Start van deze paginaSkip navigatie, ga direct naar de Inhoud
  • Vorige

  • Volgende

Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen IB-Groep vanaf 1994

Geldend op 07-05-2012


De regeling die nu getoond wordt is dermate groot van omvang dat automatisch is overgeschakeld naar artikelsgewijze weergave. Klik op de knop hiernaast om over te schakelen naar complete weergave van de regeling. Let op: voor navigatie door de tekst in artikelsgewijze weergave maakt u gebruik van |< < > >| in de balk hierboven.

  • Basisselectiedocument informatie beheer groep

    Een instrument voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van de Informatie Beheer Groep vanaf 1994

    Aart Mul (Doxis Informatiemanagers), Marjan Dik (Informatie Beheer Groep)

    in opdracht van de

    Informatie Beheer Groep

    November 2005

    Status definit

    A. Afkortingen

    AOB: Adviesbureau voor Opleiding en Beroep

    BAK: Basisadministratie Klant

    BAMA: Bachelor/master-structuur

    BBL: Beroepsbegeleidende leerweg

    BOL: Beroepsopleidende leerweg

    BRON: Basisregister Onderwijsnummer

    BSD: Basisselectiedocument

    BSF: Besluit studiefinanciering

    BTOS: Besluit tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten

    BUS: Bewijs van uitschrijving

    BVE: Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie

    CBAP: Centraal Bureau Aanmelding en Plaatsing

    CBS: Centraal Bureau voor de Statistiek

    CCAP: Centrale Commissie Aanmelding en Plaatsing

    CEVO: Centrale Examencommissie Vaststelling Opgaven

    Cfi: Centrale financiële instellingen

    CIOP: Centraal Identificatiesysteem Onderwijsgerelateerde Personen

    CITO: Centraal Instituut voor Toetsontwikkeling

    CMPO: Centraal Meldpunt Overledenen

    COLO: Vereniging kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven

    CRI-HO: Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs

    CROHO: Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs

    CWI: Centrum voor Werk en Inkomen

    EER: Europese Economische Ruimte

    ERR: ExamenResultatenRegister

    EU: Europese Unie

    GBA: Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens

    HAVO: Hoger algemeen voortgezet onderwijs

    HBO-raad: Hoger beroepsonderwijs-raad, vereniging van hogescholen

    HONK: Hoger Onderwijs Nieuwe Klantprocessen

    IB-Groep: Informatie Beheer Groep

    IcDW: Informatiecentrum Diplomawaardering

    IDW: Internationale Diplomawaardering

    ILS: Inning Langlopende Schulden

    KB: Koninklijk Besluit

    KNHG: Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

    LBO: Lager beroepsonderwijs

    LCW: Les- en cursusgeldwet

    LNV: Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (sinds medio 2003: Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit) (Ministerie van –)

    MAVO: Middelbaar algemeen voortgezet onderwijs

    NA: Nationaal Archief

    NT2: Nederlands als tweede taal

    NUFFIC: De Nederlandse organisatie voor internationale samenwerking in het hoger onderwijs

    NvT: Nota van Toelichting

    OALT: Onderwijs in Allochtone Levende Talen

    OCenW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. In 2003 werd de naam van het ministerie gewijzigd in OCW, Onderwijs , Cultuur en Wetenschap

    OV: Openbaar vervoer

    OVSK: OV-studentenkaart

    OWVO: Overgangswet Voortgezet onderwijs

    PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

    RAD: Rijksarchiefdienst

    RAL: Regeling aanmelding en loting hoger onderwijs

    RAS: Regeling aanmelding en selectie hoger onderwijs

    RASP: Registratie Aanmelding Selectie en Plaatsing

    RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

    SABO: Samenwerkingsverband voor Algemeen voortgezet en Beroepsonderwijs

    SPD: Staatspraktijkdiploma

    STB: Systeem terugbetalingen

    Stb.: Staatsblad

    Stcrt.: Staatscourant

    SVB: Sociale Verzekeringsbank

    ULCW: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet

    VBO: Voorbereidend beroepsonderwijs

    VMBO: Voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs

    VO: Voortgezet onderwijs

    VSNU: Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten

    VWO: Voorbereidend wetenschappelijk onderwijs

    WBP: Wet bescherming persoonsgegevens

    WEB: Wet educatie en beroepsonderwijs

    WEC: Wet op de expertisecentra

    WHW: Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek

    WPO: Wet op het primair onderwijs

    WSF: Wet op de studiefinanciering

    WSF-2000: Wet studiefinanciering 2000

    WTOS: Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten

    WTS: Wet tegemoetkoming studiekosten

    WVC: Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

    WVI: Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank

    WVO: Wet op het voortgezet onderwijs

    ZBO: Zelfstandig Bestuursorgaan

    B. Lijst van geraadpleegde personen

    De volgende personen hebben middels gesprekken of teksttoetsing een bijdrage geleverd aan de totstandkoming van het voorliggende document:

    Algemeen, beleid, verantwoording

    Henk van Kappen (juridisch beleidsadviseur)

    Aramis Jean Pierre (functionaris voor de gegevensbescherming IB-Groep)

    Eva Vegt (privacy-officer Klantenservice)

    Paul Harmsen (bedrijfsjurist, afdeling Juridisch Control en Beleid)

    Serge Mientjes (juridisch beleidsadviseur)

    Studiefinanciering & tegemoetkoming studiekosten

    Henk van Kappen (studiefinanciering)

    Peter Jager (tegemoetkoming studiekosten)

    Jacob Sopacua (OV-studentenkaart)

    Piet Koehorst (proceseigenaar toekennen studiefinanciering, OV-studentenkaart en tegemoetkoming studiekosten)

    Steven v/d Graaf (proceseigenaar Inning langlopende schulden, Deurwaarderstraject en wettelijk innen tegemoetkoming studiekosten; systeemeigenaar OV-studentenkaart)

    Inning lesgeld

    Erika Hollander (systeemeigenaar Les en Cursusgeld Systeem)

    Piet Koehorst (proceseigenaar tegemoetkoming les- en cursusgelden)

    Steven v/d Graaf (proceseigenaar Deurwaarderstraject)

    Aanmelding, selectie, plaatsing

    Jan van der Klei (Centraal Bureau Aanmelding en Plaatsing, CBAP)

    Jaap Kuipers (CBAP)

    Inge Draaisma (CBAP)

    Marie-José Beeldstroo (CBAP)

    Renée van der Maat-Portman (Second Opinion en Complex)

    Simon Gorter (proceseigenaar Aanmelding, selectie en plaatsing)

    Bijhouden onderwijsgerelateerde registers

    Arjen Admiraal (CRI-HO, BRON)

    Johan Bos (CIOP)

    Rob Marrink (CROHO)

    Henk Bakker (proceseigenaar CRI-HO en BRON)

    Simon Gorter (proceseigenaar CIOP, CROHO en alumniregistratie)

    Diplomawaardering/erkenning

    Bart Straatman (afdeling Diploma-erkenning en -Legalisatie , D&L)

    Dayo Hooning van Duijvenbode (D&L)

    Greet Landman (D&L)

    Dethmer Drenth (juridisch control/concerntaken)

    Jan van den Boogaard (auditor /concerntaken)

    Babette van Veen (Procesbeheer)

    Auko Lemstra (Procesbeheer)

    Steven v/d Graaf (proceseigenaar Diplomawaardering)

    Organisatie examens

    Bert Werkman (Onderwijsservice)

    Wim Molema (proceseigenaar organisatie examens)

    Henk Bakker (proceseigenaar Examenresultatenregister)

    Deel 1. Algemeen

    1. Verantwoording

    1.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

    Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

    Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (artikel 3) als een overbrengingsplicht (artikel 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

    De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag. Het NA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

    In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

    Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

    Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens artikel 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

    • 1. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

    • 2. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

    • 3. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

    • 4. het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek.

    Voorts moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

    Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

    1.2. Het Basisselectiedocument

    Een Basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. Het geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Organisatiegerichte BSD’s winnen echter steeds meer terrein; met name ZBO’s laten voor hun eigen organisatie selectiedocumenten opstellen.

    Het BSD geldt voor de archiefbescheiden van overheidsorganen. Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

    Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. Bij elke handeling is aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

    Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

    Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

    De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

    • a. Het concept-BSD wordt besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Deelnemers hieraan zijn vertegenwoordigers (deskundigen) van actoren op het beleidsterrein, een vertegenwoordiger namens de zorgdrager in verband met het archiefbeheer en een vertegenwoordiger namens de Rijksarchiefdienst. Tijdens dit overleg wordt rekening gehouden met het administratieve belang, het belang van de recht- en bewijszoekende burger en het historisch belang van de archiefbescheiden met betrekking tot het beleidsterrein.

    • b. Het ontwerp-BSD wordt, tezamen met het verslag van het driehoeksoverleg, ter vaststelling ingediend bij de minister waaronder Cultuur ressorteert.

    • c. Het ontwerp-BSD ligt gedurende een periode van acht weken ter inzage.

    • d. De minister waaronder Cultuur ressorteert hoort de Raad voor Cultuur.

    • e. De minister waaronder Cultuur ressorteert en de betrokken zorgdrager stellen het BSD vast.

    • f. De beschikking tot vaststelling van het BSD wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

    1.3. Selectiedoelstelling

    Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer op 13 april 1994 verwoordde de Minister van WVC deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.

    De algemene selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor de verschillende beleidsterreinen waarop de IB-Groep werkzaam is. Bij de geformuleerde selectievoorstellen stond steeds de vraag centraal: ten aanzien van welke handelingen is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het overheidshandelen op het beleidsterrein?

    1.4. Selectiecriteria

    Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd, die in 1998 werd gewijzigd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

    De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.

    Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), met vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

    Overigens verlangt artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd:

    Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

    Zo dienen bescheiden betreffende incidentele gevallen die aanleiding waren tot het treffen van regelingen van algemene aard, bewaard te blijven. Met name daar waar een beroep wordt gedaan op de hardheidsclausule, is die kans aanwezig (bijv. in het kader van de lotingprocedure is dit het geval geweest). In het voorliggende BSD is voor uitzonderingen op het vernietigingsregime overigens geen structurele voorziening getroffen, in de zin dat daarvoor bepaalde categorieën zijn aangewezen.

    Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria, die gelden voor te bewaren archiefbescheiden:

    1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.

    Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

    2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.

    Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

    3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren.

    Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

    4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen.

    Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

    5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt.

    Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

    6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.

    Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgev ing.

    1.5. Leeswijzer bij het handelingenblok

    De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hierna aangegeven.

    (X): nummeraanduiding (het betreft een nieuwe nummering, specifiek voor het voorliggende BSD)

    Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

    De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft de neerslag van een beschikkende handeling niet alleen het originele besluit, maar ook alle voorstukken.

    Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer (volledig) is uitgevoerd.

    Periode: hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het RIO nog steeds uitgevoerd. (Overigens wordt in het voorliggende document als vroegste aanvangsjaar van de handeling 1994 gehanteerd, het jaar dat de IB-Groep als zelfstandige actor ging optreden. Het betekent niet dat de handeling als zodanig niet voor dat jaar al werd uitgevoerd door een andere actor, zoals de Minister van OCW.)

    Grondslag: dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer handelingen uit een PIVOT-rapport zijn overgenomen (bij studiefinanciering), zijn oude grondslagen, die voor de IB-Groep niet relevant meer zijn, verwijderd en zijn nieuwe grondslagen toegevoegd.

    Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld of die de handeling heeft genoemd.

    Product: hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. De gegeven opsommingen van producten zijn niet uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven voorbeeld.

    Opmerking: deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft.

    Waardering: de afkorting ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het NA van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.

    De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’, oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot de neerslag van de handeling, is afgesloten.

    Actieve relatie: bij sommige handelingen staat de waardering x jaar na het beëindigen van de actieve relatie vermeld. Een actieve relatie moet hierbij gelezen worden als:

    de periode waarbinnen de gegevens in een werkproces met betrekking tot de betrokkene een functioneel doel, overeenkomstig de doelbepaling van dat bestand, hebben.

    Deze beschrijving komt overeen met de definitie in de privacyreglementen van de IB-Groep.

    2. Basisselectiedocument voor de Informatie Beheer Groep

    2.1. Algemeen

    Zoals al in hoofdstuk 2 is aangegeven, worden institutionele onderzoeken en basisselectiedocumenten in toenemende mate ook opgesteld voor organisaties in plaats van op basis van beleidsterreinen. Dit geldt met name voor zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s). Het gebruiken van een organisatiegericht selectiedocument komt onder andere doordat de organisaties in kwestie of slechts heel specifieke taken vervullen of op verschillende aan elkaar verwante beleidsterreinen werkzaam zijn. Dit laatste geldt zeker ook voor de Informatie Beheer Groep. Zij is op verschillende in het kader van PIVOT onderscheiden beleidsterreinen actief: wetenschappelijk onderwijs, hoger beroepsonderwijs, studiefinanciering.

    In het kader van de verbetering van de informatievoorziening en het document- en archiefbeheer binnen de IB-Groep is besloten om een enkel basisselectiedocument voor de organisatie op te stellen.

    2.2. RIO’s en BSD’s betreffende het handelen van de IB-Groep

    Voor het opstellen van het voorliggende selectiedocument van de IB-Groep is gebruikgemaakt van al opgestelde RIO’s (PIVOT-rapporten) en BSD’s op verschillende beleidsterreinen:

    Studiefinanciering

    Hoewel het oorspronkelijke PIVOT-rapport tot 1994 gaat, betreft het tweede BSD-goedkeuringsbesluit het handelen van de IB-Groep, dus vanaf 1994.

    Het Ministerie van OCW actualiseert zijn RIO’s/BSD’s voor zover het, het handelen van de Minister van Onderwijs betreft.

    Wetenschappelijk onderwijs

    • PIVOT-rapport nr. 55: Een academische zaak, deel II: een institutioneel onderzoek naar het handelen van de rijksoverheid op het beleidsterrein wetenschappelijk onderwijs, (1945) 1960–1997;

    • BSD Wetenschappelijk onderwijs (vastgesteld: juli 1999, Stcrt. 1999, 216); alleen vastgesteld voor de handelingen van de Minister van OCenW.

    Hoger beroepsonderwijs

    • PIVOT-rapport nr. 62: Hoger Beroepsonderwijs: een institutioneel onderzoek naar het handelen van de nationale overheidsorganen op het beleidsterrein hoger onderwijs, 1968–1998;

    • BSD Hoger beroepsonderwijs (vastgesteld: juni 2000, Stcrt. 2000, 140); alleen vastgesteld voor de handelingen van de Minister van OCenW.

    Voortgezet onderwijs

    • PIVOT-rapport nr. 63: Mammoetsporen, deel I: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein voortgezet onderwijs, 1968–1998;

    • BSD Voortgezet onderwijs (vastgesteld: juni 2000, Stcrt. 2000, 145); ook vastgesteld voor de handelingen van de IB-Groep.

    2.3. Opstelling van een organisatiegericht BSD voor de IB-Groep

    2.3.1. Algemeen

    Er is voor gekozen om in dit basisselectiedocument alle informatie op te nemen die relevant is voor het handelen van de IB-Groep. Dit houdt onder meer het volgende in:

    • actualisatie tot medio 2003 van de handelingscontext op de voor de IB-Groep van belang zijnde beleidsterreinen: de belangrijkste ontwikkelingen, de belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving;

    • handelingen toevoegen of afsluiten, feitelijke correcties aanbrengen;

    • eventueel herformulering van handelingen, meer toegespitst op de bij de IB-Groep gevormde dossiers of geproduceerde/ontvangen documenten.

    Een en ander komt erop neer dat er een geheel nieuw document tot stand is gekomen (feitelijk een nieuw, organisatiegericht RIO-BSD), waarbij wet- en regelgeving op de verschillende deelbeleidsterreinen, alsook jaarverslagen e.d., zijn onderzocht. De al in bestaande RIO’s en BSD’s geformuleerde handelingen vormden daarbij het vertrekpunt.

    2.3.2. Invoeging BSD Studiefinanciering in BSD IB-Groep

    Uit de opsomming in paragraaf 2.2 blijkt dat er alleen op het gebied van de studiefinanciering een voor de IB-Groep geldend BSD is. De daarin opgenomen handelingen en waarderingen zijn in het voorliggende selectiedocument als basis gebruikt. Het basismateriaal van het oude BSD is echter grondig herzien en aangevuld. Zo is in het voorliggende document een sterk onderscheid gemaakt tussen enerzijds de studiefinanciering en anderzijds de tegemoetkoming in de studiekosten, welke onderwerpen ook in de wet- en regelgeving uit elkaar zijn getrokken en die afzonderlijke werkprocessen opleveren. Verder zijn de handelingen op een lager abstractie- en beslissingsniveau geformuleerd, waardoor een betere aansluiting op de daadwerkelijke documentaire neerslag is gerealiseerd (de hoeveelheden documenten onder elke handeling maken deze verdere onderverdeling overigens temeer verdedigbaar).

    2.3.3. Nieuw BSD IB-Groep en bestaand BSD Studiefinanciering voor OCW

    Feitelijk is er sprake van een volledig nieuwe selectielijst voor de handelingen betreffende studiefinanciering en tegemoetkoming studiekosten, zoals uitgevoerd door de IB-Groep. Uiteindelijk zal er bij vaststelling van het nieuwe basisselectiedocument als geheel, dat voor de IB-Groep, sprake zijn van vervanging van het ‘oude’ vaststellingsbesluit (9 maart 1999) voor het handelen van de IB-Groep vanaf 1994. De nieuwe selectielijst vervangt daarmee de bestaande selectielijst Studiefinanciering voorzover het de handelingen van de IB-Groep op dit terrein betreft.

    Wellicht ten overvloede zij er hier nog op gewezen dat de selectielijst Studiefinanciering voor het Ministerie van OCenW (1945–1994) van kracht blijft en alle neerslag dekt uit de periode tot 1994.

    2.4. Indeling van het selectiedocument

    Voor een helder overzicht van het handelen van de IB-Groep is een duidelijke indeling nodig. In dit document is gekozen voor een indeling op hoofdtaken van de IB-Groep, zoals die in verschillende documenten van de IB-Groep zelf ook is terug te vinden:

    • studiefinanciering en tegemoetkoming studiekosten (toekenning, inning studieschulden, OV-studentenkaart);

    • inning lesgeld;

    • aanmelding, selectie en plaatsing;

    • bijhouden onderwijsgerelateerde registers;

    • diplomawaardering;

    • organisatie examens;

    • uitkeringen onderwijspersoneel (t/m 1995).

    Op elk van deze gebieden zal in dit document het volgende worden aangegeven:

    • de belangrijkste ontwikkelingen op het terrein als geheel, in het bijzonder de consequenties voor de IB-Groep, en in een aantal gevallen een beschrijving van de werkprocessen in hoofdlijnen;

    • de belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving;

    • de handelingenblokken, met de voorgestelde of al toegekende waardering.

    In aparte paragrafen komen telkens werkzaamheden voor derden aan bod.

    2.5. Vaststellingstraject BSD Informatie Beheer Groep

    Het voorliggende selectiedocument is opgesteld in de maanden mei 2003 tot en met mei 2004. Niet alleen is er gebruik gemaakt van de vele schriftelijke bronnen, maar ook zijn materiedeskundigen van de IB-Groep zelf geraadpleegd. De voorlopige versie van het concept-BSD werd in delen ter toetsing aan materiedeskundigen voorgelegd. Vervolgens werd akkoord verkregen van de proces/systeemeigenaren. Tevens vond er een toetsing plaats door de afdeling Juridisch Control en Beleid en de Functionaris voor de Gegevensbescherming.

    Gedurende de opstellingsperiode werd ook contact onderhouden met OCW, waar eveneens actualisatie van RIO’s/BSD’s plaatsvond.

    Na de opstelling en voortoetsing werd het concept-basisselectiedocument eind mei 2004 aangeboden aan de opdrachtgever, die het document in conceptvorm vaststelde.

    Op 12 december 2005 is het ontwerp-BSD door de Informatie Beheer Groep aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd.

    Vanaf 2 januari 2006 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de zorgdragers en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant van en in het Archievenblad .

    Op 28 februari 2006 bracht de RvC advies uit [arc-2006.02763/3), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijzigingen in de ontwerp-selectielijst.

    Daarop werd het BSD op 19 april 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen voor de Informatie Beheer Groep (C/S&A/06/896) vastgesteld.

    2.6. Toekenning waardering van handelingen

    De systematiek van de beschrijving van werkprocessen en daaronder vallende archiefbescheiden vereist ook dat wordt aangegeven wat er met de administratieve neerslag van de handelingen dient te gebeuren, en wel met het oog op een effectief archiefbeheer. Om te bepalen wat dient te gebeuren met de geproduceerde en ontvangen archiefstukken (bewaren of na een bepaalde periode vernietigen), wordt per handeling een selectiebeslissing genomen. Dit vormt de kern van het BSD.

    Bij de toekenning van een selectiebeslissing is gebruikgemaakt van verschillende bronnen. Allereerst is gekeken naar eventuele wettelijke bepalingen ter zake. Daarnaast werden andere basisselectielijsten geraadpleegd (soortgelijke handelingen, soortgelijke waarderingen).

    Tenslotte zijn verschillende in omloop zijnde vernietigingslijsten geraadpleegd en/of is bij medewerkers gevraagd naar de gewenste bewaar-/vernietigingstermijnen.

    In verschillende regelingen betreffende de taakgebieden van de IB-Groep zijn bepalingen opgenomen betreffende de bewaring van gegevens en documenten. Hieronder volgt daarvan een overzicht.

    Studiefinanciering

    – Geregistreerde persoonsgegevens en onderliggende stukken voor vaststelling studiefinanciering, zonder studieschuld: binnen 5 jaar na verstrijken studiefinancieringstijdvak

    BSF-2000, art. 25. Dit artikel is door de komst van de Wet bescherming persoonsgegevens vervallen en vervangen door art.8, Privacyreglement Studiefinanciering IB-Groep (1 maart 2003)

    – Geregistreerde persoonsgegevens en onderliggende stukken voor vaststelling terugbetaling, met studieschuld: binnen 5 jaar na aflossing studieschuld

    BSF-2000, art. 25; Privacyreglement Studiefinanciering IB-Groep (1 maart 2003)

    Onderwijsgerelateerde registers

    – In het CRI-HO opgenomen gegevens: verwijderen na vijftig jaar (in geval van overlijden binnen twee jaar)

    wijziging van de Regeling CRI-HO 1996 (Uitleg OCenW-regelingen, nr. 1998-17b), art. 6a

    – In het Basisregister Onderwijs opgenomen persoonsgegevens van de leerlingen, deelnemers, studenten en extraneï die niet langer zijn ingeschreven aan een school of instelling: bewaren tot vijf jaar na beëindiging van de laatste inschrijving, in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren

    Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, art. 9b, lid 2; (cf. Wet Onderwijsnummer, art. X, onder F)

    2.7. Vervanging archiefbescheiden

    De IB-Groep verwerkt en ontvangt uit hoofde van haar taakuitoefening jaarlijks enorme hoeveelheden papier. Met de ontwikkeling van de (scan)technologie is het dan ook niet verwonderlijk dat er steeds meer wordt gekeken naar digitalisering van bestanden. In geval van toestemming van de Minister van OCW kunnen de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden worden vervangen door digitaal opgeslagen archiefbescheiden, hetgeen verwijdering van veel papiermateriaal mogelijk maakt.

    Bij besluit van 19 april 2000 (Stcrt. 2000, 82) accordeerde de minister de vervanging van de volgende archiefbescheiden:

    Les- en cursusgeldwet (LCW)

    Standaard onderwijskaarten: ImagePlus/OCR

    Wet op de studiefinanciering (WSF)

    De door de studerende ingezonden brieven (‘witte post’): ImagePlus

    Uitwonende controleformulier: ImagePlus/OCR

    Wijzigingsformulieren: ImagePlus/OCR

    Wet op de studiefinanciering, art. 32a

    Niet gekozen OV-jaarkaart: ImagePlus

    OV-jaarkaartcontracten student: ImagePlus

    Wet tegemoetkoming studiekosten (WTS)

    De door de studerende ingezonden brieven (‘witte post’): ImagePlus

    Wijzigingsformulieren: ImagePlus/OCR

    LCW/WSF/WTS

    Declaraties deurwaarders: ImagePlus

    Ingezonden brieven deurwaarders (‘witte post’): ImagePlus

    Eindafrekening deurwaarders: ImagePlus

    De zorgdrager is bevoegd om archiefbescheiden door reproducties (meestal digitaal) te vervangen. Daartoe dient de zorgdrager een vervangingsbesluit vast te stellen.

    Het Archiefbesluit 1995 verlangt in artikel 8 dat er een verklaring van vervanging wordt opgesteld voor alle documenten die worden vervangen. In geval van vervanging van niet voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden is voorafgaand aan het vervangingsbesluit van de zorgdrager een machtiging van de Minister van OCW vereist (Archiefwet 1995, artikel 7).

