Start van deze paginaSkip navigatie, ga direct naar de Inhoud
  • Vorige

  • Volgende

Vaststelling selectielijst Kabinet der Koningin

Geldend op 07-06-2010


  • Vaststelling selectielijst Kabinet der Koningin
  • Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

    Op de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, F. van der Ploeg, van 8 november 1999, nr. WJZ/1999/43066(8097) , directie Wetgeving en Juridische Zaken, gedaan in overeenstemming met het Kabinet der Koningin;

    Gelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;

    Gezien het advies van de Raad voor cultuur van 3 juni 1997, nr. arc-97.933/2;

    Hebben goedgevonden en verstaan:

  • Artikel 1

    De bij dit besluit gevoegde ’Selectielijst van het Kabinet der Koningin 1994–2015’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

  • Artikel 2

    Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

  • Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

    De

    Staatssecretaris

    van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,

    F. van der Ploeg

  • Inhoudsopgave

    I. Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

    1. Inleiding

    2. Organisatie

    3. Taakgebieden

    4. Selectie-uitgangspunten

    5. Totstandkoming van de lijst

    6. Systematiek van de lijst

    II. Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

    A. Handelingen voortvloeiend uit de taak ambtelijke ondersteuning van de Koningin

    1. Fungeren als trait d’union

    2. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd

    3. Overige ambtelijke ondersteuning

    B. Handelingen voortvloeiend uit de archieftaak

    C. Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen

    1. Organisatie-ontwikkeling

    2. Bestuurs- en beheershandelingen

    3. Privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer

    4. Overlegstructuren

    5. Documentaire Informatievoorziening

    6. Dienstuitoefening

    7. Financieel beheer

    8. Personeelsbeheer

    I. Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

    1. Inleiding

    De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 verplichten de overheid archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Voor deze vernietiging is een selectielijst het instrument. Artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 regelt de ontwerp- en de vaststellingsprocedure voor selectielijsten. Hierin is aangegeven dat bij het ontwerpen rekening gehouden moet worden met:

    • -

      de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

    • -

      de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

    • -

      de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

    • -

      het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

    De selectielijst van het Kabinet der Koningin is gebaseerd op het ’Institutioneel onderzoeksrapport Kabinet der Koningin’. Het beschrijft per handeling of de neerslag ervan overgebracht moet worden naar de Rijksarchiefdienst. Het overbrengen dient te geschieden volgens de ’Normen goede en geordende staat’. Met alle bovengenoemde belangen is in deze lijst rekening gehouden. De selectielijst Kabinet der Koningin wijkt af van andere lijsten; de lijst heeft betrekking op de organisatie en afzonderlijke taakgebieden van het Kabinet en bestrijkt dus geen beleidsterrein. Gelet op het bijzondere karakter van het Kabinet en de beperkte omvang van de organisatie is de lijst tevens bedoeld als een werkinstructie inzake het beheer van de gegevensbestanden. Het is om deze reden dat ook de handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering/ondersteunende processen erin zijn opgenomen. Als model is de selectielijst van de Algemene Rekenkamer gebruikt . De periode waarvoor deze selectielijst geldt is 1994 - 2015.

    2. Organisatie

    Het Kabinet der Koningin valt als zelfstandig rijksorgaan onder begrotingshoofdstuk II van de Rijksbegroting (Hoge Colleges van Staat en Kabinet der Koningin). De positie en taken zijn neergelegd in het koninklijk besluit van 22 december 1840, nr. 44 en het koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17.

    Het Kabinet bestaat uit een directeur, een plaatsvervangend directeur en vier afdelingen. De directeur en de plaatsvervangend directeur worden bij koninklijk besluit benoemd. De overige personeelsleden worden bij beschikking van de directeur benoemd, bevorderd en ontslagen. Deze bevoegdheid is hem daartoe bij mandaat verleend. De feitelijke uitvoering daarvan ligt bij de directeur personeelszaken van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Op de ambtenaren van het Kabinet der Koningin is van toepassing de Ambtenarenwet 1929 (Stb. 1929, 530).

    3. Taakgebieden

    De in de loop der tijd aan het Kabinet der Koningin opgedragen taken zijn:

    • a. ambtelijk ondersteunen van de Koningin bij de uitoefening van haar staatsrechtelijke taken en fungeren als trait d’union tussen de Koningin en ministers;

    • b. bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke regeringsbescheiden;

    • c. interne bedrijfsvoering en bewaking van uitvoerende processen.

