Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Vaststelling selectielijst Kabinet der Koningin

Geldend van 22-11-2007 t/m heden

Vaststelling selectielijst Kabinet der Koningin

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, F. van der Ploeg, van 8 november 1999, nr. WJZ/1999/43066(8097) , directie Wetgeving en Juridische Zaken, gedaan in overeenstemming met het Kabinet der Koningin;

Gelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;

Gezien het advies van de Raad voor cultuur van 3 juni 1997, nr. arc-97.933/2;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ’Selectielijst van het Kabinet der Koningin 1994–2015’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

De

Staatssecretaris

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,

F. van der Ploeg

Inhoudsopgave

I. Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

1. Inleiding

2. Organisatie

3. Taakgebieden

4. Selectie-uitgangspunten

5. Totstandkoming van de lijst

6. Systematiek van de lijst

II. Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

A. Handelingen voortvloeiend uit de taak ambtelijke ondersteuning van de Koningin

1. Fungeren als trait d’union

2. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd

3. Overige ambtelijke ondersteuning

B. Handelingen voortvloeiend uit de archieftaak

C. Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen

1. Organisatie-ontwikkeling

2. Bestuurs- en beheershandelingen

3. Privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer

4. Overlegstructuren

5. Documentaire Informatievoorziening

6. Dienstuitoefening

7. Financieel beheer

8. Personeelsbeheer

I. Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

1. Inleiding

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 verplichten de overheid archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Voor deze vernietiging is een selectielijst het instrument. Artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 regelt de ontwerp- en de vaststellingsprocedure voor selectielijsten. Hierin is aangegeven dat bij het ontwerpen rekening gehouden moet worden met:

  • -

    de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

  • -

    de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

  • -

    de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

  • -

    het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

De selectielijst van het Kabinet der Koningin is gebaseerd op het ’Institutioneel onderzoeksrapport Kabinet der Koningin’. Het beschrijft per handeling of de neerslag ervan overgebracht moet worden naar de Rijksarchiefdienst. Het overbrengen dient te geschieden volgens de ’Normen goede en geordende staat’. Met alle bovengenoemde belangen is in deze lijst rekening gehouden. De selectielijst Kabinet der Koningin wijkt af van andere lijsten; de lijst heeft betrekking op de organisatie en afzonderlijke taakgebieden van het Kabinet en bestrijkt dus geen beleidsterrein. Gelet op het bijzondere karakter van het Kabinet en de beperkte omvang van de organisatie is de lijst tevens bedoeld als een werkinstructie inzake het beheer van de gegevensbestanden. Het is om deze reden dat ook de handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering/ondersteunende processen erin zijn opgenomen. Als model is de selectielijst van de Algemene Rekenkamer gebruikt

Besluit van 3 februari 1995 houdende vaststelling van de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de Algemene Rekenkamer.

. De periode waarvoor deze selectielijst geldt is 1994 - 2015.

2. Organisatie

Het Kabinet der Koningin valt als zelfstandig rijksorgaan onder begrotingshoofdstuk II van de Rijksbegroting (Hoge Colleges van Staat en Kabinet der Koningin). De positie en taken zijn neergelegd in het koninklijk besluit van 22 december 1840, nr. 44 en het koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17.

Het Kabinet bestaat uit een directeur, een plaatsvervangend directeur en vier afdelingen. De directeur en de plaatsvervangend directeur worden bij koninklijk besluit benoemd. De overige personeelsleden worden bij beschikking van de directeur benoemd, bevorderd en ontslagen. Deze bevoegdheid is hem daartoe bij mandaat verleend. De feitelijke uitvoering daarvan ligt bij de directeur personeelszaken van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Op de ambtenaren van het Kabinet der Koningin is van toepassing de Ambtenarenwet 1929 (Stb. 1929, 530).

3. Taakgebieden

De in de loop der tijd aan het Kabinet der Koningin opgedragen taken zijn:

  • a. ambtelijk ondersteunen van de Koningin bij de uitoefening van haar staatsrechtelijke taken en fungeren als trait d’union tussen de Koningin en ministers;

  • b. bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke regeringsbescheiden;

  • c. interne bedrijfsvoering en bewaking van uitvoerende processen.