    Deel 2. Ontwikkelingen, handelingen, waarderingen

    3. Hoofdlijn ontwikkelingen IB-Groep als ZBO

    3.1. Taken

    Primaire taken

    De IB-Groep is krachtens artikel 3, lid 1, van de Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank (Stb.1993, 714) belast met de uitvoering van taken voortvloeiend uit:

    Werken voor derden (in het onderwijsveld)

    De IB-Groep kan op grond van artikel 3, lid 2, van de Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank met toestemming van de Minister van Onderwijs andere taken uitvoeren dan die welke rechtstreeks voortvloeien uit de in artikel 3, lid 1, van die wet genoemde primaire taken, mits deze taken:

    • liggen op het terrein van de uitvoering van bestuurlijke taken en nauw verband houden met de primaire taken van de IB-Groep;

    • toepassingen met zich brengen van productiemiddelen die de IB-Groep voor de vervulling van haar primaire taken voorhanden heeft;

    • niet leiden tot concurrentievervalsing ten opzichte van private aanbieders van vergelijkbare diensten, en

    • tegen kostendekkende tarieven worden verricht.

    Niet-wettelijke taken kunnen worden onderverdeeld in:

    • een door OCW nadrukkelijk opgedragen taak, eventueel voortvloeiend uit wet- en regelgeving;

    • een taak waarvoor OCW nadrukkelijk op basis van een referentiekader, toestemming heeft verleend.

    Voor een deel gaat het bij bovengenoemde taken om uitbreiding van de dienstverlening die voortvloeit uit de primaire taken van de IB-Groep. Voor een ander deel gaat het om meer los daarvan staande activiteiten die nadrukkelijk ook beogen geld op te brengen. Deze laatste categorie wordt in dit document ‘werken voor derden’ genoemd.

    De IB-Groep heeft ook daadwerkelijk taken verricht voor anderen dan OCW. In de verschillende jaarverslagen vanaf 1994 werd de intentie uitgesproken om meer opdrachten voor derden te gaan uitvoeren. Eerst was het de productgroep Onderwijsdiensten die hierin een voorname rol speelde, later – in 1997 – kwam de IB-Groep tot oprichting (in projectvorm) van een eenheid Marketing & Verkoop.

    Voorbeelden van voor derden uitgevoerde taken zijn:

    • ontwikkeling van een alumni-administratie, later ook van een auditoren-administratie;

    • organisatie van examens voor derden, later ook oprichting van een stichting die examens organiseerde (Stichting Examendiensten Groningen, eind jaren ’90 omgedoopt tot Flexcel);

    • inning van schulden voor derden, bijvoorbeeld schulden voortkomend uit in het kader van auditorenfondsen ontvangen gelden of schulden ontstaan op grond van de Regeling Surinaamse Studerenden;

    • exploitatie van de studentenchipcard (in een consortium), waarmee in 1996 het nieuwe organisatieonderdeel Kaart Management Organisatie te Rotterdam werd belast en waarvoor in 1996 de Stichting Studentenchipcard werd opgericht (met de IB-Groep in de rol van toezichthouder).

    Medio jaren ’90 ontstond er echter een publieke discussie over de positie en de ruimte van ZBO’s. De Commissie-Cohen boog zich over de problematiek van marktwerking, deregulering en wetgevingskwaliteit en toonde zich met betrekking tot de toelaatbaarheid van marktactiviteiten bij publieke organisaties erg restrictief. In 1996 werd een ‘waaiergroep’ van een tiental verzelfstandigde of geprivatiseerde organisaties (waaronder de IB-Groep) opgericht om zich actief in deze discussie te mengen.

    Na de reorganisatie in oktober 1998 nam de accountgroep Onderwijs & Overig de taak van de eenheid Marketing & Verkoop over. Om te kunnen opereren binnen bedrijfseconomische, wettelijke en ethische randvoorwaarden, wilde de accountgroep in 1999 in overleg met OCW het ‘speelveld’ vaststellen. Dit lukte echter niet in dat jaar, en wel vanwege de publieke discussie over de ‘bijklussende overheid’ die nog niet was afgerond, alsook door de nog niet voltooide interne discussie. Ondertussen bleef de IB-Groep echter wel werken voor derden. Voorbeelden:

    • het elektronisch uitwisselen van gegevens (bijv. REGU-DiGUtaal, 1999);

    • Studas (zelfanalyse-instrument voor studenten in het hoger onderwijs);

    • RCC Insight, in samenwerking met de universiteit Groningen.

    Prestatiecontracten

    Resultaten en prestaties van de IB-Groep zijn altijd onderwerpen geweest waar zowel van binnenuit als van buitenaf veel aandacht aan werd besteed. In de loop der tijd is de verhouding tussen het Ministerie van OCW en de IB-Groep steeds verder verzakelijkt. In 2002 resulteerde dit in een eerste prestatiecontract met de minister. Duidelijkheid over en weer: de IB-Groep weet waarvoor zij geld ontvangt en de minister weet beter wat de IB-Groep daartegenover stelt.

    3.2. Herontwerp

    Eind 1996 werd besloten tot een verkennend onderzoek naar een mogelijk herontwerp van werkprocessen en systemen. De verandering van een ambtelijk, enigszins naar binnen gekeerd orgaan naar een dienstverlenende organisatie zou dan beter kunnen worden gerealiseerd. In 1997 werd de beslissing genomen om dit veelomvattend en ingrijpend herontwerptraject in te gaan. Het project beoogde te komen tot een substantiële verbetering van de dienstverlening (tegen lagere kosten) door alle processen en systemen en de gehele organisatie te herontwerpen. In 2000 werd het herontwerp als project afgesloten, hoewel de implementatie ervan nog wel werkzaamheden bleef vereisen.

    3.3. Klachtafhandeling

    In de beginjaren van de IB-Groep waren er naast de wettelijke mogelijkheid om bezwaar tegen een beslissing aan te tekenen geen alternatieve wijzen van klachtafhandeling. Per 1 januari 1998 kreeg de IB-Groep een interne klachtenregeling. Doel was verbetering van de dienstverlening aan de klant door op basis van de binnengekomen klachten de interne organisatie eventueel aan te passen. Pas bij een niet afdoende interne klachtafhandeling kan vervolgens een klacht bij de Nationale Ombudsman worden ingediend.

    4. Algemene handelingen

    4.1. Beleid

    (1.)

    Handeling: Het voeren van overleg met de Minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen over de uitvoering van beleidsvoorstellen op de werkterreinen van de IB-Groep

    Periode: 1994–

    Grondslag: Managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten

    Product: Notities, overlegverslagen

    Opmerking: Overlegvormen in de loop van de jaren: bijv. Permanent Overleg en Viermaandsoverleg.

    Waardering: B (1, 5)

    (2.)

    Handeling: Het vaststellen van uitvoeringsanalyses en adviezen naar aanleiding van beleidsvoorstellen op de werkterreinen van de IB-Groep

    Periode: 1994–

    Grondslag: Managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten

    Product: Adviezen, uitvoeringstoetsen, nota’s, notities

    Opmerking: Middels de uitvoeringsanalyses kan er nog invloed worden uitgeoefend op het beleid.

    Waardering: B (1, 5)

    (3.)

    Handeling: Het vaststellen van beleid en strategie van de IB-Groep

    Periode: 1994–

    Product: O.a. notities, rapporten, overlegverslagen, bedrijfsplannen

    Opmerking: Het betreft hier de positionering van de IB-Groep in het maatschappelijk en onderwijskundig krachtenveld waarin zij werkzaam is. Voorbeeld: stukken betreffende waaiergroepoverleg 1996, Handvest Publieke Verantwoording (2000 – samen met een viertal andere ZBO’s).

    Waardering: B (1, 5)

    (4.)

    Handeling: Het vaststellen van het beleid betreffende de uitvoering van de wet- en regelgeving op de werkterreinen van de IB-Groep

    Periode: 1994–

    Product: O.a. beleidsregels, (beslis)notities, rapporten

    Opmerking: Het gaat hier om interne afspraken over de wijze waarop de wet- en regelgeving op de taakvelden van de IB-Groep wordt toegepast. Onder meer het zogenoemde ‘arbitrair beraad’ kan leiden tot nieuwe beleidsafspraken. In het Beleidsteam Overleg wordt gesproken over verbetering van het draagvlak van beleidsvoorstellen en verkorting van de doorlooptijd van beleidsvoorstellen.

    Waardering: B (1, 5)

    (5.)

    Handeling: Het voeren van structureel overleg met partners in het onderwijsveld

    Periode: 1994–

    Bron: Jaarverslagen IB-Groep

    Product: Vergaderverslagen, notities

    Opmerking: Bijv. via het HONK (Hoger Onderwijs Nieuwe Klantprocessen) en het Beheeroverleg Hoger Onderwijs (met o.a. VSNU, HBO-Raad en Cfi).

    Waardering: B (5)

    (6.)

    Handeling: Het voeren van structureel overleg met partners buiten het onderwijsveld

    Periode: 1994–

    Bron: Jaarverslagen IB-Groep

    Product: Vergaderverslagen, notities

    Opmerking: Bijv. overleg met gemeenten, de Belastingdienst en de SVB.

    Waardering: B (5)

    4.2. Afspraken uitvoering taken door IB-Groep

    (7.)

    Handeling: Het vaststellen van uitvoeringsanalyses naar aanleiding van beleidsvoorstellen op de werkterreinen van de IB-Groep

    Periode: 1994–

    Grondslag: Managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten

    Product: Adviezen, uitvoeringstoetsen, nota’s, notities

    Waardering: B (1, 5)

    (8.)

    Handeling: Het met de Minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen maken van afspraken over de uitvoering van de aan de IB-Groep opgedragen taken

    Periode: 1994–

    Bron: Jaarverslagen IB-Groep

    Product: Uitvoeringstoetsen, convenanten, managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten (vanaf 2002)

    Opmerking: Vanaf 1989 voerde de Informatiseringsbank regelmatig uitvoeringsanalyses uit op de praktische haalbaarheid (en de kosten) van beleidsvoorstellen. Deze handeling is ook na de verzelfstandiging voortgezet. De toetsen vormen de basis van protocollen en prestatiecontracten.

    Bij de minister, als opdrachtgever, behoren de voor bewaring in aanmerking komende contracten e.d. zelf te berusten. Het gaat bij deze handeling om onder meer de bescheiden van de IB-Groep die vanuit de IB-Groep bijdragen aan de totstandkoming van de contracten.

    Waardering: B (5)

    (9.)

    Handeling: Het informeren van de Ministers van Onderwijs en Landbouw over de uitvoering van de aan de IB-Groep opgedragen taken

    Periode: 1994–

    Grondslag: Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, art. 15

    Waardering: B (5)

    4.3. Voorlichting en ondersteuning

    (10.)

    Handeling: Het geven van voorlichting over het beleid en de werkzaamheden op de taakvelden van de IB-Groep

    Periode: 1994–

    Bron: Jaarverslagen IB-Groep

    Product: Brochures (o.a. infomercials), website, nieuwsbrieven, informatiebijeenkomsten, persberichten, enz.

    Waardering: V 5 jaar (N.B.: Van het voorlichtingsmateriaal wordt één exemplaar bewaard; de voorbereidende stukken worden vernietigd.)

    (11.)

    Handeling: Het instellen van steunpunten studiefinanciering (regiokantoren)

    Periode: 1994–

    Bron: Rapportage van de Minister van Onderwijs en Wetenschappen aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal over studiefinanciering, Kamerstukken II, 1987–1988, 20 200 VIII, nr. 81

    Product: Bijv. instellingsbeschikkingen van steunpunten studiefinanciering en contracten met universiteiten, hogescholen en gemeenten

    Opmerking: De steunpunten ontstonden in 1987 toen de Centrale Directie Studiefinanciering wegens overbelasting niet meer bereikbaar was voor zowel klanten als intermediairs. Langzamerhand ontwikkelden de steunpunten in de regio zich tot kantoren, de zogenaamde regiokantoren. In 1999 kwamen er naast regiokantoren ook servicepunten waar de klant met zijn vragen terechtkon. In 2004 zijn er nieuwe namen vastgesteld: de regiokantoren zijn omgedoopt tot servicekantoren en servicepunten (die beperkt geopend zijn) heten nu servicebalies. In 2004 zijn er twaalf servicekantoren en tien servicebalies .

    De steunpunten (regiokantoren) en servicepunten hebben een algemene, maar ook een individueel voorlichtende taak, dat wil zeggen dat zij behulpzaam kunnen zijn bij het invullen van formulieren en advies kunnen geven over bezwaar- of beroepsprocedures. Ook kunnen daar problemen betreffende lopende aanvragen worden opgelost.

    Waardering: V 7 jaar

    (12.)

    Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen over beleid en beleidsuitvoering van de IB-Groep

    Periode: 1994–

    Product: Brieven, notities, e-mails

    Opmerking: Vragen van studenten en andere belanghebbenden over zaken die hun eigen dossier betreffen, vallen niet onder deze handeling.

    Waardering: V 1 jaar

    (13.)

    Handeling: Het beantwoorden van vragen van studenten en onderwijsinstellingen die betrekking hebben op de primaire taakuitoefening van de IB-Groep

    Periode: 1994–

    Product: Brieven, e-mails

    Opmerking: Het betreft informatieve vragen van studenten en andere belanghebbenden over zaken die hun eigen dossier betreffen en die geen rechtsgevolgen kunnen hebben. Vragen die rechtsgevolgen hebben, vallen onder de desbetreffende handelingen.

    Waardering: V 1 jaar

    4.4. Verantwoording

    (14.)

    Handeling: Het beantwoorden van Kamervragen betreffende de IB-Groep en haar taakuitoefening

    Periode: 1994–

    Opmerking: Het betreft veelal de bijdrage van de IB-Groep aan de beantwoording van Kamervragen door de Minister van OCW.

    Waardering: B (3)

    (15.)

    Handeling: Het opstellen van periodieke verslagen

    Periode: 1994–

    Product: Jaarverslagen

    Waardering: B (3)

    4.5. Bezwaar, beroep, klachten

    (16.)

    Handeling: Het beschikken op bezwaarschriften ingediend tegen beschikkingen van de IB-Groep

    Periode: 1994–

    Bron: Jaarverslagen IB-Groep

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Tot 2001 kon, voor wat betreft de studiefinanciering, bezwaar worden aangetekend bij het College van beroep studiefinanciering; daarna alleen nog bij de rechterlijke macht.

    Waardering: V 5 jaar

    (17.)

    Handeling: Het voeren van verweer in beroepszaken ingesteld naar aanleiding van afwijzing van tegen beschikkingen van de IB-Groep ingediende bezwaarschriften

    Periode: 1994–

    Grondslag: Jaarverslagen IB-Groep

    Waardering: V 5 jaar

    (18.)

    Handeling: Het behandelen van klachten ingediend tegen het handelen van de IB-Groep

    Periode: 1998–

    Bron: Jaarverslagen IB-Groep, Klachtenregelingen IB-Groep

    Waardering: V 5 jaar

    (19.)

    Handeling: Het informeren van de Nationale Ombudsman naar aanleiding van klachten over de uitvoering of de gevolgen van het uitvoeringsbeleid van de IB-Groep

    Periode: 1994–

    Bron: Jaarverslagen IB-Groep

    Product: Brief, notitie

    Waardering: B (3)

    4.6. Onderzoek

    (20.)

    Handeling: Het vaststellen van opdrachten en van de resultaten van (wetenschappelijke) studies en onderzoeken met het oog op de beleidsontwikkeling betreffende de uitvoering van de taken van de IB-Groep

    Periode: 1994–

    Product: Nota, notitie, onderzoeksrapport

    Waardering: B (1, 2)

    (21.)

    Handeling: Het (mede) voorbereiden en begeleiden van (wetenschappelijke) studies betreffende de uitvoering van de taken van de IB-Groep

    Periode: 1994–

    Product: Nota, notitie

    Waardering: V 5 jaar

    4.7. Integrale controles

    (22.)

    Handeling: Het uitvoeren van integrale controles van gegevens voor de uitvoering van aan de IB-Groep opgedragen taken

    Periode: 1994–

    Bron: O.a. Jaarverslag IB-Groep 1994, 2000

    Product: Bijv. lijsten en controleformulieren

    Opmerking: Bijv. uitwonendencontrole (deze controle kan alleen door CIOP-personeel worden uitgevoerd), ziektekostencontrole, inkomenscontrole student, inkomenscontrole ouders. Ook controles op inschrijving.

    Dit is een algemene handeling. Integrale controles worden ook in specifieke handelingen weergegeven, zoals handeling 121.

    Waardering: V 5 jaar

    4.8. Secretariaten

    (23.)

    Handeling: Het beheren en voeren van het secretariaat van derden

    Periode: 1994–

    Bron: O.a. prestatiecontracten (bijv. 2003)

    Opmerking: Het betreft de secretariaatsvoering die niet elders in dit document al specifiek wordt genoemd. Voorbeeld: secretariaat Geschillencommissie Weer Samen naar School.

    Waardering: B (5)

    4.9. Werken voor derden

    De invulling van het ‘werken voor derden’ (bijv. het innen voor derden of het bijhouden van alumniregisters) wordt elders in dit document behandeld onder het van toepassing zijnde hoofdonderwerp.

    (24.)

    Handeling: Het verrichten van marketingactiviteiten met het oog op de verwerving van voor derden uit te voeren werkzaamheden

    Periode: 1994–

    Grondslag: Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, art. 3, lid 2

    Product: Marktonderzoek, correspondentie

    Waardering: V 10 jaar

    (25.)

    Handeling: Het sluiten van contracten betreffende werkzaamheden voor derden

    Periode: 1994–

    Grondslag: Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, art. 3, lid 2

    Product: Contracten

    Waardering: V 7 jaar na einde verplichtingen

    5. Studiefinanciering

    5.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

    Sinds de Informatiseringsbank in 1994 zelfstandig bestuursorgaan is geworden, hebben de ontwikkelingen op het gebied van studiefinanciering niet stilgestaan. Hieronder worden de belangrijkste punten genoemd.

    Adviescommissies betreffende de studiefinanciering

    In oktober 1996 werd het Voorzitterscollege toekomst studiefinanciering ingesteld (Stcrt. 1996, 204). Deze zogenoemde ‘Commissie-Hermans’ had de taak de minister te rapporteren over ‘wenselijk geachte ontwikkelingen met betrekking tot de studiefinanciering in de toekomst’ en in dat kader een breed debat te organiseren.

    Begin 2003 werd opnieuw een commissie ingesteld, de Commissie-Vermeend, die nog eens moest kijken naar het stelsel van de studiefinanciering. Onder meer vanwege de verregaande flexibilisering binnen het hoger onderwijs en de internationale mobiliteit loopt het systeem tegen zijn grenzen aan. De commissie houdt verschillende varianten tegen het licht. Mocht het advies van de commissie resulteren in nieuwe wet- en regelgeving, dan zal ook de IB-Groep (als uitvoeringsinstantie) daarmee te maken krijgen.

    Wet- en regelgeving

    Op het gebied van de wet- en regelgeving is wellicht het meest in het oog springend de verwijdering van de hoofdstukken III en IV uit de WSF (Stb. 1986, 252) en plaatsing van die hoofdstukken in de WTS (Stb. 1995, 676).

    De Wet op de studiefinanciering (WSF) werd in 2000 vervangen door de Wet studiefinanciering 2000 (WSF-2000, Stb. 2000, 286). De nieuwe wet betekende een aanzienlijke vereenvoudiging in formulering en bracht enkele nieuwe bepalingen met zich. In een afzonderlijk hoofdstuk kwamen tempobeursbepalingen, die destijds gedeeltelijk waren vervangen door prestatiebeursbepalingen, maar die nog wel van kracht zijn gebleven (cf. ook de toelichting bij hfdst. 10 van de wet). Het Besluit studiefinanciering 2000 (BSF-2000, Stb. 2000, 329) verving per 1 september 2000 het oude Besluit studiefinanciering (BSF, Stb. 1986, 477).

    De wet- en regelgeving met betrekking tot de invoering van de bachelor/master-structuur vanaf het studiejaar 2002–2003, met ingrijpende wijzigingen voor studenten en onderwijsinstellingen, ging ook de IB-Groep niet voorbij. De invoering leidde tot belangrijke systeemaanpassingen.

    De wetswijziging Student op eigen benen had vanaf 1995 gevolgen voor de taakvelden studiefinanciering en tegemoetkoming studiekosten. Vanaf augustus 1995 traden gefaseerd de bepalingen betreffende de aanwezigheidscontrole in het voortgezet onderwijs en het voorbereidend beroepsonderwijs, de verhoging van de norm voor de studievoortgang in het hoger onderwijs en de berekening van de aanvullende beurs in werking.

    Als overige bepalingen die voor studiefinanciering relevant zijn, kunnen de volgende worden genoemd:

    • ten aanzien van het meerinkomen (het toetsingsinkomen, verminderd met een vrije voet) werd per 1 januari 1995 de maandsystematiek verlaten; sindsdien wordt uitgegaan van het jaarinkomen;

    • per 1 september 1996 kreeg de afschaffing verblijfsduurbeperking in het hoger onderwijs haar beslag (Stb. 1996, 226);

    • in 1997 werd het door een wijziging van de WSF mogelijk om het voorschot op het lesgeld te verrekenen met de lesgeldverplichting;

    • verschillende malen is ook de leeftijdsgrens voor het in aanmerking komen voor een beurs veranderd; Zo kon de studerende vanaf 1 september 2000 ook na diens 27e jaar nog tempobeurs of prestatiebeurs en een OV-studentenkaart krijgen;

    • met ingang van 1 augustus 1999 werd de wachttermijn verkort van drie naar een jaar voor niet-Nederlanders, onder wie minderjarige asielzoekers, zodat deze eerder kunnen deelnemen aan het onderwijs waarop SF en TS van toepassing zijn (met als een van de argumenten dat dit de integratie bevordert), dit op grond van beleidsregel ‘Verkorting wachttermijn studiefinanciering voor niet-Nederlanders’ van 21 juli 1999, die werd verwerkt in het BSF-2000, artikel 31, en beleidsregel ‘Verkorting wachttermijn tegemoetkoming studiekosten voor niet-Nederlanders’ van 21 juli 1999;

    • in 2001 werd het SF-systeem, dat de toekenningen verzorgt, gekoppeld aan de GBA; met ingang van 2003 kent de WSF-2000 een (financiële) sanctie als het woonadres dat opgegeven wordt in het kader van de studiefinancieringsaanvraag niet in overeenstemming is met het GBA-adres.

    Met de inwerkingtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp, Stb. 2000, 302) vervielen uit de WSF-2000 de bepalingen van de artikelen 11.6 (bewaartermijn van stukken die gegevens bevatten die van belang zijn geweest voor de vaststelling van de studiefinanciering of terugbetaling) en 11.7 (bescherming persoonlijke levenssfeer), en wel per 1 september 2001.

    Tempobeurs en prestatiebeurs

    Met de Wet houdende wijziging van de Wet op de studiefinanciering en van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, in verband met het meten van de studievoortgang in het hoger onderwijs (Stb.1993, 403) werd de tempobeurs ingevoerd. Dit houdt in dat de studenten een minimum aantal studiepunten per studiejaar moeten halen. Indien hieraan niet wordt voldaan, wordt de voorwaardelijk verkregen beurs (gift) voor dat afgelopen jaar omgezet in een rentedragende lening. De tempobeurs is blijven gelden voor studenten uit de cohorten 1991 tot en met 1996.

    Tempobeurs:

    gift → gift/lening

    Prestatiebeurs:

    lening → gift/lening

    In 1996 is het tempobeursstelsel omgedraaid; de studerende krijgt eerst een lening en bij het behalen van de prestatienorm (die ook anders gedefinieerd wordt) wordt deze in een gift omgezet. Deze vorm van studiefinanciering wordt de prestatiebeurs genoemd. Deze werd ingevoerd per 1 januari 1997 (Stb. 1996, 227) voor studenten die na 31 augustus 1996 voor het eerst studiefinanciering ontvingen. Er zijn voor de eventuele omzetting van lening naar gift twee meetmomenten: na de eerste twaalf maanden van ontvangst van studiefinanciering en maximaal na afloop van de diplomatermijn (afronding studie). Overigens is de aanvullende beurs de eerste twaalf maanden gift (art. 5.2, WSF-2000).

    Voor de beslissing over de omzetting wordt gekeken of aan alle eisen is voldaan. Zo wordt geverifieerd of het aantal benodigde studiepunten is gehaald en wordt intern beoordeeld of de diploma’s (waarvan een gewaarmerkte kopie is ingestuurd) recht geven op omzetting (diplomawaardering).

    Zowel ten aanzien van de tempobeurs als ten aanzien van de prestatiebeurs is de wet- en regelgeving in de loop der jaren gewijzigd en aangevuld.

    Ten aanzien van de tempobeurs was een belangrijke wijziging dat voor het studiejaar 1995/1996 de tempobeurs voor studenten aan technische opleidingen in het wetenschappelijk onderwijs middels omzetting van een integrale lening in een gemengde toelage feitelijk met een jaar kon worden verlengd.

