Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Vaststellingsbesluit selectielijst Nationale ombudsman 1982-1997

Geldend van 11-12-1999 t/m heden

Besluit van 12 november 1999 tot vaststelling van de selectielijst Nationale ombudsman 1982-1997

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, van 8 november 1999, nr. WJZ/1999/43073(8095), directie Wetgeving en Juridische Zaken;

Gelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;

Gezien het advies van de Raad voor cultuur van 24 juni 1998, nr. arc-98.1648/3;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

Het bij dit besluit gevoegde "Basisselectiedocument Nationale ombudsman 1982 - 1997" en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

‘s-Gravenhage, 12 november 1999

Beatrix

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,

F. van der Ploeg

Inhoudsopgave

I. Toelichting behorend bij basisselectiedocument Nationale ombudsman 1982 - 1997
  • 1. Inleiding

    • a. Afkortingen en begrippen

    • b. Wettelijk kader en achtergronden

    • c. Opzet van een BSD

    • d. Totstandkoming van het BSD

    • e. Toepassingsbereik

  • 2. Het terrein van de Nationale ombudsman

    • a. Algemeen

    • b. Het beleidsterrein Nationale ombudsman

    • c. Het taakveld van de Nationale ombudsman

  • 3. De actoren

  • 4. De selectie

    • a. Selectiedoelstelling

    • b. Selectiecriteria

    • c. Toepassing van de selectiecriteria

    • d. Uitzonderingscriteria

  • 5. Gebruiksaanwijzingen voor de lijst

    • a. Opzet en indeling

    • b. Leeswijzer bij de handelingen

II. Basisselectiedocument Nationale ombudsman 1982 - 1997
  • A. overzicht toepassing selectiecriteria

    • 1. Gewaardeerde handelingen

    • 2. Voorlopig gewaardeerde handelingen

  • B. Lijst van gewaardeerde handelingen (actor Nationale ombudsman)

    • 1. Institutionele aangelegenheden

      • a. Ambtsbekleding en algemeen functioneren

      • b. Institutionele ontwikkeling

    • 2. Inrichting en operationalisering van de taak

      • a. Algemeen beleid en taakorganisatie

      • b. Taakinrichting

      • c. Operationalisering van de taak

    • 3. Ingang van het onderzoek

      • a. Activering en afdoening in eerste lijn

      • b. Afdoening van een (op het eerste gezicht binnenwettelijk) verzoekschrift

    • 4. Onderzoek en beoordeling

      • a. Niet ingesteld onderzoek uit eigen beweging

      • b. Afdoening zonder rapport

      • c. Afdoening met een rapport

    • 5. Secundaire taakvervulling

      • a. Publiek domein

      • b. Bestuurlijk domein

      • c. Professioneel domein

      • d. Politiek domein

  • C. Lijst van voorlopig gewaardeerde handelingen

I. Toelichting behorend bij basisselectiedocument Nationale ombudsman 1982 ‐ 1997

1. Inleiding

  • a. Afkortingen en begrippen

    In deze toelichting en in het Basisselectiedocument Nationale ombudsman 1982 ‐ 1997 onder II wordt uitgegaan van de volgende afkortingen en begrippen:

    amvbalgemene maatregel van bestuur

    ARA ‐ Algemeen Rijksarchief

    Ab 1995Archiefbesluit 1995

    Aw ‐ 1995Archiefwet 1995

    Awb‐ Algemene wet bestuursrecht

    BNo ‐ Bureau Nationale ombudsman

    BSD ‐ basisselectiedocument

    jaarverslagen ‐ Nojaarverslagen van de Nationale ombudsman

    KNHG ‐ Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

    PIVOT ‐ Project invoering verkorting overbrengingstermijn

    RAD ‐ Rijksarchiefdienst

    RIO ‐ rapport institutioneel onderzoek

    Stb. ‐ Staatsblad

    Stcrt. ‐ Staatscourant

    So ‐ substituut-ombudsman

    Wob ‐ Wet openbaarheid van bestuur

    WNo ‐ Wet Nationale ombudsman

    actor ‐ overheidsorgaan, particuliere organisatie of persoon die een rol speelt op een beleidsterrein

    handeling ‐ complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid

    B ‐ de selectiebeslissing ’(blijvend) te bewaren’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van een gewaardeerde handeling

    V ‐ de selectiebeslissing ’(op termijn) te vernietigen’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van een gewaardeerde handeling

  • b. Wettelijk kader en achtergronden

    Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ’archiefbescheiden’ is niet slechts ’papier’ te verstaan, maar alle bescheiden, ongeacht de vorm, die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt (en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten), dus ook digitaal vastgelegde informatie.

    Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt mede in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband geldt zowel een verplichting tot vernietiging als een overbrengingsplicht. Beide rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief, de zorgdrager. De vernietigingsplicht van de zorgdrager is in artikel 3 van de Aw 1995 neergelegd, de verplichting tot overbrenging in artikel 12; dat bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen, ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats wanneer zij ouder zijn dan twintig jaar.

    Wat de archiefbescheiden van (onder meer) de ministeries en de Hoge Colleges van Staat aangaat, is de aangewezen archiefbewaarplaats het ARA te ’s-Gravenhage. Het ARA is een onderdeel van de RAD. Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCenW en staat onder leiding van de algemene rijksarchivaris.

    In verband met de selectie van hun archiefbescheiden in een (op termijn) te vernietigen deel en een (na twintig jaar) over te brengen gedeelte zijn zorgdragers verplicht selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen inderdaad moeten worden vernietigd.

    Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet een enkele keer toepast op het reeds gevormde archief, maar haar bij de hand houdt om periodiek een bepaalde aanwas van archiefmateriaal af te voeren, enerzijds ter vernietiging, anderzijds voor overbrenging ter blijvende bewaring in een archiefbewaarplaats. Voor de hand ligt derhalve dat een overheidsorganisatie een selectielijst ook voor de administratieve inrichting en het beheer van haar archief benut: dossiers kunnen bij de vorming of het opbergen reeds worden geclassificeerd naar hun uiteindelijke bestemming, subsidiair gerangschikt op vernietigingsjaar. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie. Wel moet na hooguit twintig jaar een selectielijst worden vervangen.

    Bij het ontwerpen van een selectielijst dient ingevolge art. 2, eerste lid, van het Ab 1995 rekening gehouden te worden met de taak van het betrokken overheidsorgaan en zijn verhouding tot andere overheidsorganen, met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en met het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor de overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

    Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Ab 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de algemene rijksarchivaris: dit is het zogeheten (archiefwettelijke) driehoeksoverleg.

  • c. Opzet van een BSD

    Een BSD is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op de archiefbescheiden van een (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald terrein. Een BSD betreft doorgaans dan ook archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voorzover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest).

    Voorts is het niveau waarop geselecteerd wordt niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en (indien van toepassing) een vernietigingstermijn. Wel geldt dat een BSD met het oog op het werkterrein van PIVOT beperkt blijft tot de handelingen van organen van de centrale overheid.

    Ten slotte behoort bij een BSD een RIO, waarin het terrein waarop de selectielijst betrekking heeft wordt beschreven en waarin de handelingen die in het BSD voorkomen, in hun functionele context worden geplaatst en toegelicht, uitgaande van de taken en bevoegdheden van de betrokken organen.

    De genoemde specifieke kenmerken van een BSD staan in verband met de hieronder gememoreerde selectiedoelstelling van de RAD en de in het kader van het selectiebeleid van de RAD ontwikkelde zogeheten PIVOT-methode. Voor de achtergronden van een en ander wordt verwezen naar de algemene inleiding van het RIO dat bij dit BSD behoort, het rapport ’Behoorlijk behandeld’.

  • d. Totstandkoming van het BSD

    RIO en BSD zijn het resultaat van een werkafspraak, gemaakt in januari 1996 tussen PIVOT en het BNo. De werkafspraak hield in dat in onderlinge samenwerking een institutioneel onderzoek zou worden uitgevoerd op het terrein van de Nationale ombudsman, resulterend in een RIO en een BSD.

    Doel van de samenwerking was om met toepassing van de methodiek van PIVOT te komen tot een duurzame selectielijst, waarmee de Nationale ombudsman zijn archiefbescheiden kan selecteren en het ARA de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden op het terrein van de Nationale ombudsman kan verwerven. De ombudsman had nog niet eerder de beschikking over een selectielijst (onder de Archiefwet 1962: vernietigingslijst). Het institutionele onderzoek is uitgevoerd door een medewerker van PIVOT, die het RIO en aansluitend het daarop gebaseerde BSD heeft samengesteld.

    Nadat het BSD in concept gereed was, heeft archiefwettelijk driehoeksoverleg plaatsgevonden tussen de RAD en vertegenwoordigers van de Nationale ombudsman met betrekking tot de waardering van de administratieve neerslag van de handelingen van de Nationale ombudsman. Aan dit overleg namen deel:

    • 1°. Ingevolge art. 3, eerste lid, onder a, van het Ab 1995 (personen die deskundig zijn ten aanzien van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan):

      • de directeur van het BNo, mr. T.W. van der Krogt;

      • de senior-stafmedewerker van het BNo, H.J. Koops;

    • 2°. Ingevolge art. 3, eerste lid, onder b, van het Ab 1995 (personen die deskundig zijn ten aanzien van het beheer van de nog niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van het desbetreffende overheidsorgaan):

      de archiefmedewerker van het BNo, mw. J.H. Swint-Lindhout;

    • 3°. Ingevolge art. 3, eerste lid, onder c, van het Ab 1995 (de algemene rijksarchivaris):

      namens deze het hoofd van de afdeling bron verwerving en Toezicht van het ARA, voor deze drs. R.J.B. Hageman, medewerker PIVOT.

    Voorts zijn, speciaal met het oog op de waarde van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor het historisch onderzoek, in een klankbordfunctie twee externe deskundigen bij het overleg over de ontwerp-selectielijst betrokken:

    • door toedoen van het BNo: prof. mr. J.B.J.M. ten Berge, hoogleraar staats- en bestuursrecht aan de Universiteit Utrecht;

    • door toedoen van de RAD, vanwege het KNHG: mw. dr. J. Mooij, verbonden als historisch onderzoeker aan de Afdeling Wetenschappelijk onderzoek en econometrie van het Directoraat Monetaire Zaken van De Nederlandsche Bank NV.

    Naar aanleiding van het in november 1997 gevoerde driehoeksoverleg is het concept van het BSD op enige ondergeschikte punten aangepast. Vervolgens is het aldus gewijzigde BSD bij brief van 5 januari 1998 (kenmerk: No 972913 U) door de Nationale ombudsman als ontwerp-selectielijst aangeboden aan de Staatssecretaris van OCenW, waarbij deze werd verzocht te willen medewerken aan de (voor Hoge Colleges van Staat) voorgeschreven vaststelling van de selectielijst bij koninklijk besluit.

    Door de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris in het driehoeksoverleg is in december 1997 een verslag opgesteld van het gevoerde overleg. Het concept van dit verslag is, voorzover voor hen van belang, om commentaar voorgelegd aan de overige deelnemers, inclusief de betrokken vertegenwoordiger van het KNHG. Nadat de reacties op het concept waren verwerkt, is in januari 1998 een definitief verslag uitgebracht.

    Aansluitend is het ingediende BSD met het bijbehorende rapport ’Behoorlijk behandeld’, het verslag van het driehoeksoverleg en de hierboven genoemde brief ingevolge art. 4, tweede lid, van het Ab 1995 vanaf 23 januari 1998 voor een periode van acht weken ter inzage gelegd in de bibliotheek van het ministerie van OCenW en de bibliotheek van het BNo, alsmede bij het ARA en de Rijksarchieven in de provincie. De terinzagelegging heeft niet geresulteerd in reacties.

    Tevens is het BSD door PIVOT bij schrijven van 27 januari 1998 ter beoordeling voorgelegd aan (de Archiefcommissie van) het KNHG. Van de zijde van het KNHG is PIVOT in februari 1998 bericht dat mw. dr. J. Mooij, die de beoordeling op zich had genomen, afgezien van wat zij reeds in het driehoeksoverleg naar voren had gebracht, over het BSD geen opmerkingen had.

    Na afloop van de terinzagelegging is de ontwerp-selectielijst bij brief van 23 maart 1998 (nadien: 6 mei 1998) met de hierboven genoemde stukken door de Staatssecretaris van OCenW om advies gezonden naar de Raad voor cultuur.

    Het verzochte advies, voorbereid door de Uitvoeringscommissie Archieven, is uitgebracht op 24 juni 1998 (kenmerk: arc-98.1648/3). Mede naar aanleiding van het advies heeft de samensteller in overleg met de vertegenwoordigers van de zorgdrager de toelichting van het BSD op verschillende punten aangescherpt, verduidelijkt en aangevuld. In dat verband is onder meer een paragraaf toegevoegd over het toepassingsbereik van de selectielijst en is een hechtere grondslag geconstrueerd om bepaalde dossiers, behorend tot de neerslag van de handelingen 75 t/m 105 en 107 t/m 115, van vernietiging te kunnen uitzonderen.

  • e. Toepassingsbereik

    • 1°. Actoren

      In het rapport ’Behoorlijk behandeld’ zijn de handelingen van de Nationale ombudsman ten opzichte van zijn omgeving geformuleerd, alsmede de handelingen van andere overheidsactoren met betrekking tot de Nationale ombudsman, een en ander in het kader van een contextbeschrijving van het betreffende terrein. Het BSD is vervaardigd op basis van genoemde RIO en bevat geen handelingen die niet in het RIO zijn opgenomen. Omgekeerd bevat het BSD alle handelingen die in het RIO voorkomen, dus ook de daarin opgenomen handelingen van andere overheidsactoren dan de Nationale ombudsman.

      Het BSD dient in de huidige vorm uitsluitend als selectielijst voor de archiefbescheiden van de Nationale ombudsman. Alleen ten aanzien van de administratieve neerslag van het handelen van ombudsman heeft immers vooralsnog een archiefwettelijk driehoeksoverleg plaatsgevonden. In de lijst van gewaardeerde handelingen is daarom een scheiding aangebracht tussen enerzijds de gewaardeerde handelingen ‐ van de Nationale ombudsman ‐ en anderzijds de handelingen van de overige actoren, die slechts voorlopig zijn gewaardeerd. De waardering van de handelingen van andere actoren dan de Nationale ombudsman is in het BSD dus alleen ter informatie toegevoegd.

      Het BSD zal een vervolg dienen te krijgen in de vaststelling van aanvullende lijsten voor andere zorgdragers op het terrein van de Nationale ombudsman. Dat houdt in dat met de respectieve betrokken zorgdragers, waaronder allereerst de Ministers van Binnenlandse Zaken, Justitie en Algemene Zaken dienen te worden verstaan, driehoeksoverleg zal moeten plaatsvinden over de desbetreffende handelingen. Vervolgens zal voor wat betreft de aanvullingen de aangewezen archiefwettelijke procedure ter vaststelling moeten worden gevolgd, in welk verband uiteraard ook de Raad voor cultuur om advies zal worden gevraagd.

    • 2°. Aangelegenheden

      Het archief van (het bureau van) de Nationale ombudsman bestaat uit een omvangrijk onderzoeksarchief, alsmede uit een (veel geringer) zogeheten huishoudelijk archief. Het onderzoeksarchief vormt de administratieve neerslag van het primaire proces van het BNo (zie de hoofdstukken 4 en 5 van het RIO). Het huishoudelijk archief omvat de administratieve neerslag van de activiteiten van de algemene leiding van het ombudsmaninstituut en van de onmiddellijk daaronder ressorterende staf- en ondersteunende functies, inclusief de voorlichting. Men zie in verband met de organisatie van de Nationale ombudsman onderdeel 3.2 van het RIO.

      Met de in het BSD opgenomen handelingen van de ombudsman kan in beginsel diens gehele onderzoeksarchief worden geselecteerd, alsook een belangrijk deel van diens huishoudelijk archief, met name de bestanddelen die betrekking hebben op de institutionele aangelegenheden (zie RIO hoofdstuk 2), de inrichting en operationalisering van de taak (zie RIO hoofdstuk 3) en de ’secundaire taakvervulling’ (zie RIO hoofdstuk 6).

      De rest van het huishoudelijk archief kan niet aan de hand van dit BSD worden bewerkt. In RIO en BSD zijn namelijk geen handelingen opgenomen die betrekking hebben op het beheer van het instituut. Voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van het instituut in aangelegenheden betreffende eigen personeel, financiën, huisvesting en kantoorinrichting, alsmede automatisering, documentaire informatievoorziening en overige facilitaire voorzieningen kan het BSD dus niet dienen. Dit is van overeenkomstige toepassing op de administratieve neerslag van de andere in het BSD voorkomende actoren.

      Genoemde aangelegenheden komen in het kader van PIVOT aan bod in een aantal ’horizontale’ BSD’s, lijsten die in beginsel van toepassing zijn op alle organen van de rijksoverheid. Deze BSD’s worden tot stand worden gebracht in het PIVOT-onderzoek bij de respectieve ministeries die primair verantwoordelijk zijn voor het beleid van de rijksoverheid op de onderscheiden terreinen. Uiteraard kan een archiefwettelijke zorgdrager (dus ook de Nationale ombudsman) een ’horizontaal’ BSD alleen dan als selectielijst benutten nadat dit ‐ voorzover voor hem relevant ‐ ook door hem zelf ter vaststelling is ingediend bij OCenW en volgens de aangewezen archiefwettelijke procedure is vastgesteld.

