Voorschriften voor de inrichting van het Jaarverslag van Zorginstellingen
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
Inleiding
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
Gezien de publieke functie die zorginstellingen vervullen, is het gewenst de informatie
die zorginstellingen in hun jaarverslag moeten vermelden, in aanvulling op het Burgerlijk Wetboek deel 2 artikel 391, nader te regelen. De inhoud van de informatieverplichting sluit zoveel mogelijk
aan op de Handreiking voor Maatschappelijke Verantwoording van de Raad voor de Jaarverslaggeving
(RJ) en Richtlijn 400 Jaarverslag. Hiermee sluit de inhoud van het jaarverslag van
zorginstellingen aan bij de kaders zoals deze ook voor andere organisaties c.q. ondernemingen
gelden. Het belangrijkste verschil is dat voor zorginstellingen een aantal punten
verplicht is, terwijl andere organisaties deze punten op vrijwillige basis opnemen.
Deze voorschriften geven richting aan de inhoud en te behandelen onderwerpen van het
jaarverslag als onderdeel van de jaarlijkse financiële verslaggeving van een zorginstelling
op basis van de Regeling verslaggeving WTZi. De volgorde van de onderwerpen is vrij;
er kunnen onderwerpen worden toegevoegd.
In het kader van de informatieverstrekking aan alle belanghebbenden wordt hier de
minimumverplichting geregeld. Het staat uiteraard elke zorginstelling vrij om op grond
van het overleg met belanghebbenden meer informatie te verstrekken. Dit zal plaats
vinden op basis van een dialoog met belanghebbenden. Er dient in dat verband informatie
te worden opgenomen over belangenafwegingen die de instelling heeft gemaakt over het
al dan niet verstrekken van extra informatie.
Wat betreft de prestaties van zorginstellingen is het verstrekken van informatie tot
het niveau van prestatievelden verplicht gesteld (zie hoofdstuk 5). De nadere invulling
van de prestatievelden met concrete indicatoren is een kwestie van overleg in de diverse
subsectoren van de zorg. Dit overleg is georganiseerd rondom het jaardocument zorg.
1. Uitgangspunten van de verslaggeving
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
Er dient uitleg te worden gegeven over de uitgangspunten die zijn gehanteerd bij het
opstellen van de jaarverslaggeving. Hierbij zal moeten worden ingegaan op het proces
om tot het jaarverslag te komen. Er moet inzicht worden gegeven in de keuzes en afspraken
die gemaakt zijn bij de weergave van de economische, milieu- en sociale aspecten van
de organisatie. Onderdelen hiervan zijn de reikwijdte van het jaarverslag en de verslaggevingperiode.
De verslaggevingperiode is het boekjaar.
Bij de reikwijdte dient aangegeven te worden over welke delen van de organisatie verslag
gedaan wordt. Het jaarverslag biedt de mogelijkheid om over de verantwoording van
de gehele keten van het product of dienst te rapporteren. Dergelijke informatie zal
meer toegevoegde waarde voor de belanghebbende opleveren. Bij het geven van informatie
over de grenzen van de rechtspersoon of het concern heen, dient duidelijk te zijn
welke delen van de informatie betrekking hebben op de rechtspersoon dan wel het concern.
Belangrijk voor het jaarverslag is de vergelijkbaarheid van informatie in de tijd
en de vergelijkbaarheid tussen de zorginstellingen onderling. Hiertoe dient duidelijk
een toelichting op de gemaakte keuzes in de te rapporteren informatie vermeld te worden
en tevens dienen de inherente beperkingen in de betrouwbaarheid van de gegevens te
worden benoemd.
2. Profiel van de organisatie
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
Om het verslag in de juiste context te kunnen plaatsen dient in het jaarverslag algemene
informatie van de rechtspersoon en de daaraan verbonden (groeps)maatschappijen te
worden verschaft. Er dient een overzicht te worden gegeven van de groepstructuur,
de kernactiviteiten (onderscheiden naar publiek en privaat) en de belangrijkste indicatoren
als omzet, aantal werknemers (fte’s), aantal patiënten of cliënten.
Daarnaast dient een overzicht te worden gegeven van belanghebbenden en hun relatie
tot de verslaggevende organisatie.
3. Visie en strategie
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
3.1. Missie/strategie/beleid
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
Het bestaansrecht van een zorginstelling is het voorzien in de specifieke maatschappelijke
zorgbehoefte. Er dient informatie te worden opgenomen over de missie, waarmee de zorginstelling
inzicht geeft in de specifieke uitgangspunten van haar beleid en de gemaakte beleidskeuzes
op basis waarvan belanghebbenden zich een oordeel kunnen vormen over het door de instelling
gevoerde beleid en de geleverde prestaties in relatie tot dit beleid.
