Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Beleidsregels handhaving termijn- en vormschriften[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007.]

Geldend van 15-06-2000 t/m 31-12-2006

Beleidsregels handhaving termijn- en vormschriften

Bekendmaking [Vervallen per 21-04-2007]

Inleiding [Vervallen per 21-04-2007]

In de regelgeving van SZW zijn termijn- en vormvoorschriften opgenomen voor het declareren en verantwoorden van subsidies en rijksbijdragen. Aan deze voorschriften wordt niet altijd gevolg gegeven. Zo komt het voor dat informatie niet volgens een voorgeschreven model wordt verstrekt, met als gevolg dat de informatie niet geautomatiseerd kan worden verwerkt of kan worden geaggregeerd. Evenzo komt het voor dat informatie niet tijdig wordt aangeleverd, zodat ik niet tijdig over noodzakelijke informatie over de uitvoering van SZW-regelgeving beschik, zoals voor verdeling en vaststelling van budgetten, voor de beleidsvorming of om mij te verantwoorden tegenover de Staten-Generaal.

Om de naleving van de termijn- en vormvoorschriften te verbeteren, heb ik in beleidsregels vastgelegd hoe zal worden omgegaan met niet of niet tijdig ontvangen informatie, met verzoeken tot uitstel van indiening van declaraties of andere verantwoordingsinformatie en bij ontvangst van onjuiste dan wel onvolledige informatie. Voor de helderheid en uniformiteit van de regelgeving en om optimaal uitvoering te kunnen geven aan bedoelde beleidsregels, heb ik in de regelgeving de bepalingen die betrekking hebben op de termijn- en vormvoorschriften en de handhaving daarvan geharmoniseerd.

Historie en aanleiding [Vervallen per 21-04-2007]

Vanaf de invoering van de nieuwe Algemene bijstandswet is een tendens ontstaan dat gemeenten en andere uitvoerende instellingen zich minder zijn gaan houden aan de voorschriften voor het inzenden van declaraties en verantwoordingsformulieren aan mijn departement. Ingrijpende wijzigingen van geautomatiseerde systemen speelden hierbij een belangrijke rol en vaak in samenhang daarmee de cumulatie (gelijktijdig dan wel zeer kort op elkaar) van implementatie van nieuwe regelgeving.

De naleving van deze voorschriften is dus duidelijk verminderd, maar dit niet alleen. Vanwege de hiervoor geschetste omstandigheden heb ik mij de afgelopen jaren coulant opgesteld als termijn- en vormvoorschriften niet werden nageleefd. Ik realiseer mij dat deze coulante houding niet alleen rekening houdt met de bijzondere omstandigheden waar veel instellingen in verkeerden, maar dat door deze coulante houding tevens de naleving van de voorschriften als minder noodzakelijk is ervaren.

Deze ontwikkeling houdt risico’s in. De kwaliteit van het financieel beheer lijdt er onder en het doet ook afbreuk aan de kwaliteit van de informatie op grond waarvan de ontwikkeling van (nieuw) beleid wordt ondersteund. Bovendien belemmert het soms direct de uitvoering doordat de inputinformatie ontbreekt om tijdig budgetten toe te kunnen kennen. Ook mijn ministeriële verantwoordelijkheid tegenover de Staten-Generaal wordt er door bemoeilijkt.

De beleidsregels beogen de geschetste ontwikkeling ten goede te keren en de daarmee samenhangende risico’s weg te nemen. De beleidsregels houden in dat uitvoering wordt gegeven aan bestaande (maar tot nog toe met terughoudendheid toegepaste) handhavingsinstrumenten, waarvan het aanhouden van voorschotbetalingen de belangrijkste is.

De beleidsregels in hoofdlijnen. [Vervallen per 21-04-2007]

De beleidsregels beogen een duidelijke en heldere benadering van gemeenten en andere instellingen die tekort schieten bij de naleving van termijn- en vormvoorschriften en vormen daarmee een breuk met het verleden.

De toepassing van de beleidsregels heeft betrekking op alle informatiestromen waarvoor in de regelgeving zowel termijn- en vormvoorschriften als een handhavingsbevoegdheid zijn geregeld. De beleidsregels gelden derhalve niet voor informatiestromen waarvoor in de regelgeving deze bepalingen ontbreken.

Als hoofdregel hanteer ik dat het niet naleven van de termijn- en vormvoorschriften in beginsel leidt tot het aanhouden van voorschotbetalingen aan de betreffende instellingen totdat aan de informatieplicht is voldaan. Alsdan zal ik de voorschotbetalingen hervatten en de opgeschorte voorschotten nabetalen. Als ik daarentegen tijdig een verzoek tot uitstel van indiening van de informatie heb ontvangen én de omstandigheden zoals deze in het verzoek zijn aangegeven, aan de criteria voor uitstel voldoen, dan ligt uitstel uiteraard in de rede. In beginsel verleen ik uitstel in overmachtsituaties die direct tot gevolg hebben dat de termijn- en vormvoorschriften in redelijkheid niet kunnen worden nageleefd. De overmachtsituaties en de daarbij behorende duur van het te verlenen uitstel heb ik in de beleidsregels zoveel mogelijk benoemd.