    De Spaarregeling studiepunten tempobeurs (Stb. 1996, 233) hield de mogelijkheid in tot de omzetting alsnog van onvoorwaardelijke toekenning van rentedragende lening in een gift na het behalen van voldoende studiepunten binnen de diplomatermijn (de regeling resulteerde in een wijziging van het BSF). Analoog hieraan, opgenomen in WSF-2000, is de herkansingsregeling, waarbij bij succesvolle afsluiting van de opleiding binnen de diplomatermijn een eerder in lening omgezette prestatiebeurs alsnog wordt veranderd in een gift.

    In het BSF-2000 werd in het kader van de prestatiebeurs een bepaling met betrekking tot weigerachtige of onvindbare ouders ingevoegd, die ervoor zorgde dat er voor de berekening van de hoogte van de beurs een loskoppeling van de ouderlijke bijdrage mogelijk werd. De IB-Groep kreeg er derhalve een taak bij: toetsing van aanvragen om loskoppeling. Overigens betekende deze aanvulling (Stb. 2000, 329) enkel dat een al bestaande beleidsregel uit 1996 een wettelijke grondslag kreeg.

    Van recenter datum is de toevoeging van een nieuw hoofdstuk (3A) aan het BSF-2000 (Stb. 2002, 132). Dit hoofdstuk gaat over kwijtschelding van aanvullende beurs: studenten die naast een prestatiebeurs (basisbeurs) een aanvullende beurs hebben genoten en na afloop van de diplomatermijn niet aan de prestatie-eisen hebben voldaan, kan het gedeelte van de aanvullende beurs als lening worden kwijtgescholden, zodat studenten met en studenten zonder aanvullende beurs gelijk worden behandeld en dus dezelfde studieschuld hebben (NvT, Stb. 2002, 132). De IB-Groep kreeg er een nieuwe taak bij: het beslissen op een aanvraag tot kwijtschelding van aanvullende studiebeurs, en wel per 1 januari 2003.

    OV-studentenkaart

    De OV-studentenkaart behoort vanaf 1991 tot de verworvenheden van vele studerenden. De met deze kaart samenhangende taken werden uitbesteed aan de OV-Studentenkaart BV (OVSK). Deze BV had de volgende taken: productie en distributie van de OV-studentenkaart, schadeloosstelling van studerenden die ten onrechte geen kaart hadden ontvangen, incasso van onterecht verstrekte OV-kaarten, het informeren van studerenden over de OV-studentenkaart, het uitbetalen van hardheidsclausule-gevallen en het behandelen van klachten met betrekking tot de kaart. Voor de uitvoering van deze taken was de OVSK zo goed als volledig afhankelijk van de gegevensaanlevering door de Informatiseringsbank. De in 1991 in het leven geroepen en in Rotterdam gevestigde OVSK werd in november 1994 onderdeel van de IB-Groep (toen nog Informatiseringsbank). De naam veranderde in Studiefinanciering Rotterdam. Echter, per 1 juli 2000 kwam ook dit onderdeel van de IB-Groep naar Groningen.

    Per 1 november 1994 kreeg de student de mogelijkheid om te kiezen voor een OV-weekkaart of OV-weekendkaart, met switch-optie.

    De reisvoorziening werd per 1 september 1999 onder de prestatiebeurs gebracht (Stb. 1999, 294), dus vanaf cohort 1999/2000.

    Zoals vaak het geval is bij complexe regelgeving, liggen incidenten altijd op de loer. Een voorbeeld betreft de zesduizend studenten die OV-jaarkaartboetes terugkregen (1998–2000). Het ging om studenten die in 1992 met bijbaantjes méér verdienden dan het destijds toegestane bedrag per jaar. Die studenten moesten met terugwerkende kracht hun basisbeurs terugbetalen. De OV-Studentenkaart BV vorderde daarnaast geld voor hun OV-kaart terug. Ten onrechte, want toenmalig minister Ritzen had er in 1995 voor gezorgd dat die terugwerkende kracht niet voor de OV-kaart gold. Een aantal benadeelde studenten stapte naar de Nationale Ombudsman en kreeg gelijk. Maar de OV-Studentenkaart, in 1994 opgegaan in de Informatie Beheer Groep, voelde er niets voor studenten die al betaald hadden, in te lichten. Pas in 1998 besloot de minister dat iedereen zijn geld terug moest hebben.

    Studenten-chipcard

    In het onderwijsjaar 1995/1996 werd een proef gestart met een studenten-chipcard (Stcrt. 1995, 150 en Stcrt. 1996, 145). Het proefproject hield in dat studenten van een drietal onderwijsinstellingen in Groningen en Enschede middels een multifunctionele chipcard gegevens betreffende studiefinanciering konden doorgeven (in aanvulling op de daartoe bestemde formulieren) en dat zij die kaart konden gebruiken als OV-studentenkaart. Deelnemers van het uitvoerend consortium waren de IB-Groep, IBM en PTT-Telecom. Eind 1995 werd deze proef geëvalueerd, hetgeen eind augustus 1996 leidde tot het besluit de kaart verder te gaan exploiteren. Daartoe werd de Stichting Studentenchipcard in het leven geroepen; de IB-Groep had als waarnemer zitting in het bestuur van deze stichting. Verder verstrekte de IB-Groep (Studiefinanciering Rotterdam) de chipkaarten in opdracht van de stichting. Het voornemen om het gebruik van de kaart voor het doorgeven van mutaties te continueren en de kaart een bredere verspreiding te geven, leidde onder meer tot wijziging van de Regeling verzoek studiefinanciering (Stcrt. 1996, 145). In 1999 waren er nog circa 180.000 studentenchipkaarten in omloop. De Stichting Studentenchipcard vroeg in 2000 echter surseance van betaling aan. Najaar 2000 beëindigde de IB-Groep haar betrokkenheid bij de stichting.

    Overige ontwikkelingen

    Per 1 januari 2001 werd het College van Beroep studiefinanciering opgeheven (Stb. 2000, 284; Stb. 2000, 336). Sindsdien is beroep bij de rechtbank mogelijk en hoger beroep bij de Centrale Raad van Beroep.

    5.2. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

    Wet- en regelgeving

    Publicatie

    Besluit studiefinanciering

    Stb. 1986, 477

      

    Regeling OV-studentenkaart 1994

    Stcrt. 1994, 202

      

    Regeling proefproject studenten-chipcard 1995/1996

    Stcrt. 1995, 150

      

    Regelingen OV-studentenkaart

    Stcrt. 1995, 211

     

    Stcrt. 1997, 209

    Vanwege art. 27, lid 1, van de Wet personenvervoer (Stb. 1987, 175) is de Minister van Verkeer en Waterstaat verantwoordelijk voor het vaststellen van de tarieven en vervoerbewijzen voor het openbaar vervoer. Deze minister heeft dan ook op grond van dit wetsartikel regelingen en voorwaarden voor het gebruik van de OV-studentenkaart vastgesteld

    Wet van 28 maart 1996, houdende wijziging van onder meer de Wet op de studiefinanciering en de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek in verband met de invoering van de prestatiebeurs, de vorm van de toelage en de leeftijd waarop aanspraak op studiefinanciering in het hoger onderwijs ontstaat

    Stb. 1996, 227

    Regeling OV-studentenkaart 1999

    Stcrt. 1998, 207

    Regeling studiefinanciering 2000

    Stcrt. 2000, 169

    Wet studiefinanciering 2000 (WSF-2000)

    Stb. 2000, 286

    Besluit studiefinanciering 2000 (BSF-2000)

    Stb. 2000, 329

    5.3. Handelingen en waarderingen studiefinanciering

    5.3.1. Toekenning, stopzetting

    (26.)

    Handeling: Het toekennen van studiefinanciering

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 30; WSF-2000, art. 3.19

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: – Het betreft de initiële toekenning en de reguliere wijzigingen en overzichten daarvan.

    – Tot de inwerkingtreding van de WSF-2000 kon geen afzonderlijke aanvraag voor aanvullende beurs, rentedragende lening, enz. worden gedaan. Aanvragen voor meer dan basisbeurs waren aanvragen voor aanvullende financiering. Een lening kon met terugwerkende kracht worden omgezet in aanvullende beurs. Vanaf 1 september 2000 kon dit niet meer, aangezien de WSF-2000 de mogelijkheid geeft om afzonderlijk basisbeurs, aanvullende beurs, basislening en aanvullende lening aan te vragen.

    – Vanaf het cursusjaar 1993/1994 ging het om de tempobeurs, vanaf het cursusjaar 1996/1997 om de prestatiebeurs.

    – Onder deze handeling valt ook de lening die aansluitend op de verstrekte beurs kan worden toegekend.

    – Een aparte categorie betreft ook studerenden aan door de minister erkende opleidingen in EER-landen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (27.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek om omzetting (met terugwerkende kracht) van een lening in aanvullende beurs

    Periode: 1994–2000

    Grondslag: Regeling verzoek studiefinanciering, art. 3

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (28.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek om toekenning van een lager leenbedrag of een nullening

    Periode: 1996–

    Grondslag: WSF, art. 31g (Stb. 1996, 226) en art. 106; WSF-2000, art. 8.1, lid 3

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (29.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek om tussen een eerste en tweede studie studiefinanciering te mogen blijven ontvangen

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 10; lid 6, later lid 3

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (30.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot onderbreking of stopzetting van de studiefinanciering

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 10, lid 4; WSF-2000, art. 3.21, lid 4

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Bijv. wegens ziekte.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (31.)

    Handeling: Het beoordelen wanneer het staken van een studie van een studerende tijdelijk of definitief is

    Periode: 1994–1996

    Grondslag: WSF, art. 10, lid 4

    Opmerking: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (32.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot toekenning van een lening ten behoeve van een opleiding in een EER-staat

    Periode: 2000–

    Grondslag: WSF-2000, art. 2.12

    Opmerking: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    5.3.2. Tempobeurs

    Duur

    (33.)

    Handeling: Het op verzoek beslissen over verlenging van de tempobeurs met een jaar in geval van een functiestoornis

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 17a, lid 8, later lid 7; WSF-2000, art. 10.5, lid 6

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: – Verlenging is mogelijk als het door de functiestoornis niet mogelijk blijkt om binnen het aantal jaren toegekende prestatiebeurs het afsluitend examen met goed gevolg af te ronden.

    – De lichamelijke, zintuiglijke of andere stoornis moet worden gestaafd met verklaringen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (34.)

    Handeling: Het beslissen over verlenging van de tempobeurs in het geval van het gelijktijdig volgen van meerdere studies

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 17a, lid 8; WSF-2000, art. 10.5, lid 7

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Deze handeling is gebaseerd op de oude versie van artikel 17a, lid 8, dat later niet meer in de WSF voorkwam, maar nog wel bleef gelden voor de tempobeursstudenten.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    Omzetting tempobeurs in gift

    (35.)

    Handeling: Het beslissen over de omzetting van een tempobeurs in een rentedragende lening

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, artt. 17b en 31a; WSF-2000, artt. 10.6 en 10.7

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Bij onvoldoende studievoortgang wordt de beurs (in de vorm van een gift) omgezet in een rentedragende lening.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (36.)

    Handeling: Het op verzoek beslissen over de omzetting alsnog van een definitief in rentedragende lening omgezette tempobeurs in een gift

    Periode: 1995–

    Grondslag: BSF, art. 12a; BSF-2000, art. 18

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: De regeling die hieraan ten grondslag ligt, is de zogenoemde ‘spaarregeling studiepunten tempobeurs’.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (37.)

    Handeling: Het beslissen over omzetting van een integrale lening in een gemengde toelage

    Periode: 1995–1996

    Grondslag: WSF, art. 31b; WSF-2000, art. 10.8

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: – Feitelijk gaat het om toekenning achteraf (door omzetting van de eerste twaalf maanden lening in gift) van een extra jaar tempobeursgift aan studenten aan een technische opleiding in het wetenschappelijk onderwijs.

    – De regeling gold alleen voor het zgn. technocohort 1995/1996.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    5.3.3. Prestatiebeurs

    Duur

    (38.)

    Handeling: Het op verzoek beslissen over verlenging van de prestatiebeurs in geval van een functiestoornis

    Periode: 1996–

    Grondslag: WSF, art. 17a, lid 8, later lid 7; WSF-2000, art. 5.6, lid 6, later lid 8

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: – Verlenging is mogelijk als het door de functiestoornis niet mogelijk blijkt om binnen het aantal jaren toegekende prestatiebeurs het afsluitend examen met goed gevolg af te ronden.

    – De lichamelijke, zintuiglijke of andere stoornis moet worden gestaafd met verklaringen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (39.)

    Handeling: Het op verzoek beslissen over verlenging van de prestatiebeurs bij het volgen van een masteropleiding leraar voortgezet onderwijs (eerste graad)

    Periode: 2002–

    Grondslag: WSF-2000, art. 5.6, lid 6

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    Omzetting prestatiebeurs in gift

    (40.)

    Handeling: Het beslissen over de omzetting van de prestatiebeurs (lening) in een gift bij overstap of stopzetting van studie voor 1 februari

    Periode: 1996–

    Grondslag: WSF, art. 17e, lid 2a en 3; WSF-2000, artt. 5.10 en 5.11

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (41.)

    Handeling: Het beslissen over de omzetting van de prestatiebeurs (lening) in een gift na afloop van de eerste twaalf maanden waarin studiefinanciering werd ontvangen

    Periode: 1996–

    Grondslag: WSF, art. 17f, lid 1 t/m 4, en art. 31d, lid 1 en 2; WSF-2000, art. 5.12, lid 1, en art. 5.13

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Er moeten in de eerste twaalf maanden voldoende studieprestaties zijn behaald. Is dit niet het geval, dan wordt de prestatiebeurs (niet de aanvullende beurs) van rechtswege omgezet in een lening.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (42.)

    Handeling: Het beslissen over de omzetting van de prestatiebeurs (lening) in een gift na voltooiing van de opleiding

    Periode: 1996–

    Grondslag: WSF, art. 17e, lid 1 en 2, art. 17g, lid 1 en 1a, art. 17h, lid 1, art. 31e en art. 31f; WSF-2000, artt. 5.7 en 5.8

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: In onder meer art. 5.9 van de WSF-2000 staat dat in bepaalde gevallen (bij bepaalde opleidingen) de afgestudeerde zelf een aanvraag tot omzetting moet indienen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (43.)

    Handeling: Het op verzoek beslissen over de omzetting alsnog van een in rentedragende lening omgezette prestatiebeurs in een gift

    Periode: 1996–

    Grondslag: WSF, artt. 17fa en 17fb, art. 31d, lid 3; WSF-2000, art. 5.14

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: De regeling die hieraan ten grondslag ligt, is de zogenoemde ‘herkansingsregeling’. Het gaat over de prestatiebeurs over de eerste twaalf maanden die eerst wegens onvoldoende studieprestaties was omgezet in een lening. Bij voltooiing van de studie binnen de diplomatermijn kan deze omzetting ongedaan worden gemaakt.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (44.)

    Handeling: Het beslissen over de omzetting van een rentedragende lening in een gift bij arbeidsongeschiktheid of ten gevolge van bijzondere omstandigheden

    Periode: 1996–

    Grondslag: WSF, art. 17e, lid 4; WSF-2000, artt. 5.15 en 5.16

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: – De omzetting vanwege bijzondere omstandigheden is ingevoerd met de WSF-2000.

    – Het verzoek tot omzetting kan al betrekking hebben op de eerste twaalf maanden.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (45.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot kwijtschelding van aanvullende studiebeurs

    Periode: 2003–

    Grondslag: BSF-2000, art. 12f, lid 2

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    Overig

    (46.)

    Handeling: Het wegens langdurige afwezigheid uit het onderwijs omzetten van een beurs in een rentedragende lening

    Periode: 1995–

    Grondslag: WSF, art. 17d; WSF-2000, art. 4.3

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (47.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot omzetting van een rentedragende lening in een aanvullende beurs in geval van weigerachtige of onvindbare ouders

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF-2000, art. 3.14

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: De regeling is uitgewerkt in BSF-2000, art. 6 e.v. Overigens bestonden er al veel langer verschillende beleidslijnen betreffende regelingen in geval van weigerachtige ouders.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    5.3.4. Verrekening, terugvordering

    (48.)

    Handeling: Het toekennen van voorschotten voor de kosten van de onderwijsbijdrage en het verrekenen daarvan met de studiefinanciering

    Periode: 1994–

    Grondslag: BSF, art. 12; WSF-2000, art. 8.2, lid 1

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (49.)

    Handeling: Het verrekenen van studiefinanciering met de kinderbijslag indien deze tegelijk zijn uitgekeerd

    Periode: 1995–

    Grondslag: WSF, art. 150

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (50.)

    Handeling: Het terugvorderen van het meerinkomen van een studerende die studiefinanciering heeft ontvangen

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 26; WSF-2000, art. 3.17

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Per 1 januari 1995 is de maandsystematiek verlaten en nu wordt uitgegaan van het jaarinkomen. Ook is overgegaan van een korting naar betaling achteraf.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    5.3.5. Reisvoorzieningen (OV-studentenkaart, geld)

    Toekenning, vervanging, inname

    (51.)

    Handeling: Het toekennen van een reisvoorziening in de vorm van geld of een OV-studentenkaart

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 32a; WSF-2000, art. 3.7; Regeling studiefinanciering 2000, art. 4.12

    Product: Beschikkingen, OV-jaarkaartcontracten met studenten

    Opmerking: – Ook een combinatie is mogelijk (WSF-2000).

    – Per 1 september 1999 toegekend in de vorm van een voorlopige lening reisvoorziening. Omzetting van de lening prestatiekaart in definitieve lening of gift gebeurt gelijktijdig met de omzetting van de prestatiebeurs.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (52.)

    Handeling: Het kwijtschelden van de lening prestatiekaart

    Periode: 2000–

    Grondslag: WSF-2000, art. 5.3, lid 3

    Product: Beschikkingen

    Waardering V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (53.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot toekenning van een reisvoorziening aan studerenden in het buitenland in de vorm van een OV-studentenkaart in plaats van in de vorm van geld of vice versa

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 32d, lid 2; WSF-2000, art. 3.25, lid 2; Regeling verzoek studiefinanciering, art. 3a; Regeling studiefinanciering 2000, artt. 2.4 en 2.5

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Standaard is de toekenning van geld als reisvoorziening. Studenten in het buitenland mogen onbeperkt wisselen tussen geld en OV-kaart. Zo kan er worden gewisseld tussen beide vormen van reisvoorziening wanneer een studerende tijdens de studie een stage in het buitenland volgt.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (54.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot omzetting van de OV-studentenkaart van weekend- naar weekkaart en vice versa

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 32e, lid 2; WSF-2000, art. 3.26, lid 2; Regeling studiefinanciering 2000, artt. 4.5 en 4.6

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Voor de omzetting worden kosten in rekening gebracht.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (55.)

    Handeling: Het beslissen op een aanvraag tot verstrekking van een duplicaat van de OV-studentenkaart

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 32g, lid 1; WSF-2000, art. 3.28, lid 1; Regeling studiefinanciering 2000, art. 4.11

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Voor een duplicaatkaart worden kosten in rekening gebracht.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (56.)

    Handeling: Het toekennen van vindersloon voor gevonden OV-studentenkaarten

    Periode: 1994–

    Bron: Bijv. OV-studentenkaart: vraag en antwoord (2003) (internet)

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (57.)

    Handeling: Het beslissen over toekenning van een vergoeding aan studerenden die ten onrechte geen OV-studentenkaart hebben ontvangen

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 32h, lid 1 en 2; WSF-2000, art. 3.29, lid 1 en 2

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Het niet beschikken over de kaart kan ook het gevolg zijn van een feitelijke handeling, zoals het onjuist lamineren van de kaart.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (58.)

    Handeling: Het beslissen over oplegging van een te betalen bedrag bij niet-tijdige inlevering van de OV-studentenkaart

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 32f, lid 3; WSF-2000, art. 3.27, lid 3

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: – In geval van ontheffing van de inleververplichting kunnen toch administratiekosten in rekening worden gebracht.

    – In bepaalde gevallen wordt het te laat inleveren van de OV-studentenkaart niet toegerekend (bijv. opname in psychiatrische inrichting, overlijdensgevallen in de eerste graad). In alle gevallen zijn duidelijke officiële schriftelijke verklaringen vereist.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (59.)

    Handeling: Het verwerken van aangiftes van verlies of diefstal van OV-studentenkaarten

    Periode: 1994–

    Grondslag: Regeling OV-studentenkaart 1994, art. 10; Regeling OV-studentenkaart 1999, art. 12

    Opmerking: Met een afzonderlijk formulier kan aangifte worden gedaan (inzending van een proces-verbaal van aangifte is onvoldoende). Er dient tevens een bedrag te worden voldaan op het postkantoor.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    Herziening

    (60.)

    Handeling: Het herzien van beschikkingen betreffende de OV-studentenkaart

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, artt. 55 en 56; WSF-2000, art. 7.2, lid 1

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: – Herziening gebeurt op IB-Groep-initiatief of op verzoek van de studerende.

    – De herziening kan leiden tot het verrekenen of doen terugbetalen van teveel uitbetaalde bedragen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    OV-Studentenkaart B.V.

    (61.)

    Handeling: Het voeren van overleg met de OV-Studentenkaart B.V. over zaken betreffende de OV-studentenkaart

    Periode: 1994–1995

    Product: Overlegverslagen

    Waardering: B (5)

    (62.)

    Handeling: Het verstrekken van gegevens aan de OV-Studentenkaart B.V. over rechthebbenden op een OV-studentenkaart

    Periode: 1994–1995

    Grondslag: Overeenkomst van 11 november 1988 tussen de Staat en het Openbaar Vervoer (Stcrt. 1989, 2), art. 8, lid 1

    Waardering: V 2 jaar

    OVSK-contractszaken: aanlevering cijfers, productie, logistiek, enz.

    (63.)

    Handeling: Het maandelijks aan de Staat en de openbaar vervoerbedrijven verstrekken van gegevens die van belang zijn voor het bepalen van de definitieve afrekening tussen die twee partijen

    Periode: 1994–

    Grondslag: Overeenkomst van 28 oktober 1993 tussen de Staat en het Openbaar Vervoer (Kamerstukken II, 1993–1994, 23 145, nr. 4), art. 9, lid 2; Overeenkomst van 28 april 1994 tussen de Staat, het Openbaar Vervoer en de Informatie Beheer Groep, art. 2

    Product: Rapportages

    Waardering: V 2 jaar

    (64.)

    Handeling: Het in overleg met de Stuurgroep uitvoering OV-studentenkaart beslissen over niet contractueel geregelde aspecten van de uitvoering van de taken met betrekking tot de OV-studentenkaart

    Periode: 1994–

    Grondslag: Overeenkomst van 28 april 1994 tussen de Staat, het Openbaar Vervoer en de Informatie Beheer Groep, art. 7, lid 1

    Product: Overlegverslagen

    Waardering: B (5)

    (65.)

    Handeling: Het maken van afspraken met derden over de productie en logistiek van de OV-studentenkaart

    Periode: 1994–

    Bron: O.a. Intranet IB-Groep

    Product: Contracten en overige correspondentie

    Opmerking: Onder meer met postkantoren (voor ophalen en inleveren kaart), Enschede/Sdu (producent OV-studentenkaart, halffabrikaat = weekkaart, afhaalbewijs en weekendkaart), Geldnet Services Warehousing (vervoer kaarten van producent naar postkantoren), Cendris Document Presentment (personalisering enz. afhaalberichten), PTT/TPG Post (o.a. bezorging afhaalberichten)

    Waardering: V 7 jaar

    (66.)

    Handeling: Het verwerken van gegevens en documenten betreffende de OV-studentenkaart die door de logistieke OVS-kaartpartners en betrokkenen aan de IB-Groep worden aangeleverd

    Periode: 1994–

    Product: Bijv. correspondentie, batch- en scanbestanden, ongebruikte OV-kaarten

    Opmerking: – Bijv.: niet-gekozen kaart en scanbestanden afgehaalde kaart idem.

    – Ook ingeleverde OV-kaarten vallen hieronder.

    Waardering: V 5 jaar

    5.3.6. Inning en invordering studieschuld, kwijtschelding

    Inning

    (67.)

    Handeling: Het vaststellen van de omvang van de studieschuld van een debiteur

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 34a; WSF-2000, art. 6.9

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Het betreft overzichten van de omvang van de opgebouwde studieschuld en daarna ook van de aflossingen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (68.)

    Handeling: Het vaststellen van de termijnbedragen voor terugbetaling van de studieschuld

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 41, lid 2, en art. 49, lid 1; WSF-2000, art. 6.9, lid 2, en art. 6.17

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Het betreft ook wijziging van de termijnbedragen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (69.)