Deze taken worden hierna toegelicht.

a. Ambtelijke ondersteuning van de Koningin (koninklijk besluit van 22 december 1840, nr. 44)

Deze taak richt zich op drie onderdelen:

  • 1º. Fungeren als trait d’union

    Het registreren, inhoudelijk samenvatten en aan de Koningin doorgeleiden van alle door de bewindspersonen aangeboden stukken. Deze stukken zijn:

    • -

      voordrachten en nadere rapporten van ministers en staatssecretarissen met betrekking tot voorstellen van wet, ontwerp-algemene maatregelen van bestuur, ontwerp-koninklijke besluiten en aangenomen (rijks)wetten;

    • -

      aanhangigmakingen bij de Raad van State van ontwerp-goedkeuringswetten voor verdragen, van voorstellen van wet en van algemene maatregelen van bestuur;

    • -

      verlofaanvragen van ministers en staatssecretarissen;

    • -

      machtigingen tot afwijzing van gratieverzoeken, tot administratieve wijziging van getekende koninklijke besluiten, tot afwijzing verzoekschriften militairen en tot het vragen van agrément voor toekennen van koninklijke onderscheidingen en voor toelaten buitenlandse ambassadeurs en consuls;

    • -

      nota’s, rapporten en brieven van particulieren, ministers of staatssecretarissen en (overheids-)instanties;

    • -

      dankbetuigingen van gedecoreerden voor verleende koninklijke onderscheidingen.

      Het ontvangen, lezen en ter behandeling aan de ministeries overdragen van de van particulieren ontvangen verzoekschriften.

      Artikel 5 van de Grondwet 1983 en 1987 geeft ieder het recht schriftelijk verzoeken in te dienen bij het bevoegd gezag. Op basis van dit grondwetsartikel ontvangt de Koningin jaarlijks vele verzoekschriften. Deze verzoekschriften worden na registratie:

    • -

      hetzij om bericht en raad voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris; ten aanzien van deze verzoekschriften ontvangt de Koningin achtergrondinformatie en het antwoord in concept dat de bewindspersoon voornemens is te geven; na instemming ontvangt de betrokken bewindspersoon de machtiging tot afdoening van het stuk in de voor-gestelde vorm; in incidentele gevallen kan daarnaast een korte noodzakelijk geachte wijziging ter nadere overweging worden voorgelegd;

    • -

      hetzij ter afdoening toegezonden aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris; na afdoening door het ministerie ontvangt het Kabinet een afschrift van het verzonden antwoord of de mededeling dat het ministerie het verzoekschrift deponeert en geen verdere actie onderneemt;

    • -

      hetzij gedeponeerd (onsamenhangende brieven, waaruit geen concreet probleem is te distilleren).

      Daarnaast moeten op basis van wettelijke regelingen bepaalde verzoekschriften aan de Koningin worden gericht. Een deel van deze verzoekschriften wordt rechtstreeks gezonden naar de verantwoordelijke minister (bijvoorbeeld naturalisaties, naamswijzigingen) of naar een door hem daartoe aangewezen ambtsdrager (bijvoorbeeld sollicitaties naar het ambt van burgemeester worden verstuurd naar de Commissaris der Koningin in de provincie, waarbinnen de vacature ontstaat). De overige verzoekschriften (bijvoorbeeld verzoeken om gratie en ontslag) ontvangt het Kabinet rechtstreeks. Deze worden na registratie ter behandeling voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris. Gehonoreerde verzoekschriften komen in de vorm van een (ontwerp)koninklijk besluit weer bij het Kabinet terug.

      In de trait d’union-functie staat het Kabinet der Koningin tussen de Koningin enerzijds en de ministers en de staatssecretarissen anderzijds in. Het Kabinet brengt de verbinding tot stand; dit komt tot uitdrukking in de correspondentie die de Directeur namens de Koningin voert en zijn bemiddeling bij het totstandkomen van contacten.

  • 2º. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd

    Deze taak omvat de volgende onderdelen:

    • -

      het verzamelen van achtergrondinformatie voor de Koningin ten behoeve van periodieke, dat wil zeggen met een zekere regelmaat terugkerende, ontvangsten (bewindspersonen, leden Staten-Generaal, Gouverneurs, Commissarissen der Koningin, burgemeesters e.d.) en incidentele ontvangsten in verband met bijvoorbeeld het afleggen van de eed of belofte in handen van de Koningin;

    • -

      het verzamelen van achtergrondinformatie ten behoeve van inkomende en uitgaande staatsbezoeken, officiële bezoeken en werkbezoeken;

    • -

      het verzamelen van achtergrondinformatie over andere relevante onderwerpen voor de Koningin;

    • -

      het voeren van correspondentie namens de Koningin;

    • -

      het opstellen en overbrengen van boodschappen aan staatshoofden van vreemde mogendheden via het ministerie van Buitenlandse Zaken en ambassades.

