Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen College Bescherming Persoonsgegevens beleidsterrein Persoonsregistraties vanaf 1989

Geldend van 24-05-2006 t/m heden

Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen College Bescherming Persoonsgegevens beleidsterrein Persoonsregistraties vanaf 1989

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 11 februari 2005, nr. arc-2004.01919/2);

Besluit:

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 3 mei 2006

De

Staatssecretaris

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
namens deze:
de

Algemene Rijksarchivaris

,

M.W. van Boven

College Bescherming Persoonsgegevens

BASISSELECTIEDOCUMENT 1989–

Doxis Documentaire Informatiespecialisten

Samengesteld door drs. P. Fijnheer, drs. E. Verheijen en drs. R. van Abel Ontwerp april 2005

1. Inleiding

1.1. Verantwoording

Deze selectielijst is een selectielijst zoals bedoeld in art. 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995. De lijst is opgezet als basisselectiedocument (BSD). Het grootste deel van het BSD bestaat uit handelingen, zoals beschreven in: Een institutioneel onderzoek naar de taken en handelingen van de Registratiekamer en het College Bescherming Persoonsgegevens 1989–heden.

Het BSD is het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van archiefbescheiden van de Registratiekamer (Registratiekamer) en het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Het bevat een voorstel voor bewaring of vernietiging van de bescheiden die het resultaat of de neerslag zijn van het handelen van het CBP op zijn werkterrein.

In dit BSD wordt de documentaire neerslag van de handelingen van het CBP verdeeld in naar het Nationaal Archief over te brengen – en dus voor permanente bewaring in aanmerking komende – documentaire neerslag en op termijn te vernietigen documentaire neerslag.

Voorafgaand aan de feitelijke selectielijst worden in de inleiding kort enige aspecten van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT) behandeld. Als eerste worden de hoofdlijnen van het taakgebied van het CBP aangegeven. Vervolgens wordt ingegaan op de doelstellingen van de criteria voor de selectie. Tenslotte volgt een aantal praktische aanwijzingen en opmerkingen ten behoeve van het gebruik van dit BSD.

1.2. Hoofdlijnen van het handelen van het CBP

Het CBP is een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) dat met openbaar gezag is bekleed. Het openbaar gezag van het CBP uit zich in het feit dat het College toeziet op de werking van persoonsregistraties overeenkomstig het bij de wet bepaalde en in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Kenmerkend voor een ZBO is de zelfstandige positie ten opzichte van de betrokken minister (in dit geval de Minister van Justitie). Dit uit zich in het feit dat er geen sprake is van een ambtelijk-hiërarchische verhouding tussen het bestuursorgaan en de verantwoordelijke minister.

Het CBP adviseert de regering en organisaties over de bescherming van persoonsgegevens en onderwerpen die daarmee samenhangen. Het CBP toetst gedragscodes en bemiddelt tussen burgers en gebruikers van persoonsgegevens. Op eigen initiatief of op verzoek van een belanghebbende kan het CBP onderzoeken of de manier waarop persoonsgegevens in een bepaalde situatie zijn gebruikt, in overeenstemming is met de wet en daaraan zonodig gevolgen verbinden. Bij het in gebreke blijven van de melding kan een boete worden opgelegd. Bij overtreding van de wet of daarop gebaseerde regelingen kan het CBP overgaan tot bestuursdwang of een dwangsom opleggen. Het College is bij de uitvoering van zijn bevoegdheden gehouden aan de normen die worden gesteld in de Algemene wet bestuursrecht. Besluiten van het CBP zijn vatbaar voor bezwaar en beroep. Het gedrag van het CBP kan onderzocht worden door de Nationale ombudsman.

De taken en handelingen van het CBP en de context van die taken en handelingen staan beschreven in College Bescherming Persoonsgegevens, Een institutioneel onderzoek naar het handelen van de Registratiekamer (1989–2001) en het CBP (2001–heden)(P. Fijnheer en E. Verheijen).

1.3. Selectiecriteria

Bij de selectie van handelingen is binnen het project PIVOT een aantal criteria onderscheiden dat op elk beleidsterrein of taakgebied van toepassing is (zie het schema op de volgende pagina). In het schema zijn alleen de criteria opgenomen voor handelingen waarvan de neerslag overgedragen dient te worden aan het Nationaal Archief. Deze handelingen worden gewaardeerd met ‘Bewaren’ (B), gevolgd door het nummer van het criterium. De neerslag van handelingen die niet aan die selectiecriteria voldoen, zal in principe niet worden overgebracht en wordt gewaardeerd met ‘Vernietigen’ (V). Hierop zijn echter uitzonderingen. Bij enkele handelingen wordt een differentiatie bij de waardering (V) aangebracht. Het betreft handelingen die hebben geleid tot beleidsstandpunten van het CBP, die maatschappelijk gezien richtinggevend kunnen worden geacht. Deze schriftelijke uitspraken worden in het werkproces gekwalificeerd als ‘jurisprudentie’ (J-zaken). Deze handelingen worden hierna gewaardeerd als B1 en worden overgebracht naar het Nationaal Archief.

De in de lijst genoemde termijnen gaan in na beëindiging van de zaak waartoe de bescheiden behoren, te rekenen vanaf het jongste document in het dossier.

Met betrekking tot het hanteren van de selectiecriteria wordt opgemerkt dat de directeur op verzoek van de betrokkene wijzigingen kan aanbrengen in de inhoud van een dossier. Opgemerkt moet worden dat dossiers nooit voor de vernietigingstermijn is vertreken in zijn geheel kunnen worden vernietigd.

Op grond van artikel 36 lid 1 van de Wet bescherming persoonsgegevens kan iemand, wiens persoonsgegevens worden verwerkt, de verantwoordelijke verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen. Dit is echter slechts het geval, indien deze gegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het is mogelijk dat een betrokkene verzoekt om vernietiging van zijn gehele dossier of delen daarvan. Met inachtneming van het voorgaande zal aan dat verzoek in principe gehoor worden gegeven waarbij rekening wordt gehouden met de vereiste verantwoordingsplicht van het CBP. Het CBP kan (originele) stukken die niet bestemd zijn om permanent deel uit te maken van het dossier, danwel niet relevant daarvoor zijn, retourneren of op verzoek van de betrokkene vernietigen. In werkprocedures zal hieromtrent nadere invulling worden gegeven.

