Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Regeling vaststelling model financiële verantwoording en controleprotocol rijksbijdrage educatie 2004[Regeling vervallen per 01-01-2006.]

Geldend van 24-12-2004 t/m 31-12-2005

Regeling vaststelling model financiële verantwoording en controleprotocol rijksbijdrage educatie 2004

De staatssecretaris van onderwijs, cultuur en wetenschap,

Gelet op:

Besluit

Artikel 1. Model financiële verantwoording rijksbijdrage [Vervallen per 01-01-2006]

Het model voor de financiële verantwoording rijksbijdrage educatie 2004 wordt vastgesteld volgens bijlage 1 bij deze regeling.

Artikel 2. Controleprotocol [Vervallen per 01-01-2006]

  • 1 Het controleprotocol ten behoeve van de verklaring omtrent de getrouwheid wordt vastgesteld volgens bijlage 2 bij deze regeling.

  • 2 Het model voor de verklaring omtrent de getrouwheid wordt vastgesteld volgens bijlage 3 bij deze regeling.

Artikel 3. Inwerkingtreding [Vervallen per 01-01-2006]

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van het Gele Katern waarin zij wordt geplaatst en vervalt per 1 januari 2006. De regeling met bijlagen blijft echter ook na deze datum van toepassing op de verantwoording rijksbijdrage educatie 2004

Artikel 4. Citeertitel [Vervallen per 01-01-2006]

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling vaststelling model financiële verantwoording en controleprotocol rijksbijdrage educatie 2004.

Deze regeling zal met de toelichting en de bijlagen in het Gele Katern worden geplaatst. Van deze plaatsing zal mededeling worden gedaan in de Staatscourant.

De

staatssecretaris

van onderwijs, cultuur en wetenschap,

drs. M. Rutte

Bijlage 1 [Vervallen per 01-01-2006]

Bijlage 1.

Verantwoording rijksbijdrage educatie 2004

VERANTWOORDING over 2004 inzake de rijksbijdrage educatie

Naam gemeente of samenwerkingsverband

LAOV-nummer gemeente

…………………………………………………

…………………………………………………

Gegevens over de ontvangen rijksbijdrage en de besteding ervan

a.

Rijksbijdrage 2004

b.

Overgedragen saldo uit 2003

c.

In 2004 van instellingen teruggevorderde gelden over 2003

d.

Middelen toegevoegd uit de rijksbijdrage inburgering *

€__________+

e.

Baten voor 2004 (a+b+c+d)

f.

Lasten van educatie o.g.v. afgesloten overeenkomsten

g.

Middelen educatie ingezet voor educatieve programma’s van inburgering **

€__________+

h.

Totaal verplicht (f+g)

 

i.

Overschot 2004 (e-h)

   

j.

Waarvan over te dragen naar 2005 ***

 

k.

Saldo 2004 (i-j)

   

l.

In 2004 van instellingen teruggevorderde gelden over jaren vóór 2003

   

m.

Te retourneren aan het ministerie van OCW (k+l)

   

Contactpersoon Naam

..

Telefoonnummer

..

   

Verklaring en ondertekening

Het gemeentebestuur verklaart dat de bovenvermelde bedragen in overeenstemming zijn met de werkelijkheid en dat de baten en lasten tot stand zijn gekomen overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving. Dit betekent onder andere dat de activiteiten waarvoor de rijksbijdrage educatie is toegekend door de instelling(en) zijn uitgevoerd. Het gemeentebestuur heeft de doelmatigheid en rechtmatigheid van de bestedingen bij de instelling(en) over het kalenderjaar 2003 gecontroleerd en vastgesteld.

Het gemeentebestuur verklaart deze opgave duidelijk, stellig en zonder enig voorbehoud te hebben ingevuld.

Datum:

…………

de Burgemeester:

…………

Plaats:

…………

de Secretaris:

…………

Ruimte voor waarmerk accountant

*

als lasten op te nemen in de verantwoording inburgering

**

als baten op te nemen in de verantwoording inburgering

***

Voorwaarde is dat de in 2004 ontvangen rijksbijdrage in eerste instantie volledig is verplicht. Alleen dan mogen de middelen die over 2004 van instellingen worden teruggevorderd en nog niet opnieuw zijn verplicht, worden overgedragen naar het volgend jaar.

