2. Accountantscontrole
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
2.1. Algemeen
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
Het controleprotocol beoogt geen reguliere accountantscontrole voor te schrijven.
In dit controleprotocol worden de punten opgesomd, waaraan de accountant aandacht
schenkt. De accountant rapporteert over die punten in zijn accountantsverslag.
De accountant stelt vast dat de jaarrekening is ingericht conform het Besluit comptabele
regelgeving regionale politiekorpsen (BCRRP) en het bijbehorende modellenbesluit.
De accountant rapporteert over de uitkomst van zijn controle door middel van de accountantsverklaring
en het accountantsverslag. Bij het jaarverslag toetst de accountant of deze niet in
strijd is met de jaarrekening.
De accountantsverklaring houdt een oordeel in over de vraag of het beheer en de verantwoording
daarover voldoen aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. Bij de formulering
van de accountantsverklaring wordt aangesloten bij de daarvoor geldende voorschriften
en bij hetgeen in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk is.
Indien de verantwoorde baten en lasten zijn gebaseerd op gegevens van derden dient
de regio deze gegevens te controleren. Deze derden dienen op de hoogte te zijn van
de eisen die in dit controleprotocol worden gesteld.
De Auditdienst van het Ministerie van BZK ziet toe op de naleving van het controleprotocol
door middel van evaluerende gesprekken met de bij de politiekorpsen fungerende accountants.
Mede hiervoor dienen de controledossiers zodanig te zijn ingericht dat de Auditdienst
van het Ministerie van BZK op een efficiënte wijze zich een verantwoord oordeel kan
vormen over de grondslagen, de uitvoering en de resultaten van de reguliere controle
en in het bijzonder over de in dit controleprotocol opgenomen aandachtspunten. Het
oordeel heeft mede betrekking op bij derden uitgevoerde onderzoeken.
Ook op verzoek van medewerkers van de directie Politie kunnen inlichtingen gevraagd
worden bij de fungerende accountants.
2.2. Controletoleranties
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
Voor de strekking van de accountantsverklaring: goedkeurend, met beperking, afkeurend
of een oordeelonthouding zijn de volgende toleranties van toepassing:
Oorzaken:
|
Bedenkingen tegen
de verantwoording
|
Onzekerheden
in de controle
|
|
|
|
|
|
Strekking verklaring:
|
Beperking
|
Afkeuring
|
Beperking
|
Oordeel-
onthouding
|
|
|
|
|
|
Rechtmatigheid besteding in % van totale
rijksbijdrage BZK
|
>1 en < 3
|
≥3
|
>3 en <10
|
≥10
|
De accountant richt zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid van 95%
de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen onjuistheden voorkomen met een
belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties.
De toleranties voor de rechtmatige besteding worden door de Accountantsdienst gehanteerd
bij de controle van de departementale rekening en zijn gebaseerd op de richtlijnen
van het Interdepartementaal Overleg Departementale Accountantsdiensten.
De rechtmatigheid van de besteding is in vigerende wet- en regelgeving ruim geformuleerd.
Artikel 44 van de Politiewet 1993 geeft de Minister van BZK de mogelijkheid om voor
de kosten van politie jaarlijks bijdragen ter beschikking te stellen. In artikel 2
van het Besluit financiën regionale politiekorpsen wordt onder het begrip kosten van
politie verstaan: het saldo van de lasten en de baten van de regio voor personele
en materiele middelen, investeringen, desinvesteringen en reserveringen. De rijksbijdragen
kunnen worden toegekend in de vorm van algemene bijdragen, bijzondere bijdragen en
aanvullende bijdragen. In artikel 2, negende lid, van het BFRP is bepaald dat ook
aan de algemene bijdrage bestedingsvoorwaarden verbonden kunnen worden.
De accountant stelt daarom voor de algemene bijdrage (zonder de specifieke bestedingsvoorwaarden)
vast of de bijdragen besteed zijn aan de kosten van politie. Hij steunt bij deze controle
op de begrotingscyclus. Bij de controle op de rechtmatigheid stelt de accountant derhalve
vast dat de baten en lasten, investeringen en desinvesteringen alsmede reserveringen
in overeenstemming zijn met de door het regionale college vastgestelde begroting en
in het geval van preventief toezicht met door de Minister van BZK goedgekeurde begroting
(artikel 7, tweede lid, van het BCRRP).
De accountant stelt voor de algemene bijdrage met specifieke bestedingsvoorwaarde,
de bijzondere en de aanvullende bijdrage vast dat de er aan te relateren lasten overeenkomstig
de voorwaarden zijn besteed en verantwoord. De accountant rapporteert over de wijze
van naleving door het regiokorps in het accountantsverslag.