  • 3º. Overige ambtelijke ondersteuning

    Deze taak heeft betrekking op de ambtelijke ondersteuning bij de kabinetsformatie en de troonrede en omvat:

    • -

      het fungeren als trait d’union tussen Koningin en ministers en staatssecretarissen;

    • -

      het voeren van correspondentie namens de Koningin;

    • -

      het verzamelen van achtergrondinformatie voor de Koningin;

    • -

      andere vormen van ambtelijke ondersteuning zoals het opstellen en uitgeven van communiqués bij de kabinetsformatie.

      Voorts heeft deze taak betrekking op de ambtelijke ondersteuning tijdens het regentschap. Het Kabinet der Koningin vervult voor de Regent dezelfde werkzaamheden als voor de Koningin, dat wil zeggen draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de Regent bij de uitoefening van zijn staatsrechtelijke taken en fungeert als trait d’union tussen de Regent en ministers.

      Artikel 37 van de Grondwet 1983 vermeldt de gelegenheden waarbij de Regent het koninklijk gezag uitoefent

      Artikel 37 van de Grondwet vermeldt de gelegenheden waarbij de Regent het koninklijk gezag uitoefent:

      • a. zolang de Koning de leeftijd van achttien jaar niet heeft bereikt (artikel 33 GW);

      • b. indien een nog niet geboren kind tot het koningschap geroepen kan zijn;

      • c. indien de Koning buiten staat is verklaard het koninklijk gezag uit te oefenen (artikel 35 GW);

      • d. indien de Koning de uitoefening van het koninklijk gezag tijdelijk heeft neergelegd (artikel 36 GW);

      • e. zolang na het overlijden van de Koning of na diens afstand van het koningschap een opvolger ontbreekt (artikel 30, tweede lid, GW).

      . Indien toepassing moet worden gegeven aan artikel 38 van de Grondwet, op grond waarvan de Raad van State het koninklijk gezag uitoefent, vervult het Kabinet der Koningin dezelfde ambtelijke ondersteunende werkzaamheden als voor de Regent. Gezien het feit dat de Raad van State sedert 1890 niet meer geroepen is het koninklijk gezag uit te oefenen, wordt in casu alleen volstaan met deze vermelding.

b. Bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke rege-ringsbescheiden

Deze taak die van oudsher aan de Directeur is opgedragen staat vermeld in het koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17, en in de Archiefwet 1995. Deze taak omvat het registreren, rappelleren, archiveren, verfilmen van alle archiefbescheiden en overdragen daarvan aan het Algemeen Rijksarchief. Voorts verschaft het Kabinet aan tal van instanties en particulieren informatie over de in het archief opgenomen documenten.

c. Interne bedrijfsvoering en bewaking van uitvoerende processen

Ter ondersteuning van de primaire processen worden ondersteunende handelingen uitgevoerd. Deze hebben betrekking op:

  • -

    organisatie-ontwikkeling;

  • -

    bestuurs- en beheershandelingen;

  • -

    privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer;

  • -

    overlegstructuren;

  • -

    documentaire informatievoorziening;

  • -

    dienstuitoefening;

  • -

    financieel beheer;

  • -

    personeelsbeheer.

4. Selectie-uitgangspunten

De selectie met betrekking tot het overbrengen van de archiefbescheiden richt zich op de handelingen van het Kabinet der Koningin. Er wordt een scheiding aangebracht tussen te bewaren (naar de Rijksarchiefdienst over te brengen) en (op termijn) te vernietigen gegevens. In samenhang met andere selectielijsten moeten de gegevens een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen mogelijk maken. Het Kabinet valt niet onder een van de gangbare beleidsterreinen en derhalve gelden andere selectiecriteria. In deze lijst is voor elke handeling een waardering aangegeven (bewaren/vernietigen), op grond van de volgende criteria.

Voor het taakgebied ’bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke regeringsbescheiden’ geldt als criterium de functie van ’dépot des lois’. Het Staatsarchief is de complete verzameling van originele staatsstukken zoals de wetten, algemene maatregelen van bestuur en koninklijke besluiten. Het archief geeft inzicht in het functioneren van de regering op het hoogste niveau: het vormt als het ware het sluitstuk van de besluitvorming op de ministeries en is daarmee te beschouwen als een toegang op alle ministerie-archieven. Het gehele Staatsarchief blijft bewaard.

