Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit Controleprotocol jaarrekening 2003 Bijdrageregeling CIP en ISC[Regeling vervallen per 29-12-2004.]

Geldend van 18-07-2004 t/m 28-12-2004

Besluit Controleprotocol jaarrekening 2003 Bijdrageregeling CIP en ISC

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op artikel 5, eerste lid, van de Bijdrageregeling CIP en ISC;

Besluit:

Artikel 1 [Vervallen per 29-12-2004]

Ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2003 van de coöperaties Concern Informatiemanagement Politie en ICT-Service Coöperatie Politie, Justitie en Veiligheid, door de accountant als bedoeld in artikel 4, eerste lid, van de Bijdrageregeling CIP en ISC, wordt het controleprotocol gebruikt dat als bijlage bij deze regeling is gevoegd.

Artikel 2 [Vervallen per 29-12-2004]

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin deze wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 30 juni 2004

De

Minister

van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

J.W. Remkes

Bijlage Controleprotocol 2003 CIP en ISC [Vervallen per 29-12-2004]

1. Inleiding [Vervallen per 29-12-2004]

Volgens artikel 5, eerste lid, van de Bijdrageregeling CIP en ISC kan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) nadere regels kan stellen voor de reikwijdte van de controle en de inhoud van de verklaring en het verslag van bevindingen van de accountant die de jaarrekeningcontrole bij de coöperaties uitvoert. In dit controleprotocol worden die nadere regels gegeven.

2. Accountantscontrole [Vervallen per 29-12-2004]

2.1. Algemeen

Het controleprotocol beoogt geen reguliere accountantscontrole voor te schrijven. In dit controleprotocol worden de punten opgesomd, waaraan de controlerend accountant bij de coöperaties aandacht dient te schenken. De accountant rapporteert over die punten in zijn verslag van bevindingen.

De accountant stelt vast dat de jaarrekening is ingericht conform artikel 6 van de Bijdrageregeling CIP en ISC. Hij rapporteert over de uitkomst van zijn controle door middel van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Bij het jaarverslag toetst de accountant of dit niet in strijd is met de jaarrekening.

De accountantsverklaring houdt een oordeel in over de vraag of het beheer en de verantwoording daarover voldoen aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. Bij de formulering van de accountantsverklaring wordt aangesloten bij de daarvoor geldende voorschriften en bij hetgeen in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk is.

De Auditdienst (AD) van het Ministerie van BZK ziet toe op de naleving van het controleprotocol door middel van reviews bij de controlerend accountant van de coöperaties. Mede hiervoor dienen de controledossiers zodanig te zijn ingericht dat de AD op een efficiënte wijze zich een verantwoord oordeel kan vormen over de grondslagen, de uitvoering en de resultaten van de reguliere controle en in het bijzonder over de in dit controleprotocol opgenomen aandachtspunten.

2.2. Controletoleranties

Voor de strekking van de accountantsverklaring: goedkeurend, met beperking, afkeurend of een oordeelonthouding zijn de volgende toleranties van toepassing:

Oorzaken:

Bedenkingen tegen

de verantwoording

Onzekerheden in de controle

         

Strekking van

de verklaring:

Beperking

Afkeuring

Beperking

Oordeel-

onthouding

Rechtmatigheid

besteding in %

van de totale rijks-

bijdrage BZK

> 1 en < 3

≥ 3

> 3 en < 10

≥ 10

De accountant richt zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid van 95% de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen onjuistheden voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties.

De toleranties voor de rechtmatige besteding worden door de AD gehanteerd bij de controle van de departementale rekening en zijn gebaseerd op de richtlijnen van het Interdepartementaal Overleg Departementale Accountantsdiensten.

2.3. Accountantsrapportage

Het verslag van bevindingen bevat bevindingen over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid en strekt zich ook uit tot de financiële beheersdaden van het bestuur van de coöperaties. Voorts wordt daarin opgenomen al hetgeen dat, naar het oordeel van de accountant, van belang is voor de vaststelling van de rijksbijdrage.

In de accountantsverklaring wordt bij het oordeel de volgende zinsnede specifiek opgenomen:

‘Voorts verklaren wij dat voldaan is aan de geldende wet- en regelgeving voor zover deze betrekking heeft op de toewijzing en de besteding van de rijksgelden’.

In de accountantsverklaring wordt vermeld dat de controle heeft plaatsgevonden met inachtneming van het controleprotocol en dat, mits daaraan voldaan is, de verslaglegging in overeenstemming is met artikel 6 van de Bijdrageregeling CIP en ISC.

Indien de accountant van oordeel is dat de in de verslaglegging opgenomen informatie niet toereikend is voor een verantwoorde oordeelsvorming, neemt hij dit op in zijn verslag van bevindingen onder vermelding van wèl de toereikende informatie.

De accountant geeft in het verslag van bevindingen de door hem verrichte specifieke werkzaamheden en de daaruit geformuleerde oordelen weer en rapporteert per punt over de onderstaande aandachtspunten.

3. Aandachtspunten [Vervallen per 29-12-2004]

Hieronder volgen de aandachtspunten, waarover in het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd.

3.1. Bestedingsvoorwaarden

De bestedingsvoorwaarden staan vermeld in de bijdrageregeling en de daarop gebaseerde kaderbrief. Jaarlijks voorziet het Ministerie van BZK de coöperaties van een overzicht met verstrekte voorschotten van rijksbijdragen. De nog niet vastgestelde rijksbijdragen staan vermeld in de bijlage bij de vaststellingsbrief van de rijksbijdragen.