    Handeling: Het vaststellen van de draagkracht van de debiteur en/of diens partner in het kader van terugbetaling van WSF-studieschuld

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 42, lid 1, en art. 45; WSF, art. 46, lid 1; WSF-2000, art. 6.10, lid 1, en art. 6.14

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Hierbij kan ook een verzoek tot het niet meetellen van de draagkracht van de partner van de debiteur worden betrokken.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (70.)

    Handeling: Het teniet verklaren van het schuldrestant studiefinanciering aan het einde van de aflosfase of bij overlijden van de debiteur

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 50; WSF-2000, art. 6.18

    Product: Beschikkingen, afhandelingsbrief

    Opmerking: In geval van overlijden zorgt de afdeling Centraal Meldpunt Overledenen (CMPO) voor de afhandeling. Overigens moet in bepaalde gevallen toch worden overgaan tot terugvordering van bepaalde te lang doorgelopen betalingen bij de nabestaanden.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (71.)

    Handeling: Het omzetten van een niet meer verrekenbare studiefinancieringsschuld in een rentedragende lening

    Periode: 1996–

    Grondslag: WSF, art. 58a; WSF-2000, art. 6.19

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (72.)

    Handeling: Het in het kader van terugbetaling van studieschuld treffen van betalingsregelingen

    Periode: 1994–

    Grondslag: Regeling studiefinanciering 2000, art. 6.1, lid 6

    Product: Beschikkingen, incassomachtigingen, schuldvoorwaardenverklaringen (betreffende renteloze voorschotten)

    Opmerking: Het gaat hier om ‘reguliere’ terugbetalingsregelingen, onder meer incassomachtigingen, maar ook om bijzondere inningsacties (bijv. middels telefonische benadering), nog voordat wordt overgegaan naar het invorderingstraject.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    Invordering

    (73.)

    Handeling: Het invorderen van niet tijdig voldane bedragen die verschuldigd zijn uit hoofde van enige bepaling betreffende studiefinanciering

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 107; WSF-2000, art. 8.3

    Product: Aanmaningen, beschikkingen, correspondentie met deurwaarders

    Opmerking: – Na aanmaning volgt bij niet-betaling een dwangbevel, waarbij een deurwaarderstraject kan worden ingegaan. Een aspect hiervan is ook de paspoortsignalering (Agentschap BPR van het Ministerie van Binnenlandse Zaken).

    – Onder deze handeling kunnen ook schuldsanering en –bemiddeling vallen, alsook invordering bij faillissementen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    Kwijtschelding

    (74.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot kwijtschelding van schulden ingevolge de regelingen op het gebied van de studiefinanciering

    Periode: 1994–

    Bron: Leidraad Kwijtscheldingsbeleid

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    Financiële afhandeling

    (75.)

    Handeling: Het voeren van de financiële administratie betreffende alle aspecten van de studiefinanciering

    Periode: 1994–

    Product: Declaraties (deurwaarders), bankafschriften e.d.

    Opmerking: Deze handeling betreft de feitelijke financiële geldstromen en de registratie daarvan. Ook inzake de OV-studentenkaart.

    Waardering: V 7 jaar

    5.3.7. Inning van gelden ingevolge oude wet- en regelgeving (STB-dossiers)

    Voor en ook nog tijdens de looptijd van de WSF was er nog sprake van de uitloop van een aantal oude regelingen betreffende toekenning van studietoelagen, voor de inning waarvan de IB-Groep verantwoordelijk was. Het betreft met name renteloze voorschotten, promotietoelagen (uitloop tot medio 1996) en door studenten getekende promessen voor betaling van collegegeld.

    De dossiers van de inning en invordering van de ‘pre-WSF-zaken’ worden ook wel ‘STB-dossiers’ genoemd, naar het Systeem Terug Betalingen, dat voor deze categorieën werd gebruikt. Het bestand STB-dossiers neemt jaarlijks af. In de geautomatiseerde systemen werden eind 1991 de toen 160.000 debiteuren geconverteerd van STB naar ILS (systeem Inning Langlopende Schulden). De STB-dossiers worden binnen de IB-Groep blijvend gezien als aparte categorie, los van de WSF-dossiers.

    (76.)

    Handeling: Het innen van schulden ontstaan uit toekenning van gelden op basis van ‘oude’ (pre-WSF) regelingen

    Periode: 1994–

    Grondslag: Managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten

    Product: ‘STB-dossiers’

    Opmerking: Te denken valt aan renteloze voorschotten, promotietoelagen en door studenten getekende promessen voor betaling van collegegeld.

    Waardering: V 2 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    5.3.8. Herziening van beschikkingen

    (77.)

    Handeling: Het herzien van beschikkingen betreffende de toekenning van studiefinanciering en terugbetaling van studieschuld

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, artt. 55 en 56; WSF-2000, art. 7.1, lid 1

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: – Herziening gebeurt op IB-Groep-initiatief of op verzoek van de studerende.

    – De herziening kan leiden tot het verrekenen of doen terugbetalen van teveel uitbetaalde bedragen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    5.3.9. Gegevensverstrekking

    Verstrekking van gegevens door de IB-Groep

    (78.)

    Handeling: Het verstrekken van ten behoeve van de studiefinanciering geregistreerde gegevens aan (vertegenwoordigers van) geregistreerden en de onderwijsminister

    Periode: 1994–

    Product: O.a. verzoeken om gegevensverstrekking

    Waardering: V 5 jaar

    Opmerking: Volledig onder het regime van de WPR, nu WBP.

    (79.)

    Handeling: Het verstrekken van ten behoeve van de studiefinanciering geregistreerde gegevens aan derden

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 130a; BSF, art. 16i; WSF-2000, art. 11.4; BSF-2000, art. 28

    Product: O.a. verzoeken om gegevensverstrekking

    Opmerking: Het betreft bijv. ziektekostenverzekeraars, gemeentelijke sociale diensten, het CBS.

    Waardering: V 5 jaar

    Verstrekking van gegevens aan de IB-Groep

    (80.)

    Handeling: Het verwerken van door geregistreerden, onderwijsinstellingen en andere publiekrechtelijke instanties toegezonden gegevens die nodig zijn in het kader van uitvoering van de studiefinanciering

    Periode: 1994–

    Grondslag: O.a. WSF, artt. 122a, 122b en 123; WHW, artt. 7.9a, 7.9b en 7.9d; WSF-2000, artt. 9.5 en 9.6

    Opmerking: – Het betreft registratie in het studiefinancieringssysteem van onder meer gegevens van onderwijsinstellingen betreffende de studievoortgang en afsluiting van de studie (geregistreerd in het CRI-HO, van daaruit geleverd aan het WSF-systeem), langdurige afwezigheid van leerlingen, de aangeboden opleidingstrajecten e.d.

    – De handeling behelst alle papieren en digitale bescheiden die ter uitvoering van deze handeling zijn ontvangen (brondocumenten), alsook de vastlegging ervan in systemen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (81.)

    Handeling: Het opleggen van administratieve sancties aan onderwijsinstellingen die niet hebben voldaan aan de plicht tot levering van gegevens

    Periode: 1994–

    Grondslag: O.a. WSF, art. 123a t/m 123c; WSF-2000, artt. 9.7 t/m 9.9

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Het betreft bijvoorbeeld een vordering ter grootte van een bepaald percentage van de aan de studenten van de instelling toegekende studiefinanciering.

    Waardering: V 5 jaar

    (82.)

    Handeling: Het uitvoeren van een proefproject betreffende het gebruik van een studenten-chipcard

    Periode: 1994–1996

    Grondslag: Regeling proefproject studenten-chipcard 1995–1996

    Product: Uitvoeringsdocumenten

    Opmerking: Het vaststellen van de onderhavige beleidsregel en de evaluatie van het proefproject vallen onder handeling 4: het vaststellen van het beleid betreffende de uitvoering van de wet- en regelgeving op het werkterrein van de IB-Groep.

    Waardering: V 5 jaar

    5.3.10. Hardheidsclausule

    (83.)

    Handeling: Het beslissen over toepassing van de hardheidsclausule in zaken betreffende de studiefinanciering (inclusief OV-studentenkaart)

    Periode: 1994–

    Grondslag: WSF, art. 131; Richtlijn toepassing hardheidsclausule op toekenning OV-Studentenkaart van 12 juli 1990, Uitleg OenW-Regelingen, nr. 1990-18c; WSF-2000, art. 11.5

    Product: Beschikkingen, regelingen van de hoofddirecteur van de IB-Groep

    Opmerking: Bijv. in geval van vaststelling van toetsingsinkomen van Olympische prijswinnaars (Uitleg OCenW-Regelingen, nr. 2000-21), de aanwijzing van Arubaanse of Nederlands-Antilliaanse opleidingen (Uitleg OCenW-regelingen, nr. 2003-10/11) of de toewijzing van een aanvullende voorziening OV-studentenkaart (Uitleg OCenW-regelingen, nr. 2000-11). Het kan hierbij ook gaan om gevallen waarbij een ouder vermoedelijk overleden of onvindbaar is.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    5.3.11. Inning, overig

    (84.)

    Handeling: Het innen van door de minister gegarandeerde rentedragende leningen, afgesloten bij derden

    Periode: 1994–

    Bron: Rijksbegrotingen, managementcontracten

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    5.3.12. Buitenlandse studenten

    (85.)

    Handeling: Het toekennen van een tegemoetkoming in de kosten voor het college- of lesgeld aan studerenden uit EG/EU/EER-landen die onderwijs volgen aan een Nederlandse onderwijsinstelling

    Periode: 1994–

    Grondslag: Beleidsregels internationale aspecten WSF, 1e fase, van 16 juni 1993, Stcrt. 1993, 121; Beleidsregel Vergoeding les- en collegegelden aan studerenden uit de Europese Unie in Nederland

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Voor Nederlandse studenten die in een EER-staat volledig hoger onderwijs willen volgen, is anno 2003 nog geen ‘meeneemregeling’ tot stand gebracht. Op grond van de VISIE-beursregeling kan een student echter wel bij het Nuffic een aanvraag voor een beurs indienen (cf. Uitleg OCenW-regelingen, nr. 2002-31).

    Waardering: V 5 jaar

    5.3.13. Controle op rechtmatigheid van beschikkingen

    (86.)

    Handeling: Het controleren van de rechtmatigheid van beschikkingen op het terrein van de studiefinanciering

    Periode: 1994–

    Grondslag: Managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten

    Product: Rapporten, lijsten

    Waardering: V 5 jaar

    5.3.14. Werk voor derden: innen van vorderingen

    Het Besluit verzelfstandiging Informatiseringsbank machtigt de IB-Groep om ook voor derden werkzaamheden uit te voeren, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

    Een van de activiteiten die de IB-Groep in het kader van ‘werk voor derden’ heeft ondernomen, is het innen van vorderingen voor derden. In de loop van de tijd zijn hiervan de volgende voorbeelden te noemen:

    • innen van schulden voor OVSK BV;

    • innen van rentedragende leningen die uit een afstudeerfonds (auditorenfonds) zijn verstrekt, bijv. in het kader van de auditorenregeling voor de Universiteit van Amsterdam (jaarverslag 1994);

    • innen van renteloze voorschotten op grond van de Regeling Surinaamse Studerenden.

    (87.)

    Handeling: Het innen van vorderingen voor derden

    Periode: 1994–

    Bron: Jaarverslagen IB-Groep, prestatiecontracten

    Product: Vorderingen

    Opmerking: Bijv. op grond van Regeling Surinaamse Studerenden, leningen uit afstudeerfondsen of OVSK-leningen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    6. Tegemoetkoming studiekosten

    6.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

    Sinds de Informatiseringsbank in 1994 zelfstandig bestuursorgaan is geworden, hebben de ontwikkelingen op het gebied van de tegemoetkoming in de studiekosten niet stilgestaan. Hieronder worden de belangrijkste punten genoemd.

    Wet- en regelgeving

    Op het gebied van de wet- en regelgeving is wellicht het meest in het oog springend de verwijdering van de hoofdstukken III en IV uit de WSF (Stb. 1986, 252) en plaatsing van die hoofdstukken in de Wet tegemoetkoming studiekosten (WTS – Stb. 1995, 676), een nieuwe wet, die de al bestaande scheiding tussen de studiefinanciering en de tegemoetkoming in de studiekosten ook op wetgevingsniveau tot uitdrukking bracht., Hierbij zij opgemerkt dat de bovengenoemde hoofdstukken als onderdeel van de WSF niet van kracht zijn geweest; pas in het kader van de WTS was dat het geval. Tot de inwerkingtreding van de WTS was de toekenning van tegemoetkoming in de studiekosten gebaseerd op het Besluit studietoelagen WVO.

    Nieuwe regelgeving betreffende de tegemoetkoming studiekosten liet slechts een half decennium op zich wachten: de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten (WTOS – Stb. 2001, 225) en het Besluit tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten (BTOS – Stb. 2001, 341). De WTOS, die op 1 augustus 2001 in werking trad, vloeide voort uit het regeerakkoord 1998 en de beleidsnota ‘Meer voor meer’. Middels een financiële impuls moest de toegankelijkheid van het onderwijs worden veiliggesteld voor de lagere en middeninkomens. Onder meer studenten aan lerarenopleidingen in andere dan zgn. ‘tekortvakken’ konden en kunnen op grond van deze wet een tegemoetkoming krijgen (fust. 5, WTOS).

    De tegemoetkoming studiekosten (m.i.v. 1 augustus 2001 tegemoetkoming schoolkosten), is achtereenvolgens geregeld in:

    • 1. Besluit studietoelagen W.V.O.: tot 31 juli 1996;

    • 2. Wet tegemoetkoming studiekosten, van 1 augustus 1996 t/m 31 juli 2001;

    • 3. Wet tegemoetkoming onderwijsbijdragen en schoolkosten: vanaf 1 augustus 2001.

    De wetswijziging Student op eigen benen had vanaf 1995 gevolgen voor de taakvelden studiefinanciering en tegemoetkoming studiekosten. Vanaf augustus 1995 traden gefaseerd de bepalingen betreffende de aanwezigheidscontrole in het voortgezet onderwijs en het voorbereidend beroepsonderwijs, de verhoging van de norm voor de studievoortgang in het hoger onderwijs en de berekening van de aanvullende beurs in werking.

    Als overige bepalingen die voor de tegemoetkoming studiekosten relevant zijn, kunnen de volgende worden genoemd:

    • per 1 januari 1997 trad hoofdstuk III van de WTS in werking, waardoor 18⁠+scholieren in het voortgezet onderwijs geen studiefinanciering en geen OV-kaart meer ontvingen;

    • met ingang van 1 augustus 1999 werd de wachttermijn verkort van drie naar een jaar voor niet-Nederlanders, onder wie minderjarige asielzoekers, zodat deze eerder kunnen deelnemen aan het onderwijs waarop SF en TS van toepassing zijn (met als een van de argumenten dat dit de integratie bevordert), dit op grond van beleidsregel ‘Verkorting wachttermijn studiefinanciering voor niet-Nederlanders’ van 21 juli 1999, die werd verwerkt in het BSF-2000, artikel 31, en beleidsregel ‘Verkorting wachttermijn tegemoetkoming studiekosten voor niet-Nederlanders’ van 21 juli 1999.

    Schulden en rentedragende leningen op grond van WTS, hoofdstuk III, en WTOS, hoofdstuk 4, worden overgedragen naar de WSF en onder het regime van de WSF geïnd.

    6.2. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

    Wet- en regelgeving

    Publicatie

    Wet tegemoetkoming studiekosten (WTS)

    Stb. 1995, 676

    Besluit tegemoetkoming studiekosten (BTS)

    Stb. 1996, 387

    Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten (WTOS)

    Stb. 2001, 225

    Besluit tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten (BTOS)

    Stb. 2001, 341

    6.3. Handelingen en waarderingen tegemoetkoming studiekosten

    6.3.1. Toekenning, verlenging, stopzetting

    (88.)

    Handeling: Het toekennen van tegemoetkomingen in de studiekosten

    Periode: 1994–

    Grondslag: Besluit WVO, art. 7; WTS, artt. 17 en 18, art. 37, lid 1, art. 53, lid 1; WTOS, artt. 3.8, 4.8, 5.5, 5.11 en 10.8

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: – De tegemoetkoming moet worden aangevraagd. Tegelijk met de aanvraag kan een verzoek worden gedaan tot hantering van een ander peiljaar in verband met een terugval in inkomsten (cf. art. 13, WTS).

    – Het betreft ook nog tegemoetkomingen op grond van ‘oude regelingen’, zoals het Besluit studietoelagen WVO en de Regeling TS 21+ .

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (89.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek om tussen een eerste en tweede studie een tegemoetkoming in de studiekosten te mogen blijven ontvangen

    Periode: 1996–

    Grondslag: WTS, art. 23, lid 3; WTOS, art. 2.19, lid 3

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (90.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot stopzetting van de tegemoetkoming in de studiekosten wegens ziekte

    Periode: 1996–

    Grondslag: WTS, art. 23, lid 4; WTOS, art. 2.20

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (91.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot toekenning van een extra deel tegemoetkoming in de studiekosten in de vorm van een rentedragende lening in geval van weigerachtige ouders

    Periode: 1996–

    Grondslag: WTS, art. 34; WTOS, art. 4.11

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (92.)

    Handeling: Het wegens langdurige afwezigheid uit het onderwijs omzetten van de tegemoetkoming in de studiekosten in een rentedragende lening

    Periode: 1995–

    Grondslag: WTS, art. 35; WTOS, art. 4.12, lid 1

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    6.3.2. Verrekening

    (93.)

    Handeling: Het toekennen van voorschotten voor de kosten van de onderwijsbijdrage en het verrekenen daarvan met de tegemoetkoming in de studiekosten

    Periode: 1996–

    Grondslag: WTS, art. 33; Les- en cursusgeldwet, art. 20; WTOS, art. 4.7

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (94.)

    Handeling: Het verrekenen van de tegemoetkoming in de studiekosten met de kinderbijslag indien deze tegelijk zijn uitgekeerd

    Periode: 1997–

    Grondslag: WTS, art. 63, lid 1

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Dit betreft m.n. de 18+-regeling (fust. III WTS), die een steeds kleinere groep bestrijkt. (In de WTOS is hierover geen bepaling meer opgenomen.)

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    6.3.3. Inning en invordering studieschuld, kwijtschelding

    Inning

    (95.)

    Handeling: Het vaststellen van de omvang van de schuld van een debiteur ontstaan op grond van een van de regelingen betreffende tegemoetkoming studiekosten

    Periode: 1994–

    Grondslag: Besluit W.V.O., artt. 29 en 30; WTS, art. 43; WTOS, art. 6.3

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: – Het betreft overzichten van de omvang van de opgebouwde studieschuld en daarna ook van de aflossingen.

    – De schulden betreffen in lening omgezette tegemoetkomingen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (96.)

    Handeling: Het vaststellen van de termijnbedragen voor terugbetaling van schulden ontstaan op grond van regelingen betreffende tegemoetkoming studiekosten

    Periode: 1996–

    Grondslag: WTS, art. 43; WTOS, art. 6.3

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Het betreft ook wijziging van de termijnbedragen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (97.)

    Handeling: Het vaststellen van de draagkracht van de debiteur en/of diens partner in het kader van terugbetaling van schulden ontstaan op grond van regelingen betreffende tegemoetkoming studiekosten

    Periode: 1996–

    Grondslag: WTS, art. 43; WTOS, art. 6.3

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Hierbij kan ook een verzoek tot het niet meetellen van de draagkracht van de partner van de debiteur worden betrokken.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (98.)

    Handeling: Het teniet verklaren van het schuldrestant tegemoetkoming studiekosten aan het einde van de aflosfase of bij overlijden van de debiteur

    Periode: 1996–

    Grondslag: WTS, art. 43; WTOS, art. 6.3

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: In geval van overlijden zorgt de afdeling Centraal Meldpunt Overledenen (CMPO) voor de afhandeling.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (99.)

    Handeling: Het omzetten van een niet meer verrekenbare schuld tegemoetkoming studiekosten in een rentedragende lening

    Periode: 1996–

    Grondslag: WTS, art. 42; WTOS, art. 6.2, lid 1

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: In geval van voortzetting van de studie kan het schuldrestant worden omgezet in verrekenbare WSF-schuld.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (100.)

    Handeling: Het in het kader van terugbetaling van studieschuld (tegemoetkoming studiekosten) treffen van betalingsregelingen

    Periode: 1994–

    Grondslag: Regeling studiefinanciering 2000, art. 6.1, lid 6

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Het gaat hier onder meer om incassomachtigingen, maar ook om bijzondere inningsacties (bijv. middels telefonische benadering), nog voordat wordt overgegaan naar het invorderingstraject.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    Invordering

    (101.)

    Handeling: Het invorderen van niet tijdig voldane bedragen die verschuldigd zijn uit hoofde van enige bepaling betreffende de tegemoetkoming in studiekosten

    Periode: 1994–

    Grondslag: Besluit studietoelagen W.V.O., art. 30; WTS, art. 64; WTOS, art. 8.2

    Product: Aanmaningen, beschikkingen, correspondentie met deurwaarders

    Opmerking: – Na aanmaning volgt bij niet-betaling een dwangbevel, waarbij een deurwaarderstraject kan worden ingegaan.

    – Onder deze handeling kunnen ook schuldsanering en -bemiddeling vallen, alsook invordering bij faillissementen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    Financiële afhandeling

    (102.)

    Handeling: Het voeren van de financiële administratie betreffende alle aspecten van de tegemoetkoming in de studiekosten

    Periode: 1994–

    Product: Declaraties (deurwaarders), bankafschriften e.d.

    Opmerking: Deze handeling betreft de feitelijke financiële geldstromen en de registratie daarvan.

    Waardering: V 7 jaar

    6.3.4. Herziening van beschikkingen

    (103.)

    Handeling: Het herzien van beschikkingen betreffende de toekenning van tegemoetkoming studiekosten en terugbetaling van studieschuld

    Periode: 1996–

    Grondslag: WTS, art. 59; WTOS, art. 7.1, lid 1

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: – Herziening gebeurt op IB-Groep initiatief of op verzoek van de studerende.

    – De herziening kan leiden tot het verrekenen of doen terugbetalen van teveel uitbetaalde bedragen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    6.3.5. Gegevensverstrekking

    Verstrekking van gegevens door de IB-Groep

    (104.)

    Handeling: Het verstrekken van ten behoeve van de tegemoetkoming studiekosten geregistreerde gegevens aan (vertegenwoordigers van) geregistreerden en de onderwijsminister

    Periode: 1994–

    Product: O.a. verzoeken om gegevensverstrekking

    Waardering: V 5 jaar

    Opmerking: Volledig onder het regime van de WPR, nu WBP.

    (105.)

    Handeling: Het verstrekken van ten behoeve van de tegemoetkoming in de studiekosten geregistreerde gegevens aan derden

    Periode: 1994–

    Product: O.a. verzoeken om gegevensverstrekking

    Waardering: V 5 jaar

    Opmerking: Volledig onder het regime van de WPR, nu WBP.

    Verstrekking van gegevens aan de IB-Groep

    (106.)

    Handeling: Het verwerken van door geregistreerden, onderwijsinstellingen en andere publiekrechtelijke instanties toegezonden gegevens die nodig zijn in het kader van de uitvoering van de regelgeving betreffende tegemoetkoming in de studiekosten

    Periode: 1994–

    Grondslag: Besluit studietoelagen W.V.O., art. 30; WTS, artt. 69 en 70; WTOS, artt. 9.2, 9.4 en 9.5

    Opmerking: – Het betreft registratie in het WTS-systeem van onder meer gegevens van onderwijsinstellingen betreffende het aantal klokuren van de opleiding of meldingen van langdurige afwezigheid van leerlingen.

    – De handeling behelst alle papieren en digitale bescheiden die ter uitvoering van deze handeling zijn ontvangen (brondocumenten), alsook de vastlegging ervan in systemen.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    (107.)

    Handeling: Het opleggen van administratieve sancties aan onderwijsinstellingen die niet hebben voldaan aan de plicht tot levering van gegevens

    Periode: 1996–

    Grondslag: WTS, art. 71; WTOS, artt. 9.7 en 9.8

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Het betreft bijvoorbeeld een vordering ter grootte van een bepaald percentage van de aan de studenten van de instelling toegekende tegemoetkomingen in de studiekosten.

    Waardering: V 5 jaar

    6.3.6. Hardheidsclausule

    (108.)

    Handeling: Het beslissen over toepassing van de hardheidsclausule in zaken betreffende de tegemoetkoming in de studiekosten

    Periode: 1994–

    Grondslag: Besluit studietoelagen W.V.O., art. 32; WTS, art. 77; WTOS, art. 11.4

    Product: Beschikkingen, regelingen van de hoofddirecteur van de IB-Groep

    Opmerking: Het kan hierbij ook gaan om gevallen waarbij een ouder vermoedelijk overleden of onvindbaar is.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    6.3.7. Controle op rechtmatigheid van beschikkingen

    (109.)

