Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Regeling vaststelling Controleprotocol 2005 Centraal Orgaan opvang asielzoekers

Geldend van 03-11-2005 t/m heden

Regeling vaststelling Controleprotocol 2005 Centraal Orgaan opvang asielzoekers

De Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie,

Gelet op artikel 18, derde lid, van de Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers;

Besluit:

Artikel 1

Ten behoeve van de controle van de jaarrekening van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers, door de accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek II van het Burgerlijk Wetboek, wordt het controleprotocol gebruikt dat als bijlage bij deze regeling is gevoegd.

Artikel 3

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2005.

Deze regeling zal met de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 4 oktober 2005

De

Minister

voor Vreemdelingenzaken en Integratie,

M.C.F. Verdonk

Controleprotocol 2005 Centraal Orgaan opvang asielzoekers

1. Inleiding

1.1. Algemeen

Artikel 18 van de Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers (hierna Wet COA) schrijft onder meer voor dat het COA rekening en verantwoording over het voorafgaande begrotingsjaar aan de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie aflegt. Onderdeel van het afleggen van deze rekening en verantwoording is een onderzoek door de accountant naar de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening.

In artikel 19 van de Wet COA wordt bepaald dat de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie nadere regels kan stellen voor de reikwijdte en de intensiteit van de accountantscontrole betreffende financiële verslaglegging. In dit controleprotocol worden die nadere regels aangereikt.

Het controleprotocol bevat geen aanwijzingen met betrekking tot controle technische zaken die vanuit het vakgebied van de accountant gebruikelijk zijn en worden verondersteld bekend te zijn bij de accountant. Nadere aanwijzingen ten behoeve van de accountant zijn verwoord in hoofdstuk 4.

Het controleprotocol is zodanig van opzet dat vanaf de jaarrekening 2005 het in beginsel voor een reeks van jaren kan gelden. Zo nodig zal het jaarlijks worden bijgesteld op grond van feitelijke ontwikkelingen.

1.2. Doel en reikwijdte van het controleprotocol

Het doel van het controleprotocol is het aangeven van het kader en het geven van nadere aanwijzingen en aandachtspunten voor de controle van de jaarrekening van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (hierna: COA). Het COA-bestuur is primair verantwoordelijk voor de naleving van het controleprotocol. Het COA-bestuur maakt afspraken met de accountant inzake de uitvoering.

1.3. Hoofdlijnen van het controleprotocol

In het controleprotocol worden de aspecten behandeld die noodzakelijk zijn om op een uniforme wijze de jaarlijkse accountantscontrole van het COA vorm te geven, zonder afbreuk te doen aan de eigen vaktechnische verantwoordelijkheid van de controlerend accountant. Met dit controleprotocol wordt vooral een basis gelegd voor de aansturings- en verantwoordingsrelatie tussen de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie en het COA.

In de eerste plaats is het object van controle gedefinieerd. Het betreft de jaarrekening van het COA gericht aan de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie alsmede de beoordeling van het proces van totstandkoming van de verantwoording van het gevoerde financieel en materieel beheer en de totstandkoming van de informatie over het gevoerde beleid.

In het controleprotocol zijn de belangrijkste criteria voor de controle opgenomen. Het betreft de getrouwheid en de rechtmatigheid van opgenomen financiële informatie en de totstandkoming van informatie over het beleid, de bedrijfsvoering en het financieel en materieel beheer.

Tevens wordt het toetsings- en referentiekader (de norm) voor de controle behandeld. Dit betreft vooral de relevante wet- en regelgeving en de algemeen aanvaarde en gebruikelijke normen voor wat betreft de getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten in het kader van de accountantscontrole.

Het controleprotocol geeft verder op hoofdlijnen invulling aan de wijze van controleren (de controleaanpak). Rekening houdend met de in het controleprotocol aangegeven systematiek, aandachtspunten en diepgang van de controle zal dit vooral ook een verantwoorde vaktechnische – op de situatie toegespitste – invulling van de accountant vergen.

De rapportages over de resultaten van de controles vormen de einduitkomsten van de werkzaamheden die door de accountant zijn verricht en zullen uiteindelijk hun neerslag vinden in accountantsverklaring en -rapportages.