    • 3°. Periode

      De werking van het BSD vervalt hoe dan ook bij het verstrijken van de wettelijke termijn van twintig jaar, die is gesteld aan de duur van de vaststelling van een selectielijst. Voordien vervalt de werking van het BSD, of van een bepaald onderdeel daarvan, op het tijdstip dat dit wordt ingetrokken ingevolge het besluit waarbij een nieuwe selectielijst, resp. een wijziging van of aanvulling op het BSD, wordt vastgesteld. Bij een algehele vervanging, dan wel een gedeeltelijke wijziging of aanvulling van het BSD (actualisering), dient in beginsel de archiefwettelijke procedure ter vaststelling van een selectielijst te worden gevolgd.

      Voor een zorgdrager is er aanleiding om binnen de gebruiksperiode van twintig jaar een nieuwe of geactualiseerde selectielijst te ontwerpen, wanneer als gevolg van veranderingen in taakstelling, organisatie of werkprocessen nieuwe (ongewaardeerde) handelingen hun intrede hebben gedaan, al dan niet ter vervanging of wijziging van reeds opgenomen handelingen. Met het oog op een goed archiefbeheer is het hoe dan ook aan te bevelen dat de zorgdrager het voor hem relevante gedeelte van het BSD periodiek toetst aan de ontwikkeling van de eigen taak, organisatie en werkprocessen.

      Het BSD geeft een opsomming van handelingen met betrekking tot de periode tot en met 1997. Binnen de gebruiksperiode van het BSD mag aan de hand daarvan dus zonder meer al dat archiefmateriaal tot en met 1997 worden geselecteerd, dat als neerslag van de gewaardeerde handeling en valt aan te merken.

      Als duurzaam selectie-instrument heeft de lijst evenwel ook een ’prospectieve werking’. Dat wil zeggen dat zij na vaststelling ook mag worden gebruikt voor de selectie van na 1997 gevormde of te vormen archiefbescheiden, uiteraard alleen voorzover die de neerslag vormen van een in het voorliggende BSD voorkomende, gewaardeerde handeling.

      Wanneer nieuwe handelingen hun intrede hebben gedaan, mag de betrokken zorgdrager het voorliggende BSD binnen de gebruiksperiode uiteraard zonder enig bezwaar nog steeds toepassen op de voordien gevormde neerslag van de ’oude’ handelingen. Ook kan het huidige BSD in dat geval in beginsel nog steeds dienen als selectielijst voor de nadien te vormen neerslag van de ’oude’ handelingen (voorzover die dan nog worden verricht).

      Op deze laatste regel geldt echter een enkele uitzondering, die met name de handelingen 75 t/m 105 en 107 t/m 115 van de Nationale ombudsman geldt. De beslissing om de neerslag van deze handelingen in beginsel voor vernietiging te bestemmen, is namelijk genomen mede gelet op de uitgebreidheid van de jaarverslagen van de Nationale ombudsman in de periode 1981/82 t/m 1997. Voorts refereert het criterium om bepaalde dossiers die tot de neerslag van deze handelingen behoren juist van die vernietiging uit te zonderen, onder meer aan het thans bestaande jurisprudentiesysteem van de Nationale ombudsman.

      Mocht op zeker moment het jaarverslag zijn informatieve functie ten aanzien van de genoemde handelingen verliezen, of het jurisprudentiesysteem zijn functie als referentiekader voor het blijvend bewaren van bepaalde dossiers, dan zal het voorliggende BSD, waar het gaat om het selecteren van de neerslag van de handelingen 75 t/m 105 en 107 t/m 115, nadien alleen nog maar mogen worden toegepast op de neerslag die is gevormd in het tijdvak dat de genoemde functies nog effectief waren. Om in die gevallen de verdere neerslag van genoemde handelingen te kunnen selecteren, is actualisering van het BSD nodig (zie boven).

2. Het terrein van de Nationale ombudsman

  • a. Algemeen

    De Nationale ombudsman is een door de Grondwet ingesteld en verder bij wet uitgewerkt ambt, dat een band met het parlement onderhoudt, in onafhankelijkheid en met onpartijdigheid rechtstreeks bij het ambt ingediende klachten van burgers over overheidsoptreden behandelt, de bevoegdheid heeft naar de gegrondheid van deze klachten onderzoek te doen, daarover in openbare rapportage te oordelen en zo nodig aanbevelingen te doen en daarnaast over de bevoegdheid beschikt op eigen initiatief onderzoek naar overheidsoptreden te verrichten (zie het RIO, hoofdstuk 1).

    Het terrein dat door dit BSD wordt bestreken vormt in feite een tweeluik. De Nationale ombudsman staat als ambt en instituut voor een beleidsterrein van de (rijks)overheid. In dit verband wordt het begrip beleidsterrein gehanteerd volgens de definitie van PIVOT als ’een geheel van relaties tussen actoren die handelingen verrichten in het kader van een bepaald overheidsbeleid’.

    Aspecten van de Nationale ombudsman als instituut zijn de ontwikkeling van wet- en regelgeving met betrekking tot het ambt en zijn taak, benoeming en ontslag van de ambtsdragers, alsmede het beheer van de instelling als Hoog College van Staat. De belangrijkste actoren die in het institutionele kader een rol spelen zijn de Minister van Binnenlandse Zaken, het parlement en (sinds de benoeming van de eerste ambtsdrager in oktober 1981) de Nationale ombudsman zelf.

    Naast het beleidsterrein Nationale ombudsman staat het taakveld van de Nationale ombudsman. Hiervan wordt het wettelijke kader gevormd door hoofdstuk II (’Het onderzoek’) van WNo. Op het taakveld speelt een viertal (categorieën) actoren een belangrijke rol. Behalve het instituut zelf zijn dit het bestuursorgaan aan wie de Nationale ombudsman een overheidsgedraging toerekent, degene die een gedraging ter discussie stelt, de ’verzoeker’, alsmede (wederom) de Tweede Kamer, bij uitbreiding de Staten-Generaal. Ten aanzien van een belangrijk deel van de taak van de Nationale ombudsman, het uitbrengen van een jaarverslag en anderszins informeren van de Staten-Generaal, is wederom met name de Tweede Kamer een belangrijke actor, hier vooral als controlerende instantie in relatie tot het bij een onderzoek van de Nationale ombudsman betrokken bestuursorgaan (i.c. een minister of staatssecretaris).

    In het rapport ’Behoorlijk behandeld’ is hoofdstuk 2 (institutionele aangelegenheden) gewijd aan de handelingen op het beleidsterrein Nationale ombudsman. De volgende hoofdstukken (3 t/m 6) betreffen het taakveld van de Nationale ombudsman. In het RIO wordt de context van de in kaart gebrachte handelingen beschreven. Hieronder volgt een korte schets van de hoofdlijnen van beleidsterrein en taakveld.

  • b. Het beleidsterrein Nationale ombudsman

    In 1964 wordt het ’ombudsmanvraagstuk’ een afzonderlijke kwestie op de politieke agenda. Daarmee ontstaat (terugkijkend) het beleidsterrein. De hoofdlijn van het handelen in de periode tot eind 1981 is het tot stand brengen van een nationale instantie voor het onderzoeken van overheidsgedragingen jegens burgers (’bestuurden’). Mijlpalen in de ontwikkeling zijn geweest het uitbrengen in 1969 door de Minister van Binnenlandse Zaken van een beleidsnota over de wenselijkheid van het instellen van een Nationale ombudsman; het presenteren ‐ in 1976 ‐ van het ontwerp van een wettelijke regeling (aanvankelijk Wet commissaris van onderzoek geheten); dan de parlementaire behandeling en amendering van de voorgestelde wet, vooral in het zittingsjaar 1979/80; en ten slotte de voorbereiding en uitvoering van de praktische invoering, die per 1 januari 1982 haar beslag heeft gekregen.

    Het wordingsproces van de Nationale ombudsman is in feite een enkel langlopend dossier geweest, een proces dat gestart is met een beleidsmatige agendavorming en dat heeft geleid tot uiteenlopende, maar direct op elkaar aansluitende producten als een wet, een (eerste) benoeming en een eigen organisatie (het Bureau Nationale ombudsman).

    De gedachtewisseling tussen parlement en regering heeft geresulteerd in de instelling van een onafhankelijke, vrij toegankelijke onderzoeksinstantie, waarvan de bevoegdheden, vooral ten opzichte van de rechterlijke macht, zorgvuldig zijn afgebakend en die een bijzondere band met het parlement onderhoudt. Uit grondwettelijk perspectief is de Nationale ombudsman een specifiek instrument van de wetgever om het democratisch functioneren te verbeteren. Vanuit die achtergrond is het instituut door regering en parlement ook gerealiseerd. Het wordingsproces heeft echter geen deel uitgemaakt van een ’grand design’, zoals een algehele verbetering van de uitvoeringspraktijk van het openbaar bestuur of een nieuw stelsel van administratieve rechtsbescherming. Dat wil niet zeggen dat de totstandkoming van de Nationale ombudsman een geïsoleerd proces is geweest. Tegen dezelfde achtergrond van democratische vernieuwing zijn diverse overeenkomstige ontwikkelingen te schetsen, die (beperkt tot de bestuurlijke geschiedenis) bijvoorbeeld ook producten als de Wet AROB, de Wob en de Awb hebben opgeleverd.

    Sinds 1982 staat de ontwikkeling van het instituut centraal. De WNo had de Nationale ombudsman bewust in een ’groeimodel’ gegoten. De kwestie van de uitbreiding van de bevoegdheid van de Nationale ombudsman tot andere overheden dan ministers en lokale korpsbeheerders is dan ook sinds 1982 bij uitstek een hoofdlijn van het beleid. De ontwikkeling ter zake, gecoördineerd door de Minister van Binnenlandse Zaken, heeft er inmiddels toe geleid dat thans behalve de gemeenten (op zeven na) en de gemeenschappelijke regelingen vrijwel alle bestuursorganen (in de zin van de Awb) binnen de competentie van de Nationale ombudsman vallen.

    Afgezien van de vraag of de Nationale ombudsman daarmee zijn ’natuurlijke grenzen’ heeft bereikt, zal de werkingssfeer van het instituut (dan wel de afbakening van zijn bevoegdheid ten opzichte van andere instanties) ook in de toekomst een aanhoudende aandacht van wetgever en regering met zich meebrengen.

    Een andere hoofdlijn op het beleidsterrein is het scheppen van optimale voorwaarden en kaders voor een goed functioneren van het instituut. Die zorg betrof in de beginjaren vooral een voorspoedige ontwikkeling van de effectiviteit van de nog prille instelling. De toenemende praktijkervaring leidde al snel tot voorstellen voor wetswijziging op bepaalde punten. Daarbij ging het om uiteenlopende zaken als de invoering van het kenbaarheidsvereiste als element van de procesgang en de regeling van de waarneming en vervanging van de ambtsdrager. Gerelateerd aan deze hoofdlijn is, wat de ambtsdragers aangaat, de uitvoering van een zorgvuldige benoemingsprocedure. De Nationale ombudsman wordt ‐ uniek in ons staatsbestel ‐ benoemd door de Tweede Kamer, uit een voordracht opgesteld door een bijzondere benoemingsadviescommissie (zie onder).

    Op het institutionele vlak is na 15 jaar voor de Nationale ombudsman een fase van (her)bezinning aangebroken, waarbij de ontwikkeling en uitwerking van een integrale toekomstvisie op de instelling centraal staat. Daarbij speelt ook het knelpunt van de onderzoekscapaciteit van de organisatie een belangrijke rol. Wat de regering aangaat, wordt de verdere ontwikkeling van het instituut dan ook mede gerelateerd aan een beleid gericht op versterking van de interne klachtbehandeling door bestuursorganen.

  • c. Het taakveld van de Nationale ombudsman

    De hoofdtaak van de Nationale ombudsman is om onpartijdig onderzoek te verrichten naar de gegrondheid van bij hem ingediende klachten van ’een ieder’ over overheidsgedragingen en daarover te oordelen in openbare rapporten, zo nodig voorzien van aanbevelingen. Daarnaast is de Nationale ombudsman bevoegd op eigen initiatief onderzoek te verrichten naar de behoorlijkheid van overheidsoptreden in een bepaalde aangelegenheid. Wat betreft het klachtenonderzoek moet worden benadrukt dat een ieder directe toegang tot de Nationale ombudsman heeft en dat deze, mits hij in de zaak bevoegd en de verzoeker in zijn verzoekschrift ontvankelijk is, ook verplicht is tot onderzoek van een ter discussie gestelde gedraging. In de hoofdstukken 4 en 5 van het RIO wordt het primaire proces van de Nationale ombudsman geschetst, waarmee deze invulling geeft aan zijn hoofdtaak. In dat kader wordt ook de rol van het bij een onderzoek betrokken bestuursorgaan belicht.

    Aan het ambt van Nationale ombudsman zijn diverse functies te onderscheiden. In hoofdstuk 1 van het RIO wordt hieraan de nodige aandacht geschonken. Ten opzichte van de burger is de functie van het instituut als aanvullende voorziening voor de administratieve rechtsbescherming evident. Het verrichten van onderzoek uit eigen beweging, het doen van aanbevelingen aan bestuursorganen en het rapporteren naar het parlement verwijzen (onder meer) naar een preventieve, dan wel controlerende functie ten opzichte van de overheid in verband met haar uitvoeringspraktijk. Afgeleide functies zijn een informatieve functie ten opzichte van de burger, die onder meer gestalte krijgt in het doorverwijzen van klagende burgers, en een normatieve functie ten aanzien van het bestuur, waarbij het gaat om het stellen en doen accepteren van normen voor ’behoorlijk’ gedrag in de contacten van overheidsorganisaties met burgers.

    De WNo legt feitelijk alleen de bevoegdheden van de Nationale ombudsman vast met betrekking tot de uitvoering van zijn onderzoekstaak. In welke mate en op welke wijze de afgeleide functies worden ontwikkeld, hangt af van de taakopvatting van de Nationale ombudsman. Evenzo bepaalt het instituut zijn eigen onderzoeksbeleid, beslist de ombudsman welke toepassing hij geeft aan zijn wettelijke bevoegdheden (bijvoorbeeld tot het doen van onderzoek op eigen initiatief) en hoe hij zijn procesgang inricht.

    Naar buiten toe geeft de Nationale ombudsman vorm aan zijn primaire proces door middel van procedurele werkafspraken met de bestuursorganen binnen zijn competentie en met een veelheid aan andere klachtbehandelingsinstanties, zoals de Commissies voor de Verzoekschriften uit de Tweede en Eerste Kamer.

    Aan deze en andere activiteiten van de Nationale ombudsman die de uitvoering van zijn hoofdtaak conditioneren, wordt in hoofdstuk 3 van het RIO aandacht besteed. Daarbij komen ook de organisatorisch en procedureel gerichte activiteiten van de kant van het bestuursorgaan aan bod.

    In hoofdstuk 6 van ’Behoorlijk behandeld’ wordt een veelheid aan activiteiten beschreven die in het kader van de daar genoemde secundaire taakvervulling worden verricht. Zo is een belangrijke wettelijke taak van de Nationale ombudsman het jaarlijks uitbrengen van een openbaar verslag van zijn werkzaamheden. Openbaarheid en bekendheid zijn in het algemeen belangrijke voorwaarden voor een goed functioneren van de Nationale ombudsman. Deze legt dan ook betrekkelijk veel nadruk op een actief informatie- en voorlichtingsbeleid, zowel ten opzichte van het algemene publiek als ten opzichte van bepaalde doelgroepen, waaronder (categorieën) ambtenaren. Daarbij gaat het enerzijds om de bekendmaking van de Nationale ombudsman als voorziening (functie, bevoegdheden, werkwijze), anderzijds om het openbaar maken van wat het primaire proces aan effecten en inzichten heeft opgeleverd. Ook hierbij komen weer de verschillende aspecten van het ambt van de Nationale ombudsman om de hoek kijken: zo is met name de voorlichting aan ambtenaren sterk gericht op preventie van klachten en het uitdragen van gedragsnormen en opinies.

3. De actoren

Een uitgebreid overzicht van de (categorieën) actoren die een rol spelen op het terrein van de Nationale ombudsman, voorzien van de nodige toelichting, is te vinden in hoofdstuk 1 van het RIO. Hieronder passeren de meest belangrijke (categorieën) overheidsactoren de revue, waarbij wordt aangegeven of en in hoeverre van deze actoren handelingen zijn opgenomen in RIO en BSD.

