Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Vaststellingsbesluit Selectielijst archiefbescheiden regionale politieorganisaties [...] voor neerslag handelingen Korps Landelijke Politiediensten

Geldend van 05-04-2006 t/m heden

Vaststellingsbesluit Selectielijst archiefbescheiden regionale politieorganisaties vanaf 1 april 1994 voor neerslag handelingen Korps Landelijke Politiediensten

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 31 oktober 2005, nr. arc-2005.02633/7);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van regionale politieorganisaties’ over de periode vanaf 1 april 1994 en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld voor neerslag van handelingen van het Korps Landelijke Politiediensten.

Artikel 2

De ‘Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850’ (gepubliceerd in de Staatscourant. d.d. 20 december 1983, nr. 247) en het ‘Uittreksel ten behoeve van het Korps Rijkspolitie uit de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken’ vastgesteld bij gemeenschappelijke beschikking van de Ministers van Justitie en van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen d.d. 8 september 1956, nr. 336/056, gewijzigd bij gemeenschappelijke beschikking van de Ministers van Justitie en Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk van 4 juni 1965, nr. 347/065 worden ingetrokken met betrekking tot archiefbescheiden daterende van na 1 april 1994.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 2 februari 2006

De

Staatssecretaris

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
namens deze:
de

Algemene Rijksarchivaris

,

M.W. van Boven

De

Minister

van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
namens deze:
de

Directeur Communicatie en Informatie

,

E.J. den Hoedt

Bijlage Basisselectielijst voor archiefbescheiden van (regionale) politieorganisaties 2004

Definitief: 2 februari 2006

Deel I. Algemeen

1. Algemene toelichting

1.1. Contextbeschrijving

Deze contextbeschrijving is grotendeels gebaseerd op Handelen met de sterke arm, deel II. Rapport institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein politie 1994. M.J.B. Kavelaars, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Rijksarchiefdienst/PIVOT, PIVOT-rapport nr. 31 (’s-Gravenhage, 1996). Aanvullingen zijn gedaan door de heer E.J.M. van Benthem, adviseur Wet Politiegegevens NPI/KLPD

Eén van de taken waar de Nederlandse overheid mee is belast, is het zeker stellen van de rechtsorde in Nederland. Dat zeker stellen van de rechtsorde valt uiteen in het handhaven van de openbare orde, de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde en het uitoefenen van bestuurlijk toezicht. Het handhaven van de openbare orde is de zorg voor de naleving van de regels waarvan niet-naleving leidt tot verstoring van de orde en rust in het openbare leven. Handhaving van de openbare orde omvat zowel de daadwerkelijke voorkoming en beëindiging van zich voordoende verstoringen van orde en rust als de algemeen bestuurlijke voorkoming van strafbare feiten die invloed hebben op de orde en rust in de samenleving. Het strafrechtelijk handhaven van de rechtsorde omvat de daadwerkelijke voorkoming, de opsporing, de beëindiging, de vervolging en de berechting van strafbare feiten, alsmede de tenuitvoerlegging van beslissingen van de rechter of het openbaar ministerie in strafzaken. Het bestuurlijk toezicht heeft betrekking op het controleren op de naleving van de regels, het controleren daarop zonder dat iemand per definitie verdachte is (bijvoorbeeld het toezicht op de vreemdelingen).

Om die taak te kunnen realiseren beschikt het openbaar bestuur over een gespecialiseerd apparaat dat daarvoor wordt ingeschakeld: de politie. De politie heeft voor de verrichting van haar taken (zie 1.2) de beschikking over een zogenaamd ‘geweldsmonopolie’, zij is bevoegd bepaalde geweldshandelingen uit te voeren om de taken te effectueren. Uit hoofde van dit geweldsmonopolie moet de politie haar taken verrichten in ondergeschiktheid aan het bevoegd gezag (machtscheidingsbeginsel) en in overeenstemming met de geldende regels (legaliteitsbeginsel) binnen de rechtsstaat. Het ‘bevoegd gezag’ over de politie is niet ondergebracht bij één orgaan maar bij meerdere, namelijk bestuur en justitie.

Het bestuur vormt het bevoegd gezag wanneer het politieoptreden plaatsvindt als het gaat om het handhaven van de openbare orde. Dit bevoegd gezag is de burgemeester. In beginsel is de burgemeester politieke verantwoording schuldig aan de gemeenteraad ofwel als het gaat over de handhaving van de openbare orde, ofwel als lid van het regionale college, over het beheer van de (regionale) politie. De Commissaris van de Koningin ziet toe op de gezagsuitoefening van de burgemeester als de politie optreedt op meer dan één plaats bij het handhaven van de openbare orde en ziet toe dat de politie in zijn ambtsgebied haar taak in het kader van de openbare orde naar behoren vervult als de politietaak zich uitstrekt over mee dan één regio. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ziet toe op de burgemeesters en de Commissaris van de Koningin als de politie optreedt bij ordeverstoringen die zwaarwegende belangen kunnen schaden (zoals de staatsveiligheid) of daartoe een dreiging aanwezig is.

De Officier van Justitie fungeert als het bevoegd gezag indien de politie optreedt om de rechtsorde strafrechtelijk te handhaven (bij opsporing van strafbare feiten). Het Colllege van Procureurs-Generaal ziet toe op de gezagsuitoefening door de Officier van Justitie. Het geeft daartoe bevelen aan de hoofden van de arrondissementen, oftewel de Hoofdofficieren van Justitie. De Minister van Justitie is politiek verantwoordelijk voor het handelen van het College van Procureurs-Generaal en de Officieren van Justitie omdat hij uiteindelijk verantwoording aan het parlement aflegt over de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde.

