Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen op het beleidsterrein Overheidsinformatievoorziening over de periode 1945–1999

Geldend van 31-07-2004 t/m heden

Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen op het beleidsterrein Overheidsinformatievoorziening over de periode 1945–1999

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de Minister van Justitie,

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 3 oktober 2002, nr. arc-2002.4316/2);

Besluiten:

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 30 juni 2004

De

Staatssecretaris

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
namens deze:
de

Algemene Rijksarchivaris

,

M.W. van Boven

De

Minister

van Justitie,
namens deze:
de

Directeur van de Directie Informatisering

,

E.Y. Bogerman

Basisselectiedocument

Overheidsinformatievoorziening

Afkortingenlijst

ACCO: Algemene Classificatie Commissie voor de Overheidsadministratie

ACI: Adviescommissie Informatisering

ACIB: Advies en Coördinatiepunt Informatiebeveiliging

ADR: Adviescommissie voor de Doelmatigheidsbevordering in de Rijksdienst

ADW: Algemene Databank Wet- en regelgeving

AOA: Adviescommissie Overheidsorganisatie en Automatisering

ARA: Algemeen Rijksarchief

BIOS: Beleidsnota Informatiebeleid Openbare Sector

BOCO: Bestuurlijke Overlegcommissie voor Overheidsautomatisering

BSD: Basisselectiedocument

BVA: Beveiligingsambtenaar

BZK: ministerie van Binnenlandse Zaken

CAS: Centrale Archief Selectiedienst

CCASA: Coördinatie commissie algemene secretarie-aangelegenheden

CCBIDOC: Coördinatie commissie bibliotheek- en documentatie-aangelegenheden

CCL: Computercentrum Limburg

CCOI: Centrale Commissie Overheidsinformatievoorziening

IACO: Bureau Informatie Adviesorganen Centrale Overheid

IB-beraad: Interdepartementale commissie informatiebeveiligingsberaad

IC-BIN: Interdepartementale Commissie voor Bibliotheekwezen en Informatieverzorging

ICIB: Interdepartementale commissie informatiebeveiliging

ICT: Informatie- en communicatietechnologie

IOIO: Interdepartementaal Overleg Informatievoorziening en Organisatie

IOS: Informatiebeleid Openbare Sector

IVR: Informatievoorziening in de Rijksdienst

KB: Koninklijk Besluit

KBASA: Koninklijk Besluit Algemene Secretarie Aangelegenheden

NAP: Nationaal Actieprogramma Elektronische Snelwegen

NBLC: Nederlands Bibliotheek- en LectuurCentrum

NCC: Nederlandse Classificatie Commissie

NCS–UDC: Nederlandse Classificatie Stichting, Afdeling Universele Decimale Classificatie

OL-2000: Overheidsloket-2000

ON21: OverheidsNetwerk 21ste eeuw

PCASA: Permanente Commissie voor algemene secretarie-aangelegenheden bij de rijksadministratie

PCDIN: Permanente Commissie Documentaire informatieverzorging

PCOD: Permanente commissie Overheids Documentatie

PCPAZ: Permanente Commissie voor Post- en Archiefzaken

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RCC: Rijks Computercentrum

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

RMA: Rijkscentrale voor Mechanische Administratie

SDU: Staatsdrukkerij

Stb.: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden

Stcrt.: Nederlandse Staatscourant

TK: Tweede Kamer (kamerstuk-aanduiding)

VNG: Vereniging van Nederlandse Gemeenten

WGDIS: Werkgroep automatisering documentaire informatiesystemen

Inleiding

Algemene inleiding

Ten geleide

Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.

Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.

Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd, kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten te waarborgen.

Dit basisselectiedocument (BSD) is zo’n officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit handelingen zoals beschreven in het ‘rapport institutioneel onderzoek’ (RIO) Overheidsinformatievoorziening voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden.

Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppy’s, etc.

Het institutioneel onderzoek

Een basisselectiedocument kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald beleidsterrein de context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen het beleidsterrein actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk is voor bepaalde handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het RIO beschreven in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren binnen het beleidsterrein.

De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord mogelijke selectie van handelingen te komen.

In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.

Zorgdrager

Dit BSD Overheidsinformatievoorziening behandelt de periode 1945–1999. In die jaren was de minister van Binnenlandse Zaken verantwoordelijk voor het archiefbeheer en daarmee ook voor het laten opstellen en vaststellen van een BSD.

Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

  • a. Het concept-BSD wordt besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Deelnemers hieraan zijn vertegenwoordigers (deskundigen) van actoren op het beleidsterrein, een vertegenwoordiger namens de zorgdrager in verband met het archiefbeheer en een vertegenwoordiger namens de Rijksarchiefdienst. Tijdens dit overleg wordt rekening gehouden met het administratieve belang, het belang van de recht- en bewijszoekende burger en het historisch belang van de archiefbescheiden met betrekking tot het beleidsterrein.

  • b. Het concept-BSD wordt, tezamen met het verslag van het driehoeksoverleg, ter vaststelling ingediend bij de minister waaronder Cultuur ressorteert.

  • c. Het concept-BSD ligt gedurende een periode van 8 weken ter inzage.

  • d. De minister waaronder Cultuur ressorteert hoort de Raad voor Cultuur.

  • e. De minister waaronder Cultuur ressorteert en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stellen het BSD vast.

  • f. De beschikking tot vaststelling van het BSD wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

De Algemene Rijksarchivaris treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actor:

  • Algemene Rijksarchivaris.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

  • Minister van Binnenlandse Zaken/minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid;

  • Minister van Binnenlandse Zaken als vakminister;

  • Redactiecommissie staatsalmanak;

  • Redactieraad staatsalmanak;

  • Redactiecommissie Registers Rijkspublicaties;

  • Commissie van Toezicht iop het Computer Centrum Limburg;

  • Subcommissie Postbehandeling en Archiefbeheer der Departementen;

  • Commissie Archiefbeheer (Archiefcommissie-Mey);

  • Permanente Commissie voor post- en archiefzaken bij de rijksadministratie (PCAZ);

  • Permanente Commissie voor algemene secretarie-aangelegenheden bij de rijksadministratie (PCASA);

  • Permanente Commissie voor Documentaire Informatievoorziening (PCDIN);

  • Voorlopige Commissie Documentaire overheidsinformatie;

  • Algemene Classificatie Commissie voor de Overheidsadministratie (ACCO);

  • Nederlandse Classificatie Commissie (NCC);

  • Commissie van Advies voor de Overheidsdocumentatie (Commissie Brummel);

  • Permanente Commissie voor Overheidsdocumentatie (PCOD);

  • Commissie voor de bestudering van het vraagstuk van de automatisering van de rijksadministratie / Commissie Automatisering Rijksdienst (CAR);

  • Adviescommissie voor Overheidsorganisatie en -automatisering (AOA);

  • Adviescommissie Rijksdienst (ARD) / subcommissie informatievoorziening;

  • Bestuurlijke Overlegcommissie voor Overheidsautomatisering / Bestuurlijke Overlegcommissie voor Overheidsinformatievoorziening (BOCO)

  • Centrale Commissie Overheidsinformatievoorziening (CCOI);

  • Advies Commissie Informatisering (ACI);

  • Rijkscentrale voor Mechanische Administratie (RMA);

  • Rijks Computercentrum (RCC);

  • Computer Centrum Limburg (CCL);

  • Informatiebeveiligingsberaad (IB-beraad);

  • Interdepartementale Commissie informatiebeveiliging (ICIB);

  • Interdepartementale Overleg Infromatievoorziening en Organisatie (IOIO);

  • Gebruikersraad Informatievoorziening;

  • Staatsdrukkerij en Uitgeverijbedrijf;

  • Commissie van Advies- en van Toezicht voor het Staatsdrukkerij en Uitgeverijbedrijf;

  • Vakminister.

De Minister van Defensie treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actor:

  • Vakminister.

De Minister van Economische Zaken treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

  • Minister van Economische Zaken;

  • Vakminister.

De Minister van Financiën treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

  • Minister van Financiën;

  • Vakminster.

De Minister van Justitie treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

  • Minister van Justitie;

  • Vakminister.

De Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actor:

  • Vakminister.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

  • Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;

  • Vakminister.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actor:

  • Vakminister.

De Minister van Verkeer en Waterstaat treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

  • Minister van Verkeer en Waterstaat;

  • Vakminister.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actor:

  • Vakminister.

De Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actor:

  • Vakminister.

Doelstelling van de selectie

De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan dat deze gegevens beheert) naar het Algemeen Rijksarchief en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd. Dit basisselectiedocument is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT: het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. Deze doelstelling is verwoord door de toenmalige minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC) bij de behandeling van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.