Geconstateerde opzettelijke fouten in de jaarrekening worden, ook als het totaal van
de bedenkingen minder is dan 1%, in de accountantsverklaring vermeld.
2.3. Accountantsverslag
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
Het accountantsverslag bevat, conform artikel 14, vijfde lid, van het BCRRP, bevindingen
over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid
en doelmatigheid en strekt zich ook uit tot de financiële beheersdaden van de korpsbeheerder.
Voorts wordt daarin opgenomen al hetgeen dat, naar het oordeel van de accountant,
van belang is voor de vaststelling van de rijksbijdragen.
In de accountantsverklaring wordt bij het oordeel de volgende zinsnede specifiek opgenomen:
Voorts verklaren wij dat voldaan is aan de geldende wet- en regelgeving voor zover
deze betrekking heeft op de toewijzing en de besteding van de rijksgelden.
In de accountantsverklaring wordt vermeld dat de controle heeft plaatsgevonden met
inachtneming van het controleprotocol en dat, mits daaraan voldaan is, de verslaglegging
in overeenstemming is met het BCRRP. Indien de accountant van oordeel is dat de in
het verslag opgenomen informatie niet toereikend is voor een verantwoorde oordeelsvorming,
neemt hij dit op in het accountantsverslag onder vermelding van toereikende informatie.
De accountant geeft in het accountantsverslag de door hem verrichte specifieke werkzaamheden
en de daaruit geformuleerde oordelen weer en rapporteert per punt over de onderstaande aandachtspunten.
3. Aandachtspunten
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
Hieronder volgen de aandachtspunten, waarover in het accountantsverslag wordt gerapporteerd.
3.1. Bestedingsvoorwaarden
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
De bestedingsvoorwaarden staan vermeld in de toekenningsbrief. Een van de bestedingsvoorwaarden
kan een beleidsinhoudelijk verslag zijn. Indien een (beleidsinhoudelijk) verslag te
omvangrijk is voor opname in de jaarrekening volstaat de regio met een verwijzing
naar de vindplaats, en/of nummer met publicatiedatum.
In de toelichting of in een bijlage bij de jaarrekening dient de regio de ontvangst
en de besteding van een bijdrage met bestedingsvoorwaarden op zichtbare wijze aan
te geven. Jaarlijks voorziet, het Ministerie van BZK de regiokorpsen van een overzicht
met verstrekte voorschotten van rijksbijdragen. De nog niet vastgestelde rijksbijdragen
staan vermeld in de bijlage bij de vaststellingsbrief van de rijksbijdragen.
De accountant gaat na of bij de besteding voldaan is aan de aan de bijdrage verbonden
voorwaarden.
Indien de bijzondere bestedingsvoorwaarden niet of niet geheel zijn nagekomen, maakt
de accountant daarvan melding in zijn accountantsverslag. Eventuele overschotten uit
voorgaande jaren worden op rechtmatigheid en juistheid beoordeeld. De accountant gaat
na of eventuele niet vastgestelde rijksbijdragen uit het verslagjaar en die van voorafgaande
jaren op een zichtbare wijze in de toelichting opgenomen zijn.
3.2. Formatie en feitelijke bezetting
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
In de jaarrekening wordt opgave gedaan van de formatie en de feitelijke bezetting.
De opgegeven aantallen worden uitgedrukt in bezette arbeidsplaatsen (fte’s) ultimo
31 december van het verslagjaar. De aspiranten in opleiding en het postactief personeel
(FLO/FPU en personeelsleden in de TOR) worden als een afzonderlijke categorie vermeld.
Personen met een gecombineerde FLO/FPU-uitkering en TOR en overige wachtgeldregelingen
tellen niet mee voor de berekening van de feitelijke sterkte van de Nederlandse Politie.
De berekeningswijze van de feitelijke sterkte is aan de Voorzitter van de Tweede Kamer
der Staten-Generaal op 16 oktober 2002 medegedeeld (26 345, nr. 85) Overigens blijft
een fte gebaseerd op de 36-urige werkweek. Een 38-urige werkweek levert 1,06 fte op.
De accountant gaat na of de feitelijke bezetting van de leiding van het korps overeenkomt
met de door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op grond van
artikel 45, tweede lid, van de Politiewet 1993 vastgestelde maximale formatie van
de leiding van het regionale politiekorps.
Tevens gaat de accountant na of het overzicht van de formatie en feitelijke bezetting
van het personeel bij de jaarrekening op dezelfde wijze wordt gepresenteerd als bij
de begroting en de opgegeven aantallen overeenstemmen met de vastgestelde formatie
en de personeels- en salarisadministratie.