In dit controleprotocol worden in hoofdstuk 2 relevante definities behandeld. In hoofdstuk 3 is de van toepassing zijnde regelgeving opgenomen en in hoofdstuk 4 worden de aanpak en resultaten van de jaarlijkse accountantscontrole van de jaarrekening behandeld. In hoofdstuk 5 wordt in hoofdlijnen ingegaan op de rapportages.

1.4. Verantwoordingsinstructies

Separaat van dit controleprotocol kan, op grond van artikel 14 lid 2 Wet COA, de Minister regels stellen met betrekking tot de verstrekking van informatie. De aanvullende regels worden in een aanvullende instructie aan het COA ter beschikking gesteld.

Van de aanvullende regels is de sturingsrelatie uitgewerkt in het integraal document en de verantwoording in het Informatieprotocol.

2. Definities

Het COA

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers, bedoeld in artikel 2 van de Wet COA en belast met de taken die beschreven zijn in artikel 3 van de Wet COA. Op het COA is het baten en lasten stelsel van toepassing.

Het bestuur

Het bestuur van het COA, zoals wordt beschreven in artikel 5 van de Wet COA.

De accountant

De deskundige, zoals wordt beschreven in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, die is belast met de controle van de jaarrekening van het COA.

Het financiële verslag

Het financiële verslag is beschreven in artikel 18 eerste lid van de Wet COA en dient binnen 4 maanden na afloop van het boekjaar aan de Minister te worden gezonden. Het financiële verslag bestaat uit directieverslag, bedrijfsvoeringsverslag, jaarrekening, overige gegevens en overige niet financiële informatie, zoals vastgelegd in het integraal document.

Financiële informatie

Tot de financiële informatie wordt gerekend informatie over baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten en balansposten, zoals deze uit de administratie blijken, en de toelichtingen daarbij.

Directieverslag

Het directieverslag (art. 391 boek 2 titel 9 BW) geeft informatie over het verleden en gebeurtenissen na de balansdatum (= 31 december), toekomstverwachtingen en onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten.

Het bedrijfsvoeringsverslag

Het COA-bestuur neemt in het financiële verslag informatie over de bedrijfsvoering op waaruit blijkt dat op gestructureerde wijze aandacht is besteed aan de bedrijfsvoering, dat sprake is geweest van beheerste bedrijfsprocessen en of er specifieke punten van aandacht met verbeteracties zijn. Het bestuur geeft daarmee informatie over de mate waarin aan de vooraf gestelde eisen met betrekking tot het bedrijfsvoeringsplan is voldaan.

Het COA dient in het bedrijfsvoeringsverslag verantwoording op te nemen waarin tenminste wordt ingegaan op:

De administratieve organisatie;

Risico’s welke geanalyseerd dienen te worden;

De betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening;

Instrumenten van sturing en beheersing die dienen te worden ingezet (b.v. als uitvloeisel van bevindingen van de accountant en op basis van de risicoanalyses);

Maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik;

De wijze van kwaliteitsborging.

De risicoanalyse maakt deel uit van het bedrijfsvoeringsverslag en de onderwerpen kunnen jaarlijks in overleg met het COA worden vastgelegd in een brief met toezichtsafspraken. Indien van toepassing dienen onderwerpen vóór 1 september van het voorafgaande jaar te worden aangeleverd bij het COA.

De jaarrekening

In de jaarrekening wordt door het bestuur van het COA rekening en verantwoording afgelegd over het financieel beheer van het COA betreffende het verstreken boekjaar.

De jaarrekening bestaat tenminste uit de volgende onderdelen balans, baten- en lastenrekening en toelichting op de balans en de baten- en lastenrekening.

In de jaarrekening dient tevens de door het COA voorgestelde subsidie-afrekening opgenomen te worden.

Overige gegevens

Onder de overige gegevens worden de gebeurtenissen na balansdatum en de accountantsverklaring opgenomen.

Overige niet financiële informatie

De niet financiële informatie over het gevoerde beleid en in het kader van de uitvoering van de bedrijfsprocessen omvat prijs-, volume- (zogeheten kengetallen) en prestatiegegevens zoals beschreven in het informatieprotocol.

Het meetsysteem

Het meetsysteem wordt gebaseerd op de kwaliteitseisen zoals deze zijn gedefinieerd in de productenklapper die behoort tot het integraal document. Het meetsysteem is gebaseerd op de aan de producten gelieerde prestatie-indicatoren die zijn voorzien van een norm zoals deze zijn vastgelegd in het integraal document.