Criteria voor de selectie

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Algemeen Rijksarchief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Algemene selectiecriteria

Handelingen die worden gewaardeerd met B (Bewaren)

Algemeen selectiecriterium

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. Bewerkingsplannen, aan de hand waarvan de daadwerkelijke selectie van archieven plaatsvindt, dienen te voorzien in procedures daarvoor.

Vaststelling BSD

Op 4 oktober 2001 is het ontwerp-BSD door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 april 2002 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het ministerie van Defensie, het ministerie van Economische Zaken, het ministerie van Financiën, het ministerie van Justitie, het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het ministerie van Verkeer en Waterstaat, het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 3 oktober 2002 bracht de RvC advies uit (arc-2002.4316/2), hetwelk aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

  • de vernietigingstermijn van de handelingen 163 en 225 is gewijzigd van V 5 na uitdiensttreding in V 75 jaar na geboorte;

  • aan de waardering van de handelingen 77, 213 en 215 is de volgende opmerking toegevoegd: met uitzondering van één exemplaar van alle eindversies;

  • de waardering van handeling 167 is gewijzigd van B5 in V 5 jaar;

  • aan de waardering van de handeling 90 is de volgende opmerking toegevoegd: met uitzondering van één exemplaar van alle selectielijsten en vernietigingslijsten.

Daarop werd het BSD op 11 juli 2003 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Algemene Rijksarchivaris (C/⁠S/03/1701), de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (C/S/03/1690), de Minister van Defensie (C/⁠S/03/1691), de Minister van Economische Zaken (C/⁠S/03/1692), de Minister van Financiën (C/⁠S/03/1693), de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (C/⁠S/03/1695), de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (C/⁠S/03/1696), de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (C/⁠S/03/1697), de Minister van Verkeer en Waterstaat (C/⁠S/03/1698), de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (C/⁠S/03/1699) en de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (C/⁠S/03/1700), en op 30 juni 2004 door de Minister van Justitie (C/⁠S/03/1694) vastgesteld.

Leeswijzer

Handelingenblokken

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

Handeling: een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: dit geeft de jaren weer waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Product: dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weer.

Waardering: dit geeft aan of de neerslag bewaard moet worden of dat het op termijn vernietigd kan worden.

Vernietigingstermijnen

De toepassing van de vernietigingstermijnen is als volgt:

  • a. een dossier wordt afgesloten (bijv. op 30 januari 1999),

  • b. de bijbehorende vernietigingstermijn wordt hierbij opgeteld (bijv. 10 jaar),

  • c. het dossier wordt bewaard tot en met 31 december 2009 (1999 + 10),

  • d. de betrokken directeur wordt in de loop van dat jaar (in dit voorbeeld 2009) op de hoogte gesteld van de voorgenomen vernietiging van dit dossier,

  • e. het dossier wordt vernietigd per 2 januari 2010, tenzij de betrokken directeur zwaarwichtige redenen heeft voor uitstel van vernietiging (administratief of juridisch belang).

Actoren

Een uitgangspunt van PIVOT ten aanzien van een institutioneel onderzoek is dat dit zich niet beperkt tot een beschrijving van het handelen van een afzonderlijke instelling, maar dat de beschrijving zich uitstrekt over het handelen van de verschillende actoren van de rijksoverheid die op een bepaald beleidsterrein een rol spelen. Dit betekent dus dat niet alleen de actoren die onder de minister van Binnenlandse Zaken vallen worden meegenomen in dit onderzoek, maar ook die actoren die daarbuiten vallen en wel tot de rijksoverheid behoren.

De actoren zijn ingedeeld in:

A. Actoren waarvan het archief valt onder zorg van de minister van Binnenlandse Zaken

B. Overige actoren

Bij de actoren de minister van Binnenlandse Zaken en de vakminister zijn voor de overzichtelijkheid tussen de handelingenblokken kopjes geplaatst die overeenkomen met de titels van de hoofdstukken uit het rapport institutioneel onderzoek.