    Deze taken worden hierna toegelicht.

    a. Ambtelijke ondersteuning van de Koningin (koninklijk besluit van 22 december 1840, nr. 44)

    Deze taak richt zich op drie onderdelen:

    • 1º. Fungeren als trait d’union

      Het registreren, inhoudelijk samenvatten en aan de Koningin doorgeleiden van alle door de bewindspersonen aangeboden stukken. Deze stukken zijn:

      • -

        voordrachten en nadere rapporten van ministers en staatssecretarissen met betrekking tot voorstellen van wet, ontwerp-algemene maatregelen van bestuur, ontwerp-koninklijke besluiten en aangenomen (rijks)wetten;

      • -

        aanhangigmakingen bij de Raad van State van ontwerp-goedkeuringswetten voor verdragen, van voorstellen van wet en van algemene maatregelen van bestuur;

      • -

        verlofaanvragen van ministers en staatssecretarissen;

      • -

        machtigingen tot afwijzing van gratieverzoeken, tot administratieve wijziging van getekende koninklijke besluiten, tot afwijzing verzoekschriften militairen en tot het vragen van agrément voor toekennen van koninklijke onderscheidingen en voor toelaten buitenlandse ambassadeurs en consuls;

      • -

        nota’s, rapporten en brieven van particulieren, ministers of staatssecretarissen en (overheids-)instanties;

      • -

        dankbetuigingen van gedecoreerden voor verleende koninklijke onderscheidingen.

        Het ontvangen, lezen en ter behandeling aan de ministeries overdragen van de van particulieren ontvangen verzoekschriften.

        Artikel 5 van de Grondwet 1983 en 1987 geeft ieder het recht schriftelijk verzoeken in te dienen bij het bevoegd gezag. Op basis van dit grondwetsartikel ontvangt de Koningin jaarlijks vele verzoekschriften. Deze verzoekschriften worden na registratie:

      • -

        hetzij om bericht en raad voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris; ten aanzien van deze verzoekschriften ontvangt de Koningin achtergrondinformatie en het antwoord in concept dat de bewindspersoon voornemens is te geven; na instemming ontvangt de betrokken bewindspersoon de machtiging tot afdoening van het stuk in de voor-gestelde vorm; in incidentele gevallen kan daarnaast een korte noodzakelijk geachte wijziging ter nadere overweging worden voorgelegd;

      • -

        hetzij ter afdoening toegezonden aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris; na afdoening door het ministerie ontvangt het Kabinet een afschrift van het verzonden antwoord of de mededeling dat het ministerie het verzoekschrift deponeert en geen verdere actie onderneemt;

      • -

        hetzij gedeponeerd (onsamenhangende brieven, waaruit geen concreet probleem is te distilleren).

        Daarnaast moeten op basis van wettelijke regelingen bepaalde verzoekschriften aan de Koningin worden gericht. Een deel van deze verzoekschriften wordt rechtstreeks gezonden naar de verantwoordelijke minister (bijvoorbeeld naturalisaties, naamswijzigingen) of naar een door hem daartoe aangewezen ambtsdrager (bijvoorbeeld sollicitaties naar het ambt van burgemeester worden verstuurd naar de Commissaris der Koningin in de provincie, waarbinnen de vacature ontstaat). De overige verzoekschriften (bijvoorbeeld verzoeken om gratie en ontslag) ontvangt het Kabinet rechtstreeks. Deze worden na registratie ter behandeling voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris. Gehonoreerde verzoekschriften komen in de vorm van een (ontwerp)koninklijk besluit weer bij het Kabinet terug.

        In de trait d’union-functie staat het Kabinet der Koningin tussen de Koningin enerzijds en de ministers en de staatssecretarissen anderzijds in. Het Kabinet brengt de verbinding tot stand; dit komt tot uitdrukking in de correspondentie die de Directeur namens de Koningin voert en zijn bemiddeling bij het totstandkomen van contacten.

    • 2º. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd

      Deze taak omvat de volgende onderdelen:

      • -

        het verzamelen van achtergrondinformatie voor de Koningin ten behoeve van periodieke, dat wil zeggen met een zekere regelmaat terugkerende, ontvangsten (bewindspersonen, leden Staten-Generaal, Gouverneurs, Commissarissen der Koningin, burgemeesters e.d.) en incidentele ontvangsten in verband met bijvoorbeeld het afleggen van de eed of belofte in handen van de Koningin;

      • -

        het verzamelen van achtergrondinformatie ten behoeve van inkomende en uitgaande staatsbezoeken, officiële bezoeken en werkbezoeken;

      • -

        het verzamelen van achtergrondinformatie over andere relevante onderwerpen voor de Koningin;

      • -

        het voeren van correspondentie namens de Koningin;

      • -

        het opstellen en overbrengen van boodschappen aan staatshoofden van vreemde mogendheden via het ministerie van Buitenlandse Zaken en ambassades.