  • a. Tweede Kamer en verdere actoren behorende tot de Staten-Generaal

    Wat betreft het beleidsterrein Nationale ombudsman treedt de Tweede Kamer op als mede-wetgever bij de totstandkoming en wijziging van de formele wetgeving in verband met de Nationale ombudsman. Voorts benoemt, schorst en ontslaat zij de ambtsdragers. Daarnaast behandelt zij het jaarverslag van de Nationale ombudsman, dat ook over institutionele aangelegenheden handelt. Specifiek voor het taakveld is dat de Staten-Generaal als controlerende instantie (naar aanleiding van het jaarverslag van de ombudsman of andere berichtgeving over zijn werk) betrokken bestuursorganen, i.c. ministers en staatssecretarissen, ter verantwoording roept of om opheldering vraagt, bijvoorbeeld over het niet opvolgen van een aanbeveling van de Nationale ombudsman.

    Belangrijke commissies in relatie tot de Nationale ombudsman zijn:

    • de vaste Commissie voor de Nationale ombudsman uit de Tweede Kamer, ingesteld in 1981; alsmede haar taakopvolger (sinds 1994) in deze:

    • de vaste Commissie voor Binnenlandse Zaken uit de Tweede Kamer;

    • de Commissie voor de Verzoekschriften uit de Tweede Kamer (en haar tegenhanger in de Eerste Kamer), alsmede andere tot de behandeling van (specifieke) klachten bevoegde commissies, zoals de Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

    De vaste commissies met betrekking tot de respectieve vakdepartementen spelen met name een rol waar het gaat om de gedachtewisseling met de vakministers inzake onderzoeken van de Nationale ombudsman op hun terrein.

    In het RIO wordt de rol van de tot de Staten-Generaal behorende actoren wel aangeduid, maar zijn van hen geen handelingen opgenomen. Aan de Staten-Generaal wordt namelijk in het kader van PIVOT een afzonderlijk onderzoek gewijd.

  • b. Nationale ombudsman

    Voor een schets van de rol van de Nationale ombudsman op het beleidsterrein en zijn activiteiten op het taakveld wordt mede verwezen naar de voorgaande paragraaf.

    Van de Nationale ombudsman (waaronder te begrijpen een substituut-ombudsman, dan wel een vervangend of waarnemend Nationale ombudsman) zijn alle handelingen op het beleidsterrein en het taakveld opgenomen, behalve de handelingen die alleen zijn ’huishouding’ betreffen (zie Toepassingsbereik).

  • c. Minister van Binnenlandse Zaken

    Deze is de verantwoordelijke minister op het beleidsterrein sinds 1964. De Minister (of Staatssecretaris) van Binnenlandse Zaken bereidt de wet- en regelgeving en het regeringsbeleid ten aanzien van de Nationale ombudsman voor en overlegt over deze en andere institutionele zaken betreffende de Nationale ombudsman met de Staten-Generaal. Nadat de Minister van BiZa reeds belast was geweest met de praktische invoering van het ombudsmaninstituut, is hij, sinds dit in 1982 met zijn werk begon, ook verantwoordelijk voor het beheer van de instelling (en de andere Hoge Colleges van Staat en overige instellingen opgenomen in hoofdstuk II van de rijksbegroting). In verband daarmee is Binnenlandse Zaken voor de Nationale ombudsman het aangewezen contactpunt bij het bestuur inzake aangelegenheden op het gebied van personeel, financiën, automatisering, etc. Ook de praktische regeling van de uitbreiding van de bevoegdheid van de Nationale ombudsman tot andere overheden wordt door Binnenlandse Zaken gecoördineerd.

    De handelingen van de Minister van Binnenlandse Zaken op het beleidsterrein zijn in RIO en BSD opgenomen, wederom met uitzondering van de handelingen die exclusief betrekking hebben op het beheer van de instelling.

  • d. Bestuursorgaan als bedoeld in art. 1, sinds 1993 art. 1a van de WNo

    De WNo geeft aan ten aanzien van welke overheidsorganen de Nationale ombudsman competent is, (sinds de inwerkingtreding van de Awb) onder bepaling dat deze competentie alleen bestuursorganen geldt. Bij wet zijn aangewezen:

    • de ministers;

    • de bestuursorganen die onder de verantwoordelijkheid van de ministers werkzaam zijn;

    • de Commissarissen van de Koningin en de burgemeesters, voorzover het gaat om de hun bij wettelijk voorschrift opgedragen politietaken.

    In de periode 1993‐1997 zijn op basis van art. 1 (of art. 1a) van de WNo verschillende amvb’s tot stand gebracht, ingevolge waarvan de competentie van de Nationale ombudsman is uitgebreid met:

    • de bestuursorganen van de waterschappen, met inbegrip van de (hoog)heemraadschappen, polderdistricten, dijkschappen, wegschappen en zuiveringschappen;

    • de bestuursorganen van de gemeenten en de provincies voorzover het betreft de uitoefening van de taken die zijn opgedragen aan de voor hen werkzame buitengewoon opsporingsambtenaren;

    • de bestuursorganen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie;

    • de adviescolleges, bedoeld in de Kaderwet adviescolleges (niet zijnde adviescolleges als bedoeld in art. 3 van die wet);

    • de zelfstandige bestuursorganen (zbo’s) van de centrale overheid.

    Insgelijks aangewezen bij amvb, maar voor een bepaalde proefperiode (vanaf 1 juli 1996 tot 1 januari 1998), zijn de provincies en een zevental gemeenten, te weten Apeldoorn, Enschede, Katwijk, Oegstgeest, Roermond, Voorschoten en Weert.

  • e. Een ieder, als bedoeld in art. 12 van de WNo (de verzoeker)

    Een ieder mag de Nationale ombudsman schriftelijk verzoeken een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk of rechtspersoon heeft gedragen. De actor wordt veelal voorgesteld als ’de burger’ maar dat is niet geheel raak. In hoofdstuk 4 van het RIO wordt op de extensie van de term ’een ieder’ nader ingegaan. Hoewel de actor verzoeker in beginsel ook een orgaan van de Nederlandse overheid zou kunnen zijn, zijn in het BSD (en het RIO) geen handelingen van een ieder als verzoeker in de zin van de WNo opgenomen. Er is van uitgegaan dat de actor ’een ieder’ in het algemeen tot de private sector behoort en niet onder de Nederlandse archiefwetgeving valt.

  • f. Overige ministers

    De Ministers van Algemene Zaken en Justitie zijn in de jaren 1960 ‐ 1970 betrokken geweest bij de agendavorming inzake het ’ombudsmanvraagstuk’. De laatste heeft bovendien (inhoudelijk, niet slechts wetgevingstechnisch) meegewerkt aan de totstandkoming van de WNo en deelgenomen aan interdepartementaal overleg inzake de uitbreiding van de bevoegdheid van de Nationale ombudsman in de jaren 1980 -1990. De desbetreffende handelingen op het beleidsterrein zijn opgenomen in het RIO en het BSD.

  • g. Actor als bedoeld in art. 2, tweede lid, van de WNo (CANO)

    De Commissie van aanbeveling Nationale ombudsman (een informele benaming, afgekort CANO) is een bijzondere commissie, bestaande uit de vice-president van de Raad van State en de presidenten van de Hoge Raad en de Algemene Rekenkamer. Dit drietal stelt een aanbeveling op voor de benoeming van de Nationale ombudsman. Deze handeling is opgenomen in het RIO en het BSD.

4. De selectie

  • a. Selectiedoelstelling

    Het BSD is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT, zoals die door de Minister van WVC bij de behandeling van het ontwerp van de Aw 1995 in de Tweede Kamer op 13 april 1994 is verwoord. De selectiedoelstelling luidt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid.

    Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD als ’het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.

    De selectiedoelstelling is geoperationaliseerd voor het terrein van de Nationale ombudsman. Dat wil zeggen dat de geformuleerde handelingen van de betrokken overheidsactoren zijn gewaardeerd op de bijdrage die zij leveren aan de verwezenlijking van de selectiedoelstelling. De selectie betrof derhalve de vraag voor welke handelingen geldt dat het noodzakelijk is om de administratieve neerslag daarvan te bewaren voor een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen op het beleidsterrein Nationale ombudsman en op het taakveld van de Nationale ombudsman.

  • b. Selectiecriteria

    Uitgaande van de selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1993 een lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht, gelet op de uit de contextbeschrijving naar voren gekomen hoofdlijnen van het overheidshandelen.

    De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met ’B’ (blijvend te bewaren), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het ARA. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt dus in principe niet overgebracht. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan ’V’ (op termijn te vernietigen), onder vermelding van de termijn waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

    De gehanteerde algemene bewaarcriteria betreffen:

    • 1°. handelingen betreffende de beleidsvoorbereiding, -bepaling en -evaluatie;

    • 2°. handelingen gericht op externe verantwoording of verslaglegging;

    • 3°. handelingen gericht op het adviseren over de hoofdlijnen van het beleid;

    • 4°. handelingen gericht op het stellen van regels direct gerelateerd aan de hoofdlijnen van het beleid;

    • 5°. handelingen gericht op de (her)inrichting van de organisatie, belast met de primaire bedrijfsprocessen;

    • 6°. uitvoerende handelingen die onmisbaar zijn voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen;

    • 7°. uitvoerende handelingen die het algemeen democratisch functioneren mogelijk maken;

    • 8°. uitvoerende handelingen die onttrokken zijn aan democratische controle;

    • 9°. uitvoerende handelingen die direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor Nederland bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.

    De criteria zijn ontwikkeld door de selectiedoelstelling te koppelen aan het uit de bestuurskunde afkomstige model van de beleidscyclus als voorstelling van feitelijk overheidshandelen. De toepassing van het model bij de selectie van overheidsarchief is uiteengezet in de brochure ’Handelend optreden’ (RAD/PIVOT, ’s-Gravenhage 1993).

    Naast algemene criteria kunnen ‐ eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling ‐ in een BSD specifieke criteria worden geformuleerd voor handelingen die met behulp van de algemene criteria niet kunnen worden gewaardeerd. Daar de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in dit BSD de mogelijkheid om specifieke selectiecriteria te formuleren niet benut (men zie in dit verband het verslag van het met de Nationale ombudsman gevoerde driehoeksoverleg).

  • c. Toepassing van de selectiecriteria

    De operationalisering van de selectiecriteria is geschied aan de hand van de contextbeschrijving die het RIO bevat. Uit de contextbeschrijving komen aard en strekking van een handeling naar voren in relatie tot de taak en de hoofdlijnen van het handelen van de desbetreffende actor. Op grond van dat inzicht krijgt elke handeling tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling een zekere betekenis. De waardering van de handeling bestaat dan uit het systematisch nagaan of deze voldoet aan één van de selectiecriteria.

    Een handeling kan in beginsel op grond van verschillende criteria voor bewaring in aanmerking komen. De uiteindelijke bewaarbeslissing wordt evenwel gemotiveerd op grond van het meest toepasselijk bevonden criterium.

    Een afzonderlijke staat, te vinden aan het einde van dit onderdeel van de toelichting, geeft voor iedere actor per criterium een overzicht van de nummers van de handelingen die met een B zijn gewaardeerd, alsmede een opsomming van de resterende handelingen, die met een V zijn gewaardeerd. Omgekeerd is in de handelingenlijst per handeling aangegeven welk criterium is toegepast.

    Zoals reeds gezegd, zijn in het voorliggende document de waarderingen van de handelingen van andere actoren dan de Nationale ombudsman slechts voorlopig toegekend. Dit komt zowel in de genoemde staat als in de handelingenlijst duidelijk tot uitdrukking. In onderstaande uiteenzetting, waar het gaat om het verschaffen van inzicht in de inhoudelijke aspecten van de waardering, wordt aan dat formele onderscheid evenwel niet gerefereerd.

    Daar de handelingen onder 8 en 9 op geen enkele handeling van toepassing zijn gebleken, zullen deze in het navolgende geheel buiten beschouwing blijven.

    • ad 1°. Handelingen betreffende de beleidsvoorbereiding, -bepaling en -evaluatie

      Op het taakveld van de ombudsman is het criterium benut ten aanzien van de handelingen van de Nationale ombudsman waarbij deze zijn eigen beleid formuleert, ten eerste het beleid met betrekking tot zijn taakvervulling in het algemeen (zie RIO 3.2) en vervolgens dat ten aanzien van enerzijds zijn onderzoekstaak en anderzijds zijn ’secundaire taakvervulling’ (zie RIO 3.3).

      Wat het beleidsterrein Nationale ombudsman aangaat, is het criterium van belang voor de handelingen van de Ministers van Binnenlandse Zaken, Justitie en Algemene Zaken met betrekking tot het proces van beleidsontwikkeling en wetgeving vanaf 1964 dat heeft geleid tot de instelling van de Nationale ombudsman (zie RIO 2.2).

      In het verlengde daarvan voldoen aan criterium 1 ook de beleidsmatige handelingen vanaf 1982 van de Minister van Binnenlandse Zaken (en van de Minister van Justitie) betreffende de verdere ontwikkeling van ambt en instituut, inclusief de formele wetgeving (zie RIO 2.4).

    • ad 2°. Handelingen gericht op externe verantwoording of verslaglegging

      Op het taakveld geldt criterium 2 de verslaggeving van de Nationale ombudsman aan de Staten-Generaal over (de uitkomsten van) zijn werk (zie RIO 6.5). Voorts voldoen aan het criterium de wetenschappelijke en vakinhoudelijke bijdragen die de Nationale ombudsman naar aanleiding van zijn werk op zijn gebied levert (zie RIO 6.4). Ook geldt het criterium de behandeling door de Nationale ombudsman van klachten van burgers over het ombudsmaninstituut en het afleggen door de Nationale ombudsman van verantwoording aan de rechter als een klacht mocht uitmonden in een juridisch geschil (zie RIO 6.2).

      Evenzo geldt criterium 2 de informatievoorziening door de actor bestuursorgaan (hier beperkt tot een minister of staatssecretaris) aan de Staten-Generaal inzake Nationale-ombudsmanaangelegenheden (zie RIO 6.5).

      Op het beleidsterrein Nationale ombudsman geldt bewaarcriterium 2 de verantwoording die de ombudsman ter zake van zijn algehele ambtsuitoefening aflegt ten overstaan van de hem regarderende commissie uit de Tweede Kamer (zie RIO 2.3).

      Analoog geldt criterium 2 op het beleidsterrein de informatievoorziening aan de Staten-Generaal door de Minister van Binnenlandse Zaken als verantwoordelijk bewindspersoon voor het ombudsmaninstituut (zie RIO 2.4).

    • ad 3°. Handelingen gericht op het adviseren over de hoofdlijnen van het beleid

      Dit derde criterium geldt de voorkomende adviserende handelingen die door de Nationale ombudsman worden verricht in het kader van de onder criterium 1 vallende handelingen (zie RIO 2.4).

    • ad 4°. Handelingen gericht op het stellen van regels direct gerelateerd aan de hoofdlijnen van het beleid

      Bewaarcriterium 4 doelt op nadere (al dan niet formele) regelgeving.

      Op het taakveld van de Nationale ombudsman voldoen aan het criterium de handelingen waarbij de ombudsman zijn (interne) beleidsregels en uitvoeringsvoorschriften formuleert en zo zijn primaire proces en verdere taakvervulling reguleert en normeert (zie RIO 3.3). Wat betreft dit laatste moet wel worden bedacht dat normering en regulering van het primaire proces vooral gestalte vinden vanuit de onderzoekspraktijk (zie criterium 6).

      Op het beleidsterrein is het criterium van belang voor de handelingen van de Minister van Binnenlandse Zaken die zijn gericht op de totstandkoming van nadere regelgeving binnen het kader van de WNo, zoals de regeling van de successieve competentie-uitbreidingen van de ombudsman (zie RIO 2.4).

    • ad 5°. Handelingen gericht op de (her)inrichting van de organisatie, belast met de primaire bedrijfsprocessen

      Binnen het taakveld voldoet aan criterium 5 het handelen van de Nationale ombudsman waarmee deze de hem ondersteunende organisatie (het BNo) inricht en de taakverdeling tussen de ambtsdragers regelt (zie RIO 3.2).

      Op het beleidsterrein is het criterium van belang voor de handelingen van de Minister van Binnenlandse Zaken met betrekking tot de praktische invoering van het ombudsmaninstituut in de jaren tot 1982 (zie RIO 2.2).

    • ad 6°. Uitvoerende handelingen die onmisbaar zijn voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen

      Dit criterium betreft uitvoerende handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop de verdere uitvoering van een taak plaatsvindt.

      Wat het taakveld van de Nationale ombudsman betreft, geldt het criterium ten eerste de handelingen van de Nationale ombudsman waarmee deze de operationele kaders voor zijn taakvervulling vastlegt. Voorbeelden daarvan zijn het ontwikkelen van specifieke systemen ten behoeve van de uitvoering van onderzoeken en het maken van werkafspraken met bestuursorganen en klachtbehandelingsinstanties. Ook geldt het criterium uitvoerende handelingen van de Nationale ombudsman in verband met de operationalisering van zijn taak die indirect sterk doorwerken in de praktijk van de (verdere) taakuitvoering, zoals het uitvoeren van een landelijke voorlichtingscampagne over het instituut. Men zie voor een en ander RIO 3.4.