Een juist en tijdig ontvangen verzoek tot uitstel geeft mij voldoende gelegenheid uw verzoek te beoordelen en daarop te beschikken, zodanig dat ik in geval van inwilliging van uw verzoek niet genoodzaakt ben, vanwege de te late ontvangst van de verantwoordingsinformatie, de voorschotbetalingen aan te houden. Dit in tegenstelling tot een verzoek dat ik niet tijdig heb ontvangen, omdat ik dan niet eerder kan beschikken dan nadat de voorschotbetalingen reeds zijn aangehouden. In de laatste situatie zal ik in geval van honorering in de beschikking op het uitstelverzoek aangeven met ingang van wanneer de voorschotbetalingen zullen worden hervat en de aangehouden voorschotbetalingen worden nabetaald. Kortom het niet tijdig of niet juist doen van een verzoek tot uitstel leidt in de praktijk tot het ten minste één maand aanhouden van voorschotbetalingen.

De handhaving van de vormvoorschriften zit besloten in de handhaving van de termijnen. Als ik informatie ontvang die niet voldoet aan het model, zal ik die informatie in beginsel retourneren. Daarbij geef ik een nieuwe termijn aan waarbinnen de informatie moet zijn ontvangen. Bij niet tijdige correctie en ontvangst daarvan is het onderhavige beleid van toepassing.

Harmonisering van regelgeving [Vervallen per 21-04-2007]

Ter ondersteuning van de uitvoering van de beleidsregels heb ik in de ministeriële regelgeving alle bepalingen die betrekking hebben op de termijn- en vormvoorschriften en de handhaving daarvan geharmoniseerd. Zo heb ik het verplicht aanhouden van voorschotbetalingen zoals in sommige regelingen is bepaald, omgezet in een bevoegdheid en heb ik de voorkomende indieningstermijnen gewijzigd in ontvangsttermijnen. Aanpassing van de overeenkomstige bepalingen in algemene maatregelen van bestuur zal op termijn ter hand worden genomen doch vormt op dit moment geen belemmering voor de toepassing van het nieuwe handhavingsbeleid. Deze harmonisering maakt het voor gemeenten en andere uitvoerende instellingen eenduidig en helder hoe in voorkomende gevallen te handelen.

Beleidsinformatie [Vervallen per 21-04-2007]

In mijn brief aan de Voorzitter van de Tweede Kamer van 17 november 1999 over de Taskforce beleidsinformatie (Kamerstukken II, 1999-2000, 26 541, nr. 68) heb ik aangegeven dat de informatievoorziening over het bereik en de effectiviteit van belangrijke beleidsinstrumenten verbetering behoeft. Hiertoe zijn ontwikkelingen in gang gezet met veel aandacht voor het verband tussen regie en implementatie van beleid. Gelet op de samenhang die bestaat tussen deze ontwikkelingen en de beleidsvraag of het wenselijk en mogelijk is de beleidsregels van toepassing te laten zijn op de niet-financiële informatie, vindt over de laatste vraag nog onderzoek plaats. Over eventuele wijziging in de regelgeving en de beleidsregels in verband daarmee zal ik u uiteraard tijdig informeren.

Communicatie over de beleidsregels [Vervallen per 21-04-2007]

Ik zal een invoeringstermijn van drie maanden in acht nemen, om u in de gelegenheid te stellen zo nodig maatregelen te treffen die de naleving van de termijn- en vormvoorschriften voor u vergemakkelijken. Dit betekent dat de beleidsregels voor het eerst worden toegepast ten aanzien van de jaaropgaven over 1999.

Voorts zal ik ruime bekendheid geven aan de beleidsregels. Deze worden gepubliceerd in de Staatscourant. Deze brief – met de beleidsregels en de (ministeriële) wijzigingsregeling als bijlage – wordt niet alleen naar de formeel verantwoordelijken van de uitvoerende instellingen gestuurd, maar ook naar de geledingen binnen en buiten de organisaties die vanuit hun taken en verantwoordelijkheden hier direct mee te maken hebben. Korte tijd voordat de eerste termijn gaat vervallen waarop ik de beleidsregels ga toepassen, zal ik u via een mailing daar nogmaals op attenderen.