Inleiding Overheidsinformatievoorziening

Hoofdlijnen van het overheidshandelen op het beleidsterrein

Informatievoorziening is van kardinaal belang voor een goed en efficiënt functionerend openbaar bestuur. De verwerking, opslag en vooral overdracht van (geautomatiseerde) informatie binnen en tussen overheidsinstanties is essentieel om beleid uit te kunnen voeren. De uitwisseling van informatie dient zo optimaal mogelijk te verlopen. Het overheidsbeleid is erop gericht de voorwaarden te scheppen om dit streven te realiseren. Termen als toegankelijkheid, beschikbaarheid, betrouwbaarheid en beveiliging staan hierbij centraal. Informatievoorziening draagt bij aan het doorzichtiger worden van het openbaar bestuur, hetgeen de besluitvorming bij het voeren van beleid en het afleggen van verantwoording hierbij bevordert. Knelpunten kunnen beter gesignaleerd worden en indien mogelijk aangepakt. Tevens bestaat de mogelijkheid flexibel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Informatie- en communicatietechnologie (ICT) biedt qua tijd, afstand en schaal enorme mogelijkheden om de ambities te vergroten. ICT wordt ook aangewend bij de informatievoorziening naar de burger toe. Sinds medio jaren negentig streeft de overheid, door middel van een betere, meer toegankelijke informatievoorziening, ernaar de kwaliteit van de publieke dienstverlening te vergroten. Via elektronische overheidsdiensten kan de bureaucratie omzeild worden, terwijl de kwaliteit van de dienstverlening vaak hoger is. ICT kan het functioneren en de besluitvorming van de overheid voor de burger toegankelijker en inzichtelijker maken. Met elektronische debatten kan de burger actief participeren bij de politieke besluitvorming, wat zijn betrokkenheid bij het openbaar bestuur ten goede komt.

De minister van BZK is als coördinerend minister verantwoordelijk voor het overheidsbeleid met betrekking tot overheidsinformatie. Kort samengevat komt deze taak erop neer dat de minister een coördinerende en initiërende rol speelt in situaties waarbij een interdepartementale en interbestuurlijke aanpak aantoonbare kwaliteitsvoordelen oplevert. Tevens is de minister van BZK coördinerend minister voor de documentaire informatievoorziening. Beide verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in het Besluit Informatievoorziening voor de Rijksdienst uit 1990.

Zeker tot begin jaren negentig vervulde de minister van BZK zijn coördinerende taak door het instellen van talrijke adviescommissies, stuur- en klankbordgroepen. Deze organen zijn te beschouwen als een instrument om de efficiency en de uniformiteit van de informatievoorziening te bevorderen. Er werden adviezen en aanbevelingen uitgebracht, voorschriften opgesteld en instrumenten ontwikkeld. Vanaf de beleidsnotitie ‘Terug naar de toekomst’, in 1995, wordt met pilots gewerkt. Deze pilots vloeien voort uit het Nationaal Aktieprogramma Elektronische Snelwegen, waarin de minister van BZK samen met enkele andere ministeries een sleutelrol vervult. De pilots, met als doel een elektronische overheid te realiseren, zijn een instrument om het overheidsbeleid effectiever te maken. Voorlichtings- en bewustwordingsactiviteiten staan centraal bij de activiteiten van de minister van BZK. Hij fungeert als aanjager en tracht actuele kwesties in het kader van het NAP op de politieke agenda te zetten. Via experimenten en onderzoeken wordt de haalbaarheid van mogelijke aspecten van een elektronische overheid afgetast. Er worden diverse instrumenten ontwikkeld, bedoeld om de beleidsprocessen van overheidsinstellingen te vergemakkelijken. Voorbeelden van zulke instrumenten zijn digitaal depot, record keeping system, handboeken en gebruikersonderzoeken Tevens tracht de minister van BZK overheidsinstanties tot samenwerking te bewegen.

In het bovengenoemde Besluit Informatievoorziening voor de Rijksdienst werd tevens vastgelegd dat de vakminister in principe zelf verantwoordelijk is voor zijn eigen interne informatievoorziening. Hij stelt het departementale beleid vast. Per departement gelden regels voor de informatievoorziening en wordt toezicht gehouden op de kwaliteit hiervan. De vakminister adviseert en ondersteunt de dienstonderdelen bij de inzet van ICT. Tevens beheert en exploiteert hij de IT- infrastructuur op zijn departement.

Conform de bepaling dat de vakminister verantwoordelijk is voor de eigen informatievoorziening, draagt hij zorg voor de integriteit, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van informatie. Hij diende dan ook het millenniumvraagstuk voor zijn ministerie en de daaronder ressorterende instellingen te voorkomen dan wel te beheersen. Een uitgebreid stelsel van maatregelen wordt getroffen om informatiesystemen te beveiligen. Het informatiebeveiligingsbeleid van een departement wordt in een beleidsdocument vastgelegd.