Voor de andere taakgebieden is steeds de afweging gemaakt of de neerslag ook elders aanwezig is. Belangrijke selectiecriteria die het Kabinet hierbij hanteert zijn:

  • -

    externe verantwoording of verslaglegging;

  • -

    inrichting en werkprocedures;

  • -

    bijzondere tijdsomstandigheden (Tweede Wereldoorlog).

In de praktijk betekent dit dat de neerslag van de handelingen ter vervulling van de primaire taken van het Kabinet der Koningin bijna integraal voor bewaring in aanmerking komt. Eén categorie valt daarbuiten. De neerslag van de verzoekschriftenadministratie zal op termijn worden vernietigd. Deze bestaat uit registratie en afschriften; het feitelijke dossier betreffende verzoekschriften berust bij de ministeries welke zijn belast met de behandeling van de verzoekschriften. Voor het extern verantwoordingsbelang en de service die het Kabinet aan rekestranten wil bieden is een bewaartermijn van 20 jaar gesteld. Hierop is één uitzondering. Van die verzoekschriften die om bericht en raad aan de betreffende bewindspersonen worden gezonden blijft het dossier permanent bewaard.

De neerslag van de handelingen in de sfeer van bedrijfsvoering en ondersteuning zal op termijn worden vernietigd, conform de daarvoor vastgestelde wettelijke termijnen.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende gebeurtenissen of personen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

5. Totstandkoming van de lijst

Het eerste concept van een selectielijst dateert van 28 december 1994. Een tweede concept volgde eind 1995. Aan het ingevolge artikel 3, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 gevoerde driehoeksoverleg namen de volgende personen deel:

  • -

    als deskundige ten aanzien van de organisatie en taken van het Kabinet der Koningin: mr. J. van Ingen, directie-adviseur van het Kabinet der Koningin en auteur van het institutioneel onderzoek;

  • -

    als deskundige ten aanzien van het archiefbeheer: mw. G. Keijzer-Baldé, hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening van het Kabinet der Koningin;

  • -

    als vertegenwoordiger van de Algemene Rijksarchivaris: drs. R.C. Hol, Rijksarchivaris PIVOT.

Over de kwestie van de toepassing van wet- en regelgeving inzake de openbaarheid in relatie tot de belangen voor de recht- en bewijszoekende burger is overleg gevoerd met het ministerie van Justitie, afdeling Gratie, en het ministerie van Algemene Zaken. Het ging hierbij in het bijzonder om de gratieverleningen en de kroonberoepen.

Op 3 mei 1996 is de ontwerp-selectielijst door de Directeur van het Kabinet der Koningin aan de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen aangeboden. Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met de ontwerp-selectielijst naar de Raad voor Cultuur is verstuurd. Vanaf 1 juli 1996 lag de ontwerp-selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de bibliotheken van het Kabinet der Koningin, het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, het Algemeen Rijksarchief en de rijksarchieven in de provincie. De terinzagelegging heeft niet geresulteerd in een reactie. Na afloop van de terinzagelegging is de ontwerp-selectielijst op 28 augustus 1996 om advies gezonden naar de Raad voor Cultuur.

Het advies van de Raad voor Cultuur van 3 juni 1997 (arc-97.933/2) heeft geleid tot nader overleg tussen het Kabinet der Koningin en de Algemene Rijksarchivaris. Naar aanleiding van het advies zijn de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst aangebracht:

  • -

    in de titel van de selectielijst is de periode 1994–2015 opgenomen;

  • -

    bij handeling A.1.2 is de waardering bewaren toegekend aan de strips met aantekeningen van het Staatshoofd en uitgebreide strips betreffende ingewikkelde wet- en regelgeving;

  • -

    de waardering van handeling C.7.7 is gewijzigd van vernietigen in bewaren.

6. Systematiek van de lijst

De selectielijst is opgedeeld in de drie taakgebieden die hierboven zijn omschreven. Per taakgebied is een opsomming gegeven van de handelingen. In de linkerkolom staat het volgnummer, in de tweede kolom de omschrijving van de handeling, in de derde kolom de producten, in de vierde kolom de bewaartermijn en in de vijfde kolom eventuele toelichtingen.

II. Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015

De kolommen in de overzichten van deze selectielijst hebben de volgende betekenis:

Nr. = volgnummer van de handeling

Omschrijving = korte omschrijving van de handeling

Producten = (schriftelijke) neerslag van de handeling

Termijn = bewaartermijn (bewaren = permanent bewaren: betekent na 20 jaar overdragen aan ARA; x jaar = x jaren bewaren, daarna vernietigen;

na vervanging = vernietigen van een stuk nadat vervanging daarvan heeft plaatsgehad)

Toelichting = ruimte voor toelichting

A. Handelingen voortvloeiend uit de taak ambtelijke ondersteuning van de Koningin (koninklijk besluit 22 december 1840, nr. 44)

1. Fungeren als trait d'union

Nr.

Omschrijving

Producten

Termijn

Toelichting

A.1.1

Het ontvangen en

Registratie

a. bewaren

b. De originele

 

registreren van:

   

verzoekschriften

 

a. wetsvoorstellen,

   

worden doorgezonden

 

ontwerp-koninklijke

   

naar de

 

besluiten, verdragen en

   

verantwoordelijke

 

andere door de Koningin te

   

bewindspersonen. Het

 

tekenen stukken;

   

Kabinet behoudt

 

b. verzoekschriften en

 

b. 20 jaar

slechts een

 

afschriften van

   

registratie en de

 

antwoordbrieven van

   

afschriften van

 

bewindslieden;

   

antwoorden op de

 

c. boodschappen van

 

c. bewaren

verzoekschriften. Het

 

staatshoofden van vreemde

   

dossier berust bij de

 

mogendheden;

   

ministeries.

 

d. overige aan het Kabinet

 

d. bewaren

 
 

der Koningin gerichte

     
 

stukken.

     

A.1.2

Het op vormvereisten

- strips (samenvattingen)

- strips:

De strip is een korte

 

controleren, inhoudelijk

- wetsvoorstellen met

vernietigen na

samenvatting van de

 

samenvatten, administreren

memorie van toelichting

afhandeling,

inhoud voor de

 

en doorgeleiden aan de

- AMvB's met nota van

behalve strips

Koningin.

 

Koningin van alle van de

toelichting

met

De door de Koningin

 

bewindslieden afkomstige

- ontwerp-KB's (eventueel

aantekeningen

getekende stukken

 

ontwerp-wet en regelgeving

met toelichting)

van het

gaan voor contraseign

 

en overige stukken die ter

- verdragen met toelichtende

Staatshoofd en

terug naar de

 

goedkeuring/kennisneming

nota

uitgebreide

bewindslieden en

 

aan de Koningin worden

- adviezen Raad van State

strips

komen daarna ter

 

voorgelegd.

- voordrachten bewindslieden

betreffende

bewaring terug op het

   

- nadere rapporten

ingewikkelde

Kabinet (zie A.1.4).

   

bewindslieden

wet- en

 
   

- minuut-brieven

regelgeving

 
     

- overige

 
     

producten:

 
     

bewaren

 

A.1.3

Het doorzenden aan

a. registratie

a. bewaren

b. De

 

ministeries en Hoge

b. verzendbevestigingen

b. 1 jaar

verzendbevestiging is

 

Colleges van Staat van door

   

een administratief

 

de Koningin afgedane

   

hulpmiddel.

 

stukken

   

A.1.4

Het ontvangen van

registratie originele

bewaren

De originele wet- en

 

gecontrasigneerde wetten,

wetten, AMvB's, KB's

 

regelgeving blijft

 

AMvB's en KB's

   

bewaard (dépot des

       

lois). Zie B.1.

A.1.5

a. Het lezen en ter

a. Samenvattingen van de

a. 20 jaar

a. en b. De

 

behandeling overdragen of

inhoudgeleidestempels c.q.

 

registratie van de

 

om bericht en raad

apostilles, minuut-

 

verzoekschriften aan

 

verzenden aan de betrokken

ontvangstbevestigingsbrieven

 

het staatshoofd wordt

 

bewindslieden van de van

en minuut-

 

20 jaar bewaard, de

 

particulieren ontvangen

doorgeleidingsbrieven

 

verzoekschriften zelf

 

verzoekschriften.

b. afschriften

b. 20 jaar

worden ter afdoening

 

b. Het kennisnemen van

c. rapporten en minuut-

c. bewaren

doorgezonden aan de

 

afschriften van door de

machtigingsbrieven

 

betrokken

 

bewindslieden verzonden

d. notities

d. bewaren

bewindslieden. Het

 

antwoordbrieven aan

   

Kabinet der Koningin

 

adressanten op ter

   

ontvangt ter

 

ter behandeling

   

kennisneming de

 

overgedragen

   

door

 

verzoekschriften.