De accountantsverklaring

De verklaring bedoeld in artikel 18, derde lid van de Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers. De accountant dient de uitslag van zijn onderzoek weer te geven in de vorm van een verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten en lasten.

Rapport van bevindingen

De schriftelijke rapportage van de accountant van zijn bevindingen aan het COA bestuur naar aanleiding van de beoordeling van o.a. de controle van de jaarrekening, de administratieve organisatie en de interne controle.

Het Integraal Document

Het sturingsmodel waarin afspraken tussen het DGIAV/DVB en het COA zijn vastgelegd.

3. Wet- en Regelgeving

Het controleprotocol is gebaseerd op de voor het COA van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de vastgelegde onderlinge afspraken.

Het betreft onder meer:

4. Accountantscontrole

4.1. Algemeen

De accountant onderzoekt of de jaarrekening voldoet aan de bij of krachtens de wet gestelde voorschriften en of het financiële verslag, voorzover hij dat kan beoordelen, met de jaarrekening verenigbaar is.

De accountant heeft de taak van de controle op de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichting. Daarnaast dient de accountant de rechtmatigheid in zijn oordeel te betrekken. In de brief van 1 juli 2003 (kenmerk 5233156/03/04) is door het Ministerie van Justitie/Directie Financieel Economische Zaken aan de minister van Financiën toegezegd, dat voor alle RWT’s ressorterend onder het Ministerie van Justitie, met ingang van 2005 de rechtmatigheidsverklaring wordt opgenomen.

De activiteiten van het COA worden nagenoeg geheel gefinancierd door middel van een door de DGIAV/DVB toe te kennen algemeen budget, voor te leveren producten, ten laste van de Rijksbegroting en eventuele aanvullingen zoals beschreven in het Subsidiebesluit.

4.2. Reikwijdte

Het accountantsoordeel bij de jaarrekening van het COA houdt in dat de daarin opgenomen financiële informatie getrouw is weergegeven en rechtmatig tot stand zijn gekomen. De bevindingen dienen door de accountant gerapporteerd te worden.

4.2.1. Getrouwheid

Ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening wordt aangesloten bij wat maatschappelijk en in het accountantsberoep gebruikelijk is. Getrouwheid kan worden gedefinieerd als in overeenstemming met de werkelijkheid, met andere woorden: juist, volledig, tijdig, bestaand, aanvaardbaar (waardering) en toereikend (presentatie en toelichting). Verwezen wordt verder naar de definitie die is opgenomen in het Handboek Controle Departementale Auditdiensten (hierna DAD).

4.2.2. Rechtmatigheid

De hiernavolgende toelichting van het begrip rechtmatigheid en de rechtmatigheidseis is ontleend aan het Handboek Controle DAD.

‘Aan de balansposten, lasten en baten wordt de eis van rechtmatigheid gesteld. Rechtmatig betekent allereerst dat balansposten en lasten tot stand komen binnen de grenzen die in het integraal document zijn vastgesteld. Rechtmatig betekent voorts dat de lasten en baten en de daaraan ten grondslag liggende balansposten en rechten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met (andere) van toepassing zijnde (wettelijke) regelingen’.

Van de accountant worden die werkzaamheden verwacht die hij moet verrichten ter vaststelling dat de in de jaarrekening opgenomen balansposten, lasten, baten en overige gegevens tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de beschikking en andere van toepassing zijnde regelingen. Hiertoe behoort o.a. het Europees aanbesteden. Gezien de aanbestedingskalender voor het Europees aanbesteden zullen voor een aantal kostencategorieën op 1-1-2005 geen Europees aanbestede contracten aanwezig zijn. In het kader van de overgangsregeling voor Europees aanbesteden van contracten zullen de uitgaven voor deze kostencategorieën vanaf 1-1-2005 tot datum ingang van het betreffende Europees aanbestede contract nog niet als onrechtmatig worden aangemerkt. Over de voortgang van het aanbesteden van voor 1-1-2005 niet Europees aanbestede contracten zal in het rapport van bevindingen verslag worden gedaan.

4.3. De totstandkoming van de informatie over de bedrijfsvoering

De accountant beoordeelt de totstandkoming van de rapportage over de bedrijfsvoering zoals weergegeven in het bedrijfsvoeringsverslag en rapporteert daarover in het rapport van bevindingen.