De

Minister

van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

W.A. Vermeend

Beleidsregels inzake handhaving van termijn- en vormvoorschriften [Vervallen per 21-04-2007]

1. Inleiding [Vervallen per 21-04-2007]

Deze beleidsregels zijn een bekendmaking van het beleid van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ter handhaving van termijn- en vormvoorschriften als bedoeld in de wetgeving op het terrein van uitkeringen en subsidies1. Deze beleidsregels vermelden de wijze waarop en de omstandigheden waaronder de minister van zijn bevoegdheden bij niet-naleving van bedoelde voorschriften gebruik zal maken. Indien overeenkomstig de onderhavige beleidsregels wordt gehandeld, mag er op worden vertrouwd dat aan de wettelijke voorschriften is voldaan. In individuele gevallen kan, indien daarvoor gegronde redenen worden getoond, worden afgeweken van de beleidsregels.

2. Doel handhavingsbeleid [Vervallen per 21-04-2007]

Een ordelijk financieel beheer en een rechtmatige begrotingsuitvoering vereisen dat partijen zich houden aan daartoe bepaalde termijnen en andere voorschriften. Ook voor het ontwikkelen en bijsturen van beleid is het van belang dat de relevante informatie tijdig wordt verkregen en in het daartoe voorgeschreven model. Het beleid ter handhaving van termijn- en vormvoorschriften speelt hierop in.

Het doel van het handhavingsbeleid van termijn- en vormvoorschriften is het effectief bevorderen dat uitvoerende instellingen zich houden aan termijn- en vormvoorschriften.

Waarom een handhavingsbeleid van termijn- en vormvoorschriften? [Vervallen per 21-04-2007]

In de uitvoeringspraktijk blijkt dat aanvragen, bereidverklaringen, plannen van aanpak, voorschotaanvragen, kwartaaldeclaraties, jaaropgaven, accountantsverklaringen, informatiestaten en wat dies meer zij, te vaak niet binnen de daarvoor gestelde termijnen of volgens het voorgeschreven model worden ingediend. Dit is aan een kant opmerkelijk omdat de termijnen doorgaans ruim zijn gesteld. Als de gemeenten en andere uitvoerende instellingen hun declaraties of jaaropgave kort na de afgesloten periode opstellen, resteert er voor hen voldoende tijd om zo nodig onvolkomenheden tijdig te herstellen. Aan de andere kant is gebleken dat implementatie van nieuwe regelgeving en vooral de cumulatie daarvan mede heeft geleid tot het niet (kunnen) naleven van de termijn- en vormvoorschriften. Overmacht wordt de uitvoerende instelling uiteraard niet aangerekend, maar in gevallen waar dat niet aan de orde is, moet de naleving geen probleem zijn. Juist op de laatste categorie gevallen richt het onderhavige beleid zich. Het belangrijkste instrument daarbij is het aanhouden van voorschotbetalingen.

Wat is de functie van termijnen en modellen? [Vervallen per 21-04-2007]

De voorgeschreven modellen en termijnen hebben uiteraard een functie. Zo heeft een verantwoordingsmodel als functie dat iedere instelling volgens dezelfde indeling verantwoordt. Dat maakt instellingen onderling vergelijkbaar en de informatie aggregeerbaar. Dit is noodzakelijk voor de minister om zich te kunnen verantwoorden naar de Staten-Generaal en verhoogt de betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de te genereren informatie voor het ontwikkelen of bijstellen van beleid.

De vormvoorschriften dienen in samenhang met de termijnvoorschriften te worden gezien. De informatie dient juist ingevuld en ondertekend (dus volgens de voorgeschreven modellen) en binnen de daartoe in de regelgeving bepaalde termijnen te zijn ontvangen. De informatie moet niet alleen betrouwbaar zijn, maar moet ook volledig en tijdig beschikbaar zijn. Niet altijd hoeft op de laatste gegevens te worden gewacht, maar in geval van noodzakelijke aggregatie en verdeelsystematieken zullen toch alle verantwoordingen juist, tijdig en volledig beschikbaar moeten zijn. De verantwoordingen moeten eerst zijn ontvangen om het recht op subsidie of rijksvergoeding te kunnen vaststellen of décharge te kunnen verlenen.

3. Randvoorwaarden en uitgangspunten [Vervallen per 21-04-2007]

3.1. Te beïnvloeden en niet te beïnvloeden oorzaken [Vervallen per 21-04-2007]

De oorzaken van de tekortkomingen waar het beleid ter handhaving van termijn- en vormvoorschriften zich op richt kunnen grofweg in twee categorieën worden verdeeld, namelijk door de uitvoerende instelling niet te beïnvloeden en wel te beïnvloeden oorzaken.