      Op het taakveld voldoen voorts aan criterium 6 bepaalde uitvoerende handelingen van de ombudsman die in vervolg op of naar aanleiding van diens primaire proces plaatsvinden (de ’secundaire taakvervulling’: zie RIO hoofdstuk 6). In dat verband is het belang van het criterium evident ten aanzien van het voorkomende algemeen overleg tussen de ombudsman en een bestuursorgaan over de uitkomsten van zijn werk (zie RIO 6.3).

      Ook waar ’secundaire’ activiteiten van de Nationale ombudsman blijkens de contextbeschrijving indirect een sterk terugkoppelingseffect op de eigen praktijk hebben, is criterium 6 relevant. Dat geldt het onderhouden van binnen- en buitenlandse vakinhoudelijke en wetenschappelijke contacten (zie RIO 6.4), alsmede sommige handelingen op het vlak van de publiciteit (zie RIO 6.2).

      Binnen het taakveld is criterium 6 ook voor de actor bestuursorgaan van belang, namelijk voorzover het bestuursorgaan handelingen verricht die tegenhangers zijn van (of gerelateerd zijn aan) handelingen van de Nationale ombudsman die aan criterium 6 voldoen. Belangrijke voorbeelden zijn het maken van werkafspraken met de Nationale ombudsman en het voeren van algemeen overleg met de ombudsman over de uitkomsten van diens werk (zie boven).

      Wat het beleidsterrein Nationale ombudsman betreft, is ‐ gelet op de eenhoofdigheid van het ambt in relatie tot de vereiste onafhankelijkheid bij de taakvervulling ‐ criterium 6 tevens relevant met betrekking tot het handelen van het instituut in verband met benoeming, schorsing en ontslag van een ambtsdrager (zie RIO 2.3), alsmede op de handelingen van de ambtsdragers betreffende aanvaarding en uitoefening van (bepaalde) nevenfuncties.

      Op het beleidsterrein is het criterium ook van belang voor enkele handelingen van andere actoren. Deze zijn de advisering door de Commissie van aanbeveling Nationale ombudsman inzake de benoeming van een ambtsdrager en de behandeling door de Minister van Binnenlandse Zaken van een verzoek van een bestuursorgaan om tot de competentie van de Nationale ombudsman te behoren.

      Volgens PIVOT is criterium 6 ook van toepassing op precedenten of producten die normatief zijn voor de (verdere) wijze van uitvoering van een hoofdlijn van het overheidshandelen. In die zin is het criterium op het taakveld in beginsel relevant voor alle ’onderzoekshandelingen’ van de ombudsman (handelingen 74 t/m 120), namelijk voorzover deze zaakdossiers opleveren die een zekere betekenis hebben (gehad) voor zijn jurisprudentie of anderszins het ombudsmaninstituut tot ’voorbeeld’ hebben gestrekt bij de verdere taakuitvoering. Daar criterium 6 in deze zin geen betrekking heeft op handelingen maar op dossiers, is de operationalisering daarvan geschied door het invoeren van criteria om bepaalde dossiers van met ’V’ gewaardeerde handelingen van vernietiging te kunnen uitzonderen (zie onder).

    • ad 7°. Uitvoerende handelingen die het algemeen democratisch functioneren mogelijk maken

      De Nationale ombudsman is (evenals het parlement of bijvoorbeeld de Raad van State) een instituut dat door zijn werk als zodanig het algemeen democratisch functioneren mogelijk maakt.

      De hoofdlijn van de taak van de Nationale ombudsman is het doen van onderzoek (op verzoek of eigener beweging) en het rapporteren daarover, al dan niet vergezeld van een aanbeveling. Het is in die hoedanigheid dat inderdaad van de Nationale ombudsman mag worden gezegd dat hij het democratisch functioneren (mede) mogelijk maakt. Daarvan uitgaande is geconcludeerd dat de neerslag van het primaire proces van de Nationale ombudsman voor bewaring in aanmerking komt in het geval van die ’onderzoekshandelingen’ waarbij een onderzoek is uitgevoerd dat tot een rapport heeft geleid (handelingen 116 t/m 120). Conform deze selectiebeslissing kan ’een ieder’ dus (tot in lengte van dagen) nagaan hoe de Nationale ombudsman in een aan hem voorgelegde zaak tot een beoordeling van een overheidsgedraging is gekomen.

      Dat wil evenwel niet zeggen dat alle onderzoeksdossiers van de ombudsman zullen worden bewaard. Alle ’onderzoekshandelingen’ die betrekking hebben op zaken die zijn blijven steken tijdens de toetsing van een verzoekschrift (handelingen 75 t/m 105), of die in onderzoek genomen zaken betreffen die tussentijds, dus zonder rapport, worden afgedaan (handelingen 107 t/m 115), zijn namelijk in beginsel met een ’V’ gewaardeerd. Immers, in de desbetreffende gevallen wordt de hoofdlijn van de wettelijke taak van de Nationale ombudsman niet (ten einde toe) gevolgd. In de bedoelde gevallen voert de ombudsman uiteraard wel zijn taak uit; de beperkte taakuitvoering waartoe hij, binnen de kaders van de WNo, in deze zaken overgaat, kan in redelijkheid evenwel niet in direct verband worden gebracht met het functioneren van de democratie.

      Daar op de bedoelde categorie ’onderzoekshandelingen’ in het algemeen gesproken geen ander genoemd bewaarcriterium van toepassing is, komt de neerslag van de genoemde handelingen derhalve voor vernietiging in aanmerking, behalve in die gevallen waar op een bepaald dossier een uitzonderingscriterium (zie verder) van toepassing blijkt te zijn.

      Voorts is criterium 7 relevant voor het handelen van het bestuursorgaan, waarbij deze actor zijn wettelijk verplichte medewerking verleent aan een onderzoek van de ombudsman (zie RIO 5.6). Zonder die medewerking kan het ombudsmaninstituut zijn bijdrage aan het democratisch functioneren immers niet waarmaken.

      Wat de ’medewerkingshandelingen’ betreft (handelingen 121 en 122) is ook weer onderscheid gemaakt tussen te bewaren en te vernietigen neerslag. Bij de waardering valt het gezichtspunt van het orgaan in relatie tot het onderzoek tot uitgangspunt van de selectie te nemen. De vraag of een onderzoek van de ombudsman al dan niet tot een rapport heeft geleid, is voor de waardering van de medewerking aan dat onderzoek door het betrokken bestuursorgaan immers niet per se relevant. De waardering van de ’medewerkingshandelingen’ betreft dan ook simpel gezegd de vraag of een Nationale-ombudsmanzaak voor de actor bestuursorgaan van speciaal belang is geweest of niet. Op grond daarvan voldoet aan criterium 7 de medewerking in zaken die in enig opzicht voor het betrokken bestuursorgaan een beleidsaangelegenheid zijn geweest (handeling 121). De neerslag van de medewerking in routinezaken (handeling 122) komt niet voor bewaring in aanmerking.

  • d. Uitzonderingscriteria

    De grondslag voor het invoeren in een selectielijst van criteria voor het uitzonderen van vernietiging van bepaalde archiefbescheiden is gelegen in art. 5, onder e, van het Ab 1995. In dit BSD zijn drie uitzonderingscriteria ingevoerd om bewaarcriterium 6 te kunnen operationaliseren voor zover dit ziet op precedenten en producten die normatief zijn voor de (verdere) wijze van uitvoering van het primaire proces van de Nationale ombudsman. De criteria zijn alleen van toepassing op ’onderzoekshandelingen’ van de Nationale ombudsman. Binnen dat kader hebben de uitzonderingscriteria uiteraard alleen betrekking op ’onderzoekshandelingen’ die dossiers opleveren die in beginsel met een ’V’ zijn gewaardeerd. De criteria zijn in concreto van toepassing op de handelingen 75 t/m 105 en 107 t/m 115. Deze betreffen de in beginsel vernietigbaar gestelde dossiers van de onderzoeken van de ombudsman die niet met een rapport zijn afgedaan.

    Te bewaren is het dossier van een zonder rapport afgehandelde zaak indien dit aan ten minste één van de volgende criteria voldoet:

    • 1°. Het dossier bevat een uitspraak van de Nationale ombudsman die is of zal worden opgenomen in het in 1994 ingevoerde jurisprudentiesysteem van het BNo;

    • 2°. Het dossier bevat een uitspraak die voor opname in dat systeem in aanmerking was gekomen, als dat toen reeds (volledig) ingevoerd zou zijn geweest;

    • 3°. Het dossier bevat anderszins een product met precedentwerking of normatieve betekenis voor de verdere taakvervulling.

    Ad het criterium onder 1°

    Aan het geautomatiseerde jurisprudentiesysteem van de Nationale ombudsman wordt speciale aandacht besteed in paragraaf 3.4.2 van het RIO (zie ook de handelingen 56 en 57). Wat betreft de criteria voor opname in het systeem heeft de ombudsman aansluiting gezocht bij de normen die de redactie van het tijdschrift Nederlandse Jurisprudentie hanteert. Deze betreffen naast het juridisch belang van de casus onder meer de actualiteitswaarde en het belang voor de rechtsvorming en de invulling van open rechtsnormen.

    Alle ’onderzoekshandelingen’ van de Nationale ombudsman vallen binnen het bereik van het jurisprudentiesysteem. Het systeem is cumulatief van opzet; het is niet de bedoeling dat het periodiek wordt geschoond. Overigens kan uit een onderzoeksdossier zelf worden opgemaakt of de desbetreffende zaak ooit in het systeem opgenomen is geweest.

    Ad het criterium onder 2°

    Het gaat hierbij om het van vernietiging uitzonderen van dossiers van belang voor de jurisprudentie die reeds waren gesloten voordat het jurisprudentiesysteem (volledig) was ingevoerd. Als meest geëigende bron voor de opsporing van bedoelde zaken zijn aan te merken de jaarverslagen van de Nationale ombudsman uit 1981/82-1993. Als leidraad bij de selectie van de desbetreffende ’oude’ dossiers gelden de reeds aangegeven normen voor opname in het jurisprudentiesysteem.

    Ad het criterium onder 3°

    Dit uitzonderingscriterium biedt een uitweg voor mogelijk voorkomende gevallen waarin (het normenstelsel voor opname in) het jurisprudentiesysteem van het BNo bewaarcriterium 6 in de praktijk niet geheel ’afdekt’. Met name dient dit criterium ertoe om te verzekeren dat van de handelingen 75 t/m 105 en 107 t/m 115 de dossiers bewaard blijven die zijn aan te merken als voorbeeld om zaken met een bepaald aspect (voortaan) af te doen volgens de grondslag of op de wijze die de handeling aangeeft.

5. Gebruiksaanwijzingen voor de lijst

  • a. Opzet en indeling

    In de lijst zijn alle handelingen opgenomen die zijn geformuleerd in het begeleidende RIO. De handelingen zijn ingedeeld naar actor (men zie de inhoudsopgave). De lijst is gesplitst in een deel dat de handelingen van de Nationale ombudsman betreft en een deel dat betrekking heeft op de handelingen van de overige actoren. De handelingen van de ombudsman zijn gewaardeerd en de desbetreffende selectiebeslissingen zijn onderwerp geweest van archiefwettelijk driehoeksoverleg. De handelingen van de overige actoren zijn voorlopig gewaardeerd.

    Voor wat betreft de context van de handelingen alsmede voor specifieke nadere informatie omtrent de actoren wordt uitdrukkelijk naar het RIO verwezen. De schets van het terrein en het actorenoverzicht in de toelichting van het voorliggende BSD dienen slechts ter oriëntatie.

  • b. Leeswijzer bij de handelingen

    Handelingnummer

    De handelingen zijn genummerd overeenkomstig de volgordelijke nummering in het RIO, zodat eenduidigheid is gewaarborgd en het naast elkaar gebruiken van RIO en BSD wordt vergemakkelijkt.

    Handeling

    Een handeling is een complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft bijvoorbeeld de handeling van de actor Nationale ombudsman niet alleen het rapporteren maar ook de daaraan voorafgaande activiteiten, (in het geval van een klachtonderzoek) vanaf het in behandeling nemen van het desbetreffende verzoekschrift tot en met de beoordeling van de daarin ter discussie gestelde gedraging. De neerslag van de handeling omvat derhalve niet alleen het rapport zelf, maar (ten minste) het complete dossier van de desbetreffende zaak.

    Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer is uitgevoerd. Dit maakt gelet op de structurele functie van een BSD evenwel niets uit. Het is immers altijd mogelijk dat een ’lege’ handeling in de toekomst wel zal plaatsvinden.

    Periode

    Deze rubriek betreft in beginsel het tijdvak waarbinnen de handeling (ongeacht de frequentie) is of kan zijn uitgevoerd, gelet op de wettelijke grondslag daarvoor of gezien de gebruikte bronnen. Bij slechts eenmaal uitgevoerde handelingen kan in voorkomende gevallen (bijvoorbeeld ’Het invoeren van de Nationale ombudsman’) uit de periode-aanduiding de duur van de handeling worden afgeleid. Sluit een periode-aanduiding af met ’heden’ dan wordt de handeling in het desbetreffende jaar nog verricht of is zij nog mogelijk.

    Grondslag

    De grondslag betreft de formele wettelijke basis, ingevolge waarvan een handeling binnen een bepaalde periode wordt of kan worden verricht. De rubriek is alleen gebruikt voor handelingen die direct zijn terug te voeren op de WNo. Met name bij de handelingen betreffende het primaire proces van de Nationale ombudsman is de grondslag van de handeling als afdoeningsgrond van een zaak veelal tevens het onderscheidende kenmerk ten opzichte van soortgelijke handelingen. Als een handeling in het kader van de WNo geen (specifieke) wettelijke grondslag kent, is summier tussen [ ] aangegeven hoe deze binnen het kader van taken en bevoegdheden wordt verantwoord.

    Product

    Deze rubriek betreft het gangbare administratieve eindproduct van de handeling en dus niet de totale neerslag daarvan (zie Handeling). De rubriek is in de regel alleen toegepast als het product niet uit de formulering van de handeling blijkt. Doorgaans wordt een product omschreven in algemene termen. Als belangrijk voorbeeld kan bij een algemeen geformuleerde handeling een concreet document worden genoemd, zoals een bepaalde beleidsnota of wet.

    Bron

    Indien van toepassing is aangegeven welke (soorten) bronnen in plaats van of in aanvulling op de WNo (zie Grondslag) van speciaal nut zijn geweest bij het opsporen of formuleren van de handeling of van de verdere informatie in het handelingblok. Voor het BSD zijn geen andere bronnen of literatuur benut dan zijn vermeld in het gespecificeerde overzicht in het RIO.

    Opmerking

    Zo nodig is een korte toelichting gegeven ten behoeve van een beter begrip van de handeling zelf, of wordt een aanvulling verstrekt op de informatie in een andere rubriek. De rubriek is in de regel niet gebruikt voor een inhoudelijke toelichting op de handelingen. Hiervoor wordt verwezen naar het bijbehorende rapport ’Behoorlijk behandeld’.

    Waardering

    De afkorting ’B’ staat voor ’bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het ARA van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling, in overeenstemming met de geldende archiefwettelijke bepalingen en conform de normen voor de goede en geordende staat van de RAD/PIVOT. Zie voor deze normen de brochure ’Om de kwaliteit van het behoud: normen goede en geordende staat’, RAD/PIVOT, Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, ’s-Gravenhage 1993. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.

    De afkorting ’V’ staat voor ’vernietigen (op termijn)’ oftewel ’niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier) dat de neerslag van de handeling bevat, is afgesloten, voordat tot vernietiging van dat bestanddeel wordt overgegaan.

    Wanneer op de neerslag van een ’V-handeling’ de uitzonderingscriteria van toepassing zijn, staat dit met zoveel woorden bij de desbetreffende handeling vermeld. Een uitzonderingscriterium is dus niet relevant ten aanzien van de neerslag van handelingen waarbij die vermelding ontbreekt.

II. Basisselectiedocument Nationale ombudsman 1982-1997

A. overzicht toepassing selectiecriteria

  • 1. Gewaardeerde handelingen

    Actor: Nationale ombudsman B Handelingnummers

    1 44, 48, 50

    2 18, 19, 20; 132, 133; 142, 143, 144; 149, 150, 151

    3 31, 34, 36, 37, 43

    4 45, 49, 51

    5 46, 47

    6 12, 13, 14, 15, 16, 17; 26, 27, 28; 54, 55, 56, 57; 61; 65, 66, 69; 106; 128, 129; 134; 145, 146, 147, 148;

    mits uitzonderingscriterium van toepassing: 75 t/m 105 en 107 t/m 115

    7 116, 117, 118, 119, 120

    V Handelingnummers

    22, 23, 24, 25; 52, 53; 58, 59, 60, 62, 63; 70, 71, 72, 73; 74; 123, 124, 125, 126, 127; 130, 131; 137, 138, 139, 140, 141;

    tenzij uitzonderingscriterium van toepassing: 75 t/m 105 en 107 t/m 115

  • 2. Voorlopig gewaardeerde handelingen

    Actor Minister van Binnenlandse Zaken B Handelingnummers

    1 1, 4, 7; 29, 35, 38, 42

    2 21

    4 40, 41

    5 9, 10

    6 39

    V Handelingnummers

    6; 32, 33

    Actor Bestuursorgaan als bedoeld in art. 1a van de WNo B Handelingnummers

    2 152, 153

    6 67, 68; 139

    7 121

    V Handelingnummers

    64; 122; 136

    Actor Minister van Justitie B Handelingnummers

    1 2, 5, 8; 30

    Actor Minister van Algemene Zaken B Handelingnummers

    1 3

    Actor Commissie als bedoeld in art. 2, tweede lid, tweede volzin van de WNo B Handelingnummers

    6 11

B. Lijst van gewaardeerde handelingen (actor Nationale ombudsman)

  • 1. Institutionele aangelegenheden

    • a. Ambtsbekleding en algemeen functioneren

      Handelingnummer: 12

      Handeling: Het (opnieuw) treden in het ambt, alsmede het afleggen van de eed of verklaring en belofte als bedoeld onder a en de eed of belofte als bedoeld onder b van art. 8 van de WNo.