De accountant gaat na of bij de besteding voldaan is aan de aan de bijdrage verbonden voorwaarden. Indien de bestedingsvoorwaarden niet of niet geheel zijn nagekomen, maakt de accountant daarvan melding in zijn verslag van bevindingen. Eventuele overschotten uit voorgaande jaren worden op rechtmatigheid en juistheid beoordeeld. De accountant gaat na of eventuele niet vastgestelde rijksbijdragen uit het verslagjaar en die van voorafgaande jaren op een zichtbare wijze in de toelichting opgenomen zijn.

3.2. Incasso bijdragen van de leden

De accountant stelt vast dat alle bijdragen van de leden conform de afspraken volledig en tijdig zijn ontvangen.

3.3. (Re)allocatie financiële middelen

De accountant stelt vast dat de allocatie van middelen plaatsvindt conform de goedgekeurde begroting en de statuten van de coöperaties, alsmede de daarop gebaseerde bestuurs- en directiereglementen.

3.4. Waardering ICT software rechten

De Cooperatie Informatiemanagement Politie U.A. verwerft en verkrijgt in eigendom van de bij haar leden beschikbare rechten op ICT, waaronder in elk geval wordt verstaan het auteursrecht op de huidige systemen BPS, RBS, PCS, PAPOS, GENESIS, XPOL dan wel delen of samenstellingen daarvan, die bij een of meer leden in gebruik zijn of zullen zijn. De accountant stelt vast dat waardering van deze software op uniforme wijze overeenkomstig de daarvoor geldende wet- en regelgeving plaatsvindt.

3.5. Formatie en feitelijke bezetting

In de jaarrekening wordt opgave gedaan van de formatie en de feitelijke bezetting. De opgegeven aantallen worden uitgedrukt in bezette arbeidsplaatsen (fte's) ultimo 31 december van het verslagjaar. Een fte is gebaseerd op een 36-urige werkweek. Een 38-urige werkweek levert 1,06 fte op.

De accountant gaat na of het overzicht van de formatie en feitelijke bezetting van het personeel bij de jaarrekening op dezelfde wijze wordt gepresenteerd als bij de begroting en de opgegeven aantallen overeenstemmen met de vastgestelde formatie en de personeels- en salarisadministratie.

3.6. Treasurybeheer

De accountant toetst het gevoerde treasurybeheer en de opzet en werking van de bijbehorende administratieve organisatie en interne controlemaatregelen. Daarnaast toetst de accountant of hetgeen in de treasuryparagraaf beschreven staat overeenstemt met zijn bevindingen.

3.7. Maatregelen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik

Uitgaven en ontvangsten zijn gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik [M&O], als de aanspraak op en de hoogte van een uitkering of de hoogte van een heffing afhangt van gegevens die verstrekt worden door de belanghebbende. Door de invoering van een samenhangend stelsel van maatregelen, zoals controlebeleid, sanctiebeleid, fraudebeleid en voorlichting kan het misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk worden voorkomen. Concrete aandachtspunten zijn: het naleven van de verplichting tot het melden van genoten neveninkomsten, het tijdig vergelijken van de door belanghebbenden verstrekte informatie met de beschikbare gegevens bij andere instellingen, het toepassen van fiscale recherche of de verstrekte informatie ook juist en volledig is geweest, en het uitwerken en beschikbaar hebben van een stelsel van sanctiemogelijkheden als blijkt dat niet gehandeld is in overeenstemming met de geldende regelgeving.

De accountant beoordeelt in hoeverre door de coöperaties een toereikend beleid is opgezet en uitgevoerd ter voorkoming van M&O.

3.8. Naleving EG-richtlijnen

De accountant beoordeelt de mate waarin de Europese richtlijnen voor aanbestedingen van overheidsopdrachten door de coöperaties in de administratieve organisatie zijn opgenomen en in concrete gevallen zijn nageleefd.

3.9. Fraude

De accountant hanteert bij zijn controle de verordening op de fraudemelding zoals die is vastgesteld in de ledenvergadering van het Koninklijk Nederlands Instituut voor Registeraccountants op 21 juni 1994 en is gepubliceerd in de Staatscourant van 15 september 1994, nr. 177, laatstelijk gewijzigd in de bijeenkomst van de ledenvergadering op 30 november 1994, Staatscourant 1995, nr. 48.

3.10. Vaststellingsbrieven

De accountant gaat na of aanpassingen, zoals voorgesteld in de vaststellingsbrieven voor de bijdrage zijn opgevolgd. In het geval de aanpassingen zouden moeten leiden tot een verandering van de wijze van verantwoorden gaat de accountant tevens na of deze aanpassing door de coöperaties is opgevolgd.

3.11. Voorzieningen

De voorzieningen van de coöperaties moeten voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving.

De accountant toetst of de getroffen voorzieningen voldoen aan de eisen van richtlijn 252 (aangepast 2001). De accountant gaat na of de voorzieningen op concrete en verifieerbare grondslagen zijn gebaseerd en of deze in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. De accountant weegt deze bevindingen bij de oordeelsvorming voor de accountantsverklaring. In zijn verslag vermeldt de accountant zijn bevindingen over de gevormde voorzieningen.