Oorzaken van de eerste categorie hebben vooral te maken met niet te voorziene gebeurtenissen die niet tijdig zijn te herstellen, zoals (cumulatie van) te implementeren nieuwe regelgeving, ernstige computer(netwerk)storingen op cruciale momenten, schade door brand of overstroming of door kwade opzet van (voormalig) personeel. Met name in die situaties kan bijvoorbeeld het niet voldoen aan gestelde termijnen tijdelijk worden gedoogd. Dit houdt in dat in die gevallen voor bepaalde tijd uitstel van indiening wordt verleend.

De tekortkoming kan ook te maken hebben met oorzaken, die de gemeenten en andere uitvoerende instellingen wel degelijk kunnen beïnvloeden en derhalve hadden kunnen voorkomen. Denk hierbij aan een betere bewaking en een strakke aansturing van de administratieve processen, tijdige (interne) controle, interne vaststellingen en het gebruik en onderhoud van adequate systemen. Kortom aspecten die in beginsel goed te managen zijn.

Bij de beoordeling van een tekortkoming in dit kader ligt de bewijslast derhalve bij de gemeenten en de andere uitvoerende instellingen.

3.2. Randvoorwaarden voor het beleid inzake handhaving van termijn- en vormvoorschriften [Vervallen per 21-04-2007]

Het is van belang de randen van het speelveld en de spelregels aan te geven. Daartoe zijn de volgende randvoorwaarden voor de toepassing van de beleidsregels geformuleerd.

  • 1) Voor de gemeenten en andere uitvoerende instellingen is het handelen van SZW transparant. Zij moeten weten hoe SZW in voorkomende gevallen zal handelen. Een instelling weet dan indien ze in gebreke is, wat voor gevolg dat heeft. Het handhavingsbeleid zal dan het meest effectief zijn. De beleidsregels moeten dan ook kenbaar zijn en dus actief openbaar zijn gemaakt. Dat bevordert bovendien de rechtsgelijkheid en de rechtszekerheid van de uitvoerende instellingen en daarmee de legitimiteit en de acceptatie van het beleid.

  • 2) Uitzonderingen op de hoofdregel van het handhavingsbeleid moeten mogelijk zijn. Deze uitzonderingen passen dan binnen de geformuleerde uitgangspunten en worden als zodanig gemotiveerd, opdat afwijkende beslissingen geen precedentwerking tot gevolg hebben.

  • 3) Beheersmaatregelen in het kader van het handhavingsbeleid vinden plaats vanuit een in de regelgeving verankerde bevoegdheid. Een brief waarin wordt gewezen op de formele voorschriften is uiteraard altijd mogelijk, maar wordt niet beschouwd als een beheersmaatregel.

  • 4) Het handhavingsbeleid heeft primair een functie in het kader van een ordelijk financieel beheer. Indien evenwel in de regelgeving verankerde bevoegdheden van de minister tot handhaving van termijn- en vormvoorschriften tevens betrekking hebben op de indiening van informatiedragers voor niet-financiële informatie, dan is dat voor het onderhavige handhavingsbeleid een gegeven.

  • 5) Op grond van sommige (medebewinds)regelgeving bestaat de mogelijkheid een voorschotmaatregel te treffen als er ernstige tekortkomingen zijn in de uitvoering. Bij toepassing wordt de reguliere bevoorschotting verlaagd als lopende het verantwoordingsjaar al duidelijk is dat er met betrekking tot dat uitvoeringsjaar rijksvergoeding wordt geweigerd. Een uitvoeringsinstelling waar dit speelt, heeft zijn problemen niet binnen een redelijke tijd én met behulp van een planmatige aanpak kunnen oplossen. Opschorting van bevoorschotting past in een dergelijk geval niet in het onderhavige beleid, maar is een uitvloeisel van het maatregelenbeleid bij de vaststelling van de rijksvergoeding.

  • 6) De in de regelgeving gestelde termijnen waarbinnen declaraties, jaaropgaven en andere bescheiden moeten zijn ontvangen, zijn voor het handhavingsbeleid een gegeven. Desalniettemin is het voor de legitimiteit en de effectiviteit van het handhavingsbeleid van belang dat de gestelde termijnen haalbaar zijn. Deze termijnen zijn in opzet dermate ruim gesteld dat, indien gemeenten en andere uitvoerende instellingen aansluitend op de afgesloten periode hun declaraties of jaaropgave opstellen, er voor hen voldoende tijd resteert om zo nodig onvolkomenheden tijdig, dus nog voor de vervaldata, te herstellen. Coulance voor kleine problemen heeft dus zijn neerslag gekregen bij de termijnstelling in de wet- en regelgeving zelf en komt daarom niet tot uitdrukking in de gedragslijn van het handhavingsbeleid.

