij het ministerie van Financiën ingediende conceptontwerpbegroting;

12. bij het ministerie van Financiën ingestuurde Memorie van Toelichting bij de ontwerpbegroting en overige bijlagen;

13. geannoteerde agenda vakminister ministerraadoverleg Augustusbrief en definitieve bij het ministerie van Financiën ingediende ontwerp-begrotingsstukken;

14. gewijzigde ontwerpbegroting en Memorie van Toelichting en overige kamerstukken (n.a.v. advies Raad van State);

15. gewijzigde ontwerpbegroting en Memorie van Toelichting en overige kamerstukken (n.a.v. amendering Tweede Kamer).

De rest van de neerslag is V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer.

Indien fiscale belangen V 7 jaar

(288)

Handeling: Het overbrengen van begrotingsartikelen of gedeelten daarvan naar een ander hoofdstuk, als gevolg van wijziging van de taakverdeling tussen ministeries.

Periode: 1991–

Grondslag: CW art. 11

Product: voordracht tot beschikking (klein kb) staat dat dit per wet gebeurt.

voorbeeld: Besluit van 29 december 1982, houdende overbrenging van

begrotingsartikelen van en naar een aantal hoofdstukken van de rijksbegroting 1982 (Stb. 1982, 773)

Waardering: V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd

door de Algemene Rekenkamer

V 7 jaar indien fiscale belangen

(502)

Handeling: Het opstellen van het begrotingsuitvoeringsplan

Periode: 1992–

Product: Begrotingsuitvoeringsplan, bestedingsplan, jaarplan, productieplan

Waardering: V 5 jaar na goedkeuring van de Rijksrekening

Hoofdstuk II. Het financiële en materiële beheer van het Rijk.

§ 1. Het beheer van de begroting van het Rijk

(295)

Handeling: Het verrichten van onderzoeken naar de doelmatigheid van het beheer, van de organisatie en van het beleid dat aan de begroting van het betrokken ministerie ten grondslag ligt.

Periode: 1991–

Grondslag: CW art.17/eerste lid

Product: zie handeling

Waardering: V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer

Indien fiscale belangen V 7 jaar

(296)

Handeling: Het uitvoeren van de begroting waarover hij het beheer voert (verrichten van betalingen; ontvangen van betalingen; en de administratieve verwerking daarvan).

Periode: 1991–

Grondslag: CW art.17/tweede lid, art.19/derde lid

Product: o.a. facturen, bankafschriften, kasstaten, rekening-courantoverzichten, afrekeningen.

Waardering: V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer

Indien fiscale belangen V 7 jaar

(449)

Handeling: Het aanwijzen van personen die beschikken over de begrotingsbedragen die voor het aangaan van verplichtingen zijn toegestaan (de zgn. budgethouders) en van personen die bevoegd zijn opdrachten te verlenen tot het verrichten van de uit de aangegane verplichtingen voortvloeiende betalingen (de zgn. ordonnateurs)

Periode: 1991–

Product: beschikking

Grondslag: CW art. 17/vierde en vijfde lid

Opmerking: Bij kleinere organisaties zal eerstgenoemde functie veelal samengaan met die van het opdracht geven tot betaling.

De vakminister doet aan de Algemene Rekenkamer schriftelijk mededeling van een aanwijzing en intrekking.

Waardering: V 10 jaar,

V 75 jaar na geboortedatum indien pensioensrechtelijke belangen

(450)

Handeling: Het, aan de minister van Financiën, verzoeken om toestemming te verlenen om, in het belang van het Rijk, af te wijken van de regel dat voor ten hoogste vier twaalfde gedeelte van de bedragen uit de laatste begroting verplichtingen kunnen worden aangegaan indien de begroting niet voor 1 januari is goedgekeurd

Periode: 1991–

Grondslag: CW art. 18/tweede lid

Product: verzoekschrift

Waardering: B (5)

Hoofdstuk II. Het financiële en materiële beheer van het Rijk.