Algemene selectiecriteria

Algemeen selectiecriterium

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en selecteren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces en de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet zondermeer consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

1.4. Vaststellingsprocedure

In juni 2003 is het ontwerp-BSD door het College Bescherming Persoonsgegevens aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 december 2005 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 11 februari 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2004.01919/2)), hetwelk aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

  • de foutieve nummering zal worden aangepast.

  • de periodisering van handeling 58a zal worden aangepast.

  • de waardering van de handelingen 17 en 18 is gewijzigd in B1/B3.

  • de vernietigingstermijn van 32b is gesteld op V 10 jaar.

  • bij de handelingen 57a en 57b worden broncodes en metadata voor blijvende bewaring bestemd.

Daarop werd het BSD op 3 mei 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (C/S&A/06/642) vastgesteld.

1.5. Gebruiksaanwijzing BSD

Ieder nummer in deze selectielijst is uniek. Het nummer in dit BSD correspondeert met het handelingsnummer in het RIO.

De handeling geeft de betreffende handeling van de betreffende actor aan.

De periode geeft aan van welk jaar tot welk jaar de handeling geldig is.

Het product geeft aan welke papieren neerslag uit de handeling voortkomt.

Bewaren/Vernietigen is de kolom die een waardering geeft aan de handeling. B wil zeggen dat krachtens de Archiefwet 1995 de betreffende documenten na afloop van de overbrengingstermijn, conform de normen van goede en geordende staat, naar het Algemeen Rijksarchief moeten worden overgebracht. V wil zeggen dat de neerslag na de aangegeven termijn vernietigd kan worden.

Criterium/termijn geeft aan volgens welk selectiecriterium te bewaren neerslag voor bewaring in aanmerking komt. De termijn geeft aan op welke termijn de neerslag van de betreffende handeling mag worden vernietigd.

Toelichting geeft extra uitleg wanneer dit noodzakelijk is.

2. Selectielijst

2.1. Actor: Registratiekamer

Algemene handelingen Registratiekamer

(1a.)

Handeling: Het (mede) voorbereiden, vaststellen en coördineren van het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Beleidsnota’s, beleidsnotities, adviezen, rapporten, beleidsplannen

Waardering: B 1

(2a.)

Handeling: Het evalueren van het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Evaluaties

Waardering: B 2

(3a.)

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van wet- en regelgeving ten aanzien van de Registratiekamer (Registratiekamer)

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Nota’s, adviezen, wetten, regelgeving

Waardering: B 1

(5a.)

Handeling: Het opstellen van een jaarverslag

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 44 (Stb. 1988, 665)

Product: Jaarverslag, correspondentie

Waardering: B 3

(6a.)

Handeling: Het voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen van het Collegeoverleg

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 37–40 (Stb. 1988, 665)

Product: Agenda’s, verslagen, bijlagen

Opmerking: Dit heet Kameroverleg (KO).

Waardering: B 1, 2

(8a.)

Handeling: Het voeren van werkoverleg

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met mw. ing. C.E. Romanesko, 21 januari 2003

Product: Agenda’s, verslagen

Opmerking: Met werkoverleg worden clusteroverleggen, samenwerkingsverbanden tussen clusters en afdelingsoverleggen bedoeld.

Waardering: V 3 jaar

(9a.)

Handeling: Het voeren van overleg met de ondernemingsraad

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met mw. ing. C.E. Romanesko, 17 december 2002

Product: Agenda’s, verslagen

Waardering: V 5 jaar, behoudens gegevens betreffende de (her)inrichting van de organisatie en belangrijke wijzigingen van werkprocessen (B 4 ).

(10a.)

Handeling: Het deelnemen aan adviescommissies en overleg waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat bij de Registratiekamer (Registratiekamer) berust

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Verslagen

Waardering: B 1

(11a.)

Handeling: Het deelnemen aan adviescommissies en overleg waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat niet bij de Registratiekamer (Registratiekamer) berust

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Verslagen

Waardering: V 5 jaar

(13a.)

Handeling: Het deelnemen aan internationale samenwerkingsverbanden

Periode: 1989–2001

Grondslag: Conventie tot bescherming personen met betrekking tot geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, art. 18 (European Treaty Series, 1981, 108); Verdrag van Straatsburg tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, art. 13, lid 1 (Trb. 1988, 7); Richtlijn 95/46/EG, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, art. 29 en art. 61, lid 6 (PbEG. 1995, L 281)

Product: Adviezen, afstemmingsbeleid, verklaringen, aanbevelingen, verslagen

Opmerking: Voorbeelden van samenwerkingsverbanden zijn de Werkgroep ‘artikel 29’ als bedoeld in artikel 29 van Richtlijn 95/46/EG, het Raadgevend Comité op grond van het Verdrag van Straatsburg en (besloten) internationale en Europese DPC-conferenties

Waardering: B 1

(14a.)

Handeling: Het, als lid van de Gemeenschappelijke Controle Autoriteiten, houden van toezicht op de naleving van de wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens van organisaties die tot de EU behoren

Periode: 1995–2001

Grondslag: Overeenkomst ter uitvoering van het tussen de regeringen van de staten van de Benelux Economische Unie, de Bondsrepubliek Duitsland, en de Franse Republiek op 14 juni 1985 te Schengen gesloten akkoord betreffende de geleidelijke afschaffing van de controles aan de gemeenschappelijke grenzen, art. 115 (Trb. 1990, 145); Overeenkomst tot oprichting van een Europese Politiedienst, art. 24 (Trb. 1995, 282); Overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied, art. 18 (Trb. 1995, 287)

Product: Adviezen, rapporten, correspondentie

Waardering: B 1

Handelingen organisatie Registratiekamer

(15a.)

Handeling: Het opstellen en evalueren van nadere regels, richtlijnen en procedures betreffende werkprocessen.