3.3. Preventief toezicht
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
Indien een regio in verantwoordingsjaar onder preventief toezicht staat, gaat de accountant
na of de daarbij geldende voorschriften en voorwaarden in acht zijn genomen. Het uitgangspunt
voor deze controle zijn de door de Minister van BZK goedgekeurde begroting en begrotingswijzigingen.
Indien voor het doen van uitgaven toestemming is vereist, dan dient deze toestemming
door de accountant te worden vastgesteld.
3.4. Tijdelijke ouderenregeling (TOR)
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
De regio’s doen jaarlijks opgaven van het aantal deelnemers in de TOR met het aantal
maanden dat de deelnemers gebruik gemaakt hebben van de non-activiteit. De kosten
van de TOR, het aantal deelnemers met het totaal aantal maanden, zijn op zichtbare
wijze in de jaarrekening opgenomen.
De accountant gaat na of de regio aan de in de circulaire (EA2000/U58273 van 3 maart
2000) genoemde voorwaarden heeft voldaan. Tevens gaat hij na of het aantal maanden
non-activiteit juist is vastgesteld.
3.5. Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido)
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
De Wet financiering decentrale overheden (2000, Stb. 587) vervangt de uit 1987 daterende
wet Financiering Lagere Overheden. Op grond van artikel 19 van het BCRRP heeft het
regionale college een financieringsstatuut vastgesteld. Verder is opname van een Treasuryparagraaf
in jaarverslag/jaarrekening voorgeschreven. In de handreiking treasury Politie, van
6 juli 2000 kenmerk EA2000/77244, zijn de onderwerpen opgenomen die in de paragraaf
aan de orde kunnen komen.
De accountant toetst het gevoerde treasury-beheer en de opzet en werking van de bijbehorende
administratieve organisatie en interne controlemaatregelen. Hij gaat eveneens na of
bij de uitvoering van het treasurybeheer gehandeld is in overeenstemming met de Wet
Fido en het financieringsstatuut. Daarnaast toetst de accountant of hetgeen in de
treasuryparagraaf beschreven staat overeenstemt met zijn bevindingen.
3.6. Kwantitatieve en kwalitatieve informatieverstrekking
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
De accountant beoordeelt de aanwezigheid, opzet en werking van systemen en procedures
die een betrouwbare en adequate informatieverstrekking aan derden moeten waarborgen.
Zo dient bijvoorbeeld de relatie met de personeelsgegevens die de regio aanlevert
naar de stand per 31 december voor het PolitieBeleids-informatie Systeem (PolBIS)
te worden getoetst aan de aantallen die per die datum zijn opgenomen in de jaarrekening.
In voorgaande jaren zijn bij een aantal regio’s verschillen geconstateerd tussen de
opgave in de jaarrekening en PolBIS.
3.7. Maatregelen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
Uitgaven en ontvangsten zijn gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O),
als de aanspraak op en de hoogte van een uitkering of de hoogte van een heffing afhangt
van gegevens die verstrekt worden door de belanghebbende. Door de invoering van een
samenhangend stelsel van maatregelen, zoals controlebeleid, sanctiebeleid, fraudebeleid
en voorlichting kan het misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk worden voorkomen.
Concrete aandachtspunten zijn: het naleven van de verplichting tot het melden van
genoten neveninkomsten, het zonodig vergelijken van de door belanghebbenden verstrekte
informatie met de beschikbare gegevens bij andere instellingen, en het uitwerken en
beschikbaar hebben van een stelsel van sanctiemogelijkheden als blijkt dat niet gehandeld
is in overeenstemming met de geldende regelgeving.
De accountant beoordeelt in hoeverre door de regio een toereikend beleid is opgezet
en uitgevoerd ter voorkoming van M&O. Dit geldt met name voor de uitkeringen in het
kader van de TOR.
3.8. Naleving EG richtlijnen
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
De accountant beoordeelt de mate waarin de Europese richtlijnen voor aanbestedingen
van overheidsopdrachten door de regio in de administratieve organisatie zijn opgenomen
en in concrete gevallen zijn nageleefd.
3.9. Beveiligingskader
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
De accountant beoordeelt de beveiliging van de informatie en de informatiestructuur
aan de hand van de Regeling informatiebeveiliging politie van 17 maart 1997.
Zie ook het rapport Beveiligingskader van het beleidsadviescollege politiële informatievoorziening
en de reactie hierop van de Ministers van Binnenlandse Zaken en Justitie hierop van
7 juli 1995, gericht aan de Tweede Kamer 23 900 VI en VII, nr. 31.
