Overheid.nl| Zoekpagina

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Naar zoeken

Besluit informatievoorziening WVO

Geldend van 01-01-2015 t/m heden

Besluit van 3 oktober 1997, houdende bepalingen inzake de wijze van ordening en beschikbaarstelling van gegevens in het voortgezet onderwijs (Besluit informatievoorziening WVO)

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, T. Netelenbos, van 1 juli 1997, nr. 97010805/3709, directie Wetgeving en Juridische Zaken, gedaan mede namens Onze Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij;

Gelet op de artikelen 103 en 103a van de Wet op het voortgezet onderwijs;

De Raad van State gehoord (advies van 17 september 1997, nr. WO5.97.0394);

Gezien het nader rapport van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, T. Netelenbos, van 2 oktober 1997 nr. 1997/23520 (3709), directie Wetgeving en Juridische Zaken, uitgebracht mede namens Onze Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Hoofdstuk I. Algemeen

Artikel 1. Begripsbepalingen

Dit besluit verstaat onder:

  • a. de wet: de Wet op het voortgezet onderwijs;

  • b. Onze Minister: Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en, voor wat betreft het onderwijs op het gebied van landbouw, natuurlijke omgeving en voedsel, Onze Minister van Economische Zaken;

  • c. school: een school voor voortgezet onderwijs, tenzij het tegendeel blijkt;

  • d. bevoegd gezag: voor wat betreft

    • 1. een openbare school in stand gehouden door een gemeente: het college van burgemeester en wethouders, voor zover de raad niet anders bepaalt, en indien de raad dit wenselijk oordeelt, met inachtneming van door hem te stellen regelen,

    • 2. een openbare school in stand gehouden door een openbaar lichaam: het krachtens de desbetreffende gemeenschappelijke regeling bevoegde orgaan, en

    • 3. een bijzondere school: het schoolbestuur;

  • e. gegevenswoordenboek: de opsomming van door een school te verzamelen gegevens, bedoeld in artikel 2 van dit besluit.

Hoofdstuk II. De gegevensverzameling

Artikel 1a. Gebruik burgerservicenummer personeel door bevoegd gezag

Bij de gegevensverstrekking op grond van artikel 103a1 van de wet maakt het bevoegd gezag gebruik van het burgerservicenummer, bedoeld in artikel 1, onderdeel b, van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer, van een lid van het personeel of gewezen personeel van de school.

Artikel 2. Ordening van de gegevens

  • 1 De informatieverzameling, bedoeld in de artikelen 103a en 103a1 van de wet, waarover het bevoegd gezag dient te beschikken, bevat de gegevens volgens de beschrijving in het gegevenswoordenboek dat is opgenomen in bijlage 1 bij dit besluit.

  • 2 De gegevens, bedoeld in het eerste lid, die betrekking hebben op bekostiging zijn in het gegevenswoordenboek als zodanig aangeduid.

Artikel 3. Wijze van beschikbaarstelling van gegevens

Op verzoek van Onze Minister stelt het bevoegd gezag gegevens aan hem ter beschikking, die door de school zijn verzameld op grond van artikel 2. De beschikbaarstelling geschiedt overeenkomstig de vragenlijsten die op de school van toepassing zijn, en die zijn opgenomen in bijlage 2 bij dit besluit. In voorkomende gevallen kan Onze Minister bij het verzoek om beschikbaarstelling reeds bij hem bekende gegevens opnemen.

Artikel 4. Aanpassing van de gegevensvraag over bekostiging

Bij ministeriële regeling kan in spoedeisende gevallen een aanvullende vragenlijst ten aanzien van bekostiging worden vastgesteld ter beantwoording door het bevoegd gezag.

Hoofdstuk III. Overige bepalingen

Artikel 4a. Gewijzigde grondslag

Dit besluit berust op artikel 103a en 103a1 van de Wet op het voortgezet onderwijs.

Artikel 5. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking 12 maanden na de datum van uitgifte van het Staatsblad waarin het wordt geplaatst, met dien verstande dat deze vragenlijsten niet eerder van toepassing zijn dan in het schooljaar 1998–1999.

Artikel 6. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit informatievoorziening WVO.

Lasten en bevelen dat dit besluit met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst.

's-Gravenhage, 3 oktober 1997

Beatrix

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,

T. Netelenbos

De Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij,

J. J. van Aartsen

Uitgegeven de veertiende oktober 1997

De Minister van Justitie,

W. Sorgdrager

Bijlage 1. als bedoeld in artikel 2 van het Besluit informatievoorziening WVO

Ordening van de gegevens

In deze bijlage worden gegevens gespecificeerd die bevoegde gezagsorganen, krachtens artikel 103a en artikel 103a1 van de Wet op het voortgezet onderwijs, verplicht zijn om aan de minister te leveren.

Toelichting

Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig over scholen en over het bevoegd gezag van scholen.

De specificatie van de gegevens is verdeeld over de volgende onderdelen.

  • gegevens over de onderwijsinstelling

  • gegevens over onderwijspersoneel

    • persoon

    • arbeidsrelatie

    • loon, toelagen en kortingen

    • verlofgegevens

    • WIA

  • gegevens van regelingen waarvoor een aanvraag moet worden ingediend

    • geïndiceerde leerlingen voor scholen die vallen onder de WPO en WVO

    • regionaal zorgbudget samenwerkingsverbanden VO

    • visueel gehandicapte leerlingen

    • regeling eerste opvang vreemdelingen in het VO.

Voor een deel van de gegevens geldt dat deze alleen aangeleverd hoeven te worden wanneer daar aanleiding toe is, zoals bij de aanvraag van middelen voor visueel gehandicapte leerlingen. In dat geval dient de school de gegevens via het daartoe bestemde formulier aan te leveren (zie bijlage 2).

1. Organisatiegegevens

Gegevens over het bevoegd gezag, de instellingen en de samenwerkingsverbanden worden vastgelegd in de Basisregistratie Instellingen (BRIN). De registerhouder DUO geeft aan elke organisatie, die in het register wordt vastgelegd, een uniek nummer. Verder legt de registerhouder informatie vast uit beschikkingen en andere voor de werkprocessen van belang zijnde gegevens. In de registratie wordt precies vastgelegd wat o.a. in het kader van de planprocedure is goedgekeurd en in de beschikking aan het bevoegd gezag is opgenomen. Gegevens waarvoor goedkeuring is verleend kunnen niet zonder toetsingsprocedure gewijzigd worden. Andere gegevens, zoals communicatiegegevens kunnen, op aangeven van het bevoegd gezag, wel zonder toetsing worden gemuteerd.

In deze bijlage worden de elektronische aanlevering van enkele gegevens van scholen en het bevoegd gezag beschreven, die men zelf kan wijzigen zonder toetsing door het departement.

Via de website kunnen ook andere partijen informatie halen uit deze registratie.

Het gaat daarbij om een selectie van gegevens uit BRIN, met name de identificatiegegevens (brinnummer) en adresgegevens.

1.1. De organisatiegegevens

1.1.1 Bevoegd gezag: vestigingsadres

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

1

Organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a1

Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag, volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN)

2

Adres

  Artikel 103a1

De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging

3

Postcode

  Artikel 103a1

De postcode behorende bij het adres

4

Plaats

  Artikel 103a1

Naam van de woonplaats, behorende bij het vestigingsadres

5

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan

1.1.2 Bevoegd gezag: correspondentieadres

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

1

Organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a1

Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag

2

Adres

  Artikel 103a1

De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging

3

Postcode

  Artikel 103a1

De postcode behorende bij het adres

4

Plaats

  Artikel 103a1

Naam van de woonplaats, behorende bij het correspondentieadres

5

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan

1.1.3 Bevoegd gezag: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

1

Organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a1

Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag

2

Telefoonnummer

(N10)

Artikel 103a1

Het telefoonnummer waaronder het bevoegd gezag bereikbaar is

3

Fax

(N10)

Artikel 103a1

Het faxnummer waaronder het bevoegd gezag bereikbaar is

4

e-mail adres

  Artikel 103a1

Het adres waaronder het bevoegd gezag via het internet per elektronische post bereikbaar is

5

Internetadres

  Artikel 103a1

URL waar het bevoegd gezag op internet te vinden is

6

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan

1.1.4 School: correspondentieadres

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

1

Organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a1

Het door de minister toegekende nummer van de school

2

Adres

  Artikel 103a1

De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging

3

Postcode

  Artikel 103a1

De postcode behorende bij het adres

4

Plaats

  Artikel 103a1

Naam van de woonplaats, behorende bij de straat en postcode

5

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan

1.1.5 School: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

1

Organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a1

Het door de minister toegekende nummer van de school

2

Telefoonnummer

(N10)

Artikel 103a1

Het telefoonnummer waaronder de school bereikbaar is

3

Fax

(N10)

Artikel 103a1

Het faxnummer waaronder de school bereikbaar is

4

e-mail adres

  Artikel 103a1

Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is

5

Internetadres

  Artikel 103a1

URL waar de school op internet te vinden is

6

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan

1.1.6 Vestiging: correspondentieadres

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

1

Organisatienummer vestiging

2 cijfers, 2 letters, 2 cijfers (A6)

Artikel 103a1

Het door de minister toegekende nummer van de vestiging

2

Adres

  Artikel 103a1

De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging

3

Postcode

  Artikel 103a1

De postcode behorende bij het adres

4

Plaats

  Artikel 103a1

Naam van de woonplaats, behorende bij de straat en postcode

5

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan

1.1.7 Vestiging: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

1

Organisatienummer vestiging

2 cijfers, 2 letters, 2 cijfers (A6)

Artikel 103a1

Het door de minister gehanteerde nummer van de vestiging

2

Telefoonnummer

(N10)

Artikel 103a1

Het telefoonnummer waaronder de school bereikbaar is

3

Fax

(N10)

Artikel 103a1

Het faxnummer waaronder de school bereikbaar is

4

e-mail adres

  Artikel 103a1

Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is

5

Internetadres

  Artikel 103a1

URL waar de school op internet te vinden is

6

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan

2. Personeelsgegevens

Gegevens over personeel worden door DUO verzameld op het niveau van arbeidsrelaties, op het niveau van de scholen en op het niveau van de bevoegde gezagsorganen. Gegevens op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de Basisregistratie Personeel (BRP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.

De personele gegevens hebben betrekking op:

  • de persoon

  • de arbeidsrelatie, de functie en betrekkingsomvang

  • de hoogte en samenstelling van het salaris en de loonkosten

  • de perioden van verlof

  • de implementatie van de wet Werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA)

Onderscheid wordt gemaakt tussen:

  • gegevens te leveren op het niveau van de arbeidsrelaties van een individuele persoon

  • gegevens te leveren op het niveau van de scholen

  • gegevens te leveren op het niveau van de bevoegde gezagsorganen

Gegevens te leveren op het niveau van de arbeidsrelaties

Deze gegevens worden opgenomen in BRP. De gegevens betreffen alle arbeidsrelaties die in de peilmaand bestaan tussen een persoon en een bevoegd gezag en de kenmerken van de personen die deze arbeidsrelaties hebben. Indien een persoon meer dan één arbeidsrelatie heeft met hetzelfde bevoegd gezag, dan dienen de gegevens van elke arbeidsrelatie apart te worden vermeld.

De gegevens worden per onderdeel weergegeven, maar de levering bestaat uit één geïntegreerd bestand. In overleg met DUO kan hiervan afgeweken worden zolang de gegevens uit de verschillende onderdelen eenduidig met elkaar te koppelen zijn.

Naast maandgegevens dienen ook over een kalenderjaar per persoon en arbeidsrelatie de geaggregeerde persoons- en arbeidsrelatiegegevens geleverd te worden. Het betreft de gegevens per persoon en arbeidsrelatie gesommeerd over een kalenderjaar (peiljaar).

Gegevens te leveren op het niveau van de bevoegde gezagsorganen

Elk bevoegd gezag dient gegevens te leveren over het (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt raken van personeelsleden en de instroom in de regeling Werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA).

2.1. De personeelsgegevens

2.1.1 Onderdeel Persoon

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

1

Burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

Artikel 103a1

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

2

code salarisadministratie

1 cijfer (N1)

Artikel 103a en 103a1

Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn:

1 ADP

2 Raet ECS

3 Centric

4 Merces

5 Raet

6 Unit 4

7 Centric/MAGMA IT

8 OSG

9 Metrium

10 Vizvr

11 AFAS

12 Emerus

99 Overig

3

peilmaand

JJJJMM (N6)

Artikel 103a en 103a1

Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft

4

extractiedatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald

5

geslacht

1 letter (A1)

Artikel 103a en 103a1

De sekse van het personeelslid, zoals vastgelegd bij de burgerlijke stand: een aanduiding die aangeeft dat de ingeschrevene een man of een vrouw is, of dat het geslacht (nog) onbekend is. De codes zijn:

       

M Man

       

V Vrouw

       

O Onbekend

6

geboortedatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

De datum waarop het personeelslid is geboren

93

Bevoegdheid

Code (N2)

Artikel 103a en 103a1

Code voor behaalde of verkregen bevoegdheid van een persoon voor het geven van les in een bepaald vak, incl. opleiding(en) en het jaartal van het behalen van de bevoegdheid.

94

Leseenheden per graadsector en per vak

1 cijfer, 1 letter, 3 cijfers, 2 cijfers, 2 cijfers (N1, A1 + N3, N2 +N2)

Artikel 103a en 103a1

Het aantal leseenheden per graadsector per vak dat in een nader te bepalen week door een persoon gegeven is. Opbouw van het formaat is: graadsector (N1), vakcode (A1 + N3), leseenheden en lesduur (N2 + N2).

2.1.2 Onderdeel Arbeidsrelatie

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

7

Burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

Artikel 103a1

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

8

code salarisadministratie

1 cijfer (N1)

Artikel 103a en 103a1

Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn:

1 ADP

2 Raet ECS

3 Centric

4 Merces

5 Raet

6 Unit 4

7 Centric/MAGMA IT

8 OSG

9 Metrium

10 Vizvr

11 AFAS

12 Emerus

99 Overig

9

peilmaand

JJJJMM (N6)

Artikel 103a en 103a1

Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft

10

extractiedatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald

11

bovenschoolse functie

J/N (A1)

Artikel 103a en 103a1

De aanduiding per arbeidsrelatie of de functie wordt vervuld ten behoeve van meerdere BRIN nummers

12

organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag

13

organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie

14

volgnummer

(N10)

Artikel 103a en 103a1

Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert

15

begindatum arbeidsrelatie

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

De begindatum van de arbeidsrelatie

16

Mutatiedatum arbeidsrelatie

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Datum waarop de verandering is opgetreden in een bestaande arbeidsrelatie. Moet worden gebruikt in het jaarbestand als de verandering niet leidt tot een beëindiging van deze arbeidsrelatie en het begin van een nieuwe.

17

aard arbeidsrelatie

1 cijfer (N1)

Artikel 103a en 103a1

De aanduiding of de aanstelling of benoeming tijdelijk is of van onbepaalde duur. Waarden:

       

1 vast

       

2 tijdelijk

       

3 vervanging

       

4 tewerkstelling zonder aanstelling

18

einddatum arbeidsrelatie

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

De einddatum van de arbeidsrelatie

19

betrekkingsomvang

getal met 4 decimalen (N8,4)

Artikel 103a en 103a1

De omvang van de arbeidsrelatie uitgedrukt in voltijds equivalenten (fte), met een nauwkeurigheid van vier decimalen, waarbij één fte gelijk is aan een normbetrekking

20

BAPO-omvang

getal met 4 decimalen (N8,4)

Artikel 103a en 103a1

Het deel van de betrekkingsomvang van de arbeidsrelatie dat bestemd is voor de Bevordering Arbeidsparticipatie Ouderen, uitgedrukt in voltijdsequivalenten (fte) met een nauwkeurigheid van vier decimalen

21

functieschaal

code van maximaal 4 posities (A4)

Artikel 103a en 103a1

Aanduiding van de schaal genoemd in een van de categorieën waarvoor de betrokkene feitelijk is benoemd. De waarden zijn vermeld in bijlage 1 bij het Kaderbesluit rechtspositie VO zoals deze luidde op 30-06-2007 aangevuld met waarden uit de meest recente CAO VO.

       

Waarden kunnen in ieder geval variëren als volgt:

       

01 t/m 18,

       

LA, LB, LC, LE

       

AA, AB, AC, AD, AE

       

DA, DB, DC, DD

       

LIOA, LIOB

       

ID1, ID2, ID3

22

brutosalaris bij normbetrekking

bedrag in € met 2 decimalen (N12,2)

Artikel 103a en 103a1

Het persoonlijke salarisbedrag dat geldt bij een betrekkingsomvang van 1 fte (de omvang van een normbetrekking) zoals vermeld in de CAO VO en berekend op basis van de feitelijke betrekkingsomvang en de aanstellingsperiode in de peilmaand

23

salarisschaal

code van 2 posities (A4)

Artikel 103a en 103a1

De persoonlijke salarisschaal (functie- of garantieschaal). Is in combinatie met het salarisnummer de grondslag voor de vaststelling van het brutosalaris bij normbetrekking.

       

De waarden zijn vermeld in bijlage 1 bij het Kaderbesluit rechtspositie VO zoals deze luidde op 30-06-2007 aangevuld met waarden uit de meest recente CAO VO.

       

Waarden kunnen in ieder geval variëren als volgt:

       

01 t/m 18,

       

LA, LB, LC, LE

       

AA, AB, AC, AD, AE

       

DA, DB, DC, DD

       

LIOA, LIOB

       

ID1, ID2, ID3

24

salarisnummer

nummer van 2 posities (N2)

Artikel 103a en 103a1

Het salarisnummer behorende bij de persoonlijke salarisschaal, zoals vermeld in het kaderbesluit rechtspositie VO. Is in combinatie met de salarisschaal de grondslag voor de berekening van het brutoloon. Waarden: 01 t/m 20

25

eindenummer

nummer van 2 posities (N2)

Artikel 103a en 103a1

Het nummer van de salarisschaal dat maximaal bereikt kan worden bij de betrokken school

26

functiecategorie

code (N2)

Artikel 103a en 103a1

De toedeling van de functie in een van de in paragraaf 2.3 onderscheiden categorieën

90

vervanger

J/N (A1)

Artikel 103a en 103a1

De aanduiding per arbeidsrelatie of de functie wordt vervuld ter vervanging van een ander personeelslid bij ziekte of ander verzuim

92

gesubsidieerde baan

J/N (A1)

Artikel 103a en 103a1

De aanduiding per arbeidsrelatie of voor de vervulling van de functie een loonkostensubsidie wordt ontvangen of dat de functie is gecreëerd in het kader van een regeling om langdurig werklozen of andere kansarmen op de arbeidsmarkt aan betaalde arbeid te helpen

28

financieringsbron

1 cijfer (N1)

Artikel 103a en 103a1

De aanduiding ten laste van welke financieringsbron de kosten van de arbeidsrelatie worden gebracht. Codes zijn:

       

1 regulier budget

       

2 door Risicofonds

       

3 overige middelen

2.1.3 Onderdeel Loon, toelagen en kortingen

nr

Veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

29

Burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

Artikel 103a1

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

30

code salarisadministratie

1 cijfer (N1)

Artikel 103a en 103a1

Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn:

1 ADP

2 Raet ECS

3 Centric

4 Merces

5 Raet

6 Unit 4

7 Centric/MAGMA IT

8 OSG

9 Metrium

10 Vizvr

11 AFAS

12 Emerus

99 Overig

31

organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag

32

organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie

33

volgnummer

(N10)

Artikel 103a en 103a1

Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert

34

peilmaand

JJJJMM (N6)

Artikel 103a en 103a1

Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft

35

extractiedatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald

36

loon, toelage of korting

bedrag in € met 2 decimalen (N12,2)

Artikel 103a en 103a1

Het bedrag dat als salaris of als toelage bij het salaris is uitgekeerd of als korting op het salaris in mindering is gebracht

37

soort loon, toelage of korting

getal van 4 cijfers (N5)

Artikel 103a en 103a1

De indicatie van het soort loon, toelage of korting zoals in paragraaf 2.3 is gespecificeerd

38

maand waarop betrekking

JJJJMM (N6)

Artikel 103a en 103a1

Jaar en de maand waarop het loon, de toelage of korting betrekking heeft (BRP: boekperiode)

2.1.4 Onderdeel Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof)

nr

Veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

39

Burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

Artikel 103a1

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

40

code salarisadministratie

1 cijfer (N1)

Artikel 103a en 103a1

Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn:

1 ADP

2 Raet ECS

3 Centric

4 Merces

5 Raet

6 Unit 4

7 Centric/MAGMA IT

8 OSG

9 Metrium

10 Vizvr

11 AFAS

12 Emerus

99 Overig

41

organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag

42

organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie

43

volgnummer

(N10)

Artikel 103a en 103a1

Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert

44

extractiedatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald

45

begindatum verlof

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

De begindatum van de verlofperiode

46

einddatum verlof

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

De einddatum van de verlofperiode

47

omvang verlof

getal met 2 decimalen (N6,2)

Artikel 103a en 103a1

De omvang van het verlof gedurende de verlofperiode, uitgedrukt in voltijds equivalenten (fte) met een nauwkeurigheid van 2 decimalen

48

soort verlof

getal van 2 cijfers (N2)

Artikel 103a en 103a1

De aanduiding van de reden of doel van het verzuim of verlof. Waarden:

       

01 vakantie- en snipperdagen

       

02 onbetaald ouderschapsverlof

       

03 betaald ouderschapsverlof

       

04 ziekteverlof

       

05 zwangerschaps- en bevallingsverlof

2.1.5 Onderdeel WIA

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

61

organisatienummer bevoegd gezag

bevoegd gezagnummer (N5)

Artikel 103a1

Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag

62

peiljaar

Jaar (N4)

Artikel 103a1

Kalenderjaar waarop de gegevens over de WIA betrekking hebben

63

aantal personen 1 tot 35% arbeidsongeschikt

getal van 5 posities (N5)

Artikel 103a1

Het aantal personen dat in de loop van een kalenderjaar minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard

64

behoud 35min

getal van 5 posities (N5)

Artikel 103a1

Het aantal personen dat in de loop van een kalenderjaar minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard en dat bij het bevoegd gezag in dienst is gebleven in de oude functie of in een andere functie

65

uitplaatsing 35min

getal van 5 posities (N5)

Artikel 103a1

Het aantal personen dat in de loop van een kalenderjaar minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard en dat bij een andere werkgever in dienst is getreden

66

instroom WGA

getal van 5 posities (N5)

Artikel 103a1

Het aantal personen aan wie in de loop van een kalenderjaar voor het eerst een uitkering op grond van de WGA is toegekend

67

behoud WGA

getal van 5 posities (N5)

Artikel 103a1

Het aantal personen aan wie in de loop van een kalenderjaar voor het eerst een uitkering op grond van de WGA is toegekend en dat bij het bevoegd gezag in dienst is gebleven in de oude functie of in een andere functie

2.2. Inhoudelijke uitwerking gegevenslevering

Over de sectoren heen dienen begrippen zoveel mogelijk op dezelfde wijze geïnterpreteerd te worden. Daarom wordt er naar gestreefd de begripsbepalingen m.b.t. de op te vragen gegevens, binnen de onderscheiden sectoren po, vo en bve, zo veel als mogelijk op elkaar af stemmen.

  • arbeidsrelatie versus aanstelling/benoeming

    Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen aanstellingen of benoemingen1 enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds. In dit Besluit informatievoorziening WVO is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van school, persoon, functie en aard dienstverband.

    In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de onderstaande situaties:

    • benoemingen bij meer dan één school

      Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één school of bij meer scholen werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één school van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit programma van eisen sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende scholen één dan wel verschillende aktes van benoeming zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal scholen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.

    • benoemingen in meer dan één functie

      Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één school uitoefent.

    • veranderingen van functie

      Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie voor de nieuwe functie.

    • verandering van betrekkingsomvang in verband met vervanging

      Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.

      Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.

  • begin en einde verlofperiode

    Bij een verandering van het soort verlof wordt een lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

    Bij een verandering van de omvang van het verlof (bijvoorbeeld bij het gedeeltelijk hervatten van werkzaamheden bij ziekte) wordt de lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

  • begin- en einddatum

    Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

    Als einddatum wordt geleverd de laatste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

  • bevoegdheid

    Bevoegdheid wordt bepaald op basis van de criteria zoals genoemd in de wet (WPO, WVO, WEB, Wet BIO). In relatie tot de bevoegdheid tot lesgeven worden in elk ieder geval de volgende categorieën onderwijsgevend personeel onderscheiden:

    In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen zoveel mogelijk te beperken, benut OCW bij de Integrale Personeelstelling Onderwijs (kortweg IPTO) mogelijkheden om gegevens direct uit bestaande (basis)registraties te halen. Zodoende wordt bijvoorbeeld het Centraal Register Inschrijvingen Hoger onderwijs (CRIHO) benut voor de bepaling van bevoegdheden.

  • leseenheden per graadsector en per vak

    In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen te beperken wordt informatie over gegeven vakken zoveel mogelijk verzameld uit elektronische roosterpakketten.

  • extractiedatum

    De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.

  • financieringsbron

    Arbeidsrelaties kunnen vanuit verschillende bronnen worden bekostigd. Belangrijk is het onderscheid tussen:

    • 1 de reguliere bekostiging van de school door OCW

    • 2 financiële middelen die een school op grond van een (verplichte of vrijwillige) verzekering ontvangt van een risicofonds in verband met (vervanging bij) ziekte of afwezigheid om andere redenen

    • 3 middelen die bedoeld zijn om mensen met een uitkering te reïntegreren op de arbeidsmarkt of te voorkomen dat mensen in een uitkeringssituatie terechtkomen.

    Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert.

  • maand waarop betrekking

    In de bestanden die op een peilmaand betrekking hebben, worden de betalingen en inhoudingen opgegeven die op die peilmaand betrekking hebben. Correcties hierop worden met twee maanden terugwerkende kracht hierin verwerkt.

    Betalingen die op een peilmaand, langer dan twee maanden terug betrekking hebben, worden geleverd in het bestand van de peilmaand waarin deze gedaan zijn met daarbij de vermelding op welke (eerdere) kalendermaand zij betrekking hebben. Als een dergelijke betaling niet aan een bepaalde kalendermaand kan worden toegerekend, dan wordt het kalenderjaar vermeld met twee volgnullen (bijvoorbeeld 200800).

  • opeenvolgende periodes van ziekteverlof

    Voor de sociale zekerheid worden opeenvolgende periodes van ziekteverlof als één ziektegeval gerekend, als de tweede ziekmelding plaatsvindt binnen een periode van 4 weken na herstel-melding van het voorgaande ziekteverlof. In de levering worden in dat geval steeds de afzonderlijke perioden geleverd met elk en begin- en einddatum.

  • opbouw jaarbestand

    De jaarbestanden geven een samengevat overzicht van alle situaties die zich in de loop van een kalenderjaar hebben voorgedaan. In het jaarbestand moeten alle terugwerkende mutaties verwerkt worden die betrekking hebben op het peiljaar.

    Net als in de maandbestanden worden de gegevens opgenomen op het niveau van de arbeidsrelatie. Als gedurende een aaneengesloten periode de gegevens van een arbeidsrelatie niet zijn veranderd, dan worden deze gegevens op één regel geleverd. Omdat niet alle veranderingen leiden tot het ontstaan of beëindigen van arbeidsrelaties wordt in het jaarbestand gebruik gemaakt van het veld mutatiedatum. Daarin wordt vastgelegd op welk moment de wijziging feitelijk optreedt (N.B. dat is uitdrukkelijk niet de datum waarop de wijziging in de administratie is doorgevoerd). Het veld begindatum arbeidsrelatie verandert in dat geval niet. Bij een verandering van een doorlopende arbeidsrelatie worden ook alle niet gewijzigde gegevens geleverd.

    Vervangers kunnen een heel grillig patroon van werken – niet werken hebben. Zolang zij incidenteel en wisselend voor korte perioden worden ingezet, kan volstaan worden met één regel per maand. Op het moment dat er sprake is van een langere periode van vervanging, dan dient hiervoor een afzonderlijke regel conform de andere arbeidsrelaties te worden geleverd.

  • peilmaand en peildatum

    De in de paragrafen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.

    Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.

    Voor de werktijdfactor en de BAPOfactor wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.

  • terugwerkende kracht mutaties

    Een deel van de gegevens over een peilmaand wordt in de regel pas enige tijd na het eind van die peilmaand administratief verwerkt. Gegevens die binnen twee kalendermaanden na afloop van de peilmaand worden verwerkt en van invloed zijn op de situatie in de peilmaand, moeten ook in de gegevenslevering over de peilmaand te zijn verwerkt (twee maanden terugwerkende kracht mutaties). De over de peilmaand januari te leveren gegevens moeten dus de situatie van januari weergegeven zoals die op basis van de op 1 april beschikbare informatie hoort te zijn. Gegevens die later dan twee kalendermaanden na het einde van de peilmaand beschikbaar komen, worden niet in deze gegevensleveringen verwerkt.

    De manier van verwerken van terugwerkende kracht mutaties is vooral van belang voor de levering van de gegevens over loon, toelagen en kortingen. OCW en DUO hanteren hierbij het loon-over-principe. Alle correcties die na afloop van een peilmaand plaatsvinden op de financiële gegevens van die peilmaand moeten verwerkt worden in de te leveren gegevens over de peilmaand.

  • vakantie-, snipper- en feestdagen

    Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie overig verlof.

  • vervanging

    Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden.

  • volgnummer

    Omdat een persoon bij hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben (gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie te kunnen verbinden.

2.3. Specificatie

Functiecategorie

De typering van de functie vindt plaats aan de hand van toedeling aan een van de volgende categorieën:

  • Management: directie en bestuur

    Leidinggevenden die integraal (eind) verantwoordelijk zijn over de (algehele) onderwijsinstelling. (bv schoolbestuur, directeuren, schoolleiders).

    Code

    betekenis

    1

    Bestuurslid, lid college van bestuur

    2

    (Bovenschoolse) directeur

    3

    Adjunct- of waarnemend directeur

    4

    Overig management in directie en bestuur

  • Midden management

    Personeel dat (al dan niet functioneel) de leiding heeft over onderdelen/afdelingen binnen een onderwijsinstelling.

    Code

    betekenis

    5

    Staf functionaris (bv hoofd facilitaire dienstverlening)

    6

    Onderwijs coördinator (bv teamcoördinator/voorzitter sectie Engels)

    7

    Overig midden management

  • Onderwijsgevend personeel

    Benoembaar/bekwaam onderwijspersoneel dat in direct contact met de leerling/deelnemer onderwijs verzorgt dat systematisch en planmatig die leerling/deelnemer ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden.

    Code

    betekenis

    8

    Groepsleerkracht (incl. remedial teacher)

    9

    Vakleraar

    10

    Leraar in opleiding

    11

    Overig onderwijzend personeel

  • Onderwijsondersteunend personeel

    Het personeel dat onder verantwoordelijkheid van de leraar bijdraagt aan de verzorging van het onderwijs door lesondersteunende activiteiten.

    12

    Assisterende functies (bv (technisch) onderwijsassistent, docentassistent, lokaalassistent, klassenassistent)

    13

    Therapeutische en zorg functies (bv psychologisch medewerker, logopedist, orthopedagoog, fysiotherapeut, schoolmaatschappelijk werker)

    14

    Instructeur

    15

    Overig onderwijsondersteunend personeel

  • Beheer- en administratief personeel

    Het ondersteunend personeel exclusief het managementpersoneel dat niet direct betrokken is bij het primaire proces (het in direct contact met de leerling/deelnemer onderwijs verzorgen dat systematisch en planmatig die leerling/deelnemer ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden).

    Code

    betekenis

    16

    Beheerfuncties (vb conciërge, schoonmaker, beheerder/ICT)

    17

    Administratieve functies (vb personeelszaken, leerlingenadministratie)

    18

    Overig beheer- en administratief personeel

Soort loon, toelage of korting

In het overzicht dat bij dit onderdeel staat vermeld, wordt een groot aantal zaken opgesomd dat deel uitmaakt van het bruto-nettosysteem (werknemerskant) en de werkgeverslasten. Een aantal specifieke toelagen wordt genoemd, zoals de toelage arbeidsmarkt en de functioneringstoelage. Naast deze specifieke toelagen bestaan ook andere toelagen, zoals de toelage onregelmatige dienst en de toelage onkostenvergoeding. Al deze toelagen kunnen worden ondergebracht bij: toelagen overig.

Code

betekenis

100

Brutoloon (zie toelichting)

200

Vakantie-uitkering

410

Bindingstoelage

415

Uitlooptoeslag

417

Inkomenstoelage

418

Structurele eindejaarsuitkering

420

Bruto toelagen: eenmalige uitkering

430

Bruto toelagen i.v.m. scholing

440

Bruto functioneringstoelagen

460

Bruto toelagen arbeidsmarkt

490

Bruto toelagen overig

510

Netto toelagen i.v.m. scholing

540

Netto toelagen gratificaties

600

Netto toelagen overig

900

Werkgeversaandeel premie OP/NP

1000

Werkgeversaandeel premie AAOP

1050

Werkgeversaandeel Overgangspremie

1200

Premie WAO/WIA basispremie (Aof)

1210

Premie WAO/WIA gemiddeld (Aok)

1220

Premie WGA

1300

Premie participatiefonds

1400

Premie vervangingsverzekering/verzuimverzekering

1500

Pseudopremie WW

1600

Bruto kortingen overig

1700

Overige fiscale (eind)heffingen en kortingen

1800

Loonkosten

1900

Heffingsgrondslag (voorheen Sociaal coördinatieloon SVW)

2300

Spaarloon (periode)

2310

Levensloopregeling (periode) werknemersdeel

2320

Levensloopregeling periode werkgeversbijdrage

2500

Afdracht premie OP/NP

2600

Afdracht premie AAOP

2700

Afdracht premie Overgangspremie

3100

Bruto korting ouderenregeling/BAPO

3110

Bruto korting ouderschapsverlof

3120

Bruto korting wegens arbeidsongeschiktheid

3200

Bruto eindejaarsuitkering OOP

3600

UFO-premie

3800

Werkgeversbijdrage zorgverzekeringswet

3. Aanvraaggegevens

Onderdeel Geïndiceerde leerlingen WPO en WVO

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

1

Organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister toegekende nummer van de school

20

Vestigingsnummer

2 cijfers, 2 letters (A6)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister toegekende nummer van de vestiging

2

Naam contactpersoon

naam (A40)

Artikel 103a en 103a1

Naam van de contactpersoon op de school

3

Telefoonnummer

telefoonnummer (N10)

Artikel 103a en 103a1

Telefoonnummer van de contactpersoon

21

E-mail adres

  Artikel 103a1

Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is

4

Datum inschrijving

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Datum sinds wanneer de leerling het onderwijs aan de school volgt.

5

Schoolsoort

Schoolsoort

Artikel 103a en 103a1

Schoolsoort waar de leerling onderwijs volgt

6

Schoolsoort VO

schoolsoort VO

Artikel 103a en 103a1

Schoolsoort binnen VO waar de leerling onderwijs volgt

7

Groep

groep (N1)

Artikel 103a en 103a1

Groep in het basisonderwijs waar de leerling onderwijs volgt

8

Leerjaar

leerjaar (N1)

Artikel 103a en 103a1

Leerjaar in het voortgezet onderwijs waar de leerling onderwijs volgt

9

CvI-nummer

nummer (A11)

Artikel 103a en 103a1

Nummer van de leerling toegekend door de Commissie van Indicatiestelling

10

Datum indicatiestelling

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Datum van indicatiestelling

11

Herindicatie

J/N (A1)

Artikel 103a en 103a1

Aanduiding of er sprake is van herindicatie

12

Vorig CvI-nummer

Nummer (A11)

Artikel 103a en 103a1

Vorig nummer van de leerling toegekend door de Commissie van Indicatiestelling

13

Type indicatiestelling

J/N (A1)

Artikel 103a en 103a1

Groep waartoe de leerling volgens de Commissie van Indicatiestelling toe behoort

14

Down

J/N (A1)

Artikel 103a en 103a1

Sprake van Syndroom van Down (bij ZMLK-leerlingen)

15

Organisatienummer school voor ambulante begeleiding

brinnummer (A4)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister toegekende nummer van de school

16

Verandering van school

J/N (A1)

Artikel 103a en 103a1

Aanduiding of leerling van school is veranderd sinds de huidige, nog geldende indicatiestelling

17

Organisatienummer vorige school

brinnummer (A4)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister toegekende nummer van de school

18

Datum eerste schooldag

J/N (A1)

Artikel 103a en 103a1

Aanduiding of de datum van inschrijving gelijk is aan de eerste schooldag in de regio

19

Organisatienummer bevoegd gezag

bevoegd gezagnummer (N5)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag

Onderdeel Visueel gehandicapte leerlingen VO

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

1

Organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister toegekende nummer van de school

2

Schoolsoort

schoolsoort

Artikel 103a en 103a1

Schoolsoort binnen het VO of praktijkonderwijs waar de leerling onderwijs volgt

3

Naam contactpersoon

naam (A40)

Artikel 103a en 103a1

Naam van de contactpersoon op de school

4

Telefoonnummer

telefoonnummer (N10)

Artikel 103a en 103a1

Telefoonnummer van de contactpersoon

7

E-mail adres

  Artikel 103a1

Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is

6

Aantal leerlingen

aantal (N2)

Artikel 103a en 103a1

Het aantal visueel gehandicapte leerlingen dat onderwijs volgt

Onderdeel Eerste opvang vreemdelingen in het VO

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

1

Organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister toegekende nummer van de school

3

Naam contactpersoon

Naam (A60)

Artikel 103a en 103a1

Naam van de contactpersoon op de school

4

Telefoonnummer

telefoonnummer (N10)

Artikel 103a en 103a1

Telefoonnummer van de contactpersoon

8

E-mail adres

  Artikel 103a1

Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is

5

Peildatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Schoolsoort binnen het VO of praktijkonderwijs waar de leerling onderwijs volgt

6

Aantal vreemdelingen

aantal (N3)

Artikel 103a en 103a1

Het aantal leerlingen eerste opvang vremdelingen dat onderwijs volgt

7

Extra aanvullende bekostiging (art. 13)

J/N (A1)

Artikel 103a en 103a1

Extra aanvullende bekostiging op grond van artikel 13 van de regeling

Onderdeel Regionaal zorgbudget samenwerkingsverbanden vo

nr

veld

formaat

grondslag in WVO

definitie/toelichting

1

Organisatienummer samenwerkingsverband

(A4)

Artikel 103a en 103a1

Het door de minister toegekende nummer van het samenwerkingsverband

2

Naam coördinator

 

Artikel 103a en 103a1

Naam van de coördinator van het samenwerkingsverband

3

Telefoonnummer coördinator

 

Artikel 103a en 103a1

Telefoonnummer van de coördinator van het samenwerkingsverband

9

E-mail adres

  Artikel 103a1

Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is

4

Organisatienummer participanten

2 cijfers, 2 letters

Artikel 103a en 103a1

De door de minister toegekende nummers van de scholen die partciperen in het samenwerkingsverband

5

Ongewijzigde samenstelling

J/N

Artikel 103a en 103a1

Aanduiding dat de samenstelling van het samenwerkingsverband in het voorafgaande schooljaar niet is gewijzigd

6

Toevoeging scholen

J/N

Artikel 103a en 103a1

Aanduiding dat in het voorafgaande schooljaar participanten aan het samenwerkingsverband zijn toegevoegd

7

Kassierschool

J/N

Artikel 103a en 103a1

Aanduiding dat de school binnen de samenwerkingsverband ald kassiersschool wordt aangemerkt

Bijlage 2. als bedoeld in artikel 3 van het Besluit informatievoorziening WVO

Wijze van beschikbaarstelling

In deze bijlage worden voorschriften gegeven omtrent de wijze van beschikbaarstelling van de gegevens die bevoegde gezagsorganen, krachtens artikel 103a en artikel 103a1 van de WVO, verplicht zijn om aan de overheid te leveren.

Toelichting

Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn gespecificeerd in bijlage 1. De gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige maar enkele malen per jaar, andere vaker.

De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw. Als gevolg hiervan is het van groot belang dat voor alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. De overheid maakt bij de gegevensverzameling zo veel mogelijk gebruik van het principe van éénmaal bevragen, meer keren gebruiken.

Een groot deel van de gegevens (zoals organisatiegegevens) zijn reeds geregistreerd in systemen. Deze gegevens hoeven alleen aangepast te worden wanneer zich mutaties voordoen. Daarvoor kan men terecht op de site van DUO.

Andere gegevens worden zoveel mogelijk onttrokken aan registraties bij salarisverwerkers of onttrokken aan de schooladministratie, zodat scholen hiervan zo gering mogelijke last ondervinden. Wanneer dat niet mogelijk is, worden scholen met formulieren bevraagd.

De wijze van beschikbaarstelling van gegevens is verdeeld over de volgende onderdelen:

  • Aanlevering van organisatiegegevens

  • Aanlevering van personeelsgegevens

  • Vragenlijsten

    • geïndiceerde leerlingen voor scholen die vallen onder de WPO en WVO

    • regionaal zorgbudget samenwerkingsverbanden VO

    • visueel gehandicapte leerlingen

    • regeling eerste opvang vreemdelingen in het VO.

Het formulier voor aanvraag van het regionaal zorgbudget samenwerkingsverbanden VO wordt geautomatiseerd vervaardigd en jaarlijks aangeleverd en aan de betreffende school/scholen toegezonden. De overige formulieren zijn te vinden op de site van DUO.

1. Aanlevering van organisatiegegevens

BRIN kent een papieren en een elektronische wijzigingsprocedure voor die gegevens die in BRIN opgenomen organisaties zelf kunnen laten muteren. De papieren wijzigingsprocedure verloopt via het BRIN-mutatieformulier dat elke organisatie in bezit heeft. Vanaf 1 augustus 2007 moet het bevoegd gezag van scholen de wijzigingen in de communicatiegegevens, genoemd in bijlage 1, elektronisch aanleveren.

Voor scholen gaat het wijzigen van de naam van de school of vestiging, vastleggen van de datum opheffing, het vastleggen van fusiepartners via het BRIN-mutatieformulier. Voor alle andere gegegevens zoals denominatie of vestigingsadres geldt een aanvraagprocedure. De gegevens worden alleen gemuteerd na goedkeuring.

Voor het bevoegd gezag gaat het om de naam, de datum opheffing, het centraal rekeningnummer, de salarisverwerkende instelling, het administratiekantoornummer en fusie met een ander bevoegd gezag. Bij dit soort mutaties wordt de mutatie alleen verwerkt, indien bepaalde (wettelijke) bescheiden zijn meegeleverd en indien daar op grond van een wettelijk voorschrift een positief besluit over is genomen.

2. Aanlevering van personeelsgegevens

Achtereenvolgens zal in worden gegaan op de termijn voor aanlevering van de personeelsgegevens, de wijze van aanlevering en periodieke bijstellingen.

2.1. Termijn voor aanlevering van gegevens

De gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.3 van bijlage 1:

  • onderdeel persoon

  • onderdeel arbeidsrelatie

  • onderdeel loon, toelagen en korting

dienen vier maal per jaar aan DUO te worden aangeleverd:

  • uiterlijk 1 juli de gegevens over februari, maart en april

  • uiterlijk 1 oktober de gegevens over mei, juni en juli

  • uiterlijk 1 januari de gegevens over augustus, september en oktober

  • uiterlijk 1 april de gegevens over november, december en januari.

In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie op de peilmaand en die gedurende twee kalendermaanden na de laatste kalenderdag van de peilmaand administratief zijn verwerkt. Gegevens die na die twee kalendermaanden administratief zijn verwerkt, moeten niet in de gegevenslevering worden verwerkt.

Het jaarbestand/de jaarbestanden met per kalenderjaar samengevatte gegevens uit de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.4 van bijlage 1

  • onderdeel persoon;

  • onderdeel arbeidsrelatie;

  • onderdeel loon, toelagen en korting;

  • onderdeel verlofgegevens;

dienen één keer per jaar geleverd te worden en wel uiterlijk op 1 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben).

De gegevens uit tabel 2.1.5 van bijlage 1 «WIA», dienen één keer per kalenderjaar te worden geleverd aan DUO. Deze gegevens dienen geleverd te worden uiterlijk op 15 maart van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben). In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie gedurende het peiljaar en na afloop van het peiljaar, maar voor de extractiedatum administratief zijn verwerkt.

2.2. Wijze van aanlevering

De aanlevering van de gegevens in de genoemde onderdelen geschiedt elektronisch.

De beleidsgegevens, vermeld in de tabellen 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3 en 2.1.4 uit bijlage 1, worden op een van de volgende manieren bij DUO aangeleverd:

  • op CD-rom. De gegevens worden gecomprimeerd (gezipt) en voorzien van een wachtwoord naar CD-rom weggeschreven. De CD-rom wordt per koerier afgeleverd bij DUO.

  • op een beveiligde en afgeschermde locatie op de server van de leverancier. De gegevens worden door de leverancier gecomprimeerd en voorzien van een wachtwoord op deze locatie geplaatst. Hierna ontvangt DUO per email bericht dat de gegevens beschikbaar zijn waarna DUO deze gegevens gedurende minimaal 2 en maximaal 4 weken via een beveiligde internetverbinding kan ophalen. DUO meldt aan de leveranciers aan wie de e-mail gericht moet worden en welke medewerkers geautoriseerd dienen te worden om de gegevens van de server op te halen. DUO meldt aan de leverancier de ontvangst van de e-mail en meldt terug wanneer de gegevens zijn opgehaald.

De bovenstaande procedures gelden zowel voor de bestanden over een peilmaand als voor de bestanden over een peiljaar.

Elke levering over een peilmaand respectievelijk peiljaar dient per school de volledige set van gegevens te omvatten:

de bestanden over een peilmaand bevatten de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van bijlage 1. Deze gegevens worden per onderdeel in afzonderlijke bestanden geleverd of de gegevens in de tabellen 2.1.1 en 2.1.2 van bijlage 1 worden geïntegreerd in één bestand en daarnaast een apart bestand met de gegevens uit tabel 2.1.3 van bijlage 1 of alle onderdelen worden geïntegreerd in één bestand;

de bestanden over een peiljaar bevatten naast de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 ook de gegevens genoemd in tabel 2.1.4 uit bijlage 1.

Indien bij de levering gegevens uit verschillende onderdelen in één bestand worden geleverd, dan worden de koppelvelden (de velden die in elk van de samengevoegde onderdelen worden genoemd) maar één keer opgenomen.

De verantwoordelijkheid voor volledigheid, juistheid en tijdigheid van de leveringen berust bij het bevoegd gezag.

Het bestandsformaat is CSV, waarbij de velden worden gescheiden door een puntkomma.

Tekstvelden worden voorafgegaan en afgesloten door een enkele quote (’).

In de gegevensleveringen mogen geen datumvelden voorkomen; data worden geleverd als numerieke velden van het formaat N8 (JJJJMMDD), N6 (JJJJMM) of N4 (JJJJ).

Het aantal posities van numerieke velden is opgegeven exclusief de positie van het decimaalteken. Als decimaalteken dient de komma gebruikt te worden.

Een veld met de specificatie N5 is een geheel getal met 5 posities (12345); een veld met de specificatie N8,2 is een veld met 9 posities: 6 cijfers voor het decimaalteken, 2 achter het decimaal teken en de komma (bijvoorbeeld 123456,78).

Er mag geen scheidingsteken tussen duizendtallen worden gebruikt.

Waarden van alfanumerieke velden dienen exact te worden overgenomen (hoofdletters als hoofdletters, kleine letters als kleine letters). Indien het veld meer posities heeft dan de waarde, dan moet links worden uitgelijnd (wel «LA» of «LA », niet « LA»).

De eerste regel van elk bestand bevat de veldnamen.

2.3. Periodieke bijstellingen

De bevoegde gezagsorganen dragen zorg voor de aanlevering van de genoemde personeelgegevens. In het kader van eenmalig bevragen en meervoudig gebruik van gegevens zal de minister zoveel mogelijk gebruik maken van reeds bestaande databestanden. Zodoende worden schoolbesturen administratief ontlast. Daarnaast hebben de besturen de mogelijkheid om gegevensleveringen via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren plaats te laten vinden. Geautomatiseerde elektronische aanlevering van gegevens via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren is gebruikelijk en scheelt aanzienlijk in de administratieve lasten voor schoolbesturen.

Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoeften en informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden kunnen wijzigingen voor gaan komen in de gegevensvraag of de wijze van aanlevering.

Een toename van administratieve lasten zal worden meegenomen in de overweging om gegevensleveringen aan te passen. Het Besluit informatievoorziening WVO zal daarom periodiek, in het overleg met de sector, worden geëvalueerd en geactualiseerd.

3. Vragenlijsten als bedoeld in artikel 3 van Besluit informatievoorziening WVO

Deze bijlage bevat modellen van de formulieren van regelingen waarvoor een aanvraag moet worden ingediend, te weten:

Aanvraag geïndiceerde leerlingen voor scholen die vallen onder de WPO en WVO

Bijlage 248295.png
Bijlage 248296.png
Bijlage 248297.png

Aanvraag regionaal zorgbudget samenwerkingsverbanden VO

Bijlage 248298.png
Bijlage 248299.png

Aanvraag visueel gehandicapte leerlingen VO

Bijlage 248302.png
Bijlage 248303.png

Aanvraag eerste opvang vreemdelingen in het VO

Bijlage 248304.png
Bijlage 248305.png
  • ^ [1]

    In het vervolg worden alleen de termen benoemen, benoemde en benoeming(en) gebruikt. Voor het openbaar onderwijs dient hiervoor aanstellen, aangestelde respectievelijk aanstelling(en) gelezen te worden.

  • ^ [2]

    Of het corresponderende artikel 4.2.1, vijfde lid van de WEB.