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met mw. ing. C.E. Romanesko, 17 december 2002

Interview met dhr. G. de Heij, 24 februari 2002.

Product: Werkwijzebeschrijvingen, richtlijnen, procedures

Opmerking: Vanaf 2000 wordt een notitie opgesteld over het besturingsproces van de Registratiekamer.

Waardering: B 2/3

(17a.)

Handeling: Het opstellen van een begroting

Periode: 1989–2001

Bron: Besturing Registratiekamer ‘Maatwerk’, pagina 11 en 12 (2000)

Product: Begroting, correspondentie, bestedingsplan

Opmerking: Bij deze handeling is ook het opstellen van een bestedingsplan inbegrepen. De financiële relatie met de Minister van Justitie is gebaseerd op basis van een aanschrijving aan de minister.

Waardering: B1/B3: eindproducten

V 7 jaar: overige stukken

(18a.)

Handeling: Het opstellen van een financiële verantwoording

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met mw. ing. C.E. Romanesko, 17 december 2002

Product: Jaarrekening, correspondentie

Opmerking: De financiële relatie met de Minister van Justitie is gebaseerd op basis van een aanschrijving aan de minister.

Waardering: B1/B3: eindproducten

V 7 jaar: overige stukken

(19a.)

Handeling: Het opstellen van periodieke rapportages

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Rapportages

Opmerking: De grondslag voor het opstellen van rapportages door het CBP vormt artikel 29, lid 1 en 2 van het Bestuursreglement van het CBP (Stcrt. 2002, 76).

Waardering: B 3

(20a.)

Handeling: Het aangaan van overeenkomsten

Periode: 1989–2001

Bron: Mantelovereenkomsten van het Ministerie van Justitie

Product: Overeenkomsten

Opmerking: Het Ministerie van Justitie sluit m.i.v. 1 januari 2002 mantelovereenkomsten af voor gebruik door de vijf landelijke diensten die een beheersrelatie hebben met DSR. Daarvóór maakten de Registratiekamer en het CBP gebruik van de mantelovereenkomsten die voor ZM (de rechterlijke macht) werden afgesloten. Onder de in dit gegevensblok voorkomende handeling wordt ook het systeem van Europese aanbestedingen gerekend.

Waardering: V 7 jaar na beëindiging overeenkomst

(21a.)

Handeling: Het voeren van het financieel beheer

Periode: 1989–2001

Bron: Handboek Financieel Beheer van het Ministerie van Justitie

Product: Financiële bescheiden

Waardering: V 7 jaar

(22a.)

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid

Periode: 1989–2001

Bron: Handboek Personeel van het Ministerie van Justitie

Product: Beleidsnota’s, rapporten, correspondentie, regelingen

Waardering: B 1

(23a.)

Handeling: Het uitvoeren van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met dhr. W.G.A. Bonke, 17 januari 2003

Product: Personeelsdossiers, uitvoeringsregelingen, procedures

Waardering: V 5 jaar; m.u.v. p-dossiers met informatie over de loopbaanontwikkeling, de arbeidsvoorwaarden en de medische gesteldheid van medewerkers (V 75 jaar na geboorte); persoonsgegevens van sollicitanten worden bovendien vernietigd uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd

(24a.)

Handeling: Het mandateren van verantwoordelijkheden van de Registratiekamer (Registratiekamer) aan de directeur of andere personen

Periode: 1989–2001

Grondslag: Basisbesluit tekenbevoegdheid 1982, Minister van Justitie, 30 december 1982 (nr. O14 O&E 82); Mandaatbesluit Registratiekamer, 26 maart 1993; Mandaatregeling beheer rechterlijke organisaties en landelijke diensten, besluit van de Minister van Justitie, 23 november 1999, nr. 805891/899

Product: Mandaatregeling

Waardering: V 5 jaar na vervanging mandaatregeling

(25a.)

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het beleid betreffende automatisering en telecommunicatie

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met dhr. Th.J. Köhlinger, 20 december 2002

Product: Beleidsnota’s, correspondentie

Waardering: B 1

(57a.)

Handeling: Het uitvoeren van het beleid betreffende automatisering en telecommunicatie

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met dhr. Th.J. Köhlinger, 20 december 2002

Product: correspondentie

Waardering: B 5: broncodes en metadata

V 5 jaar: overige stukken

(26a.)

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het huisvestingsbeleid

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met dhr. W.G.A. Bonke, 17 januari 2003

Product: Beleidsnota’s, rapporten

Waardering: V 10 jaar

(27a.)

Handeling: Het uitvoeren van het huisvestingsbeleid en (gebruiks-)goederenbeheer

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met dhr. W.G.A. Bonke, 17 januari 2003

Product: Correspondentie

Waardering: V 5 jaar

(28a.)

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en uitvoeren van het beleid betreffende het kenniscentrum

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met mw. A. Stuurman, 19 december 2002

Product: Beleidsnota’s, correspondentie

Waardering: V 5 jaar

Primaire taken Registratiekamer

(29a.)

Handeling: Het adviseren van de betrokken minister, Eerste Kamer, Tweede Kamer of Vaste Kamercommissies over voorstellen van wet, ontwerpen van Algemene Maatregelen van Bestuur en ontwerpbesluiten die betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 37, lid 3 (Stb. 1988, 665); Wet politieregisters, art. 3, art. 6, lid 4, art. 27 en art. 29 (Stb. 1990, 414); Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 120, lid 2 (Stb. 1994, 494)

Product: Advies

Opmerking: Er kan onderscheid worden gemaakt tussen:

– formeel advies aan de betrokken minister of Vaste Kamercommissie;

– ambtshalve advies aan de Eerste of Tweede Kamer;

– informeel advies over wetsvoorstellen waarvan het ambtelijk proces nog niet is afgerond;

– advies via deelname aan een werkgroep die een wetsvoorstel voorbereidt.

Waardering: B 1

(30a.)

Handeling: Het op verzoek verklaren dat gedragscodes in bepaalde sectoren in overeenstemming zijn met de wettelijke bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art.15, lid 1 (Stb. 1988, 665)

Product: Verklaring van overeenstemming, correspondentie met het Servicecentrum Uitgevers

Opmerking: De verklaring geldt voor ten hoogste vijf jaar na het tijdstip van verklaring.

Waardering: B 1

(31.)

Handeling: Het op verzoek toetsen van (model-)reglementen ingevolge artikel 19 en 20 van de Wet persoonsregistraties

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met mr. P.J. Hustinx, 13 januari 2003

Product: Toetsing

Waardering: V 10 jaar

(32a.)

Handeling: Het op verzoek verklaren dat modelreglementen voor een bepaald type politieregister in overeenstemming zijn met het bepaalde bij of krachtens de Wet politieregisters

Periode: 1991–2001

Grondslag: Wet politieregisters, art. 12, lid 1 (Stb. 1990, 414)

Product: Verklaring van overeenstemming, advies, correspondentie met het Servicecentrum Uitgevers

Opmerking: Op grond van art. 5 onder e, van Archiefbesluit kunnen een aantal producten die als representatief gelden van vernietiging worden uitgezonderd.

Waardering: V 10 jaar na verval/vervanging modelreglement

(33a.)

Handeling: Het adviseren van de Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken over de uitvoering van de Wet politieregisters en het Besluit politieregisters

Periode: 1991–2001

Grondslag: Wet politieregisters, art. 18, lid 4 (Stb. 1990, 414); Besluit politieregisters, art. 14, lid 1k en art. 17, lid 6 (Stb.1991, 56)

Product: Advies

Waardering: B 5

(34a.)

Handeling: Het registreren van reglementen voor politieregisters niet zijnde hoorprocedures

Periode: 1991–2001

Grondslag: Wet politieregisters, art. 9, lid 4 (Stb. 1990, 414)

Product: Registraties van reglementen waarvan de beheerders van deze reglementen een exemplaar aan de Registratiekamer hebben gezonden

Waardering: V 5 jaar na verval/vervanging politiereglement

(35a.)

Handeling: Het toetsen van reglementen voor politieregisters in het kader van een hoorprocedure

Periode: 1991–2001

Grondslag: Wet politieregisters, art. 5, lid 3, art. 6, lid 2 en art. 21, lid 3 (Stb. 1990, 414); Besluit politieregisters, art. 14, lid 1g (Stb. 1991, 56)

Product: Toetsing

Waardering: V 10 jaar na verval/vervanging politiereglement

(36a.)

Handeling: Het bijhouden van registraties betreffende tijdelijke politieregisters

Periode: 1991–2001

Grondslag: Wet politieregisters, art. 13, lid 3 (Stb. 1990, 414); Besluit politieregisters, art. 8, lid 3 en lid 8 (Stb. 1991, 56)

Product: Registraties

Waardering: V 5 jaar na verval tijdelijk politieregister (het gaat hierbij om extra vertrouwelijke informatie)

(38a.)

Handeling: Het bijhouden van een meldingsregister van bij de Registratiekamer (Registratiekamer) aangemelde gegevensverwerkingen

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 19, lid 3 en art. 24, lid 1 (Stb. 1988, 665)

Product: Meldingsregister

Opmerking: Op basis van artikel 19, lid 3 en artikel 24, lid 1 van de WPR worden persoonsregistraties bij de Registratiekamer aangemeld. Er is echter geen expliciete bepaling dat de Registratiekamer een meldingsregister moet bijhouden.

Waardering: V 5 jaar na intrekking wet

(40a.)

Handeling: Het (in samenwerking) verrichten van technologisch onderzoek

Periode: 1989–2001

Bron: Jaarverslagen

Product: Achtergrondstudies, verkenningen

Waardering: B 1: opdracht en eindproduct (onderzoeksrapport)

V 7 jaar: stukken m.b.t. begeleiding van onderzoek, gegevensverzameling en financiering

(41a.)

Handeling: Het geven van voorlichting over wet- en regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens

Periode: 1989–2001

Bron: Jaarverslagen

Product: Brochures, folders, adviezen, standpuntbepalingen, voordrachten, artikelen

Waardering: V 10 jaar, m.u.v. één exemplaar van de folders en de brochures dat bewaard wordt en behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(42a.)

Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen betreffende het werkterrein van de Registratiekamer (Registratiekamer)

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Correspondentie

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(43a.)

Handeling: Het behandelen van WOB-verzoeken.

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet openbaarheid van bestuur 1991, art 5–8, Stb. 1991/703 en Regeling uitvoering Wet openbaarheid van bestuur, Stcrt. 1993/246

Product: Correspondentie

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(45.)

Handeling: Het adviseren van de Minister van Justitie bij het verlenen van een ontheffing van gestelde bepalingen aan:

1. Een zich niet in Nederland bevindende persoonsregistratie van een in Nederland gevestigde houder die persoonsgegevens bevat van in Nederland gevestigde personen;

2. Een zich in Nederland bevindende persoonsregistratie van een niet in Nederland gevestigde houder

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 47, lid 2 en art. 48 (Stb. 1988, 665)

Product: Advies

Opmerking: Er kunnen geschillen ontstaan over:

– de uitoefening van het recht op inzage van persoonsgegevens;

– de uitoefening van het recht op correctie of verwijdering van persoonsgegevens;

– de uitoefening van het recht op verzet tegen de verstrekking van gegevens aan derden;

de mededeling aan de betrokkene omtrent de logica die ten grondslag ligt aan de geautomatiseerde verstrekking van de gegevens van de betrokkene.

Waardering: V 10 jaar na verval/vervanging/intrekking ontheffing, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(48a.)

Handeling: Het bemiddelen en of adviseren bij geschillen tussen belanghebbenden en verantwoordelijken over de verwerking en verstrekking van persoonsgegevens

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 34, lid 3 (Stb. 1988, 665)

Product: Advies, correspondentie en gegevens in het kader van het onderzoek naar de voorwaarden waaraan het verzoek moet voldoen.