§ 2. Het kasbeheer en het materiële beheer van het Rijk

(452)

Handeling: Het, in opdracht van de minister van Financiën, voeren van het beheer over ’s rijks schatkist

Periode: 1991–

Grondslag: CW art. 19/eerste lid

Opmerking: Onder het beheer wordt volgens de wet verstaan zowel het geven van de opdracht tot betaling, het ordonneren, als het verrichten van de feitelijke betaling (en ontvangst) alsmede de bewaring van de kasbestanddelen.

Waardering: B (1)

(503)

Handeling: Het controleren van het beheer van niet-geldelijke zaken die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd

Periode: 1991–

Grondslag: Besluit Taak DAD (Stb. 1995, 426) art. 3a

Product: Inlichtingen, rapporten

Waardering: V 5 jaar na goedkeuring rijksrekening

(410)

Handeling: Het aanwijzen van personen die zijn belast met het kasbeheer en/of het materieel beheer.

Periode: 1991–

Grondslag: CW art.19/tweede lid en vierde lid

Product: beschikking

Opmerking: Deze handeling was abusievelijk niet opgenomen in het RIO ‘Per slot van Rijksrekening’. Bij de vaststelling van het BSD in 1995 had deze handeling het nummer 299.1.

Waardering: V 10 jaar

V 75 jaar na geboortedatum indien pensioensrechtelijke belangen

Hoofdstuk II. Het financiële en materiële beheer van het Rijk.

§ 3. De administratie van en de controle bij het Rijk

(453)

Handeling: Het regelen van de zorg voor de begrotingszaken en de daarmee samenhangende administraties

Periode: 1991–

Grondslag: CW 1976, art. 21/eerste lid

Product: beoordelingsrapport, toetsingsrapport

Opmerking: de zorg voor de begrotingszaken omvat mede het beoordelen van de aan de vakminister voor te leggen voorstellen betreffende de begrotingen en de meerjarenramingen alsmede het uitoefenen van toezicht op de uitvoering van de begrotingen. Ook het ontwikkelen, inrichten en beheren van financiële en administratieve informatiesystemen valt onder deze zorg.

Waardering: V 7 jaar indien fiscale belangen

V 5 jaar

(504)

Handeling: Het doen van onderzoek naar het departementaal financieel beheer

Periode: 1991–

Product: Ondermeer onderzoek naar budgetoverheveling, efficiency operaties, onderzoek subsidieregelingen

Opmerking: Betreft geen doelmatigheids- en rechtmatigheidsonderzoek, maar ondermeer onderzoek naar budgetoverheveling, efficiency-operaties en onderzoek subsidieregelingen.

Waardering: V 10 jaar

(454)

Handeling: Het aan de minister van Financiën, verzoeken de zorg voor de begrotingszaken en de daarmee samenhangende administraties op afwijkende wijze te regelen

Periode: 1991–

Grondslag: CW 1976, art. 21/tweede lid

Product: verzoekschrift

Waardering: B (5)

(302)

Handeling: Het aanwijzen van het hoofd van de directie financieel-economische zaken.

Periode: 1991–

Grondslag: CW art.21/derde lid

Product: beschikking

Opmerking: Met instemming van de minister van Financiën.

Waardering: V 10 jaar,

V 75 jaar na geboortedatum indien pensioensrechtelijke belangen

(411)

Handeling: Het controleren van het gevoerde financiële beheer en de jaarlijkse financiële verantwoording daarover en van de administraties die ten behoeve van dat beheer en die verantwoordingen worden gevoerd.

Periode: 1991–

Grondslag: CW art.22/eerste lid

Product: zie handeling

Opmerking: (uit: Besluit taak departementale accountantsdienst, Stb. 1987, 384)

Tot 1995 hield de de controle-taak in:

– het controleren van de administraties die op het ministerie worden gevoerd ter ondersteuning van het beheer en ten behoeve van de verantwoording die over het beheer moet worden afgelegd;

– het controleren van het beheer van de middelen zoals dat blijkt uit de administraties van het ministerie;

– het controleren van het stelsel van interne controle-maatregelen dat is opgenomen in de administratieve organisatie van het ministerie;

– het controleren van de jaarlijkse financiële verantwoording van het ministerie die aan het einde en ter afsluiting van het dienstjaar wordt opgesteld aan de hand van de administratie, gevoerd door de directies FEZ.

