Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Beheersregels documentaire informatievoorziening LNV 2003

Geldend van 24-10-2003 t/m heden

Beheersregels documentaire informatievoorziening LNV 2003

De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

§ 1. Begripsbepaling en kaderstelling

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a. Archief: het geheel van archiefbescheiden die door het Ministerie van LNV zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten.

  • b. Archiefbescheiden: documenten of gegevens, ongeacht de vorm, die ontvangen of opgemaakt zijn bij de uitoefening van een taak van het Ministerie van LNV.

  • c. Archiefzorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van LNV voor de uitvoering van de Archiefwet. Daaronder zijn begrepen de verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden en de randvoorwaarden voor een efficiënt en effectief beheer, zoals voldoende geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van beheersvoorschriften en voldoende budget.

  • d. Beheer: het verrichten of doen verrichten van de feitelijke werkzaamheden met betrekking tot documentaire informatievoorziening.

  • e. Directeur: de hoogste leidinggevende van een directie, projectdirectie, dienst of agentschap.

  • f. Directeur IFA: de directeur van de directie Informatiemanagement en Facilitaire Aangelegenheden.

  • g. Document: vastgelegde informatie of vastgelegd object dat als een eenheid kan worden behandeld en dat tevens archiefdocumentkan zijn.

  • h. Documentaire informatievoorziening (DIV): het beheer van procesgebonden informatie.

  • i. Handeling: complex van activiteiten ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.

  • j. Minister: de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit.

  • k. Overbrenging: in eigendom geven van cultureel waardevolle archiefbescheiden aan de Rijksarchiefdienst.

  • l. Overdracht: het in beheer geven van archiefbescheiden zonder afstand te doen van de zorg daarvoor.

  • m. Selectielijst: een naar beleidsterrein ingedeelde lijst met handelingen waarvan de neerslag op termijn in aanmerking komt voor vernietiging (met vernietigingstermijnen) dan wel overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats.

  • n. Substitutie: vervanging van originele archiefbescheiden door reproducties.

  • o. Terbeschikkingstelling: tijdelijke overdracht van archiefbescheiden door een archiefbeheerder aan een andere archiefbeheerder.

  • p. Vervreemding: het in eigendom geven van archiefbescheiden anders dan aan de Rijksarchiefdienst.

Artikel 2

  • 1 De directeur is verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening van zijn organisatieonderdeel met inachtneming van de richtlijnen die worden vastgesteld ter uitwerking van dit besluit of vanwege de minister.

  • 2 De directeur draagt zorg voor voldoende en deskundig personeel, geschikte opslagruimte en voldoende budget om deze verantwoordelijkheid na te komen.

  • 3 De Beheersregels zijn onverkort van toepassing op tijdelijke organen die onder de archiefzorg van de minister vallen.

  • 4 De reikwijdte van de archiefzorg en de verdeling van de beheersverantwoordelijkheid worden vastgelegd in de ‘Reikwijdte archiefzorg LNV en verkaveling van het beheer’. Deze worden vastgesteld en gewijzigd door de directeur IFA namens de minister. Organisatieveranderingen die relevant zijn voor het overzicht worden doorgegeven aan de directeur IFA.

§ 2. Registratie, ordening, ontsluiting, beschikbaarstelling, opslag en duurzaamheid

Artikel 3

  • 1 De directeur is verantwoordelijk voor de registratie van archiefbescheiden en de tijdige afdoening van ingekomen post. Hiertoe is een documentbehandelingsplan aanwezig.

  • 2 Registratie is verplicht en vindt plaats in het op concernniveau beschikbaar gestelde systeem of in een bedrijfssysteem.

Artikel 4

De directeur draagt zorg voor het ordenen en toegankelijk maken en houden van de archiefbescheiden. Hiertoe is een archiefstructuurplan aanwezig.

Artikel 5

De directeur regelt het intern en extern beschikbaar stellen van archiefbescheiden.

Artikel 6

  • 1 De directeur draagt zorg voor een overzichtelijke, veilige en deugdelijke opslag van de archiefbescheiden. Hiertoe is een overzicht van de opgeslagen bestanden aanwezig en worden de archiefruimten getoetst aan de wettelijke eisen.

  • 2 Oudere bestanden kunnen opgeslagen worden bij de Centrale Archiefselectiedienst (CAS), mits ze voldoen aan de acceptatiecriteria.

  • 3 Calamiteitenplannen dienen bepalingen te bevatten omtrent archiefbescheiden.

Artikel 7

De directeur draagt zorg voor het gebruik van duurzame materialen en opslagformaten.

§ 3. Selectie, vernietiging en overbrenging

Artikel 8

  • 1 De directeur is verantwoordelijk voor het onderhoud van de selectielijsten, dat wordt gerealiseerd onder coördinatie van de directeur IFA.

  • 2 De directeur IFA stelt de selectielijsten vast namens de minister.

Artikel 9

De directeur draagt er zorg voor dat archiefbescheiden die onder zijn beheer staan uitsluitend op basis van vastgestelde selectielijsten worden geselecteerd voor vernietiging dan wel overbrenging.