Toelichting op het formulier verantwoording rijksbijdrage educatie 2004 [Vervallen per 01-01-2006]

Gegevens over de ontvangen rijksbijdrage en de besteding ervan:

  • a. Rijksbijdrage 2004

    Hier moet de rijksbijdrage worden vermeld die is toegekend voor 2004

  • b. Overgedragen saldo uit 2003

    Hier moet het bedrag worden vermeld dat in de verantwoording over 2003 is vermeld bij punt k. ’waarvan over te hevelen naar 2004’. Dit bedrag is maximaal gelijk aan het over 2002 van ROC’s teruggevorderde bedrag.

  • c. In 2004 van instellingen teruggevorderde gelden over 2003

    Hier moet het bedrag worden vermeld dat naar aanleiding van de controle over 2003 van ROC’s is teruggevorderd.

  • d. Middelen toegevoegd uit de rijksbijdrage inburgering

    Hier moet het bedrag worden vermeld dat is overgeheveld uit de rijksbijdrage inburgering nieuwkomers. Overheveling is alleen toegestaan als er sprake is van een tekort. Als hier een bedrag is ingevuld, mag er geen sprake zijn van een overschot bij punt i. van de verantwoording.

  • e. Baten voor 2004

    Hier moet het totaal van de baten worden vermeld (a+b+c+d).

  • f. Lasten van educatie o.g.v. afgesloten overeenkomsten

    Hier moeten de lasten voor reguliere educatie worden vermeld.

  • g. Middelen educatie ingezet voor educatieve programma’s van inburgering

    Hier moet het bedrag worden vermeld dat is overgeheveld naar de rijksbijdrage inburgering nieuwkomers voor de educatieve programma’s van inburgering.

  • h. Totaal verplicht

    Hier moet het bedrag worden vermeld dat in totaal is verplicht voor educatie (f+g).

  • i. Overschot 2004

    Hier moet het saldo van de baten en lasten worden vermeld (e-h). Dit bedrag mag maximaal gelijk zijn aan het bedrag dit is ingevuld bij punt c. van de verantwoording. Zowel de rijksbijdrage 2004, als het overgedragen saldo uit 2003, als de overgehevelde middelen uit de rijksbijdrage inburgering nieuwkomers, moet immers in 2004 zijn verplicht. Het deel van het overschot 2004 dat hoger is dan het bedrag dat is ingevuld bij punt c. moet derhalve aan het ministerie van OCW geretourneerd worden.

  • j. Waarvan over te dragen naar 2005

    Hier moet het bedrag worden vermeld dat naar aanleiding van de controle over 2003 van de ROC’s is teruggevorderd, maar nog niet opnieuw is verplicht. Alleen in dit geval mag de rijksbijdrage educatie worden overgeheveld naar het volgend jaar.

  • k. Saldo 2004

    Hier moet het bedrag worden vermeld dat niet (opnieuw) op grond van een overeenkomst aan een ROC is verplicht en niet mag worden overgeheveld naar een volgend jaar (i-j).

  • l. In 2004 van instellingen teruggevorderde gelden over jaren vóór 2003

    Hier moet het bedrag worden vermeld dat naar aanleiding van de controle over jaren voorafgaand aan 2003 alsnog van ROC’s wordt teruggevorderd. Dit bedrag kan niet worden overgeheveld naar een volgend jaar en wordt teruggevorderd.

  • m. Te retourneren aan het ministerie van OCW

    Hier moet het totaal van het aan het ministerie van OCW te retourneren bedrag worden vermeld (k+l).

Bijlage 2. Controleprotocol 2004 [Vervallen per 01-01-2006]

1. Accountantscontrole [Vervallen per 01-01-2006]

Dit onderdeel is het uitgangspunt voor de accountant bij het controleren van de verantwoording van de rijksbijdrage educatie. Van de accountant wordt verwacht dat hij met een grote mate van nauwkeurigheid het onderzoek uitvoert naar de getrouwheid van de gegevens in de verantwoording rijksbijdrage educatie 2004.

Alle bevindingen legt de accountant vast in een controledossier. Bij een volgende controle kan dan worden nagegaan of de gemeente afdoende maatregelen heeft getroffen om deze bevindingen te voorkomen. In het controledossier neemt de accountant een risico-analyse op; de accountant geeft gemotiveerd aan hoe de controle is ingericht en uitgevoerd en of er onderwerpen uit dit protocol niet of niet uitgebreid zijn gecontroleerd.

De accountant moet controleren of de bestedingen rechtmatig zijn geweest.