    • 3º. Overige ambtelijke ondersteuning

      Deze taak heeft betrekking op de ambtelijke ondersteuning bij de kabinetsformatie en de troonrede en omvat:

      • -

        het fungeren als trait d’union tussen Koningin en ministers en staatssecretarissen;

      • -

        het voeren van correspondentie namens de Koningin;

      • -

        het verzamelen van achtergrondinformatie voor de Koningin;

      • -

        andere vormen van ambtelijke ondersteuning zoals het opstellen en uitgeven van communiqués bij de kabinetsformatie.

        Voorts heeft deze taak betrekking op de ambtelijke ondersteuning tijdens het regentschap. Het Kabinet der Koningin vervult voor de Regent dezelfde werkzaamheden als voor de Koningin, dat wil zeggen draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de Regent bij de uitoefening van zijn staatsrechtelijke taken en fungeert als trait d’union tussen de Regent en ministers.

        Artikel 37 van de Grondwet 1983 vermeldt de gelegenheden waarbij de Regent het koninklijk gezag uitoefent . Indien toepassing moet worden gegeven aan artikel 38 van de Grondwet, op grond waarvan de Raad van State het koninklijk gezag uitoefent, vervult het Kabinet der Koningin dezelfde ambtelijke ondersteunende werkzaamheden als voor de Regent. Gezien het feit dat de Raad van State sedert 1890 niet meer geroepen is het koninklijk gezag uit te oefenen, wordt in casu alleen volstaan met deze vermelding.

    b. Bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke rege-ringsbescheiden

    Deze taak die van oudsher aan de Directeur is opgedragen staat vermeld in het koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17, en in de Archiefwet 1995. Deze taak omvat het registreren, rappelleren, archiveren, verfilmen van alle archiefbescheiden en overdragen daarvan aan het Algemeen Rijksarchief. Voorts verschaft het Kabinet aan tal van instanties en particulieren informatie over de in het archief opgenomen documenten.

    c. Interne bedrijfsvoering en bewaking van uitvoerende processen

    Ter ondersteuning van de primaire processen worden ondersteunende handelingen uitgevoerd. Deze hebben betrekking op:

    • -

      organisatie-ontwikkeling;

    • -

      bestuurs- en beheershandelingen;

    • -

      privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer;

    • -

      overlegstructuren;

    • -

      documentaire informatievoorziening;

    • -

      dienstuitoefening;

    • -

      financieel beheer;

    • -

      personeelsbeheer.

    4. Selectie-uitgangspunten

    De selectie met betrekking tot het overbrengen van de archiefbescheiden richt zich op de handelingen van het Kabinet der Koningin. Er wordt een scheiding aangebracht tussen te bewaren (naar de Rijksarchiefdienst over te brengen) en (op termijn) te vernietigen gegevens. In samenhang met andere selectielijsten moeten de gegevens een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen mogelijk maken. Het Kabinet valt niet onder een van de gangbare beleidsterreinen en derhalve gelden andere selectiecriteria. In deze lijst is voor elke handeling een waardering aangegeven (bewaren/vernietigen), op grond van de volgende criteria.

    Voor het taakgebied ’bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke regeringsbescheiden’ geldt als criterium de functie van ’dépot des lois’. Het Staatsarchief is de complete verzameling van originele staatsstukken zoals de wetten, algemene maatregelen van bestuur en koninklijke besluiten. Het archief geeft inzicht in het functioneren van de regering op het hoogste niveau: het vormt als het ware het sluitstuk van de besluitvorming op de ministeries en is daarmee te beschouwen als een toegang op alle ministerie-archieven. Het gehele Staatsarchief blijft bewaard.

    Voor de andere taakgebieden is steeds de afweging gemaakt of de neerslag ook elders aanwezig is. Belangrijke selectiecriteria die het Kabinet hierbij hanteert zijn:

    • -

      externe verantwoording of verslaglegging;

    • -

      inrichting en werkprocedures;

    • -

      bijzondere tijdsomstandigheden (Tweede Wereldoorlog).

    In de praktijk betekent dit dat de neerslag van de handelingen ter vervulling van de primaire taken van het Kabinet der Koningin bijna integraal voor bewaring in aanmerking komt. Eén categorie valt daarbuiten. De neerslag van de verzoekschriftenadministratie zal op termijn worden vernietigd. Deze bestaat uit registratie en afschriften; het feitelijke dossier betreffende verzoekschriften berust bij de ministeries welke zijn belast met de behandeling van de verzoekschriften. Voor het extern verantwoordingsbelang en de service die het Kabinet aan rekestranten wil bieden is een bewaartermijn van 20 jaar gesteld. Hierop is één uitzondering. Van die verzoekschriften die om bericht en raad aan de betreffende bewindspersonen worden gezonden blijft het dossier permanent bewaard.