      Periode: 1981 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 8.

      Opmerking: De ambtsdrager in kwestie kan ook een So zijn.

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 13

      Handeling: Het opstellen van een verzoek om (her)benoeming door de Tweede Kamer van een of meer substituut-ombudsmannen en het opmaken van een aanbeveling ter zake.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo 1981 art. 9, eerste en tweede lid; 1989 art. 9, eerste lid.

      Opmerking: Een aanbeveling wordt niet opgemaakt als de Kamer (na overleg met de Nationale ombudsman) herbenoeming voornemens is.

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 14

      Handeling: Het opmaken van een voordracht voor de Tweede Kamer, strekkende tot verlenging van de ambtstermijn van een substituut-ombudsman voor de duur van ten hoogste zes maanden.

      Periode: 1989 ‐ heden.

      Grondslag: WNo 1989 art. 9, tweede lid.

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 15

      Handeling: Het verzoeken om ontslag of anderszins voorbereiden van uittreding uit het ambt.

      Periode: 1981 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 3.

      Opmerking: De ambtsdrager in kwestie kan ook een So zijn. Onder de handeling zijn ook te begrijpen activiteiten in verband met ontslag, zoals bijdragen aan een regeling van de gevolgen.

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 16

      Handeling: Het aanvaarden en neerleggen van een functie als vervangend Nationale ombudsman, als tijdelijke voorziening vanwege de Tweede Kamer.

      Periode: 1989 ‐ heden.

      Grondslag: WNo 1989 art. 10, tweede lid.

      Opmerking: De ambtsdrager in kwestie is een vervangend Nationale ombudsman; deze kan in het geval van deze handeling geen So zijn.

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 17

      Handeling: Het aanvaarden en neerleggen van een functie als waarnemend Nationale ombudsman, als tijdelijke voorziening vanwege de Tweede Kamer.

      Periode: 1989 ‐ heden.

      Grondslag: WNo 1989 art. 10, vierde lid.

      Opmerking: De ambtsdrager in kwestie is een waarnemend Nationale ombudsman. De waarnemer zal in de regel een So zijn. De handeling betreft tevens het afwikkelen van de gevolgen van het defungeren van de Nationale ombudsman (bijvoorbeeld bij overlijden).

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 18

      Handeling: Het door middel van overleg of (nadere) correspondentie met de vaste kamercommissie die de Nationale ombudsman (mede) tot haar terrein heeft onder de aandacht brengen van een aangelegenheid of standpunt betreffende het functioneren van het instituut of de ambtsuitoefening.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: + Archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft algemeen overleg en briefwisseling met de vaste Commissie voor de Nationale ombudsman, sinds 1994 met de vaste Commissie voor Binnenlandse Zaken.

      Waardering: B 2.

      Handelingnummer: 19

      Handeling: Het voeren van verweer voor de vaste kamercommissie die de Nationale ombudsman (mede) tot haar terrein heeft naar aanleiding van een vermoeden voor het bestaan van feiten of omstandigheden die tot verwijdering uit het ambt zouden kunnen leiden.

      Periode: 1981 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 4, tweede lid.

      Opmerking: De Tweede Kamer kan de ombudsman vervolgens op non-activiteit stellen.

      Waardering: B 2.

      Handelingnummer: 20

      Handeling: Het desgevraagd (nader) informeren van (een lid van) een Kamer van de Staten-Generaal over een aangelegenheid met betrekking tot het functioneren van het instituut.

      Periode: c 1983.

      Bron: Kamerstukken.

      Opmerking: Deze praktijk (feitelijk in strijd met het reglement van de Tweede Kamer), heeft in het begin van het instituut incidenteel plaatsgevonden naar aanleiding van de plenaire behandeling van het jaarverslag van de Nationale ombudsman (zie hoofdstuk 6 van het RIO).

      Waardering: B 2.

      Handelingnummer: 22

      Handeling: Het deelnemen aan een evenement van representatieve aard.

      Periode1982 ‐ heden.

      Bron: No-actueel 1993 e.v.; vraaggesprekken BNo.

      Waardering: V; termijn: 1 jaar.

      Handelingnummer: 23

      Handeling: Het organiseren en houden van een evenement van representatieve aard betreffende ambt of instituut.

      Periode: 1987 ‐ heden.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Bijvoorbeeld lustrumviering. Vakinhoudelijke activiteiten zijn niet inbegrepen (zie handeling 143); de hier bedoelde neerslag betreft alleen de organisatorische activiteiten.

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 24

      Handeling: Het ontplooien van een representatieve activiteit, anders dan in de vorm van een evenement.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 25

      Handeling: Het afdoen van een verzoek, aanbod of mededeling bestemd voor de ambtsdrager doch niet gerelateerd aan de functie van het ambt of de taakvervulling.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft bijvoorbeeld adhesiebetuigingen en verzoeken om (ideële of morele) steun of participatie aan een maatschappelijke actie. Voor aanbieding van een nevenfunctie, zie onder.

      Waardering: V; termijn: 1 jaar.

      Handelingnummer: 26

      Handeling: Het uitoefenen van een nevenfunctie waarvoor bekleding van het ambt van (substituut-)ombudsman een voldoende en noodzakelijke voorwaarde is.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Jaarverslagen No.

      Opmerking: Een dergelijke ’q.q.-functie’ is tot op heden niet aan de orde.

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 27

      Handeling: Het al dan niet aanvaarden en uitoefenen van een nevenfunctie waarvoor bekleding van het ambt van (substituut-)ombudsman een noodzakelijke voorwaarde is.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Jaarverslagen No.

      Opmerking: Dergelijke nevenfuncties worden alleen in internationaal verband uitgeoefend (zie hoofdstuk 6 van het RIO).

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 28

      Handeling: Het al dan niet aanvaarden van een nevenfunctie waarvoor bekleding van het ambt van (substituut-) ombudsman geen noodzakelijke voorwaarde is.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Jaarverslagen No.

      Opmerking: Uitoefening van een dergelijke nevenfunctie (bijvoorbeeld bestuurslid van een maatschappelijke organisatie) valt buiten het bestek van dit rapport.

      Waardering: B 6.

    • b. Institutionele ontwikkeling

      Handelingnummer: 31

      Handeling: Het adviseren aan de Minister van Binnenlandse Zaken omtrent een voorgenomen wijziging van de WNo.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: B 3.

      Handelingnummer: 34

      Handeling: Het becommentariëren van voorgenomen wet- en regelgeving met betrekking tot de Nationale ombudsman, anders dan de WNo of in verband met een competentie-uitbreiding.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: B 3.

      Handelingnummer: 36

      Handeling: Het formuleren van een standpunt in het kader van de ontwikkeling van het beleid van de Minister van Binnenlandse Zaken ten aanzien van de ontwikkeling van het instituut.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: B 3.

      Handelingnummer: 37

      Handeling: Het al dan niet samen met de Minister van Binnenlandse Zaken doen verrichten van beleidsondersteunend onderzoek betreffende de ontwikkeling van het instituut.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: B 3.

      Handelingnummer: 43

      Handeling: Het bijdragen aan de voorbereiding van een uitbreiding van de eigen competentie.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BiZa en BNo.

      Opmerking: Met name door het adviseren over de voorgenomen amvb en het overleg over financiële gevolgen voor het BNo.

      Waardering: B 3.

  • 2. Inrichting en operationalisering van de taak

    • a. Algemeen beleid en taakorganisatie

      Handelingnummer: 44

      Handeling: Het ten aanzien van de taakvervulling in het algemeen voorbereiden of vaststellen van nieuw beleid, dan wel (doen) evalueren of wijzigen van gevoerd beleid.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: [Onafhankelijkheid van het ambt].

      Product: Interne rapporten, nota’s, verslagen, etc.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Voorbeeld is de evaluatie van de Nationale ombudsman in 1990 door het Hugo Sinzheimer Instituut van de Universiteit van Amsterdam, in opdracht van de Nationale ombudsman uitgevoerd.

      Waardering: B 1.

      Handelingnummer: 45

      Handeling: Het vaststellen of wijzigen van de taken van een substituut-ombudsman, houdende:

      • regeling van de werkzaamheden;

      • bepalingen omtrent toedeling van wettelijke bevoegdheden;

      • richtlijnen voor uitoefening van toegedeelde bevoegdheden;

      • regeling van de vervanging van de ambtsdragers.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo 1981 art. 10, tweede en derde lid; 1989 art. 9, vijfde en zesde lid, art. 10, eerste lid.

      Product: Intern besluit Nationale ombudsman.

      Waardering: B 4.

      Handelingnummer: 46

      Handeling: Het vaststellen of wijzigen van de taken van een directeur of andere functionaris van het Bureau Nationale ombudsman specifiek belast met (een onderdeel van) het dagelijkse beheer van de instelling.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo 1981 art. 10, tweede en derde lid; 1989 art. 9, vijfde en zesde lid, art. 10, eerste lid.

      Product: Intern besluit Nationale ombudsman.

      Waardering: B 5.

      Handelingnummer: 47

      Handeling: Het voorbereiden, vaststellen of evalueren van een wijziging van de organisatie van het Bureau Nationale ombudsman.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 11, eerste lid.

      Product: Intern besluit Nationale ombudsman.

      Opmerking: Bijvoorbeeld een (organisatie)besluit waarbij een onderdeel van het BNo zoals een afdeling, sectie of specifieke (staf)functie (bijvoorbeeld voorlichter) wordt ingesteld dan wel opgeheven of het takenpakket daarvan wezenlijk wordt gewijzigd.

      Waardering: B 5.

    • b. Taakinrichting

      Handelingnummer: 48

      Handeling: Het ten aanzien van (een onderdeel van) de onderzoekstaak voorbereiden en vaststellen van nieuw beleid, dan wel (doen) evalueren of wijzigen van gevoerd beleid.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: [Onafhankelijkheid van het ambt].

      Product: Bijvoorbeeld beleidsnotities, zoals ’Oplossingsgericht werken (1994)’, over de interventiemethode, en verslagen, zoals van de werkgroep De Bruin (1993 e.v.).

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft beleidskeuzen waarbij de onderzoeksfunctie in het geding is: bijvoorbeeld hoe om te gaan met buitenwettelijke klachten (1982); de keuze voor intensivering van de interventiemethode (1994); de afweging om de bevoegdheid tot onderzoek uit eigen beweging extensief te benutten (1989) e.d.

      Waardering: B 1.

      Handelingnummer: 49

      Handeling: Het opstellen van interne beleidsregels, uitvoeringsrichtlijnen en-voorschriften over:

      • a. de wijze waarop toepassing wordt gegeven aan de wettelijke bepalingen betreffende de (on)bevoegdheid tot het instellen of voortzetten van een klachtonderzoek;

      • b. de te volgen werkwijze bij de behandeling van een verzoekschrift en het (verdere) onderzoeksproces;

      • c. de inhoudelijke beoordeling in te behandelen aangelegenheden.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: [Onafhankelijkheid van het ambt in verband met WNo art. 12 t/m 27].

      Product: Bijvoorbeeld beleidsnotities en (werkgroep)verslagen over: procedure hoor en wederhoor; uitgangspunten voor waarheidsvinding; vertaling inquisitoire bevoegdheden in onderzoeksinstrumenten; wijzen van interventie; behoorlijkheidsnormen.

      Uitvoeringsvoorschriften: bijvoorbeeld lijst van afdoeningsgronden verzoekschriften, lijst beoordelingscriteria, handboek BNo, (sub)procedures, zoals voor correspondentie met ambassades, behandeling klachten over inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: B 4.

      Handelingnummer: 50

      Handeling: Het ten aanzien van (een onderdeel van) de secundaire taakvervulling voorbereiden of vaststellen van nieuw beleid, dan wel (doen) evalueren of wijzigen van gevoerd beleid.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: [Onafhankelijkheid van het ambt mede in verband met WNo art. 27, vierde en vijfde lid, en art. 28].

      Product: Bijvoorbeeld beleidsnotities en werkgroepverslagen.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft beleidskeuzen waarbij de verdere taakvervulling, i.c. de externe communicatie als zodanig in het geding is, dus waar het gaat om onderwerpen als openbaarheid, voorlichtingsfuncties, internationale betrekkingen, etc. Een voorbeeld van evaluatie van gevoerd beleid en ontwikkeling van verder beleid betreft het incidentele naambekendheidsonderzoek dat de Nationale ombudsman doet uitvoeren en de daaruit getrokken conclusies t.a.v. het voorlichtingsbeleid.

      Waardering: B 1.

      Handelingnummer: 51

      Handeling: Het opstellen van interne beleidsregels, uitvoeringsrichtlijnen en-voorschriften over:

      • openbaarheid, voorlichting en publiciteit;

      • behandeling van klachten over de Nationale ombudsman;

      • verslaglegging en verdere informatieverstrekking aan de Staten-Generaal;

      • overige secundaire taakvervulling.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: [Onafhankelijkheid ambt mede in relatie tot WNo art. 27, vierde en vijfde lid, en art. 28].

      Product: Bijvoorbeeld beleidsnotities en werkgroepverslagen; uitvoeringsvoorschriften over bijvoorbeeld procedure behandeling klachten over de Nationale ombudsman; werkwijze anonimisering en terinzagelegging van rapporten, etc.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Zie voor de secundaire taakvervulling hoofdstuk 6 van het RIO.

      Waardering: B 4.

    • c. Operationalisering van de taak

      Handelingnummer: 52

      Handeling: Het verzamelen van wet- en regelgeving, jurisprudentie en (overige) vakliteratuur ten behoeve van de taakvervulling.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Stukken betreffende vakbibliotheek BNo.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: De bibliotheek van het BNo is ook toegankelijk voor derden.

      Waardering: V; termijn: 1 jaar.

      Handelingnummer: 53

      Handeling: Het verzamelen en registreren van basisgegevens en verdere praktische informatie over overheidsorganen en andere organisaties ten behoeve van de taakvervulling.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Bijvoorbeeld interne zbo-databank, samengesteld op basis van een enquête van de Nationale ombudsman onder alle als zodanig bekende organen.

      Bron: Vraaggesprekken BNo.

      Waardering: V; termijn: 1 jaar.

      Handelingnummer: 54

      Handeling: Het ontwikkelen en onderhouden van een systeem ter registratie van basisgegevens van in behandeling genomen zaken.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Dossierregistratiesysteem als zodanig (applicatie) met toebehoren (criteria voor invoer, gebruiksinstructie, etc.).

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Het systeem dient niet zozeer de postregistratie maar ook de beleidsinformatiebehoefte en behandeling inhoudelijke aangelegenheden.

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 55

      Handeling: Het vastleggen in een registratiesysteem van basisgegevens van in behandeling genomen zaken.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Dossierregistratiesysteem als databank.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 56

      Handeling: Het ontwikkelen en onderhouden van een systeem ter selectie en registratie van voor de verdere taakvervulling maat- en richtinggevende (uitspraken in) rapporten en afschrijfbrieven.

      Periode: (1988) 1992 ‐ heden.

      Product: Jurisprudentiesysteem als zodanig (applicatie) met toebehoren (criteria voor invoer, gebruiksinstructie, etc.).

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Het systeem is niet alleen bedoeld voor intern gebruik maar kan mettertijd ook belangstellenden van buiten dienen (Jaarverslag No 1989, p. 104).

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 57

      Handeling: Het selecteren en vastleggen in een jurisprudentiesysteem van voor de verdere taakvervulling maat- en richtinggevende (uitspraken in) rapporten en afschrijfbrieven.

      Periode: (1988) 1992 ‐ heden.

      Product: Jurisprudentiesysteem als databank.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 58

      Handeling: Het kennis nemen van activiteiten van een organisatie op het vakgebied.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product Correspondentie; interne verslagen.

      Bron: Archief BNo (huishoudelijk archief); vraaggesprekken BNo.

      Opmerking: Betreft bijvoorbeeld uitnodigingen (al dan niet uit hoofde van een lidmaatschap verkregen) voor bijeenkomsten.

      Waardering: V; termijn: 1 jaar.

      Handelingnummer: 59

      Handeling: Het voorzien in de vermelding van basisgegevens en eventuele verdere praktische informatie over de Nationale ombudsman als bestaande voorziening in publicaties van derden.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Bijvoorbeeld afspraken over vermelding Nationale ombudsman in naslagwerken en gidsen.