Op de controle van de besteding en overdracht door de gemeente van de rijksbijdrage educatie zijn bepaalde toleranties van toepassing. De accountant moet de controle zo inrichten dat deze met een zekerheid van 95% de uitspraak kan doen dat de gemeente in 2004 niet meer dan 1% van de rijksbijdrage educatie onrechtmatig heeft besteed of overgedragen.

De toleranties zijn gebaseerd op percentages die gelden voor het financieel jaarverslag OCW, op grond van de richtlijnen van het Interdepartementaal Overleg Departementale Auditdiensten.

Overzicht van toleranties [Vervallen per 01-01-2006]

Overzicht van toleranties
 

Onjuistheden in de verantwoording/besteding

Onzekerheden in de controle

 

Beperking

Afkeuring

Beperking

Oordeel onthouding

Controle rijksbijdrage educatie Tolerantie t.o.v.

rijksbijdrage educatie

>1% en <3%

≥ 3%

>3% en <10%

≥ 10%

2. Verantwoordingsmodel [Vervallen per 01-01-2006]

Zoals eerder is aangegeven, is de gemeente ervoor verantwoordelijk dat de rijksbijdrage educatie bij de instellingen doelmatig en rechtmatig wordt besteed. De gemeente moet in de overeenkomst regelen hoe en wanneer de instellingen verantwoording afleggen aan de gemeente. De accountant controleert of in de overeenkomst tussen gemeente en regionaal opleidingencentrum (ROC) de wijze van verantwoorden van de instellingen aan de gemeente is geregeld en of het verantwoorden inderdaad op die wijze heeft plaats gevonden.

De doelmatige en rechtmatige inzet bij de instelling tot en met het kalenderjaar 2003 moet in ieder geval op 1 juli 2005, de indiendatum van de verantwoording rijksbijdrage educatie 2004, door de gemeente gecontroleerd zijn.

Als de verantwoording van de instellingen aan de gemeente niet of onvoldoende is geregeld of heeft plaatsgevonden, kan er geen oordeel over de rechtmatigheid van de bestedingen worden gegeven.

Uit de review van de auditdienst OCW is gebleken dat de accountant in de aanbiedingsbrief vaak opmerkt dat de verantwoordingsstructuur tekort schiet. De verantwoording tussen instellingen en gemeente kan bestaan uit de combinatie van een financieel- en een activiteitenverslag dat door de gemeente zelf of door een accountant is beoordeeld, of uit een accountantsverklaring over het naleven van de voorwaarden die in de overeenkomst tussen gemeente en instellingen zijn gesteld.

Het kan voorkomen dat de accountant niet kan oordelen dat de gemeente de rechtmatige inzet bij de instellingen heeft kunnen vaststellen omdat de aan de verantwoording ten grondslag liggende documenten onvoldoende zekerheid geven (er is geen urenregistratie). In dit geval kan de accountant volstaan met een toelichting bij de accountantsverklaring waarin wordt aangegeven waarom de rechtmatigheid niet kan worden vastgesteld en of de uitgaven al dan niet aannemelijk zijn in relatie tot de verrichte activiteiten.

3. Onjuistheden corrigeren [Vervallen per 01-01-2006]

Het is de bedoeling dat de accountant onjuistheden in de verantwoording door de gemeente laat corrigeren en in zijn accountantsverklaring kan oordelen dat de bedragen in het formulier verantwoording rijksbijdrage educatie 2004 juist zijn. Alle onjuistheden, ook onjuistheden waarbij de tolerantiegrens niet wordt overschreden, moeten worden gecorrigeerd. Alleen in uitzonderingssituaties kan de accountantsverklaring een opmerking bevatten. Bijvoorbeeld als er verschil van inzicht bestaat over de toepassing van de regelgeving. Van een opmerking moet de accountant de financiële consequentie expliciet aangeven, ook als deze €  0,00 bedraagt.

Het model van een goedkeurende verklaring is als bijlage 3 in het controleprotocol opgenomen. Het accountantsoordeel heeft betrekking op de verantwoording rijksbijdrage educatie. In het geval dat een niet-goedkeurende accountantsverklaring wordt afgegeven, moet worden aangesloten bij de teksten die daarvoor zijn gegeven in hoofdstuk 1 van de ”Richtlijnen Accountantscontrole” (deel Voorbeeldteksten), uitgegeven door koninklijk NIVRA.