Opmerking: Er kunnen geschillen ontstaan over:

– de uitoefening van het recht op inzage van persoonsgegevens;

– de uitoefening van het recht op correctie of verwijdering van persoonsgegevens;

– de uitoefening van het recht op verzet tegen de verstrekking van gegevens aan derden;

– de mededeling aan de betrokkene omtrent de logica die ten grondslag ligt aan de geautomatiseerde verstrekking van de gegevens van de betrokkene.

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(58a.)

Handeling: Het ontwikkelen van richtlijnen en procedures voor het bemiddelende optreden in procedures, toetsen en onderzoek.

Periode: 1989–2001

Grondslag: Interview met dhr. G. de Heij.

Product: Richtlijnen en procedures.

Waardering: B5

(49a.)

Handeling: Het adviseren van instanties die belast zijn met de behandeling van geschillen tussen belanghebbenden en verantwoordelijken over de verwerking en verstrekking van persoonsgegevens

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 34, lid 4 (Stb. 1988, 665); Wet politieregisters, art. 23, lid 2 (Stb. 1990, 414)

Product: Advies

Opmerking: Deze handeling heeft betrekking op de geschillen die in handeling nr. 45 vermeld zijn.

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(50a.)

Handeling: Het (op verzoek) verrichten van onderzoeken naar de wijze waarop ten aanzien van gegevensverwerking toepassing wordt gegeven aan het wettelijk bepaalde

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 46, lid 1 en lid 3 (Stb. 1988, 665); Wet politieregisters, art. 27 (Stb. 1990, 414); Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 120, lid 2 (Stb. 1994, 494)

Product: Plannen van aanpak, onderzoeksrapporten, aanbevelingen

Opmerking: Indien het onderzoek op verzoek plaatsvindt, valt onder deze handeling ook de boordeling van de onderzoeksaanvraag.

De adviezen die de afdeling Interventie naar aanleiding van ambtshalve onderzoeken geeft, worden opgeborgen in de desbetreffende onderzoeksdossiers.

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(54a.)

Handeling: Het behandelen van klachten over de Registratiekamer (Registratiekamer) van individuele burgers, bedrijven en instellingen

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Correspondentie

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

2.2. Actor: College Bescherming Persoonsgegevens

Algemene handelingen CBP

(1b.)

Handeling: Het (mede) voorbereiden, vaststellen en coördineren van het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 2001–

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Beleidsnota’s, beleidsnotities, adviezen, rapporten, beleidsplannen

Waardering: B 1

(2b.)

Handeling: Het evalueren van het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 2001–

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Evaluaties

Waardering: B 2

(3b.)

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van wet- en regelgeving ten aanzien van het College bescherming persoonsgegevens (CBP)

Periode: 2001–

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Nota’s, adviezen, wetten, regelgeving

Waardering: B 1

(4.)

Handeling: Het desgevraagd verstrekken van inlichtingen aan de Minister van Justitie in het kader van de naleving van de wettelijke bepalingen en de Europese richtlijnen

Periode: 2001–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 59, lid 1 (Stb. 2000, 302)

Product: Correspondentie

Waardering: B 3

(5b.)

Handeling: Het opstellen van een jaarverslag

Periode: 2001–

Grondslag: Bestuursreglement CBP, art. 17, lid 1 (Stcrt. 2002, 76)

Product: Jaarverslag, correspondentie

Waardering: B 3

(6b.)

Handeling: Het voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen van het Collegeoverleg

Periode: 2001–

Grondslag: Bestuursreglement CBP, art. 7 en 8 (Stcrt. 2002, 76)

Product: Agenda’s, verslagen, bijlagen

Opmerking: Dit heet Collegeoverleg (CO).

Waardering: B 1, 2

(7.)

Handeling: Het voeren van overleg met de Raad van advies

Periode: 2001–

Grondslag: Bestuursreglement CBP, art. 20 en 21 (Strct. 2002, 76)

Product: Agenda’s, notulen

Waardering: B 1

(8b.)

Handeling: Het voeren van werkoverleg

Periode: 2001–

Bron: Interview met mw. ing. C.E. Romanesko, 21 januari 2003

Product: Agenda’s, verslagen

Opmerking: Met werkoverleg worden clusteroverleggen, samenwerkingsverbanden tussen clusters en afdelingsoverleggen bedoeld.

Waardering: V 3 jaar

(9b.)

Handeling: Het voeren van overleg met de ondernemingsraad

Periode: 2001–

Bron: Interview met mw. ing. C.E. Romanesko, 17 december 2002

Product: Agenda’s, verslagen

Waardering: V 5 jaar, behoudens gegevens betreffende de (her)inrichting van de organisatie en belangrijke wijzigingen van werkprocessen (B 4 ).

(10b.)

Handeling: Het deelnemen aan adviescommissies en overleg waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP) berust

Periode: 2001–

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Verslagen

Waardering: B 1

(11b.)

Handeling: Het deelnemen aan adviescommissies en overleg waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat niet bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP) berust

Periode: 2001–

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Verslagen

Waardering: V 5 jaar

(12.)

Handeling: Het instellen van commissies voor bepaalde onderwerpen

Periode: 2001–

Grondslag: Bestuursreglement CBP, art. 11 (Stcrt. 2002, 76)

Product: Instellingsbesluit

Waardering: B 4

(13b.)

Handeling: Het deelnemen aan internationale samenwerkingsverbanden

Periode: 2001–

Grondslag: Conventie tot bescherming personen met betrekking tot geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, art. 18 (European Treaty Series, 1981, 108); Verdrag van Straatsburg tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, art. 13, lid 1 (Trb. 1988, 7); Richtlijn 95/46/EG, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, art. 29 en art. 61, lid 6 (PbEG. 1995, L 281)

Product: Adviezen, afstemmingsbeleid, verklaringen, aanbevelingen, verslagen

Waardering: B 1

(14b.)