Door de accountant wordt bij de eindcontrole van de jaarrekening het proces van het uitvoeren van de risicoanalyse getoetst. Tevens wordt het proces van implementatie van de als gevolg van de risicoanalyse benoemde beheersmaatregelen getoetst.

Tevens vindt een marginale toets op de inhoud van de informatie over de bedrijfsvoering plaats met eigen bevindingen van de accountant en de accountant rapporteert hierover in het rapport van bevindingen.

4.4. Controleaanpak

4.4.1. Algemeen

De controle wordt verricht in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten.

De accountant zal zich bij zijn controle veelal baseren op een (risico)analyse. De administratieve organisatie en de interne controle bij het COA worden in deze (risico)analyse betrokken. Op basis van de (risico)analyse komt de accountant tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen. Deze afweging kan resulteren in een systeemgerichte controleaanpak (gebruikmakend van de administratieve organisatie en interne controlemaatregelen) en/of in meer of mindere mate gegevensgerichte controles. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat naast de administratieve organisatie en interne controlemaatregelen bij het COA tevens de door het COA uitgevoerde risicoanalyse en interne audits van belang kunnen zijn voor de afweging. Aangezien deze aanpak leidt tot maatwerk en/of werkafspraken, is het voorschrijven van een gedetailleerde aanpak niet mogelijk.

De controle dient zodanig te worden uitgevoerd opdat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen over het feit dat de verantwoording geen onjuistheden van materieel belang bevat. In het algemeen gesteld richt de accountant zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid van 95% en een nauwkeurigheid van 99% de uitspraak kan doen, dat in de jaarrekening geen onjuistheden voorkomen, die groter zijn dan de voorgeschreven toleranties. Deze richtlijn met betrekking tot de betrouwbaarheid is ontleend aan het Handboek DAD.

Hiernaast kan de DGIAV/DVB aanvullende controlevoorschriften voorschrijven.

4.4.3. Waarderingsafspraken

De jaarrekening dient opgesteld te worden in overeenstemming met de waarderingsgrondslagen zoals opgenomen in het integraal document.

4.4.4. Toleranties

De goedkeuringstoleranties en de hiernavolgende toelichting zijn ontleend aan het Handboek DAD.

Fouten

‘Het tolerantiebedrag wordt berekend door 1% te nemen van de omvangbasis, dus: 1% van de baten. Indien de som van de fouten het tolerantiebedrag overtreft, d.w.z. van materieel belang is, geeft de accountant in plaats van een goedkeurende accountantsverklaring een accountantsverklaring met beperking. Als de som van fouten wezenlijk is, meer dan 3%, dan voldoet de verantwoording niet aan de eraan te stellen eisen en zal de accountant derhalve een afkeurende verklaring geven’.

Overigens wordt opgemerkt dat, indien bepaalde financiële stromen zeer bijzonder van samenstelling of aard zijn waardoor een verkeerde omvangbasis zou ontstaan, de correcties op de omvangbasis wenselijk zijn. Bij de vaststelling van de omvangbasis van de saldibalans worden niet alle posten meegeteld (zie Handboek DAD).

Onzekerheden

De situatie kan zich voordoen dat de accountant op basis van objectieve verhinderingen tijdens het onderzoek geen zekerheid kan verkrijgen ten aanzien van de rechtmatigheid of de getrouwe weergave van bepaalde financiële stromen. Deze beperkingen in de controle kunnen beperkt van invloed zijn op de uiteindelijke oordeelsvorming over de verantwoording maar kunnen ook leiden tot het onthouden van een oordeel. Voor deze beperkingen zijn ook kritische grensbedragen vastgesteld. De volgende percentages worden gehanteerd: 3% (beperking) en 10% (oordeelonthouding).

Bijgaande tabel is ter indicatie van de te hanteren tolerantiegrenzen in relatie tot de accountantsverklaring.

Tabel 2: Tolerantiegrenzen

Soort verklaring

Goedkeurend

Met beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

< 1%

> 1% < 3%

N.v.t.

> 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

< 3%

> 3% < 10%

> 10%

N.v.t.

4.4.5. Overige niet financiële informatie

De accountant toetst of de niet-financiële informatie zoals opgenomen in het financiële verslag op een deugdelijke wijze tot stand is gekomen en rapporteert hierover in het rapport van bevindingen.