    De neerslag van de handelingen in de sfeer van bedrijfsvoering en ondersteuning zal op termijn worden vernietigd, conform de daarvoor vastgestelde wettelijke termijnen.

    Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende gebeurtenissen of personen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

    5. Totstandkoming van de lijst

    Het eerste concept van een selectielijst dateert van 28 december 1994. Een tweede concept volgde eind 1995. Aan het ingevolge artikel 3, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 gevoerde driehoeksoverleg namen de volgende personen deel:

    • -

      als deskundige ten aanzien van de organisatie en taken van het Kabinet der Koningin: mr. J. van Ingen, directie-adviseur van het Kabinet der Koningin en auteur van het institutioneel onderzoek;

    • -

      als deskundige ten aanzien van het archiefbeheer: mw. G. Keijzer-Baldé, hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening van het Kabinet der Koningin;

    • -

      als vertegenwoordiger van de Algemene Rijksarchivaris: drs. R.C. Hol, Rijksarchivaris PIVOT.

    Over de kwestie van de toepassing van wet- en regelgeving inzake de openbaarheid in relatie tot de belangen voor de recht- en bewijszoekende burger is overleg gevoerd met het ministerie van Justitie, afdeling Gratie, en het ministerie van Algemene Zaken. Het ging hierbij in het bijzonder om de gratieverleningen en de kroonberoepen.

    Op 3 mei 1996 is de ontwerp-selectielijst door de Directeur van het Kabinet der Koningin aan de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen aangeboden. Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met de ontwerp-selectielijst naar de Raad voor Cultuur is verstuurd. Vanaf 1 juli 1996 lag de ontwerp-selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de bibliotheken van het Kabinet der Koningin, het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, het Algemeen Rijksarchief en de rijksarchieven in de provincie. De terinzagelegging heeft niet geresulteerd in een reactie. Na afloop van de terinzagelegging is de ontwerp-selectielijst op 28 augustus 1996 om advies gezonden naar de Raad voor Cultuur.

    Het advies van de Raad voor Cultuur van 3 juni 1997 (arc-97.933/2) heeft geleid tot nader overleg tussen het Kabinet der Koningin en de Algemene Rijksarchivaris. Naar aanleiding van het advies zijn de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst aangebracht:

    • -

      in de titel van de selectielijst is de periode 1994–2015 opgenomen;

    • -

      bij handeling A.1.2 is de waardering bewaren toegekend aan de strips met aantekeningen van het Staatshoofd en uitgebreide strips betreffende ingewikkelde wet- en regelgeving;

    • -

      de waardering van handeling C.7.7 is gewijzigd van vernietigen in bewaren.

    6. Systematiek van de lijst

    De selectielijst is opgedeeld in de drie taakgebieden die hierboven zijn omschreven. Per taakgebied is een opsomming gegeven van de handelingen. In de linkerkolom staat het volgnummer, in de tweede kolom de omschrijving van de handeling, in de derde kolom de producten, in de vierde kolom de bewaartermijn en in de vijfde kolom eventuele toelichtingen.

    II. Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

    De kolommen in de overzichten van deze selectielijst hebben de volgende betekenis:

    Nr. = volgnummer van de handeling

    Omschrijving = korte omschrijving van de handeling

    Producten = (schriftelijke) neerslag van de handeling

    Termijn = bewaartermijn (bewaren = permanent bewaren: betekent na 20 jaar overdragen aan ARA; x jaar = x jaren bewaren, daarna vernietigen;

    na vervanging = vernietigen van een stuk nadat vervanging daarvan heeft plaatsgehad)

    Toelichting = ruimte voor toelichting

    A. Handelingen voortvloeiend uit de taak ambtelijke ondersteuning van de Koningin (koninklijk besluit 22 december 1840, nr. 44)

    1. Fungeren als trait d'union

    Nr.