    Handeling: Het controleren van de rechtmatigheid van beschikkingen op het terrein van de tegemoetkoming in de studiekosten

    Periode: 1994–

    Grondslag: Managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten

    Product: Rapporten, lijsten

    Waardering: V 5 jaar

    7. Inning lesgeld

    7.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

    Wetgeving

    Op het gebied van de inning van lesgeld kwam er in 2000 nieuwe regelgeving tot stand: het Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000 (ULCW-2000). Dit besluit verving de oude ULCW (Stb. 1988, 268), en wel per 1 augustus 2000. De Les- en cursusgeldwet (1987, 343) werd niet vervangen.

    In 1997 werd het mogelijk gemaakt om het lesgeld in termijnen te betalen (Stb. 1997, 210);

    Omschrijving

    In het kader van het voorliggende selectiedocument is het van belang goed te onderscheiden tussen lesgeld en cursusgeld:

    • lesgeld is verschuldigd voor het volgen van uit de openbare kas bekostigd onderwijs aan een dagschool.

    • cursusgeld is verschuldigd voor het volgen van uit de openbare kas bekostigd onderwijs aan avondscholen, dag-avondscholen en cursussen.

    Cursusgeld wordt voldaan aan het voor de desbetreffende cursus bevoegd gezag. Ook in- en uitschrijving loopt via het bevoegd gezag. De IB-Groep blijft hierbuiten. In dit document wordt derhalve alleen de inning van lesgeld uitgewerkt. Alleen in het kader van ‘werk voor derden’ heeft de IB-Groep zich ook bemoeid met inning van cursusgeld.

    Procedure

    Leerlingen die voor de aanvang van het desbetreffende cursusjaar de leeftijd van 16 jaar hebben bereikt, en uit openbare kas bekostigd onderwijs volgen, zijn verplicht om lesgeld te betalen aan de minister. Het bevoegd gezag van de school schrijft de leerling voor het cursusjaar in; de leerling ontvangt een bewijs van inschrijving. De leerling vult bij zijn/haar inschrijving ook een door de IB-Groep verstrekte onderwijskaart in. Deze behelst een ondertekende schriftelijke bereidverklaring tot het betalen van lesgeld van de lesgeldplichtige (de wettelijke vertegenwoordiger of de leerling zelf indien deze 18 jaar of ouder is)., waarbij kan worden aangegeven hoe zal worden betaald: ofwel via toegezonden acceptgiro, ofwel middels automatische incasso. De onderwijsinstelling stuurt de kaart door naar de IB-Groep.

    Indien een leerling onderwijs volgt zonder dat hij zich heeft ingeschreven, dan is hij aan de minister schadevergoeding verschuldigd.

    De IB-groep kan beslissen op een verzoek tot kwijtschelding, retributie, vermindering of buiteninvorderingstelling van lesgeld. Het doel van laatstgenoemd verzoek is het tegemoetkomen van lesgeldplichtigen die vanwege hun nationaliteit niet terug kunnen vallen op studiefinanciering of een tegemoetkoming. In 2003 werd hiertoe een IB-Groep besluit in de Staatscourant gepubliceerd; dit besluit formaliseerde het sinds 1993 bestaande beleid.

    Ter controle in het kader van lesgeldinning worden zogenoemde ‘tellijsten ingeschreven leerlingen’ naar de scholen gestuurd.

    7.2. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

    Wet- en regelgeving

    Publicatie

    Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000 (ULCW-2000)

    Stb. 2000, 250

    Regeling houdende uitwerking van het

    (geen officiële publicatie in

    Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000

    Stcrt.)

    (Regeling Les- en cursusgeldwet, 20 juli 2000)

     

    Beleidsregel Buiteninvorderingstelling lesgeld asielzoekers en bepaalde categorieën vreemdelingen

    Stcrt. 2003, 148

    7.3. Handelingen en waarderingen inning lesgeld

    Opmerking vooraf:

    In geen van de Pivot-rapporten zijn handelingen met betrekking tot de feitelijke inning van les- en cursusgeld opgenomen.

    7.3.1. Onderwijskaarten, uitschrijvingsbewijzen en overige registraties

    (110.)

    Handeling: Het verstrekken van onderwijskaarten

    Periode: 1994–

    Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, art. 2, lid 3; Regeling houdende uitwerking van het Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000 (Regeling Les- en cursusgeldwet, 20 juli 2000), art. 2, lid 3

    Opmerking: Deze kaarten worden aan lesgeldplichtigen en dagscholen verstrekt. (Het betreft dus niet de door de betrokkenen ingeleverde onderwijskaarten.)

    Waardering: V 5 jaar

    (111.)

    Handeling: Het verstrekken van bewijzen van uitschrijving

    Periode: 1994–

    Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, art. 8, lid 3; Regeling houdende uitwerking van het Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000 (Regeling Les- en cursusgeldwet, 20 juli 2000), art. 3, lid 3

    Opmerking: Deze kaarten (BUSsen) worden aan dagscholen verstrekt. (Het betreft alleen de verstrekking, niet de verwerking van de bewijzen van uitschrijving.)

    Waardering: V 5 jaar

    (112.)

    Handeling: Het registreren van de gegevens van lesgeldplichtige leerlingen

    Periode: 1994–

    Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, art. 10; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 8

    Product: Brondocumenten, registratie in LCW-systeem

    Opmerking: – Het betreft de verwerking, in het LCW-systeem, van de brondocumenten, onder meer: bewijzen van in- en uitschrijving (standaard-onderwijskaarten, BUSsen), adreswijzigingen, overzichten met gegevens van leerlingen die 16 jaar zijn geworden, enz.

    – Sinds 2002 is gewerkt aan invoering van BUS-verzamellijsten van geslaagde eindexamenkandidaten.

    Waardering: V 7 jaar

    7.3.2. Correspondentie betreffende inning, vrijstelling en terugbetaling van lesgeld

    (113.)

    Handeling: Het vaststellen van de hoogte en wijze van inning van lesgeld

    Periode: 1994–

    Grondslag: Les- en cursusgeldwet, artt. 3 en 6; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, art. 3; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 4

    Product: Beschikkingen, correspondentie

    Opmerking: Deze handeling betreft de onderlinge correspondentie tussen IB-Groep en klant betreffende de hoogte en wijze van betaling van het regulier verschuldigde les- of cursusgeld.

    Waardering: V 2 jaar

    (114.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot vrijstelling van de betaling van lesgeld

    Periode: 1994–

    Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, art. 4; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 6; Beleidsregel lesgeld: Teruggave lesgeld bij overstap bbl naar bol (1999–2000); Regeling houdende uitwerking van het Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000 (Regeling Les- en cursusgeldwet, 20 juli 2000), art. 5

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Het kan hierbij gaan om vrijstelling van lesgeld voor gedetineerde leerlingen in het kader van een justitieel behandelplan.

    Waardering: V 2 jaar

    (115.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot terugbetaling van lesgeld

    Periode: 1994–

    Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, artt. 5a en 5b; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 7; Beleidsregel lesgeld: Teruggave lesgeld bij uitschrijving na behalen van diploma (1999–2000)

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Een terugbetalingsverzoek kan worden gedaan bij bijvoorbeeld het behalen van een diploma halverwege het cursusjaar, bij overstap naar een andere onderwijssoort of bij overlijden of een ernstige ziekte.

    Waardering: V 2 jaar

    (116.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot vermindering van lesgeld

    Periode: 2000–

    Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 5

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 2 jaar

    (117.)

    Handeling: Het beslissen op een verzoek tot buiteninvorderingstelling van lesgeld

    Periode: 1994–

    Grondslag: Beleidsregel buiteninvorderingstelling lesgeld asielzoekers en bepaalde categorieën vreemdelingen

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: Het betreft een in 2003 geformaliseerde regeling van een sinds 1993 bestaande praktijk. De beleidsregel is een toepassing voor bepaalde categorieën van de hardheidsclausule (LCW, art. 9b).

    Waardering: V 2 jaar

    7.3.3. Schadevergoeding, invordering

    (118.)

    Handeling: Het opleggen van een schadevergoeding voor het volgen van onderwijs zonder les- of cursusgeld te hebben betaald

    Periode: 1996–

    Grondslag: Les- en cursusgeldwet, art. 9

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 2 jaar

    (119.)

    Handeling: Het invorderen van lesgeld

    Periode: 1994–

    Grondslag: Les- en cursusgeldwet, art. 9a

    Product: Aanmaningen, beschikkingen, correspondentie met deurwaarders

    Opmerking: Na aanmaning volgt bij niet-betaling een dwangbevel, waarbij een deurwaarderstraject kan worden ingegaan.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    7.3.4. Financiële afhandeling

    (120.)

    Handeling: Het voeren van de financiële administratie betreffende de inning van lesgeld

    Periode: 1994–

    Grondslag: Les- en cursusgeldwet, artt. 3 en 6; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, art. 3; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 4

    Product: Declaraties (deurwaarders), bankafschriften e.d.

    Opmerking: Deze handeling betreft de feitelijke financiële geldstromen en de registratie daarvan.

    Waardering: V 7 jaar

    7.3.5. Controle

    (121.)

    Handeling: Het uitvoeren van gegevenscontroles in het kader van de inning van lesgeld

    Periode: 2001–

    Product: O.a. tellijsten ingeschreven leerlingen, IVO-lijsten (betreft: inschrijvingen aan instellingen voor deeltijdonderwijs die zelf het lesgeld innen)

    Waardering: V 5 jaar

    7.3.6. Hardheidsclausule

    (122.)

    Handeling: Het beslissen over toepassing van de hardheidsclausule in het kader van de inning van lesgeld

    Periode: 2001–

    Grondslag: Les- en cursusgeldwet, art. 9b

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar

    7.4. Werk voor derden: inning collegegelden

    Het Besluit verzelfstandiging Informatiseringsbank machtigt de IB-Groep om ook voor derden werkzaamheden uit te voeren, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

    Een van de activiteiten die de IB-Groep in het kader van ‘werk voor derden’ heeft ondernomen, is het innen van collegegelden voor derden.

    (123.)

    Handeling: Het innen van collegegelden voor bepaalde derden

    Periode: 1996–

    Bron: Jaarverslag IB-Groep 1996

    Waardering: V 2 jaar

    8. Aanmelding, selectie en plaatsing

    8.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

    Voorgeschiedenis

    Op grond van de Machtigingswet inschrijving studenten (Stb. 1972, 355) kon de Minister van Onderwijs de inschrijving voor bepaalde opleidingen beperken. Een gevolg was een overschot aan inschrijvingen. Om deze personen zo goed mogelijk te plaatsen werden er per wetenschapsgebied plaatsingscommissies ingesteld. De plaatsingscommissies verstrekten plaatsingsbewijzen aan degenen die zich voor wetenschappelijk onderwijs hebben aangemeld.

    De CCAP coördineerde de werkzaamheden van de plaatsingscommissies. Het organiseerde de aanmeldingsprocedures van aanstaande studenten in het wetenschappelijk onderwijs. Ook adviseerde de CCAP de Minister van Onderwijs inzake het wetenschappelijk onderwijs.

    Het CBAP verrichtte de uitvoerende werkzaamheden van de CCAP. Zo bereidde het CBAP de werkzaamheden administratief en organisatorisch voor, verzond het de plaatsingsbewijzen en gaf het inlichtingen.

    De Commissie bezwaarschriften CCAP en plaatsingscommissies besliste inzake het beroep van een aanstaande student tegen de CCAP en de plaatsingscommissies.

    Op 31 augustus 1993 werd de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) van kracht. Met het vervallen van de Machtigingswet inschrijving studenten bij de invoering van WHW werd het CCAP opgeheven. Dit gold ook voor de plaatsingscommissies en Commissie van beroep aanmelding en plaatsing. De taken werden vanaf dat moment uitgevoerd door de Informatie Beheer Groep. (De in PIVOT-rapport nummer 55 genoemde handelingen van de CCAP, CBAP en de Commissie bezwaarschriften CCAP en de plaatsingscommissies zijn derhalve komen te vervallen en zijn vervangen door IB-Groep handelingen.)

    Wet- en regelgeving

    Tegelijkertijd met de WHW trad de Regeling aanmelding en loting hoger onderwijs (RAL) inwerking. Op 3 april 1999 werd de WHW zodanig aangepast (Stb. 1999, 170) dat een ingrijpende wijziging van de RAL noodzakelijk was. Een en ander bracht met zich mee dat de RAL werd ingetrokken en vervangen werd door een nieuwe regeling: de Regeling aanmelding en selectie hoger onderwijs (RAS).

    Het grootste verschil tussen de RAL en de nieuwe regeling bestond eruit dat werd voorzien in een systeem van decentrale selectie, ter keuze van en uitgevoerd door instellingen die voor een of meer opleidingen een toelatingsbeperking kenden. Bij elke opleiding waar decentrale selectie werd toegepast, zou ten minste de helft van het aantal opleidingsplaatsen worden toegewezen via gewogen loting. Decentrale selectie zou blijkens de inwerkingtredingbepaling van de wet van 3 april 1999 voor het eerst mogelijk zijn voor het studiejaar 2000–2001.

    Enkele andere wijzigingen in het kader van de plaatsing van studenten hadden betrekking op de lotingsystematiek De discussie daaromtrent leidde in 1997 tot het instellen van de Commissie Toelating numerus-fixusopleidingen, onder leiding van prof.dr. P.J.D. Drenth.

    Naar aanleiding van het rapport van de Commissie-Drenth werd met ingang van het studiejaar 1999–2000 doorgevoerd dat eindexamenkandidaten met een gemiddeld eindexamencijfer van 8 direct moesten worden geplaatst. Een andere wijziging betrof de beperking van landelijke loting tot universitaire opleidingen. Ook de beperking op grond van artikel 7.57f van de WHW van het aantal malen dat gegadigden aan de selectie voor de fixusopleiding van hun keuze konden deelnemen, leidde tot enige wijzigingen ten opzichte van de RAL.

    In 2002 werd een aantal onderwijswetten gewijzigd in verband met de invoering van de bachelor/master-structuur (BAMA) in het hoger onderwijs. De invoering van de BAMA heeft geen directe gevolgen voor de handelingen, maar wel voor de procedures aanmelding, selectie en plaatsing.

    Procedure centrale aanmeldingen

    Voor de opleidingen aan bekostigde Nederlandse instellingen in het hoger onderwijs met een eigen propedeutische fase, geldt een centrale aanmelding. Dit betekent dat een student die voor de eerste maal de propedeutische fase van een opleiding aan een instelling wil volgen, zich moet aanmelden bij de IB-Groep. Het Centraal Bureau Aanmelding en Plaatsing (CBAP) van de IB-Groep voert de procedures uit zoals vastgesteld in de WHW (artikel 7.37).

    De bij de IB-Groep geregistreerde aanmeldingsgegevens in het systeem Registratie Aanmelding Selectie en Plaatsing (RASP) worden in de vorm van diverse reguliere leveringen teruggekoppeld aan de instellingen voor hoger onderwijs, het Ministerie van OCW en het CBS.

    Anno 2003 kunnen instellingen overzichten met gegevens ontvangen op diskette of downloaden vanaf de beveiligde internetsite. Daarnaast is het mogelijk om op aanvraag specifieke selecties voor derden samen te stellen. Hierbij valt te denken aan ad-hoc verzoeken van instellingen en onderzoeksinstituten en verzoeken van de pers.

    HO-instellingen kunnen via het internet gegevens uitwisselen met de IB-Groep. Het gaat dan bijvoorbeeld om aanmeldingsgegevens en bewijzen van toelating.

    Procedure loting

    Loting is de laatste stap in het proces van aanmelding en plaatsing voor studies met een numerus fixus. Bij de opleidingen met een beperking in het aantal toe te laten studenten (numerus-fixusopleidingen) zijn drie soorten beperkingen te onderscheiden:

    • instellingsfixus in het wo en hbo (artikel 7.53, WHW);

    • opleidingsfixus in het wo (artikel 7.54, WHW);

    • arbeidsmarktfixus in het wo en hbo (artikel 7.56, WHW).

    De IB-Groep stelt vast of de aanstaande studenten voldoen aan de voorwaarden voor deelname aan de loting. Aangezien er sprake is van een gewogen loting, moet de IB-Groep van de studenten die voldoen aan de voorwaarden van deelname aan de loting, eerst in het bezit zijn van de uitslagen van de eindexamens om te kunnen bepalen wie er in- of uitloten. De eerste berichten van in- of uitloting worden dan in de tweede helft van juli verzonden.

    Een aanstaande student ontvangt een op naam gesteld Bewijs van toelating wanneer hij is ingeloot en voldoet aan de inschrijvingsvoorwaarden. Met het Bewijs van toelating kan de student zich inschrijven bij de opleiding en instelling waarvoor hij is geplaatst. De aanstaande student kan zijn Bewijs van toelating ruilen als hij is ingeloot voor de opleiding, maar naar een andere instelling wil dan de instelling waarvoor hij is geplaatst. Als ruilen mogelijk is, ontvangt de student zo spoedig mogelijk een nieuw Bewijs van toelating.

    Hardheidsclausule

    Wanneer een student is uitgeloot, kan deze een beroep doen op toepassing van de hardheidsclausule. Er bestaan twee soorten hardheidsclausules:

    • hardheidsclausule bij uitloting voor instelling van eerste voorkeur:

      studenten die wel kunnen worden toegelaten tot de opleiding van eerste voorkeur maar niet aan de instelling van eerste voorkeur, kunnen een verzoek indienen om toepassing van deze hardheidsclausule;

    • hardheidsclausule uitloting voor opleiding van eerste voorkeur:

      studenten die niet kunnen worden toegelaten tot de opleiding van eerste voorkeur, kunnen een verzoek indienen om toepassing van deze hardheidsclausule.

    Als een verzoek wordt gehonoreerd, dan ontvangt de aanstaande student een Voorlopig bewijs van toelating. Dit Voorlopig bewijs van toelating wordt in het eerstvolgende studiejaar volgend op het studiejaar waarvoor hij is uitgeloot omgezet in een Bewijs van toelating.

    Toetsing buitenlandse getuigschriften

    Onderdeel van de selectie en plaatsing is de toetsing door de IB-Groep van de buitenlandse getuigschriften aan internationale regelingen, zoals het Europees Verdrag en het Statuut voor Europese Scholen. Gaat het om toelating tot het wetenschappelijk onderwijs, dan worden de getuigschriften ook getoetst aan afspraken zoals vastgelegd door de VSNU.

    De diploma’s zoals bedoeld in het Europees Verdrag en het Statuut voor Europese Scholen zijn bij internationale overeenkomst met betrekking tot toelating tot het wetenschappelijk onderwijs ten minste gelijkwaardig aan een vwo-diploma.

    Dit betekent dat deze diploma’s ook toelating geven tot het hoger beroepsonderwijs. Sommige diploma’s geven alleen toelating onder bepaalde voorwaarden. In dat geval zal de IB-Groep nadere gegevens opvragen.

    Valt het diploma niet onder Europees Verdrag, het statuut van Europese scholen of andere afspraken, dan stuurt de IB-Groep de gegevens van de student door naar de instelling van eerste voorkeur, die het diploma toetst op gelijkwaardigheid en in voorkomend geval een toelatingsbeschikking afgeeft op grond van artikel 7.28 en 7.29, WHW.

    8.2. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

    Wet- en regelgeving

    Publicatie

    Wet op hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW), in het bijzonder artt. 7.24, 7.37, 7.53, 7.54, 7.56, 7.57 a t/m g en 16.9a

    Stb. 1992, 593

    Regeling aanmelding en loting hoger onderwijs (RAL)

    Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 1993-18

    Regeling aanmelding en selectie hoger onderwijs (RAS)

    Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 1999-22

    Wijziging onderwijswetten in verband met de invoering van de bachelor-masterstructuur (BAMA)in het hoger onderwijs

    Stb. 2002, 303

    8.3. Handelingen en waarderingen

    8.3.1. Aanmelding

    (124.)

    Handeling: Het afhandelen van centrale aanmeldingen van aankomende eerstejaars studenten aan hogeschool of universiteit

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, art. 7.37, lid 3; RAL, artt. 1 t/m 9; RAS, artt. 2, 3 en 5

    Product: Aanmeldingsformulieren, ontvangstbevestigingen aanmeldingen, wijzigingsformulieren

    Opmerking: Op de ontvangstbevestiging staat vermeld hoe de gegevens van de aanmelding bij de IB-Groep zijn geregistreerd.

    Waardering: V 2 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    8.3.2. Loting

    (125.)

    Handeling: Het jaarlijks vaststellen van een overzicht van opleidingen met een numerus fixus

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, art. 7.53, lid 2; RAL, art. 5; RAS, art.3, lid 2

    Product: Overzichten numerus fixus-opleidingen

    Opmerking: De instellingen melden voor 15 april aan de IB-Groep of zij voor de desbetreffende opleiding(en) een numerus fixus willen. Wil de instelling voor een opleiding een numerus fixus laten vaststellen, dan moet daarbij de definitieve beschikbare onderwijscapaciteit worden opgegeven. Op aangeven van de instellingen stelt de IB-Groep de opleidingen met een capaciteitsfixus vast.

    Waardering: B (5)

    (126.)

    Handeling: Het uitvoeren van de centrale lotingprocedure

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, artt. 7.53, 7.54, 7.56, 7.57, 16.9a ; RAL, artt. 10 t/m 20; RAS, artt 4, 6 t/m 25 en 28 t/m 32

    Product: O.a. boekhouding loting (aantallen gegadigden, inlotingen/uitlotingen, enz.), berichtgevingen, bewijzen van toelating

    Waardering: V 10 jaar

    (127.)

    Handeling: Het afhandelen van ruilverzoeken lotingstudies

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, artt. 7.53, 7.54 , 7.56, 7.57a, 7.57b en 7.57d; RAL, art.21; RAS, art. 26

    Product: O.a. ruilverzoeken, ontvangstbevestiging verzoekschrift ruilen van bewijzen van toelating, afwijzingen, nieuwe bewijzen van toelating

    Waardering: V 10 jaar

    8.3.3. Hardheidsclausule

    (128.)

    Handeling: Het beslissen over toepassing van de hardheidsclausule op het gebied van aanmelding, selectie en plaatsing

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, art.7.53, lid 2, sub b, art. 7.57c, lid 4; RAL, artt. 21 en 22; RAS art. 27

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 10 jaar

    8.3.4. Toetsing buitenlandse getuigschriften en diploma’s

    (129.)

    Handeling: Het, in het kader van selectie en plaatsing, toetsen van buitenlandse getuigschriften of diploma’s aan internationale regelingen

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, art. 7.24; RAL, artt. 7 en 14; RAS, artt. 1 k,l,m, lid 2 en 3, artt. 7 en 8

    Product: Berichtgevingen, correspondentie met instellingen

    Waardering: V 5 jaar

    9. Bijhouden onderwijsgerelateerde registers

    9.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

    Een van de kerntaken van de IB-Groep is het beheren van grote onderwijsgerelateerde bestanden. De IB-Groep is belast met de inrichting, het beheer en de bekendmaking van de registers en met het verstrekken van informatie daaruit.

    De IB-Groep is houder ex Wet Persoonsregistraties (Stb. 1988, 655). Dit houdt in dat de IBG bevoegd is het doel, de inhoud en het gebruik van de register waarvan zij houder is, te bepalen. Zij verricht de activiteiten ten dienste waarvan de registratie is ingericht. Zo verstrekt zij desgevraagd informatie aan universiteiten over de inschrijvingsduur van hen die ingeschreven staan dan wel ingeschreven wensen te worden en de studievoortgang. Ook kan de IB-Groep op grond van deze gegevens beslissen op verzoeken om toekenning van studiefinanciering.

    Het gaat in deze sectie om de volgende algemene bestanden:

    9.1.1. CRI-HO

    Omschrijving en regelgeving

    Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRI-HO), waarin de inschrijvingen van studenten, auditoren en extraneï aan bekostigde universiteiten, de Open Universiteit en HBO-instellingen worden geregistreerd, hun studievoortgang gecontroleerd en hun afstuderen vastgelegd (het gaat dus om: inschrijvings-, verlengings-, beëindigings-, examenresultaat-, studievoortgangs- en bekostigingsgegevens).

    Het CRI-HO heeft als wettelijke basis artikel 7.52 WHW. In het Reglement CRI-HO (vastgesteld op 21 juli 1993, gepubliceerd in Uitleg OenW-regelingen, nr. 1993-18a) stonden nadere bepalingen. Dit reglement werd gedeeltelijk vervangen door de Regeling CRI-HO 1996 (Stcrt. 1996, 147). Na de totstandkoming van het privacyreglement van de IB-Groep kwam ook de rest van het Reglement CRI-HO te vervallen. Dit gebeurde tegelijk met de wijziging van de Regeling CRI-HO 1996 (Uitleg OCenW-regelingen, nr. 1998-17b). Met deze wijziging werd voorgeschreven welke gegevens nog meer in het CRI-HO moesten worden opgenomen naar aanleiding van de wetgeving inzake het Hoger onderwijs- en onderzoeksplan 1996 (HOOP) (Stb. 1998, 216). Verder werd in de gewijzigde versie van de regeling bepaald dat de in het CRI-HO opgenomen gegevens pas na vijftig jaar – in geval van overlijden binnen twee jaar – mogen worden verwijderd (art. 6a).