De lange termijn visie en strategie worden vormgegeven door de invulling van (korte
termijn) beleid. Het algemene beleid, kwaliteitsbeleid, personeelsbeleid en financiële
beleid van de organisatie dienen te worden weergegeven met de daaraan gekoppelde inspanningen
om zowel de wettelijke als de zelf vastgestelde doelstellingen te realiseren. Weergegeven
dient ook te worden hoe het proces van beleidsontwikkeling en -uitvoering plaatsvindt.
Ook het beleid van de zorginstelling met betrekking tot maatschappelijk verantwoord
ondernemen dient aan de orde te komen.
3.2. Toekomstige ontwikkelingen
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
Bij de visie en strategie dient ook een duidelijke onderbouwing te worden gegeven
van de keuzes ten aanzien van toekomstverwachtingen, kansen, bedreigingen, te treffen
maatregelen en het voorziene tijdspad. De doelstellingen dienen zo veel mogelijk conform
de beleidscyclus te worden gekwantificeerd en gefaseerd. Mogelijk worden lange termijn
trajecten overwogen. De zorginstelling dient ook aan te geven op welke wijze de organisatie
denkt in te spelen op ontwikkelingen binnen de zorgsector.
4. Governance
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
4.1. Bestuursstructuur
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
Governance bevat gedragsregels voor goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording.
Governance dient transparant te worden gemaakt door informatie te verstrekken over
de verdeling van taken en verantwoordelijkheden in de organisatie en de wijze waarop
deze zijn verankerd in managementsystemen. Daarnaast is ook het proces van vaststellen
van de bedrijfsstrategie, inclusief risico’s en kansen voor de organisatie van belang
en de wijze waarop hier toezicht op wordt gehouden.
Voor zorginstellingen geldt dat zij een bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid
hebben. Deze brede maatschappelijke functie leidt er niet alleen toe dat een zorginstelling
met diverse groepen belanghebbenden te maken heeft, maar ook dat zij gevraagd wordt
vanuit die maatschappelijke functie verantwoording af te leggen. De specifieke aandacht
die uitgaat naar governance in de zorgsector is hier een voortvloeisel van. De zorginstelling
dient aan te geven welke van toepassing zijnde openbaar gemaakte normen zij hanteert
voor goed bestuur en het afleggen van openbare verantwoording over haar beleid en
activiteiten (zoals de zorgbrede governancecode, de relevante elementen in de code
Tabaksblat of andere gedragscodes). Via het principe van comply or explain wordt aangegeven
van welke normen wordt afgeweken en waarom.
4.2. Bedrijfsvoering
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
De zorginstelling moet informatie verstrekken over de wijze waarop de instelling haar
interne bedrijfsvoering en beheersing heeft ingericht, zodat activiteiten, waaronder
die met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen, worden beheerst, bewaakt,
verbeterd en gerapporteerd. De op te nemen informatie dient volgens de structuur van
de organisatie te worden gepresenteerd.
In het jaarverslag geeft de Raad van Bestuur een uiteenzetting omtrent de werking
van het in de zorginstelling gebruikte interne risicobeheersing- en controlesysteem
in het verslagjaar. De Raad van Bestuur geeft daarbij tevens aan welke eventuele significante
wijzigingen zijn aangebracht dan wel zijn gepland en dat deze met de Raad van Toezicht
zijn gecommuniceerd. Een effectief middel om informatie over de interne organisatie
te verstrekken kan de zogenaamde bedrijfsvoeringverklaring zijn. Daarmee verklaart
het bestuur van de zorginstelling dat de bedrijfsvoering op te benoemen onderdelen
aan bepaalde, met specifieke belanghebbenden afgesproken, eisen heeft voldaan.
5. Prestaties
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
Ten aanzien van de prestaties gaat het om de getroffen maatregelen en behaalde prestaties
met betrekking tot medische, economische, milieu- en sociale prestaties. De informatie
is zowel kwantitatief als kwalitatief.
De zorginstelling is verplicht informatie in het jaarverslag op te nemen in de vorm
van prestatievelden. Dit bij voorkeur in de vorm van indicatoren. Zolang deze nog
niet concreet zijn ontwikkeld, kan volstaan worden met een kwalitatieve beschrijving.
In beide gevallen gaat het per prestatieveld om een uitleg van de gestelde doelstelling,
de realisatie van deze doelstelling en een vergelijking met vorig jaar.
De uitkomst van de prestatievelden dient tekstueel te worden toegelicht, waarbij de
reden van afwijkingen wordt vermeld, alsmede eventuele acties aangaande het komend
jaar.