    Omschrijving

    Producten

    Termijn

    Toelichting

    A.1.1

    Het ontvangen en

    Registratie

    a. bewaren

    b. De originele

     

    registreren van:

      

    verzoekschriften

     

    a. wetsvoorstellen,

      

    worden doorgezonden

     

    ontwerp-koninklijke

      

    naar de

     

    besluiten, verdragen en

      

    verantwoordelijke

     

    andere door de Koningin te

      

    bewindspersonen. Het

     

    tekenen stukken;

      

    Kabinet behoudt

     

    b. verzoekschriften en

     

    b. 20 jaar

    slechts een

     

    afschriften van

      

    registratie en de

     

    antwoordbrieven van

      

    afschriften van

     

    bewindslieden;

      

    antwoorden op de

     

    c. boodschappen van

     

    c. bewaren

    verzoekschriften. Het

     

    staatshoofden van vreemde

      

    dossier berust bij de

     

    mogendheden;

      

    ministeries.

     

    d. overige aan het Kabinet

     

    d. bewaren

     
     

    der Koningin gerichte

       
     

    stukken.

       

    A.1.2

    Het op vormvereisten

    - strips (samenvattingen)

    - strips:

    De strip is een korte

     

    controleren, inhoudelijk

    - wetsvoorstellen met

    vernietigen na

    samenvatting van de

     

    samenvatten, administreren

    memorie van toelichting

    afhandeling,

    inhoud voor de

     

    en doorgeleiden aan de

    - AMvB's met nota van

    behalve strips

    Koningin.

     

    Koningin van alle van de

    toelichting

    met

    De door de Koningin

     

    bewindslieden afkomstige

    - ontwerp-KB's (eventueel

    aantekeningen

    getekende stukken

     

    ontwerp-wet en regelgeving

    met toelichting)

    van het

    gaan voor contraseign

     

    en overige stukken die ter

    - verdragen met toelichtende

    Staatshoofd en

    terug naar de

     

    goedkeuring/kennisneming

    nota

    uitgebreide

    bewindslieden en

     

    aan de Koningin worden

    - adviezen Raad van State

    strips

    komen daarna ter

     

    voorgelegd.

    - voordrachten bewindslieden

    betreffende

    bewaring terug op het

      

    - nadere rapporten

    ingewikkelde

    Kabinet (zie A.1.4).

      

    bewindslieden

    wet- en

     
      

    - minuut-brieven

    regelgeving

     
       

    - overige

     
       

    producten:

     
       

    bewaren

     

    A.1.3

    Het doorzenden aan

    a. registratie

    a. bewaren

    b. De

     

    ministeries en Hoge

    b. verzendbevestigingen

    b. 1 jaar

    verzendbevestiging is

     

    Colleges van Staat van door

      

    een administratief

     

    de Koningin afgedane

      

    hulpmiddel.

     

    stukken

      

    A.1.4

    Het ontvangen van

    registratie originele

    bewaren

    De originele wet- en

     

    gecontrasigneerde wetten,

    wetten, AMvB's, KB's

     

    regelgeving blijft

     

    AMvB's en KB's

      

    bewaard (dépot des

        

    lois). Zie B.1.

    A.1.5

    a. Het lezen en ter

    a. Samenvattingen van de

    a. 20 jaar

    a. en b. De

     

    behandeling overdragen of

    inhoudgeleidestempels c.q.

     

    registratie van de

     

    om bericht en raad

    apostilles, minuut-

     

    verzoekschriften aan

     

    verzenden aan de betrokken

    ontvangstbevestigingsbrieven

     

    het staatshoofd wordt

     

    bewindslieden van de van

    en minuut-

     

    20 jaar bewaard, de

     

    particulieren ontvangen

    doorgeleidingsbrieven

     

    verzoekschriften zelf

     

    verzoekschriften.

    b. afschriften

    b. 20 jaar

    worden ter afdoening

     

    b. Het kennisnemen van

    c. rapporten en minuut-

    c. bewaren

    doorgezonden aan de

     

    afschriften van door de

    machtigingsbrieven

     

    betrokken

     

    bewindslieden verzonden

    d. notities

    d. bewaren

    bewindslieden. Het

     

    antwoordbrieven aan

      

    Kabinet der Koningin

     

    adressanten op ter

      

    ontvangt ter

     

    ter behandeling

      

    kennisneming de

     

    overgedragen

      

    door

     

    verzoekschriften.

      

    de bewindslieden

     

    c. Het kennisnemen van

      

    opgestelde

     

    rapporten inzake om bericht

      

    antwoordbrieven.

     

    en raad verzonden

      

    N.B. Een zeer beperkt

     

    verzoekschriften en

      

    aantal

     

    opstellen van

      

    verzoekschriften

     

    machtigingsbrief ter

      

    wordt gedeponeerd en

     

    afdoening door

      

    komt niet voor

     

    bewindslieden.

      

    blijvende bewaring in

     

    d. Het verstrekken van

      

    aanmerking. Het

     

    informatie uit en over

      

    betreft

     

    verzoekschriften aan de

      

    onsamenhangende

     

    Koningin.