    Registratie van gegevens

    Van 1981 tot 1993 stonden in het toen functionerende register alleen gegevens vermeld omtrent ieder die aan een Nederlandse universiteit was ingeschreven als student. De universiteit stelde het register in kennis van de beslissingen die zij hadden genomen over de inschrijving van een student. Deze gegevens dienden na vijftig jaar of twee jaar na overlijden te worden vernietigd (Uitvoeringsbesluit WWO, Stb. 1986, 472). De zorg voor het register berustte bij de Minister van Onderwijs. Met de invoering van de WHW in 1993 werden eveneens de inschrijvingen van HBO-studenten in dit register bijgehouden. De naam veranderde in Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRI-HO). De zorg werd overgedragen aan de IB-Groep.

    Vroeger meldden de studenten aan bekostigde universiteiten en de Open Universiteit zich aan door eerst een ingevuld formulier, een fotokopie uit het paspoort of rijbewijs, uittreksel uit het bevolkingsregister of fotokopie van de geboorteakte naar het IB-Groep te zenden en later een gewaarmerkt afschrift van een cijferlijst of een ander bewijsstuk. Opneming in het CRI-HO gebeurde later middels verwerking van de door de onderwijsinstellingen (digitaal) verstrekte gegevens. De IB-Groep schrijft voor op welke wijze en op welke tijdstippen de gegevens dienen te worden aangeleverd. In geval van uitwisseling via internet moet de instelling middels een contract worden geautoriseerd.

    Het CRI-HO heeft een lijdelijk karakter, hetgeen wil zeggen dat de IB-Groep in beginsel alle beslissingen van de instellingsbesturen betreffende de inschrijvingsgegevens en de gegevens voor de bekostiging die in het CRI-HO moeten worden opgenomen, en wel zonder nadere controle. Wel zijn er zogenoemde signaallijsten, waarmee de instellingsbesturen op de hoogte worden gebracht van gegevens die administratief onjuist zijn of die strijd met de wet opleveren; zo kunnen nog verbeteringen worden doorgevoerd.

    Elk jaar moet de IB-Groep de CRI-HO-gegevens (de niet-definitieve en, na bestandsvergelijking door de onderwijsinstellingen, de gefixeerde versie) aan de Minister van OCW toezenden.

    Een aparte categorie gegevens in het CRI-HO vormen de zogenoemde ‘planningsgegevens’. Dit zijn GBA-gegevens die bij de gemeenten worden opgevraagd. Het betreft informatie over nationaliteit, geboorteland (ook van ouders) en regionale herkomst van student en extraneus.

    Verstrekking van gegevens

    De WHW biedt de mogelijkheid om gegevens uit het CRI-HO aan personen of instanties te verstrekken. Daarbij zijn de volgende vormen van gegevensverstrekking te onderscheiden:

    • reguliere gegevensverstrekking;

      dit zijn standaardgegevensleveringen (doorgaans op vaste tijdstippen) aan interne IB-Groep-systemen (bijv. WSF, i.v.m. inschrijvingscontrole en studievoortgangscontrole), aan de Centrale Financiële Instellingen (Cfi, i.v.m. planning en bekostiging), aan LNV (i.v.m. planning en bekostiging) en aan het CBS (voor statistische doeleinden);

    • incidentele gegevensverstrekking;

      dit moet schriftelijk worden aangevraagd en er kunnen kosten voor in rekening worden gebracht (in dat geval wordt vooraf een offerte verstrekt);

    • gegevensverstrekking aan de geregistreerde;

      hiervoor is een schriftelijk verzoek vereist; overigens is het anno 2003 ook mogelijk om inzage in de gegevens te krijgen via het internet (Mijn IB-Groep).

    9.1.2. CROHO

    In het Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs (CROHO) staan de gegevens over alle opleidingen aan bekostigde universiteiten, de Open Universiteit, aangewezen universiteiten en hogescholen. Het is daarmee een systematisch geordende verzameling gegevens met betrekking tot de opleidingen die door de instellingen voor hoger onderwijs worden verzorgd. De inschrijving van deze gegevens is van belang voor de bekostiging van opleidingen aan bekostigde instellingen, voor de bepaling van het recht op studiefinanciering en voor het voeren van een titel.

    Artikel 6.13 tot en met 6.15 van de WHW gaan over het CROHO. Daarin staat onder meer welke gegevens in het register moeten worden opgenomen. Ook de procedure (inschrijving, weigering, uitschrijving) wordt vermeld. In het Uitvoeringsbesluit WHW (Stb. 1993, 487), dat anno 2003 nog steeds van kracht is, staat aangegeven uit welke onderdelen en subonderdelen het CROHO moet bestaan. De invoering van de bachelor/master-structuur in 2002 (Stb. 2002, 303) zorgde voor een flinke uitbreiding van het aantal CROHO-registraties. Daarnaast staan er in het uitvoeringsbesluit bepalingen betreffende de gegevensverstrekking.

    De IB-Groep is aangewezen als instantie die is belast met de aanleg, het beheer en de bekendmaking van het register en met het verstrekken van informatie uit het register. Dit laatste houdt ook publicatie van het register in, in boekvorm of op diskette. De gepubliceerde gegevens worden in elk geval verzonden aan het Ministerie van OCW, onderwijsinstellingen, het Ministerie van LNV, de Cfi en een aantal koepelorganisaties. Vanaf eind 2003 is CROHO alleen on-line te raadplegen.

    9.1.3. BRON

    Een recente nieuwe wettelijke taak voor de IB-Groep betreft de basisregistratie en het beheer van het onderwijsnummer.

    Iedereen die in Nederland door de overheid bekostigd of aangewezen onderwijs volgt, krijgt een uniek nummer. Hieraan worden allerlei onderwijsgegevens gekoppeld. Formeel heet dit nummer het ‘persoonsgebonden nummer’; hiervoor wordt het al bestaande sofinummer gebruikt, dat door de onderwijsinstelling wordt aangeleverd. (Het sofinummer zal, zo schrijft de Leerplichtwet 1969 na wijziging voor in artikel 1c, door de rijksbelastingdienst aan de jongere worden verstrekt binnen dertien weken na de datum waarop de jongere de leeftijd van drie jaar en zes maanden heeft bereikt.) Degenen die geen sofinummer hebben, krijgen van de IB-Groep een alternatief nummer, het zogenoemde ‘onderwijsnummer’. Deze laatste term is in het spraakgebruik ook gangbaar geworden om het persoonsgebonden nummer aan te duiden (de invoeringswet redeneert overigens precies andersom).

    Al in 1993 werd een begin gemaakt met de ontwikkeling van dit concept. Uiteindelijk mondde dit initiatief in 2001 uit in de Wet Onderwijsnummer (Stb. 2001, 681), die in vrijwel gelijkluidende passages onder meer de volgende onderwijswetten wijzigde: Wet op het primair onderwijs (WPO), Wet op het voortgezet onderwijs (WVO), Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB), Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW), alsook WSF-2000 en LCW.

    Deze wet heeft tot gevolg dat alle leerlingen, scholieren en studenten een nummer krijgen dat wordt gebruikt gedurende het hele onderwijstraject van primair onderwijs tot en met wetenschappelijk onderwijs. De gegevens komen terecht in het Basisregister Onderwijsnummer (BRON) of – formeel – het Basisregister Onderwijs. Voor de invoering van dit register werd artikel 9a toegevoegd aan de Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank. Het register zal gefaseerd alle inschrijvingsgegevens en examenresultaten gaan bevatten van alle onderwijsontvangenden in Nederland.

    De invoering van het nieuwe systeem moet onder meer de gegevensuitwisseling tussen onderwijsinstellingen en overheid verbeteren, de automatisering en uniformiteit bij die instellingen bevorderen en de controle op de rechtmatigheid van de bekostiging van scholen vereenvoudigen. Hiertoe krijgt de Minister van OCW toegang tot de gegevens. Deze gegevens zijn echter niet tot de persoon te herleiden. Ook bepaalde derden mogen gegevens uit het basisregister gebruiken, maar dan in niet tot personen herleidbare vorm. Het gaat om bijvoorbeeld de Cfi (beleid en bekostiging onderwijs), de SVB (uitvoering Kinderbijslag), gemeenten (controle op leerplicht, voortijdige schoolverlating, inburgering) en de onderwijsinspecties (toezicht op scholen). Het CBS (sociaal-economische statistiek) ontvangt wel tot persoon herleidbare gegevens.

    Leerlingen dan wel ouders van leerlingen kunnen de IB-Groep verzoeken om inzage in hun persoonsgegevens die in het BRON staan geregistreerd. De onderwijsinstelling ontvangt voor de eigen leerlingen/studenten een kopie van het Basisregister Onderwijs.

    Intern, binnen de IB-Groep, staat het beheer van het register organisatorisch en qua architectuur van de informatiesystemen los van de uitvoering van andere taken, bijvoorbeeld op het gebied van de studiefinanciering. Het register kan derhalve gegevens leveren aan onder meer het WSF-systeem.

    De invoering van het onderwijsnummer wordt gefaseerd uitgevoerd. In 2003 lag de primeur bij het voortgezet onderwijs, in 2004 volgt het beroeps- en volwassenenonderwijs, terwijl het primair onderwijs voor 2005/2006 op de rol staat. In het kader van de invoering van het onderwijsnummer in het voortgezet onderwijs is in 2003 eerst proefgedraaid. Het betreft immers een geheel nieuwe wijze van gegevensuitwisseling. Het schaduwdraaien werd geregeld bij de Tijdelijke regeling gegevenslevering in verband met schaduwdraaien onderwijsnummer voortgezet onderwijs (VO) (Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 2002-11) en voor de verlenging daarvan de Tijdelijke regeling gegevenslevering in verband met schaduwdraaien onderwijsnummer voortgezet onderwijs (VO) 2003 (Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 2002-31). Hiervoor hoefden nog niet alle gegevens te worden aangeleverd (zoals examengegevens en gegevens uitgeschreven leerlingen); alleen de voor de bekostiging benodigde gegevens moesten worden aangeleverd. De laatstgenoemde regeling gold tot 1 september 2003.

    Artikel 9b, lid 2, van de Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank bepaalt, ten slotte, dat de persoonsgegevens van de leerlingen, deelnemers, studenten en extraneï die niet langer zijn ingeschreven aan een school of instelling, in het basisregister tot vijf jaar na beëindiging van de laatste inschrijving moeten worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren (artikel 10 Wbp is hierbij niet van toepassing).

    9.1.4. CIOP

    Het Centraal Identificatiesysteem Onderwijsgerelateerde Personen (CIOP) is het overkoepelende systeem waarin alle persoons- en adresgegevens zijn opgeslagen van elke persoon die een relatie heeft met de IB-Groep. Op het CIOP zijn verschillende systemen aangesloten (RASP (CBAP), CRI-HO, LCS, TSV, DWT, ILS, FLITS, WSF, BRON en de BAK), die zowel gegevens aan het CIOP leveren als gegevens daarvan ontvangen. Afgezien van de functie van unieke identificatie van klanten en onderwijsontvangenden vervult het CIOP ook de rol van gegevensdistributiesysteem en intermediair naar de GBA.

    Het CIOP werkt als volgt. Vanuit een toepassing worden persoons- en of adresgegevens van een nieuwe klant aangeboden aan CIOP. Daarin wordt eerst gecontroleerd of deze persoon al voorkomt. Zo niet, dan wordt er een OenW-correspondentienummer toegekend en teruggemeld aan de toepassing. De aangeboden gegevens worden vervolgens geverifieerd bij de GBA. Als de persoon door de GBA wordt gevonden worden de gegevens teruggemeld aan CIOP en doorgesluisd aan de toepassing. Bij de verificatie (van in het Autorisatiebesluit GBA gespecificeerde gegevens) wordt in de GBA een afnemersindicatie geplaatst, hetgeen tot gevolg heeft dat de IB-Groep automatisch van wijziging van de gegevens op de hoogte wordt gesteld. Overigens mag alleen CIOP in contact treden met gemeenten; het uitvoeren van verificaties is een specialistische taak.

    9.1.5. Andere bestanden

    De IB-Groep heeft naast deze algemene bestanden nog tal van andere gegevensbestanden, bijvoorbeeld WTS, RASP, LCS, ILS. Deze worden echter ter ondersteuning van specifieke taken aangelegd en/of zijn niet ontstaan op grond van wettelijke voorschriften. Overigens werkt de IB-Groep aan de integratie van de gegevensverzamelingen van deze ondersteunende systemen, en wel in de Basisadministratie Klant (BAK).

    9.2. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

    Wet- en regelgeving

    Publicatie

    Regeling CRI-HO 1996

    Stcrt. 1996, 147

    Wet van 6 december 2001 tot wijziging van enkele onderwijswetten in verband met de invoering van persoonsgebonden nummers in het onderwijs

    Stb. 2001, 681

    Tijdelijke regeling gegevenslevering in verband met schaduwdraaien onderwijsnummer VO

    Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 2002-11

    Tijdelijke regeling gegevenslevering in verband met schaduwdraaien onderwijsnummer (VO) 2003

    Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 2002-31

    9.3. Handelingen en waarderingen onderwijsgerelateerde registers

    9.3.1. CRI-HO

    (130.)

    Handeling: Het in het CRI-HO registreren van gegevens betreffende inschrijving, studievoortgang en studiebeëindiging van studerenden

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 1

    Product: Brondocumenten, dynamisch CRI-HO

    Opmerking: – Aanlevering gegevens (brondocumenten) zowel op papier als digitaal.

    – Voor wat betreft waardering van de gefixeerde versie van het register, zie afzonderlijke handeling betreffende het aan de Minister van OCW doen toekomen van de in het CRI-HO vastgelegde inschrijvingsgegevens en de overige gegevens voor de bekostiging.

    Waardering: V 25 jaar

    (in geval van overlijden van de geregistreerde: verwijdering individuele gegevens binnen 2 jaar na overlijden)

    (131.)

    Handeling: Het regulier periodiek verstrekken van gegevens uit het CRI-HO aan derden met een publieke taak

    Periode: 1994

    Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 2

    Opmerking: Bijv. aan de interne systemen van de IB-Groep en aan de Cfi, de Minister van LNV, de instellingen van hoger onderwijs, het CBS.

    Waardering: V 2 jaar

    (132.)

    Handeling: Het op incidentele basis verstrekken van gegevens uit het CRI-HO aan derden

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 2

    Opmerking: Een schriftelijk verzoek hiertoe is noodzakelijk. In geval van kostenberekening wordt een offerte verstrekt.

    Waardering: V 2 jaar

    (133.)

    Handeling: Het verstrekken van gegevens uit het CRI-HO aan geregistreerde personen

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 2

    Opmerking: – Een schriftelijk verzoek hiertoe is noodzakelijk.

    – ICT-ontwikkelingen maken het anno 2003 mogelijk om de gegevens door de geregistreerde zelf te laten inzien via ICT-applicaties.

    Waardering: V 2 jaar

    (134.)

    Handeling: Het aan de Minister van OCW doen toekomen van de in het CRI-HO vastgelegde inschrijvingsgegevens en de overige gegevens voor de bekostiging

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 1c; Regeling CRI-HO 1996, artt. 3–5

    Opmerking: De procedure gaat als volgt:

    – aanlevering gegevens door de onderwijsinstellingen (zie eerdere handeling);

    – doorzending CRI-HO-gegevens aan minister;

    – bestandsvergelijking: onderwijsinstellingen vergelijken vastgelegde CRI-HO-gegevens met eigen gegevens en geven correcties door;

    – IB-Groep fixeert gegevens en levert die aan de minister (ter kennisneming ook aan de instellingsbesturen).

    Waardering: V 50 jaar

    (135.)

    Handeling: Het ten behoeve van CRI-HO-registratie bij gemeenten opvragen van planningsgegevens

    Periode: 1994–

    Grondslag: Regeling CRI-HO 1996, art. 2 en bijlage

    Opmerking: Het betreft informatie over nationaliteit, geboorteland (ook van ouders) en regionale herkomst van student en extraneus.

    Waardering: V 5 jaar

    9.3.2. CROHO

    (136.)

    Handeling: Het registreren van opleidingsgegevens in het CROHO

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, art 6.14, lid 3 en 5

    Product: Dynamisch CROHO

    Opmerking: Het gaat hier om de brondocumenten, die ten grondslag liggen aan de registratie van de gegevens. Het CROHO zelf wordt continu gepubliceerd (zie afzonderlijke handeling).

    Waardering: V 25 jaar

    (137.)

    Handeling: Het publiceren van het Centraal register opleidingen hoger onderwijs (CROHO)

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, art 6.13

    Product: CROHO-publicatie

    Waardering: V 25 jaar

    (138.)

    Handeling: Het verstrekken van gegevens uit het CROHO aan derden

    Periode: 1994–

    Grondslag: Besluit van 22 september 1993 houdende uitvoering van de WHW (Uitvoeringsbesluit WHW), art. 3.5; WHW, art. 6.13

    Opmerking: Op verzoek kunnen gegevens uit het register worden verstrekt. Binnen een maand maakt de IB-Groep aan de aanvrager bekend of aan het verzoek kan worden voldaan, binnen welke termijn en tegen welke kosten. Anno 2004 hoeft daarover geen beslissing meer genomen te worden. Via Internet kan CROHO geraadpleegd worden.

    Waardering: V 2 jaar

    9.3.3. BRON

    Beheer

    (139.)

    Handeling: Het aan een leerling toekennen van een onderwijsnummer

    Periode: 2002–

    Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

    – WPO, art. 40a, lid 4;

    – WVO, art. 27b, lid 4, en art. 162a, lid 4;

    – WEB, art. 8.1.1a, lid 4;

    – WHW, art. 7.38, lid 4

    Wet Onderwijsnummer, art. XIII–XV

    Product: Beschikkingen

    Opmerking: – Dit gebeurt wanneer er geen sofi-nummer van de leerling bekend is.

    – Het nummer wordt via de onderwijsinstelling aan de leerling toegekend.

    Waardering: V 5 jaar na beëindiging laatste inschrijving

    (140.)

    Handeling: Het aan onderwijsinstellingen doorgeven van het sociaal-fiscaal nummer van leerlingen van wie dat nummer als onbekend was opgegeven

    Periode: 2002–

    Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

    – WPO, art. 40a, lid 4;

    – WVO, art. 27b, lid 4, en art. 162a, lid 4;

    – WEB, art. 8.1.1a, lid 4;

    –WHW, art. 7.38, lid 4

    Wet Onderwijsnummer, art. XIII–XV

    Waardering: V 2 jaar

    (141.)

    Handeling: Het registreren van gegevens in het Basisregister Onderwijs

    Periode: 2002–

    Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

    – WPO, art. 40a, lid 6, en art 178b, lid 1;

    – WVO, art. 27b, lid 6, en art. 103c, lid 1, alsook art. 162a, lid 6, en art. 279b, lid 1;

    – WEB, art. 2.3.6b, lid 1, alsook art. 2.5.5b, lid 1, en art. 2.5.5c, lid 1

    – WHW, art. 7.38, lid 6, en art. 7.52, lid 1

    Product: Dynamisch BRON

    Opmerking: De eerste jaren is proefgedraaid, waarbij niet alle gegevens in het register hoefden te worden opgenomen.

    Hieronder valt onder meer:

    – het verwerken van door scholen aangeleverde sofi-nummers als persoonsgebonden nummers;

    – het verwerken van meldingen van vervanging van het onderwijsnummer door het sofi-nummer in de schooladministratie;

    – het corrigeren van gegevens naar aanleiding van door de minister of door onderwijsinstellingen doorgegeven wijzigingen.

    Het betreft derhalve de verwerking van de brongegevens.

    Waardering: V 5 jaar na beëindiging laatste inschrijving

    Gegevensverstrekking

    (142.)

    Handeling: Het aan onderwijsinstellingen doen toekomen van een kopie van het Basisregister Onderwijs betreffende de eigen leerlingen of studenten

    Periode: 2002–

    Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

    – WPO, art. 178b, lid 1;

    – WVO, art. 103c, lid 1, en art. 279b, lid 1;

    – WEB, art. 2.3.6b, lid 1, en art. 2.5.5b, lid 1;

    – WHW, art. 7.52a, lid 1;

    – Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, art. 9d

    Product: Publicatie Basisregister Onderwijs

    Opmerking: Wijzigingen in het basisregister mogen uitsluitend met toestemming van de onderwijsinstelling worden doorgevoerd.

    Waardering: V 2 jaar

    (143.)

    Handeling: Het periodiek verstrekken van gegevens uit het Basisregister Onderwijs aan derden met een publiekrechtelijke taak

    Periode: 2002–

    Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

    – WPO, art. 178c;

    – WVO, art. 103d en art. 279c;

    – WEB, art. 2.3.6c en art. 2.5.5c;

    – WHW, art. 7.52b, lid 1;

    – Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, art. 9e

    Opmerking: – Als derden zijn onder meer aan te merken:de Minister van OCW, de onderwijsinspecties (ook voor het landbouwonderwijs), de Cfi, de SVB, het CBS en gemeenten.

    – De gegevenslevering geschiedt geanonimiseerd.

    Waardering: V 2 jaar

    (144.)

    Handeling: Het verlenen van inzage in het Basisregister Onderwijs aan de Minister van OCW

    Periode: 2002–

    Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

    – WPO, art. 178d;

    – WVO, art. 103e, lid 1, en art. 279d, lid 1;

    – WEB, art. 2.5.5d, lid 1;

    – WHW, art. 7.52c, lid 1

    Waardering: V 2 jaar

    (145.)

    Handeling: Het verstrekken van gegevens uit het Basisregister Onderwijs aan (wettelijke vertegenwoordigers van) geregistreerden

    Periode: 2002–

    Grondslag: Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer, art. 9d

    Waardering: V 2 jaar

    Incidenten

    (146.)

    Handeling: Het aan de minister melden van incidenten met betrekking tot het Basisregister Onderwijs

    Periode: 2002–

    Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

    – WPO, art. 178b, lid 3;

    – WVO, art. 130c, lid 3;

    – WEB, art. 2.5.5b, lid 3

    – WHW, art. 7.52a, lid 3

    Opmerking: Inclusief verdere afhandeling, zoals levering van gegevens aan de onderwijsinspectie.

    Waardering: V 5 jaar

    9.3.4. CIOP

    (147.)

    Handeling: Het beheren van het CIOP

    Periode: 1994–

    Bron: o.a. intranet IB-Groep (juli 2003)

    Product: Dynamisch CIOP

    Opmerking: Deze handeling omvat verschillende activiteiten, waaronder:

    – toekenning van OenW-correspondentienummers;

    – verificatie van nieuw opgevoerde gegevens bij de GBA.

    Het gaat hierbij om het beheer van de brondocumenten en de invoering van de gegevens in het systeem.

    Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

    9.4. Bijhouden bestanden voor derden

    Het Besluit verzelfstandiging Informatiseringsbank machtigt de IB-Groep om ook voor derden werkzaamheden uit te voeren, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

    Een van de activiteiten die de IB-Groep in het kader van ‘werk voor derden’ heeft ondernomen, is het ontwikkelen en bijhouden van zogenoemde ‘alumnibestanden’. Het gaat om aan derden verkochte producten en niet om producten die voortvloeien uit wettelijk uit te voeren taken. De neerslag van de hieronder genoemde handelingen hoeft niet ‘voor eeuwig’ te worden bewaard.

    (148.)

    Handeling: Het ontwikkelen van alumni- en auditorenadministraties

    Periode: 1995–2004

    Bron: O.a. jaarverslagen IB-Groep (1995, 1997)

    Waardering: V 5 jaar

    (149.)

    Handeling: Het bijhouden van alumni- en auditorenadministraties

    Periode: 1995–2004

    Bron: O.a. jaarverslagen IB-Groep (1995, 1997)

    Product: Alumnibestand, auditorenbestand, onderliggende correspondentie

    Waardering: V 2 jaar

    10. Diplomawaardering/erkenning

    10.1. Hoofdlijn

    In dit hoofdstuk komen verschillende onderwerpen aan de orde die alle zijn te verbinden aan het onderwerp ‘diplomawaardering/erkenning’. Het gaat om de volgende thema’s:

    • waardering binnen- en buitenlandse opleidingen en diploma’s;

    • legalisering Nederlandse getuigschriften;

    • afgifte van Statusverklaringen;

    • afgifte van Verklaringen afgelegd examen;

    • erkenning Nederlandse titulatuur op grond van een buitenlands getuigschrift/diploma behaald in het hoger onderwijs;

    • verlening van onderwijsbevoegdheid op grond van buitenlandse diploma’s.

    Een aantal van deze taken werd al in het Protocol van 1994 vastgelegd. Afgezien van de drie laatste onderwerpen betreft het niet-wettelijke taken.

    10.2. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

    10.2.1. Waardering binnen- en buitenlandse opleidingen en diploma’s

    10.2.1.1. Waardering

    De IB-Groep waardeert verschillende soorten diploma’s of opleidingen:

    • a. buitenlandse diploma’s of opleidingen;

    • b. Nederlandse c.q. buitenlandse diploma’s in het kader van de zij-instroom;

    • c. oude Nederlandse diploma’s of opleidingen.

    Waardering van buitenlandse diploma’s of opleidingen

    Tot 1994 bestond er geen overkoepelende structuur voor dienstverlening op het gebied van de Internationale Diploma Waardering (IDW). NUFFIC, de Nederlandse organisatie voor internationale samenwerking in het hoger onderwijs, verleende diensten aan het hoger onderwijs. De IB-Groep verleende diensten aan het voortgezet onderwijs. Er was echter geen sprake van afstemming en bovendien was niet het gehele onderwijsveld met IDW-voorzieningen bestreken. In 1994 ontstond er een structuur die in deze situatie verandering moest brengen en die helder en toegankelijk voor alle vragers van IDW-diensten zou zijn. In deze nieuwe structuur vervulden de volgende instituten een rol:

    • de Adviesbureaus voor opleidingen en beroep (AOB’s) vormden het (eerstelijns)loket op regionaal niveau voor IDW-cliënten uit het voortgezet onderwijs, de beroeps- en volwasseneneducatie, het hoger onderwijs en voor door de Arbeidsvoorzieningsorganisatie doorverwezen werkzoekenden;

    • NUFFIC, COLO (overkoepelend orgaan voor de sectorale landelijke organen beroepsonderwijs) en de IB-Groep vervullen de rol van expertisecentra op landelijk niveau die in voorkomende gevallen de AOB’s van de nodige kennis en informatie voorzien zodat deze de diplomavergelijkingen kunnen uitvoeren.

    In januari 2003 werden de AOB’s vervangen door de lokettenstructuur CWI (Centrum voor werk en inkomen). IB-Groep, COLO en NUFFIC vormen samen met de CWI’s de huidige IDW-structuur. Daarnaast werd het Informatiecentrum Diplomawaardering (IcDW) in het leven geroepen. Het IcDW heeft met de 150 CWI’s de afspraak gemaakt dat zij de buitenlandse diploma’s van werkzoekenden aannemen en doorsluizen naar IcDW. Het IcDW verwijzen door naar COLO, NUFFIC of IB-Groep, zij maken de feitelijke diplomawaarderingen en koppelen deze terug naar IcDW en CWI.

    De IDW-structuur is voornamelijk gericht op inburgering, toetreding tot de arbeidsmarkt, (vervolg)onderwijs en scholing van nieuwkomers. In principe worden de aanvragen via het IcDW naar de IB-Groep doorverwezen. Maar ook zonder tussenkomst van CWI weet men de weg naar IB-Groep te vinden:

    • werkgevers die graag willen weten wat het opleidingsniveau van de werknemer is; de IB-Groep werkt voor opdrachtgevers als INNOVAM, opleidings- en examencentrum voor de mobiliteitsbranche, KLM, de steenwolfabrikant Rockwool en de Nederlandse politie-academie;

    • onderwijsinstellingen; deze hebben in principe voldoende kennis om een buitenlands diploma of getuigschrift op waarde te kunnen schatten, maar bij twijfel kunnen ze terecht bij IB-Groep, COLO of NUFFIC;

    • individuele klanten; ook de individuele diplomabezitter die niet tot de categorie nieuwkomers behoort en die wil weten wat in Nederland de waarde is van zijn buitenlands diploma of getuigschrift, kan bij de IDW-structuur terecht.

    Waardering ten behoeve van zij-instroom

    Een aparte categorie beoordelingen van diploma’s en opleidingen zijn die welke zijn verricht in het kader van de zogenoemde ‘zij-instroom’. Het Ministerie van OCenW wil mensen motiveren om het onderwijs in te gaan. Zij-instroom is een middel om meer mensen voor de klas te krijgen. De Interimwet zij-instroom leraren primair en voortgezet onderwijs biedt namelijk personen die niet de vereiste onderwijsbevoegdheid bezitten, maar wel geschikt worden geacht voor het beroep van leraar, de mogelijkheid om tijdelijk onderwijs te geven in afwachting van het alsnog verkrijgen van de onderwijsbevoegdheid.

    Bij buitenlandse diploma’s wordt naar niveau een vergelijking gemaakt met Nederlandse diploma’s. Daarnaast wordt er nagegaan of de buitenlandse opleiding erkend wordt door de desbetreffende buitenlandse overheid.

    OCenW heeft drie instanties benaderd om te bemiddelen bij zij-instroom: De Onderwijs BV, Word Leraar en Career Center Onderwijs. Deze instanties vinden het moeilijk om te beoordelen of iemand een HO-diploma heeft conform de Interimwet zij-instroom. Bij de IB-Groep vindt deze beoordeling plaats.

    De klant ontvangt een verklaring met begeleidende brief. In deze verklaring wordt aangegeven of het diploma wel of niet een diploma is zoals bedoeld in de Interimwet zij-instroom. Het gaat dus niet om beslissingen, maar om het verstrekken van een advies.

    De beslissingen in het kader van de zij-instroom worden genomen door de onderwijsinstellingen.

    Waardering van oude diploma’s of opleidingen

    Het onderwijs verandert voortdurend. Veel opleidingen bestaan derhalve niet meer. Maar een (oud) Nederlands diploma of een (oude) Nederlandse opleiding, zoals mulo of hbs, is vaak wel te vergelijken met een diploma van het huidige onderwijs. De desbetreffende diploma of (niet afgemaakte) opleiding wordt vergeleken met een van de huidige onderwijsniveaus.

    De klant wordt door middel van een beslissingsbrief op de hoogte gebracht of waardering heeft plaatsgevonden. Heeft de waardering plaats kunnen vinden, dan wordt de uitkomst van de waardering in een brief aan de klant bekendgemaakt, de ‘Diplomawaardering.’ Bij een niet-afgemaakte opleiding kan men een ‘Opleidingswaardering’ontvangen. Wanneer de klant geen gewaarmerkte kopie van het diploma of onvoldoende bewijsstukken meestuurt, kan de klant een ‘Waardering van genoten onderwijs’ ontvangen.

    10.2.1.2. Legalisatie van Nederlandse getuigschriften

    Personen die naar het buitenland gaan om daar te studeren of te werken, moeten dikwijls een wettelijk erkend diploma en eventueel bijbehorend cijferlijst overleggen. Om een diploma in het buitenland rechtsgeldig te maken, moet het gelegaliseerd zijn. De IB-Groep geeft de rechtsgeldigheid aan door middel van een stempel met een zegel van het Ministerie van OCW op het originele diploma. Deze stempel en zegel zijn het wettelijk bewijs dat het Nederlandse diploma is erkend door het Ministerie van OCW.

    Na de legalisatie door de IB-Groep, moet de klant met de documenten naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag om de legalisatie te completeren. Ten slotte dient de legalisatie te worden voltooid door het Consulaat Generaal van het land waar men naar toe gaat.

    Gaat men naar een zogenaamd ‘apostilleland’, dan kan men zich bij de arrondissementsrechtbank vervoegen. Deze legaliseert het document middels een apostillestempel.

    Tot mei 2003 kon men diploma’s en cijferlijsten bij de IB-Groep laten vertalen. De IB-Groep werkte samen met een tolk/vertaalbureau. Nu moet de klant zelf contact opnemen met een beëdigd vertaler.

    10.2.1.3. Afgifte van Statusverklaringen

    Om in het buitenland duidelijk te maken wat het niveau is van een opleiding, is een statusverklaring nodig. Deze kan men bij de IB-Groep verkrijgen. Er zijn bij de IB-Groep standaardverklaringen verkrijgbaar voor verschillende onderwijssoorten, in verschillende talen. De statusverklaring is op naam gesteld. Tevens worden de behaalde diploma’s en examenvakken daarop vermeld. Bovendien staat in deze verklaring een indicatie van het niveau waarmee het diploma vergelijkbaar is in het land waar de klant naartoe gaat. Dit geeft de informatie die nodig is voor een juiste waardering van het diploma. Voor het afgeven van statusverklaringen werkt de IB-Groep samen met NUFFIC en COLO.

    10.2.1.4. Afgifte van Verklaringen afgelegd examen

    Personen die hun diploma, certificaat of cijferlijst zijn kwijtgeraakt, kunnen bij de IB-Groep een document aanvragen dat het origineel vervangt. Dit document wordt Verklaring afgelegd examen genoemd. Het document wordt afgegeven namens de Minister van OCW. Ook wanneer er sprake is van een naam- of geslachtverandering kan men een Verklaring afgelegd examen aanvragen.

    De IB-Groep kan alleen een Verklaring afgelegd examen afgeven voor examensoorten en jaargangen die bij haar en het Ministerie van OCW zijn geregistreerd. Wanneer men een Verklaring afgelegd examen nodig heeft voor het buitenland, dan moet men dit document eerst laten legaliseren. In het Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000 wordt in artikel 54, lid 2, deze handeling voor wat deze schoolsoorten betreft, wettelijk vastgelegd:

    • duplicaten van afgegeven diploma’s, certificaten, vrijstellingsbewijzen en cijferlijsten worden niet verstrekt;

    • een schriftelijke verklaring dat een hierboven bedoeld document is afgegeven, welke verklaring dezelfde waarde heeft als dat document zelf, kan uitsluitend door de IB-Groep worden verstrekt.

    10.2.1.5. Toekomstige ontwikkelingen

    1 maart 2004 heeft er een reorganisatie plaatsgevonden binnen het organisatie-onderdeel dat zich met diplomawaardering/erkenning bezighoudt. Het gevolg daarvan is dat er in de nabije toekomst een aantal taken op het gebied van diplomawaardering/erkenning worden afgestoten cq aangetrokken. Zo is het voornemen om in 2004 een aantal taken die voorheen door de IB-Groep werden uitgevoerd, te beleggen bij het NUFFIC. De waardering van buitenlandse diploma’s en opleidingen zal door NUFFIC worden uitgevoerd. Dit zal het einde betekenen van de deelname door de IB-Groep aan de IDW-structuur.

    Momenteel wordt gewerkt aan het genereren van nieuwe taken. In dat kader bezien wordt gesproken met:

    • 1. het Ministerie van OCW en het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport over de totstandkoming van een Diplomabank en een Diplomaregister Nederland;

    • 2. het Ministerie van OCW, het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij , het Ministerie van Justitie, het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND) over de mogelijke opdracht (van het Ministerie van Justitie) om een kwaliteitskeurmerk te gaan verlenen aan non-degree-onderwijsinstellingen (een taak die vergelijkbaar is met die van het nationale Accreditatie Orgaan).

    10.2.2. Erkenning Nederlandse titulatuur op grond van een buitenlands getuigschrift/diploma behaald in het hoger onderwijs

    Personen die in het buitenland een diploma van hoger onderwijs hebben behaald en die een erkende Nederlandse titel willen voeren, kunnen deze titel bij de IB-Groep aanvragen. Aan de hand van de gevolgde buitenlandse opleiding wordt vastgesteld welke Nederlandse opleiding hiermee vergelijkbaar is en welke titel daarmee samenhangt. De volgende zes titels kunnen worden toegekend: ingenieur (ing.), baccalaureus (bc.), ingenieur (ir.), meester (mr.), doctorandus (drs.) en doctor (dr.).

    De afdeling Diplomawaardering voert de procedures uit zoals vastgesteld in de WHW (artt. 7.20 en 7.23, lid 3) en de daarop gebaseerde beleidsregel IB-Groep ‘Verzoeken tot het voeren van Nederlandse titulatuur op grond van een buitenlandse opleiding’.

    10.2.3. Onderwijsbevoegdheid

    Bij het onderwerp ‘onderwijsbevoegdheid’ is onderscheid te maken tussen:

    • het verlenen van onderwijsbevoegdheid aan personen uit het buitenland die in Nederland willen lesgeven;

    • het verstrekken van verklaringen van onderwijsbevoegdheid aan personen uit Nederland die in het buitenland willen lesgeven.

    10.2.3.1. Buitenland – Nederland

    Personen die in het buitenland een diploma hebben behaald en die in Nederland willen lesgeven, kunnen bij de IB-Groep een Nederlandse onderwijsbevoegdheid aanvragen. De bevoegdheid kan worden verleend voor de verschillende sectoren van het Nederlandse onderwijsstelsel, zoals: primair onderwijs, speciaal onderwijs, onderwijs in allochtone levende talen (OALT), voortgezet onderwijs, beroepsonderwijs en volwasseneneducatie, hoger onderwijs.

    Voor het toekennen van de onderwijsbevoegdheid aan personen die in Nederland willen lesgeven met een in het buitenland behaald diploma, wordt verder ook onderscheid gemaakt tussen personen uit de EU en personen afkomstig uit niet-EU-landen.

    Onderdanen van EU-lidstaten die in het bezit zijn van een diploma waaraan in de lidstaat van herkomst een onderwijsbevoegdheid is verbonden, kunnen onder voorwaarden een onderwijsbevoegdheid in Nederland krijgen. Hiervoor moet een EU-verklaring worden aangevraagd. Een EU-verklaring is een document waaruit blijkt tot welk beroep in Nederland de betrokkene kan worden toegelaten. Wanneer de bevoegde autoriteit op grond van de onderhavige regeling een EU-verklaring voor een beroep als onderwijsgevende afgeeft, kan de aanvrager vervolgens solliciteren bij het bevoegd gezag van een school of instelling. Dat bevoegd gezag zal de bekwaamheid van betrokkene beoordelen; de EU-verklaring doet daaromtrent geen uitspraak.

    De regelgeving hieromtrent is vastgelegd in de Regeling onderwijsbevoegdheid Lid-staten 1994 en 1997. Deze regeling is gebaseerd op artikel 11 van de Algemene wet erkenning EG-hogeronderwijsdiploma’s (Stb. 1994, 29 en Stb. 1994, 30), die zelf weer een omzetting in Nederlands recht vormt van Richtlijn 89/48/EEG betreffende een algemeen stelsel van erkenning van hoger onderwijsdiploma’s waarmee beroepsopleidingen van ten minste drie jaar worden afgesloten (PbEG 1989, L 19). Op grond van de EER Uitvoeringswet ( Stb. 1993, 609) worden voor wat betreft de toepassing van deze regeling onder lidstaat ook begrepen: Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Sinds 1 juni 2002 is een verdrag in werking getreden met betrekking tot vrije mobiliteit vrije mobiliteit tussen de Europese Unie en Zwitserland. Dit betekent dat met ingang van deze datum in Zwitserland behaalde diploma’s behandeld moeten worden analoog aan diploma’s behaald in een EU-lidstaat (Stb. 2001, 432)

    Toekenning van onderwijsbevoegdheid aan personen van buiten de EU is complexer, want dit is afhankelijk van onderwijssoort. Het voert, gezien doel en karakter van het voorliggende document, te ver om alle voorwaarden en regelingen uit te werken. Hiervoor wordt onder meer verwezen naar de lijst met belangrijkste wet- en regelgeving sinds 1994 in de volgende paragraaf. Wel zij gewezen op de afzonderlijke regelingen uit de jaren ’80 betreffende de erkenning van getuigschriften uit Suriname, de Nederlandse Antillen en Aruba.

    10.2.3.2. Nederland – buitenland

    Personen die in Nederland een onderwijsbevoegdheid hebben en die in het buitenland les gaan geven, kunnen bij de IB-Groep een verklaring van onderwijsbevoegdheid aanvragen. In deze verklaring staat in welke vakken en aan welke scholen de desbetreffende persoon bevoegd is om les te geven. De verklaring kan in de Nederlandse of Engelse taal worden verstrekt. De verklaring kan helpen bij de erkenning en het aanvragen van een onderwijsbevoegd in het buitenland.

    Indien aan het behaalde diploma of getuigschrift een titel is verbonden, dan wordt dit in de verklaring opgenomen. Gaat de aanvrager naar een EU-lidstaat en het betreft een opleiding volgens de Europese Richtlijn dan wordt dit eveneens in de verklaring opgenomen.

    10.3. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

    Wet- en regelgeving

    Publicatie

    Wet op het hoger onderwijs en het wetenschappelijk onderzoek (WHW), in het bijzonder de artikelen 7.20 en 7.23, lid 3, 16.10

    Stb. 1992, 593

    Beleidsregel IB-Groep: ‘Verzoeken tot het voeren van Nederlandse titulatuur op grond van een buitenlandse opleiding’

    Uitleg OCen- regelingen (Gele Katern), nr. 2001-15

    Algemene wet erkenning EG-hogeronderwijsdiploma’s, in het bijzonder art.11

    Stb. 1994, 29

    Stb. 1994, 30

    Regeling onderwijsbevoegdheid Lid-staten

    Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 1994-14

    Regeling onderwijsbevoegdheid Lid-staten (met deze regeling verviel de Regeling onderwijsbevoegdheid Lid-staten 1994)

    Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 1997-18B

    Regeling bevoegdheid basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs voor buitenlandse diploma’s

    Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 1995-13

    Regeling bevoegdheid basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs voor buitenlandse diploma’s (met deze regeling verviel de Regeling bevoegdheid 1994)

    Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 1997-2 en 3

    Regeling bevoegdheid (speciaal) basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs voor buitenlandse diploma’s (met deze regeling verviel de Regeling bevoegdheid 1997)

    Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 2002-1

    Wet op het primair onderwijs (WPO), in het bijzonder art. 3, lid 4 en lid 5 (de Wet op het basisonderwijs ( Stb. 1986, 256) is hiermee komen te vervallen)

    Stb. 1998, 495

    Wet op de expertisecentra (WEC), in het bijzonder art. 3, lid 4 en lid 5 (de Interimwet op het speciaal onderwijs en het voortgezet speciaal onderwijs (Stb. 1984, 654) is hiermee komen te vervallen)

    Stb. 1998, 496

    Wet op het voortgezet onderwijs (WVO), in het bijzonder, deel I, art. 33, lid 1d; deel II, art. 126, lid 4 en lid 5; art. 286, lid 5

    Stb. 1998, 228, tekstplaatsing Stb. 1998, 512

    Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB), in het bijzonder artt. 4.2.1 en 4.2.2

    Stb. 1995, 501

    Regeling erkenning buitenlandse getuigschriften of diploma’s gericht op de benoeming van docenten educatie en beroepsonderwijs

    Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 1999-15

    Voorwaarden tijdelijke bevoegdheid onderwijs in allochtone levende talen (oalt)

    Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 1998-12c

    Voorwaarden tijdelijke bevoegdheid oalt en taalondersteuning aan allochtone leerlingen (hiermee verviel de regeling van 1998)

    Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 2002-12

    Interimwet zij-instroom leraren primair en voortgezet onderwijs in het bijzonder art 4, lid 3

    Stb. 2000, 306

    Eindexamenbesluit 2000 vwo-havo-mavo-vbo, in het bijzonder art. 54, lid 2

    Stb. 2000, 358

    10.4. Handelingen en waarderingen

    10.4.1. Waardering binnen- en buitenlandse opleidingen en diploma’s

    10.4.1.1. Waardering

    Waardering buitenlandse diploma’s en opleidingen

    (150.)

    Handeling: Het waarderen van buitenlandse diploma’s of opleidingen

    Periode: 1994–

    Grondslag: WVI, art 3, lid 2; Protocollen en prestatiecontracten tussen Ministerie OCW en IB-Groep; Convenant structuur Internationale Diplomawaardering (IDW)

    Product: Adviezen

    Opmerking: De IB-Groep waardeert buitenlandse diploma’s of opleidingen die qua niveau overeenkomen met het Nederlands voortgezet onderwijs, zoals VMBO en leerlingwezen.

    Waardering: V 10 jaar

    (151.)

    Handeling: Het waarderen van buitenlandse diploma’s of opleidingen voor derden

    Periode: 1998–

    Bron: WVI, art. 3, lid 2; Jaarverslag IB-Groep 1998; Interview B. Straatman, 9 juli 2003

    Product: Adviezen

    Opmerking: De IB-Groep werkt voor opdrachtgevers als INNOVAM, opleidings- en examencentrum voor de mobiliteitsbranche, KLM, steenwolfabrikant Rockwool en de Nederlandse politie-academie.

    Waardering: V 10 jaar

    Waardering in het kader van de zij-instroom

    (152.)

    Handeling: Het beoordelen van diploma’s in het kader van zij-instroom

    Periode: 2000–

    Grondslag: Interimwet zij-instroom, art. 4, lid 3

    Product: Adviezen

    Opmerking: De IB-Groep beoordeelt of een voorgelegd diploma/getuigschrift overeenkomt met de vastgestelde criteria in de Interimwet zij-instroom. De IB-Groep neemt daarover geen beslissingen, maar verstrekt informatie in de vorm van een verklaring met een begeleidende brief. Verklaring en brief hebben de status van een advies. De beslissingen worden genomen door de onderwijsinstellingen.

    Waardering: V 10 jaar

    Waardering oude Nederlandse diploma’s en opleidingen

    (153.)

    Handeling: Het waarderen van oude Nederlandse opleidingen en diploma’s

    Periode: 1994–

    Grondslag: WVI, art. 3, lid 2; Protocollen en prestatiecontracten tussen Ministerie OCW en IB-Groep vanaf 1994; Foto IB-Groep 2001

    Product: Adviezen

    Waardering: V 10 jaar

    10.4.1.2. Legalisatie van Nederlandse getuigschriften

    (154.)

    Handeling: Het legaliseren van Nederlandse diploma’s en cijferlijsten

    Periode: 1994–

    Grondslag: WVI, art. 3, lid 2; Protocollen en prestatiecontracten tussen Ministerie OCW en IB-Groep vanaf 1994; Foto IB-Groep 2001 (een organisatiebeschrijving in hoofdlijnen van de IB-Groep, medio 2001)

    Product: Legalisatie

    Waardering: V 10 jaar

    10.4.1.3. Afgifte van Statusverklaringen

    (155.)

    Handeling: Het beoordelen van verzoeken om een Statusverklaring

    Periode: 1994–

    Grondslag: WVI, art. 3, lid 2; Convenantstructuur IDW; Protocollen en prestatiecontracten tussen Ministerie van OCW en IB-Groep vanaf 1994; Foto IB-Groep 2001

    Product: Statusverklaringen

    Waardering: V 10 jaar

    10.4.1.4. Afgifte van Verklaringen afgelegd examen

    (156.)

    Handeling: Het beoordelen van verzoeken om een Verklaring afgelegd examen

    Periode: 1995–

    Grondslag: WVI, art 3, lid 2; Jaarverslag IB-Groep 1995; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000; foto IB-Groep 2001

    Product: Verklaring afgelegd examen

    Waardering: V 5 jaar

    10.4.2. Erkenning Nederlandse titulatuur op grond van een buitenlands getuigschrift/diploma behaald in het hoger onderwijs

    (157.)

    Handeling: Het beoordelen van verzoeken om een Nederlandse titel te mogen voeren op basis van een buitenlands diploma behaald in het hoger onderwijs

    Periode: 1994–

    Grondslag: WHW, artt. 7.20 en 7.23, lid 3

    Beleidsregel IB-Groep ‘Verzoeken tot het voeren van Nederlandse titulatuur op grond van een buitenlandse opleiding’

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 50 jaar na uitgeven document

    10.4.3. Toekenning van onderwijsbevoegdheid

    (158.)

    Handeling: Het beoordelen van verzoeken om een Nederlandse onderwijsbevoegdheid op basis van een buitenlands diploma

    Periode: 1994–

    Grondslag: Algemene wet erkenning EG-hogeronderwijsdiploma’s, art. 11; Regeling onderwijsbevoegdheid Lid-staten 1994 en 1997; Regeling bevoegdheid basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs voor buitenlandse diploma’s 1995 en 1997; Regeling bevoegdheid (speciaal) basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs 2002; WPO, in het bijzonder art. 3, lid 4 en lid 5; WEC, in het bijzonder art. 3, lid 4 en lid 5; WVO in het bijzonder deel I, art. 33, lid 1d, deel II, art. 126, lid 4 en lid 5, en 286, lid 5; OWVO, in het bijzonder art. 110, lid 2; WEB, in het bijzonder artt. 4.2.1 en 4.22; Regeling erkenning buitenlandse getuigschriften of diploma’s gericht op de benoeming van docenten educatie en beroepsonderwijs 1999; WHW, in het bijzonder art. 16.10; Besluit DI/SC/OBO-152.249 (Surinaamse aktes); ministeriële regeling Suriname – DI/SC/OBO/OB-155.268; Besluit DI/SC/OBO-152.780 (Antilliaanse aktes); Ministeriële regeling Nederlandse Antillen of in Aruba DI/SC/OBO-155.269

    Lijst van bewijzen van bekwaamheid OWVO, nummers 17.2, 17. 3, 17.4, 17.5 en 17.6; Voorwaarden tijdelijke bevoegdheid onderwijs in allochtone levende talen (oalt) 1998; Voorwaarden tijdelijke bevoegdheid onderwijs in allochtone levende talen (oalt) en taalondersteuning aan allochtone leerlingen 2002

    Product: Beschikkingen (Verklaringen van onderwijsbevoegdheid; Verklaringen van bekwaamheid, Verklaringen van didactische voorbereiding; EU-verklaringen)

    Waardering: V 50 jaar na uitgeven document

    (159.)

    Handeling: Het beoordelen van verzoeken onderwijsbevoegdheid ten behoeve van personen met een Nederlands diploma die in het buitenland willen lesgeven

    Periode: 1994–

    Grondslag: Diverse regelingen, bijv. Algemene wet erkenning EG-hogeronderwijsdiploma’s

    Product: Verklaringen van onderwijsbevoegdheid

    Waardering: V 50 jaar na uitgeven document

    11. Organisatie examens

    11.1. Hoofdlijn

    In dit hoofdstuk komen verschillende onderwerpen aan de orde die alle zijn te verbinden aan het onderwerp ‘organisatie van examens’. Het gaat om met name de volgende thema’s:

    • organisatie van school- en staatsexamens;

    • bewaring en vastlegging van examens en examenresultaten;

    • verkoop van waardepapieren.

    11.2. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

    11.2.1. Voorgeschiedenis

    In het kader van de spreiding van de Rijksdiensten is begin 1982 het organiseren van examens als taak van het Ministerie van OenW overgegaan naar Groningen, waar de taak van het organiseren van centrale school- en staatsexamens in het voortgezet en hoger onderwijs sindsdien, aanvankelijk onder de naam van OE (Organiseren van Examens), is uitgevoerd. De organisatie van onder meer het staatsexamen Nederlands als Tweede taal (NT-2) is er later bijgekomen. De IB-Groep regelt o.a. de planning, de locaties, de opgaven en examenleiding; kortom alles en iedereen op de juiste plek op het juiste moment. Na het examen worden de resultaten door de IB-Groep verwerkt. Daarnaast worden er diploma’s en certificaten aan scholen en oude examenopgaven aan belangstellenden verkocht.

    11.2.2. Schoolexamens

    11.2.2.1. Organisatie van de schoolexamens

    Het eindexamen wordt afgenomen door de school zelf. De IB-Groep zorgt voor het faciliteren van het centrale schoolexamen.

    Om de verspreiding van de opgaven goed te kunnen laten verlopen, moet de IB-Groep inzicht hebben in het aantal examenkandidaten. Ieder jaar in september vraagt de IB-Groep aan de scholen hoeveel examenkandidaten er zijn per vak, per schoolsoort. De IB-Groep bepaalt vervolgens hoeveel opgaven er van ieder examen moeten komen en maakt een planning voor het drukwerk en de distributie. De kwantitatieve gegevens worden uitgewisseld met de drukker en het Centraal Instituut voor Toetsontwikkeling (CITO). De drukker kan aan de slag met het vermenigvuldigen van de opgaven. Het CITO stuurt op basis van de gegevens de benodigdheden voor de correctie naar de scholen.

    Daarnaast wijst de IB-Groep gecommitteerden aan en geeft hun een onkostenvergoeding voor de verrichte diensten. Als de kandidaten hun werk hebben gedaan, ligt er nog een klus voor de gecommitteerden die het werk moeten nakijken. Ieder examen wordt door twee mensen nagekeken. Voor de schoolexamens is dat de eigen docent (de eerste corrector) en een corrector van een andere school ( de tweede corrector). De tweede corrector wordt door de IB-Groep benoemd en ‘beloond’. De IB-Groep zorgt voor de koppeling tussen de scholen, de zogenaamde pooling. Kunnen de twee nakijkers het niet eens worden, dan wordt er overleg gevoerd. Er zijn verschillende manieren om het eindcijfer te bepalen: men komt tot één cijfer of men middelt. De voorzitter van de examencommissie bepaalt uiteindelijk de uitslag. De uitslaggegevens stuurt de school naar de IB-Groep waar ze worden vastgelegd en bewaard.

    Tot 2000 was het Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo)vbo (Stb. 1989, 327) van kracht. De invoering van de tweede fase in het havo en vwo, de leerwegen in het mavo en vbo en het ontstaan van het vmbo leidden tot een nieuw eindexamenbesluit: het Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000. In 2002 werden bij wijze van ‘pilot’ op een aantal scholen in 2002 al vmbo-examens afgenomen. De organisatie daarvan was grotendeels in de handen van de scholen zelf. In 2003 zijn de vmbo-examens voor het eerst centraal georganiseerd door de IB-Groep en werden voor het eerst overal vmbo-examens afgenomen.

    11.2.2.2. Financiële administratie CEVO

    Sinds 1 januari 2002 verzorgt de IB-Groep de financiële administratie van de CEVO.

    De CEVO produceert zelf geen examenopgaven. Zij geeft een gespecificeerde opdracht inzake de inhoud van het centraal examen voorgezet onderwijs aan de CITO-groep. Tevens beoordeelt de CEVO het productiewerk van de CITO-groep en stelt uiteindelijk het examen vast. Daarnaast geeft de CEVO enige uitvoeringsregels voor het centraal examen: het examenrooster, hulpmiddelen, regels voor de beoordeling van het examen. Zij stelt jaarlijks na afloop van het examen de definitieve normering vast. Zij coördineert het totale werk rond de examens. De CEVO zet diverse instrumenten in (ondersteund door het CITO) om de kwaliteit van de opgaven zo veel mogelijk te garanderen, zoals het door onafhankelijke deskundigen laten nakijken en het normhandhavingsysteem, een systeem om de moeilijkheidsgraad over de jaren te beoordelen.

    De CEVO werkt met een hoge mate van zelfstandigheid onder de eindverantwoordelijkheid van de minister. Sinds 1 augustus 1997 was, in verband met de invoering van het vmbo, ook het Examenburo vbo bij de CEVO ondergebracht. De taak van de CEVO is geregeld in het Eindexamenbesluit, artikel 39. Op grond van die taak heeft de CEVO diverse regelingen vastgesteld. Zij publiceert jaarlijks opeenvolgend in september en maart mededelingen over de eindexamens waarin wordt beschreven waar de scholen op moeten letten en hoe het centraal examen wordt georganiseerd.

    11.2.3. Staatsexamens

    De IB-Groep houdt/hield zich bezig met het organiseren van de volgende staatsexamens:

    • Staatsexamens vwo-havo-mavo en vmbo;

      Artikel 60 van de WVO regelt dat er jaarlijks de gelegenheid gegeven wordt om met gunstig gevolg een staatsexamen vwo, havo of mavo af te leggen voor een commissie die is ingesteld door de IB-Groep. In het besluit staatsexamens vwo-havo-mavo (Stb. 1978, 623) werden de voorschriften vastgesteld omtrent de staatsexamens. In verband met de invoering van de tweede fase in het havo en vwo is er een nieuw staatsexamenbesluit ontstaan: het Besluit Staatsexamens vwo-havo-mavo 2000. Deze is in 2002 gewijzigd vanwege de invoering van leerwegen in het voortgezet onderwijs (vmbo-theoretische leerweg).

    • Staatsexamens Nederlands als tweede taal (NT 2);

      Het NT2-examen is een staatsexamen en bestaat sinds 1992. De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen heeft toen de staatsexamencommissie Nederlands als tweede taal benoemd. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoud en de organisatie van het examen. In het Staatsexamenbesluit Nederlands als tweede taal (Stb. 1993, 569) wordt de gang van zaken rondom het staatsexamen NT2 formeel vastgelegd. Sinds 1994 wordt het NT2-examen georganiseerd door de IB-Groep. De IB-Groep draagt ondermeer zorg voor de aanmeldingen, het innen van examengelden, afname van examens, uitslagen en afgeven van diploma’s en certificaten.

    • Staatsexamens Staatspraktijkdiploma voor bedrijfsadministratie;

      Het SPD staatsexamen was een HBO-examen met een praktijkgericht karakter en gericht op een toekomstige loopbaan in de bedrijfswereld. Vijf jaar na de invoering van de WHW kwam er een einde aan het staatsexamen SPD. In 1997 kon men voor het laatst het staatsexamen SPD afleggen. Het jaar 1998 was een bezemjaar. Met ingang van 1998 moeten alle nieuwe kandidaten zijn ingeschreven bij een aangewezen particuliere instelling en moeten zij examen afleggen als instellingskandidaat. Met ingang van 1999 moeten alle kandidaten zijn ingeschreven bij aangewezen onderwijsinstelling. Van 1994–1999 was de gehele organisatie van het examen in handen van de IB-Groep. De IB-Groep organiseerde alles van opgavenproductie tot en met het uitreiken van diploma.

    Een staatsexamen is niet gelieerd aan een school. Iedereen kan zich aanmelden voor het staatsexamen. Het maakt daarbij niet uit welke leeftijd, vooropleiding of nationaliteit men heeft. Men moet examengeld betalen om deel te mogen nemen aan een staatsexamen. De IB-Groep verzorgt de gehele organisatie rondom het staatsexamen. Van administratie tot logistiek. Ook de diploma’s of certificaten worden door de IB-Groep uitgereikt. Daarnaast kan men een schriftelijk examen onder bepaalde voorwaarden afleggen in het buitenland. Ook de organisatie daarvan ligt in de handen van de IB-Groep. Tevens is de IB-groep wettelijk verplicht om een commissie van beroep in te stellen zodat een kandidaat in beroep kan gaan tegen onregelmatigheden ( Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 6, lid 6, en Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 22, lid 4).

    11.2.4. Verlening van vrijstellingen

    Sommige examenkandidaten kunnen aanspraak doen op vrijstelling van een of meer examenvakken door indiening van een verzoek om vrijstelling. De IB-Groep behandelt sinds 1994 als zelfstandige actor de verzoeken van individuele examenkandidaten betreffende vrijstellingen. Dit gegeven wordt in de verschillende (staats)examenbesluiten wettelijk vastgelegd.In diverse regelingen worden de voorwaarden voor vrijstellingen uitgewerkt.

    11.2.5. Vastlegging en bewaring van examenresultaten

    Volgens de desbetreffende wetgeving moet het bevoegd gezag, zo spoedig mogelijk na de vaststelling van de definitieve uitslag, aan de IB-Groep een lijst met examengegevens sturen. Deze worden door de IB-Groep vastgelegd en bewaard. Met ingang van het examenjaar 1998 worden de examenresultaten in het digitale ExamenResultatenRegister (ERR) geregistreerd. Particulieren kunnen tegen betaling beschikken over in het verleden behaalde examenresultaten.

    11.2.6. Bewaring van examenopgaven

    Van alle examens worden de examenopgaven bewaard. De IB-Groep verstrekt op verzoek van onderwijsinstellingen of particulieren examens. Deze kunnen als oefenmateriaal worden gebruikt.

    11.2.7. Verkoop van waardepapieren

    Sinds 1994 verkoopt de IB-Groep diploma’s, certificaten, cijferlijsten en andere waardepapieren aan onderwijsinstellingen. Tot 1994 konden de onderwijsinstellingen (deels) kosteloos over de waardepapieren beschikken.

    11.2.8. Het organiseren van examens in opdracht van derden

    De IB-Groep voert naast de wettelijke taken voor het Ministerie van OCW een aantal taken uit voor andere opdrachtgevers. Bij het verwerven van nieuwe opdrachten wordt als eerste vereiste gesteld dat er een duidelijke relatie met de missie van de IB-Groep moet bestaan.

    Een voorbeeld daarvan is de organisatie van examens in opdracht van derden.

    In het kader van de invoering van de WEB, nam de IB-Groep eind 1996 het initiatief tot de oprichting van de stichting Examendiensten Groningen. Deze stichting had tot doel om examens in de BVE-sector te organiseren. Het was een onafhankelijke organisatie, apart rechtspersoon, die o.a. onder de toezicht van de Onderwijsinspectie stond. De IB-Groep en de Rijksuniversiteit Groningen leverden voor het bestuur van de stichting de voorzitter, de leden en de secretaris/penningmeester. In 1998 werd de naam gewijzigd in Flexcel. In 2002 kwam er een einde aan de activiteiten van Flexcel. Vanuit de markt bleek er onvoldoende vraag te zijn naar de producten van Flexcel. Daarnaast was men er niet in geslaagd om financieringsbronnen buiten de IB-Groep aan te boren. Kennis werd overgedragen aan de IB-Groep.

    Hieronder volgen enkele concrete voorbeelden van door de IB-Groep voor derden georganiseerde examens.

    Nadat in 1999 een einde kwam aan het organiseren van het staatsexamen SPD nam de IB-Groep vanaf 1999 tot 2002 de organisatie van het instellingsexamen SPD op zich. Voorheen lag de organisatie daarvan in handen van de stichting Examendiensten Groningen, het latere Flexcel.

    Daarnaast sloot de IB-Groep in 1994 een contract af met het Samenwerkingsverband voor Algemeen voortgezet en Beroepsonderwijs (SABO) voor het organiseren van examens in de beroepsgerichte vakken van het VBO. De IB-Groep en de SABO werden door o.a. de scholen voor hun diensten betaald. Met de invoering van het VMBO in 1999 kwam er een einde aan deze activiteit en werd het organiseren van het centrale schoolexamen VMBO een wettelijke taak voor de IB-Groep.

    Met tussenpozen was de IB-Groep verantwoordelijk voor het organiseren van callcenter-examens, zgn. T-Bin. Vanaf 1996 was het organiseren van de callcenter-examens een commerciële taak van de IB-Groep. Daarna nam Flexcel de organisatie daarvan op zich. In 2000 nam de opdrachtgever het stokje over.

    11.3. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

    Wet- en regelgeving

    Publicatie

    Staatsexamenbesluit Nederlands als tweede taal, in het bijzonder art. 3 en art. 6, lid 4

    Stb. 1993, 569

    Staatsexamenbesluit S.P.D. bedrijfsadministratie, in het bijzonder artt. 2, 3, 4, art. 5, lid 5, en art. 18, lid 4

    Laatstelijk gewijzigd:

    Stb. 1994, 817

    Wet op het voortgezet onderwijs (WVO), in het bijzonder art. 29, lid 2, en art. 60, lid 1

    Stb. 1998, 512

    Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, in het bijzonder art. 3, lid 1, art. 4, lid 4, 5 en 6, art. 5, lid 1 en 2, art. 6, lid 6, art. 11, art. 13, art. 18, lid 1, art. 30 en art. 34

    Stb. 2000, 358

    Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo, in het bijzonder art. 10, lid 4, art. 36, lid 1 en 2, art. 38, lid 1, art. 40, lid 1, en art. 56

    Laatstelijk gewijzigd:

    Stb. 2003, 140

    11.4. Handelingen en waarderingen

    11.4.1. Schoolexamens

    11.4.1.1. Organisatie van de schoolexamens

    (160.)

    Handeling: Het faciliteren van centrale schoolexamens voortgezet onderwijs

    Periode: 1994–

    Grondslag: WVI, in het bijzonder art. 3, lid 1a; Protocol tussen onderwijs en wetenschappen en Informatie Beheer Groep in 1994, art. 2.4.1; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo) vbo 1989, artt. 40, lid 1, 38, lid 1; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 38, lid 1, en art. 40, lid 1

    Product: Algehele administratieve neerslag zoals:

    Aanmeldingsformulieren; controleoverzichten; terugmeldingsformulieren; planningen; F2-brieven; contracten; correspondentie

    Waardering: V 5 jaar

    (161.)

    Handeling: Het aanwijzen van gecommitteerden bij het eindexamen

    Periode: 1994–

    Grondslag: WVO, 1998, art. 29, lid 2; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo) vbo 1989, art. 36, lid 1; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 36, lid 1

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 2 jaar

    (162.)

    Handeling: Het vergoeden van de onkosten van de gecommitteerden en het geven van een beloning voor het nakijken en beoordelen van het schriftelijk werk aan correctoren

    Periode: 1994–

    Grondslag: O.a.: Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo)vbo 1989, art. 36, lid 2; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 36, lid 2

    Product: Toekenningsbeschikkingen

    Waardering: V 5 jaar

    11.4.1.2. Financiële administratie CEVO

    (163.)

    Handeling: Het verzorgen van de financiële administratie van de CEVO

    Periode: 2002–

    Bron: Interview dhr. B. Werkman 29 juli 2003; Prestatiecontract 2003

    Product: Correspondentie

    Financiële stukken

    Waardering: V 5 jaar

    11.4.2. Staatsexamens

    (164.)

    Handeling: Het organiseren van staatsexamens

    Periode: 1994–

    Grondslag: WVI, art. 3, lid 1a; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 13, art.14, en art. 42, lid 1; Protocol tussen onderwijs en wetenschappen en Informatie Beheer Groep 1994, art. 2.4.1; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 3, lid 1, art. 4, lid 4, art. 13, art. 18, lid 1, en art. 30; Besluit van 23 oktober 2002 houdende wijziging van het Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000 vanwege invoering van leerwegen in het voortgezet onderwijs (VMBO); Staatsexamenbesluit Nederlands als tweede taal; Staatsexamenbesluit S.P.D. bedrijfsadministratie; Overeenkomst IB-Groep en Stichting Examenbureau NGO SPD Bedrijfsadministratie 31-8-1995

    Product: Algehele administratieve neerslag zoals:

    Aanmeldingsformulieren, ontvangstbevestigingen, terugmeldingen, kandidatenlijsten, presentielijsten, oproepen, F2 brieven, planningen, roosters, richtlijnen, contracten, proces-verbalen, correspondentie; verslagen, financiële stukken; examenmaterialen, informatiemateriaal

    Waardering: V 5 jaar

    (165.)

    Handeling: Het instellen van een commissie waarbij staatsexamens kunnen worden afgelegd

    Periode: 1994–

    Grondslag: O.a.: WVO 1998, art. 60, lid 1; Staatsexamenbesluit Nederlands als tweede taal, art. 3; Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 2

    Product: Instellingsbesluiten

    Waardering: V 5 jaar

    (166.)

    Handeling: Het benoemen van de voorzitters, de ondervoorzitters, secretarissen en de overige leden van de staatsexamencommissies

    Periode: 1994–

    Grondslag: o.a.: Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 12; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 5, lid 1; Staatsexamenbesluit Nederlands als tweede taal, art. 3; Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 2

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar

    (167.)

    Handeling: Het benoemen van toezichthouders bij staatsexamens

    Periode: 1994–

    Grondslag: O.a.: Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 18, lid 1; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000 art. 5, lid 2; Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 3

    Product: Benoemingsbesluiten

    Waardering: V 5 jaar

    (168.)

    Handeling: Het instellen van een commissie van advies ter ondersteuning van de staatsexamencommissie

    Periode: 1994–

    Grondslag: o.a.: Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 5

    Product: Instellingsbesluit

    Waardering: V 5 jaar

    (169.)

    Handeling: Het toekennen van vergoedingen aan leden van de staatsexamencommissie, de toezichthouders en commissie van advies

    Periode: 1994–

    Grondslag: o.a.: Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 4 en art. 5, lid 5

    Product: Beschikkingen

    Waardering: V 5 jaar

    (170.)

    Handeling: Het instellen van een commissie van beroep bij staatsexamens

    Periode: 1994–

    Grondslag: o.a.: Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 22, lid 4; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 6, lid 6; Staatsexamenbesluit Nederlands als tweede taal, art. 6, lid 4; Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 18, lid 4

    Product: Instellingsbeschikking

    Waardering: V 5 jaar

    11.4.3. Verlening van vrijstellingen

    (171.)

    Handeling: Het beslissen op verzoeken van individuele examenkandidaten betreffende vrijstellingen

    Periode: 1994–

    Grondslag: Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 10, lid 3; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 11; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 10, lid 4; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo) vbo 1989, art. 9; diverse vrijstellingsregelingen, bijv. Vrijstellingsregeling (staats) examens vwo, havo,mavo en examens lbo 1990 (Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 1991-4)

    Product: Beschikkingen (bewijzen van vrijstelling)

    Waardering: V 5 jaar

    11.4.4. Vastlegging en bewaring van examenresultaten

    (172.)

    Handeling: Het vastleggen en bewaren van examenresultaten

    Periode: 1994–

    Grondslag: Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo) vbo 1989, art. 56; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 56; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 44; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 34; Protocol Informatie Beheer Groep en O&W 1994, art. 2.4.2; Interview dhr. B. Werkman 29 juli 2003; Prestatiecontract 2003 IB-Groep – OCenW, bijlage 1a

    Product: Uitslaglijsten, cijferlijsten, getuigschriften, rapporten

    Opmerking: De producten zijn brononafhankelijk. Zo vallen ook de uitslagen van examens georganiseerd voor derden daaronder.

    Waardering: V 75 jaar na (laatst) afgelegd examen

    (173.)

    Handeling: Het aan particulieren of onderwijsinstellingen verstrekken van examenresultaten

    Periode: 1994–

    Grondslag: Protocol Informatie Beheer Groep en O & W 1994, art. 2.4.2; Interview dhr. B. Werkman, 29 juli 2003

    Product: Correspondentie

    Waardering: V 2 jaar

    11.4.5. Bewaring van examenopgaven

    (174.)

    Handeling: Het vastleggen en bewaren van examenopgaven

    Periode: 1994–

    Grondslag: Interview dhr. B. Werkman 29 juli 2003; Prestatiecontract 2003 IB-Groep – OCenW, bijlage 1 a

    Product: Examenopgaven

    Waardering: B (5)

    (175.)

    Handeling: Het verstrekken van oude examenopgaven aan derden

    Periode: 1994–

    Grondslag: Interview dhr. B. Werkman 29 juli 2003; Internetsite IB-Groep, onderdeel examen en diploma; Prestatiecontract 2003 IB-Groep – OCenW, bijlage 1 a

    Product: Correspondentie

    Waardering: V 2 jaar

    11.4.6. Verkoop van waardepapieren

    (176.)

    Handeling: Het verkopen van waardepapieren aan onderwijsinstellingen

    Periode: 1994–

    Grondslag: Interview dhr. B. Werkman 29 juli 2003; Prestatiecontract 2003 IB-Groep – OCenW, bijlage 1 a

    Product: Correspondentie

    Opmerking: Het betreft de verkoop van onder meer diploma’s en certificaten.

    Waardering: V 5 jaar

    11.4.7. Het organiseren van examens in opdracht van derden

    (177.)

    Handeling: Het organiseren van examens in opdracht van derden

    Periode: 1994–

    Grondslag: WVI, art. 3, lid 2; Jaarverslagen IB-Groep; Interview dhr. B. Werkman, 29 juli 2003

    Product: Algehele administratieve neerslag, zoals: aanmeldingsformulieren, terugmeldingen, presentielijsten, oproepen, planningen, roosters, proces-verbalen, F2 brieven, kandidatenlijsten

    Waardering: V 5 jaar

    12. Uitkeringen onderwijspersoneel

    12.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

    Op het moment dat de Informatiseringsbank overging in de ZBO Informatie Beheer Groep, was zij ook nog verantwoordelijk voor (ontslag)uitkeringen aan gewezen onderwijspersoneel. Op 1 maart 1994 trad het Besluit Werkloosheid onderwijs- en onderzoekspersoneel in werking. De daaruit voortvloeiende werkzaamheden werden door de IB-Groep uitgevoerd.

    Per 1 januari 1996 gingen, na een ontvlechtingperiode van enkele jaren, alle werkzaamheden betreffende uitkeringen aan onderwijspersoneel over naar de stichting Uitvoeringsinstelling Sociale Zekerheid voor Overheid en onderwijs (USZO). In deze stichting werden alle uitvoeringsorganen van ontslag- en arbeidsongeschiktheidsregelingen van ambtenaren samengevoegd.

    Deze afstoting van taken heeft tot gevolg gehad dat de archiefbescheiden met betrekking tot de uitkeringen aan onderwijspersoneel zijn overgegaan van de IB-Groep naar de USZO. In dit IBG-selectiedocument zijn er dan ook geen handelingen over dit onderwerp opgenomen.

    Na de ontvlechting heeft de IB-Groep nog enkele jaren een dienstverleningscontract met de USZO aangehouden, dat betrekking had op huisvesting en facilitaire aangelegenheden.

    13. Overige werkzaamheden (voor derden)

    Afgezien van de in de afzonderlijke paragrafen al behandelde werkzaamheden voor derden zijn er nog andere te noemen. Het betreft onder meer:

    • het leveren van managementinformatie aan onderwijsinstellingen (informatieverzameling en -distributie);

    • het elektronisch uitwisselen van gegevens (bijv. REGU-DiGUtaal, 1999);

    • Studas (zelfanalyse-instrument voor studenten in het hoger onderwijs);

    • RCC Insight, in samenwerking met de universiteit Groningen.

    (178.)

    Handeling: Het leveren van managementinformatie aan onderwijsinstellingen

    Periode: 1997–

    Bron: Jaarverslag IB-Groep 1997, 1999, 2000

    Waardering: V 2 jaar

    (179.)

    Handeling: Het voor derden ontwikkelen van instrumenten of opzetten van projecten

    Periode: 1997–

    Bron: Jaarverslag IB-Groep 1997, 1999

    Product: Bijv. Studas, RCC Insight

    Waardering: V 5 jaar.