4. Aandachtspunten voor de controle van de verantwoording [Vervallen per 01-01-2006]

  • 4.1 Stel vast dat de in de verantwoording opgenomen lasten voor educatie berusten op een of meer tussen de gemeente en een regionaal opleidingencentrum (ROC) afgesloten overeenkomsten. Stel vast dat in de verantwoording geen lasten zijn opgenomen in verband met de inkoop van educatieve programma’s bij andere instellingen en bedrijven.

    De gemeente kan uitsluitend lasten in verband met educatie in de verantwoording opnemen voor zover hiervoor een overeenkomst is vastgelegd met een ROC. De overeenkomst moet voldoen aan de in artikel 2.3.4, tweede lid, van de WEB gestelde eisen.

  • 4.2 Stel vast dat de in de verantwoording opgenomen lasten van educatie (zie bijlage 1 onder f.) uitsluitend betrekking hebben op door de gemeente aan ROC’s in 2004 uitbetaalde, of ultimo 2004 nog verschuldigde, gelden voor educatie-activiteiten gedurende 2004.

    De lasten voor educatie mogen uitsluitend betrekking hebben op educatie-activiteiten die op grond van een over het jaar 2004 afgesloten overeenkomst in 2004 verschuldigd zijn aan ROC’s.

  • 4.3 Stel vast dat de gemeente de bedragen die in 2003 zijn teruggevorderd van instellingen in 2004 heeft besteed c.q. verplicht.

    Het betreft in 2003 van instellingen teruggevorderde bedragen (deze hoeven niet daadwerkelijk naar de rekening van de gemeente te zijn overgemaakt) die niet reeds in 2003 wederom door middel van een overeenkomst zijn verplicht aan instellingen. In 2003 teruggevorderde gelden die in 2004 niet zijn verplicht, moeten worden geretourneerd aan het ministerie.

  • 4.4 Stel vast dat bedragen die de gemeente van instellingen terugvordert uitsluitend de rijksbijdrage vanaf 2003 betreft.

    De gemeente mag alleen de rijksbijdrage die zij over het voorafgaande jaar (2003) terugvordert opnieuw middels een overeenkomst verplichten.

    De rijksbijdrage die over jaren voorafgaand aan 2003 wordt teruggevorderd mag niet opnieuw worden verplicht. Deze moet worden opgenomen onder punt l. van bijlage 1.

  • 4.5 Stel vast dat het bedrag dat naar 2005 wordt overgedragen niet meer bedraagt dan de in 2004 van instellingen teruggevorderde bedragen, die nog niet opnieuw zijn verplicht door middel van overeenkomsten.

    De rijksbijdrage educatie 2004 dient in zijn geheel besteed te zijn aan educatie-activiteiten (waaronder educatieve programma’s van inburgering) in 2004. Er mag niet wordengereserveerd voor volgende jaren. Uitsluitend in 2004 van instellingen teruggevorderde middelen die niet middels een overeenkomst opnieuw zijn verplicht voor 2004, mogen worden overgedragen naar 2005.

  • 4.6 Stel vast dat de bij de overheveling vermelde bedragen overeenkomen in de verantwoording rijksbijdrage educatie en de verantwoording van de rijksbijdrage inburgering.

    De rijksbijdrage educatie mag mede worden aangewend voor educatieve programma’s als bedoeld in artikel 16 van de Wet inburgering nieuwkomers. Omgekeerd mag de rijksbijdrage voor de inburgering deels worden aangewend voor reguliere educatie. Zie ook de voorlichtingspublicatie in Uitleg OCW-Regelingen van 14 maart 2001, nr. 7.

    In beide gevallen geldt dat de overheveling alleen is toegestaan om een tekort aan te vullen. Van een tekort is sprake als het totaal van de lasten hoger is dan het totaal van de baten (inclusief een eventuele reserve). De overgehevelde bedragen moeten dus in hetzelfde jaar daadwerkelijk worden besteed aan de ’nieuwe bestemming’ en mogen bij de ’nieuwe bestemming’ niet worden gereserveerd voor latere jaren (inburgering), of overgedragen naar latere jaren (educatie).

    Ook moet in beide gevallen zowel in de verantwoording van de rijksbijdrage educatie als in de verantwoording rijksbijdrage inburgering nieuwkomers de overheveling zichtbaar worden en gelijk zijn aan elkaar. Dat wil zeggen: indien de rijksbijdrage educatie deels is aangewend voor de inburgering van nieuwkomers, moeten deze middelen in de verantwoording rijksbijdrage educatie worden opgenomen als lasten en in de verantwoording rijksbijdrage inburgering nieuwkomers als baten.