Artikel 10

  • 1 De directeur draagt zorg voor de vernietiging van archiefbescheiden waarvan de vernietigingstermijn verstreken is.

  • 2 De directeur draagt zorg voor overbrenging aan de Rijksarchiefdienst van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen.

  • 3 Vernietiging en overbrenging gebeuren namens de minister.

§ 4. Vervreemding, substitutie en verklaringen

Artikel 11

De directeur is bevoegd tot vervreemding van archiefbescheiden namens de minister, voorzover de Minister van OCW daartoe een incidentele machtiging geeft of wanneer de vervreemding gebeurt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.

Artikel 12

  • 1 De directeur is bevoegd tot substitutie van archiefbescheiden namens de minister.

  • 2 Substitutie van bestanden met cultuurhistorische waarde vereist tevens een incidentele machtiging van de Minister van OCW.

Artikel 13

  • 1 Van de handelingen zoals beschreven in artikelen 10, 11 en 12 wordt een verklaring opgesteld.

  • 2 Na overbrenging, vervreemding of substitutie met machtiging wordt een afschrift van de verklaring gestuurd aan de directeur IFA.

§ 5. Organisatieveranderingen

Artikel 14

  • 1 Bij organisatieveranderingen worden voorzieningen getroffen omtrent de verantwoordelijkheid voor en het beheer van de archiefbescheiden. De voorzieningen komen tot stand in overleg met de directeur IFA.

  • 2 Wanneer een departementsonderdeel extern verzelfstandigd wordt of overgaat naar een ander departement, leggen de verantwoordelijke directeuren afspraken vast over de zorg en het beheer van de archiefbescheiden. Bestanden onder de zorg van LNV kunnen worden uitgeleend, maar blijven ook dan onderworpen aan de Beheersregels LNV. De afspraken komen tot stand in overleg met de directie IFA.

  • 3 De directeur IFA kan namens de minister aan extern verzelfstandigde departementsonderdelen nadere instructies geven omtrent het beheer van archiefbescheiden die vallen onder de zorg van de minister.

  • 4 Wanneer een departementsonderdeel wordt opgeheven zonder taakopvolger, dan gaat de beheersverantwoordelijkheid voor de archiefbescheiden over op de directeur IFA.

  • 5 Bij de instelling of opheffing van zelfstandige bestuursorganen of rechtspersonen met een wettelijke taak die taken uitvoeren namens de minister, maakt de inhoudelijk meest betrokken directeur afspraken omtrent een adequaat beheer van de archiefbescheiden. De afspraken komen tot stand in overleg met de directie IFA.

Artikel 15

Wanneer een directie of dienst geheel of gedeeltelijk gaat verhuizen, zorgt de directeur dat de archiefbescheiden tijdig in de planning worden opgenomen.

§ 6. Overige bepalingen

Artikel 16

  • 1 De directeur zorgt voor regelmatige toetsing van het beheer van de archiefbescheiden aan de Beheersregels en aan de nadere voorschriften van de directie IFA.

  • 2 De directeur rapporteert over de documentaire informatievoorziening via de planning- en controlcyclus. Mede op basis van deze rapportages zorgt de directeur IFA voor de jaarlijkse departementale ‘in control’-verklaring ten aanzien van de documentaire informatievoorziening.

Artikel 17

  • 1 De directeur IFA is namens de minister bevoegd tot het stellen van nadere voorschriften voor het beheer van archiefbescheiden.

  • 2 Naast de bovengenoemde taken is de directeur IFA verantwoordelijk voor:

    • a. Het toetsen van de kwaliteit van de DIV en het rapporteren daarover aan de Bestuursraad;

    • b. Het coördineren van het onderhoud van selectielijsten en het ontwerpen van selectielijsten op nieuwe beleidsterreinen;

    • c. Het opstellen van generieke modellen voor lokale DIV-instrumenten;

    • d. Het beheren van raamovereenkomsten met betrekking tot de documentaire informatievoorziening;

    • e. Het opstellen en bijhouden van een departementaal overzicht van overbrengingen en vervreemdingen;

    • f. Het invullen van de jaarlijkse enquête van de Rijksarchiefinspectie;

    • g. Het vertegenwoordigen van LNV op het gebied van de documentaire informatievoorziening in interdepartementaal verband.

Artikel 18

Het Besluit beheersregels archiefbescheiden LNV 1996 wordt ingetrokken.

Artikel 19

Dit besluit treedt in werking op de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst. De bijlagen worden vanaf die dag gedurende een maand ter inzage gelegd bij de bibliotheek van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, Bezuidenhoutseweg 73 te Den Haag.

Artikel 20

Dit besluit wordt aangehaald als: Beheersregels documentaire informatievoorziening LNV 2003.

Den Haag, 10 oktober 2003

De

Minister

van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit,
voor deze:
de

Secretaris-Generaal

,

C.J. Kalden

Bijlage

[Red: Ligt ter inzage bij het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit te Den Haag.]