   

de bewindslieden

 

c. Het kennisnemen van

   

opgestelde

 

rapporten inzake om bericht

   

antwoordbrieven.

 

en raad verzonden

   

N.B. Een zeer beperkt

 

verzoekschriften en

   

aantal

 

opstellen van

   

verzoekschriften

 

machtigingsbrief ter

   

wordt gedeponeerd en

 

afdoening door

   

komt niet voor

 

bewindslieden.

   

blijvende bewaring in

 

d. Het verstrekken van

   

aanmerking. Het

 

informatie uit en over

   

betreft

 

verzoekschriften aan de

   

onsamenhangende

 

Koningin.

   

brieven, waaruit geen

       

concreet probleem is

       

te distilleren.

       

c. De rapporten

       

betreffende bericht-

       

en raadstukken hebben

       

een zwaarder

       

karakter; bij de

       

beantwoording van

       

deze brieven is de

       

Koningin inhoudelijk

       

betrokken. Deze komen

       

derhalve voor

       

bewaring in

       

aanmerking.

       

d.

       

Managementoverzichten

       

met een samenvatting

       

over de inhoud van

       

verzoekschriften

       

worden bewaard.

A.1.6

a. Het vastleggen op

- microfilms

a. bewaren

a. Zie B.1.

 

microfilm en het archiveren

- archiefstukken

 

b. Gedeponeerde

 

van wetten, AMvB's en KB's

   

verzoekschriften zijn

 

met de daarbij behorende

   

overwegend

 

(nadere) rapporten,

   

onsamenhangende

 

adviezen en

   

brieven, waaruit geen

 

aanbiedingsbrieven e.d.

   

concreet probleem is

 

b. Het archiveren van te

 

b. 20 jaar

te distilleren.

 

deponeren verzoekschriften.

     
 

c. Het archiveren van

 

c. bewaren

 
 

bericht en raadrapporten

     
 

met kopie verzoekschriften.

     

A.1.7

Opstellen en overbrengen

notities

bewaren

 

van boodschappen aan

     
 

staatshoofden van vreemde

     
 

mogendheden via het

     
 

Ministerie van Buitenlandse

     
 

Zaken en ambassades

     

A.1.8

Secretariaatswerkzaamheden:

- adreslijsten

na vervanging

periodieke

 

werkplanning, samenstellen

- agenda's

 

bijstelling; oud

 

overzichten en bijhouden

- planningsoverzichten

 

vervalt

 

agenda's

     
2. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd

Nr.

Omschrijving

Producten

Termijn

Toelichting

A.2.1

achtergrondinformatie

- notities met curriculum

bewaren

 
 

voor de Koningin ten

vitae

   
 

behoeve van

- werkdossiers

   
 

periodieke, d.w.z.

- notities

   
 

met een zekere

     
 

regelmaat

     
 

terugkerende,

     
 

ontvangsten

     
 

(bewindslieden, leden

     
 

Staten-Generaal,

     
 

Gouverneurs,

     
 

Commissarissen der

     
 

Koningin en anderen)

     
 

en incidentele

     
 

ontvangsten in

     
 

verband met

     
 

bijvoorbeeld het

     
 

afleggen van de

     
 

eed/belofte in handen

     
 

van de Koningin;

     
 

b. Ontvangst van bij

     
 

het Hof

     
 

geaccrediteerde

     
 

ambassadeurs;

     
 

c. Inkomende en

     
 

uitgaande

     
 

staatsbezoeken,

     
 

officiële bezoeken en

     
 

werkbezoeken;

     
 

d. Andere relevante

     
 

onderwerpen.

     
3. Overige ambtelijke ondersteuning

Nr.

Omschrijving

Producten

Termijn

Toelichting

A.3.1

Ambtelijke en

- draaiboeken

 

Het Kabinet der

 

administratieve

- minuut-brieven

 

Koningin

 

ondersteuning bij

- communiqués

 

verzorgt ook de

 

kabinetsformaties

- adviezen Voorzitter

 

communiqués bij

   

Eerste en Tweede Kamer;

 

tussentijds

   

Vice-President van de

 

aftredende

   

Raad van State en

 

bewindslieden.