3.3. Uitgangspunten voor normering handhavingsmaatregelen [Vervallen per 21-04-2007]

  • 1) Het toe te passen instrument wordt afgestemd op de ernst van de tekortkoming. De ernst van de tekortkoming hangt samen met de gevolgen die niet-naleving voor het financieel beheer of bepaalde uitvoeringsprocessen kan hebben. Het verstrijken van een ontvangsttermijn van een kwartaaldeclaratie, is minder ernstig als dat tevens een voorschotaanvraag is, omdat dan immers geen voorschot voor latere perioden wordt aangevraagd en verder geen bevoorschotting plaatsvindt. Daartegenover staat dat indien een bepaalde informatiedrager niet tijdig is ingediend en de informatie direct nodig is als input voor bekostiging, zoals bij de budgettoekenningen ingevolge de Wet sociale werkvoorziening, dan wordt dat beschouwd als een ernstige tekortkoming, ook vanwege de gevolgen voor andere uitvoerende instellingen.

  • 2) Bij de keuze voor een bepaalde maatregel wordt rekening gehouden met de gevolgen voor de uitvoerende instelling. Het departementaal belang dat met een handhavingsmaatregel is gediend moet in balans zijn met de eventuele (financiële) schade die de maatregel bij de uitvoerders aanricht.

  • 3) De bestuurlijke verhouding en de Algemene wet bestuursrecht vergen zorgvuldigheid en redelijkheid ten opzichte van de gemeenten en andere uitvoerende instellingen. Dit houdt onder meer in dat zowel SZW duidelijk is en adequaat reageert naar de uitvoerende instelling toe en dat de uitvoerende instelling zelf bij niet-naleving van de termijn- en vormvoorschriften het initiatief neemt om SZW hierover tijdig te informeren en daarbij zorg draagt voor een adequate onderbouwing van eventuele bijzondere omstandigheden die aan de niet-naleving van de voorschriften ten grondslag liggen.

  • 4) De minister heeft een discretionaire bevoegdheid om afwijkende beslissingen te nemen. De gewenste transparantie mag er niet toe leiden dat het beleid ter zake een wet van Meden en Perzen is. Ook in het gebruik van deze discretionaire bevoegdheid zal een zekere transparantie moeten zitten die de rechtsgelijkheid waarborgt. In plaats van bijvoorbeeld een opsomming van uitzonderingssituaties zijn derhalve criteria geformuleerd op grond waarvan in voorkomende situaties eventueel wordt afgeweken.

    Voorbeelden van dergelijke criteria zijn:

    • · de aanwezigheid van bijzondere omstandigheden en

    • · de uitvoering van verbeterplannen voor het verbeteren van de bedrijfsprocessen die primair en cruciaal zijn voor de naleving van de termijn- en vormvoorschriften.

4. Instrumentarium [Vervallen per 21-04-2007]

Het handhavingsbeleid heeft een scala van instrumenten ter beschikking staan, dat zich uitstrekt van een schriftelijke herinnering tot het terugvorderen van betaalde voorschotten. Het kerninstrument is het aanhouden van voorschotbetalingen in samenhang met het in overmachtsituaties verlenen van uitstel.

De volgende instrumenten zijn voor de naleving van vorm- en termijnvoorschriften beschikbaar:

  • 1. Schriftelijk informeren. Het kan hier gaan om een preventieve actie, zoals het actief schriftelijk aankondigen dat een ontvangsttermijn nadert, dat geen voorschot is aangevraagd of dat de termijn nadert waarop bij niet-naleving voorschotten worden teruggevorderd dan wel dat in voorkomende gevallen ambtshalve vaststelling aan de orde is. In situaties waar de specifieke regelgeving of de ter zake genomen besluiten onvoldoende houvast biedt, wordt overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht gehandeld en worden uitvoerende instellingen in kennis gesteld en wordt tevens een termijn gesteld waarbinnen aan de verplichting moet zijn voldaan.

  • 2. Generiek verlenen van uitstel van indiening. Dit kan zich voordoen bij generieke bijzondere omstandigheden, zoals bij cumulatie van omvangrijke wijzigingen in regelgeving die grote impact heeft op geautomatiseerde systemen die cruciaal zijn voor de naleving van de termijn- en vormvoorschriften. De toepassing van dit instrument vergt een breed afgewogen besluitvorming. Aan een dergelijk verleend uitstel wordt uiteraard voldoende kenbaarheid gegeven, namelijk door uitvoerende instellingen rechtstreeks te informeren en zo nodig door bekendmaking via de Staatscourant.

  • 3. Specifiek verlenen van uitstel van indiening. Dit wordt uitsluitend verleend aan instellingen die uitstel hebben gevraagd en die naar het oordeel van de minister in omstandigheden verkeren dat ze redelijkerwijs niet aan de termijn- en vormvoorschriften kunnen voldoen. Een dergelijk uitstel wordt altijd bij beschikking verleend.