De controle houdt verder in:

– het signaleren van onvolkomenheden naar aanleiding van de controle;

– het adviseren inzake maatregelen ter opheffing van de gesignaleerde onvolkomenheden;

– andere werkzaamheden door de minister opgedragen.

Met ingang van 21 september 1995 (Besluit taak DAD, Stb. 1995/426) houdt de controle-taak in:

– de controle op het beheer van niet-geldelijke zaken;

– bijzonder controletaken in opdracht van de minister van Financiën;

– het adviseren ter zaken van de maatregelen ter opheffing van onvolkomenheden die bij de uitgevoerde controles zijn geconstateerd;

– het adviseren ter zake van het te voeren beleid op het gebied van de financiële verslaggeving en de accountantscontrole bij het ministerie;

– bijzondere adviestaken in opdracht van de minister van Financiën.

Waardering: V 7 jaar (voor de periode: 1999–)

V 10 jaar (voor de periode: 1945–1998)

De bewaartermijnen zijn ontleend aan de Verordening gedrags- en beroepsregels registeraccountants 1994 (Stcrt. 1995 nr. 48). In artikel 19 van deze Verordening is de bewaartermijn gesteld op 10 jaar. Bij wijziging van 17 december 1998 (Stcrt. 250) is deze termijn verkort tot 7 jaar.

Opmerking: Indien de controle heeft aangetoond dat grote misstanden hebben plaatsgevonden, zal de neerslag hiervan voor bewaring worden aangemerkt. Deze misstanden kunnen blijken uit bijvoorbeeld een extern onderzoek naar het financiële beheer en aan een parlementaire enquête.

(305)

Handeling: Het aanwijzen van het hoofd van de departementale accountantsdienst.

Periode: 1991–2000

Grondslag: CW art.22/derde lid

Product: beschikking

Opmerking: De minister van Financiën wordt hiervan in kennis gesteld.

Waardering: V 10 jaar,

V 75 jaar na geboortedatum indien pensioensrechtelijke belangen

(505)

Handeling: Het vijfjaarlijks (laten) opstellen van een evaluatie-onderzoek naar de recht- en doelmatigheid van het gevoerde contractbeheer

Periode: 1996–

Grondslag: Regeling contractbeheer 1996, art. 4

Product: Nota’s, rapporten van Algemene Rekenkamer, verslagen van het overleg

Waardering: V 7 jaar indien fiscale belangen

V 5 jaar

Hoofdstuk II. Het financiële en materiële beheer van het Rijk.

§ 5. Het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het privaatrechtelijke beheer

(412)

Handeling: Het doen van schenkingen van aan de staat toebehorende niet-geldelijke roerende zaken.

Periode: 1991–

Grondslag: CW art.28, tweede lid, Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 art. 3/eerste lid.

Product: zie handeling

Waardering: V 5 jaar na schenking

(498)

Handeling: Het verlenen van (bijzondere) volmachten aan (rechts)personen voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de Staat.

Periode: 1996–

Grondslag: Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 (Stb. 1996, 24) art. 1

Product: zie handeling

Opmerking: De vakminister houden een openbaar register bij waaruit blijkt aan welke (rechts)personen een volmacht is verleend en waarover deze zich uitstrekt.

Waardering: V 5 jaar na einde aanwijzing/volmacht

(507)

Handeling: Het in overeenstemming met de minister van Financiën sluiten van huur-, huurkoop en lease-overeenkomsten namens de Staat.

Periode: 1996–

Grondslag: Besluit Privaatrechtelijke Rechtshandelingen 1996, art. 6

Product: overeenkomsten

Waardering V 7 jaar na beëindiging overeenkomst

Hoofdstuk II. Het financiële en materiële beheer van het Rijk.

§ 6. Nadere regelgeving

(508)

Handeling: Het vastleggen van de administratieve organisatie van het financieel beheer en de toepassing daarvan in werkvoorschriften en procedures.