      

    brieven, waaruit geen

        

    concreet probleem is

        

    te distilleren.

        

    c. De rapporten

        

    betreffende bericht-

        

    en raadstukken hebben

        

    een zwaarder

        

    karakter; bij de

        

    beantwoording van

        

    deze brieven is de

        

    Koningin inhoudelijk

        

    betrokken. Deze komen

        

    derhalve voor

        

    bewaring in

        

    aanmerking.

        

    d.

        

    Managementoverzichten

        

    met een samenvatting

        

    over de inhoud van

        

    verzoekschriften

        

    worden bewaard.

    A.1.6

    a. Het vastleggen op

    - microfilms

    a. bewaren

    a. Zie B.1.

     

    microfilm en het archiveren

    - archiefstukken

     

    b. Gedeponeerde

     

    van wetten, AMvB's en KB's

      

    verzoekschriften zijn

     

    met de daarbij behorende

      

    overwegend

     

    (nadere) rapporten,

      

    onsamenhangende

     

    adviezen en

      

    brieven, waaruit geen

     

    aanbiedingsbrieven e.d.

      

    concreet probleem is

     

    b. Het archiveren van te

     

    b. 20 jaar

    te distilleren.

     

    deponeren verzoekschriften.

       
     

    c. Het archiveren van

     

    c. bewaren

     
     

    bericht en raadrapporten

       
     

    met kopie verzoekschriften.

       

    A.1.7

    Opstellen en overbrengen

    notities

    bewaren

     

    van boodschappen aan

       
     

    staatshoofden van vreemde

       
     

    mogendheden via het

       
     

    Ministerie van Buitenlandse

       
     

    Zaken en ambassades

       

    A.1.8

    Secretariaatswerkzaamheden:

    - adreslijsten

    na vervanging

    periodieke

     

    werkplanning, samenstellen

    - agenda's

     

    bijstelling; oud

     

    overzichten en bijhouden

    - planningsoverzichten

     

    vervalt

     

    agenda's

       
    2. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd

    Nr.

    Omschrijving

    Producten

    Termijn

    Toelichting

    A.2.1

    achtergrondinformatie

    - notities met curriculum

    bewaren

     
     

    voor de Koningin ten

    vitae

      
     

    behoeve van

    - werkdossiers

      
     

    periodieke, d.w.z.

    - notities

      
     

    met een zekere

       
     

    regelmaat

       
     

    terugkerende,

       
     

    ontvangsten

       
     

    (bewindslieden, leden

       
     

    Staten-Generaal,

       
     

    Gouverneurs,

       
     

    Commissarissen der

       
     

    Koningin en anderen)

       
     

    en incidentele

       
     

    ontvangsten in

       
     

    verband met

       
     

    bijvoorbeeld het

       
     

    afleggen van de

       
     

    eed/belofte in handen

       
     

    van de Koningin;

       
     

    b. Ontvangst van bij

       
     

    het Hof

       
     

    geaccrediteerde

       
     

    ambassadeurs;

       
     

    c. Inkomende en

       
     

    uitgaande

       
     

    staatsbezoeken,

       
     

    officiële bezoeken en

       
     

    werkbezoeken;

       
     

    d. Andere relevante

       
     

    onderwerpen.

       
    3. Overige ambtelijke ondersteuning

    Nr.

    Omschrijving

    Producten

    Termijn

    Toelichting

    A.3.1

    Ambtelijke en

    - draaiboeken

     

    Het Kabinet der

     

    administratieve

    - minuut-brieven

     

    Koningin

     

    ondersteuning bij

    - communiqués

     

    verzorgt ook de

     

    kabinetsformaties

    - adviezen Voorzitter

     

    communiqués bij

      

    Eerste en Tweede Kamer;

     

    tussentijds

      

    Vice-President van de

     

    aftredende

      

    Raad van State en

     

    bewindslieden.

      

    fractievertegenwoordigers

      
      

    politieke partijen Tweede

      
      

    Kamer

      
      

    - rapporten (in-

      
      

    )formateur

      
      

    - gespreksnotities

      

    A.3.2

    Ambtelijke en

    - draaiboeken

    bewaren

     
     

    administratieve

    - troonredes

      
     

    ondersteuning bij

       
     

    de troonrede

       

    A.3.3

    Waarneming

    idem bij staatshoofd

    bewaren

    Het Kabinet der

     

    koninklijk gezag

      

    Koningin

     

    door Regent en

      

    verricht voor

     

    Raad van State

      

    de Regent en de

        

    Raad van State

        

    dezelfde

        

    werkzaamheden

        

    als voor de

        

    Koningin als

        

    staatshoofd.