   

fractievertegenwoordigers

   
   

politieke partijen Tweede

   
   

Kamer

   
   

- rapporten (in-

   
   

)formateur

   
   

- gespreksnotities

   

A.3.2

Ambtelijke en

- draaiboeken

bewaren

 
 

administratieve

- troonredes

   
 

ondersteuning bij

     
 

de troonrede

     

A.3.3

Waarneming

idem bij staatshoofd

bewaren

Het Kabinet der

 

koninklijk gezag

   

Koningin

 

door Regent en

   

verricht voor

 

Raad van State

   

de Regent en de

       

Raad van State

       

dezelfde

       

werkzaamheden

       

als voor de

       

Koningin als

       

staatshoofd.

B. Handelingen voortvloeiend uit de archieftaak (koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17 en Archiefwet)

Nr.

Omschrijving

Producten

Termijn

Toelichting

         

B.1

Het bewaren van

Kabinetsarchief

bewaren

Kabinetsarchief

 

de

(zie A.1.4).

 

wordt

 

oorspronkelijke

   

overgedragen na

 

staatsstukken

   

het verstrijken

       

van een termijn

       

van 20 jaar.

       

Van de stukken

       

wordt tevens

       

een kopie

       

gemaakt op

       

microfilm.

B.2

Het

correspondentie

bewaren

 
 

beantwoorden

     
 

van vragen en

     
 

het verstrekken

     
 

van

     
 

inlichtingen

     
 

uit het

     
 

Kabinetsarchief

     

C. Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen

1. Organisatie-ontwikkeling

Nr.

Omschrijving

Producten

Termijn

Toelichting

         

C.1.1

Organisatiewijziging

beschikkingen

bewaren

 
 

en vaststelling van

     
 

taken van afdelingen

     

C.1.2

Formatievaststelling

- beschikkingen

bewaren

 
   

- functiebeschrijvingen

   

C.1.3

Het vaststellen van

beschikkingen

na vervanging

 
 

mandaatbesluiten op

     
 

materieel en

     
 

personeelsgebied

     
2. Bestuurs- en beheershandelingen

Nr.

Omschrijving

Producten

Termijn

Toelichting

         

C.2.1

Managementteam

- vergaderstukken

5 jaar

 
   

- mt-besluiten

   

C.2.2

Het vaststellen van een

plannen

5 jaar

 
 

opleidingsplan

     

C.2.3

Het voeren van intern

vergaderstukken

5 jaar

 
 

werkoverleg

     

C.2.4

Het opstellen van

- werkinstructies

na vervanging

 
 

werkinstructies en

- roosters

   
 

dienstroosters

- handboek

   

C.2.5

Het opstellen van een

informatieplannen

na vervanging

 
 

informatievoorzieningsplan

     

C.2.6

Het opzetten en

- nota's

5 jaar

 
 

instandhouden van interne

- personeelsbladen

   
 

voorlichting en

     
 

communicatie

     

C.2.7

Het instellen van een

beschikkingen

bewaren

Wijzigingswet

 

Ondernemingsraad

   

WOR, zie C.6.5

3. Privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer

Nr.

Omschrijving

Producten

Termijn

Toelichting

         

C.3.1

Het verrichten van

overeenkomsten

- overeenkomsten:

Conform artikel

 

privaatrechtelijke

 

3:306 van het BW

 

rechtshandelingen

 

20 jaar

Besluit

     

- aanbesteding

aanbesteding van

     

van werken door

werken 1973

     

derden uit te

 
     

voeren voor

 
     

zover niet

 
     

gegund: 10 jaar

 

C.3.2

Het overdragen van

- minuut-brieven

5 jaar

Besluit beheer

 

overtollige

- overdrachtslijsten

 

overtollige

 

rijksgoederen aan de

   

rijksgoederen

 

Dienst der Domeinen

     

C.3.3

Het in bruikleen

- overeenkomsten

5 jaar nadat

 
 

verkrijgen van

van bruikleen

kunstvoorwerp

 
 

kunstvoorwerpen

- processen-verbaal

is teruggegaan

 
     

naar de

 
     

bruikleengever

 

C.3.4

Het materieel beheer

lijsten

na vervanging

 
 

van

     
 

inventarisgoederen

     

C.3.5

Het inkopen van ge-

- aankoopbewijzen

10 jaar

 
 

en verbruiksgoederen

- betalingsbewijzen

   

C.3.6

Het verzorgen van de

voorraadregistratie

10 jaar

Comptabiliteitswet

 

magazijn- en

     
 

voorraadadministratie

     
4. Overlegstructuren

Nr.