Periode: 1998–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1998, 53) art. 12/eerste lid, Besluit materieel beheer

1996 (Stb. 1996, 23) art. 3/eerste en derde lid, Regeling Contractbeheer 1996, art. 2/tweede lid

Product: Handboek AO, werkvoorschriften en procedures financieel beheer, beleidsstukken t.a.v. verplichtingen, voortgangscontrolelijst, checklist, richtlijn aanleveren stukken, rekeningschema, regeling begrotingsvoorschrift, controlevoorschrift, criteria begrotingsbeslag.

Waardering: B 1

(337)

Handeling: Het vervreemden van deelnemingen van de staat in ondernemingen.

Periode: 1991–1995

Grondslag: Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen (Stb. 1977, 427) art.1 (i.w. 23 juli 1977)

Product: zie handeling

Opmerking: Met machtiging van de minister van Financiën.

Deze handeling komt ook voor in de selectielijst Staatsdeelnemingen, die is vastgesteld voor de actor de Minister van Economische Zaken. Op grond van die lijst wordt de neerslag van deze handeling voor de actor de Minister van Economische Zaken bewaard.

Waardering: V 6 jaar

(340)

Handeling: Het sluiten van overeenkomsten ter beëindiging van geschillen waarbij de staat betrokken is en geen betrekking hebben op rechten op onroerende zaken.

Periode: 1991–1995

Grondslag: Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen (Stb. 1977, 427) art.2 (i.w. 23 juli 1977); Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 ( Stb. 1996, 24) art. 4.

Product: zie handeling

Opmerking: Tot 1995 met machtiging van de minister van Financiën, na 1995 geldt voor niet geldelijke roerende zaken een drempelbedrag boven welke overeenstemming van de minister van Financiën vereist is.

Waardering: V 6 jaar

(343)

Handeling: Het kwijtschelden van aan de staat toekomende burgerrechtelijke vorderingen.

Periode: 1991–

Grondslag: Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen (Stb. 1977, 427) art.3 (i.w. 23 juli 1977); Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen (Stb. 1996, 24) art.2

Product: zie handeling

Opmerking: Tot 1996 met machtiging van de minister van Financiën, vanaf 1996 boven een bepaald drempelbedrag in overeenstemming met de minister van Financiën, mits het kwijtschelden niet bij of krachtens wet is geregeld.

Waardering: V 6 jaar

(476)

Handeling: Het vastleggen van de procedures van de administratieve organisatie met betrekking tot het materieelbeheer en zorgdragen voor de toepassing hiervan.

Periode: 1996–

Grondslag: Besluit materieelbeheer 1996 (Stb. 1996, 23) Art. 2

Product: procedures, richtlijnen materieelbeheer

Waardering: B 1

(477)

Handeling: Het voeren van overleg met de minister van Financiën over de afwikkeling van schades of aansprakelijkheidsstellingen namens het Rijk.

Periode: 1996–

Grondslag: Besluit materieelbeheer 1996 (Stb. 1996, 23) Art. 8/derde en zesde lid

Waardering: V 5 jaar

(481)

Handeling: Het vastleggen van de beschrijving van de administratieve organisatie met betrekking tot het kasbeheer en het zorgdragen voor de toepassing van de hierin vastgelegde procedures.

Periode: 1998–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1998, 53) Art. 12/eerste lid en Besluit kasbeheer 1998 (Stb. 1998, 53) Art. 3/eerste lid en derde lid

Product: richtlijnen en procedures

Waardering: B 1

Hoofdstuk III Het toezicht van de minister van Financiën

(351)

Handeling: Het verstrekken van inlichtingen aan de minister van Financiën in het kader van het aan hem opgedragen toezicht.

Periode: 1991–

Grondslag: CW art.38/eerste lid

Product: zie handeling

Opmerking: De inlichtingen hebben betrekking op niet-periodiek te verstrekken gegevens. De gegevens bedoeld in art.36/eerste lid dragen een periodiek karakter.