    B. Handelingen voortvloeiend uit de archieftaak (koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17 en Archiefwet)

    Nr.

    Omschrijving

    Producten

    Termijn

    Toelichting

         

    B.1

    Het bewaren van

    Kabinetsarchief

    bewaren

    Kabinetsarchief

     

    de

    (zie A.1.4).

     

    wordt

     

    oorspronkelijke

      

    overgedragen na

     

    staatsstukken

      

    het verstrijken

        

    van een termijn

        

    van 20 jaar.

        

    Van de stukken

        

    wordt tevens

        

    een kopie

        

    gemaakt op

        

    microfilm.

    B.2

    Het

    correspondentie

    bewaren

     
     

    beantwoorden

       
     

    van vragen en

       
     

    het verstrekken

       
     

    van

       
     

    inlichtingen

       
     

    uit het

       
     

    Kabinetsarchief

       

    C. Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen

    1. Organisatie-ontwikkeling

    Nr.

    Omschrijving

    Producten

    Termijn

    Toelichting

         

    C.1.1

    Organisatiewijziging

    beschikkingen

    bewaren

     
     

    en vaststelling van

       
     

    taken van afdelingen

       

    C.1.2

    Formatievaststelling

    - beschikkingen

    bewaren

     
      

    - functiebeschrijvingen

      

    C.1.3

    Het vaststellen van

    beschikkingen

    na vervanging

     
     

    mandaatbesluiten op

       
     

    materieel en

       
     

    personeelsgebied

       
    2. Bestuurs- en beheershandelingen

    Nr.

    Omschrijving

    Producten

    Termijn

    Toelichting

         

    C.2.1

    Managementteam

    - vergaderstukken

    5 jaar

     
      

    - mt-besluiten

      

    C.2.2

    Het vaststellen van een

    plannen

    5 jaar

     
     

    opleidingsplan

       

    C.2.3

    Het voeren van intern

    vergaderstukken

    5 jaar

     
     

    werkoverleg

       

    C.2.4

    Het opstellen van

    - werkinstructies

    na vervanging

     
     

    werkinstructies en

    - roosters

      
     

    dienstroosters

    - handboek

      

    C.2.5

    Het opstellen van een

    informatieplannen

    na vervanging

     
     

    informatievoorzieningsplan

       

    C.2.6

    Het opzetten en

    - nota's

    5 jaar

     
     

    instandhouden van interne

    - personeelsbladen

      
     

    voorlichting en

       
     

    communicatie

       

    C.2.7

    Het instellen van een

    beschikkingen

    bewaren

    Wijzigingswet

     

    Ondernemingsraad

      

    WOR, zie C.6.5

    3. Privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer

    Nr.

    Omschrijving

    Producten

    Termijn

    Toelichting

         

    C.3.1

    Het verrichten van

    overeenkomsten

    - overeenkomsten:

    Conform artikel

     

    privaatrechtelijke

     

    3:306 van het BW

     

    rechtshandelingen

     

    20 jaar

    Besluit

       

    - aanbesteding

    aanbesteding van

       

    van werken door

    werken 1973

       

    derden uit te

     
       

    voeren voor

     
       

    zover niet

     
       

    gegund: 10 jaar

     

    C.3.2

    Het overdragen van

    - minuut-brieven

    5 jaar

    Besluit beheer

     

    overtollige

    - overdrachtslijsten

     

    overtollige

     

    rijksgoederen aan de

      

    rijksgoederen

     

    Dienst der Domeinen

       

    C.3.3

    Het in bruikleen

    - overeenkomsten

    5 jaar nadat

     
     

    verkrijgen van

    van bruikleen

    kunstvoorwerp

     
     

    kunstvoorwerpen

    - processen-verbaal

    is teruggegaan

     
       

    naar de

     
       

    bruikleengever

     

    C.3.4

    Het materieel beheer

    lijsten

    na vervanging

     
     

    van

       
     

    inventarisgoederen

       

    C.3.5

    Het inkopen van ge-

    - aankoopbewijzen

    10 jaar

     
     

    en verbruiksgoederen

    - betalingsbewijzen

      

    C.3.6

    Het verzorgen van de

    voorraadregistratie

    10 jaar

    Comptabiliteitswet

     

    magazijn- en

       
     

    voorraadadministratie

       
    4. Overlegstructuren

    Nr.

    Omschrijving

    Producten

    Termijn

    Toelichting

         

    C.4.1

    Lidmaatschap in overlegstructuren met:

    vergaderstukken

    5 jaar

    Voorbeelden:

     

    - ministeries/Hoge Colleges van Staat

      

    - CCASA

     

    - hoforganisatie

      

    - CCBIDOC

        

    - Hocosta

        

    - OSFD

        

    - Kabinetszakenoverleg

    5. Documentaire informatievoorziening

    Nr.

    Omschrijving

    Producten

    Termijn

    Toelichting

         

    C.5.1

    Het verrichten van

    - notities

    na vervanging

    Het onderzoek

     

    onderzoek in

    - literatuuroverzichten

     

    dient ter

     

    literatuur- en

      

    ondersteuning

     

    parlementaire

    - werkdossiers

     

    van de notities

     

    bestanden t.b.v.

      

    die voor de

     

    informatievoorziening

      

    Koningin worden

     

    voor de Koningin

      

    gemaakt. Bij

        

    elke ontvangst

        

    wordt nieuwe

        

    literatuur- en

        

    parlementaire

        

    documentatie

        

    verzameld.

    C.5.2

    Het collectioneren en

    - monografieën

    na vervanging

     
     

    beheren van een

    - series

      
     

    bibliotheek en

    - ABC-dossiers

      
     

    documentatiebestand

    - tijdschriftartikelen

      
      

    - parlementaire

      
      

    documentatie

      
    6. Dienstuitoefening

    Nr.

    Omschrijving

    Producten

    Termijn

    Toelichting

         

    C.6.1

    Het opstellen en uitvoeren

    - plannen

    na vervanging

    ARBO-wet van 8

     

    van een

    - ontruimingsvoorschriften

     

    nov-80

     

    bedrijfsveiligheidsplan,

      

    (Stb. 664)

     

    waarin opgenomen een

       
     

    bedrijfshulpverleningsplan

       

    C.6.2

    Het opstellen en uitvoeren

    - plannen

    na vervanging

    - ARBO-wet

     

    van een ARBO-jaarplan en

    - verslagen

     

    - Wet

     

    een ARBO-jaarverslag

      

    terugdringing

        

    ziekteverzuim van

        

    22-dec-93

        

    (Stb. 750)

        

    - Ziektewet van 5

        

    juni 1913 (Stb.

        

    204)

    C.6.3

    Het opstellen en uitvoeren

    - notities

    na vervanging

    - ARBO-wet

     

    van een verzuimbeleid

    - voorschriften

     

    - Wet

        

    terugdringing

        

    ziekteverzuim

        

    - Ziektewet

    C.6.4

    Het opstellen van

    a. huisregels

    a. na

    EER-Convenant

     

    huisregels

    b. handboeken

    vervanging

     
      

    c. overzichten

    b. na

     
       

    vervanging

     
       

    c. 10 jaar

     

    C.6.5

    Functioneren

    a. verkiezingslijsten

    a. na vervanging

    - Wet op de

     

    Ondernemingsraad

    b. vergaderstukken

    b. 5 jaar

    Ondernemingsraden

      

    c. minuut-brieven

    c. 5 jaar

    (WOR) van 28

        

    jan-71

        

    (Stb. 54)

        

    - Zie C.2.7

    7. Financieel beheer

    Nr.

    Omschrijving

    Producten

    Termijn

    Toelichting

         

    C.7.1

    Het voeren van

    - minuut-brieven

    bewaren

    Comptabiliteitswet

     

    overleg met

    - nota's

      
     

    Binnenlandse Zaken

    - vergaderstukken

      
     

    m.b.t.

    - accountantsrapporten

      
     

    begrotingsbeheer en

       
     

    financiële

       
     

    verslaglegging

       

    C.7.2

    Het beheren van een

    giro- en

    10 jaar

    Beschikking

    bankrekening

    bankrekeningen

     

    kasbeheer

    C.7.3

    Het vervaardigen van

    ontwerp-begrotingen

    10 jaar

    - HAFIR

     

    ontwerp-begrotingen

      

    - Handboek AO KDK

    C.7.4

    Het verwerken van

    facturen/

    10 jaar

    - HAFIR

     

    declaraties

    declaraties/

     

    - Handboek AO KDK

      

    factuur-

      
      

    administratie

      

    C.7.5

    Het vervaardigen van

    financiële

    10 jaar

    - HAFIR

     

    financiële

    overzichten

    - Handboek AO KDK

     

    maandverantwoordingen

       

    C.7.6

    Het beheren van de

    kasboeken

    5 jaar na

    HAFIR

     

    kas

     

    accountantscontrole

     

    C.7.7

    Het vervaardigen van

    handboeken

    bewaren

     
     

    een handboek

       
     

    administratieve

       
     

    organisatie