      Bron: Archief BNo (huishoudelijk archief); vraaggesprekken BNo.

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 60

      Handeling: Het voorzien in de vervaardiging, actualisering en verkrijgbaarstelling van standaard-voorlichtingsmateriaal ten behoeve van publiek, media of overheid over de Nationale ombudsman als bestaande voorziening.

      Periode: 1981/82 ‐ heden.

      Product- brochure, folder, fact-sheet, informatieblad;

      ‐ curricula en foto’s ombudsman en substituten;

      ‐ circulaires voor overheidsdiensten;

      ‐ uitgaven tekst WNo;

      ‐ voorlichtingsmateriaal op audiovisuele dragers; etc.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft ook opdrachten of overeenkomsten tot redigeren, vertalen, tekstanalyse, ontwerpen, drukken, fotograferen, filmen, etc.

      De producten worden in het kader van een specifieke handeling betreffende de externe communicatie verspreid (zie hoofdstuk 6 van het RIO).

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      NB. Van elk product dient een exemplaar bewaard te blijven.

      Handelingnummer: 61

      Handeling: Het voorbereiden en uitvoeren van een algemene voorlichtingscampagne over de Nationale ombudsman als voorziening.

      Periode: 1981/82 ‐ heden.

      Product: Postbus 51-spot; via postkantoren, bibliotheken, etc. verspreide folder; mailings; advertenties in huis-aan-huisbladen en andere periodieken; medewerking aan informatieve artikelen in pers en audiovisuele programma’s.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft op zichzelf staande, incidenteel uitgevoerde campagne, bijvoorbeeld naar aanleiding van uitbreiding van het werkterrein van de ombudsman, zoals in 1994/5 de campagne ’Fouten maken is menselijk klagen is redelijk’.

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 62

      Handeling: Het geven van voorlichting aan een specifieke doelgroep over taak, beleid en werkwijze van de Nationale ombudsman.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Lezingen, voordrachten e.d.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 63

      Handeling: Het kennismaken met een overheidsorganisatie of andere functionele relatie en het wederzijds uitwisselen van informatie over (wijzigingen in) elkaars taak(opvatting) en werkwijze.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Bijvoorbeeld verslagen van bijeenkomsten, stages, etc.

      Bron: Verslag voorbereiding en invoering Nationale ombudsman (1981/82) en (volgende) jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo.

      Opmerking: Geschiedt door werkbezoek of stage, dan wel overleg of correspondentie.

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 65

      Handeling: Het desgevraagd adviseren aan een overheidsorganisatie of andere relatie over de te volgen werkwijze bij de behandeling van klachten of de inrichting van een voorziening daartoe.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Adviezen, bijvoorbeeld in de vorm van commentaar op een conceptverordening.

      Bron: Archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft bijvoorbeeld gemeenten die overwegen een externe klachtvoorziening in te stellen. Het hoeft in de praktijk echter niet per se om overheidsorganen te gaan. Wat betreft bestuursorganen die veel met klachten bij de Nationale ombudsman te maken hebben, gelden over de interne klachtbehandeling werkafspraken (zie hoofdstuk 3 van het RIO) of wordt geadviseerd in het kader van een algemeen overleg (zie hoofdstuk 6 van het RIO).

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 66

      Handeling: Het maken van werkafspraken met een bestuursorgaan over de praktische werkwijze bij een onderzoek door de Nationale ombudsman en afstemming daarvan met de interne klachtbehandeling.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Jaarverslagen No; Archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Afspraken worden in de regel gemaakt op het hoogste ambtelijke of bestuurlijke beslissingsniveau. Dat kan (de secretaris van) een bestuur zijn, een secretaris-generaal of een door de betreffende functionaris gemandateerd diensthoofd; wat betreft de politie een korpsbeheerder of korpschef.

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 69

      Handeling: Het maken van werkafspraken over praktische afstemming ter zake van de klachtbehandeling met een doorverwijs- of (andere) klachtbehandelingsinstelling.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Werkafspraken betreffen vooral de al dan niet wederzijdse doorzending van klachten (over derden) en zijn gemaakt met instanties variërend van het Kabinet der Koningin tot Stichting de Ombudsman te Hilversum.

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 70

      Handeling: Het maken of wijzigen van afspraken met een deskundige, tolk of andere derde over het leveren van een bij de opdracht te omschrijven technische, praktische of wetenschappelijke bijdrage aan de uitvoering van de onderzoekstaak.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 20 t/m art. 23.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 71

      Handeling: Het maken of wijzigen van afspraken met derden voor de bekendmaking van de algemene verkrijgbaarheid van openbaar gemaakte rapporten, het jaarverslag, voorlichtingspublicaties of andere openbare informatie van de Nationale ombudsman.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 27, eerste en vierde lid; art. 28, tweede lid.

      Product: Afspraken bijvoorbeeld met de Staatscourant over toezending van samenvattingen van rapporten, resp. plaatsing van advertenties over de verkrijgbaarheid daarvan.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 72

      Handeling: Het maken of wijzigen van afspraken met derden ten behoeve van geregelde toezending van openbaar gemaakte rapporten, het jaarverslag, voorlichtingspublicaties of andere openbare informatie van de Nationale ombudsman.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 27, eerste en vierde lid; art. 28, tweede lid.

      Product: Afspraken met professioneel geïnteresseerden (vakgenoten, redacties algemene media of vakpers, contactambtenaren, wetenschappers e.d.) in binnen- en buitenland inzake reguliere toezending (tegen betaling) van (specifieke) rapporten, jaarverslag, etc.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Afspraken voorzien in de regel in een vergoeding ten gunste van het BNo.

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 73

      Handeling: Het maken of wijzigen van afspraken met derden ten behoeve van de openbaarheid van en de publiciteit over het werk van de Nationale ombudsman.

      Periode: Jaren 1980 ‐ heden.

      Product: Bijvoorbeeld afspraken met dagblad, NOS-Teletekst, Internet-provider.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief); vraaggesprekken BNo.

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

  • 3. Ingang van het onderzoek

    • a. Activering en afdoening in eerste lijn

      Handelingnummer: 74

      Handeling: Het afdoen van een telefonisch of mondeling verzoek.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: Afwijzing onderzoek (intern): [geen verzoekschrift]. Afdoening: buitenwettelijke taak.

      Product: Telefonisch antwoord, zo nodig met verwijzing, nadere inlichtingen of een (algemeen) advies. Intern houdt de Nationale ombudsman een registratie bij van categorieën contacten (o.m. voor zijn jaarverslag).

      Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 75

      Handeling: Het afdoen van een evident buitenwettelijk verzoekschrift.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: Buitenwettelijkheid: WNo 1981 art. 1, eerste lid; 1993 art. 1a, eerste of tweede lid; ook: WNo 1993 art. 30, gelet op datum inwerkingtreding van een amvb als bedoeld in WNo 1993 art. 1a, eerste lid, onder d. Afdoening: buitenwettelijke taak, onder toepassing WNo art. 17, eerste lid.

      Product: Gemotiveerde afschrijfbrief, zo mogelijk met een verwijzing, nadere inlichtingen of een (algemeen) advies.

      Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

      Opmerking: Een verzoekschrift is buitenwettelijk als het in geen enkel opzicht betrekking heeft op een bestuursorgaan of een gedraging binnen de competentie van de Nationale ombudsman zoals afgebakend door art. 1 (of art. 1a) van de WNo.

      Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

      termijn: 5 jaar.

    • b. Afdoening van een (op het eerste gezicht binnenwettelijk) verzoekschrift

      • 1°. Geen onderzoek ingesteld op initiatief van de Nationale ombudsman, anders dan in verband met een kennelijk wegnemen van de klacht (handelingnummers 76 t/m 99)

        Handelingnummer: 76

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens onbevoegdheid, daar het verzoekschrift een gedraging betreft:

        • die niet is toe te rekenen aan een bestuursorgaan binnen de bevoegdheid van de Nationale ombudsman;

        • waarop de rechterlijke macht toeziet;

        • [1993-] van de Commissie gelijke behandeling;

        • [1993-] die plaatsvond voordat de Nationale ombudsman ten aanzien van het betrokken, bij amvb aangewezen bestuursorgaan bevoegd werd.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 1, eerste lid; 1993 art. 1a, eerste of tweede lid; ofwel WNo 1993 art. 30, gelet op datum inwerkingtreding van amvb als bedoeld in WNo 1993 art. 1a, eerste lid, onder d. Afdoening: buitenwettelijke taak, onder toepassing van WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief, zo nodig met verwijzing, nadere inlichtingen of (algemeen) advies.

        Bron: Handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 77

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens onbevoegdheid, daar het verzoekschrift een aangelegenheid betreft die behoort tot het algemeen beleid van de regering of van het betrokken bestuursorgaan.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo art. 16 onder a. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief, zo nodig met verwijzing, nadere inlichtingen of (algemeen) advies.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 78

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens onbevoegdheid, daar het verzoekschrift algemeen verbindende voorschriften (als zodanig) betreft.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo art. 16 onder b. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief, zo nodig met verwijzing, nadere inlichtingen of (algemeen) advies.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 79

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens onbevoegdheid, daar het verzoekschrift een gedraging betreft ten aanzien waarvan een administratiefrechtelijke voorziening openstaat, onder doorzending van het verzoekschrift (zo verzoeker daarmee instemt) aan de desbetreffende instantie.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo art. 16 onder c. Afdoening: WNo art. 13 (doorzending); WNo art. 17, eerste lid (afschrijving).

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief, zo nodig met nadere inlichtingen, aan verzoeker en doorzendbrief aan administratiefrechtelijke instantie.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 80

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens onbevoegdheid, daar het verzoekschrift een gedraging betreft ten aanzien waarvan ingevolge een administratiefrechtelijke voorziening reeds een procedure aanhangig is.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo art. 16 onder c. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 81

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens onbevoegdheid, daar het verzoekschrift een gedraging betreft ten aanzien waarvan bij een rechterlijke instantie, anders dan ingevolge een administratiefrechtelijke voorziening, reeds een procedure aanhangig is of beroep openstaat.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo art. 16, onder d. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 82

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens onbevoegdheid, daar het verzoekschrift een gedraging betreft ten aanzien waarvan ingevolge een administratiefrechtelijke voorziening door een rechterlijke instantie uitspraak is gedaan.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo art. 16 onder e. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 83

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens onbevoegdheid, daar het verzoekschrift een gedraging betreft in aangelegenheden van belastingen of andere heffingen, ten aanzien waarvan een administratiefrechtelijke voorziening heeft opengestaan.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo art. 16 onder f. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 84

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar het verzoekschrift slechts om informatie of advies over een bestuursorgaan binnen de competentie van de Nationale ombudsman vraagt.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Afwijzing onderzoek (intern): WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder a; 1989 art. 14, onder a (geen klacht). Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Antwoordbrief, zo mogelijk met een verwijzing, nadere inlichtingen of een (algemeen) advies.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 85

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar het verzoekschrift te laat is ingediend.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder a; 1989 art. 14, onder a (te laat). Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 86

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar het verzoekschrift anoniem is ingediend.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder a; 1989 art. 14, onder a (anoniem). Afdoening:WNo art. 17, eerste lid.

        Product: ‐ (een afschrijfbrief kan in de regel niet worden verzonden).

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 87

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar het verzoekschrift ook na aanvullende informatie te hebben verkregen geen (concrete) gedraging bevat.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder a; 1989 art. 14, onder a (geen gedraging). Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Opmerking: De handeling is te onderscheiden van die waarbij verzoeker niet reageert op een verzoek om nadere informatie: zie handeling 103.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 88

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar: [1981-1989] het verzoekschrift geen genoegzame gronden voor een onderzoek inhoudt; [1989-] het verzoek kennelijk ongegrond is.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder b; 1989 art. 14, onder b. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Opmerking: Niet inbegrepen zijn gevallen waarin door (nader) contact tussen verzoeker en orgaan, al dan niet met interventie van de Nationale ombudsman, de klacht is opgelost: zie de handelingen 100 en 101.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 89

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar zijn belang bij een onderzoek kennelijk onvoldoende is.

        Periode: 1989 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1989 art. 14, onder c (onvoldoende belang). Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Opmerking: Niet inbegrepen zijn gevallen waarin door interventie van de Nationale ombudsman of (nader) contact tussen verzoeker en orgaan, bijvoorbeeld in de kenbaarheidsronde, de klacht is opgelost (zie verder).

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 90

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

        Periode: 1989 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1989 art. 14, onder c (onvoldoende gewicht). Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 91

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar deze ten aanzien van de gedraging een derde is.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder c; 1989 art. 14, onder d. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 92

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar een verzoekschrift betreffende dezelfde gedraging reeds door de Nationale ombudsman wordt behandeld of is afgedaan.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder d; 1989 art. 14, onder e. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 93

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar een verzoekschrift betreffende dezelfde gedraging al behandeld wordt of is afgedaan door een daartoe bevoegde commissie uit een Kamer van de Staten-Generaal.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder d; 1989 art. 14, onder e. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 94

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek, daar een verzoekschrift betreffende dezelfde gedraging reeds behandeld wordt of is afgedaan vanwege de Koningin.

        Periode: 1982 ‐ voor 1990.

        Grondslag: Besluit: werkafspraak met Kabinet der Koningin, naar analogie van WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder d. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Bron: Handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Opmerking: De werkafspraak is wellicht nimmer geëffectueerd.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 95

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar deze een ten aanzien van de gedraging openstaande administratiefrechtelijke voorziening niet heeft gebruikt.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder e; 1989 art. 14, onder f. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 96

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar ten aanzien van de gedraging door een rechterlijke instantie, anders dan ingevolge een administratiefrechtelijke voorziening, uitspraak is gedaan.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder f; 1989 art. 14, onder g. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 97

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar ten aanzien van een nauw samenhangende gedraging van het bestuursorgaan reeds een procedure aanhangig is bij een rechterlijke, of ingevolge een administratiefrechtelijke voorziening, een andere instantie.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, tweede lid; 1989 art. 14, onder i. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 98

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar deze na daartoe door de Nationale ombudsman in de gelegenheid te zijn gesteld, niet alsnog aan het kenbaarheidsvereiste heeft voldaan.

        Periode: 1989 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1989 art. 14, onder h. Afdoening: WNo art. 17, eerste en tweede lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 99

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek, daar het verzoekschrift slechts een kennisgeving betreft over een bestuursorgaan binnen de competentie van de Nationale ombudsman.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Afwijzing onderzoek (intern): [geen verzoekschrift]. Afdoening: buitenwettelijke taak, onder toepassing van WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Bericht van kennisneming, eventueel met (nadere) inlichtingen over de Nationale ombudsman.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

      • 2°. Geen onderzoek ingesteld op initiatief van de Nationale ombudsman in verband met een kennelijk wegnemen van de klacht (handelingnummers 100 en 101)

        Handelingnummer: 100

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar deze na interventie van de Nationale ombudsman kennelijk voldoende is tegemoetgekomen in zijn klacht.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder b (ongenoegzame gronden); 1989 art. 14, onder c (onvoldoende belang). Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 101

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar deze zonder interventie van de Nationale ombudsman inmiddels kennelijk voldoende is tegemoetgekomen in zijn klacht.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: 1982-1989 WNo 1981 art. 14, onder b (ongenoegzame gronden); 1989- WNo 1989 art. 14, onder c (onvoldoende belang). Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde afschrijfbrief.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Opmerking: Betreft vooral gevallen waarin verzoeker in de kenbaarheidsronde genoegdoening kreeg.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

      • 3°. Geen onderzoek ingesteld wegens intrekking of non-respons, anders dan in verband met een kennelijk wegnemen van de klacht (handelingnummers 102 en 103)

        Handelingnummer: 102

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens intrekking van het verzoekschrift (zonder meer).

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: [intrekking]. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Bericht van kennisneming.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 103

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens gebrek aan informatie, daar verzoeker niet heeft gereageerd op een (herhaald) verzoek om aanvullende informatie.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: [gebrek aan informatie]; ofwel WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder a; 1989 art. 14, onder a. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Herhaald rappel met gemotiveerde afwijzing op gestelde termijn.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

      • 4°. Geen onderzoek ingesteld wegens intrekking in verband met een kennelijk wegnemen van de klacht (handelingnummers 104 en 105)

        Handelingnummer: 104

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens intrekking van het verzoekschrift, kennelijk omdat verzoeker na interventie van de Nationale ombudsman in zijn klacht voldoende is tegemoetgekomen.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: [intrekking]. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Bericht van kennisneming.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 105

        Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een onderzoek op verzoek wegens intrekking van het verzoekschrift, kennelijk omdat verzoeker zonder interventie van de Nationale ombudsman inmiddels in zijn klacht voldoende is tegemoetgekomen.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: [intrekking]. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Bericht van kennisneming.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo; vraaggesprekken BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

  • 4. Onderzoek en beoordeling

    • a. Niet ingesteld onderzoek uit eigen beweging

      Handelingnummer: 106

      Handeling: Het besluiten tot het niet instellen van een voorgesteld onderzoek uit eigen beweging wegens onbevoegdheid, of omdat het onvoldoende relevant, opportuun, uitvoerbaar is of anderszins onwenselijk is.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 15; art. 16.