Waardering: V 6 jaar na verstrekken inlichtingen

(456)

Handeling: Het beoordelen van voorstellen van hoofden van dienst voor de jaarlijkse begroting en meerjarenramingen en andere voorstellen met financiële gevolgen.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art.2 en 3/eerste en tweede lid

Product: beoordelingsrapport

Waardering: V 7 jaar na afwijzing, toewijzing of verwerking in begrotingswet

(457)

Handeling: Het toezien dat van voorstellen, die betrekking hebben op de begroting, de financiële gevolgen voor het Rijk worden aangeven.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art. 5/tweede lid

Product: toetsingsrapport

Waardering V 5 jaar

(458)

Handeling: Het houden van toezicht op de uitvoering van de begroting.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art. 6

Product: toetsingsrapport, inspectie

Waardering: V 5 jaar

(459)

Handeling: Het opstellen van aanvullende begrotingsontwerpen.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art. 7

Product: zie handeling

Waardering: B (5)

(460)

Handeling: Het opstellen van periodieke financiële overzichten en verantwoordingen.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art. 8, Besluit Materieelbeheer (Stb.1998, 53) art. 4, lid 5

Product: zie handeling

Waardering: V 5 jaar

(461)

Handeling: Het houden van overleg over het voeren van een meer doelmatig financieel beheer en/of het vermeerderen van inkomsten.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art. 10

Waardering: V 10 jaar

(462)

Handeling: Het vorderen van inlichtingen omtrent aangelegenheden waaraan financiële gevolgen voor het Rijk zijn verbonden.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992. 1) Art. 11

Product: rapport

Waardering: V 6 jaar

(463)

Handeling: Het doen van voorstellen met betrekking tot zowel de aanwijzing van personen die zijn belast met het verrichten van uitgaven en ontvangsten en met de bewaring van gelden en/of geldswaardige papieren, alswel de intrekking van een dergelijke aanwijzing.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art. 13/eerste lid

Product: beschikking

Waardering: V 10 jaar,

V 75 jaar na geboortedatum indien pensioensrechtelijke belangen

(510)

Handeling: Het aanwijzen van ambtenaren die belast zijn met de coördinatie van het contractbeheer.

Periode: 1996–

Grondslag: Regeling Contractbeheer 1996, art. 3, tweede lid

Product: beschikking

Waardering:: V 10 jaar,

V 75 jaar na geboortedatum indien pensioensrechtelijke belangen

Hoofdstuk IV. De Algemene Rekenkamer.

§ 2. Rechtmatigheidsonderzoek

(353)

Handeling: Het verstrekken van inlichtingen en controleprogramma’s aan de Algemene Rekenkamer ter uitvoering van rechtmatigheidsonderzoek.

Periode: 1992–

Grondslag: CW art.53/tweede lid en art.54/tweede lid

Product: zie handeling

Waardering: V 7 jaar indien fiscale belangen

V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rijksrekening

Hoofdstuk IV. De Algemene Rekenkamer.

§ 4. Overige taken en bevoegdheden

(357)

Handeling: Het verstrekken van inlichtingen en het ter beschikking stellen van bescheiden, waaronder controlerapporten, aan de Algemene Rekenkamer naar aanleiding van rechtmatigheids- en doelmatigheidsonderzoek bij andere rechtspersonen dan de staat.

Periode: 1992–

Grondslag: CW art.59

Product: zie handeling

Waardering: V 7 jaar indien fiscale belangen

V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer

(511)

Handeling: Het voeren van overleg over het gecontroleerde beleid met de Algemene Rekenkamer.

Periode: 1992–

Product: nota’s, rapporten van Algemene Rekenkamer, verslagen van het overleg

Waardering: V 15 jaar

Hoofdstuk V. De rekening van het Rijk

(365)

Handeling: Het opstellen van de financiële verantwoording houdende:

– de rekening van verplichtingen, uitgaven en ontvangsten, voorzien van een toelichting;

– de op deze rekening aansluitende saldibalans per 31 december, voorzien van een toelichting;

– aanvullende toelichting bij de financiële verantwoording ex art. 56

Periode: 1991–

Grondslag: CW art. 56 vierde lid, art.65 (84)

Product: zie handeling

Opmerking: De verantwoording wordt uiterlijk op 1 mei/23 april volgend op het begrotingsjaar aan de minister van Financiën gezonden, tezamen met de daarop betrekking hebbende controlerapporten (art.67/86)(art.65/vijfde lid).