Voorgaande betreft de uitoefening van de primaire politietaken (de zorg voor de daadwerkelijke handhaving van de rechtsorde). Ten aanzien van de uitoefening van de secundaire taken (het beheer van de politie) is het bevoegd gezag de korpsbeheerder (regio) of, voor het Korps landelijke politiediensten (KLPD), de Minister van Justitie (tot 2000)/Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (vanaf 2000).

Voor de spanning tussen gezag van Officier van Justitie en gezag van de burgemeester en tussen gezag van de Procureur-Generaal en gezag van de Commissaris van de Koningin gaf de Politiewet 1957 (Stb. 1957, 244) al een bevredigende oplossing. Sinds 1957 hebben de burgemeester (van de centrumgemeente), de (Hoofd)Officier van Justitie en de politiechef van het territoriale onderdeel gemeenschappelijk besloten over de taakuitvoering van de politie in het zogenaamde driehoeksoverleg. Ook met de inwerkingtreding van de Politiewet 1993, waarbij de organisatie van de politie ingrijpend werd gewijzigd met de inrichting van 25 (regionale) politiekorpsen, is het dualisme blijven bestaan. Tegenwoordig is de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verantwoordelijk voor de politie als geheel. Bij de regionale indeling van de politie is één burgemeester (vaak die van de grootste gemeente) samen met de Hoofdofficier van Justitie verantwoordelijk voor het beheer van het korps in de regio. Beslissingen over de hoofdlijnen van het beleid worden genomen door een regionaal college. In dit college nemen alle burgemeesters uit de regio zitting samen met de Hoofdofficier van Justitie. Daarnaast bestaat er nog steeds een driehoeksoverleg per regio. In dit driehoeksoverleg spreken korpsbeheerder, Hoofdofficier van Justitie en korpschef (belast met de dagelijkse leiding over het korps) over ontwikkelingen, beleid en resultaten.

1.2. Opzet en indeling van de lijst

Bij de opstelling van deze selectielijst voor (regionale) politieorganisaties is uitgegaan van de formele taakstelling, die deze organisaties gemeenschappelijk hebben. Deze is als indelingscriterium gekozen. De taak van de (regionale) politieorganisaties is in algemene zin omschreven in artikel 2 van de Politiewet 1993, luidende: ‘de politie heeft tot taak in ondergeschiktheid aan het bevoegde gezag en in overeenstemming met de geldende rechtsregels te zorgen voor de daadwerkelijke handhaving van de rechtsorde en het verlenen van hulp aan hen die deze behoeven’. Voorts is in bijzondere wetgeving een aantal politietaken vastgelegd.

Samengevat kunnen de volgende taken worden onderscheiden:

  • handhaving openbare orde;

  • voorkoming strafbare feiten;

  • opsporing strafbare feiten;

  • uitoefening bestuurlijk toezicht;

  • taken ten dienste van Justitie;

  • beheer financiën en materieel;

  • beheer personeel en organisatie.

De indeling naar taken maakt het mogelijk voorbij te gaan aan verschillen in organisatie van de (regionale) korpsen. Het rekening houden met regionale verschillen in toewijzing van taken zou het opstellen van een algemeen werkende selectielijst voor alle (regionale) korpsen zeer bemoeilijken.

Aan de hoofdstukken, ingedeeld naar politietaken, gaat een hoofdstuk ‘Archiefbescheiden die bij iedere taak kunnen voorkomen’ vooraf. Om herhaling te voorkomen zijn de archiefbescheiden die bij iedere taak kunnen worden aangetroffen, in dit algemene hoofdstuk bijeen geplaatst.

De verhouding van de (regionale) politie-organisaties tot andere overheidsorganen is nauwkeurig omschreven in de Politiewet 1993 en in specifieke wetgeving. Bij het toepassen van selectiecriteria is hiermee rekening gehouden. De archiefbescheiden van de regionale inlichtingendiensten bestaan uit achtergehouden kopieën, terwijl de originele bescheiden naar de Algemene Inlichtingen en Veiligheidsdienst (AIVD) worden verstuurd. Een eventuele beslissing tot bewaring dient in de selectielijst van dat orgaan genomen te worden. De bij de politieregio aanwezige archiefbescheiden van regionale inlichtingendiensten vallen overigens binnen de categorieën, die in deze lijst worden gehanteerd en hebben daarom geen aparte vermelding gekregen. Niet publiekrechtelijk vormgegeven samenwerkingsverbanden, zoals de Regionale Interdisciplinaire Fraudeteams, hebben om formele redenen geen plaats in deze lijst kunnen krijgen: ze maken geen onderdeel uit van de (regionale) politieorganisatie.

Een uitzondering hierop vormen de interdisciplinaire (internationale) samenwerkingsverbanden waarvoor het korps het secretriaat voert.