Uitgangspunt hierbij is, dat de niet financiële informatie, zoals opgenomen in het financiële verslag van het COA, minimaal de niet financiële informatie bevat uit de begroting/verantwoording van het Ministerie van Justitie. De aanvullende niet financiële informatie onderwerpen dienen vóór 1 september van het voorafgaande jaar te worden aangeleverd bij het COA, bij latere aanbieding wordt dit in overleg met het COA besproken.

5. Rapportages accountant

5.1. Algemeen

Het rapport van bevindingen is gericht aan het bestuur van het COA. Bij de aanwijzing van de accountant wordt bedongen dat aan de DGIAV/DVB op diens verzoek inzicht wordt geboden in de controlerapporten van de accountant. Het rapport van bevindingen en de accountantsverklaring worden door het COA aan de DGIAV/DVB gezonden.

5.2. Rapport van bevindingen

De accountant rapporteert zijn bevindingen als separaat document en het rapport wordt opgesteld naar aanleiding van de interim-controle en de eindejaarscontrole.

In het algemeen bevat het rapport van bevindingen de feitelijke bevindingen en aanbevelingen inzake de administratieve organisatie en interne controle en overige zaken voor zover relevant en geconstateerd in het kader van de controle van de jaarrekening.

Het rapport van bevindingen bevat het oordeel en de bevindingen van de controlerende accountant in het kader van het afgeven van de certificerende verklaring bij het onderdeel Jaarrekening van het jaarlijkse financiële verslag. De accountantsverklaring van de accountant heeft alleen betrekking op de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening.

In het rapport van bevindingen worden tevens opgenomen de bevindingen van de accountant ten aanzien van het proces van totstandkoming van de financiële en niet-financiële gegevens. De niet-financiële gegevens bestaat uit de informatie over de bedrijfsvoering en kengetallen.

Het rapport van bevindingen kan eerder gerapporteerde bevindingen bevatten. Indien van toepassing, worden eventuele afwijkingen van relevante wet- en regelgeving en inrichtingsvoorschriften toegelicht.

5.3. Accountantsverklaring

5.3.1. Algemeen

Voor het bepalen van de strekking van het accountantsoordeel wordt verwezen naar hoofdstuk 4 van het Controleprotocol.

De accountantsverklaring wordt opgenomen onder de overige gegevens bij de jaarrekening.

5.3.2. Tekst goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening

Aan het bestuur van het COA

Accountantsverklaring

Opdracht

Wij hebben de jaarrekening xxxx van Centraal Orgaan opvang asielzoekers te Rijswijk gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers. De leiding van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers is tevens primair verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving. Het is onze taak een accountantsverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken.

Werkzaamheden

Bij onze controle hebben wij nagegaan of de jaarrekening voldoet aan de volgende eisen:

Dat de jaarrekening zowel de baten als lasten over xxxx, als de activa en passiva per 31 december xxxx weergeeft in overeenstemming met de grondslagen voor de waardering van de activa en passiva en de methoden van resultaatbepaling zoals uiteengezet in de toelichting van de jaarrekening,

Dat de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten, alsmede de balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen.

Tevens hebben we nagegaan of de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het integraal document en het controleprotocol Centraal Orgaan opvang asielzoekers 2005.

Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten en in overeenstemming met het controleprotocol Centraal Orgaan opvang asielzoekers 2005 van het Ministerie van Justitie. Volgens de in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen, dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en toelichtingen in de jaarrekening. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving, die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen die de leiding van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers heeft gemaakt, alsmede een algehele evaluatie van het beeld van de jaarrekening.

Wij zijn van mening, dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.

Oordeel

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening xxxx van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers voldoet aan de hierboven omschreven eisen. Tevens delen we mede dat het controleprotocol Centraal Orgaan opvang asielzoekers 2005 is nageleefd.

Plaats, datum

Ondertekening

5.5.3. Tekst niet goedkeurende accountantsverklaring

In het geval een niet-goedkeurende verklaring wordt afgegeven dient in beginsel te worden aangesloten bij de voorbeeldteksten in de Richtlijnen voor de Accountantscontrole en hetgeen hierover is bepaald in het Handboek DAD. De opbouw en bewoordingen van de verklaring dienen aan te sluiten bij hetgeen in de vorige paragrafen is gesteld.

Bijlage Toelichting controleprotocol

Toelichting rechtmatigheid

De normering is vaak – maar niet altijd – vastgelegd in nadere regelgeving en/of uitvoeringsvoorschriften. Ter handreiking worden de volgende rechtmatigheidseisen in algemene zin gesteld:

  • De kosten dienen een (publiek en maatschappelijk relevant) doel (functionaliteitseis);

  • Het dient aannemelijk te zijn dat de desbetreffende kosten ook daadwerkelijk voor dat doel zijn gedaan en dat de (tegen)prestatie is verricht (aannemelijkheidseis).

Bij de beoordeling van de rechtmatigheid worden de kosten getoetst aan deze twee algemene eisen. Deze toetsing vindt ook plaats indien nadere gecodificeerde normen in de vorm van uitvoeringsvoorschriften ontbreken. Het is derhalve niet zo dat de kosten nimmer als rechtmatig kan worden gekwalificeerd wanneer dergelijke regels ontbreken.

Voorgaande algemene eisen kunnen als volgt nader geoperationaliseerd worden naar minimale eisen inzake de rechtmatigheid van de kosten respectievelijk een opbrengst:

De kosten moeten binnen de vastgestelde begrotingskaders vallen:

  • Omschrijving;

  • Omvang goedgekeurde bedragen;

  • Juiste begrotingsjaar;

De kosten zijn, behalve in uitzonderingsgevallen, onderbouwd met originele ‘stukken’ (de kosten zijn gemaakt). De stukken worden voorzien van een blokstempel waaruit de prestatieverklaring, registratie, fiattering en betaling blijkt;

Aan de hand van een bewijs(stuk) kan worden vastgesteld dat de (tegen)prestatie daadwerkelijk is geleverd;

Er is in voldoende mate sprake van functiescheiding binnen de organisatie (verbruiken, autoriseren, registreren en betalen) met betrekking tot de behandeling van kosten;

Voor het doen van kosten en het aangaan van kosten gelden regels waaraan voldaan moet worden (bijv. aanbestedingsrichtlijnen);

De betaling is gedaan tot het juiste bedrag, op het juiste tijdstip, aan de juiste persoon en is door de juiste, en tot het doen van uitgaven bevoegde persoon.

Toelichting fouten en onzekerheden

Fouten

Wanneer bij de controle van de financiële informatie een afwijking van één van de criteria rechtmatigheid en/of getrouwe weergave wordt geconstateerd, wordt dat als een fout aangemerkt. Wanneer de jaarrekening niet is opgesteld overeenkomstig de inrichtingsvoorschriften en/of de toelichting is niet toereikend, dan wordt dit apart in het oordeel vermeld.

Er is in het algemeen geen relatie tussen een rechtmatigheidsfout en een niet-getrouwe weergave. Een onrechtmatig bedrag kan op de juiste wijze in de financiële verantwoording zijn weergegeven. Onrechtmatigheid leidt dus niet automatisch tot niet-getrouwe weergave. Een niet-getrouwe weergave leidt niet automatisch tot onrechtmatigheid. Voor het omgaan met geconstateerde fouten geldt een gedragslijn, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen fouten die wel en fouten die geen invloed hebben op de hoogte van de financiering:

Geconstateerde materiële fouten moeten door het COA in de jaarrekening worden gecorrigeerd;

Voor alle geconstateerde fouten gelden de in de tabel van paragraaf 4.4.4 vermelde toleranties.

Niet-gecorrigeerde fouten dienen tenminste met een nadere indicatie van de materialiteit te worden vermeld in het accountantsrapport en waar nodig te leiden tot vermelding in de accountantsverklaring.

Onzekerheden

Er is onder meer sprake van een onzekerheid indien door tekortkomingen in het financiële beheer niet vastgesteld kan worden of de betreffende bedragen al dan niet rechtmatig of al dan niet getrouw zijn weergegeven.

Onzekerheden die van invloed kunnen zijn op de financiering dienen niet alleen adequaat te worden toegelicht in de jaarrekening maar ook met een nadere indicatie te worden vermeld in het accountantsrapport en – waar nodig – te leiden tot vermelding in de accountantsverklaring.

Voor nadere richtlijnen en het omgaan met kwalitatieve aspecten als aard en oorzaak van fouten en onzekerheden wordt verwezen naar de richtlijnen voor de accountantscontrole.