  • 4. Aanhouden van betaling van voorschotten. Bij afwezigheid van een tijdige voorschotaanvraag, bij een afgewezen verzoek tot uitstel van de ontvangsttermijn en bij een niet-tijdig ontvangen verzoek tot uitstel wordt ten minste een regulier maandvoorschot aangehouden. In de toepassing van het handhavingsbeleid staat dit instrument centraal. Dat is omdat dit specifieke instrument het meest geschikt en effectief is om alert te reageren op individuele niet-naleving. De rechten van de instellingen op vergoeding of subsidie worden er namelijk niet door aangetast, maar de uitvoerende instanties dienen vooralsnog zelf in hun liquiditeitsbehoefte te voorzien. De aanhouding van de voorschotbetaling wordt geëffectueerd door een beschikking, waartegen bezwaar successievelijk beroep open staat.

  • 5. Terugvorderen van uitstaande voorschotten. Indien na verloop van tijd na het verstrijken van de geregelde ontvangsttermijn of na de in kennisstelling en termijnstelling op grond van de Algemene wet bestuursrecht bepaalde verantwoordingen niet zijn ontvangen, worden de voorschotten over het te verantwoorden tijdvak teruggevorderd. Dit instrument is in de handhavingsketen de volgende stap na het aanhouden van voorschotbetaling.

5. Normenstelsel voor de handhaving van termijn- en vormvoorschriften [Vervallen per 21-04-2007]

Het is een belangrijke notie dat in geval van heldere en consistente uitgangspunten het aan te bevelen is om het normenstelsel niet uitputtend of tot in detail te regelen. De actieve bekendmaking van de onderhavige beleidsregels in samenhang met de ruim gestelde ontvangsttermijnen in de regelgeving bieden de uitvoerende instelling normaliter voldoende ruimte om problemen op te lossen voordat de termijnen zijn verstreken.

In het handhavingsbeleid en daarom ook in het normenstelsel staat het instrument van de aanhouding van voorschotbetalingen centraal, omdat dit specifieke instrument het meest geschikt en effectief is om alert te reageren op individuele niet naleving. De andere instrumenten zijn in het normenstelsel minder opportuun, omdat de situaties waarbij ze toepasbaar zijn gelukkig relatief weinig voorkomen. Het terugvorderen van voorschotten of het informeren van het naderen van de termijn voor ambtshalve vaststelling impliceert namelijk dat er sprake is van een ernstige situatie. In de uitvoeringspraktijk blijken deze instrumenten niet of slechts incidenteel te worden toegepast.

Een bijzonder instrument is het verlenen van generiek uitstel. Dit instrument wordt gehanteerd als de tekortkoming zich bij het merendeel van de uitvoerende instellingen voordoet. De toepassing hiervan vergt een breed afgewogen besluitvorming, die zich niet leent voor inpassing in het normenstelsel.

Het normenstelsel heeft eveneens betrekking op de vormvoorschriften. Deze kunnen niet los worden gezien van de termijnvoorschriften. De handhaving van de vormvoorschriften is dan ook geïncorporeerd in de handhaving van de termijnvoorschriften en wel als volgt. Als informatie is ontvangen die niet aan het voorgeschreven model voldoet, wordt deze informatie in beginsel geretourneerd. Hierbij wordt een termijn aangegeven waarbinnen de informatie retour moet zijn ontvangen. Bij niet tijdige correctie en ontvangst daarvan is verder het onderhavige normenstelsel van toepassing.

Op grond van de uitgangspunten en het beschikbare instrumentarium is het hieronder volgende normenstelsel voor de toepassing van het beleid inzake handhaving van termijn- en vormvoorschriften ontwikkeld. Het stelsel geeft alleen normering als termijnen en modellen niet worden nageleefd.

5.1. Ontbreken van uitstelverzoek [Vervallen per 21-04-2007]

Van iedere uitvoeringsinstelling:

  • 1) die zich niet houdt aan de ontvangsttermijn, en

  • 2) waarvan op de in de regelgeving bepaalde uiterste ontvangsttermijn voor de bescheiden geen uitstelverzoek is ontvangen,

wordt de betaling van voorschotten gestaakt met ingang van de kalendermaand volgend op de maand waarin de ontvangsttermijn verliep.

Een uitstelverzoek [Vervallen per 21-04-2007]

Een verzoek tot uitstel van indiening van noodzakelijke bescheiden wordt beschouwd als een tijdig verzoek indien het verzoek ten minste 14 kalenderdagen voordat de ontvangsttermijn van de bedoelde bescheiden vervalt is ontvangen. Deze tijdigheidsnorm voor een uitstelverzoek houdt rekening met de noodzakelijk geachte tijd voor besluitvorming op het verzoek, zodat bij honorering van het verzoek een in opzet reeds aanwezige opschorting van voorschotbetaling op tijd ongedaan wordt gemaakt. Voorts brengt deze tijdigheidsnorm mede tot uitdrukking dat honorering van een verzoek alleen aan de orde kan zijn bij zwaarwegende overmachtssituaties en niet bij relatief kleine en op korte termijn te managen oorzaken. Dit betekent dus dat een verzoek tot uitstel van indiening van bescheiden op zich geen opschortende werking heeft ten aanzien van het aanhouden van betaling van voorschotten.