De opbouw van de informatie over prestaties
Informatie over prestaties kan worden geformuleerd op verschillende niveaus. In het
jaarverslag dient onderscheid te worden gemaakt tussen 3 hoofdgroepen belanghebbenden:
patiënten/cliënten, medewerkers en samenleving. Per stakeholdergroep wordt een aantal
‘prestatievelden’ onderscheiden. Ieder prestatieveld wordt weergegeven met behulp
van zogenaamde resultaatgebieden. De door de subsectoren binnen de zorg te ontwikkelen
prestatie-indicatoren worden opgenomen bij deze resultaatgebieden.
5.1. Patiënten/cliënten
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
Voor de stakeholdergroep patiënten/cliënten is van belang dat inzicht wordt gegeven
in de kwaliteit van zorg, de toegankelijkheid van de zorg en in de omvang van de geleverde
zorg. Naast concrete informatie over de kwaliteit van de geleverde zorg dient tevens
inzicht te worden gegeven in de processen en maatregelen die dienen ter borging van
de kwaliteit en continuïteit van de zorg.
Prestatieveld: Kwaliteit van de zorg
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over de resultaatgebieden:
-
– Invulling van het kwaliteitsbeleid
-
– Kwaliteitsbewaking en -verbetering.
-
– Klantbejegening
-
– Continuïteit van zorg
-
– Afstemming in de keten en ketenzorg
Prestatieveld: Toegankelijkheid
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over de resultaatgebieden:
-
– bereikbaarheid (geografisch)
-
– beschikbaarheid (capaciteit en deskundigheid aansluitend op de zorgvraag) van de zorg,
zoals capaciteit, locaties of werkgebieden, wachttijden, doorlooptijden en wachtlijsten.
Prestatieveld: Geleverde productie
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over de resultaatgebieden:
5.2. Medewerkers
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
Hiermee geeft de instelling inzicht in de belangrijkste prestaties en de ontwikkeling
van het personeel en het personeelsbestand.
Prestatieveld: Beschikbaarheid van personeel
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over de resultaatgebieden:
Prestatieveld: Kwaliteit van het personeel
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over de resultaatgebieden:
Opleidings- en trainingsplan, uitgaven opleidingen
Prestatieveld: Kwaliteit van het werk
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over de resultaatgebieden:
5.3. Samenleving
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
Binnen de stakeholdergroep ‘samenleving’ dienen de prestaties van de zorginstelling
vanuit een aantal perspectieven belicht te worden. Feitelijk bestaat de ‘stakeholder
groep’ samenleving uit verschillende groepen, waaronder de patiënten/cliënten, de
overheid, de toezichthouder, de zorgverzekeraars, kapitaalverschaffers en het maatschappelijk
verkeer. De uitvoering van de publieke taken en het financiële beleid zijn belangrijke
aandachtspunten binnen deze paragraaf.
Prestatieveld: Mensen
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over de resultaatgebieden:
Prestatieveld: Milieu
De instelling geeft in het kader van dit prestatieveld inzicht in de getroffen milieumaatregelen
en haar beleid in deze. Hierbij dient onderscheid gemaakt te worden naar effecten
die zijn gerelateerd aan de aanwending van middelen, de omzetting van deze middelen
en het geproduceerde afval.
Prestatieveld: Meerwaarde maatschappij
De instelling geeft informatie over de economische aspecten, waarbij de nadruk ligt
op de meerwaarde die de zorginstelling met haar diensten en/of producten heeft gecreëerd
voor de samenleving.
7. Verslag Raad van Commissarissen/Toezicht
[Regeling vervallen per 01-01-2022]
Aan het jaarverslag van het bestuur dient een verslag van het toezichthoudende orgaan
te worden toegevoegd. Hierin doet het toezichthoudende orgaan verslag van de uitoefening
van haar toezichthoudende rol en van haar functioneren.
Er dient informatie te worden opgenomen over het toezichthoudende orgaan, zoals de
samenstelling ervan, nevenfuncties van de leden, profiel, aantal vergaderingen dat
gehouden is, het aantal malen dat het bestuur aanwezig was bij deze vergaderingen,
de ingestelde commissies (zoals een audit-commissie en een commissie voor de beloning
van de bestuurders) inclusief de samenstelling ervan, de taken en de wijze waarop
het toezichthoudende orgaan toezicht houdt op de strategie en prestaties van de organisatie.
Uit het verslag dient te blijken op welke wijze de toezichthoudende rol is ingevuld
en welke werkzaamheden het toezichthoudende orgaan en de commissies hebben uitgevoerd
in hoofdlijnen. Tevens dient informatie te worden gegeven over de wijze waarop het
toezichthoudende orgaan overleg voert met de externe accountant.