Handeling: Het, als lid van de Gemeenschappelijke Controle Autoriteiten, houden van toezicht op de naleving van de wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens van organisaties die tot de EU behoren

Periode: 2001–

Grondslag: Overeenkomst ter uitvoering van het tussen de regeringen van de staten van de Benelux Economische Unie, de Bondsrepubliek Duitsland, en de Franse Republiek op 14 juni 1985 te Schengen gesloten akkoord betreffende de geleidelijke afschaffing van de controles aan de gemeenschappelijke grenzen, art. 115 (Trb. 1990, 145); Overeenkomst tot oprichting van een Europese Politiedienst, art. 24 (Trb. 1995, 282); Overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied, art. 18 (Trb. 1995, 287)

Product: Adviezen, rapporten, correspondentie

Waardering: B 1

Handelingen organisatie CBP

(15b.)

Handeling: Het opstellen en evalueren van nadere regels, richtlijnen en procedures betreffende werkprocessen.

Periode: 2001–

Bron: Interview met mw. ing. C.E. Romanesko, 17 december 2002

Interview met dhr. G. de Heij, 24 februari 2002.

Product: Receptuur werkwijze CBP, Archiefbeheersregeling CBP, richtlijnen, procedures

Opmerking: Vanaf 2000 wordt een notitie opgesteld over het besturingsproces van de Registratiekamer.

Waardering: B 2/3

(16.)

Handeling: Het aan de Minister van Justitie voorstellen van modellen voor formulieren die in het administratieve verkeer met derden moeten worden gebruikt

Periode: 2001–

Bron: Interview met mw. ing. C.E. Romanesko, 17 december 2002

Product: Voorstellen voor modellen voor formulieren

Waardering: V 10 jaar na vervanging/wijziging van het formulier

(17b.)

Handeling: Het opstellen van een begroting

Periode: 2001–

Grondslag: Bestuursreglement CBP, art. 25, lid 1 (Stcrt. 2002, 76)

Product: Begroting, correspondentie, bestedingsplan

Opmerking: Bij deze handeling is ook het opstellen van een bestedingsplan inbegrepen. De financiële relatie met de Minister van Justitie is gebaseerd op basis van een aanschrijving aan de minister.

Waardering: B 1/B 3: eindproducten

V 7 jaar: overige stukken

(18b.)

Handeling: Het opstellen van een financiële verantwoording

Periode: 2001–

Grondslag: Bestuursreglement CBP, art. 31, lid 1 (Stcrt. 2002, 76)

Product: Jaarrekening, correspondentie

Opmerking: De financiële relatie met de Minister van Justitie is gebaseerd op basis van een aanschrijving aan de minister.

Waardering: B 1/B 3: eindproducten

V 7 jaar: overige stukken

(19b.)

Handeling: Het opstellen van periodieke rapportages

Periode: 2001–

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Rapportages

Opmerking: De grondslag voor het opstellen van rapportages door het CBP vormt artikel 29, lid 1 en 2 van het Bestuursreglement van het CBP (Stcrt. 2002, 76).

Waardering: B 3

(20b.)

Handeling: Het aangaan van overeenkomsten

Periode: 2001–

Bron: Mantelovereenkomsten van het Ministerie van Justitie

Product: Overeenkomsten

Opmerking: Het Ministerie van Justitie sluit m.i.v. 1 januari 2002 mantelovereenkomsten af voor gebruik door de vijf landelijke diensten die een beheersrelatie hebben met DSR. Daarvóór maakten de Registratiekamer en het CBP gebruik van de mantelovereenkomsten die voor ZM (de rechterlijke macht) werden afgesloten. Onder de in dit gegevensblok voorkomende handeling wordt ook het systeem van Europese aanbestedingen gerekend.

Waardering: V 7 jaar na beëindiging overeenkomst

(21b.)

Handeling: Het voeren van het financieel beheer

Periode: 2001–

Bron: Handboek Financieel Beheer van het Ministerie van Justitie

Product: Financiële bescheiden

Waardering: V 7 jaar

(22b.)

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid

Periode: 2001–

Bron: Handboek Personeel van het Ministerie van Justitie

Product: Beleidsnota’s, rapporten, correspondentie, regelingen

Waardering: B 1

(23b.)

Handeling: Het uitvoeren van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid

Periode: 2001–

Bron: Interview met dhr. W.G.A. Bonke, 17 januari 2003

Product: Personeelsdossiers, uitvoeringsregelingen, procedures

Waardering: V 5 jaar; m.u.v. p-dossiers met informatie over de loopbaanontwikkeling, de arbeidsvoorwaarden en de medische gesteldheid van medewerkers (V 75 jaar na geboorte); persoonsgegevens van sollicitanten worden bovendien vernietigd uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd

(24b.)

Handeling: Het mandateren van verantwoordelijkheden van het College bescherming persoonsgegevens (CBP) aan de directeur of andere personen

Periode: 2001–

Grondslag: Bestuursreglement CBP, art. 5, lid 1 (Stcrt. 2002, 76); Mandaatregeling CBP, CGB en bureau NVvR, 25 september 2002, nr. 5188/802

Product: Mandaatregeling

Waardering: V 5 jaar na vervanging mandaatregeling

(25b.)

Handeling: Het voorbereiden, en vaststellen van het beleid betreffende automatisering en telecommunicatie

Periode: 2001–

Bron: Interview met dhr. Th.J. Köhlinger, 20 december 2002

Product: Beleidsnota’s, correspondentie

Waardering: B1

(57b.)

Handeling: Het uitvoeren van het beleid betreffende automatisering en telecommunicatie

Periode: 2001–

Bron: Interview met dhr. Th.J. Köhlinger, 20 december 2002

Product: correspondentie

Waardering: B 5: broncodes en metadata

V 5 jaar: overige stukken

(26b.)

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het huisvestingsbeleid

Periode: 2001–

Bron: Interview met dhr. W.G.A. Bonke, 17 januari 2003

Product: Beleidsnota’s, rapporten

Waardering: V 10 jaar

(27b.)

Handeling: Het uitvoeren van het huisvestingsbeleid en (gebruiks-)goederenbeheer

Periode: 2001–

Bron: Interview met dhr. W.G.A. Bonke, 17 januari 2003

Product: Correspondentie

Waardering: V 5 jaar

(28b.)

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en uitvoeren van het beleid betreffende het kenniscentrum

Periode: 2001–

Bron: Interview met mw. A. Stuurman, 19 december 2002

Product: Beleidsnota’s, correspondentie

Waardering: V 5 jaar

Primaire taken CBP

(29b.)