5.2. Uitstelverzoek niet tijdig ontvangen [Vervallen per 21-04-2007]

Van iedere uitvoeringsinstelling:

  • 1) die zich niet houdt aan de ontvangsttermijn, en

  • 2) waarvan niet ten minste 14 kalenderdagen voorafgaand aan diezelfde termijn een verzoek tot uitstel van indiening is ontvangen,

wordt de betaling van voorschotten tot nader order gestaakt met ingang van de maand volgend op de maand waarin de ontvangsttermijn verloopt.

5.3. Afwijzing van niet-tijdig uitstelverzoek [Vervallen per 21-04-2007]

Van iedere uitvoeringsinstelling:

  • 1) die zich niet houdt aan de ontvangsttermijn,

  • 2) waarvan niet ten minste 14 kalenderdagen voorafgaand aan diezelfde termijn een verzoek tot uitstel van indiening is ontvangen, en

  • 3) op wiens verzoek door de minister afwijzend is beschikt,

blijft de staking van betaling van voorschotten gehandhaafd tot aan de gestelde eisen is voldaan. Betaling van voorschotten zal dan worden hervat en opgeschorte betalingen worden dan nabetaald.

5.4. Acceptatie van niet-tijdig uitstelverzoek [Vervallen per 21-04-2007]

Van iedere uitvoeringsinstelling:

  • 1) die zich niet houdt aan de ontvangsttermijn,

  • 2) waarvan niet ten minste 14 kalenderdagen voorafgaand aan diezelfde termijn een verzoek tot uitstel van indiening is ontvangen, en

  • 3) op wiens verzoek door de minister toekennend is beschikt,

wordt de betaling van voorschotten hervat en worden de opgeschorte betalingen nabetaald.

5.5. Afwijzing van tijdig uitstelverzoek [Vervallen per 21-04-2007]

Van iedere uitvoeringsinstelling:

  • 1) die zich niet houdt aan de ontvangsttermijn,

  • 2) waarvan ten minste 14 kalenderdagen voorafgaand aan diezelfde termijn een verzoek tot uitstel van indiening is ontvangen, en

  • 3) op wiens verzoek door de minister afwijzend is beschikt,

wordt de betaling van voorschotten met ingang van de eerstvolgende maand waarin het besluit is genomen gestaakt totdat aan de gestelde eisen is voldaan, waarna betaling van voorschotten zal worden hervat en opgeschorte betalingen worden nabetaald.

5.6. Niet naleven van een gehonoreerd verzoek tot uitstel [Vervallen per 21-04-2007]

Van iedere uitvoeringsinstelling die zich niet houdt aan de ontvangsttermijn, zoals die is beschikt op een verzoek tot uitstel, wordt de betaling van voorschotten gestaakt met ingang van de maand volgend op de maand waarin de beschikte ontvangsttermijn verloopt.

5.7. Blijvend niet indienen jaaropgave [Vervallen per 21-04-2007]

De uitvoerende instelling wordt na verloop van 16 maanden na afloop van een verantwoordingsjaar of vanaf twee maanden voordat een andere in de regelgeving bepaalde termijn verloopt, ervan in kennis gesteld dat de termijn, waarna, indien van toepassing, kan worden overgegaan tot ambtshalve vaststelling, binnenkort verloopt.

Termijn hervatting betaling van voorschotten [Vervallen per 21-04-2007]

De hervatting van de voorschotbetalingen en de nabetaling van de aangehouden voorschotten zal plaatsvinden op of omstreeks de vijftiende van de maand volgend op die waarin de stukken zijn ontvangen of zoveel eerder als mogelijk is.

6. Toepassing uitgangspunten en criteria bij beoordeling uitstelverzoek [Vervallen per 21-04-2007]

Belangrijk is het reeds eerder vermelde gegeven dat de voorgeschreven ontvangsttermijnen dusdanig ruim zijn gesteld dat kleinere problemen hersteld moeten kunnen worden zonder dat het naleven van de ontvangsttermijnen daardoor in gevaar komt.

Door verlening van uitstel wordt geen nieuwe norm (ontvangstdatum) gesteld, want die datum staat in de regelgeving en die wordt immers niet gewijzigd. Met het verlenen van uitstel wordt slechts aangegeven dat de omstandigheden aanwezig worden geacht om aan de tekortkoming voor de duur van het verleende uitstel geen opschorting van betaling van voorschotten of ander gevolg te koppelen, zodat de tekortkoming tijdelijk wordt gerechtvaardigd.