1.3. Werking van de lijst

Deze lijst beoogt inhoud te geven aan de wettelijke plicht van de korpsbeheerder van elke (regionale) politieorganisatie tot het ontwerpen van een selectielijst (Archiefwet 1995, artikel 5). De wettelijk voorgeschreven ontwerpplicht is voor de verschillende korpsbeheerders uitgevoerd door het Nederlands Politie Instituut (tot 2000) en daarna door het Landelijk Overleg DIV Politie (vanaf 2004). Deze, conform de wettelijke procedures, vastgestelde lijst schept de rechtsgrondslag voor selectie van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging. Om in een specifiek regionaal politiekorps toegepast te kunnen worden, dient slechts bij bestuursbesluit van het (regionale) korps te worden vastgesteld, dat de lijst voor het betreffende korps van toepassing is. De lijst geldt vervolgens voor de archiefbescheiden, die voorkomen in administraties van de (regionale) politie-organisatie.

De hoofdstukken 2, 3 en 4 van deze lijst machtigen tot selectie van de daarin vermelde archiefbescheiden conform de daarbij gestelde termijnen. De genoemde termijnen gaan in op 1 januari van het jaar volgend op de beëindiging dan wel afhandeling van een zaak.

Deze lijst is van toepassing op archiefbescheiden ontstaan na 1 april 1994 en blijft van kracht tot 20 jaar na vaststelling. Voor selectie van archiefbescheiden daterende van voor de invoering van de Politiewet 1993 (Stb. 724) per 1 april 1994, blijven ten aanzien van de archiefbescheiden van de voormalige gemeente- en rijkspolitie achtereenvolgens de ‘Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850 (Stcrt. dd. 2012-1983, nr. 247) en het uittreksel ten behoeve van het Korps Rijkspolitie uit de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken vastgesteld bij gemeenschappelijke beschikking van de Ministers van Justitie en van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen d.d. 8 september 1956, nr. 336/056, gewijzigd bij gemeenschappelijke beschikking van de Ministers van Justitie en Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk van 4 juni 1965, nr. 347/065 van toepassing.

Naast deze op de Archiefwet 1995 stoelende selectielijst, zijn er andere formeelwettelijke regels van toepassing ten aanzien van vernietiging van archiefbescheiden, met name de Wet Politieregisters (Stb. 1990, 414) en de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Stb. 2000, 302).

1.4. Beginselen voor bewaring en vernietiging

De belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur moeten veilig gesteld worden voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de politie ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit politiearchieven. De bewaring geschiedt omwille van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor de (regionale) politie-organisaties, de recht- of bewijszoekenden en het historisch onderzoek. De politietaak en de uitvoering daarvan op regionaal niveau bepalen in belangrijke mate de bijzondere waarde, die aan archiefbescheiden van de (regionale) politiekorpsen als bestanddeel van het cultureel erfgoed moet worden toegekend. In principe dienen archiefbescheiden bewaard te blijven op die plaatsen, die binnen het kader van verleende bevoegdheden, plichten en verantwoordelijkheden daarvoor in aanmerking komen. Hierbij dient in aanmerking genomen te worden de samenhang tussen de bij verschillende organisatieonderdelen voorkomende archiefbescheiden, zoals die in de fasen van voorbereiding, besluitvorming en uitvoering ontstaan. De selectiecriteria voor bewaring, die zijn toegepast bij de opstelling van deze lijst zijn gebaseerd op de algemene selectiecriteria zoals deze zijn vastgesteld door het Nationaal Archief:

HANDELINGEN DIE WORDEN GEWAARDEERD MET B (Bewaren)

  • 1. Archiefbescheiden die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

    Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

  • 2. Archiefbescheiden die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

    Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

  • 3. Archiefbescheiden die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

    Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

  • 4. Archiefbescheiden die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

    Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

  • 5. Archiefbescheiden die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

    Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

  • 6. Archiefbescheiden die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor Nederland, de regio of plaatselijk bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

    Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

De selectiecriteria voor vernietiging, die zijn toegepast bij de opstelling van deze lijst vloeien voort uit de selectiecriteria voor bewaring. In de systematische opsomming van voor bewaring en vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden dagtekenende van na 1 april 1994 (deel II), wordt achter de als te bewaren gekarakteriseerde categorieën van archiefbescheiden het bewaarcriterium tussen haakjes weergegeven.

1.5. Wettelijke beperkingen op de beginselen voor bewaring

De eerste commissie van deskundigen (zie 2.1) constateert dat zij ernstig belemmerd is in haar pogingen een lijst te produceren die een goede selectie in cultureel en historisch opzicht reflecteert. Dit omdat de Wet Politieregisters (Wet van 21 juni 1990 houdende regels ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met politieregisters) en het Besluit Politieregisters (Besluit van 14 februari 1991, houdende regels ter uitvoering van de wet politieregisters) dit op belangrijke onderdelen verhindert. Het gaat daarbij om die archiefbescheiden van politieregio’s, die onderdeel uitmaken van een registratie zoals bedoeld in de Wet Politieregisters (WPolr). In concreto handelt het hier om persoonsgegevens van individuele personen die opgenomen zijn in een persoonsregistratie – die geautomatiseerd wordt gevoerd of die zich bevinden in handmatige systemen – die met het oog op doelmatige raadpleging systematisch zijn opgeslagen en betrekking hebben op de uitvoering van de politietaak. Daarvoor schrijft de WPolr dwingend vernietiging voor. De verwijdering ingevolge de Wpolr betreft de facto alle door de regiopolitie vastgelegde informatie betreffende incidenten, aangiften, aanhoudingen, en dergelijke. Om de merites ten opzicht van de Archiefwet 1995 in kaart te brengen heeft de eerste commissie van deskundigen (zie 2.1) een werkgroep in het leven geroepen met als opdracht te onderzoeken hoe binnen het gegeven kader selectie en behoud van informatie vanuit cultuur en historisch perspectief mogelijk zou zijn. Deze werkgroep bestond uit:

Mr. C. Cozijn, adviseur/onderzoeker Wetenschappelijk Onderzoeks- en Documentatiecentrum van het Ministerie van Justitie;

Prof. Mr. S. Faber hoogleraar Rechtsgeschiedenis, Vrije Universiteit Amsterdam;

H.G.D.M. Kiezebrink beleidsmedewerker Facilitair Bedrijf politieregio Gelderland Midden (tevens lid commissie van deskundigen);

Mr. C.G.M. Noordam (toen) hoofd afdeling Inspectie, Registratuur en Acquisitie van het gemeentearchief Amsterdam (voorzitter, tevens voorzitter commissie van deskundigen);

Drs. J.S. Timmer wetenschappelijk medewerker Centrum voor Politiewetenschappen van de Vrije Universiteit Amsterdam.

Deze werkgroep heeft op 22 oktober 1998 rapport uitgebracht aan de commissie. De commissie heeft de conclusies van de werkgroep overgenomen. De werkgroep concludeert dat vanuit het formeel wettelijke kader de Wpolr geen lex specialis is ten opzicht van de Wet Persoonsregistraties (WPR), inmiddels vervangen door Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), maar een wet die rechtstreeks stoelt op artikel 10 van de Grondwet. De wetgever heeft volgens de werkgroep bewust gekozen om op verwijderde gegevens uit het politieregister het selectieregime van de Archiefwet 1995 niet te doen toepassen en deze gegevens niet te doen overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Verwijderen betekent op grond van de WPolr een dwingend voorgeschreven daadwerkelijke vernietiging. Vanuit cultuur-historisch oogpunt waardevolle gegevens kunnen niet worden bewaard.

Slechts in de volgende gevallen zal bewaring kunnen plaatsvinden:

  • 1. Op grond van het door de Wpolr voorgeschreven reglement kan een registerbeheerder incidenteel uitzonderingen maken, indien dit noodzakelijk is voor het doel van het register.

  • 2. De betreffende gegevens kunnen door anonimiseren aan de werking van de Wet Politieregisters worden onttrokken. Anonimiseren betekent echter voor later historisch onderzoek dat hetgeen wel zal worden bewaard geen grote waarde zal hebben. Het grootste deel van de onderzoeksvragen zal na anonimiseren niet meer beantwoord kunnen worden.

  • 3. Gegevens uit politieregisters, onderworpen aan de Wpolr, kunnen worden bewaard, indien dit op grond van artikel 18, lid 3, Wpolr bij algemene maatregel van bestuur zou worden bepaald.

Uit hoofde van dit laatste punt zijn in de praktijk uitzonderingen gemaakt. Te denken valt daarbij bijvoorbeeld aan de Aanwijzing opmaken proces-verbaal tegen onbekende daders (Stcrt. 2004, 247).

Op het moment van schrijven van dit hoofdstuk is een ontwerp van wet in de maak ter vervanging van de Wpolr. Dit ontwerp van de Wet Politiegegevens zal naar verwachting leiden tot andere bewaartermijnen van gegevens die onder de Wpolr zo spoedig mogelijk vernietigd dienen te worden.

1.6. Criteria voor bewaring van vernietigbare archiefbescheiden

Archiefbescheiden, die na toepassing van de in 1.3 genoemde selectiecriteria blijkens de hoofdstukken 2, 3 en 4 in principe voor vernietiging in aanmerking komen, dienen in de hieronder vermelde gevallen daarvan te worden uitgezonderd:

  • a. betreffende zaken of gebeurtenissen met een voor eigen werkgebied uniek of bijzonder karakter;

  • b. betreffende personen, die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn;

  • c. dubbelen (kopieën/afschriften) van teloor gegane voor bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden;

  • d. archiefbescheiden, die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren;

  • e. betreffende zaken of gebeurtenissen die bij wet of regeling worden uitgezonderd (bijvoorbeeld ingevolge de Wet Rampen en Zware Ongevallen).

Dit betreft geen strikt limitatieve opsomming. Vanuit cultuur-historisch oogpunt kunnen specifieke en gemotiveerde uitzonderingsgronden worden toegevoegd.

1.7. Plaatselijke specificaties

Het kan in sommige gevallen aanbeveling verdienen als uitwerking van deze lijst meer uitvoerige lijsten per korps samen te stellen. Dergelijke uitvoeringslijsten dienen binnen het kader van deze lijst te blijven. Zij zijn dan niet aan de formele vaststellingsprocedure volgens de Archiefwet 1995 onderworpen. De uitvoeringslijsten vergemakkelijken de toepassing van deze selectielijst en bieden een concrete invulling voor de noodzakelijke abstracties van deze lijst. Voorbeelden van dergelijke abstracties: een onderwerp als ‘opleidingen’ komt in deze lijst niet voor: het kan opgelost worden in ‘principebeslissingen’, ‘opgaven en andere gegevens van beperkte informatiewaarde‘ (beide in het algemene hoofdstuk) en in individuele personeelsdossiers.

Ook het onderwerp ‘voorkeursbeleid personeel’ ontbreekt. Dit onderwerp kan mede gezien worden als onderdeel van de categorie ‘beleidsontwikkeling’. In uitvoeringslijsten kunnen dergelijke categorieën direct benoemd worden.