De waarderingen van de te bewaren handelingen vormen een weerspiegeling van het beleid op hoofdlijnen met betrekking tot overheidsinformatievoorziening. De adviezen van de diverse adviesorganen zijn met ‘B 5’ gewaardeerd, in het bijzonder als het adviezen over de toepassing van instrumenten betrof. Indien hun handelingen betrekking hadden op het voorbereiden van een nieuw besluit inzake bijvoorbeeld post- en archiefzaken of secretarie-aangelegenheden, dus op een hoger, algemeen niveau, is gekozen voor de waardering ‘B 1, 5’.

Selectielijst

OVERIGE ACTOREN

Vakminister

1. Algemeen

3.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen, coördineren en evalueren van het beleid betreffende overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Product: O.a. beleidsnota’s, beleidsnotities, rapporten, adviezen, evaluaties

Waardering: B (1, 2)

6.

Handeling: Het vaststellen van regelgeving voor de interne (departementale) informatievoorziening

Periode: 1945–

Waardering: B (1)

9.

Handeling: Het opstellen van periodieke verslagen betreffende overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Product: Series jaarverslagen, kwartaalverslagen, maandverslagen

Waardering: B (3)

12.

Handeling: Het beantwoorden van Kamervragen en het anderszins op verzoek incidenteel informeren van leden van of commissies uit de Kamers der Staten-Generaal betreffende overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Product: Brieven, notities

Waardering: B (2, 3)

17.

Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen betreffende overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Product: Brieven, notities

Waardering: V 3 jaar

20.

Handeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten op het terrein van overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Product: Voorlichtingsmateriaal

Opmerking: Zie voor het voorbereiden en vaststellen van het voorlichtingsbeleid (voorlichting als beleidsinstrument) handeling 3.

Waardering: V 3 jaar, m.u.v. 1 exemplaar

23.

Handeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van een intern of extern (wetenschappelijk) onderzoek ten aanzien van overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Product: Offerte, brieven, rapport

Opmerking: Onder vaststellen van het eindproduct wordt ook het in ontvangst nemen van het eindproduct verstaan.

Waardering: B (1, 2)

26.

Handeling: Het begeleiden van intern of extern (wetenschappelijk) onderzoek ten aanzien van overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Product: Notities, notulen, brieven

Waardering: V 5 jaar

29.

Handeling: Het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van intern (wetenschappelijk) onderzoek ten aanzien van overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Waardering: V 5 jaar

32.

Handeling: Het financieren van extern (wetenschappelijk) onderzoek ten aanzien van overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Product: Rekeningen, declaraties

Waardering: V 10 jaar

35.

Handeling: Het ontwikkelen van instrumenten ten behoeve van de coördinatie van overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Product: O.a. handboeken, kwaliteitsmonitor dienstverlening, informatieparagrafen, contra-expertises, structuurschetsen, informatiestatuten, checklists, experimenten, gebruikersonderzoeken

Waardering: B (1)

38.

Handeling: Het evalueren van instrumenten ten behoeve van de coördinatie van overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Opmerking: Het betreft onder andere handboeken, kwaliteitsmonitor dienstverlening, informatieparagrafen, contra-expertises, structuurschetsen, informatiestatuten, checklists, experimenten, gebruikersonderzoeken.

Waardering: B (2)

41.

Handeling: Het opstellen van een plan van aanpak voor projecten ten aanzien van overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Waardering: B (5)

44.

Handeling: Het initiëren, begeleiden en evalueren van projecten ten aanzien van overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Waardering: V 10 jaar na einde project, m.u.v. evaluatie B (2)

47.

Handeling: Het financieren van projecten en pilots ten aanzien van overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Opmerking: De projecten in het kader van het NAP vallen hier niet onder (zie afbakening)

Waardering: V 10 jaar na einde projecten en pilots

50.

Handeling: Het opstellen van voorschriften en aanwijzingen ten aanzien van overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Waardering: B (1)

56.

Handeling: Het instellen, wijzigen en opheffen van organisatie-eenheden op het beleidsterrein overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement

Periode: 1945–

Product: (organisatie)besluiten

Opmerking: Onder organisatie-eenheden wordt ook verstaan: (buiten-) diensten en agentschappen.

Waardering: B (4)

59.