      Product: Informatie aan betrokkenen.

      Bron: Jaarverslag No 1995; handboek BNo.

      Opmerking: Kan geschieden als het bestuursorgaan tijdens vooronderzoek ter zake van de te onderzoeken gedraging maatregelen heeft genomen.

      Waardering: B 6.

    • b. Afdoening zonder rapport

      • 1°. Onderzoek niet voortgezet op initiatief van de No, anders dan i.v.m. een kennelijk wegnemen van de klacht (handelingnummers 107 t/m 110)

        Handelingnummer: 107

        Handeling: Het besluiten tot het niet voortzetten van een onderzoek wegens alsnog gebleken onbevoegdheid van de Nationale ombudsman of niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar dezelfde of een klacht over een nauw samenhangende gedraging elders wordt behandeld.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit onbevoegd: WNo art. 16, onder c, d of e; besluit niet ontvankelijk: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder d, of art. 14, tweede lid; 1989 art. 14, onder e of i. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde mededeling aan betrokkenen.

        Bron: Handboek BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 108

        Handeling: Het besluiten tot het niet voortzetten van een onderzoek wegens alsnog gebleken onbevoegdheid, daar het verzoekschrift een gedraging blijkt te betreffen:

        • die niet is toe te rekenen aan een bestuursorgaan binnen de bevoegdheid van de Nationale ombudsman;

        • waarop de rechterlijke macht toeziet;

        • [1993-] van de Commissie gelijke behandeling;

        • [1993-] die plaatsvond voordat de Nationale ombudsman ten aanzien van het betrokken bestuursorgaan bevoegd werd.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 1, eerste lid; 1993 art. 1a, eerste lid, onder a, of tweede lid; of WNo 1993 art. 30, gelet op datum inwerkingtreding van amvb als bedoeld in WNo 1993 art. 1a, eerste lid, onder d. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde mededeling aan betrokkenen.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 109

        Handeling: Het besluiten tot het niet voortzetten van een onderzoek wegens alsnog gebleken onbevoegdheid, anders dan in verband met de behandeling elders van dezelfde klacht.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo art. 16, onder a, b, e of f. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde mededeling aan betrokkenen.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 110

        Handeling: Het besluiten tot het niet voortzetten van een onderzoek wegens alsnog gebleken niet-ontvankelijkheid van verzoeker, anders dan in verband met een wegnemen van de klacht of een behandeling elders van dezelfde klacht of een klacht over een samenhangende gedraging.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder a, b, c, e of f; 1989 art. 14, onder a, b, c (gewicht gedraging), d, f, g, of h. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde mededeling aan betrokkenen.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

      • 2°. Onderzoek niet voortgezet op initiatief van de Nationale ombudsman in verband met een kennelijk wegnemen van de klacht (handelingnummers 111 en 112)

        Handelingnummer: 111

        Handeling: Het besluiten tot het niet voortzetten van een onderzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar deze na interventie van de Nationale ombudsman kennelijk voldoende is tegemoetgekomen in zijn klacht.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder b (ongenoegzame gronden); 1989 art. 14, onder c (onvoldoende belang). Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde mededeling aan betrokkenen.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 112

        Handeling: Het besluiten tot het niet voortzetten van een onderzoek wegens niet-ontvankelijkheid van verzoeker, daar deze buiten de Nationale ombudsman om inmiddels kennelijk voldoende is tegemoetgekomen in zijn klacht.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: WNo 1981 art. 14, eerste lid, onder b (ongenoegzame gronden); 1989 art. 14, onder c (onvoldoende belang). Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde mededeling aan betrokkenen.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

      • Onderzoek niet voortgezet wegens intrekking of non-respons, anders dan in verband met een kennelijk wegnemen van de klacht (handelingnummer 113)

        Handelingnummer: 113

        Handeling: Het besluiten tot het niet voortzetten van een onderzoek daar verzoeker zijn verzoekschrift heeft ingetrokken of niet reageert op een (herhaald) verzoek om medewerking, zonder dat hij kennelijk voldoende is tegemoetgekomen in zijn klacht.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: [intrekking]. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde mededeling aan betrokkenen.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

      • 4°. Onderzoek niet voortgezet wegens intrekking in verband met een kennelijk wegnemen van de klacht (handelingnummers 114 en 115)

        Handelingnummer: 114

        Handeling: Het besluiten tot het niet voortzetten van een onderzoek daar verzoeker zijn verzoek heeft ingetrokken, kennelijk daar deze na interventie van de Nationale ombudsman inmiddels voldoende is tegemoetgekomen in zijn klacht.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: [intrekking]. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde mededeling aan betrokkenen.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

        Handelingnummer: 115

        Handeling: Het besluiten tot het niet voortzetten van een onderzoek daar verzoeker zijn verzoek heeft ingetrokken, kennelijk daar deze zonder interventie van de Nationale ombudsman inmiddels voldoende is tegemoetgekomen in zijn klacht.

        Periode: 1982 ‐ heden.

        Grondslag: Besluit: [intrekking]. Afdoening: WNo art. 17, eerste lid.

        Product: Gemotiveerde mededeling aan betrokkenen.

        Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

        Waardering: V, tenzij uitzonderingscriterium van toepassing is (B 6);

        termijn: 5 jaar.

    • c. Afdoening met een rapport

      Handelingnummer: 116

      Handeling: Het opstellen en uitbrengen van een rapport waarin de Nationale ombudsman zijn bevindingen en oordeel (zonder meer) weergeeft.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: Opstellen en uitbrengen: WNo art. 27, eerste en tweede lid.

      Product: Rapport aan betrokkenen.

      Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

      Waardering: B 7.

      Handelingnummer: 117

      Handeling: Het opstellen en uitbrengen van een rapport waarin de Nationale ombudsman zijn bevindingen en oordeel weergeeft, met speciale attentiewaarde voor de commissie uit de Tweede Kamer die is belast met Nationale ombudsman-aangelegenheden.

      Periode: ca. 1990 ‐ heden.

      Grondslag: Opstellen en uitbrengen: WNo art. 27, eerste en tweede lid. Attentiewaarde: -.

      Product: Rapport aan betrokkenen en speciaal ook voor de betreffende commissie.

      Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

      Opmerking: De commissie was tot in 1994 de Commissie voor de Nationale ombudsman en nadien de Vaste commissie voor Binnenlandse Zaken.

      Waardering: B 7.

      Handelingnummer: 118

      Handeling: Het opstellen en uitbrengen van een rapport waarin de Nationale ombudsman zijn bevindingen en oordeel weergeeft, alsmede zijn instemming kenbaar maakt met een door het bestuursorgaan getroffen maatregel.

      Periode: na 1982 ‐ heden.

      Grondslag: Opstellen en uitbrengen: WNo art. 27, eerste en tweede lid.

      Instemming: -.

      Product: Rapport (met instemmingsformule) aan betrokkenen.

      Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

      Waardering: B 7.

      Handelingnummer: 119

      Handeling: Het opstellen en uitbrengen van een rapport waarin de Nationale ombudsman zijn bevindingen en oordeel weergeeft, alsmede het bestuursorgaan een of meer aanbevelingen doet uitsluitend van incidentele aard.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: Opstellen en uitbrengen: WNo art. 27, eerste en tweede lid. Aanbeveling: WNo art. 27, derde lid (zienswijze).

      Product: Rapport (met aanbeveling(en)) aan betrokkenen.

      Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

      Waardering: B 7.

      Handelingnummer: 120

      Handeling: Het opstellen en uitbrengen van een rapport waarin de Nationale ombudsman zijn bevindingen en oordeel weergeeft, alsmede het bestuursorgaan een of meer aanbevelingen doet van structurele aard.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: Opstellen en uitbrengen: WNo art. 27, eerste en tweede lid. Aanbeveling: WNo art. 27, derde lid (zienswijze).

      Product: Rapport (met aanbeveling(en)) aan betrokkenen.

      Bron: Jaarverslagen No; handboek BNo.

      Waardering: B 7.

  • 5. Secundaire taakvervulling

    • a. Publiek domein

      Handelingnummer: 123

      Handeling: Het zorgen voor terinzagelegging en algemene verkrijgbaarheid van een (geanonimiseerd) rapport of afschrijfbrief.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 27, vierde lid.

      Product: Serie geanonimiseerde kopieën van de uitgebrachte rapporten in bibliotheek BNo.

      Opmerking: Ook op de afdelingen van het BNo bevinden zich als werkarchieven series geanonimiseerde rapporten.

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 124

      Handeling: Het zorgen voor algemene verkrijgbaarheid van het jaarverslag of andere niet-zaaksgebonden informatie over (de uitkomsten van) het werk van de Nationale ombudsman.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 28, tweede lid.

      Product: Stukken betreffende drukken en verspreiden van het jaarverslag.

      Waardering: V; termijn: 1 jaar.

      Handelingnummer: 125

      Handeling: Het verzamelen en verkrijgbaar stellen van actuele berichtgeving over de Nationale ombudsman en aanverwante instituten in binnen- en buitenland.

      Periode: Jaren 1980 ‐ heden.

      Product: (maandelijkse) knipselkrant Nationale ombudsman, vooral verspreid onder contactambtenaren en externe relaties.

      Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo.

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 126

      Handeling: Het desgevraagd of conform afspraak verstrekken van informatie aan derden over (uitkomsten van) de taakvervulling van de Nationale ombudsman.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 28, vierde lid; art. 27, vierde lid (ook art. 17, derde lid).

      Product: Bestaande informatie met geleidebrief(je).

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft rapporten, (al dan niet vertaalde samenvattingen van) jaarverslagen, afschrijfbrieven, kwartaaloverzichten, voorlichtingspublicaties of andere schriftelijke informatie.

      Waardering: V; termijn: 1 jaar.

      Handelingnummer: 127

      Handeling: Het geven van publiciteit aan de algemene verkrijgbaarheid van openbare informatie over (de uitkomsten van) de taakvervulling.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 28, tweede lid.

      Product: Advertenties (bijvoorbeeld in de Stcrt.); samenvattingen rapporten.

      Bron: Archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft bekendmaking van het verschijnen van jaarverslag, rapporten, voorlichtingspublicaties, etc. Sinds 1987 wordt maandelijks een bundeling van gemaakte samenvattingen van rapporten ter plaatsing in de Stcrt. opgestuurd; vanaf 1995 (tot eind 1997) wordt volstaan met advertenties over de verkrijgbaarheid.

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 128

      Handeling: Het geven van publiciteit aan (de uitkomsten van) een onderzochte aangelegenheid.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Persberichten; persconferenties en verslagen.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft behalve persberichten, persconferenties en interviews, ook optredens in audiovisuele programma’s e.d.

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 129

      Handeling: Het geven van publiciteit aan (de uitkomsten of een aspect van) de taakvervulling in het algemeen.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Persberichten; persconferenties en verslagen.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft behalve persberichten, persconferenties en interviews, ook optredens in audiovisuele programma’s e.d.

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 130

      Handeling: Het verzorgen van een vaste rubriek in een algemeen medium over het werk van de Nationale ombudsman.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Bijvoorbeeld tekst voor column in De Telegraaf; voor pagina op NOS-Teletekst; voor informatie op site in een electronisch medium.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      NB. Van de neerslag komt het eindProduct: (door de Nationale ombudsman aangeleverde krantenkopij) wel voor blijvende bewaring in aanmerking.

      Handelingnummer: 131

      Handeling: Het bevorderen van de totstandkoming van een publicatie over het werk van de Nationale ombudsman (primair) gericht op het grote publiek.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft met name het boek ’Onheus behandeld’, Caspar van Tongeren 1997, uitg. BZZTôH.

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 132

      Handeling: Het afdoen van een klacht over een gedraging van (een medewerker van het Bureau van) de Nationale ombudsman.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Vraaggesprekken BNo.

      Waardering: B 2.

      Handelingnummer: 133

      Handeling: Het voeren van verweer voor de burgerlijke rechter naar aanleiding van een klacht over een gedraging van de Nationale ombudsman bij zijn taakvervulling of verdere ambtsuitoefening.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Vraaggesprekken BNo.

      Waardering: B 2.

    • b. Bestuurlijk domein

      Handelingnummer: 134

      Handeling: Het door middel van algemeen overleg of (nadere) correspondentie met (vertegenwoordigers van) een of meer bestuursorganen bevorderen van:

      • effectuering van gedane aanbevelingen en aanvaarding van gegeven oordelen;

      • opheffing van gesignaleerde structurele tekortkomingen, knelpunten of problemen;

      • overname van het eigen normenpatroon en preventie van klachten.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Verslagen overleg, correspondentie.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 137

      Handeling: Het bevorderen van preventie van klachten en overname van het eigen normenpatroon door middel van een reguliere of incidentele bijdrage aan opleiding of scholing van (toekomstige) ambtenaren over (uitkomsten van) het ombudsmanwerk.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Cursussen, lezingen e.d.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 138

      Handeling: Het bevorderen van preventie van klachten en overname van het eigen normenpatroon door middel van een reguliere of incidentele bijdrage over (uitkomsten van) het ombudsmanwerk in een nieuwsblad of andere publicatie voor ambtenaren.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Vaste rubriek, interview, bijdragen aan artikelen.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 139

      Handeling: Het bevorderen van preventie van klachten en overname van het eigen normenpatroon door het bevorderen van de totstandkoming van een zelfstandige publicatie over (uitkomsten van) het ombudsmanwerk, primair gericht op (een groep) ambtenaren.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft bijvoorbeeld ’Correspondentiewijzer’, Wim Daniëls 1995, uitg. Sdu; ’Behoorlijk blauw’, Jeanne Doomen 1996, uitg. Contact.

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

    • c. Professioneel domein

      Handelingnummer: 140

      Handeling: Het verstrekken van (nadere) informatie, advies en faciliteiten ten behoeve van een vakinhoudelijke of wetenschappelijke publicatie in verband met het werk van de Nationale ombudsman.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Betreft dissertaties, bundels, artikelen, etc. van derden.

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 141

      Handeling: Het verstrekken van (nadere) informatie, advies en faciliteiten ten behoeve van een studie in het kader van een onderwijsopdracht in verband met het werk van de Nationale ombudsman.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Scripties, stageverslagen, etc. van derden.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Waardering: V; termijn: 5 jaar.

      Handelingnummer: 142

      Handeling: Het verzorgen van een bijdrage aan een bijeenkomst, cursus of andere activiteit op het vakgebied, georganiseerd door een externe relatie.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Voordrachten, lezingen, inleidingen, discussiebijdragen, etc., in het kader van een conferentie, symposium, seminar, workshop, cursus, studiedag e.d.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: Geschiedt in de regel door de Nationale ombudsman of de So zelf.

      Waardering: B 2.

      Handelingnummer: 143

      Handeling: Het verzorgen van een eigen bijeenkomst, cursus of andere activiteit op het vakgebied.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Conferentie, symposium, workshop, cursus, seminar, studiedag, etc; bijvoorbeeld de bijeenkomst ’Effecten van de Nationale ombudsman’, bij het tienjarig bestaan van de Nationale ombudsman in 1992.

      Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

      Opmerking: De hier bedoelde neerslag betreft alleen inhoudelijke onderdelen. Zie voor de organisatorische activiteiten handeling 23.

      Waardering: B 2.

      Handelingnummer: 144

      Handeling: Het schrijven en (doen) publiceren van vakliteratuur.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Diverse publicaties, m.n. door Nationale ombudsman en So.

      Bron: Jaarverslagen No.

      Opmerking: De jaarverslagen bevatten steeds een bijlage van publicaties van de Nationale ombudsman en So.

      Waardering: B 2.

      Handelingnummer: 145

      Handeling: Het brengen van een werkbezoek aan een verwante instelling in het buitenland.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Correspondentie, documentatie.

      Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo.

      Opmerking: Betreft geen activiteiten specifiek in verband met een internationale nevenfunctie (zie hoofdstuk 2 van het RIO).

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 146

      Handeling: Het ontvangen van een (groep) buitenlandse professionele relatie(s).

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Correspondentie, documentatie.

      Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo.

      Opmerking: Betreft geen activiteiten specifiek in verband met een internationale nevenfunctie (zie hoofdstuk 2 van het RIO).

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 147

      Handeling: Het door middel van correspondentie uitwisselen van informatie met een buitenlandse professionele relatie.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Correspondentie; (unieke) documentatie in bibliotheek BNo.

      Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo.

      Opmerking: Betreft geen activiteiten specifiek in verband met een internationale nevenfunctie (zie hoofdstuk 2 van het RIO).

      Waardering: B 6.

      Handelingnummer: 148

      Handeling: Het deelnemen aan een internationale bijeenkomst op het vakgebied.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Product: Correspondentie.

      Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo.

      Opmerking: Betreft geen activiteiten specifiek in verband met een internationale nevenfunctie (zie hoofdstuk 2 van het RIO).

      Waardering: B 6.

    • d. Politiek domein

      Handelingnummer: 149

      Handeling: Het opstellen en aanbieden van een jaarverslag aan de beide Kamers van de Staten-Generaal en de ministers (en andere bij de taakvervulling betrokken bestuursorganen).

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 28, eerste lid.

      Product: Openbaar jaarverslag, met aanbiedingsbrief.

      Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo.

      Waardering: B 2.

      Handelingnummer: 150

      Handeling: Het voegen van vertrouwelijke gegevens bij het jaarverslag aan beide Kamers van de Staten-Generaal en de ministers.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 28, eerste lid.

      Product: Niet-openbare bijlagen jaarverslagen.

      Opmerking: Geschiedt in de praktijk tot op heden niet.

      Waardering: B 2.

      Handelingnummer: 151

      Handeling: Het periodiek of dadelijk informeren van de Staten-Generaal over de bevindingen en oordelen in afzonderlijke aangelegenheden, alsmede over de uitgebrachte aanbevelingen en de reacties van bestuursorganen daarop.

      Periode: 1982 ‐ heden.

      Grondslag: WNo art. 28, derde lid.

      Product: ‐ Serie rapporten (1982-) ter griffie van de Commissies voor de Verzoekschriften.

      ‐ Serie kwartaaloverzichten van reacties op aanbevelingen ter griffie van de Commissies voor de Verzoekschriften uit Tweede Kamer en Eerste Kamer en van de vaste Commissie voor BiZa uit de Tweede Kamer.

      Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo.

      Opmerking: De handeling betreft niet het algemene overleg en de verdere communicatie met de vaste Commissie voor de Nationale ombudsman, resp. de vaste Commissie voor Binnenlandse Zaken (zie hoofdstuk 2 van het RIO) en ook niet de praktische afspraken met de verzoekschriftencommissies uit de Kamers (zie hoofdstuk 3 van het RIO).

      Waardering: B 2.

C. Lijst van voorlopig gewaardeerde handelingen

  • 1. Actor Minister van Binnenlandse Zaken

    NB. Zie hoofdstuk 2 van het rapport ’Behoorlijk behandeld’.

    Handelingnummer: 1

    Handeling: Het voorbereiden en in overleg met de Staten-Generaal vaststellen van het regeringsbeleid inzake het ombudsman-vraagstuk, respectievelijk de totstandkoming van een Commissaris van Onderzoek/Nationale ombudsman.

    Periode: 1964 ‐ 1981.

    Product: Nota inzake het ombudsmanvraagstuk, Kamerstukken II 1968/69, 9 925, nr. 2.

    Bron: Kamerstukken (met name II 1968/69, 1969/70, 1970/71, 9 925).

    Opmerking: Omvat mede instellen en voeren van overleg met Justitie en AZ.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 1.

    Handelingnummer: 4

    Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming van een wet, houdende instelling van een Commissaris van Onderzoek/Nationale ombudsman.

    Periode: 1971 ‐ 1981.

    Product: WNo.

    Bron: Kamerstukken (met name II 1976/77, 1979/80, 14 178).

    Opmerking: Omvat mede overleg, met name met Justitie.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 1.

    Handelingnummer: 6

    Handeling: Het voorbereiden van een kb houdende datum van inwerkingtreding van artikelen van de WNo.

    Periode: 1981.

    Grondslag: WNo art. XV.

    Product: Koninklijk besluit van 15 mei 1981 (Stb. 326); koninklijk besluit van 2 november 1981 (Stb. 674); koninklijk besluit van 28 december 1981 (Stb. 769).

    Waardering: Voorlopig voorstel: V.

    Handelingnummer: 7

    Handeling: Het doen onderzoeken en rapporteren omtrent wenselijkheid en mogelijkheden van een competentie-uitbreiding van de Nationale ombudsman tot lagere publiekrechtelijke lichamen.

    Periode: 1980 ‐ 1982.

    Product: Rapport Overleggroep Ombudsfunctie lagere publiekrechtelijke lichamen, 1982.

    Bron: Kamerstukken (bijvoorbeeld II 1982/83, 17 875).

    Opmerking: Geschiedde ingevolge de motie Van den Broek.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 1.

    Handelingnummer: 9

    Handeling: Het voorbereiden van de invoering van de Nationale ombudsman.

    Periode: 1976 ‐ 1980.

    Product: Bijvoorbeeld de rapporten ’De organisatie van de commissaris van onderzoek (Rijksombudsman)’, BiZa 1978 en ’Voorbereiding Invoering Ombudsman’, BiZa 1980.

    Bron: Verslag voorbereiding en invoering Nationale ombudsman.

    Opmerking: Het tweede product is het rapport van de (ambtelijke) Commissie Voorbereiding en invoering Nationale ombudsman.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 5.

    Handelingnummer: 10

    Handeling: Het invoeren van de Nationale ombudsman.

    Bron: Verslag voorbereiding en invoering Nationale ombudsman.

    Periode: 1981 (1982).

    Product: Afspraken, overeenkomsten, contracten, etc.

    Opmerking: Betreft instelling projectleider en activiteiten projectbureau Nationale ombudsman, maar bijvoorbeeld ook het tot stand brengen van een procedure-afspraak in het kabinet omtrent het ter becommentariëring door de Nationale ombudsman voorleggen van voorgenomen wet- en regelgeving van belang voor zijn bevoegdheid.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 5.

    Handelingnummer: 21

    Handeling: Het (nader) informeren van (een lid van) een Kamer van de Staten-Generaal over een aangelegenheid met betrekking tot het functioneren van de Nationale ombudsman.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Bron: Kamerstukken.

    Opmerking: Geschiedt met name naar aanleiding van (het institutionele gedeelte van) het jaarverslag No.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 2.

    Handelingnummer: 29

    Handeling: Het voorbereiden van een wijziging van de WNo.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Bron: Kamerstukken.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 1.

    Handelingnummer: 32

    Handeling: Het ondersteunen van de Nationale ombudsman bij interpretatie van de WNo.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Bron: Vraaggesprek BiZa.

    Waardering: Voorlopig voorstel: V.

    Handelingnummer: 33

    Handeling: Het geven van voorlichting over (een wijziging van) de WNo.

    Bron: Vraaggesprek BiZa.

    Opmerking: Bijvoorbeeld naar aanleiding van de wijziging van de WNo in 1989 is desgevraagd voorlichting verstrekt aan diverse organisaties.

    Waardering: Voorlopig voorstel: V.

    Handelingnummer: 35

    Handeling: Het voorbereiden van het regeringsbeleid inzake de ontwikkeling van de Nationale ombudsman.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Product: Bijvoorbeeld de ’Notitie betreffende de bevoegdheid van de Nationale ombudsman ten aanzien van mede-overheden’, Kamerstukken II 1994/95, 24 206, nr. 1.

    Bron: Kamerstukken.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 1.

    Handelingnummer: 38

    Handeling: Het leveren van een bijdrage aan de ontwikkeling van een algemeen beleid door de Nationale ombudsman.

    Periode: 1996 ‐ heden.

    Opmerking: Bijvoorbeeld de bijdrage aan het project ’No 2000’, een gezamenlijke opdracht (met Nationale ombudsman) aan onderzoekers Universiteit Utrecht voor het ontwikkelen van een lange-termijn-visie op het instituut.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 1.

    Handelingnummer: 39

    Handeling: Het behandelen van een verzoek om tot de competentie van de Nationale ombudsman te behoren.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Product: Bijvoorbeeld verslagen van bijeenkomsten.

    Bron: Vraaggesprekken BNo en BiZa.

    Opmerking: Betreft gevallen waarin een verzoek wordt afgewezen of aangehouden, dus als geen amvb en financieel-organisatorische regeling tot stand komt.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 6.

    Handelingnummer: 40

    Handeling: Het voorbereiden van een uitbreiding van de competentie van de Nationale ombudsman tot een bepaalde groep bestuursorganen.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Grondslag: WNo 1981 art. 1; 1989 art. 1a.

    Product: Financiële en organisatorische regeling (kabinetsbesluit) en amvb.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 4.

    Handelingnummer: 41

    Handeling: Het voorbereiden van een uitbreiding van de competentie van de Nationale ombudsman tot een afzonderlijk bestuursorgaan.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Grondslag: WNo 1981 art. 1; 1989 art. 1a.

    Product: Financiële en organisatorische regeling (kabinetsbesluit) en amvb.

    Opmerking: Bijvoorbeeld bij verzelfstandiging van een rijksdienst tot zelfstandig bestuursorgaan.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 4.

    Handelingnummer: 42

    Handeling: Het met betrokkenen voorbereiden, uitvoeren en evalueren van een proefproject inzake uitbreiding van de competentie van de Nationale ombudsman tot de provincies en een aantal gemeenten.

    Periode: 1994 ‐ 1997.

    Bron: Vraaggesprekken BiZa en BNo.

    Opmerking: De voorbereiding behelst met name het tot stand brengen van een amvb en een financieel-organisatorische regeling; het project dient uit te monden in een wijziging van de WNo.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 1.

  • 2. Actor Bestuursorgaan als bedoeld in art. 1a WNo

    NB. Zie de onderdelen 3.4, 5.6, 6.3 en 6.5 van het rapport ’Behoorlijk behandeld’.

    Handelingnummer: 64

    Handeling: Het kennismaken met de Nationale ombudsman en het wederzijds uitwisselen van informatie met over (wijzigingen in) elkaars taak(opvatting) en werkwijze.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Product: Bijvoorbeeld verslagen van bijeenkomsten.

    Bron: Verslag voorbereiding en invoering Nationale ombudsman (1981/82) en (volgende) jaarverslagen; vraaggesprekken BNo.

    Waardering: Voorlopig voorstel: V.

    Handelingnummer: 67

    Handeling: Het maken van werkafspraken met de Nationale ombudsman over de praktische werkwijze bij onderzoeken en afstemming daarvan met de interne klachtbehandeling.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Bron: Verslag voorbereiding en invoering Nationale ombudsman en (volgende) jaarverslagen.

    Opmerking: Zie de voorgaande handeling. Met name de invoering van het kenbaarheidsvereiste (medio 1989) heeft met zich mee gebracht dat een bestuursorgaan ook ’thuis moet geven’ bij klachten en dus op dat terrein een interne voorziening moet treffen (zie hoofdstuk 6 van het RIO).

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 6.

    Handelingnummer: 68

    Handeling: Het treffen van structurele voorzieningen en maatregelen ten behoeve van de medewerking aan onderzoeken van de Nationale ombudsman.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Product: Bijvoorbeeld instructie voor een contactambtenaar.

    Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprek Justitie.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 6.

    Handelingnummer: 121

    Handeling: Het medewerken aan de behandeling van een zaak door de Nationale ombudsman waarbij uitdrukkelijk een structurele tekortkoming aan de orde is of anderszins sprake is van een beleidsmatige aangelegenheid.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Grondslag: Medewerking: WNo art. 18 t/m 25.

    Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo, Ministerie van Justitie; secundaire literatuur.

    Opmerking: Van een beleidsmatige aangelegenheid is bijvoorbeeld sprake in die gevallen waarin:

    • de bevoegdheid van de Nationale ombudsman, resp. de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan ter discussie staat;

    • de informatieverschaffing aan de Nationale ombudsman ter discussie wordt gesteld (geheimhouding);

    • de ernst van de gedraging daartoe noopt;

    • een substantiële tegemoetkoming aan klager in het geding is;

    • de medewerking niet alleen een uitvoeringsorganisatie geldt maar het bestuursorgaan zelf direct bij de zaak betrokken is.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 7.

    Handelingnummer: 122

    Handeling: Het medewerken aan de behandeling van een zaak door de Nationale ombudsman waarbij niet uitdrukkelijk een structurele tekortkoming aan de orde is of anderszins sprake is van een beleidsmatige aangelegenheid.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Grondslag: Medewerking: WNo art. 18 t/m 25.

    Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo, Ministerie van Justitie; secundaire literatuur.

    Opmerking: Betreft bijvoorbeeld die gevallen waarin de medewerking alleen een uitvoeringsorganisatie geldt.

    Waardering: Voorlopig voorstel: V.

    Handelingnummer: 135

    Handeling: Het door middel van algemeen overleg of (nadere) correspondentie met de Nationale ombudsman formuleren van een (nader) standpunt over door hem:

    • gedane aanbevelingen en gegeven oordelen;

    • gesignaleerde structurele tekortkomingen, knelpunten of problemen;

    • gehanteerde normen.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 6.

    Handelingnummer: 136

    Handeling: Het op basis van (gegevens over) uitkomsten van het werk van de Nationale ombudsman bijdragen aan de preventie van klachten bij een of meer betrokken bestuursorganen op het beleidsterrein.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Bron: Jaarverslagen No.

    Opmerking: Het bestuursorgaan is hier een minister. Betreft bijvoorbeeld een circulaire aan de korpsbeheerders (1995) met aanbevelingen naar aanleiding van de geringe doorwerking van beoordelingen door de Nationale ombudsman.

    Waardering: Voorlopig voorstel: V.

    Handelingnummer: 152

    Handeling: Het ingevolge een toezegging periodiek verslag doen aan de Staten-Generaal van het eigen handelen in Nationale ombudsman-aangelegenheden.

    Periode: Jaren 1980 ‐ heden.

    Product: Jaarlijkse ombudsmanparagraaf als bijlage van de memorie van toelichting van een hoofdstuk van de rijksbegroting.

    Bron: Rijksbegrotingen; vraaggesprekken BiZa en Justitie.

    Opmerking: Het bestuursorgaan is hier een minister. De ombudsmanparagraaf geeft een overzicht van de aanbevelingen van de Nationale ombudsman aan het adres van de minister en diens reacties daarop.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 2.

    Handelingnummer: 153

    Handeling: Het desgevraagd nader informeren van (een lid van) een Kamer van de Staten-Generaal in verband met de behandeling van (uitkomsten van) de taakvervulling van de Nationale ombudsman.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Product: Kamerstukken.

    Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BiZa en Justitie.

    Opmerking: Het bestuursorgaan is hier een minister. De handeling betreft in de praktijk meestal reacties naar aanleiding van een jaarverslag No, soms een kwartaaloverzicht of rapport Nationale ombudsman; de ombudsmanparagraaf als bijlage van de memorie van toelichting van een hoofdstuk van de rijksbegroting of berichtgeving van derden (publicaties in de pers) kunnen echter ook een aanleiding vormen.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 2.

  • 3. Actor Minister van Justitie

    NB. Zie de onderdelen 2.2 en 2.4 van het rapport ’Behoorlijk behandeld’.

    Handelingnummer: 2

    Handeling: Het bijdragen aan de voorbereiding en de vaststelling in overleg met de Staten-Generaal van het regeringsbeleid inzake het ombudsmanvraagstuk, resp. de totstandkoming van een Commissaris van Onderzoek/Nationale ombudsman.

    Periode: 1964 ‐ 1981.

    Product: ’Nota inzake het ombudsmanvraagstuk’, kamerstukken II 1968/69, 9 925, nr. 2.

    Bron: Kamerstukken (met name II 1968/69, 1969/70, 1970/71, 9 925).

    Opmerking: Omvat mede het voeren van overleg met BiZa en AZ.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 1.

    Handelingnummer: 5

    Handeling: Het bijdragen aan de totstandkoming van een wet, houdende instelling van een Commissaris van Onderzoek/Nationale ombudsman.

    Periode: 1972 ‐ 1981.

    Product: WNo.

    Bron: Kamerstukken (met name II 1976/77, 1979/80, 14 178).

    Opmerking: Omvat mede het voeren van overleg, met name met BiZa.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 1.

    Handelingnummer: 8

    Handeling: Het bijdragen aan het doen onderzoeken en rapporteren omtrent wenselijkheid en mogelijkheden van een competentie-uitbreiding van de Nationale ombudsman tot lagere publiekrechtelijke lichamen.

    Periode: 1980 ‐ 1982.

    Bron: Kamerstukken, bijvoorbeeld II 1982/83, 17 875.

    Opmerking: Geschiedde ingevolge de motie Van den Broek.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 1.

    Handelingnummer: 30

    Handeling: Het bijdragen aan de totstandkoming van een wijziging van de WNo.

    Periode: 1982 ‐ heden.

    Bron: Kamerstukken.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 1.

  • 4. Actor Minister van Algemene Zaken

    NB. Zie onderdeel 2.2 van het rapport ’Behoorlijk behandeld’.

    Handelingnummer: 3

    Handeling: Het bijdragen aan de voorbereiding van het regeringsbeleid inzake het ombudsmanvraagstuk.

    Periode: 1964 ‐ ca. 1967.

    Bron: Kamerstukken (met name II 1968/69, 1969/70, 1970/71, 9 925).

    Opmerking: Omvat het voeren van overleg met BiZa en Justitie.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B 1.

  • 5. Actor Commissie als bedoeld in art. 2, tweede lid, tweede volzin WNo

    NB. Zie onderdeel 2.3 van het rapport ’Behoorlijk behandeld’.

    Handelingnummer: 11

    Handeling: Het opmaken van een aanbeveling voor de (her)benoeming van de Nationale ombudsman door de Tweede Kamer.

    Periode: 1981 ‐ heden.

    Grondslag: WNo art. 2, tweede lid.

    Opmerking: De aanbeveling kent in de voorgekomen gevallen geen motivering.

    Waardering: Voorlopig voorstel: B6.