Handeling: Het adviseren van de betrokken minister, Eerste Kamer, Tweede Kamer of Vaste Kamercommissies over voorstellen van wet, ontwerpen van Algemene Maatregelen van Bestuur en ontwerpbesluiten die betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens

Periode: 2001–

Grondslag: Wet politieregisters, art. 3, art. 6, lid 4, art. 27 en art. 29 (Stb. 1990, 414), gewijzigd 2001 (Stb. 2001, 180); Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 120, lid 2 (Stb. 1994, 494), gewijzigd 2001 (Stb. 2001, 180); Wet bescherming persoonsgegevens, art. 51, lid 2 (Stb. 2000, 302)

Product: Advies

Opmerking: Er kan onderscheid worden gemaakt tussen:

– formeel advies aan de betrokken minister of Vaste Kamercommissie;

– ambtshalve advies aan de Eerste of Tweede Kamer;

– informeel advies over wetsvoorstellen waarvan het ambtelijk proces nog niet is afgerond;

– advies via deelname aan een werkgroep die een wetsvoorstel voorbereidt.

Waardering: B 1

(30b.)

Handeling: Het op verzoek verklaren dat gedragscodes in bepaalde sectoren in overeenstemming zijn met de wettelijke bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens

Periode: 2001–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 25, lid 1 (Stb. 2000, 302)

Product: Verklaring van overeenstemming, correspondentie met het Servicecentrum Uitgevers

Opmerking: De verklaring geldt voor ten hoogste vijf jaar na het tijdstip van verklaring.

Waardering: B 1

(32b.)

Handeling: Het op verzoek verklaren dat modelreglementen voor een bepaald type politieregister in overeenstemming zijn met het bepaalde bij of krachtens de Wet politieregisters

Periode: 2001–

Grondslag: Wet politieregisters, art. 12, lid 1 (Stb. 1990, 414), gewijzigd 2001 (Stb. 2001, 180)

Product: Verklaring van overeenstemming, advies, correspondentie met het Servicecentrum Uitgevers

Opmerking: Op grond van art. 5 onder e, van Archiefbesluit kunnen een aantal producten die als representatief gelden van vernietiging worden uitgezonderd.

Waardering: V 10 jaar na verval/vervanging modelreglement

(33b.)

Handeling: Het adviseren van de Minister van Justitie en de Minister van Binnenlandse Zaken over de uitvoering van de Wet politieregisters en het Besluit politieregisters

Periode: 2001–

Grondslag: Wet politieregisters, art. 18, lid 4 (Stb. 1990, 414), gewijzigd 2001 (Stb. 2001, 180)

Product: Advies

Waardering: B 5

(34b.)

Handeling: Het registreren van reglementen voor politieregisters niet zijnde hoorprocedures

Periode: 2001–

Grondslag: Wet politieregisters, art. 9, lid 4 (Stb. 1990, 414), gewijzigd 2001 (Stb. 2001, 180)

Product: Registraties van reglementen waarvan de beheerders van deze reglementen een exemplaar aan het CBP hebben gezonden

Waardering: V 5 jaar na verval/vervanging politiereglement

(35b.)

Handeling: Het toetsen van reglementen voor politieregisters in het kader van een hoorprocedure

Periode: 2001–

Grondslag: Wet politieregisters, art. 5, lid 3, art. 6, lid 2 en art. 21, lid 3 (Stb. 1990, 414), gewijzigd 2001 (Stb. 2001, 180)

Product: Toetsing

Waardering: V 10 jaar na verval/vervanging politiereglement

(36b.)

Handeling: Het bijhouden van registraties betreffende tijdelijke politieregisters

Periode: 2001–

Grondslag: Wet politieregisters, art. 13, lid 3 (Stb. 1990, 414), gewijzigd 2001 (Stb. 2001, 180)

Product: Registraties

Waardering: V 5 jaar na verval tijdelijk politieregister (het gaat hierbij om extra vertrouwelijke informatie)

(37.)

Handeling: Het bijhouden van correspondentie en een openbaar register betreffende functionarissen voor de gegevensbescherming

Periode: 2001–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 30, lid 1 (Stb. 2000, 302)

Product: Correspondentie

Waardering: V 2 jaar na beëindiging functie

(38b.)

Handeling: Het bijhouden van een meldingsregister van bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP) aangemelde gegevens-verwerkingen

Periode: 2001–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 30, lid 1 (Stb. 2000, 302)

Product: Meldingsregister

Opmerking: Op basis van artikel 19, lid 3 en artikel 24, lid 1 van de WPR worden persoonsregistraties bij de Registratiekamer aangemeld. Er is echter geen expliciete bepaling dat de Registratiekamer een meldingsregister moet bijhouden.

Waardering: V 5 jaar na intrekking wet

(39.)

Handeling: Het verrichten van een voorafgaand onderzoek naar de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens

Periode: 2001–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 31, lid 1 en lid 4 (Stb. 2000, 302)

Product: Besluit, beschikking, advies, melding Europese Commissie

Opmerking: De adviezen die de afdeling Interventie naar aanleiding van voorafgaande onderzoeken geeft, worden opgeborgen in de desbetreffende onderzoeksdossiers.

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(40b.)

Handeling: Het (in samenwerking) verrichten van technologisch onderzoek

Periode: 2001–

Grondslag: Bestuursreglement CBP (Stcrt. 2002, 76, art. 2)

Product: Achtergrondstudies, verkenningen

Waardering: B 1: opdracht en eindproduct (onderzoeksrapport)

V 7 jaar: stukken m.b.t. begeleiding van onderzoek, gegevensverzameling en financiering

(41b.)

Handeling: Het geven van voorlichting over wet- en regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens

Periode: 2001–

Bron: Jaarverslagen, Receptuur werkwijze CBP

Product: Brochures, folders, adviezen, standpuntbepalingen, voordrachten, artikelen

Waardering: V 10 jaar, m.u.v. één exemplaar van de folders en de brochures dat bewaard wordt en behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(42b.)

Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen betreffende het werkterrein van het College bescherming persoonsgegevens (CBP)

Periode: 2001–

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Correspondentie

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(43b.)

Handeling: Het behandelen van WOB-verzoeken.

Periode: 2001–

Grondslag: Wet openbaarheid van bestuur 1991, art. 5–8 (Stb. 1991, 703); Regeling uitvoering Wet openbaarheid van bestuur (Stcrt. 1993, 246)

Product: Correspondentie

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(44.)

Handeling: Het verlenen van ontheffingen ten aanzien van het verbod om bijzondere persoonsgegevens te verwerken

Periode: 2001–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 23, lid 1e en lid 3 (Stb. 2000, 302)

Product: Ontheffing, melding Europese Commissie

Waardering: V 10 jaar na verval/vervanging/intrekking ontheffing, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(46.)

Handeling: Het desgevraagd verlenen van medewerking aan de toezichthoudende autoriteiten van de andere lidstaten van de Europese Unie voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken

Periode: 2001–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 61, lid 6 (Stb. 2000, 302)

Product: Correspondentie

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(47.)

Handeling: Het adviseren van de Minister van Justitie bij het verlenen van een vergunning voor een doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land dat geen waarborgen voor een passend beschermingsniveau biedt

Periode: 2001–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 77, lid 2 (Stb. 2000, 302)

Product: Advies

Opmerking: Het definitieve aanvraagformulier, op basis waarvan de vergunning verstrekt is, dient samen met het advies te worden gearchiveerd om te kunnen nagaan hoe het CBP heeft gehandeld.

Waardering: V 10 jaar na verval/vervanging/intrekking vergunning

(48b.)

Handeling: Het bemiddelen en of adviseren bij geschillen tussen belanghebbenden en verantwoordelijken over de verwerking en verstrekking van persoonsgegevens

Periode: 2001–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 47, lid 1 (Stb. 2000, 302)

Product: Advies, correspondentie en gegevens in het kader van het onderzoek naar de voorwaarden waaraan het verzoek moet voldoen.

Opmerking: Er kunnen geschillen ontstaan over:

– de uitoefening van het recht op inzage van persoonsgegevens;

– de uitoefening van het recht op correctie of verwijdering van persoonsgegevens;

– de uitoefening van het recht op verzet tegen de verstrekking van gegevens aan derden;

– de mededeling aan de betrokkene omtrent de logica die ten grondslag ligt aan de geautomatiseerde verstrekking van de gegevens van de betrokkene.

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(58b.)

Handeling: Het ontwikkelen van richtlijnen en procedures voor het bemiddelende optreden in procedures, toetsen en onderzoek.

Periode: 2001–

Grondslag: Interview met dhr. G. de Heij.

Product: Richtlijnen en procedures.

Waardering: B5

(49b.)

Handeling: Het adviseren van instanties die belast zijn met de behandeling van geschillen tussen belanghebbenden en verantwoordelijken over de verwerking en verstrekking van persoonsgegevens

Periode: 2001–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 47, lid 2 (Stb. 2000, 302); Wet politieregisters, art. 23, lid 2 (Stb. 1990, 414), gewijzigd 2001 (Stb. 2001, 180)

Product: Advies

Opmerking: Deze handeling heeft betrekking op de geschillen die in handeling nr. 45 vermeld zijn.

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(50b.)

Handeling: Het (op verzoek) verrichten van onderzoeken naar de wijze waarop ten aanzien van gegevensverwerking toepassing wordt gegeven aan het wettelijk bepaalde

Periode: 2001–

Grondslag: Wet politieregisters, art. 27 (Stb. 1990, 414), gewijzigd 2001 (Stb. 2001, 180); Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 120, lid 2 (Stb. 1994, 494), gewijzigd 2001 (Stb. 2001, 180); Wet bescherming persoonsgegevens, art. 60, lid 1 (Stb. 2000, 302)

Product: Plannen van aanpak, onderzoeksrapporten, aanbevelingen

Opmerking: Indien het onderzoek op verzoek plaatsvindt, valt onder deze handeling ook de boordeling van de onderzoeksaanvraag.

De adviezen die de afdeling Interventie naar aanleiding van ambtshalve onderzoeken geeft, worden opgeborgen in de desbetreffende onderzoeksdossiers.

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(51.)

Handeling: Het (laten) ontwikkelen van instrumenten voor het houden van audits ter bescherming van persoonsgegevens

Periode: 2001–

Bron: Interview met mr. J. de Zeeuw, 24 oktober 2002

Product: Zelfevaluaties, checklists, instructies, quickscans

Waardering: B 1

(52.)

Handeling: Het opleggen van bestuursdwang aan de verantwoordelijke in geval van overtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens

Periode: 2001–

Grondslag: Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 120, lid 2 (Stb. 1994, 494), gewijzigd 2001 (Stb. 2001, 180); Wet bescherming persoonsgegevens, art. 65 (Stb. 2000, 302)

Product: Beschikking

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(53.)

Handeling: Het opleggen van een bestuurlijke boete aan de verantwoordelijke wanneer deze zich niet aan de meldingsverplichting houdt

Periode: 2001–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 66 (Stb. 2000, 302)

Product: Beschikking

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(54b.)

Handeling: Het behandelen van klachten over het College bescherming persoonsgegevens (CBP) van individuele burgers, bedrijven en instellingen

Periode: 2001–

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Correspondentie

Waardering: V 10 jaar, behoudens jurisprudentiezaken (B 1)

(55.)

Handeling: Het behandelen van bezwaarschriften en beroepszaken

Periode: 2001–

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Beschikkingen, processtukken

Waardering: V 20 jaar na besluit CBP

(56.)

Handeling: Het op verzoek van de verantwoordelijke benoemen van een tolk die de verantwoordelijke kan bijstaan indien deze de Nederlandse taal onvoldoende begrijpt.

Periode: 2001–

Grondslag: Wet bescherming persoonsgegevens, art. 69, lid 2 (Stb. 2000, 302)

Product: Benoeming

Waardering: V 2 jaar na beëindiging functie.