In veel gevallen is een (kwartaal)verantwoording tevens een verzoek/aanvraag om voorschotten te verlenen voor een bepaald (nog komend) kwartaal. Bij afwezigheid van een dergelijke aanvraag, ontbreekt formeel de grondslag om voorschotten te verlenen. In die gevallen dient bij een uitstelverzoek dus expliciet gevraagd te worden om voorschotverlening voor het tijdvak in plaats waarvan dat anders door de indiening van de kwartaalverantwoording zou zijn gedaan.

Het tijdig voldoen aan de termijn- en vormvoorschriften is een verantwoordelijkheid van het management. Het hieraan niet voldoen is doorgaans terug te voeren tot onvolkomenheden in het bedrijfsproces. Het niet tijdig ontvangen van stukken dan wel het onjuist gebruik van formulieren hoeft in beginsel niet voor te komen. Daaruit vloeit dan ook voort dat een verzoek tot uitstel slechts in bijzondere situaties zal worden gehonoreerd, situaties die terug zijn te voeren tot overmacht.

De verantwoordelijkheidsverdeling tussen rijk en uitvoerders, met name de eigen verantwoordelijkheid voor het bedrijfsproces als zodanig, maakt dat de ‘bewijslast’ in dit kader geheel bij de uitvoerende instelling ligt en dat op een verzoek tot uitstel alleen in redelijkheid honorering verwacht kan worden, als het om problemen gaat die met overmacht hebben te maken.

Een verzoek tot uitstel bevat in ieder geval – concreet gemotiveerd – de volgende elementen:

  • · de oorzaak van het niet (kunnen) naleven van de ontvangsttermijn,

  • · het moment van het ontstaan van de oorzaak,

  • · de acties die zijn ondernomen om de oorzaak weg te nemen,

  • · (indien aan de orde) een verzoek tot verlening van voorschotten dat anders door de ontvangst van de kwartaalverantwoording zou zijn gedaan en

  • · de duur van het noodzakelijk geachte uitstel.

In de motivering van het verzoek wordt duidelijk de samenhang aangetoond tussen de oorzaak en het als gevolg daarvan niet na (kunnen) leven van de termijnen; de oorzaak dient tot direct gevolg te hebben dat de termijn niet wordt gehaald.

Indien een verzoek tot uitstel onvolledig is of anderszins tekortschiet om in behandeling te worden genomen, wordt het verzoek per ommegaande geretourneerd en wordt herstel geboden. De ontvangstdatum van een verzoek dat is geaccepteerd om in behandeling te worden genomen, is bepalend voor het al dan niet tijdig zijn van het verzoek.

Uitstel van ontvangst wordt verleend voor maximale tijdvakken, te rekenen vanaf de geregelde ontvangsttermijn waar uitstel voor wordt gevraagd.

Een verleend uitstel wordt in principe niet verlengd. Een verzoek tot uitstel wordt in beginsel in de volgende situaties en voor de bijbehorende maximale duur gehonoreerd:

  • · Calamiteit, zoals brand, ernstige wateroverlast (blusschade, overstroming): 3 maanden

  • · Herindeling van gemeenten (consolidatieproblemen bij verantwoording over jaren van voor de herindeling/samenvoeging): 2 maanden

  • · Ernstige schade als gevolg van kwade opzet (verlies van cruciale gegevensbestanden door verduistering, braak, vernietiging): 2 maanden

  • · Ernstige netwerkstoringen, software-crash (verlies deelbestanden waardoor er aansluitproblemen zijn): 1 maand

  • · Afhankelijkheid van in gebreke zijnde derde (accountant, WGR-partner, uitvoerende stichting): 1 maand.

    Bij benoemde of niet-benoemde onmiskenbare overmacht, bijvoorbeeld een implementatieprobleem als gevolg van cumulatie van in elkaar grijpende wijziging van regelgeving, die aantoonbaar niet binnen de genoemde termijnen kan worden opgelost, zal met inachtneming van de uitgangspunten en door aansluiting bij bovenstaande criteria een beslissing worden genomen.

Deze beleidsregels zullen in de Staatscourant worden gepubliceerd.

  • ^ [1]

    Het betreft hier termijn- en vormvoorschriften in de navolgende regelgeving: Regeling administratieve uitvoeringsvoorschriften Abw, Ioaw en Ioaz 1996; Regeling administratieve uitvoeringsvoorschriften Wik; Besluit financieel verdeelmodel sociale werkvoorziening; Regeling financiering en verantwoording Wet sociale werkvoorziening; Besluit uitvoering en financiering Wet inschakeling werkzoekenden; Besluit in- en doorstroombanen.