Omschrijving

Producten

Termijn

Toelichting

         

C.4.1

Lidmaatschap in overlegstructuren met:

vergaderstukken

5 jaar

Voorbeelden:

 

- ministeries/Hoge Colleges van Staat

   

- CCASA

 

- hoforganisatie

   

- CCBIDOC

       

- Hocosta

       

- OSFD

       

- Kabinetszakenoverleg

5. Documentaire informatievoorziening

Nr.

Omschrijving

Producten

Termijn

Toelichting

         

C.5.1

Het verrichten van

- notities

na vervanging

Het onderzoek

 

onderzoek in

- literatuuroverzichten

 

dient ter

 

literatuur- en

   

ondersteuning

 

parlementaire

- werkdossiers

 

van de notities

 

bestanden t.b.v.

   

die voor de

 

informatievoorziening

   

Koningin worden

 

voor de Koningin

   

gemaakt. Bij

       

elke ontvangst

       

wordt nieuwe

       

literatuur- en

       

parlementaire

       

documentatie

       

verzameld.

C.5.2

Het collectioneren en

- monografieën

na vervanging

 
 

beheren van een

- series

   
 

bibliotheek en

- ABC-dossiers

   
 

documentatiebestand

- tijdschriftartikelen

   
   

- parlementaire

   
   

documentatie

   
6. Dienstuitoefening

Nr.

Omschrijving

Producten

Termijn

Toelichting

         

C.6.1

Het opstellen en uitvoeren

- plannen

na vervanging

ARBO-wet van 8

 

van een

- ontruimingsvoorschriften

 

nov-80

 

bedrijfsveiligheidsplan,

   

(Stb. 664)

 

waarin opgenomen een

     
 

bedrijfshulpverleningsplan

     

C.6.2

Het opstellen en uitvoeren

- plannen

na vervanging

- ARBO-wet

 

van een ARBO-jaarplan en

- verslagen

 

- Wet

 

een ARBO-jaarverslag

   

terugdringing

       

ziekteverzuim van

       

22-dec-93

       

(Stb. 750)

       

- Ziektewet van 5

       

juni 1913 (Stb.

       

204)

C.6.3

Het opstellen en uitvoeren

- notities

na vervanging

- ARBO-wet

 

van een verzuimbeleid

- voorschriften

 

- Wet

       

terugdringing

       

ziekteverzuim

       

- Ziektewet

C.6.4

Het opstellen van

a. huisregels

a. na

EER-Convenant

 

huisregels

b. handboeken

vervanging

 
   

c. overzichten

b. na

 
     

vervanging

 
     

c. 10 jaar

 

C.6.5

Functioneren

a. verkiezingslijsten

a. na vervanging

- Wet op de

 

Ondernemingsraad

b. vergaderstukken

b. 5 jaar

Ondernemingsraden

   

c. minuut-brieven

c. 5 jaar

(WOR) van 28

       

jan-71

       

(Stb. 54)

       

- Zie C.2.7

7. Financieel beheer

Nr.

Omschrijving

Producten

Termijn

Toelichting

         

C.7.1

Het voeren van

- minuut-brieven

bewaren

Comptabiliteitswet

 

overleg met

- nota's

   
 

Binnenlandse Zaken

- vergaderstukken

   
 

m.b.t.

- accountantsrapporten

   
 

begrotingsbeheer en

     
 

financiële

     
 

verslaglegging

     

C.7.2

Het beheren van een

giro- en

10 jaar

Beschikking

bankrekening

bankrekeningen

 

kasbeheer

C.7.3

Het vervaardigen van

ontwerp-begrotingen

10 jaar

- HAFIR

 

ontwerp-begrotingen

   

- Handboek AO KDK

C.7.4

Het verwerken van

facturen/

10 jaar

- HAFIR

 

declaraties

declaraties/

 

- Handboek AO KDK

   

factuur-

   
   

administratie

   

C.7.5

Het vervaardigen van

financiële

10 jaar

- HAFIR

 

financiële

overzichten

- Handboek AO KDK

 

maandverantwoordingen

     

C.7.6

Het beheren van de

kasboeken

5 jaar na

HAFIR

 

kas

 

accountantscontrole

 

C.7.7

Het vervaardigen van

handboeken

bewaren

 
 

een handboek

     
 

administratieve

     
 

organisatie