Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Vaststellingbesluit selectielijst Centraal Orgaan opvang Asielzoekers 1994–2001[Regeling vervallen per 17-08-2014.]

Geldend van 23-02-2005 t/m 16-08-2014

Vaststellingbesluit selectielijst neerslag handelingen Centraal Orgaan opvang Asielzoekers periode 1994–2001

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 9 september 2004, nr. arc-2004.01072/4);

Besluit:

Artikel 2 [Vervallen per 17-08-2014]

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 16 december 2004

De

Staatssecretaris

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
namens deze:
de

Algemene Rijksarchivaris

,

M.W. van Boven

Basisselectiedocument centraal orgaan opvang asielzoeker in de periode 1994–2001 [Vervallen per 17-08-2014]

Vastgestelde versie december 2004

Afkortingen [Vervallen per 17-08-2014]

AC: Aanmeldcentrum

AMA: alleenstaande minderjarige asielzoeker

AMOG: Asielzoeker met onaangepast gedrag

AMVB: algemene maatregel van bestuur

AO: Administratieve Organisatie

AVO: Aanvullende opvang

AZ: Algemene Zaken

AZC: Asielzoekerscentrum

BAMA: Begeleide AMA

BGA: Bureau Gezondheidszorg Asielzoekers

BGT: Begeleidingsgroep Taakstellingen

BSD: Basisselectiedocument

CGV: Centrum Gezondheidszorg Vluchtelingen

COA: Tot 1994: Centrale Opvang Asielzoekers

Vanaf 1994: Centraal Orgaan opvang Asielzoekers

COV: Centrale Opvang Vluchtelingen (stichting)

COW: Centrale Opvang in Woningen

F&C: Financiën & Control

GGD: Gemeentelijke Gezondheidsdienst

GGZNederland: vereniging Geestelijke Gezondheidszorg Nederland

ICT: Informatie- en Communicatie Techniek

IND: De Immigratie- en Naturalisatiedienst

IOM: Internationale Organisatie voor Migratie

IPO: Interprovinciaal overleg

ISOA: Interim Stichting Opvang Asielzoekers

KCO: Kleinschalige Centrale Opvang

KOC: Kosovo-opvangcentra

KNOV: Koninklijke Nederlandse Organisatie van Verloskundigen

LAMP: Landelijk aanmeldpunt

LHV: Landelijke Huisartsen Vereniging

LIGGD: Landelijk Instituut voor GGD’en

LOTO: Landelijk Operationeel Terugkeer Overleg

LVGGD: Landelijke Vereniging voor GGD’en

MIO: Methode van Institutioneel Onderzoek

MO: Medische Opvang

MOA: Medische Opvang Asielzoekers

MPAZ: Moeilijk plaatsbare asielzoeker

NMI: Nederlands Migratie Instituut

NMT: Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Tandheelkunde

NO: Noodopvang

NRK: Nederlandse Rode Kruis

OBM: Organisatie- en besturingsmodel

OC: Opvang- en onderzoekcentrum

OCenW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (ministerie)

OHBA: Onderwijs Huisvestingsbudgetten Asielzoekers

P&O: Personeel & Organisatie

PBCT: Projectbureau Coördinatie Terugkeer

PIVOT: Project Invoering Verkorting OverbrengingsTermijn

POA: Projecten Opvang Asielzoekers (stichting)

PvE: Programma van Eisen

PwC: Price Waterhouse Coopers

RAD: Rijksarchiefdienst

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

RITT: Regionaal Integraal Terugkeer Team

SLA: Service Level Agreement

SRA: Stichting Rechtsbijstand Asielzoekers

Stb.: Staatsblad (wetten in formele zin, algemene maatregelen van bestuur)

Stcrt.: Staatscourant (ministeriële regelgeving)

TOC: tijdelijk opvangcentrum

VC: Vertrekcentrum

VD: Vreemdelingendienst

VNG: Vereniging van Nederlandse Gemeenten

VROM: Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (ministerie)

VTV hum: Vergunning tot verblijf om klemmende redenen van humanitaire aard/C-status

VVTV: Voorlopige vergunning tot verblijf

VWN: VluchtelingenWerk Nederland

VWS: Volksgezondheid, Welzijn en Sport (ministerie)

WL: Wachtlijst

WOR: Wet op de Ondernemingsraden

WVC: Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (ministerie)

ZBO: Zelfstandig bestuursorgaan

ZZA: Zelfzorgarrangement

Verantwoording voor selectie in het algemeen [Vervallen per 17-08-2014]

Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als de overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief in Den Haag. Het Nationaal Archief is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCenW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

  • de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

  • de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

  • de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

  • het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek.

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van de selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

Doel en werking van het Basisselectiedocument

Een Basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst.In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het voorliggende BSD wijkt dus van die regel af, want het is juist speciaal voor het COA opgesteld.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het geval van het COA is een rapport institutioneel onderzoek (RIO) opgesteld waarin de taken en bevoegdheden van het orgaan zijn beschreven. Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de Minister van O, C en W) en de betrokken zorgdrager(s).

Beleidsterrein versus organisatie

Er is in de de loop van het PIVOT-project zijn er twee soorten RIO en BSD ontstaan. Het RIO inzake een beleidsterrein geeft een overzicht van alle handelingen van verschillende actoren op één beleidsterrein. Onder die actoren kan zich een organisatie bevinden. Zo’n organisatie, die wettelijk zelf zorgdrager is voor haar eigen archief, kan ofwel proberen al haar handelingen te laten beschrijven in RIO’s over de beleidsterreinen waarop het actief is, ofwel besluiten zelf een eigen RIO te laten opstellen.

Het COA heeft gekozen voor het laatste. Een RIO over een organisatie beschrijft alle handelingen van één organisatie, die zich mogelijk op meer dan één beleidsterrein begeeft. Dat is dus ook het geval met het RIO over het COA. Hierin staan alleen handelingen van het COA en niet van andere actoren, afgezien van de ondernemingsraad.

Taakgebied waartoe het beleidsterrein behoort

Er bestaat inmiddels een tweetal BSD’s waarnaar hier een verwezen moet worden. Allereerst is het BSD met betrekking tot de toelating van vreemdelingen, 1945–1993, geschreven in opdracht van het Ministerie van Justitie, vastgesteld bij Stcrt. 1997/22 (IND) en Stcrt. 2002/95 (JUS). Zoals de titel al suggereert, ligt de nadruk in dit onderzoek op de toelating en niet de opvang van vreemdelingen.

De instellingen waaruit het COA ontstaan is, hebben echter wel een rol gespeeld op het beleidsterrein van de toelating van vreemdelingen. In die zin is een verwijzing naar dit BSD wel op zijn plaats. Wanneer dit BSD zal worden geactualiseerd, zal niet alleen de looptijd van het onderzoek worden aangepast, maar mogelijk ook het beleidsterrein worden uitgebreid met het onderwerp opvang van vreemdelingen. In de beschrijving van het vernieuwde beleidsterrein zal dan het COA vermeld worden.

Op grond hiervan zou het taakgebied ‘vreemdelingenbeleid’ kunnen worden genoemd.

Een ander beleidsterrein waarin het COA een rol speelt, is Coördinatie Integratiebeleid Minderheden, waarop het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de hoofdactor is. Een drietal handelingen uit het voor u liggende RIO speelt zich op dat beleidsterrein af.

Selectiedoelstelling [Vervallen per 17-08-2014]

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Tijdens de behandeling van de ontwerp-Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer verwoordde de Minister van WVC op 13 april 1994 deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.

Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (vernietigen), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

Overigens verlangt art. 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 276) dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd:

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag worden van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingenbetreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de algemene selectiecriteria, zoals hierna staan vermeld.

Algemene selectiecriteria

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, beleidsterrein-specifieke criteria worden geformuleerd. Daar de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in dit BSD de mogelijkheid om specifieke selectiecriteria te formuleren niet benut.

Vaststelling BSD [Vervallen per 17-08-2014]

Op 14 januari 2003 is het ontwerp-BSD door het Centraal Orgaan opvang asielzoekers aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 4 december 2003 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 9 september 2004 bracht de RvC advies uit (arc2004.01072/4), hetwelk [naast enkele tekstuele correcties] aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

Aan de waardering van handeling 11 zal worden toegevoegd: Van ordeningsplannen en inventarissen wordt één exemplaar bewaard.

De waardering van handeling 52 is gewijzigd van V in B 5.

Daarop werd het BSD op 16 december 2004 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgesteld [C/S/04/2762].

Leeswijzer voor het handelingenblok [Vervallen per 17-08-2014]

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

(X.): uniek nummer

Actor: Een overheidsorgaan dat, of een particuliere organisatie of persoon die een rol speelt op een beleidsterrein en de bevoegdheid heeft tot het zelfstandig verrichten van handelingen op grond van attributie of delegatie.

In dit onderzoek is het COA de enige actor waarvan de handelingen beschreven dienen te worden. Daarom is in dit rapport de actor uit het handelingenblok weggelaten. Uit de context wordt duidelijk welke persoon of afdeling de handeling verricht.

Handeling: Een complex van activiteiten gericht op het tot stand brengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. Een actor kan handelingen via mandatering door organisatieonderdelen of -leden laten verrichten.

Mandatering is de machtiging tot het uitoefenen van een bestaande bevoegdheid aan een organisatie, hoewel de verantwoordelijkheid voor de uitoefening van die bevoegdheid blijft bij het orgaan dat die bevoegdheid krachtens de wet heeft gekregen (AWB, hoofdstuk 10).

Periode: Deze geeft aan wanneer een handeling is uitgevoerd. Het is mogelijk dat na beëindiging van de wettelijke grondslag een handeling nog niet is afgelopen (denk aan bekostiging). Indien geen eindjaar gegeven is, betekent dit dat de handeling ook nog na 2001 verricht kan worden.

Grondslag/bron: Deze geeft de wet of de regeling krachtens een wet weer waarop de handeling gebaseerd is. Een bron wil zeggen dat er geen wettelijke grondslag gevonden is, maar dat uit een andersoortige bron (nota, verslag, Rijksbegroting, literatuur) gebleken is dat het desbetreffende orgaan die handeling uitvoerde/uitvoert.

Product: De neerslag op juridisch-bestuurlijk niveau van de handeling. De producten die hier worden genoemd, hoeven niet de enige te zijn. Het zijn meestal slechts voorbeelden. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt de invulling van dit item.

Opmerkingen: Eventuele bijzonderheden of uitleg over bovengenoemde items.

Waardering: De afkorting ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het Nationaal Archief van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.

De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’ oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot de neerslag van de handeling, is afgesloten.

De namen van de ministeries zijn in de loop der jaren veranderd. In dit rapport wordt uitgegaan van de namen die anno 2001 werden gebruikt. Dus ook als de actor een minister is, wordt de naamsaanduiding anno 2001 gebruikt, bijvoorbeeld de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en niet de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur.

De partners van het COA [Vervallen per 17-08-2014]

Naast het COA is er nog een groot aantal andere instanties en organisaties actief of actief geweest op het gebied van de opvang of raakvlakken met dat gebied.

Ministeries

Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), voor 1994 Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC) was tot 1994 ministerieel verantwoordelijk voor de opvang van asielzoekers.

Vanaf 1994 is het Ministerie van Justitie ministerieel verantwoordelijk voor het gehele vreemdelingenbeleid, dus ook de opvang van asielzoekers. Het heeft de bevoegdheid om de taken van het COA en de uitvoering daarvan te wijzigen en benoemt het bestuur van het COA. Het COA is aan dit ministerie op inhoudelijk en financieel vlak verantwoording schuldig.

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken (en Koninkrijksrelaties is belast met de taakstelling voor de uitplaatsing van verblijfsgerechtigden. Dus vanaf het moment dat aan asielzoekers een ver)blijfsstatus is verleend, vallen ze behalve onder Justitie ook onder Binnenlandse Zaken.

Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ontwikkelt regelgeving met betrekking tot het verrichten van betaald werk door asielzoekers. Zo is bijvoorbeeld in 1995 de Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV) in werking getreden.

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCenW) was tot 1997 verantwoordelijk voor de huisvesting van het basis-, speciaal en het voortgezet onderwijs. Per 1 januari 1997 is deze taak gedecentraliseerd en overgedragen aan gemeenten. Gemeenten die kosten maken om te voorzien in onderwijshuisvesting voor asielzoekers in het basisonderwijs en daarvoor geen bijdrage ontvangen uit het gemeentefonds, kunnen bij het COA een aanvraag indienen voor een bijdrage in deze kosten. Dit is geregeld in de regeling onderwijshuisvestingsbutgetten asielzoekers (OHBA-regeling). Daarnaast heeft het COA in 2001 een eenmalige regeling uitgevoerd voor gemeenten die in 2000 en 2001 knelpunten ondervonden in de onderwijshuisvesting van het voortgezet onderwijs. Bij de tot standkoming van deze tijdelijke maatregeling hebben de Ministeries van OC&W en Justitie toegezegd een structurele regeling te ontwikkelen in 2002.

Van het Ministerie van Defensie heeft het COA diverse legerplaatsen en voormalige kazernes overgenomen en ingericht als opvangcentra. Het ministerie is ook leverancier van noodopvangmaterialen en voorziet in de bouw van noodhospitalen. Tenslotte hebben Kosovaarse kinderen van militairen training ontvangen over het herkennen van als speelgoed vermomde mijnen.

Het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM) is nauw betrokken bij de huisvesting van verblijfsgerechtigden.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor het uitnodigen van vluchtelingen op grond van internationale afspraken daarover vanwege acute noodsituaties. Tevens is het verantwoordelijk voor het onderzoek naar opvangmogelijkheden voor AMA’s die moeten terugkeren naar het land van herkomst.

Onder leiding van het Ministerie van Financiën wordt er een Interdepartementaal Beleidsonderzoek (IBO) verricht ter voorbereiding van de invoering van een lasten-batenstelsel per 2004 voor het verstrekken van subsidies via het COA.

Ketenpartners

Met ketenpartners worden partners in vreemdelingenzaken bedoeld.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) is een agentschap van het ministerie van Justitie. Het houdt zich vooral bezig met de toelating en uitzetting van asielzoekers. De aanmeldcentra, die op initiatief van de IND en het COA in Rijsbergen, Zevenaar en op schiphol zijn geopend, vallen onder verantwoordelijkheid van de IND. Er bestaan in de vertrekcentra sinds enige tijd ook verwijderunits voor efficiënte coördinatie van de uitzetting van uitgeprocedeerde asielzoekers. Deze units vallen onder verantwoordelijkheid van de IND.

Het COA en de IND werken nauw met elkaar samen: dit wordt toegelicht in de paragraaf over kerntaak 4, de facilitering van de asielprocedure.

Een andere ketenpartner is de Vreemdelingendienst (VD), een onderdeel van de politie. Een vreemdeling die het voornemen heeft een asielverzoek in te dienen, meldt zich bij een willekeurige vreemdelingendienst. Deze neemt dan contact op de IND. Het COA, de IND en de Vreemdelingendienst maken gezamenlijk gebruik van verschillende registratiesystemen van vluchtelingengegevens.

Andere partners

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is de woordvoerder namens alle gemeenten met betrekking tot algemene zaken die te maken hebben met de opvang van asielzoekers in gemeenten en de taakstelling van gemeenten ten aanzien van statushouders.

Een belangrijke verantwoordelijkheid die gemeenten er in 1997 bij hebben gekregen, is die voor de huisvesting van het basisonderwijs aan asielzoekers in een opvangcentrum.

Het Interprovinciaal overleg (IPO) is de woordvoerder namens alle provincies en richt zich voornamelijk op de uitvoering van de taakstellingen door de provincies ten aanzien van de verblijfsgerechtigden. Het vervult een toezichthoudende rol.

VluchtelingenWerk Nederland (VWN) verdedigt de belangen van vluchtelingen in Nederland. Samen met de Bureaus voor Rechtshulp ondersteunt zij asielzoekers bij hun juridische ondersteuning. Verder helpt zij hen bij hun integratie in de Nederlandse maatschappij.

Meer informatie over de handelingen van VWN is te vinden in het RIO Gefinancierde Rechtsbijstand, opgesteld in opdracht van het Ministerie van Justitie.

Stichting Rechtsbijstand Asielzoekers (SRA) speelt een rol bij de asielprocedure en terugkeerregelingen.

Het Nederlands Migratie Instituut (NMI) is verantwoordelijk voor advies en consultatie inzake terugkeer van migranten en de uitvoering van – gefaciliteerde – terugkeerregelingen.

Algemeen Maatschappelijk Werk (AMW) is betrokken bij de sociale zorg voor asielzoekers. Meer informatie over de handelingen van AMW is te vinden in het RIO Schappelijk Welzijn op Maat, opgesteld in opdracht van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Stichting Centrale Opvang Vluchtelingen (stichting COV) hield zich bezig met de opvang van uitgenodigde vluchtelingen, bijvoorbeeld die uit voormalig Joegoslavië. Ze heeft die taak in 1994 van de ISOA overgenomen en is in 2000 weer opgeheven. Haar taken zijn overgenomen door het COA.

Stichting NIDOS is een instelling voor ambulante jeugdhulpverlening. Tot 1 januari 2002 heette ze Stichting De Opbouw, en maakte ze deel uit van Stichting De Opbouw die is gevestigd te Utrecht en grotendeels opereert in de gezondheidszorg. In tegenstelling tot de stichting in Utrecht wordt NIDOS door het ministerie van Justitie gesubsidieerd. Ze is een landelijk werkzaam in de jeugdbescherming, de gezondheidszorg, ouderenzorg en de welzijnszorg, en heeft zich gespecialiseerd in sociale hulp aan Alleenstaande Minderjarige Asielzoekers. De stichting werkt samen met het COA in de opvang van AMA’s. Ze leidt het traject van toelating, opvang en begeleiding van AMA’s, en treedt ook op als hun wettelijke voogd en financiert onderzoek.

Stichting Pharos is het landelijke kenniscentrum voor vluchtelingen en gezondheid. Doelstelling:bevordering van de gezondheid van vluchtelingen door de kwaliteit van de zorg aan hen te verbeteren. Dit gebeurt in samenwerking met vluchtelingen en organisaties in de zorg. Pharos draagt specialistische, praktijkgerichte kennis over, zowel nationaal als internationaal. Zo geeft ze bijvoorbeeld ook trainingen met betrekking tot AMA’s aan medewerkers van het COA.

De Vakgroep Pedagogiek van de Vrije Universiteit van Amsterdam voert studies uit inzake de wisselwerking tussen de mentale gesteldheid van AMA’s en hun verblijf in een bepaalde vorm van opvangaccommodatie, en geeft adviezen ter verbetering van hun situatie.

Behalve het COA is er nog een andere organisatie die een rol speelt bij het stimuleren van asielzoekers om zelfstandig terug te keren naar het land van herkomst of door te migreren naar een ander land: de Internationale Organisatie voor Migratie (IOM). Deze organisatie richt zich op vreemdelingen die op grond van de vreemdelingenwetgeving niet in ons land mogen blijven, en die wensen terug te keren naar hun land van herkomst en die voldoen aan een aantal voorwaarden. Het COA en de IOM hebben in 2000 een convenant gesloten waarin ze afspreken om informatie op dit terrein met elkaar uit te wisselen.

Het Nederlandse Rode Kruis (NRK) heeft in de jaren ’92–’93 op basis van de Tijdelijke Regeling Opvang Ontheemden (TROO) tijdelijke opvangcentra (TOC’s) beheerd, waarin vluchtelingen uit voormalig Joegoslavië werden gehuisvest. Het heeft een registratiesysteem opgezet waarin vluchtelingen kunnen worden geregistreerd die zijn zoekgeraakt in het buitenland.

Het NRK werkt alleen incidenteel met het COA samen.

In het kader van vakantieaktiviteiten voor AMA’s kunnen Opvangcentra contact zoeken met plaatselijke afdelingen van NRK.

Informatie over partners in de medische zorg is te vinden in de paragraaf over kerntaak 7, over de verlening van medische zorg door het COA.

Selectielijst [Vervallen per 17-08-2014]

Opmerking vooraf over de nummering van de handelingen.

De nummers volgen elkaar niet meer logisch op. De oorzaak daarvoor ligt in het feit dat het Structuurplan Documentaire Informatievoorziening dat op grond van een conceptversie van dit BSD al is opgesteld bij wijze van pilot ook reeds gedeeltelijk is geïmplementeerd. Tijdens deze implementatie is het BSD nog enkele malen gewijzigd, met consequenties voor de nummering. Uiteindelijk is besloten om de nummers van de handelingen die bij de implementatie relevant waren, gelijk te laten blijven.

Interne organisatie

1.

Handeling: Het aanwijzen van een plaatsvervangend voorzitter.

Periode: 1994–

Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 5, lid 3 (Stb. 1994, 422)

Product: Aanwijzingsbesluit

Waardering: V, 6 jaar na beëindiging dienstverband

2.

Handeling: Het benoemen, schorsen en ontslaan van een algemeen directeur.

Periode: 1994–

Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 8, lid 2 (Stb. 1994, 422)

Product: Benoemingsbesluit

Waardering: V, 75 jaar na geboorte

3.

Handeling: Het stellen van regels met betrekking tot de taken en bevoegdheden van de algemeen directeur en de centrum- en clusterdirecteuren.

Periode: 1994–

Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 8, lid 3 (Stb. 1994, 422)

Product: Regelgeving

Opmerking: Vanaf 1998 is het COA gaan werken met clusters. Zie hiervoor de paragraaf hieronder over OBM.

Waardering: B4

4.

Handeling: Het opstellen van een bestuursreglement.

Periode: 1994–

Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 6, lid 1 (Stb. 1994, 422)

Product: Bestuursreglement

Waardering: B1

5.

Handeling: Het benoemen van een secretaris en een penningmeester uit het midden van het bestuur.

Periode: 1994–

Grondslag: Bestuursreglement Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 2 (Stcrt. 1994, 248)

Product: Benoemingsbesluiten

Waardering: V, 75 jaar na geboorte

6.

Handeling: Het instellen van een commissie.

Periode: 1994–

Grondslag: Bestuursreglement Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 24 (Stcrt. 1994, 248)

Product: Besluit

Opmerking: Deze handeling heeft zich tot nu toe nog niet voorgedaan. Ze is toch vermeld vanwege haar wettelijke grondslag.

Waardering: B4

Bedrijfsvoering

7.

Handeling: Het instellen, wijzigen en opheffen van organisatie-eenheden

Periode: 1994–

Product: Besluiten, plannen, notulen

Opmerking: Een goed voorbeeld is OBM.

Waardering: B4

8.

Handeling: Het behandelen van klachten van personeel van het COA.

Periode: 1994–

Grondslag: Algemene wet bestuursrecht, art. 9:2 (Stb. 1992, 315), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stb. 2002, 69

Bron: Interview met dhr. J. Medendorp.

Product: Ontvangstbevestiging

Bericht over wel of niet behandelen

Besluit tot instelling van een commissie + algemene werkinstructies

Oproepingen van getuigen

Verslagen van hoorzittingen

Beslissing

Opmerking:Voor deze handeling bestaat een klachtencommissie onder leiding van een externe voorzitter. In deze commissie hebben externe en interne medewerkers zitting. Ze is ondergebracht in een apart kantoor van Centrale Arbeidsvoorwaarden OverheidsPersoneel (COAP).

De uitkomst van een klachtenprocedure kan zijn dat het beleid wordt aangepast.

Waardering: V, 10 jaar na afhandeling van de klacht

De Wet op de Ondernemingsraden bij de overheid

Algemeen

72/138.

Handeling: Het inrichten van de medezeggenschapsstructuur binnen de organisatie.

Periode: 1994–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 2-5a en 33

Waardering: B4

72/141

Handeling: Het instellen van dienstcommissies/ondernemingsraden voor bepaalde dienstvakken of dienstonderdelen.

Periode: 1945–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 2-5a en 33

Waardering: V, 5 jaar na vervallen van het besluit

Werkwijze ondernemingsraad

72/151.

Handeling: Het (in overleg) vaststellen van de procedure voor overleg met de dienstcommissie/ondernemingsraad.

Periode: 1994–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 23a

Opmerking: Het betreft hier het overleg tussen de bestuurder of de door deze bevoegd verklaarde functionaris met de dienstcommissie/ondernemingsraad.

In 1982 zijn deze bepalingen verder uitgebouwd. De bepalingen gelden onder meer voor:

– Het voorzitterschap van overlegvergaderingen;

– Het uitnodigen van deskundigen voor de overlegvergaderingen door het diensthoofd;

– Het maken van afspraken over de vergaderfrequentie, de agenda, de verslaglegging, de wijze van schorsing van de vergadering ten behoeve van afzonderlijk beraad.

Waardering V, 5 jaar na vervanging

72/158.

Handeling: Het vaststellen van regel voor vergaderfaciliteiten en andere voorzieningen voor leden van de dienstcommissie/ondernemingsraad.

Periode: 1982–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 17, 18 en 22

Opmerking: De faciliteiten bestaan onder meer uit regelingen voor reis- en verblijfskosten, vrijstelling van werkzaamheden, vergaderen binnen de normale werktijd, het verlenen van buitengewoon verlof voor scholing en vorming.

Waardering: V, 5 jaar na vervanging

72/163.

Handeling: Het betalen van een heffing voor de scholing en vorming van ondernemingsraadsleden.

Periode: 1996–

Grondslag: Besluit heffing scholing en vorming OR-leden bij de overheid 1996–1997, Stb. 1996/160, art. 2 en 6

Besluit heffing scholing en vorming ondernemingsraadsleden bij de overheid, Stb. 1997/319, art. 2 en 4

Waardering: V, 5 jaar

Taken en bevoegdheden

72/166.

Handeling: Het toekennen van bijzondere bevoegdheden aan de ondernemingsraad.

Periode: 1995–

Grondslag: Wet van 1 januari 1990, Stb. l. 1990/93, art. 32

Waardering: B1

72/167.

Handeling: Het voeren van overleg met de dienstcommissie/ondernemingsraad

Periode: 1945–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, zoals gewijzigd 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 23 en 24

Waardering:V, 5 jaar

72/168.

Handeling: Het vaststellen van de onderwerpen die door de dienstcommissie/ondernemingsraad mogen worden behandeld

Periode: 1945–

Grondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, zoals gewijzigd 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 23a.4

Opmerking: In eerste instantie werden de onderwerpen door de voorzitter aangedragen.

In 1956 is er sprake van onderwerpen die in algemene zin van belang zijn voor de uitvoering van de rechtspositieregelingen ten aanzien van de ambtenaren voor wie de dienstcommissie is ingesteld, alsmede onderwerpen betreffende de technische en economische dienstuitvoering.

Voor zover de behandeling van onderwerpen niet aan de centrale commissie of – indien aanwezig – aan de bijzondere commissie van overleg voor het betreffende onderdeel is voorbehouden mag de dienstcommissie ook onderwerpen die nauw verband houden met de algemene sociale omstandigheden van het personeel in behandeling nemen. Daartoe behoren:

– de invoering en het gebruik in de burgerlijke Rijksdienst van systemen van functiebeschrijving, werkclassificatie en personeelsbeoordeling;

– de grondslagen van de rangsbevordering binnen de vastgestelde formaties;

– de vakopleiding en de ambtelijke vorming van het burgerlijk Rijkspersoneel;

– de medische en sociale zorg voor het burgerlijk Rijkspersoneel.

Voorts is elk lid bevoegd om bepaalde tot de taak van de commissie behorende onderwerpen ter plaatsing op de agenda op te geven.

Waardering: B1

Documentaire Informatievoorziening

9.

Handeling: Het stellen van regels voor de post, het archief en documentatie.

Periode: 1994–

Bron: Tot 1997: Bekostigingsbesluit COA, art. 8, lid 1 (Sb. 1994, 637)

Vanaf 1998:

Product: Regelgeving

Waardering: B5

11.

Handeling: Het uitvoeren van regelgeving voor de post, het archief en documentatie.

Periode: 1994–

Grondslag: Tot 1997: Bekostigingsbesluit COA, art. 8, lid 1 (Stb. 1994, 637)

Vanaf 1998: niet bekend.

Product: Werkplannen, beheersinstrumenten

Opmerking: Taken:

– Het (laten) ontwikkelen en beheren van beheersinstrumenten ten behoeve van de informatievoorziening;

– Het beheren van archiefbescheiden;

– Het (laten) bewerken en inventariseren van archiefbescheiden;

– Het voorbereiden en vaststellen van registratuur- of ordeningsplannen;

– Het verzorgen van interne en externe poststromen;

– Het aanschaffen, beheren en beschikbaar stellen van publicaties.

Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging. Van ordeningsplannen en inventarissen wordt één exemplaar bewaard

In aanvulling op de zojuist genoemde handelingen, is een verwijzing op zijn plaats naar RIO 125, Cultuurbeheer. Daarin wordt ondermeer vermeld welke handelingen door zorgdragers voor archieven worden uitgevoerd.

Helaas was het BSD Cultuurbeheer op het moment van vervaardiging van dit BSD nog niet voltooid. Daarom worden op onderstaande handelingen voorlopig de waarderingen van handeling 10 en 11 toegepast.

Archiefbeheersregels en vernietiging

125/322.

Handeling: Het vaststellen van archiefbeheersregels.

Periode: 1968–

Grondslag: Archiefbesluit (Stb. 1968/200): art. 49 lid 1, Archiefbesluit: 1995 (Stb. 1995/671): art. 14

Product: Beheersregels

Opmerking: Het gaat hier om archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats. Voor zover het Besluit post- en archiefzaken rijksadministratie 1950 (Stb. 1950/K 425) op de zorgdrager van toepassing was geschiedde het beheer overeenkomstig de regels van dat besluit, dat per 1 april 1984 werd vervangen door het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (Stb. 1980/182) (ingetrokken per 1 januari 1996). Vanaf 1996 is elke zorgdrager verplicht zelf nadere regels inzake het beheer te stellen.

Waardering: B5

125/354.

Handeling: Het machtigen van de algemene rijksarchivaris of de rijksarchivaris in de provincie tot vernietiging van in een rijksarchiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden.

Periode: 1945–1995

Grondslag: Besluit van 7 oktober 1919 (Stb. 1919/596), tot vaststelling van de algemene maatregel van bestuur, bedoeld in artikel 5 der Archiefwet 1918 (Stb. 1918/378): art. 2, Archiefbesluit (Stb. 1968/200): art. 4

Product: Machtiging, brief

Opmerking: De toestemming van de (voormalige) zorgdrager is vanaf 1968 vereist.

Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging

125/355.

Handeling: Het machtigen van de Minister van Cultuur tot vernietiging van in een rijksarchiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden

Periode: 1996–

Grondslag: Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 6

Product: Machtiging, brief

Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging

Selectie en driehoeksoverleg

125/371.

Handeling: Het opstellen van een (ontwerp)-selectielijst.

Periode: 1996–

Grondslag: Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 5 lid 1, Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671): art. 2, art. 3, art. 5

Product: (Ontwerp-)selectielijst

Opmerking: In het kader van de PIVOT-convenanten stelt ook de Rijksarchiefdienst (ontwerpselectielijsten en de daarbij behorende RIO’s op.

Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging

125/372.

Handeling: Het voeren van het driehoeksoverleg over (ontwerp)selectielijsten.

Periode: 1996–

Grondslag: Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671): art. 3

Product: Notulen, driehoeksverslag

Opmerking: Het driehoeksoverleg resulteert in een ontwerpselectielijst, die door de zorgdrager bij de Minister van Cultuur wordt ingediend. De lijst wordt gedurende acht weken ter inzage gelegd. Hierop kan iedereen een reactie geven. De Minister van Cultuur verzamelt deze reacties en overhandigt ze tegelijk met de adviesaanvraag aan de Raad voor cultuur.

Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging

Vervanging

125/387.

Handeling: Het opstellen van een verklaring van vervanging.

Periode: 1968–

Grondslag: Archiefbesluit (Stb. 1968/200): art. 3 lid 2, Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 7, Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671): art. 2, art. 6, art. 8

Product: Verklaring van vervanging, aanvraag tot machtiging

Opmerking: De archiefbescheiden worden vervangen door reproducties en daarna vernietigd. Het gaat hierbij om vervanging van te vernietigen archiefbescheiden binnen de gestelde vernietigingstermijn dan wel van niet te vernietigen archiefbescheiden. Indien het gaat om archiefbescheiden die niet als te vernietigen zijn aangemerkt, is een machtiging van de Minister van Cultuur (mandaat verleend aan de algemene rijksarchivaris) vereist. De zorgdrager bewaart een exemplaar van de verklaring van vervanging.

Waardering V, 10 jaar, of na vervanging

Openbaarheid en toegankelijkheid

125/400.

Handeling: Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden bij de overbrenging

Periode: 1945-

Grondslag: Archiefwet 1918 (Stb. 1918/378): art. 1, Archiefwet 1962 (1962/313) zoals gewijzigd bij Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991/703): art. 7a lid 1, Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 15 lid 1, Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671): art. 10

Product: Besluit

Opmerking: Dit zijn beperkingen met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken personen. Vanaf 1996 is hier het belang van de Staat of zijn bondgenoten aan toegevoegd. De beperkingen gelden niet voor archiefbescheiden ouder dan 100 jaar, respectievelijk 75 jaar (vanaf 1996).

Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging

125/404.

Handeling: Het adviseren van de Minister van Cultuur bij het opheffen of buiten toepassing laten van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden na overbrenging.

Periode: 1992–

Grondslag Archiefwet 1962 (1962/313) zoals gewijzigd bij Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991/703): art. 7a, lid 3, Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 15 lid 3

Product: Advies

Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging

Vervreemding

125/427.

Handeling: Het beslissen tot vervreemding van niet in een rijksarchiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden.

Periode: 1945–

Grondslag: Besluit van 7 oktober 1919 (Stb. 1919/596), tot vaststelling van de algemene maatregel van bestuur, bedoeld in artikel 5 der Archiefwet 1918 (Stb. 1918/378) zoals gewijzigd bij Besluit van 14 juni 1929 (Stb. 1929/316): art. 7, Archiefbesluit (Stb. 1968/200): art. 8, Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 8 lid 1 en 2, Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671): art. 2 lid 1, art. 3 lid 1, art. 7, art. 8

Product: Besluit, verklaring van vervreemding, aanvraag tot machtiging

Opmerking: Vanaf 1996 worden deskundigen zoals bedoeld in artikel 3 lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671) betrokken bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding indien de archiefbescheiden niet komen te berusten in een archiefbewaarplaats.

Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging

125/442.

Handeling: Het machtigen van de Minister van Cultuur tot het vervreemden van archiefbescheiden die in een rijksarchiefbewaarplaats berusten.

Periode: 1996–

Grondslag: Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 8 lid 3

Product: Machtiging

Waardering: V, 10 jaar, of na vervanging

Huisvesting

10.

Handeling: Het uitvoeren van het huisvestingsbeleid en (gebruiks)goederenbeheer met betrekking tot kantoren van het COA.

Periode: 1994–

Product: Werkplannen, instructies

Opmerking: Onder de uitvoering van het huisvestingsbeleid wordt een heel arsenaal aan activiteiten bedoeld:

– Het verzorgen en begeleiden van bouwkundige activiteiten en onderhoudswerkzaamheden

– Het verstrekken, in stand houden en inrichten van technische bedrijfsbenodigdheden, installaties, ruimtes en netwerken

– Het nemen van maatregelen op het gebied van beveiliging van mensen, gebouwen, bedrijfsruimten, middelen en goederen

– Het aanschaffen, onderhouden, repareren en gebruiken van (gebruiks)goederen

Waardering: V, 5 jaar

Behalve bovenstaande handeling, kunnen in het kader van bedrijfsvoering ook handelingen worden uitgevoerd die verderop genoemd zijn onder kerntaak 2, Het verwerven, beheren en afstoten van accommodaties.

Personeel & Organisatie

12.

Handeling: Het stellen van nadere regels ten aanzien van personeelszaken.

Periode: 1994–

Product: Beleidsnota’s, beleidsnotities, rapporten, adviezen, evaluaties enz.

Bijvoorbeeld de notitie ‘COA-personeel op weg naar 2000’

Opmerking:

Taken:

– Het opstellen en evalueren van regels omtrent indienstneming en ontslag, alsmede het loon en andere arbeidsvoorwaarden van het personeel.

– Het financieel verantwoorden van de centrale personeels-, salaris- en formatieadministratie.

– Het opstellen van procedures voor P&O-werkzaamheden.

– Het voorbereiden van beleid t.a.v. de CAO Welzijn en het deelnemen aan CAO-overleg in de Maatschappelijk Ondernemersgroep.

Waardering: B5

13.

Handeling: Het uitvoeren van regelgeving ten aanzien van personeelszaken.

Periode: 1994–

Product: Persoonsdossiers, administratie, arbeidscontracten, functieomschrijvingen, formatieberekeningen, functiewaarderingskaders

Opmerking:

Taken:

– Het uitvoeren van de salarisadministratie;

– het uitvoeren van de centrale formatieadministratie;

– het uitvoeren van het arbeidsvoorwaardenbeleid;

– het benoemen of aanstellen van personeel;

– het vaststellen van de formatie van de personeelsadministratie;

– het uitvoeren van beleid ten aanzien van de arbeidsmobiliteit;

– het verzorgen van opleidingen voor het personeel;

– het opstellen van functiewaarderingskaders/-tabellen/ functieniveaumatrix (FNM);

– het inhuren van tijdelijk personeel;

– het registreren bij verzuim van ziekte;

– het opstellen van jaarlijkse opgaven ziekteverzuim.

Waardering: V, 6 jaar

Persoonsdossiers: V, 75 jaar na geboorte

14.

Handeling: Het opstellen van een ARBO-beleidsvisie en -jaarplan.

Periode: 1994–

Bron: Jaarverslag 1995, Kaderbrief 2002

Product: ARBO-beleidsvisie en -⁠jaarplan

Waardering: B1

15.

Handeling: Het aanstellen van vertrouwenspersonen/agogisch medewerkers ten behoeve van het personeel.

Periode: 1994–

Bron: Jaarverslag 1997

Product: Aanstellingsbeschikking

Waardering: V, 10 jaar na einde dienstverband

16.

Handeling: Het uitvoeren van sociaal beleid.

Periode: 1994–

Bron: Jaarverslag 1998

Product: Stukken met betrekking tot Stg. Sociaal Fonds COA

Opmerking: Deze stichting is in 1998 opgericht voor medewerkers in ernstige financiële moeilijkheden.

Waardering: V, 10 jaar

Vrijwilligers

17.

Handeling: Het coördineren van de aanname en werkzaamheden van vrijwilligers.

Periode: 1994–

Bron: Jaarverslag 1997

Product: Roosters, onderdeel van handboek personeel, vrijwilligerscontracten.

Waardering: V, 10 jaar

Finance & Control

De onderstaande handelingen betreffen alleen de secundaire werkprocessen. Handelingen van op het gebied van finance & control die te maken hebben met het primaire werkproces worden vermeld in het gedeelte over handelingen op het beleidsterrein.

18.

Handeling: Het vaststellen van modellen voor formulieren die in het administratieve verkeer met derden moeten worden gebruikt.

Periode: 1994–

Bron: Interview met J. Krijger

Product: Formulieren

Waardering: V, 6 jaar na vervanging

19.

Handeling: Het stellen van regels omtrent het beheer van financiën, de lonen en andere vergoedingen en de vorming van fondsen.

Periode: 1994–

Bron: Interview met J. Krijger

Product: Regelgeving

Waardering: B5

22.

Handeling: Het voeren van het financieel beheer.

Periode: 1994–

Bron: Interview met J. Krijger

Product Financiële bescheiden, grootboeken, bank- en giroafschriften

Opmerking:

Taken:

– Het opstellen van procedures voor het onderhoud van P-normen en andere budgettaire normen

– Het beheren en onderhouden van de bankrekening.

– Het beheren van het Grootboekrekeningenschema

Waardering: V, 7 jaar

20.

Handeling: Het aanvragen van subsidies.

Periode: 1994–

Bron: Interview met J. Krijger

Product: Aanvraag (aanvullende) subsidies, rapportages

Waardering: V, 7 jaar

21.

Handeling: Het aangaan of garanderen van geldleningen.

Periode: 1994–

Bron: Interview met J. Krijger

Product: Overeenkomsten, garanties

Waardering: V, 10 jaar na aflossing

23.

Handeling: Het verzekeren van de wettelijke aansprakelijkheid van het COA tegenover derden.

Periode: 1994–

Grondslag: Bekostigingsbesluit COA, art. 8, lid 1 (Stb. 1994, 637), vervangen door het Subsidiebesluit (Stb. 1997, 764).

Product: Verzekeringsovereenkomsten

Waardering: V, 7 jaar

60.

Handeling: Het verzekeren van onroerende zaken van het COA tegen brandschade en diefstal op hoofdkantoor en in de opvangaccommodaties.

Periode: 1994–

Grondslag: Bekostigingsbesluit COA, art. 8, lid 2 (Stb. 1994, 637), vervangen door het Subsidiebesluit (Stb. 1997, 764).

Product: Verzekeringsovereenkomsten

Waardering: V, 10 jaar na beëindiging overeenkomst

Communicatie en Voorlichting

24.

Handeling: Het op de hoogte houden van het personeel van interne en externe ontwikkelingen.

Periode: 1994–

Product: Informatiemateriaal, berichten, verslagen, notulen

Waardering: V, 3 jaar of na vervanging

V 50 jaar: magazine van het COA (COAccent), 1 exemplaar van elke oplage

25.

Handeling: Het (laten) ontwikkelen en beheren van applicaties ten behoeve van de informatievoorziening.

Periode: 1994–

Grondslag: Kaderbrief 2002

Product: Functionele ontwerpen, testplannen, handboeken, formulieren, overzichten

Waardering: V, 6 jaar na afstoting van de applicatie.

26.

Handeling: Het houden en beheren van BIS-MO/COSMOS/CREP/OMG.

Periode: 1996–

Grondslag: Reglement Persoonsregistratie Overdracht Medische Gegevens, art. 1.6 en 1.7, 5.1, 7.5, 12 (Stcrt. 1996, 227)

Product: Algemene kennisgeving over het bestaan van de registratie, het reglement en inzage daarin.

Correspondentie en besluiten m.b.t. verzoeken van derden tot gebruik van gegevens uit deze registratiesystemen.

Wijzigingen van dit reglement.

Opmerking: BIS-MO/COSMOS/CREP/OMG zijn registratiesystemen.

Waardering: V, 10 jaar na afstoting van de applicatie

27.

Handeling: Het opleiden van medewerkers voor gebruik van applicaties.

Periode: 1994–

Product: Deelnemerslijsten, programma’s

Waardering: V, 5 jaar na afstoting van de applicatie.

Handelingen op het werkterrein

Algemene handelingen

Onderstaande handelingen kunnen betrekking hebben op elke subtaak.

De handelingen die gaan over beleid, gelden op ook op het gebied van bedrijfsvoering.

28.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen, wijzigen en evalueren van beleid.

Periode: 1994–

Product: Basisdocument COA, Kaderbrief, Koersbrief, beleidskaders, meerjarenbeleidsplan, investeringsplan, communicatieplan, veranderingsdocumenten, evaluatierapporten.

Opmerking: In de, vanaf 1995 jaarlijkse, kaderbrief staan de randvoorwaarden waarbinnen de kerntaken van het COA door de centra moeten worden uitgevoerd.

Waardering: B1, 2

29.

Handeling: Het bepalen van de wijze waarop beleid op hoofdlijnen wordt uitgevoerd.

Periode: 1994–

Product: Richtlijnen, stappenplannen, begrotingsbrief, budgetverdeelplan

Waardering: B5

30.

Handeling: Het instellen van stuur- werk- en klankbordgroepen ter ontwikkeling en uitvoering van beleid.

Periode: 1994–

Product: In- en aanstellingsbesluiten, nota’s, rapporten

Waardering: B1

31.

Handeling: Het opstellen van instrumenten ter uitvoering van beleid.

Periode: 1994–

Product: Uitvoeringswerkplannen, werkinstructies, stappenplannen, Administratieve Organisatiedocumenten, activiteitenbeschrijvingen.

Opmerkingen: Handeling 31, Het bepalen van de wijze waarop beleid op hoofdlijnen wordt uitgevoerd, vindt op een hoger niveau plaats dan deze handeling. Terwijl de neerslag van handeling 31 ook nog beleidsstukken zijn, blijft de neerslag van deze handeling beperkt tot concrete instructies op uitvoeringsniveau.

De handeling is verricht op het niveau van meer dan één centrum. De neerslag van deze handeling kan belangrijk materiaal bevatten voor onderzoek naar de bejegening van asielzoekers door het COA en de wijze waarop de overheid het beleid ten aanzien van de opvang in de uitvoering vertaalt.

De handeling resulteert in neerslag die informatie kan bevatten met betrekking tot de beeldvorming over de opvang van asielzoekers.

Waardering: B5

33.

Handeling: Het verantwoorden van beleid aan externe actoren.

Periode: 1994–

Product: Ontwerpen voor rapportages, managementrapportages (MARAP’s), tussentijdse rapportages

Opmerking: Een voorbeeld van een externe actor is een ministerie.

zie ook handelingen m.b.t. jaarverslagen

Waardering: B3

34.

Handeling: Het opstellen van rapportages t.b.v. de interne bedrijfsvoering.

Periode: 1994–

Product: Ontwerpen voor rapportages, managementrapportages (MARAP’s), tussentijdse rapportages

Waardering: V, 10 jaar na het opstellen

32.

Handeling: Het opstellen van een jaarverslag.

Periode: 1994–

Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 15, lid 1 (Stb. 1994, 422), zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 334

Product: Jaarverslag

Opmerking: Dit verslag wordt aan de Minister van Justitie (voorheen Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur) gezonden, die het weer naar de Staten-Generaal doorstuurt.

Opmerking: Er worden ook maandverslagen aan de Minister van Justitie gestuurd.

Er worden ook per organisatieonderdeel, per cluster en regio jaarverslagen opgesteld.

Waardering: B3

37.

Handeling: Het houden van klanttevredenheidsonderzoeken.

Periode: 1994–

Product: Onderzoeksgegevens, rapportages.

Opmerking: Deze handeling heeft in vergelijking met de volgende handeling meer met audits te maken in het kader van bedrijfsvoering. Deze audits werden geregeld uitgevoerd zonder dat daar altijd direct een opdracht voor werd geformuleerd. Daarom is het onderscheid aangebracht.

De neerslag van deze handeling kan inzicht geven in de wijze waarop de opvang werd gewaardeerd door asielzoekers.

Waardering: B5

35.

Handeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van een intern of extern (wetenschappelijk) onderzoek.

Periode: 1994–

Product: Besluit tot vaststelling van de opdracht en het eindproduct van een intern of extern (wetenschappelijk) onderzoek

Offertes

Onderzoeksrapporten, aanbevelingen; bijvoorbeeld het Interdepartementaal Beleidsonderzoek (IBO)

Bijvoorbeeld:

– Intern: medewerkerstevredenheidsonderzoek

– Extern:

NIPO-onderzoek over bekendheid, informatiebehoefte en imago van het COA, 2000.

Onderzoek over de lokale opvang van asielzoekers in vergelijkend perspectief, door de Utrecht School of Governance, 2001.

Waardering: B2

36.

Handeling: Het begeleiden van een intern of extern (wetenschappelijk) onderzoek.

Periode: 1994–

Product: Brieven of notities ten behoeve van de begeleiding van het onderzoek.

Waardering: V, 5 jaar na afronding van het onderzoek

38.

Handeling: Het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek.

Periode: 1994–

Product: Onderzoeksmateriaal.

Waardering: V, 5 jaar na afronding van het onderzoek.

39.

Handeling: Het financieren van onderzoek.

Periode: 1994–

Product: Rekeningen, declaraties

Waardering: V, 7 jaar na afronding van het onderzoek.

43.

Handeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten.

Periode: 1994–

Product: Voorlichtingsmateriaal, Basisdocument, correspondentie, contracten, overeenkomsten, programma’s, draaiboeken.

Bijvoorbeeld: Handvest Publieke verantwoording; Positiebepaling publieke verantwoording

Opmerking:

Taak:

– Het organiseren van congressen en conferenties, zowel over interne zaken als over zaken op het werkterrein, en het organiseren van deelname aan congressen en conferenties van andere organisaties.

– Het organiseren van evenementen ter verbetering van het contact van asielzoekers met de omwonenden en daarmee ter verbetering het maatschappelijk draagvlak voor de opvang.

Waardering: Eindproducten: B5; de rest: V, 5 jaar

44.

Handeling: Het beantwoorden van vragen en klachten van individuele burgers, bedrijven, gemeenten en instellingen.

Periode: 1994–

Bron: Interview met dhr. J. Medendorp en met mw. L. van den Berg

Product: Programma’s van bewonersoverleggen, informatiemateriaal, Ontvangstbevestigingen, berichten over wel of niet behandelen van een klacht, rapportages naar aanleiding van klachten, klachtenoverzichten

Opmerking: De uitkomst van een klachtenprocedure kan zijn dat het beleid wordt aangepast.

Waardering: V, 3 jaar na afhandeling van de klacht

45.

Handeling: Het behandelen van klachten van asielzoekers.

Periode: 1994–

Grondslag: Bestuursreglement Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 29 (Stb. 1994, 248)

Product: Correspondentie

Opmerking: In eerste instantie wordt getracht om de klacht decentraal af te handelen. Als dat niet lukt, kan het Centraal Bureau in actie komen.

Waardering: V, 5 jaar na afhandeling van de klacht

46.

Handeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten aan asielzoekers.

Periode: 1994–

Product: COA-informatiemap, informatie over terugkeer

Waardering: Eindproducten: B5; de rest: V, 5 jaar

40.

Handeling: Het informeren van de Commissies voor de Verzoekschriften en andere tot onderzoeken van klachten bevoegde commissies uit de Kamers der Staten Generaal en de nationale ombudsman naar aanleiding van klachten over de uitvoering of de gevolgen van het beleid betreffende het werkterrein van het COA.

Periode: 1994–

Product: Correspondentie

Waardering: B3

48.

Handeling: Het voorbereiden van antwoorden op kamervragen.

Periode: 1994–

Product: Antwoorden op kamervragen, stukken met betrekking tot kamervragen

Waardering: B3

41.

Handeling: Het uitbesteden van de werkzaamheden, die de uitvoering van taken van het COA betreffen, aan derden.

Periode: 1994–

Grondslag: Wet Centrale Organisatie opvang asielzoekers, art. 7, lid 2 (Stb. 1994, 422) Bekostigingsbesluit COA, art. 19, lid 3 (Stb. 1994, 637), vervangen door het Subsidiebesluit (Stb. 1997, 764).

Product: Besluit, contracten

Opmerking: Deze handeling kan vertaald worden als het inhuren van organisaties of bedrijven. Het betreft hier dus zowel zachte als harde inkooprelaties.

Bijvoorbeeld Stichting NIDOS (voorheen De Opbouw), ARBO-dienst Maetis, IVP (Instituut voor Psychotrauma) en NIM (Bedrijfsmaatschappelijk werk).

Waardering: B4

42.

Handeling: Het uitbesteden van de wettelijke taken van het COA aan derden.

Periode: 1994–

Bron: Interview met dhr. J. Medendorp.

Product: Besluit, contracten

Opmerking: Bijvoorbeeld COAssist, de Medische Opvang van Asielzoekers.

Waardering: B4

49.

Handeling: Het uitbetalen van subsidie aan vaste subsidierelaties.

Periode: 2000–

Grondslag: Is niet geheel duidelijk; hiernaar wordt onderzoek verricht.

Product:

Opmerking: Voorbeelden van vaste subsidierelaties zijn stichting Valentijn en VluchtelingenWerk Nederland

Waardering: V, 7 jaar

52.

Handeling: Het aangaan van samenwerkingsverbanden met andere organisaties en gemeenten.

Periode: 1994–

Grondslag: Diverse interviews

Product: Overeenkomsten

Waardering: B 5

54.

Handeling: Het aangaan van overeenkomsten met bedrijven.

Periode: 1994-

Bron: Interview met J. Krijger

Product: Overeenkomsten

Opmerking: Hieronder wordt ook gerekend het systeem van Europese aanbestedingen.

Waardering: V, 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst

50.

Handeling: Het vaststellen van een financieel kader in overleg met het Ministerie van Justitie.

Periode: 1994–

Bron: Interview met J. Krijger

Product: Begrotingen, ramingen

Waardering: V, 7 jaar

51.

Handeling: Het vaststellen van de (aanvullende) begroting en de jaarrekening.

Periode: 1994–

Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 16, lid 1, art. 17, lid 1 en 2 (Stb. 1994, 422), zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 334 en Stb. 1997, 510

Product: Vaststellingsbesluiten

Opmerking: Het werkplan en de begroting worden ter goedkeuring aan de verantwoordelijke minister gezonden (aanvankelijk de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, vanaf medio 1994 naar de Minister van Justitie)

Waardering: V, 7 jaar

53.

Handeling: Het opstellen van een financieel verslag t.b.v. externe verantwoording.

Periode: 1994–

Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 18, lid 1 (Stb. 1994, 422), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stb. 1997, 510

Product: Financieel verslag

Waardering: B3

55.

Handeling: Het opstellen van een exploitatieoverzicht.

Periode: 1994–

Grondslag: Bekostigingsbesluit COA, art. 10, lid 2 (Stb. 1994, 637), vervangen door het Subsidiebesluit (Stb. 1997, 764).

Product: Exploitatieoverzicht

Opmerking: Dit overzicht wordt aan de Minister van Justitie verstrekt.

Waardering: B3

56.

Handeling: Het voor asielzoekers in de opvangaccommodaties regelen van een verzekering tegen de financiële gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid.

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub f, en 10 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 5, lid 1, sub e en f, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Contracten; correspondentie; rapportages; verslagen.

Waardering: V, 10 jaar na afloop van de verzekeringsovereenkomst

Handelingen op internationaal vlak

57.

Handeling: Het sluiten van overeenkomsten met betrekking tot de uitwisseling van medewerkers.

Periode: 1994–

Bron: Interview met dhr. J. Medendorp

Product: Overeenkomsten

Opmerking: De uitwisseling wordt gecoördineerd door COAnder, een projectorganisatie onder leiding van de directie AZ.

Waardering: V, 10 jaar na afloop van de overeenkomst

58.

Handeling: Het werven van Europese subsidies.

Periode: 1994–

Bron: Interview met dhr. J. Medendorp

Product: Aanvraag, correspondentie.

Opmerking: Subsidies die in EU verband worden aangevraagd, betreffen projecten zoals de opzet van de AMA-campussen (niet de uitvoering ervan), opleidingen voor asielzoekers, opzetten van OLC’s (Open Leer Centra) in de opvanglocaties, Europese uitwisseling van medewerkers, onderzoek ‘vrouwen en veiligheid’.

Waardering: B5

59.

Handeling: Het ontwikkelen en onderhouden van internationale contacten.

Periode: 1994–

Bron: Interview met dhr. J. Medendorp

Product: Verslagen, correspondentie.

Opmerking: De werkzaamheden vallen binnen de internationale raamwerken die de ministeries van Binnenlandse Zaken en Justitie hebben opgezet.

Bijvoorbeeld vanuit de Kerngroep Internationale Samenwerking (KIS).

Waardering: B5

Handelingen per kerntaak

1. Het in-, door- en uitplaatsen van asielzoekers en verblijfsgerechtigden

65.

Handeling: Het bepalen in welk centrum een asielzoeker wordt geplaatst, wanneer hij naar een ander centrum wordt overgeplaatst en wanneer hij het centrum dient te verlaten in verband met het beschikbaar komen van een gemeentelijke opvangplaats.

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 6, lid 1 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 7, lid 1 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Beslissing, vermelding in persoonsdossier

Opmerking:

Taken:

– Registratie, bijhouden, verwerken, analyse en coördinatie van respectievelijk in- en doorstroom van asielzoekers van AC’s naar OC’s.

– Registratie, bijhouden, verwerken en analyse van doorstroom van asielzoekers tussen opvangcentra; van OC’s naar AZC- en AVO-locaties.

– Bemiddeling van uitstroom van statushouders vanuit de centrale opvangcentra naar reguliere huisvesting in gemeenten.

– Bemiddeling asielzoekers naar COW.

– Registratie, bijhouden en verwerken van de uitstroom van statushouders.

Waardering: V, 10 jaar

61.

Handeling: Het regelen van de verantwoordelijkheid over minderjarigen van wie niet in het ouderlijk gezag is voorzien, van COA naar Stichting NIDOS.

Periode: 1994–

Bron: Jaarverslagen, beleidskaders

Product: Besluiten, notities, correspondentie over aanmeldingen van minderjarigen.

Waardering: B5

62.

Handeling: Het coördineren van de uitplaatsing van uitgenodigde vluchtelingen naar de gemeente.

Periode: 1994–

Bron: Interview met L. Boogerd

Product: Advies- en evaluatierapporten

Waardering: V, 10 jaar

63.

Handeling: Het leveren van een bijdrage aan de coördinatie van de opvang van uitgenodigde vluchtelingen.

Periode: 2000–

Bron: Jaarverslag 2000, interview met L. Boogerd

Product: handboek voor de opvang van uitgenodigde vluchtelingen.

Opmerking: De neerslag van deze handeling betreft geen individuele dossiers van asielzoekers. Het gaat hierbij om het COA als een van de instellingen die deelneemt aan de coördinatie. Andere deelnemende instellingen zijn het Ministerie van Buitenlandse Zaken, the International Organisation for Migration (IOM) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Als uitgenodigde vluchtelingen opvang in Nederland nodig hebben voor zij zich ergens kunnen vestigen, verzorgt het COA de opvang. Vluchtelingen kunnen ook elders worden gehuisvest. De opvang zelf behelst dan dezelfde processen als welke gelden voor alle asielzoekers die worden opgevangen.

Waardering: B5

69.

Handeling: Het begeleiden van de uitstroom van verblijfsgerechtigden als bedoeld in artikel 60a, onderdeel a, van de Huisvestingswet naar door burgemeester en wethouders beschikbaar gestelde huisvesting.

Periode: 1994–

Grondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 3, lid 1 (Stb. 1994, 422), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stb. 2000, 496

Product: Prestatie-afspraken, correspondentie, prognoses, actieplannen, aanbiedingsbrieven

Opmerking: In artikel 60a, onderdeel a, wordt onder verblijfsgerechtigden verstaan degenen die als vluchteling zijn toegelaten en houders van een vergunning tot verblijf op humanitaire gronden.

Waardering: V, 10 jaar

70.

Handeling: Het maken en bewaken van bestuurlijke afspraken met gemeenten over de wijze van uitplaatsing van verblijfsgerechtigden en vergunninghouders.

Periode: 1995–2002

Grondslag: Beschikking nr. 4977003/95//DVB tot uitvoering financieel beheer door het COA, genoemd in de artikelen 24, 25 en 26 van de Zorgwet VVTV, door het COA.

Protocol nr. CIM 98/997, ter uitwerking van de werkzaamheden tot uitvoering van het financieel beheer, art. 5, sub b

Product: Bestuurlijke afspraken

Waardering: B5

64.

Handeling: Het zorgdragen voor het ontvangen van de opgave door de burgemeester en wethouders van het aantal vergunninghouders voor wie zij de zorg hebben.

Periode: 1995–2002

Grondslag: Regeling uitvoering Zorgwet VVTV, art. 2 (Stcrt. 1995, 123), vervangen door:

Regeling nadere regels Zorgwet VVTV, art. 2 (Stcrt. 1997, 142)

Product: Correspondentie

Waardering: V, 10 jaar

72.

Handeling: Het van gemeenten overnemen van de zorg voor mensen in de ROA-regeling en de ex-VVTV-ers.

Periode: 2002–

Grondslag: Kaderbrief 2002, brief van de Staatssecretaris van Justitie aan het College van Burgemeesters en Wethouders i.a.a. Centraal Orgaan opvang asielzoekers, Interprovinciaal Overleg en de Vereniging Nederlandse Gemeenten inzake ‘Overdracht uitvoering ROA/Zorgwet VVTV’, 20 juli 2001

Product: Overeenkomsten, voortgangsberichten

Waardering: B1

66.

Handeling: Het als lid van een stuurgroep adviseren van de directeur-generaal van het ministerie met betrekking tot de managementcontracten tussen diensten die het terugkeerbeleid uitvoeren.

Periode: 2000

Grondslag: Notitie Terugkeerbeleid, § 6.1, Minister van Justitie (1999)

Product: Adviesnota’s

Opmerking: Het LOTO, dat verantwoordelijk was voor het opstellen van de managementcontracten, werd in 2001 opgeheven. Er was toen 1 contract gesloten. Sindsdien zijn er geen contracten meer gesloten.

Waardering: V, 5 jaar

67.

Handeling: Het beëindigen van de opvang.

Periode: 1994–

Bron: Stappenplan 1999/Oud/III/ Stappenplan 2000, Activiteitenbeschrijving Terugkeer VW 2000, Overgangsregeling VW 2000

Product: Opdracht tot het voeren van een gesprek met een asielzoeker over het voornemen tot beëindiging van de opvang;

gespreksverslagen;

beëindigingbeschikking.

Opmerking: Zoals beschreven in de context is deze handeling in de loop der jaren volgens verschillende richtlijnen uitgevoerd. Dat houdt in dat in het kader van deze handeling de activiteiten regelmatig zijn veranderd. Enkele daarvan:

– Het uitvoeren van een marginale toetsing van dossiers met de ‘vaststelling’ niet meewerken;

het voeren van een gesprek met de asielzoeker ter vaststelling van zijn reactie op het voornemen tot beëindiging van de opvang;

– het voeren van vertrekgesprekken (het vertrekgesprek wordt na iedere (negatieve) beschikking (IND) of uitspraak (rechter) gevoerd);

– het slaan van een beëindigingbeschikking.

Er is een onderscheid te maken tussen de doorstroom enerzijds en de beëindiging van de opvang anderzijds omdat deze verschillende soorten neerslag vormen. Deze handeling is meer juridisch van aard dan handeling 65.

Het archief bevat voornamelijk vertrekdossiers van asielzoekers. Deze dossiers vormden de neerslag van deze handeling. Een groot deel van de vertrekdossiers bevat de beschikking van de IND in kopie en de verslagen van de vertrekgesprekken die met de asielzoekers worden gevoerd. Ook andere van belang zijnde stukken kunnen worden toegevoegd. Deze dossiers zijn er alleen op papier en gelden niet alle asielzoekers. Van asielzoekers die op eigen initiatief uit de centra vertrekken wordt geen vertrekdossier aangelegd. Een groot deel van de vertrekdossiers betreft mensen die zijn vertrokken met onbekende bestemming. Deze dossiers bevatten in het algemeen alleen de beschikking van de IND en een uitnodiging voor een vertrekgesprek.

In de overige vertrekdossiers zit de neerslag van de vertrekgesprekken. In het algemeen houdt dat in dat het dossier de kopie van de beschikking van de IND bevat, de uitnodiging van de COA aan de asielzoeker voor het gesprek en een gesprekformulier, waarin wordt aangegeven welke punten aan de orde zijn geweest. Het verslag bevat geen weergave van het eigenlijke gesprek.

Daarnaast bevat een deel van deze dossiers, in het geval een persoon bezwaar aantekende tegen de beschikking tot verwijdering, stukken betreffende de behandeling van dit bezwaar. Het gaat om stukken als uitnodiging voor een hoorzitting, briefwisseling met advocaat of andere vertegenwoordigers, kopieën van stukken van de IND, proces-verbaal van de politie. Dit zijn voornamelijk stukken uit de IND-dossiers. Deze dossiers bevatten de stukken die mw. dr. Schrover eerder aanduidde met klachtendossiers.

Uit de vertrekdossiers blijkt dat een beschikking van het COA tot beëindiging van de opvang vrijwel altijd genomen wordt na een beschikking van de IND waarbij een asielzoeker geen verblijfstitel krijgt. De beschikking van het COA is gebaseerd op de negatieve beschikking van het IND. Er zijn geen inhoudelijke afwegingen voor beëindiging van de opvang.

Waardering: V, 10 jaar na beëindiging van de opvang

Zaken die te maken hebben met de ontruimingsprocedure worden vastgelegd door de IND.

2. Het verwerven, beheren en afstoten van accommodaties

80.

Handeling: Het (laten) ontwikkelen van bouwprojecten.

Periode: 1994–

Bron: Deloitte & Touche, implementatieplan vastgoedbeheer, 28-4-2000, p. 29

Product: Ontwerpplannen, budgetaanvragen, groenlichtaanvragen, vergunningen

Waardering: V, 10 jaar na sluiting van het centrum.

81.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van bouwprojecten.

Periode: 1994–

Bron: Deloitte & Touche, implementatieplan vastgoedbeheer, 28-4-2000, p. 29

Product: Bestekken, aanbestedingen, gunningen

Waardering: V, 10 jaar na sluiting van het centrum.

82.

Handeling: Het aangaan, verlengen en beëindigen van (huur)overeenkomsten met eigenaars/uitbaters van kleine accommodaties om de capaciteit van de opvang te vergroten.

Periode: 1994–

Grondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 5, lid 1 (Stb. 1994, 636), zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347;

Bekostigingsbesluit COA, art. 11, sub a (Stb. 1994, 637)

Product: Huurovereenkomst, AVO-contracten

Opmerking: De overeenkomsten worden gesloten met eigenaars van hotels, pensions en andere accommodaties die maximaal 100 personen onder kunnen brengen.

De neerslag van deze handeling kan inzicht geven in de leefwereld van asielzoekers en tevens in de aanbieders van accommodaties op kleine schaal. Deze handeling kan met name interessant zijn voor de beginjaren van het COA en voor het verschaffen van inzicht in de vertaling van het beleid naar de uitvoering. Juist bij deze kleine accommodaties kan er sprake zijn van correspondentie over de wijze waarop de opvang diende plaats te vinden. Bij de grotere centra die door het COA zelf werden beheerd is meer eenheid in uitvoering te verwachten.

Waardering: B5

83.

Handeling: Het aangaan, verlengen en beëindigen van koop- en verkoopovereenkomsten van gebouwen en grond.

Periode: 1994–

Bron: Inrichtingsplan Verwerving, Plaatsing en Vastgoed, februari 2000, p. 13

Product: Koop- en verkoopovereenkomsten

Waardering: V, 7 jaar na afloop van de overeenkomst

76.

Handeling: Het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen.

Periode: 1994–

Product: Overeenkomsten

Waardering: V, 10 jaar na vervreemding/afbraak

84.

Handeling: Het afsluiten van bestuursovereenkomsten met gemeenten inzake de opvang van asielzoekers in AZC’s.

Periode: 1994–

Grondslag: Besluit Bevoegdheden Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 1 (Stcrt. 1994, 170)

Bron: Inrichtingsplan Verwerving, Plaatsing en Vastgoed, februari 2000, p. 14, 20

Product: Bestuursovereenkomsten

Opmerking Aanvankelijk trad het COA op namens het toenmalige Ministerie van Welzijn Volksgezondheid en Cultuur. Krachtens besluit herindeling van de ministeriële taak met betrekking tot opvang van asielzoekers (Stb. 1994, 682) heeft het Ministerie van Justitie de taken op het terrein van de opvang van asielzoekers overgenomen. Sindsdien treedt het COA dus op namens het Ministerie van Justitie.

Onder deze handeling valt:

Het vaststellen van het aantal capaciteitsplaatsen van een opvangcentrum in een gemeente, op grond van Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 2, lid 2.

Waardering: B5

85.

Handeling: Het besluiten tot (voortijdige) sluiting van een opvangcentrum.

Periode: 1994–

Bron: Deloitte & Touche, implementatieplan vastgoedbeheer, 28-4-2000, p. 30

Product: Besluit

Waardering: B5

86.

Handeling: Het inrichten en ombouwen van centra.

Periode: 1994–

Product: Inhuisplan, facturen

Waardering: V, 3 jaar na inrichting of ombouwing

87.

Handeling: Het uithuizen in het kader van sluiting van centra.

Periode: 1994–

Product: Inventarislijst, PU-planning, uithuisplan

Waardering: V, 3 jaar na inrichting of ombouwing

88.

Handeling: Het stellen van regels en plannen inzake calamiteiten met betrekking tot asielzoekers.

Periode: 1994–

Product: Beleidsstukken, incidentenprocedures

Waardering: B5

89.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van werkzaamheden i.h.k.v. beheer van opvangaccommodaties.

Periode: 1994–

Product: Brandpreventieplannen, onderhoudsplannen.

Opmerking:

Taken:

Het opstellen en uitvoeren van brandpreventieplannen.

Het opstellen en uitvoeren van onderhoudsplannen voor de opvangacccomodaties.

Waardering: V, 5 jaar

3. Het leveren van materiële verstrekkingen en diensten

90.

Handeling: Het verstrekken van onderdak aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub a, en 16 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 5, lid 1, sub a, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Besluiten tot het aanbieden van onderdak

Opmerking: Wettelijk is bepaald dat de woonruimte in een goede staat moet verkeren, is voorzien van de noodzakelijke meubilering, stoffering en gebruiksvoorwerpen, en dat er verwarming, energie en water voorhanden is.

Waardering: V, 3 jaar na het einde van de procedure

68.

Handeling: Het verstrekken van onderdak aan asielzoekers buiten de opvangcentra.

Periode: 1998–2001

Grondslag: Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorieën asielzoekers van verstrekkingen Rva 1997, art. 1 (Stb. 1998, 67).

Product: Brieven aan gemeenten ter informatie over verhuizing van asielzoekers van opvangcentrum naar adres buiten het opvangcentrum.

Waardering: V, 3 jaar na het einde van de procedure

71.

Handeling: Het verstrekken van voedingsmiddelen aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.

Periode: 1994–1998

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub b (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorieën asielzoekers van verstrekkingen Rva 1997, art. 1 (Stb. 1998, 67), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Besluiten

Opmerking: Handelingen 71 en 73 betreffen het daadwerkelijk verstrekken van de middelen van bestaan (maaltijden). De neerslag betreffende beleid en instrumenten voor uitvoeren van het beleid – waaronder de verstrekking van middelen – zijn onderdeel van handeling 31.

Waardering: V, 7 jaar na verstrekking

73.

Handeling: Het zorgdragen voor de maaltijden in centra waarin de bewoners niet in de gelegenheid zijn deze zelf te verzorgen.

Periode: 1998–

Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 11, lid 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt.1999, 237

Product:

Opmerking: Handelingen 71 en 73 betreffen het daadwerkelijk verstrekken van de middelen van bestaan (maaltijden). De neerslag betreffende beleid en instrumenten voor uitvoeren van het beleid – waaronder de verstrekking van middelen – zijn onderdeel van handeling 31.

Waardering: V, 1 jaar

74.

Handeling: Het verstrekken van kleedgeld aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub c (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 4, 5, lid 1, sub c, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorieën asielzoekers verstrekkingen Rva 1997 (Stcrt. 1998, 67)

Product: Betaaloverzichten, dagafschriften, ontvangstbevestigingen

Waardering: V, 7 jaar na verstrekking

75.

Handeling: Het verstrekken van zakgeld aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.

Periode: 1987–1998

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub d, en 9, lid 1 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 4, lid 1 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorieën asielzoekers verstrekkingen Rva 1997 (Stcrt. 1998, 67)

Product: Betaaloverzichten, dagafschriften, ontvangstbevestigingen

Opmerking: Wettelijk is bepaald dat het COA de tijd en plaats vaststelt van de vooruitbetaling van het zakgeld.

Waardering: V, 7 jaar na verstrekking

77.

Handeling: Het verstrekken van een wekelijkse financiële toelage.

Periode: 1998–

Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 4, 5, lid 1, sub b, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Procedures voor het electronisch betalen, betaaloverzichten, dagafschriften, ontvangstbevestigingen

Opmerking: Taken:

Wettelijk is bepaald dat het COA de tijd en plaats vaststelt van de vooruitbetaling van het zakgeld.

Het verzorgen van de volmacht voor een asielzoeker om van de COA-rekening te incasseren.

Waardering: V, 7 jaar na verstrekking

78.

Handeling: Het besluiten tot het verrichten van verstrekkingen op basis van de RVB.

Periode: 1998–

Grondslag: Regeling Verstrekkingen Bepaalde categorieën vreemdelingen (RVB), art. 2, lid 1

Product: Besluiten

Waardering: V, 3 jaar na het einde van de procedure

79.

Handeling: Het betalen van buitengewone kosten van een asielzoeker.

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 11, lid 1 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 5, lid 1, sub g, art. 6, 8 en 14, lid 3 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Besluiten tot toekenning van het recht op kostenvergoeding; ontvangstbevestigingen

Opmerking: Een voorbeeld hiervan vormen de vergoedingen voor reiskosten naar instanties voor juridische ondersteuning.

Waardering: V, 7 jaar na verstrekking

91.

Handeling: Het geven van toestemming aan een vreemdeling die een verblijfsstatus heeft gekregen, om verstrekkingen te kunnen blijven ontvangen.

Periode: 1998–

Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 9 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Besluit

Opmerking: N.B.: het gaat hier dus niet meer om asielzoekers, maar om statushouders.

Waardering: V, 3 jaar na het einde van de procedure

92.

Handeling: Het vaststellen of eventueel terugvorderen van de mogelijke eigen bijdrage van de asielzoeker aan de kosten van de opvang, op basis van zijn opgave van eigen inkomen of eigen vermogen.

Periode: 1998–

Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 17 en 18 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Regeling eigen bijdrage asielzoekers (Reba) (Stcrt. 1998, 166)

Product: Verzoek om opgave van eigen vermogen of inkomen

Terugvorderingsbrief

Waardering: V, 3 jaar na vaststelling of terugvordering

93.

Handeling: Het beëindigen van verstrekkingen.

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub d, en 9, lid 1 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 4, lid 1 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorieën asielzoekers verstrekkingen Rva 1997 (Stcrt. 1998, 67)

Product: Besluit

Waardering: V, 7 jaar na beëindiging

94.

Handeling: Het uitsluiten van bepaalde categorieën asielzoekers van de ontvangst van de verstrekkingen.

Periode: 1998–

Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 4, lid 1 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorieën asielzoekers verstrekkingen Rva 1997 (Stcrt. 1998, 67)

Product: Besluit

Opmerking: Voordat de directie van een opvangcentrum van het COA een dergelijk besluit kan nemen, moet het daartoe eerst expliciet door de Minister van Justitie de bevoegdheid krijgen toebedeeld, op grond van bijzondere omstandigheden, zoals een capacitaire noodsituatie.

Een besluit als hierboven genoemd geldt voor alle verstrekkingen tegelijk.

Waardering: B5

95.

Handeling: Het stellen van regels ten behoeve van de handhaving van de orde op iedere door het COA verzorgde verblijfplaats van asielzoekers, behalve TNV.

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 6 en 16 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Huishoudelijk Reglement, Reglement Onthouding Verstrekkingen (ROV)

Waardering: B5

96.

Handeling: Het nemen van een strafmaatregel tegen bewoners in de opvang vanwege het overtreden van de regels om de orde te handhaven.

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 6 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Beschikking, bijvoorbeeld tot (tijdelijke) onthouding van een verstrekking.

Opmerking: Onderdeel van het ROV-protocol is bijvoorbeeld het voeren van een ROV-gesprek.

De neerslag kan interessant zijn voor onderzoek in welke gevallen sprake is van overtreding van welke regels en welke maatregelen het COA kan en wil nemen.

In het archief bevinden zich ook dossiers welke betrekking hebben op strafmaatregelen die het COA bevoegd is te nemen. Bij het opleggen van een strafmaatregel wordt aan asielzoekers een kennisgeving van de strafmaatregel verstrekt. De stukken betreffende de strafmaatregel en het verbaal worden naar het centraal kantoor gestuurd en daar bewaard.

Deze dossiers bevatten bijvoorbeeld dagrapporten waarin melding wordt gedaan van incidenten waarbij asielzoekers betrokken waren, verslagen van gesprekken met betrokkenen, briefwisselingen met advocaten, medische rapporten.

Waardering: B5

4. Het uitbetalen van rijksbijdragen aan gemeenten in opdracht van het Rijk

109.

Handeling: Het toekennen van voorschotten aan gemeenten ten behoeve van de huisvesting van vergunninghouders.

Periode: 1995–2002

Grondslag: Beschikking nr. 4977003/95//DVB tot uitvoering financieel beheer door het COA, genoemd in de artikelen 24, 25 en 26 van de Zorgwet VVTV, door het COA.

Protocol nr. CIM 98/997, ter uitwerking van de werkzaamheden tot uitvoering van het financieel beheer, art. 3, lid 1, sub b en c.

Product: Beschikking

Opmerkingen: In het kader van de Zorgwet VVTV berekende het COA de voorschotten en verzorgde het de administratieve afhandeling namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties/Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid.

Onder deze handelingen wordt ook verstaan het in behandeling nemen van bezwaarschriften tegen de vaststelling van de voorschotten.

Waardering: V, 7 jaar

110.

Handeling: Het jaarlijks aan een gemeente verstrekken van een uitkering op basis van het aantal door asielzoekers permanent te bezetten capaciteitsplaatsen.

Periode: 1994–

Grondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 3, lid 1 (Stb. 1994, 636), zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347

Product: Beschikking

Opmerking: Het aantal capaciteitsplaatsen is hier dus bepalend voor de hoogte van de uitkering.

Waardering: V, 7 jaar na het verstrijken van de bestuursovereenkomst

111.

Handeling: Het aan een gemeente waarin een opvangcentrum is gevestigd, verstrekken van een uitkering voor een aantal woonruimten of voor voorzieningen om de capaciteit van de opvang te vergroten.

Periode: 1994–

Grondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 4, lid 1; art. 5, lid 1 (Stb. 1994, 636), zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347

Product: Beschikking

Opmerking: Hier wordt niet de term ‘opvangcentrum’ gebruikt omdat het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) een opvangcentrum niet als woonruimte beschouwt. Het COA beschouwt 5 ingerichte opvangplaatsen als 1 woonruimte.

Met ‘voorzieningen om de capaciteit van de opvang te vergroten’ wordt noodopvang (NO) bedoeld. Ook al vindt die opvang in pensions en hotels plaats, ze brengt ook voor de gemeente extra kosten met zich mee.

Waardering: V, 7 jaar na het verstrijken van de bestuursovereenkomst

112.

Handeling: Het verstrekken van een uitkering aan gemeenten ten behoeve van de huisvesting van nieuwe voorzieningen voor basisonderwijs aan asielzoekers.

Periode: 1998–

Grondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 5a, lid 1 (Stb. 1994, 636), zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347

Product: Besluiten, betalingsafschriften

Opmerking: De uitkering bestaat uit bijdragen in:

– De investerings- of huurlasten

– De kosten van de eerste inrichting, onderwijsleerpakket en meubilair;

– De kosten van de stichting en materiële instandhouding van de gymnastiekaccommodatie ten behoeve van het primair onderwijs;

– De onroerende zaakbelastingen;

– De kosten van de verzekering van de roerende en onroerende zaken.

De berekening van de bijdragen wordt toegelicht in de Regeling onderwijshuisvestingsbudgetten asielzoekers (OHBA-regeling) (Stcrt. 1998, 181)

Waardering: V, 7 jaar na sluiting van het betrokken opvangcentrum

113.

Handeling: Het aan de gemeente waarbinnen de instellingen waarmee overeenkomsten zijn aangegaan ter vergroting van de opvangcapaciteit, verstrekken van uitkeringen voor de duur van de overeenkomst.

Periode: 1994–

Grondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 5, lid 1 (Stb. 1994, 636) zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347

Product: Beschikking

Waardering: V, 7 jaar na het verstrijken van de bestuursovereenkomst

114.

Handeling: Het bij de vestiging van een opvangcentrum aan een gemeente verstrekken van een eenmalige uitkering als bijdrage in de kosten van door de gemeenten te verzorgen taken in het kader van voorlichting met betrekking tot de vestiging van het opvangcentrum en de subsidiëring van vrijwilligersgroepen die werkzaamheden verrichten in of ten behoeve van het opvangcentrum.

Periode: 1994–

Grondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 6, lid 1 (Stb. 1994, 636) zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347

Product: Beschikking

Waardering: V, 7 jaar na het verstrijken van de bestuursovereenkomst

97.

Handeling: Het uitvoeren van art. 27 a en 27 b van het Besluit subsidiëring en stimulering voorzieningen van maatschappelijk en sociaal-cultureel welzijn (Stb. 1988, 17) zoals laatstelijk gewijzigd bij Stb. 1994, 581 en ingetrokken bij Bekostigingsbesluit Welzijnsbeleid (Stb. 1994, 909), zoals gewijzigd bij Stb. 1995, 650, art. 60.

Periode: 1995

Grondslag: Besluit Bevoegdheden bestuur Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 1 (Stcrt. 1995, 2)

Bron: Correspondentie met dhr. A. van den Akker

Product:

Opmerking: Volgens Bekostigingsbesluit Welzijnsbeleid blijft het Besluit subsidiëring en stimulering voorzieningen van maatschappelijk en sociaal-cultureel welzijn ondanks zijn intrekking wel van toepassing op de subsidies en uitkeringen die op grond van dat besluit voor inwerkingtreding van het Bekostigingsbesluit zijn verleend.

Na ’95 heeft het ministerie van VWS deze besluiten weer zelf uitgevoerd. Het COA was hier niet meer bij betrokken.

Waardering: V, 7 jaar

98.

Handeling: Het uitvoeren van de Bijdrageregeling integratieprogramma’s verblijfsgerechtigden (Stcrt. 1993, 165) zoals gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177, Stcrt. 1994, 251 en Stcrt. 1995, 139 en ingetrokken bij Welzijnsregeling inburgering nieuwkomers, art. 14 (Stcrt. 1995, 246).

Periode: 1995

Grondslag: Besluit Bevoegdheden bestuur Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 1 (Stcrt. 1995, 2)

Bron: Correspondentie met dhr. A. van den Akker

Product:

Waardering: V, 7 jaar

5. Het verzorgen van trajectbegeleiding en informatievoorziening

117.

Handeling: Het opstellen van programma’s en methodieken voor recreatieve activiteiten aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.

Periode: 1994–1998

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub e (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 5, lid 1, sub d, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: ‘Wisselwerking’: methode voor maatschappijoriëntatie voor asielzoekers.

Waardering: B5

99.

Handeling: Het uitvoeren van recreatieve activiteiten aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.

Periode: 1994–1998

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub e (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 5, lid 1, sub d, artt. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Besluiten tot onthouding van deelname aan de activiteiten

Beschikking tot beëindiging van deelname aan de activiteiten.

Opmerking: Deze handeling kan volgens de RVA 1997 afhankelijk worden gesteld van de betaling door de asielzoeker van een waarborgsom.

Onder deze handeling valt ook:

Het aanbieden van introductieactiviteiten en activiteiten die strekken tot bevordering van de maatschappelijke oriëntatie van de asielzoeker.

Waardering: V, 5 jaar

100.

Handeling: Het opstellen van een programma voor dagstructurering.

Periode: 1998–

Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen 1997, art. 5, lid 3 en art. 15 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Plannen, notities

Opmerking: Een van de taken:

Het aanwijzen van werkzaamheden die door asielzoekers verricht kunnen worden, voor de uitvoering waarvan door COA een vergoeding kan worden gegeven.

Waardering: B5

101.

Handeling: Het uitvoeren van een programma voor dagstructurering.

Periode: 1998–

Grondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen 1997, art. 5, lid 3 en art. 15 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: notities

Waardering: V, 5 jaar

102.

Handeling: Het opstellen van programma’s in het kader van trajectbegeleiding.

Periode: 1999–

Bron: Kaderbrief, beleidskader 2002

Product: Leerplan 2000, module Trajectbegeleiding

Opmerking: Handelingen met betrekking tot de terugkeergesprekken of procesvertrekgesprekken zijn weergegeven in de paragraaf over kerntaak 1, het in- door- en uitplaatsen van asielzoekers, in het gedeelte over terugkeer.

Waardering: B5

103.

Handeling: Het uitvoeren van programma’s in het kader van trajectbegeleiding.

Periode: 1999–

Bron: Kaderbrief, beleidskader 2002

Product: Verslagen, ADSIS (zie bijlage over registratiesystemen)

Waardering: V, 5 jaar

Voor handelingen op het gebied van informatievoorziening verwijs ik naar handelingen ‘Het geven van voorlichting’ die bij de interne handelingen is geplaatst en ‘Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten aan asielzoekers’ en ‘-⁠aan publiek, zusterorganisaties’.

6. Het toegankelijk maken van zorg- of andere maatschappelijke voorzieningen voor bewoners van opvanglocaties

120.

Handeling: Het coördineren van de gezondheidszorg voor asielzoekers.

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub f, en 10 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 5, lid 1, sub e en f, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Correspondentie met zorgverleners, correspondentie met medewerkers MO, scholingsprogramma’s.

Opmerking: Onder deze handeling valt ook het faciliteren van de MOA.

De uitbesteding van de gezondheidszorg de MOA kan gezien worden als een variant van de handeling 51, Het uitbesteden van de wettelijke taken van het COA aan derden.

Waardering: V, 5 jaar

104.

Handeling: Het voor asielzoekers in de opvangaccommodaties regelen van een verzekering tegen ziektekosten.

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub f, en 10 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 5, lid 1, sub e en f, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Stukken m.b.t. de aanbestedingsprocedure van de zorgverzekering;

Collectieve verzekeringsovereenkomsten;

(Inkoop-)contracten met zorgverzekeraars;

Contractenset COA-LVGGD, Medische opvang asielzoekers, raamovereenkomst, maart 1999;

Contractenset Standaardovereenkomsten COA-GGD en Medische opvang asielzoekers, december 1999;

Correspondentie; rapportages; verslagen.

Opmerking: Het inkopen van diensten van zorgverleners verloopt via de zorgverzekeraars. Dat geldt ook voor het inkopen van psycho-sociale zorg.

Waardering: V, 10 jaar (na beëindiging van het contract)

105.

Handeling: Het laten verrichten van een eerste onderzoek naar de gezondheidstoestand van de asielzoeker.

Periode: 1994–1999

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 2 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 5, lid 2 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Werkinstructies, protocollen, medische dossiers (ook op microfilm)

Opmerking: Vanaf 2000 wordt deze handeling verricht door de verzelfstandigde MOA. In de afspraken omtrent de overdracht van verantwoordelijkheden is ook vastgelegd dat de MOA zorg zal dragen voor het reeds gevormde en de nog te vormen archiefmaterialen op dit gebied.

Waardering: V, 10 jaar (na beëindiging van het contract)

106.

Handeling: Het coördineren van de begeleiding van psycho-sociale aard aan asielzoekers in een opvangcentrum van psycho-sociale begeleiding.

Periode: 1994–1999

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 5 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 5, lid 4 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Beleidsnotities

Opmerking: Vanaf 2000 wordt deze handeling verricht door de verzelfstandigde MOA. In de afspraken omtrent de overdracht van verantwoordelijkheden is ook vastgelegd dat de MOA zorg zal dragen voor het reeds gevormde en de nog te vormen archiefmaterialen op dit gebied.

In het archief bevinden zich ook dossiers van de maatschappelijke begeleiding door het COA. Een beperkt aantal asielzoekers werd intensiever begeleid dan de anderen. Neerslag betreffende de begeleiding van individuele asielzoekers is ook terug te vinden in de notulen van het werkoverleg van de centra, waarbij de wijze van aanpak ten aanzien van individuele asielzoekers, voorzover nodig geacht, werd besproken. Deze notulen blijven bewaard.

Waardering: V, 5 jaar (na beëindiging van het contract)

107.

Handeling: Het faciliteren en coördineren van een goed verlopende schoolgang van minderjarigen.

Periode: 1995–

Bron: Interne stukken

Product: Overeenkomsten, bijvoorbeeld over contact tussen AMA-team, voogd en scholen.

Waardering: V, 5 jaar

125.

Handeling: Het begeleiden van AMA’s.

Periode: 1997–

Grondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 4 en 5 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, art. I, lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen door:

Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen, 1997, art. 5, lid 4 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237

Product: Protocollen, persoonsdossiers

Opmerking: In bovenstaande grondslagen staat deze handeling niet letterlijk genoemd. Deze handeling is een afgeleide van de handeling van het coördineren van zorg aan asielzoekers. Ze is apart genoemd omdat het een belangrijk werkproces vormt.

De dossiers van AMA’s vertonen geen grote verschillen met die van andere asielzoekers. Onderwerpen van contacten tussen COA en voogdij-instellingen blijven beperkt tot logistieke zaken, dus werkafspraken. De gesprekken gaan niet inhoudelijk in op het gedrag van een AMA. Het COA mag zich niet bemoeien met de relatie tussen voogd en AMA.

Waardering: V, 5 jaar

V; 1. persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

2. Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard dan bepaald in het eerste lid voor zover ze voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard, en de verantwoordelijke de nodige voorzieningen heeft getroffen ten einde te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend voor deze specifieke doeleinden worden gebruikt.