Handeling: Het deelnemen aan advies- en overlegcommissies inzake overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat niet bij de minister berust

Periode: 1945–

Product: benoemingsvoordracht, lidmaatschaparchief

Waardering: V 5 jaar

64.

Handeling: Het jaarlijks verzamelen van gegevens voor de Staatsalmanak

Periode: 1945–

Waardering: V 5 jaar

90.

Handeling: Het (laten) ontwikkelen en beheren van beheersinstrumenten ten behoeve van de informatievoorziening

Periode: 1945–

Product: O.a. selectielijsten, vernietigingslijsten, informatiesystemen

Opmerking: Onder deze handeling vallen geen registratuur- of ordeningsplannen en archiefcodes.

Waardering: V 10 jaar (na vervallen lijst of beëindiging systeem) met uitzondering van één exemplaar van alle selectielijsten en vernietigingslijsten

91.

Handeling: Het adviseren van het eigen departement ten aanzien van de interne informatievoorziening

Periode: 1945–

Product: Generieke instrumenten

Waardering: B (5)

92.

Handeling: Het ondersteunen van het eigen departement ten aanzien van de interne informatievoorziening

Periode: 1945–

Waardering: V 5 jaar

93.

Handeling: Het toezicht houden op de kwaliteit van de interne informatievoorziening

Periode: 1945–

Waardering: V 5 jaar

94.

Handeling: Het opstellen van meerjareninformatieplannen

Periode: 1981–

Grondslag: Besluit Informatievoorziening in de rijksdienst 1981, Stcrt. 1981/9, art. 1; Besluit Informatievoorziening in de rijksdienst 1990, Stcrt. 1991/20, art. 10

Waardering: B (5)

3.2 Documentaire informatievoorziening

108.

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van registratuur- of ordeningsplannen

Periode: 1945–

Grondslag: Besluit post- en archiefzaken rijksadministratie, Stb. 1950/K425, art. 13.3;

Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie, Stb. 1980/182, art. 10.1

Ministeriële beheersregeling

Waardering: B (5)

109.

Handeling: Het verzorgen van interne en externe poststromen

Periode: 1945–

Waardering: V 5 jaar

110.

Handeling: Het vaststellen en wijzigen van archiefcodes

Periode: 1950–

Grondslag: Besluit post- en archiefzaken rijksadministratie, Stb. 1950/K425, art. 13.2;

Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie, Stb. 1980/182, art. 12

Ministeriële beheersregeling

Opmerking: Onder deze handeling vallen geen registratuur- of ordeningsplannen en archiefcodes.

Waardering: B (5)

116.

Handeling: Het treffen van voorzieningen voor het beheer van archiefbescheiden in geval van reorganisatie, opheffing of privatisering van een archiefvormend onderdeel bij een ministerie of overheidsinstelling

Periode: 1945–

Grondslag: Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie, Stb. 1988/541

Waardering: V 10 jaar m.u.v. processen-verbaal en verklaringen van overdracht of vervreemding (B 5)

119.

Handeling: Het beheren van archiefbescheiden

Periode: 1945–

Grondslag: Besluit post- en archiefzaken rijksadministratie, Stb. 1950/K425, art. 21.3;

Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie, Stb. 1980/182, art. 17, 26 en 27

Ministeriële beheersregeling

Opmerking: Deze handeling is beperkt tot de dynamische en semi-statische fase. Het beheer van archiefbescheiden in de statische fase is beschreven in het RIO Cultuurbeheer.

Waardering: V 10 jaar

120.

Handeling: Het (laten) bewerken en inventariseren van archiefbescheiden

Periode: 1945–

Grondslag: Besluit post- en archiefzaken rijksadministratie, Stb. 1950/K425, art. 21.3; Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie, Stb. 1980/182, art. 17, 26 en 27

Ministeriële beheersregeling

Product: Inventaris

Waardering: V 10 jaar, inventaris B (5)

121.

Handeling: Het sluiten van raamconvenanten met de Centrale Archief Selectiedienst met betrekking tot het selecteren en inventariseren van archiefbescheiden

Periode: 1997–

Grondslag: Besluit van 12 december 1996, houdende regels met betrekking tot taak en werkwijze van de Centrale Archief Selectiedienst, Stb. 1997/7, art. 4.1

Opmerking: Jaarlijks wordt overleg gevoerd over de planning en de voortgang van archiefbewerking in het kader van raam- en projectconvenanten.