De opstelling van een dergelijke uitvoeringslijst voor het archief van de ondernemingsraad verdient eveneens aanbeveling. De archiefbescheiden van de ondernemingsraad van de respectieve regiokorpsen zijn niet in de selectielijst opgenomen, omdat de ondernemingsraad geen organiek onderdeel is van de (regionale) politie-organisaties. Voorts zullen adviezen, instemming en dergelijke vanuit medezeggenschap tot uitdrukking komen in verslagen betreffende beleidsfactoren en/of handelingen (zie deel II, categorie 1.2, ‘verslagen, inhoudende beleidsfactoren of handelingen’ van de selectielijst).

1.8. Bewaartermijnen

De volgende criteria zijn gehanteerd bij het bepalen van de vernietigingstermijnen van archiefbescheiden, die niet voor bewaring in aanmerking komen:

  • 1. Het verstrijken van een termijn bij of krachtens de wet genoemd;

  • 2. Het verstrijken van het belang, dat het (regionale) politiekorps heeft bij bewaring.

  • 3. Het verstrijken van het belang, dat andere overheidsorganen hebben bij bewaring.

Over het algemeen is er in de lijst sprake van minimumtermijnen, met uitzondering van de archiefbescheiden die vallen onder het regime van Wpolr. In het kader van het dienstoverleg met de archiefbeheerder zal daarom rekening gehouden dienen en worden met plaatselijke factoren, die tot verlenging aanleiding kunnen geven.

1.9. Vaststellingsprocedure

Op 1 augustus 2006 is het ontwerp-BSD door het Korps Landelijke Politiediensten en het Landelijk Overleg DIV Politie namens de betrokken Regionale Politiekorpsen aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 september 2005 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 31 oktober 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2005.02633/7), hetwelk [naast enkele tekstuele correcties] aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

  • In de selectielijst is in een bijlage een overzicht van relevante wetgeving, die van invloed is op de vernietigingstermijnen, opgenomen.

  • In de inleiding op de selectielijst wordt de selectiedoelstelling van de rijksarchiefdienst opgenomen.

  • Rubriek 1.5 Behandeling klachten politieoptreden is opgesplitst in: ‘Klachten die hebben geleid tot herziening van het beleid’, met als waardering B3 en ‘Klachten die maatschappelijke onrust hebben veroorzaakt’, met als waardering B5.

  • Aan rubriek 1.6 Hulpadministratiesis een aparte subrubriek toegevoegd voor ‘Bescheiden die inzicht geven in de opbouw van te bewaren gegevensbestanden’, met als waardering B5.

  • De waardering van de financiële bescheiden in hoofdstuk 2.2 van de selectielijst is aangevuld tot ‘V, 7 jaar na vaststelling van de regeling’.

  • De omschrijving van rubriek 2.3.1 is gewijzigd tot ‘[Bescheiden (betreffende)] Individuele personeelsleden’.

Daarop werd het BSD op 2 februari 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties [C/S&A/06/110) en voor de volgende politiekorpsen: Korps politieregio Groningen, Korps politieregio Fryslân, Korps politieregio Drenthe, Korps politieregio IJsselland, Korps politieregio Twente, Korps politieregio Noord- en Oost-Gelderland, Korps politieregio Gelderland Midden, Korps politieregio Gelderland-Zuid, Korps politieregio Utrecht, Korps politieregio Noord-Holland Noord, Korps politieregio Zaanstreek Waterland, Korps politieregio Kennemerland, Korps politieregio Amsterdam Amstelland, Korps politieregio Gooi en Vechtstreek, Korps politieregio Haaglanden, Korps politieregio Hollands Midden, Korps politieregio Rotterdam-Rijnmond, Korps politieregio Zuid-Holland Zuid, Korps politieregio Zeeland, Korps politieregio Midden- en West-Brabant, Korps politieregio Brabant-Noord, Korps politieregio Brabant-Zuid-Oost, Korps politieregio Limburg-Noord, Korps politieregio Limburg-Zuid en Korps politieregio Flevoland [C/S&A/06/109] vastgesteld.

2. Commissie van deskundigen

2.1. Commissie van deskundigen tot 2000

De in artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde commissie is tot 2000 als volgt samengesteld geweest:

Deskundige ten aanzien van organisatie en taken

H.G.D.M. Kiezebrink (Politieregio Gelderland Midden);

Deskundigen ten aanzien van het beheer van de nog niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden

J. Oud (Politieregio Amsterdam-Amstelland)

H. Slaat † (namens Nederlands Politie Instituut) – secretaris tot april 1998

C. L. Verheijen (namens Nederlands Politie Instituut) tot 21 oktober 1998

A.L.M. van Heijst (Doxis, namens Nederlands Politie Instituut) – secretaris vanaf 21 oktober 1998

Vertegenwoordiger algemene rijksarchivaris

Drs. R.J.B. Hageman (Algemeen Rijksarchief te Den Haag)

Provinciale archiefinspectie

Drs. M.H. van den Heuvel-Habraken (provincie Noord-Brabant)

Vertegenwoordiger gemeentearchivaris

Mr. C.G.M. Noordam – voorzitter (Gemeentearchief Amsterdam)

De commissie, die een – door een projectgroep samengestelde – ontwerplijst kreeg aangeboden, is zes maal in vergadering bijeen geweest. Een door de commissie ingestelde werkgroep bracht op 22 oktober 1998 rapport uit aan de commissie inzake de omgang met politieregisters, na vier maal vergaderd te hebben.

2.2. Commissie van deskundigen sedert 2004

Na een aanvankelijke vertraging is de behandeling van onderhavige selectielijst op initiatief van het Landelijk Overleg DIV Politie in 2004 opnieuw opgestart. Daartoe is binnen het Landelijk Overleg DIV Politie een werkgroep Selectielijst ingesteld bestaande uit de volgende leden:

G.J.J.M. Kip (Politieregio Twente)

G.J. van Eck ((Politieregio Gelderland Midden)

P.A.M. Arnouts-Bekers (Politieregio Midden en West-Brabant)

J. Oud (Politieregio Amsterdam-Amstelland)

J. van Kammen (KLPD)

Drs. L. Verbeek (Doxis)

De werkgroep Selectielijst heeft het concept-ontwerp van de selectielijst uit 2000 nog eens bestudeerd en aangepast aan de ontwikkelingen en de gestelde eisen anno 2004. De werkgroep Selectielijst heeft tweemaal vergaderd namelijk op 2 november 2004 en op 26 november 2004.

Aansluitend op de werkzaamheden van de werkgroep Selectielijst is in 2004 een commissie ingesteld als bedoeld in artikel 3 van het Archiefbesluit 1995. Deze commissie bestaat uit de volgende deskundigen:

Deskundige ten aanzien van organisatie en taken

J. Pruis (Commissaris van Politie – Programmamanager KLPD)

E.J.M. van Benthem (Hoofdinspecteur van Politie, Adviseur Wet Politiegegevens NPI)

Deskundigen ten aanzien van het beheer van de nog niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden

J. van Kammen (KLPD, Voorzitter Landelijk Overleg DIV Politie)

G.J. van Eck (Politieregio Gelderland Midden, Secretaris Landelijk Overleg DIV Politie)

Drs. L. Verbeek (Doxis, namens Landelijk Overleg DIV Politie)

Vertegenwoordiger algemene rijksarchivaris

Drs. R. ter Slaa (Nationaal Archief te Den Haag)

Drs. A. Poelwijk, (Nationaal Archief te Den Haag)

Provinciale archiefinspectie

Dr. O.W. Hoogerhuis (Provinciaal Inspecteur provincie Zeeland, namens het LOPAI)

Vertegenwoordiger gemeentearchivaris

Mr. C.G.M. Noordam (Gemeentearchivaris Gemeente Den Haag, namens de gemeenten)

Vertegenwoordiger (historisch) onderzoeksveld

Prof. Dr. C. Fijnaut (Hoogleraar Rechtsvergelijking, Universiteit van Tilburg)

Dr. J.P.E.G. Smeets (Onderzoeker, Universiteit van Tilburg/Nederlandse Politieacademie)

Dr. R. van der Wal (Onderzoeker, Nederlandse Politieacademie)

Deel II. Systematische opsomming van voor bewaring en vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden

Dagtekenende na 1 april 1994

1. Archiefbescheiden die bij iedere taak kunnen voorkomen

Als regel zijn deze archiefbescheiden bij de beschrijving van de taken in de hoofdstukken 3 en 4 buiten beschouwing gelaten.

Zie de algemene toelichting punt 1.5.

Bescheiden (betreffende)

Omschrijving

Min.bew.termijn/B = bewaren (criterium)

1. Benoemingen in commissies e.d. en de aanwijzing van

Benoeming van voorzitters en leden van bestuurlijke commissies, comité’s e.d. alsmede aanwijzing van korpsvertegenwoordigers

B (4)

korpsvertegenwoordigers

Lidmaatschappen van niet-bestuurlijke commissies, werkgroepen e.d.

1 jaar na het verstrijken van de termijn waarvoor de benoeming/aanwijzing is geschied

2. Verslaglegging

Convocaties, agenda’s die in de verslagen zijn opgenomen, kennisgevingen van verhindering en presentielijsten van belegde vergaderingen

1 jaar

 

Verslagen, inhoudende beleidsfactoren of handelingen

B (3)
 

Overige verslagen

1 jaar

 

Verslagen van boven-, interregionaal en internationaal overleg waarvan het secretariaat bij het korps berust

B (1)
 

Verslagen van interdisciplinaire samenwerkingsverbanden waarvan het secretariaat bij het korps berust.

B (1)
 

Jaarverslagen van de eigen organisatie

B (3)

3. Verlening van vergunningen, machtigingen, ontheffingen, verklaringen van geen bezwaar e.d.

Incidentele besluiten op grond van en ter uitvoering van algemene regelingen

1 jaar na vervallen van de handeling, het recht en/of gevolg

Weigering, intrekking en vervallenverklaring van vergunningen

Weigeringen, ingetrokken en vervallen verklaarde vergunningen

3 jaar

Intrekking en niet doorgaan van aanvragen

Ingetrokken en niet doorgegane aanvragen

1 jaar

4. Statistisch

Brongegevens

3 jaar

onderzoek

Eindresultaten

B (2)

5. Behandeling klachten politie-

Klachten over het optreden van politieambtenaren

5 jaar na afhandeling

optreden

Klachten die hebben geleid tot herziening van beleid

B (3)
 

Klachten die maatschappelijke onrust hebben veroorzaakt

B (5)

6. Hulpadministraties

Bij de uitvoering van werkzaamheden gebruikte ondersteunende administraties, zgn. hulpadministraties, waaronder:

 
 

a. registers, ongeacht hun vorm, die gebruikt worden voor vastlegging, afdoening, berekening, controle of overzicht;

5 jaar

 

– met financieel belang

7 jaar

 

b. staten, dienstroosters, werkafspraken, opdrachtformulieren, (dag)overzichten, bonnen en opgaven voor tijdverantwoording, gebruik van middelen, verleende diensten, register gevonden voorwerpen, e.d..