3.10. Fraude
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
De accountant hanteert bij zijn controle de verordening op de fraudemelding zoals
die is vastgesteld in de ledenvergadering van het Koninklijk Nederlands Instituut
voor Registeraccountants op 21 juni 1994 en is gepubliceerd in de Staatscourant van
15 september 1994, nr. 177, laatstelijk gewijzigd in de bijeenkomst van de ledenvergadering
op 30 november 1994, Staatscourant 1995, nr. 48.
3.11. Kernteams (zie het afzonderlijke controleprotocol)
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
In verband met de instelling van de Dienst Nationale Recherche is voor de Kernteams
een afzonderlijk countroleprotocol opgesteld.
3.12. Voorzieningen
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
Het is de wens van het Ministerie van BZK dat voorzieningen voldoen aan de eisen die
gesteld zijn in de Richtlijn voor de Jaarverslaggeving, met dien verstande dat in
artikel 6 van de ministeriële regeling Harmonisatie Afschrijvingssystematiek Politie
(HAP) een drietal voorzieningen dwingend is voorgeschreven. Naast deze drie voorzieningen
is het toegestaan om reeds gevormde voorzieningen aan te houden. Deze dienen te worden
afgebouwd indien zij niet gevormd zijn vanwege een verplichting jegens derden of op
een voorschrift van BZK. Bij dit laatste valt te denken aan C2000. Voor nieuwe voorzieningen
kan slechts toestemming gegeven worden indien zij gebaseerd zijn op verplichtingen
jegens derden.
De accountant toetst of de getroffen voorzieningen voldoen aan de HAP en richtlijn
252 voor de Jaarverslaggeving (aangepast 2001). De accountant gaat na of de voorzieningen
op concrete en verifieerbare grondslagen zijn gebaseerd en of deze in de jaarrekening
adequaat zijn toegelicht.
De accountant weegt deze bevindingen bij de oordeelsvorming voor de accountantsverklaring.
In zijn verslag vermeldt de accountant zijn bevindingen over de gevormde voorzieningen
en geeft ondermeer aan of daarbij voldaan is aan de HAP. Voor de de overige onderwerpen
uit de HAP zie punt 3.14.
3.13. Verantwoordingsadvies
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
De accountant geeft in zijn accountantsverslag aan in welke mate het verantwoordingsadvies
niet is opgevolgd. Hij benoemt deze punten maar betrekt dit niet bij zijn oordeel over de jaarrekening.
3.14. Harmonisatie Afschrijvingssystematiek Politie (HAP)
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
Op grond van artikel 18a van het Besluit comptabele regelgeving regionale politiekorpsen
(BCRRP) heeft de minister van BZK nadere regels gesteld over de afschrijvingstermijnen
voor de materiële activa het aanhouden van reserves, voorzieningen en uitgangspunten
opgesteld ten aanzien van kortlopende schulden. Een en ander is opgenomen in de ministeriële
regeling Harmonisatie Afschrijvingssystematiek Politie (HAP). Deze regeling geldt
met ingang van de jaarrekening over 2003 en de begroting over 2004.
De accountant gaat na of de HAP-regeling op de juiste wijze in de jaarrekening 2003
verwerkt is en van een afdoende toelichting is voorzien. Bij constatering dat de HAP
niet geheel op de juiste wijze is verwerkt gaat de accountant na of dit van materieel
balang is voor het inzicht dat de jaarrekening moet geven omtrent het vermogen en
het resultaat.
De accountant rapporteert over de mate waarin de regio voldaan heeft aan de bepalingen
van de HAP.
3.15. Wet toezicht Europese subsidies
[Regeling vervallen per 01-01-2005]
De Wet toezicht Europese subsidies (Stb 2002, nr 40) legt een bestuursorgaan die EG-subsidies
heeft ontvangen de verplichting op de Minister wie het aangaat daarvan in kennis te
stellen. Wanneer in een verslagjaar een politieregio EG-subsidies heeft ontvangen,
stelt zij de minister van BZK hiervan in kennis.
Verder dient de politieregio jaarlijks een verslag uit te brengen van de wijze waarop
EG-subsidie zijn aangewend en invulling is gegeven aan beheer, controle en toezicht.
De accountant gaat na of de politieregio in het verslagjaar EG-subsidies heeft ontvangen.
Indien dit het geval is, gaat de accountant na of de regio aan haar informatieplicht
richting BZK heeft voldaan en of het voorgeschreven verslag beschikbaar is.
De accountant vermeldt in zijn verslag bij de jaarrekening of de regio wel of geen
EG-subsidies heeft ontvangen. Indien de regio EG-subsidies heeft ontvangen geeft hij
aan of de regio aan de informatie- en verslaggevingplicht heeft voldaan.