Waardering: B (5)

123.

Handeling: Het sluiten van projectconvenanten met de Centrale Archief Selectiedienst met betrekking tot het selecteren en inventariseren van archiefbescheiden

Periode: 1997–

Grondslag: Besluit van 12 december 1996, houdende regels met betrekking tot taak en werkwijze van de Centrale Archief Selectiedienst, Stb. 1997/7, art. 4.3

Opmerking: Jaarlijks wordt overleg gevoerd over de planning en de voortgang van archiefbewerking in het kader van raam- en projectconvenanten.

Waardering: V 10 jaar na overdracht

126.

Handeling: Het opstellen van een verklaring van vernietiging van archiefbescheiden die niet in een rijksarchiefbewaarplaats berusten

Periode: 1945–

Grondslag: Besluit van 7 oktober 1919 (Stb. 1919/596), tot vaststelling van de algemene maatregel van bestuur, bedoeld in artikel 5 der Archiefwet 1918 (Stb. 1918/378): art. 6; Archiefbesluit (Stb. 1968/200): art. 2, Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671): art. 8;

Product: Verklaring van vernietiging; proces-verbaal

Opmerking: Hierbij maakt de zorgdrager een verklaring van vernietiging op waarvan hij een exemplaar bewaart.

Waardering: B (5)

131.

Handeling: Het verzorgen van en advies geven over de reproductie van documenten

Periode: 1945–

Waardering: V 5 jaar

132.

Handeling: Het doen ontwerpen en vormgeven van grafische producties

Periode: 1945–

Waardering: V 5 jaar

135.

Handeling: Het aanschaffen, beheren en beschikbaar stellen van publicaties

Periode: 1945–

Waardering: V 10 jaar

3.3 IT- infrastructuur

151.

Handeling: Het beschikbaar stellen van een budget ten behoeve van de werkzaamheden van de Advies Commissie Informatisering (ACI)

Periode: 1991–ca. 1995

Grondslag: Besluit ACI 1991, Stcrt. 1991/27, art. 6.3

Waardering: V 10 jaar

159.

Handeling: Het voordragen van een vertegenwoordiger in de Commissie van Bijstand en de Technische Commissie van de Rijkscentrale voor Mechanische Administratie

Periode: 1951–1969

Grondslag: Reglement voor de Rijkscentrale voor Mechanische Administratie, Stcrt. 1951/11, art. 5.4 en 6.4

Product: Voordracht

Waardering: V 5 jaar na einde benoeming

179.

Handeling: Het verlenen van opdrachten aan het Rijkscomputer Centrum en het Computer Centrum Limburg

Periode: 1969–1990

Grondslag: Reglement voor het Rijks Computercentrum, Stcrt. 1969/139, art. 4.1 en 4.2; Besluit Algemene Rijksrekencentra van 25 augustus 1977 / nr. CD77 / U224 , Stcrt. 1977/178, art. 4; Beschikking van 16 maart 1981, nr. OA 81-868/2994 / Directie Overheidsorganisatie en -automatisering, art. 2

Waardering: V 10 jaar

196.

Handeling: Het instellen van departementale rekencentra

Periode: 1945–

Waardering: B (4)

Opmerking: Onder rekencentra wordt ook verstaan computercentra en informatiecentra.

197.

Handeling: Het beheren en onderhouden van departementale rekencentra

Periode: 1945–

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Onder rekencentra wordt ook verstaan computercentra en informatiecentra.

198.

Handeling: Het ontwikkelen van het beleid van de IT-infrastructuur

Periode: 1945–

Waardering: B (5)

199.

Handeling: Het toetsen, beheren en exploiteren van de IT-infrastructuur

Periode: 1945–

Waardering: V 5 jaar

210.

Handeling: Het sluiten van nadere overeenkomsten op het gebied van telematica

Periode: 1996–

Bron: Interview met W.J. Berghuijs, 13 oktober 1999

Product: ON 2000, OB 2000 en OT 2000

Waardering: V 5 jaar na einde overeenkomst

212.

Handeling: Het beheren van nadere overeenkomsten op het gebied van telematica

Periode: 1996–

Bron: Interview met W.J. Berghuijs, 13 oktober 1999

Product: ON 2000, OB 2000 en OT 2000

Waardering: V 5 jaar na einde overeenkomst

217.