5 jaar

 

– met financieel belang

7 jaar

 

(Archief)ingangen waarmee de vindplaats van te bewaren gegevens kan worden bepaald

B (3)
 

Bescheiden die inzicht geven in de opbouw van te bewaren gegevensbestanden

B (5)

7. Beheer, beveiliging en programmatuur

Bescheiden betreffende de technische en administratieve inrichting, werking, het beheer en de beveiliging van geautomatiseerde administraties voor zover onmisbaar voor de raadpleging

 
 

– betrekking hebbend op archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen

B (3)
 

– overige gevallen

1 jaar na vervallen belang

8. Offertes, inschrijvingen, e.d.

Prijscouranten en aanbiedingen, waarvan geen gebruik wordt gemaakt

1 jaar

 

Inschrijvingsbiljetten van aanbestedingen en leveringen betreffende niet gegunde werken/leveringen

1 jaar

 

Offertes vallende onder de Europese aanbestedingsregels betreffende niet gegunde werken/leveringen

4 jaar na gunning opdracht

9. Regeling rechtsverhouding overeenkomsten, contracten, aansluiting e.d.

 

5 jaar na vervallen

10. Verstrekking (aan derden) van inlichtingen, opgaven en andere gegevens van beperkte informatiewaarde

 

2 jaar

11. Representatie

Alle vormen van representatie, zoals uitnodigingen, gelukwensen, rouwbeklag, dankbetuigingen, het verrichten van openingen, vertegenwoordiging namens het korps e.d.

1 jaar

12. Kennisgevingen

Voor kennisgeving aangenomen informatie, die niet heeft geleid tot het ontstaan van een nieuwe zaak of deel uitmaakte van een bestaande zaak

1 jaar

13. Regelgeving door derden

Regels (circulaires, aanschrijvingen, richtlijnen e.d.) door andere organen opgesteld

Na vervallen

 

Voorschriften/richtlijnen, die deel uitmaken van en van belang zijn voor de kennis van een (te bewaren) zaak waarop zij van toepassing waren

B (5)

14. Interne regelgeving

Dienstorders, instructies, regelingen, (dienst)voorschriften e.d.

B (5)

15. Beleidsontwikkeling

Voorbereiding, bepaling en evaluatie van beleid, overeenkomsten en realisering objecten

B (1)

16. Principebeslissingen en precedenten

Principebeslissingen en precedenten met betrekking tot de beleidsontwikkeling en taakuitvoering

B (1)

17. Verzekeringen

Aanwijzing en wijziging van verzekerde objecten en personen, alsmede van verzekerde bedragen

1 jaar na vervallen

 

Polissen of hun vervangers, zoals deelnemingsbewijzen e.d.

5 jaar na vervallen

 

Schadeclaims

5 jaar na afwikkeling

18. Bezwaar- en Beroepschriften

Behandeling van bezwaar- en beroepschriften

5 jaar na onherroepelijke afhandeling

 

– eventueel opgemaakte samenvattingen en overzichten

B (3)

2. Beheersmiddelen (-taken)

2.1. Organisatie

Bescheiden (betreffende)

Omschrijving

Min.bew.termijn/B = bewaren (criterium)

1. Structuur

Indeling, organieke sterkte, onderdelen

B (4)

2. Besturen

Bestuurlijke en ambtelijke bevoegdheden (delegatie/mandatering)

B (4)

3. Interne communicatie

Communicatie-uitingen van blijvend belang (o.m. de Korpsbladen, communicatieplannen, uitingen op intranet)

Overige periodieken

B (3)

1 jaar

4. Externe communicatie

Publicaties, excursies, lezingen, bezichtigingen e.d.

2 jaar

 

Communicatie-uitingen van blijvend belang (o.m. de Politiegids, communicatieplannen, publiciteitsplannen, voorlichtingsacties, uitingen op de website)

B (5)

2.2. Financiën

Bescheiden (betreffende)

Omschrijving

Min.bew.termijn/B = bewaren (criterium)

1. Bepaling alge-

Voorbereiding van de begroting

1 jaar

meen financieel beleid en beheer

Beleidsplan

Meerjarenbegroting

B (1) B (1)
 

Jaarbegroting

B (1)
 

Begrotingswijzigingen

B (1)

2. Betaling van belasting

Aangiften, aanslagen, bezwaar- en beroepschriften

7 jaar na afhandeling

3. Verstrekken/ontvangen van uitkeringen, vergoedingen en bijdragen

Door of namens het bevoegd gezag gedaan op grond van en ter uitvoering van algemene regelingen

7 jaar na vaststelling van de regeling

4. Uitvoering financiële administratie en

Boekhoudkundige bescheiden

7 jaar na vaststelling van de jaarrekening

Boekhouding

Vastgestelde jaarrekeningen

B (3)

5. Declaratie

Declaraties met bijlagen

7 jaar na vaststelling van de jaarrekening

6. Verificatie

Periodieke rapportage betreffende controle van kas, boeken, administratie en voorraden

7 jaar na vaststelling van de jaarrekening

2.3. Personeel

Bescheiden (betreffende)

Omschrijving

Min.bew.termijn/B = bewaren (criterium)

1. Individuele personeelsleden (incl.

Waarvan bewaring tot het einde dienstverband niet noodzakelijk is

 

vrijwillige politie)

a. Indien uitsluitend ter informatie van bestuur en administratie overgelegd

2 jaar

 

b. Overige (o.m. in verband met financiële consequenties)

7 jaar

 

Van waarde tot het einde van het dienstverband

10 jaar na beëindiging dienstverband

 

Personeelsdossiers van korpschefs en voor het korps belangrijke/markante personen

B (4)

2. Openstellen en behandelen van vacatures

Niet benoemde sollicitanten en de naar aanleiding van sollicitaties verschenen stukken

1 jaar

3. Bepalen van personeelsbezetting en formatie

  B (4)

4. Functiewaardering

Functiebeschrijvingen en -waarderingen

5 jaar na vervallen

5. Het voeren van de salarisadministratie

 

7 jaar

2.4. Materieel beheer

2.4.1. Onroerende objecten en overige registergoederen

Bescheiden (betreffende)

Omschrijving

Min.bew.termijn/B = bewaren (criterium)

1. Verkrijging en

  B (5)

verlies.

Tenzij overbodig voor de kennis van de zaak en/of rechten en plichten

10 jaar

2. Stichting, aanleg, verbetering, restauratie, wijziging, regeling van de bestemming van en bijkomende voorzieningen aan gebouwen, werken, terreinen, installaties, apparatuur en machines

Besluiten, beleidsbepalende bescheiden en de realisering (w.o. bestekken met bijbehorende tekeningen)

B (5)

Overbodig voor de kennis van de zaak en/of rechten en plichten

10 jaar

Dag- en weekrapporten betreffende de uitvoering van werken

10 jaar

Kostprijsberekening en exploitatieopzet

 

– samenvattende gegevens

B (5)

– overig

10 jaar

Voorziening van tijdelijk of ondergeschikt belang

10 jaar na afwikkeling of vervallen van het belang voor bestuur en administratie

3. Gebruik: zakelijke, persoonlijke en andere rechten als erfpacht, opstal, erfdienstbaarheid, huur en pacht, verhuur en verpachting, (in)gebruikgeving e.d.

 

5 jaar na vervallen of beëindiging

4. Gewoon onderhoud, schoonhouden, water- en

Jaarlijkse voorzieningen

5 jaar

energievoorziening

Meerjaarlijkse voorzieningen

5 jaar na vervallen

5. Bewaking en bescherming

 

1 jaar na vervallen

2.4.2. Roerende zaken

De inrichting van gebouwen en terreinen, alsmede benodigdheden en hulpmiddelen voor de uitvoering van de dienst.

Bescheiden (betreffende)

Omschrijving

Min.bew.termijn/B = bewaren (criterium)

1. Aanschaf

Verbruiksartikelen

1 jaar

leasen, huren e.d.

Gebruiksartikelen

1 jaar na beëindiging

2. Onderhoud

Jaarlijkse voorzieningen

5 jaar

 

Meerjarige voorzieningen

5 jaar na beëindiging

3. Verkoop, inruil e.d.

 

1 jaar

3. Uitvoering politietaak

Bescheiden (betreffende)

Omschrijving

Min.bew.termijn/B = bewaren (criterium)

1. Toezicht vreemdelingen

Uitvoering van de vreemdelingenvoorschriften

10 jaar na vertrek, overlijden, verkrijging Nederlanderschap, verkrijging diplomatieke of consulaire status of aanvangsdatum behandeling als Nederlander

 

Per 1 mei 2004 is de uitvoering van deze politietaak overgegaan naar de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND) van het Ministerie van Justitie.

Conform het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie (BARA) dienen de per 1 mei 2004 lopende zaken behorende bij de uitoefening van deze taak te zijn overgegaan naar het Ministerie van Justitie door middel van vervreemding van de archiefbescheiden. De bescheiden ten aanzien van afgesloten zaken blijven in beheer en eigendom van de (regionale) politie.

2. Bevordering verkeersveiligheid

Uitoefening mededelingsbevoegdheid conform Wegenverkeerswet

5 jaar

3. Toezicht buitengewone opsporingsambtenaren

Buitengewone opsporingsambtenaren niet behorende tot de politie-organisatie

5 jaar na vervallen bevoegdheid

4. Bestuurlijk toezicht en controle

Niet resulterend in een bestuurlijke sanctie (o.m. bijzondere wetten; bijzondere acties)

5 jaar na vervallen

5. Bijstandsverlening

 

5 jaar

6. Registratiesystemen

Gegevens opgenomen in politieregisters, zoals bedoeld in de Wet Politieregisters

Zie: Wet Politieregisters en de daaruit voortvloeiende privacyreglementen*

7. Processen-Verbaal

Betreffende onbekende daders**

Afhankelijk van de verjaringstermijn van het betreffende misdrijf

* Conform de Wet Politieregisters komen de onder 6 en 7 vermelde bescheiden, omvattende nagenoeg de gehele uitvoering van de politietaak, niet in aanmerking voor bewaring. De vernietiging van deze bescheiden wordt in de Wet Politieregisters dwingend voorgeschreven. Slechts in nauwkeurig omschreven gevallen zal bewaring van gegevens mogelijk zijn, zie Deel I, § 1.5.

** Processen Verbaal bekende daders vallen onder het regime van de Wet Politieregisters (en in de toekomst onder het regime van de Wet Politiegegevens).