Waardering: B (1)

Te bewaren neerslag (subproducten) 7:

1. verantwoordingsaanschrijving (opgesteld door FEZ);

2. ingezonden gegevens en de bijbehorende toelichtingen (door de budgethouders);

3. conceptrekening, conceptsaldibalans, de bijbehorende toelichtingen (opgesteld door FEZ);

4. samenvattend accountantsrapport bij de rekening;

5. aan het ministerie van Financiën aangeboden rekening, saldibalans en bijbehorende toelichtingen (opgesteld door FEZ);

6. gewijzigde verantwoordingsstukken (correctiebladen) n.a.v. commentaar ministerie van Financiën;

7. definitief door Parlement vastgestelde verantwoording.

De rest van de neerslag V 7 jaar indien fiscale belangen,

V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer

(368)

Handeling: Het in kennis stellen van de Algemene Rekenkamer van hetgeen tot opheffing van het bezwaar kan leiden als bedoeld in art.55/eerste lid.

Periode: 1992–

Grondslag: CW art.55/tweede lid

Product: zie handeling

Waardering: V 7 jaar indien fiscale belangen

V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer

(369)

Handeling: Het opstellen van een voorstel van wet tot opheffing van het bezwaar van de Algemene Rekenkamer als bedoeld in art.55/eerste lid.

Periode: 1992–

Grondslag: CW art.56/eerste lid

Product: zgn. Indemniteitswetten

Waardering: V 7 jaar indien fiscale belangen

V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer

6.4.2. Overige

(473)

Handeling: Het bepalen of zekerheid moet worden gesteld met betrekking tot het verlenen van voorschotten.

Periode: 1994–

Grondslag: Besluit verlening voorschotten 1994 (Stb. 1994. 35) Art. 3 onder b en art. 4 derde lid

Product: zekerheidsstelling

Waardering: V 6 jaar

(519)

Handeling: Het, in overeenstemming met de minister van Financiën, afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid aan de Staten-Generaal.

Periode: 1991–

Grondslag: –

Product: zie handeling

Waardering: B (3)

Actor departementaal audit-committee

(465)

Handeling: Het voeren van overleg, mede aan de hand van de rapporten van de DAD, over de controleaangelegenheden van het ministerie.

Periode: 1995–

Grondslag: Besluit taak DAD (Stb. 1995, 426) art. 8

Product: beschikking

Opmerking: Deze audit-commissie is o.l.v. de secretaris-generaal en hierin hebben minimaal zitting de directeur DAD en de directeur CD-FEZ.

Waardering: B (3)

  • ^ [1]

    Het betreft hier het beleid dat bepaalt: wie doet wat en wanneer.

  • ^ [2]

    Een rijksbegrotingswet bevat een overzicht van ontvangsten en uitgaven van rijksmiddelen.

  • ^ [3]

    Aan deze organen worden aparte institutionele onderzoeken gewijd.

  • ^ [4]

    Lijst van handelingen van de Algemene Rekenkamer, mede omvattende een lijst van voor bewaring en vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden.

  • ^ [5]

    Advies nr. 420 van 2 februari 1994.

  • ^ [6]

    Zie voor een beschrijving van de processtappen binnen deze handeling en een verantwoording voor de gemaakte selectiekeuzes rapport Speuren naar sporen van neerslag. Een onderzoek naar de mogelijkheden tot implementatie van het institutionele onderzoek Per slot van rijksrekening en het daarop gebaseerde basisselectiedocument.

  • ^ [7]

    Zie voor een beschrijving van de processtappen binnen deze handeling en een verantwoording voor de gemaakte selectiekeuzes rapport Speuren naar sporen van neerslag. Een onderzoek naar de mogelijkheden tot implementatie van het institutionele onderzoek Per slot van rijksrekening en het daarop gebaseerde basisselectiedocument.