I. Verplichtingen aanvrager
[Regeling vervallen per 01-01-2009]
-
a. Administratie en organisatie
U zorgt ervoor dat de projectadministratie en de organisatie met betrekking tot het
project op overzichtelijke en doelmatige wijze worden gevoerd. De projectadministratie
dient aan te sluiten op de in de aanvraag opgenomen begroting. Deze administratie
geeft een juist, volledig en actueel beeld van het (financiële) verloop van het project.
De administratie en de daarbij behorende bewijsstukken bewaart u ten minste gedurende
vijf jaar na de vaststelling van de subsidie, en is op verzoek van het FPPM te overleggen.
-
b. Correspondentie
Bij alle correspondentie dient u het dossiernummer te vermelden. Dit dossiernummer
treft u aan op de subsidiebeschikking.
-
c. Vermelding van het FPPM in uw publiciteitsuitingen
U dient het logo van het FPPM te plaatsen op al uw publiciteitsuitingen (drukwerk,
website, etc.).
U vindt ons logo op de website: www.fppm.nl.
U dient een exemplaar van het drukwerk voor uw project aan ons toe te sturen.
-
d. Toegangskaarten
Op verzoek van het FPPM worden ten behoeve van monitoring tot 6 gratis toegangskaarten
(per subsidiejaar (**)) ter beschikking gesteld voor de door het FPPM gesubsidieerde
voorstellingen. De ontvangen toegangskaarten worden door het FPPM uitsluitend ter
beschikking gesteld van medewerkers of adviseurs van het fonds. In overleg worden,
indien redelijk en gemotiveerd, desgewenst meer dan 6 kaarten (per jaar (**)) ter
beschikking gesteld.
-
e. Verslaglegging en verantwoording
U brengt verslag uit van het project aan het FPPM. Dit verslag dient u binnen 3 maanden
na afloop van de door het FPPM gesubsidieerde activiteiten toe te sturen. Het verslag
dient goedgekeurd te zijn door een daartoe bevoegde functionaris en bestaat uit een
inhoudelijk en een financieel verslag en (indien vereist) een goedkeurende accountantsverklaring
(zie Model Accountsverklaring). (*)
U brengt jaarlijks verslag uit van het project aan het FPPM. Dit verslag dient u steeds
binnen 3 maanden na afloop van de door het FPPM gesubsidieerde activiteiten toe te
sturen. Het verslag dient goedgekeurd te zijn door een daartoe bevoegde functionaris
en bestaat uit een inhoudelijk en een financieel verslag en (indien vereist) een goedkeurende
accountantsverklaring (zie Model Accountsverklaring). (**)
Het inhoudelijke verslag bevat:
-
– een korte samenvatting van de beoogde doelstellingen van uw project in de betreffende
periode;
-
– een overzicht waarin u aangeeft of, hoe en in hoeverre u deze doelstellingen hebt
behaald;
-
– een overzicht van de aantallen voorstellingen en bezoekersaantallen.
U vindt een checklist van te behandelen onderwerpen bij deze subsidieverplichtingen.
Het financieel verslag bevat:
-
– Een overzicht van de werkelijke kosten en opbrengsten
De opzet van dit overzicht moet aansluiten bij de ingediende (herziene) begroting
en de bepalingen in de subsidieregeling. Afwijkingen van 5% of meer ten opzichte van
de (herziene) begroting moet u toelichten.
Het FPPM behoudt zich het recht voor om aanvullende bewijsstukken van kosten en inkomsten
op te vragen. U dient deze stukken dan op verzoek te overleggen.
-
– Een accountantsverklaring
Een accountantsverklaring is uitsluitend vereist indien de begrote lasten van het
project € 250.000 (per jaar (**)) of meer bedragen en/of de maximale verleende subsidie
€ 25.000 (per jaar (**)) of meer bedraagt.
U draagt er zorg voor dat uw accountant meewerkt aan een onderzoek naar de door uw
accountant verrichte werkzaamheden, indien een externe accountant of medewerkers van
het FPPM dit wenselijk achten. Alle daaraan verbonden kosten worden geacht te zijn
inbegrepen in uw subsidie.
-
f. Wijzigingen in uw plan
De subsidie is uitsluitend bestemd voor de uitvoering van het in de beschikking genoemde
project, binnen de in de beschikking genoemde periode. Indien zich substantiële wijzigingen
voordoen in de planning of anderszins inhoudelijk en/of financieel, dient u het FPPM
daarvan per omgaande schriftelijk in kennis te stellen.
Als substantieel worden in ieder geval aangemerkt:
-
1. wijziging van inhoud, vorm of doelstellingen van het project;
-
2. wijziging in de marketingplannen;
-
3. wijziging van personele invulling van belangrijke projectfuncties;
-
4. wijziging van de periode waarin de activiteiten plaats vinden.
Bij wijzigingen als vermeld onder 1. t/m 3. kan het FPPM het project opnieuw aan een
adviescommissie voorleggen. Op basis van het hieruit voortkomende advies kan de oorspronkelijke
subsidieverlening in stand blijven of wordt de subsidie verminderd of ingetrokken;
dit beoordeelt het bestuur.
Bij wijziging van de periode (4.) waarin de activiteiten plaatsvinden, blijft de oorspronkelijke
subsidieverlening in stand als de activiteiten – weliswaar later – maar nog steeds
in hetzelfde seizoen plaatsvinden (*).
Bij wijziging van de startdatum of einddatum van de meerjarige activiteiten (4.) waarin
de activiteiten plaatsvinden, neemt het bestuur een besluit inzake de mogelijke gevolgen
(vermindering, intrekking) voor de subsidiëring. (**).
De intrekking van of mindering op de subsidie werkt terug tot het tijdstip waarop
de subsidie is verleend, tenzij bij het besluit tot intrekking of wijziging anders
is bepaald.
-
g. Verrekening na vaststelling subsidie
Mocht het voorkomen dat u teveel en/of ten onrechte betaalbaar gestelde voorschotten
ontvangt, dan stort u dit binnen veertien dagen na ontvangst van de vaststelling terug,
tenzij het FPPM heeft besloten tot verrekening op andere wijze.
De subsidie kan nooit meer bedragen dan het verleende bedrag of het tekort op de afrekening.
-
h. Verwerven van eigendommen of de vorming van vermogen
Indien de subsidie heeft bijgedragen tot het verwerven van eigendommen of anderszins
tot de vorming van vermogen, bent u daarvoor aan het FPPM een door het FPPM te bepalen
vergoeding verschuldigd. De vergoeding is slechts verschuldigd indien:
-
– u de voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen vervreemdt
of bezwaart of de bestemming daarvan wijzigt;
-
– u een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van de voor de gesubsidieerde
activiteiten gebruikte of bestemde goederen;
-
– de activiteiten waarvoor subsidie is verleend geheel of gedeeltelijk worden beëindigd;
-
– de verlening wordt ingetrokken of de subsidie wordt beëindigd;
-
– de rechtspersoon die subsidie ontving, wordt ontbonden.
Bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding wordt uitgegaan van de waarde in het
economisch verkeer van de eigendommen en andere vermogensbestanddelen op het tijdstip
waarop de vergoeding verschuldigd wordt. Een vergoeding is niet verschuldigd indien
de ontvanger aan betreffende eigendommen een door het FPPM te bepalen bestemming geeft.