Handeling: Het instellen van sector gebonden dan wel departementale projectorganisaties ten behoeve van het beheersen en oplossen van het millenniumprobleem

Periode: 1997

Waardering: B (4)

218.

Handeling: Het benoemen van (maatschappelijk) vitale sectoren en processen en het vaststellen van een plan van aanpak ten aanzien van het millenniumprobleem in deze sectoren en processen

Periode: 1997–1998

Bron: Interview met. Ir. K. Preijer, 4 november 1999

Waardering: B (5)

219.

Handeling: Het uitvoeren en monitoren van de uitvoering van het plan van aanpak ten aanzien van het millenniumprobleem, zowel binnen het ministerie zelf als binnen de (maatschappelijk) vitale sectoren

Periode: 1997–

Bron: Interview met Ir. K. Preijer, 4 november 1999

Opmerking: Hier vallen inventarisaties, impactanalyses, reparaties, tests, contra-expertises, audits en inspecties onder.

Waardering: V 5 jaar

220.

Handeling: Het opstellen van nood- of overgangsplannen, om in geval van calamiteiten tijdens de millenniumwisseling bij ministeries of (maatschappelijk) vitale objecten adequaat te kunnen reageren

Periode: 1997–

Bron: Interview met Ir. K. Preijer, 4 november 1999

Waardering: B (5)

223.

Handeling: Het uitbrengen van rapportages over de stand van zaken bij het oplossen en beheersbaar maken van het millenniumprobleem

Periode: 1998–

Bron: Interview met dhr. Ir. K. Preijer, 4 november 1999

Waardering: B (3)

3.4 Beveiliging overheidsinformatie

224.

Handeling: Het vaststellen van voorschriften voor informatiebeveiliging

Periode: 1949–

Product: Beveiligingsvoorschrift 1949; Beveiligingsvoorschrift-II, 1961, art. 1; Voorschrift inzake de beveiliging van gerubriceerde gegevens, verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde systemen bij de rijksoverheid 1980; Besluit voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst 1995, art. 3

Waardering: B (5)

225.

Handeling: Het benoemen van een beveiligingsambtenaar, belast met het feitelijke toezicht op de beveiliging van overheidsinformatie

Periode: 1949–

Grondslag: Beveiligingsvoorschrift 1949, art. 2; Voorschrift inzake de beveiliging van gerubriceerde gegevens, verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, 1980, art. 1

Waardering: V 75 jaar na geboorte

226.

Handeling: Het vaststellen van instructies voor de beveiligingsambtenaar

Periode: 1949–

Grondslag: Beveiligingsvoorschrift 1949, art. 2; Voorschrift inzake de beveiliging van gerubriceerde gegevens, verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksoverheid, 1980, art. 1

Waardering: B (5)

Minister van Justitie

69.

Handeling: Het ontwikkelen en evalueren van een pilot voor de samenstelling en werking van een elektronische overheidsalmanak

Periode: 1997–

Opmerking: De SDU neemt ook deel aan de pilot, maar aangezien zij een particuliere actor is, wordt zij in deze handeling niet als actor vermeld.

Waardering: B (5)

70.

Handeling: Het uitvoeren van een pilot voor de samenstelling en werking van een elektronische overheidsalmanak

Periode: 1997–

Waardering: V 10 jaar na einde pilot

71.

Handeling: Het verstrekken van een opdracht aan uitgeverij Kluwer om een Algemene Databank Wet- en regelgeving (ADW) te ontwikkelen

Periode: 1997

Bron: Interview met A.A. Oudenhooven, 28 september 1999

Product: Overeenkomst

Opmerking: De voorzitter van de Tweede Kamer was mede-ondertekenaar van de overeenkomst

Waardering: B (5)

72.

Handeling: Het instellen van een Overlegplatform ADW

Periode: 1997

Bron: Interview met. A.A. Oudenhooven, 28 september 1999

Product: Overlegplatform ADW

Opmerking: Het bestuur van het platform bestaat uit vertegenwoordigers op directeursniveau van de betrokken ministeries, de Tweede Kamer en Kluwer, alsmede externe deskundigen zoals hoogleraren recht.

Waardering: B (4)

247.

Handeling: Het sluiten van overeenkomsten met een uitgeverij om alle publicaties te laten vervaardigen, leveren en beheren

Periode: 1989–

Bron: Interview met mr. drs. H. Flier, 24 september 1999

Waardering: V 5 jaar na einde overeenkomst