    In het geval dat inburgeringsmiddelen zijn besteed aan reguliere educatie moeten deze middelen in de verantwoording rijksbijdrage inburgering nieuwkomers worden opgenomen als lasten en in de verantwoording van de rijksbijdrage educatie als baten. Wanneer er sprake is van overheveling moet vastgesteld worden dat:

    • lasten voor educatie zijn gemaakt voor activiteiten waarvoor niet tevens lasten zijn opgenomen in de verantwoording rijksbijdrage inburgering nieuwkomers;

    • het totaal van de lasten voor educatie en voor educatieve programma’s niet hoger is dan de lasten die voortvloeien uit de overeenkomsten die de gemeente heeft afgesloten met ROC’s over de te verrichten educatie-activiteiten;

    • het saldo van de overgehevelde bedragen die genoemd zijn in de verantwoording educatie en de verantwoording inburgering gelijk is aan nul.

    Denk hierbij met name aan samenwerkingsverbanden waarbij middelen voor inburgering en educatie worden overgeheveld door en aan verschillende gemeenten. De verantwoordingen van de betrokken gemeenten en samenwerkingsverbanden moeten zo zijn afgestemd dat het saldo van de overheveling gelijk is aan nul.

  • 4.7 Stel vast dat in de overeenkomst tussen de gemeente en een regionaal opleidingencentrum (ROC) is geregeld dat de instellingen verantwoording afleggen aan de gemeente en dat deze wijze van verantwoorden als zodanig functioneert.

    De gemeente moet hebben gecontroleerd of de aan het ROC toegekende middelen doelmatig en rechtmatig zijn besteed. Dit moet gebeuren aan de hand van de in de overeenkomst gemaakte afspraken. Niet rechtmatig ingezette middelen bij de instellingen worden door de gemeente teruggevorderd en op het formulier verantwoording educatie 2004 (onder punt c.) opgenomen.

    Het is toegestaan dat de controle door de gemeente van de doelmatige en rechtmatige inzet bij de instellingen 1 jaar vertraging heeft. Dit betekent dat bij de verantwoording over 2004 moet worden vastgesteld dat de gemeente in ieder geval de afrekening van de instelling over 2003 heeft gecontroleerd.

5. Relevante regelgeving [Vervallen per 01-01-2006]

Bijlage 3. Model formulier accountantsverklaring bij de verantwoording rijksbijdrage educatie 2004 [Vervallen per 01-01-2006]

Deze verklaring maakt deel uit van de verantwoording rijksbijdrage educatie 2004 en is afgegeven ten behoeve van Cfi, Agentschap van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De hieronder vermelde tekst moet worden gehanteerd.

Accountantsverklaring [Vervallen per 01-01-2006]

Naam gemeente/samenwerkingsverband: ……………

LAOV-nummer:………………..

Opdracht [Vervallen per 01-01-2006]

Ingevolge de opdracht van de gemeente/samenwerkende gemeenten met bovenstaand laov-nummer hebben wij de verantwoording van de rijksbijdrage educatie 2004 gecontroleerd. De verantwoording is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente. Het is onze verantwoordelijkheid om een accountantsverklaring te verstrekken over de verantwoording van de rijksbijdrage educatie 2004.

Werkzaamheden [Vervallen per 01-01-2006]

Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen voor controle-opdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording educatie 2004 geen onjuistheden van materieel belang bevat. Verder hebben wij in onze controle de aanwijzingen betrokken die genoemd zijn in het Controleprotocol rijksbijdrage educatie 2004.

Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van de informatie ter onderbouwing van de in de verantwoording opgenomen gegevens. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.

Oordeel [Vervallen per 01-01-2006]

Wij zijn van oordeel dat de in de verantwoording rijksbijdrage educatie opgenomen gegevens juist, volledig en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en de in het controleprotocol genoemde eisen zijn. Deze verantwoording sluit met een aan het ministerie van OCW te retourneren bedrag van:

Aan het ministerie van OCW te retourneren:

€  ……………………

Bijlagen [Vervallen per 01-01-2006]

Bij deze accountantsverklaring zijn andere bijlagen gevoegd dan de verantwoording educatie 2004

  • o Nee

  • o Ja, totaal aantal bijlagen: ….

Ondertekening accountant

Plaats:

Ondertekening: